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MANUAL DE: CÓDIGO DE-MA-006

VERSIÓN 2
VIGENCIA 15 enero 2011
CONTROL INTERNO PARA EL MECÍ 1000:2005
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MANUAL DE CONTROL INTERNO

Elaborado por:

CONTROL INTERNO

ALCALDÍA DEL VALLE DEL GUAMUEZ


PUTUMAYO

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


CONTROL INTERNO ALCALDE MPAL VALLE DEL GUAMUEZ
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Contenido
INTRODUCCION ....................................................................................................................................... 4

OBJETIVOS ............................................................................................................................................... 6

ELEMENTOS NORMATIVOS Y CIRCUNSTANCIALES DEL CONTROL INTERNO ........................................ 7

REFERENCIAS NORMATIVAS PARA LA APLICACION DEL MANUAL........................................................ 10

DEFINICION DE CONTROL INTERNO ..................................................................................................... 11

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO ........................................................................................ 15

ALCANCE DEL CONTROL INTERNO ........................................................................................................ 15

IMPORTANCIA Y FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO ................................................................... 16

ELEMENTOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO ..................................................................................... 17

1.-La organización de la Entidad............................................................................................................. 17

2.-Objetivos y Metas Institucionales...................................................................................................... 17

3.-Sistema de autorización y registro .................................................................................................... 18

4.-Sólidas Prácticas de Control Interno .................................................................................................. 18

5.Personal competente y experimentado ............................................................................................. 18

6.Evaluación del desempeño ................................................................................................................. 19

MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO .................................................................... 19

1.CONTROLES DE VALIDACION .............................................................................................................. 19

1.1.- AUTORIZACION ......................................................................................................................... 19

1.2.- COMPARACION......................................................................................................................... 20

1.3.- VERIFICACION DE VALIDEZ ....................................................................................................... 20

2.CONTROLES DE PERFECCION .............................................................................................................. 20

2.1.- NUMERACION SECUENCIAL ...................................................................................................... 20

2.2.- TOTALES DE CONTROL .............................................................................................................. 20

2.3.- ARCHIVO DE PENDIENTES......................................................................................................... 20


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2.4.- LISTA DE RECORDATORIOS ....................................................................................................... 21

3.CONTROLES DE RE-EJECUCION ........................................................................................................... 21

3.1.- DOBLE VERIFICACION ............................................................................................................... 21

3.2.- CONTROL PREVIO ..................................................................................................................... 21

4.CONTROLES DISCIPLINARIOS .............................................................................................................. 21

4.1.- SEGREGACION DE DEBERES ...................................................................................................... 21

4.2.- ACCESO RESTRINGIDO .............................................................................................................. 21

4.3.- SUPERVISION ............................................................................................................................ 22

4.4.- AUDITORIA INTERNA ................................................................................................................ 22

CONTROL INTERNO, CULTURA ORGANIZACIONAL Y PROCESOS PEDAGOGICOS ................................ 22

ASPECTOS CONCEPTUALES ................................................................................................................... 23

¿Qué es un Sistema de Control Interno?.......................................................................................... 23

¿A diferencia del Sistema de Organización que es Autónomo e independiente el sistema de


Control Interno es derivado y dependiente? ................................................................................... 26

¿El sistema de Control Interno es sustantivo a la organización, mientras que el sistema de


Gestión implica acción? .................................................................................................................... 27

¿El Sistema de Control Interno se caracteriza porque fomenta la adhesión voluntaria de los
trabajadoresalaspolíticasprescritasporla administración? ............................................................... 27

¿El sistema de Control Interno asigna responsabilidad? ................................................................. 30

¿El Sistema de Control Interno se implanta para la protección de los recursos de la organización?
........................................................................................................................................................... 31

La Neoprotección y el Sistema de Control Interno .............................................................................. 32

¿El Sistema de Control Interno pretende minimizar los riesgos que se presentan en la vida y
desarrollo de las organizaciones? ..................................................................................................... 33

Minimizar riesgos o maximizar oportunidades ................................................................................ 34

¿Ningún aspecto de la organización esta por fuera de la cobertura del Sistema de Control
Interno? ............................................................................................................................................ 34

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MANUAL PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACION DEL


CONTROL INTERNO ............................................................................................................................... 36

EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO ..................................................................................... 40

EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO Nº 1 - CUESTIONARIOS ........................................... 41

INTRODUCCION
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Colombia ha ingresado con mucho énfasis a la época de la descentralización


administrativa lo que implica el diseño y desarrollo de programas y acciones tendientes a
lograr transformaciones profundas en el orden organizacional de los aspectos
financieros y de modernización empresarial para hacer frente a los nuevos retos que se
presentan.

Dichas acciones deben replantear el rol del estado colombiano a fin de adecuar el
funcionamiento de la administración pública a las metas y objetivos de la prestación de
los servicios públicos en términos de calidad.

La Alcaldía Municipal, no puede escapar a esta realidad y por eso, participar


eficientemente en dicho proceso, es necesaria la implementación en su estructura
orgánica, para fortalecer los puntos críticos o puntos de control, la implementación del
Sistema de Control Interno, promulgado en la Ley 87 de 1993, mediante la
adopción de un Manual que permita la aplicación de los preceptos contenidos en ella,
buscando primordialmente la racionalización de la gestión pública para asegurar la
inversión social, para lo cual es necesario que la Alcaldía Municipal, haga mas
flexibles sus operaciones estableciendo un adecuado sistema de controles internos que
permitan garantizar la protección de sus activos.

Con la reforma Constitucional de 1991 se introdujeron cambios fundamentales en el


Control Fiscal al eliminar el control previo y perceptivo que ejercía la Contraloría
General de la República y las Contraloría Territoriales, estableciendo la nueva Carta
Magna en su artículo 209 que la función administrativa, está al servicio de los
intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la
descentralización, la delegación, la desconcentración de funciones, indicando además que
la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno en los
términos que señala la Ley.

En consecuencia, para el cabal cumplimiento de las funciones que debe adelantar la


Alcaldía por mandato constitucional, debe existir un adecuado sistema de control interno
que en los términos de la Ley, permita el desarrollo normal de sus actividades con
optimización de los recursos utilizados y la consecución de las metas propuestas no solo
en cuanto al manejo administrativo sino también en el buen manejo de los bienes y
efectivo de la Institución.

La tendencia moderna del control está dirigida a disminuir el volumen de los agentes
controladores, tecnificando la utilización de las herramientas de control por parte de
cada funcionario, en la búsqueda del AUTOCONTROL, enmarcado en la filosofía de la
CALIDAD TOTAL el cual posee un CARÁCTER PERMANENTE por cuanto es
ejercido por los propios funcionarios durante el comienzo de cada proceso y cuyo fin
primordial es el mejoramiento continuo, De ahí que la responsabilidad del control está
en cabeza no de los jefes de las respectivas dependencias sino también de los
funcionarios de rangos subsiguientes que intervienen en los procesos y procedimientos
internos de la Alcaldía.
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Los objetivos primordiales del Presente Manual son establecer una serie de criterios
mínimos de control interno, para aplicarse en las dependencias donde se manejen
bienes y recursos; definir, identificar y describir los controles claves y los procedimientos
que ayudaran a evaluar y comprobar el funcionamiento de los controles internos de
cada área en forma permanente y selectiva. Determinar dentro de cada proceso el
momento en el cual se debe aplicar el autocontrol como medida de prevención para
evitar que quienes participen en los distintos procedimientos cometan errores y dar
mayor seguridad a los empleados en la ejecución de sus funciones.

El Manual que orientará las acciones a seguir en el ejercicio del Control Interno está
concentrado en los llamados puntos críticos, donde se manejan bienes y recursos del
Estado, es decir en las áreas Administrativa y Financiera por ende en ellas, es en donde
se presenta la mayor potencialidad de ocurrencia de riesgos.

En conclusión, la utilización del Manual o Guía de Control Interno que se presenta


para su aplicación, debe realizarse fundamentalmente sobre la base de una actividad
adecuada de tareas de revisión y control de calidad de la documentación establecida.

OBJETIVOS

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La adopción de medidas de Control Interno está dirigida básicamente a lograr los


siguientes objetivos:

1. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo


y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misión institucional.

2. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al


cumplimiento de los objetivos de la entidad.

3. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.

4. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante


posibles riesgos que los afecten.

5. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones
que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

6. Verificar larazonabilidad yconfiabilidad delosinformes contables y administrativos.

7. Garantizar que los informes, estados y datos generales provenientes de cualquier área
sean correctos y estén formulados de acuerdo a las necesidades propias de la Alcaldía
Municipal, con el fin de asegurar que las decisiones vayan en beneficio común.

ELEMENTOS NORMATIVOS Y CIRCUNSTANCIALES DEL


CONTROL INTERNO

Parece ser que los grandes problemas por los que atravesaba el país en las tres

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últimas décadas del siglo XX, encontraron una mediana alternativa de salida en la
convocatoria de la Asamblea Nacional Constituyente; por lo menos, desde una
perspectiva democrática. Las Asambleas Constituyentes se convocan para reformar la
bitácora de viaje de un estado, para adecuar el marco jurídico que delimite tanto
derechos como obligaciones de sus ciudadanos.

En un interés de atender la gran cantidad de situaciones deficientes que se amparaban


en un instrumento calificado como obsoleto, se reformó la Constitución de 1.886 y se
aprobó la nueva Constitución en la cual, dado su amplísimo articulado, pocas cosas se
quedaron por fuera, hasta el punto que un elemento de la administración de cualquier
entidad jurídica o natural, como lo es su sistema de control interno, fue considerado de
manera puntual y expresa, por múltiples razones, entre ellas la más fuerte era el
inminente cambio estructural en el modelo de control existente en el Estado
Colombiano y todas sus entidades.

Del orden constitucional es ese concepto que nos concita y que ha generado toda una
serie de acciones orientadas a acatar los mandamientos y exigencias que
posteriormente surgieron con la paulatina reglamentación de la Carta Magna a
través de las leyes que, desde que entró en vigencia la Constitución de 1991, ha
venido aprobando el Honorable Congreso de la República.

Es en el artículo 209 inciso 2º donde la Constitución dice lo siguiente cuando se


refiere a la función administrativa: La función administrativa está al servicio de los
intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad,
moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la
descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado


cumplimiento de los fines del estado, la administración pública, en todos sus órdenes,
tendrá un Control Interno que ejercerá en los términos que señale la Ley.

Por otro lado en el artículo 268 numeral 6 se establece como atribución del Contralor
General de la República y de las Contralorías Territoriales lo siguiente: “Conceptuar
sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno de las entidades y organismos del
Estado”.

En esa misma intención el artículo 269 dice: “En las entidades públicas las autoridades
correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus
funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que
disponga la ley la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de
dichos servicios con empresas privadas Colombianas”.
Estos escasos tres artículos de la Constitución donde se invoca la figura del Control
Interno a su vez dieron origen a todo un entramado jurídico tendiente a estructurar
dentro del estado Colombiano todo un modelo de control capaz de satisfacer las
demandas y situaciones que motivaron su reformulación; y es así como la primera
norma que emerge es la Ley 42 de 1993 donde se reglamenta todo lo pertinente a
la estructura, operación, modelo de control, tipos de control, funciones y atribuciones

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del Control Fiscal en Colombia, y como era de esperarse el Control Interno es citado
nuevamente en el artículo 18 en los siguientes términos: “la evaluación del Control
Interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la
vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que
se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus
objetivos”. Igualmente se hizo algunas modificaciones a esta Ley quedando en curso la
Ley 610 de 2.000.

Y en lo que el legislador avanzo de manera determinante fue en la aprobación de una


ley específica sobre Control Interno como es la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1983,
donde se puntualiza su definición como sistema, sus objetivos, características,
elementos delsistema, campo deaplicación, funciones, responsabilidades, en fin toda una
estructura de normas lo más detallada posible en cuanto a este elemento esencial de
toda forma de vida jurídica o natural como lo es el Control Interno.

Conservando esa línea normativa el legislador, interpretando los nuevos escenarios que se
derivaban de los cambios en el ejercicio del control fiscal y la incorporación del
control interno como algo permanente, metódico y sistematizado en la gestión de las
entidades públicas, prosiguió incluyendo su acepción en las posteriores leyes que
definieran aspectos de las diferentes formas de organización de la cosa publica y es
así como en la ley 142 de 1993 en el artículo 46 aproxima una definición de Control
Interno en los siguientes términos: “Se entiende por Control Interno el conjunto de
actividades de planeación y ejecución, realizado por la administración de cada
empresa para lograr que sus objetivos se cumplan.

El Control Interno debe disponer de medidas objetivas de resultado, o indicadores de


gestión, alrededor de diversos objetivos, para asegurar su mejoramiento y evaluación”.

Prosigue esta ley atendiendo lo pertinente al Control Interno en las empresas


prestadoras de servicios públicos y en los artículos 47, 48 y 49 establece parámetros
orientados a garantizar que este sistema sea incorporado a todas esas empresas y
acerca de la responsabilidad por él mismo depositada en cabeza de la dependencia de
CONTROL INTERNO por delegación de la respectiva gerencia.

De manera sucesiva, el legislador y el ejecutivo han continuado emitiendo todo un


conjunto de normas que atañen al Control Interno y que en si lo que se pretende es
impedir dejar al azar o al arbitrio de los administradores la decisión de formular
adecuados sistemas de control interno que permitan y coadyuven a que el Estado
alcance sus objetivos sociales y económicos y garantizar los principios constitucionales de
eficiencia, eficacia, economía, igualdad, equidad y sobre todo cerrarle el paso a las
prácticas que sumieron al país en los descalabros económicos de todos conocidos.

No obstante las diferentes épocas en que han vendido emitiéndose normas en


torno al Control Interno, éstas conservan su encadenamiento con la Ley 87 de
1983 la cual encarna la matriz de la cual se desprenden todas las demás regulaciones.
Por ello es importante retomar de esa norma los siguientes puntos clave para
cualquier decisión que en las entidades se pretenda tomar y que incida sobre su

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sistema de control Interno.

REFERENCIAS NORMATIVAS PARA LA APLICACION DEL


MANUAL
Como complemento a lo establecido en el presente Manual se debe tener en cuenta,
entre otros, la siguiente normatividad:

1. Circular Externa Nº 031 de enero 12 de 2000 de la Contaduría General de la


Nación

2. Circular Externa Nº 042 de Agosto 23 de 2001 de la Contaduría General de la


Nación

3. Circular Externa Nº 048 de Diciembre 17 de 2001 de la Contaduría General de la


Nación

4. Circular Nº 001 de Diciembre 23 de 1999 de la Presidencia del Consejo Asesor de


Gobierno en materia de Control Interno

5. Decreto 111 de 1996, por la cual se compilan la Ley 38/89, la Ley 179/94 y la ley
225/95 que conforman el Estatuto Orgánico del Presupuesto.

6. Decreto 1826 de Agosto 3 de 1994 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley


87 de 1993”

7. Decreto 2070 de Agosto 21 de 1997 “Por medio del cual se modifica el Artículo 2º del
decreto 280 de 1996”

8. Decreto 2145 de Noviembre 4 de 1999 “por el cual se dictan normas sobre el


sistema nacional de Control Interno de la entidades y organismos de la administración
Pública del orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”

9. Decreto 2170 de Septiembre 20 de 2002 “Por la cual se reglamenta la ley 80 de 1993,


se modifica el decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la ley
527 de 1999”.

10. Decreto 280 de Febrero 8 de 1996 “Por medio del cual se crea el Consejo Asesor del
gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden Nacional y
Territorial”

11. Directiva Presidencial 02 de Abril 5 de 1994

12. Directiva Presidencial 01 de Enero 29 de 1997


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13. Ley 100 /93, Sistema de seguridad Social Integral.

14. Ley 42/93, sobre la organización del sistema de control fiscal y financiero y los
organismos que lo ejercen.

15. Ley 734/02 Código Disciplinario Único.

16. Ley 80 de 1993 Régimen de Contratación Administrativa.

17. Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993, “por la cual se establecen normas para el
ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones.

18. Resolución 196 de Julio 23 de 2001 “Por la cual se dictan disposiciones relacionadas
con el Control Interno Contable”.

19. Resolución Nº 05313 del 28 de Febrero de 2002 “Por la cual se establece la


organización y operación del Sistema de Información para la vigilancia de la
Contratación Estatal, SICE, el catalogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro
único de precios de referencia, RUPR;”.

20. Resolución Nº 420 del 29 de Noviembre de 2002 “Por la cual se modifica parcialmente
la resolución 196 de 2001 sobre Control Interno Contable”

DEFINICION DE CONTROL INTERNO

La Ley 87/93 define de manera expresa lo que es control interno en los siguientes
términos: “se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de
organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de
procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en
atención a las metas u objetivos previstos”.

En ese mismo artículo y consonante con la Constitución Política continua la mencionada


ley y establece que “el ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de
igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y
valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de
tal manera que su ejercicio se intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los
cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan
responsabilidad del mando”.

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Es indudable que esta definición establece, en cierta forma, los parámetros mínimos a
considerar en el rediseño del Control Interno para una entidad, ya que precisa su
concepción como SISTEMA lo cual corta con la posibilidad de mirar a las
organizaciones de manera dispersa y no integralmente.

Por otro lado, establece los elementos mínimos que lo conforman cuando se refiere al
esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación que, vistos en perspectiva,
son como los mojones que delimitan esa persona jurídica desde el pensar-hacer
(planeación), el hacer-hacer (procedimientos y funciones) y la posibilidad de
mejoramiento o corrección a través de la evaluación de los resultados. Al tratar de
sistematizar este primer precepto de la Ley 87 de 1993 tendríamos que surgen para
las entidades públicas las siguientes obligaciones:

a. A tener su propio esquema de organización o comúnmente llamado estructura


organizacional donde se aprecie la distribución de las diferentes dependencias y
cargos y se pueda leer los flujos de información y los niveles de decisión, delegación,
responsabilidad y autoridad.

b. A diseñar, plasmar e implementar sus propios planes los cuales sirvan como faros
orientadores de la acción institucional, de las dependencias y de los funcionarios en la
perspectiva de alcanzar los objetivos sociales.

c. A establecer los métodos de operación, de gestión o de actuación que le den


identidad a la organización y regule los accionares y el uso de los recursos.

d. A identificar e incorporar sus principios “de vida organizacional” que soporten su


existencia y le impriman una razón de existir y unos parámetros para actuar.

e. Acoger, adecuar e implementar las normas que delimitarán haceres y procederes a


su interior, a manera de reglas de juego, para todos sus miembros y para el entorno.

f. A diseñar la mejor forma de hacer los trámites, las tareas y las actividades, y a
plasmarlos en estructuras lógicas llamadas procedimientos o mejor Procesos.

g. A que, entendiendo la presencia de ese factor impredecible como lo es el recurso


humano y los riesgos del cambio, se implementen mecanismos de verificación y
evaluación que le permitan a la entidad corregir o detectar y velar por su continuidad
o sobrevivencia social e institucional,

h. Asignar de manera clara y precisa las responsabilidades del autocontrol propio


del modelo de control interno, y a posibilitar su inclusión formal a las funciones de
cada uno de los cargos que conforman la entidad, a fin de poder, si es el caso,
identificar los responsables de actos en contra de la entidad y facilitar la acción
sancionatoria de la justicia en cualquiera de sus ámbitos.

Todos estos aspectos a tener en cuenta son imperativos en la línea de atender lo que

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posteriormente precisa el Artículo 2 de la ley 87, así: “Objetivos del Control Interno:
Atendiendo a los principios constitucionales que deben caracterizar a la
administración pública, el diseño y desarrollo del Sistema de Control Interno se
orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

a. Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada organización ante


posibles riesgos que los afecten;

b. Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones


promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas
para el logro de la misión institucional;

c. Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al


cumplimiento de los objetivos de la entidad;

d. Garantizar lacorrecta evaluación yseguimiento delagestión organizacional;

e. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros;

f. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de
sus objetivos;

g. Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de


verificación y evaluación.

h. Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos


adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su
naturaleza y características.

Conservando la misma estructura de análisis tenemos, al desagregar cada uno de


estos objetivos, las siguientes reflexiones orientadoras de cualquier metodología
dirigida al diseño e implementación de un Sistema de Control Interno, así:

Con respecto al literal a:

A identificar de manera clara y precisa todos los recursos de la organización, tanto los
tangibles como los intangibles y que podrían ser clasificados en recursos humanos,
físicos, financieros y de información; que para cada uno de ellos determinemos, los
innumerables y diferentes riesgos a los que pueden estar sometidos a fin de tener una
mediana idea de las medidas a tomar.

Con respecto al literal b:

A evaluar los haceres y procederes que al interior de la entidad se dan a fin de


identificar mejores formas que contribuyan a que en la utilización de los recursos
(humanos, físicos, financieros y de información) se obre con eficiencia, eficacia y

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economía en la perspectiva de alcanzar la misión institucional; se trata de encontrar


mejores formas de hacer las cosas; hacer más con menos; mejorar
continuamente.

Con respecto al literal c:

A evaluar de manera objetiva la calidad de los haceres y procederes existentes y la


cantidad de recursos involucrados con referencia a los objetivos sociales y legales de
la entidad a fin de observar si contribuyen a ello o no.

Con respecto al literal d:

A asignar de manera precisa, clara y mediante los mecanismos de ley (notificación o


delegación escrita) las funciones de evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional a nivel de dependencias, por cargos e institucional.

Con respecto al literal e:

Igual al anterior; a asignar de manera precisa, clara y mediante los mecanismos


legales, las funciones y procesos relacionados con la generación, captura, clasificación,
análisis, procesamiento, autorización, revisión, aprobación, archivo y custodia del
recurso información en cualquiera de sus presentaciones (información estratégica,
misional, corporativa, operativa, comercial, económica, contable, presupuestal,
financiera, de personal, de gestión, de resultados, etc.).

Con respecto al literal f:

A tener un inventario de riesgos y consecuentemente una batería de controles


capaces de prevenirlos o contrarrestarlos de manera oportuna, a fin de detectar y
corregir las desviaciones propias de esta época de cambios y signadas por la
presencia de ese factor impredecible como lo es el recurso humano.

Con respecto al literal g:

A incorporar al Sistema de Control Interno la herramienta, manual de Control Interno,


que permita adelantar de manera expedita procesos de verificación y evaluación que
posibiliten la optimización y retroalimentación a fin de enfrentar los riesgos que a diario
surgen en las organizaciones humanas.

