GUIA PRÁTICO

PARA DIMINUIR
OS PROCESSOS
BUROCRÁTICOS NA
SUA EMPRESA
Introdução 3
A burocracia dentro das empresas 5
Como a burocracia afeta o desenvolvimento 9
Dicas para diminuir o processo burocrático 14
O uso de ferramentas e aplicativos 22
Conclusão 28
Sobre a 99 30
INTRODUÇÃO
 INTRODUÇÃO

As duas palavras mais temidas por empreendedores e gestores são burocracia e impostos. Afinal, a carga
tributária brasileira, além de alta, é muito complicada e os processos burocráticos que precisam ser
enfrentados para a abertura e a manutenção de uma empresa são entraves que dificultam — e muito! —
a vida de quem precisa administrar um negócio.

Enquanto a reforma do sistema fiscal é algo fora da alçada dos empreendedores, a burocracia pode ser
minimizada dentro de qualquer negócio. Afinal, não é só o governo que complica a fluidez do seu negócio:
a sua própria empresa pode estar se perdendo em meio a processos lentos, complicados e improdutivos.

Para te mostrar como solucionar esse problema, criamos um guia completo para mostrar onde a
burocracia aparece como vilã, quais malefícios ela traz para o seu empreendimento e como cortar esse
mal pela raiz —seja com a adoção de novas práticas ou utilizando a tecnologia como aliada.

Quer descobrir como acabar de vez com a burocracia dentro do seu negócio? Confira!

4
A BUROCRACIA
DENTRO DAS
EMPRESAS
 A BUROCRACIA DENTRO DAS EMPRESAS

Você sabia que, a princípio, burocracia deveria ser

uma coisa boa?

Afinal, ela existe para colocar ordem nas

organizações, garantindo que os trabalhos sejam
realizados de acordo com procedimentos corretos
e que uma cadeia de comando e ação sejam
respeitadas.

No entanto, o excesso desse tipo de controle

transformou a burocracia em um dos principais
fatores para a queda da produção e da lucratividade
de várias organizações.

Por isso, é importante que saibamos localizar quais

são os processos burocráticos de uma empresa.

6
 A BUROCRACIA DENTRO DAS EMPRESAS

Eles podem estar:

• Na padronização de rotinas;

• Na entrega de resultados via relatórios;

• Nos pedidos de autorização para superiores;

• Em reuniões de equipes de trabalho;

• No controle do deslocamento dos

funcionários.

7
 A BUROCRACIA DENTRO DAS EMPRESAS

Note que nenhuma das ações burocráticas acima são facilmente dispensáveis — no entanto, a sua má
execução leva a problemas graves de produtividade e agilidade, causando danos profundos à empresa.

Por exemplo, sobre o deslocamento dos funcionários: o seu controle é vital para a gestão dos
custos das empresas. Mas, em geral, a aposta para esse tipo de ação é o uso de cooperativas
de táxis. Assim, é preciso preencher cada voucher das corridas à mão, entregar para o setor
responsável que irá analisá-lo e, posteriormente, solicitar recursos para o reembolso. Isso sem
falar no próprio ato de chamar um táxi, que irá passar pelo telefonema à central que, por sua vez,
irá localizar um motorista disponível, também via telefone.

Uma simples corrida de táxi via cooperativa acaba se tornando um processo lento e cheio de papéis a
serem preenchidos e arquivados, ou seja, se torna um processo burocrático. A seguir, vamos mostrar
como o uso desses processos morosos e custosos prejudicam o crescimento da sua empresa.

8
 COMO A
BUROCRACIA
AFETA O
DESENVOLVIMENTO
 COMO A BUROCRACIA AFETA O DESENVOLVIMENTO

Já ficou claro que a burocracia na medida adequada é benéfica para o seu empreendimento, certo? Você
já sabe o que acontece quando ela sai do controle? Basicamente, ela mina cada área do seu negócio,
causando perdas subjetivas (como a erosão da motivação dos funcionários), até danos bem reais com o
aumento de custos.

