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Manuel de Procédures Administratives, Comptables et

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MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES COMPTABLES ET


FINANCIERES

Version du 2 avril 2007 -1-


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
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SOMMAIRE
SOMMAIRE ........................................................................................................................................................... 2
I- INTRODUCTION GENERALE ......................................................................................................................... 7
I.1.Préambule ........................................................................................................................................8
I.2. Intérêt du manuel............................................................................................................................9
I.1.1. Objectifs du manuel.................................................................................................................10
I.2.2. Structure du manuel.................................................................................................................10
I.2.3. Mise à jour du manuel .............................................................................................................10
I.3. Présentation du PNDP ..................................................................................................................12
I.3.1. Contexte et justification...........................................................................................................13
I.3.2. Objectif du Programme ...........................................................................................................13
I.3.3. Bénéficiaires du Programme ...................................................................................................14
I.3.4. Composantes du Programme...................................................................................................14
I.3.5. Résultats attendus du PNDP....................................................................................................16
II. GESTION ADMINISTRATIVE...................................................................................................................... 68
II.1. Organisation administrative ........................................................................................................69
II.1.1. Organisation spatio-temporelle ..............................................................................................69
II.1.3. Les Prestataires de Services ...................................................................................................74
II.1.4. Les Organismes d'Appui Local (OAL) ..................................................................................74
II.1.6. Les prestataires de services auprès du PNDP ........................................................................74
II.1.7. Les Ministères sectoriels........................................................................................................75
II.1.8. Les autres projets ...................................................................................................................75
II.1.9. Les partenaires techniques et Financiers................................................................................75
II.2. Gestion administrative du courrier..............................................................................................79
II.2.1.Circulation de l’information....................................................................................................80
II.2.3. Classement fonctionnel et physique des documents ..............................................................82
II.2.4. Maquettes de cachets .............................................................................................................83
II.3. Gestion des stocks .......................................................................................................................90
II.3.1 Entrées en stock ......................................................................................................................90
II.3.2. Sorties de stock ......................................................................................................................90
II.3.3. Enregistrement comptable......................................................................................................90
II.3.4. Edition des états de consommation........................................................................................91
II.3.5. Inventaire physique périodique..............................................................................................91
II.3.6. Cas du suivi des coupons de carburant ..................................................................................91
II.4. La gestion des Immobilisations...................................................................................................93
II.4.1. Codification des immobilisations...........................................................................................93
II.4.2. Etiquetage et marquage des immobilisations.........................................................................95
II.4.3. Suivi des immobilisations ......................................................................................................95
II.4.4. Entretien et réparation des immobilisations...........................................................................96
II.4.5. Assurance...............................................................................................................................97

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II.4.6. Cas spécifique du matériel roulant.........................................................................................97


II.4.7 Cas spécifique des bâtiments, du matériel informatique et des autres équipements ..............99
II.5. Gestion du personnel.................................................................................................................101
II.5.1. Recrutement .........................................................................................................................101
II.5.2. Gestion du dossier du personnel ..........................................................................................102
II.5.3. Mouvements de personnel ...................................................................................................102
II.5.4. Notation du personnel ..........................................................................................................104
II.5.5. Paye......................................................................................................................................105
II.6. Missions ....................................................................................................................................108
II.6.1.-Missions à l'intérieur du Cameroun .....................................................................................108
II.6.2. Missions à l'étranger ............................................................................................................110
II.7. Frais médicaux ..........................................................................................................................112
II.7.1. Généralités ...........................................................................................................................112
II.7.2. Modalités de gestion du coût des frais médicaux.................................................................112
II.8. Présentation détaillée des travaux administratifs ......................................................................114
III. GESTION BUDGETAIRE ........................................................................................................................... 142
III.1.Intérêt de la gestion budgétaire .................................................................................................143
III.2.Organisation de la gestion budgétaire.......................................................................................144
III.2.1 Principaux intervenants .......................................................................................................144
III.2.2. Supports utilisés..................................................................................................................144
III.3. Présentation du budget.............................................................................................................145
III.3.1. Objectif visé........................................................................................................................145
III.3.2. Structures du budget ...........................................................................................................145
III.4. Programmation et budgétisation ..............................................................................................146
III.4.1- Programmation et budgétisation des microprojets (PBABB).............................................146
III.4.2. Programmation et budgétisation des activités hors microprojets (PBAAT).......................147
III.5. Elaboration du programme de travail et du budget annuel (PTBA) ........................................148
III.5.1. Elaboration et diffusion des instructions de préparation du budget....................................148
III.5.2. Tenue de réunions de prise de connaissance des instructions par les responsables
fonctionnels et provinciaux.............................................................................................................149
III.5.3 Construction des plans de travail et des données y relatives ...............................................150
III.5.4. Envoi des plans de travail et des données y relatives .........................................................150
III.5.5. Séminaire de consolidation et d’approbation des PTBA ....................................................150
III.6. Exécution du budget ................................................................................................................151
III .6.1. Généralités sur l’exécution du budget du PNDP ...............................................................151
III.6.2. Exécution du budget pour couvrir les Frais Généraux et le Coût des Investissements du
PNDP ..............................................................................................................................................151
III.6.3. Exécution du budget pour couvrir les opérations du Programme conduites par la CNC et
les CPP............................................................................................................................................151
III.7. Contrôle budgétaire..................................................................................................................152
III.7.1 . Généralités du contrôle budgétaire ....................................................................................152
III.7.2. Procédure de contrôle budgétaire .......................................................................................153
III.7.3. Production du contrôle budgétaire......................................................................................153
III.8. Présentation détaillée des principaux travaux de gestion budgétaire.......................................154

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IV. PASSATION DES MARCHES.................................................................................................................... 157


IV.1. Cadre général des marchés publics..........................................................................................158
IV.1.1. Cadre général des marchés au Cameroun...........................................................................158
IV.1.2. Cadre général des marchés éligibles à l’IDA .....................................................................162
IV.2 Procédure de passation des marchés.........................................................................................167
IV.2.1 Généralités sur les appels d’offres.......................................................................................168
IV.2.2 Passation des marches de biens ..........................................................................................169
IV.2.3 Procédures de passation des marches des services de consultants ......................................171
IV.2.4 Passation des marchés des sous-traitants.............................................................................172
IV.2.5 Achat de petits matériels et fournitures ...............................................................................177
IV.3. Système de classement des dossiers de passation des marchés ...............................................187
IV.3.1 Structure de classement ......................................................................................................188
IV.3.2 Classement des chemises.....................................................................................................188
IV.4 - Présentation détaillée des travaux de passation de marchés...................................................190
V. Gestion financière ........................................................................................................................226
V.1. Organisation financière .............................................................................................................226
V.1.1. Organisation des comptes bancaires ....................................................................................226
V.1.2. Dispositifs organisationnels.................................................................................................229
V.1.2. Organisation des caisses ......................................................................................................232
V.2. Mobilisation des fonds..............................................................................................................235
V.2.1. Mobilisation des ressources internes du budget de l’Etat ....................................................235
V.2.2. Mobilisation des ressources IDA .........................................................................................244
V.3. Décaissements et justifications des fonds .................................................................................253
V.3.1. Décaissement et compte rendu d’utilisation des fonds pour financement des micro projets254
V.3.2 Décaissement et justification des fonds des autres dépenses du programme .......................256
V.4. Financement des conventions de financement et/ou des contrats de prestations......................257
V.4.1. Contrats de prestations se rapportant aux opérations d’appui relevant de la CNC..............257
V.4.2. Contrats de prestations se rapportant aux opérations d’appui relevant des CPPs................258
V.4.3. Les conventions de financement se rapportant aux micro projets communaux...................259
V.4.4. Les conventions de financement se rapportant aux micro-projets communautaires............260
V.5. Présentation détaillée des principaux travaux de gestion financière.........................................262
VI. ORGANISATION ET SYSTÈME COMPTABLES .................................................................................... 291
VI.1. Organisation comptable ...........................................................................................................292
VI.1.1. Généralités..........................................................................................................................293
VI.2. Circuit d’enregistrement des informations comptables ..........................................................306
VI.2.1 Généralités...........................................................................................................................306
VI.2.2. Etapes de la procédure d’enregistrement des pièces comptables .......................................306
VI.2.9. Liaison entre les pièces justificatives et les livres comptables ...........................................311
VI.3. Schémas comptables types ......................................................................................................313
VI.3.1 Généralités...........................................................................................................................313
VI.4. Travaux et production comptables...........................................................................................316
VI.4.1. Travaux quotidiens .............................................................................................................316
VI.4.2. Travaux mensuels...............................................................................................................317

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VI.4.3 Travaux trimestriels.............................................................................................................320


VI.4.4. Travaux annuels..................................................................................................................323
VI.6. Présentation détaillée des principaux travaux comprables ......................................................326
ANNEXES........................................................................................................................................332
Annexe 1. Fonctions connexes à la comptabilité............................................................................333
Annexe 2. Contrôle Interne.............................................................................................................341
Annexe 3. Audits, Inspections et supervisions ...............................................................................346
Annexe 4. Manuel de procédures simplifiées pour les communautés rurales ................................350
Annexe 5. Conventions types pour les micro-projets .....................................................................355
Annexe 6 : Canton ou commune : cadre de l’évaluation des offres pour la maîtrise d’œuvre ......383
Annexe 7 : Modèle de contrat pour maîtrise d’œuvre ....................................................................387
Annexe 8 : Avis association d'offres pour les entreprises (1).........................................................391
Annexe 9 : Conditions et formulaires de association d’offres :......................................................392
Annexe 10 : Tableau d’analyse des offres ......................................................................................400
Annexe 11 : Contrat d'exécution de travaux par une entreprise .....................................................403
Annexe 12 : Modèle de contrat de tâcheronnage............................................................................413
Annexe 13 : Sommaire du rapport final type..................................................................................418
Annexe 14 : Indicateurs de résultat et d’impact .............................................................................419
Annexe 15. Conventions types avec les ministères sectoriels ........................................................421
Annexe 16. Budget de la première année .......................................................................................422
Annexe 17. Liste du personnel .......................................................................................................434
Annexe 18. Signatures autorisées ...................................................................................................441
Annexe 19. Normes de budgétisation d’activités administratives ..................................................443
Annexe 20. Plans comptables .........................................................................................................446
Annexe 21. Plan analytique ............................................................................................................506
Annexe 22. Plan budgétaire............................................................................................................511
Annexe 23- Plan des financements.................................................................................................512
Annexe 24- Plan géographique.......................................................................................................513
Annexe 25. Modèles de rapports de suivi financier........................................................................539
Annexe 26. Modèles d’imprimés....................................................................................................550
Annexe 27. Dossier du personnel / PNDP : Pièces constitutives ...................................................573
Annexe 28. Fiche de renseignement ...............................................................................................574
Annexe 29. Règlement Intérieur du PNDP.....................................................................................575
Abreviations & Lexique....................................................................................................................582
Abréviations....................................................................................................................................583
LEXIQUE.......................................................................................................................................588

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I- INTRODUCTION GENERALE
¨ Préambule
¨ Intérêt du Manuel
¨ Présentation du PNDP
¨ Présentation du SGI

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I.1.Préambule

Ce manuel est la formalisation des procédures de gestion et de contrôle interne mises en place
pour la mise en œuvre du PNDP.
Comme tout système de contrôle interne, il est un arbitrage entre l’efficacité et la sécurité.
Comme outil de gestion, il ne saurait remplacer l’intelligence humaine mais stimule cette
intelligence.
Les utilisateurs du manuel à tous les niveaux doivent donc constamment avoir à l’esprit,
qu’ils doivent se servir du manuel pour mieux servir le PNDP.

Le Coordonnateur National du PNDP

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I.2. Intérêt du manuel


§ Objectifs du manuel 3
§ Structure du manuel
§ Mise à jour du manuel

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I.1.1. Objectifs du manuel


Le présent manuel formalise les principales procédures de gestion administrative, financière et
comptable du programme. Il a pour objectifs :
• Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, financier et
comptable ;
• Décrire l'organisation administrative, financière, budgétaire et comptable du Programme ;
• Décrire les procédures d'exécution des dépenses dans les conditions garantissant un contrôle
interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer au sein de la structure et définir les
responsabilités des intervenants à chaque étape du circuit des documents ;
• Décrire le rôle et les tâches de l'ensemble du personnel comptable et administratif ;
• Décrire la méthodologie à adopter pour une meilleure rentabilité des actions engagées et une
utilisation optimum de l'ensemble des moyens mis en œuvre tels que :
o le personnel ;
o le matériel ;
o les ressources financières.
• Maîtriser les actions engagées et par conséquent comparer les moyens mis en œuvre aux
résultats techniques obtenus à travers les orientations fixées par le manuel ;
Contribuer à la formation du personnel directement engagé dans l'exécution du programme ainsi que
de l'ensemble des bénéficiaires de l'intervention afin de faciliter la réalisation des objectifs du
programme ;
Améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion du Programme.
I.2.2. Structure du manuel
Le présent manuel comporte sept parties dont cinq relatives aux procédures proprement dites.
Les première et deuxième parties présentent respectivement le manuel, la description et l’organisation
du Programme.
Les cinq autres parties indiquent la nature de chaque opération à réaliser, les objectifs poursuivis,
l’événement générateur de l’opération et les principales tâches à accomplir pour leur réalisation.
I.2.3. Mise à jour du manuel
Le monde dans son ensemble est évolutif. Il en est de même des normes et principes de gestion qui
subissent au jour le jour des évolutions. Le programme étant financé par différents bailleurs de fonds
(Etat BIP, Etat BFP, Etat PPTE, IDA Crédit 3876-CM, FEM, JSDF, il est important de noter que les
directives de ces bailleurs évoluent en permanence. Dans ce contexte, le manuel doit être actualisé
suivant le rythme d’évolution des paramètres pris en compte pour son élaboration au risque de perdre
de son efficacité.
Une liste des détenteurs du manuel sera tenue par la Cellule nationale de coordination (CNC) pour
permettre une modification de tous les exemplaires à chaque mise à jour. La mise à jour du manuel
peut être motivée par :
• des changements dans la structure ou les activités du Programme suivant les décisions des
autorités de tutelle ;
• des changements dans la composition des partenaires techniques et financiers, des projets du
Programme
• des améliorations ou simplifications des systèmes et procédures existantes pour faire face à
des situations nouvelles ;

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• des changements rendus nécessaires par l'application des textes et décrets concernant les lois
et règles comptables en vigueur au CAMEROUN ;
• des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou des tâches lui incombant.
Le Coordonnateur National de la Cellule Nationale de Coordination assure la responsabilité de
l’application et de la mise à jour du manuel de procédures. C’est lui qui assure également la
distribution et la vulgarisation du manuel tant sur le plan interne (personnel) que sur le plan externe
(partenaires).
De manière pratique, les propositions de modifications sont soumises par le RAF après collecte,
analyse et mise en harmonie des suggestions de modifications faites par les différents intervenants et
utilisateurs des procédures. Ces propositions de modifications sont examinées et adoptées en comité ad
hoc présidé par le COORDONNATEUR NATIONAL ou son représentant.
Lorsque la décision de modification de procédures existantes est envisagée, le COORDONNATEUR
NATIONAL met en place un comité regroupant tous les responsables et agents susceptibles d'être
concernés par ces modifications.
Ce comité doit débattre de l'opportunité de la modification proposée et des solutions à adopter.
A l'issue des travaux dudit comité un procès-verbal est établi indiquant les éléments suivants :
• La procédure existante devant être modifiée ;
• Les raisons pour lesquelles une modification est demandée ;
• Les principes de la modification à apporter ;
• La personne chargée de rédiger la nouvelle procédure à inclure dans le manuel de procédures.
La personne chargée de la rédaction de la nouvelle procédure la soumet à la CNC qui y apporte les
éventuelles modifications qu'il juge nécessaires pour arrêter le texte définitif.
Après adoption du texte définitif portant sur les modifications apportées au manuel, le
COORDONNATEUR NATIONAL se charge de distribuer les nouvelles sections du manuel aux
intéressés.
La CNC doit tenir un registre permettant de suivre la mise à jour de chaque copie du manuel.
La personne chargée de la distribution des nouvelles sections du manuel (Responsable administratif et
financier ou RAF) note dans le registre la date de transmission de la nouvelle section aux intéressés
ainsi que les références correspondantes. Ceux-ci rendent les pages périmées correspondantes au
moment de la réception des nouvelles sections et apposent leur visa attestant de la réception des
nouvelles sections et de la remise des anciennes.
Le responsable de la distribution classe, chronologiquement, une copie des pages périmées dans un
classeur intitulé "Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables - Sections
Périmées".

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I.3. Présentation du PNDP


CONTEXTE ET JUSTIFICATION
OBJECTIF DU PROGRAMME
BENEFICIAIRES DU PROGRAMME
COMPOSANTES DU PNDP
RESULTATS ATTENDUS
FINANCEMENT DU PROGRAMME

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I.3.1. Contexte et justification


Le Gouvernement a pris des engagements pour que les investissements publics répondent aux besoins
réels des populations à la base à travers leur participation à tout le processus notamment
d’identification, d’exécution, de suivi et d’évaluation des microprojets. Le Gouvernement a ainsi opté
pour une responsabilisation des collectivités territoriales décentralisées dans le cadre du processus
progressif de décentralisation, consacré par la Constitution de 1996. Pour une participation effective
des populations dans l’élaboration des Budgets d’Investissements Publics (BIP), des directives ont été
données pour la revitalisation des comités de développement dont les textes sont en cours
d’élaboration.
Le PNDP, qui entend donner aux populations les moyens d’une participation effective au processus de
développement, se définit donc comme étant un des cadres opérationnels de la stratégie du
développement rural. C’est un programme multi-bailleurs composé actuellement de deux projets
notamment le Projet d’Appui au Programme National de Développement Participatif (PAPNDP)
financé par l’IDA et les ressources PPTE, et le Projet de Gestion Durable des Terres (PGDT) sous
financement du Fonds de l’Environnement Mondial. La mise en commun de ces deux projets au sein
du PNDP vise à promouvoir le développement durable au niveau local notamment par la prise en
compte des problématiques de dégradation et de gestion conservatoire des terres (GDT) dans le
processus de planification des initiatives communautaires.
I.3.2. Objectif du Programme
Le PAPNDP vise à promouvoir un développement durable, axé sur l’organisation des bénéficiaires,
le renforcement de leurs capacités, leur implication dans l’identification de leurs besoins prioritaires,
la recherche des solutions, la planification et la mise en œuvre des actions concrètes pour le
développement social et économique de leurs localités. Il s’agira de mettre en œuvre des mécanismes
visant à responsabiliser les communautés rurales et les collectivités territoriales décentralisées de
l’État afin de les rendre acteurs de leur propre développement, ceci dans le cadre du processus
progressif de décentralisation.
L’objectif de développement de la GDT est de permette aux communautés de contribuer à la lutte
contre la dégradation des terres dans certaines zones critiques.
Ceci sera atteint à travers l’adoption des meilleures pratiques de gestion durable des terres et le
développement des capacités, des outils et des mécanismes adéquats par les communautés, permettant
ainsi de renforcer l’impact global du PAPNDP.
Le projet se basera sur les programmes nationaux de gestion durable des terres pour s’assurer que les
objectifs à court et à moyen termes d’amélioration de la productivité des terres et d’accroissement
agricole sont harmonisés avec, à long terme, les objectifs environnementaux locaux, nationaux et
globaux.
L’objectif global environnemental du projet est d’améliorer le fonctionnement des écosystèmes par
l’intégration de la gestion durable des terres dans le développement local et par la réduction de la perte
de la biodiversité dans les écosystèmes agro-sylvo-pastoraux fragiles.
Comme résultats environnementaux, le projet contribuera à :
• la réhabilitation des terres dégradées et freiner davantage la dégradation;
• la réduction de l’érosion des sols;
• la stabilisation de l’accumulation des sédiments et éviter leurs dépôts dans le lit des cours
d’eau ;
• la réduction de la pression sur l’utilisation des eaux de retenues
• l’amélioration de la couverture végétale ; et la rétention du carbone dans les zones cibles

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I.3.3. Bénéficiaires du Programme


Les communes et leurs organisations communautaires de base constituent le principal groupe cible du
PNDP. Elles profiteront directement des investissements réalisés à travers l’appui financier au
développement des communautés rurales d’une part, des activités d’appui aux communes dans le
cadre du processus progressif de décentralisation d’autre part, enfin des activités de renforcement des
capacités comprenant outre les activités de formation, celles d’appui conseil, d’animation et de
communication.
Les autres parties prenantes notamment les administrations publiques, les organisations de la société
civile, bénéficieront d’un renforcement des capacités leur permettant d’assurer un montage cohérent,
une mise en œuvre et un suivi efficace du programme.
I.3.4. Composantes du Programme
a. Composantes du PAPNDP
Le PAPNDP est mis en œuvre à travers quatre composantes :
1. Un Appui Financier au Développement des Communautés Rurales (AFDCR) ;
Cette composante a pour objectif de cofinancer des microprojets et activités initiés par les collectivités
territoriales et les communautés rurales, sur la base d’un « Plan de Développement Local» et « Plan de
Développement Communal» (PDL) & (PDC) élaborés de façon participative.
Elle offre quatre volets de financement :
i) Le volet « Projets sociaux collectifs » finance les infrastructures, équipements et formations
d’utilité publique, permettant l’amélioration des conditions de vie des populations par la fourniture de
biens et services essentiels ;
ii) Le volet « Équipements ou services publics marchands » finance les infrastructures et
équipements assurant la fourniture de biens et services marchands permettant le développement des
activités économiques et l’amélioration des revenus des populations ;
iii) Le volet « Activités environnementales et de gestion durable des ressources naturelles »
finance les activités collectives permettant l’amélioration de la gestion durable des ressources
naturelles avec un accent particulier sur la conservation de la bio-diversité et la lutte contre la
dégradation des ressources naturelles ;
iv) Le volet « Appui à la mise en place et à la consolidation des EMFs » finance des activités
d’appui à la mise en place et à la consolidation des établissements de micro-finance. Le processus sera
déclenché à la suite d’une demande issue d’un « Plan de Développement Local » (PDL) et confirmé
par une étude de faisabilité (à titre d’exemple, une caisse villageoise susceptible d’être insérée dans un
réseau peut valablement être éligible dans le cadre de ce Programme).
2. Appui aux communes dans le cadre du processus progressif de décentralisation
Cette composante a pour objectif de préparer l’institution communale et les communautés de base
existantes à s’ancrer efficacement dans les processus de décentralisation et de lutte contre la pauvreté
en milieu rural.
Trois sous composantes sont prévues :
i) Appui à la réforme de la fiscalité, des finances, et du domaine des collectivités territoriales
décentralisées ;
ii) Renforcement des capacités des communes ;
iii) Renforcement des capacités de l’administration en matière de décentralisation.
3. Renforcement des capacités des acteurs
Cette composante a pour objectif d’inciter les populations (bénéficiaires) à mettre davantage à profit
l’initiative et l’énergie locale de façon concertée aux efforts de réduction de la pauvreté.

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Elle compte deux sous composantes :


i) Activités préalables nécessaires à l’élaboration de « Plans de Développement Locaux » (PDL)
et des « Plans de Développement Communaux » (PDC);
ii) Campagnes de sensibilisation / formations thématiques visant à promouvoir la réduction de la
pauvreté et l’amélioration des conditions de vie.
4. Coordination, gestion, communication et suivi-évaluation du Programme
Cette composante a pour objectif d’assurer la bonne gestion du programme à travers une organisation
harmonieuse de l’équipe de travail et la mise en place d’un système d’information permettant une
bonne circulation entre les différents acteurs du Programme et du secteur du développement rural en
général.
Elle est constituée de 5 activités principales :
i) La gestion comptable et financière du Programme ;
ii) La coordination des activités des partenaires techniques et financiers au sein du
Programme ;
iii) La mise en place d’un système d’information et de suivi du secteur;
iv) La gestion de l’information au sein du Programme ; et
v) La communication au sein du Programme.
b.Composantes du PGDT
Le projet de la Gestion Durable des Terres (GDT) qui vient en appui au PAPNDP sera mis en œuvre à
travers trois composantes :
1. Appui financier à l’intégration de la gestion durable des terres dans le développement local
Cette composante a pour objectif de cofinancer, à la demande des bénéficiaires (communautés et
communes), des micro-projets sur la gestion durable des terres dans les sites d’intervention du projet.
De manière spécifique, le projet contribuera au financement de micro-projets éligibles portant
notamment sur la protection et la restauration des sols, la réhabilitation des pâturages dégradés et des
zones dénudées, l’aménagement des bas-fonds et forêts galeries, la protection des bassins versants, et
la conservation de la biodiversité. La mise en œuvre de ces activités permettra d’accroître la
productivité et de préserver la biodiversité des zones à écosystèmes fragiles. Ainsi, les micro-projets
éligibles se rapportent à différents domaines couvrant plusieurs activités dont:
2. Appui institutionnel à la gestion durable des terres
L’objectif de cette composante est de renforcer le cadre institutionnel au niveau national et les
capacités des bénéficiaires à mieux intégrer les meilleures pratiques de GDT dans les plans de
développement local. Cette composante vise également à faciliter le règlement des conflits entre
agriculteurs, éleveurs, autres utilisateurs des ressources et les chefs traditionnels. Elle compte deux
sous-composantes :
2.1. Appui institutionnel au processus de réforme foncière
Le principal objectif de la sous-composante est de développer et renforcer les cadres politiques,
réglementaires et institutionnels aux niveaux national et décentralisé pour une meilleure prise en
compte des questions de dégradation des terres. Le projet contribuera également, en collaboration avec
les ministères clés concernés, aux efforts de délimitation des espaces agro-sylvo-pastoraux dans ses
zones d’intervention, et à la préparation et la mise en œuvre d’au moins 5 plans d’utilisation et de
gestion des terres au niveau communal à la fin du projet. Il appuiera les commissions existantes et les
ministères concernés dans l’optique de reconnaître les droits coutumiers sur la gestion des terres et
promouvoir leur implication dans le processus d’utilisation et de tenure des terres.
2.2. Renforcement des capacités au niveau local »

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Sous cette sous-composante, le projet se propose de (i) développer les capacités des bénéficiaires à
mieux intégrer les meilleures pratiques de gestion durable des terres dans les plans de développement
local; et (ii) de faciliter le règlement des conflits entre agriculteurs, éleveurs, autres utilisateurs des
ressources et les chefs traditionnels.
3. Gestion, Coordination, Suivi-évaluation et Communication
Sous cette composante, le Projet bénéficie du système de gestion, coordination, suivi-évaluation et
communication déjà en place au PAPNDP. Il contribue au renforcement des capacités de la structure
de gestion et coordination. Il s’assure également de la mise en cohérence des activités et
l’harmonisation des approches avec les stratégies sectorielles et les normes et standards nationaux. Le
système de suivi et évaluation du PAPNDP existant intègrera les paramètres de dégradation des terres
et de la biodiversité et sera complété par l’utilisation d’un SIG.
Les ressources du Projet servent à financer : (i) l’acquisition de moyens logistiques, équipements et
fournitures de bureau (équipements complémentaires pour les systèmes informatisés de suivi-
évaluation), (ii) des ateliers de formation du personnel de la CNC et des CPP, (iii) des services de
consultants et les salaires du personnel complémentaire d’appui notamment le comptable junior, (v)
les coûts opérationnels liés à l’exécution du projet.
I.3.5. Résultats attendus du PNDP
a. Résultats du PAPNDP
D’ici à la fin du projet :
• 500 micro-projets ont été exécutés (*)
• Les Plans de Développement Locaux d’au moins 50% des Organisations Communautaires de
Base (OCBs) des 38 communes ciblées ont été approuvés (*)
• Les Plans de Développement Communaux de 75% des 38 communes ciblées ont été
approuvés
• 150 salles de classes ont été réhabilitées ou construites
• 50 postes de santé ont été réhabilités ou construits
• 30 micro-projets d’amélioration des pistes rurales ont été achevés
• 150 infrastructures d’approvisionnement en eau ont été réhabilitées ou construites
• 70% des micro-projets approuvés depuis plus de 6 mois ont été exécutés et achevés
• Les textes juridiques sur la décentralisation ont été élaborés
• Du personnel et/ou des autorités communales élues des 38 communes ciblées ont bénéficié de
programmes de formation ou de sensibilisation
• Au moins 50% des communes ciblées ont un taux d’exécution de leur budget qui représente
plus de 50 % du taux prévu dans le scénario de référence
• Le taux d’exécution des plans de formation établis par les CPPs au bénéfice des OCBs atteint
55%
• 70% des infrastructures réalisées dans le cadre des micro-projets sont entretenues et
fonctionnelles
• 80% des rapports dus par la CNC en accord avec le Manuel de Suivi Évaluation ont été
produits dans les délais requis
• 80% des contrats signés par la CNC ont été exécutés dans les délais prévus
• 50% des communes ciblées ont un taux de recouvrement des recettes fiscales qui représente
plus de 50% du taux prévu dans le scénario de référence

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• Une décision motivée a été prise pour au moins 95% des micro-projets soumis aux Comités de
Décision Provinciaux et Communaux

b. Résultats attendus du PGDT


D’ici à la fin du Projet :
• au moins 60 microprojets communaux et 150 communautaires sont mis en œuvre;
• au moins 5 plans communaux d’utilisation et de GDT sont adoptés et mis en œuvre;
• les droits d’usage des terres à travers la mise en œuvre des textes réglementaires sont
améliorés;
• la Commission Nationale Consultative pour l’Environnement et le Développement Durable
(CNCEDD) et le Comité Interministériel de l’Environnement (CIE) sont effectivement
opérationnels dans la promotion des politiques et programmes de GDT;
• le SIG est mis en place et est fonctionnel ;
• au moins 100 OCBs sont capables de mettre en œuvre les pratiques de GDT;
• au moins 10 cadres de résolution de conflits au niveau communal, sont opérationnels;
• le système de suivi évaluation est adapté au Projet et est opérationnel ;
• les rapports techniques et financiers sont produits régulièrement et à temps ;
• les meilleures pratiques de gestion durable des terres sont disséminées régulièrement.
Arrangements institutionnels
L’organisation institutionnelle est définie par Arrêté N°002/PM du 9 janvier 2004. Ce dispositif est
constitué d’organes de délibération et d’exécution. Il est complété par un groupe thématique ad hoc
(GTA) mis en place auprès du CNOP.
1. Organes de délibération
Il s’agit des structures chargées d’orienter, d’approuver, de piloter, de prendre des décisions et de
superviser l’ensemble des activités du projet. Ces fonctions sont assurées :
§ Au niveau communautaire par l’Assemblée Générale de la communauté (AGC) ;
§ Au niveau communal par le Comité Paritaire d’Approbation Communal (CPAC);
§ Au niveau provincial, par le Comité Paritaire d’Approbation Provincial (CPAP) ;
§ Au niveau national, par le Comité National d’Orientation et de Pilotage (CNOP).
1.1. Niveau Communautaire
L’Assemblée Générale de la Communauté est l’instance de délibération et de décision au niveau
communautaire.
a) Attributions de l’AGC
§ Elaborer/actualiser/valider le Plan de développement local intégrant les priorités de GDT;
§ Participer à l’élaboration des plans d’utilisation et de gestion des terres ;
§ Elire en son sein un bureau exécutif appelé Comité de Concertation (CC) ;
§ Soumettre le PDL au Comité Paritaire d’Approbation de niveau Communal (CPAC) pour
approbation;
§ Approuver le rapport annuel d’activités.
b) Composition de l’AGC :
L’AGC est constituée de tous les membres de la Communauté, notamment :
§ d’individus (chefs traditionnels, élites, paysans, éleveurs, …);

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§ de groupements et associations formalisés (coopératives et associations déclarées) ;


§ d’associations de fait et groupes informels de la communauté (conseil paroissial, tontines,
associations des parents d’élèves, conseil d’école ou d’établissement, comité de gestion de
l’eau, associations d’élites,…).
c) Mécanisme de fonctionnement
Le fonctionnement de l’Assemblée Générale de la Communauté est régi par ses statuts et règlement
intérieur.
1.2 Niveau Communal
La commune est une collectivité territoriale décentralisée et une personne morale de droit public régie
par la loi n° 2004/017 du 22/07/2004 portant loi d’orientation de la décentralisation et la loi n°
2004/018 du 22/07/2004 fixant les règles applicables aux communes. Elle comprend le conseil
municipal qui est l’organe statutaire légiférant sur toutes les questions de la commune. Dans le cadre
du projet, il est élargi aux ministères sectoriels et aux représentants des communautés pour constituer
le CPAC.
Le Comité Paritaire d’Approbation et de supervision de niveau Communal (CPAC)
a) Attributions
Le CPAC a pour fonctions de:
§ Approuver les Plans de Développement Local, les plans d’utilisation et de gestion des terres
en veillant notamment à leur cohérence avec les politiques sectorielles ;
§ vérifier l’éligibilité des micro-projets par rapport aux critères spécifiques du Projet;
§ vérifier la validité et la faisabilité technique, financière, environnementale, sociale et
économique des micro-projets ;
§ orienter les demandes de financements des micro-projets vers d’autres sources de financement
plus appropriées (interventions dans des domaines hors projet) ;
§ organiser des missions de suivi et de supervision de l’exécution des micro-projets ;
§ s’assurer de la disponibilité de la contribution financière des bénéficiaires et des dispositions
prises pour assurer la maintenance des ouvrages réalisés ;
§ traiter, en cas de besoin, dans une des réunions statutaires et/ou extraordinaires des questions
spécifiques relatives à la gestion durable des terres.
a) Composition
Outre les représentants statutaires (Arrêté N°002/PM du 9 janvier 2004), s’ajoutent (i) un représentant
du MINJUSTICE ; (ii) un représentant du MINDAF ;(iii) un représentant du MINRESI ; (iv) un
représentant du MINTOUR.
c) Mécanismes de fonctionnement :
La présidence du CPAC est assurée par le Maire. Le secrétaire Général de la commune assure le
secrétariat du CPAC (élaboration des PV, préparation des convocations, réception des PDL/plans
d’utilisation et de gestion des terres et des requêtes de financement des micro-projets). Le CPAC se
réunit au moins une fois tous les deux mois sur convocation de son Président.
Les représentants des autres ministères sectoriels non-membres du CPAC et concernés par les micro-
projets à l’étude, seront sollicités pour leur expertise.
Le CPAC pourra faire recours, en cas de besoin, à des experts (sur la liste restreinte établie par la
CPP), pris en charge par le projet, pour mieux éclairer les décisions de ce comité. Des TDR détaillés
seront élaborés pour mieux valoriser ces experts.
Le règlement intérieur précise les modalités de fonctionnement du CPAC. Un arrêté préfectoral
constate sa constitution ou sa modification.

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1.3 Niveau Provincial


• Le Comité Paritaire d’Approbation et de supervision de niveau
Provincial (CPAP) est l’instance de décision au niveau de la province.
a) Attributions
Le CPAP est chargé de :
§ Approuver les Plans de Développement Communal, les plans d’utilisation et de gestion des
terres en veillant notamment à leur cohérence avec les politiques sectorielles;
§ vérifier l’éligibilité des micro-projets par rapport aux critères d’octroi des subventions du
Projet aux communes;
§ veiller à la cohérence des opérations de développement communautaire au niveau de la
Province;
§ vérifier la validité et la faisabilité technique, financière, environnementale, sociale et
économique des micro-projets ;
§ orienter les demandes de financement des micro-projets vers d’autres sources plus appropriées
(interventions non éligibles au Projet) ;
§ organiser les missions de suivi et de supervision de la mise en œuvre du projet;
§ assister la commune dans la sensibilisation des bénéficiaires à la mobilisation des
contributions, à l’exploitation rationnelle et à la maintenance des ouvrages/équipements;
§ Sensibiliser les différentes parties prenantes (communautés, autorités locales et communales,
ONG, institutions publiques et privées oeuvrant dans la province) aux questions spécifiques à
la gestion durable des terres, particulièrement l’érosion des sols, les aspects d’utilisation des
terres.
b) Composition
Outre les représentants statutaires (Arrêté N°002/PM du 9 janvier 2004), s’ajoutent (i) un représentant
du MINJUSTICE ; (ii) un représentant du MINDAF ;(iii) un représentant du MINRESI ; et (iv) un
représentant du MINTOUR.
c) Mécanismes de fonctionnement
La Présidence du CPAP est assurée par un Président élu pour un mandat de deux ans renouvelables. Il
est assisté d’un Vice-Président également élu dans les mêmes conditions. Le secrétariat est assuré
conjointement par le Coordonnateur de la cellule provinciale de coordination du PAPNDP (CPP) et le
Chef de Service Provincial des Communes. Afin de traiter les dossiers du PAPNDP, y compris ceux
du projet, le CPAP se réunit au moins une fois tous les deux mois sur convocation de son Président.
Le coordonnateur de la cellule provinciale du PAPNDP pourra, si nécessaire, proposer à l’ordre du
jour d’une des réunions du CPAP des points sur lesquels celui-ci formulera des recommandations
utiles pour faire avancer le projet. Pour cela, un dossier devra être préparé et remis au président du
CPAP au moins une semaine avant la réunion.
Les représentants des autres ministères sectoriels non membres du CPAP et concernés par les micro-
projets à l’étude, seront sollicités pour leurs expertises techniques.
Le CPAP pourra faire recours, en cas de besoin, à des experts (sur la liste restreinte établie par la
CPP), pris en charge par le projet, pour mieux éclairer les décisions de ce comité. Des TDR détaillés
seront élaborés pour mieux valoriser ces experts.
Le règlement intérieur précise les modalités de fonctionnement du CPAP. Un arrêté préfectoral
constate sa constitution ou sa modification.
1.4 Niveau national
• Le Comité National d’Orientation et de Pilotage
a. Attributions

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Le CNOP est chargé de :


§ s’assurer que le projet est exécuté conformément à ses objectifs. Dans ce contexte, le CNOP
apportera un appui au renforcement des aspects institutionnels et juridiques dans la mise en place
d’un cadre approprié de gestion durable et d’utilisation des terres au niveau provincial et
communal;
§ examiner et approuver le plan de travail et le budget annuels du Projet présentés par la Cellule
Nationale de Coordination (CNC) ;
§ veiller à la cohérence sectorielle des interventions au niveau local et communal. Dans ce cadre,
s’assurer que tous les départements sectoriels concernés sont représentés dans les comités de
décision du niveau communal, provincial et national;
§ s’assurer de l’implication effective des ministères techniques, des institutions publiques et privées,
de la société civile et des partenaires au développement, dans la mise en œuvre du projet. Dans ce
cadre, les représentants des ministères techniques s’assureront que leurs structures déconcentrées
jouent effectivement le rôle de relais et d’accompagnement du Projet auprès des bénéficiaires, en
application des dispositions contenues dans les conventions cadre et les contrats programmes
élaborés à cet effet;
§ promouvoir des stratégies visant à optimiser l’utilisation des ressources financières du projet;
§ s’assurer de la pertinence de la stratégie de communication mise en oeuvre au sein du Projet;
§ analyser les résultats fournis par le système de suivi-évaluation, et assurer la capitalisation et la
diffusion de ces résultats;
§ examiner et approuver le bilan des activités;
§ examiner et approuver les rapports d’audit et les états financiers;
§ Participer aux missions de supervision et de suivi des activités sur le terrain;
b) Composition
Outre les représentants statutaires (Arrêté N°002/PM du 9 janvier 2004), s’ajoutent (i) un représentant
du MINJUSTICE ; (ii) un représentant du MINDAF ;(iii) un représentant du MINRESI ; et (iv) un
représentant du MINTOUR.
c) Mécanismes de fonctionnement
Le Comité National d’Orientation et de Pilotage (CNOP) est présidé par le Secrétaire Général du
MINPLAPDAT. La Cellule Nationale de Coordination du PAPNDP assure le Secrétariat du CNOP. Il
se réunit au moins deux fois par an en session ordinaire.
Les bailleurs de fonds y sont représentés en qualité d’observateurs. Le Président peut faire appel,
chaque fois que de besoin à des experts pour des clarifications sur certains aspects spécifiques à
l’exécution du Projet.
Selon la situation du moment, la CNC pourra proposer, à l’ordre du jour des réunions du CNOP, des
points clés sur l’exécution du Projet, sur lesquels ce comité prendra des décisions et des résolutions. A
cet effet, un dossier explicatif sera préparé et remis au président du CNOP au moins dix jours avant la
réunion. Le CNOP constatera la mise sur pied de Groupe thématique Ad hoc destiné à appuyer
l’équipe du projet sur des questions techniques stratégiques relatives à son exécution. A cet effet, la
CNC dressera une liste d’experts potentiels qui sera mise à jour de manière régulière.
Le CNOP suivra de près, dans le cadre de la coordination interministérielle, l’appui institutionnel à
apporter dans la préparation et la mise en application des textes réglementaires sur la gestion durable
des terres.
1. Organes d’exécution
La CNC assure la gestion du projet sur l’ensemble de ses sites d’intervention. Elle est relayée, aux
niveaux décentralisés par les CPP, l’exécutif municipal et les CC. Les représentants des services
déconcentrés des Ministères sectoriels et les prestataires de services (ONG, consultants, institutions et

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organismes spécialisés) participent à la réalisation des activités. Enfin, le projet collabore avec tout
organisme intervenant dans les mêmes localités.
2.1 Niveau Communautaire
Le CC est l’organe exécutif de l’AGC. Il est mis en place avec l’appui des OAL dans le cadre de
l’élaboration des plans de développement et la mise en œuvre des micro-projets. Le CC s’assure que
l’association qu’il représente est régulièrement déclarée et enregistrée à la préfecture, en qualité
d’association. Par la suite, il signe avec la commune, une convention de co-financement et assure la
maîtrise d’ouvrage déléguée des micro-projets communautaires. Il met en cas de besoin, des
commissions spécialisées en fonction des problèmes à résoudre (suivi spécifique de la réalisation d’un
micro-projet, maintenance).
A l’exception du Conseiller Municipal, membre de droit du Comité de Concertation à la base, les
autres membres du CC, sont élus par l’AGC et doivent être représentatifs de toutes les composantes
socioprofessionnelles.
a) Missions du CC
§ Veiller à la cohérence du PDL avec les besoins prioritaires de la communauté, notamment en
matière de gestion durable des terres ;
§ Appuyer le montage des dossiers techniques de micro-projets
§ Rappeler à la communauté ses obligations, y compris sa contribution à la réalisation des
micro-projets;
§ Veiller à la mobilisation des contributions des bénéficiaires ;
§ Signer toute convention de partenariat avec la commune ;
§ S’assurer de la maintenance des ouvrages par les bénéficiaires ;
§ Elaborer des rapports périodiques d'activités à l’attention de l’AGC
§ Recruter conjointement avec la commune, les prestataires de service (gestion des appels
d’offre, sélection des prestataires, passation des marchés, paiement des prestations, contrôle de
qualité) ;
§ Cogérer avec la commune, les ressources allouées au titre des micro-projets FEM;
§ Coordonner la mise en œuvre des PDL/micro-projets ;
§ Assurer le suivi et l’évaluation participatifs des micro-projets ;
§ Représenter la Communauté dans toutes les instances de concertation et de décision ;
§ Assurer conjointement avec la commune, la réception des ouvrages et équipements dans le
cadre du projet.
b. Composition
Le CC est composé de 10 membres dont 09 sont élus en assemblée générale de la communauté :
§ Un Président ;
§ Un Vice-Président ;
§ Un Secrétaire ;
§ Un Secrétaire adjoint ;
§ Un Trésorier ;
§ Deux Commissaires aux comptes ;
§ Trois membres chargés du suivi des activités du PDL, dont le Conseiller Municipal du secteur.
c) Mécanismes de fonctionnement
Sur convocation de son président, le CC se réunit périodiquement pour examiner l’état d’avancement
de la mise en œuvre des PDL et des micro-projets financés par le projet. Le président du CC convoque

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également l’AGC aux réunions de validation des PDL, et des micro-projets ainsi que d’examen des
rapports d’activités.
Le CC effectue des visites de supervision des activités sur le terrain et organise des missions de suivi-
évaluation participatif des micro-projets.
Dans la mise en oeuvre des PDL, le CC confie à chacun de ses membres des tâches, comme indiqué
ci-après.
- Le Président du Comité de Concertation :
• anime le Comité et coordonne ses activités;
• préside les réunions du CC et les assemblées générales de la communauté;
• cosigne avec la Commune et la CPP les contrats de prestation de services et les comptes
conjoints des micro-projets ;
- Le Vice-Président : supplée le Président en cas d’indisponibilité. A ce titre il :
• supervise les opérations de mobilisation des ressources internes ;
• supervise la réalisation des micro-projets ;
• confectionne les programmes d’exécution des travaux communautaires ;
• organise les visites de contrôle de la qualité de l’exécution des micro-projets;
• veille à l’entretien et à la maintenance des ouvrages réalisés et équipements acquis au titre
des micro-projets communautaires.
• s’assure de la conservation des archives de la communauté.
- Le Trésorier est chargé de la tenue des livres comptables et de la sécurité des ressources financières.
A ce titre, il :
• tient les livres comptables de la communauté ;
• encaisse la contribution financière des bénéficiaires et en effectue le dépôt dans le compte
bancaire ouvert au nom de la Communauté ;
• conserve le chéquier ou le carnet d’épargne de la communauté ;
• cosigne avec le Président du CC, le compte de la communauté ;
• conserve les pièces justificatives des dépenses effectuées ;
• effectue toute opération ordonnée par le Président, après approbation du CC.
- Les Commissaires aux Comptes (au nombre de 02), veillent à la bonne utilisation des ressources
financières mobilisées et au respect des engagements contractuels souscrits par la communauté. A ce
titre, ils :
• effectuent au moins une fois par mois, le contrôle des comptes et le contrôle de gestion ;
• vérifient la réalité de l’existence des biens acquis ;
• confectionnent un rapport conjoint de contrôle qu’ils présentent au CC et à l’assemblée
générale de la communauté ;
• signent les Procès verbaux de réception provisoire ou finale des ouvrages et des
infrastructures.
- Les membres chargés du suivi des activités du PDL (au nombre de 03), sous la responsabilité du
Vice-Président :
• effectuent des visites sur le terrain pour s’assurer de l’effectivité et de la qualité des
travaux ;
• servent d’interface avec les prestataires de services et les Comités ad hoc par micro-
projet ;

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• font des rapports de suivi conformément aux procédures du projet.