Con respecto al literal h:

A que los administradores vean a las entidades como una vida por desarrollar y
hacer crece4r, a no mirarla de manera estática sino dinámica y a concebirlas
vivas, susceptibles y necesitadas de guía, de faros orientadores, de objetivos y
planes y de la capacidad de evolución y adaptación a las exigencias del cambio y del
entorno. Para ello la entidad debe contar con sus procesos de planeación y
programas de diseño y desarrollo organizacional de enfoque proactivo y no reactivo.

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO

Nuestra estructura o escuela de derecho en el campo administrativo, exige la previa


regulación de los eventos sociales a fin de evitar situaciones que vulneren los
derechos de los demás y que amparen al estado y sus miembros en general del
arbitrio de unos u otros, por ello en lo que respecta al Control Interno consideró el
legislador contemplar lo referente a la responsabilidad en cuanto a la implementación
del mismo, a fin de evitar que esta norma se convierta en un caso de omisión y para
ello en el artículo 6 de la ley 87 de 1993 se estableció: “Responsabilidad del Control
Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del
representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación
de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del
control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas
dependencia de las entidades y organismos”.

Quiere de manera ejemplar y puntual evitar que la responsabilidad ante el control


organizacional se diluya y con ello los recursos de la entidad o del Estado. Sea cual
sea la estructura, el tamaño y el tipo de organización, si es de origen público, a su
representante legal le atañe liderar y responder por la implementación del sistema
de control interno y solo comparte responsabilidad con algunos de sus dirigidos en
asuntos referidos a la calidad, eficiencia y eficacia del mismo, lo cual es sensato si
tenemos en cuenta que se hace la transición a un modelo de control organizacional
basado profundamente en el autocontrol y no en la revisión.

No obstante lo anterior, aún se encuentran situaciones en entidades públicas en las


cuales persisten actividades deficientes por diversos parámetros de calificación y que
evidencian debilidades de su sistema de Control Interno y que muchos años después
de aprobada la Ley 87 de 1993, persisten sin solución y contando con la
complacencia de los organismos de control fiscal; situaciones como actividades
recurrentes, innecesarias, repetitivas, revisiones, firmas y sellos, copias documentales en
exceso, errónea clasificación y tratamiento contable, no generación de soportes
contables básicos, soportes innecesarios, etc., están al orden del día y van en
detrimento de los principios constitucionales asignados a la función pública; la
incorporación de los sistemas electrónicos trajo consigo consecuencias en los procesos
de trabajo y por ende en las funciones las cuales no se han incorporado en la
estructura del sistema de Control Interno, afectándolo en su eficiencia y eficacia. No
es objetivo esencial y único del sistema de Control Interno cerrar el paso a los
casos de corrupción pues la mayoría se le pueden filtrar, pero si le atañe coadyuvar
a la generación de eficiencia, eficacia y economía.

ALCANCE DEL CONTROL INTERNO


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En las organizaciones serias el control cumple un papel fundamental y respetable


pues es el garante de la confianza pública y esencial para la supervivencia de la
sociedad. El unanimismo solo conduce a estados y sociedades totalitarias con
pocas posibilidades de futuro. Las sociedades democráticas precisan del control
para su supervivencia. El control se da en todas las formas de vida. En los animales
irracionales, éstos de manera instintiva controlan la especie propia y en sus
respectivas escalas o niveles, los depredadores se encargan del control natural de las
especies a fin de que sobrevivan las cantidades necesarias para el equilibrio. De
manera un poco irracional sucede en los animales racionales y su depredador mayor
cual es el Hombre; para ello emerge el estado a fin de establecer los límites y controles
que permitan la armonía y la supervivencia de la especie.

En las organizaciones se precisa del control. El control es necesario a la naturaleza del


ser humano dado su alto grado de impredecibilidad. Las organizaciones precisan de un
ordenamiento interno que las estructure y les dé forma, que regule los deberes y
los derechos, la responsabilidad de hacer y no hacer, de pautas de acción y de
metas u objetivos por alcanzar a fin de configurar un conjunto de acciones
conducentes a alcanzarlas. Pero en el medio de ese entramado organizacional
aparece el único recurso capaz de transformar los demás, de perfilar las
organizaciones, de ejecutar las actividades, de planear, de pensar y señalar objetivos
y derroteros: EL RECURSO HUMANO. Es éste quien se eleva en un ambiente
organizacional y de acuerdo a su formación, estructura, aspiraciones, principios,
capacidades, sus controles internos (éticos y morales) desarrollan en las entidades
su quehacer y es el factor clave de los riesgos más altos para la supervivencia de las
instituciones.

En ese sentido, al control interno le corresponde considerar todos los aspectos de la


organización y ningún área le está vedada; no se puede afirmar que vamos a
rediseñar el sistema de Control Interno para el área comercial y lo obviaremos
para el área de producción; eso no es posible. El Control Interno permea toda la
organización y la totalidad de sus recursos. Hasta el más inesperado acto o recurso
puede ser objeto de un siniestro con lamentables consecuencias para la entidad y
por ende para sus representantes.

De primera fila ha sido el sitial asignado al control interno dentro del escenario
público y le corresponde tanto a funcionario como a los representantes legales y
cuadros directivos, asumir el compromiso frente a sus mandamientos y objetivos, a fin
de lograr con ello la supervivencia de las entidades públicas venidas a menos por
desaciertos de personas que se apoyaron en organismos débiles internamente en sus
controles y a la merced del control posterior o lamentativo del control fiscal.

IMPORTANCIA Y FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno es importante para los directivos y administradores de les Entes

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Territoriales por cuanto proporciona condiciones para poder confiar en la solidez de


las operaciones y actividades realizadas en los distintos niveles. La información que
llega a la alta Gerencia o Dirección, está compuesta de informes internos de
naturaleza financiera y estadística que sintetizan las operaciones, por lo tanto se
realza la importancia de la exactitud de la información, lo cual debe estar
garantizada por el Control Interno implantado en la Institución.

ELEMENTOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO

1.- La organización de la Entidad

El plan de organización de una Entidad comprende las dependencias institucionales y la


división de deberes y funciones en todos los niveles, que garantiza un Control Interno
adecuado: el plan de organización se expresa en el organigrama, en los manuales
de procedimientos, en la descripción de cargos.

El aspecto más importante del Control Interno en lo que concierne al plan de organización
corresponde a la designación correcta de los deberes de cada empleado. El jefe de cada
dependencia debe ser la persona claramente responsable por la ejecución eficiente de las
actividades en el ámbito que le compete, su autoridad debe estar precisamente definida
por escrito y debe ser indicada en el organigrama. En el Sistema de Control Interno
debe existir una adecuada segregación de funciones de tal modo que eleve la
eficiencia y exactitud de las operaciones, y al mismo tiempo, se observen los errores
para prevenirlos e identificarlos oportunamente.

En la medida en que la estructura organizacional sea transparente y privilegie una fácil


definición y armonización de metas y responsabilidades, acordes con la misión
institucional, entonces tal estructura estará haciendo una contribución al éxito del
sistema de control interno. En caso contrario, ella impondrá una barrera muy difícil de
vencer, independientemente de los recursos, esfuerzos y talento que se dediquen al
desarrollo del sistema de control interno.

2.- Objetivos y Metas Institucionales

El ejercicio del control interno presupone necesariamente la existencia de objetivos y


metas institucionales. Si no hay una adecuada definición de éstos, la entidad carecerá de
rumbo y, por tanto, de un marco de referencia contra el cual medir los resultados
obtenidos. Estas metas son de dos tipos: de un lado las "metas sustantivas", es decir, las
que tienen que ver directamente con el cumplimiento de las funciones propias de la
Entidad; del otro, las "metas de eficiencia", dirigidas a obtener la máxima productividad
de los recursos disponibles en el logro de las metas sustantivas propuestas.

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La definición de metas es uno de los pre-requisitos esenciales para la adecuada


operación de un sistema de control interno. Sin este marco, las actividades de
control corren el riesgo de quedarse en el estrato meramente tramitaciones,
convirtiéndose en un ejercicio estéril, sin posibilidad alguna de influir realmente en el
desempeño de la organización.

3.- Sistema de autorización y registro

La facultad de iniciación de las operaciones y transacciones, su aprobación y ejecución


deben estar claramente delegadas por escrito por los funcionarios Directivos de la
Institución. El grado de autoridad delegada debe ser compatible con el cargo de la
persona que lo ejercerá. Por lo tanto los funcionarios de rango inferior deben tener
facultades para iniciar, aprobar y ejecutar operaciones y transacciones corrientes y de
menor importancia; y los funcionarios de alto rango, participar solo en las operaciones y
transacciones que no son usuales o revisten gran importancia.

En los formularios y procedimientos se deben incorporar los medios necesarios para la


revisión y autorización de las transacciones antes de su registro contable.

4.- Sólidas Prácticas de Control Interno

Cada Entidad debe adoptar sólidas prácticas a fin de asegurar un Control Interno
adecuado. Entre estas prácticas se incluyen las políticas y descripciones de cargos
expresadas por escrito, los formatos prenumerados, los almacenes y bodegas bajo
llaves con acceso limitado a personas autorizadas, los arqueos sorpresivos de caja, las
reconciliaciones de estados bancarios, los depósitos bancarios inmediatos e intactos, la
custodia de documentos de valor, la verificación periódica de la existencia de los recursos
registrados, la prohibición de canjear cheques personales y otorgar préstamos o
anticipos a empleados y que exista adecuada separación de deberes entre los
empleados.

5.Personal competente y experimentado

Para un sólido Control Interno es importante contar, en todos los niveles de la


organización, con personal dotado de capacidad, la formación y la experiencia requerida
para realizar las tareas que tuvieren asignadas. El personal se debe seleccionar
cuidadosamente con base en conocimiento y capacidades comprobadas a fin de que
sólo se emplee personal idóneo. Al personal se le debe dar formación y las instrucciones
adecuadas que fueren necesarias respecto de sus tareas y funciones específicas.

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6.Evaluación del desempeño

La implantación de un sistema de "administración por resultados" - que es en buena


parte lo que se busca con el montaje de un sistema de control interno - tiene como
requisito esencial la existencia dentro de la organización de evaluación de desempeño
para el personal.

Cuando un sistema de control permite medir resultados, pero éstos (buenos o malos)
carecen de efectos concretos sobre las personas responsables, el sistema pierde toda
su razón de ser y, lógicamente, se desacredita. En este caso, los funcionarios
responsables de las áreas perciben -correctamente- que el sistema no cumple ningún
propósito y que, por tanto, cualquier tiempo y esfuerzo dedicado a él no deja de ser un
formalismo inocuo.

Por lo anterior, el diseño y montaje de un sistema de control interno debe ir acompañado


de la voluntad política de usar la información que produce, exaltando los resultados
sobresalientes y sancionando los mediocres o malos.

MECANISMOS E INSTRUMENTOS DE CONTROL INTERNO

Los mecanismos e instrumentos de control interno son variables, dependiendo no sólo


de la naturaleza de la entidad, sino de las características del área en la cual se estén
aplicando. En unos casos ellos pueden tener un carácter automático (validación de
información, verificación de consistencia, comparación de cifras totalizadoras, etc.); en
otros pueden tener un carácter puntual y específico, aplicados al proceso objeto del
control (proceso de contratación, por ejemplo).

En todo caso se debe procurar que los mecanismos e instrumentos utilizados hagan
parte, en la medida posible, del proceso mismo, y no sean elementos exógenos de
aplicación posterior. Así por ejemplo, los controles de trámite (legalidad, responsabilidad
fiscal) deben estar inmersos en los propios procedimientos, en lugar de constituir una
actividad externa, paralela o posterior. El control de gestión debe ser un subproducto
natural y simultáneo de la acción técnica y administrativa, y no algo referido a "hechos
cumplidos" sin posibilidad de modificación.

1.CONTROLES DE VALIDACION

1.1.- AUTORIZACION

El acto de autorización constituye la medida principal de legitimidad de la transacción, es


importante efectuar la verificación con los planes propuestos, condiciones, restricciones,
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disposiciones administrativas vigentes de acuerdo a las normas establecidas.

1.2.- COMPARACION

Todas las formas de conciliación se basan en la comparación independiente de un dato


con otro, pero en algunas ocasiones las conciliaciones no requieren de comparaciones
(los gastos).

1.3.- VERIFICACION DE VALIDEZ

Asegurarse del cumplimiento de las disposiciones y las normas que las guían, las
formas básicas de operación y procedimientos prescritos. La verificación de validez en
varios puntos del trámite facilita la determinación de errores en forma oportuna. (La
verificación del precio unitario de un artículo utilizando una lista de precios oficiales, es
un ejemplo de control interno).

2.CONTROLES DE PERFECCION

2.1.- NUMERACION SECUENCIAL

Se debe numerar en forma consecutiva y cronológica los folios donde se registran las
operaciones, esto evita la suplantación de folios o desvío de las transacciones.

2.2.- TOTALES DE CONTROL

Para asegurarse de que todas las transacciones han sido registradas, es de suma
importancia la verificación de los totales de control. El sistema de partida doble da un
ejemplo al encontrar que los débitos son iguales a los créditos en el sistema contable.

2.3.- ARCHIVO DE PENDIENTES

La elaboración de una lista, la retención de una copia de los documentos fuentes,


organizados de manera ágil dan margen a la ubicación rápida y efectiva de detectar las
operaciones pendientes y estar al día en sus transacciones.

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2.4.- LISTA DE RECORDATORIOS

Una lista de compromisos y fechas de vencimiento, ayuda al procesamiento oportuno de


las transacciones (Por ejemplo: clasificar las facturas en forma consecutiva de acuerdo a
su vencimiento).

3.CONTROLES DE RE-EJECUCION

3.1.- DOBLE VERIFICACION

Cualquier actividad rutinaria puede ser verificada dos veces, la de cálculos matemáticos
es la más común, es la forma más elemental de detectar errores, es recomendable que
esta operación no sea efectuada por la misma persona que desarrolla la actividad. Debido
a su alto costo es preferible evitar al máximo la doble verificación.

3.2.- CONTROL PREVIO

El examen detallado de las operaciones, antes de terminar su proceso, asegura


legalidad, propiedad y ausencia de errores.

4.CONTROLES DISCIPLINARIOS

4.1.- SEGREGACION DE DEBERES

La segregación de deberes utiliza la labor de una persona para disciplinar la labor de


otra. Los controles enunciados con anterioridad se han denominado controles
"disciplinarios", porque funcionan disciplinando las actividades de los funcionarios.

4.2.- ACCESO RESTRINGIDO

Se restringe el acceso por seguridad de información condensada en la Institución, de


papelería prenumerada, documentos y formularios no utilizados, además de bienes
como: efectivo, valores negociables, inventarios y otros que puedan alterar de alguna
manera su normal funcionamiento, haciendo responsable de esta restricción al personal
legalmente encargado.

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4.3.- SUPERVISION

La supervisión periódica se asegurará que los funcionarios cumplan de manera


efectiva, ágil y válida las funciones y deberes encomendados. Por lo general, una
efectiva supervisión facilita los mecanismos para corregir otras debilidades.

4.4.- AUDITORIA INTERNA

Es el proceso objetivo, sistemático y profesional de revisión de las operaciones


financieras y administrativas, la ejecución de sus actividades y el grado de economía y
eficiencia de las mismas.

CONTROL INTERNO, CULTURA ORGANIZACIONAL Y


PROCESOS PEDAGOGICOS

De nada nos sirven las herramientas sino sabemos utilizarlas. Poco servicio o
efecto puede representar un sistema electrónico de procesamiento de datos si
procedemos manualmente; de nada sirven los aplicativos de contabilidad si preferimos
utilizar la contabilidad manual, y regular aporte pueden ofrecer éstos sino se posee
la destreza para incorporarle información o para obtener el máximo de su rendimiento
y utilidad.

Lo mismo sucede con el sistema de Control Interno; si no se posee la apropiación


colectiva sustentada en la capacidad del conocimiento, entrañado de manera cultural y
como algo importante, válido y útil para todos, de hecho se está causando a las
entidades un detrimento económico y social.

Dadas las características del control interno se precisa de largos y metódicos


procesos pedagógicos, dirigidos a cambiar paradigmas y esquemas mentales
construidos en décadas de existencia de la cos pública, y que se irradiaron al
entorno, creando una atmósfera que catalogó al sector como predestinado a
desaparecer o reducirse al mínimo. No obstante abundan ejemplos de entidades
públicas líderes, no solo a nivel local sino internacionalmente. Una ligera reflexión en
torno a esas entidades conducen a identificar como factor clave los aspectos de la
cultura que, como el sentido de pertenencia, el arraigo, la resistencia y los valores
éticos, han conducido a crear ambientes de planeación, organización, gestión y control
óptimos.

A nivel ciudadano podemos observar ciudades como Bogotá D.C. caracterizadas por
su composición cosmopolita y después de haber estado sumida en la cultura de la
anarquía, la indolencia que desembocaron en una forma de ciudad invisible y al borde
del caos en todos los órdenes, hoy tras largos, pero sistemáticos y científicos procesos

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pedagógicos, ha dado un vuelco total, donde la mayoría de todos y cada uno de sus
ciudadanos coopera por generar un mejor ambiente tanto para ellos como para los
demás. Si transformaciones culturales como las sufridas por los ciudadanos capitalinos
son posibles, se valida la tesis de que, para implementar y desarrollar el control
interno se requiere un altísimo componente pedagógico, capaz de derrumbar viejas
concepciones y de empoderar las nuevas emanadas de la Constitución Política de
1991 y del escenario actual.

Cualquier esfuerzo o inversión en modelos de control interno realizados al margen de


procesos pedagógicos, es casi una pérdida o una simple aproximación teórica. Es el
recurso humano el que fortalece o vulnera el sistema, no los procesos en sí, ni los
demás recursos.

ASPECTOS CONCEPTUALES

¿Qué es un Sistema de Control Interno?

En la mayoría de textos encontramos la definición que retomo el legislador para


incorporarla en el cuerpo final de la Ley 87 de 1993, es una definición propia de los
textos de CONTROL INTERNO americanos que se trasladaron a la academia
colombiana en la formación de contadores públicos. El sistema de control interno
tenía ya una relativa larga tradición y existencia en las empresas privadas colombianas
y los contadores públicos en ejercicio de la Revisoría Fiscal o de la CONTROL
INTERNO externa contemplaban su rutinaria y obligada evaluación, durante ese tipo
de trabajos, para dimensionarlos y aproximarse a una buena idea de la empresa objeto
de control.

Esta figura, del control interno, propia y originaria del sector privado fue trasladada de
manera formal, por lo de legal, a partir de la nueva Constitución, no obstante esto
no implica que antes de ello las entidades públicas en cuyas estructuras
orgánicas aparecía la figura del auditor interno con las mismas o más funciones que
las asignadas en el texto de la Ley 87. La diferenciación mayor se dio más por efecto
colateral que por sí mismo; no era posible, Los efectos colaterales del cambio del
enfoque de control fiscal al pasar de previo y perceptivo a posterior y selectivo,
desencadeno algo así como orfandad y “miedo a la libertad” y se depositaron,
aparentemente y nunca efectivamente las labores de control al sistema, se
responsabilizó al representante legal de la implementación del mismo y se instituyo
la Oficina de Control Interno a cambio de CONTROL INTERNO Interna, casi nada
estructural.

De todas formas el control interno como sistema es susceptible y amerita una


precisión conceptual, la cual dilucide y trascienda la norma, a fin de enriquecer el
modelo instrumental y general más preguntas que eleven sus niveles de seguridad.

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De lo que se trata es de establecer a que categoría o género de conocimiento


pertenece el concepto Sistema de Control Interno, visto desde la perspectiva de las
organizaciones sociales y asumiendo el precepto de que la gestión administrativa en la
cual subyace, implica un proceso ya estandarizado por los investigadores de la
administración moderna.

El Sistema de Control Interno es un subsistema del control organizacional que


permea todo el proceso administrativo.

El Sistema de <Ser> Subsistema de


Control la organización
Interno Interno

La empresa es un escenario de ejercicio del poder. La empresa no existe sola o


aislada del entorno, vive en un medio donde confluyen poderes que buscan cada uno
de ellos defender o imponer sus intereses. Los administradores, los trabajadores, el
capital, los acreedores, los clientes, el estado, la comunidad, la competencia, todos
encarnan ante la empresa una posición de interés y una disposición de defender o
imponer por los medios posibles. En cierta forma cada uno de esos “poderes” asume
una posición de control que proyecta hacia la empresa o entidad, estructurando lo que
expertos en el tema llaman Control Organizacional.

Los administradores se protegen ante los trabajadores y estos de aquellos; el


Capital defiende su rentabilidad y seguridad; los acreedores sus acreencias; los
clientes sus recursos; la competencia, el mercado, la comunidad y su bienestar, el
empleo y el ambiente, el estado y sus impuestos y la defensa del estado de
derecho. En medio de todos ellos la empresa y por encima de ellos la Revisoría
Fiscal como garante, protector y defensor de la confianza pública y como reguladora de
los poderes.

Cada uno de esos poderes define una pauta para la empresa, pauta que en cierta
forma y medida es incorporada a sus procesos y estructura modelando así el
trabajo (las nuevas relaciones laborales derivan de todos esos poderes), la gestión y
los resultados, es decir el ambiente de control.

A partir de esta proposición afirmamos que el sistema de Control Interno es un


subsistema del Control Organizacional, esta especie de categoría a la cual hay que
remitirse al momento de disertar en torno a este elemento esencial de la sociedad
en general como lo es el control.

De todos y cada uno de esos poderes el sistema de control interno toma elementos para
estructurarse y desarrollar su cometido y misión en las organizaciones.

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Otra reflexión acerca del tema podría ser: El Sistema de Control Interno se da en
todos los entes vivos. El mismo ser humano posee, en condiciones normales, su
propio sistema inmunológico. El sistema inmunológico es algo así como el “Manual” que
posee el cuerpo humano para hacer frente a todos los riesgos (virus) que de manera
interna y externa le acechan. Es algo consustancial con la naturaleza humana.

DE igual forma en las personas jurídicas ese “sistema inmunológico” está representado
por el sistema de Control Interno que pretende enfrentar los permanentes riesgos que
las entidades deben asumir y recibir en el desarrollo de su objeto social. En
consecuencia, el sistema de Control Interno es algo también circunstancial a las
organizaciones y refleja su fortaleza y eficiencia bajo las mismas circunstancias en que
un ser humano sano o enfermo lo reflejan, es decir depende de la “forma de vida
organizacional”.

Esa característica de consustancialidad a las organizaciones permite afirmar que el


sistema de Control Interno es un subsistema organizacional que permea todo el
proceso administrativo ya que es en él donde se ponen a prueba y a “operar” los
controles naturales y artificiales que se precisan para lograr que la gestión alcance los
objetivos sociales.