Veja como a burocracia afeta a sua empresa:

CORROENDO O SEU TEMPO DE RESPOSTA

Quanto tempo sua empresa precisa para adaptar-se a uma nova condição do mercado? Seja a uma
promoção feita pela concorrência ou à introdução de uma nova tecnologia no setor? Se a sua resposta for
relativa a um tempo muito longo, você está ficando para trás.

Processos muito burocráticos, com várias etapas de checagem, um longo trajeto de autorização e
o envolvimento de profissionais em excesso são, por definição, morosos. Concluir uma ação nessa
realidade é similar a manobrar uma grande e pesada carreta: demora e pode ser perigoso.

10
 COMO A BUROCRACIA AFETA O DESENVOLVIMENTO

Para não ver sua carreta sendo ultrapassada pelas motocicletas da concorrência, portanto, é preciso
simplificar e encurtar o tempo em que processos decisórios demoram para ser concluídos. Não se
preocupe: nós falaremos disso mais adiante.

11
 COMO A BUROCRACIA AFETA O DESENVOLVIMENTO

INIBINDO A INOVAÇÃO

Processos burocráticos são, por definição, repetitivos. Afinal, estamos falando de ações que precisam
ser padronizadas, ou seja, o primeiro relatório de vendas deve seguir o exato modelo do último. O
problema aparece quando esse grande modelo engessa as atividades chaves da empresa — entre elas,
a inovação. Procurar novas formas de produzir mais, melhor e com menor preço é ponto-chave em todo
empreendimento.

No entanto, se os seus funcionários não estão autorizados ou sentem que a própria dinâmica da empresa
favorece o pensamento dentro da caixa ao invés da visão inovadora, então seu negócio terá perdido a
capacidade de inovar.

Lembre-se: uma empresa que não se transforma rapidamente para acompanhar as tendências do
mercado é um negócio fadado ao fracasso.

12
 COMO A BUROCRACIA AFETA O DESENVOLVIMENTO

DIMINUINDO AUTONOMIA

Quando falamos em burocracia, não nos limitamos a relatórios, carimbos e vias e mais vias de
documentos. Também estamos abarcando cadeias de comando bem rígidas, onde cada iniciativa precisa
da supervisão, da autorização e do acompanhamento de um chefe.

Embora a organização horizontal tenha sua importância, ajudando a fazer com que toda equipe caminhe
com objetivos e métodos em comum, ela também tem seus problemas. De um lado, sobrecarrega
as lideranças, que tem que se responsabilizar por cada ação tomada por seus liderados. Na outra
mão, funcionários que não se sentem autônomos para resolver problemas pontuais ou propor novas
soluções tendem a se tornar menos inovadores e motivados. Uma empresa burocrática, portanto, gera
funcionários igualmente burocráticos.

13
 DICAS PARA
DIMINUIR O
PROCESSO
BUROCRÁTICO
DICAS PARA DIMINUIR O PROCESSO BUROCRÁTICO

Agora que você já sabe o mal

que o excesso de burocracia
faz ao seu negócio, chegou
a hora de colocar a mão
na massa e resolver o
problema desde a raiz. A
seguir, listamos quatro
dicas matadoras para que
você aumente a fluidez dos
trabalhos corporativos.

15
 DICAS PARA DIMINUIR O PROCESSO BUROCRÁTICO

DÊ AUTONOMIA À EQUIPE

Nós já falamos sobre como a centralização das decisões dificulta a agilidade da entrega de processos, certo?

Para evitar que as lideranças fiquem sobrecarregadas de demandas e não consigam, por isso, dar saída
adequada a elas, é preciso fazer com que cada funcionário tenha capacidade de agir com independência.

Para que isso ocorra de maneira correta, é preciso que os funcionários sejam capacitados: cada
membro da equipe deve passar por treinamentos constantes, estar ciente das políticas da empresa e
entender, também, quais são os limites da sua atuação.

Dessa forma, eles podem solucionar pequenos problemas sem ter que pedir socorro às lideranças
e até mesmo propor soluções e novos processos que podem melhorar o trabalho em toda a
organização.

16
 DICAS PARA DIMINUIR O PROCESSO BUROCRÁTICO

OTIMIZE O TEMPO

Garantir que os processos de uma empresa sejam entregues no tempo adequado, sem que aja atropelos
ou atrasos, é sempre um desafio.