2.2 Niveau communal
• L’exécutif municipal
L’exécutif communal est l’organe d’exécution au niveau de la commune.
a. Missions
• Supervise l’élaboration du PDC et le montage des micro-projets ;
• Suit la réalisation des micro-projets des communes et des communautés;
• Participe à la maintenance des infrastructures et ouvrages réalisés et équipements acquis ;
• Représente la commune dans toutes les instances de concertation et de décision;
• Assure la maîtrise d’ouvrage des micro-projets communaux et communautaires ;
• Assure la gestion conjointe avec le CC, des micro-projets communautaires;
• Préside les réunions du CPAC et en assure le secrétariat ;
b. Composition
Il est composé de
• Maire et ses Adjoints, tous élus par le Conseil Municipal;
• Secrétaire Général de Mairie;
c. Mécanismes de fonctionnement
L’Exécutif municipal organise les réunions et assure le suivi de la mise en œuvre des micro-projets
Dans chaque commune, un agent de suivi est désigné pour :
• assurer la circulation de l’information entre les communautés et la commune ;
• superviser la préparation des PDL et la réalisation des micro-projets y afférents ;
• suivre la préparation et la mise en œuvre des PDC et la réalisation des micro-projets qui en
découlent
• constituer une banque de données des PDL/PDC et des micro-projets ;
2.3 Niveau Provincial
La CPP est chargée de la gestion quotidienne et de la coordination globale des activités du projet au
niveau provincial.

a. Missions de la CPP :
Sous la supervision de la CNC, la CPP a pour principales missions de :
• Assurer la mise en œuvre effective du projet dans la province concernée;
• Présenter à la CNC les contraintes rencontrées dans l’exécution du projet ;
• Selon les cas, signer des conventions de cofinancement avec les communes et les CC et
des contrats de prestation de services avec la Commune et/ou le CC et les prestataires de
services ;
• Vérifier que les contributions des bénéficiaires sont mobilisées et sécurisées, et assurer le
versement des tranches de subvention du ;
• Gérer les comptes ouverts pour le projet dans les établissements financiers agréés au
niveau provincial ;
• Adresser les rapports d’activité à la CNC suivant les procédures de suivi en vigueur;
• Elaborer les termes de référence, sélectionner et suivre les prestataires de services pour
toutes les sous-traitances liées à l’exécution du Projet au niveau provincial ;

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• Recevoir les missions d’appui technique, de supervision, d’audit et d’évaluation ;


• Assurer l’échange d’information et la communication sur les activités du projet auprès des
acteurs locaux ;
• Veiller au respect des procédures telles que définies dans les manuels du projet;
• Veiller au respect des politiques de sauvegarde socio-environnementales en vigueur;
• Organiser des réunions périodiques avec les parties prenantes du projet;
b. Composition :
La CPP comprend un Coordonnateur Provincial ; un Responsable provincial du suivi et évaluation ; un
Responsable provincial de formations et communication; un Cadre technique chargé des communes ;
un Cadre technique chargé des communautés, un Comptable et du personnel d’appui pouvant
comprendre : un Assistant comptable, une secrétaire, des chauffeurs, des agents d’entretien et de
sécurités.
c. Mécanismes de fonctionnement
Dans le cadre de l’exécution du projet, la CPP organise des réunions périodiques de coordination, de
programmation, de suivi et d’évaluation des activités du projet. Le rythme et la fréquence de ces
rencontres dépendent de la programmation générale des activités au niveau de la province.
L’équipe de la CPP effectue des missions de supervision et de suivi des activités du projet sur le
terrain. Ces missions réalisées régulièrement, doivent aider les communautés et communes à
s’approprier la démarche méthodologique en vue de la pérennisation des acquis du projet.
Les attributions des cadres de la CPP, dans la mise en œuvre du projet sont définies ainsi qu’il suit :
Coordonnateur Provincial (CP) :
• Assure la coordination et la gestion globales de la mise en œuvre effective des activités du
projet dans la Province;
• Représente le projet au niveau provincial et assure les relations avec son environnement
institutionnel ;
• prépare le plan de travail et budget annuels du projet suivant le Manuel de procédures
administratives et financières;
• Assure la centralisation des rapports et programmes d’activités et la communication avec la
CNC et les bénéficiaires;
• Assure les relations avec les services déconcentrés de l’Etat, dans la Province ;
• Assure le contrôle de qualité de l’exécution technique et financière des opérations
programmées annuellement;
• prépare les audits financiers et techniques;
• Supervise les formations de divers intervenants et autres travaux de consultation confiés aux
prestataires de services ;
• Signe les conventions de cofinancement avec les bénéficiaires et les contrats de prestation
de services avec les CC, les Maires et les prestataires;
• Supervise les opérations de mise à disposition des fonds auprès des bénéficiaires;
• Veille au respect des procédures décrites dans les manuels du projet;
• Veille à l’ouverture d’un compte bancaire secondaire dans un établissement financier agréé
pour assurer le financement des micro-projets communautaires/communaux;
• Prépare un dossier circonstancié sur l’état d’exécution du projet à l’attention de la CNC avec
copies aux autres partenaires.
Responsable Provincial du Suivi-Evaluation (RPSE)

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• assure la consolidation, l’analyse et l’exploitation des données collectées dans le cadre de


l’exécution du projet ;
• élabore et diffuse des rapports sur le fonctionnement, les résultats et impacts du projet et
assure la mise à jour de la base de données sur le projet y compris celles sur les questions de
genre et d’environnement;
• facilite l’établissement de conventions de cofinancement avec les bénéficiaires et de contrats
de prestations de service avec les communautés, les communes et les prestataires.
Responsable Provincial de la Formation et Communication (RPFC)
Il est responsable du renforcement des capacités et des activités de communication du projet dans la
province. A ce titre, il :
• consolide et contrôle l’exécution des programmes de formation ;
• supervise la formation des communautés et des communes bénéficiaires et le renforcement des
capacités des OAL, et des prestataires;
• prépare et met en œuvre le plan de communication pour le projet;
• s’assure de la disponibilité du matériel et outils pédagogiques destinés aux formations et à la
communication;
• participe à la sélection des sites de démonstration;
• participe aux missions de supervision et de suivi-évaluation du projet.
Cadre technique, chargé des communes (CTC)
Dans le cadre de la mise en œuvre du projet dans les communes, il est chargé de:
• suivre l’appui-conseil apporté aux communes par les OAL dans la préparation des PDC, des
plans d’utilisation et de gestion des terres ainsi que dans la mise en œuvre des micro-projets ;
• accompagner les communes dans la sélection des prestataires et dans la préparation des
conventions de cofinancement avec le projet et des contrats de prestation avec le projet et les
prestataires;
• identifier avec les OAL, les besoins des communes en renforcement de capacités ;
Cadre technique chargé des communautés (CTT)
Dans le cadre du projet, il est chargé de :
• Participer aux choix des sites de démonstration sur les bonnes pratiques de GDT;
• suivre l’appui-conseil apporté aux communautés par les OAL dans la préparation des PDL,
des plans d’utilisation et de gestion des terres ainsi que dans la mise en œuvre des micro-
projets
• identifier avec les OAL, les besoins des communautés en renforcement de capacités ;
• accompagner les communautés dans la sélection des prestataires et dans la préparation des
conventions de cofinancement avec le projet et des contrats de prestation avec le projet, les
communes et les prestataires.
Comptable provincial (CPTP)
• Le comptable provincial assure les opérations financières relatives aux activités du projet dans
le respect des normes et procédures de gestion des fonds.
2.4 Niveau National
Sous la supervision du CNOP, la CNC constitue l’organe exécutif du projet. A ce titre, elle assure la
gestion des fonds du projet et la coordination de la mise en œuvre des activités.
a. Missions de la CNC:

Version du 2 avril 2007 - 25 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Outre les missions qui lui sont attribuées dans le cadre de l’arrêté n°002/PM du 09 janvier 2004, la
CNC est chargée de :
• intégrer effectivement les activités du projet au sein des structures opérationnelles du
PAPNDP;
• assurer la coordination et le suivi de la mise en œuvre globale du projet dans toutes ses
composantes sur l’ensemble des zones d’intervention;
• mobiliser les ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre du projet; et
• préparer sur la base des propositions des CPP, le plan de travail et budget annuels du projet à
soumettre au CNOP pour approbation.
• Adapter le système de suivi évaluation en place et mettre à jour la base de données y afférente
;
• assurer la gestion des comptes du projet au niveau central et le suivi des comptes de seconde
génération au niveau des provinces;
• produire et diffuser les rapports techniques et financiers sur l’état d’exécution du projet;
• veiller au respect des procédures de passation des marchés et de décaissement en vigueur;
• apporter aux Cellules Provinciales (CPP) un appui méthodologique et organisationnel;
b) Composition :
La CNC comprend : un Coordonnateur National; un Coordonnateur National Adjoint/technique; un
Responsable Administratif et Financier; un Responsable du Suivi-Evaluation et son assistant ; un
Responsable de Formation-Communication et son assistant; un Spécialiste socio-environnemental; un
Spécialiste en passation des Marchés; un Comptable et du personnel d’appui pouvant comprendre : un
Assistant comptable, des secrétaires, des chauffeurs, des agents d’entretien et de sécurités. Le projet
renforcera cette équipe technique par le recrutement d’un comptable junior et d’un assistant en
passation des marchés.
c) Mécanismes de fonctionnement de la CNC
Dans le cadre de l’exécution du projet, la CNC organise des réunions périodiques de coordination, de
programmation, de suivi et d’évaluation des activités du projet. Le rythme et la fréquence de ces
rencontres dépendent de la programmation générale des activités. L’équipe de la CNC effectue des
missions de supervision et de suivi des activités du projet. Ces missions réalisées régulièrement,
doivent aider les CPP et toutes les parties prenantes au niveau provincial à améliorer la qualité de leur
prestation auprès des communes et des communautés.
Par ailleurs, pour l’examen approfondi de certaines questions spécifiques à l’exécution du Projet, la
CNC pourra faire recours à un groupe thématique ad hoc constaté par le CNOP. Ce groupe devra être
constitué d’experts en gestion durable des terres et ayant des compétences avérées dans le sujet
concerné. Dans cette perspective, une liste d’experts susceptibles d’être mobilisés sera élaborée et
mise à jour sur une base régulière par la CNC.
Les attributions des cadres de la CNC dans la mise en œuvre du projet sont définies ainsi qu’il suit
Coordonnateur National (CN) :
• Anime la Cellule Nationale de Coordination ;
• Représente le PNDP dans tous les actes de la vie civile ;
• Assure la coordination générale de l'exécution du programme (prépare et contrôle l'exécution
des programmes annuels techniques et financiers) ;
• Assure le secrétariat du Comité National d'Orientation et de Pilotage ;
• Assure les relations avec les bailleurs de fonds et les partenaires ;

Version du 2 avril 2007 - 26 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

• Assure les relations avec les tutelles ;


• Est ordonnateur des dépenses du programme ;
• Assure la mobilisation des contreparties nationales ;
• Est responsable du suivi de la satisfaction des conditionnalités.
Outre ses attributions telles que définies dans l’arrêté n°002/PM du 09 janvier 2004 et reprises ci-
dessus, le Coordonnateur national est dans le cadre du PGDT chargé de :
• la mobilisation et l’affectation du personnel nécessaire à la mise en œuvre du projet;
• la coordination générale de l’exécution du projet et sa mise en cohérence avec le PAPNDP ;
• la consolidation des plans de travail et budgets annuels du projet ;
• l’allocation des ressources financières et matérielles pour l’exécution du projet;
• la mobilisation des partenaires techniques et financiers du projet;
• le suivi de la mobilisation des fonds de contrepartie nationale;
• l’organisation du contrôle, l’évaluation et l’audit des comptes du projet;
• la circulation de l’information générale sur le projet;
• relations avec les bailleurs de fonds et les partenaires impliqués dans le projet.
Coordonnateur National Adjoint/technique (CNA) :
• Assure la coordination générale des activités du programme, notamment au niveau technique
avec une emphase pour la composante appui à la décentralisation ;
• Est responsable de la qualité technique générale du PNDP ;
• Représente le programme en toutes circonstances, chaque fois que le Coordonnateur est
empêché, en concertation avec celui-ci ;
• Assiste le Coordonnateur dans la coordination générale de l'exécution du programme (prépare
et contrôle l'exécution des programmes annuels techniques et financiers).
Outre ses attributions telles que définies dans l’arrêté n°002/PM du 09 janvier 2004 et reprises ci-
dessus, le Coordonnateur national adjoint est dans le cadre du PGDT chargé de :
• Assure la coordination générale des activités techniques du projet;
• Veille à la mise en cohérence des activités du projet avec le PAPNDP;
• Apporte l’appui technique aux responsables impliqués dans la mise en œuvre du projet en
l’occurrence le Spécialiste en environnement, le responsable suivi-évaluation, le responsable
Formation-Communication;
• Faciliter la mise en place de plate-forme de concertation sur les politiques de développement
rural en général et de gestion durable des terres en particulier ;
• Propose chaque fois que de besoin, les ajustements nécessaires à apporter pour le bon
fonctionnement du projet.
Responsable administratif et financier (RAF):
• Gère sous la responsabilité du coordonnateur national les personnels et le patrimoine du
PNDP;
• Assure la gestion des sous-traitances et des partenariats ;
• Est responsable de la gestion des Comptes Spéciaux et de projets du Programme et en assure
le suivi de la gestion;

Version du 2 avril 2007 - 27 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

• Assure le suivi de la mobilisation des fonds de diverses sources et de l'approvisionnement des


comptes régionaux ;
• En liaison avec le coordonnateur, il assure la préparation du programme d'activité et du budget
annuel et en suit l’exécution;
• Supervise la tenue de la comptabilité et la production des états financiers du Programme dans
le respect des normes et délais prescrits par les directives et principes de la Banque mondiale ;
à ce titre il oriente et supervise le travail du comptable junior pour toutes les activités relatives
au PGDT;
• Assure la consolidation des partenariats et sous-traitances ;
• Veille au respect des procédures aux niveaux provincial et national
• veille au respect des procédures de décaissement et à la préparation des Demandes de Retrait
de Fonds (DRF);
• produit les états financiers du Programme ;
• prépare les projets de termes de référence des audits et arrête les comptes du Programme;
Le comptable National (CPTN):
Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, il gère tout ce qui a trait à la
comptabilité du Programme. A ce titre, il ;
• Tient les écritures de la CNC et du Programme et archive les pièces comptables ;
• Prépare les états financiers ;
• Prépare les demandes de retraits de fonds ;
• Prépare les audits ;
• Assure la liquidation des dépenses ordonnées par le Coordonnateur et les transferts de fonds
pour les investissements communautaires en fonction des demandes provenant des régions ;
• Assure le suivi des comptes bancaires.
L’Assistant Comptable National (ACPTN):
Le comptable est assisté d’un Assistant-comptable PAPNDP. Chargé notamment
• de la collecte, de la pré-imputation et de la saisie des pièces comptables de la CNC
• du contrôle et de l’intégration des opérations comptables des cellules provinciales
Le Comptable Junior (CPTJ) :
Sous la responsabilité du Responsable Administratif et Financier, il gère tout ce qui a trait à la
comptabilité du GDT. A ce titre, il ;
• Tient les écritures du GDT et archive les pièces comptables ;
• Prépare les états financiers du GDT;
• Prépare les demandes de retraits de fonds du GDT;
• Prépare les audits du GDT;
• Assure la liquidation des dépenses du GDT ordonnées par le Coordonnateur;
• Assure le suivi des comptes bancaires du GDT.

Version du 2 avril 2007 - 28 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Le responsable suivi évaluation (RSE):


• Assure la collecte, la consolidation, l'analyse et l'exploitation des données collectées dans le
cadre du PNDP ;
• Elabore les rapports d'activités ;
• Exploite et diffuse l'information sur (a) le fonctionnement et (b) l'impact du PNDP notamment
par la production de rapports périodiques ;
• Assure la mise en place et l'entretien du système de traitement de l'information ;
Il est dans le cadre du PGDT chargé, notamment de :
• l’intégration des indicateurs de performance du projet dans le système de suivi-évaluation
informatisé du PAPNDP;
• la définition et de l’intégration des indicateurs d’activités ;
• l’élaboration d’outils de suivi-évaluation participatif
• la consolidation, l’analyse et l’exploitation des données collectées dans le cadre du projet;
• l’élaboration des rapports d’activités ;
• l’exploitation et la diffusion de l’information sur le fonctionnement, les résultats et l’impact du
projet ;
• la mise à jour de la base des données du système de suivi évaluation;
• la consolidation du plan de travail annuel ;
• l’élaboration, en rapport avec les autres responsables de la CNC, des projets de termes de
référence des OAL, audits techniques et des évaluations par les bénéficiaires de l’impact du
projet, ainsi que d’autres consultants ;
• la préparation, en rapport avec les autres membres de la CNC, de la revue à mi-parcours et du
rapport d’achèvement du projet.
L’Assistant suivi-Evaluation (ASE)
IL est placé sous la responsabilité du Responsable National de Suivi-évaluation (RPSE) :
- Il seconde le Responsable Suivi-évaluation dans toutes les opérations de saisie et de mise à jour de
la base de données suivi-évaluation et dans les autres missions qu’il voudra bien lui confier.

- La codification analytique et géographique des activités du programme ;


- La synchronisation des données entre la CNC et les CPP, et la diffusion satisfaisante des données
vers les utilisateurs ;
- La mise en cohérence des données de gestion financière avec les réalisations physiques ;
- Participe à la conception des supports de collecte, d’analyse et de diffusion de l’information et
s’assure de la collecte des données de suivi-évaluation des communautés ver la CNC en passant
par les CPP ;
- En collaboration avec le responsable suivi-évaluation, il signale les problèmes que les données de
suivi auront mis en évidence et propose des solutions ;
- rédige et diffuse sous la supervision du responsable suivi-évaluation, les rapports périodiques de
gestion et de suivi ;
- Contribue à l’évaluation des besoins en formations nécessaires au renforcement des capacités du
personnel impliqué dans le suivi évaluation des communautés à la CNC via les CPP ;
- Participe aux enquêtes thématiques de suivi-évaluation à réaliser ;
- Prend part aux missions de supervision et d’évaluation externe ;
- Prend une part active aux ateliers de planification annuelle et organise la participation active des
membres de son équipe.

Version du 2 avril 2007 - 29 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Le responsable formation et communication (RFC) :


En étroite collaboration avec le Coordonnateur National, il est responsable de la composante
renforcement des capacités et des activités de communication.
A ce titre, il :
• Consolide et contrôle l'exécution des plans de formation du PNDP notamment à travers le
suivi des partenariats et sous-traitances en matière de formation ;
• Est responsable de la préparation et de la mise en œuvre d'un plan de communication pour le
programme ;
Consolide et contrôle l'exécution du programme d'information et de communication.
Il est dans le cadre du PGDT chargé, notamment de :
• la préparation et la mise en œuvre du plan de formation et de communication ;
• l’élaboration des projets de termes de référence pour le recrutement des OAL et autres
prestataires de service ;
• la production de supports didactiques/pédagogiques et communicationnels du projet ;
• la qualité des PDL/PDC
Assistant Responsable Formation Communication chargé de la Communication
Il est placé sous la responsabilité du Responsable Formation Communication qu’il assiste en matière
de communication.
A ce titre, il :
- prépare et met en œuvre le plan de communication
A cet effet, il est charge de :
• l’identification des besoins et des attentes en communication ;
• l’établir et de la mise à jour du plan de communication ;
• la mise en oeuvre du plan de communication ;
• l’adapter des outils de communication au contexte du PNDP ;
• de la préparer des présentations relatives au PNDP ;

Spécialiste en passation des marchés (SPM) :


- Elabore les plans de passation des marchés ;
- Prépare les dossiers d'appel d'offres conformément aux accords et procédures des bailleurs
et notamment de la Banque mondiale ;
- Suit l'exécution des marchés
- Participe à la sélection des prestataires ;
- Met à jour le fichier des prestataires agréés.
Dans le cadre du PGDT, il :
- élabore et assure le suivi de l’exécution du plan de passation des marchés du projet ;
- prépare les dossiers d’appel d’offres et de recrutement du personnel d’appui,
conformément au Manuel des procédures administratives, financières et comptables;
- appuie les CPP, les communes et les communautés au processus de passation des
marchés ;

Version du 2 avril 2007 - 30 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

- prépare les modèles de contrats avec les OAL, les consultants et autres prestataires de
service pour les CPP;
- participe à la sélection des consultants et autres prestataires de services et à l’élaboration
de leurs contrats;
- assure le suivi de l’exécution à bonnes fins des contrats ;
- met à jour le fichier des prestataires agréés.
- oriente et supervise le travail de l’assistant en passation des marchés pour toutes les
activités relatives au projet.
• contribuer à la mise en place d’une liste d’experts pour le groupe thématique ;
L’Assistant Spécialiste en passation des marchés (ASPM) :
Placé auprès du Spécialiste en Passation des Marchés du PNDP, dans le souci d’améliorer le système
de traitement, de classement et d’archivage des dossiers des marchés, l’Assistant en Passation des
Marchés exercera au siège du PNDP à Yaoundé, et aura en charge les tâches ci – dessous qu’il
exécutera lui – même et/ou avec les ressources disponibles :
• assure le Classement et l’archivage des dossiers des marchés au niveau de la CNC selon le
mode et type de classement et archivage exigé par la Banque mondiale ;
• Suit le classement et l’archivage des dossiers de passation des marchés Communautaires et
communaux au niveau de la communauté bénéficiaire, des communes et de la Cellule
Provinciale du PNDP ;
• forme les responsables concernés par le classement des dossiers sur le type et le mode de
classement des dossiers des marchés exigés par la banque mondiale ;
• assure la saisie des données sur tous les marchés du PNDP ;
• assure la réception des offres, l’enregistrement et la délivrance des accusés de réception aux
partenaires ;
• assure l’édition et la multiplication des DAO/DC/DP et autres dossiers de la Cellule des
marchés et de la Commission Spéciale de Passation des Marchés ;
• assure le secrétariat des sous – commissions d’analyse ;
• assure la saisie des correspondances, des rapports périodiques d’activités, des Procès verbaux
de réception des fournitures et prestations, des aides mémoires, des actes des ateliers et
séminaires en Passation des Marchés;
• organise et anime le système de circulation et de suivi des correspondances et dossiers des
marchés au sein de la CNC et des CPP;
- assure toute autre tache à lui confier par le Spécialiste en Passation des Marchés et
compatible avec sa mission
Spécialiste en enviromentaliste (SEE)
• Etablit le système de formulaires d'examen et d'évaluation des aspects socio-
environnementaux des microprojets ;
• Supervise la mise en application du système d'évaluation socio-environnemental et donner des
conseils aux CPP ;
• Assure l'intégration de la gestion des ressources naturelles dans les provinces et
principalement lors de la préparation des PDL et PDC ;
• Identifie les questions relatives à la gestion des ressources naturelles et de l'environnement qui
requièrent des évaluations supplémentaires, notamment les impacts cumulés et les questions
transfrontalières ;
• Identifie les informations sur les aspects du PNGE (Plan National de Gestion
Environnemental) qui affectent le fonctionnement du CGES (Cadre de Gestion

Version du 2 avril 2007 - 31 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Environnemental et Social) ou qui limitent la durabilité des ressources naturelles et de


l'environnement au Cameroun et, proposer des réformes à la CNC et au MINEF ;
• Gère la mise en œuvre des programmes de formation et de sensibilisation décrits dans le
CGES;
• Identifie les consultants susceptibles de travailler à la mise en œuvre du CGES et superviser
leurs activités ;
• Assure le contact régulier entre le PNDP et le MINEF ;
• Fournit à la CNC et au MINEF des rapports périodiques conformes au format préconisé dans
le CGES.
Le spécialiste en environnement, en place au sein de la CNC, est également le point focal de
l’exécution du projet. Il est placé sous la supervision directe du Coordonnateur national Adjoint du
PAPNDP. Il est chargé de :
• Faciliter la préparation du plan de travail et budget annuels du projet;
• suivre en collaboration avec les autres responsables de la CNC et autres partenaires impliqués,
les activités du projet;
• apporter un appui technique aux CPP dans la mise en œuvre du projet ;
• faciliter l’élaboration d’outils adaptés à la mise en œuvre de pratiques novatrices de gestion
durable des terres;
• participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de programmes de sensibilisation et de
formations ;
En plus des personnes ci-dessus, qui émargent sur le budget du PNDP, les personnes
suivantes suivent les opérations de ce projet pour le compte de leurs ministères respectifs :
- le Comptable Matière qui veille à la bonne utilisation des biens du projet pour le compte
du Ministère de l’Economie et des Finances ;
- la Commission spéciale de passation des marchés créée par décret n°121/CAB/PM du 11
décembre 2003 est un organisme d’appui technique pour la passation des marchés
supérieurs ou égal à cinq millions de francs CFA. Elle veille au bon déroulement des
opérations de passation de marchés pour le compte du Premier Ministère (L’autorité
chargée des marchés publics est l’autorité placée à la tête de l’Administration publique
compétente dans le domaine des marchés. Cette autorité est le Premier Ministre Chef du
Gouvernement).

Version du 2 avril 2007 - 32 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

d) Fiches de postes
Programme National de National Participative Development
Program
Développement Participatif

Cellule : Coordination Nationale

Poste : Coordonnateur

Termes de référence :

- Représente le PNDP
- Assure la coordination générale du programme
- Assure les relations avec les bailleurs de fonds et les partenaires
- Assure les relations avec la tutelle
- Est ordonnateur des dépenses
- Assure la mobilisation des contreparties nationales
- Est responsable de la satisfaction des conditionnalités
- Assure la mise en œuvre du plan de communication institutionnelle
- Assure le secrétariat du Comité de Pilotage du PNDP

Fiche de taches :

T01 : Gérer les risques institutionnels


T02 : Représenter le PNDP aux réunions niveau inter – ministériel
T03 : Signer tous les documents émis sous timbre PNDP
T04 : Signer les engagements financiers
T05 : Veiller à l’inscription dans le budget d’investissement public (BIP)
des fonds annuels de contrepartie
T06 : Suivre la mobilisation des fonds de contrepartie
T07 : Diriger l’action de la Cellule Nationale du PNDP
T08 : Noter les personnels de la Cellule Nationale du PNDP
T09 : Signer les décisions individuelles du personnel (congés, permissions, absences)

Version du 2 avril 2007 - 33 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Coordination Nationale

Poste : Coordonnateur Technique

Termes de référence :

- Assure la coordination des activités du programme


- Dirige et anime l’équipe PNDP
- Représente le PNDP en cas d’empêchement du coordinateur national

Fiche de taches :

T10 : Organiser le projet et l’équipe projet


T11 : Harmoniser les politiques des partenaires impliqués dans la mise en œuvre du PNDP
T12 : Gérer les risques techniques
T13 : Adapter l’infrastructure aux besoins – Approuver les expressions de besoins
T14 : Rassembler les ressources nécessaires au programme
T15 : Passer en revue les affectations des tâches
T16 : Obtenir la production des livrables
T17 : Traiter les documents externes reçus
T18 : Animer les réunions hebdomadaires
T19 : Analyser les besoins en personnel nécessaire au programme
T20 : Mettre en œuvre la gestion des connaissances

Version du 2 avril 2007 - 34 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Formation / Communication

Poste : Responsable cellule formation communication

Termes de référence :

- est responsable de la composante renforcement des capacités


- consolide et contrôle l’exécution du programme de formation du PNDP
- consolide et contrôle l’exécution du programme de communication

Fiche de taches :

T21 : Etablir le plan et les programmes spécifiques de formation


T22 : Mettre en œuvre le plan et les programmes de formation
T23 : Sélectionner les prestataires à la base
T24 : Identifier les besoins en communication
T25 : Etablir et mettre à jour le plan de communication
T26 : Mettre en oeuvre le plan de communication
T27 : Dresser et renseigner les cartes du programme
T28 : Assurer l’archivage des documents opérationnels
T29 : Préparer les présentations relatives au PNDP

Version du 2 avril 2007 - 35 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Formation / Communication

Poste : Assistant communication

Termes de référence :
- prépare et met en œuvre le plan de communication

Fiche de taches :

T30 : Identifier les besoins et les attentes en communication


T31 : Etablir et mettre à jour le plan de communication
T32 : Mettre en oeuvre le plan de communication
T33 : Adapter les outils de communication au contexte du PNDP
T34 : Préparer les présentations relatives au PNDP

Version du 2 avril 2007 - 36 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Suivi Evaluation

Poste : Responsable cellule suivi évaluation

Termes de référence :

- assure la collecte, la consolidation, l’analyse et l’exploitation des données


- élabore les rapports d’activité
- exploite et diffuse l’information sur le fonctionnement et l’impact du PNDP
- assure la mise en place du système de traitement de l’information

Fiche de taches :

T35 : Mettre à jour la base de données ACCESS


T36 : Analyser et consolider les données informatiques du programme
T37 : Restituer les informations
T38 : Visualiser l’avancement du PNDP (carte/expansion géographique)
T39 : Etablir les rapports d’activités
T40 : Assurer la sauvegarde des données du programme
T41 : Organiser l’archivage électronique des documents
T42 : Organiser l’activité courrier électronique
T43 : Déclencher les enquêtes de suivi
T44 : Mesurer les écarts par rapport aux prévisions
T45 : Identifier les problèmes liés au déroulement des activités
T46 : Proposer des mesures correctrices et alternatives

Version du 2 avril 2007 - 37 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Suivi Evaluation

Poste : Assistant en Suivi Evaluation

Termes de référence :

Il est placé sous la responsabilité du Responsable National de Suivi-évaluation (RPSE) :


- Il seconde le Responsable Suivi-évaluation dans toutes les opérations de saisie et de mise à jour de la
base de données suivi-évaluation et dans les autres missions qu’il voudra bien lui confier.

Fiche de taches :

- La codification analytique et géographique des activités du programme ;


- La synchronisation des données entre la CNC et les CPP, et la diffusion satisfaisante des données vers
les utilisateurs ;
- La mise en cohérence des données de gestion financière avec les réalisations physiques ;
- Participe à la conception des supports de collecte, d’analyse et de diffusion de l’information et s’assure
de la collecte des données de suivi évaluation des communautés vers la CNC en passant par les CPP ;
- En collaboration avec le responsable suivi-évaluation, il signale les problèmes que les données de suivi
auront mis en évidence et propose des solutions ;
- rédige et diffuse sous la supervision du responsable suivi-évaluation, les rapports périodiques de gestion
et de suivi ;
- Contribue à l’évaluation des besoins en formations nécessaires au renforcement des capacités du
personnel impliqué dans le suivi évaluation des communautés à la CNC via les CPP ;
- Participe aux enquêtes thématiques de suivi-évaluation à réaliser ;
- Prend part aux missions de supervision et d’évaluation externe ;
- Prend une part active aux ateliers de planification annuelle et organise la participation active des
membres de son équipe.

Version du 2 avril 2007 - 38 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative


Development Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Nationale de Coordination

Poste : Spécialiste en passation de marché

Termes de référence :
Placé sous l'autorité du Coordonnateur National du programme et en étroite collaboration avec le
Responsable Administratif et Financier, le Spécialiste en Passation des Marchés est chargé :
- de la planification, de la programmation, de l'acquisition des biens, services et travaux
- du suivi des marchés afférents à l'acquisition des biens, services et travaux, passés dans le cadre
du PNDP

Fiche de taches :
A ce titre, il doit :
(a) En ce qui concerne la programmation:
• Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises en utilisant les procédures
de présélection en vigueur dans le PNDP;
• Tenir également un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations
d'intérêts ;
• Ouvrir et tenir à jour un bordereau des prix unitaires les plus usuels;
• Elaborer et tenir à jour la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévus
sur le financement du projet pour toutes les composantes, et finaliser avec les composantes (ou
des experts désignés à cet effet) les caractéristiques et spécifications techniques;
• Elaborer et tenir à jour le plan de passation des marchés suivant un modèle jugé acceptable par
l'IDA et/ou par les autres bailleurs du PNDP comportant : l'estimation prévisionnelle, la
procédure de passation de marché acceptable selon les termes des accords de crédits, la
préparation et l'approbation des appels d'offres, les consultations, l'évaluation des offres,
l'approbation des propositions d'attribution des marchés, la signature et la notification des
marchés, la livraison et la réception des marchés.
(b) En ce qui concerne la préparation des documents d'appels d'offres:
• Elaborer les dossiers d'appels d'offres et les demandes de propositions et veiller à ce que ces
dossiers reçoivent les approbations nécessaires des bailleurs de fonds selon les dispositions
prévues dans les accords de dons, prêts et/ou crédits;
• Préparer et/ou superviser la préparation des dossiers de présélection, d'appels d'offres de travaux
et fournitures, et demandes de propositions, et ;
• S'assurer que les dossiers ont reçu les approbations nécessaires (au niveau national et auprès des
bailleurs de fonds) selon les seuils convenus dans les accords de dons, prêts et/ou crédits.
(c)- En ce qui concerne la passation des marchés:
• Préparer et faire publier les avis généraux, avis spécifiques et manifestations d'intérêts pour
recevoir les expressions d'intérêts pour les services de consultants, les avis de présélection et les
avis spécifiques d'appels d'offres de travaux et de fournitures;

Version du 2 avril 2007 - 39 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

• Assurer en plus des avis ci-dessus la plus large publicité en faisant publier, si nécessaire des avis
dans des revues spécialisées, dans le Business Development et en les communiquant aux
représentations diplomatiques installées dans le Pays;
• Veiller à l'inscription dans l'ordre du jour des commissions les étapes du processus d'évaluation
de la passation des marchés (ouvertures des plis, évaluations et attributions) ;
• Assister automatiquement pour le compte du Programme à toutes les séances d'ouverture et
d'évaluation des offres ainsi qu'à toutes les séances d'attribution des marchés;
• Veiller à la confidentialité des rapports d'évaluation des offres, et s'assurer que ceux-ci reçoivent
les approbations nécessaires des membres compétents de l'Administration avant de requérir les
avis des bailleurs de fonds concernés;
• Préparer les marchés et veiller à ce qu'ils soient signés, approuvés, visés et notifiés selon le
manuel des procédures et dans les meilleurs délais;
• S'assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que
leurs cautions de soumission aussitôt après la décision d'attribution des marchés;
(d)- En ce qui concerne l'exécution des marchés:
• Veiller à ce que les engagements sur marchés soient systématiquement communiqués au
gestionnaire et au comptable;
• Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l'exécution des marchés
soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché;
• Organiser les commissions de réception des fournitures, travaux et prestations, et s'assurer que
ces biens et services reçus sont conformes aux spécifications des marchés ;
• Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposés en
sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés;
• Préparer les rapports semestriels sur la situation des marchés;
(e) En ce qui concerne le respect des accords avec les bailleurs de fonds:
• Veiller à ce que les procédures décrites dans les accords avec les bailleurs soient respectées à
tous les stades des acquisitions de biens et de services;
• Veiller à ce que les montants cumulés des fournitures acquises suivant les diverses procédures
ne dépassent pas les plafonds fixés dans les accords de crédit;
(f) En ce qui concerne l'utilisation des biens acquis:
• En collaboration avec le Responsable Administratif et Financier, le Responsable du
SuiviEvaluation, participer à l'élaboration et à la mise à jour des rapports sur l'utilisation et le
fonctionnement des équipements mis à la disposition des diverses composantes.

Version du 2 avril 2007 - 40 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Administration Finances

Poste : Responsable cellule administration finances

Termes de référence :

- gère les personnels, les matériels et le patrimoine du PNDP


- assure la gestion des sous-traitances et partenariats
- est responsable de la gestion des comptes spéciaux
- assure le suivi de la mobilisation des fonds de diverses sources et de l’approvisionnement des
comptes spéciaux
- assure la préparation des budgets
- prépare les TdR des audits et arrête les comptes
- assure la consolidation des sous-traitances et partenariats
- veille au respect des procédures aux niveaux régional et national

Fiche de taches :

T47 : Ouvrir et mettre à jour les dossiers de personnel


T48 : Ouvrir et mettre à jour le fichier patrimoine
T49 : Suivre l’ensemble des marchés et demandes de moyens en cours
T50 : Mettre en place la comptabilité
T51 : Préparer le budget
T52 : Assurer le suivi de l’exécution du budget
T53 : Rédiger les procédures administratives, financières et comptables
T54 : Actualiser le plan comptable
T55 : Assurer l’archivage des documents administratifs et financiers
T56 : Gérer la trésorerie du programme
T57 : Arrêter les états financiers
T58 : Préparer les termes de référence des audits

Version du 2 avril 2007 - 41 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Administration Finances

Poste : Comptable

Termes de référence :

- tient les écritures de la CNC et les pièces comptables


- prépare les états financiers
- prépare les demandes de retrait de fonds
- prépare les audits
- assure la liquidation des dépenses ordonnées par le coordonnateur et les transferts de fonds pour les
investissements communautaires en fonction des demandes provenant des régions
- assure la gestion des comptes bancaires

Fiche de taches :

T59 : Tenir la caisse d’avances


T60 : Tenir la comptabilité de la Cellule Nationale de Coordination
T61 : Vérifier les pièces des cellules provinciales et les consolider
T62 : Préparer les demandes de retrait de fonds (Demandes de Retrait de Fonds (DRF))
T63 : Préparer les états financiers
T64 : Initier les termes de référence des audits
T65 : Suivre la liquidation des dépenses ordonnées par l’ordonnateur
T66 : Effectuer les opérations de transfert de fonds
T67 : Suivre les comptes bancaires

Version du 2 avril 2007 - 42 -


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Réf :
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Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Administration Finances

Poste : Comptable junior

Termes de référence :
- tient les écritures du projet GDT et les pièces comptables ;
- prépare les états financiers du projet GDT
- prépare les demandes de retrait de fonds du projet GDT ;
- prépare les audits du projet GDT ;
- assure la liquidation des dépenses du projet GDT ordonnées par le coordonnateur ;
- assure la gestion des comptes bancaires du projet GDT.

Fiche de taches :

T59 : Tenir la caisse d’avances du projet GDT ;


T60 : Tenir la comptabilité du projet GDT ;
T61 : Vérifier les pièces comptables du projet GDT et les consolidations ;
T62 : Préparer les demandes de retrait de fonds (Demandes de Retrait de Fonds (DRF)) du projet GDT ;
T63 : Préparer les états financiers du projet GDT ;
T64 : Initier les termes de référence des audits du projet GDT ;
T65 : Suivre la liquidation des dépenses du projet GDT ordonnées par l’ordonnateur ;
T66 : Effectuer les opérations de transfert de fonds du projet GDT ;
T67 : Suivre les comptes bancaires du projet GDT.

Version du 2 avril 2007 - 43 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Administration Finances

Poste : Assistant-Comptable
Termes de référence :
Assiste le comptable dans ses tâches :

Fiche de taches :

T59 : Tenir la caisse d’avances


T60 : Tenir la comptabilité de la Cellule Nationale de Coordination
T61 : Vérifier les pièces des cellules provinciales et les consolider
T62 : Préparer les demandes de retrait de fonds (Demandes de Retrait de Fonds (DRF))
T63 : Préparer les états financiers
T64 : Initier les termes de référence des audits
T65 : Suivre la liquidation des dépenses ordonnées par l’ordonnateur
T66 : Effectuer les opérations de transfert de fonds
T67 : Suivre les comptes bancaires

Version du 2 avril 2007 - 44 -


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Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Programme National de National Participative Development


Program
Développement Participatif

Cellule : Cellule Nationale de Coordination

Poste : Spécialiste Socio Environnemental


Termes de référence :
le consultant sera chargé d'assurer l'intégration des questions relatives à la gestion des ressources naturelles
et à la durabilité environnementale dans les activités du PNDP de manière à optimiser la contribution du
programme à la mise en œuvre du Plan National de Gestion Environnemental (PNGE) au Cameroun. A ce
titre il aura pour principale attribution de :

Fiche de taches :
• Etablir le système de formulaire d'examen et d'évaluation des aspects socio-environnementaux des
micro-projets
• Superviser la mise en application du système d'évaluation socio-environnemental et donner des conseils
techniques aux différents niveaux de mise en œuvre du programme;
• Assurer l'intégration de la gestion des ressources naturelles dans les provinces et principalement lors de
l'élaboration des PDL et PDC;
• Identifier les questions relatives à la gestion des ressources naturelles et de l’environnement qui
requièrent des évaluations supplémentaires, notamment les impacts cumulés et les questions
transfrontalières ;
• Identifier et obtenir des informations sur des questions de politique nationale spécifiques qui affectent le
fonctionnement du CGES ou limitent l’obtention d’une durabilité des ressources naturelles et de
l’environnement au Cameroun et proposer des reformes à la CNC et au MINEF ;
• Gérer la mise en œuvre des programmes de formation et de sensibilisation décrits dans le CGES;
• Identifier des consultants susceptibles de travailler sur les questions de ressources naturelles et gestion
environnementale en relation avec toute tâche ci-dessus, et superviser leurs activités;
• Maintenir un contact régulier entre le PNDP et le MINEF;
• Fournir à la CNC et au MINEF des rapports périodiques conformes au format préconisé dans le CGES.

Version du 2 avril 2007 - 45 -


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L’organisation du projet se résume dans le schéma ci-dessous :

National
Cellule Nationale de Coordination
CNOP
(CNC)
GTA

CPAP Cellule Provinciale du Projet


Provincial (CPP)
Consultants
PAPNDP et
PGDT

Prestataires
CPAC services,
Communal Communes techniciens et
Consultants
en gestion des
terres

Comité de
AGC Concertation a
la Base
(CC)

Local

Version du 2 avril 2007 - 46 -


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Réf :
Financières
PNDP
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I.3.6. Financement du Programme


a. Financement du PAPNDP
A la date de la présente version du manuel le financement du programme peut être résumé le plan de
financement indicatif ci -après qui est complété par la donnée d'hypothèses budgétaires et par les
matrices indicatives de financement des fonds de a coopération française et PPTE multilatéraux.
Le Montant à financer est déterminé sur une base toutes taxes comprises. La Banque mondiale finance
une partie de toutes les composantes du Programme, suivant 8 (huit) catégories de dépenses à savoir :

Montant
Montant
alloué en Pourcentage
N° Catégories de dépenses alloué en
millions de d’imputations
(000) DTS
dollars US
« Travaux » 100%
1 27 000 0.4
« Works » 80%

« Biens & véhicules » 100%


2 662 000 0.98
« Goods and véhicules » 70%

« Consultant’s Services and audits » 72%


3 2 200 000 3.2
« Services consultant et audits » 70%

« Formations »
4 655 000 0.97 100%
« Training »

« Subprojets Grants »
5 6 800 000 10.00 100%
« Micro projets »

« Operating cost »
6 1 700 000 2.50 70%
« Coût de Fonctionnement »

7 « PPF1&2 » 900 000 1.31

« Unallocated »
8 656 000 1.00
« Non alloué »

Coûts totaux du projet 13 600 000 20 00


Dans la phase de préparation, les catégories de financement et les catégories d’imputation
sont les suivantes :
PPF 1
1-Services des Consultants 326 000 $US 45.9% 100% Extérieur, 70% Intérieur ;
2-Ateliers et formations 113 000 $US 15.9% 100% Extérieur, 70%
Intérieur ;
3-Acquisitions de véhicules, biens et équipements ; 71 000 $US 10% 100%
Extérieur, 80% Intérieur

Version du 2 avril 2007 - 47 -


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Réf :
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Révisé le :

4- Coût de fonctionnement; 83 000 $US 11.7% 70% Intérieur,


5- Activités pilotes de développement communautaire ; 117 000$US 16.5% 100%
PPF2
1-Services des Consultants 89 000 $US 100% Extérieur, 70% Intérieur ;
2-Ateliers et formations 133 000 $US 100% Extérieur, 70%
Intérieur ;
3-Acquisitions de véhicules, biens et équipements ; 125 000 $US 100% Extérieur,
80% Intérieur
4- Coût de fonctionnement; 253 000 $US 11.7% 70% Intérieur,
Crédit n° 3876 CM
Catégorie 1:Travaux de Réhabilitation 27 000 DTS 100% Extérieur 80% Intérieur
Catégorie 2: Véhicules et Equipements 662 000 DTS 100% Extérieur 70% Intrieur
Catégorie 3: Services de Consultants/Audits /Etudes 2 200 000 DTS 72%
Extérieur 70% Intérieur
Catégorie 4: Formations et Ateliers 655 000 DTS 100%
Catégorie 5: Don pour les micro-projets 6 800 000 DTS 100%
Catégorie 6 : Coût de Fonctionnement 1 700 000 DTS 70%
Catégorie 7: Fonds de préparation (PPF 1&2) 900 000 DTS
Catégorie 8 : Non Alloué 656 000 DTS
Pour l’application des taux ci-dessus la base est le montant TTC, étant entendu que sous
quelque forme que ce soit et dans tous les cas la Banque mondiale ne finance ni les impôts
ni les salaires des fonctionnaires
Pour l'application des taux ci-dessus la base est le montant TTC, étant entendu que sous que
dans tous les cas la Banque mondiale ne finance ni les impôts ni au stade actuel les salaires
des fonctionnaires.
PLAN DE FINANCEMENT INDICATIF DU PNDP

PLAN DE FINANCEMENT/ Cinq 1ères Année 2004 Année 2005 Année 2006 Année 2007 Année 2008 Cumul
PROVINCES: 2004-2008

Ressources

IDA 1 564 326 4 915 842 1 867 765 2 289 907 1 362 159 12 000 000
C2D - 2 370 105 6 110 800 4 268 775 2 250 321 15 000 000

PPTE-Multilatérale - 2 740 550 4 666 977 5 700 452 3 192 122 16 300 100

FEICOM - 500 000 500 000 500 000 500 000 2 000 000

ETAT 723 848 987 556 815 510 713 074 551 911 3 791 900

Communes rurales et Communautés y 22 150 122 520 146 822 167 987 140 522 600 000
relatives

Total ressources 2 310 324 11 636 573 14 107 873 13 640 195 7 997 035 49 692 000

Emplois

Appui financier au développement des


communautés rurales

Financement micro-projets opérations -


pilotes

Version du 2 avril 2007 - 48 -


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Réf :
Financières
PNDP
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Appui financier aux communautés 291 114 2 749 410 4 165 401 3 719 790 2 312 739 10 925 715

Appui financier aux communes 311 480 2 578 695 3 962 385 6 603 975 3 899 490 13 456 535
Sous-total 1 602 594 5 328 105 8 127 786 10 323 765 6 212 229 24 382 250

Appui aux communes -

Services des consultants, Etudes,


Audits/Formations et Ateliers-Phase 140 741 140 741
préparatoire

Appui a la reforme de la fiscalité, des


finances et du domaine des collectivités 113 810 113 810 - - 227 620
territoriales décentralisées.

Renforcement des capacités des 384 693 422 167 131 960 125 970 1 064 790
communes

Sous-total 2 140 741 498 503 535 977 131 960 125 970 1 433 151

Renforcement des capacités des -


Acteurs

Élaboration du guide méthodologique


d'approche de planification participative 119 800 89 850 - - - 209 650
pour les communes et les communautés
Contractualisation avec OAL 4 289 1 870 433 1 870 433 1 429 850 734 448 5 909 453

Formation des Comités paritaires niveau 17 838 274 043 274 043 - - 565 923
communal

Activités JSDF (Plante médécinale) 35 940

Sous-total 3 177 867 2 234 326 2 144 476 1 429 850 734 448 6 720 967

Gestion, suivi, évaluation, -


communication

Equipement 148 480 742 859 671 634 - -

Fonctionnement 555 168 1 718 260 1 753 080 1 641 759 816 215

Suivi-évaluiation 27 371 625 176 385 576 58 391 67 741 1 164 255

Communication 58 103 489 344 489 344 54 470 40 433 1 131 694

Sous-total 4 789 122 3 575 639 3 299 634 1 754 620 924 388 2 295 949

Activités PPFs déjà exécutées 600 000 - - - - 600 000

Total Emplois 2 310 324 11 636 573 14 107 873 13 640 195 7 997 035 49 692 000

Ecarts de Financement - - - - - -

Ecarts Cumulés de Financement - - - - -

NOTE DE PRESENTATION DU PLAN FINANCIER DU PNDP


PHASE I (2004-2008)
A/Présentation succincte du PNDP
Le PNDP est un programme multi-bailleurs, initié par le gouvernement du Cameroun, qui vise à
réduire la pauvreté et à promouvoir un développement durable, axé sur l’organisation des
bénéficiaires, le renforcement de leurs capacités, leur implication dans l’identification de leurs besoins

Version du 2 avril 2007 - 49 -


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Financières
PNDP
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Révisé le :

prioritaires, la recherche des solutions, la planification et la mise en œuvre des actions concrètes pour
le développement social et économique de leurs localités.
Le PNDP est en particulier chargé de mettre en œuvre des mécanismes visant à responsabiliser les
communes rurales et leurs communautés à la base afin de les rendre acteurs de leur propre
développement, ceci dans le cadre du processus progressif de décentralisation et de réduction de la
pauvreté.
Le programme cherche à :
• renforcer les capacités des communautés de base et des Communes Rurales;
• apporter un appui technique et financier aux communautés de base et aux communes
rurales;
• contribuer à la cohérence des interventions décentralisées ;
• contribuer à la création de mécanismes et d’espaces de planification participative favorisant
en particulier la participation des communautés rurales.
Le PNDP comprend quatre composantes :
• l’ Appui Financier au Développement des Communautés Rurales (AFDCR) ;
• l’appui aux communes dans le processus progressif de décentralisation ;
• le renforcement des capacités des acteurs ;
• la gestion, coordination, communication et le suivi-évaluation du Programme
Comme résultats attendus du programme, on peut citer :
Des conditions de vie améliorées en zones rurales :
• Meilleure santé, sécurité alimentaire, éducation ;
• Meilleur accès aux services sociaux ;
• Meilleure communication.
Des capacités locales renforcées :
• Compétences en planification, exécution et suivi de plans de développement locaux ou
communaux;
• Transparence dans la gestion des ressources financières locales ;
• Responsabilité face aux instances élues et aux communautés.
Des capacités institutionnelles renforcées au niveau central :
• Décentralisation effective ;
• Ministères techniques déconcentrés et effectivement au service des populations a la base ;
• Utilisation rationnelle des ressources budgétaires ;
Des ressources naturelles protégées :
• Diminution de la dégradation des sols ;
• Protection et régénération du patrimoine forestier ;
• Participation à la préservation de la biodiversité ;
• Introduction de méthodes de gestion durable des ressources naturelles.
B/Présentation de la synthèse du plan financier du PNDP
Le plan financier du PNDP concerne la phase I de ce programme et va couvrir les années civiles 2004
à 2008.

Version du 2 avril 2007 - 50 -


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Financières
PNDP
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Révisé le :

Le coût global toutes taxes comprises de ce programme est équilibré en ressources et en emplois à la
somme de Milliards de FCFA 49,692, soit l’équivalent de millions de dollars US 82,82 au taux de un
dollar pour 600 francs CFA
B1/RESSOURCES
La répartition de cette enveloppe est fournie par le tableau ci-après :
Montant en Montant en
BAILLEURS DE FONDS %
Milliards de F CFA Millions de $ US

Etat du Cameroun/ BIP 3,792 100 6,32 7,63

Bénéficiaires 0,600 000 1,00 1,21

Etat du Cameroun/ Ressources PPTE multilatérales 16, 300 100 27,17 32,80

Etat du Cameroun/ Ressources Coopération 15, 000 000 25,00 30,19


Française/fonds C2D

IDA 12, 000 000 20,00 24,15

FEICOM 2, 000 000 3,33 4,02

Total 49, 692 000 82,82 100,00

Dans le temps ce financement est étalé comme suit :


Montant en Montant en
ANNEES %
Milliards de F CFA Millions de $ US

Année 2004 2, 310 324 3,85 4,65

Année 2005 11, 636 573 19,39 23,42

Année 2006 14, 107 873 23,51 28,39

Année 2007 13, 640 195 22,73 27,45

Année 2008 7, 997 035 13,33 16,09

Total 49, 692 000 82,82 100,00

B2/EMPLOIS
Les ressources affectées au PNDP couvriront le financement de ses quatre composantes dans les
proportions ci-après.
Composantes Coût en
Coût en millions
Milliards de F %
de $ US
CFA
Intitulé Codes

Appui financier au développement des 1 30,669 51,11 61,7


communautés rurales
Appui au Communes dans le processus 2 1,433 2,39 2,9
progressif de décentralisation

Version du 2 avril 2007 - 51 -


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Révisé le :

Renforcement des capacités des acteurs 3 6,844 11,41 13,8

Gestion et suivi du projet 4 10,746 17,91 21,6


Coût Total du Projet 49,692 82.82 100

C/HYPOTHESES BUDGETAIRES DU PLAN FINANCIER


Le montage du présent plan financier a été fait sur la base d’un certain nombre d’hypothèses et/ou de
conventions qu’il est utile, pour sa compréhension ; de rappeler ci-après :
C1/DU POINT DE VUE DES RESSOURCES
C11-Les seules ressources prises en compte dans le cadre de ce plan financier sont celles des bailleurs
dits sûrs ci-dessus mentionnés et à concurrence des montants communiqués.
C12-Le plan financier présenté est étalé dans le temps en fonction des années de disponibilité
prévisionnelle des fonds et non des années budgétaires de rattachement ;
C13-Le plan financier de base ne tient pas compte des risques possibles de non mobilisation complète
et/ou de non respect des délais envisagés des ressources PPTE multilatérales d’une part et du C2D de
la coopération française d’autre part
C14-Certains financements accordés pourront être disponibles avec un certain décalages et risquent
d’induire des incertitudes, toutes choses qui imposent une analyse de sensibilité face aux risques
inhérents à ces éventualités ; afin d’atténuer ces incertitudes, le plan financier est basé sur des
hypothèses médianes suivantes :
Les fonds de contrepartie d’une année donnée seront disponibles au cours de l’année pour laquelle ils
ont été sollicités sous réserve d’un décalage de quelques mois par rapport au début de l’année.
Les ressources PPTE multilatérales d’une année donnée ne seront disponibles qu’au cours de l’année
suivante ;
Les ressources du C2D provenant de la remise de la dette bilatérale française sont tributaires du point
d’achèvement, et pourront être disponibles au début du second trimestre 2005, mais d’autres scenarii
peuvent être envisagés dans le cadre de l’analyse de sensibilité évoquée ci-dessus.
Les fonds du FEICOM (ou de toute autre institution le remplaçant) d’une année donnée seront
disponibles au cours de l’année pour laquelle ils ont été sollicités sous réserve que la première année
de disponibilité des fonds se situe en 2005.
C15-Les avances de l’IDA pour la préparation du PNDP (les PPF1 & 2) sont réputées être mobilisées
au cours de l’année 2004
C16-En 2004, les seules ressources réputées disponibles sont celles de l’IDA (crédit + PPF) et de
l’Etat (fonds de contrepartie) ;
C17-Dans la cadre de l’analyse de sensibilité, les hypothèses de risques envisagés sont :
Les ressources du C2D ne sont disponibles qu’en 2006
Les ressources PPTE multilatérales ne sont que partiellement mobilisées du fait d’une montée en
puissance plus lente que prévue car le montant mobilisable chaque année est égal au montant accordé
pour cette année-là moins le reliquat sur l’enveloppe de l’année antérieure
C2/DU POINT DE VUE DES EMPLOIS
C21/Ils ont été inscrits chaque année dans le plan financier à concurrence des ressources disponibles
pour le financement des activités.
C22/Ils comprennent des emplois de structures et des emplois ajustables au niveau des ressources qui
vont alors définir le niveau d’activités :

Version du 2 avril 2007 - 52 -


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Les emplois de structures concernent surtout les rubriques de la composante 4 et en particulier celles
qui sont assises sur une base contractuelle pluriannuelle formelle ou non (Contrat de consultant
permanent, salaires, contrat de bail … ;)
Les emplois ajustables concernent davantage les rubriques des autres composantes à savoir les
composantes 1, 2 et 3
C23/L’allocation des ressources en matière de microprojets obéit aux règles suivantes
Données statistiques générales (Cf. résultat Dernier recensement officiel de la population)
Population 14 434 000 habitants
Population rurale 11 547 200 habitants
Population phase 1 5 110 472 habitants
Population / village 1 113 habitants arrondis à 1 125
Population / commune 33 402 habitants arrondis à 33 750
Il existe 339 communes au Cameroun dont 306 communes rurales
Au cours de la première phase de mise en œuvre du Programme, 131 communes rurales réparties dans
les 5 provinces concernées (Adamaoua, Centre, Sud, Nord, Ouest) vont être couvertes.
Hypothèses explicites de budgétisation
Une commune compte en moyenne 30 villages regroupés par communautés (Unités de planification),
soit 33 750 habitants
En moyenne une commune se découpe en 15 unités de planification
En principe un PDC est réalisé quand au moins 2/3 des unités de planification ont fait leur PDL
La base d’allocation budgétaire des ressources pour les micro-projets communaux est de 1 500 FCFA
par habitant et par an (FCFA)
Le coût moyen d’un Micro-projet communal est 52 Millions de F CFA avec un maximum par
commune de 75 Millions de F CFA
La base d’allocation budgétaire des ressources pour les micro-projets communautaires est de 3 000
FCFA par habitant et par an (FCFA)
Le coût moyen d’un Micro-projet communautaire est de 13,5 Millions de F CFA avec un maximum
par communauté de 15 Millions de F CFA.
Performances attendues du Budget

Nombre Nombre
Nombre de Micro- Nombre de Micro-projets
Années de de projets Communaux Communautaires
potentiels à financer potentiels à financer
PDC PDL

Années 2004 10 41 35 123

Années 2005 44 660 85 180

Années 2006 44 660 45 197

Années 2007 35 525 65 158

Années 2008 17 257 46 161

Total 150 2143 276 819

Version du 2 avril 2007 - 53 -


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Le nombre de micro-projets à réaliser est déterminé en fonction des hypothèses ci-dessus où l’unité de
planification correspond théoriquement à une communauté de 1125 habitants ou une commune de
33750 habitants mais dans la pratique nous avons tablé sur des micro-projets ayant un coût moyen
de :
Au niveau communal : 52 Millions de francs CFA
Au niveau communautaires : 13,5 Millions de francs CFA
Affectation des enveloppes
En dépit de la base de budgétisation ci-dessus, pour le moment, le scénario choisi pour le financement
des micro-projets consiste à ne pas limiter les requêtes de financement des communautés et des
communes.
L’accès à l’AFDCR sera donc compétitif et respectera le principe du "premier arrivé, premier servi"
que le demandeur soit une commune ou une communauté.
C24/les principales autres normes de budgétisation sont les suivantes :
Fourniture de biens
Le coût des biens est déterminé par référence à la base de la mercuriale officielle.
Frais De Consultant
Le coût des consultations est déterminé sur une base contractuelle, suivant la nature de la
prestation et le profil des intervenants
Salaires
L’évaluation des coûts salariaux est basée sur les contrats conclus avec le personnel.