Las entidades se crean en la perspectiva de desarrollar un objeto social, bien sea


lucro económico o ayuda social. Cualquiera sea el objeto social, implica que las
organizaciones se fijen horizontes y esto se logra a través de la primera etapa del
proceso organizacional como es la PLANEACION; pues bien, ese sencillo, pero
fundamental paso de diseñar los objetivos y las metas con sus respectivos
cuantificadores de tiempo, cantidad y calidad encarnan en si mismos elementos de
control. Son equis objetivos y metas bajo tales parámetros los que se pretenden
alcanzar, no los objetivos y metas ye. Son la misión y la visión institucional las que se
encargan de orientar los horizontes a buscar.

La necesidad de cuantificar de manera temporal, cuantitativa y cualitativa la visión, la


misión, los objetivos y las metas a través de las diversas herramientas existentes, de
manera instantánea estas cifras – ahora llamadas indicadores – se transforman a su
vez en los parámetros u objetos de control y seguimiento por parte del sistema de
Control Interno; primero moldeando y orientando el quehacer cotidiano y después
permitiendo el seguimiento y la evaluación a fin de tomar los correctivos adecuados.

Con el horizonte claro, se precisa entonces de diseñar la estructura organizacional que


se requiera para alcanzarlo. Y en esa instancia emerge la ORGANIZACIÓN como la
etapa cuyo objetivo final es obtener el tamaño de entidad, los recursos humanos,
físicos, financieros y de información necesarios. Con esa información se elaboran los
organigramas y de allí surge el modelo de administración y los niveles de jerarquía, de
poder, de autoridad, de delegación, de responsabilidad, de productos. A su vez de
ellos se sustrae lo relativo a flujos de información y lo pertinente a procederes
(procesos) y haceres (funciones), todo un entramado de delimitación y asignación.

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Con el horizonte y la organización listas, las entidades inician una etapa de EJECUCION
de actividades, las cuales se organizan de manera lógica y secuencial con miras a
obtener un producto tangible o intangible, se utilizan los recursos disponibles, se
transforman y se generan nuevos productos; fluyen los recursos en todas las áreas
de la entidad, se soportan las transacciones a través de documentos internos y
externos; las unidades de cada entidad ejecutan sus procesos en cabeza de sus
funcionario –de funciones- quienes tienen, a partir de los manuales, “claramente”
determinadas sus responsabilidades y los productos por los cuales responder. Los
manuales de procedimientos delimitan el Cómo hacer, mientras que los manuales de
funciones el Quién lo hace, todo en conjunción por los objetivos del cargo. Los de la
unidad, los del proyecto y finalmente los de la entidad en general.

Como se puede apreciar la entidad o empresa se desarrolla en un escenario de


controles, bien sea formal o informal. Con o sin manuales la mayoría de los funcionarios
saben Qué y Cómo hacer las cosas; pero incluso en esos ambientes de informalidad
subsisten los controles que derivan de las responsabilidades asignadas, de los
productos a aportar, de las jerarquías establecidas, de los trámites a seguir, de las
formas (papelería) a diligenciar, de los tiempos a cubrir, de la calidad y cantidad de
los resultados, en fin. Todos parámetros del hacer y el proceder; todos elementos del
sistema de Control Interno que sustrae de la ejecución todos esos Deber Hacer,
Como Hacer, Quién Hacer y Cuánto Hacer para incorporarlos como parámetros de
observación y cumplimiento.

Como un proceso necesario para el desarrollo de las organizaciones el CONTROL


emerge de manera inevitable. El control permite la conservación de las especies. Así
una organización que desprecie cualquier forma de control está destinada a
desaparecer. Por consiguiente, de manera posterior o concomitante, el control
subsiste en las organizaciones con la misión de velar porque los objetivos se
alcancen, proteger los recursos y regular los poderes que al interior y fuera de la
organización convergen.

Todas esas acciones de control administrativo o del externo (tipo Revisoría Fiscal o
Contraloría) sistematizadas y sumadas se vuelven parte del sistema de Control
Interno con el matiz o enfoque preventivo y de asesoría y por ningún motivo
coactivo. Con respecto a este cuarto elemento del proceso administrativo y en los
términos planteados se da esa relación con el sistema de Control Interno.

¿A diferencia del Sistema de Organización que es Autónomo e


independiente el sistema de Control Interno es derivado y dependiente?

El sistema de Control Interno busca preservar o acrecentar los productos del sistema
de organización y como tal es derivado y dependiente de él; no se da sin la previa
existencia de un ente vivo; se debe y surge en el momento en que ese ente toma
vida, para resguardar y proteger esa vida.

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GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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El sistema de Control Interno depende de la existencia de una organización formal o


informal para extraer de ella los elementos de control necesarios para velar por su
conservación y proyección. Toma el sistema de Control Interno el conjunto de los
elementos con características de parámetro, o de pauta, o de modelo, o de estilo y
los clasifica y sistematiza como controles de carácter interno. Si la organización formal
o informal no define un organigrama, unas jerarquías, unos flujos de información,
una distribución de cargas de trabajo, niveles de delegación y autorización se estaría
en un escenario anárquico donde sencillamente es imposible e innecesario el control.
Del sistema de organización se nutre el sistema de Control Interno.

El sistema de organización establece el modelo, el sistema de Control Interno vela por


él y todos sus componentes.

¿El sistema de Control Interno es sustantivo a la organización,


mientras que el sistema de Gestión implica acción?

Una entidad o cualquier empresa en desarrollo de su objeto social ejecuta una


serie de actividades que reunidas de manera secuencial y lógica conforman los
procesos y procedimientos y alimentan las funciones. El sistema de Gestión dentro de
las entidades implica necesariamente acción, mientras que el sistema de Control Interno
no se ejecuta simplemente, está ahí, cual semáforo de la vía que, de acuerdo a unos
parámetros, controla el flujo (gestión) vehicular. Sin la existencia de acción o de
gestión el sistema de Control Interno no entra a operar efectivamente, simplemente
permanece ahí atento a las actividades a fin de, con las limitaciones y libertades
concebidas, regularlas y lograr que se encaucen en procura de los objetivos
institucionales, en protección de los recursos, en fin. En síntesis el sistema de
Control Interno depende de la gestión para activar su misión y no en sentido contrario.

¿El Sistema de Control Interno se caracteriza porque fomenta la


adhesión voluntaria de los trabajadores a las políticas prescritas por la
administración?

El Sistema de < Sensibilizar > El Recurso


Control Humano
Interno
Interno
Sobre las políticas organizacionales

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Atendiendo al espíritu de su origen, el velar la relación entre el administrador del


capital y los trabajadores y en la perspectiva de crecimiento de las mismas
organizaciones, el sistema de Control Interno encarna un fuerte contenido ideológico
orientado a lograr del recurso humano la “adhesión voluntaria” a sus políticas. Esta
proposición ha tomado mucha fuerza sobre todo en los últimos años con la
incorporación de teorías administrativas que han buscado aumentar la productividad, la
efectividad y la mayor rentabilidad posible sin incrementos en el factor trabajo.

Todas las acciones que precise una entidad, necesariamente requerirán la intervención
del recurso humano; bien sea en el inicio, o en el proceso, o en la salida e incluso
a nivel del consumidor final; es un recurso que definitivamente incide sobre los
bienes y servicios que se produzcan.

Ese recurso humano se caracteriza por su alta impredecibilidad. Los demás recursos
pueden ser controlados, predecibles, manipulables, pero el recurso humano seguirá
comportando esa alta dosis de sorpresa pues está sujeto a innumerables factores que
le afectan de manera positiva o negativa, generando reacciones que se reflejan en la
cotidianidad del trabajo; susceptibles de

“contagiarse” a sus congéneres y capaces de dar al traste con toda una programación o
incluso de propiciar los resultados más sorprendentes e inusitados.

Esas características particulares del recurso humano, unido a su conciencia voluntaria o


involuntaria de representar un poder en conflicto dentro de las entidades, y el
reconocer su importancia en la agregación de valor y su baja manipulabilidad (ahora
en tendencia creciente por los problemas del desempleo, la des-salarización y la
pauperización laboral), exige a los administradores, a fin de crear un escenario de
trabajo armónico y productivo, a lograr de manera inteligente que los trabajadores se
“adhieran voluntariamente”, sumen su factor, se apropien de las políticas, se
“empocen” a fin de que no hagan caso omiso de los parámetros (de restricciones o
permisos) que incorpora el sistema de Control Interno y los atiendan plenamente en
bien de la empresa u organización.

Se busca la adhesión voluntaria porque esa alta dosis de impredicibilidad que


posee el recurso humano hace literalmente imposible identificar todos los posibles
riesgos y amenazas a fin de diseñar los controles que los anulen o eliminen. Y
asimismo, una vez el recurso humano ha logrado identificarse con la entidad,
contribuye de manera espontánea a identificar y controlar la mayoría de situaciones de
incertidumbre que se ofrecen en el entorno y a su interior.

Por su naturaleza a la mayoría de los seres humanos les disgusta el control.


Rechazamos ser controlados. Por naturaleza somos seres libres. Las organizaciones traen
consigo un escenario normatizado para hacer o dejar de hacer determinadas
actividades y para aplicar criterios que generalmente son previstos por instancias
superiores y que se pueden compartir o no, pero que se deben aplicar de manera
consciente y eficiente; el momento histórico ya no precisa del látigo o del castigo físico
para que determinada acción se ejecute, ni más faltaba, pero esa voluntad de hacer

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determinado trabajo, es producto de varios factores; de la capacidad, de la formación,


de la convicción, de la habilidad, del deseo. Los dos primeros son controlables
incluso antes de la contratación, pero los tres restantes son subjetivos y dependientes
de circunstancias ajenas a la entidad e incluso al mismo individuo. Para ese tipo de
escenarios y situaciones emerge el sistema de Control Interno y el control en
general, pues se apartan de esas circunstancias y establecen unos deberes y
responsabilidades que trascienden lo personal privilegiando lo institucional, sin que esto
implique violación de derecho humano.

Esta proposición contiene una serie de elementos clave a la hora de rediseñar e


implementar sistemas de Control Interno frente al diseño de estrategias que logren una
adecuada sensibilización del recurso humano frente al control y con respecto al factor
trabajo como agregador de valor y generador de riqueza.

Una entidad que no logre la adhesión del recurso humano a las políticas, podríamos
afirmar que posee serias debilidades en sus sistema de Control Interno y que su
ambiente de control es malo. Esto hace un llamado a los representantes legales,
sobre todo a aquellos que aún no valoran en su real dimensión la importancia del control
organizacional y sus efectos. Sensibilización, Sensibilización, Sensibilización.

Se reitera en este aspecto pues consideramos que es medular para el sistema de


Control Interno por todo lo que hemos expuesto atrás y trataremos de ampliar en las
próximas líneas.

El panorama laboral de finales de siglo XX y los albores del XXI, ofrece circunstancias
para el factor trabajo de detrimento por las políticas oficiales y privadas de des-
salarización, reducción de privilegios y derechos laborales que unidas a los embates
del desempleo han creado un neo-trabajador caracterizado por su bajo sentido de
pertenencia, de alta rotación, inestable, inconforme- conforme, altamente informado
pero con poco desarrollo intelectual y creatividad, acatador de las reglas conductuales
pero con débiles principios y valores. Y, este es el tipo de trabajador que se encargará
de ejecutar las acciones, tareas, procesos y autocontroles en la organización. Hacia él
se precisa verter sistemáticos y persistente procesos de sensibilización con enfoque
pedagógico, formándolos como trabajadores del conocimiento, autónomos,
independientes, que sostengan, fortalezcan y retroalimenten el sistema de Control
Interno y conduzcan a la empresa por la senda de la calidad, la productividad y la
rentabilidad.

Desde el punto de vista laboral una actividad hecha sin la suficiente convicción
generalmente desemboca en malos productos, accidentes de trabajo, incapacidades, colas
y paros, trámites innecesarios, revisiones, autorizaciones, actividades innecesarias o
recurrentes, desperdicios, detrimento económico, pérdida de valor, estancamiento
organizacional, ambiente laboral inadecuado y decadencia paulatina.

Una vez se logre la adhesión voluntaria del recurso humano a las políticas de la
organización podríamos afirmar que se ha avanzado un altísimo porcentaje en la
consolidación de un adecuado sistema de control interno.

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¿El sistema de Control Interno asigna responsabilidad?

El Sistema de < Asignar > Responsabilidad


Control
Interno

Los riesgos organizacionales se dirigen hacia los diferentes recursos de la entidad. Se


generan a su interior o son provenientes del entorno. La gestión organizacional va
dirigida a hacer un uso óptimo de los recursos de la organización, a evitar
desperdicios, a lograr su productividad, utilidad y eficiencia, a aplicar los principios
constitucionales de eficiencia, eficacia, economía, equidad, igualdad, etc.

Pese a su subjetividad y protagonismo frente a los riesgos posibles para las entidades,
el recurso humano puede también ser objeto de amenazas y riesgos, que cómo los
laborales, profesionales, del ambiente y psicosociales, afectan las relaciones de
trabajo e inciden sobre el logro de los objetivos institucionales; para ello el sistema de
Control Interno prevé los posibles controles capaces de reducir o eliminar los riesgos.

El sistema de Control Interno ofrece esa batería de controles y a su vez asigna la


responsabilidad de acción sobre las personas que deben disponer los medios y olas
circunstancias que favorezcan el ambiente de control propicio.

Tratándose de los demás recursos que confluyen en la entidad y atendiendo a uno de


los objetivos del sistema como lo es la protección de los mismos, es un hecho que,
salvo los recursos humanos que son conscientes, los demás precisan de
protección y salvaguarda y que de manera consecuente debe estar asignada la
responsabilidad frente a ello.

El sistema de control interno se caracteriza pues porque frente a todos los recursos de
la entidad se establecen los responsables en lo pertinente a uso, conservación,
protección y custodia.

Por otro lado no solamente frente a los recursos tangibles o intangibles (la información)
se asigna la responsabilidad, sino que frente a la ejecución de las actividades que
confluyen en procesos para alcanzar los objetivos, el sistema de Control Interno
asigna la responsabilidad en cuanto al Hacer o No Hacer, frente a la oportunidad y la
temporalidad, en lo relativo a cantidad y calidad, en cuanto a la eficiencia y la eficacia,
y los instrumentos normativos son los respectivos manuales de funciones y de

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procesos, sin los cuales cualquier siniestro se puede diluir sino están formal y
técnicamente elaborados y notificados.

Una debilidad que presentan los manuales de funciones de procedimientos son la


metodología y secuencia con que so elaborados. Normalmente, no asignan de
manera clara, como l exige la ley ante una controversia, responsabilidad frente al
control ya que en la mayoría de entidades y empresas se carece del Manual de
Sistema de Control Interno de donde se sustrae la información relacionada a la
asignación de responsabilidad por cada tipo de control.

El manual del Sistema de Control Interno es el único instrumento que identifica los
riesgos, determina los controles y señala el ó los responsables de ellos a fin de
poderlo trasladar, sobre todo, a los manuales de funciones como una “función
más” por responder.

El sistema de Control Interno asigna responsabilidad por un precepto fundamental


como es la no revisión del trabajo y cero conducto regular, es decir, se precisa que en
cada cargo, cada funcionario realice su función y trabajo con toda la calidad y
eficiencia necesarias y que no pueden invertirse recursos en funcionarios dedicados a
la revisión del trabajo elaborado por otros en la cadena de proceso, ya que se
espera que todas las actividades sean agregadoras de de valor y no generadoras
de costo.

Finalmente, hay una responsabilidad que trasciende los esquemas tradicionales de


control interno frente a la asignación de responsabilidad. Normalmente se asigna sobre
los procesos y los recursos, es decir, sobre el hacer hoy; pero el control interno
implica también responsabilidad sobre el devenir de la organización por lo cual asigna
responsabilidad con la calidad y con la sobrevivencia y el sostenimiento a futuro de
las empresas o entidades. Ante un neotrabajador ya culturizado frente a la
responsabilidad presente surge como necesidad pensar en velar por el mañana de las
organizaciones en un panorama de incertidumbre como el actual.

¿El Sistema de Control Interno se implanta para la protección de los


recursos de la organización?

El Sistema de < Proteger > Recursos de la


Control Organización
Interno

Para alcanzar el objeto social las entidades realizan actividades en las cuales se
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invierten recursos humanos, físicos, financieros y de información, todos ellos


susceptibles de siniestros de diversa índole de acuerdo a sus características
particulares; el recurso central a través del cual se operan los demás, es el recurso
humano, lleno de intereses y subjetividades que varían día a día colocándolos en
riesgo; la función de control en su esencia es la de preservación o conservación, en
este sentido el sistema de Control Interno por ende busca la protección de todos
los recursos de la entidad, salvaguardándolos del sinnúmero de riesgos posibles e
inverosímiles.

En cada actividad que se realiza interviene una persona o funcionario y para ello
utiliza generalmente los recursos físicos y de información; estos recursos, sobre
todo los físicos (escritorios, sillas, computadores, teléfonos, impresoras, etc. requieren
de ser bien tratados, manejados y conservados en buen estado. El sistema de
Control Interno debe identificar para cada recurso de cada actividad el responsable de
su uso y custodia, a fin de responsabilizarlo de ello y ante la eventualidad de un
siniestro poder proceder de conformidad con la ley.

Tratándose de recursos de información como archivos o incluso información estratégica


se debe asignar la responsabilidad con respecto a su confidencialidad y protección de
divulgación no autorizada, estos eventos deben preverse e incorporarse al sistema de
Control Interno de la entidad a través de los instrumentos normativos complementarios
como los manuales de formas y papelería, los reglamentos de archivo y la restricción
formal en el uso de información estratégica.

Incluso para el recurso humano se deben prever a través de las políticas de


personal, los mecanismos de control que alimenten el sistema y evite siniestros que
le afecten como, las malas condiciones ambientales del sitio de trabajo, los
problemas de la ergonomía, la exposición a energías radioactivas, etc., todas ellas en
detrimento de la entidad y que obstaculizan el logro de los objetivos institucionales.

Una adecuada y objetiva asignación de la calidad de responsabilidad frente a los


recursos de la entidad, evidencian la existencia de un buen sistema de Control
Interno, pues todos sus recursos estarían debidamente protegidos como es su fin.

La Neoprotección y el Sistema de Control Interno

Las nuevas circunstancias socioeconómicas traen consigo cambios para las


organizaciones y por consiguiente para sus estructuras de poder. En el nuevo
ámbito vale preguntarse qué significa la protección de los recursos de la organización.
Hasta hace algunos años nos remitía la respuesta a la conservación y al custodia. El
nuevo escenario cambia ese paradigma y plantea una forma de neoprotección a
través del acrecentamiento de los recursos, de la generación, de la agregación de
valor, de un trabajador del conocimiento a cambio de un empleado, de productos
orientados por la calidad, de costos fijados por el precio de venta y no por los costos
de producción; la mera custodia y conservación no son suficientes, se requiere utilizar

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esos recursos de una manera creativa, productiva, multiplicadora. Y en esos aspectos


el sistema de Control Interno debe confluir para poder efectivamente proteger los
recursos de la organización.

Los actuales esquemas de administración, la incorporación de las tecnologías, l


reducción delos procesos detrabajo ylostiempos deproducción, la racionalización en el uso
de materias primas, la automatización de los controles, los programas de
aseguramiento de bienes, el outsoursing, en fin, han reducido de cierta forma la
cantidad de recursos a proteger pero a la vez han elevado la calidad de esos
recursos como son La información y el Conocimiento, el Capital Humano, sobre ellos
se precisa de identificar los riesgos y diseñar los controles, no para archivar la
información y el conocimiento acumulados para recrearlos, acrecentarlos, hacerlos
producir más, etc.

Como recrear el conocimiento y la información, cómo transformar a los empleados en


trabajadores del conocimiento, cómo retener el recurso humano y favorecer y
estimular su creatividad a favor de la empresa.

¿El Sistema de Control Interno pretende minimizar los riesgos que se


presentan en la vida y desarrollo de las organizaciones?

El Sistema de < Minimizar > Riesgos


Control Organizacionalez
Interno

Por ningún motivo, resulta materialmente imposible, el sistema de Control Interno es


infalible. Las organizaciones sociales se mueven en un ambiente de riesgos de
diferentes características. Un computador esta expuesto al riesgo de corriente débil,
pero aún en un lugar elevado también está expuesto a la inundación; un
funcionario esta expuesto al riesgo de extravió de información pero también se
expone a unas malas condiciones de seguridad para el archivo de la información.

Elaborar un inventario de riesgos posibles nos pondría frente a un escenario de


incertidumbres que invitaría sucumbir y a pensar que lo mejor sería no prever
nada. Ninguna de las dos opciones es la mejor. Una alternativa puede ser la que
ofrece en su filosofía el sistema de Control Interno, que es reducir o minimizar la
posibilidad de siniestros identificando la mayor cantidad y calidad de riesgos y
colocando para cada uno de ellos, por lo menos, un control.

El ejemplo de la computadora quiere indicar que hay riesgos realmente previsibles e


imperdonables que carezcan de control, tal como podría ser unas adecuadas
instalaciones eléctricas, cableado estructurado, una UPS, un buen polo a tierra, o un
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póliza de seguros, ante los cuales el funcionario asignado o responsable debe asumir
el control y el compromiso. Si después de todos esos controles resultó un riesgo
inusitado, se tendrá un adecuada justificación en el sentido de que no se pudo
prever X o Y evento insólito.

Hay riesgo que por ningún motivo pueden ser justificados, los obvios, hay algunos
inverosímiles que deben ser considerados, Hay unos insólitos que pueden escapar a
nuestra mente creativa, pero incluso para ellos existen pólizas de seguros. Tome las
previsiones ya que el sistema de Control Interno no es infalible y solo busca
minimizar los riesgos que se ciernen sobre las organizaciones sociales.

Al respecto e Gobierno Nacional, a través del Departamento Administrativo de la


Función Pública, emitió una cartilla guía para la administración del riesgo que
“busca garantizar el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales de las
entidades de la administración pública a través de la prevención y administración de
los riesgos”.

Minimizar riesgos o maximizar oportunidades

En este nuevo escenario para las organizaciones y para el sistema de Control


Interno surge el interrogante sobre si solamente el sistema se limita a minimizar los
riesgos o si adicionalmente debe formularse en función de maximizar las oportunidades.

¿Ningún aspecto de la organización esta por fuera de la cobertura del


Sistema de Control Interno?

