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CAMPUS CELAYA-SALVATIERRA
Auditoría Administrativa
Integrantes:
Anahí Gaytán García
Matilde Novoa Uribe
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ÍNDICE
3
2.4.4 Estimación de tiempos ………………………………………….….………………. 0
2.4.5 Determinación del personal que intervenga ………………………..………………. 0
2.4.6 Determinación de las técnicas que se utilizarán ………………………....…………. 0
2.4.7 Determinación de medios materiales ………………………….…………...………. 0
2.4.8 Determinación del apoyo que el organismo social proporcionará …………………. 0
2.5 Examen …………………………………………………………...………………..……. 0
2.5.1 Técnicas de investigación ……………………………………....…………….……. 0
2.5.2 Estilos básicos para manejar con éxito la entrevista ………………………….……. 0
2.5.3 Estilo para entrevistar a una persona tímida ……………………..…………………. 0
2.5.4 Estilo para entrevistar a una persona embustera ……………………….……..……. 0
2.5.5 Estilo para entrevistar al manipulador …………………………..…………...……... 0
2.5.6 Estilo para entrevistar a una persona agresiva ………………………….…….……. 0
2.5.7 Técnicas de la entrevista …………………………..…………...………………….... 0
2.5.8 Interpretación de documentos ………………………….…………..........…………. 0
2.5.9 Verificación ………………………………………………..………………………. 0
2.5.10 Observación ………………………………………………..………………………. 0
2.6 Evaluación de resultados y recomendaciones ……………………………………………. 0
2.6.1 Concentración de datos obtenidos en la investigación …….……………………….. 0
2.6.2 Clasificación de los datos obtenidos ………….…………………………...……….. 0
2.6.3 Evaluación de resultados ………………….…………………...………………….... 0
2.6.4 Determinación de la solución ……………………….……………...………………. 0
2.7 Guía de la auditoría administrativa ………………………………………..…………..…. 0
2.7.1 Tabla de puntuación ………………….…………………...………………………... 0
2.7.2 Instructivo de la hoja de evaluación ……………………………….……...………... 0
2.8 Informe ...………………………………………...………………………………..……... 0
2.8.1 Presentación y contenido ……………………………..………...………………..…. 0
2.8.2 Informe final …………………………………………….…………………………. 0
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3.1.1 Organización del departamento de Recursos Humanos ……..……..………………. 0
3.1.1.1 Formal ……………………………………………...…………….………….. 0
3.1.1.2 Informal ……………………………………………...…….….……………... 0
3.1.1.3 Jerárquica …………………………………….…...…………………………. 0
3.1.1.4 Dirección por objetivos ………………………………………….……....…… 0
3.1.2 Ubicación del departamento de Recursos Humanos …………………..…..……….. 0
3.1.3 Enfoques ……………………………………………...………………..…..………. 0
3.1.3.1 Burocrático ……………………………………………...…………..……….. 0
3.1.3.2 Organizativo ……………………………………………........………….…… 0
3.1.3.3 Estratégico ……………………………………………...……………..……... 0
3.2 Perfil del puesto ……………………………………………...……………………………. 0
3.3 Funciones ……………………………………………...…………………………………... 0
3.3.1 Función de empleo ……………………………………………...………………….. 0
3.3.2 Organización ……………………………………………...………………………... 0
3.3.2.1 Planificación ……………………………………………...…..……………… 0
3.3.2.2 Selección ……………………………………………...…….……………….. 0
3.3.2.3 Motivación y formación ………………………………….………...………... 0
3.3.2.4 Indicadores de evaluación ………………………………..…………...…….... 0
3.3.2.5 Valoración de puestos …………………………………………….………….. 0
3.3.3 Gestión ……………………………………………...……………………………… 0
3.3.3.1 Administración de personal ……………………………………….…...…….. 0
3.3.3.2 Relaciones laborales …………………………………………….…………… 0
3.3.4 Desarrollo del capital humano ……………………………………………...………. 0
3.3.4.1 Plan de vida y carrera …………………………………………….…………... 0
3.3.5 Evaluación y control de desempeño ……………………………………………....... 0
3.3.5.1 Control de incidencias …………………………………………....………….. 0
3.3.5.2 Evaluación de resultados …………………………………….……...……….. 0
3.4 Comunicación en el área de Recursos Humanos ………………………………………….. 0
3.4.1 Horizontal ……………………………………………...…………………………... 0
3.4.2 Descendente ……………………………………………...………………………… 0
3.4.3 Ascendente ……………………………………………...………………………….. 0
5
3.4.4 Comunicaciones escritas ……………………………………………...……………. 0
3.4.5 Uso de TIC’S ……………………………………………...………………………... 0
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4.2.3.2 Clasificación de los datos obtenidos .…………..………………………….…. 0
4.2.3.3 Evaluación de resultados …………………………………………….............. 0
4.2.3.4 Determinación de la solución …………..…...………………………………... 0
4.2.4 Guía de la auditoría administrativa ………………………………………………… 0
4.2.4.1 Tabla de puntuación ………………………………………….………............. 0
4.2.4.2 Instructivo de la hora de evaluación ………...……………………………….. 0
4.2.5 Informe …………………………………………….......…………………………... 0
4.2.5.1 Presentación y contenido …………………………………………….............. 0
4.2.5.2 Informe final ……………………………………………...………...………... 0
4.3 Desarrollo de la auditoría ……………………………………………...……………...….... 0
4.4 Identificación de hallazgos ……………………………………………...…………...…..... 0
4.5 Informe de la auditoría administrativa ………………………………………….…...…….. 0
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CAPÍTULO II. MARCO REFERENCIAL DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
La administración es una técnica clave en el desarrollo de toda empresa que, como bien
menciona (Reyes Ponce, 2007), funciona como una disciplina y, como tal, para su desarrollo
requiere de una serie de herramientas que le ayuden a desarrollarse de la mejor manera posible.
Es aquí, que el proceso administrativo forma parte de ello, siendo, según (Munch , 1997)
“el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración,
mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral”.
