PROCEDIMIENTO CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS
CONSTRUIR PARA EL BIENESTAR
CODIGO: PR1
VERSIÓN: 5

PORTADA

RESPONSABLE: Ingeniero de Calidad.

UBICACIÓN: Original en Oficina del Ingeniero de Calidad, copias en la red o en oficinas

según distribución.

CONTROL DE VERSIONES
FECHA DE
VERSIÓN ELABORÓ APROBÓ
APROBACIÓN
Asistente de Ingeniero de
V5 2016-01-12
Calidad Calidad

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CODIGO: PR1
VERSIÓN: 5

1. OBJETO

Definir las directrices para el control de los documentos internos, externos y los registros del
sistema de gestión Integral de NEMA INGENIERÍA S.A.S.

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos y registros del sistema, los generados al interior de la
organización y aquellos de origen externo que se requieran para el desarrollo de los procesos
y del servicio.

3. DEFINICIONES

Aprobación: Acción de verificar que indica que lo que ha sido documentado corresponde con
las políticas, objetivos y/o requisitos de calidad y constituye autorización para continuar o
iniciar su aplicación

Documento: Es toda información (datos que poseen significado) y su medio de soporte. El

medio de soporte de los documentos puede ser papel, diskette, CD, discos duros, memorias
USB, fotografía, muestra patrón o una combinación de éstos.

Documentos del sistema: Procedimientos, procesos, instructivos, perfiles de cargo,

formatos, planes de calidad, informes de gestión, registros de calidad, entre otros,
correspondencia interna.

Documentos Externos: especificaciones, normas, decretos, leyes, resoluciones e informes

Formato: Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos; es un tipo de documento.

Listado maestro de documentos: Lista de documentos y formatos del SGI, ordenada por
procesos para que los usuarios del sistema verifiquen la existencia del documento, la última
fecha de actualización. Se actualiza con base en los documentos nuevos y las modificaciones
hechas desde la última fecha de actualización

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del

tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

SGI: Sistema de Gestión Integral

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4. DESCRIPCIÓN

4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS

4.1.1 Solicitar la elaboración o cambio de un documento del SGI

Cuando se requiera elaborar o modificar algún documento del sistema, el responsable del
proceso puede hacer la solicitud escrita o verbal al ingeniero o asistente de Calidad, indicando
el cambio y el motivo.

4.1.2 Elaborar o cambiar un documento del SGI

El Ingeniero de Calidad evalúa las implicaciones de la solicitud y si no afecta la eficacia del

sistema o altera algún requisito del referencial, del cliente o de la organización, procede a
elaborar o cambiar el documento junto con el responsable del proceso.

Para la creación o modificación de documentos se deben tener en cuenta los siguientes

aspectos:

ENCABEZADO DE IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CONSTRUIR PARA EL
BIENESTAR
Código: Asignado por el Ingeniero de
Calidad.
PROCESO
Versión: Corresponde a la versión
actual.

El código de los documentos corresponde a la siguiente nomenclatura seguida de un número

consecutivo del tipo de documento en el SGI.

Campo
Tipo de documento Denominación
numérico
MANUAL DE SISTEMA DE GESTIÓN NA
MG
INTEGRAL
CARACTERIZACIONES DE consecutivo
CP
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS PR consecutivo

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INSTRUCTIVOS IN consecutivo
PROGRAMAS DE GESTION PG consecutivo
ESPECIFICACIÓN ES consecutivo
FORMATOS FR consecutivo

Los planes de calidad se identifican con el nombre del proyecto y se controla la versión.

Los procedimientos deben contener la siguiente información cuando aplique:

1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DEFINICIONES
4. DESCRIPCIÓN
5. CONTROL DE MODIFICACIONES
6. REGISTROS
7. ANEXOS

4.1.3 Aprobar un documento del SGC antes de su distribución

La aprobación de los documentos se realiza de la siguiente forma:

 El manual de Sistema de Gestión integral y las caracterizaciones de procesos son

aprobados por la gerencia.

 Los procedimientos e instructivos son aprobados por el responsable del proceso a

que pertenecen.

Colocando el Vo.Bo. En cada hoja de la versión del documento original, la cual permanece en
la oficina del asistente de Calidad.