El Sistema de < Tener > Cobertura Total


Control
Interno

Este es un elemento esencial del sistema. La cobertura total, la integridad. De otra


manera no tendría sentido dejar al desamparo determinadas áreas o actividades o
procesos por fuera del radio de acción del Sistema de Control Interno.

El sistema de Control Interno considera a la entidad como un todo. Toda ella es su


objeto de control, por lo tanto ningún aspecto se puede vedar por algún tipo de
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consideración especial o por decisiones exclusotas aparentemente estratégicas.

Para que el sistema de Control Interno arroje los resultados y alcance su misión y
objetivos debe cubrir a la entidad en su totalidad; desde la planeación, hasta la
presentación en informes finales de los resultados de la gestión. Desde lo operativo y
logístico hasta lo administrativo y estratégico. Desde el recurso más tangible (los
bienes físicos) hasta los intangibles (información, Conocimiento). Desde la dependencia
misional, hasta la generación de costo. Considerando todas sus internalidades y desde
luego sus externalidades.

El inventario de actividades debe conducir a la posibilidad de eslabonar una cadena que


tenga un punto de cierre y en el cual queden identificados la totalidad que se generan
en la entidad y se requieren para el desarrollo del objeto social, asimismo también
los recursos que se emplean y desde luego así quedará bajo la cobertura del Sistema,
la entidad.

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MANUAL PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACION DEL CONTROL INTERNO

FINALIDAD DEL PROCEDIMIENTO


1.- Determinar el mecanismo de verificación del Control Interno a utilizar con la evaluación de los
controles fijados por la entidad a controlar.
BASE LEGAL
Ley 87 de 1993 Art. 1º, Ley 42 de 1993 Arts. 9º y 18º

ACTIVIDADES TIEMPO
PASO DESCRIPCION M H D
1 Identifique el área de Gestión de dependencia a la cual se va a
realizar CONTROL INTERNO.

Solicite los documentos o manuales de procedimientos del área a


2 evaluar con los controles fijados por la administración.

Seleccione el mecanismo de verificación del Control Interno que


según su criterio, mejor se aplique al área identificada.

Evalúe la existencia, la eficiencia, la eficacia y la calidad del Control


4 Interno en la entidad a auditar.

Analice el resultado y compare con los controles fijados por la entidad


para detectar áreas críticas.
5
Comunique a quien corresponda el resultado de la evaluación
haciendo las recomendaciones del caso

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FINALIDAD DEL PROCEDIMIENTO


2.- Realizar mediante la aplicación de cuestionarios por áreas, pruebas de cumplimiento a los
controles diseñados por la entidad
BASE LEGAL
Ley 87 de 1993 Art. 1º, Ley 42 de 1993 Arts. 9º y 18º

ACTIVIDADES TIEMPO
PASO DESCRIPCION M H D
1 Identifique el área o dependencia de la entidad a auditar, a la cual se
va a evaluar el Control Interno.

Seleccione en el anexo de cuestionarios por área el que mejor se


2 ajuste al área a evaluar. En caso de no haber uno, diséñelo
conservando los criterios de los existentes.

Diligencie el cuestionario preguntando a las personas idóneas e


3 indicadas en el área a evaluar, marcando con una equis (x) la
columna correspondiente a la respuesta dada.

Compare con los controles fijados y efectué análisis objetivo del


resultado determinado la suficiencia, eficiencia, eficacia y calidad de
los controles.
4
Obtenga con base en el análisis las áreas críticas y recomiende a
quien corresponde las acciones a seguir.

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FINALIDAD DEL PROCEDIMIENTO

3.- Probar la efectividad del Control Interno mediante la aplicación del método de Flujogramas

BASE LEGAL
Ley 87 de 1993 Art. 1º, Ley 42 de 1993 Art. 9º y 18º

ACTIVIDADES TIEMPO
PASO DESCRIPCION M H D
1 Obtenga la información pertinente sobre los procedimientos
administrativos y operativos de las áreas de gestión de la entidad a
auditar

2 Identifique los departamentos involucrados en el ciclo de información


y analice la segregación de funciones.

3 Explicite los objetivos del control.

4 Liste los posibles errores de autorización, integridad y exactitud.

Identifique en el ciclo de información, los puntos de cambio de


5 estado en la información e indique los controles fijados para prevenir
erroresde autorización, integridad y exactitud.

Analice críticamente la efectividad de los controles identificando


6 cuáles son efectivos y cuáles no, y determina si el control merece
confianza teórica o revalúa el trabajo de CONTROL INTERNO en su
conjunto, si los controles a criterio del auditor son o no efectivos.

Seleccione de los controles efectivos los que serán probados y


diseñe las pruebas de cumplimiento para tal fin.

7 Reúna de las pruebas de cumplimiento la evidencia de CONTROL


INTERNO y concluya si el control funciona efectivamente logrando sus
objetivos.

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FINALIDAD DEL PROCEDIMIENTO


4.- Evaluar la efectividad del Control Interno mediante el uso o aplicación del método Narrativo
Descriptivo.
BASE LEGAL
Ley 87 de 1993 Art. 1º, Ley 42 de 1993 Arts. 9º y 18º

ACTIVIDADES TIEMPO
PASO DESCRIPCION M H D
1 Determine al área o áreas a las cuales se evaluará el Control

2 Identifique para cada área el ciclo o proceso correspondiente.

Realice un recorrido por cada una de las etapas del ciclo hasta su
3 finalización, obteniendo información del personal comprometido en
el desarrollo del ciclo sobre procedimientos y medidas de Control
Interno fijadas, reflejando en un memorando lo obtenido.

4 Definalospuntosefectivos decontrol ylas debilidades encontradas en la


aplicación del Control Interno.

Evalúe los puntos detectados y si esta es negativa o no otorga


5 confianza, aplique o recomiende un enfoque de CONTROL
INTERNO al área o áreas comprometidas.

Efectúe si la evaluación anterior es positiva, las pruebas de


6 cumplimiento y reúna las evidencias para concluir si los controles
son efectivos y logra los objetivos para los cuales fueron diseñados.

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FINALIDAD DEL PROCEDIMIENTO


5.- Determinar si los controles diseñados por la entidad están siendo utilizados y funcionando como
se ha definido y establecido por el Control Interno.

BASE LEGAL
Ley 87 de 1993 Art. 1º, Ley 42 de 1993 Arts. 9º y 18º

ACTIVIDADES TIEMPO
PASO DESCRIPCION M H D
1 Defina si otorga confianza teórica a los controles analizados como
efectivos.

2 Seleccione de los controles efectivos aquellos a los cuales se


aplicará la prueba de cumplimiento.

3 Determine el tipo de prueba de cumplimiento que mejor


corresponda al control efectivo seleccionado.

4 Aplique por separado o combinado según lo estime conveniente, la


o las pruebas del cumplimiento de observación e indagación de
que se ha realizado el control, de inspección física sobre la
aplicación del control, de repetición de aplicación del control y
muestreo estadístico.

5 Reúna las evidencias de CONTROL INTERNO, analice y concluya si


los controles fijados por la entidad son realmente efectivos y logran los
objetivos para los cuales fueron diseñados.

EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO

Los formatos que se presentan a continuación son herramientas de trabajo diseñadas


específicamente con el objeto de verificar si la entidad se esta dando cumplimiento a
lo preceptuado en la ley 87 de 1993 como es la obligatoriedad de que en toda
entidad debe existir una oficina de control interno encargada de detectar las falencias
en los procedimientos establecidos por la norma.

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EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO Nº 1 - CUESTIONARIOS


CIUDAD:________________________________FECHA:________________________

ENTIDAD:____________________________________________________________

VERIFICADO
No. CUESTIONARIO SI NO NA
SI NO

1.1 GENERALIDADES
¿Cuenta la entidad con un manual de
procedimientos donde se describa las funciones y
actividadesdel CONTROL INTERNO internamente?

1.2 ¿Este manual es evaluado y actualizado


periódicamente?

1.3 ¿Estáclaramentedefinidoel
fundamentodelaoficinade
CONTROL INTERNO?

2. AUTORIZACION Y CONTROL

2.1 ¿Existe dentro de la estructura orgánica de la entidad


una unidad administrativa que cumpla las funciones
de CONTROL INTERNO Interna?

2.2 ¿Depende la Unidad de CONTROL INTERNO


Interna del más alto nivel jerárquico?

2.3 ¿Los auditores internos poseen en su


conjunto una capacidad profesional adecuada para
ejecutar las labores requeridas?

2.4 ¿Las actuaciones del personal de la CONTROL


INTERNOinternason independientes del desarrollo
de las operaciones administrativas?

2.5 ¿Se ha dado una adecuada delegación de autoridad


por parte de la alta dirección a la unidad de
CONTROL INTERNO interna?
2.6
¿El Equipo de CONTROL INTERNO interna
mantiene una revisión y evaluación independiente de
las operaciones contables o financieras?

2.7 ¿Están razonablemente conmensurados los costos


de los programas en relación con los beneficios a
obtener?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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3. APROBACION

3.1 ¿Se elaboran programas específicos de


CONTROL INTERNO previamente aprobadas por el
Responsable que responden a una adecuada
evaluacióndelas operaciones?

3.2 Están Claramente determinadas las


responsabilidades en:

 Preparación de planes y programas


 Preparación de reportes de CONTROL
INTERNO
 Discusión de informes

3.3 ¿Durante la planeación, ejecución e informe se


consultan y se ciñen en cada uno de sus pasos
a las normas de CONTROL INTERNO
generalmente aceptadas?

3.4 ¿La supervisión del trabajo de CONTROL INTERNO


internaes aprobadaporfuncionario responsable?

¿Se presentan normalmente y son oportunas las


recomendaciones de la unidad de CONTROL
3.5 INTERNO interna?

4. CUSTODIA

4.1 ¿Los auditores internos tienen acceso a la


información confidencial?

4.2 ¿Se guarda absoluta reserva acerca de dicha


información?

4.3 ¿Los documentos que resultan de la obtención


de evidencias están debidamente archivados y
protegidos?

5. REGISTROS

5.1 ¿Son adecuadamente diligenciados los papeles


de trabajo diseñados y elaborados por la
CONTROL INTERNO interna?

5.2 ¿Los papeles de trabajo se retienen en un


archivo hasta que pierdan su actualidad?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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5.3 ¿Los archivos permanentes son revisados


regularmenteantesde cada CONTROL INTERNO?

NOMBRE:

_____________________________________

CARGO:

_____________________________________

FIRMA:

_____________________________________

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO Nº 2 - INFORMES

CIUDAD:

FECHA:

ENTIDAD:

No. CUESTIONARIO SI NO NA VERIFICADO


SI NO
1. GENERALIDADES
1.1 ¿Existe un manual de procedimientos que describa el
sistema general de la información producida por la
entidad?

1.2 ¿Dicho manual es evaluado y actualizado


periódicamente?

2. AUTORIZACION Y CONTROL
2.1 ¿Se lleva la contabilidad por el sistema de
causación?

2.2 ¿Los comprobantes de contabilidad están


autorizados por los responsables?

2.3 ¿Los documentos soportes de los comprobantes están


debidamente autorizados?

2.4 ¿Existe un procedimiento de validación sobre la


información contable?

2.5 ¿El Balance General es preparado con base en los


registros contables?

2.6 ¿Se elaboran balances mensuales de prueba o


comprobación?

2.7 ¿Los balances de prueba o comprobación son


presentados a los directivos dentro de los 15 días
del mes siguiente?

2.8 ¿Los estados financieros son evaluados


periódicamente?

2.9 ¿Existe un informe diario de caja y bancos a la


gerencia?

2.10 ¿Periódicamente se informa a la dirección sobre la


situación de la cartera?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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2.11 ¿Existeyseevalúaperiódicamente el presupuesto?

2.12 ¿El sistema contable produce un análisis de


situación real vs. Presupuestada?

3. APROBACION
3.1 ¿La contabilidad se ciñe por normas aprobadas por los
responsables?

3.2 ¿Los ajustes contables son aprobados por


responsables?

3.3 ¿Los Estados Financieros son aprobados por


responsables?

3.4 ¿Se tiene en cuenta la información financiera para la


toma de decisiones?

4. REGISTROS
4.1 ¿Existen auxiliares para el registro diario de las
operaciones?

4.2 ¿Se contabiliza en el diario general las operaciones


realizadas registradas en los diarios auxiliares?

4.3 ¿Los libros de contabilidad reflejan de manera


razonable la información financiera?

NOMBRE: CARGO: FIRMA:

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO Nº 3 -PRODUCCION O


TRANSFORMACION

CIUDAD:

FECHA:

ENTIDAD:

No. CUESTIONARIO SI NO NA VERIFICADO


SI NO
1. GENERALIDADES
1.1 ¿Cuenta la entidad con un manual de procedimiento que
describa el proceso de producción y/o transformación?

1.2 ¿Dicho manual es evaluado y actualizado


periódicamente?

2. AUTORIZACION Y CONTROL
2.1 ¿Existe un plan de producción debidamente
autorizado?

2.2 ¿Los niveles directivos tienen un control directo sobre


los procesos de producción?

2.3 ¿Existen mecanismos para que la autorización de venta y


retiroseden formalmente?

3. APROBACION
3.1 ¿Los procedimientos para el proceso de producción,
venta o disposición de bienes están debidamente
aprobadospor responsable?

3.2 ¿Los despachos se efectúan con base en órdenes


aprobadas?

4. CUSTODIA
4.1 ¿Existen medidas de protección y seguridades físicas
para los materiales y registros?

4.2 ¿Existen controles para el acceso de personal


diferente a los responsables de:
¿Registros?
¿Custodia?
¿Proceso de Producción?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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5. REGISTROS
5.1 ¿Los costos del proceso de producción o
transformación sonregistradosprontay adecuadamente?

5.2 ¿Son los registros de costo suficientemente


detallados para:
¿Permitir un control efectivo sobre los mismos?
¿Facilitar una adecuada asignación a cada proceso?

5.3 ¿Dispone la entidad de un sistema oportuno y


adecuado de registro de elementos retirados por
venta, daño u obsolescencia, etc.?

5.4 ¿Se toma periódicamente inventario físico de materia


prima,productosenprocesoy productos terminados?

5.5 ¿Los registros de control son ajustados según los


resultados del conteo?

NOMBRE: CARGO: FIRMA:

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO Nº 4 - TESORERIA

CIUDAD:

FECHA:

ENTIDAD:

No. CUESTIONARIO SI NO NA VERIFICADO


SI NO
1. GENERALIDADES
1.1 ¿Existen manuales de procedimientos para el área del
efectivo que regulen:
¿El Manejo?
¿Autorización?
¿Custodia?
¿Registro?
¿Control?
¿Formatos?

1.2 ¿Los manuales de procedimientos son evaluados y


actualizados periódicamente?

2. AUTORIZACION Y CONTROL
2.1 ¿Las funciones de recaudo, control y custodia del
efectivo y valores son independientes de la
preparación de comprobantes y manejo de libros de
contabilidad, cuentas por cobrar, etc., distinto de los
libros de caja?

2.2 ¿Las cuentas bancarias y las firmas para girar cheques


sonautorizadas porresponsable competente?

2.3 ¿Existe evidencia escrita (instrucciones a los bancos)


de que las personas autorizadas para firmar cheques
no pueden delegar tal autorización en otros
funcionarios?

2.4 ¿Las funciones de tales personas son independientes de


las de: conciliación y registro de la información
contable?

2.5 ¿Los procedimientos proveen la inmediata notificación a


los bancos, cuando el empleado autorizado para
firmar cheques se le suspende la autorización o se
retira de la entidad? APROBACION
3. ¿Están claramente definidas las actuaciones de:
3.1 ¿Ordenación del Gasto?
¿Ordenación del Pago?
¿Constancia de Pago?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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3.2 ¿Los traslados de fondos entre cuentas corrientes de


la entidad son aprobados por funcionarios
responsables?

3.3 ¿La constitución de cajas menores obedece a lo


contemplado en políticas de la entidad y normas
legales preestablecidas?

3.4 ¿Se revisan las facturas o comprobantes contra


documentos soporte, por empleado responsable e
independiente de su preparación y aprueba tales
documentos para su pago?

3.5 ¿Se cancelan satisfactoriamente las facturas y


documentos soportes al tiempo de efectuar el pago por
o en presencia de quien firma el cheque?

4. CUSTODIA
4.1 ¿La existencia de chequeras en blanco está controlada
en forma tal que evite que personas no autorizadas
para girar cheques suelan hacer uso indebido de
ellas?

4.2 ¿Existen prohibiciones para:


¿Firma de Cheques en blanco?
¿Firma de Cheques al portador?
¿Cambio de Cheques a empleados y/o particulares?
¿Pagosenefectivo(excepción cajas menores)?
¿Recibo de Dinero para custodia?

4.3 ¿Se preparan duplicados de las consignaciones y


estos son sellados por el banco y archivados
cronológicamente?

4.4 ¿Existe adecuada protección física del área donde se


encuentran localizadas las dependencias de caja?

4.5 ¿Esta restringido el acceso d personas distintas a


quienes tienen l responsabilidad del manejo y custodia
del efectivo?

4.6 ¿El manejo, custodia y administración del efectivo es


evaluado periódicamente por la CONTROL INTERNO
interna?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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4.7 ¿Las observaciones y recomendaciones resultantes de


las evaluaciones son tenidas en cuenta para subsanar
deficiencias?

5. REGISTROS
5.1 ¿Todas las cuentas bancarias a nombre de la entidad
están registradas en cuentas de control en el mayor
general o auxiliar?

5.2 ¿Los traspasos de una cuenta bancaria a otra, están


bajo control contable en forma tal que tanto cargos
como abonos quedan registrados en una cuenta de
control?

5.3 ¿Las conciliaciones bancarias son preparadas y


revisadas por empleados que no preparen y firmen
cheques o manejen dineros?

5.4 ¿Los comprobantes de ingresos o egresos son


preparados enformatalquenopermitan alteraciones?

5.5 ¿Todas las operaciones que se realizan en tesorería


son registradas en los libros respectivos en su
oportunidad?

NOTA: La respuesta correspondiente a cada pregunta


debe ir señalada en la columna asignada con el signo
X.

NOMBRE: CARGO:
FIRMA:

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO Nº 5 ADQUISICION O


TRANSFORMACION

CIUDAD:

FECHA:

ENTIDAD:

No. CUESTIONARIO SI NO NA VERIFICADO


SI NO
1. GENERALIDADES
1.1 ¿Cuenta la entidad con un manual de procedimientos que
describa el proceso de adquisición?

1.2 ¿Dicho manual es evaluado y actualizado


periódicamente?

2. AUTORIZACION Y CONTROL
2.1 ¿Las adquisiciones se realizan previa autorización del
responsable?

2.2 ¿Existe un sistema de delegación para autorización de


adquisiciones (excepción las efectuadas por caja
menor)?

2.3 ¿Los actos administrativos que dan inicio a los


procesos licitatorios son previamente autorizados por
funcionario responsable?

3. APROBACION
3.1 ¿Existe un plan anual de compra acorde con las
necesidades de la entidad debidamente aprobado por
el responsable?

3.2 ¿El plan anual de compras se ejecuta a través de


órdenes de compra debidamente aprobado por el
responsable?

3.3 ¿Los criterios de selección de proveedores están


previamente definidos y aprobados por el
responsable?

3.4 ¿El recibo de bienes adquiridos con especificaciones


técnicas es previamente evaluado y aprobado por
funcionario especializado?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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3.5 ¿Las pólizas que garantizan las diferentes


modalidades de riesgo están previamente aceptados
y aprobados por el funcionario responsable?

4. CUSTODIA
4.1 ¿Cuenta la entidad con instalaciones adecuadas para
la protección de los bienes, registros y documentos
contra todo riesgo?

4.2 ¿Existen restricciones para el acceso a las oficinas o


dependencias del personal diferente a los
funcionarios responsables de:
¿Registros?
¿Custodia?

4.3 ¿Están asegurados los bienes contra posibles


riesgos?
5.
5.1 REGISTROS
¿Existe un registro adecuado y actualizado de
proveedores?
5.2
¿Los registros permiten determinar desviaciones frente
al plan anual de compras?

NOMBRE: CARGO: FIRMA:

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO Nº 6 PROCESAMIENTO


ELECTRONICO DE DATOS

CIUDAD:

FECHA:

ENTIDAD:

No. CUESTIONARIO SI NO NA VERIFICADO


SI NO
1. GENERALIDADES
1.1 ¿Existen manuales de procedimientos que describen el
proceso electrónico de datos?

1.2 ¿El manual de procedimientos es evaluado y


actualizado periódicamente?

2. AUTORIZACION Y CONTROL
2.1 ¿Son adecuados los procedimientos aplicados dentro
de la función de control de proceso de datos?

2.2 ¿Se lleva a cabo una edición y una validación


adecuada de datos de entrada?

2.3 ¿Toda solicitud de procesamiento de información están


previamente autorizada por funcionario responsable?

2.4 ¿Cuenta el usuario con un procedimiento de control


adecuado para la entrada?

2.5 ¿Existen procedimientos para conciliar los controles de


salida en los controles de entrada y con los controles de
proceso?

2.6 ¿Las técnicas para proveer la razonable seguridad a


las modificaciones al software de sistemas son
adecuadamente autorizadas?

3. APROBACION
3.1 ¿Existen controles adecuados en la preparación y
aprobacióndelas transacciones de entrada?

3.2 ¿El diligenciamiento de los documentos fuente son


aprobados por el responsable?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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3.3 ¿Existen técnicas para asegurar razonablemente que


los datos erróneos sean detectados y reportados
para investigarlos?

3.4 ¿Existen técnicas para proveer la razonable


seguridad de que los datos no autorizados no sean
entrados a través del sistema en línea?

3.5 ¿Cuenta la entidad con técnicas para asegurarse de que


las entradas sean controladas, validadas y
corregidas?

3.6 ¿El diseño y desarrollo de nuevas aplicaciones d


sistemas es aprobado por el responsable?

4. CUSTODIA
4.1 ¿Está el acceso a la documentación de aplicaciones
desistemasadecuadamente restringida?

4.2 ¿La ubicación y distribución de las áreas de


trabajo son adecuadas?

4.3 ¿Existen controles y aparatos para conservar la


temperatura y el grado de humedad del área en que
se encuentra instalado el PED?

4.4 ¿Existen medidas de seguridad para la detección y


contención de incendios?

4.5 ¿Existen controles apropiados para restringir el


acceso a:¿Equipos de procesamientos de Datos?
¿Cintas?
¿Discos?
¿Documentos de los Sistemas?
¿Documentación de los programas de aplicación?

4.6 ¿Existen pólizas que aseguren los equipos,


programas y archivos contra posibles riesgos?