Este proceso, está conformado por cuatro etapas principales, dentro de las cuales se
encuentra la planeación, organización, dirección y control (Sotomayor, 2008, pág. 4). Dichas
etapas forman parte de las funciones administrativas de toda organización, de las cuales se
desglosan a su vez actividades específicas de cada una, como podemos observar en su conjunto
en la tabla 1.
Planeación
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La primera etapa del proceso administrativo es la planeación, la cual implica, a palabras de
(Marín & Atencio, 2008), determinar los resultados que se pretenden alcanzar, mediante una
anticipación a las condiciones futuras. En primer lugar, “planear implica definir objetivos y
metas de la organización, establecer una estrategia general para alcanzar esos objetivos y
jerarquizar tanto objetivos como planes para integrar y coordinar las actividades” (George &
Álvarez, 2005, pág. 163)
Organización
La organización es definida por (Ponce, 2004), como “la estructuración técnica de las relaciones
que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes
y objetivos señalados”.
Además, (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996), asocian la organización con la estructura
organizacional, definiéndola como “un marco que preparan los directivos para dividir y
coordinar las actividades de los miembros de una organización”.
La etapa de la organización, por lo tanto, busca cumplir los objetivos del plan previsto,
mediante el establecimiento de actividades a seguir en conjunto con la división de las mismas,
lo que conlleva a simplificar el trabajo, así como a coordinar y optimizar funciones y recursos
(Munch , 1997, pág. 92)
Dirección
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La tercera etapa del proceso administrativo, busca asegurar el éxito de las actividades
planificadas, por lo que se puede decir que la dirección es:
Control
El control es la fase del proceso administrativo a través del cual “se evalúan los resultados
obtenidos en relación con lo planeado, a fin de corregir desviaciones y mejorar continuamente”
(Munch , 1997). En esta etapa se realiza una comparación de las operaciones resultantes de la
implementación de las demás etapas del proceso, con los planes previstos.
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Tabla 2: Elementos de las etapas del proceso administrativo
La importancia del proceso administrativo, para (Franklin, 2007), radica en “el análisis
sistemático de todos y cada uno de los aspectos involucrados en la ejecución de la auditoría”, lo
que demanda establecer toda una infraestructura que haga posible el flujo de información
suficiente, relevante, oportuna y veraz, para disponer en el momento y en el lugar adecuados de
elementos de decisión y calidad idóneos.
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2.2 Clasificación de la auditoría y sus características
La auditoría es vista y aplicada desde distintos enfoques dentro de toda organización donde se
pretenda llevar a cabo. Esto, en dependencia de lo que se desee analizar.
El examen de la información por una tercera persona distinta de quien la preparó y del
este examen, con la finalidad de aumentar la utilidad de tal información para el usuario
(Sandoval, 2012).
La auditoría, por su parte, definida por (Sandoval, 2012), “significa verificar que la
información, hechos y operaciones que genera una entidad sean confiables, veraces y oportunos
en relación a como éstos fueron planeados”.
Una vez definida la auditoría, podemos decir a grandes rasgos, que es el proceso
mediante el cual se analiza y evalúa la información recuperada de la entidad estudiada a modo
de ser comparada con las actividades que se encuentran estipuladas para su cumplimiento, en la
forma en que se planearon para ser realizadas.
Siendo así, la auditoría por (Nordlund, 2005), se podría dividir en los siguientes tipos:
financiera, administrativa, operacional, financiera y gubernamental.
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Desde otra perspectiva y abarcando otros campos de aplicación, la auditoría podría
clasificarse como bien podemos ver en la figura 1.
Como parte de comprender de una mejor manera a qué se refiere cada uno de los tipos
mencionados de auditoría, a continuación, se mencionará en forma general lo relativo a cada
una, referenciando con ello únicamente a los primeros cuatro tipos de auditoría vistos en la
figura 1. Esto, descartando a la auditoría interna y externa por su clasificación natural.
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Fuente: (Sotomayor, 2008)
Auditoría financiera
La auditoría financiera se realiza en las organizaciones de modo que “sus resultados y opinión
se presentan en un documento formal denominado dictamen, en donde se hace referencia a la
situación financiera, estado de resultados, variaciones en el capital contable y los cambios en la
situación financiera” (Sotomayor, 2008).
Los datos arrojados por esta auditoría, funcionan como medio de información a entes
externos de la misma, como lo pueden ser inversionistas, socios, usuarios, etc.
Auditoría fiscal
Como parte de llevar una auditoría fiscal, (Sandoval, 2012), menciona para ello que:
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“las organizaciones establecen mecanismos de control para asegurar la correcta aplicación,
determinación, cálculo y presentación de las manifestaciones fiscales”.
Auditoría operacional
economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las
Auditoría administrativa
“La revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel
de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja
competitiva sustentable”.
La auditoría administrativa, es considerada uno de los temas principales a tratar dentro del
presente trabajo, puesto que su entendimiento y aplicación servirá de base para la realización de
determinadas actividades, así como de un caso práctico.
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Este tipo de auditoría delimita su aplicación a un campo específico de acción y es a partir
de ahí que podemos definirla, según (Sotomayor, 2008), como:
“Un examen, ya sea integral o específico, realizado por un profesional, sobre la actividad
administrativa de una organización, así como de los elementos que la integran, a efecto de
evaluar su desempeño, excelencia y apego al control establecido”.
Además, (Ragazzoni & Hernández, 2014), agregan a este concepto, que la auditoría
administrativa consiste en una evaluación del fundamento de la administración, mediante la
localización de irregularidades o anomalías y el planteamiento de alternativas de solución.
La auditoría administrativa se podría entender entonces como la técnica que tiene como
propósito la comparación, análisis, verificación y evaluación de las actividades o funciones
llevadas a cabo en las empresas, por medio de diferentes técnicas de investigación.
2.3.1 Importancia
De entre los varios tipos de auditoría existentes, la administrativa se diferencia de las demás al
ser aplicable en todos los niveles de la organización. Por lo tanto,
ésta comprenderá todas las etapas del mismo, al estar sujetas las funciones que se llevan
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Además, las ventajas de la aplicación de la misma se ven reflejadas en cuanto a que
“proporcionan, en calidad de consejo, una opinión profesional e independiente en relación a la
administración, obtenida ésta, como resultado de estudios e investigaciones y evaluaciones de
carácter profesional”, (Ragazzoni & Hernández, 2014).