Matrice indicative de financement pour les fonds PPTE

Rubriques année 1/2004 Année 2/2005 Année 3/2006 Année 4/2007 Total
Nbres communautés 450 500 450 500 1 900
Micro-projets communautaires 1 516 950 000 1 685 500 000 1 516 950 000 1 685 500 000 6 404 900 000
Nbre Communes 23 48 50 65 186
Micro-projets communaux 1 196 000 000 2 496 000 000 2 600 000 000 3 380 000 000 9 672 000 000
Sous-total 1 2 712 950 000 4 181 500 000 4 116 950 000 5 065 500 000 16 076 900 000
Renforcement capacités- RH 27 600 000 57 600 000 60 000 000 78 000 000 223 200 000
Total Général 2 740 550 000 4 239 100 000 4 176 950 000 5 143 500 000 16 300 100 000

Coût Unitaire Période Effectif Cumulé

Micro-projets communaux 52 millions 1 an x 2 186

Micro-projets communautaires 3,371Millions 1 an 1 900

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b. Financement du Projet de Gestion Durable des terres


Les éléments de financement de l’opération PGDT sont repris dans le tableau ci-après :
COMPOSANTES (En milliers de dollars US) 2006 2007 2008 2009 Total
COUT DE L'OPERATION DE GDT 950 2 501 2 138 770 6 360
Composante 1 242 1 770 1 464 484 3 960
A1. Microprojets 220 1 609 1 331 440 3 600
A2.Contributions des Bénéficiaires 22 161 133 44 360
Composante 2 440 588 528 157 2 716
B1. Appui institutionnel à la réforme foncière 230 315 165 - 710
Cadre politique et instituionnel d'appui à la gestion durable des terres 15 15 15 - 45
Promotion des politiques , programmes et directives en matière de GDT25 30 30 - 85
Plan de gestion et d'utilisation des terres 60 150 120 - 330
Equipment du SIG 80 - - - 80
Base de Données et cartes du SIG 50 120 - - 170
B2. Renforcement des capacités des acteurs locaux 210 273 363 157 2 006
Appui aux dans l'adoption de bonnes pratiques de GDT 70 173 173 70 485
Formation des OALs Local Services Providers (LSP) 90 - 90 - 180
Etudes (Faisabilité des plan de GDT, Diagnostic de sitesetanalyse approfondie
50 des100
sols) 100 87 337
Composante 3 268 144 147 130 688
C1. Gestion et coordination 198 47 48 23 316
Séminaires et Ateliers 25 20 20 - 65
Matériel de Bureau 30 - - - 30
Véhicles 91 - - - 91
Spécialiste en GDT 7 12 12 7 38
Audit 15 15 16 16 62
Logiciel de gestion financière 30 - - - 30
C2.Entretien et réparation 21 21 23 23 89
Véhicles 9 9 9 9 36
Matériel de Bureau 7 8 8 8 31
Fourniture de bureau 5 5 6 6 22
C3. Frais de Mission 20 25 25 25 95
Frais de Mission 20 25 25 25 95
C4. Personnel d'appui 17 32 33 33 115
Comptable Junior 6 12 12 12 42
Assistant en passation des marchés 6 12 12 12 42
Autres dépenses 5 8 9 9 31
C5. Suivi évaluation 10 15 15 20 60
M&E Technical Audit 10 15 15 20 60
C6. Communication 2 3 3 5 13
Dissemination of Project Impacts and Results 2 3 3 5 13

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c. Financement du programme (PAPNDP & PGDT)


Le tableau ci-après reprend les éléments de financement du Programme (PAPNDP& PGDT)
Composantes IDA Etat du Bénéficiaires Bailleurs FEM Total FEM
Cameroun de fonds Incremental
(Montant exprimés
en millions de dollars bilatéraux as
US$) (France & Percentage
Allemagne) of Total
10.00 1.94 PAPNDP) 1.36 14.33 3.60 70.51 5.10%
1. Appui (PAPNDP) (AFD)
financier à 27.20 (1.00 pour
l’intégration de PAPNDP
(PPTE ML) 8.75
la gestion + 0.36 pour
durable des opérations FEM) (KfW)
terres dans le 3.33 (Appui à la
développement (FEICOM)
cellule locale
décentralisée du
local programme de
l’Extrême Nord)

2. Appui 4.45 2.36 0.00 3.03 1.712 11.552 14.80%


institutionnel à (PAPNDP) (AFD)
un (2.35 pour
environnement PAPNDP + 0.01
propice à la pour opérations
FEM)
gestion durable
des terres

5.55 2.03 0.00 7.64 (AFD) 0.688 15.908 4.32%


3. Gestion,
coordination, (PAPNDP)
suivi- (2,00 pour
évaluation et PAPNDP +
0.0285 pour
communication opérations FEM)

Total 20.00 36.86 1.36 33.75 6.00 97.97 6.12%

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I.3.2. Présentation du système de gestion de l’information (SGI) du PNDP


I. PRESENTATION GENERALE SGI DU PNDP
II. SPECIFICATIONS DU VOLET SUIVI COMPTABLE ET FINANCIER
III. SPECIFICATIONS DU VOLET SUIVI EVALUATION TECHNIQUE
IV. SPECIFICATIONS DU VOLET SUIVI DU CADRE D'INTERVENTION
V. FOND CARTOGRAPHIQUE
VI. FORMULAIRES, ETATS ET RAPPORTS ATTENDUS
VII. PROCEDURES DE SUIVI
VIII. AUTRES CONSIDERATIONS IMPORTANTES SUR LE SGI

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La présentation détaillée du Système de Gestion de l'Information (SGI ) du PNDP est faite dans un
document séparé, duquel est extrait le résumé articulé comme suit :
• Présentation générale du SGI
• Spécifications du volet suivi comptable et financier
• Spécifications du volet suivi évaluation technique
• Spécifications du volet suivi du cadre d'intervention
• Fond cartographique
• Formulaires, états et rapports attendus
• Procédures de suivi
I.3.2.1. Présentation général du SGI du PNDP
Le SGI du PNDP est conçu pour gérer plusieurs projets, d’où le recours à un système de logiciels
multiprojets susceptible de produire des situations individuelles ou consolidées des différents projets
(PAPNDP, PGDT…) du programme.
Il est bâti autour de trois volets, à savoir :
(i) Suivi comptable et financier,
(ii) Suivi évaluation technique,
(iii) Suivi du cadre d'intervention.
Ce système est conçu pour rendre compte des situations par source de financement, opération, projet
ou de manière consolidée.
Le tableau ci-dessous synthétise l'articulation des trois volets du SGI :

Volet suivi comptable et Volet suivi évaluation Volet suivi du cadre


financier technique d’intervention

Niveau central : Responsable Niveau central : Responsable (National) du Suivi-Evaluation


Administratif et
Financier Niveau provincial : Responsable (Provincial) du Suivi-Evaluation
s du
nsable

foncti

ment
onne

systè

Niveau provincial :
du

Comptable w

Bénéficiaires du PNDP Bénéficiaires du PNDP Comité Paritaire (Communal


ou Provincial)
Comité National de Pilotage Bailleurs de fonds
Principaux autres acteurs

Autres projets de
Cellule Nationale de Ensemble des intervenants sur développement au Cameroun
Coordination du PNDP le PNDP
Ministères sectoriels et
Partenaires techniques et/ ou services statistiques
Financiers
Prestataires de services et
autres Organisations de la
concernés

société civile
Ministères sectoriels et
structures déconcentrées de
l’Etat.

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Données financières et Partie 1 Politiques sectorielles


comptables
Avancement global des Activités de développement
Encaissements activités, responsabilité, en cours et complémentaires
problèmes rencontrés au PNDP
Décaissements
Partie 2 Infrastructures de base
Engagements Globaux, par existantes ou dont la
catégories, composantes et Micro- projets construction est planifiée
partenaire technique et (dont réalisations du PNDP)
financier. Partie 3

(Budget ; Marchés, contrat, Indicateurs (i) globaux, (ii) sur


Commandes, Engagements la population, (iii) de passage
directs) d’une phase à l’autre, et (iv)
d’impact socio-
Disponibilités Globales, par environnemental
catégories, composantes et
partenaire technique et Evaluation par les
financier. bénéficiaires

Données de Comptabilité Partie 4


Nationales Avancement du PNDP en
Statistiques& données fiscales terme de couverture
(Impôts et taxes) territoriale

Suivi des Engagements


Commandes
Contrats
Type de données gérées

Marchés
Budget
Gestion des ressources
humaines
Evaluation des personnels du
PNDP
Suivi des rémunérations.

Rapport de Suivi Financier Rapport mensuel présentant


Rapport sur le cadre d’intervention (un rapport
(selon les les TDR des intervenants (12 tous les ans pour les provinces
spécifications du rapports par an) concernées par le PNDP)
Financial Management
Report) (1 par Rapport trimestriel :
trimestre) avancement des activités (2
rapports par an – en
complément du FMR)
Rapports d’audit (1 par an) Rapport semestriel présentant
un état des lieux complet sur
Etats financiers Intérimaires le PNDP (2 rapports par an –
Rapports & Etats financiers

(Périodicité mensuelle) en complément du FMR et


en remplacement du rapport
Bilan ; trimestriel)
Compte de résultat ; Rapport annuel sur les
performances du programme
TAFIRE ; (1/an)
Etat annexé (intégrant Rapport d’évaluation d’impact
notamment la du Programme
Balance générale)

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Mobilisation des fonds Programmation annuelle : Etat zéro lors de l’intégration


attribution des enveloppes d’une nouvelle province
Financement : par CPP et activités « top
down » + revue après 6 Mise à jour annuelle après
Des Micro projets rencontre avec autres
mois
Du Fonctionnement et projets et institutions
Des Autres opérations du Revue avancement technique à
chaque paiement (micro Intégration systématique des
Programme. réalisations du PNDP
projets et autres activités)
Gestion des Engagements (distinction entre plans de
Budget; Etat zéro + chaque année : développement et
(i) évaluation par les réalisations)
Marchés; bénéficiaires ; e
Contrats/ Conventions; t (ii) enquête état
Commandes; population et impact
socio-environnemental
Autres engagements.
Gestion Administrative
Courrier
Acquisition de biens
Gestion des immobilisations
Gestion des stocks
Gestion du personnel

Gestion Comptables
Circuits comptables
Schémas comptables types
Procédures

Travaux & Productions


Comptables
.

Un logiciel de suivi comptable Un logiciel de suivi évaluation Un SIG du commerce (le


et financier du commerce du commerce adapté aux même que pour le volet
adapté aux spécificités du besoins du PNDP avec une suivi évaluation technique)
PNDP extension utilisant un SGBD
pour le suivi des microprojets et
Une application spécifique (ou des indicateurs
une extension du logiciel
précédent) pour le suivi des SIG du commerce pour
Outils

contrats et de la passation des l’avancement de la couverture


marchés du PNDP

I.3.2.2. Spécification du volet suivi comptable et financier


Le logiciel proposé est à la fois situé dans l'environnement normatif et positif en matière de gestion
financière informatisée de projet de développement économique et social.
2.1- Un logiciel situé dans l'environnement normatif (i.e. respectant les Standards en la matière pour
ce genre de Programme)
Le logiciel de gestion financière proposé repose sur les bases suivantes:
• Tenir compte des dispositions du Plan comptable applicable au niveau national (le Plan
Comptable OHADA en l'occurrence), des normes comptables internationales publiées par
l'INTERNATIONAL ACCOUNTING STANDARDS COMMITTEE (IASC) et des directives
en matière de comptabilité des dépenses et ressources provenant des Bailleurs de Fonds,
notamment les directives du nouvel outil de gestion financière de la Banque Mondiale (LACI),

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• Intégrer la comptabilité générale, auxiliaire et analytique ainsi que de suivi et contrôle


budgétaires permettant le suivi des comptes Spécial et de Crédit, le suivi des engagements, le
suivi analytique et budgétaire par composante, par catégorie et par source de financement,
• Permettre la production d'informations financières en temps réel et de façon automatisée dans
les formats requis par la Banque Mondiale et les autres bailleurs de fonds impliqués
(notamment l'AFD), particulièrement sous forme d'états trimestriels financiers, d'états
trimestriels de suivi de la performance physique et des engagements d'achats de biens, de
services et de travaux ainsi que sous forme d'états financiers consolidés de fin d'exercice
(Norme FMR : Financial Monitoring Report),
• Etre paramétrable avec les données de base telles que les composantes et sous composantes,
les catégories et autres lignes budgétaires spécifiques à un projet donné avec leurs dotations
budgétaires respectives ainsi que les plans des achats de biens, services et travaux variant d'un
projet à un autre,
• Posséder les caractéristiques d'un logiciel multi-bailleur de fonds, multidevise, fonctionnant
sous Microsoft Windows, et accompagné d'un système de sauvegarde des données.
2.2. Un logiciel situé dans l'environnement positif (i.e. adapté aux besoins du Programme)
Le logiciel de gestion financière proposé intègre les modules et les propriétés suivants:
• Des modules de comptabilité générale, auxiliaire, analytique ainsi que de suivi et contrôle
budgétaires par centres de coûts (par composantes détaillées, par sous composantes et par
activités) et par catégories de dépenses et par source de financement,
• Un module de gestion commerciale construit sur les gestions de stocks et des
approvisionnements (achats) en biens, services et travaux avec la possibilité de suivre les
fournisseurs,
• Un module de gestion des immobilisations prévoyant la saisie de codes d'identification d'au
moins 15 caractères dans un registre et dans un fichier et permettant de faire le rapprochement
entre l'inventaire physique annuel et les soldes de la comptabilité, cela exigeant son intégration
aux modules de comptabilité,
• Un module de suivi des approvisionnements et réapprovisionnements en fonds ainsi que des
paiements directs faisant le lien avec le budget trimestriel de trésorerie servant de document de
base de retrait de fonds du compte de crédit à Washington,
• Un module de gestion du personnel pouvant renseigner sur les aspects administratif et socio
professionnel de chaque agent et permettant une gestion de la paie,
• Un module permettant d'alimenter le suivi de la performance physique pouvant renseigner sur
les écarts entre les prévisions et les réalisations en référence aux indicateurs de performance
pré établis (en lien avec le suivi évaluation du programme - voir ci-après),
• Un module de suivi de la passation des marchés (avec ou sans examen préalable des bailleurs
de fonds) et des contrats signés par le PNDP et permettant pour chacun d'eux de suivre : (i)
l'objet du contrat, (ii) la date de signature et la période estimée pour la prestation, (iii) le
montant, (iv) la ou les sources de fonds, (v) la ou les personnes / entreprises contractées, et
(vi) les étapes pour le paiement des prestations (description des différentes tranches avec
possibilité de cocher celles qui ont déjà été payées, la somme des paiements étant affichée
automatiquement),
• Un module de suivi des contacts du PNDP qui permette de suivre et partager les coordonnées
de l'ensemble des acteurs du PNDP, à savoir :
o Une case pourra être cochée pour indiquer s'il s'agit des coordonnées d'un individu ou
d'une entité (personnalité morale)
o Suffixe (M. Mme Mlle)

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o nom
o prénom
o titre
o société / administration qui emploie
o adresse personnelle et professionnelle
o téléphones (professionnel, personnel et mobile)
o fax
o Email (avec 2 champs au minimum)
Ces fiches seront classables selon plusieurs catégories : (i) agents du PNDP (incluant CNC et CPP),
(ii) prestataires de services, (iii) fournisseurs, (iv) bailleurs, (v) bénéficiaires, (vi) autres projets de
développement, (vii) administration et (viii) autre. Chaque fiche devra appartenir à une ou plusieurs
catégories. Ce module devra être partagé par l'ensemble des personnels du programme une fois le
réseau local installé au sein de la CNC.
Le logiciel devra enfin permettre l'édition de bulletins individuels et récapitulatifs mensuels de paie et
de suivi des congés payés.
I.3.2.3. Spécification du volet suivi évaluation technique
Le volet suivi évaluation technique se compose de quatre parties :
• la première est destinée à suivre globalement l'ensemble des activités du PNDP,
• la deuxième est une sorte de zoom qui ajoute des fonctionnalités pour le suivi des
microprojets (qui constituent le cœur de l'activité du PNDP),
• la troisième vise à suivre plus particulièrement par une batterie d'indicateurs la performance
et l'impact du programme (il existe 4 types d'indicateurs : globaux, population, impact socio-
environnemental, et changement de phase),
• la quatrième se concentre sur l'avancement de la couverture (en termes d'extension
géographique) du programme.
Les parties (i) et (iii) seront développées en adaptant un logiciel du marché. La seconde partie sera
développée en utilisant soit le progiciel de suivi évaluation choisi soit un Système de Gestion des
Bases des Données (SGBD) du commerce fonctionnant sous MS Windows.
La quatrième partie utilisera un Système D'information Géographique (SIG) aux fonctionnalités
simples.
I.3.2.4. Spécification du volet suivi du cadre d’intervention
Le volet suivi du cadre d'intervention sera construit autour d'un logiciel SIG et les données qui
permettront de le suivre ont donc certaines spécificités. Ainsi, certaines seront rattachées à un objet
géographique (une surface, une ligne, un point). Un seul et même SIG sera utilisé pour gérer
l'ensemble des couches et permettra en outre de visualiser chaque couche par-dessus un fond
cartographique (voir point V ci-après). La conception de ce volet sera finalisée en étroite
collaboration avec l'équipe en charge de la conception de l'observatoire du développement rural, afin
de ne pas dupliquer les efforts.
I.3.2.5. Fond Cartographique
Un certain nombre de données gérées par le SGI seront géo-référencées. Afin de pouvoir les exploiter
dans les meilleures conditions possibles (meilleure interprétation, positionnement plus facile des
données, plus grande lisibilité...), des éléments cartographiques seront disponibles et accessibles en
superposition à tous les autres types de données.
Concrètement, les couches de données énumérées ci-dessous devront être acquises :
Un fond de carte au format raster (image satellite ou cartes existantes scannées) à l'échelle 1/100.000 ;

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Une série de couches thématiques (au format vecteur), issues de l'interprétation du fond de carte, de
cartes existantes, et de complètements terrain, à savoir :
I.3.2.6. Formulaires, états et rapports attendus
Les formulaires
Les formulaires sont les écrans de saisie qui permettent d'entrer les données dans les différents
logiciels mis en place.
Les états
6.2. a. Les états issus du volet comptable et financier
Les différents états financiers qui seront générés automatiquement sont au nombre de Quatorze (12). Il
s'agit de :
Neuf (6) états classiques :
• Bilan
• Compta de résultat
• Balance générale
• Tableau emplois/ressources
• Etats de suivi budgétaire (par nature, Composante, Catégorie)
• Etat de suivi des réalisations de trésorerie (par nature, Composante, Catégorie)
Six (6) états spécifiques :
• Tableau des emplois et des ressources du projet,
• Tableau d'utilisation des fonds par activité du programme,
• Tableau global d'avancement des activités,
• Tableau des contrats passés et en cours,
• Tableau de suivi des décaissements du crédit IDA et
• Tableau de suivi des passations de marchés soumises ou non à examen préalable.
6.2.b. Les états issus du volet suivi évaluation technique
Les différents états issus des données de suivi évaluation (hors micro projets) sont les suivants :
Partie 1 du volet suivi évaluation :
• Les termes de référence de chaque responsable,
• La liste détaillée des activités (i.e. le rapport d'activité),
• Le chronogramme des activités,
• L'analyse des investissements.
Partie 3 du volet suivi évaluation
• Les tableaux synthétiques des indicateurs globaux.
• Les tableaux et cartes synthétiques des indicateurs sur la population.
• Les tableaux synthétiques des indicateurs de déclenchement de phase.
• Les tableaux et cartes synthétiques des indicateurs de suivi de l'impact environnemental et
social du PNDP.
Partie 4 du volet suivi évaluation
• Les cartes représentant l'avancement de la couverture géographique du PNDP
6.2.c. Les états issus du volet suivi évaluation technique -Volet micro- projets

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L'opérateur du système devra à tout moment pouvoir sélectionner les micro projets qui répondent à
certain nombre de critères donnés en sélectionnant les valeurs qu'il souhaite dans une liste prédéfini
(précisons que pour chacun de ces critères, l'opérateur pourra choisir entre : aucune, une, plusieurs, ou
toutes les valeurs disponibles) :
• Zone géographique (les niveaux suivants seront disponibles : pays, province, commune,
village
• Etat d'avancement (identifié, examiné, supervisé, achevé)
• Fenêtre d'intervention (équipements ou services publics marchands, activités
environnementales ou de GRN, infrastructures collectives de service public)
• Type d'activité (construction, formation, achat d'équipements, autre)
• Secteur (Eau, Santé, Education, Transport, Infrastructure et équipements sociaux,
Electrification rurale, Infrastructures de développement économique, Autre)
6.2.d. Les états issus du volet suivi du cadre d'intervention
Ces états n'auront rien de plus par rapport aux fonctionnalités apportées par le SIG qui servira d'outil
de support. Ainsi, l'utilisateur sera en mesure de visualiser couche par couche l'ensemble des
informations traitées par le logiciel. En particulier, il pourra superposer les données sur le cadre
d'intervention, avec celles représentant l'avancement du PNDP, ou encore celles présentant les
indicateurs sur la population, permettant ainsi de réaliser des analyse croisées très utiles.
Les rapports
Les rapports seront diffusés selon le schéma suivant :
Rapports JanvierFévrier Mars Avril Mai JuinJuilletAoût Sept. Oct. Nov. Déc.
Mensuel ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸
Trimestriel ¸ ¸
Semestriel ¸
Annuel ¸
Atelier Atelier
6.3.a- Contenu du rapport mensuel
Le rapport mensuel est un rapport de travail qui ne concerne principalement que les acteurs directs du
PNDP. Il comprend les rubriques suivantes :
• Appréciations générales sur l'avancement du PNDP lors du mois précédent (2 pages au
maximum) :
• Grandes réalisations par composante
• Tâches inachevées ou ajournées
• Grandes activités en perspective
• Problèmes majeurs rencontrés
• Solutions et recommandations envisagées
• La liste des tâches par responsable (i.e. les termes de référence de chaque responsable).
6.3.b. Contenu du rapport trimestriel
Un rapport trimestriel présentant l'état technique et financier du programme sera rédigé. Ce format de
rapport répond aux normes FMR de la Banque mondiale. Il sera publié comme élément à part entière
des rapports de suivi trimestriels et bisannuels. Ce rapport comprend :

Version du 2 avril 2007 - 64 -


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Rédigé le :
Révisé le :

- Un chapitre d'introduction présentant de façon assez détaillée (4 pages maximum) l'avancement du


programme en précisant pour le trimestre écoulé :
• Les grandes réalisations par composante
• Les tâches inachevées ou ajournées
• Les grandes activités en perspective
• Les problèmes majeurs rencontrés
• Les solutions et recommandations envisagées
• Le bilan détaillé des activités (i.e. le rapport d'activité) ;
• Le tableau de bord des micro-projets accompagné d'analyses ad hoc pertinentes ;
• Le tableau des emplois et des ressources du projet pour le trimestre écoulé ;
• Le tableau d'utilisation des fonds par activité du programme pour le trimestre écoulé ;
• Le tableau global d'avancement des activités pour le trimestre écoulé ;
• Le tableau des contrats passés et en cours ;
• Le tableau de suivi des décaissements du crédit IDA ;
- Un chapitre présentant de façon succincte (2 pages maximum) l'avancement des différents marchés
en cours de passation ou des différents contrats en cours d'exécution. Le schéma de ce chapitre sera
toujours le même :
• Considérations sur les personnels en charge de la passation des marchés au sein du PNDP
(formation, recrutement, etc.),
• Considérations sur les principaux marchés en cours de passation (avancement, retards, liste
restreintes envisagées, etc.),
• Plaintes éventuelles présentées par des soumissionnaires, des consultants ou des bénéficiaires
de contrats,
• Amendements éventuels à envisager sur certains contrats,
• Performances insuffisantes de certaines entreprises ou consultants contractés, et enfin
• Points éventuels de désaccord susceptibles de conduire à une rupture de contrat ou à des
plaintes légales.
- Le tableau de suivi des passations de marchés.
6.3.c. Contenu du rapport semestriel
Ces rapports seront diffusés à l'occasion de l'atelier annuel de programmation ainsi qu'à l'occasion de
l'atelier de revue à mi-parcours. Ils contiennent :
- Un chapitre d'introduction présentant de façon assez détaillée (6 pages maximum) l'avancement du
programme en précisant pour le semestre écoulé :
- Les grandes réalisations par composante
- Les tâches inachevées ou ajournées
- Les grandes activités en perspective
- Les problèmes majeurs rencontrés
- Les solutions et recommandations envisagées
- Une analyse stratégique du programme en établissant un diagramme MOFF (Menaces Opportunités
Forces et Faiblesses) associé à des analyses ad hoc des investissements et à une liste des problèmes
sérieux et des recommandations pour chaque (i) composante, (ii) source de financement, et (iii) organe
de mise en oeuvre (CNC et CPPs) ;
Le bilan détaillé des activités (i.e. le rapport d'activité) ;

Version du 2 avril 2007 - 65 -


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Révisé le :

Le tableau de bord des microprojets accompagné d'analyses ad hoc pertinentes ;


Le chronogramme des activités ;
Le tableau des emplois et des ressources du projet pour le trimestre écoulé ;
Le tableau d'utilisation des fonds par activité du programme pour le trimestre écoulé ;
Le tableau global d'avancement des activités pour le trimestre écoulé ;
Le tableau des contrats passés et en cours ;
Le tableau de suivi des décaissements du crédit IDA ;
- Un chapitre présentant de façon succincte (2 pages maximum) l'avancement des différents marchés
en cours de passation ou des différents contrats en cours d'exécution. Le schéma de ce chapitre sera
toujours le même :
- considérations sur les personnels en charge de la passation des marchés au sein du PNDP
(formation, recrutement, etc.),
- considérations sur les principaux marchés en cours de passation (avancement, retards, liste
restreintes envisagées, etc.),
- plaintes éventuelles présentées par des soumissionnaires, des consultants ou des bénéficiaires
de contrats,
- amendements éventuels à envisager sur certains contrats,
- performances insuffisantes de certaines entreprises ou consultants contractés, et enfin
- points éventuels de désaccord susceptibles de conduire à une rupture de contrat ou à des
plaintes légales.
- Le tableau de suivi des passations de marchés ;
- Le tableau des indicateurs globaux ;
- Le tableau des indicateurs de déclenchement des phases.
6.3.d. Contenu du rapport annuel
Une fois par an, en juillet, le rapport semestriel sera accompagné d'une annexe qui présentera
l'ensemble des résultats des enquêtes annuelles sur le terrain. Plus précisément, cette annexe, qui sera
élaborée sur la base d'enquêtes sur le terrain, regroupe :
- Un chapitre introductif présentant la situation pour l'année écoulée, les évolutions passées et les
perspectives, ainsi que les problèmes majeurs et solutions proposées pour chacun des 4 domaines
suivants :
• évaluation du programme par les bénéficiaires,
• situation socio-économique et sanitaire des populations dans les zones d'intervention du
programme, (iii) suivi de l'impact social et environnemental du PNDP, et
• avancement de la couverture géographique du PNDP.
- Le rapport des résultats de l'évaluation du PNDP par les bénéficiaires
- Les tableaux et cartes synthétiques présentant les indicateurs sur la population (pauvreté, évaluation
du PNDP)
- Les tableaux et cartes synthétiques présentant les indicateurs de suivi de l'impact socio-
environnemental.
- Les cartes représentant l'avancement de la couverture géographique du PNDP.
- Une annexe par province présentant le cadre d'intervention (synthèse pour la province avec cartes (i)
des infrastructures existantes et planifiées, et (ii) des activités de développement dans la province)
I.3.2.7. Procédures de suivi
Ces procédures sont prévues en matière de :

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• suivi comptable et financier


• suivi technique
• suivi du cadre d'intervention
I.3.2.8. Autres considérations importantes sur le SGI
L'ensemble des développements sera effectué sous un environnement MS Windows (la version du
système d'exploitation sera celle mise en place sur les ordinateurs déployés au sein de la CNC et des
CPPs).
Le système sera ménagé de manière à rendre compte de manière distincte ou consolidée une ou
plusieurs opérations ou projets spécifiques et les auditer de la même façon.
Pour la première année du programme, seules la CNC et 5 CPPs (sur les 10 en fin de programme)
seront opérationnels. Le système développé ne sera donc mis en place qu'au sein de ces 4 entités, les
personnes en charge du suivi comptable et financier, et du suivi évaluation au sein de la CNC devant
être en mesure d'installer puis de former les personnels recrutés au sein des CPPs complémentaires au
fur et à mesure qu'elles rejoindront le programme.
Le PNDP est un programme encore en cours de mise en œuvre, les activités listées dans ces
spécifications ainsi que les procédures (nombre de comptes spéciaux, catégories de décaissements,
etc.) et les indicateurs (globaux ou de déclenchement de phase) sont susceptibles de changer.
Le PNDP est un programme de développement participatif et la communication entre la CNC et les
CPPs sera un gage de bon fonctionnement. Il est donc fondamental que l'échange de données entre ces
deux niveaux puisse se dérouler de la façon la plus simple et la plus efficace possibles. Etant donné le
niveau d'équipement en infrastructures de télécommunication au Cameroun, il a été retenu que
l'échange de données entre la CNC et les CPPs se fera au moyen de synchronisations régulières et
totalement automatiques (tous les mois par exemple) via le réseau Internet lorsque cela est possible.
Les prestataires devront donc s'assurer que les bases de données installées dans chacune des CPP sont
synchronisées selon un processus simple avec les bases de données " mère " installées au sein de la
CNC.
Sécurité et sauvegarde des données : des procédures devront être proposées afin de que la sauvegarde
de l'ensemble des données gérées puisse avoir lieu facilement (de façon semi-automatique) au moins
une fois par quinzaine au niveau de la CNC sur un support durable (Cd-rom) qui sera archivé. Par
ailleurs, l'accès à l'ensemble des logiciels devra être protégé par un mot de passe connu uniquement
des personnes en charge de la mise à jour des données.
Droits d'accès : précisons que si les responsables de la CNC ont un droit d'accès illimité aux données,
les responsables au sein des CPPs ne pourront que modifier les données qui concernent leur province.
Ainsi, deux niveaux de droits d'accès seront définis (central et provincial) pour les logiciels mis en
place. Par contre, chacun des responsables (comptables ou responsables suivi évaluation) aura accès à
l'ensemble des outputs des systèmes (sans pour autant être en mesure de modifier les données). Ainsi,
les RSE auront accès aux outputs du système comptable alors que les comptables auront accès aux
outputs du système de suivi évaluation
Afin de faciliter la rédaction des rapports, chacun des états et formulaires présentés dans ces
spécifications sera exportable vers Microsoft Word et Excel par simple click sur un bouton destiné à
cela.
Pour information, une partie des outputs des systèmes seront destinés à être diffusés sur Internet. Cela
se fera en utilisant le format PDF ce qui justifie à nouveau la nécessité de pouvoir exporter l'ensemble
des formulaires et états vers Microsoft Word ou Excel.

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II. GESTION ADMINISTRATIVE


ORGANISATION ADMINISTRATIVE
GESTION DU COURRIER
GESTION DES STOCKS
GESTION DES IMMOBILISATIONS
GESTION DU PERSONNEL
PRESENTATION DETAILLEE DES TRAVAUX ADMINISTRATIFS

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II.1. Organisation administrative


La description de l'organisation administrative sera formulée autour des points suivants :
Organisation spatio-temporelle
Organisation structurelle
Cette description intègre la prise en compte de l’adossement au projet d’appui au PNDP de l’opération
FEM de gestion durable des terres
II.1.1. Organisation spatio-temporelle
II.1.1.1. Phasage
Le PNDP est une initiative multi-bailleurs qui s’étale sur plusieurs phases :
• Un appui de la Banque Mondiale aux efforts du Gouvernement en 3 phases de 4 années
chacune : Projet d’Appui au Programme National de Développement Participatif (PAPNDP)
• Un appui du Fond de l’Environnement Mondial (FEM) sur 04 ans en complément aux
ressources du PAPNDP : Gestion Durable des Terres (GDT);
• Un appui du Japan Social Development Fund (JSDF) sur 03 ans : gestion durable des plantes
médicinales
Déclencheurs de phases
De la Phase 1 à la Phase 2 :
1
50% des communautés cibles ont entériné un plan de développement local et ont élu un comité de
concertation ;
50% de celles qui ont entériné un plan de développement local ont réalisé un microprojet ;
50% des communes cibles ont élaboré un plan de développement communal ;
25% des communes cibles ont réalisé un microprojet prévu dans leur plan de développement
communal ;
Le pouvoir de décision des CPAC a été effectivement transféré aux communes dans 10% des
2
communes où le PNDP intervient ;
50% des communes cibles ont bénéficié d’un programme de formation des personnels communaux ;
Validation par le Gouvernement des textes et décrets d’application du processus de décentralisation.
De la Phase 2 à la Phase 3
100 % des communes sont touchées ;
Les fonds publics sont transférés aux communes de façon transparente ;
50% des communautés cibles ont entériné un plan de développement local et élu un comité de
concertation ;
50 % de ces communautés ont réalisé un microprojet ;
25 % des communes exercent les fonctions précédemment dévolues aux CPAC ;
25 % des communes cibles ont réalisé un microprojet dans leur plan de développement communal ;
Adoption des textes et décrets d’application du processus de décentralisation.

1
Cibles = dans les zones touchées par le Programme
2
Les conditions du transfert du pouvoir des CPAC à la commune seront remplies dès qu’il sera constaté par la
CPP (et validé par la CNOP) que la commune dispose des moyens d’action lui permettant d’assurer le
fonctionnement du CPAC sans l’intervention du PNDP. Il appartient aux membres du CPAC de voter la
décision de transfert des compétences à la commune et de la faire constater par un arrêté du Préfet.

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II.1.1.3. Sélection des zones d’intervention du Programme


a. Critères de sélection des zones couvertes par le PAPNDP
Les critères de sélection qui ont présidé au choix des cinq (05) provinces actuellement couvertes par le
PAPNDP (Adamaoua, Centre, Nord, Ouest et Sud) sont les suivants :
• Le nombre absolu des pauvres et l'indice de pauvreté ;
• L'existence de projets de développement participatif en cours ou sur le point de démarrer pour
assurer la continuité des actions de développement et satisfaire les attentes des communautés
ayant procédé à la planification sans l'appui financier escompté ;
• L'existence des contextes représentatifs de la diversité sociale et écologique du Cameroun.

b. Critères de sélection des zones d’interventions du PGDT


Le projet interviendra dans dix sept (17) communes de quatre des cinq provinces couvertes par le
PAPNDP : l'Adamaoua, le Centre, le Nord et l’Ouest. Elles ont été sélectionnées sur la base des
critères suivants:
• Fragilité de l’écosystème :
§ Niveau de dégradation des sols ;
§ Degré de perte de la biodiversité ;
§ Densité de populations ;
§ Pression sur l’utilisation des terres ;
§ Systèmes de mise en valeur des terres.
• Représentativité des écosystèmes :
• Nature des interventions sur la gestion des ressources naturelles et environnementales.

Version du 2 avril 2007 - 70 -


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Les Sites d’intervention du PGDT

Tableau No. 1 : Sites d’intervention du projet par province et leurs caractéristiques

Province Zones écologiques/Sites Caractéristiques/problématique Communes concernées


Adamaoua Zone de plateau : - Embuissonnement des pâturages et Ngaoundéré, Meiganga
surpâturage
- Conflits aires
protégées/agriculteurs/éleveurs
- Infestation par les glossines ;
Zone de savane sèche - Erosion hydrique Tignère
- Conflits aires protégées/agriculteurs
Bassin du Djerem - Surpâturage ; Ngaoundal
- Destruction des forêts galeries; Mayo-Darlé
- absence de cultures fourragères
Centre Zone de forêts humides - Déforestation ; Okola
-agriculture itinérante sur brûlis
Zone de transition - Conflits d'utilisation des terres (élevage, Yoko, Batschenga
forêt/savane agriculture)
- agriculture itinérante sur brûlis
Nord Zones de savanes - Déboisement (coupe de bois de Lagdo ; Tcholliré
arbustives - Ensablement de la retenue d'eau
-Perte de la biodiversité
Zones soudano- - Désertification ; Mayo-Oulo ; Guider, Pitoa
sahéliennes - Forte migration des populations entraînant
des conflits d’utilisation des terres
- Assèchement des points d’eau
Ouest Zones des hauts - Erosion hydrique Bangangté
plateaux - surpâturage et pratiques culturales
inadaptées
Plaine du Noun - Surpâturage des bassins versants Magba ; Kouoptamo
- Conflits d'utilisation des terres
(agriculture, élevage)
Basse pleine -Dépérissement des bas-fonds et difficulté Santchou
de drainage
- Perte de la biodiversité

II.1.1.4. Les indicateurs essentiels de performance et d'impact


a. Indicateurs d’impact du PAPNDP
Les progrès accomplis par rapport aux objectifs de développement seront mesurés grâce au suivi
d'indicateurs d'impact clefs, portant sur :
• Les conditions de vie (amélioration de l'accès aux services socio-économiques et
infrastructures de base, création de métiers permanents, niveaux de revenus, évolution du
pourcentage de la population ayant accès à l'eau potable etc.) ;

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• Les capacités locales (qualité de la formulation et de la mise en œuvre des plans d'actions
villageois et/ou de plans de développement communaux élaborés de manière participative,
transparence des entités décisionnelles décentralisées dans leur gestion etc.) ;
• Les capacités institutionnelles (définition d'un cadre de réglementation cohérent et adoption
d'un schéma directeur pour l'amélioration du processus de décentralisation.)
Afin d'arriver plus vite au plein déploiement du Programme, la seconde phase pourra débuter avant la
fin de la première phase, et de même pour la troisième. Pour permettre cet éventuel recoupement des
phases, l'évaluation de la progression réalisée au cours de la première phase sera plutôt qualitative et
axée sur les processus (institution de comités de décision aux niveaux de la province et de la
commune, participation effective de la communauté aux prises de décision, inclusion des femmes et
des groupes défavorisés dans les exercices de prise de décision, quantité et qualité des plans de
développement communaux élaborés, efficacité du processus d'approbation des microprojets et
projets, etc.).
Au fur et à mesure que des effets seront observables et que les leçons de l'expérience pourront être
appliquées aux phases suivantes, les indicateurs de progrès deviendront plus quantitatifs et
s'attacheront davantage aux résultats (capacités de gestion au niveau local, mise en route des activités
de développement, déconcentration des services techniques, efficacité de la prestation de services
etc.).

Indicateurs d’impact du PGDT


Les indicateurs qui permettront d’évaluer si le projet a atteint les résultats escomptés sont les suivants :
• nombre d’hectares de terrains protégés et réhabilités à travers des pratiques de gestion durable
des terres dans les zones d’intervention du projet;
• taux de réduction de l’érosion des terres (perte de sols par ruissellement) et d’amélioration de
la fertilité des sols dans les zones couvertes par le projet;
• nombre de textes légaux sur les droits d’utilisation des terres qui sont effectivement mis en
oeuvre;
• taux d’accroissement du couvert végétal et réémergence de l’agro-biodiversité dans les zones
du projet;
• nombre de plans d’utilisation des terres effectivement exécutés (voir PAD actualisé);
• nombre de cadres de résolution de conflits mis en place et effectivement opérationnels dans
les zones d’intervention du projet.

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e. Relations des CPP avec la CNC


La CNC du PNDP est l’organe de coordination de l’exécution d’ensemble du Programme et au
niveau de chaque province elle est représentée par une cellule provinciale qui essentiellement va :
• Etre un maillon intermédiaire du système de suivi évaluation entre les niveaux local et
communal d’une part et le niveau central d’autre part
• Assurer la coordination et le suivi de la misse en œuvre du programme au niveau provincial
Les CPP vont donc être des relais de la CNC au niveau provincial pour diffuser l’information et
fournir des ressources humaines matérielles, et financières d’une part et faire remonter le suivi de la
mise en œuvre des activités ainsi que le compte rendu et l’évaluation de ce suivi.
Des échanges multiples d’informations et de ressources existent dans les deux sens donc entre la CNC
et les CPP, ils sont même permanents ou spontanés par le biais de l’Internet et des autres formes de
télécommunication, pour les besoins de complétude, d’exactitude, de pertinence, de disponibilité de
l’information des format précis et de périodicité de communication de l’information ont été adoptées.
D’une manière générale les flux d’informations sont gérés dans cadre du SGI informatisé implémenté
par TOMATE et ou via Interne tandis que les flux de biens et services le sont par les requêtes
diverses et des états rendant compte de l’exécution (rapport compte rendu, PV, Facture, pièce de
caisses et autres pièces justificatives
Dans la cadre de la gestion des flux d’informations,
La CNC devrait envoyer aux CPP des informations normatives, notamment :
• Le plan de travail et le budget annuel (PTBA) approuvé
• Le programme mensuel approuvés des activités
• Le plan de passation
• Les indicateurs
• Les observations sur les différents rapports reçus des CPP
La CNC devrait recevoir des CPP des informations normatives, notamment :
• Le projet de plan de travail et le budget annuel (PTBA)
• Le projet de programme mensuel des activités
• Le rapport mensuel d’activité (microprojets et autres activités)
• Le rapport mensuel sur la situation du patrimoine
* Gestion financière (Réalisation budgétaire / Trésorerie : Encaissements –
Décaissements – Disponibilité / Engagements : Ressources attendues - Dépenses - Engagement émis
non liquidé), Gestion du personnel (Effectif, mouvements, ponctualité, absences),
Immobilisations/Investissements, Créances, Dettes, Charges, Produits.
• Le rapport mensuel d’utilisation de fonds
• Le rapport mensuel d’avancement de microprojet
• Le rapport mensuel de passation de marchés
• Le rapport sur les indicateurs réalisés
Dans la cadre de la gestion des Biens et services,
La CNC devrait envoyer aux CPP dès que possible, les informations opérationnelles disponibles à son
niveau, notamment :
• Les copies des ordres de virement :
• Les notes de transferts de biens
• Les notes de prises en charge

Version du 2 avril 2007 - 73 -


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• Les bulletins des salaires du personnel des CPP


La CNC devrait recevoir des CPP hebdomadairement, les informations opérationnelles disponibles à
leur niveau, notamment :
Les Dossiers de requête de financement pour approvisionner les comptes provinciaux et justifier les
dépenses antérieures :
• Requêtes et pièces justificatives
• Factures,
• Bon de commandes,
• Pv de réception (Travaux /Biens) ou de certification du service fait ;
• Bon de livraison ;
• Bons d’entrée de biens ;
• Toutes autres garanties requises par les procédures IDA et des marchés publics,
• Les pièces de banque
• Les pièces de caisse
• Les folios de journaux utilisés
II.1.3. Les Prestataires de Services
Dans le cadre de l'exécution du PNDP, à tous les niveaux le recours à des prestataires de services est
envisagé. Ces prestations seront effectuées conformément aux dispositions réglementaires en vigueur
et en respect des procédures des bailleurs de fonds.
Les prestataires de services comprennent les entreprises, bureaux d'études, ONG, Groupes d'Initiatives
Communes, Groupements d'Intérêt Economique, opérateurs divers, et dans certaines conditions à
préciser en raison de leur statut, les services techniques de l'État.
Leurs modalités d'intervention et de rémunération sont déterminées contractuellement. A ce titre, des
contrats-types et des barèmes de rémunération ont été préparés pour les prestations les plus courantes
notamment, celles sollicitées par les Comités de Concertation à la base et les Communes. Ils sont
disponibles dans le manuel de procédures administratives et financières.
II.1.4. Les Organismes d'Appui Local (OAL)
Le PNDP sera mis en œuvre auprès des bénéficiaires à travers des Organisations d'Appui Local.
Celles-ci sont des structures de droit privé à but lucratif (bureaux d'études) ou non (Organisation Non
Gouvernementales - ONG) qui opèrent dans le cadre d'un contrat avec le PNDP.
Leurs activités se feront dans le respect du présent manuel qui est annexée au contrat.
L'étendue de leur contrat est géographique, c'est-à-dire qu'il couvre une ou plusieurs communes. Etant
donné leur fonction d'accompagnement du processus participatif, leur obligation contractuelle est une
obligation de méthodologie, de moyen et de résultat.
Les critères et processus de leur sélection sont décrits en détail au paragraphe.
II.1.5. Les réalisateurs de microprojets au bénéfice des CC et communes
Les microprojets seront réalisés par des opérateurs privés à but lucratif ou non. Les modalités de
sélection de ces opérateurs et d'établissement de leur contrat sont précisées dans le manuel de
procédures administratives, financières et comptables du PNDP. Les contrats afférents à cette
prestation de service seront co-signés par les représentants habilités de la commune en tant que maître
d'ouvrage, de la communauté en tant que bénéficiaire et du prestataire.
II.1.6. Les prestataires de services auprès du PNDP
Le PNDP aura recours à des prestataires extérieurs pour l'exécution de certaines taches telles que
décrites dans le chapitre du présent document.