5. REGISTROS
5.1 ¿Cada transacción es inicialmente registrada en
formas especialmente diseñadas en códigos que puedan
hacerreferencias subsecuentes a la misma?
¿Existen métodos adecuados para reconstrucción de
archivos?

5.2 ¿Están los registros debidamente soportados en


documentos autorizados y aprobados?

5.3 NOMBRE: CARGO: FIRMA:

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO Nº 7 - PERSONAL

CIUDAD:

FECHA:

ENTIDAD:

No. CUESTIONARIO SI NO NA VERIFICADO


SI NO
1. GENERALIDADES
1.1 ¿Cuenta la entidad con un manual de procedimientos que
describa los procesos de:
¿Selección?
¿Régimen Disciplinario?
¿Requisitos?
¿Incorporación?
¿Novedades?

1.2 ¿El manual de procedimientos es evaluado y


actualizado periódicamente?

2. AUTORIZACION Y CONTROL
2.1 ¿Cuenta la entidad con un sistema de delegación d
autorización para producir los actos administrativos
relacionados con las diferentes novedades de
personal?

2.2 ¿El sistema prestacional está debidamente autorizado


por el responsable?

2.3 ¿Los nombramientos, cambios de cargo y terminación de


contratos y horas extras, son autorizados de acuerdo
con las normas que la regulan y las políticas
administrativas?

2.4 ¿Los cargos se fundamentan de acuerdo con las


necesidades ylasdisponibilidades presupuestales?

2.5 ¿Los ajustes a los archivos y registros son autorizados


de conformidad con los reglamentos?

3. APROBACION
3.1 ¿La estructura orgánica de la entidad está legalmente
establecida?

3.2 ¿La oficina de recursos humanos cuenta con


secciones especializadas para atender:
¿Políticas debienestar socialy recreación?
¿Políticas de capacitación?
¿Políticas de ubicación?
¿Eolíticas de reclutamiento y selección?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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¿Está plenamente definidas las relaciones de autoridad


3.3
y responsabilidad de la dependencia de recursos
humanos con respecto a las demás dependencias?

¿Se señalan objetivos concretos y estándar de


3.4
desempeño del personal en términos de calidad,
cantidad y oportunidad?
3.5
¿Se tiene programas formales para evaluar el
desempeño del personal?

CUSTODIA
4.
¿El anexo a los registros de personal se encuentra
4.1
restringido para personas ajenas a esta dependencia?

¿Cuenta la entidad con medidas apropiadas de


4.2
seguridad que garantice lacustodia y conservación de los
registros de personal?
5.
REGISTROS
5.1
¿Cuenta la entidad con un sistema de registro
adecuado para el control de novedades?

¿Los registros permiten obtener en forma clara


5.2
oportuna y precisa cualquier novedad?

¿Existe una adecuada segregación entre el manejo de


5.3
registro, liquidaciones de nómina y prestaciones
sociales?
5.4
¿El movimiento de registros se efectúa con base en
documentos debidamente autorizados?
5.5
¿Los registros son conciliados por responsables?

NOMBRE:

CARGO:

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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EVALUACIÓN GLOBAL DE CONTROL INTERNO Nº 8 – PRESUPUESTO

CIUDAD:

FECHA:

ENTIDAD:

No. CUESTIONARIO SI NO NA VERIFICADO


SI NO
1. GENERALIDADES
1.1 ¿Cuenta la entidad con un manual de
procedimientos que describe el proceso de:
¿Elaboración?
¿Trámite para la aprobación?
¿Ejecución?
¿Registro?
¿Control?

1.2 ¿El manual de procedimientos es avaluado y


actualizado periódicamente?

2. AUTORIZACION Y CONTROL
2.1 ¿Las funciones relacionadas con la programación y
elaboración del presupuesto seencuentraclaramente
definidos y asignados?

2.2 ¿La segregación está debidamente autorizada por


funcionario responsable y obedece a los criterios
administrativos y fundamentos legalmente
establecidos?

2.3 ¿Las transacciones que se produzcan en el


procesodeejecuciónpresupuestal son autorizados por
funcionarios responsables?

2.4 ¿La constitución de reservas están debidamente


autorizadas por funcionarios responsables?

2.5 ¿Se fundamentan en documentos debidamente


autorizados?

2.6 ¿Las distribuciones presupuestales son debidamente


registradas y conciliadas contra apropiaciones
totales?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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3. APROBACION
3.1 ¿El presupuesto de ingresos y gastos está
debidamente aprobado de acuerdo a las
disposiciones legales?

3.2 ¿Los acuerdos de gastos internos, son


aprobados por el funcionario responsable en
concordanciaconlasdisposiciones establecidas?

3.3 ¿La disponibilidad, los registros e imputaciones


presupuestales, son autorizados, aprobados por el
funcionario responsable?
3.4
¿Las diferentes modificaciones presupuestales son
diligenciadas y aprobadas por el responsable

4. REGISTROS
4.1 ¿Cuenta la entidad con un sistema de registros
adecuadoydebidamente soportado?

4.2 ¿El funcionario o funcionarios responsables de la


ejecución presupuestal son diferentes a los
autorizados para ordenar gastos?

4.3 ¿Las modificaciones de los registros de ingresos,


gastos y programa anual de caja se efectúan con
baseendocumentos probatorios?

NOMBRE: CARGO: FIRMA:

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 1 - SOBRE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

ENTIDAD:

FECHA:

CICLO DE:

POSIBLES ERRORES
DEPARTAMENTO FUNCION MEDIO OBJETIVOS DE DE DE
DEL AUTORIZACION INTEGRIDAD EXACTITUD
CONTROL
INTERNO

PAPEL DE TRABAJO Nº 2 - SOBRE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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ENTIDAD:

FECHA:

CICLO DE:

DESCRIPCION DELTIPO DE ERROR DESCRIPCION DEL


POSIBLE ERROR A I E CONTROL
EXISTENTE

PAPEL DE TRABAJO Nº 3 - SOBRE LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO


Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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ENTIDAD:

FECHA:

CICLO DE:

EVALUACION
DESCRIPCION DELTEORICA SE CONFIARAPRUEBA DE
CONTROL EXISTENTE EFECTIVO EN ELCUMPLIMIENTO
SI NO SI NO
CONTROL TIPO DESCRIPCION

CUESTIONARIOS

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 1 - A LAS CUENTAS DEL ACTIVO


Evaluación del Control Interno de Efectivo

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿Las funciones de los responsables del manejo de efectivo son
independientes de los de preparación y manejo de libros?

2. ¿Los directivos tienen controles adecuados para las operaciones de caja y


bancos?

3. ¿Existen manuales de procedimientos para el área de efectivo que regulan


el mando de:
¿Autorización?
¿Custodia?
¿Registro y Control?
¿Responsabilidad?

4. ¿La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que
giran sobre ellas son debidamente autorizados?

5. ¿Los manuales de procedimientos son evaluados y actualizados


periódicamente?

6. ¿Los egresos son previamente aprobados por personas autorizadas?

7. ¿Las transacciones entre bancos y sucursales son debidamente


autorizadas y existe una conciliación periódica y adecuada?

8. ¿Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del


cajero general u otro empleado que maneje otra clase de dinero?

9. ¿Todas las cuentas bancarias están registradas en cuentas de control?

10. ¿Los procedimientos existentes para desembolsos garantizan un


adecuado control y registro de las correspondientes transacciones?

11. ¿La existencia de chequeras en blanco, están salvaguardadas en forma


tal, que se evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan
hacer uso indebido de ellas?

12. ¿Los fondos recaudados a través de la caja general, se consignan


oportunamente en sus respectivas cuentas

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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corrientes?

13. ¿Los cheques consignados y devueltos por el banco son recibidos e


investigados por personas que no intervengan en ingresos o desembolsos?

14. ¿Las cuentas bancarias son conciliadas oportunamente por funcionarios


diferentes al responsable del manejo?

15. ¿Al solicitar el reembolso para caja menor se presentan los comprobantes
de los gastos a fin de que sean inspeccionados por el ordenador del gasto?

16. ¿Los comprobantes que soportan los desembolsos son perforados o


anulados con la leyenda pagado?

17. ¿Los recibos oficiales de caja están debidamente enumerados de forma


consecutiva y preimpresos?

18. ¿Existen restricciones para el acceso a los registros y libros de


contabilidad?

19. ¿Esta restringido el acceso de personas distintas a quienes tienen la


responsabilidad de la custodia y manejo del efectivo?

20. ¿Son adecuados y conducen a un buen control los equipos y las


instalaciones empleadas en la recepción y recaudo del efectivo?

21. ¿Se practican arqueos sorpresivos?

22. ¿Las personas autorizadas para firmar cheques tienen funciones


relacionadas con la elaboración de los documentos y comprobantes de
ingresos o registro contable?

23. ¿Al finalizar el mes e hace una relación de cheques no reclamados con el
nombre del beneficiario, el número del cheque, el valor y la fecha de emisión?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 2 - DE INVERSIONES

Representa las cuentas de los fondos colocados en título valores, en moneda


nacional o extranjera, con la finalidad de obtener un rendimiento financiero, ejercer el
control de otro ente público o privado, establecer vínculos económicos o en
cumplimiento de los requerimientos legales o reglamentarios.

Objetivos

1. Determinar la correcta contabilización y valuación de las inversiones de acuerdo con


los principios de contabilidad pública aplicada sobre bases uniformes en relación con
períodos anteriores.

2. Determinar su adecuada presentación en los estados financieros y revelar cualquier


gravamen si existen sobre las inversiones.

3. Comprobar la forma como fueron contabilizada las utilidades o perdidas de las


inversiones y su inclusión en los resultados del período y su correcta recaudación de los
ingresos provenientes.

4. Determinar la suficiencia de la provisión para protección en situaciones de pérdida.

5. Determinar la debida custodia de las inversiones.

6. Evaluar el control interno inherente al rubro.

GENERALIDADES Na No Si

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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1. ¿Existenpolíticasycriteriospreestablecidospara considerar la realización de inversiones?

2. ¿Los responsables de la custodia de los valores están amparados por pólizas de manejo?

3. ¿Los ingresos provenientes de inversiones efectuadas para verificar que su rentabilidad haya
sido acorde con el monto y la tasa de interés puesta en el mercado tales como dividendos,
participacioneseinteresesson comparados periódicamente contra las inversiones?
¿De ser así por quién?

4. ¿Está constituida la provisión en forma adecuada por el amparo de la inversión?

5. ¿Las compras y ventas de inversiones son autorizadas por Funcionarios competentes? ¿Si es
así por quién?

6. ¿Indica dicha probación el valor por el cual se debe efectuar la transacción y la entidad?

7. ¿Los retiros o cancelaciones de inversiones que se consideran de baja rentabilidad, son autorizadas
por funcionarios competentes?

8. ¿Se lleva un registro detallado de las inversiones en un departamento o por una persona distinta
de aquella designada oficialmente para custodiarlas?

9. ¿Las inversiones y otros documentos negociables se controlan periódicamente por medio de


inspección física de personas que no las custodian, ni tengan acceso a ellas? ¿De ser así por
quien?

10. ¿Las inversiones que han sido descargadas se llevan en un registro histórico?

11. ¿El archivodeinversiones sinvalorserevisa periódicamente a fin de establecer si la situación respecto


a su valor o cobro de intereses o dividendos ha cambiado? ¿En caso afirmativo quien?

12. ¿Están separadas adecuadamente las funciones de custodia y registro de los valores?

13. ¿Se lleva un registro de entrada y salida de títulos valores de la caja fuerte?

14. ¿Los documentos que sustentan las compras y ventas de valores se encuentran en poder de
funcionarios responsables de su archivo y control?

15. ¿Existe un manual de procedimientos para la compra y venta de títulos valores?

16. ¿En caso afirmativo los procedimientos establecidos permiten identificar las responsabilidades que
se derivan en la ejecución de las operaciones?

17. ¿Se ha realizado un estudio previo sobre la liquidez y solvencia económica de la entidad
en la cual se va a invertir?

18. ¿Al finalizar el periodo fiscal se hacen ajustes a la valorización de las inversiones de renta variable?

19. ¿Se están valorando las inversiones de renta fija al costo de mercado como lo estipula la circular
emanada de la Contaduría General de la Nación?

CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 3 - DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR


COBRAR

Representa los derechos ciertos a favor del ente público, en moneda nacional o
extranjera, originando en la prestación del servicio o venta de bienes en desarrollo de
su función administrativa o cometido estatal.

Objetivos

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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1. Poner en conocimiento de la dirección aquellas cuentas antiguas y proponer la


cancelación de las que se consideran incobrables.
2. Comprobar el cumplimiento de las condiciones y políticas de créditos pactadas.
3. Analizar la razonabilidad de la provisión para la protección de la deuda, método
utilizado y el saldo a la fecha.
4. Examinar si las cuentas y documentos por cobrar, según los conceptos de las
mismas tienen una adecuada presentación yclasificación en los estados financieros.
5. Examinar los rendimientos que se puedan derivar por conceptos de interese.
6. Verificar que existan garantías para protección de deudas.
7. Evaluar el control interno inherente a la cuenta.

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿Están segregadas las funciones de pedido, d cartera, crédito da
facturación, envió, de recepción de pedidos y facturación, registro del mayor?

2. ¿Están bien definidos los criterios de la dirección para la aceptación de los


pedidos?

3. ¿Se inician las actividades de envío y facturación a partir de pedidos


aprobados adecuadamente para la concesión de créditos?

4. ¿Los precios consignados en las facturas, son los mismos de las listas
autorizadas?

5. ¿Las notas de crédito son debidamente aprobadas?

6. ¿Se cancelan cuentas por cobrar sólo después de revisarlas e impartir su


aprobación?

7. ¿Son adecuados los procedimientos para los cobros de cartera?

8. ¿Los anticipos y prestamos a empleados son autorizados por funcionario


responsable?

9. ¿La acepción y prórroga de letras, pagarés y cheques post fechado a favor


de la entidad son aprobados por el jefe de crédito o competente para ello?

10. ¿Las personas encargadas de autorizar notas de crédito son independientes


delosdepartamentos deventas,cobranzas, registros?

11. ¿Se revisan y aprueban los pedidos por el departamento de crédito o por
persona que no interviene en facturación, registro o despacho?

12. ¿Se controlan numéricamente o por otro método las órdenes de pedido, de
despacho, las facturas y recibos de caja y que estén bajo la responsabilidad
de una sola persona?

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10. ¿Las personas encargadas de autorizar notas de crédito son independientes


delosdepartamentos deventas,cobranzas, registros?

11. ¿Se revisan y aprueban los pedidos por el departamento de crédito o por
persona que no interviene en facturación, registro o despacho?

12. ¿Se controlan numéricamente o por otro método las órdenes de pedido, de
despacho, las facturas y recibos de caja y que estén bajo la responsabilidad
de una sola persona?

13. ¿Envía el departamento de facturación directamente a cuentas por


cobrar, copias de las facturas?

14. ¿Las notas créditos por conceptos distintos o devoluciones están


debidamente soportadas?

15. ¿Se revisan periódicamente las cuentas de clientes para controlar que
no hayas exceso a los cupos de créditos autorizados?

16. ¿Se envían periódicamente estado cuenta a los clientes?

17. ¿Las respuestas de los clientes se analizan y se investigan las diferencias?

18. ¿Se mantiene una custodia efectiva sobre cheques, pagares, cheques pos
fechado?

19. ¿Está restringido el acceso a personas distintas a la sección de cartera a los


registros de los clientes?

20. ¿Envía el cajero al departamento de contabilidad directamente el informe de


la totalidad de los clientes?

21. ¿Las cancelaciones de cuentas por cobrar son encomendadas a personas


ajenas al departamento de crédito?

22. Al finalizar el periodo contable, se realiza una depuración de saldos


mínimos de cartera?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 4 - DE INVENTARIOS

Representa el valor de los bienes producidos o adquiridos a cualquier título, para ser
utilizados en procesos de producción o para la venta, desarrollo de su función
administrativa o cometido estatal.

Objetivos

1. Verificar la base para valuación de los inventarios, si esto es aceptable y si está de


acuerdo con los principios de Contabilidad Pública.
2. Determinar si los registros de control de inventarios están de acuerdo con la
información de los estados financieros.
3. Determinar si las partidas excesivas, de pocos movimientos, obsoletas o defectuosas
se han reducido en los valores netos, realización mediante la respectiva provisión.
4. Determinar si hay gravámenes sobre los inventarios que se muestran en los
estados financieros y la posición legal de parte de la entidad sobre la existencia.
5. Determinar si los inventarios al cierre del período guardan uniformidad con el
inventario al cierre del período anterior en cuanto a la valuación y cómputo.
6. Evaluar el funcionamiento del control interno para formular sugerencias en caso de
situaciones inadecuadas.

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿Existe un manual de procedimiento que describa para los inventarios lo
relacionado con:
¿Autorización?
¿Custodia?
¿Registro y Control?
¿Responsabilidades?

2. ¿El manual de procedimiento es evaluado y actualizado periódicamente?

3. ¿Los niveles directivos tienen control y conocen sobre máximo y mínimo de


existencias?

4. ¿Existen políticas claramente definidas y expresadas en cuanto a recepción,


almacenamiento y conservación de inventarios?

5. ¿Losajustesenlosregistrosdeinventarioscomo consecuencias de la toma física de


inventarios son autorizados previamente por el funcionario responsable?

6. ¿Las compras que entran en los inventarios están debidamente autorizadas de


acuerdo al programa de compras?

7. ¿Es justificada la autorización para efectuar retiros d inventarios con la


documentación aprobada?

8. ¿Los ajustes de inventarios y perdidas son revisados, aprobados y autorizados por


personal que no éste involucrado en la responsabilidad de manejo y registro de
los mismos?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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9. ¿Aprueba un funcionario responsable la venta de las existencias obsoletas, no


utilizadas o deterioradas?

10. ¿Sellevanregistrosdeinventariosadecuadamente valorizados?

11. ¿Existen registros adecuados para controlar los bienes entregados en comodato y
en donación a los entes públicos y privados?

12. ¿Se efectúa en forma periódica la comprobación de los registros auxiliares de


inventarios contra las respectivas cuentas de control del mayor?

13. ¿Las existencias recibidas están registradas con la descripción de cantidad,


calidad, origen, transportador y cualquier otra información pertinente?

14. ¿Existen procedimientos claramente establecidos para identificar faltantes en la


recuperación de materiales y suministros con el objeto de efectuar reclamos a
trabajadores o proveedores?

15. ¿Existen informes basados en los inventarios para facilitar el análisis de


pérdidas y manejo de los mismos?

16. ¿Se realizan inventarios físicos en intervalos de tiempo, informes apropiados por
lo menos una vez al año, para efectos de asegurar registros exactos de las
cantidades reales en depósitos?

17. ¿Son conciliados los recuentos físicos contra los registros de contabilidad e
inventarios?

18. ¿Son los inventarios físicos tomados por personas ajenas a la custodia de
inventarios y a los encargos d manejo de registros?

19. ¿Se investigan oportunamente las diferencias presentadas entre los resultados
de la toma física y lo reflejado en los registros de contabilidad?

20. ¿Existen medidas adecuadas y reglamentarias para que en la toma física de


los inventarios se controle la entrada y salida de bienes al almacén o bodega?

21. ¿Se encuentran las existencias protegidas contra deterioro físico, robo y
siniestros?

22. ¿Verifican los almacenistas las cantidades recibidas contra los informes de
recepción de producción?

23. ¿Se exige a los almacenistas informar acerca de las mercancías obsoletas o
deterioradas de poco movimiento y excesivas en cuanto a cantidad?

24. ¿Se ha fijado claramente la responsabilidad de cada uno de los almacenistas


por el manejo de las distintas partidas o clases de inventarios?

25. ¿Están claramente definidas las funciones, responsables de manejo, registro,


custodia de inventarios?

26. ¿Existe una adecuada separación d responsabilidades en relación con la


compra, contabilización y ajuste de inventario?
Elaboro: Revisó y Aprobó:
27. ¿Existen políticas claras sobre la rotación de inventarios?
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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 5 - DE PROPIEDAD, PLANTA Y


EQUIPO

Representa las cuentas que registran los bienes de propiedad del ente público que no
se adquieren o construyen con la intención de enajenarlo o destinarlos para el uso
público, sino con el propósito de utilizarlos n la producción, en desarrollo de su función
administrativa o cometido estatal.

1. Determinar que la base de valuación bajo la cual se presentan las cuentas de


activos fijos sean adecuados.
2. Constatar la propiedad legal de la entidad sobre los bienes presentados bajo este
rubro.
3. Cerciorarse de que todos los bienes de propiedad de la entidad están reflejados en
los estados financieros.
4. Determinar la procedencia de la capitalización de adiciones y mejoras
5. Determinar la correcta y oportuna contabilización y registros de los bienes retirados
por venta, cesión o cualquier otra causa y de los activos fijos recibidos por donación y
aporte.
6. Determinar la correcta incorporación al costo de los activos del mayor valor del bien
por concepto de revalúo catastral.
7. Determinar que los cargos por depreciación sean razonables y consistentes con
el ejercicio anterior y con los métodos establecidos para su cálculo.
8. Establecer si toda limitación o gravamen sobre los activos fijos se ha revelado
adecuadamente en los estados financieros.
9. Evaluar el funcionamiento del control interno para formular sugerencias en caso de
situaciones deficientes.

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿La entidad posee registros auxiliares de los activos fijos?

2. ¿Los registros auxiliares se concilian periódicamente con la cuentas de control del mayor?

3. ¿los registros auxiliares de activos fijos contienen la depreciación acumulada de las diferentes
unidades, además de la información necesaria sobre localización, costos, mejoras adiciones etc.?

4. ¿Se practican periódicamente constataciones físicas de los activos y se comparan sus resultados con
los auxiliares correspondientes a fin de investigar las diferencias?

5. ¿Todo el mobiliario posee una placa metálica con número de identificación y si el número
coincide con el que aparece en el registro auxiliar correspondiente?

6. ¿La entidad efectúa evaluaciones periódicas sobre los activos fijos con el fin de determinar y actualizar
losvalores asegurables?

7. ¿Respecto a adiciones y mejoras al activo fijo:


Todas las adiciones y mejoras del activo fijo son controladas por medio de un presupuesto.
Las variaciones entre el presupuesto y los costos reales de las adiciones son sujetas a revisión y
aprobación por parte de autoridades competentes de la entidad.?