Para asegurar el éxito de una auditoría, es importante que la persona encargada de su realización
sea alguien que posea las características necesarias para que se le faculte y autorice su
procedencia y, en el ejercicio de sus funciones, se tenga la certeza de su buen desempeño.
necesarios para mejorar el desempeño de la organización que ha optado por este recurso,
El auditor debe reunir, para el buen desempeño de su profesión, como menciona (Cami,
2006), “una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y
funcionamiento general de una organización”. Estas funcionas, a su vez, no serán desempeñadas
de la mejor manera, sino hasta que se comprenda que:
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Haciendo hincapié en lo mencionado con anterioridad, el auditor deberá de cumplir con
un perfil determinado por características, habilidades, experiencia, formación académica, entre
otras características, que le permitan ser competente en la realización de la función de la
auditoría administrativa.
La contratación del servicio del auditor se realiza mediante varias etapas, dentro de las cuales,
el primer contacto con la empresa a auditar se realiza mediante una solicitud. Ésta, se da “cuando
un cliente se muestra interesado en los servicios del auditor” (Ragazzoni & Hernández, 2014)
y, por lo tanto, mediante este requerimiento se establecen las causas por las cuales es necesaria
su contratación.
Al momento del primer encuentro o primer contacto entre el cliente y el auditor, se tratará
de identificar las problemáticas que motiven sus servicios. En este punto es posible que se
presenten dos consideraciones. Para (Ragazzoni & Hernández, 2014), en la primera, “el cliente
conoce o cree conocer el problema o, por otro lado, desconoce las causas del problema o la
forma de entenderlo”.
El auditor, una vez realizado un análisis previo, tendrá que armarse de herramientas que
le permitan poder identificar el problema de origen y compararlo con lo expuesto en un principio
para poder confirmarlo, encontrar sus causas y, de una forma posterior, poder ofrecer soluciones.
Sin embargo, para poder realizar esto, como fase inicial en necesario “precisar las características
y alcance del problema, lo que permitirá estimar el tiempo probable para la realización de los
trabajos, los elementos tanto humanos como materiales que necesitará, así como la
determinación de su costo”, (Ragazzoni & Hernández, 2014, pág. 3).
La importancia de esta primer fase radica en que, según (Sotomayor, 2008), “sin el
estudio inicial o preliminar, no se tiene una visión general sobre la cual partir para realizar el
trabajo profundo de una auditoría”.
Contratación
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De acuerdo a lo visto anteriormente, el paso posterior a la petición o solicitud de una auditoría,
es la contratación. Esta se da una vez aceptados los servicios por ambas partes. Partiendo de
ello, es que:
cliente, con el fin de evitar errores o malas interpretaciones. Por lo tanto, en la carta de
referencia deberán quedar asentadas las condiciones específicas a las que se ajustará el
Las empresas, para la contratación del personal apto para la realización de la auditoría
administrativa, buscarán a aquel candidato capacitado y facultado de distintas características
que garanticen que su desempeño se llevará de manera exitosa y con resultados favorables para
la organización.
Los atributos que deberá de tener el auditor los podemos clasificar en cuatro principales,
como bien podemos observar en la figura 2.
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El pago de honorarios es definido por (Martínez, 2018) como: “el pago por servicios
profesionales de manera independiente (no como asalariados) en una organización; ya sea de
forma externa o interna”. Esto quiere decir, que las personas prestan su servicio sin mantener
una relación laboral con quien los contrata.
Para su buena estipulación, es importante saber que los honorarios pueden ser
contratados de diferentes formas. Para ello, (Ragazzoni & Hernández, 2014) afirman que existen
tres formas de realizarlo:
- Honorarios fijos
- Honorarios variables
- Honorarios con base en iguala.
Honorarios fijos
En este tipo de pago por honorarios, “el auditor acepta, a cambio de sus servicios, una cantidad
fija, previamente acordada por el cliente”, (Ragazzoni & Hernández, 2014, pág. 5)
Esta determinación, según (Montilla, 2017), puede realizarse ya sea por hora, día,
mensualidad, entre otras, según así lo estipulen las partes.
De esta manera, esta estipulación genera ventajas y desventajas tanto para el contratante,
como para el auditor. Lo anterior, se da en la medida de que, (Ragazzoni & Hernández, 2014),
ambos contratantes conocen con precisión el monto de los honorarios, situación que
erogación. Sin embargo, presenta una desventaja que estriba en la posibilidad de incurrir
en errores en cuanto a la estimación del tiempo probable que se utilizará en los trabajos.
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Es entonces, que el cálculo resulta incierto en determinadas ocasiones al mantenerse en
incertidumbre a la hora de la estimación de tiempos. Puesto que, aun así, siendo planificados,
existen situaciones imprevistas que podrían alterar la práctica de la auditoría, afectando con ello,
los honorarios anteriormente establecidos o, en su caso, los resultados.
Honorarios variables
Este tipo de pago por contratación del servicio se da, por lo tanto, cuando el profesional
en la materia y la organización acuerdan que el pago de los honorarios se haga de acuerdo con
los avances del proyecto y su medición de tiempos. No obstante, la determinación de tiempos
dados por parte de la organización auditada, influye directamente en el desarrollo de la misma.
Como lo menciona (Ragazzoni & Hernández, 2014): “no existiendo presión para ejecutar los
trabajos en determinado tiempo, el auditor queda en aptitud de desempeñar su cometido con
más dedicación y, consecuentemente, con mejores resultados”.
La contratación bajo esta denominación, se presenta cuando “el auditor acepta el pago de sus
honorarios por periodos determinados, durante el tiempo que dure la ejecución de los trabajos”,
(Ragazzoni & Hernández, 2014, pág. 6)
Los honorarios con base en iguala se determinan considerando el tiempo que se estima
llevar a cabo el trabajo total y el costo del personal que lo va a efectuar, dividiendo el
importe que se determine en forma total entre los períodos en que va a ser cubierta la
iguala.