O primeiro passo para superá-lo é planejar, traçando prazos razoáveis para cada fase de um projeto —
desde a aprovação, passando pela sua execução, correção e verificação.

Dessa forma, é possível prever e eliminar os entraves de um projeto. A otimização do tempo, no entanto,
não deve se restringir ao quadro geral.

Ela também deve estar presente na rotina de cada funcionário, na qual cada um tem um cronograma
definido e compartilhado para ações a longo prazo ou mesmo para a sua atividade diária.

O controle, nesse caso, pode ser um importante aliado para evitar distrações e garantir o trabalho com
foco em resultados.

17
 DICAS PARA DIMINUIR O PROCESSO BUROCRÁTICO

APRIMORE PROCESSOS DE FORMA CONSTANTE

A gestão processual não deve ser algo estático, definido uma única vez para ser repetido à exaustão. Pelo
contrário, ela deve ir se modernizando com o passar do tempo, seja pelas próprias transformações do
mercado seja pela correção de erros detectados nos processos atuais.

Para garantir essa melhoria contínua, faça uma avaliação constante dos seguintes pontos dos seus
processos corporativos:

• Tempo de resposta; • Efetividade do processo;

• Tamanho da equipe envolvida; • Integração de diferentes processos.

Analisando esses itens em todas as ações da sua empresa — seja no reembolso de transporte ou de
viagens corporativas, passando pelo fechamento de negócios e entregas de produtos — você consegue
definir o que realmente funciona e o que vem prejudicando sua produtividade.

18
 DICAS PARA DIMINUIR O PROCESSO BUROCRÁTICO

ACABE COM A PAPELADA

Formulários, relatórios, autorizações… Se a sua

empresa utiliza um papel, ou seja, um documento
físico, para cada processo realizado, ela está
em apuros. A confecção, o preenchimento e a
conferência de cada um desses documentos exige
tempo precioso dos seus funcionários — tempo que
poderia ser utilizado para aumentar a produção ou
criar soluções inovadoras.

É claro que documentos são importantes, assim como

sua conferência. Mas eles só devem ser utilizados
quando forem realmente indispensáveis e trouxerem
ganhos palpáveis — como o aumento da segurança
jurídica de uma transação ou o controle de despesas.

19
 DICAS PARA DIMINUIR O PROCESSO BUROCRÁTICO

DIMINUA A QUANTIDADE DE REUNIÕES

Nenhuma empresa vive sem reuniões. Nesses encontros os funcionários discutem cenários, desenham
ações e delegam tarefas para grupos de trabalho. O problema aparece quando as reuniões se mostram
repetitivas, demoradas e pouco produtivas.

20
 DICAS PARA DIMINUIR O PROCESSO BUROCRÁTICO

Ou seja, quando sua equipe começa a interpretá-la como uma pura perda de tempo.

Mais uma vez, o bom planejamento pode ser a solução para acabar com esse entrave burocrático.

Para definir a frequência e a necessidade dos seus encontros corporativos, procure responder às
seguintes perguntas:

• A reunião tem hora de início e término preestabelecidos?

• O encontro tem uma pauta clara, já apresentada aos envolvidos?

• O problema a ser debatido em uma reunião poderia ser resolvido de forma direta, ou seja, em uma
conversa rápida com um ou mais funcionários?

• O convite das suas reuniões estão sendo enviados apenas a pessoas que realmente precisam estar
presentes nelas?

21
 O USO DE
FERRAMENTAS
E APLICATIVOS
 O USO DE FERRAMENTAS E APLICATIVOS

Além de contar com políticas e

práticas eficientes para acabar
com a burocracia, também
é preciso ter em mãos as
ferramentas certas de gestão.
Felizmente, a tecnologia vem
se mostrando um grande
aliada nesse assunto e hoje
temos à disposição uma série
de aplicativos e plataformas
para melhorar a fluidez dos
processos internos.

Confira!

23
 O USO DE FERRAMENTAS E APLICATIVOS

99CORPORATIVO

Poucas tarefas são tão burocráticas quanto àquelas que envolvem o deslocamento de funcionários. Seja
para um encontro com o cliente, para o translado até o aeroporto ou mesmo para a participação em um
seminário, pedir um táxi pode ser uma verdadeira complicação.

