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Representación Bolivia
GUIA DE USUARIO
DOCUMENTO ESTANDAR
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CONTENIDO
GLOSARIO
CP Comparación de Precios
DSC Documento de Solicitud de Cotizaciones
PA Plan de Adquisiciones
SEPA Sistema de Ejecución de Planes de Adquisición (www.iniciativasepa.org)
SICOES Sistema de Contrataciones Estatales (www.sicoes.gov.bo)
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GUÍA DEL USUARIO
1 Introducción
1.1 La Comparación de Precios (CP) es un procedimiento de adquisición simple y rápido .
1.2 La CP no debe ser utilizada como una manera de evitar procesos más competitivos, a través del fraccionamiento de procesos. De
igual manera, independientemente del monto, si se trata de la adquisición de bienes con especificaciones complejas, muy
especializadas u otros casos que requieran un sistema de evaluación detallado deberá utilizarse la licitación pública nacional.
1.3 Al preparar el proceso de adquisición es recomendable revisar los aspectos fundamentales del documento GN-2349-7
1.4 A la CP le son aplicables los principios de la licitación pública a partir de la etapa de evaluación de las cotizaciones.
1.5 El uso de este Documento de Solicitud de Cotizaciones (DSC), sin alteraciones sustanciales, permite aplicar el procedimiento
simplificado en el que el Ejecutor únicamente solicitará la no objeción al concluir la evaluación de las cotizaciones y previo a la
adjudicación y firma de contrato o emisión de la orden de compra según corresponda de acuerdo al monto. En casos especiales en
los que sea necesario modificar sustancialmente este DSC estándar, el Ejecutor deberá solicitar la no objeción del BID antes de
proceder a utilizar el documento modificado.
1.6 Los procedimientos aquí descritos están enmarcados en las Estipulaciones Especiales del Contrato de Préstamo o Convenio de
Cooperación Técnica No Reembolsable correspondiente, y los Instructivos de Adquisiciones vigentes emitidos por la
Representación del BID en Bolivia.
2 Aplicación del la CP
2.1 Este método es aplicable a compras de bienes que generalmente los proveedores tienen disponibles en stock por tratarse de bienes
que cumplen especificaciones estándar.
2.2 En general, se utiliza para la adquisición de bienes con un presupuesto menor al equivalente de US$ 50.000 u otro según el contrato
de préstamo o Convenio.
2.3 Con base en un nuevo enfoque de trabajo implementado por la División de Adquisiciones (FMP) del BID, y con el objetivo de
simplificar y agilizar los procedimientos para contratos simples, el Banco podrá autorizar la aplicación de CP a procesos que por el
monto debieran ser realizados con LPN, a algunos procesos de adquisición de bienes (en los que únicamente por la cantidad se
generen montos que sobrepase el umbral mencionado en el numeral 2.2. Algunos ejemplos de esta posibilidad son la compra de:
bienes fáciles de obtener, productos a granel y de pequeño valor individual y computadoras con especificaciones técnicas estándar.
Para la aplicación de este mecanismo, se deberá actualizar el SEPA aclarando en comentarios, que se quiere hacer uso de la
posibilidad mencionada.
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En caso de planes gestionados en el SEPA la verificación se hará a través del sistema.
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CP por convocatoria pública (DOC-1 Alternativa “B”): El proceso se realiza a través de la publicación por lo menos una vez en
un medio de amplia difusión. Para el caso de proyectos del sector público se podrá usar el SICOES. Si cumplido este requisito
se reciben menos de 3 postulaciones, el Ejecutor puede continuar el proceso evaluando las cotizaciones recibidas.
3.6 Para la presentación de cotizaciones, debe otorgarse un plazo mínimo de 10 días calendario a partir de la entrega de las
invitaciones y/o publicación.
3.7 Una vez emitidas las invitaciones o publicada la convocatoria, el Ejecutor recibirá y responderá las solicitudes de aclaración de los
oferentes a través de Circulares que deberán ser comunicada por escrito a todos los invitados u oferentes que hayan expresado su
intensión de participar del proceso. El Ejecutor deberá obtener la constancia del envío y recepción de las Circulares; en el caso de
Ejecutores del sector público, además se la publicará las Circulares en el SICOES.