Version du 2 avril 2007 - 74 -


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II.1.7. Les Ministères sectoriels


Les ministères sectoriels et leurs représentants auront un rôle prépondérant dans la mise en œuvre du
PNDP notamment dans l'assurance de la pérennité des microprojets financés par le PNDP.
Les relations entre le PNDP et chacun des ministères sectoriels sont régies par une convention.
Participation au CNOP
Ainsi que présenté au paragraphe, les ministères sectoriels seront représentés au CNOP afin de
permettre une bonne cohérence entre les activités du PNDP et celles spécifiques à chacun des
ministères.
Actions sur le terrain
L'apport principal des ministères sectoriels se fera localement. En effet, leur présence de terrain grâce
aux services déconcentrés permettra de donner un appui technique nécessaire à la cohérence des
investissements du PNDP. Aussi ces ministères seront-ils présents et actifs dans les CPAC et CPAP.
Leurs actions se feront à trois niveaux.
Vérification de conformité
La première fonction, essentielle, sera la vérification de la conformité des PDL, PDC et microprojets
aux stratégies sectorielles et aux programmes de développement et d'investissement sectoriels tels
qu'établis par chaque ministère et les projets rattachés.
De même, les représentants locaux des ministères auront la responsabilité de vérifier que les requêtes
de financement présentées aux CPAP et CPAC sont conformes aux normes techniques et cahiers des
charges tels qu'établis par les conventions.
Fonctionnement et entretien des infrastructures
L'Etat camerounais pourra accepter dans certains cas exceptionnels à prendre en charge tout ou partie
du fonctionnement et/ou de l'entretien des infrastructures construites par le PNDP.
Ceci sera régi par des conventions détaillées entre les bénéficiaires, le maître d'ouvrage, le PNDP et le
représentant dûment accrédité du ministère considéré. Ces conventions seront un préalable à
l'exécution des microprojets
Appui technique
Bien que le PNDP ait pour principe de recourir aux opérateurs privés, il pourrait arriver que les agents
locaux des ministères sectoriels représentent le meilleur choix en terme d'appui technique à
l'élaboration d'un PDL, d'un PDC ou d'un microprojet Les bénéficiaires et l'OAL pourraient alors avoir
recours à ces agents.
II.1.8. Les autres projets
Dans le cadre de la mise en œuvre du développement local, le PNDP constitue le cadre opérationnel
des interventions dans cet axe de la stratégie du développement rural. En conséquence, afin que les
interventions soient synergiques, des plates-formes de concertation seront mises en place afin d'assurer
le principe de subsidiarité.
Pour le cas spécifique de la lutte contre le VIH/SIDA, le PNDP signera une convention avec le
Programme Multisectoriel de Lutte contre le SIDA (PMLS) afin de définir des approches
consensuelles et d'appuyer les plans d'action de lutte contre le VIH/SIDA au niveau communautaire et
communal. Ces plans d'action seront parties intégrantes des Plans de développement local et
Communal.
II.1.9. Les partenaires techniques et Financiers
Le PNDP paraît comme un instrument important pour atteindre les objectifs généraux du DSRP, à
savoir l’amélioration des conditions de vie des populations, la lutte contre la pauvreté en zones rurales.
Sa mise en œuvre intéresse plusieurs partenaires techniques et financiers. Plusieurs acteurs oeuvrant
dans le secteur du développement rural en particulier seront impliqués dans la mise en oeuvre du

Version du 2 avril 2007 - 75 -


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PNDP. Cette implication des acteurs à différents niveaux d’exécution du Programme s’accompagne de
la mise en place d’accords cadres de collaboration et/ou à la signature de conventions de partenariat.
1. Les partenaires techniques
Les ministères sectoriels
Les ministères sectoriels (ou leurs représentations aux niveaux déconcentrés) sont des intervenants
essentiels et auront donc un rôle prépondérant dans la mise en œuvre du projet, notamment dans
l’assurance de la pérennité des micro-projets cofinancés, l’appui technique et la vérification de la
conformité.
Dans le cadre de l’exécution du PAPNDP, les relations avec chacun des ministères sectoriels sont
régies par une convention. En ce qui concerne la mise en œuvre du PGDT, le rôle des ministères
sectoriels devra être renforcé davantage pour permettre une intégration des principes de gestion
durable des terres dans le cadre de politiques appropriées de développement rural.
La Cellule Nationale de Coordination du PAPNDP fera des propositions de révision des conventions
existantes en tenant compte de l’objectif de développement et des missions spécifiques assignées au
PGDT. Ces conventions devront être étendues à d’autres ministères techniques concernés en se basant
sur les réaménagements des organigrammes ministériels du 08 décembre 2004. Ainsi, des démarches
devront être menées auprès desdits ministères sectoriels pour la signature de nouvelles conventions. Il
s’agit des Ministères de la Recherche Scientifique et de l’Innovation (MINRESI), du Tourisme
(MINTOUR), des Domaines et des Affaires Foncières (MINDAF) et de la Justice (MINJUSTICE). Le
CNOP et les Comités Paritaires seront élargis à ces ministères.
La présence des ministères techniques au CNOP va permettre une bonne cohérence entre les activités
du projet et celles spécifiques à chacun de ces départements.
L’apport principal des ministères sectoriels est attendu sur le terrain. En effet, leur présence à travers
leurs services déconcentrés permettra de donner un appui technique nécessaire à la cohérence des
investissements du projet, qui s’exprimera à deux niveaux :

Vérification de conformité sectorielle


La première fonction essentielle sera la vérification de la conformité des PDL, PDC et des micro-
projets aux stratégies sectorielles et aux programmes de développement et d’investissements sectoriels
tels qu’établis par chaque ministère et les projets rattachés. De même, les représentants locaux des
ministères sectoriels auront la responsabilité de vérifier que les requêtes de financement présentées
aux CPAP et CPAC sont conformes aux normes techniques et cahiers des charges tels qu’établis dans
les conventions.
Appui technique
A ce niveau, l’appui technique peut se faire de deux manières :
(i) Il s’agit de l’appui technique à travers des visites régulières de supervision et de suivi des activités
de terrain (élaboration des PDL/PDC avec l’encadrement des OAL, exécution des plans de
développement et des micro-projets). Cette activité s’inscrit dans le cadre des missions régaliennes des
représentants des ministères sectoriels concernés. Dans ce cas, les bénéficiaires et prestataires seront
tenus de mettre en application les conseils et recommandations reçus, mais n’auront pas l’obligation
d’une quelconque prise en charge des représentants des ministères techniques;
(ii) Par contre, malgré le principe de recourir aux opérateurs privés dans l’exécution des activités du
projet, il pourrait arriver que les agents locaux des ministères sectoriels représentent le meilleur choix
en terme d’appui technique à l’élaboration d’un PDL, d’un PDC ou des micro-projets. Les
bénéficiaires et l’OAL pourraient alors faire recours à ces agents. Dans ce cas, l’agent sollicité par
l’OAL comme prestataire de services devra être disponible, désigné nommément et signera une
convention de financement dans les mêmes termes que le prestataire privé.
b. Les Prestataires de Services

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Les prestataires de services constituent un groupe important d’intervenants auxquels la CNC


et les CPP feront souvent recours dans la mise en œuvre des activités du PNDP à tous les
niveaux.
Ces prestataires peuvent être : les ONGs; les Associations Professionnelles; les Groupes
d’Initiatives Communes (GIC); les Groupements d’Intérêt Economique; les Bureaux
d’Etudes ; les Institutions de recherche; les Opérateurs divers; les services techniques de
l’État sous certaines conditions. La sélection des acteurs sera effectuée conformément aux
critères, dispositions réglementaires et aux procédures de passation de Marchés de l’IDA.
A cause de l'absence des opérateurs (OAL et autres prestataires de services) dans certaines localités ou
de leurs capacités encore insuffisantes en matière de développement local, il sera possible d’établir des
contrats avec les services déconcentrés du secteur public, pour la mise en œuvre efficace des activités
du Programme. Dans ce cas, le personnel concerné sera désigné nommément et disponible; les termes
et conditions de leur utilisation seront précisés. Cet aspect devrait être validé par les parties
contractantes et mentionné dans les contrats - programmes et dans les conventions cadres de
collaboration avec les Ministères sectoriels concernés pour faciliter son application lorsqu’il
s’avérerait nécessaire.
Les prestataires de services peuvent être classés en trois catégories selon le niveau d’intervention :
b.1. Les Organismes d’Appui Local (OAL)
Dans le cadre du Programme, les activités d’animation et d’encadrement des communautés et
communes sont mises en œuvre à travers des contrats de sous-traitance avec les Organismes d’Appui
Local (OAL). Ils servent de facilitateurs et accompagnent les bénéficiaires (communautés et
communes) dans le processus participatif pour l’élaboration des plans de développement local (PDL)
et communal (PDC), ainsi qu’au montage des micro-projets. Le Programme fera également appel à ces
OAL pour aider les bénéficiaires à intégrer dans leurs PDL/PDC les aspects de gestion durable des
terres et à identifier/préparer les micro-projets correspondants.
b.2. Prestataires pour la réalisation des micro-projets
Les micro-projets seront exécutés par des opérateurs intermédiaires engagés sur le terrain. Les
modalités de leur sélection et d’établissement de leurs contrats sont précisées dans la partie du manuel
des procédures administratives et financières du projet qui développe les aspects de passations des
marchés. Les contrats relatifs à cette prestation de service seront co-signés par les représentants
habilités de la commune en tant que maître d’ouvrage, de la communauté en tant que bénéficiaire et du
prestataire concerné.
b.3. Autres prestataires de services
La Cellule Nationale de Coordination (CNC) et les Cellule Provinciales du Programme (CPP) feront
recours à des prestataires extérieurs (consultants, bureaux études, ONG) pour l’exécution de certains
travaux spécialisés tels que les études diverses, les formations, les audits, les évaluations d’impacts du
Programme.
c. Autres intervenants
c.1. Programmes et Projets
Le nombre de projets de développement local est de plus en plus croissant dans la zone d’intervention
du Programme ; certains sont déjà implantés et en exécution, d’autres sont en cours de préparation
et/ou d’installation. Afin que les interventions soient synergiques, des plates-formes de concertation et
de collaboration seront mises en place entre le PNDP et les autres intervenants. Ceci permettra d’éviter
le double emploi pour favoriser plutôt le respect du principe de subsidiarité.
Un inventaire de projets en cours ou en état avancé de préparation sera dressé au niveau de chaque
province impliquée et des initiatives seront entreprises pour définir le cadre pratique de collaboration.
Ce cadre pourrait être spécifique à chaque province et/ou individuel par projet/intervenant dans la

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province. Les responsables des projets existants ou en cours d’implantation conviendront avec la
Cellule Provinciale de coordination du PNDP sur la meilleure approche pour harmoniser leurs
interventions.
c.2. Société civile
Le projet vise à contribuer à l’amélioration durable des conditions de vie des populations rurales, en
particulier les plus défavorisées. Pour garantir le succès des politiques de développement local à
travers la mise en œuvre des micro-projets, la société civile (petits exploitants et propriétaires terriens,
secteur privé, ONG et groupes communautaires) sera impliquée à toutes les étapes de la mise en
œuvre du Programme.
Le PNDP accordera une attention particulière au renforcement des capacités des partenaires et à leur
responsabilisation pour améliorer la qualité de leurs prestations auprès des bénéficiaires.
Les partenaires financiers
Le PNDP est un programme multi-bailleurs appuyé par des financements de plusieurs sources
notamment ceux de :
1. L’Etat à travers les fonds propres des budgets de fonctionnement (BF) et d’investissement
(BIP) et les ressources PPTE ;
2. La banque mondiale 20 millions de dollars destiné au PAPNDP
3. La coopération française (SAC/AFD) à travers le C2D 25 millions d’Euros dès l’atteinte du
point d’achèvement.
4. La coopération Financière Allemande (KfW) 7 millions d’Euros
5. Le feicom 2 milliards sur quatre ans
6. Le Fonds pour l’Environnement Mondial : 6millions de dollars destines au PGDT

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II.2. Gestion administrative du courrier


§ Circulation de l’information
§ Courrier arrivée
§ Description narrative

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II.2.1.Circulation de l’information
II.2.1.1. En ce qui concerne les documents sur support papier ordinaire
Tout document entre au PNDP par le secrétariat du coordonnateur National, et est consigné dans un
registre courrier arrivé,
Il lui est affecte un numéro d'ordre et appose un cachet ou fiche de ventilation (de distribution, de
circulation ou d'aiguillage) du courrier.
Le document est ensuite soumis à la lecture du Coordonnateur National qui grâce au cadre imprimé
par le tampon du cachet de ventilation le CN va indiquer les destinataires du document et l'action
attendue de chacun d'eux (Pour action ou pour information et/ou suivi).
Le secrétariat du coordonnateur National consigne sur le registre courrier arrivée les destinataires
indiqués puis fait multiplier et distribuer le document à travers les chefs de cellules concernées sur
décharge selon le cas en original (pour action) et en photocopie (pour information) par l'agent chargé
du courrier.
Chaque chef de cellule fonctionnelle concernée est responsable de la ventilation et du traitement du
document au niveau de sa cellule; il pourra en tant que de besoin y instaurer un cachet de ventilation
interne et spécifique.
Un suivi des dossiers en cours de traitement interne est effectué au niveau du secrétariat du CN du
PNDP et un feed-back est attendu normalement dans les 24 heures sauf autres délais en fonction de
dossiers particuliers.
II.2.1.2. En ce qui concerne les documents sur support électronique et fax
Les messages Fax ou électroniques entrent normalement dans PNDP par l'adresse de la CNC
physiquement et administrativement logée et gérée au niveau du secrétariat du coordonnateur national
;
Cependant si d'autres points de chute existaient (fax ou adresse électronique d'un responsable), il sera
convenu que le secrétariat du CN soit systématiquement copié du document reçu (mise en CC pour
les messages électroniques et reçoive une copie du fax en ce qui concerne les messages fax
Description schématique

TIERS

SECRETARIAT COORDONNATEUR
CN NATIONAL

CELLULES
FONCTIONNELLES

II.2.2.Courrier départ
II.2.2.a.Description narrative
En ce qui concerne les documents sur support papier ordinaire

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Toute correspondance émise par le PNDP est signée par le CN en dehors des cas réservés pour la
signature du MINPLAPDAT, du Président du CNOP, ou de délégation expresse.
Quel que soit le signataire, le courrier est préparé au niveau d'une cellule fonctionnelle initiatrice ; son
initiateur y met ses initiales ainsi que celles de sa cellule de rattachement.
Il appose une fiche de transmission (FT), vise au niveau des ses initiales tandis que par le responsable
de la cellule fonctionnelle vise au niveau des initiales de la cellule,
Pour ce qui est du courrier signé par le coordonnateur,
Le chef de cellule concernée le transmet après visa au secrétariat du Coordonnateur National.
La secrétaire du CN le soumet à la revue du CNA pour les dossiers techniques puis à la signature du
Coordonnateur National. Après la signature, le courrier est enregistré et classé au secrétariat du
Coordonnateur National pour être ensuite ventilé aux destinataires.
Pour ce qui est du courrier signé par le MINPLAPDAT et/ou le Président CNOP,
La secrétaire du CN émet une fiche de transmission qui va accompagner le courrier à soumettre au
visa du CN
Le CN vise la fiche de transmission ainsi que le courrier à soumettre à la signature du MINPLAPDAT
et/ou du Président CNOP.
La secrétaire du CN assure la transmission du courrier
En ce qui concerne les documents sur support électronique et fax
Les messages Fax ou électroniques sortent normalement du PNDP par le secrétariat du coordonnateur
national ;
Cependant si d'autres points d'émission existent (fax ou adresse électronique d'un responsable), il sera
convenu que le secrétariat du CN soit systématiquement copié du document émis (mis en CC pour les
messages électroniques ou reçoive une copie du fax pour les messages fax).
D'une manière générale,
Le courrier départ doit comprendre autant de copies qu'il y a d'intervenants. A chaque niveau, une
copie du document signé est classée dans un chrono courrier départ avec copie à la Cellule initiatrice.
Le délai de traitement de dossier est de 48 heures.
A chaque étape, la date d'entrée et la date de sortie doivent être mises en évidence.
Description schématique

TIERS

SECRETARIAT COORDONNATEUR
CN NATIONAL

CELLULES
FONCTIONNELLES

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II.2.3. Classement fonctionnel et physique des documents


Il doit être distingué :
En courrier arrivée
1. Le courrier ordinaire ;
2. Le courrier confidentiel (informations bancaires, salariales, relatives aux bailleurs de fonds ;
3. Les factures (sauf exception) qui n'ont pas besoin d'être préalablement présentées au CN ;
4. Les demandes d'emploi et de stages ;
Le classement des documents est fait aussi bien au niveau national ( CNC) que provincial (CPP) par le
secrétariat du coordonnateur (national ou provincial) et par chaque responsable fonctionnel (national
ou provincial) pour tous les sujets relevant de lui à titre principal
Pour le suivi et la conservation de tous ces types de documents, il est requis l'ouverture de registres et
des classements selon les catégories ci -dessus
La composition des documents dans le classement est propre à chaque niveau hiérarchique et à chaque
type de cellule fonctionnelle ;
Des dispositions particulières préciseront la distribution des documents à classer

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II.2.4. Maquettes de cachets


3.1 Cachet de distribution

CNC/PNDP le _________________________________


Visa CN

Liste de Types d’action


Distribution Pour Action (A) Pour Information (I)

CN

CA

RAF

RSE

RFC

RPM

SEC DIR

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3.2- Maquette Fiche de transmission externe

CNC/PNDP le __________________________________

Visa du CN

Liste Aller Retour


de
circulation
Dates Visas Dates Visas

SEC MINPLAPDAT

SEC PDT CNOP

DPD

DPP

DECET

DAT

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3.3- Maquette Fiche de transmission interne

CNC/PNDP le

Visa du CN/CNA/RAF/RSE/RFC/RPM

Liste Aller Retour


de
circulation
Dates Visas Dates Visas

CN

CAN

SEC DIR

RAF

RSE

RFC

RPM

Pour le suivi de tous ces documents, il est requis l'ouverture de registres selon les catégories ci -dessus
II.2.5. Typologie des documents
Le classement est fait aussi bien au niveau national ( CNC) que provincial (CPP) par le secrétariat du
coordonnateur et par chaque responsable fonctionnel pour tous les sujets relevant de lui à titre
principal
La composition des documents dans le classement est propre à chaque niveau hiérarchique et à chaque
type de cellule fonctionnelle ;
En ce qui concerne les documents à caractère financier, on peut retenir :
II.2.5.a. Pour la CNC
Au niveau du RAF
Chrono courrier Arrivée ;
Chrono courrier Départ ;
Chrono courrier par Province avec intercalaires (Départ-Arrivée) ;
Chrono pour contentieux Assurances (Siège) ;
Chrono pour Suivi matériel roulant ;
Chrono des Rapports et aide-mémoire ;

Version du 2 avril 2007 - 85 -


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Chrono des états de Trésorerie


Chrono des états de Stock
Chrono des états de paie.
Chrono de photocopies de chèques
Chrono copies demande de paiement de la CAA ;
Chrono demandes de non-objection des marchés séparées par bailleur et par exercice ;
Chrono des états de suivi de consommation de carburant
Chrono des demandes d'approvisionnement ;
Registre de décharges du carburant ;
Registre de décharges des chèques ;
Carnets de bons de sortie ;
Chemises des Fiches de stocks ;
Au niveau du Spécialiste des marchés
Chrono pour avis généraux, plans de passation et tableaux de suivi des marchés ;
Chrono pour non-objections des marchés séparées par bailleur et par exercice
Chrono pour contrat, lettre-commande et marché ;
Chrono pour DAO et demande de propositions par exercice ;
Chrono pour PV dépouillement, rapport d'évaluation et PV d'attribution ;
Chrono pour publication.
Au niveau du Comptable
Chemises à sangle pour le classement des Demandes de Paiement.
Copies de chèque ou les avis de virement doivent être agrafés sur les Demandes de Paiement
et classées suivant l'ordre chronologique ;
Chemises à sangle pour le classement des Demandes de Retrait de fonds qui sont classées par
bailleur, par province et suivant l'ordre chronologique ;
Chrono des imputations des Provinces ;
Chrono des imputations du Siège ;
Chrono des relevés bancaires par bailleur ;
Chrono des Demandes de Reconstitution des Comptes Spéciaux, récapitulatifs des bailleurs de
fonds, paiement directs et ordres de virements des Provinces ;
Chrono pour les états des décharges en espèces ;
Chrono des photocopies des factures et ordres d'entrées
Chrono courrier ;
Chrono rapports ;
Chemise ordres de missions en instance ;
Chemise factures en instance ;
Compte tenu du fait que les paiements sont effectués par la CAA et du souci d'un meilleur suivi de
tous les engagements et de la trésorerie disponible, les documents ci-après seront mis en place :
1. Registre de transmission à la CAA
2. Registre de suivi des engagements. Il doit ressortir les informations ci-dessous :
Date de la Demande de paiement
Numéro de la Demande de paiement

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Montant
Bénéficiaire
Objet
Bailleur
Catégorie de dépenses
Composantes
3. Carnet de bons de commandes
4. Chrono des états de reconstitution des Comptes Auxiliaires ;
5. Chrono des états de suivi des dépenses par catégorie et par bailleur ;
6. Chrono pour suivi des frais à caractère répétitif ;
7. Registre de transmission des Demandes de Retrait de fonds à la CAA ;
8. Registre de suivi de la trésorerie des comptes auxiliaires ;
9. Registre de suivi des demandes de retrait de fonds.
II.2.5.b. POUR LES CPP
Au niveau du Comptable
a) Classement des copies des Demandes de Retrait de fonds par bailleur et par ordre croissant dans les
chemises à sangle sur lesquelles sont portés les numéros de ces Demandes de Retrait de fonds. Il est
nécessaire de disposer d'un classement pour chaque bailleur.
b) Chemise pour fiches de stocks numérotées dans un ordre croissant ;
c) Chrono Courrier Départ ;
d) Chrono Courrier Arrivée ;
e) Chrono pour chaque compte bancaire ;
f) Chrono Contentieux ;
g) Chrono Aides Mémoires et Rapports de Missions.
Tous ces chronos sont subdivisés par des intercalaires.
Au niveau de l'assistant-Comptable
Pour le classement des pièces justificatives se référer au système général de l’information comptable
décrit dans les procédures comptables
Les Chéquiers, les carnets de bons de carburant et ceux des bons de commande sont classés dans un
endroit garantissant leur parfaite sécurité.
Les talons de chèques doivent porter le numéro de la Demande de Retrait de fonds correspondante.
En tout état de cause chaque responsable (CN/CNA, RAF ; RSE ; RFC ; SPM ; SQE ; ACOM ;
CPTA ; ACPTA…) sera copié de tout le courrier ou information le concernant et en gardera copie.
Pour les besoin de l’archivage une salle sera affectée a à cet effet et placée sous la responsabilité de la
secrétaire de direction qui sera encadré par l’assistant Communication et supervisée par le comité de
pilotage informatique du PNDP.
II.2.3. Gestion des connaissances au sein du programme
La dimension locale du Programme met en relief la nécessité d’avoir en cours d’exécution, de bonnes
procédures de gestion des connaissances. Cette activité assurera une bonne circulation de
l’information entre les divers acteurs concernés. Par information, on entend toute copie en support
papier ou électronique de: (i) rapports financiers et comptables ; (ii) documents de passation de
marchés (iii) rapports techniques d’avancement et toute documentation y afférente (formulaires de
demande de financement, etc.); (iv) liste des contrats; (v) supports de communication (brochures,
prospectus, etc.) ; (vi) documents d’appui technique et publications (livres, études, cartes, etc.) ; etc.

Version du 2 avril 2007 - 87 -


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Un manuel d’exécution simple décrivant les procédures de gestion des connaissances est en cours de
finalisation et devra être présenté avant l’entrée en vigueur du programme. Dans le cadre de cette un
site Internet a été créé par le PNDP et son entretien est confié au responsable communication .il a
pour vocation de toucher divers cibles :
• Le grand public : le site Internet donne une vue générale du secteur rural au Cameroun, et
présentera le Programme et ses réalisations;
• Les partenaires financiers du Programme: des rapports techniques et financiers sur l’état
d’avancement du Programme seront disponibles, avec une liaison directe établie avec la
performances du Programme et les indicateurs d’impact.
Les partenaires techniques du Programme: Les experts nationaux et internationaux intéressés par les
aspects techniques du Programme auront accès aux outils d’échange d’expériences, à savoir: (i) des
archives faites de documents techniques classés par secteur (stratégies, études, etc.) : (ii) un forum :
(iii) un calendrier des événements liés à l’exécution du Programme (début des études, ateliers de
planification et de validation, etc.). Cette dernière partie peut être utilisée pour améliorer les activités
du Programme.
Les organes de gestion du programme en particulier la coordination nationale et les coordinations
provinciales
La dimension communication du programme sera prise en charge non seulement par les responsables
des cellule et des section mais plus particulièrement le RAF , Le RSE le RFC et en particulier le
responsable de communication dont la mission consistera essentiellement à veiller (i) à la bonne
circulation des informations stratégiques au sein du PNDP; (ii) à la bonne circulation des informations
techniques et financières entre les bénéficiaires, les partenaires et les experts ; (iii) à une bonne
communication avec le public; (iv) à l’appui à apporter aux et composantes du programme relatives à
l’appui à la décentralisation ( deuxième) renforcement des capacités des acteurs troisième.
Un plan de formation existe et repose sur (i) une bonne circulation des informations stratégiques au
sein du PNDP ; (ii) une bonne circulation des informations techniques et financières avec les
bénéficiaires (livres, images, films); l’appui aux Communes et autorités municipales; et (iii) la
communication de masse (télévision, radio, site Internet).
En liaison avec la coordination générale et le comité de pilotage informatiques et avec l’aide de
spécialistes en gestion de l’information, les conditions de gestion de la connaissance au sein du PNDP
seront progressivement précisées ; ainsi certaines conditions devront être respectées, notamment :
* Organisation des Echanges
Etant donné les besoins de communication entre les CPPs et la CNC (en interne) d’une part et du
PNDP en général avec ses partenaires (avec l’extérieur) d’autre part, il a été retenu compte tenu du
niveau d’équipement en infrastructures de télécommunication au
Cameroun, que l’échange de données entre la CNC et les CPPs se fera au moyen de synchronisations
régulières et totalement automatiques tous les 5 suivant la clôture du mois via le réseau Internet
lorsque cela est possible et/ou par acheminement de support électronique divers accompagné de pièces
justificatives
* Sécurité et sauvegarde des données
Des procédures devront être proposées afin de que la sauvegarde de l’ensemble des données gérées
puisse avoir lieu facilement (de façon semi-automatique) au moins une fois par quinzaine au niveau de
la CNC sur un support durable (Cd-rom) qui sera archivé. Le recours aux services d’une SSII sera
nécessaire.
Par ailleurs, l’accès à l’ensemble des logiciels devra être protégé par un mot de passe connu
uniquement des personnes en charge de la mise à jour des données.
* Gestion des Droits d’accès

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La gestion des droits d’accès sera codifiée, le niveau (central et provincial/différentes fonctions), les
pouvoirs (lecture ; modification, sauvegarde….) et la qualité (CN/CNA/ADR, Responsables des
cellules/section fonctionnelles, CPP, autres responsables, autres membres du personnel, partenaires)
des intervenants.
* Structuration et installation de formulaires de rapports standard adaptables aux circonstances
Afin de faciliter la rédaction des rapports, chacun des états et formulaires présentés dans ces
spécifications sera exportable vers Microsoft Word et Excel par simple click sur un bouton destiné à
cela.
* Adoption de l’utilisation de fichiers exportables et reconnaissables au sein des unités du PNDP
(SGI & INTRANET) et de ses partenaires (EXTRANET)
Pour information, une partie des outputs des systèmes seront destinés à être diffusés sur Internet. Cela
se fera en utilisant le format PDF ce qui justifie à nouveau la nécessité de pouvoir exporter l’ensemble
des formulaires et états vers Microsoft Word ou Excel.
II.2.4. Gestion des archives
L’archivage de la documentation est un élément sensible et essentiel du système de gestion de la
connaissance en particulier et de la conservation des informations en général ; que ces informations
soient sous forme hard (papier et autres supports semblables) ou sous forme soft (électronique ou
logicielle).
Ces aspects ont par ailleurs été abordés dans le présent manuel de manière sectorielle ou fonctionnelle
notamment au niveau de la comptabilité, de la passation des marchés, de la gestion du courrier ; il
s’agit ici i d’aborder le problème de manière transversale
Plusieurs solutions existent, allant d’une prise en charge de la solution par l’entreprise elle même
jusqu’à une externalisation plus au moins intégrale.
Dans le cadre de la phase 1 du Programme, la solution interne sera développée et implique :
• le choix du mode d’archivage par document (hard ou soft) ;
• Le choix et la forme (Hard ou soft) des documents à archiver ;
• Le choix du matériel d’archivage (bac à archives/Cd-rom….)
• Les outils de rangement (Armoire de rangement /ordinateur)
• La périodicité de l’archivage
• Le choix d’un local réservé à l’archivage
• La désignation d’une personne responsable des sauvegardes non automatiques appuyée le
comité de pilotage de l’informatique
• Le choix d’une société de services et d’ingénierie (ou conseil) informatique (SSII) pour aider
à la mise en œuvre des solutions de sécurisation des documents sauvegardés ou à sauvegarder

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II.3. Gestion des stocks


II.3.1 Entrées en stock
Chaque entrée en stock est constatée sur un procès verbal ou tout autre document pouvant en tenir lieu
par une commission de réception comprenant notamment:
• Le Comptable ou son représentant
• Le comptable matières ou son représentant
• Le chef de l'unité de passation des marchés
• Un représentant de la cellule bénéficiaire (éventuellement)
La commission vérifie la régularité de la livraison et dresse un procès verbal qui arrête les quantités
réceptionnées et fait toute observation qu'elle juge utiles.
La livraison est enregistrée, sur la base du bon de commande et/ou des factures de livraison à la
réception des achats, sur un bon d'entrée (BE) établi en double BE2, puis sur une fiche de stock
• Le BE2 reste à la souche
• Le BE1 est transmis à la comptabilité
II.3.2. Sorties de stock
Toute sortie de fournitures du stock se fait sur la base d'une demande de biens et services (DBS)
établie en deux exemplaires DBS2 et signée par le responsable de la Cellule utilisatrice et le RAF
national pour la CNC, le COMPTABLE Provincial pour le CPP. La DBS comprend :
• Le nom de la section utilisatrice ;
• Le numéro de la demande ;
• La date ;
• Les références des articles ;
• La quantité ;
• Les signatures, du chef de la Cellule utilisatrice et du RAF national ou le comptable provincial
suivant le cas.
• Cette demande est servie par le comptable matière par l'émission d'un bon de sortie (BS) établi
en trois exemplaires BS3
• Ce bon est enregistré sur la fiche de stock intéressée
• La BS3 reste à la souche
• La BS2 reste au niveau du Comptable matière
• La BS1 est transmis à la comptabilité
• Le Comptable matière tient pour le suivi des mouvements (Entrées et sorties(consommations
)) un registre de matières d'une part et un autre pour les bons de carburant dans lequel
émargent systématiquement tous les bénéficiaires des biens et bons de carburant sortis.
II.3.3. Enregistrement comptable
Le comptable saisit les mouvements de stocks sur la base des BE ainsi que des BS servis. Cette saisie
donne lieu à une imputation des consommations et à une écriture de prise en charge de cette
consommation au niveau du logiciel de comptabilité générale et analytique.
A la fin de chaque mois, le comptable établit un état de consommation de fournitures pour le mois en
quantité et en valeur, par section.

Version du 2 avril 2007 - 90 -


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II.3.4. Edition des états de consommation


Chaque fin du mois, la comptabilité édite un état de consommation des fournitures en quantité et en
valeur par cellule ou par centre d'activité.
II.3.5. Inventaire physique périodique
Un inventaire physique des stocks est effectué à la fin de chaque mois par le Comptable matière et le
comptable.
L'inventaire physique donne lieu sous la supervision du RAF (National ou provincial selon la
structure concernée) à l'établissement de la situation d'inventaire signée conjointement par les
participants à l'inventaire et à la mise à jour des fiches de stock.
Toute différence entre le stock physique et le stock théorique doit être mentionnée sur la fiche de
stock, expliquée et corrigée.
Un inventaire annuel est effectué au 31 décembre de chaque année et le résultat de cet inventaire
permet d'établir les régularisations comptables de fin d'exercice en vue de l'établissement des états
financiers.
Cet inventaire permet de rapprocher la situation physique avec la situation physique des fiches de
stock tenues par Le Comptable matières et la situation comptable tenue par Le Comptable. Ce
rapprochement est matérialisé sur la situation d'inventaire et sur les fiches de stock.
Toute différence entre stock physique et stock comptable doit être mentionnée et expliquée sur la fiche
d'inventaire et fera l'objet d'une note adressée au Coordonnateur.
II.3.6. Cas du suivi des coupons de carburant
S'agissant particulièrement des coupons de carburant, ils sont achetés sur la base d'un bon de
commande, réceptionnés et distribués mensuelle aux RAF de la CNC et des CPP en fonction de
leurs besoins prévisionnels et du budget approuvé.
Chaque véhicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, son entretien et sa
consommation en carburant.
Le CN et chaque chef de Cellule fonctionnelle nationale reçoivent une dotation mensuelle
conformément aux prévisions budgétaires. De même le CPP et chaque chef d'unité fonctionnelle
provinciale reçoivent une dotation mensuelle arrêtée par la CNC.
Toutes les autres sorties de carburant doivent être autorisées par le CN.
Tous les coupons de carburant doivent être enregistrés et déchargés par les utilisateurs.
En cas déplacement, le chauffeur ou l'utilisateur inscrit sur le livret de bord du véhicule :
• La date ;
• L'objet du déplacement ;
• La quantité de carburant prise ;
• Le kilométrage au départ.
Au retour du déplacement, le chauffeur :
• Inscrit le kilométrage à l'arrivée ;
• Signe le carnet et le remet dans le véhicule.
• Chaque mois, le RAF:
• Prépare un relevé par véhicule indiquant le kilométrage parcouru et la consommation de
carburant du mois ;
• Signale les consommations excessives au CN.
Le RAF veille à la maîtrise des dépenses de carburant et procède à l'inventaire des coupons chaque
mois.

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Tout écart constaté doit être justifié.

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II.4. La gestion des Immobilisations


Les immobilisations du Programme comprennent notamment :
• Le matériel de bureau
• Le matériel informatique ;
• Le matériel bureautique ;
• Le mobilier de bureau ;
• Le matériel & mobilier de logement du personnel
• Le matériel automobile
• Les autres matériels de transport ;
• Les équipements divers.
La gestion de ces immobilisations est assurée par le RAF.
Toute immobilisation du Programme doit être codifiée; Etiquetée; suivie (administrativement,
comptablement, physiquement) et entretenue
Elle doit notamment être inventoriées et enregistrées dans le module immobilisation du logiciel
comptable et la prise en compte d'une immobilisation dans ce fichier se fait sur la base d'une fiche
d'immobilisation établie par le comptable.
Les informations à inscrire sur la fiche sont :
• La nature de l'immobilisation ;
• La désignation ;
• La famille ;
• L'affectation ;
• La date de réception ;
• La valeur d'acquisition ;
• La source de financement ;
• Le Fournisseur
• Les répartitions ou modifications importantes subies par l'immobilisation.
Chaque immobilisation est identifiée dans le fichier par un numéro d'immatriculation unique.
Le numéro d'immatriculation et le label PNDP-CNC OU PNDP-CPP-PROVINCE X sont inscrits sur
l'immobilisation.
II.4.1. Codification des immobilisations
La codification des immobilisations est effectuée suivant le schéma ci-après:
Par rapport au plan comptable
A : CHARGES IMMOBILISEES
B : IMMOBILISATIONS CORPORELLES
C : TERRAINS
D : BATIMENTS/INTAL TECH&AGENCEMENTS
E : MATERIELS
EA MATERIEL ET OUTILLAGE INDUSTRIEL ET COMMERCIAL
EAA Matériel industriel

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EAB Outillage industriel


EAC Matériel commercial
EAD Outillage commercial
AB MATERIEL ET OUTILLAGE AGRICOLE
ABA Matériel agricole
ABB Outillage agricole
EC MATERIEL D'emballage récupérable et identifiable
ED MATERIEL ET MOBILIER
EDA Matériel de bureau
EDB Matériel informatique
EDC Matériel Bureautique
EDD Mobilier de bureau
EDE Matériel et mobilier des immeubles de rapport
EDF Matériel et mobilier des logements du personnel
EE MATERIEL DE TRANSPORT
EEA Matériel automobile
EEB Matériel ferroviaire
EEC Matériel fluvial, lagunaire
EED Matériel naval
EEE Matériel aérien
EEF Matériel hippomobile
EEG Autres (vélo, mobylette, moto)
EF IMMOBILISATIONS ANIMALES ET AGRICOLES
EFA Cheptel, animaux de trait
EFB Cheptel, animaux reproducteurs
EFC Animaux de garde
EFD Plantations agricoles
EFE Autres
EG AGENCEMENTS ET AMENAGEMENTS DU MATERIEL
EH AUTRES MATERIELS
EHA Collections et œuvres d'art
EI MATERIEL EN COURS
EIA Matériel et outillage industriel et commercial
EIB Matériel et outillage agricole
EIC Matériel d'emballage récupérable et identifiable
EID Matériel et mobilier de bureau
EIE Matériel de transport
EIF Immobilisation et aménagements du matériel
EIG Autres matériel
F : AVANCES/ACOMPTES VERSES SUR IMMOBILISATIONS
G : TITRES DE PARTICIPATIONS
H : AUTRES IMMOBILISATIONS FINANCIERES

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Par rapport à l'identité de l'immobilisation


EDD Mobilier de bureau
EDD-bur Bureau
EDD-tab Table
EDD-cha Chaise
EDD-arm Armoire
Par rapport à la date d'entrée de l'immobilisation
EDD-arm/jj/mm/aa Armoire entrée dans le patrimoine le jj/mm/aa
Par rapport au numéro d'ordre de l'immobilisation
EDD-arm/jj/mm/aa-xxxx Armoire entrée dans le patrimoine le jj/mm/aa
et de rang xxxx
EDDarm/jj/mm/aa-xxxx
II.4.2. Etiquetage et marquage des immobilisations
Toute immobilisation doit être étiquetée.
Le code attribué à l'immobilisation est inscrit sur une étiquette et collé sur l'immobilisation ou
directement inscrite sur celle-ci à l'encre indélébile.
II.4.3. Suivi des immobilisations
Il comprend :
• L'enregistrement des mouvements d'immobilisations
• L'inventaire physique
• La récapitulation des immobilisations
• Les formalités administratives des immobilisations
II.4.3.1-Enregistremenet des mouvements des immobilisations
En Acquisition
A la réception du bordereau de livraison ou de la facture, chaque immobilisation fait l'objet
d'ouverture d'une fiche d'immobilisation qui retrace les étapes de la vie de l'immobilisation durant sa
durée de détention par le PNDP.
En sortie
Si toute sortie ne doit être constatée que sur la base de procès verbaux, il est impératif de noter que la
décision de mettre au rebut ou de sortir une immobilisation relève uniquement de la responsabilité du
MINPLAPDAT sur proposition du CN.
Les modalités de la synchronisation des traitements comptables d'une part et administratifs d'autre
part, seront à préciser avec les choix en matière de logiciels comptable et de gestion des
immobilisations.
II.4.3.2-Inventaire physique
A la clôture de chaque exercice, le comptable de chaque structure d'exécution (CNC et CPP) conduit
sous la supervision du R.A.F. un inventaire physique de toutes les immobilisations y relatives.
Cet inventaire fait l'objet d'un procès-verbal dûment signé par tous les membres de l'équipe chargée de
la réalisation des inventaires.
Le comptable national assure, sous la supervision du R.A.F. national la consolidation de l'inventaire au
niveau global.
Les procès-verbaux d'inventaire accompagnés des commentaires du RAF sont transmis au CN au plus
tard 15 jours après la clôture de l'exercice.

Version du 2 avril 2007 - 95 -


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En vue d'une réalisation idoine des inventaires, un dispositif matériel d'étiquetage et de comptage
utilisant les avancées extraordinaires dans les applications relatives aux codes barres serait utile à
coupler avec les logiciels de gestion des immobilisations (et de stocks)
II.4.3.3-Récapitulatif des immobilisations
A la fin de chaque exercice, chaque comptable (CNC et CPP) établit le tableau récapitulatif des
immobilisations dont il assure la gestion.
Toute immobilisation acquise au cours de l'exercice et des exercices antérieurs doit figurer dans le
tableau d'immobilisations.
Toute sortie d'immobilisation au cours de l'exercice doit être formellement constatée et donner lieu
aux écritures y relatives ainsi aux ajustements nécessaires des fichiers et du tableau des
immobilisations.
Toutes les immobilisations inscrites dans le tableau d'immobilisations doivent être justifiées par les
copies des factures d'acquisition dont les originaux conservés par la comptabilité.
Le comptable du CNC tient un état consolidé des immobilisations du CNC et celles des CPP.
II.4.3.4-Formalités administratives des immobilisations
Les formalités administratives de mise en service pour des immobilisations qui le nécessitent sont
effectuées sous la responsabilité du RAF.
L'affectation des véhicules est prise par note de service par le CN en fonction des responsabilités et
des nécessités de services.
II.4.4. Entretien et réparation des immobilisations
II.4.4.1-Responsabilité et périodicité des entretiens
Chaque utilisateur est le premier responsable de l'entretien des immobilisations mises à sa disposition.
Le RAF doit veiller à ce que tous les matériels du CNC soient maintenus dans de bonnes conditions
d'entretien et de maintenance. Cette responsabilité est assurée par les comptables au niveau des CPP.
Chaque matériel doit subir un entretien périodique suivant un intervalle d'utilisation consigné dans le
cahier historique par matériel.
Le RAF fixe les intervalles d'entretien en veillant à respecter les exigences spécifiées par le
fournisseur ou à défaut en prenant soin de l'avis d'un spécialiste. Cette responsabilité incombe aux
comptables au niveau des CPP.
II.4.4.2-Exécution de l'entretien
L'entretien des matériels est effectué suivant une des modalités ci-après :
• Contrat de maintenance auprès du fournisseur ou d'un spécialiste reconnu ;
• Consultation de 3 prestataires pour des entretiens ponctuels non contractualisés.
• Chaque opération d'entretien doit être inscrite sur la fiche historique du matériel.
Le RAF National ou provincial suivant le cas, doit :
• Vérifier en permanence la bonne tenue des fiches historiques de matériel ;
• Vérifier la bonne exécution des exigences d'entretien ;
• Prendre les mesures nécessaires pour faire exécuter convenablement les opérations d'entretien.
II.4.4.3-Réparation des immobilisations
Chaque utilisateur qui constate une panne ou une défaillance d'un matériel doit la signaler au
comptable.
Tout accident survenu à la suite de l'utilisation d'un matériel doit être signalé par écrit au RAF national
ou provincial selon qu'il s'agit de la CNC ou de la CPP.
Chaque panne ou accident signalé est enregistré dans la fiche historique du matériel.

Version du 2 avril 2007 - 96 -


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Les pannes doivent toujours être réparées :


• Soit par le fournisseur du matériel, si le matériel est sous contrat ;
• Soit par un spécialiste reconnu, sélectionné sur la base d'une consultation de 3 prestataires.
II.4.5. Assurance
Toutes les immobilisations du Programme doivent être assurées auprès d'une compagnie d'assurance
de bonne réputation à travers de polices ciblées.
II.4.6. Cas spécifique du matériel roulant
II.4.6.1-Suivi administratif
Les véhicules doivent porter le nom du Programme et être utilisés uniquement dans le cadre des
activités du PNDP.
Chaque véhicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, son entretien et sa
consommation en carburant.
Le R.A.F. veille à l'entretien régulier et préventif des véhicules. Toute panne ou tout
dysfonctionnement constaté sur le véhicule doit être porté à sa connaissance par l'utilisateur
(responsables des Cellules, chauffeurs, responsables des unités provinciales).
Tous les mois, le comptable relève le kilométrage ainsi que les consommations de carburant à partir
des livrets de bord des véhicules tenus par le chauffeur et du registre des stocks de carburant.
Le RAF veille au respect des dates de renouvellement des polices d'assurance et visites techniques.
Une copie des pièces (assurance, carte grise, etc...) des véhicules est conservée par le comptable dans
un dossier tenu pour chaque véhicule.
II.4.6.2-Entretien et réparation du matériel roulant
Les entretiens des véhicules sont effectués :
• Aux stations services pour les vidanges et le graissage ;
• Chez les concessionnaires pour les opérations particulières nécessitant l'intervention de
spécialistes ou auprès d'un garage agréé.
• A chaque entretien d'un véhicule (vidange, changement de filtre, pièces détachées,
pneumatique), le chauffeur du véhicule remplit la fiche d'entretien du livre de bord du
véhicule en inscrivant :
• La date ;
• La nature des travaux réalisés ;
• Son nom et sa signature.
II.4.6.3-mise en jeu del’assurance du matériel roulant
L’assureur a précisé d’entrée de jeu que le PNDP bénéficie d’une assurance tout risque et ceci
concerne donc tout sinistre pouvant survenir à tord ou à raison qu’i soit corporel ou matériel.
1 1er cas : CAS D’UN SINISTRE CORPOREL
Faire appel à des officiers pour matérialiser le sinistre
Prévenir l’assureur
Ne jamais déplacer le véhicule de l’endroit du sinistre
Pour ce qui est des accidents avec des blessés dans le véhicule, faire un certificat médical dès
l’admission des blessés à l’hôpital et à la fin de tous les soins. Garder précieusement toutes les
factures, ordonnances, ticket de caisses relatifs au traitement (s’assurer que tout ceci est au nom du
blessé et à celui du PNDP)
2 2ème : CAS D’UN SINISTRE MATERIEL

Version du 2 avril 2007 - 97 -


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Choc matériel
Faire appel à des officiers pour matérialiser le sinistre
Faire des photos du sinistre en faisant ressortir le N° matricule du véhicule et le choc
Prévenir l’assureur
Ne jamais déplacer le véhicule de l’endroit du sinistre et éviter les arrangements à l’amiable
Bris de glace
Faire appel à un huissier pour matérialiser le sinistre
Faire des photos du sinistre en faisant ressortir le N° matricule du véhicule et le choc (débris de glace)
Prévenir l’assureur
Ne jamais déplacer le véhicule de l’endroit
Pour les dépenses à rembourser, faire un devis dans un garage PNDP et l’envoyer à l’assureur dans les
48h
3 3ème cas : CAS DE VOL
Avoir les 02 clés du véhicule
Faire le procès verbal du vol qu’il soit par braquage ou non

Version du 2 avril 2007 - 98 -


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II.4.7 Cas spécifique des bâtiments, du matériel informatique et des autres


équipements
II.4.7.1-Suivi administratif

S’agissant des bâtiments bien que n’étant pas la propriété du programme, ils doivent être répertoriés,
sécurisés, entretenus et maintenus en bon état

Le matériel informatique doit porter le nom du Programme et être utilisés uniquement dans le cadre
des activités du PNDP.
Le R.A.F. veille avec le concours de chefs de cellules à l'entretien régulier et préventif de ce matériel.
Toute panne ou tout dysfonctionnement constaté doit être porté à sa connaissance par l'utilisateur
(responsables des Cellules, chauffeurs, responsables des unités provinciales).
Le RAF veille au respect des dates de renouvellement des polices d'assurance.
II.4.7.2-Entretien et réparation des bâtiments du matériel informatique et des autres
équipements.

S’agissant des bâtiments, l’entretien courant est assuré par un agent d’entretien recrutépar le
programme. Pour les aménagements et les réparations, il est fait recours aux procédures en vigueur
pour l’identification et la description des perstations (études préliminaires ou de faisabilité) d’une part
et le recrutement du prestataire d’autre part.
Les entretiens du matériel informatique et des autres équipements sont effectués par des sociétés
régulièrement agréées suivant un contrat de maintenance en bonne et due forme.
Une fiche d'entretien est tenue pour chaque matériel.

II.4.7.3-mise en jeu de l’assurance Responsabilité civile

1- il est à noter que l’assurance couvre les bâtiments et les équipements du PNDP dans les cas
suivants :
Toute destruction par le feu qui proviendrait de ce bâtiment ainsi que les dommages causés aux voisins
de ce fait
Toute destruction d’appareil électrique par le foudre, les variations électriques, tempête
Tout choc des véhicules et appareil aériens sur le bâtiment ainsi que toute explosion et chute de la
foudre
Les honoraires d’experts
2- En ce qui concerne la responsabilité civile exploitation, il s’agit :
du dommage corporel, matériel et immatériel causé à un tiers
du dommage causé par les eaux
de la défense-recours
du vol par préposé
Pour bénéficier de cette police, il faudrait Que le tiers soit toute personne autre que l’assuré à
l’occasion de leurs activités communes ou avec leurs associés. Sont exclus les assistants, les sous
traitants, aides professionnelles prohibées par la loi
3- Pour ce qui est du vol par préposé, il faut :

Version du 2 avril 2007 - 99 -


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• la déclaration de vol,
• la plainte et une attestation de dépôt de la plainte
• une attestation de non retrouvaille du bien
4- Pour ce qui est des biens électriques, il faudrait :
• qu’ils aient été au préalable munis d’un régulateur de tension,
• que la Sonel ait été saisie
• que l’assuré soit en possession des factures des appareils endommagés
• qu’un devis soit produit pour la réparation desdits appareils
Toute déclaration doit être faite dans un délai de 7 jours par écrit accompagné d’un PV délivré par un
huissier pour constater le dommage
Si le montant du dommage est inférieur à la franchise, il n’est pas payé et s’il est supérieur l’assureur
le rembourse 90% la franchise étant de 10%.

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II.5. Gestion du personnel


Cette procédure s'applique à tout le personnel en service au Programme à l'exception de la gestion des
carrières des fonctionnaires affectés au Programme.
Il existe quatre (04) catégories de personnel en service au Programme :
• Le personnel fonctionnaire détaché/ recruté au Programme ;
• Le personnel cadre recruté par le Programme ;
• Le personnel d'appui non-cadre recruté par le Programme
• Le personnel fonctionnaire détaché/ affecté au Programme par le ministère des finance.
II.5.1. Recrutement
Pour tout recrutement et notamment celui des cadres de la CNC, les dispositions de l'Accord de Crédit
signé entre la République du Cameroun et la Banque Mondiale prévalent sur les dispositions
nationales. Aussi, le CN veillera-t-il à recueillir au préalable l'avis de non-objection de la Banque
Mondiale avant tout recrutement d'un contractuel.
A l'issue des opérations de sélection, l'engagement du personnel ne sera effectif qu'après l'approbation
de la Banque Mondiale et décision :
• Du MINPLAPDAT pour les cadres
• Du CN pour les non-cadres après approbation du MINPLAPDAT
Le dossier de recrutement comprend les pièces suivantes :
• Une demande d'emploi ou la décision de détachement ;
• Une fiche de renseignement fournie par le Programme ;
• Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois mois ;
• Un extrait d'acte de naissance ou toute autre pièce d'état civil en tenant lieu ;
• Un certificat de nationalité ;
• Un certificat médical d'aptitude à la fonction délivré par un médecin agréé par le Programme ;
• Les certificats et attestations de travail délivré par les anciens employeurs ;
• La photocopie légalisée des diplômes ou attestations ;
• deux photos d'identité
• Le contrat de travail ;
Le personnel recruté au PNDP doit, avant sa prise de service, signer un contrat de travail à durée
déterminée portant les mentions et les obligations suivantes :
§ La désignation du poste de travail ;
§ La durée des engagements contractuels ;
§ La durée de la période d'essai ;
§ La description des tâches ou la définition des fonctions ; les modalités de
paiement et les éléments de rémunération
§ les dispositions relatives aux congés annuels, la sécurité sociale
§ Les obligations du travailleur ;
§ Les modalités de règlement des conflits.

Version du 2 avril 2007 - 101 -


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Chaque dossier individuel de l'employé est classé dans une chemise qui indique le nom et le numéro
de matricule de l'employé.
Le contrat est signé par chacune des parties. Une copie du contrat est remise à l'intéressé, l'original
revêtu de la mention "lu et approuvé" est classé à la CNC.
II.5.2. Gestion du dossier du personnel
II.5.2.1-Composition du dossier du personnel
Le dossier individuel du personnel comprend en plus du dossier constitutif au moment du recrutement
(voir dossier constitutif du personnel recruté) :
• Le N° Matricule du personnel fonctionnaire
• Le numéro matricule CNPS ;
• les notes disciplinaires et autres notes de service concernant l'employé (décisions de congés,
certificats de reprise de service, permissions d'absence)
• Le dossier du personnel est régulièrement mis à jour en y incorporant tous les éléments
nouveaux concernant l'employé.
II.5.2.2-Tenue des dossiers du personnel
Le traitement et la tenue des dossiers du personnel sont assurés par le RAF qui effectue les
opérations suivantes:
• Ouverture des dossiers individuels ;
• Mise à jour ;
• Classement.
L'ensemble des dossiers est conservé dans un mobilier de rangement installé au bureau du RAF qui
assure la conservation des informations relatives au personnel.
II.5.3. Mouvements de personnel
II.5.3.1-Congés
Après une durée effective de travail de onze mois, un droit aux congés est acquis selon la
réglementation du droit de travail en vigueur au Cameroun.
Chaque membre du personnel doit formuler par écrit le plus tôt possible une demande de congé qu'il
soumet à son supérieur hiérarchique. La demande est ensuite transmise au CN pour décision.
Sur la base d'une proposition de planning des congés établie en début d'année et continuellement mise
jour par le RAF chargé de la gestion du personnel, en tenant compte des impératifs du service et des
sollicitations du personnel, arrête le planning et prend le moment venu la décision mettant en congé
du personnel.
Notification
L'employé ne sera mis effectivement en congés qu'après une notification de congés signée par le CN.
Reprise de service
A la fin des congés, l'employé doit reprendre impérativement le service aux date et heure indiquées sur
sa notification.
Un certificat de reprise de service est établi à cet effet. L'original est remis au personnel et la copie est
classée dans son dossier.
II.5.3.2-Absences
Aucune absence injustifiée de plus de huit heures n'est admise et doit être sanctionnée le cas échéant.
Toute absence doit être justifiée et autorisée d'avance par le supérieur hiérarchique. Pour cela, une
autorisation d'absence doit être remplie à cet effet et signée par le chef de Cellule fonctionnelle
Section, ou le CN selon les cas.

