Gerencia de Proyectos

Gestión de los Costos del Proyecto

®
Pr

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 Gestión de los costos del proyecto

 Se ocupa principalmente del costo de los

recursos necesarios para completar las
actividades del cronograma y del efecto de
las decisiones del proyecto sobre los costos

 Las herramientas de la Gestión de Costos

pueden mejorar la toma de decisiones y
ayudar a reducir los costos

 La posibilidad de influir sobre el costo es

mayor en las primeras etapas del proyecto, y
esa es la razón por la cual la definición
temprana del alcance es crítica

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 Gestión de los costos del proyecto

 Proporciona orientación sobre cómo se planificará, estimará,

presupuestará, financiará, gestionará y controlará los COSTOS
DEL PROYECTO

Niveles de Costo y Personal

Fases Intermedias
Fase Inicial Fase Final
SyC
P

I C

Tiempo
Planificar la Preparación del Control
Estimación de de
Gestión de Presupuesto de
Costos Costos
Costos costos
GESTIÓN DE LOS COSTOS DEL PROYECTO
 Gestión de los costos del proyecto

Incluye los procesos para planificar, estimar, presupuestar, financiar,

obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado

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 Gestión de los costos del proyecto

PROCESO 7.1.
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS
COSTOS

 Define cómo se han de estimar,

presupuestar, gestionar,
monitorear y controlar los costos
del proyecto.
 Proporciona orientación e
indicaciones sobre como se
gestionarán los costos del proyecto
a lo largo del mismo.

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 Planificar la gestión de los costos

6
 Planificar la gestión de los costos
Plan para la Dirección de Proyecto:
• Plan de gestión del cronograma
• Plan de gestión de los riesgos.
Acta de Constitución del Proyecto
Factores ambientales de la empresa:
• La cultura y La estructura de la organización
• Condiciones del mercado
• El sistema de información para la dirección de proyectos.
Activos de los procesos de la organización:
• Procedimientos de control financiero.
• Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas.
• Bases de datos financieras.
• Políticas, procedimientos y guías existentes.

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 Planificar la gestión de los costos

Juicio de Expertos
• Aporta una perspectiva valiosa sobe el entorno y de proyectos similares.
• Se debe utilizar un tipo de juicio, sobre la base de la experiencia en un área de
aplicación, en una área de conocimiento, en una disciplina, en una industria etc.
Análisis de datos
• Plazo de retorno de la inversión
• Retorno de la inversión
• Tasa interna de retorno
• Flujo de caja descontado
• Valor actual neto.
Reuniones
• Reuniones de planificación para desarrollar el plan de gestión.

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 Planificar la gestión de los costos

Plan de Gestión de Costos

• Unidades de medida.
• Nivel de Precisión
• Nivel de Exactitud
• Enlaces con los procedimientos de la organización.
• Umbrales de Control
• Reglas para la medición del desempeño.

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 Gestión de los costos del proyecto

PROCESO 7.2
ESTIMAR LOS COSTOS

 Implica realizar una aproximación

a los costos que tendrá el proyecto
 Se debe evaluar las alternativas de
costos: recursos propios, llave en
mano, adquisiciones, tercerización,
etc.
 Se debe considerar las técnicas de
estimación adecuadas y las
personas estimadoras apropiadas

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 Estimar los costos

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 Estimar los costos
 Juicio de Expertos: Aporta una perspectiva valiosa sobe el entorno
y de proyectos similares
 Estimación Análoga: Consiste en utilizar los costos reales de proyectos anteriores. Se
utiliza cuando la cantidad de información es limitada. Es menos costosa, pero menos
exacta
 Estimación paramétrica: Usa información estadística (correlaciones, proyecciones)
para determinar lo que costará en función. Tiene mayor exactitud.
 Estimación ascendente: el costo individual de cada paquete de trabajo o actividad se
calcula con el mayor nivel de detalle posible. El costo detallado se resume luego en
niveles superiores para fines de reporte o seguimiento.
 Estimación por tres valores: Se tiene en cuenta la incertidumbre y el riesgo y se
utilizan estimaciones por tres valores para definir un rango aproximado de costo:
 Más probable: se estima sobre la base de una estimación realista.
 Optimista: se estima sobre la base del análisis del mejor escenario para la actividad.
 Pesimista: se estima sobre la base del análisis del peor escenario para esa
actividad.
 Dos fórmulas a partir de las distribuciones:
 triangular: cE= (cO+cM+cP)/3
 Beta: cE= (cO+4cM+cP)/6