3.8 Tratándose de un procedimiento simplificado, no será necesario solicitar la no objeción del BID a eventuales las enmiendas que se
generen en el proceso, pero éstas sí deberán ser enviadas al BID, al momento de solicitar la no objeción a los resultados del
proceso.
3.9 Si el precio referencial total es menor al equivalente de US$10.000, el Ejecutor indicará la posibilidad de recibir las cotizaciones,
dentro del plazo establecido en la solicitud de cotización, en documento físico, por fax o por correo electrónico,
3.10 En la definición de la documentación a solicitar debe considerarse las características de la contracción. El requerimiento de boletas
de garantía de cumplimiento de contrato no es recomendable exceptuando si se trata de entregas diferidas. El contrato,
especialmente en la definición de forma de pago debe considerar estas peculiaridades.
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Comunicaciones con los proponentes, incluyendo Circulares con aclaraciones, enmiendas y solicitudes de aclaraciones,
consulta de aceptación de corrección de la cotización, y sus respectivas respuestas.
Acta de cierre de recepción de cotizaciones.
Informe de evaluación.
Cotizaciones recibidas
Borrador de contrato u orden de compra, según corresponda de acuerdo al monto.
5 Adjudicación
5.1 Luego de obtener la no objeción del BID, y con la notificación de la adjudicación el Ejecutor solicitará al oferente con el menor precio
evaluado, a presentar la documentación técnica, legal y administrativa, para proceder a firmar el contrato (DOC-G). De no llegar a
suscribir el contrato, se respaldará documentalmente esta circunstancia y se invitará al oferente que cotizó el segundo precio más
bajo y así sucesivamente hasta llegar a un acuerdo.
6 Suscripción del Contrato y registro en el PRISM
6.1 Si el proceso está sujeto a revisión ex ante, firmado el contrato el Ejecutor debe enviar para al BID, para su registro copia de la
siguiente documentación:
Contrato suscrito
Notificaciones de los resultados del proceso a todos los oferentes que entregaron oferta, con acuse de recepción. DOC-G
7 Declaratoria desierta.
7.1 Si un proceso es declarado desierto, se solicitará al BID la No Objeción al informe de evaluación conjuntamente con la no objeción
al inicio del segundo proceso, si fuere todavía necesario llevar a cabo la adquisición.
8 Información sobre los resultados de la evaluación
8.1 Los resultados de la CP deberán ser notificados a todos los oferentes que presentaron propuesta, pudiendo utilizar mensajes
electrónicos, se deberá obtener el acuse de recepción de la notificación; también se podrá publicar los resultados en el SICOES
(para Ejecutor del sector público) y/o en la página Web del Ejecutor.
8.2 En caso de que alguno de los oferentes pida conocer las causas por las cuales su propuesta no fue adjudicada, el Ejecutor deberá
proporcionar la explicación pertinente, ya sea por escrito y/o en una reunión para analizar o discutir exclusivamente la propuesta del
oferente y no así las otras propuestas. En caso de que el oferente no considere satisfactoria la explicación, deberá hacer conocer
esta situación al BID. El Convocante comunicará al BID a la brevedad, cualquier protesta o reclamo que reciba por escrito de los
participantes, así como de las respuestas que hubiere dado a dichas protestas o reclamos.
9 Procesos de adquisición con esquema de revisión ex post.
9.1 Para procesos con revisión ex post, se realizará idéntico procedimiento, sin solicitar no objeciones del BID al DSC ni a la evaluación.
Siendo la base de la revisión ex post el acuerdo de documentos estándar, la modificación a estos documentos sí deberá requerir la
no objeción del BID.
9.2 Todo proceso que fue iniciado con modalidad de revisión ex ante por parte del BID, deberá concluir con esta modalidad.