Lo anterior, hace referencia a que el auditor acepta el pago de sus honorarios por periodos
determinados. Puede repercutir, por lo tanto, en los intereses de ambas partes, siendo esto de
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forma que el contratante genera un desembolso de forma predeterminada, al tiempo que el
auditor recibe un pago por sus servicios de forma segura en fechas específicas pactadas.
Como parte de ello, podemos ver en la figura 3 las estadísticas acerca del salario
promedio de un auditor mediante pago de honorarios.
Partiendo de ello, podemos confirmar la importancia del perfil del auditor, donde:
pág. 37)
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Con base en lo mencionado con anterioridad, podemos detectar algunas características
importantes a reunir por el auditor, como podemos ver en la figura 3.
Percepción objetiva
Se refiere a aquella facultad que permite percibir los hechos o hallazgos como en realidad son,
y no como el observador quisiera que fueran.
Esto es, no altera los resultados en base a lo que se espera se arroje como resultado
final de la auditoría, sino que se hace estrictamente en base a datos e información real.
Comprensión
Es una cualidad que consiste en captar con facilidad cualquier situación e interpretarla
rápidamente en forma acertada.
Criterio
Para cumplir con esta característica, es necesario que el auditor cuente con criterio, es decir,
facultad de juzgar, discernir y construir planteamientos lógicos y razonados.
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Basándonos en ello, podemos decir que el criterio hace referencia a la capacidad de una
persona para emitir un juicio, adoptar u omitir una opinión o tomar una resolución sustentada
sobre alguna cuestión.
Disposición
Responsabilidad
La responsabilidad representa la obligación moral de responder por los actos propios. En este
sentido, el auditor debe estar consciente del impacto social de sus acciones.
Con base en las características que debería reunir el auditor, nos damos cuenta que éste
“precisa no sólo dominar el aspecto técnico de esta disciplina, sino también desenvolverse de
forma adecuada, ser discreto y ético en el ejercicio de su actividad, poseer conocimiento pleno
de las ciencias administrativas, y tener noción de las disciplinas de apoyo”, (Sotomayor, 2008,
pág. 56).
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Los papeles de trabajo son una base de apoyo y respaldo al auditor a la hora de formular juicios,
conclusiones o incluso recomendaciones, al ser “los documentos en donde se consignan los
resultados de análisis e investigaciones”, (Ragazzoni & Hernández, 2014, pág. 10).
(Franklin, 2007), afirma que los papeles de trabajo son importantes en el desarrollo de
la auditoría puesto que “funcionan como registros donde se describen las técnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a
las que se llega”.
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Cada uno de los papeles de trabajo tiene: “un propósito de empleo y una forma correcta
en que deben ser utilizados”, (Sotomayor, 2008, pág. 60), lo que genera una adecuada
recopilación de información, que repercute en el reflejo de la calidad profesional del trabajo
desarrollado.
(Sotomayor, 2008, pág. 72), afirma que: “en la realización de la auditoría administrativa como
actividad profesional, es imprescindible diseñar un programa de trabajo en el que quede
establecido de manera sistemática la secuencia de las acciones a realizar, con base en una
descripción generalizada o detallada”.
Por su parte, (Ragazzoni & Hernández, 2014), agrega a ello, que la utilización y
seguimiento de los programas de trabajo traen consigo múltiples beneficios para el auditor
donde, dentro de los principales, se encuentra el orden de ejecución de actividades, medir
tiempos de realización de las actividades que incluyan fechas de inicio y término estimadas, así
como la determinación de qué tan flexible o cuánto margen de holgura podrá tener una actividad
conforme a la otra.
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El programa de auditoría puede ser definido como “un plan de acción que documenta qué
procedimientos seguirá un auditor para validar que una organización cumple con las
regulaciones de cumplimiento”, (Rouse, Cole, & Fredsall, 2018, pág. 1).
Este programa nos servirá, por lo tanto, como un plan sistematizado para guiar y controlar el
trabajo de la auditoría. Es por ello, que los detalles a contener deberán de ser específicos para su práctica
en base a los resultados que se esperan obtener.
Ahora bien, para poderlo llevar a cabo es importante que se defina el procedimiento que
éste conlleva, así como las partes de las que éste se compone por medio de etapas de
consecución.
2.3.4.1 Etapas
Como parte del desarrollo del programa de trabajo, es necesario definir las fases a seguir para
el cumplimiento de realización de la auditoría. Dichas etapas serán 4 y quedarán conformadas
de la siguiente manera, (Ragazzoni & Hernández, 2014):
Primera etapa
Planeación
En esta primera fase del desarrollo del programa, se hace un planteamiento general de lo que se
espera lograr con la implementación de la auditoría, por lo que se definen algunos puntos
específicos que se deben incluir para su cumplimiento.
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Por lo tanto, en la etapa de la planeación lo que se busca es establecer las acciones que
se deben desarrollar de forma secuencial y ordenada, junto con la estimación de los tiempos de
realización.
Segunda etapa
Examen
Para (Franklin, 2007, pág. 91), “el examen consiste en dividir o separar los elementos
componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, características y origen de
su comportamiento”. Esto es, que una vez iniciada la recolección de datos y la determinación
de los instrumentos viables para su aplicación, elaborados los papeles de trabajo y estando en
marcha con la auditoría en la organización, se realiza un examen de dichas actividades puestas
en acción.
La etapa del examen, así como las demás, cumple con un propósito, que para (Franklin,
2007, pág. 91):
consiste en aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos
las circunstancias específicas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión
óptimos.
Tercera etapa
Evaluación
Llegando a la tercera etapa, (Ragazzoni & Hernández, 2014), plantea que nos encontramos con
una visualización de la información obtenida, recopilada y previamente analizada, donde se trata
de realizar una evaluación sobre la misma, con el objetivo de jerarquizar observaciones,
discutirlas y plantear posibles recomendaciones a los hallazgos detectados.