Version du 2 avril 2007 - 102 -


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II.5.3.3-Maladies
En cas de maladie, un certificat médical établi par le médecin agréé par le Programme doit être déposé
au Programme au plus tard dans les 48 heures suivant la déclaration de la maladie.
II.5.3.4. Rupture du contrat de travail
* Expiration du contrat
Les contrats à durée déterminée prennent fin à l'arrivée du terme convenu au moment de la
conclusion.
Le recrutement et la gestion des contrats de travail du personnel doivent respecter les dispositions
prévues dans l'Accord de Crédit et le rapport d'évaluation.
* Le licenciement
Il intervient sur l'initiative de l'employeur et doit être notifié par écrit; deux cas peuvent se présenter :
* Le licenciement ordinaire
* Le licenciement ordinaire pour faute lourde
Licenciement ordinaire
Les droits de licenciement pour les contractuels sont calculés conformément aux dispositions de la
Convention Générale du Travail au Cameroun lorsque le licenciement est du fait du Programme.
Licenciement pour faute lourde
La faute lourde est " une faute excessivement grave qui rend inconcevable le maintien du travailleur au
sein de l'entreprise qui en subit les conséquences ".
C'est le cas notamment quand il y a injures, menaces, voies de fait dûment constatées à l'encontre de sa
hiérarchie ; absences répétées et prolongées injustifiées dûment constatées ; flagrants délits de vol de
matériels
Il n'y a pas de paiement ni d'indemnités ni de préavis.
* La résiliation
La résiliation du contrat peut intervenir pour des raisons diverses au cours de la période d'essai: la
partie qui prend l'initiative de la rupture, doit aviser le cocontractant par une lettre précisant les motifs
de la rupture et conformément aux clauses de résiliation du contrat.
* La démission ou l'abandon de poste
Toute absence non justifiée d'une durée de 10 jours est assimilée à un abandon de poste.
Le personnel a la possibilité de donner sa démission sous réserve du respect de l'obligation du préavis.
Lorsqu'un personnel démissionne de son emploi sans respect du préavis ou abandonne son poste de
travail, le Programme se réserve le droit de réclamer à l'intéressé l'indemnité compensatrice de préavis
ou de l'assigner en justice pour réparation du préjudice qui résulterait de cette démission ou de cet
abandon de poste.
* Le décès de l'employé
En cas de décès d'un personnel, le salaire de présence, et les indemnités de toutes natures acquises à la
date du décès reviennent de plein droit à ses ayants droits.
Au moment de son départ du Programme, le personnel doit remettre au Programme tous les biens et
matériels mis à sa disposition.
En tout état de cause, le personnel ne sera libre de tout engagement vis-à-vis du Programme qu'au
moment où il lui sera remis son certificat de travail et aura reçu son solde de tout compte.
II.5.3.5 -La gestion disciplinaire
Les problèmes de discipline sont gérés par les lois et règlements en vigueur en matière de droit de
travail d’hygiène et sécurité et les solutions sont codifiées dans le règlement intérieur, les manuels des

Version du 2 avril 2007 - 103 -


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procédures administratives, comptables et financières ou dans toute note de service en matière de


discipline.
Les fautes professionnelles imputables au personnel peuvent donner lieu aux sanctions ci-après :
01 Observations écrites
02 Avertissement
03 Blâme avec inscription au dossier
04 Mise à pied de 01 à 08 jours
05 Licenciement
Toute sanction doit être précédée, même si des mesures conservatoires peuvent s’imposer dans les cas
de flagrants délits, d’une demande d’explication (DE) et pour les cas de demande de sanction d’une
durée supérieure à 03 jours (trois) de mise à pied le dossier de demande de la sanction doit passer par
le conseil de discipline.
Le conseil de discipline est mis en place par le Coordonnateur National (CN) et comprend :
- dans le cas du personnel cadre et Agents de Maîtrise :
o Le CNA : Président ;
o Le RAF rapporteur ;
o Un représentant de la catégorie concernée (Cadre ou Agent de Maîtrise selon le cas)
- Dans le cas des personnels non Cadres/Agents de Maîtrise
o Le RAF : Président ;
o Le Secrétaire CN : Rapporteur
o Un représentant de la catégorie non Cadres/Agents de Maîtrise

Les demandes (DE) d’explications sont prises :


- en ce qui concerne le personnel Cadre et Agent de Maîtrise, par le supérieur hiérarchique
direct (n+1) ou plus élevé (n+2) ; dans ce dernier cas le supérieur hiérarchique direct est copié.
- En ce qui concerne le personnel d’appui (non Cadre/Agent de Maîtrise) par le RAF ou tout
autre responsable (Cadre /Agent de Maîtrise) directement concerné, dans le ce cas le RAF est
copié.
Les réponses aux demandes d’explication sont faites à l’expéditeur de la Demande d’Explication (DE)
avec copie aux personnes explicitement copiées (supérieur hiérarchique n+2 ou RAF)
L’expéditeur de la DE, après exploitation de la réponse à la DE, adresse sa proposition de sanction au
CN avec copie aux personnes copiées dans la Demande d’Explication.
Si le demande de la sanction est supérieure à 03 (trois) jours de mise à pied, le CN transmet le dossier
au Conseil de discipline pour avis.
Sinon le CN transmet sa décision au RAF pour mise en forme et retour pour signature puis pour
notification.
Après avis du Conseil, le CN prend une décision et transmet au RAF pour mise en forme et retour
pour signature puis pour notification.

II.5.4. Notation du personnel


II.5.4.1. Généralités
Le personnel du programme sera évalué et noté par le CN sur la base de critères d'assiduité, de
performance et de discipline. A cet effet, cette évaluation sera bouclée par un entretien annuel. Au
niveau provincial, l’évaluation et la notification sont faites par le Coordonnateur Provincial. Cette
notation est validée par le CN.
II.5.4.2. Type d’évaluation du personnel

Version du 2 avril 2007 - 104 -


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Le personnel de programme sera évalué et noter dans le cadre d’une évaluation mensuelle et d’une
évaluation annuelle.
Par ailleurs deux systèmes de notification vont se superposer, le système de l’administration pour les
fonctionnaires et le système propre au programme qui va concerné les non fonctionnaires.
II.5.4.3. Modalités d’évaluation du personnel
L’évaluation et la notification du personnel sont faites à l’aide des fiches de notation mensuelle.
L’évaluation du personnel prend en compte au moins les critères suivants :
• assiduité au travail et présence effective sur les lieux de travail
• ponctualité
• attitude à l’égard de l’autorité
• respect des Directives et du règlement intérieur
• qualité du travail, rendement dans l’accomplissement des taches qui lui sont attribués
• comportement au travail
• La fiche d’évaluation du personnel est classée dans le dossier de l’intéressé.
II.5.5. Paye
La procédure s'applique mensuellement pour le paiement des salaires du personnel recruté au
Programme et les indemnités des fonctionnaires en détachement.
Le salaire donne lieu à l'établissement d'un bulletin de paie.
Au PNDP, la gestion des salaires sera centralisée.
Le salaire brut est le salaire versé à chaque membre de personnel en liaison avec son contrat de travail,
il comprend :
• Le Salaire net (Versé à Chaque membre du personnel)
• Les retenues (Versé à divers Organismes)
• Les retenues concernent diverses retenues sur salaires à la source : la C NPS ; les Impôts du
personnel concerné...
Le salaire brut s'analyse également en :
• Le Salaire de base
• Les accessoires de Salaires
• Le Salaire de base
Il comprend :
• Salaire indiciaire (Fonctionnaire) ou catégoriel échelonné
• Plus heures supplémentaires (Forfait pour les cadres)
• Les accessoires de Salaires
On distingue :
• Les avantages en nature : Nourriture, chauffage, logement eau, électricité, logement qui sont
offerts gratuitement aux travailleurs et viennent donc augmenter la valeur réelle de leurs
revenus.
• Les primes : Ce sont des compléments de rémunérations consentis pour des raisons diverses
o Primes d'ancienneté
o Primes de rendement
o Primes d'assiduité
o Primes de salissure

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o Primes D'ancienneté
• Les indemnités : ce sont des versements destinés à compenser les frais supportés par les
salariés à l'occasion de l’exercice de leurs fonctions :
o Indemnité de transports
o Indemnité de représentation
o Indemnité de résidence
En plus du salaire Brut, l'employeur supporte des charges additionnelles sur le salaire dites charges
patronales (CNPS, Contribution Taxes d'apprentissage ...)
Les bailleurs de fonds étrangers ne financent pas les impôts.
Les indemnités accordées aux fonctionnaires en détachement sont fixées par arrêté du
MINPLAPDAT.
Les salaires sont payés à la fin du mois. Le paiement est constaté par un bulletin individuel de paye,
qui est rédigé de manière à faire apparaître clairement les différents éléments de la rémunération, la
catégorie professionnelle, la nature exacte de l'emploi occupé.
Le paiement est effectué par virement ou par chèque bancaire, et exceptionnellement par espèces pour
les salaires du personnel d'appui.
La procédure comprend les opérations suivantes :
• Préparation de la paie ;
• Calcul et édition des bulletins ;
• Contrôle des états de salaires
• Préparation des chèques, ordres de virement et de paiement ;
• Signature des états, des chèques, des ordres de paiement et de virement ;
• Remise des chèques aux bénéficiaires.
II.5.5.1. Préparation de la paie
L'agent administratif/RAF national rassemble les éléments fixes et variables du salaire du mois,
notamment le nombre de jours ouvrés, et les sommes à prélever du salaire s'il y a lieu. Il prépare
ensuite les états de salaire du mois.
II.5.5.2. Calcul et édition des bulletins de paie
L'agent administratif :
- Saisit les éléments de paie ;
- Edite le livre de paie du mois ;
- Prépare les états d'émargement pour les personnels payés en espèces ;
- Transmet les bulletins, livre de paie et les états au comptable pour contrôle et visa.
II.5.5.3. Contrôle des états de salaires
Le R.A.F. :
• Vérifie le visa du comptable sur les états de salaires ;
• Vise les états de salaires et appose la première signature sur les ordres de paiement à
transmettre à la CAA ;
II.5.5.4. Signature des états de salaires et de L'OP par le CN
Le CN :
• Vérifie la cohérence des états de salaires et signe ;
• Appose la deuxième signature sur les ordres de paiement à adresser à la CAA.
II.5.5.5. Les états de salaires et les ordres de paiement sont ensuite transmis à la CAA

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* La CAA procède à la signature des chèques et des ordres de virement des salaires.
II.5.5.6. Les états de salaires et les ordres de paiement signés sont retournés par la CAA pour
être remis aux intéressés.
• La CAA remet à son correspondant au PNDP les chèques et ordres de virement des salaires
pour mise à disposition

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II.6. Missions
Tous les ordres de mission du personnel de la CNC sont signés par le CN à l'exception de son propre
ordre de mission qui est signé par le MINPLAPDAT.
Les ordres de mission du personnel des CPP sont signés des coordonnateurs des CPP. Les ordres de
mission du CP sont signés par le délégué provincial du MINPLAPDAT
Les frais de mission comprennent :
- Les perdiems ;
- Les bons carburant pour le transport et le péage ;
- Les taux journaliers payés aux personnels du PNDP font l'objet d'un barème approuvé par la Banque
Mondiale.
La quantité de carburant à mettre à la disposition de l'équipe de mission est fonction de la distance à
parcourir et de la consommation du véhicule.
L'ordre de mission est visé au départ et à l'arrivée.
Au plus tard 3 jours après le retour de la mission, le chef de mission rédige un rapport de mission qu'il
signe et dépose avec l'ordre de mission visé au secrétariat de la CNC pour les missions autorisées par
le CN, et au Secrétariat des CPP pour les missions autorisées par les Coordonnateurs des CPP.
II.6.1.-Missions à l'intérieur du Cameroun
Les principales étapes de la procédure sont les suivantes:
• Elaboration des termes de référence (TDR) de la mission ;
• Etablissement de l'ordre de mission ;
• Signature de l'ordre de mission;
• Etablissement de la fiche de financière (état des frais) et paiement des frais de mission ;
• Fourniture de carburant et des fonds;
• Remise des fonds et/ou des bons de carburant;
• Rédaction et dépôt du rapport de mission ;
• Confirmation des conditions définitives de la mission ;
• Paiement du solde sur frais de mission.
01. Elaboration des termes de référence (TDR) de la mission
Les termes de référence (TDR) de la mission sont élaborés par l'initiateur de la mission ; ceux-ci
précisent :
- L'objet de la mission ;
- La composition
- Le lieu
- Les moyens de transport
- La durée ;
- l’imputation budgétaire ;
- Le budget.
Les termes de référence '(TDR) de la mission sont ensuite transmis au CN qui juge de l'opportunité de
la mission. En cas d'accord, il transmet l es TDR au RAF pour l'organisation de la mission.
02. Etablissement de l'ordre de mission

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L'intéressé prépare les ordre(s) de mission de son équipe


Il les transmet au RAF pour contrôle budgétaire et au CN pour signature.
L'ordre de mission doit préciser:
* N° de l'ordre de mission ;
* Nom, prénom et fonction de l'intéressé ;
* Lieu de naissance ;
* Dates de départ et de retour ;
* Motif ;
* Ligne budgétaire
* N° du véhicule ;
* Nom du chauffeur.
* Quantité de carburant prévu.
03. Signature de l'ordre de mission
Le CN :
* S'assure de la matérialisation du contrôle effectué par le RAF;
* Signe l'ordre de mission ;
* transmet l'ordre de mission au RAF pour établissement de la fiche Financière
04. Etablissement de la fiche de financière et paiement des frais de mission
L'intéressé initie une fiche Financière et une demande d'avance et les transmet accompagnées de
l'ordre de mission au comptable pour vérification.
Le comptable :
Vérifie que l'ordre de mission est signé par le CN ;
Vérifie que les taux pratiqués et la durée de la mission sont respectivement conformes au barème et à
l'ordre de mission ;
Transmet au RAF et Financière pour visa et au CN pour signature.
05. Signatures de la fiche Financière et de la demande d'avance.
Le CN signe :
La fiche Financière et
La demande d'avance
06. Remise des fonds et/ou des bons de carburant
Rédaction, remise du rapport de mission et justification des frais
Le caissier:
• Remet les bons de carburant à l'intéressé ou au chauffeur ;
• Fait émarger le bénéficiaire dans le registre "carburant" ;
• remet les fonds à hauteur de 70%
• fait émarger le bénéficiaire sur la demande d'avance
• garde une copie de l'ordre de mission comme pièce
• Justificative.
07. Rédaction et dépôt du rapport de mission.
L'intéressé, de retour de mission,
• Rédige son rapport de mission ;

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•Signe le rapport ;
•Remplit la partie " retour " de la fiche Financière de mission ;
•Dépose le rapport et l'ordre de mission visé, accompagné de l'état des frais au niveau
du secrétariat CN.
08. Confirmation des conditions définitives de la mission.
Le CN marque son accord pour paiement du montant à payer et transmet le dossier au RAF pour en
paiement
09. Paiement du solde sur frais de mission
Le RAF transmet après visa le dossier à la caisse qui établit un OP (Ordre de paiement ou pièce de
caisse dépense) en quatre exemplaires ( OP4) pour solder la mission ainsi que l'avance en compte.
L'OP est Ventilé comme suit/ :
OP1 va à la comptabilité
OP2 va à l'intéressé
OP3 va à la Paie (RAF)
OP4 reste à la souche
II.6.2. Missions à l'étranger
Les missions à l'extérieur du Cameroun sont essentiellement financées par les ressources du bailleur
de fonds concerné (IDA /Coopération française/ Autres bailleurs de fonds).
Elles comprennent les étapes suivantes :
01. Le budget et les TDR de la mission sont transmis à la Banque Mondiale pour l'obtention de l'avis
de non-objection.
02. Transmission de l'OP et des pièces justificatives (Avis de non-objection, ordre de mission, ...) pour
signature au CN.
03. Le dossier complet est ensuite transmis à la CAA pour paiement.
01. Le budget et les TDR de la mission sont transmis à la Banque Mondiale pour l'obtention de
l'avis de non-objection.
En cas de non-approbation par le du bailleur de fonds concerné (IDA /Coopération française/ Autres
bailleurs de fonds) :
• L'intéressé est informé
• Le dossier est classé
En cas d'approbation le du bailleur de fonds concerné (IDA/Coopération française/ Autres bailleurs
de fonds), l'avis de non-objection est transmis par le CN, au RAF qui va se charger de récupérer tous
les éléments constitutifs du dossier et à soumettre le dossier complet au CN pour signature ;
A savoir
• Ordre de mission signé par 'intéressé et visé par la hiérarchie;
• La demande d'avance pour mission ;
• La non-Objection ;
• la fiche technique de la mission ;
• l’imputation budgétaire ;
• le budget ;
02. Transmission de l'OP et des pièces justificatives (Avis de non-objection, ordre de mission, ...) pour
signature au CN.
03. Le dossier complet est ensuite transmis à la CAA pour paiement.

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Les frais de mission sont payés avant le départ en mission.


La Caisse Autonome d'Amortissement établit un chèque ou fait une mise à disposition des fonds au
nom de l'intéressé, au vu de l'OP signé par le CN.

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II.7. Frais médicaux


II.7.1. Généralités
Le PNDP participe à la prise en charge du suivi médical du personnel du programme, cela se traduit
par la participation au financement des frais médicaux des employés et de leur famille.
Cette participation passe par la souscription d'une police d'assurance maladie.
Le PNDP souscrit une police d'assurance maladie avec une compagnie de bonne réputation pour un
montant tournant autour de 20% de la masse salariale versée au personnel.
Le personnel pourra se faire rembourser ses frais médicaux (factures de pharmacie /Factures
d'hospitalisation,/Factures de consultation....) à hauteur de
• 100% Pour le CN et son adjoint
• 80% pour les cadres
• 70% pour le Reste du personnel
En tout état de cause, pour garder la maîtrise de ce genre de charges, il sera pratiqué un plafond par
employé égal un à pourcentage de 20% de sa masse salariale annuelle.
II.7.2. Modalités de gestion du coût des frais médicaux
La gestion des frais médicaux se fait au travers d’une police d’assurance maladie
Deux (02) cas de figures existent notamment :
• le remboursement des frais engagés par l’assuré
• la prise en charge par l’assureur
er
1 cas : REMBOURSEMENT DES FRAIS ENGAGES PAR L’ASSURE
La procédure est la suivante :
Se faire établir la déclaration de la maladie par un médecin dans un centre hospitalier public ou privé.
. Dans un établissement public
• Exiger le billet de session
• Faire porter la nature de l’infection au verso de la fiche de déclaration (codée ou non)
• Faire signer cette fiche par le médecin
• S’assurer que mention y est faite des frais payés et de la délivrance d’une ordonnance
• Exiger que l’ordonnance délivrée soit confirmée par la signature du médecin
• Eviter de payer tout autre frais au médecin directement (frais non remboursables)
. Dans un établissement privé
Exiger pour tout paiement un reçu avec en-tête de la clinique et la signature du médecin nommément
désigné avec localisation précisée
A niveau de la pharmacie 3 possibilités sont offertes
• le ticket-facture informatisé indiquant les noms des produits et les coûts avec en-tête de la
pharmacie
• la facture manuelle avec en-tête de la pharmacie et le ticket de caisse
• en cas de problème dans la pharmacie (coupure de courant), attestation d’achat avec en-tête

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Pour ce qui est des examens, joindre le reçu de paiement signé du médecin dans le cas des examens
dans les établissements privés ou publics et s’assurer que l’en-tête y est dans le cas des examens
réalisés par un grand laboratoire
• Coller les vignettes des produits sur les factures
• Joindre le rapport médical remis sous pli fermé à l’assureur
Dans le cas d’une hospitalisation. L’assuré devra prévenir l’assureur au plus tard dans les 48h qui
suivent l’admission. Faire remplir le rapport médical par le médecin et le remettre à l’assureur sous pli
fermé
IL faut préciser si une ordonnance est à renouveler et veiller à ce que la mention soit portée sur
l’ordonnance
Le délai de production du dossier est de 30 jours à compter de la date de la 1ére consultation
Dans le cas des urgences, exiger la mention « URGENT » sur l’ordonnance si celle ci n’est pas signée
par le médecin il en est de même pour la maternité s’il s’agit de la sage femme
Pour les consultations de nuit, exiger du médecin la mention de l’heure sur le reçu
Dans le cas où les soins seraient reçus par l’assuré dans un centre spécialisé par des personnes autres
que le médecin, exiger sa signature à la fin pour confirmer les soins
La rubrique consommable n’est pas remboursée
2ème cas : PRISE EN CHARGE PAR L’ASSUREUR
Dans le cas d’une hospitalisation
• retirer auprès du médecin le certificat d’hospitalisation et l’adresser à l’assureur le plutôt
possible accompagné d’une demande de prise en charge
• joindre la facture détaillée, chiffrée et contresignée par l’assuré
Pour ce qui est de la prise en charge sans hospitalisation (dépenses de plus de 30 000)
• Demander une facture pro forma et l’adresser le plutôt à l’assureur accompagné d’une
demande de prise en charge
Pour ce qui est de la consultation et des soins des yeux, ils doivent être faits par un
ophtalmologue
Pour les soins dentaires, les malformations non prises en charge pour les adultes sont prises en charge
pour les enfants nés dans le contrat

La maternité n’est pas une allocation mais peut couvrir les différents frais liés à l’état de la femme
(consultation, visites, radio, échographie) et voir hospitalisation et frais accouchement.

Pour les frais à l’étranger, tout est pareil qu ‘au Cameroun mais c’est le tarif de la sécurité sociale du
pays qui est appliquée et ceci pour les assurés en congé ou en mission pour une durée maximale de 30
jours

L’évacuation sanitaire n’est pas couverte

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II.8. Présentation détaillée des travaux administratifs

procédures : 3 administratives Section : 3.1 gestion du personnel

Opération : 3.1.1. Recruter le personnel du projet

1- objectifs : Doter le projet du personnel nécessaire


2- évènement générateur Entrée en vigueur ou besoin exprimé

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Définir, par texte particulier, l’organisation de la Cellule chargée de la conduite des Ministre
activités du projet et de sa gestion (accord avec la Banque Mondiale, autres textes)
Composition de l’équipe :
• principaux membres
- un coordonnateur
- un coordonnateur adjoint
- responsable de l’Unité Focale FEM
- responsable administratif et financier
- comptables national et provinciaux
- spécialiste en passation de marchés
- responsable de l’environnement
- coordonnateurs provinciaux
- responsables du Suivi-Evaluation
- responsables formation communication
- cadres techniques chargés des communes
- cadres techniques chargés des communautés
• personnel de soutien
- un comptable assistant
- un assistant en passation de marchés
- secrétaires
- agents administratifs
--------//-------
- chauffeurs
- agent d’entretien
mettre à jour ou rédiger les termes de références et projets de contrats relatifs à chaque
poste de travail
confirmer la nomination des membres du personnel relevant de ce mode de sélection
3.2. procéder au test de recrutement dans les conditions définis par les accords de -------//--------
3.3 financement -------//-------
3.4

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procédures : 3 administratives Section : 3.1 gestion du personnel

Opération : 3.1.2. Rémunérer le personnel 1/2

1- objectifs : Compensation du travail du personnel du projet


2- évènement générateur Travail accompli dans les conditions du contrat

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Attribuer les rémunérations au personnel du projet conformément aux dispositions des coordonnateur du
contrats de travail ou conventions régissant l’emploi de chaque membre du personnel projet
Elaborer mensuellement la paie du Personnel.
3.2
A cet effet, établir : Chef Comptable
- la feuille de paie faisant ressortie pour tout le personnel,
les salaires de base, les heures supplémentaires, les
indemnités, toutes les retenues sur salaires opérées, les
salaires nets à payer et charges patronales.
- Les bulletins de paie
- Les déclarations (trimestrielles) CNPS,IRPP,FIR, et
Pension Vieillesse
3.3
Etablir les ordres de virement ou demandes de paiement des salaires : --------//-------
- Au personnel, sur la base des montants indiqués sur
chaque déclaration.
- A la CNPS, et au TRESOR, sur la base des montants
indiqués sur chaque déclaration.
-------//--------
3.4. Soumettre ces pièces de règlement au visa du Responsable Administratif et Financier
(RAF) puis à la signature du Coordonnateur ou de tout autre responsable habileté.

Viser les pièces de règlement de la paie dans le cas ou l’équation suivante est vérifiée :
3.5
Montant brut des salaires (salaires+indemnités+autres frais et primes) RAF
+ montant total des charges patronales = sommes retenues à la source + somme des
décaissements
Coordonnateur
3.6 Signer les ordres de virement ou demandes de paiement des salaires

Chef Comptable
3.7 Transmettre les ordres de virement ou demandes de paiement signés à la CAA pour
exécution.

3.8 Récupérer de la CAA les chèques ou les mises à disposition et les remettre aux -------//--------
bénéficiaires contre décharge

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procédures : 3 administratives Section : 3.1 gestion du personnel

Opération : 3.1.2. Rémunérer le personnel ½

1- objectifs :
2- évènement générateur

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.9 Comptabiliser dans le journal des OD, la paie mensuelle et la liquidation trimestrielle Comptable junior
des déclarations fiscales et sociales.
-----//------
Classer après comptabilisation :
3.10
- les documents originaux de la paie, dans le chrono de la
paie
- les copies des documents, dans le chrono des OD

procédures : 3 administratives Section : 3.1 gestion du personnel

Opération : 3.1.3. Sanctionner le personnel ½

1- objectifs : Gérer les situations fautives, actes fautifs


2- évènement générateur

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.9 • Emission demande d’explication Comptable junior


• Envoie à l’intéressé et copie au supérieur hiérarchique avec copie -----//------
3.10 au RAF
• Réponse de l’intéressé à l’intention du demandeur de le DE avec
copie au RAF
• Proposition de sanction adressée au CN
• Session du conseil de discipline et proposition de sanction
supérieur à trois jours
• Tenue du conseil de discipline
• Notification au CN de la proposition de sanction
• Notification décision par le CN à l’intéressé ave copie au RAF.

procédures : 3 administratives Section : 3.1 gestion du personnel

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Opération : 3.1.3. Administrer la participation du personnel aux séminaires et stages

1- objectifs : Participer aux séminaires, stages/formation


2- évènement générateur Notification de la formation, du stage ou d’un séminaire

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Exprimer, par écrit au coordonnateur et au RAF, les besoins en formations, stages et Responsables de
séminaires. la coordination
nationale et de
Ces besoins devront d’une part, correspondre à ceux identifiés dans l’étude sur les
niveaux
besoins en formation du projet et d’autre part, être intégrés dans le programme de
provinciaux
travail et le budget annuel approuvés.
Cette demande devra comprendre les éléments suivants :
- le budget correspondant :
• frais d’inscription
• frais de transport y compris les frais de visa et d’aéroport
• perdiem ou frais de mission servis
- la durée de la formation
- le lieu de la formation
l’ensemble des dépenses à engager dans ce cadre, est imputé en totalité sur la ligne
budgétaire « formation » ou « stage »
3.2 Etablir une demande pour obtention de la non objection de l’IDA ; la soumettre à la RAF
signature du Coordonnateur
Transmettre, par écrit au Task manager du projet, la demande pour obtention de la non --------//------
3.3 objection signée ainsi que le budget correspondant
3.4 Adresser une copie de la demande au chef comptable pour information
------//--------
3.5 Saisir l’organisme de formation pour confirmation de participation suite à l’obtention
de la non objection IDA
3.6 Une fois obtenue, transmettre une copie de la non objection IDA au RAF et au chef Responsable
comptable formation
Etablir l’ordre de mission au nom du bénéficiaire. Cet ordre de mission devra indiquer
3.7 les dates de départ et de retour Coordonnateur
3.8 Faire signer l’ordre de mission par le coordonnateur sur la base de la non objection de RAF
la Banque Mondiale
RAF
3.9 Etablir une demande de paiement à adresser à la CAA
La photocopie de l’ordre de mission dûment signé, la facture pro forma du titre de
transport et une copie de la non objection de la Banque Mondiale devront être jointes à RAF
la demande de paiement

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procédures : 3 administratives Section : 3.1 gestion du personnel

Opération : 3.1.3. Administrer la participation du personnel aux séminaires et stages 2/2

1- objectifs : Participer aux séminaires, stages/formation


2- évènement générateur Notification de la formation, du stage ou d’un séminaire

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.10 Transmettre après signature la demande de paiement à la CAA RAF


3.11 Exécuter les décaissements conformément au budget approuvé suivant les termes de la CAA
non objection de la Banque
Effectuer toute remise de fonds et titre de voyage au bénéficiaire, contre décharge.
3.12 RAF
Etablir à la fin de la mission ou du séminaire, un état récapitulatif des dépenses réelles,
3.13 RAF
appuyés de toutes pièces justificatives
personnel
Adresser au plus tard dix (10) jours après la fin de la formation à la cellule des
bénéficiaire
3.14 ressources humaines, une copie du rapport de fin de formation.
responsable
3.15 Transmettre au plus tard cinq (5) jours après la date de réception du rapport de fin de
formation
formation, une copie à au RAF et au coordinateur du projet
RAF
Procéder à l’encaissement ou au paiement du solde par rapport d’une part au
3.16
décaissement d’avance, d’autre part au budget préalablement approuvé par la Banque RAF
(non-objection)
3.17 Faire décaisser, en cas de complément à payer, après approbation du coordonnateur
------//--------
Encaisser, en cas d’exécution, contre délivrance d’un reçu au personnel concerné

procédures : 3 administratives Section : 3.1 Gestion du Personnel

Opération : 3.1.4. organisation des séminaires - ateliers

1- objectifs : améliorer la capacité des professionnels et des institutions actives


2- évènement générateur Décision de la tenue du séminaire atelier

3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 118 -


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3.1 Elaborer les termes de références (TDR) du séminaire- ateliers projeté en faisant Responsables
ressortir : formation
- les objectifs à atteindre
- l’approche méthodique
- le lieu
- la durée
- la liste des participants et leurs fonctions
- le programme du séminaire du projet
Etablir une demande pour obtention de la non objection de l’IDA, la soumettre à la --------//-------
3.2
signature du coordonnateur
3.3
soumettre au Task Manager du projet, la demande signée et les TDRs correspondants
RAF

3.4
désigner un billeteur Ad Hoc, suite à l’obtention de la non objection IDA
RAF
----------//------
3.5
Adresser une demande de déblocage des fonds au coordonnateur pour signature ainsi
qu’une copie de la non objection reçue
-----//------
3.6 Adresser la demande de décaissement et les pièces justificatives à la CAA pour
décaissement
Exécuter le décaissement conformément au budget approuvé suivant les termes et la CAA
3.7
non-objection de la Banque.
Il convient d’éviter dans la mesure du possible que le billeteur manipule en une seule ---------//-----
3.8 fois, des sommes assez importantes.

RAF
3.9 Effectuer toute remise de fonds au billeteur, contre décharge
Transmettre au plus tard dix (10) jours après la fin du séminaire toutes les pièces
justificatives des dépenses engagées, au chef comptable -----//------

procédures : 3 Administratives Section : 3.1 Gestion du Personnel

Opération : 3.1.5. Permettre la participation du personnel aux missions 1/2

1- objectifs : Réaliser les missions


2- évènement générateur Notification de la mission

3- Tâches à réaliser : Responsable :

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3.1 Etablir une demande de mission, et la faire approuver par le responsable habilité Personnel du
projet
Cette demande doit indiquer :
- l’exposé des motifs de la mission
- les objectifs
- les résultats attendus
- le lien avec le Projet
- la période et le lieu de la mission

Responsable
3.2 soumettre, la demande à l’approbation :
Concerné/RAF
- du Task Manager du Projet, pour les missions à l’étranger, après l’avoir
présenté à la signature du coordonnateur
- du coordonnateur, pour les missions intérieures

Etablir l’ordre de mission au nom du bénéficiaire : RAF


3.3
- pour les missions extérieures, après réception de la non objection IDA et
soumettre à la signature du coordonnateur
- pour les missions intérieures, après signature de la demande par le
coordonnateur

Etablir une demande de paiement, à adresser à la CAA après signature du


coordonnateur
3.4
La photocopie de l’ordre de mission dûment signé, la facture pro forma du titre de RAF
transport et une copie de la non objection de la Banque Mondiale devront être jointes à
la demande de paiement

Exécuter le décaissement conformément au budget approuvé suivant les termes de la


non objection de la Banque Mondiale

3.5
Effectuer toute remise de fonds au bénéficiaire, contre décharge CAA

3.6 Etablir à la fin de la mission, un état récapitulatif des dépenses réelles, appuyés de toute RAF
pièce justificative

Personnel
3.7
Adresser au plus tard dix (10) jours après la fin de la mission au responsable concerné, bénéficiaire
le rapport de fin de mission

--------//------
3.8

Version du 2 avril 2007 - 120 -


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Révisé le :

procédures : 3 Administratives Section : 3.1 Gestion du Personnel

Opération : 3.1.5. Permettre la participation du personnel aux missions 1/2

1- objectifs : Réaliser les missions


2- évènement générateur Notification de la mission

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.9 Transmettre au plus tard cinq (5) jours après la date de réception du rapport de fin de Responsable
mission, une copie au coordonnateur et au RAF concerné

Transmettre au plus cinq jours après la date de retour de mission les pièces Personnel
3.10
justificatives au RAF bénéficiaire

Procéder à l’encaissement ou au paiement du solde par rapport d’une part au


3.11 décaissement d’avance, d’autre part au budget préalablement approuvé par la Banque
RAF
(non-objection)

---------//------
Faire décaisser, en cas de complément à payer, après approbation du coordonnateur
3.12
Encaisser, en cas d’exécution contre délivrance d’un reçu au personnel
---------//-------
3.13

procédures : 3 Administratives Section : 3.1 Gestion du Personnel

Opération : 3.1.6. Accorder des congés au personnel du projet

1- Objectifs : Permettre au personnel du projet de jouir de son droit de conges


2- Evènement Générateur demande de congés par le personnel

3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 121 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

3.1 Notifier, par écrit, le responsable hiérarchique au moins un mois à l’avance la Personnel
période de ses congés
bénéficiaire

Juger en collaboration avec les autres responsables concernés ; le choix de la


3.2 Responsable concerné
période des congés en fonction des activités du projet

La période de congés pourra, éventuellement, être découpée pour permettre la


3.3 mise en congés de l’employé et le fonctionnement normal du projet -------//--------

Autoriser au préalable toute demande de congés ou de prolongation de congé et


la transmettre au RAF et au coordonnateur pour exécution
3.4 -----//------

Effectuer les formalités de mise en congé suivantes :


- préparation de l’attestation de mise en congé précisant le bénéficiaire et RAF
3.5
les dates de début et fin des congés
- calcul et décaissement de tous les droits prévus par le code de travail
Présenter au coordonnateur, pour approbation l’attestation de congé et pour
signature, les pièces de décaissement correspondantes.
3.6 Transmettre les pièces de règlement signées à la CAA pour décaissement --------//-----------

3.8 Remettre au personnel bénéficiaire de congé, contre décharge, l’attestation et les ---------//----------
chèques ou ordres de paiement correspondants

3.9 --------//------------
Déclarer les droits de congés et reverser les retenus sur salaire et les charges
patronales calculées auprès du trésor et de la CNPS.
3.10 Chef comptable

Comptabiliser dans les comptes du projet, les droits de congés, les charges
connexes et leurs paiements correspondants.
3.11 Classer après comptabilisation : Comptable junior
- les documents originaux, dans le chrono de la paie
- les copies des documents, dans le chrono des OD

procédures : 3 Administratives Section : 3.1 Gestion du Personnel

Opération : 3.1.7. Accorder des permissions d’absence au personnel

Version du 2 avril 2007 - 122 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

1- objectifs : Autoriser les absences du personnel


2- évènement générateur demande de permission d’absence du personnel du projet

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Adresser, par écrit au responsable hiérarchique, la demande de permission Personnel du


projet
Responsable
3.2 Juger en collaboration avec les autres responsables concernés, la permission d’absence
concerné
Autoriser au préalable toute permission d’absence et la transmettre au secrétariat de la
-------//--------
coordination et au RAF pour classement dans le dossier du personnel
3.3
Classer dans le dossier du personnel, la demande d’absence munie de l’accord du
responsable de l’agence concernée RAF
3.4

procédures : 3 Administratives Section : 3.1 Gestion du Personnel

Opération : 3.1.8. Evaluer le personnel du Projet

1- objectifs : Mesurer les performances du personnel


2- évènement générateur Fin de chaque exercice

3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 123 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

3.1 Préparer et mettre à jour un formulaire d’évaluation du personnel Coordonnateur


Responsables à
différents niveaux

Responsables à
différents niveaux
3.2 Evaluer le personnel en prenant en compte au moins les critères suivants :
- assiduité au travail et présence effective sur les lieux de travail
- ponctualité
- attitude à l’égard de l’autorité
- respect des Directives et des termes des accords
- qualité du travail, rendement dans l’accomplissement des taches qui lui sont
attribués
----------//------
- comportement au travail

recueillir, par écrit sur le formulaire, l’avis et la signature du personnel évalué


3.3
RAF

classer l’évaluation du personnel dans le dossier de l’intéressé


3.4

procédures : 3 Administratives Section : 3.2 Travaux de Secrétariat du projet

Opération : 3.2.1 Saisir les différents documents ou correspondances du projet

1- objectifs : Archiver les copies des documents ou correspondance émise par le projet
2- évènement générateur Réception du manuscrit du document à saisir

3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 124 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

3.1 Saisir dans le logiciel approprié (WORD,EXCEL,etc.) le manuscrit du courrier reçu Secrétariat
coordination

Transmettre pour première correction le manuscrit et la première édition à la personne


qui a initié le courrier ----------//------
3.2

Transmettre pour signature, au coordonnateur, après avoir éventuellement effectué les


dernières corrections
--------//--------
3.3

Reproduire la correspondance en nombre de copies nécessaires pour son dispaching


interne
-------//--------
3.4
Inscrire la correspondance dans le registre « courrier – départ »
--------//-------
3.5 (annexe2)
deux registres seront ouverts
- un premier pour les envois des correspondances et documents destinés aux tiers
(1)
- un second pour les envoies des fax (2)
affecter un numéro courrier-départ au courrier --------//------
3.6
transmettre une copie à chaque destinataire interne avec inscription dans le registre de
transmission interne ---------//--------
3.7

transmettre une copie au destinataire externe avec inscription dans le registre courrier-
3.8 départ (1)
---------//------
classer une copie du courrier dans un chrono ouvert à cet effet (classement
chronologique et numérique) il sera ouvert un chrono par type de registre. ------//---------
3.9

procédures : 3 Administratives Section : 3.2 Travaux de Secrétariat du projet

Opération : 3.2.1 réceptionner le courrier arriver au projet

1- objectifs : exploiter et archiver les document et correspondances reçus par le projet


2- évènement générateur Réception courrier/ document

3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 125 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
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Rédigé le :
Révisé le :

3.1 Apposer le cachet « courrier arrivée » sur le courrier ou document, et inscrire la date et Secrétariat
le numéro d’enregistrement dans les cases appropriées

Enregistrer dans le registre « courrier arrivée » tout courrier ou document adressé au


3.2 ----------/------
projet (annexe 2)
Deux registres seront ouverts :
- un premier pour les réceptions des correspondances et documents (1)
- un second pour les réceptions des fax (2)
-------//---------
Transmettre le courrier ou le document au coordonnateur du projet pour informations et
3.3 instructions
3.4 Photocopier le courrier ou document en nombre suffisant au cas ou un dispatching est ----------//------
demandé
procéder au dispatching des copies (à l’aide du registre de transmission interne) ou au --------//-------
3.5
classement selon les instructions du coordonnateur portées sur la correspondance
Classer l’original de la correspondance dans un chrono ou dossier ouvert à cet effet
3.6 (classement chronologique et numérique), il sera ouvert un chrono par type de registre, --------//--------
et par nature de courrier.

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 Suivi des immobilisations (Matériel et autre


équipements)

Opération : 3.3.0 Créer le dossier d’une immobilisation

1- objectifs : Assurer le suivi de chaque immobilisation


2- évènement générateur acquisition d’une immobilisation

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Créer un dossier par commande et un sous dossier par immobilisation dans le cadre des RAF
acquisitions des équipements du Projet
Ouvrir une fiche d’identification pour chaque immobilisation (Matériels ou
3.2 -----//--------
Equipements) acquis par le projet (annexe 13)
Les copies de tous les documents relatifs à chaque immobilisation (bon de commande,
bon de livraison, facture d’achat et d’entretien, contrat d’entretien) seront classées dans
ce dossier.

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 Suivi des immobilisations (Matériel et autre


équipements)

Version du 2 avril 2007 - 126 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
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Rédigé le :
Révisé le :

Opération : 3.2.1 Référencer l’immobilisation

1- objectifs : Déterminer l’identifiant de l’immobilisation


2- évènement générateur Copie procès verbal de réception de l’immobilisation

3- Tâches à réaliser : Responsable


:

3.1 Définir la référence (affectation d’un code interne) de chaque immobilisation acquise sur les
fonds du projet, structurée de la manière suivante :
Désignation début fin longueur type
comptable
Nature 1 3 3 alphabétique
Site 4 8 5 alphabétique
Niveau-site 9 10 2 alphabétique
Salle 11 12 2 numérique
N° ordre 13 15 3 alphanumérique
Exemple
Nature site niveau-site salle N°ordre
Ordinateur coordination° à l’étage N°6 1er ordinateurs/2
ORD RAF ET 06 ½
Mettre à jour sur EXCEL, à la date de chaque acquisition, la base de données (fichier des
3.2 -------//-----
immobilisations) relative à la situation des immobilisations acquises sur fonds du projet
Saisir les données suivantes :
Référence interne, code comptable, nature, date d’acquisition (livraison), coût d’acquisition,
3.3 codification technique, référence facture fournisseur, référence du règlement, désignation de --------//----
l’équipement, composante bénéficiaire, usages autres caractéristiques.
Editer à la fin de chaque trimestre la situation des immobilisations, cet état devra indiquer
la date de la dernière mise à jour
3.4
Transmettre une copie de l’édition de la situation trimestrielle, au coordonnateur du projet
-----//-------
Classer une copie de l’édition de la situation des immobilisations dans un chrono ouvert à
3.5 cet effet
------//------
3.6

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 Suivi des immobilisations (Matériel et autre


équipements)

Version du 2 avril 2007 - 127 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
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Révisé le :

Opération : 3.3.2 Marquer l’immobilisation

1- objectifs : Marquer l’immobilisation


2- évènement générateur Affectation du code interne de l’immobilisation

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Imprimer sur deux étiquettes, le code interne de l’immobilisation indiqué dans le fichier Comptable
des immobilisations
Vérifier que le code inscrit sur les deux étiquettes éditées est conforme au code indiqué
3.2 Comptable
dans le fichier des immobilisations
3.3 Comptable
Apposer physiquement une étiquette éditée sur l’immobilisation correspondante
3.4 --------//-----
Apposer la seconde étiquette sur le dossier de l’immobilisation
3.5 ------//-------
Ranger le dossier de l’immobilisation

Version du 2 avril 2007 - 128 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
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Rédigé le :
Révisé le :

procédures : 3 Administratives Section : 3.2 Suivi des immobilisations (Matériel et autre


équipements)

Opération : 3.3.3 Transférer l’immobilisation

1- objectifs : une immobilisation part d’un endroit vers un autre


2- évènement générateur Accord, par écrit, du coordonnateur

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Identifier l’immobilisation à transférer dans le fichier des immobilisations comptable


3.2 Identifier la nouvelle location de l’immobilisation à transférer ------//-------
3.3 Affecter un nouveau code interne à l’immobilisation correspondant ---------//------
3.4 Mettre à jour le fichier des immobilisations : ---------//------
- saisir le nouveau code interne à la place de l’ancien, la date de transfert, la
nouvelle localisation
imprimer sur deux étiquettes, le nouveau code interne de l’immobilisation indiquée
3.5 Comptable
dans le fichier des immobilisations
les étiquettes relatives aux transferts seront d’une couleur différente
vérifier que le nouveau code inscrit sur les deux étiquettes éditées est conforme au code
3.6 indiqué dans le fichier des immobilisations comptable
3.7 Apposer physiquement la nouvelle étiquette éditée sur l’immobilisation correspondante, Comptable
en dessous de la précédente.
Mettre à jour le dossier de l’immobilisation :
3.8 comptable
- classer l’accord de transfert du responsable de l’agence d’exécution
- apposer la nouvelle étiquette sur le dossier, en dessous de la précédente
classer le dossier de l’immobilisation
3.9 ---------//------

Version du 2 avril 2007 - 129 -


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Réf :
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Révisé le :

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 Suivi des immobilisations (Matériel et autre


équipements)

Opération : 3.3.4 Assurer l’immobilisation

1- objectifs : Couvrir l’immobilisation contre la survenance de certain risque


2- évènement générateur Réception de l’immobilisation

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Identifier les immobilisations, généralement exposées aux risques, à assurer Comptable
3.2 Souscrire une police d’assurance appropriée par immobilisation (véhicule) ou nature Coordonnateur
d’immobilisation (ordinateurs, autres machines électriques)
Mettre à jour le fichier des immobilisations :
3.3 RAF
- renseigner pour chaque immobilisation assurée, les risques couverts et le
numéro de la police d’assurance,
3.4 Chef comptable
mettre à jour les dossiers de l’immobilisation :
---------//-------
- classer dans le dossier, une copie de la police d’assurance qui couvre
l’immobilisation
3.5 classer le dossier de l’immobilisation ---------//-------

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 Suivi des immobilisations (Matériel et autre


équipements)

Opération : 3.3.5 Assurer l’entretien de l’immobilisation

1- objectifs : garantir le fonctionnement normal et régulier d’une immobilisation


2- évènement générateur acquisition de l’immobilisation

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Identifier les immobilisations nécessitant un entretien régulier Comptable


3.2 Sélectionner le(s) consultant(s) devant assurer leur maintenance Responsable
passation
marchés/RAF
3.3 Conclure un contrat de maintenance avec le (s) consultant (s) sélectionné (s)
Coordonnateur

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 suivit des immobilisations (Matériel et autres


équipements)

Version du 2 avril 2007 - 130 -


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Opération : 3.3.6 inventorier les immobilisations acquises sur les fonds du projet

1- objectifs : dresser une situation qualitative et quantitative du patrimoine du projet


2- évènement générateur fin de mois de juin, fin de mois de décembre

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Préparer et soumettre à l’approbation du coordonnateur une note informant tous les
responsables des sites où sont localiser les équipements acquis sur les fonds du projet de
la réalisation des inventaires
RAF
Cette note devra indiquer :
- la planning des inventaires (date/site)
- toute autre indication susceptible de permettre un meilleur déroulement de
l’inventaire physique
3.2 Etablir EXCEL un état vierge dit « registre d’inventaire » permettant l’inscription des RAF
références, désignation, localisation et état des immobilisations inventorier
Parcourir tous les site où sont localisés les biens du Projet, en compagnie des RAF / Comptable
3.3
responsables de chacun des sites
----------//------
Identifier sur chaque site à l’aide des étiquettes, toutes les immobilisations du projet
3.4
Relever les références, désignations, localisation et état des
--------//--------
Immobilisations
3.5
Faire signer aux intervenants dans l’inventaire, de chaque site, le procès verbal de
comptage du site. RAF/ Comptable
Responsable
3.6 Analyser les résultats de l’inventaire :
concerné
- rapprocher les résultats des contages avec les donnés inscrites dans le fichier des Comptable
3.7 immobilisations du projet

Version du 2 avril 2007 - 131 -


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Révisé le :

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 Suivi des immobilisation (matériel et autres


équipements)

Opération : 3.3.7 analyser les résultats de l’inventaire

1- objectifs : Harmoniser les résultats de l’inventaire avec données du fichier des immobilisations
2- évènement générateur fin de l’inventaire

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Saisir sur EXCEL le code interne des immobilisations inventoriées Comptable
3.2 Transférer sur EXCEL, les données relatives au fichier des immobilisations -----//---------
3.3 Trier la saisie de l’inventaire et le fichier immobilisation selon la clé du code interne -------//--------
Rapprocher les résultats du tri « saisi inventaire »avec celui du tri fichier des
immobilisations
3.4 ------//--------
Pointer le code interne des immobilisations inventoriées avec ceux inscrits dans le
-------//--------
fichier des immobilisations
3.5
Relever
3.6 ----------//------
- les immobilisations figurant dans le fichier et non inventorié (a)
- les immobilisation inventoriées et non inscrites dans le fichier (b)
- les immobilisations inventoriées et présentant un défaut (c)
éditer les états correspondants
3.7 comptable
procéder aux investigations et corrections nécessaires écarts (a) et (b)
3.8 -------//-------
Vérifier que le montant total TTC des immobilisations inscrites dans le fichier par code
3.9 comptable est égal à celui indiqué par le grand- livre des comptes correspondants. ----------//------
L’égalité montant total TTC des immobilisations selon le fichier= montant TTC des
immobilisations selon comptabilité doit toujours être vérifiée.
Transmettre l’extrait du fichier d’immobilisations relatif à l’état (c) au RAF pour visa ---------//------
et proposition de décisions
3.9 RAF
Transmission du rapport d’inventaire et suggestions au coordonnateur pour diffusion et
décisions
3.10

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 Suivi des immobilisation (matériel et autres


équipements)

Opération : 3.3.8 reformer les immobilisations

Version du 2 avril 2007 - 132 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
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Rédigé le :
Révisé le :

1- objectifs : constater la mise au rebut ou la sortie ou la sortie d’une immobilisation


2- évènement générateur procès verbal de la reforme

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Identifier les immobilisations objet de la reforme


Au cours du fonctionnement du projet, la reforme des immobilisations concerne
exclusivement celles mises hors services, les cessions d’immobilisations sont interdites.
RAF
A la fin du projet, toutes les immobilisations en état de fonctionnement seront
transmises officiellement au Ministère. Un procès verbal global de transfert sera établi.
Etablir le procès verbal de « mise hors service »
Ce procès verbal indiquera les immobilisations mises hors service, la date de
3.2 l’opération, le motif de la réforme et sa destination ; -------//--------
Il sera signé par le responsable concerné, le consultant en charge de l’entretien et de la
réparation dudit matériel, le RAF et le coordonnateur
Mettre à jour le fichier des immobilisations :
- saisir la date de la reforme, le motif de la reforme, la destination de la reforme
3.3 ----------//-----

Version du 2 avril 2007 - 133 -


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Rédigé le :
Révisé le :

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 Suivi des immobilisation (matériel et autres


équipements)

Opération : 3.3.7 analyser les résultats de l’inventaire

1- objectifs : Harmoniser les résultats de l’inventaire avec données du fichier des immobilisations
2- évènement générateur fin de l’inventaire