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DOC-A
En la ciudad de [indicar] a horas [indicar] del día [indicar], en las oficinas de [nombre del Ejecutor o Beneficiario] se llevó a cabo el cierre de
recepción de las cotizaciones de los bienes mencionados; se recibieron las siguientes cotizaciones:
Observaciones: [indicar]
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DOC-B
ACTA DE APERTURA
[NOMBRE DEL PROCESO]
Comparación de Precios Nº [indicar número]
En fecha [indicar] a horas [indicar], se procedió a la apertura de las ofertas entregadas para el proceso de referencia de los siguientes
proponentes:
Item 1 Item 2 Item n
No. Nombre del oferente
Monto (Bs) Monto (Bs) Monto (Bs)
sin Con sin Con sin Con
impuestos impuestos impuestos impuestos impuestos impuestos
1
2
…
n
Observaciones: [indicar]
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DOC-C
INFORME DE EVALUACIÓN DE COTIZACIONES
Comparación de Precios Nº [indicar número]
De:
A:
Fecha:
1. Antecedentes
Nombre del Proceso [indicar nombre]
(elegir de acuerdo a la modalidad)
Modalidad: Concurso por invitación
Fecha de entrega de solicitud de ofertas [indicar fecha]
Empresas invitadas [indicar nombres]
Itemes/Lotes solicitados:
Precio
Ítem/ Plazo de
Descripción del Ítem / Lote) Unidad Cantidad referencial
Lote) entrega
(con impuestos)
1
2
3
2. Cotizaciones recibidas
Las siguientes empresas presentaron sus cotizaciones:
Item 1 Item 2 Item n
No. Nombre del oferente Monto 2 Monto (Bs) Monto (Bs)
item/lote 1 (Bs)
sin Con sin Con sin Con
impuestos impuestos impuestos impuestos impuestos impuestos
1
2
…
n
Item 1
% de
Precio Unitario
Precio unitario Precio total Impuesto Precio total impuestos
Nombre con Cumple Esp.
No. Cantidad sin impuestos sin impuestos total con sobre el Observaciones
proponente impuestos Técnicas
Bs Bs (*) Bs impuestos Bs precio total
Bs
(**)
A B C=AxB D E=C+D F= D/E Si no
2
Se considerará el precio sin impuestos de las propuestas si existe un oferente extranjero
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Item n
% de
Precio Unitario
Precio unitario Precio total Impuesto Precio total impuestos
Nombre con Cumple Esp.
No. Cantidad sin impuestos sin impuestos total con sobre el Observaciones
proponente Bs (*) impuestos Técnicas
Bs Bs impuestos Bs precio total
Bs
(**)
A B C=AxB D E=C+D F= D/E Si no
El detalle de esta evaluación se encuentra en los cuadros que se adjuntan (incluir, si corresponde, los cuadros de revisión de las
propuestas de precio)
5. Observaciones
(explicar si existieron: cotizaciones rechazadas, modificación a los montos totales por corrección de errores aritméticos, aclaraciones
solicitadas y respuestas, actos de fraude, corrupción, etc) o indicar “Sin observaciones”
(Si se efectuaron correcciones aritméticas, hacer mención a la consulta realiza al/los oferente(s) sobre la aceptación de la corrección)
6. Conclusiones y Recomendaciones
De la evaluación realizada el Comité de Evaluación recomienda la adjudicación allos siguiente(s) oferente(s) cuya(s) cotización(es)
tuvo/tuvieron los precios evaluados más bajos sin impuestos : / declarar desierto el presente proceso e iniciar un segundo concurso.
Precio total
Precio
evaluado (sin Precio con impuestos Plazo de
Descripción Proponente Cantidad unitario
ÍTEM impuestos) (para contrato) Bs entrega
(con impuestos)
Bs (*)
En caso de conformidad con este informe, su autoridad, remitirá este Informe al BID (en caso de revisión ex ante) y la
documentación de respaldo, a efectos de solicitar su no objeción y posteriormente solicitar la presentación de su documentación legal
y administrativa, con miras a suscribir un contrato con el oferente seleccionado por el monto identificado atrás, al cual se la aplicarán
los impuestos que legalmente correspondan.
La Comisión de Evaluación:
(Nombres, cargos y firmas)
Aprobado:
Nombre, cargo y firma de la autoridad que aprueba el informe
Fecha:
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DOC-D
Solicitud aclaraciones
(utilizar únicamente si se requiere complementar la información presentada)
(Lugar y fecha)
Nº …….