Cuarta etapa
Presentación
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La última etapa en la realización de la auditoría, es la presentación. La cual, debido a su
terminación,
concluye con el informe de auditoría, que constituye el medio a través del cual el auditor
comunica de manera formal y directa el reporte final de la auditoría, junto con las
El desarrollo del programa abarca la realización de la auditoría en forma, esto es, aplicando
todas las herramientas del auditor en la recopilación de datos mediante la secuencia de
actividades y de un plan concreto de acción.
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c) Definición del objetivo
d) Alcance específico de la auditoría
e) Determinación del personal necesario
f) Programación del tiempo estimado
g) Definición de las técnicas y medios
2.4 Planeación
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dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de
cada una de sus etapas”, (Ragazzoni & Hernández, 2014, pág. 21).
calidad del personal que intervendrá en el desarrollo, así como sus funciones específicas,
(Ragazzoni & Hernández, 2014), afirman que se habrán de considerar, entre otros, los
siguientes puntos:
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situación, detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia de cada una y
encontrar las soluciones adecuadas”.
Para ello, se debe considerar, como establecen (Ragazzoni & Hernández, 2014), “la
selección de personal apto para intervenir en los trabajos a desarrollar”,
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Las herramientas y demás técnicas a utilizar en el desarrollo de la auditoría, “estarán en función
de las características particulares del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le
auxiliará en el desarrollo de los trabajos y al límite de tiempo disponible para conocer
resultados” (Ragazzoni & Hernández, 2014, pág. 21).
Los materiales a utilizar en la auditoría, dependerán del objetivo que se pretenda lograr con la
misma, así como de las herramientas que se utilicen de igual forma en su ejecución.
“Al aceptar los servicios, el auditor formula una carta donde se especifica el convenio con el
cliente, con el fin de evitar errores o malas interpretaciones que pudiera traer desacuerdos”,
(Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 21).
2.5 Examen
Prácticamente, en esta etapa es en donde da comienzo la auditoría puesto que se inicia con la
ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.
“El examen se inicia con la presentación que debe hacer el responsable de la unidad, del
personal que participará en la auditoria planteando el objetivo y el alcance del estudio.”
(Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 25)
En dicha presentación se debe hacer especial énfasis en los fines y aspectos constructivos
de la auditoria, indicando que el resultado que arroje la revisión, será en beneficio del área
auditada. Es necesario que en esta entrevista o presentación se pregunte al director o
responsable, de la unidad si tiene interés que algún área sea revisada en particular con mayor
profundidad, o detalle y su por qué.
En esta etapa, (Ragazzoni & Hernández, 2014), es donde se aplican las técnicas de
investigación (encuestas de opinión, cuestionarios y observación directa) para la captación y
análisis de la información documentación formas y aspectos operativos, a saber.
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La técnica de investigación, puede ser definida como:
Las técnicas, “son los procedimientos e instrumentos que utilizamos para acceder al
conocimiento. Encuestas, entrevistas, observaciones y todo lo que se deriva de ellas”,
(Guillermo, 2016).
1. Tema
2. Delimitación del tema
3. Formulación del problema
4. Reducción del problema a nivel empírico
5. Determinación de las unidades de análisis-Recolección de datos
6. Análisis de datos
7. Informe final.
entrevista. Es de todo conocido, que no existe ninguna persona igual a otra; sin embargo
a pesar de que cada persona cuenta con características propias, también cuenta con
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rasgos de personalidad comunes, mismos que nos permiten clasificarlos en cuatro
Como parte de tener una clasificación, según los rasgos de personalidad del entrevistado,
en la tabla 6, se establecen las características de cada una, a fin de saber qué tipo de entrevista
o la forma de aplicación de la misma es la más adecuada, según el caso.
se observa fácilmente que su volumen de voz es bajo, no mira directamente a los ojos
35
difícilmente esboza una sonrisa. La manera más adecuada para tratar al sujeto tímido es
Para mantener una buena comunicación y como parte de esperar que la entrevista tenga éxito,
es recomendable que se inicie con temas triviales, cuidando el tono de voz que se use,
obtener. Este tipo de personalidad requiere mucho afecto y sonrisas, para predisponerlo
Estos sujetos tienden a exagerar los detalles de sus vidas con elementos que parecen
claramente producto de una fantasía, se muestran perezosos y mentirosos. Estas actitudes se ven
frecuentemente en entrevistas laborales, principalmente las relacionadas a ventas y relaciones
públicas. Según (Morga, 2012), ”la técnica más adecuada para manejar al sujeto embustero es
la de confrontación; gracias a ella el entrevistador puede verificar la información que está
recibiendo. Esta técnica deberá aplicarse en cuanto el entrevistado sospeche el engaño”.
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El sujeto manipulador tiene una meta fija y preestablecida: poder manejar la entrevista
que se debe utilizar es controlar las propias necesidades de ser adulado y no apartarse de
Además, por la forma en que se muestra ante el entrevistador y su manera de actuar, es que:
El mal momento por el que una persona atraviesa, como es el de no tener un empleo, provoca
muchas veces comportamientos agresivos, se debe tener muy en cuenta que comportándose así
solo conseguirá disminuir la posibilidad de conseguir el empleo.
Motivo por el cual hay que procurar que satisfaga esa necesidad, dejándolo que inicie
que real, es necesario que se le oriente y conduzca sutilmente a los puntos principales
de la entrevista, o a las áreas que se haya planeado investigar. (Ragazzoni & Herández,
2014)
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Las técnicas de la entrevista, pueden ser definidas como una conversación directa,
metódica y planificada de antemano, entre dos (o más) personas, una de las cuales, el
entrevistador, intenta obtener información de la otra u otras personas. (Del Prado, 2017,
pág. 1)
formal y planeado, entre una o más personas entrevistadoras y una o más entrevistadas,
Para el proceso de la entrevista, (Hernández, Fernández , & Baptista, 2006), afirman que
entrevistar implica que una persona calificada aplique un cuestionario a los sujetos participantes.
“Su papel es crucial, es una especie de filtro” donde, según ( Bonilla & Rodríguez, 2000), la
entrevista ocurre por un intercambio verbal que se realiza cara a cara y que tiene como propósito
conocer detalladamente lo que piensa o siente una persona con respecto a un tema o una
situación específica.