8. ¿Todas las adquisiciones son autorizadas por los respectivos ordenadores y si se efectúan en
concordanciaconlas disposiciones legales y vigentes sobre la materia?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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9. Respecto a bajas y retiros del activo fijo:


¿La venta, transferencia o desmantelamiento de equipo es autorizada y aprobada por escrito por los
funcionarios competentes, siguiendo los procedimientos establecidos en las disposiciones
administrativas y fiscales vigentes?
¿Se envía oportunamente a contabilidad o al departamento de control de bienes una copia del acta o
documentoqueautorizayapruebalaventa, transferencia, donación o destrucción de equipos?
¿Las placas metálicas de identificación de las unidades dadas de baja son retiradas y enviadas al
departamento de contabilidad o al departamento de control de bienes?
¿Se ajustan a las cuentas de activos fijos lo mismo que
la depreciación cuando el activo fijo se vende, transfiere, destruye o desmantela?

10. ¿Existen disposiciones por escrito para distinguir adecuadamente los gastos capitalizables y gastos de
reparación?

11. ¿Las operaciones de arrendamiento de activos fijos a tercero se registran y controlan


adecuadamente, si llenan los registros de autorización, aprobación y los aspectos de carácter
contractual y verifica si se registran oportunamente los ingresos que se derivan de tales operaciones?

12. ¿Se lleva un control de los bienes dados en comodato y la inspección de los mismos para verificar
que se le esté dando el uso y conservación adecuada?

13. ¿Todos los activos fijos están soportados legalmente mediante escrituras y avalúos técnicos?

14. ¿Existen constancias de los avalúos técnicos efectuados a los bienes?

15. ¿Existen registros sobre las valorizaciones de los bienes inmuebles?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 6 - DE BIENES DE BENEFICIO Y USO


PÚBLICO

Se agrupan las cuentas representativas de los bienes de carácter duradero, construidos.


Adquiridos a cualquier título, cuyo dominio y administración lo ejerce el ente público
para el goce, uso o disfrute de la comunidad.

Objetivos

1. Verificar que el avalúo o estimación realizado se atemperen a normas de reconocido


valor técnico.
2. Verificar la adecuada clasificación y presentación en los estados financieros de esta
clase de bienes.
3. Evaluar el funcionamiento del control interno.

GENERALIDADES Na No Si
1. Los procedimientos de la entidad, requieren que se produzcan autorizaciones
escritas para:
¿Construcciones entregadas total o parcialmente con base en las respectivas
actas de entrega de la empresa?
¿Las ampliaciones, mejoras y reparaciones capitalizables
de los bienes de uso público?
¿La adquisición de bienes de uso público a cualquier título?
¿La enajenación de los bienes de uso público a cualquier título o el traslado
entre dependencias o entes públicos?

2. ¿Se envía copia de la autorización directamente a contabilidad por la persona


que lo aprueba?

3. ¿Utiliza la entidad un sistema de reconocido valor técnico para determinar la


vida útil estimada de los bienes de beneficio y uso público?

4. ¿Utiliza la entidad un procedimiento reglamentario acorde con la normatividad


de la contabilidad pública para realizar las amortizaciones de los bienes de beneficio y
uso público?

5. Utiliza la entidad con los registros adecuados para este tipo de bienes?

6. ¿Los documentos que soportan y registran el dominio y la administración de los


bienes de beneficio y uso público están custodiados adecuadamente?

7. ¿Están claramente definidos los responsables encargados de la autorización y


aprobación de las operaciones que comprometen los bienes de beneficio y uso
público?

8. ¿Sepractican periódicamente constataciones físicas ys comprueban los resultados


con los auxiliares correspondientes investigando la diferencia en un caso dado?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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10. ¿Los registros son manejados por funcionarios responsables d la administración


de estos bienes?

11. ¿Los registros auxiliares son conciliados periódicamente con las cuentas de
control del mayor?

12. ¿Se registra adecuadamente los bienes en cuanto a los costos acumulados
en la construcción de vías de comunicación, parques, museos, monumentos y otros
bienes de beneficio y uso público?

13. ¿Se efectúan en forma periódica comprobaciones de los registros auxiliares, en


cuanto a los costos incurridos en la construcción de estos bienes, con las
respectivas cuentas control del mayor?

14. ¿Existen medidas adecuadas y reglamentarias para la recepción de obras


parciales o totales?

15. ¿Los documentos quesoportan losmovimientos dela construcción de estos bienes


están debidamente clasificados y protegidos? (escrituras, contratos, etc.)

16. ¿Existen restricciones para el acceso a los registros de control de las


construcciones en proceso?

17. ¿Existen pólizas que garanticen el cumplimiento y protección de las obras?

18. ¿Existen medidas de seguridad que garanticen la protección de las obras de


bienes de beneficio y uso público en construcción?

19. ¿Se efectúa una adecuada clasificación de los costos capitalizables, cuando se
realiza una adición o mejora?

20. ¿Los bienes de beneficio y uso público registrados tienen este carácter por
disposiciones legales?

21. ¿Están registrados estos bienes por su costo histórico?

22. ¿Los costos de mantenimiento y reparaciones que aumentan la vida útil y


mejoran la calidad del bien se están constituyendo como un mayor valor del
costo histórico? ¿En caso contrario, se están llevando como gastos del período
contable?

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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 7 - DE RECURSO NATURALES Y


DEL MEDIO AMBIENTE

Agrupar las cuentas representativas del costo y las erogaciones efectuadas con el fin
de explotar, conservar o proteger la diversidad e integridad del ambiente y los
ecosistemas, así como crear y mantener reservas naturales que permitan gozar de un
ambiente sano.

Objetivos

1. Verificar que el avalúo o estimación realizado se atemperen a normas de reconocido


valor técnico.
2. Verificar adecuadamente la clasificación y presentación en los estados financieros.
3. Evaluar el funcionamiento del control interno.

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿Existen manuales de procedimientos para los recursos naturales que
describan los aspectos relacionados con autorización escrita para la
adquisición, preservación, mejoras y administración de los recursos
naturales y del medio ambiente?

2. ¿Se envía copia de autorización debidamente a contabilidad por la


persona que lo aprueba?

3. ¿Los recursos naturales con destino a la venta son previamente


autorizados?

4. ¿Utiliza la entidad con registros adecuados para los activos


pertenecientes a los recursos naturales?

5. ¿Cuenta la entidad con registros adecuados para los activos


pertenecientes a los recursos naturales?

6. ¿Los registros auxiliares se concilian periódicamente con las cuentas


control del mayor?

7. ¿Los registros auxiliares de los recursos renovables y no renovables


contienen la amortización acumulada y el agotamiento acumulado de las
diferentes unidades yla información de los ajustes por inflación?

8. ¿Se practican periódicamente constataciones físicas y se comparan los


resultados con los auxiliares correspondientes, investigando la
diferencia en caso dado?

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9. ¿Se informa oportunamente a la alta dirección las diferencias que


se presentan entre un conteo físico y los registros auxiliares?

10. ¿Los registros son manejados por funcionarios responsables de


la autorización y disposición del dominio y administración de los
recursos naturales?

11. ¿Los documentos que soportan y registran el dominio y la


administración de los recursos naturales están custodiados
adecuadamente?

12. ¿Están claramente definidos los responsables encargados de la


autorización y aprobación de las operaciones que comprometen los
recursos naturales?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 8 - DE OTROS ACTIVOS

Bajo esta denominación se agrupan las cuentas representativas del valor de los
desembolsos en los cuales incurre el ente público, con el fin de obtener beneficio
futuros que se amortizan o extinguirán gradualmente. Así mismo, deben registrarse
aquellos bienes y derechos que por sus características no se encuentran clasificados
dentro del grupo de los activos ya definidos.

Objetivos

1. Determinar que las cuentas estén revisadas periódicamente para verificar la


propiedad de los cargos e importes aplicables a períodos futuros.
2. Determinar los cargos importantes y todos aquellos créditos que no se trasladaron a
gastos.
3. Cerciorarse que los saldos de las partidas que muestra el balance constituyen
gastos o activos reales, de los cuales se derivan beneficios para períodos futuros y
que no incluyen conceptos que debieron ser absorbidos en periodos anteriores.
4. Verificar que amortización aplicable a períodos futuros en cada caso es razonable a
que por tratarse de partidas de duración indefinida excepcionalmente es adecuado no
amortizado.
5. Comprobar que los cargos a los resultados del periodo, derivados de la amortización
sean aplicados sobre bases uniformes con los del periodo anterior y que las partidas
que presentan los estados financieros estén de acuerdo con el PGCP.

GENERALIDADES Na No Si
1. Existen registros analíticos separados para gastos pagados por
anticipado, cargos diferidos, obras y mejoras en propiedad ajena,
bienes entregados a terceros (cr), bienes en proceso de titulación,
bienes recibidos en dación de pago, provisión de bienes recibidos en
dación de pago (cr), activos adquiridos de instituciones inscritas,
bienes adquiridos en leasing, depreciación de bienes adquiridos en
leasing (cr), amortización de bienes adquiridos enleasing, capital
garantía otorgado, responsabilidades, provisión para
responsabilidades (cr), bienes de arte y cultura, provisión de bienes de
arte y cultura (cr), intangibles, amortización acumulada de intangibles
(cr), principal, subalterna, valorizaciones?

2. ¿Los Traspasos o amortizaciones mensuales están sistematizadas y


registrada en forma estándar, cuando es posible y son revisadas y
aprobadas por unfuncionario responsable?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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3. ¿Se hacen revisiones periódicas para verificar la propiedad de


los cargos aplicables a períodos futuros?

4. ¿Todas las adiciones importantes y todos los créditos excepto


las amortizaciones mensuales recurrentes, son revisadas por un
funcionario responsable?

5. ¿Se hace una revisión periódica sobre la propiedad, la cobertura de


los seguros y las fechas de vencimientos de éstos y los impuestos?

6. ¿Los inventarios de suministros de valor significativo son manejados


bajocontroles similares alosdeinventarios normales?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 9 - DE LA DEUDA PUBLICA

Aquella que tiene por objeto dotar a la entidad de recursos con plazo para su
pago, entre las que se encuentran la contratación de empréstitos, la emisión,
suscripción y colocación de bonos y títulos valores, los créditos de proveedores y el
otorgamiento de garantías para obligaciones de pago a cargo de las entidades
estatales. Estas pueden ser internas o externas.

Objetivos

1. Determinar la adecuada presentación en el balance general.

2. Determinar que los gravámenes sobre cualquier activo y las garantías otorgadas por
las operaciones de crédito público hayan sido reveladas adecuadamente en los estados
financieros.

3. Determinar la precisión de los cálculos por concepto de intereses, vencimiento,


incluyendo la amortización de capital.

4. Determinar el cumplimiento de todas las restricciones que le hayan sido impuestas a


la entidad por la concesión de deuda pública.

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿Todas las obligaciones de deuda pública son debidamente
autorizadas y aprobadas por la junta directiva?

2. ¿Se concilian periódicamente las cuentas de control del mayor


con los registros auxiliares y estos con los estados de cuenta de
entidades crediticias?

3. ¿Los registros contables de la deuda pública se encuentran a


cargo de un funcionario responsable y si son inaccesibles a otros
empleados?

4. ¿Se encuentran los contratos de empréstitos adecuados, custodiados


por un funcionario competente designado para tal efecto?

5. ¿Se expide una certificación de ingresos por parte del jefe


financiero?

6. ¿Se analiza la capacidad de pago para saber hasta que monto se


puede endeudar la entidad?

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7. ¿Cuándo se pasa del monto permitido de endeudamiento se solicita


una autorización al Ministerio de Hacienda y Crédito Público?

8. ¿Se están publicando en la gaceta los empréstitos contraídos


con una entidad crediticia?

9. ¿Se lleva un control detallado del registro de deuda pública, de


los intereses causados y la fecha de vencimiento?

10. ¿Los empréstitos de la deuda pública, de los intereses causados y


la fecha de vencimientos?

11. ¿Se lleva un control de los créditos de deuda pública que se


concibieron como créditos de tesorería?

12. ¿Se encuentran registrados estos créditos de deuda dentro del


presupuesto de gastos?

13. ¿Tienen disponibilidad presupuestal los empréstitos como los


intereses generados?

14. ¿Se elaboran contratos de crédito público con todos los requisitos
legales y fiscales? De acuerdo a la Ley 80, Decreto Reglamentario
2170/2002, Directiva Presidencial 012 de 2002

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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 10 - DE OBLIGACIONES FINANCIERAS

Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que representan el valor de las
obligaciones financieras contraídas por el ente público, como resultado de la obtención
de recursos financieros provenientes de instituciones financieras públicas o privadas u
otra entidad nacional o extranjera.

Objetivos

1. Determinar que los pasivos corresponden efectivamente a obligaciones de la


entidad.

2. Determinar si existen garantías otorgadas, gravámenes o restricciones y asegurarse


que todos estos se revelen adecuadamente en los estados financieros o en sus notas.

3. Evaluar el control interno inherente al rubro.

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿Todas las obligaciones financieras son autorizadas por la Junta
Directiva?

2. ¿Una vez adquirida la obligación los documentos que la soportan


son enviados oportunamente a contabilidad para su registro contable?

3. ¿A pesar de existir una dependencia para su manejo y control, el


área de contabilidad efectuó seguimiento de acuerdo a las cláusulas
establecidas?

4. ¿Se efectúa conciliación periódica entre registros contables y los


estados de cuenta presentados por el área encargada de su manejo?
¿En caso de existir diferencias estas son aclaradas y corregidas en
su momento?

5. ¿Existe un archivo adecuado y actualizado para cada obligación


que permita conocer su estado a cualquier fecha?

6. ¿Se ejerce un adecuado control para el pago oportuno del capital y


de intereses evitando que la entidad incurra en gastos innecesarios?

7. ¿El funcionario encargado de la cancelación de las obligaciones


tiene acceso a registros contables y extracontables?

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8. ¿Se concilian periódicamente estados de cuenta a la entidad


beneficiaria? En caso de existir cualquier diferencia se aclara
oportunamente?

9. ¿Canceladas las obligaciones se solicita y anula el documento


que las garantiza?

10. ¿Existe adecuada segregación de funciones en lo referente a


registros y manejo de transacciones?

11. ¿Se registra el valor real de las obligaciones?

12. ¿Se archivan y cancelan adecuadamente los documentos


pagados?

13. ¿La entidad cumple estrictamente las condiciones y obligaciones


impuestas?

14. ¿El departamento o sección que verifica y aprueba cuentas por


pagar es independiente de.
¿El departamento o sección de compras?
¿Caja General?
¿Recuperación de Mercancías, suministros, otros?

15. ¿Todas las adquisiciones se realizan mediante pedidos formales y


ordenes de compras?

16. ¿Existen procedimientos para determinar y garantizar el pago de


facturas?

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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 11 - DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR


PAGAR

Representa todas las cuentas de las obligaciones adquiridas por el ente publico, en
desarrollo de su función administrativa o cometido estatal, para ser pagaderas en
dineros, bienes o servicios. Y estas cuentas son de naturaleza de crédito.

Objetivos:

1. Determinar la correcta estimación y presentación en el balance de los diferentes


pasivos de acuerdo a su vencimiento.
2. Determinar que los créditos diferidos por ingresos son adjudicables a periodos
futuros y que su amortización se efectúa conforme a principios contables de
aceptación general.
3. Determinar la naturaleza e importancia de las contingencias que se muestran
apropiadamente en los estados financieros o en las notas adjuntas de acuerdo con la
importancia de las partidas.
4. Evaluar el funcionamiento del control interno principalmente en cuanto a emisión,
registro y renovación de documentos.

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿Los procedimientos de verificación para aprobar las facturas, contemplan la
existencia de firmas o refrendaciones en cada comprobante, donde demuestren que
lossiguientes procedimientos se han cumplido:
¿Comparación de las cantidades facturadas con las cantidades demostradas en la
orden de compra y las incluidas en el informe de recepción?
¿Comparación de precios, descuentos, periodos de créditos y términos de
embarque según la factura, con aquellos especificados en la orden de compra.
¿Comprobación de las partidas aritméticas de las facturas, respecto a
multiplicaciones, sumas y deducciones de descuentos?
2. ¿Se prepara mensualmente una relación de cuentas por pagar y se concilia
con los registros auxiliares y a su vez con la cuenta control del mayor?
3. ¿Se concilian regularmente los estados mensuales de proveedores con las cuentas
por pagar o facturas pendientes?
4. ¿Se controlan adecuadamente las devoluciones sobre compras en forma tal
que se asegure que la cuenta del proveedor reciba el cargo correspondiente?
5. ¿Se registran y controlan los anticipos a proveedores en forma tal que se
asegure que serán recuperados mediante el descuento en las correspondientes
facturas?
6. ¿Existe un adecuado registro de los pedidos y compromisos pendientes?
7. ¿Los ajustes de cuentas por errores, deducciones erróneas, descuentos erróneos,
etc., requiere la aprobación de un funcionario ajeno al departamento encargado de
aprobar las facturas por pagar?
8. ¿Se notifica la sección de Cuentas por Cobrar y se registran oportunamente
lossaldosdeudoresenlascuentasde proveedores?

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9. ¿Existen procedimientos establecidos que atraigan la atención sobre facturas


no pagadas dentro del periodo de descuento?
10. ¿Se ha establecido y definido la responsabilidad por lo menos en dos
funcionarios para autorizar la emisión de documentos que impliquen
obligaciones a favor de terceros?
11. ¿La autorización otorgada para emitir documentos de obligaciones es limitada en
cuanto a cantidad?
12. ¿La renovación de documentos se encuentra sujeta a los controles y requisitos
de la emisión original?
13. ¿Se llevan registros auxiliares de documentos por pagar que muestren como
mínimo:
¿Valor del documento?
¿Tasa de interés?
¿Fecha de vencimiento?
¿Pagos de principal e intereses?
14. ¿Los registros auxiliares son conciliados periódicamente con la cuenta de
control del mayor por una persona ajena a su manejo?
15. ¿Los documentos pagados son archivados adecuadamente y cancelados en
forma tal que no dejen duda sobre su pago?

16. ¿Los sobregiros bancarios han sido autorizados de conformidad con las
disposiciones fiscales y administrativas vigentes y se mantienen sin exceder el plazo
establecido en tales normas?

17. Los procedimientos internos aseguran el registro oportuno y adecuado de


posibles pasivos por concepto de:
¿Documentos por cobrar descontados?
¿Cuentas por cobrar cedidas?
¿Garantía sobre contratos?

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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 12 - DE LAS CUENTAS DEL


PATRIMONIO

Representa el valor de los aportes otorgados y desembolsados para la creación y


desarrollo de los entes públicos y el excedente o déficit incorporado del periodo
contable anterior, que resulta de comparar los ingresos y gastos del mismo. La
reserva representa el valor de los recursos apropiados de los resultados obtenidos por
el ente público, con el fin de satisfacer los requerimientos legales, para fines
específicos y justificados, el superávit representa el aumento neto del valor de los
activos, determinados por avalúos o estimaciones basadas en criterio y normas de
reconocido valor técnico.

Objetivos

1. Determinar si los valores que se presentan en los distintos renglones del capital
contable corresponden por su naturaleza a los rubros correspondientes.

2. Determinar si los requisitos legales y estatutarios necesarios para constitución y


movimiento de las distintas partidas del capital contable, han sido cumplidos y
satisfechas adecuadamente.

3. Determinar si todas las transacciones que afectaron a la cuenta de capital


durante elperiodo examinado, fueronadecuadamente autorizadas y registradas.

4. Evaluar el funcionamiento del control interno.

GENERALIDADES Na No Si
1. Todas las transacciones relacionadas con el capital social son
debidamente aprobadas y autorizadas por la junta directiva o por
funcionarios designados para tal efecto?

2. ¿Los certificados aun no emitidos se encuentran debidamente


custodiados y bajo control numérico?

3. ¿Los certificados cancelados son debidamente inutilizados y


archivados?

4. ¿Esta debidamente separadas las funciones de:


Firma de certificados?
¿Mantenimiento de registro de accionistas?
¿Firma de cheque por pago de dividendos?
Registro de transferencia de acciones?

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5. ¿Se llevan los registros auxiliares para controlar separadamente la


cuenta de cada accionista y se concilia con el libro de certificado de
acciones?

6. ¿Todos los asientos contables relacionados con transacciones de


capital social y utilidades retenidas están respaldados por la
autorización correspondiente?

7. ¿El pago de dividendos es autorizado y aprobado por la junta


directiva?

8. ¿Se lleva una cuenta bancaria independiente para el pago de


dividendos y dicha cuenta es conciliada periódicamente por el
personal distinto al autorizado para firmar cheques para pago de
dividendos?

9. ¿Se confrontan los cheques girados para el pago de dividendos con


el total de acciones en circulación?

10. ¿Se lleva un registro y control sobre las transferencias de acciones?

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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 13 - A LAS CUENTAS DE CAPITAL,


RESERVA Y SUPERAVIT

Representa el valor de los aportes otorgados y desembolsados para la creación y


desarrollo de los entes públicos y el excedente o déficit incorporado del periodo
contable anterior, que resulta de comparar los ingresos y gastos del mismo. La
reserva representa el valor de los recursos apropiados de los resultados obtenidos por
el ente público, con el fin de satisfacer los requerimientos legales, para fines
específicos y justificados, el Superávit representa el aumento neto del valor de los
activos, determinados por avalúos, o estimaciones basadas en criterio y normas de
reconocido valor técnico.

Objetivos

1. Determinar si los informes encontrados en el balance están debidamente sustentados


en los registros contables y en otras evidencias disponibles.

2. Determinar si los requisitos legales y estatutarios necesarios para la constitución y


movimiento de las distintas partidas del capital contable han sido cumplidos y
satisfechos adecuadamente.

3. Determinar si todas las transacciones que afectaron a las cuentas de capital


durante elperíodo examinado, fueronadecuadamente autorizadas y registradas.

4. Evaluar el funcionamiento del control interno.

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿Todas las transacciones relacionadas con el capital social son
debidamente aprobadas y autorizadas por la junta directiva o por los
funcionarios designados para tal efecto?

2. ¿Los certificados aún no emitidos se encuentran debidamente


custodiados y bajo control numérico?

3. ¿Los certificados cancelados son debidamente inutilizados y archivados?

4. ¿Están debidamente separadas las funciones de:


¿Firma de certificados?
¿Mantenimiento de registro de accionistas?
¿Firma de cheques por pago de dividendos?
¿Registro de transferencia de acciones?

5. ¿Se llevan registros auxiliares para controlar separadamente la cuenta


de cada accionista y se concilia con el libro de certificados de acciones?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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6. ¿Todos los asientos contables relacionados con transacciones de capital


social y utilidades retenidas están respaldados por la autorización
correspondiente?

7. ¿El pago de dividendos es autorizado y aprobado por la junta directiva?