Señor
….(nombre)
……… (dirección)
La Paz.-
De nuestra consideración:
Como resultado de la evaluación de su Cotización, la Comisión de Calificación solicita por la presente las siguientes aclaraciones
/ documentación complementaria:
………………………...
Estas aclaraciones son solicitadas en el entendido de que la corrección de errores u omisiones subsanables no será utilizada
para alterar su cotización.
Las aclaraciones solicitadas deben ser presentadas a más tardar a hrs. ……. del día ……………...
Nombre y firma
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DOC-E
(Lugar y fecha)
Nº …….
Señor
….(nombre)
……… (dirección)
La Paz.-
Ref.: Solicitud de aceptación del precio corregido – Cotización para la adquisición de….(indicar)
De nuestra consideración:
Como resultado de la revisión y evaluación de su Cotización, la Comisión de Calificación ha efectuado la siguiente corrección al
precio de su propuesta:
Producto de la corrección efectuada, el precio corregido de su cotización es de ……………... (indicar nuevo precio). La presente
tiene el objetivo de solicitarle, nos haga conocer, por escrito y en el plazo máximo de …… (indicar) días, a partir de la recepción
de esta nota, si acepta o no el nuevo precio.
Como se indica en las instrucciones a los oferentes, en caso de no aceptar el precio indicado, su propuesta será inhabilitada.
Nombre y firma
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DOC-F
Modelo de solicitud de no objeción a evaluación y adjudicación
(no se requiere no objeción del BID a procesos sujetos a revisión ex post)
Lugar y fecha)
Nº …….
Señor
………….
Especialista Sectorial
Banco Interamericano de Desarrollo
Presente.-
Nombre y firma
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DOC-G
Notificación de resultados
Lugar y fecha)
Nº …….
Señor
……
…………………….
Presente.-
De nuestra consideración:
Por la presente, le hacemos conocer que el resultado del proceso de la referencia es el siguiente:
(copiar del DOC-C)
Precio
Proponente Precio evaluado Precio con impuestos para
propuesto Plazo de
Descripción recomendado para Cantidad sin impuestos contratación
ÍTEM Original entrega
adjudicar Bs Bs
Bs.
1
2
n
En tal sentido, se invita a las empresas adjudicadas a presentar la siguiente documentación dentro de los cinco días hábiles de recibida
esta nota:
Original (o copias legalizadas) y copias simples de: (añadir o eliminar según corresponda)
- NIT
- Registro FUNDEMPRESA
- Registro en el SIGMA o constancia de inicio de inscripción (si se trata de compras para entidades públicas)
- Nombre y Cédula de identidad del representante legal o del propietario
- Poder general del representante legal de la empresa (si el representante legal es diferente al propietario)
- Original del Certificado de Solvencia con el Fisco, emitido por la Contraloría General del Estado.
- Garantía de cumplimiento de contrato: Boleta bancaria/póliza de garantía por el equivalente al siete por ciento (7%) del valor
total del contrato.
Le solicitamos comunicarnos si su empresa requerirá un anticipo y el monto (que no deberá exceder el 20% del monto total del contrato).
En tal caso, deberá también presentar la Garantía de Correcta Inversión de Anticipo consistente en boleta bancaria/póliza de garantía
renovable, de ejecución inmediata e irrevocable, por el equivalente al cien por ciento (100%) del monto del anticipo.
Sin otro particular y agradeciendo su participación en el proceso de referencia nos despedimos de usted, atentamente.
Nombre y firma
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DOC-H
Modelo de solicitud de registro en el sistema PRISM
Lugar y fecha)
Nº …….
Señor
………….