Rapport. “Su finalidad consiste en disminuir la ansiedad del entrevistado para que hable con
libertad y su comportamiento sea natural”, (Ragazzoni & Herández, 2014).
Con base en ello, (Aragón, 2002) dice que el rapport se facilita con algunas actitudes del
entrevistador, entre ellas menciona mantener un contacto visual apropiado, una postura relajada,
38
natural y centrada en el entrevistado; un lenguaje espontáneo, amistoso y con un tono cálido y
expresivo; aceptación incondicional y empática.
Eco. “Consiste en repetir la última palabra o frase que el entrevistado acaba de decir, con el
fin de que ahonde el tema en el tema”, (Ragazzoni & Herández, 2014).
Silencio. Consiste en no hablar una vez que el entrevistador ha concluido el punto tratado.
El objetivo es determinar que comenta el entrevistado sintiéndose presionado. (Ragazzoni
& Herández, 2014).
Este tipo de entrevistas, es realmente eficaz en aquellos casos en los que el entrevistador
tenga razones para suponer que el entrevistado está tratando de sorprenderlo. La confrontación
39
consiste en pedir más datos y pruebas objetivas sobre lo que sospechamos que se ha exagerado
o que queremos confirmar.
Estas preguntas son de gran utilidad cuando el entrevistador desea colocar al entrevistado
en una determinada situación hipotética y ver cómo reacciona desde una perspectiva, así como
cuáles son los valores y formas de pensar. Al entrevistado le resultará más fácil decir qué haría,
y no qué ha hecho.
Uso del agrado. “Consiste en gesticular en forma aprobatoria, como dando a entender que
está de acuerdo con lo que comenta al entrevistado. Se usa como medida de apoyo”,
(Ragazzoni & Herández, 2014).
Tiene como objetivo determinar cómo funciona el entrevistado ante una situación de
puede observar cómo reacciona el entrevistado ante esta situación, (Hopper Trh, 2012).
40
Uso del desagrado. “Consiste en gesticular negativamente, como indicando que no está
correcto. El objetivo es medir la seguridad de las palabras del entrevistado” (Ragazzoni &
Herández, 2014)
Esta es una técnica de presión cuyo objetivo es evaluar la seguridad que el entrevistado
tiene en sí mismo ante una situación adversa, así como su capacidad para mantener y defender
sus juicios o, por el contrario, si trata de retractarse y complacer al entrevistador. “Consiste en
que el entrevistador adopte una actitud de desagrado y desaprobación ante lo que el entrevistado
está diciendo, no ante el sujeto en sí”, (Hopper Trh, 2012).
Dentro de las técnicas de presión esta es la más fuerte. Nos sirve para medir el grado de
control emocional que el entrevistado tiene en sí mismo. Consiste en hacerle sentir al
entrevistado que no creemos lo que está diciendo, provocándole una situación que lo lleve a la
desesperación y de esta manera ver que tan fácil o difícilmente pierde los estribos.
Presión de tiempo: “Consiste en medir la reacción del entrevistado cuando tiene el tiempo
contado”, (Ragazzoni & Herández, 2014).
Se trata de ejercer un alto grado de presión en base al manejo del tiempo. Sirve para
límite de tiempo. Requiere de una estricta planeación por parte del entrevistador para
Para poder realizar ésta técnica, es necesario que el auditor tenga acceso a toda la información
que juzgue pertinente para analizar la situación de la empresa; para este efecto, los directivos de
41
la empresa deben proporcionarle o facultarlo para obtener dicha información: a continuación,
se estudian dichos documentos y se evalúa en función a lo que se investiga.
“Esta técnica consiste en estudiar los datos y cifras contenidos en documentos con el
objeto de establecer razones y valuar hechos sobre la materia que se investiga”, (Ragazzoni &
Herández, 2014).
2.5.9 Verificación
Es la comprobación de que se lleven a cabo los objetivos y políticas, así como los
procedimientos preestablecidos.
la información obtenida por la aplicación de otras técnicas; así mismo le sirve para
2.5.10 Observación
42
hay que desarrollar con esmero para agilizar y hacer más efectiva la ejecución del
Consideramos que una observación, según (Ragazzoni & Hernández, 2014) de auditoria tiene
los siguientes atributos:
1. Condición
2. Criterio
3. Efecto
4. Causa
5. Recomendación
La observación se puede hacer con diferentes técnicas o métodos, que según (Guillermo,
2016), son:
o Observación directa. En esta técnica el observador entra en contacto directo con el proyecto
a observar de dos maneras; en la primera permanece aislado observando los hechos y en la
segunda participa en el proyecto observado.
o Observación indirecta. En este método el observador no entra en contacto directo con el
aspecto observado, sino que lo examina por referencias o comparaciones, en este caso el
auditor observa las consecuencias del fenómeno contemplado; este tipo de observación es
muy utilizado en auditoria de sistemas para evaluar su comportamiento.
o Observación oculta. Es cuando el observador permanece oculto para analizar el fenómeno
auditado sin que los involucrados noten su presencia con el fin de estudiar el
comportamiento las características y el ambiente natural del fenómeno observado sin que
esta sufra ninguna alteración ni influencia exterior. Esta técnica es muy útil ya que se puede
observar con absoluta libertad el comportamiento del fenómeno auditado logrando
identificar el verdadero comportamiento del sistema.
o Observación no participativa. En esta técnica el auditor evita participar en el fenómeno
estudiado con el fin de no impactar con su presencia el comportamiento o desenvolvimiento
normal del fenómeno observado.
43
“El autor hace justa evaluación de la situaciones y problemas investigados, requisito que debe
llenar satisfactoriamente a fin de considerar los problemas más importantes y que
consecuentemente merecen mayor atención para una correcta solución”, (Ragazzoni &
Herández, 2014).
Los evaluadores externos han recurrido a cuatro métodos principales para el acopio de
datos:
a) Mediciones directas
b) Observación activa y pasiva
c) Estudios de casos
d) Encuestas
Los datos obtenidos se deben agrupar de manera tal que faciliten el proceso de evaluación de
resultados.