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Etablir un original et un duplicata (ou photocopies certifiées conformes) des pièces du RAF
véhicule (carte grise, assurance, vignette)
Le véhicule roulera en permanence avec le duplicata des pièces
Conserver, à la coordination, l’original des pièces dans le dossier du véhicule
3.2 Secrétariat
coordination
Etablir un registre des entrées et sorties de bons de carburant indiquant la date ----------//------
3.4
d’opération, les références de la facture, les quantités et valeurs des bons sorties,
véhicule bénéficiaire des bons, la décharge de l’utilisateur des bons sorties, les quantités
et valeurs des bons en stocks après chaque sortie
Affecter les bons de carburant acquis sur les fonds du projet exclusivement au ----------//------
3.5
fonctionnement des véhicules du Projet
Renouveler les approvisionnements de chaque véhicule en carburant nécessaire pour le ----------//------
3.6 plein du réservoir suivant le mode de rationnement retenu
3.7 Relever pour chaque véhicule à l’occasion de chaque approvisionnement en carburant ;
le kilométrage indiqué sur le tableau de bord ----------//------

3.8 Remonter le kilométrage indiqué sur le tableau de bord et la quantité du carburant Comptable
remise au RAF à l’occasion de chaque approvisionnement
Etablir pour chaque véhicule un carnet de bord ou sont seront considérées les dates ----------//------
3.9 d’opération, nature, montant et fournisseur d’entretien, nature, montant et fournisseur
des réparations, les références, quantités en litre et valeur des bons consommés,
Evaluer à chaque remise de bons et à chaque plein de réservoir, la consommation
moyenne de carburant au kilométrage ----------//------
3.10

Version du 2 avril 2007 - 134 -


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Révisé le :

procédures : 3 Administratives Section : 3.3 Suivi des immobilisation (matériel et autres


équipements)

Opération : 3.3.7 gérer les véhicules du projet

1- objectifs : utiliser judicieusement les véhicules du projet


2- évènement générateur acquisition d’un véhicule

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.11 Vérifier la cohérence des relevés du kilométrage à chaque approvisionnement en Comptable


carburant par rapprochement avec la relève à la remise des bons
Calculer, par véhicule, la consommation moyenne de carburant au kilométrage
3.12 --------//-------
Noter les éventuelles observations et / ou anomalies relatives aux consommations de
3.13 --------//-------
carburant, entretien et /ou réparation de véhicule
Informer, par écrit le responsable de l’agence d’exécution, des anomalies ou
3.14 observations pour prise de décisions ----------//------

Version du 2 avril 2007 - 135 -


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procédures : 3 Administratives Section : 3.4 Gestion des stocks

Opération : 3.4.1 entrer les matières et fournitures diverses en stocks ½

1- objectifs : suivre en quantité et en valeur, les entrées en stocks


2- évènement générateur réception des matières et fournitures gérées en stocks

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Gérer distinctement les matières et fournitures en stocks Comptable


matière
N.B : les bons de carburants seront gérés à la coordination par le chef comptable
Etablir par matière ou fourniture, de même nature et même référence gérée en stocks,
une fiche récapitulant les dates, tous les mouvements en stock initial, entrée, sortie et ---------//-------
3.2
stock final
Inscrire sur la fiche, sur la base du procès verbal de réception (ou copie du bon de
----------//------
3.3 livraison) la date et les quantités entrées en stocks
Classer la fiche de stocks
-------//---------
3.4 Apposer le cachet «SAISIE» sur la copie du procès verbal ou du bon de livraison, après
enregistrement ---------//-------
3.5
Classer le procès verbal ou le bon de livraison munie de la mention « SAISIE » dans le
chrono approprié ---------//-------
3.6

Version du 2 avril 2007 - 136 -


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procédures : 3 Administratives Section : 3.4 Gestion des stocks

Opération : 3.4.2 sorties les matières et fournitures diverses en stocks ½

1- objectifs : suivre en quantité et en valeur, les sorties de stocks


2- évènement générateur Besoin quelconque de matières et fournitures stockées

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Créer un formulaire « BON DE SORTIE » imprimé et pré numéroté (du carnet à
souche auto- carboné) ; chaque formulaire sera établi en quatre exemplaires dont trois à
RAF
détacher. Ce carnet est géré par le secrétariat de la coordination
3.2
Présenter la nature et quantités des besoins, de matières et fournitures, au secrétariat de
l’agence d’exécution Personnel projet
3.3 Consulter le stock théorique sur la fiche de stock pour s’assurer de la disponibilité des Secrétariat
besoins coordination
Remplir le carnet, en fonction des disponibilités, en indiquant notamment : ----------//------
3.4
- la date de sortie
- la nature et quantités du bien sorti
faire signer le bon de sortie par le responsable habilité et remettre le carnet au ---------//------
3.5
demandeur
3.6
se présenter chez le comptable matière muni du carnet avec le bon de sotie visée personnel projet
servir las natures et quantités de matières et fournitures mentionnées et viser le bon de comptable matière
3.7 sortie
------//-------
3.8 faire décharger le bon de sortie par le bénéficiaire des matières et fournitures
---------//-------
3.9 détacher et conserver le premier exemplaire (original) du bon de sortie
--------//-------
3.10 remettre les matières et fournitures ainsi que le deuxième exemplaire du bon de sortie
au bénéficiaire

Version du 2 avril 2007 - 137 -


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Révisé le :

procédures : 3 Administratives Section : 3.4 Gestion des stocks

Opération : 3.4.2 sorties les matières et fournitures diverses en stocks ½

1- objectifs : suivre en quantité et en valeur, les sorties de stocks


2- évènement générateur Besoin quelconque de matières et fournitures stockées

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.10 Enregistrer sur les fiches manuelles correspondantes, les soties de stocks en quantités Comptable
effectuées (sur la base de l’original du bon de sortie) et déterminer (sur la même fiche) matière
le stock après sortie
3.11
Apposer le cachet « SAISIE » sur le bon de sortie enregistrée
---------//--------
Classer, le bon de sortie munie de la mention « SAISIE » dans le chrono approprié
-----------//------
3.12
Renvoyer au secrétariat de la coordination, le carnet muni du troisième exemplaire et de
3.13 la souche du bon de sortie servie
----------//------
Ranger le carnet, en fin de mois, les troisièmes exemplaires et la souche du bon de
sortie y sont bien présents secrétaire
3.14
coordination
Détacher du carnet, en fin de mois, les troisièmes exemplaires de tous les bons de sortie
établis sur la période -------//------
3.15
Transmettre au RAF, au plus tard dix (10) jours après la fin du mois, les copies des bons
3.16 de livraison, tous les bons de sortie ainsi que les copies de toutes fiches de stocks
Responsables
mouvements au cours de la période d’exécution

Version du 2 avril 2007 - 138 -


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procédures : 3 Administratives Section : 3.4 Gestion des stocks

Opération : 3.4.3 inventorier les matières et fournitures, du projet, gérées en stocks ½

1- objectifs : dresser une situation qualitative et quantitative des stocks du projet


2- évènement générateur fin de trimestre

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Préparer et soumettre à l’approbation du Coordonnateur, une note informant tous


les responsables des agences des lieux où sont localisés les stocks acquis sur les
fonds du projet, de la réalisation des inventaires. Cette note devra indiquer :
RAF
- le planning des inventaires (dates / sites)
- toute autre indication susceptible de permettre un meilleur déroulement de
l’inventaire physique
établir une liste des références en stocks (fiches d’inventaires)
3.2 Comptable matières /
comptable/ RAF
procéder au comptage des quantités en stocks dans le magasin à la fin de chaque
trimestre (31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre ou aux dates les plus ------//--------
3.3
rapprochées de celles-ci)
procéder au comptage des quantités de bons de carburant dans le coffre- fort et
3.4 établir un procès verbal de comptage
RAF
renseigner les fiches d’inventaire au fur et à mesure du déroulement des comptages
Participants à
3.5 Rapprocher, à la fin du comptage, les quantités théoriques sur fiches manuelles l’inventaire
avec celles inventoriées.
Comptable
3.6 Ressortir tous les écarts éventuels et procéder éventuellement un nouveau comptage
des références présentant
3.7
Procéder aux corrections nécessaires après le nouveau comptage -------//--------

3.8
Participants
à l’inventaire

Version du 2 avril 2007 - 139 -


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procédures : 3 Administratives Section : 3.4 Gestion des stocks

Opération : 3.4.3 inventorier les matières et fournitures, du projet, gérées en stocks ½

1- objectifs : dresser une situation qualitative et quantitative des stocks du projet


2- évènement générateur fin de trimestre

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.9 Signer à la fin du rapprochement et des corrections, les procès verbaux de comptages Participants à
physiques l’inventaire

Transmettre une copie des procès verbaux de comptage au RAF Comptable


3.10

Etablir une note de synthèse, sur les opérations d’inventaire, à l’attention du


3.11
coordonnateur et des responsables d’exécution
Chef comptable

Adresser cette note de synthèse ainsi que les copies des procès verbaux de comptage
3.12 et la copie des références en stocks au coordinateur pour diffusion
---------//------

Classer dans un chrono approprié, la liasse :


3.13 - la note de synthèse élaborée
----------//------
- les copiés des procès verbaux de comptage

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procédures : 3 Administratives Section : 3.4 Gestion des stocks

Opération : 3.4.4 Traduire dans les comptes du projet, tous les mouvements de stocks

1- objectifs : enregistrer tous les mouvements de stocks


2- évènement générateur réception des pièces relatives au mouvement de stocks

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Vérifier que toutes les agences d’exécution gérant des stocks ont bien transmis, au Chef comptable
plus tard dix (10) jours après la fin du mois, les copies des fiches de stocks
mouvementés au cours de la période ainsi que les copies des bons de livraison et de
sortie justifiant les dits mouvements

Vérifier la cohérence de chaque fiche de stocks avec les pièces justificatives des
mouvements reçues
3.2 --------//------

Valoriser :
- les entrées au coût d’achat
3.3 ---------//------
- les sorties au coût moyen pondéré (CMUP)

comptabiliser les sorties de stocks de manière à retrouver en stocks finals, les


quantités inventoriées
3.4 ---------//---------

classer dans un chrono approprié, après exploitation, tous les documents reçus

3.5 ---------//--------

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III. GESTION BUDGETAIRE


INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE
ORGANISATION DE LA GESTION BUDGETAIRE
PRESENTATION DU BUDGET
PROGRAMMATION ET BUDGETISATION DES MICRO-PROJETS (PBAAB)
ELABORATION DU PTBA
EXECUTION DU BUDGET
CONTROLE BUGETAIRE
PRESENTATION DETAILLEE DES TRAVAUX DE GESTION BUDGETAIRE

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III.1.Intérêt de la gestion budgétaire


La pratique budgétaire est indissociable d'un souci de contrôle imposé souvent par la rareté des
ressources et la recherche de l'efficacité, voire de l'efficience qui conduit à rationaliser les dépenses
pour maximiser le résultat, par l'élaboration du budget (ou plan d'action chiffrée)
La gestion budgétaire est un mode de gestion consistant à traduire en programmes d'action chiffrés
appelés budgets, les décisions prise par la CNC avec la participation des responsables
Elle a deux phases :
La budgétisation correspondant à la phase d'élaboration du budget sous la forme d'un document
Le contrôle budgétaire qui est l'effort de comparaison de l'évolution des réalisations par rapport aux
données budgétaires pour la mise en évidence des écarts et la prise de mesures correctives.
Il convient de rappeler que la gestion budgétaire rentre dans une démarche plus large de gestion
prévisionnelle volontariste ou de planification qui intègre deux perspectives :
• La première dite Prospective est basée sur l'exploration du futur qui est à construire
• La deuxième dite Prévisionnel est fondée sur le passé qui est prolongé, projeté dans le futur
Cette démarche comprend en général trois horizons de prévision qui sont:
• Le long terme (5 à 10 ans) avec comme instrument le plan stratégique
• Le moyen terme (2 à 5 ans) avec comme instrument le plan opérationnel
• Le court terme (1 an) avec comme instrument le budget
Dans le cadre de ce chapitre, il ne s'agit pas d'aborder la planification à plus ou moins long terme mais
plutôt la gestion à court terme ; il n'en demeure pas moins que la démarche sera similaire avec juste
une plus grande implication d'intervenants extérieurs à la CNC comme le gouvernement et les
bailleurs de fonds.
De même il convient de souligner que :
• l'enregistrement des données à divers niveaux et domaines (comptabilité, Budget, Gestion des
immobilisations, gestion des stocks, gestion du personnel, Gestion de la trésorerie...) se fait à
l'aide du logiciel de gestion intégré, d'une part
• le compte-rendu chiffré des réalisations se fait dans le cadre de plusieurs dispositifs que nous
pourrons résumer en :
o Le tableau de bord ;
o La comptabilité générale ;
o La comptabilité analytique ;
o Le reporting
o Le contrôle budgétaire, d'autre part.
Ces différentes informations seront reprises par le système de suivi évaluation pour compléter
l'information relevant du suivi évaluation du Programme.

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III.2.Organisation de la gestion budgétaire


III.2.1 Principaux intervenants
En vue de suivre et de contrôler l'exécution du budget, le Programme dispose d'une organisation
budgétaire axée :
• Sur le RAF qui a pour rôle d’élaborer un cadrage budgétaire pour chaque cellule
fonctionnelle conformément au plan de financement stratégique ;
• Sur le RAF de la CNC, le comptable de la CNC et les comptables des CPP du PNDP qui ont
pour rôle de normaliser et de consolider le budget de leur unité, avec pour le RAF la
consolidation de l'ensemble des budgets du Programme conformément au cadrage ;
• Sur les autres responsables à savoir les coordonnateurs provinciaux pour la coordination
territoriale et les responsables des cellules fonctionnelles nationales et provinciales pour
assurer chacun à son niveau la coordination sectorielle.
III.2.2. Supports utilisés
Les responsables du contrôle budgétaires que sont le RAF et les Responsables fonctionnels aussi bien
nationaux que provinciaux suivent le budget, en exploitant systématiquement :
• les copies de bons de commande et
• Les fiches d'imputation d'engagement chargées de collecter l'information budgétaire et de la
reporter sur des fiches de situation budgétaire pour les engagements qui se font hors bons de
commande (Marchés ; Contrats ; Engagements directs (de trésorerie).
Les informations recueillies à l'aide de ces supports sont reportées sur les fiches de situation
d'engagement élaborées conformément à la structure budgétaire retenue et valable pour l'ensemble des
structures d'exécution du programme (CNC ; CPP).
Les fiches de situation d'engagements budgétaires sont arrêtées chaque fin de mois pour être
transmises le jour même aux Comptables provinciaux et aux correspondants fonctionnels nationaux ;
Le RAF reçoit les fiches de situation d'engagements des coordonnateurs provinciaux ainsi que celles
des responsables fonctionnels qui lui permettent de finaliser la consolidation de la situation budgétaire
d'ensemble.

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III.3. Présentation du budget


III.3.1. Objectif visé
Le budget est articulé pour fournir le cadre de prévision du coût des activités du programme ; il peut
être spécifique à une ou plusieurs activités, à une ou plusieurs opérations ou à un ou plusieurs projets
du programme ou alors en concerné l’ensemble des activités, opérations ou projets;
III.3.2. Structures du budget
Il est élaboré par la CNC et approuvé par la CNOP suivant plusieurs angles :
Nature (charges et produits, ressources et emplois tels qu'envisagé par la comptabilité générale) ;
Composantes et sous composantes telles que voulues par les responsables opérationnels :
• Destination pour suivre les structures et les unités (communautés et communes rurales) visées
par le programme ;
• Catégories et sous-catégories de dépenses définies par le bailleur de fonds ;
• Sources de Financements pour savoir ce qui est financé par chaque bailleur de fonds
comptabilité.
• Projets et/ou opérations spécfifiques (FEM, JSDF, PAPNDP)
Il est présenté sous forme :
• d'un budget consolidé Synthétique et détaillé
• d'une collection de budgets des structures d'exécution (CNC, CPP)
Ces différentes possibilités sont rendues possibles par l'utilisation d'un système de logiciels idoine
La structure des budgets et des documents y relatifs (plan d'action et des fiches d'imputation et de
situation d'engagement budgétaire) sera la même que l'on se situe au niveau national (CNC) ou au
niveau provincial (CPP)
Il convient de dire que sur le plan formel tous les coûts se rapportant aux immobilisations (
Incorporelles, Corporelles ou financières) relèveront du budget d'investissement ; de même la
structuration des composantes du programme permet de distinguer clairement le budget des frais
généraux du programme de celui des opérations.

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III.4. Programmation et budgétisation


Il faut distinguer
• les micro-projets d’une part et
• les activités hors micro-projets d’autre part
III.4.1- Programmation et budgétisation des microprojets (PBABB)
I.1. Avec l’appui des organismes d’appui locaux (OAL) et la participation des couches représentatives
de la population dont les femmes, un état des lieux suivi d’un diagnostic participatif est dressé sur
l’ensemble des problématiques de la pauvreté-vulnérabilité. Sur cette base, un projet de plan de
développement (PDL / PDC) triennal est élaboré, comprenant les chapitres suivants :
• le groupe cible (communauté de base ou communes)
• l’état des lieux de la communauté / commune avec ses principales réalisations
• L’effectif approximatif des habitants du village
• les principaux fléaux et leurs méfaits ;
• la liste des besoins spécifiques sous forme de micro-projets de développement ;
• les coûts estimatifs de l’ensemble des micro-projets ;
• un chronogramme triennal réaliste de réalisation des micro-projets identifiés
• Le plan de financement faisant apparaître la contribution annuelle de la communauté /
commune (en numéraire ou en nature) et celle attendue du PNDP ;
Les bénéfices attendus du projet. DIAGNOSTICS PARTICIPATIFS
I.2. Le Président du Comité de concertation à (avec l’appui des organismes d’appui locaux)

la base (ou le maire de la commune) soumet


pour étude de faisabilité, 3 copies du PDL Projet de plan de Projet de plan de
développement local développement
(PDC) au Comité Paritaire d’Approbation et de (projet PDL) communal (projet PDC)
supervision de niveau Communal - CPAC (de
niveau Provincial - CPAP) qui le valide et PlandedeDéveloppement
Développement
Plan
Comité Concertation Exécutif Communal
informe en retour le CC (Exécutif Communal) DuDuVillage
Village (PVD)
(CC) (PVD) (EC)
des micro-projets éligibles au financement
Demande d’éclaircissement
Processus permanent

AFDCR avec ampliation à la Cellule PDL provisoire PDC provisoire


Provinciale du Programme.
Soumission pour Soumission pour
I.3. La CPP s’assure que les seuils du PNDP étude faisabilité étude faisabilité
Transfert de fonds micro-projets

Transfert de fonds micro-projets

par tête d’habitant et par an sont respectés et


établit le Plan budget annuel d’activités des Comité Paritaire Comité Paritaire
d’Approbation d’Approbation
micro-projets (PBAAb) dont copie est envoyée Niveau Communal Non Niveau Provincial
(CPAC) (CPAP)
pour consolidation à la Cellule Nationale de
Oui Oui
Coordination ;
Transfert des PDL et PDC approuvés
I.4. Le PBAAb consolidé couvre l’ensemble avec classement des micro-projets
prioritaires
des micro-projets de toutes les provinces
actives (CPPi), chaque province ‘i’ comprenant
Cellule Provinciale
‘n’ communes actives ; chaque commune ‘n’ Programme (CPP)
comprenant ‘m’ communautés actives.
I.5. Le Coordonnateur de la CPP vire la totalité
des fonds dans le compte conjoint CNC : Consolidation S_i PBAAb-CPPi
communauté/commune (ou de la commune) à Sái micro-projets (SUn Communes + SU n,m communautés)

où ‘i’ représente une province active, ‘n’ une des communes actives de
la province ‘i’ et ‘m’ une des communautés actives de la commune ‘n’

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partir duquel les paiements du prestataire se font par tranche


III.4.2. Programmation et budgétisation des activités hors microprojets
(PBAAT)
Il s’agit principalement des activités mobilisatrices des fonds PNDP, en totalité ou en partie, via le
pouvoir d’ordonnancement de la CNC. Ces budgets ne tiennent pas compte des dépenses telles que les
salaires des fonctionnaires de l’Etat et agents communaux impliqués à différents niveaux du
programme, le fonctionnement des exécutifs communaux (EC) et le fonctionnement des comités de
concertation à la base (CC) lesquels suivent des procédures propres à ces organismes publics.
Le budget annuel d’activités à provenir de la présente programmation (PBAAt) comprendra donc :
l’ensemble des activités pilotées par la CNC dont les dépenses du Comité National d’Orientation et de
Pilotage (CNOP), soit PBAAt (CNC + CNOP)
l’ensemble des activités pilotées par les CPP actives et incluant à chaque fois, les dépenses du Comité
Paritaire d’Approbation et de supervision de niveau Provincial (CPAP) et celles des Comités Paritaires
d’Approbation et de supervision de niveau Communal (CPAC) ; ainsi pour une province active ‘i’
donnée, on a PBAAt (CPPi + CPAPi + S/n CPACn) où ‘n’ représente une commune active de la
province ‘i’ ; soit pour l’ensemble des provinces :
SÉi PBAAt (CPPi + CPAPi + SÉ n CPACn) où ‘i’ représente une province active et ‘n’ une des
communes de la province ‘i’.
D’où la formule du budget des activités hors micro-projet :
PBAAt = PBAAt [CNC + CNOP + Si (CPPi + CPAPi + Sn CPACn)]
où ‘i’ représente une province active et ‘n’ une des communes actives de la province ‘i’
CNC / CNOP CPPi/CPAPi /CPACi,n
a. Au plus tard le 30 octobre, le Coordonnateur National, la Programmation centrale Programmation provinciale
PBAAt S½i PBAAt
CNC et les CPP fonctionnels arrêtent chacun un plan budget (CNC + CNOP) (CPPi + CPAPi + Sán CPACin)
annuel d’activités hors micro-projet (PBAAt) comprenant où ‘i’ représente une
pour chacun : province active et ‘n’
une des communes
• la liste des activités et tâches conformément au cadre CNC : Consolidation PBAAt actives de la province ‘i’
[CNC + CNOP] +
logique ; SÞ
i[ CPPi + CPAPi + SÞ n CPACi,n)]

• leur chronogramme de réalisation physique ; Date limite 30 octobre

• les ressources humaines nécessaires ; Comité de Pilotage

• le budget d’exécution activité par activité ;


Atelier planification
- bilan exercice passé
- validation PBAAt
Approvisionnement

• le plan de financement avec le détail des sources de


Comptes spéciaux

- choix des localités et


validation PBAAb
financement et le calendrier de décaissement dans
l’année ;
Plan budget annuel activité
• le plan de passation des marchés applicable aux PBAA = PBAAt + PBAAb
activités ainsi prévues ;
• les indicateurs de performance physique et les Diffusion PBAA aux
partenaires
Date limite
15 novembre
valeurs cibles à atteindre.
Le Responsable Administratif et financier se charge de la Bailleurs
consolidation des différents budgets en un plan budget annuel
d’activités hors micro-projets (PBAAt);
Un modèle de PBAAt est présenté en annexe du manuel de suivi
b. Au plus tard le 15 novembre, la Cellule Nationale de Coordination organise un atelier de pl.
anification réunissant les responsables de chaque Coordination et les bailleurs de fonds dans le but de :
• faire le point sur l'avancement des activités et le niveau de réalisation des objectifs du PNDP ;

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• examiner et valider le PBAAt soumis par les différentes Cellules de Coordination ;


• sélectionner les zones actives selon les critères établis en tenant compte des cartes de la
pauvreté ;
• chiffrer les besoins maximum en Appui Financier au Développement des Communautés
Rurales pour ces communautés en appliquant les taux plancher ;
• dégager le budget annuel AFDCR ou PBAAb pour les douze prochains mois.

III.5. Elaboration du programme de travail et du budget annuel (PTBA)


Les principales étapes de la procédure d'élaboration du PTBA sont les suivantes :
• Elaboration et diffusion par le CN des Instructions de préparation du budget ;
• Réunions de prise de connaissance des instructions par les responsables fonctionnelles et
provinciales et diffusion en direction de leur s collaborateurs (du point de vue fonctionnel et
territorial respectivement)
• Construction à chaque niveau des plans de travail et des données y relatives :
• description du Programme et objectifs visés
• Point d'exécution au 30 Sept du PTBA précédent
• Programmes d'activité par composante
• Programmation physique et financière des activités par composante
• prévisions budgétaires par cellule fonctionnelle et par composante
• plan de financement des activités et prévisions de déboursements par source de financement
• Plan d'achat Plan de formation Planning des activités par cellule fonctionnelle
• Envoi des plans de travail et des données y relatives
• Séminaire de consolidation et d'approbation des PTBA
III.5.1. Elaboration et diffusion des instructions de préparation du budget
Le CN, conformément aux orientations définies par le CNOP, initie quatre mois avant la fin de l'année
civile, une note circulaire contenant les instructions budgétaires, à l'attention des responsables du
PNDP:
• Responsables des cellules fonctionnelles du CNC ;
• Coordonnateurs provinciaux.
La note circulaire indique notamment :
01. Les principaux objectifs à atteindre au cours de l'exercice à venir ;
02. Les Ressources Financières Mobilisables présentées globalement et par :
• Activités du projet
• Catégories de dépenses
• Province;
• Bailleur de fonds
03. Les décaissements effectifs et les dépenses engagées au cours des 6 ou 9 mois de l'exercice en
cours présentés globalement et par :
• Activités du projet
• Catégories de dépenses

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• Province;
• Bailleur de fonds
04. Le calendrier des opérations de préparation du budget qui se présente schématiquement comme
suit :

Période Activités

1 Sept Emission note Circulaire

8 - 14 Sept Réunion préparatoire au Niveau de la CNC

15 - 21 Sept Réunion préparatoire au Niveau Provincial

22 –30 Sept Construction des plans de travail et de données y relatives

1- 21 Oct. Remontée des plans de travail et de données y relatives

22-31 Oct. Séminaire de consolidation et d’approbation au Niveau provincial

1- 7 Nov. Envoi au siège National des Budgets et des programmes d’action

8 - 14 Nov. Séminaire de consolidation et d’approbation au Niveau de la


coordination Nationale du Programme
15 - 21 Nov. Transmission du PTBA à la Banque Mondiale pour avis de non-
objection Débats budgétaires et Réactions

22 - 30 Nov. Corrections & Adoption du PTBA par le CNC

1 – 7Déc. Approbation du PTBA par le CNOP

8 - 14 Déc. Transmission du PTBA à la Banque Mondiale

La note circulaire est émise le premier jour de septembre ; dès réception de la note Circulaire, chaque
responsable répercute la dite note aux responsables sous sa responsabilité et les invite à une réunion
préparatoire au cours de laquelle il répercute les instructions reçues ainsi que ses propres consignes.
Les représentants des bailleurs de fonds intervenants tant au niveau national que des provinces sont
conviées aux réunions préparatoires.
III.5.2. Tenue de réunions de prise de connaissance des instructions par les
responsables fonctionnels et provinciaux
Au niveau national
Budgétaire entre le CN, son adjoint, les responsables de cellules fonctionnelles nationales et les
coordonnateurs provinciaux.
Chaque Responsable fonctionnel national se réunit avec ses correspondants provinciaux
Au niveau provincial
Entre le 15 et le 21 septembre, une réunion se tient une semaine après la semaine de diffusion de la
note d'instruction budgétaire entre le CP, son adjoint les responsables d'unités fonctionnelles
provinciales

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III.5.3 Construction des plans de travail et des données y relatives


Entre le 22 et le 30 septembre, chaque responsable amorce concrètement la construction du plan de
travail de l'année suivante et la collecte des données y relatives.
Le plan de travail et les données de chaque responsable sont présentés sous la forme standard retenue
III.5.4. Envoi des plans de travail et des données y relatives
Le plan de travail et les données de chaque responsable remontent de l'échelon structurel le plus bas à
l'échelon supérieur.
Entre le 1er et le 21 octobre,
Les responsables des unités fonctionnelles de la cellule provinciale du PNDP doivent avoir fait
parvenir à leur coordonnateur provincial et à leur correspondant de la cellule nationale leurs
propositions
Les responsables Fonctionnels de la cellule nationale de coordination du PNDP qui ont la
responsabilité de la coordination fonctionnelle retournent à leurs correspondants provinciaux les
propositions annotées et/ou amendées
III.5.5. Séminaire de consolidation et d’approbation des PTBA
Entre le 22 et le 31 octobre, chaque cellule provinciale tient son séminaire provincial de consolidation
et d'approbation de l'avant projet de son PTBA
Entre le 1er et le 7 novembre tous les budgets sont envoyés au siège
Entre le 8 et le 14 novembre, la cellule nationale tient un séminaire national de consolidation et
d'approbation de l'avant projet du PTBA du Programme
Entre le 15 et le 21 l'avant projet du PTBA du Programme est envoyé à la banque mondiale pour
l'obtention de la non-objection
Entre le 22 et le 30 novembre. La CNC procède aux dernières Corrections et Adopte le PTBA
8 - 14 Décembre. Transmission du PTBA à la Banque Mondiale
Entre le 1 et le 7décembre, l'avant-projet du PTBA est présenté au CNOP pour approbation de manière
à permettre sa mise en œuvre dès le 1er jour de l'année civile.
Entre le 8 et le 14 décembre le budget adopté par le CNOP est transmis formellement au bailleur de
fonds.

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III.6. Exécution du budget


III .6.1. Généralités sur l’exécution du budget du PNDP
L'ordonnateur du budget de la CNC est le CN.
Les CP au niveau provincial en ce qui concerne le budget de leur CPP sont les ordonnateurs délégués
desdits budgets
Au niveau national, Le RAF secondé par le comptable national et au niveau provincial le comptable
provincial sont chargés d'assurer la gestion et le suivi du budget. Ils assurent notamment :
• La tenue quotidienne des états d'exécution du budget du CNC et la consolidation mensuelle
des budgets des structures décentralisées ;
• Le suivi des engagements a priori par nature, activité, catégorie de dépenses, par source de
financement et par province.
Dès que le budget est approuvé, le Coordonnateur national notifie à chaque responsable fonctionnel
national et à chaque coordonnateur provincial l'enveloppe budgétaire qui lui est affectée par nature,
activité, catégorie de dépenses. Cependant il doit être clair que les responsables fonctionnels bien
qu'ayant un rôle de suivi des activités relevant de leur domaine et des budgets y relatifs, ne peuvent se
substituer aux coordonnateurs provinciaux en ce qui concerne la gestion des budgets affectés aux
CPP.
De même Il convient de noter que l'engagement et la liquidation des dépenses doivent respecter les
principes cadre ci-après :
Aucune dépense n'est autorisée si elle n'est pas inscrite au budget annuel approuvé dans le cadre du
PTA et du Budget.
Les dépenses d'une Cellule sont initiées par le Responsable de ladite Cellule ou sous sa supervision ;
son visa y sera apposé.
En vue de l'approbation des factures relatives aux dépenses engagées, avant leur transmission à la
Cellule administrative et financière, un visa technique est requis.
L'avis du Responsable Administratif et Financier (du comptable au niveau provincial) est requis pour
confirmer l'existence du budget et de la trésorerie nécessaire ; son visa y sera apposé.
La dépense n'est effectivement engagée qu'après accord du CN ; sa signature y sera apposée.
Une distinction sera faite entre le budget de fonctionnement propre du PNDP (Frais généraux et coût
des investissements) et le budget des opérations (Microprojets et autres opérations de soutien)
III.6.2. Exécution du budget pour couvrir les Frais Généraux et le Coût des
Investissements du PNDP
Il faut distinguer ici les budgets respectifs de chaque structure individuelle (CNC/CPP) pour couvrir
les Frais Généraux et le Coût des Investissements du PNDP.
En ce qui concerne la CNC, le RAF devra veiller au respect de l'enveloppe autorisée.
En ce qui concerne les CPP, une avance de fonds de trois mois de fonctionnement est mise à leur
disposition au début de chaque exercice. L'avance de fonds est logée dans le compte de contrepartie
provincial.
III.6.3. Exécution du budget pour couvrir les opérations du Programme
conduites par la CNC et les CPP
Il faut distinguer ici les budgets respectifs de chaque structure individuelle (CNC/CPP) pour trois
catégories d'opérations ;

Version du 2 avril 2007 - 151 -


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01. Les microprojets des communautés ;


02. Les microprojets des communes ;
03. Les opérations d'appui relevant des CPP ;
04. Les opérations d'appui relevant de la CNC.
01. Opérations relatives aux microprojets des communautés
Une avance de fonds à hauteur de 50% du montant total du budget du microprojet à financer de la
communauté concernée est transférée à partir des comptes de 2è génération A de la CPP dans le
compte de la communauté ouvert au niveau de la commune. Pour effectuer le transfert des paiements
des microprojets approuvés par le CPAC notification devra être faite à la CPP par le CPAC.
02. Opérations relatives aux microprojets des communes
Une avance de fonds à hauteur de 50% du montant total du budget du microprojet à financer de la
commune concernée est transférée à partir des comptes de 2è génération du compte spécial A de la
CPP dans le compte de la commune ouvert au niveau de la commune. Pour effectuer le transfert des
paiements des microprojets approuvés par le CPAP notification devra être faite à la CPP par le CPAP.
03. Opérations d'appui relevant des CPP
En ce qui concerne les opérations d'appui relevant des CPP (Tout ce qui est appui à l 'élaboration des
PDL ; PPDC ou montages de requêtes de financement ; ou encore études intercommunales ou
intercommunautaires), une avance de fonds de trois mois fonctionnement est mise à la disposition des
CPP au début de chaque exercice. L'avance de fonds est logée dans le compte de contrepartie
provincial.
Le Comptable de chaque CPP devra veiller aux respects de l'enveloppe autorisée
04. Opérations d'appui relevant de la CNC
En ce qui concerne les opérations d'appui relevant de la CNC (Tout ce qui est Etudes, Formation,
Ateliers, Séminaires à vocation nationale ou interprovinciale...), le RAF de la CNC devra veiller aux
respects de l'enveloppe autorisée
En tout état de cause
Le Comptable de la CPP adresse, via le comptable de la CNC, au RAF sur une base mensuelle (le 1er
jour du mois suivant), un état justificatif des dépenses effectuées, accompagné des originaux des
pièces justificatives et du relevé bancaire dudit compte. Les copies des pièces justificatives de
dépenses sont conservées à la CPP. Après vérification de la fiabilité et de la régularité de l'état des
dépenses par le RAF National, et approbation du CN, le compte est réapprovisionné par débit du
compte spécial A, du montant des dépenses réalisées au cours du mois.

III.7. Contrôle budgétaire


III.7.1 . Généralités du contrôle budgétaire
En vue d'assurer un contrôle efficace de l'exécution du budget tant au niveau national (consolidé et
non consolidé) qu'au niveau provincial, il est essentiel d'une part que le budget annuel donne lieu à un
découpage mensuel et d'autre part que soient ouvertes des fiches de suivi et de situation d'engagements
au niveau des responsables des différents budgets.
Si le rôle de centralisation échoit, sous la responsabilité des coordonnateurs au RAF et aux
comptables, le contrôle budgétaire est l'affaire de tous les responsables notamment les coordonnateurs
provinciaux, les responsables fonctionnels de la CNC et des CPP
Chaque fois qu'il y a un engagement (Contrat, bon de commande, lettre-commande, marché, Avance
de fond, Note de frais) à prendre ou à constater, il doit systématiquement prêter à examen pour
s'assurer non seulement de son opportunité, de sa régularité, de sa faisabilité et de l'existence
disponibilités budgétaires et monétaires.

Version du 2 avril 2007 - 152 -


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Le bon de commande est le support par excellence de la prise d'engagement, mais il ne couvre pas
l'exhaustivité des engagements car il y a des contrats, des marchés et même des engagements
directs(achats comptant)
Dans ces conditions ces différentes catégories d'engagement doivent donner lieu à émission d'un bon
d'engagement (BE) établi en trois exemplaires BE3au niveau des signataires desdits engagements que
sont généralement Le CN, les CPP, le RAF, Le comptable et le Caissier
Ce bon d'engagement (BE) est ainsi ventilé :
La BE3 reste à la souche
La BE1&2 va au visa du RAF et/ou du CN puis la BE2 reste au niveau du RAF
La BE2 va à la comptabilité puis
la BE1 reste au niveau du RAF
III.7.2. Procédure de contrôle budgétaire
Avant de viser tout engagement, tout responsable fonctionnel donné, et le RAF en dernier ressort,
devra s'assurer de l'existence des disponibilités sur la ligne concernée pour le mois en cours.
Chacun tiendra à son niveau un grand livre de fiches de situation des engagements pour chaque
catégorie de dépenses et par source de financement. Ces fiches seront quotidiennement mises à jour
En fin de mois, chaque responsable et le RAF en particulier, produira les tableaux de bord budgétaires
mensuels permettant de suivre à son niveau, de façon fiable l'exécution des budgets par catégorie de
dépenses et par source de financement.
Le RAF devra consolider la situation globale après prise en compte des situations des CPP et
rapprochement des situations des responsables fonctionnels nationaux qui auront intégré les situations
de leurs correspondants provinciaux. Il reçoit ces différentes situations, 5 (Cinq) jours au plus tard
après le début du mois suivant
Une situation complète de la situation mensuelle et cumulée est présentée au CN 8 ( huit) jours au plus
tard après le début du mois suivant.
Le Coordonnateur national du Programme convoque une fois par mois les Chefs de cellule de la CNC
ainsi que les CP pour commenter le niveau d'exécution du budget et recommander des actions
correctives s'il y a lieu.
III.7.3. Production du contrôle budgétaire
Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport financier comprenant :
• Une description succincte du projet et des objectifs visés ;
• Une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux objectifs de
la Période ;
• Une analyse détaillée du niveau d'exécution des budgets par catégorie de dépenses, par
composante, par province et par source de financement ;
• Une analyse des dépenses par source de financement et par catégorie de dépenses ;
• Une analyse des dépenses par source de financement et par catégorie de dépenses ;
• Une analyse de la situation de trésorerie
En fin de trimestre, la comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et
budgétaire par catégorie de dépenses, par composante, par province et par source de financement.
Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation des rapports
financiers trimestriels.
L'utilisation d'un logiciel de gestion intégré permettra d'assurer la concordance des données
budgétaires, comptables, analytiques et statistiques.

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III.8. Présentation détaillée des principaux travaux de gestion budgétaire

procédures : Budgétaires Section : Elaboration du budget

Opération : …1 Elaborer le budget annuel du projet

1- objectifs : Doter le projet d’un plan d’actions pour l’exercice


2- évènement générateur Préparation d’un nouvel exercice

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Elaboration diffusion et vulgarisation des instructions de préparation du programme de Coordonnateur


travail annuel et du budget. National
Animations des réunions de prise de connaissance des instructions de préparation du Responsables
3.2
programme de travail annuel et du budget fonctionnels et
provinciaux
3.3 Responsables
Animation des réunions par cellules pour la préparation des plans de travail et des
opérationnels des
besoins en quantité et en valeur pour leur réalisation
cellules et services
----------//------
3.4 Construction des plans de travail et des données y relatives sous la forme standard
Responsables
retenue et transmission au supérieur hiérarchique
fonctionnels et
3.5 Consolidation des plans de travail et données y relatives par unité fonctionnelle provinciaux
Responsable suivi

3.6 Consolidation de l’ensemble des plans de travail et élaboration du projet du programme évaluation et RAF
de travail annuel et du budget du projet --------//--------

3.7
Transmission du projet du programme de travail annuel et du budget à la coordination Coordinateur
nationale national du projet
3.8 Animation d’un atelier d’examen et de validation du programme de travail annuel et du Atelier de
budget validation

3.9 Adoption du programme de travail annuel et du budget du projet


Coordinateur
national
3.10 Transmission du budget à l’administration et à la Banque Mondiale pour autorisation et
non objection Ministère de
3.11 tutelle
Acceptation du budget
Obtention de l’avis de Non – objection Banque mondiale
3.12

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procédures : Budgétaires Section : Exécution du budget

Opération : …1 Suivre l’exécution du budget annuel du projet

1- objectifs : Assurer la bonne exécution du programme de travail annuel et budget du projet


2- évènement générateur Non – objection de la Banque Mondiale

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.12 Prescription des actions à entreprendre pour améliorer l’efficacité des actions du projet Coordonnateur
National

Rédaction du rapport mensuel d’exécution du budget et de réalisation des objectifs du


projet RAF et
3.13
responsable du
Suivi évaluation

Edition des tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et budgétaire par
3.14 Chef comptable
catégorie de dépenses, par composante, par province et par source de financement
Elaboration des projets de rapports et situations trimestriels d’exécution du budget du
programme
3.15 RAF/Comptable
National et
responsables
Examen et approbation des rapports et situations trimestriels d’exécution du budget du fonctionnels
programme
Diffusion des rapports et situations trimestriels d’exécution du budget du programme

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procédures : Budgétaires Section : Exécution du budget

Opération : …1 Suivre l’exécution du budget annuel du projet

1- objectifs : Assurer la bonne exécution du programme de travail annuel et budget du projet


2- évènement générateur Non – objection de la Banque Mondiale

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Transmission au secrétariat de l’administration et finances ou au comptable provincial Tout le personnel


de tout besoin d’engagement du projet inscrit au budget approuvé par le responsable de du projet
la cellule concernée
RAF/comptable
Vérifier quotidiennement la conformité et l’existence des ressources budgétaires et provincial
3.2 approuver au préalable l’ensemble des dépenses et besoins en fournitures
Comptable
3.3 Imputer au quotidien en comptabilité générale, analytique et budgétaire, l’ensemble des National/
dépenses et consommations de fournitures du projet Comptable
provincial
RAF/comptable
provincial
3.4 Vérifier au quotidien les états d’exécution du budget

RAF/Comptable
3.5 Collecter, consolider les engagements budgétaires à la fin de chaque mois et produire National
les tableaux de bord budgétaires mensuels
RAF
Présenter la situation complète mensuelle au Coordonnateur dans les huit (8) jours
3.6 Coordonnateur
suivants la fin du mois
National
3.7 Convoquer la réunion mensuelle pour adoption du tableau de bord budgétaire

RAF
3.8 Examen, discussion et adoption des situations budgétaires des unités opérationnelles à /responsables
tous les niveaux fonctionnels et
provinciaux
RAF

3.9 Consolidation de la situation globale et présentation du tableau de bord budgétaire


mensuel consolidé --------//--------
Transmission du tableau de bord budgétaire mensuel consolidé au Coordonnateur
3.10 National pour approbation
Coordonnateur
3.11 Approbation et diffusion du tableau de bord mensuel National

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IV. PASSATION DES MARCHES


CADRE GENERAL3 DES MARCHES PUBLICS
PROCEDURES DE PASSATIONS DES MARCHES
SYSTEMES DE CLASSMENT DES DOSSIERS DE PASSATION DE MARCHES

3
En date du 24 septembre 2004, un décret présidentiel a porté exécution du code de passation des marchés
publics, ce code fixe les règles applicables à la passation, à l’exécution et au contrôle des marchés publics.

Version du 2 avril 2007 - 157 -


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IV.1. Cadre général des marchés publics


La procédure d’acquisition des biens et services est régie par les textes en vigueur en République du
Cameroun, notamment ceux sur les marchés publics pour autant qu’ils ne soient pas contraires aux
dispositions pertinentes de l’accord de crédit, des Directives de l’IDA sur la passation des marchés,
car conformément à l’article 4 alinéa 1 du décret n° 2004/275 du 24 septembre 2004 portant code des
marchés publics suscité, en cas de conflit entre les décrets camerounais et les dispositions contenues
dans les conventions de financement bilatérales ou multilatérales portant sur le financement d’un
marché donné, les dispositions des conventions internationales signées ou avalisées par l’Etat ont la
primauté sur les décrets.
Les marchés publics sont réglementés au Cameroun par le code de passation des marchés publics du
24 septembre 2004 et des textes annexes. Ce code fixe les règles applicables à la passation, à
l’exécution et au contrôle des marchés publics.
La procédure de passation de marchés est fonction de la nature des biens et/ou services non
intellectuels à commander et de leur montant. On distingue les engagements passés par :
• Bon de commande pour une offre inférieure ou égale à cinq millions (5 000 000) de francs
CFA
• Lettre - commande pour une offre supérieure à cinq millions (5 000 000) de francs CFA. et
inférieure ou égale à trente millions (30 000 000) de francs CFA
• Lettre - marché pour une offre supérieure à trente millions (30 000 000) de francs CFA
Trois modes de passation des marchés sont appliqués au PNDP :
• L’appel d’offre (AO) qui peut être International (AOI) ou National (AON) ;
• La commande effectuée après consultation des fournisseurs
• L’entente directe.
IV.1.1. Cadre général des marchés au Cameroun
Le marché public se définit comme un contrat écrit passé conformément aux dispositions du Code des
marchés publics par lequel un enrepreneur, un fournisseur ou un prestataire de service, s’engage
envers l’Etat, une Collectivité territoriale décentralisée, un établissement public ou une entreprise du
secteur public ou parapublic, soit à réaliser les travaux, soit à fournir des biens et services moyennant
un prix.
Par marché, il faut entendre un ensemble de pièces visées dans le Code des marchés publics
auxquelles il est fait expressément référence dans les clauses administratives générales et les clauses
administratives particulières du contrat. Il fait l’objet d’un document unique rédigé recto verso.
A/INTERVENANTS
Selon les cas les intervenants sont ;
A01-L’AUTORITE CHARGEE DES MARCHES PUBLICS est l’autorité placée à la tête de
l’Administration publique compétente dans le domaine des marchés. Cette autorité est le Premier
Ministre, Chef du Gouvernement.
Il donne son visa avant la signature des marchés dont les montants sont supérieurs à 5 milliards de
francs.
A02-L’AUTORITE SIGNATAIRE est l’autorité investie du pouvoir de signer les marchés de sa
compétence pour le compte de l’Etat, de la Collectivité publique, de l’Entreprise publique ou de
l’Etablissement Public
Cette autorité est :
• Le Chef du Département Ministériel ;

Version du 2 avril 2007 - 158 -


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• Le Directeur Général de l’entreprise Publique ou de l’Etablissement Public,


• Le Responsable de la Collectivité Publique ;
• Le Gouverneur de la Province ou le Préfet du Département pour les marchés financés sur
crédits délégués,
A03-Les MAITRES D’OUVRAGES sont les Chefs de départements ministériels, les chefs de
l’exécutif des collectivités territoriales décentralisées, les Directeurs généraux et Directeurs des
établissements publics et des entreprises du secteur public et parapublic, bénéficiaires des prestations
prévues dans le marché.
Ils sont responsables de la phase préparation et lancement qu’ils assument tout seuls et de l’attribution
ainsi que de la signature des marchés quel que soit le montant.
A04-Le MAITRE D’OUVRAGE DELEGUE est le Gouverneur de la Province ou le Préfet du
Département territorialement concerné par le projet et habilité à passer et à signer le marché financé
sur crédits délégués par le Maître d’ouvrage.
Il est le cas échéant responsable de la phase préparation et lancement qu’il assume tout seul et de
l’attribution ainsi que de la signature des marchés quel que soit le montant.
A05-Le MAITRE D’OEUVRE est choisi par le Maître d’Ouvrage pour assurer la défense des intérêts
de ce dernier aux stades de l’élaboration, de l’exécution et la réception des prestations objet du
marché.
Le Maître d’œuvre peut être l’Administration publique compétente dans le domaine des marchés ou
toute personne morale ou physique de droit public ou privé, un ingénieur conseil choisi après appel
d’offres.
A06-L’AGENCE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS ; c’est la structure étatique en
charge de la régulation des marchés publics, le suivi et l’évaluation du système des marchés publics A
cet effet, elle est chargée de :
• contribuer à la formation et à l’information des intervenants dudit système sur la
réglementation et les procédures applicables aux marchés publics
• élaborer et diffuser les documents types et Manuels de Procédures
• apporter, en tant que de besoin, tout appui technique nécessaire aux Maîtres d’Ouvrage et aux
commission spéciales des marchés publics
• veiller, par des études et avis réguliers, à la saine application de la réglementation et des
procédures relatives aux marchés publics et de faire toutes recommandations ou propositions
d’amélioration appropriées
• collecter et centraliser, en vue de la constitution d’une banque de données, la documentation et
les statiques sur l’attribution, l’exécution et le contrôle des marchés publics. A cet effet,
l’Agence reçoit des maîtres d’Ouvrages et des commissions des marchés, copies des pièces et
autres documents ou rapports concernés dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans
les archives relatives aux marchés publics.
• Procéder à la publication, dans le journal des marchés publics, des avis d’appels d’offres des
résultats des attributions, des montants et des délais des marchés ;
• Recruter les observateurs indépendants ;
• Contribuer à la promotion d’un environnement transparent favorable au jeu de la concurrence
et au développement d’entreprises et compétences nationales stables et performantes ;
• Proposer au Gouvernement et aux maîtres d’Ouvrages, toute mesure tendant à améliorer le
système de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics ;
• Participer à la mise à jour de la réglementation sur les marchés publics ;
• Elaborer un référentiel d’assurance qualité pour les agences d’exécution des marchés publics ;

Version du 2 avril 2007 - 159 -


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• Evaluer les capacités des institutions et convenir des actions correctives et préventives pour
l’amélioration de l’exécution du portefeuille ;
• De réaliser toute autre mission relative aux marchés publics qui lui est confiée par le
Gouvernement ;
• Participe aux réunions internationales ayant trait aux marchés publics et entretient des
relations de coopération technique avec les organismes internationaux agissant dans ce
domaine ;
• Effectue des enquêtes et fait conduire des audits spécifiques et autres investigations sur la
passation, l’exécution et le contrôle des marchés publics.