Para otimizar esse processo, existem soluções corporativas para esse tipo de demanda. O 99Corporativo,
por exemplo, oferece a chegada de taxistas em até cinco minutos, possibilita o controle de cada corrida,
gera relatórios das despesas mensais do seu negócio com taxistas e, ainda, pode ser acionado de
qualquer dispositivo com conexão à internet.

Tudo de forma rápida e segura, eliminando, ainda, a tradicional necessidade de reembolsar cada
funcionário de maneira avulsa após uma corrida.

24
 O USO DE FERRAMENTAS E APLICATIVOS

DOCYOUSIGN

Nós já dissemos que a papelada pode ser um dos

grandes vilões da produtividade do seu negócio,
certo? Que tal, então, lidar com os documentos
de maneira rápida, automática e segura?

É justamente isso que propõe o Docyousign,

uma solução que otimiza a forma como a
empresa envia, recebe e assina documentos,
encurtando toda a extensão do processo. Com
a plataforma, é possível, inclusive, fazer a
assinatura eletrônica de documentos, garantindo
a sua segurança jurídica.

25
 O USO DE FERRAMENTAS E APLICATIVOS

HANGOUTS

Quer tornar as reuniões mais produtivas?

Aposte no Hangouts, serviço da Google de

conferências virtuais que pode ser acessado até
através do Gmail. As conferências no aplicativo
podem ser feitas por voz, imagem ou texto,
possibilitando que você reúna a sua equipe mesmo
que seus funcionários trabalhem em sistema de
home office ou fora da sede da sua empresa.

O Hangouts é integrado aos serviços do

Google — Gmail, Google Drive e Google Docs.
Todas essas ferramentas são fáceis de usar e
completamente gratuitas.

26
 O USO DE FERRAMENTAS E APLICATIVOS

PROJECT

Criado com foco no ambiente corporativo, o Project é um serviço oferecido pela Microsoft e tem como
foco o gerenciamento de projetos. Para isso, ele permite a criação de cronogramas de trabalho para
equipes, checklists individuais, e o compartilhamento de informações essenciais em um ambiente
digital seguro.

Tudo isso para garantir que, mesmo que você envolva uma equipe extensa em um projeto específico, ele
possa ser planejado e executado de maneira fluída e dinâmica, envolvendo os atores certos nas atividades
que eles foram designados.

Assim como o Hangouts, o Project tem como diferencial a sua integração com outros serviços oferecidos
pela Microsoft, em especial o Pacote Office — hub de programas que inclui o Word, o PowerPoint, o Excel
e o Evernote.

27
CONCLUSÃO
 CONCLUSÃO

Se você não controlar a burocracia, ela vai controlar

a sua empresa — isso não vai ser nada bom. Seus
processos vão ficar lentos, sua equipe, improdutiva,
e a concorrência pode se distanciar de você na
corrida pela liderança do mercado.

Por isso, além de seguir as dicas que trouxemos

neste ebook, nunca se esqueça de usar boas
práticas de gestão, planejamento e estratégia —
além disso, jamais pare de buscar melhorias em
cada um desses pontos.

Afinal, a burocracia em excesso não pode ser

vencida por nocaute e, portanto, deve ser eliminada
dia após dia, em um processo constante de
aprendizagem e readequação dos seus processos.

29
A 99 é o maior aplicativo de transporte do Brasil! Fundado em 2012
por 3 conhecidos geeks da internet brasileira, Paulo Veras (CEO), Ariel
Lambrecht (diretor de produto) e Renato Freitas (diretor de tecnologia),
temos a maior frota de motoristas cadastrados e estamos presentes em
mais de 400 cidades pelo país afora

Além disso, conta com uma solução para empresas, o 99Corporativo

que apresenta um portfólio de mais 2.500 empresas ativas. A solução
corporativa da 99 tem como objetivo reduzir em até 45% os gastos das
empresas com táxi, além de eliminar boletos e processos de reembolso
com transporte, permitindo com que as empresas tenham total controle
e gestão da utilização de táxi dos funcionários.