44
- Sistema de ficheros. Esta técnica tiene buena aceptación entre los antropólogos. Los datos
normalmente se dividen, se codifican y se guardan en un fichero principal. Este puede
dividirse por aldeas y subdividirse por hogares.
- Libro de investigación. Algunos programas han utilizado un gran libro, en el que pueden
anotarse en forma codificada todos los datos de cada determinado tema.
- Almacenamiento en computadora. Si se dispone de recursos, los datos pueden guardarse en
microcomputadoras. Puede adquirirse un programa especial estadístico o de manejo de
datos. Este programa permite establecer archivos para los hogares de cada aldea o distrito.
Los datos (o campos) correspondientes a cada hogar se conservan en el correspondiente
documento. El programa permite extraer datos sobre un tema específico de cada registro.
Permite también buscar los registros que contienen los datos deseados.
Se deben analizar de tal manera, que se pueda evaluar la situación de mayor problemática y sus
posibles soluciones. “Los datos serán determinantes para que el auditor haga una justa
evaluación de las situaciones y problemas investigados. Requisito que se debe llenar
satisfactoriamente, a fin de considerar los problemas importantes, y consecuentemente merecen
mayor atención para una correcta solución”, (Ragazzoni & Herández, 2014).
La capacidad y experiencia del auditor dará la pauta para establecer la solución, dado que no
existe regla alguna que señale el procedimiento para determinar la solución misma.
Una buena solución será obtenida con los siguientes puntos más importantes:
45
Tabla 7: Buenas Soluciones
Se cuenta con la determinación anticipada de criterios que permitirán evaluar las auditorías
practicadas, y obtener un resumen particular por cada unidad o área que forman un organismo
social.
“Mediante el empleo de la tabla de puntuación que comprende en su totalidad, las cifras de los
diferentes elementos que evalúan la eficiencia administrativa”, (Ragazzoni & Herández, 2014,
pág. 39).
- Planeación
- Organización
- Dirección
- Control
Elemento de planeación I:
Subelementos
46
1.1 Planes de trabajo
1.2 Objetivos
1.3 Políticas
Subelementos
Subelementos
3.1 Delegación
3.2 Comunicación
3.3 Supervisión
Subelementos
47
II De 5 a 15 Deficiente o Inadecuado
III De 16 a 30 Elemental o mínimo
IV De 31 a 45 Adecuado o aceptable
V De 46 a 60 Optimo o excelente
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 41)
Elementos a Evaluar
Elemento I Planeación
Se evalúan las disposiciones ordenadas para trabajar en equipo, en cuanto a la acción de cumplir
con los objetivos fijados.
48
carentes de prácticas mismas que
retrasan los objetivos fijados.
Planes de trabajo elementales: se
III 10 considera que la unidad cuenta con
disposiciones mínimas y limitaciones
en su práctica lo que ocasiona
problemas en la obtención de los
objetivos establecidos.
Planes de trabajo adecuados: se
IV 15 considera que la unidad cuenta con
disposiciones aceptables, objetivas y
prácticas que establecen una unidad de
trabajo conveniente para la obtención de
los resultados esperados.
Planes de trabajo excelentes: se
V 20 considera que la unidad cuenta con el
establecimiento de prioridades,
secuencias y sincronización de
actividades, en forma excepcional para
el logro de los resultados que se esperan
obtener.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 41)
En este subelemento se evalúa el establecimiento de metas a corto, mediano y largo plazo con
que cuenta la unidad para la determinación de resultados.
49
Carencia de objetivos: se considera que
I 0 la unidad no cuenta con la fijación de
objetivos de ninguna clase que permita
conocer a donde se pretende llegar
Existencia de objetivos deficientes: se
II 5 considera que la unidad cuenta con
objetivos incongruentes a los planes y
programas fijados.
Existencia de objetivos elementales: se
III 10 considera que la unidad cuenta con
objetivos básicos a los planes y
programas establecidos en forma
necesaria
Existencia de objetivos superiores: se
IV 15 considera que la unidad cuenta con
objetivos a corto, mediano y largo plazo
congruentes a los planes y programas
fijados.
Existencia de objetivos superiores: se
V 20 considera que la unidad cuenta con
objetivos a corto, mediano y largo plazo
congruentes a los planes y programas
establecidos.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 42)
Este elemento evalúa las políticas previamente establecidas para el logro de los objetivos
estipulados en los programas. Comprobar y determinar el porcentaje de funcionalidad.
50
Tabla 12: Políticas en base a la Planeación
51
Elemento II Organización
52
Estructura orgánica y funcional
IV 15 adecuada: se considera que la unidad
cuneta con la representación gráfica de
la estructura organiza y funcional en
forma aceptable, que permite la
ubicación del personal y la obtención de
los planes y programas de trabajo
establecidos.
Estructura orgánica y funcional
V 20 excelente: se considera que la unidad
cuenta con la representación gráfica de
la estructura orgánica y funcional en
forma excepcional, que establece la
ubicación del personal y define con
exactitud los niveles de autoridad y
responsabilidad obteniendo su máxima
eficiencia y eficacia en el logro de los
planes y programas de trabajo fijados.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 44)
En este subelemento se evalúa la vigencia del manual contra el funcionamiento real de la unidad
u organismo o bien si en su contenido comprende, objetivos, políticas estructura orgánica,
organigrama funcional y funciones específicas.
53
un documento, en el cual establezca
su organización.
Existencia de manual de
II 5 organización: se considera que la
unidad cuenta con manual de
organización obsoleto e funcional,
que no obedece a la realidad del
funcionamiento de la unidad.
Existencia del manual de
III 10 organización: se considera que la
unidad cuenta con manual de
organización único para toda la
unidad u organismo pero incompleto
por considerar únicamente algún o
algunos puntos de su contenido, bien
puede ser que considera funciones
generales o funciones específicas,
pero adolezca de organigrama u
objetivos, etc.
Existencia del manual de
IV 15 organización adecuado: se considera
que la unidad cuenta con manual de
organización único pero completo,
que funciona acorde a su desarrollo
operativo
Existencia del manual de
V 20 organización actualizado: se
considera que la unidad cuenta con
una manera de organización por cada
departamento, que funciona acorde al
desarrollo de sus actividades.