Especialista Sectorial
Banco Interamericano de Desarrollo
Presente.-
De nuestra consideración:
Adjunto a la presente le enviamos el contrato firmado mencionado en la referencia, para su registro en el sistema PRISM del Banco. El
proceso de contratación fue realizado mediante
Nombre y firma
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ANEXO
LISTA DE CONTROL
ADQUISICIÓN DE BIENES – MODALIDAD CP – REVISIÓN EX POST
Nº Descripción Documento Proceso
1 INICIO DEL PROCESO
1.1 Incluido en Plan de Adquisiciones vigente y aprobado, con modalidad ex post y método CP SI
1.2 El documento de CP SI SI
Respeta el documento estándar acordado con el Banco SI
Incluye el presupuesto referencial, y éste no supera los montos límite (US$ 250 mil en obras, US$ SI
50mil en bienes y servicios, u otro según contrato de préstamo)
Los documentos requeridos no impiden una amplia participación, ni limitan la participación de SI
oferentes elegibles
Especificaciones técnicas no incluyen requisitos que impiden una amplia participación (ej. SI
solicitar marcas específicas)
No incluye documentos o requisitos no apropiados para el proceso (p.e. estados financieros, SI
certificación de experiencia)
El plazo de presentación de ofertas es igual o mayor a 10 días desde su publicación SI
El documento publicado tiene información completa en las CEC del contrato que se requieren SI
para que los oferentes preparen sus ofertas
2 PUBLICACIONES (CONVOCATORIA)
2.1a Publicado en SICOES /prensa de amplia circulación SI
2.2a La publicación tiene la misma información que el Documento de licitación SI
2.1b Mínimo 3 cartas de invitación (si no hubo publicación) SI
2.2b Acuse de recepción de las cartas de invitación SI
2.2 Respeta el formato incluido en el documento estándar (incluyendo el modelo de contrato) SI
2.3 Se hizo al menos 10 días antes de la presentación de ofertas SI
2.4 Registro de oferentes SI
2.5 Si se recibieron consultas, las respuestas fueron comunicadas a todos los participantes SI
registrados. Se cuenta con acuse de recepción. Además de publicó en SICOES.
2.6 Si se realizaron enmiendas, éstas fueron comunicadas a todos los participantes registrados. Se SI
cuenta con acuse de recepción. Además de publicó en SICOES.
2.7 Si se realizaron enmiendas que generaron la necesidad de mayor tiempo para la preparación de SI
ofertas, se amplió el plazo de presentación y fúe oportunamente comunicado a los oferentes
2.8 Si se realizó reunión de aclaración, se envió copia a todos los oferentes registrados o invitados, SI
con acuse de recibo
3 APERTURA Y EVALUACION DE PROPUESTAS
3.1 Acta de apertura SI
3.2 Solicitudes escritas de aclaraciones (si se requiere información adicional) SI
3.3 Respuestas escritas de los oferentes SI
3.4 Si existieron correcciones de errores aritméticos, se solicitó por escrito a los oferentes, la SI
aceptación de los mismos
3.5 Si existieron correcciones de errores aritméticos, el/los oferente(s) respondieron por escrito SI
3.6 Informe de evaluación, recomendación de Adjudicación o Declaración Desierta SI
3.7 Mínimo 3 ofertas se encuentran habilitadas (si no hubo publicación) SI
3.8 La recomendación de contratación es para el menor precio evaluado que cumple sustancialmente SI
con todos los requisitos solicitados
3.9 Los bienes y el proveedor son elegibles(pertenecen a un país miembro del BID, no se encuentra SI
en “lista negra” del Banco, no tiene incompatibilidad)
3.10 Documentos de las ofertas SI
4 FIRMA DEL CONTRATO
4.1 Notificación de Adjudicación y solicitud de documentos SI
4.2 Comunicación de los resultados del proceso a todos los oferentes SI
4.3 Acuse de recibo de los oferentes SI
4.4 Contrato firmado no modifica el modelo de contrato original SI
4.5 Certificado del proveedor (si corresponde) SI
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4.6 Envío del contrato al BID para registro en PRISM SI
5 PROTESTAS
5.1 Si se recibió solicitud de aclaración de resultados, se realizó reunión de aclaración con el SI
postulante involucrado
5.2 Acta de reuniòn SI
5.3 Documentación original que contiene todo el trámite de protesta adelantado por la entidad, sin SI
que se hubieren aplicado restricciones o barreras al reclamante (no se estableció plazo límite ni
se requirió boleta o póliza de garantía)
5.4 Otros documentos de la resolución de la protesta, si corresponde SI
6 EJECUCIÓN DEL CONTRATO
4.1 Orden de inicio (si corrresponde) de acuerdo a contrato SI
4.2 Contratos modificatorios (si corresponde) SI
4.3 Envío al BID de contratos modificatorios para registro en PRISM SI
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