4.1.4 Actualización del Listado maestro de documentos y distribución de los documentos

Una vez firmado el documento por quien corresponda, se distribuye una copia a las personas
que requieren conocer el documento a través de un memorando de notificación o de un
correo electrónico.

La actualización del FR1 Listado maestro de documentos se debe realizar cada vez que se
cree un documento o se realice un cambio en alguno de los documentos del SGI, señalando
la última versión vigente del documento.

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4.1.5 Control de cambios de los documentos

Se identifican los cambios realizados al documento y su respectiva versión en el cuadro que
se encuentra al final de cada procedimiento y en el espacio destinado para tal en las
caracterizaciones de procesos, es un numeral obligatorio en todo documento.

4.1.6 Control de documentos obsoletos

El Asistente de Calidad, recoge las copias magnéticas controladas y las destruye. Se

conservará el archivo magnético de la última versión del documento en una carpeta llamada
“OBSOLETOS” en el equipo del Asistente de Calidad.

4.1.7 Control de los documentos de origen externos

Los responsables de proceso identifican los documentos de origen externo tales como:
normas, leyes, decretos o documentos que contengan información relevante para el
funcionamiento del proceso y del SGI y deben mantenerlos actualizados. El proceso que
identifique y obtenga un documento externo deberá referenciarlo al Asistente de Calidad para
que sean incluidos en el listado maestro de documentos externos.

El asistente de calidad registra los documentos externos en el FR2 Listado maestro de

documentos Externos, señalando el nombre del documento y la entidad emisora del mismo.

Los planos y especificaciones entregadas por el cliente son archivados los originales en una
carpeta por proyectos y registrados en el FR4 Listado de planos por proyecto.

4.2 Control de registros

4.2.1 Archivo de los registros

El archivo de cada uno de los registros generados por cada proceso del Sistema de Gestión
Integral es responsabilidad de los dueños de cada proceso, el cual debe disponer de los
medios adecuados para su conservación y recuperación.

4.2.2 Protección y recuperación de registros

4.2.2.1 Registros en medio físicos.

Los registros que se encuentran en medio físicos deben estar archivados en legajos, carpetas
o cajas debidamente rotuladas, además se deben seguir las siguientes recomendaciones:
 La ubicación de las carpetas, deben quedar ajustada para evitar deformaciones.
 No hacer anotaciones sobre los documentos originales.
 No doblar los documentos. Si se tienen que doblar, tratar de hacer la menor cantidad de
pliegues.

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 Cuando sea necesario archivar documentos enviados por fax, es conveniente sacar
fotocopias y archivar estas.
4.2.2.2 Registro en medio magnético.
Los registros de origen magnético se encuentran ubicados dentro de los discos duros de los
computadores, y su ubicación debe ser descrita en el Listado Maestro de Registros para su
control, donde se especifica el nombre del computador y la ruta de acceso al registro.

4.2.3 Disponibilidad y tiempo de retención

En el FR3 Listado Maestro de Registros se muestra la disponibilidad y el tiempo de retención

de cada uno de los registros del Sistema de Gestión Integral.

4.3 Copias de seguridad de archivos magnéticos - BACK UP

Los documentos del SGI y registros, que se encuentren en dispositivos de almacenamiento

magnéticos (discos duros, memorias USB, servidores de Internet, etc) deben tener una copia
o back –up de respaldo, realizada mensualmente, la cual se debe salvaguardar y proteger de
agentes externos que pueden deteriorar esta clase de documentos y medios de
almacenamiento.

5. CONTROL DE MODIFICACIONES DE ESTE PROCEDIMIENTO

VERSIÓN FECHA MODIFICACIONES

1 2007-11-06 Documento inicial

2 2008-12-19 Cambio en la estructura general del documento, se unificó con
el procedimiento de control de registros.
3 2010-04-30 Se cambió la condición de sistema de gestión de calidad por
sistema de gestión integral, se incluyó en la identificación de
los documentos el manual de SISO y los programas de
gestión.
4 2013-10-30 Se incluyó en el numeral 4.1.4 la condición de distribución de
los documentos a través de un correo electrónico.

Cambio del termino Manual de calidad por Manual de sistema

5 2016-01-12
de Gestión integral

6. REGISTROS

FR01 Listado Maestro de Documentos Internos.

FR02 Listado Maestro de Documentos Externos.
FR03 Listado Maestro de Registros.
FR04 Listado de planos

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