54
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 45)
55
Administración de recursos humanos
IV 15 adecuada: se considera que la unidad
cuenta con técnicas administrativas
aceptables que permiten el
aprovechamiento eficiente del
personal.
Administración de recursos humanos
V 20 óptima: se considera que la unidad
cuenta con las técnicas más apropiadas
que le permiten un aprovechamiento
excepcional de personal.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 46)
56
desconcentradas en los organismos y
la autoridad que se le ha otorgado. Se
considera que el personal con mando
no cumple adecuadamente por
limitaciones en los ejercicios de sus
facultades.
Delegación elemental: se considera
III 10 que la unidad delega las facultades
básicas en los diferentes organismos
que la forman. Se considera que el
personal cumple con sus funciones,
por contar con la autoridad necesaria.
Delegación adecuada: se considera
IV 15 que la unidad cuenta con la delegación
de facultades que el desarrollo de los
programas requiere. El personal con
mando de la unidad, delega
proporcionalmente las facultades de
acuerdo a los requerimientos de la
dependencia.
Delegación óptima: se considera que
V 20 la unidad delega eficientemente las
facultades que la desconcentración de
los organismos requieren para cumplir
con sus programas. El personal de los
organismos se encuentra debidamente
facultado para solventar los asuntos de
su injerencia.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 47)
57
Subelemento: 3.2 comunicación
58
medios diarios o rutinarios que
responden veraz y oportunamente con
las necesidades de la información que
se requiera.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 49)
59
Se considera que la unidad cuneta con
V 20 un nivel de supervisión óptimo en el
liderazgo, puesto que la dirección y
organización del trabajo conduce
siempre a resultados efectivos.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 50)
Elemento IV Control
Subelemento: 4.1 Sistemas y Procedimientos Administrativos
En este subelemento se evaluara la funcionalidad de todos aquellos sistemas y procedimientos
que se lleven a cabo en la unidad u organismo, considerando los formatos, los reportes y el
general todos los documentos.
60
procedimientos mínimos que no
aseguran la afiliación en la realización
de los trámites.
Sistemas y procedimientos
IV 15 administrativos adecuados: se
considera que la unidad cuenta con
sistemas y procedimientos
administrativos bien definidos y claros
que permiten la optimización en las
actividades.
Sistemas y procedimientos
V 20 administrativos adecuados: se
considera que la unidad cuenta con
sistemas y procedimientos
administrativos en condiciones de
aceptar mecanismos de soporte a la
unidad central de proceso con un
máximo de aprovechamiento en la
eficiencia del personal.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 51)
61
una manera de operación que norme la
realización de los procedimientos.
Manuales de operación deficientes: se
II 5 considera que la unidad cunera con
manuales de operación no
actualizados e inoperantes, que no
concuerdan con la situación real.
Manuales de operación elementales:
III 10 se consideran que la unidad cuenta con
manuales de operaciones que no
contemplan todos los procedimientos.
Manuales de operación adecuados: se
IV 15 considera que la unidad cuneta con
manuales de operación que establecen
los lineamientos de los procedimientos
básicos.
Manuales de operación excelentes se
V 20 considera que la utilidad cuneta con
manuales de operación por cada
departamento que establece los
procedimientos de acuerdo a la
realidad y que es claro y comprensible.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 52)
62
Tabla 21: Medición de los resultados en base al Control.
Grado Puntos Descripción del grado
Carencia de medición de resultados: se
I 0 considera que la unidad no cuenta con
elementos de control que permitan la
medición de resultados.
Medición de resultados deficiente: se
II 5 considera que la unidad cuenta con
registros de control que no aportan los
elementos necesarios para cuantificar
adecuadamente su resultado.
Medición de resultados elementales:
III 10 se considera que la unidad cuenta con
registros de control que brindan
información limitada y impiden la
realización de una evaluación
completa
Medición de resultados adecuados: se
IV 15 considera que la unidad cuenta con los
registros de control necesarios y con la
oportunidad debida para una medición
de resultados correcta.
Medición de resultados excelentes: se
V 20 considera que la unidad cuenta con
elementos de control suficientes por
departamento, y procedimientos para
una medición de resultados oportuna y
confiable.
Fuente: (Ragazzoni & Herández, 2014, pág. 53)
63
2.7.1 Tabla de puntuación
**Definir**
una herramienta de trabajo muy importante, que no solo ayudará a mantener un trabajo continuo,
sino que, una vez la tenga corregida, permitirá comprobar sus progresos en la materia;
64
contribuyendo a que se pueda preparar mejor la prueba de evaluación del módulo, (Hernández
J. , 2012).
Objetivo
Procedimiento
2.8 Informe
Es la narración escrita o verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargo. Según
(Ragazzoni & Herández, 2014), los informes rendidos por el autor deben hacerse por escrito ya
que en esta forma queda constancia de su labor.
65
Dando así la importancia que recibe un informe, puesto que en él se incluyen los
resultados de la investigación efectuada, requiere que cause impacto en cuestión a calidad,
confianza y profesionalismo.
- El narrativo es aquel que en forma detallada cita en orden cronológico el trabajo efectuado
con precisión de datos y circunstancia
- Importancia: en este informe se detallarán por orden de importancia los trabajos efectuados
a fin de que la dirección quede en condiciones de interpretar fácilmente su contenido y en
su caso, prestar a atención requerida desde el punto de vista de importancia.
66
- Extractado: este informe se caracteriza en que presenta, antes de desarrollar en detalle cada
tema, una síntesis del contenido. De esta forma el informe tiene como objeto dar a primera
vista una idea genérica de lo tratado dejando al interesado en aptitud de enterarse o no de
su contenido en detalle.
En esta etapa comprende la estructuración del informe final de la auditoria. Este será un
documento donde se asienten, fidedignamente, todas las anomalías e irregularidades detectadas
y pormenores durante a práctica de la auditoria, así como las recomendaciones y sugerencias
de solución de la problemática.
67
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70