Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi
menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum
organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki
jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui
dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan
bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang
layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu
menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan,
dan pengalaman yang diperlukan.
Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan
dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis
terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job
analysis). Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan
prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu
jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut.
Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut
isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.
Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis
pekerjaan sebagai berikut; A Systematic may to gather and analyze
information about the content and the human requirements of jobs, and the
context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara
sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan
personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya
dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan
antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya
adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan
position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.
1
Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat
digunakan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang
yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan
tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi
jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis
yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi
kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi
jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan
melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama
menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.
Untuk melakukan analisis jabatan maka diperlukan lah tahapan-
tahapan dalam pelaksanaannya, kemudian didalam melakukan analisis
jabatan juga diperlukan metode pengumpulan data agar proses analisa
jabatan berjalan melalui prosedur yang sesuai. Maka dari itu, disini kita akan
mengkaji hal tersebut sehingga pemahaman kita lebih luas khususnya
tentang tahapan pelaksanaan analisis jabatan dan metode pengumpulan data
dalam analisis jabatan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa saja tahapan dalam pelaksanaan analisis jabatan?
2. Apa saja metode pengumpulan data dalam analisis jabatan?
C. Tujuan
1. Mampu mengetahui apa saja tahapan dalam pelaksanaan analisis
jabatan.
2. Mampu mengetahui apa saja metode pengumpulan data dalam analisis
jabatan.
2
BAB II
PEMBAHASAN
3
Tim pelaksana: terdiri dari sekelompok analis jabatan yang telah lulus
pelatihan analisis jabatan
4
Representatif
Lengkap
Akurat
d) Pendistribusian formulir
Pendistribusian Formulir Dirancang cara dan atau diusahakan sampai
kepada responden secara aman.
5
2. Tahap Pengumpulan Data
a) Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati
secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan
mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam
metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang
jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan
mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau
posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak
dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses,
keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan
dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis,
profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui
wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan.
6
c) Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan
yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang
digunakan. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan
menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang
suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena
tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan
kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak
membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.
d) Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
3. Pengolahan Data
Penyusunan berbagai bentuk cakupan informasi dengan
menggunakan hasil-hasil yang diperoleh dari pengumpulan data jabatan.
Data dianalisis dan disajikan dalam bentuk informasi yang sesuai dengan
program yang membutuhkan. Pemaduan data yang diperoleh dari berbagai
sumber dan berbagai metode dilakukan oleh tim. Deskripsi jabatan disusun
berdasarkan fakta jabatan, dan spesifikasi disusun melalui personal judgment
dari tim analis berdasarkan analisis logis terhadap deskripsi jabatannya.
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data
yaitu:
1) Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2) Menentukan bobot nilai dari setiap factor
3) Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4) Analisa persyaratan jabatan
5) Menyusun uraian jabatan
6) Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
7) Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola
pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ;
7
sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai,
sistem dan prosedur administrasi kepegawaian.
4. Verifikasi
Periksa kembali semua data dan informasi jabatan dari langkah 2 (ke
dua) diperiksa kembali kebenarannya, dengan cara memberikannya kepada
pemegang jabatan, atasan dan sumber-sumber lain yang relevan untuk
melakukan pengecekan.
5. Pembetulan
Beberapa revisi atas hasil verifikasi pada langkah 3 (ke tiga) dilakukan
sebelum hasil analisis jabatan ini dipergunakan. Termasuk dalam hal ini
analis perlu mengoreksi hasil cetak dan redaksional agar mudah dipahami
oleh si pengguna nantinya.
8
c) Menunjukkan akan pemanfaatan informasi jabatan bagi tujuan-tujuan
tertentu (dalam laporan tercangkup pada BAB “masalah dan temuan”
kesimpulan dan saran)
Fakta-fakta jabatan/pekerjaan dikumpulkan. Kemudian dianalisis dan
ditulis sebagaimana pekerjaannya (apa adanya) bukan pada bagaimana
seharusnya. Oleh karenanya analisis jabatan dilakukan:
a) Setelah pekerjaan itu di rancang
b) Pekerjaan sudah dalam keadaan terlatih
c) Pekerjaan telah dilakukan/dilaksanakan.