A07-Le CHEF DE SERVICE DU MARCHE assure la gestion administrative du marché,


A08-L’INGENIEUR DU MARCHE est celui qui assure la gestion technique du marché
A09-La COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES est :
• Soit l’organe d’appui technique placé auprès d’un Maître d’Ouvrage ou d’un Maître
d’Ouvrage délégué pour la passation des Marchés Publics dont le montant est supérieur à 5
millions ; c’est le cas des Commissions de Passation des Marchés ;
o La Commission de Passation Des Marchés a la charge d’organiser les opérations liées
à la passation des marchés jusqu’à la proposition des attributions des marchés. En
outre elle examine et approuve les projets de marchés et d’avenants.
• Soit l’organe technique placé auprès du Premier Ministre pour le contrôle à priori des
procédures de passation des marchés initiées et conduites par les Maîtres d’Ouvrage et Maîtres
d’Ouvrage délégués ; C’est le cas des Commissions spécialisées de contrôle.
o Les Commissions Spécialisées de Contrôles des Marchés Publics interviennent pour
valider les procédures de passation des marchés qui ont des montants supérieurs à
certains seuils bien définis. Elles sont saisies par le Maître d’ouvrage ou le Maître
d’Ouvrage Délégué.
A10- LES COMMISSIONS D’ANALYSE sont des comités ad hoc désignées par la Commission de
Passation des Marchés pour l’évaluation et classement des offres aux plans technique et financier.
A11- LA COMMISSION DE SUIVI ET DE RECEPTION TECHNIQUE est constituée des membres
choisis en fonction de leurs domaines de compétence et chargés de suivre et de valider les prestations
effectuées dans le cadre des marchés de prestation intellectuelle dont les montants sont supérieurs ou
égaux à cent(100) millions de FCFA.
A12-L’OBSERVATEUR INDEPENDANT est la personne physique ou morale recrutée sur appel
d’offres afin de veiller au respect de la réglementation, aux règles de transparence et aux principes
d’équité dans le processus de passation des marchés publics.
Il assiste aux travaux des Commissions de Passation des Marchés et des sous-commissions d’analyse
pour les marchés d’un montant supérieur à trente (30) millions de francs CFA ainsi qu’aux travaux des
quatre Commissions Spécialisées de Contrôle des Marchés.
A13-Le RAPPORTEUR est la personne physique choisie par le Président d’une Commission
Spécialisée de Contrôle des Marchés sur une liste dressée et régulièrement mise à jour par
l’Organisme chargé de la régulation des Marchés Publics en raison de sa compétence dans le domaine
d’un projet. Il examine les aspects techniques des documents reçus du Maître d’Ouvrage ou du Maître
d’Ouvrage délégué et rédige un rapport qu’il présente à la Commission Spécialisée de contrôle des
marchés dans un délai maximal de sept (07) jours.
A14-L’AUDITEUR INDEPENDANT est la personne morale recrutée sur appel d’offres pour la
réalisation de l’audit annuel de tous les marchés supérieurs à 500 millions F CFA et de 25% des
marchés compris entre 30 et 500 millions F CFA, choisis de façon aléatoire par un expert indépendant.

Version du 2 avril 2007 - 160 -


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B/ Architecture de passation des marchés


Architecture de passation des marchés
Information
Premier Ministre Formation
Arbitre en cas de divergence entre le Banque de données
Maître d’ouvrage et la CSCM Peut Documents types
Visa préalable du PM avant Publication AO &
annuler l’attribution d’un marché publication des Résultats résultats
Evaluations, Enquêtes et
audits
Appuis techniques
Archivage
ARMP Promotion PME et
environnement favorable
au jeu de la concurrence
Définit &programme
MO ou MOD Avis technique au PM
les marchés
Prépare les DAO
Saisit la commission de
passation des marchés
Lance les Appels d’Offres

Si
Non Montant >= 5 millions
Oui
(LC) + Marché Examine et approuve les DAO
(BC)
Examine et adopte les grilles de notation
Organise séance d’ouverture des plis
Analyse les offres par le biais des sous-commission
CPM (+0I) Propose l’attribution
Examine et approuve les projets de marchés et aven
éventuels

Si Montant projet Emet un avis sur :


RI > 1 milliard DAO adopté par la CPM
Non BEC > 500 millions. Procédure de passation du
marché
AG > 150 millions-
Proposition d’attribution
SP1 > 100 millions- du marché
Projets de marchés et
avenants
CSCM (+OI)

Non
MO ou MOD
Attribue le Marché ; Signe et notifie le marché
Suit l’exécution physico-financière du marché

Si
PM : Premier Ministre
Mtant > 5 milliards BC : Bon de commande
RI Routes et infrastructures
ARMP : Agence de Régulation des Marchés Publics
LC : Lettre commande
Oui BEC : Bâtiments et équipement collectifs
CPM : Commission de Passation des Marchés +OI
présence de l’observateur indépendant
AG : Approvisionnements généraux
CSCM : Commission Spécialisée de contrôle d
marchés
DAO Dossier d’appel d’Offres
SPI Services et Prestations Intellectuelles
Version du 2 avril 2007 - 161 - MO : Maître d’Ouvrage
MOD Maître d’Ouvrage délégué
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C/ETAPES CRITIQUES
Les étapes critiques de la procédure de passation des marchés publics au Cameroun sont les suivantes
à titre de rappel :

PRINCIPAUX DELAIS
N° ACTIVITES RESPONSABLES
PRODUITS REGLEMENTTAIRES
ELABORATION DU - Maître d’Ouvrage
1 DOSSIER D’APPEL - Maître d’Ouvrage Projet de DAO 4 semaines maximum
D’OFFRES Délégué
- 30 jours pour les fonds
NON OBJECTION SUR LE Avis de non C2D
2 Partenaire financier
DAO objection - 1,5 semaines maximum
pour les autres
- Adoption :
- 15 j maxi
- DAO adopté - 5 j si urgence
- Maître d’Ouvrage
LANCEMENT DE LA - Avis Appel Remise des offres
3 - Maître d’Ouvrage
CONSULTATION d’Offres signé 30 à 60 j
Délégué
15 j si urgence
90 j maxi. Appels d’Offres
internationaux
- Rapport
EVALUATION DES Commission de d’analyses
4 30 j maxi
OFFRES passation des marchés - Proposition
d’attribution
NON OBJECTION SUR LE Avis de non
5 Partenaire financier 1,5 semaines maximum
RAPPORT D’ANALYSE objection
Décision
ATTRIBUTION DU - Maître d’Ouvrage
- Maître d’Ouvrage d’attribution
5 MARCHE Délai de validité des offres
Publication des
Délégué
résultats
SIGNATURE ET - Maître d’Ouvrage
Marché signé 15 j dès réception du dossier
NOTIFICATION DU - Maître d’Ouvrage
Lettre de
6 MARCHE Délégué 5 jours après signature
notification

IV.1.2. Cadre général des marchés éligibles aux fonds IDA /C2D / KfW

En ce qui concerne le PAPNDP,


Sauf précisions particulières, les dispositions suivantes sont applicables aux opérations financées par
les fonds IDA, C2D et KfW :
les marchés portant sur les biens seront attribués conformément aux Directives de janvier 1995
(révisées en janvier et août 1996, septembre 1997 et janvier 1999) – Passation des Marchés financés
par les prêts de la BIRD et les crédits de l’IDA.

Version du 2 avril 2007 - 162 -


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Les services de consultants financés par l’IDA seront attribués conformément aux directives de
janvier 1997 (révisées en septembre 1997 et janvier 1999) – Sélection de consultants par les
emprunteurs de la Banque Mondiale.

En ce qui concerne le PGDT,


Les marchés portant sur les biens seront attribués conformément aux Directives concernant la –
Passation des Marchés financés par les prêts de la BIRD et les crédits de l’IDA de mai 2004.
Les services de consultants financés par l’IDA seront attribués conformément aux Directives
concernant la sélection de consultants par les emprunteurs de la Banque Mondiale de mai 2004.

Les marchés passés par les communautés seront basés sur les procédures simplifiées de passation des
marchés et de décaissement pour les investissements communautaires (février 1998). Ces marchés
seront aussi passés conformément aux dispositions du paragraphe 3.17 des Directives pour la passation
des marchés et suivant les dispositions du Manuel d’exécution approuvé par la Banque.
Pour les communes, la passation des marchés relève selon le cas des dispositions ci-dessus.
A/PRESENTATION DESCRIPTIVE DES TYPES DE MARCHÉS FINANCES PAR LES
FONDS IDA / C2D / KfW
A1. Dans le cadre des opérations du PAPNDP financées par les bailleurs ci-dessus visés, quatre types
de marchés pourront être distingués :
o Marchés de travaux
o Marchés de fournitures
o Marchés de Consultants
o Marchés communautaires
A.1.1.Marchés de travaux
Les marchés de travaux dont le coût estimatif est inférieur à la contre-valeur de deux cent (200)milles
$ US chacun, peuvent être passés conformément aux dispositions prévues aux paragraphes 3.3 et 3.4
des Directives

A.1.2. Marchés de fournitures


Les marchés de fournitures dont le coût estimatif est inférieur à la contre-valeur de cinq cent (500)
mille $ US chacun, peuvent être passés conformément aux dispositions prévues aux paragraphes 3.3 et
3.4 des Directives
Les marchés de fournitures dont le coût estimatif est inférieur à la contre-valeur de cinquante (50)
mille $ US chacun, peuvent être passés sur la base des procédures de consultation de fournisseurs à
l’échelle nationale et internationale conformément aux dispositions prévues aux paragraphes 3.5 et 3.6
des Directives
Les marchés de fournitures dont le coût estimatif est inférieur à la contre-valeur de cinquante (50)
mille $ US par marché chacun, peuvent être passés par l’intermédiaire du IAPSO conformément aux
dispositions prévues au paragraphe 3.9 des Directives
La revue préalable s’applique pour des marchés de travaux d’un coût estimatif supérieur ou égal à la
contre-valeur d’un (1) million $ US chacun, et de chaque marché de fournitures d’un coût supérieur ou
égal à la contre-valeur de cinq cent (500) mille $ US ainsi que des trois premiers marchés de travaux et
des trois premiers marchés de fournitures attribués selon la procédure d’appel d’offres national.

A.1.3. Services de Consultants


Consultants individuels

Version du 2 avril 2007 - 163 -


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Les contrats de services afférents à des missions satisfaisant aux conditions stipulées au paragraphe
5.1 des Directives pour l’emploi de consultants, peuvent être attribués à des consultants individuels
conformément aux dispositions des paragraphes 5.1 à 5.3 des Directives de l’emploi des consultants,
sous réserve de l’approbation préalable de la Banque.
Pour tout contrat avec des consultants individuels devant être conclu de gré à gré ou d’un coût
estimatif égal ou supérieur à la contre-valeur de cent (100) mille $ US, le rapport relatif à la
comparaison des qualifications et de l’expérience des candidats, ainsi que des termes de référence,
sont communiqués à la Banque pour examen préalable et approbation.
Sélection fondée sur la qualité technique et le coût
Les contrats de services de consultants sont attribués conformément aux dispositions de la section II
des Directives pour l’emploi des consultants et aux dispositions des paragraphes 3.13 à 3.18 desdites
Directives applicables à la sélection des consultants fondé. L’examen préalable s’applique à tout
contrat avec les cabinets de consultants d’un coût estimatif supérieur ou égal à la contre-valeur de
deux cent (200) mille $ US.
Sélection au moindre coût
Les contrats afférent à des audits, d’un coût estimatif inférieur à la contre-valeur de cent (100) mille $
US par contrat, peuvent être passés conformément aux dispositions des paragraphes 3.1 et 3.6 des
Directives pour l’emploi des consultants.
Sélection fondée sur la qualification des consultants
Les contrats de services afférents à des études d’envergure limitée, à la conception et à la supervision
d’ingénierie et à des affectations de courtes durées, d’un coût estimatif inférieur à la contre-valeur de
cent (100) mille $ US par contrat, peuvent être passés conformément aux dispositions des paragraphes
3.1 et 3.7des Directives pour l’emploi des consultants.

A.1.4. Marchés communautaires


Les marchés de fournitures et de travaux sont passés conformément à des procédures acceptables par
l’Association sur la base de la participation communautaire.

Il est prévu de procédures spécifiques et une participation des bénéficiaires à la sélection des
fournisseurs et prestataires.
Un examen à posteriori des contrats est effectué par la Banque Mondiale par la suite.

A.2. Dans le cadre des opérations du PGDT financées par le FEM, quatre types de marchés
pourront être distingués :
Marchés de travaux
Marchés de biens
Marchés de Consultants
Marchés communautaires
A.2.1. Marchés de travaux
Il n’est pas prévu de marches de travaux dans la composante I en dehors des travaux communautaires
comme les travaux anti-érosifs, de reforestation. Les petits travaux pour les microprojets
communautaires dont le plafond est fixé à US$50,000 seront régis par les procédures simplifiées.
A.2.2. Marché de fournitures
Il est entendu par fournitures dans le cadre du PGDT les éléments suivants : véhicules, fournitures,
matériel de bureaux. Les achats seront effectués sur la base des Directives de la Banque mondiale pour

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tous les Appels d’Affres Internationaux (AOI) et regroupés par des lots d’au moins US$500,000 en ce
qui concerne les achats sur AOI.
Les contrats d’achat pour les biens devant être acquis sur une base annuelle et les contrats des autres
biens et du matériel disponibles sur le marché local à des prix concurrentiels de valeurs unitaires
supérieures à US$50,000 sans pour autant que le montant du lot ne puisse dépasser US$500,000 et qui
ne sont pas intéressants pour les fournisseurs étrangers en raison de leur petite quantité seront attribués
sur la base des Appels d’Offres Nationaux.
Les biens qui ne peuvent être regroupés dans de lots de US$50,000 et plus seront acquis par des
procédures d’achat direct jugées acceptables par l’IDA. Les Véhicules dont le coût par contrat est
inférieur à US$100,000 peuvent aussi être acquis à travers IAPSO (UNDP Inter-Agency Procurement
Services Office).
A.2.3. Services hors consultations
Comme en ce qui concerne les marches de travaux et de fournitures, les services hors consultations
requis pour l’exécution des microprojets feront recours aux procédures simplifiées de l’IDA. Pour les
services d’accompagnement de la formation, et de la communication n’excédent pas US$ 50,000 par
contrat, la CNC pourra recourir aux procédures d’achats direct conformément à la clause 3.5 des
directives de passation des marchés de la Banque mondiale.
A.2.4. Marchés communautaires
Le PDGT finance les microprojets communautaires et communaux.
Pour les microprojets communautaires, le coût unitaire n’excèdera pas US$8,000.
Pour les microprojets communaux, le coût unitaire n’excèdera pas US$ 40,000.
Les méthodes de passation des marché en ce qui concerne les microprojets selon la section D des
directives de la Banque en matière de procédures simplifiées de passation de marchés et de
décaissement pour les investissement communautaires (fév. 1998) sont :
o Achats locaux de fournitures
o Achat locaux de travaux
o Appel d’Offres pour les fournitures et travaux
o Entente directe
Ces marchés sont aussi passés conformément aux dispositions du paragraphe 3.17 des Directives pour
la passation des marchés et suivant les dispositions du Manuel d’exécution approuvé par la Banque.

A.2.5. Marchés des consultants


Il est entendu comme services de consultant dans le cadre du PGDT les activités suivantes : (i)
Assistance technique, (ici) études de faisabilité, (iii) audit technique et financier etc.… Ces services
seront acquis selon la procédure la plus appropriée parmi les suivantes autorisées par les directives de
la Banque et incluses dans le plan de passation de marché approuvé par la Banque : Sélection basée
sur la qualité et le prix, sélection basée sur la qualité, la sélection sur la base d’un budget fixe, la
sélection basée sur le moindre coût. La sélection basée sur les qualifications du consultant dont les
engagements n’excèdent pas US$100,000. La sélection par entente directe pourra aussi être utilisée
avec l’accord préalable de la Banque Mondiale. Tous les termes de références seront soumis à la revue
a priori de la Banque mondiale.
Des listes restreintes de consultants pour des prestations dont les coûts sont inférieures à US$100,000
pourront être dressées pour des consultants exclusivement nationaux en accord avec les dispositions
du paragraphe 2.7 des Directives des consultants.
Les prestations dont les coûts seront supérieurs à US$200.000 ainsi que les prestations d’assistance
techniques spécialisées doivent être acquises sur la base d’une liste restreinte internationale après une

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insertion dans le « UNDB on line », le « DgMarket », et dans un journal ou magazine national ou


encore dans un site d’accès libre.
Les consultants remplissant les conditions de la section 5 du guide du consultant seront sélectionné
selon les dispositions pour la sélection des consultants individuels à travers une comparaison des
qualifications des candidats ayant exprimés un intérêt à la prestation ou directement contactés.
A.2.6. Frais de fonctionnement
Divers rubriques de dépenses et d’autres coûts additionnels récurrents seront pris en charge par le
PGDT sur la base du manuel de procédures administratives qui aura été revu et jugé acceptable par la
Banque mondiale. Pour des raison d’efficacité, les fournitures de bureau seront acquises sur la base six
à 12 mois de besoins selon un processus concurrentiel. En ce qui concerne les services
d’entretien/réparation (véhicules, ordinateurs etc.…) la CNC signera des contrats pour une durée
définie.
A.2.7. Frais Formations/Ateliers/Séminaires/Conférences.
Les ateliers, les formations, les participations aux séminaires et aux conférences, les voyages d’études
seront menés sur la base des plannings annuels approuvés et identifiant le cadre général des formations
et des activités similaires pour l’année en précisant la nature de la formation, du voyage d’étude, de
l’atelier, le nombre de participants et le coût estimatif.
B. Planification et suivi des marchés
Le plan de passation des marchés est dressé par le spécialiste en passation des marchés du projet et
présenté à l’IDA pour Avis en début de chaque exercice, annexé au budget. Ce plan est renouvelé
chaque trimestre et envoyé à l’IDA. Dans le cadre du suivi du Plan, le spécialiste en passation des
marchés dresse la situation des marchés chaque mois assorti d’un plan d’action qui dégage les
responsabilités de toutes les parties prenantes ainsi que les délais d’exécution. Le spécialiste en
passation des marchés fait une large diffusion dudit plan d’action.

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IV.2 Procédure de passation des marchés


IV.2.1 GENERALITES…………………………………………………………..

IV.2.2 PASSATION DES MARCHES DES BIENS ……………………………

IV.2.3 PASSATION DES MARCHES DES CONSULTANTS…………………

IV.2.4 PASSATION DES MARCHES DES SOUS-TRAITANTS………………

IV.2.5 ACHATS DE PETITS MATERIEL ET FOURNITURES………………..

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IV.2.1 Généralités sur les appels d’offres


Publication
Un avis général de passation des marchés (AGPM) peut être publié pour la première année
d’exécution sur le site Web de la revue United Nations Development Business (UNDB) ainsi que dans
la presse locale, pour diffuser les AOI portant sur les fournitures et les principaux services de
consultants, de façon à obtenir des manifestations d’intérêt.
L’AGPM sera également publié dans la presse nationale pour les marchés attribués par AON.
L’AGPM détaillé pour les années suivantes sera préparé pour le PNDP et publié dans la revue UNDB.
Il sera mis à jour chaque année pour les marchés restant à attribuer.
Deux modes de passation des marchés seront utilisés par le PNDP :
- La consultation de fournisseurs.
- L’appel d'offres (AO) ;
IV.2.1.1 Consultation de fournisseurs
Les principales obligations pour ce type de passation des marchés sont les suivantes :
Préparation de la Demande de Cotation en se basant sur les documents types fournis par l’ARMP ;
Demande de non-objection à l'IDA selon les exigences du bailleur, sur le Dossier de demande de
cotation
Demande de non-objection selon les exigences du bailleur, avant adjudication du marché ;
IV.2.1.2 L’appel d'offres (AO)
L’appel d'offres (AO) peut être :
- International (AOI) ou
- National (AON)
L'appel d'offres International ou National peut être :
o Ouvert quand aucune restriction n'est imposée pour sélectionner les sociétés autorisées à
soumissionner ;
o Restreint quand une présélection est faite à partir de critères bien précis pour autoriser les
soumissionnaires à compétir.
IV.2.1.2.1 Appel d’Offres International (AOI)
L’appel d’offres est dit International quand les sociétés implantées en dehors du territoire du
CAMEROUN sont invitées à y participer. Dans ce cas, la publicité qui en est faite peut inclure la
publication dans un magazine international et obligatoirement dans l’UNDB.
Le dossier type d’appel d’offres de la Banque et le rapport type d’évaluation des offres sont utilisés
pour les AOI
Les différentes étapes de la procédure sont les suivantes :
o Préparation du DAO et de l’AAO ;
o Transmission à la Banque Mondiale de l'AAO pour publication dans l’UNDB ;
o Transmission pour demande de non-objection du DAO à la Banque Mondiale ;
o Large diffusion avec publication dans au moins un quotidien local avec délai de dépôt des
offres au moins de 45 jours ;
o Dépouillement des offres reçues en séance publique (avec les représentants des
soumissionnaires) par une commission de dépouillement des offres ;
o Analyse et évaluation des offres par une sous-commission technique et établissement d'un PV
d'analyse des offres avec proposition d'attribution au président du CNOP.

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o Après analyse des offres reçues, le rapport d'évaluation et de comparaison des offres reçues
ainsi les offres des soumissionnaires retenues sont transmis à la Banque Mondiale pour avis de
non-objection (ANO).
o Transmission de la Décision du Président du CNOP sur la proposition d'attribution à la
Banque;
o Transmission de cette décision à la Banque Mondiale pour avis de non-objection avec le projet
de marché/contrat;
o Notification et signature du marché/contrat par les deux parties ;
o Envoi de deux copies certifiées conformes du marché à la Banque Mondiale.
Pour tout marché soumis à l'examen préalable, le Programme doit informer la Banque s'il y a lieu :
o Du projet de prorogation modifiant le délai d'exécution du marché ;
o Du projet de modification entraînant une majoration de plus de 15% par rapport au montant
initial.
o L'examen à posteriori concerne tous les marchés qui n'ont pas fait l'objet d'un examen
préalable de la Banque Mondiale, c'est-à-dire les marchés pour lesquels les justifications
seront faites sur la base de relevés de dépenses. Tous les documents concernant ces marchés
sont conservés pour examen ultérieur par les auditeurs et les missions de supervision de la
Banque.
IV.2.1.2.2 Appel d’offres National
Les appels à la concurrence National (AON) feront l’objet d’un avis public. Les critères ci-après
devront être respectés :
o Les offres seront publiées dans des quotidiens nationaux à grande diffusion ;
o Les méthodes utilisées pour évaluer les offres et attribuer les marchés seront communiquées à
tous les soumissionnaires ;
o Les soumissionnaires disposeront de 30 jours pour préparer et soumettre leurs offres ;
o Les critères d’évaluation des offres et de qualification des soumissionnaires seront clairement
spécifiés dans le dossier d’appel d’offres ;
o Aucune préférence ne sera accordée aux fournisseurs locaux ;
o Les marchés seront attribués à l’offre jugée la plus avantageuse suivant une procédure
préétablie et transparente ;
o Les rapports d’évaluation des offres indiqueront clairement les raisons pour lesquelles une
offre non conforme est rejetée.
IV.2.2 Passation des marches de biens
IV.2.2.1 Généralités
Les marchés de fournitures dont le coût estimatif est inférieur à la contre-valeur de cinq cent (500)
mille $ US chacun, peuvent être passés conformément aux dispositions prévues aux paragraphes 3.3 et
3.4 des Directives
Les marchés de fournitures dont le coût estimatif est inférieur à la contre-valeur de cinquante (50)
mille $ US chacun, peuvent être passés sur la base des procédures de consultation de fournisseurs à
l’échelle nationale et internationale conformément aux dispositions prévues aux paragraphes 3.5 et 3.6
des Directives
Les marchés de fournitures dont le coût estimatif est inférieur à la contre-valeur de cinquante (50)
mille $ US par marché chacun, peuvent être passés par l’intermédiaire du IAPSO conformément aux
dispositions prévues au paragraphe 3.9 des Directives

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La revue préalable s’applique pour des marchés de travaux d’un coût estimatif supérieur ou égal à la
contre-valeur d’un (1) million $ US chacun, et de chaque marché de fournitures d’un coût supérieur ou
égal à la contre-valeur de cinq cent (500) mille $ US ainsi que des trois premiers marchés de travaux et
des trois premiers marchés de fournitures attribués selon la procédure d’appel d’offres national.
Il est entendu par fournitures dans le cadre du PGDT les éléments suivants : véhicules, fournitures,
matériel de bureaux. Les achats seront effectués sur la base des directives de la Banque mondiale pour
tous les Appels d’Affres Internationaux (AOI) et regroupés par des lots d’au moins US$500,000 en ce
qui concerne les achats sur AOI.
Les contrats d’achat pour les biens devant être acquis sur une base annuelle et les contrats des autres
biens et du matériel disponibles sur le marché local à des prix concurrentiel de valeurs unitaires
supérieures à US$50,000 sans pour autant que le montant du lot ne puisse dépasser US$500,000 et qui
ne sont pas intéressants pour les fournisseurs étrangers en raison de leur petite quantité seront attribués
sur la base des appels d’offres nationaux.
Les biens qui ne peuvent être regroupés dans de lots de US$50,000 et plus seront acquis par des
procédures d’achat direct jugées acceptables par l’IDA. Les Véhicules dont le coût par contrat est
inférieur à US$100,000 peuvent aussi être acquis à travers IAPSO (UNDP Inter-Agency Procurement
Services Office).
Dans le cadre de l’application des procédures sur la passation des marchés, pour les marchés à
contrôle à priori, les demandes de non objections sont adressées au C2D pour les mêmes seuils
consignés dans l’accord de crédit IDA 3876-CM.
IV.2.2.2 Etapes de la procédure
Les principales étapes de la passation des marchés sont les suivantes :
o Préparation du dossier d’appel d’offres ;
o Annonce et publicité ;
o Réception des offres ;
o Ouverture des plis ;
o Evaluation des offres ;
o Attribution du marché.
o Préparation du dossier d’appel d’offres
Préparation du dossier d’appel d’offres
La préparation du dossier d’appel d’offres est réalisée par le Responsable de passation des marchés,
sur la base du calendrier de passation des marchés établi annuellement et actualisé trimestriellement.
Le dossier d’appel d’offre (DAO) est ensuite transmis à la Banque Mondiale pour l’obtention de l’avis
de non-objection pour les marchés financés par l’IDA d’un montant supérieur à 100 000 USD en
contre-valeur.
Les marchés inférieurs à ce seuil feront l’objet d’un examen à posteriori lors des missions de
supervision de l’IDA, sauf pour les trois premiers marchés attribués par AON.
Annonce et publicité
La publicité du marché est faite selon le mode de passation des marchés adopté et précédemment
commenté.
Réception des offres
Les offres sont reçues au secrétariat de la CNC du PNDP.
Les offres sont systématiquement réceptionnées sur décharge des soumissionnaires dans un registre ou
sur des fiches ouvertes à cet effet.
Ouverture des offres

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L’ouverture des plis se déroule en séance publique. Les soumissionnaires émargent sur une fiche de
présence qui est jointe au Procès Verbal d’ouverture des plis établi par la Commission. Le procès
verbal est signé par tous les membres de la Commission.
Évaluation des offres
Les offres sont évaluées par une sous-commission d’analyse désignée à cet effet, sur la base des
critères fixés dans le dossier d’appel d’offres. Ces critères sont établis conformément au paragraphe
2.48 des Directives.
Un procès verbal d’évaluation des offres est établi et signé par tous les membres de la Commission.
Un rapport d’attribution provisoire est préparé, et envoyé à l’IDA pour avis de non-objection
Attribution du marché
Le marché est attribué par le maître d’ouvrage après approbation par l’IDA du rapport d’attribution
provisoire, conformément à la clause 2.58 des Directives.
Dans le cadre de l’application des procédures sur la passation des marchés, pour les marchés à
contrôle à priori, les demandes de non objections sont adressées au C2D pour les mêmes seuils
consignés dans l’accord de crédit IDA 3876-CM.
IV.2.3 Procédures de passation des marches des services de consultants
C.1 Généralités
Des services de consultants seront requis dans les principaux domaines suivants :
o Formation;
o Etudes
o Communication
o Animation
o Sous-traitance
o Audit et Gestion.
C.2-Modalités
Consultants individuels
Les contrats de services afférents à des missions satisfaisant aux conditions stipulées au paragraphe
5.1 des Directives pour l’emploi de consultants, peuvent être attribués à des consultants individuels
conformément aux dispositions des paragraphes 5.1 à 5.3 des Directives pour l’emploi des consultants,
sous réserve de l’approbation préalable de la Banque.
Pour tout contrat avec des consultants individuels devant être conclu de gré à gré ou d’un coût
estimatif égal ou supérieur à la contre-valeur de cent (100) mille $ US, le rapport relatif à la
comparaison des qualifications et de l’expérience des candidats, ainsi que des termes de référence,
sont communiqués à la Banque pour examen préalable et approbation.

Sélection fondée sur la qualité technique et le coût


Les contrats de services de consultants sont attribués conformément aux dispositions de la section II
des Directives pour l’emploi des consultants et aux dispositions des paragraphes 3.13 à 3.18 desdites
Directives applicables à la sélection des consultants fondé. L’examen préalable s’applique à tout
contrat avec les cabinets de consultants d’un coût estimatif supérieur ou égal à la contre-valeur de
deux cent (200) mille $ US.

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Sélection au moindre coût


Les contrats afférent à des audits, d’un coût estimatif inférieur à la contre-valeur de cent (100) mille $
US par contrat, peuvent être passés conformément aux dispositions des paragraphes 3.1 et 3.6 des
Directives pour l’emploi des consultants.

Sélection fondée sur la qualification des consultants


Les contrats de services afférents à des études d’envergure limitée, à la conception et à la supervision
d’ingénierie et à des affectations de courtes durées, d’un coût estimatif inférieur à la contre-valeur de
cent (100) mille $ US par contrat, peuvent être passés conformément aux dispositions des paragraphes
3.1 et 3.7des Directives pour l’emploi des consultants.
Les marchés exceptionnellement attribués par entente directe
Pour tout contrat avec des consultants individuels devant être conclu de gré à gré ou d’un coût
estimatif égal ou supérieur à la contre-valeur de cent (100) mille $ US, le rapport relatif à la
comparaison des qualifications et de l’expérience des candidats, ainsi que des termes de référence,
sont communiqués à la Banque pour examen préalable et approbation.
Il s’agit de :
o La formation ;
o Les tâches spécifiques de conseils d’un coût inférieur à 10 000 USD (jusqu’à concurrence
d’un montant total de 200 000 USD), conformément aux dispositions des paragraphes 3.8 à
3.11 des directives de sélection et d’emploi de consultants.
IV.2.4 Passation des marchés des sous-traitants
IV.2.4.1 Généralités
Les organismes susceptibles d’être éligibles à la sous-traitance sont :
o Les structures d’encadrement publiques et privées ;
o Les Organisations de la Société Civile ;
o Les organismes à caractère communautaire et/ou associatif.
o Les bureaux d’études.
IV.2.4.2 Modalités
Il convient de distinguer la sous –traitante des activités à quatre niveaux :
o De la CNC
o Des CPP
o Des communes
o Des communautés
IV.2.4.2.1 Sous -traitant des activités au niveau de la CNC
Les sous-traitants sont recrutés au niveau national suivant le processus de sélection décrit ci-après :
o Appel a manifestation d’intérêt
o Présélection des structures de sous-traitance
o Négociation et signature de contrat avec la sous-traitance
a. Appel à manifestation d’intérêt
La CNC fait passer une annonce dans les journaux locaux.
Cette annonce qui est l’équivalent de l’avis Général de passation des Marchés pour les marchés par
Appel d’Offres International, favorise la transparence et la compétition. L’annonce indique les
informations minimums à fournir par les organismes intéressés :
o logistiques ;

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Révisé le :

o Dossier administratif (statuts, enregistrement au registre de commerce, date de création,


références Domaines de compétence ;
o Références techniques ;
o Noms et fonctions des principaux dirigeants ;
o Personnel de terrain ;
o Moyens bancaires, adresse complète, plan de localisation du siège de l’organisme) ;
o Aire d’intervention sollicitée.
Les dossiers de candidature sont déposés au secrétariat de la CNC contre un récépissé comportant le
numéro d’enregistrement.
b. Présélection des structures de sous-traitance
Dans les 72 heures qui suivent la date limite de dépôt des candidatures, la CNC tient une réunion au
cours de laquelle elle fait un tri des structures éligibles et dresse la liste des structures potentielles de
sous-traitance sur le plan national. Toute décision de rejet d’un dossier de candidature doit être
motivée par écrit et jointe au dossier.
Dans les deux semaines qui suivent cette première réunion de présélection, la CNC convoque toutes
les structures présélectionnées à un atelier national d’orientation au cours duquel chaque structure fait
sa présentation. Cette présentation donne lieu à une deuxième sélection qui aboutit à la liste provisoire
des structures de sous-traitance arrêtée par la CNC.
La CNC maintient à jour un répertoire de toutes les structures de sous-traitance éligibles par niveau :
o National
o Provincial
o Communal
o Communautaire.
c. Négociation et signature de contrat avec la sous-traitance
Les contrats-types élaborés par la CNC sont discutés individuellement avec la structure de sous-
traitance.
Les discussions portent notamment sur la zone d’intervention, le nombre de villages, associations
et/ou groupes spécifiques à encadrer, le budget de l’intervention, les modalités de paiement.
Les frais pris en compte dans le cadre des contrats de sous-traitance concernent notamment les frais
relatifs aux travaux de préparation, matériel didactique, frais de déplacement des encadreurs, frais de
séjour au sein de la communauté, frais de suivi et d’appui technique couvrant les trois mois qui suivent
la mise en œuvre, matériel pédagogique,
Le contrat doit préciser s’il y a lieu la liste du matériel et équipements fournis par le Programme au
sous-traitant en vue de l’exécution de sa mission et qui doit être restitué au Programme à la fin du
contrat.
Un échéancier prévisionnel des décaissements doit être annexé au contrat.
Les contrats sont signés année par année par le CN et le sous-traitant. Ils sont renouvelables par
avenant.
Autres consultants
Les contrats de services des autres types de consultants sont attribués conformément aux dispositions
des Directives «sélection et Emploi des Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale »,
publiées par la Banque Mondiale en mai 2004, et aux dispositions de l’Accord de Crédit.
IV.2.4.2.2 Sous -traitant des activités au niveau des CPP
Les sous-traitants sont recrutés au niveau de chaque province suivant le processus de sélection décrit
ci-après :

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a)Appel a manifestation d’intérêt


b) Présélection des structures de sous-traitance
c) Négociation et signature de contrat avec la sous-traitance
d. Appel a manifestation d’intérêt
La CPP fait passer une annonce dans les journaux locaux et sur les panneaux d’affichage de la
province, de la préfecture, des sous-préfectures et des mairies et autres lieux publics (Marchés,
Eglises, Mosquées, Gares routières et ferroviaires…).
Cette annonce qui est l’équivalent de l’avis Général de passation des Marchés pour les marchés par
Appel d’Offres International, favorise la transparence et la compétition. L’annonce indique les
informations minimums à fournir par les organismes intéressés :
o Domaines de compétence ;
o Références techniques ;
o Noms et fonctions des principaux dirigeants ;
o Personnel de terrain ;
o Moyens logistiques ;
o Dossier administratif (statuts, enregistrement au registre de commerce, date de création,
références bancaires, adresse complète, fiche de localisation du siège de l’organisme) ;
o Aire d’intervention sollicitée.
Les dossiers de candidature sont déposés au secrétariat de la CPP contre un récépissé comportant le
numéro d’enregistrement.
e. Présélection des structures de sous-traitance
Dans les 72 heures qui suivent la date limite de dépôt des candidatures, la CPP tient une réunion au
cours de laquelle elle fait un tri des structures éligibles et dresse la liste des structures potentielles de
sous-traitance dans la province. Toute décision de rejet d’un dossier de candidature doit être motivée
par écrit et jointe au dossier.
Dans les deux semaines qui suivent cette première réunion de présélection, la CPP convoque toutes les
structures présélectionnées à un atelier provincial d’orientation au cours duquel chaque structure fait
sa présentation. Cette présentation donne lieu à une deuxième sélection qui aboutit à la liste provisoire
des structures de sous-traitance arrêtée par La CPP.
La liste des structures présélectionnées et celle dont les dossiers ont été rejetés au niveau de la CPP
sont transmises à la CNC pour approbation.
Sur la base des informations disponibles à la CNC, une structure présélectionnée au niveau provincial
peut être disqualifiée.
Cette décision doit toutefois être motivée.
f. Négociation et signature de contrat avec la sous-traitance
Les contrats types élaborés par la CNC sont discutés individuellement entre la structure de sous-
traitance et la CPP puis validés par la CNC.
Les discussions portent notamment sur la zone d’intervention, le nombre de villages, associations
et/ou groupes spécifiques à encadrer, le budget de l’intervention, les modalités de paiement.
Les frais pris en compte dans le cadre des contrats de sous-traitance concernent notamment les frais
relatifs aux travaux de préparation, matériel didactique, frais de déplacement des encadreurs, frais de
séjour au sein de la communauté, frais de suivi et d’appui technique couvrant les trois mois qui suivent
la mise en œuvre, matériel pédagogique,
Le contrat doit préciser s’il y a lieu la liste du matériel et équipements fournis par le Programme au
sous-traitant en vue de l’exécution de sa mission et qui doit être restitué au Programme à la fin du
contrat.

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Un échéancier prévisionnel des décaissements doit être annexé au contrat.


Les contrats sont signés année par année par le CP, et un représentant autorisé du sous-traitant. Ils sont
renouvelables par avenant.
Autres consultants
Les contrats de services des autres types de consultants sont attribués conformément aux dispositions
des Directives « Sélection et Emploi des Consultants par les Emprunteurs de la Banque Mondiale »,
publiées par la Banque Mondiale en janvier 1997 mises à jour en septembre 1997 et janvier 1999, et
aux dispositions de l’Accord de Crédit.
IV.2.4.4.2.3 Sous -traitant des activités au niveau des communes
Les sous-traitants sont recrutés au niveau de chaque commune suivant le processus de sélection décrit
ci-après :
Appel a manifestation d’intérêt
Présélection des structures de sous-traitance
Négociation et signature de contrat avec la sous-traitance
a. Appel à manifestation d’intérêt
Dès sa mise en place, et par la suite chaque année, le CPAP fait passer une annonce dans les journaux
locaux et sur les panneaux d’affichage de la Commune, de la sous-préfecture, de la mairie et autres
lieux publics de la commune (Marchés, Eglises, Mosquées, Gares routières et ferroviaires…).
Cette annonce qui est l’équivalent de l’avis Général de passation des Marchés pour les marchés par
Appel d’Offres International, favorise la transparence et la compétition.
L’annonce indique les informations minimums à fournir par les organismes intéressés :
o Domaines de compétence ;
o Références techniques ;
o Noms et fonctions des principaux dirigeants ;
o Personnel de terrain ;
o Moyens logistiques ;
o Dossier administratif (statuts, enregistrement au registre de commerce, date de création,
références bancaires, adresse complète, fiche de localisation du siège de l’organisme) ;
o Aire d’intervention sollicitée.
Les dossiers de candidature sont déposés au secrétariat de la CPP contre un récépissé comportant le
numéro d’enregistrement.
b. Présélection des structures de sous-traitance
Dans les 72 heures qui suivent la date limite de dépôt des candidatures, le CPAP tient une réunion au
cours de laquelle elle fait un tri des structures éligibles et dresse la liste des structures potentielles de
sous-traitance dans la province. Toute décision de rejet d’un dossier de candidature doit être motivée
par écrit et jointe au dossier.
Dans les deux semaines qui suivent cette première réunion de présélection, le CPAP convoque toutes
les structures présélectionnées à un atelier ou provincial d’orientation au cours duquel chaque structure
fait sa présentation. Cette présentation donne lieu à une deuxième sélection qui aboutit à la liste
provisoire des structures de sous-traitance arrêtée par le CPAP.
La liste des structures présélectionnées et celle dont les dossiers ont été rejetés au niveau du CPAP
sont transmises par la CPP à la CNC pour approbation.
Sur la base des informations disponibles à la CNC, une structure présélectionnée au niveau provincial
peut être disqualifiée.
Cette décision doit toutefois être motivée.

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Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

La CNC maintient à jour un répertoire de toutes les structures de sous-traitance éligibles par province.
c. Négociation et signature de contrat avec la sous-traitance
Les contrats types élaborés par la CNC sont discutés individuellement entre la structure de sous-
traitance et la CPP sur la base des observations faites par le CPAP.
Les discussions portent notamment sur la zone d’intervention, le nombre de villages, associations
et/ou groupes spécifiques à encadrer, le budget de l’intervention, les modalités de paiement.
Les frais pris en compte dans le cadre des contrats de sous-traitance concernent notamment les frais
relatifs aux travaux de préparation, matériel didactique, frais de déplacement des encadreurs, frais de
séjour au sein de la communauté, frais de suivi et d’appui technique couvrant les trois mois qui suivent
la mise en œuvre, matériel pédagogique,
Le contrat doit préciser s’il y a lieu la liste du matériel et équipements fournis par le Programme au
sous-traitant en vue de l’exécution de sa mission et qui doit être restitué au Programme à la fin du
contrat.
Un échéancier prévisionnel des décaissements doit être annexé au contrat.
Les contrats sont signés année par année par le CP, le Président du CPAP et un représentant autorisé
du sous-traitant. Ils sont renouvelables par avenant.
IV.2.4.2.4 Sous -traitant des activités au niveau des communautés
Les sous-traitants sont recrutés au niveau de chaque communauté suivant le processus de sélection
décrit ci-après :
Appel a manifestation d’intérêt
Présélection des structures de sous-traitance
Négociation et signature de contrat avec la sous-traitance
a. Appel a manifestation d’intérêt
Dès la mise en place des CPAC, et par la suite chaque année, le CPAC fait passer une annonce dans
les journaux locaux et sur les panneaux d’affichage dans les lieux publics de la zone communautaire
(Marchés, Eglises, Mosquées, Gares routières et ferroviaires…).
Cette annonce qui est l’équivalent de l’avis Général de passation des Marchés pour les marchés par
Appel d’Offres International, favorise la transparence et la compétition. L’annonce indique les
informations minimums à fournir par les organismes intéressés :
ix) Domaines de compétence ;
x) Références techniques ;
xi) Noms et fonctions des principaux dirigeants ;
xii) Personnel de terrain ;
xiii) Moyens logistiques ;
xiv) Dossier administratif (statuts, enregistrement au registre de commerce, date de création,
références bancaires, adresse complète, fiche de localisation du siège de l’organisme) ;
xv) Aire d’intervention sollicitée.
Les dossiers de candidature sont déposés à la CC contre un récépissé comportant le numéro
d’enregistrement.
b. Présélection des structures de sous-traitance
Dans les 72 heures qui suivent la date limite de dépôt des candidatures, le CPAC tient une réunion au
cours de laquelle elle fait un tri des structures éligibles et dresse la liste des structures potentielles de
sous-traitance dans la province. Toute décision de rejet d’un dossier de candidature doit être motivée
par écrit et jointe au dossier.

Version du 2 avril 2007 - 176 -


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Dans les deux semaines qui suivent cette première réunion de présélection, le CPAC convoque toutes
les structures présélectionnées à un atelier communal d’orientation au cours duquel chaque structure
fait sa présentation. Cette présentation donne lieu à une deuxième sélection qui aboutit à la liste
provisoire des structures de sous-traitance arrêtée par le CPAC.
La liste des structures présélectionnées et celle dont les dossiers ont été rejetés au niveau du CPAC
sont transmises par la CPP à la CNC pour approbation.
Sur la base des informations disponibles à la CNC, une structure présélectionnée au niveau provincial
peut être disqualifiée.
Cette décision doit toutefois être motivée.
La CNC maintient à jour un répertoire de toutes les structures de sous-traitance éligibles par province.
c. Négociation et signature de contrat avec la sous-traitance
Les contrats types élaborés par la CNC sont discutés individuellement entre la structure de sous-
traitance et la CPP sur la base des observations faites par le CPAC.
Les discussions portent notamment sur la zone d’intervention, le nombre de villages, associations
et/ou groupes spécifiques à encadrer, le budget de l’intervention, les modalités de paiement.
Les frais pris en compte dans le cadre des contrats de sous-traitance concernent notamment les frais
relatifs aux travaux de préparation, matériel didactique, frais de déplacement des encadreurs, frais de
séjour au sein de la communauté, frais de suivi et d’appui technique couvrant les trois mois qui suivent
la mise en œuvre, matériel pédagogique,
Le contrat doit préciser s’il y a lieu la liste du matériel et équipements fournis par le Programme au
sous-traitant en vue de l’exécution de sa mission et qui doit être restitué au Programme à la fin du
contrat.
Un échéancier prévisionnel des décaissements doit être annexé au contrat.
Les contrats sont signés année par année par le CP, le Président du CPAC et un représentant autorisé
du sous-traitant. Ils sont renouvelables par avenant.
IV.2.5 Achat de petits matériels et fournitures
IV.2.5.1 Généralités
Les marchés portant sur le petit matériel de bureau, le mobilier de la CNC et des CPP, les brochures et
autre matériel didactique ainsi que le petit équipement prévu pour le renforcement de capacité des
communes évalués à un coût inférieur à 20 000 USD et dont le montant total est inférieur ou égal à 0,5
million USD en contre-valeur, seront passés par comparaison des prix locaux et internationaux
conformément aux dispositions du paragraphe 3.5 des Directives de la Banque Mondiale.
Un minimum de trois fournisseurs réputés seront consultés par écrit afin de recevoir au moins trois
devis compétitifs.
Les marchés de pièces détachées, de produits courants trouvés dans le commerce, de matériel
spécialisé et d’équipement de marque d’un coût inférieur à 7 000 USD en contre-valeur, d’un montant
total ne dépassant pas 0,3 million USD pourra être attribué directement aux fabricants et distributeurs
locaux agréés.
IV.2.5.2 Modalités
Les achats de petits matériels et fournitures sont effectués suivant des procédures spécifiques selon
qu’il s’agit des achats effectués par les communautés, par les CPP ou par le CNC.
IV.2.5.2.1 ACHATS PAR LA CNC
Ils se déroulent d’après les étapes suivantes :
o Présélection des fournisseurs
o Expression des besoins

Version du 2 avril 2007 - 177 -


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o Examen de la demande de biens et services (DBS)


o Consultation des fournisseurs
o Emission de la commande
o Enregistrement
o Classement du bon de commande
o Réception de la livraison
Il convient de noter dans le cas d’autorisation des dépenses que :
o Aucune dépense n’est autorisée si elle n’est pas inscrite au budget annuel approuvé dans le
cadre du PTA et du Budget.
o Les dépenses d’une Cellule sont initiées par le Responsable de ladite Cellule ; son visa y sera
apposé.
o L’avis du Responsable Administratif et Financier est requis pour confirmer l’existence du
budget et de la trésorerie nécessaire ; son visa y sera apposé.
o La dépense n’est effectivement engagée qu’après accord du CN ; sa signature y sera apposée.
La procédure d’acquisition des biens et services se fait normalement dans le cadre d’une procédure
d’engagement par bon commande, lettre commande et lettre marché, mais des dispositions
particulières sont prévues pour l’acquisition de biens de très petites valeurs unitaires et globales ;
> Acquisition de biens et services de très petites valeurs
> Acquisition des biens et services dans le cadre de Marché
Il
A. ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES DE TRES PETITES VALEURS UNITAIRES ET
GLOBALES
L’achat de biens et services est effectué en fonction des besoins exprimés par le personnel des cellules
fonctionnelles en respectant la voie hiérarchique.
Ils concernent les biens de consommation courante, les biens d’équipement et les services d’une valeur
globale mensuelle ne dépassant pas 1.000.000F CFA.
Les besoins de chaque cellule sont recueillis à l’aide d’une demande de biens et services DBS établie
en double (DBS²).
o La DBS2 reste à la souche,
o La DBS1 est transmise au Comptable matière.
Deux cas peuvent se présenter :
Les biens demandés se trouvent en stock
Les biens demandés ne se trouvent pas en stock
a. Les biens demandés se trouvent en stock
Le Comptable matière établit un bon de sortie de stock en trois exemplaires BS3 et livre les biens
demandés à l’intéressé
Il ventile ensuite le bon de sortie
o Le BS3 reste à la souche ;
o Le BS2 va au responsable de la cellule fonctionnelle. ;
o Le BS1 accompagnée de la DBS1 va à la comptabilité.
b. Les biens demandés ne se trouvent pas en stock
Deux cas se présentent :
* Montant < 100 000 FCFA

Version du 2 avril 2007 - 178 -


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* Montant > 100 000 FCFA et > 1 000 000 FCFA


b1-Montant < 100 000 FCFA
L’intéressé initie d’une demande d’avance de Fonds (DAF) en trois exemplaires (DAF3) adressées
par voie hiérarchique au CN via le RAF.
Cette demande d’avance de Fonds (DAF) signée permet à l’intéressé de passer à la caisse, muni d’une
pro forma ou d’un devis, récupérer des fonds pour aller effectuer la dépense.
La DAF est alors ventilé comme suit :
o La DAF3 reste à la Caisse,
o La DAF2 va à la comptabilité
o La DAF1 est remis à l’intéressé
Après avoir réalisé la dépense, l’intéressé revient avec les pièces justificatives pour solder l’avance de
fonds.
b2-Montant > 100 000 FCFA et < 1 000 000 FCFA
Le Comptable matière initie un bon de commande (BC) en Quatre exemplaires (BC4) adressées par
voie hiérarchique au CN via le RAF
Le bon de commande est signé après un contrôle budgétaire et formel effectué par le RAF et puis il
est ventilé comme suit :
o Le BC4 reste à la souche,
o Le BC3 va à la comptabilité
o Les BC1&2 sont envoyés au fournisseur, qui retournera le BC1(l’original) avec le Bon de livraison
et/ou la facture.
Le paiement se fait par chèque comme pour tout paiement supérieur à Cent mille; sauf cas
exceptionnels dûment autorisés.
B. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES DANS LE CADRE DE MARCHES
Il convient de noter que l’ouverture de offres est publique c’est-à-dire en présence des
soumissionnaires. De plus le dépouillement et l’évaluation se font par le comité d’achat constitué
d’au moins trois personnes.
01. PRESELECTION DES FOURNISSEURS
Dès la mise en vigueur du crédit, et par la suite chaque année, la CNC fait passer une annonce dans les
journaux locaux pour la manifestation d’intérêt des fournisseurs intéressés à fournir des biens au
Programme.
L’annonce indique les informations minimums à fournir par les fournisseurs intéressés (registre de
commerce, numéro de contribuable, patente, immatriculation CNPS, certificat de non-faillite, plan de
localisation) et la liste des fournitures génériques utilisées par le Programme au niveau national.
Les dossiers de soumission comprenant le dossier administratif et le catalogue des prix du fournisseur
sont réceptionnés au secrétariat de la CNC contre récépissé.
Tout fournisseur, ayant déposé un dossier complet est automatiquement agréé et un numéro
d’enregistrement lui est attribué.
Le Responsable de la passation des marchés de la CNC dresse au début de chaque exercice la liste des
fournisseurs agréés. La liste des fournisseurs est visée par le RAF et signée par le CN. Elle est mise à
jour tous les trois mois.
02. EXPRESSION DES BESOINS
Les chefs de cellule fonctionnelle de la CNC expriment leur besoin à l’aide d’une demande de biens et
services DBS établie en double (DBS²).
a. La DBS 2 reste à la souche,

Version du 2 avril 2007 - 179 -


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b. La DBS1 est transmis au Comptable matière. En cas d’inexistence ou d’insuffisance des biens et
services et transmis au Comptable matière.
La demande de biens et services comprend :
Le nom de la cellule fonctionnelles utilisatrice ;
Le numéro de la Demande de biens et services ;
La date ;
La désignation des articles ;
Les quantités demandées ;
la signature du demandeur
03. EXAMEN DE LA DEMANDE DE BIENS ET SERVICES (DBS)
Le comptable National :
Contrôle la DBS et s’assure au préalable de la régularité de la demande ;
Consulte le budget y afférent afin de s’assurer que le budget est disponible ;
Soumet la demande au RAF pour approbation.
En cas d’indisponibilité du budget, l’avis du CN est sollicité.
04. CONSULTATION DES FOURNISSEURS
Pour chaque achat d’un montant supérieur à 300 000 FCFA et inférieur à 5.000.000 FCFA, le CNC
consulte au moins trois fournisseurs répertoriés dans la liste en leur adressant des lettres d’invitation à
soumissionner.
Le Responsable de la passation des marchés propose une liste d’au moins trois fournisseurs au RAF
pour visa et au CN pour approbation.
Les offres reçues sous plis fermés sont ouvertes par le Responsable de la passation des marchés en
présence du RAF ou de son représentant.
Le Responsable de la passation des marchés dresse séance tenante un tableau comparatif des offres
reçues comprenant les prix proposés par chaque fournisseur, les délais de livraison et les modalités de
paiement.
Le Procès verbal d’analyse des offres est signé par tous les participants à la réunion.
05. EMISSION DE LA COMMANDE
Le Responsable de la passation des marchés :
Soumet pour approbation au CN le PV d’analyse des offres ;
Le comptable national après approbation du CN, établit un bon de commande en Quatre (4)
exemplaires et le soumet à la signature du CN après visa du RAF.
Le bon de commande indique :
La date ;
Le nom du fournisseur ;
La désignation des articles commandés ;
Le prix unitaire des articles ;
Le montant total de la commande.
Le 1er et le 2ème exemplaire (BC1 & BC2) sont transmis au fournisseur,
Le 3ème exemplaire (BC3) est envoyé à la comptabilité
Le 4ème exemplaire (BC4) conservé à la souche.
06. ENREGISTREMENT
Le comptable enregistre l’engagement dans le système informatique

Version du 2 avril 2007 - 180 -


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07. ET CLASSEMENT DU BON DE COMMANDE


Le chef de l’unité de passation des marchés :
Classe une Photocopie en attente de la livraison.
08. RECEPTION DE LA LIVRAISON
Les livraisons sont réceptionnées par une commission de réception comprenant notamment :
Le RAF ou son représentant
Le comptable matières ou son représentant
Le Responsable de la passation des marchés
Un représentant de la cellule bénéficiaire
La commission vérifie la régularité de la livraison et dresse un procès verbal qui arrête les quantités
réceptionnées et fait toute observation qu’elle juge utiles.
IV.2.5.2.2 ACHATS PAR LES CPP
Le CP est autorisé à passer des commandes ou à négocier des contrats d’un montant maximum de 1
000 000 FCFA par commande ou contrat.
Les commandes ou contrats ainsi passés sont payés au niveau provincial sur les comptes alimentés par
les fonds de contrepartie.
Ces achats se déroulent d’après les étapes suivantes :
01. Présélection des fournisseurs
02. Expression des besoins
03. Examen de la demande de biens et services (DBS)
04. Consultation des fournisseurs
05. Emission de la commande
06. Enregistrement
07. Classement du bon de commande
08. Réception de la livraison
A. ACQUISITION DE BIENS ET SERVICES DE TRES PETITES VALEURS UNITAIRES ET
GLOBALES
Il convient de noter que l’ouverture de offres est publique c’est-à-dire en présence des
soumissionnaires. De plus le dépouillement et l’évaluation se font par le comité d’achat constitué d’au
moins trois personnes.
L’achat de biens et services est effectué en fonction des besoins exprimés par le personnel des sections
fonctionnelles en respectant la voie hiérarchique.
Ils concernent les biens de consommation courante, les biens d’équipement et les services d’une valeur
globale mensuelle ne dépassant pas 500.000F CFA.
Les besoins de chaque section sont recueillis à l’aide d’une demande de biens et services DBS établie
en double (DBS²).
o La DBS 2 reste à la souche,
o La DBS1 est transmis au Comptable matière.
Deux cas peuvent se présenter :
Les biens demandés se trouvent en stock
Les biens demandés ne se trouvent pas en stock
c. Les biens demandés se trouvent en stock

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Le Comptable matière établit un bon de sortie de stock en trois exemplaires BS3 et livre les biens
demandés à l’intéressé
Il ventile ensuite le bon de sortie
o Le BS3 reste à la souche ;
o Le BS2 va au responsable de la cellule fonctionnelle. ;
o Le BS1 accompagnée de la DBS1 va à la comptabilité.
d. Les biens demandés ne se trouvent pas en stock
Deux cas se présentent :
Montant < 50 000 FCFA
Montant > 50 000 FCFA et < 500 000 FCFA
b1-Montant < 50 000 FCFA
L’intéressé initie d’une demande d’avance de Fonds (DAF) en trois exemplaires (DAF3) adressées
par voie hiérarchique au CP via le Comptable provincial.
Cette demande d’avance de Fonds (DAF) signée permet à l’intéressé de passer à la caisse, muni d’une
pro forma ou d’un devis, récupérer des fonds pour aller effectuer la dépense.
La DAF est alors ventilé comme suit :
o La DAF3 reste à la Caisse,
o La DAF2 va à la comptabilité
o La DAF1 est remis à l’intéressé
Après avoir réalisé la dépense, l’intéressé revient avec les pièces justificatives pour solder l’avance de
fonds.
b2-Montant > 50 000 FCFA et < 500 000 FCFA
Le Comptable matière initie un bon de commande (BC) en Quatre exemplaires (BC4) adressées par
voie hiérarchique au CP via le Comptable provincial
Le bon de commande est signé après un contrôle budgétaire et formel effectué par le Comptable
provincial et puis il est ventilé comme suit :
o Le BC4 reste à la souche,
o LE BC3 VA A LA COMPTABILITE
o Les BC1&2 sont envoyés au fournisseur, qui retournera le BC1 avec le Bon de livraison et/ou la
facture.
Le paiement se fait par chèque comme pour tout paiement supérieur à Cent mille; sauf cas
exceptionnels dûment autorisés.
B. ACQUISITION DES BIENS ET SERVICES DANS LE CADRE DE MARCHES
Il convient de noter que l’ouverture de offres est publique c’est-à-dire en présence des
soumissionnaires. De plus le dépouillement et l’évaluation se font par le comité d’achat constitué d’au
moins trois personnes.
01. PRESELECTION DES FOURNISSEURS
Dès la mise en place des CPAP, et par la suite chaque année, le CPP fait passer une annonce dans les
journaux locaux et sur les panneaux d’affichage de la province, de la préfecture, des sous-préfectures
et des mairies.
L’annonce indique les informations minimums à fournir par les fournisseurs intéressés (Registre de
commerce, n° de contribuable, patente, immatriculation CNPS, certificat de non-faillite, plan de
localisation) et la liste des fournitures génériques utilisées par le Programme au niveau provincial.