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 Estimar los costos

 Analisis de datos:
 Análisis de reserva: Contingencia y gestión
 Análisis de alternativas
 Costos de la calidad: Incluye costos para prever falta de calidad, controlar la
calidad y reprocesos por incumplimiento de calidad
 Software de gestión de proyectos (Project u otros como Excel)
 Tomas de decisiones
 Tormentas de ideas
 Delphi

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 Estimar los costos

 Estimaciones de costos
 Es una evaluación cuantitativa de los costos y debe considerar el trabajo directo,
los materiales, el equipamiento, los servicios, las instalaciones, la tecnología de
información y otros recursos.
 Base de las estimaciones
 Es la documentación de cómo se obtuvo las estimaciones de costos,
independientemente del nivel de detalle y los detalles de apoyo
 Actualizaciones a los documentos del proyecto
 Registro de riesgos
 Registro de lecciones aprendidas
 Registro de supuestos

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 Gestión de los costos del proyecto

PROCESO 7.3
DETERMINAR EL PRESUPUESTO

 Implica sumar los costos

estimados o paquetes de trabajo
para establecer una línea base de
costos autorizado. Asimismo
permite controlar la línea base de
costos durante la ejecución del
proyecto

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 Determinar el presupuesto

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 Determinar el presupuesto
Plan para la Dirección de Proyecto:
• Plan de gestión de los costos
• Plan de gestión de los recursos.
• Línea base del alcance

Documentos del proyecto

• Base de las estimaciones
• Estimaciones de los costos
• Cronograma del proyecto
• Registro de riesgos

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 Determinar el presupuesto
Factores ambientales de la empresa:
• La cultura y La estructura de la organización
• Condiciones del mercado
• El sistema de información para la dirección de proyectos.

Activos de los procesos de la organización:

• Procedimientos de control financiero.
• Información histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas.
• Bases de datos financieras.
• Políticas, procedimientos y guías existentes.

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 Determinar el presupuesto

 Agregación de costos
 Las estimaciones de costos se suman por paquetes de trabajo de acuerdo al EDT y
posteriormente se agregan a los niveles superiores Se debe realizar de acuerdo a la
estructura organizacional del WBS o de cronograma
 Análisis de datos
 Puede establecer tanto las reservas para contingencia como las reservas de gestión
de proyecto.
 Juicios de Expertos
 Otras unidades dentro de la organización
 Consultores
 Interesados incluidos clientes
 Grupos de la industria

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 Determinar el presupuesto

 Análisis de la información históricas

 Cualquier relación histórica que de como resultado estimaciones paramétricas o
análogas implica el uso de características (parámetros) del proyecto para desarrollar
modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.

 Conciliación del límite de financiamiento

 El gasto de fondos debe conciliarse con los límites de financiamiento en relación con
la financiación del proyecto. Una variación entre los límites del financiamiento y los
gasto planificados requerirá en algunos casos volver a planificar el trabajo para
equilibrar di ha tasa de gastos.

 Financiamiento
Es la adquisición de fondos para el proyecto. Si un
proyecto es financiado externamente, la entidad
financiera puede tener ciertos requisitos que deben
cumplirse.

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 Determinar el presupuesto
 Línea base de costos
 La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases
de tiempo, excluida cualquier reserva de gestión, la cual solo puede cambiarse a través
de procedimientos formales de control de cambios. Se utiliza como base de comparación
con los resultados reales. La línea base de costos se desarrolla como la suma de los
presupuestos aprobados para las diferentes actividades del cronograma.