9
pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak
seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu
ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.
Kelebihan:
Tepat/sesuai untuk jabatan-jabatan yang banyak dilakukan secara
manual, terstandarisasi, dan memiliki aktivitas putaran yang pendek.
Dapat diterapkan pada keadaaan khusus, atau bila ada hambatan
bahasa, misalnya pada pekerja asing
Kelemahan:
Harus mencakup sampel yang representatif dari perilaku jabatan.
Lambat, mahal, dan akurasi rendah (karena tidak melihat kegiatan
yang tidak teratur)
Tidak cocok untuk jabatan yang membutuhkan aktivitas dan
kosentrasi yang baik, seperti pengacara, programer atau design
engineering.
b) Job Performance
Kelebihan:
Cocok untuk jabatan-jabatan dimana job analist bisa belajar dengan
mudah
Kelemahan:
Sama dengan observasi.
c) Interview
Merupakan teknik yang paling umum digunakan Untuk menyusun
tugas-tugas, kewajiban-kewajiban dan perilaku-perilaku yang standar
ataupun tidak standar dan secara fisik untuk melihat mental kerja
pegawai, karena dalam interview observer dapat melihat perilaku
responden secara langsung. Interview sering dipandang sebagai
“conversation with a purpose”, karena dalam pembicaraan interview
mempunyai tujuan yang hendak dicapai yang semua itu tergantung pada
kemampuan interviewernya.
10
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam interview:
1) Perencanaan yang diteliti dan training Untuk analisisnya sebelum
interview dilakukan.
11
d) Questioner
Questioner biasanya telah berstandarisasi dan digunakan untuk
mengecek item-item yang akan digunakan untuk sebuah jabatan atau
untuk menilai item-item yang relevan dengan jabatan yang ditanyakan.
Kelebihan questioner:
Mempunyai potensi yang besar untuk kuantitas informasi
Lebih murah dan mudah untuk administrasinya
Tidak mengganggu waktu produksi responden
Untuk responden yang banyak, biayanya lebih murah dan tidak
memakan waktu yang lama.
Kekurangannya:
Dalam perkembanagan, questioner membutuhkan waktu dan biaya
yang banyak
Sifatnya kaku, sehingga sering terjadi salah paham
Sulit untuk mendapatkan informasi secara mendetail
Dapat merugikan pihak responden, karena tidak dapat menilai
bagaimana kooperasi dan motivasi responden dalam mengisi
questionaire.
12
Kemudian christal (1974), mengajukan rekomendasi untuk
melaksanakan sistem analisis jabatan skala besar yang berdasarkan pada
administrasi task inventory:
Pegawai inventaris menggunakan seluruh waktunya untuk
mengembangkan daftar tugas, jadi supervisor dilapangan hanya
sebagai advisor teknik.
Tugas ditulis secara terperinci
Meliputi item-item sistem personal bagi kebutuhan manager
Mengumpulkan nama pekerja dan mengidentifikasi informasi,
sehingga akan menghasilkan data yang berkualitas tinggi
Sebaiknya dilakukan inventaris kerja untuk sampel yang besar, karena
reliabilitasnya lebih baik dan mempermudah untuk melakukan analisis
dalam sub-group (misalnya pegawai bagian penjualan)
Menyusun data pada beberapa lembar secara garis besar, agar
mudah dimengerti
Menggunakan skala “relative time spent” sebagai faktor penilai utama
dan dituliskan dalam persen waktu
Daftar tugas ini menggunakan program computer CODAP
(Comprehensive Occupation Data Analisys Program), karena dapat
memberikan job description secara mendetail, tabulasi hasil setiap
kelompok kerja dan memberikan laporan survey analisis jabatan yang
komplit. Dan ini semua berguna untuk mengorganisasi dan menyusun
sistem personal jabatan.
13
BAB III
PENUTUP
14