8. ¿Se lleva una cuenta bancaria independiente para el pago de dividendos


y dicha cuenta es conciliada periódicamente por el personal distinto al
autorizado para firmar cheques por pago de dividendos?

9. ¿Se confrontan los cheques girados para pago de dividendos para el total
de acciones en circulación?

10. ¿Se lleva un registro y control sobre transferencias de acciones?

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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CUESTIONARIO CONTROL INTERNO Nº 14 - DE LAS CUENTAS DE


PLANEACION Y PRESUPUESTO

Lo constituyen las cuentas representativas del plan de inversiones y plan financiero que
conforman el plan de desarrollo del ente público, así como el rubro del presupuesto de
ingresos y gastos aprobado y adoptado.

Objetivos

1. Verificar la elaboración y aprobación del presupuesto, las modificaciones y


adiciones observando losprincipios presupuestales yreglamentaciones vigentes.

2. Medir la ejecución presupuestal a través de un sistema o método de control.

3. Evaluar la ejecución del presupuesto con respecto al logro de metas y objetivos


definidos.

4. Verificar que el presupuesto guarde concordancia con los contenidos en el plan de


desarrollo, plan de inversiones, plan financiero.

5. Verificar que el presupuesto se haya ejecutado de acuerdo a las normas legales


vigentes. ( DECRETO 111 de 1996)

6. Analizar y verificar el programa anual mensualizado de caja (PAC) para saber cual
es el monto máximo mensual autorizado

7. Evaluar el funcionamiento del control interno.

GENERALIDADES Na No Si
1. ¿Cumple el presupuesto con la misión encomendada?

2. ¿El presupuesto de ingresos se está aplicando en los gastos que se


programaron?

3. ¿Todos los actos administrativos que afectan las aprobaciones


presupuestales cuentan con certificados de disponibilidad presupuestal,
garantizando la existencia de aprobación suficiente para atender dichos
gastos?

4. ¿Los compromisos cuentan con el registro presupuestal para que los


recursos con él financiados no sean desviados a ningún otro fin?

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5. ¿Se contraen obligaciones sobre aprobaciones inexistentes sin


tener saldo disponible?

6. ¿Se tiene aprobado el programa anual de caja?

7. ¿Se expidió el decreto de liquidación del presupuesto en su debido


tiempo y acorde con las normas legales?

8. ¿Se reconocen y ordena el pago de hechos cumplidos y se


perfeccionan los compromisos con e lleno de los requisitos legales?

9. ¿Se ejecutan programas y proyectos que figuran en el plan operativo


anual de inversiones?

10. ¿Se hacen los registros de operaciones presupuestales y


financieras?

11. ¿Se aprueban las reservas con el lleno de los requisitos legales?

12. ¿Los aportes de la Nación con destinación específica son aplicados


única y exclusivamente para estos fines?

13. ¿Se adquieren los compromisos una vez perfeccionados los


créditos adicionales?

14. ¿Se realizan los traslados presupuestales contando con el


certificado de disponibilidad correspondiente?

15. ¿Se delega la ordenación del gasto y la capacidad para contratar,


en funcionarios autorizados en la Ley Orgánica del Presupuesto?

16. ¿Se realizan modificaciones del presupuesto con autorización legal


de la corporación administrativa?

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PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son una herramienta que sirve de soporte para el funcionario de
CONTROL INTERNO, en la verificación y comprobación de todo lo que atañe con el
engranaje administrativo de la entidad.

Al mismo tiempo son lo soportes que el día de mañana servirán de base para
realizar un seguimiento y evaluación final sobre el manejo de los procedimientos,
sobre todo en lo que tiene que ver con los recursos tanto físicos y de capital de la
entidad, como también del funcionamiento administrativo de la entidad en todos sus
ordenes, preceptos quelosteóricos handenominado elProceso Administrativo.

Los Papeles de Trabajo que contiene el presente manual son:

1. Arqueo de Caja

2. Caja menor

3. Revisión de Cuentas Bancarias

4. Confirmación Bancaria

5. Cierre Fiscal

6. Conciliación Bancaria

7. Acta de Arqueo a Caja General

8. Análisis de egresos de bancos

9. Análisis de Ingresos y Egresos de Cajas

10. Circularización de cuentas por cobrar

11. Documentos y cuentas por cobrar

12. Prueba de provisión protección de cartera

13. Inventarios de Almacén

14. Inventarios de Proveedores

15. Compras de Mercancías

16. Análisis de Inventarios


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17. Propiedades, Planta, Equipo y Depreciación

18. Depreciación acumulada muebles y equipos de oficinas

19. Adquisiciones y adiciones de propiedad, planta y equipo

20. Venta de Activos

21. Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

22. Análisis de Gastos Anticipados

23. Cuentas por pagar

24. Obligaciones Financieras

25. Circularización de Cuentas por Pagar

26. Cuentas por Pagar

27. Planillas de Registro de Contratos

28. Ingresos Recibidos por Anticipado

29. Análisis de variación de Gastos Generales

30. Prueba sobre Registros y Transacciones

31. Formato de Análisis Presupuestal

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PAPEL DE TRABAJO Nº 1 - ARQUEO DE CAJA

ARQUEO DE CAJA
IDENTIFICACION:
1. DIA: 5. COMPAÑÍA:
2. HORA:
3. OFICINA: 6. CUANTIA:
4. POLIZA Nº:
7. RESPONSABLE:

RESULTADO DE LA DILIGENCIA
1. DOCUMENTOS

a. Recibos c. Boletos d. Tiquetes e. Otros


b. Facturas

2. DINEROS
a. BILLETES b.MONEDAS

de $ 50.000$ de $ 1.000$

de $ 20.000$ de $500$

de $ 10.000$ de $200$

de $5.000$ de $100$

de $2.000$ de $50$

de $1.000$

TOTAL: $
TOTAL: $

TOTAL GENERAL: $

COMPARACION DE SALDOS

EXIGIBLE $

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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Disponible $

Menos Sobrante$ Más Faltante $ SUMAS IGUALES $ $

OBSERVACIONES Y/O RECOMENDACIONES

FINALIZACION
Hora:

Nombre y Firma de quienes intervinieron:

PAPEL DE TRABAJO Nº 2 - CAJA MENOR

MUNICIPIO DE DEPENDENCIA:

OBSERVACIONES:

NOTA: Los dineros fueron contados en mi presencia y devueltos intactos en su


totalidad.

Elaboro: Revisó y Aprobó:


JEFE DE CONTROL
GONZALO CÓRDOBAINTERNO
TAQUEZFUNCIONARIO DE MANEJO
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PAPEL DE TRABAJO Nº 3 - REVISION DE CUENTAS BANCARIAS

NOMBRE DEPENDENCIA: EFECTIVO:


CONSIGNACIONES BANCARIAS:

BANCO: FECHA:

DETALLE SALDO NOTA NOTA SALDO


ANTERIOR CREDITO DEBITO FINAL
1. Saldo Extracto
2. Depósito en tránsito
Al
Al

3. Cheques por cobrar


Al
Al
4. Otras partidas
Al
Al

Notas créditos
Comisiones
Saldo en libros

TOTAL

Conclusiones

JEFE DE CONTROL INTERNO RESPONSABLE MANEJO

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 4 - CONFIRMACIÓN BANCARIA

Fecha:

Señores

Estimado (s) señor (es)

Para efectos de CONTROL INTERNO de Control Interno que viene practicando a la


entidad de los estados financieros de la misma, comedidamente solicito y agradezco a
Ustedes diligenciar la información seguidamente solicitada con corte a de y devolverla
directamente a la Jefatura de Control Interno en el sobre que acompañamos a la siguiente
dirección ____________________Si no existiere partidas o información correspondiente
a algunos renglones, sírvase indicarlos así: NINGUNA.

Cordialmente.

JEFE DE CONTROL INTERNO


Entidad

Saldo en cuenta corriente Nº


Saldo en cuenta corriente Nº

Valor $
Valor $

Saldo en cuenta ahorros Nº


Saldo en cuenta ahorros Nº

Valor $
Valor $

Obligaciones Bancarias Concepto


Concepto

Valor $
Valor $

Firma y nombre responsable de la Entidad Bancaria

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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PAPEL DE TRABAJO Nº 5 - CIERRE FISCAL (FIN DE AÑO)

Reintegro caja menor, según recibo Nº ___De de 200

Por______________valor______________de___________$

letras

) a la tesorería municipal de

consignación Nº Banco

Cuenta Corriente Nº

JEFE CONTROL INTERNO FUNCIONARIO DE MANEJO

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PAPEL DE TRABAJO Nº 6 - CONCILIACION BANCARIA

MUNICIPIO DE: ENTIDAD VISITADA: CODIGO DEL BANCO: NOMBRE DEL


BANCO: CIUDAD: CUENTA NOMBRE DE LA CUENTA: MES CONCILIADO :

FECHA CONCILIACION
DIA MES AÑO

1. SALDO EN LIBROS $
2. SALDO EXTRACTO $
3. DIFERENCIA $

SALDO REAL

SALDO LIBROS $
SALDO EXTRACTO $ (+) NOTAS CRÉDITOS POR CONTABILIZAR (N.C)
( -) NOTAS DEBITO POR CONTABILIZAR (N.D)
( -) CHEQUES PENDIENTES DE COBRO
(+) CONSIGNACIONES EN TRANSITO

SUMAS IGUALES $ $

RELACION CHEQUES PENDIENTES DE COBRO


BANCO: MES CONCILIADO:
FECHA BENEFICIARIO COMPROBANTE CHEQUE Nº NIT. o VALOR
EGRESO C.C.

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PAPEL DE TRABAJO Nº 7 - ACTA DE ARQUEO A CAJA GENERAL

Entidad
Responsable y cargos: Nº de Pólizas de manejo: Fecha y vigencia: Cuantía
asegurada:
Responsable Control Interno:

En

siendo las

del día

. Se hizo presente en la oficina de el

señor

con el objeto de

hacer un conteo y verificación a los dineros, cheques, comprobantes, libros y


demás elementos necesarios para adelantar la diligencia cuyo resultado es el
siguiente:

Efectivo $ Relación de Efectivo

Cheques $
Relación de Cheques

Total $

Cheques pendientes de reclamo


Relación de Cheques

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PAPEL DE TRABAJO Nº 8 - ANALISIS DE EGRESOS DE BANCOS

ENTIDAD PROGRAMA EFECTIVO INDICE DEPENDENCIA ANALISIS DE EGRESOS DE BANCOS


RESPONSABLE PREPARO FECHA INICIO Nº POLIZA Y VIGENCIA REVISO FECHA FINAL

FECHAVALOR CONCEPTO BANCO Nº Nº COD. CTA. REGISTRO REVISIOIN OBSERVACIO


EGRESO CTA. ORDEN AFECTADALIBRO LEGAL Y NES
CTE. DE AUX. DOCUMENTAL
PAGO

OBSERVACIONES GENERALES:

CONCLUSIONES:

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 9 - ANALISIS DE INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA


ENTIDAD PROGRAMA INDICE
DEPENDENCIA ANALISIS INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA RESPONSABLE PREPARO FECHA INICIO Nº
POLIZA Y VIGENCIA REVISO FECHA FINAL

Nº NOMBRE CONCEPTO Registro Registro Revisión


RECIBO FECHA DEL DEL VALOR Nº RECIBO DE de en Libro Legal y Diferencia Observa
CAJA ABONANTE INGRESO CONSIGNACION Abono a Aux. Docume ciones
A LA Cta ntal
CUENTA Ing. / Ing. / Ing. /
Egreso Egreso Egreso

OBSERVACIONES:

CONCLUSIONES:

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 10 - CIRCULARIZACION DE CUENTAS POR


COBRAR

ALCALDIA MUNICIPÀL DE

Ciudad y fecha,

Señores

cordial saludo.

Para efectos de evaluación del control interno al municipio de_________, a fin de


practicar los estados financieros de la misma, le solicitamos informar en un plazo
máximo de (5) días hábiles el saldo que Ustedes adeudan a esta entidad a 31 de
Diciembre de 200 .

Cualquier información adicional que consideren necesaria puede adjuntarse a su


carta de respuesta.

Favor remitir la información solicitada a la Jefatura de Control Interno ubicada en la


siguiente dirección .

Agradecemos su valiosa colaboración.

Atentamente

JEFE DE CONTROL INTERNO

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 11 - DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR

PREPARADO POR: FECHA: RESPONSABLE: HORA:

CUENTAS SALDO MOVIMIENTO AJUSTE RECLASIFICACION SALDO


ANTERIOR FINAL

CONCLUSIONES Y OBSERVACIONES:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 12 - PRUEBA DE PROVISION Y PROTECCION DE


CARTERA

PRUEBA DE PROVISION DE CARTERA


FECHA:
SALDO INICIAL
PROVISION PRESENTE AÑO
SALDO FINAL
REVISION EN PRESENCIA DE:
DETALLE DE CARGOS A PROTECCION EN EL AÑO
NOMBRE O RAZON SOCIAL FACTURA Nº VALOR

TOTAL:
………………………………………………………………………….

NOTA:

CONCLUSION:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 13 - INVENTARIOS DE ALMACEN

INVENTARIOS
ALMACEN MUNICIPIO DE: FECHA:

CUENTAS SALDO MOVIMIENTO AJUSTES RECLASIFICACIONES SALDO


ANTERIOR MES FINAL

TOTAL:
…………………………………………………………………………………..

CONSLUSIONES:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 14 - INVENTARIO DE PROVEEDORES

INVENTARIOS
ALMACEN MUNICIPIO DE: FECHA:

ARTICULO PROVEEDOR Nº FACTURA COSTO SALDO OBSERVACIONES


SEGÚN
LIBROS

PROCEDIMIENTOS EMPLEADOS:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE


Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 15 - COMPRAS DE MERCANCIAS

COMPRAS DE MERCANCIAS

HORA: FECHA:

MES TOTAL TOTAL DIFERENCIAS OBSERVACIONES


COMPRAS MES COMPRAS
LIBRO DIARIO

PROCEDIMIENTOS EMPLEADOS:

CONCLUSIONES:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

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PAPEL DE TRABAJO Nº 16 - ANALISIS DE INVENTARIO

ANALISIS DE INVENTARIOS
DEPENDENCIA VISITADA:

CODIGO ARTICULO ESTADO VALOR FUNCIONARIO ACONFRONTACION


CARGO CON CONTROL
INT.

OBSERVACIONES:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

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PAPEL DE TRABAJO Nº 17 - INVENTARIO PROPIEDADES PLANTA, EQUIPO Y


DEPRECIACION

PROPIEDADES PLANTA, EQUIPO Y DEPRECIACION

Responsable: Hora: Fecha:


INGRESOS DEPRECIACIOIN
CUENTAS SALDO ADQUISICIONES O SALDO TASA SALDO TRASLADOS SALDO NETO
RETIROS FINAL % INGRESO ADICION RETIROS FINAL
INICIAL ES

TOTAL ……………………………………

CONCLUSIONES:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 18 - DEPRECIACION ACUMULADA MUEBLES Y


EQUIPOS DE OFICINA

DEPRECIACION ACUMULADA MUEBLES Y EQUIPOS DE OFICINA FECHA:

DEPRECIACION
DETALLE FECHA DE COSTO DE ADICIONES INGRESOS SALDO TASA SALDO SOLICITADA ACUMULADA SALDO
ADQUISICION ADQUISICION RETIROS FINAL % AÑO
ANTERIOR

TOTAL ………………………………………………………….

CONCLUSIONES:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 19 - ADQUISICIONES Y ADICIONES DE PROPIEDAD,


PLANTA Y EQUIPO

ADQUISICIONES Y ADICIONES DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO HORA:


FECHA:

CONCEPTO FECHA FACTURA VALOR

PROCEDIMIENTOS:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

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PAPEL DE TRABAJO Nº - 20 VENTA DE ACTIVOS

VENTA DE ACTIVOS Fecha:

DETALLE COSTO DE DEPRECIACION PRECIO DE UTILIDAD O


ADQUISICION VENTA PERDIDA

PROCEDIMIENTOS APLICADOS:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 21 - GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Y CARGOS


DIFERIDOS

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO Y CARGOS DIFERIDOS Hora: Fecha:

AÑO POR LIBROS SALDO


CUENTAS ANTERIOR PRESENTE AJUSTE RECLASIFICACIONES FINAL

TOTAL ……………………………………….

CONCLUSION:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

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PAPEL DE TRABAJO Nº 22 - OTROS ACTIVOS

ANALISIS DE GASTOS ANTICIPADOS

Hora: Fecha:

CUENTAS SALDO CARGOS AMORTIZACIONES SALDO


INICIAL FINAL
INTERESES
SEGUROS
PAPELERIA
ARRENDAMIENTOS
GASTOS DE
INSTALACION

TOTAL ………………………………

PROCEDIMIENTOS EMPLEADOS:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 23 - CUENTAS POR PAGAR

PROVEEDORES SALDOS PAGOS SUBSECUENTES


NACIONALES FECHA VALOR

TOTAL……………………………… $

PROVEEDORES SALDOS PAGOS SUBSECUENTES


LOCALES FECHA VALOR

TOTAL……………………………… $

OTROS PROVEEDORES SALDOS PAGOS SUBSECUENTES


FECHA VALOR

TOTAL……………………………… $

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 24 - OBLIGACIONES FINANCIERAS

OBLIGACIONES FINANCIERAS

Hora: Fecha:

CUENTAS SALDO SALDO AJUSTES RECLASIFI SALDO


SEGÚN CACION
LIBROS

CONCLUSIONES:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

PAPEL DE TRABAJO Nº 25 - CIRCULARIZACION DE CUENTAS POR PAGAR

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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Ciudad y fecha,

Señor (es)

Cordial saludo.

Para efectos de verificación por parte de la Oficina de Control Interno, en la práctica


de los estados financieros del municipio de , le solicitamos informar en un plazo
máximo de (5) días hábiles, el saldo que dicha entidad le adeudaba a (31) treinta y
uno de Diciembre de 200 .

Cualquier información solicitada le ruego hacerla llegar a la siguiente dirección


.
Anticipamos nuestros agradecimientos por su valiosa colaboración. Cordialmente.

JEFE CONTROL INTERNO

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 26 - CUENTAS POR PAGAR

CUENTAS POR PAGAR

Hora: Fecha:

CUENTAS SALDO MOVIMIENTO AJUSTES RECLASIFICACION SALDO


ANTERIOR FINAL

CONCLUSIONES:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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PAPEL DE TRABAJO Nº 27 - PLANILLA DE REGISTRO DE CONTRATO

PLANILLA DE REGISTRO DE CONTRATOS ENTIDAD:


MES: AÑO:

FECHA FECHA TOTAL ORDEN FECHA COMPR. FECHA DEDUCCIONES


TOTAL ORDEN DE PAGO TOT. DE CHEQUE CUENT BANCO NETO A
DE EGRESO . CTE. PAGAR
GASTO Nº.
D M A D M A D M A D M A RTE PREV OTRAS
FTE SOCIAL

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 28 - INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO FECHA:

AÑO SEGÚN
CUENTAS ANTERIOR LIBROS AJUSTES RECLASIFICACIONES SALDO
PRESENTE FINAL
AÑO

CONCLUSIONES:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 29 - ANALISIS DE VARIACION DE GASTOS


GENERALES

ANALISIS DE VARIACION DE GASTOS GENERALES FECHA:

NOMBRE AÑO AÑO VARICION OBSERVACIONES


DE LA ANTERIOR PRESENTE %
CUENTA

PROCEDMIENTO EMPLEADO:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 30 - PRUEBAS SOBRE REGISTROS Y


TRANSACCIONES

PRUEBAS SOBRE REGISTROS Y TRANSACCIONES FECHA:

ARTICULOS ENTRADA SALIDA COSTO OBSERVACIONES

PROCEDIMIENTO EMPLEADO:

JEFE CONTROL INTERNO RESPONSABLE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PAPEL DE TRABAJO Nº 31 - FORMATO DE ANÁLISIS PRESUPUESTAL

TRIMESTRE: MES:

CONCEPTO PPTO ADICIONES REDUCCION ES PPTO % EJECUCIO % COMP


FINAL FINAL N MES
TRIM

SERVICIOS
PERSONALES
GASTOS
GENERALES
INVERSION
TOTAL

MES:

CONCEPTO PPTO ADICIONES REDUCCION ES PPTO % EJECUCIO % COMP


FINAL FINAL N MES
TRIM

SERVICIOS
PERSONALES
GASTOS
GENERALES
INVERSION
TOTAL

MES:

CONCEPTO PPTO ADICIONES REDUCCION ES PPTO % EJECUCIO % COMP


FINAL FINAL N MES
TRIM

SERVICIOS
PERSONALES
GASTOS
GENERALES
INVERSION
TOTAL

TOTAL TRIMESTRE

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PROCEDIMIENTOS Y NIVEL DE RESPONSABILIDADES DENTRO DE LA


ADMINISTRACION

Los objetivos primordiales del Presente Manual de Procedimientos de Control Interno, es


establecer una serie de criterios mínimos de inspección, para aplicarse en las
dependencias donde se manejen bienes y recursos; definir, identificar y describir los
controles claves y los procedimientos que ayudaran a evaluar y comprobar el
funcionamiento de los controles internos de cada área en forma permanente y selectiva;
Determinar dentro de cada proceso el momento en el cual se debe aplicar el autocontrol
como medida de prevención para evitar que quienes participen en los distintos
procedimientos cometan errores y dar mayor seguridad a los empleados en la ejecución
de sus funciones.

El Manual que orientará las acciones a seguir en el ejercicio del Control Interno está
concentrado en los llamados puntos críticos, donde se manejan bienes y recursos del
Estado, es decir en las áreas Administrativa y Financiera por en ellas en donde se
presenta la mayor potencialidad de ocurrencia de riesgos.

En conclusión, la utilización del Manual o Guía de Control Interno que se presenta para
su aplicación, debe realizarse fundamentalmente sobre la base de una actividad
adecuada de tareas de revisión y control de calidad de la documentación establecida.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO Nº 1 - TRÁMITE DE CUENTAS CON ORDEN DE COMPRA

PASOS Responsable
1.Revisa Existencia de elementos periódicamente para garantizar suministros.
2.Verifica necesidad real de elementos.
3.Elabora Orden de Suministro.
4.Aprueba solicitud mediante Vo. Bo.
5. Verifica existencias para atender el pedido y si hay elementos los suministra
llenando la Salida de Almacén.
6.Si no existe el o los elemento(s) solicitado(s) se inicia el proceso de compra.
7.Solicita cotizaciones.
8.Evalúa cotizaciones y define proveedor.
9. Elabora la Orden de Compra de acuerdo con la cotización seleccionada,
numerándola consecutivamente y cronológicamente.
10. Revisa contra documentos soportes y firma.
11. Certifica en la Orden de Compra la Disponibilidad.
12. Presupuestal y registra el respectivo compromiso.
13. Autoriza compra.
14. Lleva la orden de Compra al proveedor para que despache elementos.
15. Recibe los elementos y la factura verificando su calidad cantidad,
especificaciones, características y correcta liquidación.
16. Elabora el Comprobante de Ingreso a Almacén con base en la factura y
orden de Compra. Firma.
17. Actualiza el kárdex de acuerdo con la compra realizada.
18. Hace entrega de los elementos al funcionario solicitante elaborando el
Comprobante de Salida de almacén.