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 Determinar el presupuesto
 Requisitos para la financiación del proyecto
 Se derivan de la línea base de costos y pueden establecerse para excederlos, en
general por un margen a fin de estar preparado para el avance temprano o los
sobrecostos
 La financiación tiene lugar en cantidades incrementales que no son continuas y, por
lo tanto, aparece como una función escalonada. Suelen incluir la cantidad de reserva
u holgura

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 Determinar el presupuesto

 Actualizaciones de los documentos del proyecto

 El registro de riesgos
 La estimación de costos
 El cronograma del proyecto

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 Gestión de los costos del proyecto

PROCESO 7.4
CONTROLAR LOS COSTOS
 Influir sobre los factores que producen
cambios en la línea base de costos
 Asegurarse de que todos los cambios se
lleven a cabo de manera oportuna.
 Gestionar los cambios reales cuando y
conformen sucedan.
 Asegurar que los costos no excedan los
fondos autorizados.
 Monitorear el desempeño de los costos para
detectar y comprender las variaciones.
 Evitar que se incluyan cambios no aprobados
en los informes.
 Informar a los interesados pertinentes acerca
de todo los cambios aprobados
 Realizar las acciones necesarias para
mantener los excesos de costos dentro de
los límites aceptables..

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 Controlar los costos

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 Controlar los costos
Plan para la Dirección de Proyecto:
• Plan de gestión de los costos
• Línea base de los costos
• Línea base para la medición del desempeño: para comparar con los resultados
reales y determinar si es necesario implementar un cambio, una acción
preventiva o correctiva.

Requisitos de financiamiento del proyecto

Datos del desempeño del trabajo
Activos de los procesos de la organización

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 Controlar los costos

 Gestión del Valor Ganado

 Es un método de medición del rendimiento comúnmente usado. Integra medidas del
alcance del proyecto, del coste (o recursos) y del cronograma para ayudar al equipo
de dirección del proyecto a evaluar el rendimiento del proyecto. Integra la línea base
del alcance con la línea base de costos, junto la línea base de cronograma para
generar la línea base del desempeño.
 Tres dimensiones:
 Valor planificado
 Es el valor presupuestado del trabajo planeado
 PV = Planned Value = Valor Planeado
 Valor Ganado:
 EV = Earn Value = Valor Ganado
 Es el valor presupuestado del trabajo ejecutado
 Costo real
 AC = Actual Cost = Costo Actual
 Es el costo actual del trabajo ejecutado

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 Controlar los costos

 Se monitorean las desviaciones con:

 Variación del costo  CV = EV – AC
 Variación de cronograma  SV = EV – PV
 Índice de eficiencia del costo  CPI = EV / AC
 < 1  Sobrecosto
 Índice de eficiencia del cronograma  SPI = EV / PV
 < 1  Retraso en el cronograma

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 Controlar los costos

 Análisis de tendencias
 Examina el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si
está mejorando o se está deteriorando. Aquí son importante las técnicas de
análisis grafico: diagramas, análisis de la reserva pronósticos.

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 Controlar los costos

 Pronóstico
 Consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el
futuro del proyecto basándose en la información y los conocimientos disponibles
en el momento de la proyección. La información trata sobre el rendimiento
anterior del proyecto y cualquier otra información que podría causar un impacto
sobre el proyecto en el futuro
 Pronóstico de la EAC para trabajo de ETC a la tasa presupuestada

EAC = AC + (ETC*) (variaciones típicas)

 Pronóstico de la EAC para trabajo de ETC con el CPI actual

EAC = BAC / CPI (variaciones típicas)

 Pronóstico de la EAC para trabajo de la ETC considerando ambos factores,
SPI y CPI
EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI*SPI)]
*ETC= (BAC – EV)

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 Controlar los costos

 Índice de Desempeño del Trabajo por Completar (TCPI)

 Es una medida del desempeño del costo que se debe alcanzar con los recursos
restante a fin de cumplir con un determinado objetivo de gestión.
 Basada en BAC:
 TCPI= (BAC-EV) / (BAC-AC)
 Basada en EAC
 TCPI= (BAC-EV)/(EAC-AC)

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 Controlar los costos
 Revisiones de Desempeño
 Comparan el desempeño del costo a lo largo del tiempo , las actividades del
cronograma o los paquetes del trabajo que exceden el presupuesto o que están por
debajo de este y los fondos necesarios para completar el trabajo en ejecución.
 Análisis de Variación: constituye la explicación (causa, impacto y acciones
correctivas) del las variaciones de costo (CV=EV-AC), cronograma (SV=EV-PV)
y de la variación a la concusión (VAC=BAC-EAC)
 Análisis de tendencias: examina el desempeño del proyecto a lo largo del tiempo
para determinar si esta mejorando o si se está deteriorando.
 Desempeño del valor ganado: compara la línea base para la medición del
desempeño con respecto al desempeño real del cronograma y del costo.
.
 Sistema de información para la dirección de proyectos
 Para monitorear las tres dimensiones del EVM.

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 Controlar los costos

 Información del Desempeño del trabajo: Los valores calculados de CV, SV,
CPI y SPI, así como los valores de BAC para los componentes del EDT, en
particular los paquetes de trabajo y las cuentas de control se documentan y se
notifican a los interesados.

PV AC EV Comentarios
800 800 800 Está en fecha, el costo se consume parejo
800 600 400 No se está en fecha, el costo está mayor al presupuestado
800 400 600 No se está en fecha, el costo está menor al presupuestado
800 600 600 No se está en fecha, el costo se consume parejo
800 800 600 No se está en fecha, el costo está mayor al presupuestado
800 600 800 Está a la par en fechas, el costo está menor al presupuestado
800 1000 800 Está a la par en fechas, el costo está mayor al presupuestado
800 1000 600 No se está en fecha, el costo está mayor al presupuestado

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 Controlar los costos

 Pronósticos de Costos: El valor EAC calculado o ascendente debe

documentarse y comunicarse a los interesados.
 Solicitudes de cambio: El análisis de desempeño del proyecto puede dar
lugar a una solicitud de cambio de la línea base de costos o de otros
componentes del plan para la dirección del proyecto.
 Actualizaciones del Plan para la Dirección del Proyecto
 Línea base de costos
 Plan de Gestión de Costos
 Linea base para la medición del desempeño.
 Actualizaciones a los documentos del proyecto:
 Registro de supuestos
 Estimaciones de Costos
 Base de estimaciones
 Registro de riesgos

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 Análisis del Valor Ganado

Proyecto de 4 Módulos
Costo por módulo: 1,000
Tiempo por módulo: 1 mes

Valor Planeado Acumulado

(PV)

4000

Mes 1: 1,000 3000

Mes 2: 1,000
Mes 3: 1,000 2000

Mes 4: 1,000
1000

Total: 4,000 0
1 2 3 4
MES

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 Análisis del Valor Ganado

Informe al final del 3er mes:

Estado Costo Planificado Costo Real
Tiempo Actual
Mes 1 Módulo 1 Terminado 1000 1000
Mes 2 Módulo 2 Terminado 1000 1200
Mes 3 Módulo 3 50% 1000 600 PV = 3,000
Mes 4 Módulo 4 0% 1000 0
AC = 2,800
Total 4000 2800 EV = 2,500
CV (Cost Variant) CPI (Cost Performance Index) EAC (Estimate at Completion)
CV = EV - AC CPI = EV / AC Gasto Proyectado al Término
CV = 2500 - 2800 = - 300 CPI = 2500 / 2800 = 0.89 EAC = Ppto. Total / CPI
EAC = 4000 / 0.89 = 4480

SV (Schedule Variant) SPI (Schedule Performance

SV = EV - PV Index) PV-AC-EV-CV-SV-CPI-
SV = 2500 - 3000 = - 500 SPI = EV / PV SPI-EAC
SPI = 2500 / 3000 = 0.83

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