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19. Remite orden de compra, factura e ingreso a


Almacén al Despacho del Alcalde para elaboración de
Resolución y Orden de Pago.

20. Revisa que información registrada en Orden de


Pago coincida con la registrada en factura, resolución y
demás documentos soportes y firma.

21. Ordena el gasto mediante su firma en la Orden de


Pago y la Resolución.

22. Realiza registro presupuestal definitivo e imputación


contable.

23. Elabora cheque, registra información en Orden de


Pago y en talonario de chequera.

24. Verifica proceso total de pago y firma

25. Hace llegar cheque a beneficiario.

26. Produce Boletín Diario de Caja y Bancos, anexa

27. todos los documentos y remite a Contabilidad.

28. Incorpora información para ser reflejada en estados


financieros mensuales.

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO Nº 2 - TRÁMITE DE CUENTAS CON ORDEN DE TRABAJO

PASOS Responsable

1.Establece necesidad de servicio.


2.Presenta solicitud de Prestación servicios de acuerdo a necesidades.

3.Evalúa solicitud y define viabilidad mediante visto bueno.

4.Solicita cotización o cotizaciones según cuantía.

5.Evalúa cotizaciones y define la favorable.

6.Elabora O. T. de acuerdo a cotización aprobada.

7.Revisa y firma la O.T..

8.Certifica en O.T. disponibilidad presupuestal y registra compromiso

9.Autoriza O.T.

10. Remite O.T. a cotizante seleccionado.

11. Presta servicio de acuerdo con especificaciones de la OT y presenta


cuenta de cobro.

12. Verifica la prestación correcta del servicio de acuerdo a especificaciones de


la Orden de Trabajo mediante acta o en la misma O.T. según la cuantía.

13. Con OT, cuenta de cobro y acta de recibo elabora


Resolución y Orden de Pago (Según cuantía).

14. Revisa que la información registrada en Orden de

15. Pago coincida con la registrada en factura, resolución y demás documentos


soportes y firma.

16. Ordena el gasto mediante su firma en la Orden de Pago y la Resolución.

17. Realizaregistropresupuestaldefinitivoe imputación contable.

18. Elabora cheque, registra información en Orden de Pago y en talonario de


chequera.

19. Verifica proceso total de pago y firma Hace llegar cheque a beneficiario.

20. Produce Boletín Diario de Caja y Bancos, anexa todos los documentos y
remite a Contabilidad.

21. Incorporainformaciónparaserreflejadaen estados financieros mensuales.

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PROCEDIMIENTO Nº 3 - TRÁMITE DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE


SERVICIOS

PASOS Responsable

1. Verifica proceso total de pago y firma

2. Hace llegar cheque a beneficiario.

3. Produce Boletín Diario de Caja y Bancos, anexa todos


los documentos y remite a Contabilidad.

4. Incorpora información para ser reflejada en estados


financieros mensuales

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PROCEDIMIENTO Nº 4 - TRÁMITE DE ÓRDENES DE PAGO DIRECTAS

PASOS Responsable

1. Liquidadeacuerdoadocumentosoporte: autorización de vacaciones, cuenta de cobro


por servicios públicos, pago de obligaciones bancarias, etc.

2. Elabora Resolución y Orden de Pago.

3. Realiza imputaciones presupuestal y contable.

4. Ordena el gasto.

5. Elabora cheque registrando información en orden de pago.

6. Verifica proceso total de pago y firma

7. Entrega cheque a beneficiario.

8. Produce Boletín Diario de Caja y Bancos, anexa todos los documentos y remite
a Contabilidad.

9. Incorpora información para ser reflejada en estados financieros mensuales

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PROCEDIMIENTO Nº 5 - TRÁMITE DE AVANCES PARA VIÁTICOS Y GASTOS DE


VIAJE

PASOS Responsable

1. Entrega datos de comisión a secretaria del


Despacho.

2. Elabora resolución de comisión, liquida Viáticos y


Gastos de Viaje.

3. Revisa en registro de avances si comisionado ha


legalizado último avance otorgado, sino devuelve la solicitud.

4. Tramitado avance, registra en control de avances.

5. Compara los valores de los soportes aprobados con el


valor del avance para establecer si hay lugar a reintegro o
a cancelación de saldo.

6. Cancela reintegro en Caja o recibe saldo.

7. Registra la legalización en el control de avances.

8. Anexa soportes de legalización al original de la orden de


pago.

9. Analiza mensualmente avances sin legalizar después del


plazo otorgado y envía comunicación a funcionario para su
inmediata legalización.

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PROCEDIMIENTO Nº 6 - PAGO DE NÓMINA

PASOS Responsable

1. Comprueba que existe y se apliquen correctamente las normas y


procedimientos vigentes para la liquidación de la nómina.

2. Liquida nómina y da traslado a Presupuesto y Contabilidad para los


respectivosregistro presupuestales y contables.

3. Verifica que estén adjuntos los anexos de deducciones (Salud, Pensiones,


Retención en la Fuente y demás descuentos autorizados).

4. Comprueba que los pagos y descuentos efectuados, estén debidamente


autorizados y liquidados conforme a la normatividad vigente.

5. Comprueba las medidas de seguridad y la custodia de los documentos


soportes y de la información que se maneja para el proceso de la nómina.

6. Constata que las novedades de personal tengan los documentos que


soporten la liquidación de la nómina y coincida su información.

7. Verifica que los datos de las novedades se reporte, procesen e incluyan en


la nómina en forma completa, exacta y oportuna.

8. Comprueba que el proceso de la nómina tenga los suficientes controles


parasuaccesoy modificaciones Pertinentes.

9. Verifica que los actos administrativos que respaldan las novedades estén
debidamente elaborados y legalizados.

10. Verifica que se cumpla con las fechas establecidas para la elaboración,
entrega de novedades y procesos de pre-nómina y nómina definitiva.

11. Verifica que los pagos de la nómina se realicen dentro de las fechas
establecidas porla normatividad vigente.

12. Verifica que la nómina se elabore en los formatos aprobados.

13. Comprueba que las copias de las nóminas y soportes se envíen a las
oficinas correspondientes.

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PROCEDIMIENTO Nº 7 - ADICIONES PRESUPUESTALES

PASOS Responsable
1. Realiza solicitud al organismo correspondiente.

2. Verifica que se realicen los actos administrativos


correspondientes que soporten la actuación de los
firmantes.

3. Verifica que los dineros de los convenios de


Cofinanciación suscritos se adicionen al presupuesto de la
vigencia mediante acto administrativo del organismo
correspondiente.

4. Verifica que los registro presupuestales hayan


afectado los rubros correspondientes y las operaciones
matemáticas sean correctas.

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PROCEDIMIENTO Nº 8 - TRASLADOS PRESUPUESTALES

PASOS Responsable
1. Se elabora el proyecto de traslado presupuestal de
acuerdo a las necesidades de la Entidad basado en la
ejecución presupuestal del mes anterior a la solicitud.

2. Revisa y firma.

3. Confronta necesidades, firma y presenta ante


Alcalde Municipal para aprobación.

4. Registra en libro control de ejecución presupuestal.

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PROCEDIMIENTO Nº 9 - DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y REGISTRO


DEFINITIVO

PASOS Responsable

1. Revisa cotizaciones o propuestas presentadas y solicita disponibilidad


presupuestal.
2. Revisa si existe saldo de apropiación según rubro.

3. Si no es viable, devuelve al interesado con nota de observación.

4. Si es viable expide certificado numera consecutivamente, registra el compromiso


sin identificarbeneficiario,firmayentregaa Dependencia solicitante mediante oficio.

5. Con certificado de disponibilidad presupuestal continúa trámite.

6. Concompromisoestablecidodevuelvea presupuesto.

7. Revisa documentos, que esté adjunta disponibilidad, que los datos contenidos en
el compromiso correspondan con los consignados en el certificado, que la fecha
sea igual o posterior a la de disponibilidad.

8. Registra certificado presupuestal definitivo, firma y entrega.

9. Continúatrámitedeperfeccionamiento del compromiso.

10. Otros Aspectos Presupuestales:

11. Verifica que Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones
presupuestales cuenten con su respectiva disponibilidad presupuestal que
garantice la existencia de apropiación suficiente para atender los compromisos
adquiridos.

12. Certifica que al cierre de la vigencia fiscal correspondiente cada órgano debe
constituya las reservas presupuestales con los compromisos que al último día
hábil de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente
contraídosydesarrollenelobjetodela apropiación.

13. Verifica que se constituyan las cuentas por pagar con las obligaciones
correspondientes a los anticipos pactados en los contratos en los contratos y a la
entrega de bienes y servicios.

14. Verifica que se expidan los actos administrativos correspondientes que


soporten las adiciones de las cantidades correspondientes.

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PROCEDIMIENTO Nº 10 - REGISTRO EN LIBRO CONTROL EJECUCIÓN


PRESUPUESTAL

PASOS Responsable

1. Con base en las Resoluciones en la que se aprueben las


modificaciones presupuestales las registra en el libro de
presupuesto para obtener el nuevo saldo disponible.

2. Con base en las Ordenes de Compra, Ordenes de


Trabajo, Contratos o demás compromisos que adquiera la
Alcaldía Municipal, efectúa la correspondiente afectación
presupuestal ya sea en reservas o registros, según sea el
caso.

3. Una vez registrados los compromisos, coloca la


correspondiente imputación en el documento, firma y entrega
para que continúe el trámite.

4. Verifica selectivamente la información. A fin de mes


procede a consolidar la información para ser reflejada en los
informes presupuestales.

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PROCEDIMIENTO Nº 11 - ELABORACIÓN DE INFORMES MENSUALES SOBRE


EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

PASOS Responsable

1. Ejecución Presupuestal Ingresos y Egresos:

2. Elabora informe presupuestal por capítulos con base a


los datos del libro de presupuesto.

3. Verifica la información y firma.

4. Tomanotadelaejecución presupuestal y aprueba.

5. Estado de Ejecución Presupuestal:

6. Elabora estado de ejecución presupuestal por rubros tanto


de presupuesto como de ejecución, se indica el saldo
anterior, reservas, registros y saldo disponible.

7. Verifica la información y firma

8. Toma nota del estado presupuestal y aprueba.

9. EnvíaInformemensual aContraloría
Departamental.

Elaboro: Revisó y Aprobó:

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PROCEDIMIENTO Nº 12 - REGISTROS CONTABLES

PASOS Responsable
1. Entregado cheque a beneficiario, entrega ordenes de
pago con documentos soportes a Contabilidad

2.Registra en sistema o en tarjetas y es manual.

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PROCEDIMIENTO Nº 13 - ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS


MENSUALES

PASOS Responsable

1. Prepara información de Egresos e Ingresos diarios mediante


Planilla Diaria de Caja y Bancos y anexa documentos soportes
de la misma.

2.OrganizatodaslasOrdenesdepago, documentos
3.Soportes y Planillas Diarias de Caja y Bancos en
ordenconsecutivo ycronológicoylegaja adecuadamente.

4.RealizaConciliaciones Bancarias yEstado


Mensual de Caja y Bancos.

5.Entrega cuenta mensual a Contabilidad.

6.Prepara informe mensual de Almacén con base en entradas


y salidas del mes.

7.Revisa cuenta mensual:

8. Confronta que movimiento reflejado en Estado Mensual de


Caja y Bancos sea igual a sumatoria de las Planillas Diarias de
Caja y Bancos (ingresos y egresos).

9. Revisa que los ingresos a Caja según informe diario sean


iguales a valores consignados e igual a recibos de caja.

10. Digita en programa de Contabilidad toda la información


recopilada.

11. Elabora Notas de Contabilidad.

12. A fin de mes, produce la siguiente información:

13. Libro Mayor, Anexos de Balance, Libro Diario, Libros


Auxiliares, Flujo de Caja, Comparativo de Ingresos, Balance
de Comprobación y Conciliación Contabilidad –
Presupuesto.
Coteja informes con documentos correspondientes así:
1. Egresos con Órdenes de Pago giradas
2. Ingresos con Recibos y Planillas de Caja.
3. Verifica y firma.
4. Si no es correcto, se realizan las correcciones correspondientes, si
no se trata de errores de registro informa al Tesorero Municipal.
Analiza y da soluciones.

5. Toma nota de Estados Financieros, firma.


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PROCEDIMIENTO Nº 14 - ELABORACIÓN DE BALANCE DE PRUEBA

PASOS Responsable

1. Con base en todos los comprobantes de Tesorería se


elabora balance deprueba mensualmente.

2. Confronta saldo de caja y bancos de balance con el


saldo del último informe diario de caja y bancos.

3. Confronta que sumatoria de informes diarios de


caja y bancos, sea igual al movimiento de contabilidad.

4.Firma y adjunta a cuenta mensual.

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PROCEDIMIENTO Nº 15 - PAGO DE ACREEDORES (DESCUENTOS DE NÓMINA)

PASOS Responsable

1. Confronta que el total girado a los diversos


acreedores coincida con los valores descontados en
nómina, sinoinformaaTesorero quien soluciona.
2. Verifica que se hayan realizado el pago (mediante
consignación o pago directo) de la totalidad de los
descuentos efectuados.

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PROCEDIMIENTO Nº 16 - CONTROL DEL KÁRDEX

PASOS Responsable

1. Con base en las entradas y salidas procede a


hacer el registro en las respectivas tarjetas de kárdex.

2.Efectúa control selectivo de registros en kárdex.

3. Compara información mensual con registros de


kárdex.

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PROCEDIMIENTO Nº 17 - ELABORACIÓN DE BALANCE MENSUAL DE ALMACÉN

PASOS Responsable

1. Con base en las entradas y salidas procede a


hacer el registro en las respectivas tarjetas de kárdex.

2. A fin de mes, produce el Balance Mensual que


consiste en relacionar, por grupos de inventario, los
saldos anteriores, sumar las entradas, restar las
salidas y obtener los nuevos saldos de existencias.

3. Revisa, firma y pasa a Contabilidad.

4. Confronta con informe del mes anterior, entradas y


salidas del mes y tarjetas de kárdex.

5. Incorpora movimiento a Informes Contables.

6. Prepara Informe a Contraloría Departamental

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PROCEDIMIENTO Nº 18 - TOMA DE INVENTARIO FÍSICO

PASOS Responsable

1. Tomando como base los registros actualizados de


las tarjetas de kárdex relaciona en el formato los saldos
de existencias a 31 de Diciembre, por elemento.

2. Procede a efectuar el conteo físico tanto de los


elementos de consumo que se encuentren bajo su
custodia como de los devolutivos en depósito y en
servicio.

3. Colabora en el conteo físico de los devolutivos en


servicio a cargo de su Dependencia.

4. Relaciona en el formato el resultado del conteo físico


verificando el estado de cada uno de los elementos.

5. Compara los registros en libros con las existencias reales


de elementos.

6.Deduce los sobrantes y faltantes encontrados.

7.Analiza diferencias y procede a dar solución.

8. Coteja con registros contables e incorpora inventario a


informes contables.

9.Toma nota de existencias y firma.

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PROCEDIMIENTO Nº 19 - CONTROL DE INGRESOS

PASOS Responsable

1.Recibe pago, Digita, entrega original a y copias.


2. Al final del día se realiza arqueo, llena formato de
arqueo, firma y envía a consignar.
3.Efectúa consignación y entrega a Tesorería.
4. Verifica que las consignaciones se hayan efectuado
correctamente.
5. Registra en libro de Caja y Bancos el movimiento del
día anterior.
6. Adjunta recibos de caja y consignaciones y produce
informe Diario de Caja y Bancos

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PROCEDIMIENTO Nº 20 - CONTROL DE PAPELERÍA

PASOS Responsable

Recibos de Caja:

1. Solicita talonarios prenumerados consecutivamente.

2. Registra ingreso de talonarios en Acta.

3. Revisa que la liquidación sea correcta, que los


recibos se hayan utilizado en orden consecutivo y
cronológico y se encuentren debidamente relacionados en
el Boletín Diario.

4. Registra recibos utilizados encontrolde papelería.

5. Con informes mensuales reporta utilización de


papelería prenumerada.

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PROCEDIMIENTO Nº 21 - INVERSIONES TEMPORALES (CDTS)

PASOS Responsable
1. Calcula el promedio diario trimestral de bancos.

2. Define y justifica inversión a realizar.

3. Elabora resolución de ordenación de la inversión.

4. Lleva cheque y orden de pago a Banco o


Corporación para constituir CDT.

5. Con título registra información en libro auxiliar de


inversiones y en agenda la fecha de vencimiento.

6. A fin de mes se confronta saldo de balance con


libro auxiliar.

7. Dos (2) días antes de vencimiento se prepara oficio


solicitando redimir título.

8. Revisa, firma y remite a Tesorería.

9. Lleva solicitud a Banco o Corporación.

10. Aprueba, entrega cheque a Tesorería.

11. Descarga CDT de libro auxiliar.

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PROCEDIMIENTO Nº 22 - REGISTRO EN LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

PASOS Responsable

1.Recoge consignaciones, Notas Crédito, Notas


Débitos en bancos y entrega a Tesorería.

2. Producen Planilla de Caja en la que se relacionan


todos los ingresos del día agrupados por conceptos,
anexan Recibos de Caja, cuadran y rinden cuentas a
Tesorería.

3. Gira los compromisos del día basada en las ordenes


de pago y sus respectivos soportes.

4.Produce Planilla Diaria de Caja y Bancos en la que


relaciona ingresos y egresos del día.

5. Registra en libro auxiliar de bancos: ingresos, Notas


Crédito, Notas Débitos y egresos.

6. Coteja planilla con libros de Caja y Bancos y soportes


y contabiliza. Afin de mes elabora conciliación bancaria.

7.Efectúa cierre de mes del libro de bancos.

8.Elabora Informe Mensual de Estado de Cuentas


Bancarias y Caja y pasa a Contabilidad.

9.Coteja con informes contables.

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PROCEDIMIENTO Nº 23 - CONTROL DE CHEQUERAS

PASOS Responsable
1. Cuando la existencia de chequeras es mínima,
llena formato de solicitud.

2.Revisa, firma y entrega a Tesorería.

3.Entrega a mensajero.

4. Lleva solicitud al Banco, trae chequeras y entrega a


Tesorería.

5.Cuando se agota chequera archiva talonario.

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PROCEDIMIENTO Nº 24 - NFORME A CONTRALORÍA

PASOS Responsable

1. Coordina para que Tesorería, Contabilidad y Almacén


diligencien la información que a cada una corresponde.

2. Consolida información y lleva al Responsable para la


firma.

3.Firma y entrega para despachar a Contraloría.

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PROCEDIMIENTO Nº 25 - ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN


LA FUENTE

PASOS Responsable

1. Entrega a Tesorera listado acumulado del año de


descuentos por retención en la fuente.

2. Digita certificado, que contendrá Valor base, Valor


retención concepto, Nombre e identificación, ciudad, y
año gravable y Nombre, Razón Social, Nit y Dirección del
Agente retenedor.

3. Revisa y firma.

4. Entrega certificado a beneficiario.

5. Archiva copia con firma de recibido.

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PROCEDIMIENTO Nº 26 - CONTROL DE CORRESPONDENCIA

PASOS Responsable

1. Radica consecutivamente toda la correspondencia que llega a la Entidad


en el formato diseñado para tal fin. Lee el contenido y la clasifica de acuerdo
a su importancia y urgencia.

2. Remite debidamente clasificada a cada una de las dependencias de la


alcaldía Municipal.

3. Da lectura a la misma y procede a dar contestación a aquella que le


concierne directamente a su despacho. La correspondencia que puede
delegar la pasa con nota de “instrucciones para correspondencia” a quien
deba encargarse del asunto o preparar la respuesta para su firma. De esta
remisión deja copia en su despacho.

4. Verifica en las copias si se ha dado contestación a las mismas en los


términos estipulados. En caso contrario proceder a recordar al responsable el
cumplimiento de su obligación.

5. Preparada la respuesta y debidamente firmada por el responsable de la


Dependencias, se radica en la planilla de envíos y se procede a su entrega a la
empresa de correos correspondiente o al Mensajero de la Entidad previa la
firma de recibí.

6. Recibe, revisa y radica la correspondencia que llega a la Entidad, informado al


Alcaldía Municipal. Numera y despacha la correspondencia que se origine en el
Despacho como circulares, memorandos, oficios, resoluciones, ordenes de trabajo,
etc.

7. Organiza y maneja técnicamente el archivo de la Alcaldía Municipal.


Mantenerlo actualizado dejando copia de toda remisión en dicho archivo.

8. Lleva el archivo de las Hojas de Vida y el kárdex del personal


garantizando su correcto manejo a través del registro de los folios que
componen cada archivo.

9. Guarda la debida reserva de los documentos que así lo requieran y de los


asuntos que se traten en la Alcaldía municipal.

10. Hacer y recibir llamadas telefónicas de su departamento ytransmitirelmensaje


alosfuncionarios correspondientes.

11. Atiende al público teniendo en cuenta normas y principios de atención que


optimicen el servicio. Suministrar la información pertinente sobre las actividades que
realiza la Alcaldía Municipal.

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PROCEDIMIENTO Nº 27 - APORTES PARAFISCALES

PASOS Responsable

1. Comprueba que la liquidación de los aportes al


Instituto Colombiano de Bienestar Familiar I.C.B.F, a las
Cajas de Compensación Familiar, a las Entidades
Promotoras de Salud, EPS, al SENA, alaAdministradoras
de Fondos Pensiónales, a los Fondos de cesantías y
Riesgos Profesionales de los funcionarios esté conforme
a la reglamentación establecida en las normas y
procedimientos en cuanto a conceptos y porcentajes.

2. Verifica la existencia real de los valores con destino al


pago de los anteriores conceptos.

3. Comprueba la oportunidad, veracidad, legalidad y


exactitud de los pagos.

Elaboro: Revisó y Aprobó:

GONZALO CÓRDOBA TAQUEZ Dr. LEANDRO ANTONIO ROMO PANTOJA


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