Version du 2 avril 2007 - 182 -


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Les dossiers de soumission comprenant le dossier administratif et le catalogue des prix du fournisseur
sont réceptionnés au secrétariat du CPP contre un récépissé.
Tout fournisseur ayant déposé un dossier complet est automatiquement agréé et un numéro
d’enregistrement lui est attribué.
Le CPP adresse au CNC au début de chaque exercice la liste des fournisseurs agréés au niveau de la
province accompagné d’un état comparatif des prix. Cette liste est mise à jour au niveau de la province
chaque fois qu’un nouveau dossier est reçu.
02. EXPRESSION DES BESOINS
Les unités fonctionnelles (au niveau provincial) expriment leur besoin sur une Demande de biens et
services en 2 exemplaires ( DBS2):
Le 1er exemplaire (DBS1) est destiné au comptable ;
Le 2ème exemplaire (DBS2) est conservé à la souche.
La Demande de biens et services comprend :
Le nom de la section utilisatrice ;
Le numéro de la Demande de biens et services ;
La date ;
La désignation des articles ;
Les quantités demandées ;
La signature du demandeur.
03. EXAMEN DE LA DEMANDE DE BIENS ET SERVICES (DBS)
Le Comptable provincial :
Contrôle la D.B.S. et s’assure au préalable de la régularité de la demande ;
Consulte le budget y afférent, afin de s’assurer que le budget est disponible.
04. CONSULTATION DES FOURNISSEURS
La consultation consiste à obtenir sous pli fermé au moins trois factures proforma ou devis de trois
fournisseurs différents.
Pour chaque achat d’un montant supérieur à 200 000 FCFA, le CPP consulte au moins trois
fournisseurs répertoriés dans la liste
Le Comptable provincial :
Consulte le fichier fournisseur et établi une liste d’au moins trois fournisseurs qu’il soumet à
l’approbation du coordonnateur du CPP.
Elabore un tableau comparatif des trois offres reçues comprenant les prix proposés par chaque
fournisseur, les délais de livraison et les modalités de paiement.
05. EMISSION DE LA COMMANDE (B/C)
Le Comptable provincial :
* Soumet pour approbation au Coordonnateur du CPP le résultat de l’analyse des offres ;
* Etablit un B/C en trois exemplaires et le soumet à la signature du Coordonnateur du CPP ;
Le Bon de commande indique :
La date ;
Le nom du fournisseur ;
La désignation des articles commandés ;
Le prix unitaire des articles ;
Le montant total de la commande ;

Version du 2 avril 2007 - 183 -


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Le lieu et le délai de livraison.


Le 1er et le 2ème exemplaires (BC1 & BC2) sont transmis au fournisseur,
Le 3ème exemplaire (BC3) est envoyé à la comptabilité
Le 4ème exemplaire (BC4) conservé à la souche.
06. ENREGISTREMENT
Le comptable enregistre l’engagement.
07. CLASSEMENT DU BON DE COMMANDE
Le conserve dans le carnet à souche une copie en attente de la livraison.
08. RECEPTION DE LA LIVRAISON
Les livraisons sont réceptionnées par une commission de réception comprenant notamment :
Le Comptable provincial ou son représentant
Le comptable matières ou son représentant
Un représentant de l’unité bénéficiaire
La commission vérifie la régularité de la livraison et dresse un procès verbal qui arrête les quantités
réceptionnées et fait toute observation qu’elle juge utiles.
IV.2.5.2.3 ACHATS PAR LES COMMUNES
Les passations des marchés au niveau des communes seront effectuées conformément aux directives
pour la passation des marchés et le décaissement simplifié pour les investissements communautaires
établi par la Région Afrique de la Banque Mondiale en février 1998. Les marchés passés par les
communes seront conformes aux dispositions de la clause 3.17 des Directives de la Banque mondiale
et du Manuel d’Exécution approuvé par cette dernière.
La CNC sera chargé de veiller au respect de ces Directives, et des examens à posteriori de micro-
projets sélectionnés sur une base aléatoire seront régulièrement effectués par la Banque et des
consultants indépendants recrutés par la CNC.
La commune bénéficiaire est responsable de la passation des marchés de petits matériels et fournitures
commandés dans le cadre de l’exécution de son microprojet issu d’un plan de développement à
l’exception des fournitures procurées en nature par le Programme.
Il convient de distinguer deux étapes:
Sélection des fournisseurs
Passation de la commande (signature du contrat)
01. Sélection des fournisseurs
La liste des fournisseurs établie par la CPP et agréés par la CNC au démarrage du projet et mise à jour
chaque année est mise à la disposition des Communes à leur demande. Cette liste peut être complétée
sur décision des représentants habilités de la commune, par d’autres fournisseurs dont la réputation et
la notoriété sont établies au niveau de la localité.
La consultation consiste à obtenir sous plis fermé au moins trois factures Pro forma ou devis de trois
fournisseurs différents.
Pour chaque achat d’un montant supérieur à 100 000 FCFA, la commune consulte au moins trois
fournisseurs répertoriés dans la liste.
Dans le cas où il n’existerait pas dans la localité plus d’un fournisseur de l’article à commander, la
commune consulte les fournisseurs dans une aire géographique plus étendue de manière à obtenir au
moins trois offres pour chaque consultation.
Les plis sont ouverts lors d’une session du conseil municipal, aux jour et heure annoncés, en présence
des soumissionnaires qui le désirent. Les prix sont lus à haute voix à la cérémonie d’ouverture des plis.

Version du 2 avril 2007 - 184 -


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Révisé le :

Les offres sont analysées et évalué par une commission du conseil municipal et présenté au conseil
municipal pour décision.
Le marché ou la commande est passé au soumissionnaire le moins disant remplissant les critères de
sélections (prix, délais de livraison, spécificités techniques, etc.)
02. Passation de la commande (signature du contrat)
Le bon de commande est établi en trois exemplaires par un adjoint au Maire sur un formulaire
standard qui indique notamment la désignation des articles commandés, les quantités, le prix unitaire,
le lieu et le délai de livraison, ainsi que le nom du fournisseur.
Le bon de commande est visé par le SG de la mairie et signé par le Maire ; il est ventilé comme suit :
Un exemplaire est remis au fournisseur
Un exemplaire est remis à la CPP
Une copie conservée par le Receveur municipal pour vérification de la conformité au moment de la
livraison et classement.
IV.2.5.2.4 ACHATS PAR LES COMMUNAUTES
Les passations des marchés au niveau des communautés seront effectuées conformément aux
directives pour la passation des marchés et le décaissement simplifié pour les investissements
communautaires établi par la Région Afrique de la Banque Mondiale en février 1998 dont une
adaptation est proposée en annexe sous forme de manuel simplifié. Les marchés passés par les
communautés seront conformes aux dispositions de la clause 3.17 des Directives de la Banque
mondiale et du Manuel d’Exécution approuvé par cette dernière.
La CNC sera chargé de veiller au respect de ces directives, et des examens à posteriori de micro-
projets sélectionnés sur une base aléatoire seront régulièrement effectués par la Banque et des
consultants indépendants recrutés par la CNC.
La communauté bénéficiaire est responsable de la passation des marchés de petits matériels et
fournitures commandés dans le cadre de l’exécution de son micro-projet issu d’un plan de
développement à l’exception des fournitures procurées en nature par le Programme.
Il convient de distinguer deux étapes:
03. Sélection des fournisseurs
04. Passation de la commande (signature du contrat)
03. Sélection des fournisseurs
La liste des fournisseurs établie par la CPP et agréés par la CNC au démarrage du projet et mise à jour
chaque année est mise à la disposition des communautés à leur demande. Cette liste peut être
complétée sur décision des représentants habilités de la communauté, par d’autres fournisseurs dont la
réputation et la notoriété sont établies au niveau de la localité.
La consultation consiste à obtenir sous plis fermé au moins trois factures Proforma ou devis de trois
fournisseurs différents.
Pour chaque achat d’un montant supérieur à 100 000 FCFA, la communauté consulte au moins trois
fournisseurs répertoriés dans la liste.
Dans le cas où il n’existerait pas dans la localité plus d’un fournisseur de l’article à commander, la
communauté consulte les fournisseurs dans une aire géographique plus étendue de manière à obtenir
au moins trois offres pour chaque consultation.
Les plis sont ouverts lors d’une session du comité de concertation à la base de la communauté, aux
jour et heure annoncés, en présence des soumissionnaires qui le désirent. Les prix sont lus à haute voix
à la cérémonie d’ouverture des plis. Les offres sont analysées et évalué par le comité de concertation à
la base au complet de la communauté.

Version du 2 avril 2007 - 185 -


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Le marché ou la commande est passé au soumissionnaire le moins disant remplissant les critères de
sélections (prix, délais de livraison, spécificités techniques, …)
04. Passation de la commande (signature du contrat)
Le bon de commande est établi en quatre exemplaires par le Trésorier de la communauté sur un
formulaire standard qui indique notamment la désignation des articles commandés, les quantités, le
prix unitaire, le lieu et le délai de livraison, ainsi que le nom du fournisseur.
Le bon de commande est visé par le Trésorier et signé par le Président ; il est ventilé comme suit :
Un exemplaire est remis au fournisseur ;
Un exemplaire pour la communauté (CC) ;
Un exemplaire est remis à la CPP ;
Une copie conservée par le Chef de poste comptable ou Receveur municipal pour vérification de la
conformité au moment de la livraison et classement.

Version du 2 avril 2007 - 186 -


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IV.3. Système de classement des dossiers de passation des marchés

IV.3.1 STRUCTURE DE CLASSEMENT…………………………………………..

IV.3.2 CLASSEMENT DES CHEMISES……………………………………………

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IV.3.1 Structure de classement


Les dossiers doivent être classés dans des boîtiers suivant les trois catégories de passation des
marchés :
o micro-projets
o achats des biens,
o services de consultants,
o Achats de petits matériels et fournitures ;
Des boîtiers doivent être créés par catégorie de passation des marchés pour chaque catégorie de
dépenses ;
Pour chaque microprojet, il convient de créer :
o Une section comprenant le dossier de demande de financement, l’accord de financement.
o une section comprenant les rapports d’activités,
o une section comprenant les copies des ordres de virement des fonds,
o Une section comprenant es rapports de supervision.
Toutes les boîtes et chemises doivent être marquées, utiliser des étiquettes imprimées des lettres :
« B » pour les biens
« C » pour les services de consultants
« F » pour les petits matériels et fournitures;
« M » pour les Micro- Projets.
Il faut également
1. Créer pour chaque marché et imprimer le nom du marché sur la boîte ;
Une boîte comprenant
- des chemises individuelles pour chaque étape du cycle d’acquisition,
- une chemise comprenant les correspondances ;
- Une pour les notes de revue des marchés ;
Une boîte séparée et numérotée comprenant les documents volumineux de passation des marchés
(documents de pré qualification, d’appel d’offres (DAO) et les contrats numérotés).
Insérer ce numéro de référence sur la liste générale des « DBSO et marchés » ou « propositions
de consultants ». Cette liste est tenue dans une chemise « numéros de référence ».
IV.3.2 Classement des chemises
Chemise générale par marché ou microprojet
Avis d’appel d’offres ;
Rapport d’évaluation ;
Accord de financement ;
Pièces comptables
IV.3.2.1 CLASSEMENT DES CHEMISES DANS LA BOITE PAR MICRO-PROJET ET PAR
MARCHE
Boîte Générale comprenant les documents volumineux de passation des marchés numérotés
(documents de présélection, d’appel d’offres-DAO- et les contrats signés) ;
Chemise comprenant les correspondances
Chemise pour les revues concernant l’exécution des marchés
IV.3.2.1.1 CLASSEMENT DES CHEMISES POUR LA PRESELECTION

Version du 2 avril 2007 - 188 -


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Lancement présélection
Avis de présélection avec date de publication ;
Non-objection au document de présélection (document de présélection à placer dans la
boîte« documents de passation des marchés volumineux du marché avec numéro de référence du
document de présélection à insérer sur la liste des documents placée dans la chemise « générale » du
projet).
Date du lancement de la présélection.
Evaluation de la présélection
Rapport d’évaluation de présélection (avec numéro de référence à insérer sur la liste des documents
placée dans la chemise « générale » du projet) ;
non-objection de l’IDA à la liste des firmes présélectionnées, si requis.
Un classement similaire sera adopté pour le processus de création et maintenance du registre de
classement et qualification des sous-traitants et des consultants.
IV.3.2.1.2 CLASSEMENT DES CHEMISES CONCERNANT LA PROCEDURE D’APPEL
D’OFFRES
Chemise du lancement de l’appel d’offres
Avis spécifique de l’appel d’offres avec date de publication ;
non-objection de l’IDA au projet de dossier d’appel d’offres si requis (DAO à placer dans la boîte
« documents de passation des marchés volumineux », avec numéro de référence du projet de DAO à
insérer sur la liste des documents placée dans la chemise « générale » du projet) ;
Clarifications demandées par les soumissionnaires et réponses du CNC, du CPP ou du CLLS ;
procès-verbal de la réunion préalable à la soumission (le cas échéant)
Modifications/amendements apportés au DAO (le cas échéant).
Chemise de l’évaluation des offres
Procès-verbal d’ouverture des offres ;
Clarifications demandées aux soumissionnaires et réponses ;
Rapport d’évaluation ;
Correspondance avec l’IDA ou non-objection de l’IDA, si requis.
Chemise concernant l’attribution
Copie du contrat signé (à placer dans la boîte « documents de passation des marchés volumineux »,
avec numéro de référence du marché à insérer sur la liste des documents placée dans la chemise
« générale » du projet)
Chemise concernant la gestion du marché
Programme des travaux approuvés ;
Avenants au marché et tous justificatifs, et approbations obtenues N.O de l’IDA si requis
Ordres de service
Réclamations et litiges
PV de réception
Autres correspondances.
IV.3.2.1.3 CLASSEMENT DES CHEMISES POUR SERVICES DE CONSULTANTS ET
FORMATION
Chemise générale
Demande d’expression d’intérêt avec date de publication
Liste des firmes ayant exprimé leur intérêt

Version du 2 avril 2007 - 189 -


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Chemise comprenant les correspondances


Chemise concernant les revues des contrats
Chemise concernant les demandes de propositions
Chemise concernant la demande de proposition
Chemise concernant le lancement de la demande de proposition.
non-objection à la liste restreinte (le cas échéant)
Projet de texte de la demande de proposition et termes de référence
Non-objection de l’IDA, si requis
Chemise concernant l’évaluation des propositions
Rapport d’évaluation des offres techniques
Commentaires ou non-objection de l’IDA, si requis
Procès – verbal d’ouverture des propositions financières
Rapport d’évaluation consolidé des offres techniques et financières
Avis de N.O de l’IDA, si requis quant au consultant sélectionné et négociation du contrat.
Chemise concernant l’attribution du contrat
non-objection au projet de contrat par l’IDA, si requis
notification du contrat
Copie du contrat signé, y compris mandat du consultant, CV des experts, et toutes annexes.
Chemise concernant la gestion du contrat
Programme de travail approuvé, le cas échéant
Avenants au contrat et tout justificatifs, et approbation obtenues, N.O. du bailleur, si requis
Ordres de service
Paiements
Rapports des consultants
Réclamations et différends
Evaluation de la performance du consultant, le cas échéant
Chemise pour les supervisions des consultants

IV.4 - Présentation détaillée des travaux de passation de marchés

Procédures : 4 d’Achat section : 4.1 choix du mode de passation des marchés


Opération : 4.1.1 Déterminer le mode de passation d’un marché

1- objectifs : passer un marché conformément aux directives IDA


2- évènement générateur entrée en vigueur du projet

3- Tâches à réaliser : Responsable :

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3.1 Conclure d’une part, les marchés de fournitures et de travaux au Projet Coordonnateur /
conformément aux directives de l’IDA de janvier publiées en janvier 1997 mises à Responsables à
jour en septembre 1997, révisées janvier 1999, mai 2002 et mai 2004 différents niveaux
d’Exécution / RAF
Les modes d’acquisition autorisés sont décrits dans l’ANNEXE 3 DE l’accord de
crédit N°………../ CD.

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Procédures : 4 procédures des Achats section : 4.2 Définition d’un plan de passation des marchés
Opération : 4.2.1 Elaborer un plan de passation des marchés
1/3
1- objectifs : Etablir un planning de passation des marchés du projet
2- évènement générateur Elaboration du plan d’actions et budget annuel

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.1 Etablir sur la base du plan d’actions et budget annuels approuvés par la tutelle et la Coordonnateur /
Banque Mondiale, un planning de : Responsables à
- Passation des marchés de fournitures équipement & biens différents niveaux
- Recrutement / sélection des consultants d’Exécution / RAF
- Passation des marchés des travaux

Présenter le planning de passation des marchés de fournitures et équipements


3.2 comme suit :
----------//---------
- Objet du marché
- Mode de passation

Fournir la prévision et la réalisation des informations ci–après


- Date de préparation des dossiers d’appel d’offre (DAO) & avis
- Date publicité
- Date envoi DAO à la banque mondiale pour approbation
- Date approbation IDA
- Date lancement DAO
- Date dépôt des offres
- Date d’envoi du procès verbal
- Date de la non- objection IDA
- Date de notification d’attribution
- Date de signature contrat
- Date caution bonne exécution
- Date levée caution soumission
- Délai d’exécution
- Date démarrage contrat
- Date réception livraison biens / fournitures
- Date payement solde contrat
- Observation

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Révisé le :

Procédures : 4 procédures des Achats section : 4.2 Définition d’un plan de passation des marchés
Opération : 4.2.1 Elaborer un plan de passation des marchés
2/3
1- objectifs : Etablir un planning de passation des marchés du projet
2- évènement générateur Elaboration du plan d’actions et budget annuels

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.4 Présenter le planning de recrutement / sélection des consultants comme suit : Coordonnateur /
- Objet du marché Responsables à
- Mode de sélection différents niveaux
- Date préparation des termes de références (TDR) d’Exécution / RAF

fournir la prévision et la réalisation des informations ci-après


- Date de préparation liste restreinte
- Date soumission demandes proposition IDA
----------//---------
- Date approbation IDA des demandes propositions
- Date ouverture offres techniques
- Date ouverture offres financières
- Date soumission à IDA du rapport de dépouillement offres techniques
- Date approbation IDA offres financières
- Date soumission à IDA du rapport de dépouillement offres financières
- Date non - objection IDA
- Date notification d’attribution
- Date signature contrat
- Délai d’exécution
- Date fin contrat
- Date réception rapport
- Observations

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Révisé le :

procédures : 4 procédures des section : 4.2 Définition d’un plan de passation des marchés
Achats
Opération : 4.2.1 Elaborer un plan de passation des marchés
3/3
1- objectifs : Etablir un planning de assation des marchés du projet
2- évènement générateur Elaboration du plan d’actions et budget annuels

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.4 Présenter le planning de passation des marchés des travaux comme suit : Coordonnateur /
- Objet du marché Responsables à
- Mode de passation marché différents niveaux
d’Exécution / RAF

fournir la prévision et la réalisation des informations ci-après

- date préparation dossier appel d’offres (DAO) & avis ----------//---------


- date publicité
- Date envoi DAO à la banque mondiale pour approbation
- Date approbation IDA
- Date lancement DAO
- Date dépôt des offres
- Date ouverture des offres
- Date d’envoi procès verbal
- Date de la non objection IDA
- Date notification d’attribution
- Date signature du contrat
- Date caution bonne exécution
- Date levée caution soumission
- Date d’exécution
- Date démarrage contrat
- Délai réception provisoire
- Date réception définitive
- Date paiement solde contrat
- Observations

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procédures : 4 Procédures des section : 4.3 Approbation du plan de passation des marchés
Achats
Opération : 4.3.1 Faire approuver un plan de passation des marchés

1- objectifs : Faire approuver de passation des marchés du projet


2- évènement générateur Elaboration du plan de passation des marchés

3- Tâches à réaliser : Responsable :

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Révisé le :

3.1 Soumettre le plan de passation de marchés à l’examen et à l’approbation de la Coordonnateur /


tutelle et de la Banque Mondiale Responsables à
différents niveaux
d’Exécution / RAF

3.2 Vérifier que :


- toutes les actions prévues dans le budget ont été convenablement traduites
dans le plan de passation des marchés ----------//---------
- Le mode de passation de marchés retenu, pour chaque marché, est conforme
aux directives de la banque mondiale en la matière.

Viser le plan de passation de marchés pour marquer son approbation


Coordonnateur
3.3

Transmettre le plan de passation des marchés à la banque mondiale (Task Manager


3.4 ou Mission Résidente) pour examen et approbation
------------//-------
Obtenir de la banque mondiale, la non objection correspondante
-----------//--------
3.5

Transmettre une copie du plan de passation des marchés approuvés ainsi que la non
objection correspondante aux différents Responsables ------------//-------
3.6

Faire classer une copie des plans de passation des marchés approuvés et non-
objection correspondante au Secrétariat du projet ------------//-------
3.7

Version du 2 avril 2007 - 196 -


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Procédures : 4 Achats section : 4.4 Initialisation des dépenses de fonctionnement marchés


Opération : 4.4.1 Exprimer un besoin

1- objectifs : Satisfaire le besoin


2- évènement générateur Existence d’un besoin quelconque du projet

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.1 Créer un formulaire « DEMANDE D’ACHAT » imprimé et pré numéroté (du RAF
carnet à souche auto- carboné), chaque formulaire sera établi en quatre exemplaires
dont trois à détacher. Ce carnet sera géré par le secrétariat de l’agence d’exécution
(annexe 11)

Obtenir du RAF, le carnet des demandes d’achats


3.2 Responsables
d’Exécution

A chaque expression du besoin, renseigner le carnet en indiquant principalement :


3.3 -----------//--------
- la date d’établissement
- l’Agence d’exécution bénéficiaire
- le service de l’agence d’exécution bénéficiaire
- l’urgence du besoin en terme calendaire
- la description des biens et /ou services, quantités, coût unitaire et valeur

Signer la demande d’achat

Présenter le carnet de demande d’achat au secrétariat de la coordination


------------//-------
3.4

3.5 -----------//-------

Version du 2 avril 2007 - 197 -


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Procédures : 4 Achats section : 4.4 Initialisation des dépenses de fonctionnement


Opération : 4.4.2 Approuver une demande d’achat

1- objectifs : Déclencher la procédure de sélection du fournisseur


2- évènement générateur Réception d’une demande d’achat

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.1 Vérifier :
- Que le besoin exprimé est éligible au titre des dépenses du projet la
disponibilité budgétaire relative à la dépense envisagée. Comptable

3.2 viser la demande établie au cas ou la dépense est éligible et que la ligne budgétaire ------------//-------
correspondante est disponible

transmettre au RAF le carnet muni de la demande reçue et visée


3.3 -----------//-------

Examiner la demande d’achat relative aux dépenses non budgétisées ou aux


3.4 dépassements budgétaires
RAF
Porter, en cas de rejet, des annotations sur la demande et la renvoyer à son
3.5 initiateur, par le secrétariat ------------//-------

Marquer implicitement son accord « accord pour exécution » sur la demande visée
3.6 précédemment par le comptable ----------//---------

Transmettre au secrétariat le carnet muni de la demande visée, pour signature du


3.7 coordonnateur -----------//--------

Détacher du carnet, les trois exemplaires de la demande visée du RAF et signée du


coordonnateur
3.8 Chef comptable

Classer le carnet des demandes d’achat (la souche carbonée sera maintenue dans
le carnet) et le 3eme exemplaire de la demande dans le chrono approprié
3.9 -----------//--------
Transmettre au responsable concerné un exemplaire de la demande d’achat

Transmettre au spécialiste en passation de marché, l’original de la demande pour


3.10 mise en œuvre de la sélection du fournisseur -----------//--------

3.11 -----------//--------

Version du 2 avril 2007 - 198 -


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Version du 2 avril 2007 - 199 -


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Révisé le :

Procédures : 4 Achats section : 4.5 sélection d’un fournisseur


Opération : 4.5.1 Préparer les dossiers d’appel d’offres

1- objectifs : Lancer un appel d’offres


2- évènement générateur Mise en œuvre du plan de passation de marché

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.1 Préparer le dossier de lancement d’un appel d’offres conformément au planning de Coordonnateur/
passation des marchés approuvés par la Banque Mondiale responsable passation
de marchés/RAF

Etablir le dossier d’appel d’offres qui comprendra : ------------//-------


3.2
- la liste des soumissionnaires
- l’avis d’appel d’offres
- lettre d’invitation et instructions à l’intention des soumissionnaires
- un modèle d’offre
- le cahier de clauses particulières
- la liste de fournitures ou devis quantitatif
- les délais de livraison ou d’achèvement
- les annexes nécessaires telles que les modèles des différentes garanties à -----------//-------
fournir
- un modèle de projet de contrat

S’assurer de la conformité et de la régularité du dossier d’appel d’offres


Spécialiste passation
de marchés
3.3
Prendre en compte les éventuels observations des spécialistes et techniciens
-----------//--------

3.4 Soumettre le modèle de dossier complet à l’examen et approbation de la tutelle et


de la commission nationale des marchés suivant volume du marché Coordonnateur

3.5
Transmettre, suite à l’approbation de la tutelle et de la commission, le dossier à la
banque Mondiale pour examen et approbation ---------//---------

3.6
Obtenir la non objection de la Banque Mondiale relative au dossier correspondant
qui permettra le lancement de l’appel d’offres ------------//------

3.7

Version du 2 avril 2007 - 200 -


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Révisé le :

Procédures : 4 Achats section : 4.5 sélection d’un fournisseur


Opération : 4.5.2 Lancer un appel d’offres

1- objectifs : Consulter les éventuels soumissionnaires


2- évènement générateur Obtention de la non objection IDA sur le DAO

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.8 Procéder, suite à la non objection IDA donnée sur le DAO, au lancement de l’appel
d’offre correspondant en : Coordonnateur/
- publiant l’annonce correspondante dans une ou plusieurs revues à large spécialiste passation
diffusion et le journal officiel le cas échéant de marchés/RAF
- diffusant l’avis d’appel d’offre auprès des représentations officielles des pays
éligibles

Remettre un dossier à chaque candidat autorisé contre récépissé (éventuellement


3.9 contre le droit de cession) ou par envoi de courrier recommandé par la voie la plus ------------//-------
rapide.

Le paiement des droits éventuels est effectué au secrétariat de la coordination contre


délivrance d’un reçu au candidat ; ce dernier retire alors le dossier auprès du
spécialiste de passation de marchés sur présentation du reçu.

Réceptionner les offres au secrétariat de la coordination

-------------//------
3.10

Version du 2 avril 2007 - 201 -


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Révisé le :

Procédures : 4 Achats section : 4.5 sélection d’un fournisseur


Opération : 4.5.3 Réceptionner les offres des soumissionnaires

1- objectifs : Attribuer le marché


2- évènement générateur dépôt des offres par les soumissionnaires

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.1 Enregistrer, dans leur ordre d’arrivée, les offres reçues des soumissionnaires Secrétariat
(Courrier arrivé) coordination

3.2 Conserver toutes les offres reçues dans un endroit protégé (armoire fermée à clé)
jusqu’à leur transmission à la commission technique (statuant sur le marché) pour ------------//-------
ouverture

Faire parvenir les offres à la commission des marchés, aux dates et heures indiquées
3.3 ------------//-------
sur les convocations émises par le président de la commission des marchés.

Version du 2 avril 2007 - 202 -


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Révisé le :

Procédures : 4 Achats section : 4.5 sélection d’un fournisseur


Opération : 4.5.4 Réceptionner les offres des soumissionnaires
½
1- objectifs : Designer l’attributaire d’une consultation
2- évènement générateur Réceptionner des offres des soumissionnaires

3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 203 -


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Révisé le :

3.1 Proposer au président de la commission des marchés de convoquer une réunion Coordonnateur/spécialiste
d’ouverture et de dépouillement des offres passation de marchés
/RAF

3.2 Convoquer la commission des marchés en temps opportun en émettant des Président Commission
convocations adressées à ses membres et aux soumissionnaires marchés

Procéder à l’ouverture des offres aux lieux, jour et heure fixés dans le dossier Membres de la
3.3 commission des marchés
d’appel d’offres en présence des soumissionnaires ou de leurs représentants

Etablir le procès verbal d’ouverture des offres


-------//----------
3.4
Analyser les offres techniques conformément aux dispositions particulières
figurant dans le dossier d’appel d’offres (sous commission technique) membres de la
3.5 commission des marchés
Etablir le rapport d’analyse détaillé des offres techniques

Transmettre le rapport d’analyse sur l’évaluation et la comparaison des offres ---------//---------


3.6 techniques reçues, à la Banque Mondiale (Task Manager) pour examen et
approbation
3.7 Coordonnateur
Obtenir la non objection de la Banque relative à l’analyse des offres techniques

Faire analyser, suite à la non objection IDA sur les offres techniques ; Les ---------//---------
3.8 offres financières par la sous Commission Financière.

Etablir un procès verbal concluant à la proposition d’attribution des prestations


Membres de la
3.9 commission des marchés
Transmettre ce procès verbal d’attribution du marché à la banque mondiale
(Task Manager) pour examen et approbation
----------//---------
3.10

Coordonnateur
3.11

Version du 2 avril 2007 - 204 -


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Révisé le :

Procédures : 4 Achats section : 4.5 sélection d’un fournisseur


Opération : 4.5.4 Réceptionner les offres des soumissionnaires
2/2
1- objectifs : Designer l’attributaire d’une consultation
2- évènement générateur Réceptionner des offres des soumissionnaires

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.12 Obtenir la non objection sur l’attribution du marché Coordonnateur

3.13 Etablir une lettre de notification d’attribution du marché Spécialiste passation


de marchés
3.14 Soumettre la lettre de notification d’attribution du marché à laquelle sont joints le
procès verbal de la C.T et la non objection IDA, à la signature du Coordonnateur ---------//----------

La lettre de notification d’attribution de marché dont le montant est inférieur à


FCFA …… pour les dépenses de fonctionnement, et FCFA …….. pour les
dépenses d’investissement, peut être soumise à la signature du ministre de tutelle

Transmettre une copie de la non objection de la Banque Mondiale, la lettre de


notification d’attribution du marché et le justificatif de transmission de cette lettre
au responsable d’Exécution concerné
3.15

Coordonnateur
Adresser à l’attributaire par lettre recommandée ou par fax, la lettre de notification.

3.16 Faire classer une copie de la non objection, une copie de la lettre de notification Coordonnateur
d’attribution du marché et le justificatif de transmission de cette lettre au
fournisseur, au secrétariat de la coordination et à la passation de marchés

3.17 --------//----------

Version du 2 avril 2007 - 205 -


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Révisé le :

Procédures : 4 Achats section : 4.6 Lancement d’une Commande


Opération : 4.6.1 commander un bien ou un service
1/3
1- objectifs : Acquérir un bien ou un service
2- évènement générateur Signature du contrat ou du bon de commande

3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 206 -


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3.1 Créer un formulaire « BON DE COMMANDE » imprimé et pré numéroté (du


carnet à souche) ; chaque formulaire sera établi en cinq (5) exemplaires (au RAF
minimum) dont quatre (4) à détacher. Ce carnet sera géré par le secrétariat de la
coordination (annexe 12)

Le bon de commande devra indiquer :


- l’entête, l’adresse et le numéro de téléphone du projet
- le numéro du bon
- la date d’émission du bon de commande
- l’imputation budgétaire
- le nom et l’adresse du fournisseur
- la désignation ou description des marchandises ou services
- le prix unitaire convenu
- le montant total de la commande en chiffres et en lettres
- les délais de livraison
le bon de commande est établi, suite à la signature de la notification d’attribution
du marché, d’un montant inférieur à FCFA ………..

Etablir, suite à la signature de la notification d’attribution du marché, en liaison


avec l’attributaire du marché, le contrat conformément au modèle fourni dans le
dossier d’appel d’offres, en sept (7) exemplaires au minimum
3.2
Le numéro du contrat sera fourni par le secrétariat de l’agence Spécialiste de passation
de marchés
Faire parapher toutes les pages et signer le contrat à l’attributaire du marché

Constituer la liasse comprenant :


3.3 - la copie du procès verbal ou rapport de la commission des marchés ----------//---------
- l’original de la non objection de la banque mondiale, le cas échéant obtenue
3.4 à la dernière étape de la procédure de sélection du fournisseur
- la lettre de notification d’attribution du marché
- le bon de commande ou le contrat
---------//----------

Procédures : 4 Achats section : 4.6 Lancement d’une Commande


Opération : 4.6.1 commander un bien ou un service
2/3

Version du 2 avril 2007 - 207 -


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Rédigé le :
Révisé le :

1- objectifs : Acquérir un bien ou un service


2- évènement générateur Signature du contrat ou du bon de commande

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.5 Transmettre la liasse ainsi constituée au RAF Spécialiste passation


de marchés

3.6 Vérifier que la liasse reçue est complète et conforme au point 3.4 RAF

3.7 Viser le bon de commande ou le contrat (au début de chaque page) correspondant ----------//---------
au cas où la conformité de la liasse est établie

3.8 Soumettre tous les exemples du bon de commande auxquels sont joints les autres ----------//---------
éléments de la liasse cités au point 3.4, à la signature du Coordonnateur

Soumettre tous les exemplaires du contrat auxquels sont joints les autres éléments
de la liasse cités au point 3.4, à la signature du ministre
3.9 Coordonnateur

transmettre, après signature du ministre, tous les exemplaires du contrat auxquels


sont joints les autres pièces au spécialiste de la passation de marchés
3.10 -----------//--------

Transmettre contrat au fournisseur pour formalité d’enregistrement

3.11 Spécialiste passation


Transmettre deux exemplaires du bon de commande dont un original ou une copie
de marchés
du contrat signé de toutes les parties au fournisseur.

---------//---------
3.12 Transmettre quatre exemplaires du contrat ou du bon de commande signés de
toutes les parties et enregistrés au RAF

Adresser un exemplaire du contrat ou du bon de commande au : ----------//---------


3.13
- secrétariat de la coordination, pour classement dans le dossier fournisseur
- à la banque mondiale
- ministre de tutelle RAF
3.14

Version du 2 avril 2007 - 208 -


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Rédigé le :
Révisé le :

Procédures : 4 Achats section : 4.6 Lancement d’une Commande


Opération : 4.6.1 commander un bien ou un service
3/3
1- objectifs : Acquérir un bien ou un service
2- évènement générateur Signature du contrat ou du bon de commande

3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.15 Reconstituer la liasse décrite au point 3.4 y joindre toutes les autres non-objections Spécialiste passation
IDA obtenue et correspondances au titre de ce marché de marchés/RAF

3.16 Créer un dossier : ---------//--------


- des «COMMANDES ou MARCHES PASSES »
- des « COMMANDES ou CONTRATS EN ATTENTE DE LIVRAISON Ou
D’EXECUTION »

Constituer deux sous dossiers au nom du fournisseur comprenant toutes les pièces
3.17 énoncées au point 3.13 ----------//----------
- un sous dossier des originaux
- un sous dossier des copies

Classer :
- le sous dossier des copies dans le dossier de « commandes ou marchés
3.18
passés » ----------//----------
- provisoirement, le sous dossier des originaux dans le dossier de commandes
ou contrats en attente de livraison ou d’exécution

Tous les documents produits au titre de chaque marché ou commande seront


classés dans chacun des deux sous dossiers.

Le dossier « commandes ou contrat passés » sera géré par le secrétariat

Le dossier « commande ou contrats en attente de livraison ou d’exécution » sera


géré par le responsable concerné, le RAF, le Comptable et le responsable du point
focal FEM.

Version du 2 avril 2007 - 209 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Procédures : 4 Achats Section : 4.7 Réception d’une commande

Opération: 4.7.1
1/2 Accuser de réception d’un bien ou d’un service
1- Objectif : Constater la livraison d’un bien ou d’un service

2- Evènement générateur : Livraison du bien, exécution du service

3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 210 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

3.1 Assister à toute livraison de fournitures et d’équipements du projet en liaison avec le Comptable
centre d’exécution bénéficiaire Matière/Responsable
Les livraisons des équipements et fournitures se feront aux Linux indiqués dans le concerné/membres
contrat ou bon de commande commission de
réception

Responsables
Les fournitures financées par le Projet seront stockées par le Comptable matières par
3.2 d’Exécution
source de financement.

Commission de
Prendre réception de toute livraison de travaux ou de services commandés par le
3.3 projet, en liaison avec le service ou le département impliqué
réception

Commission de
Vérifier que le bien ou le service réceptionné est conforme aux termes du contrat ou
réception
3.4 du bon de commande

---------//--------
Approuver et obtenir le bon de livraison du fournisseur
3.5
Etablir un procès verbal de réception et y inscrire:
-----------//-------
3.6 - le nom du Service ou du Département demandeur
- le numéro et la date du bon de commande ou du contrat
- le nom du fournisseur
- éventuellement, la date et le numéro de la non objection de la Banque

Faire signer le procès verbal conjointement par tous les intervenants à la réception :
-----------//-------
3.7 - Fournir une copie du procès verbal au:
- Fournisseur
- Service ou Département d’exécution
- Responsable d’exécution
- Service Comptable, ainsi qu’une copie du bon de livraison
- Comptable matières (en cas de livraison de fournitures et équipements)

Procédures : 4 Achats Section : 4.7 Réception d’une commande

Version du 2 avril 2007 - 211 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Opération: 4.7.1
2/2 Accuser de réception d’un bien ou d’un service

1- Objectif: Constater la livraison d’un bien ou d’un service

2- Evènement générateur : Livraison du bien, exécution du service

3- Tâches à réaliser : Responsable :


3.8 Joindre les originaux du procès verbal et du bon de livraison à la liasse des pièces Spécialiste
originales classées dans le dossier « Commandes ou Contrats en Attente de Livraison passation de
ou d’Exécution » marchés/RAF

Faire classer les copies du procès verbal et du bon de livraison dans le sous dossier du RAF/spécialiste
3.9
fournisseur, du dossier des « Commandes ou Marchés passés » passation marchés
/Responsable
d’Exécution

---------//----------
Faire classer les copies du procès verbal et du bon de livraison dans le sous dossier du
3.10 fournisseur, du dossier des « Commandes ou Contrats en Attente de livraison ou
d’Exécution »

Sortir du dossier « Commandes ou Contrats en Attente de livraison ou d’Exécution », la ---------//----------


3.11 liasse des documents originaux qui ont fait l’objet de livraison en entière

Classer la nouvelle liasse dans le dossier « COMMANDES LIVREES NON ---------//----------


FACTUREES »
3.12
Faire sortir du dossier « Commandes ou Contrats en Attente de livraison d’Exécution »,
------//-------
la liasse des copies qui ont fait l’objet de livraison entière

3.13
Faire classer la nouvelle liasse des copies, (incluant les pièces justifiant la livraison)
dans le dossier « COMMANDES LIVREES NON FACTUREES » ------//-------------

3.14

Version du 2 avril 2007 - 212 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Procédures : 4 d’Achats Section : 4.8 Traitement des factures

Opération: 4.8.1.
Recevoir les factures et les décomptes du projet

1- Objectifs Accuser réception des factures et des décomptes au projet

2- Evènement générateur : Dépôt de la facture ou du décompte


3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 213 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Secrétariat de la
3.1 Recevoir en cinq (5) exemplaires, au moins, toutes les factures ou tous décomptes coordination
adressés au projet

3.2 Effectuer tous les traitements internes d’un courrier arrivé -------//-------
Voir opération 1.2.2

3.3 Remplir la fiche de traitement des factures/Décomptes reçus en RAF


renseignant :
- L’objet de la facture/ du décompte
- Le service ou département bénéficiaire
- La date de dépôt de la facture/décompte

3.4 Présenter au Responsable concerné la facture ou le décompte reçu du fournisseur, muni, --------//--------
de la fiche de traitement

Annoter la facture, renseigner la fiche de traitement et transmettre lesdits documents Responsable


3.5
aux collaborateurs des services techniques impliqués, pour validation et,
d’Exécution
éventuellement, établissement du décompte du service ou du département

Procédures : 4 d’Achats Section : 4.8 Traitement des factures

Version du 2 avril 2007 - 214 -


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Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Opération: 4.8.2 Contrôler une facture


1/3

1- Objectifs Vérifier l’exactitude et la conformité de la facture reçue

2- Evènement générateur : Réception de la facture


3- Tâches à réaliser : Responsable :
RAF/spécialiste
3.1 Sortir du dossier « Commande Livrées non Facturées » la liasse des originaux passation marchés
contenus dans le sous dossier du fournisseur /Responsable
d’Exécution

------------//-------
3.2 Annoter la facture, renseigner la fiche de traitement et transmettre lesdits documents
aux collaborateurs des Services Techniques impliqués, pour validation et,
éventuellement, établissement du décompte de l’Agence

Vérifier l’exhaustivité des originales contenues dans la liasse Service Techniques


3.3 d’exécution

RAF/spécialiste
passation marchés
Vérifier arithmétiquement la facture/le décompte
3.4 /Responsable
d’Exécution

Vérifier la conformité de la facture avec le bon de livraison d’une part, le bon de --------//-----------
3.5 commande ou le contrat d’autre part
Ce contrôle portera tant sur les quantités commandées, livrées et facturées, sur les
coûts unitaires que sur la monnaie de référence (selon le contrat ou le bon de
commande)
- Pour les facture libellées en devises étrangères :
• Obtenir auprès d’une banque locale le taux de conversion de cette monnaie en
F CFA à la date indiquée sur la facture
• Inscrire ce taux sur la facture et procéder à la conversion de la valeur de la
facture en F CFA

---------------//----
Viser la facture pour matérialiser son contrôle et remplir la fiche de traitement
correspondante
3.6
-----------//--------
Obtenir des Services Techniques, tout le dossier avec décompte établi, au plus tard
huit (huit) jours après la date de réception de la facture
3.7

Version du 2 avril 2007 - 215 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Procédures : 4 d’Achats Section : 4.8 Traitement des factures

Opération: 4.8.2 Contrôler une facture


2/3

1- Objectifs Vérifier l’exactitude et la conformité de la facture reçue

2- Evènement générateur : Réception de la facture


3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 216 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

3.8 Faire établir en six (6) exemplaires et signer le Certificat de Paiement suite à la Spécialiste passation
validation de la facture / décompte du fournisseur par les Services Techniques marchés/ responsable
internes d’exécution

---------//---------
Signer et porter la mention « Bon à Payer » sur :
3.9
- tous les exemplaires de la facture / décompte établis par le fournisseur
- tous les exemplaires du décompte éventuellement établi par l’Agence
--------//-------
Faire classer dans chaque sous dossier fournisseur « Commandes ou Marchés
3.10
Passés » et « Commandes Livrées non Facturées » :
- Une copie de la fiche de traitement convenablement renseignée
- Une copie de la facture / décompte fournisseur validé
- Une copie du décompte
Une copie du Certificat de Paiement
---------//-------
Sortir le sous dossier fournisseur rangé dans le dossier « Commandes Livrées non
3.11 Facturées » pour le dossier « INSTANCE FACTURES NON REGLEES »

Transmettre, au plus tard dix (10) jours après la réception de la facture ou décompte
---------//-------------
au RAF :
3.12 - la fiche de traitement convenablement renseignée
- cinq exemplaires de la facture / décompte fournisseur validé
- cinq exemplaires du décompte du service ou du département
- cinq exemplaires du Certificat de Paiement signé

Recevoir au moins :
RAF
- la fiche de traitement convenablement renseignée
3.13 - cinq exemplaires de la facture / décompte fournisseur
- cinq exemplaires du décompte du service approuvé
- cinq exemplaires du Certificat de Paiement signé

Procédures : 4 d’Achats Section : 4.8 Traitement des factures

Version du 2 avril 2007 - 217 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Opération: 4.8.3 Contrôler une facture


3/3

1- Objectifs Vérifier l’exactitude et la conformité de la facture reçue

2- Evènement générateur : Réception de la facture


3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.14 Renseigner la fiche de traitement des factures / décomptes et transmettre la liasse de Chef comptable
documents reçus au RAF

3.15 Sortir le sous dossier fournisseur correspondant rangé dans le dossier « Commandes RAF
Livrées Non Facturées » et y ranger toutes les nouvelles pièces

Vérifier :
3.16
- L’exhaustivité de la liasse reçue
-----------//--------
- L’authenticité et la régularité des commandes reçues au regard des pièces du
sous dossier fournisseur

Renseigner et viser la fiche de traitement des factures / décomptes


3.17 -----------//--------

Faire photocopier les documents ci-après et les faire classer dans le dossier
3.18 -----------//--------
« Commandes ou Marchés Passés »
- la fiche de traitement convenablement renseignée
- une copie de la facture / décompte fournisseur
- une copie du décompte du service ou département approuvé
- une copie du Certificat de Paiement signé

Transmettre le sous dossier fournisseur correspondant au Comptable


3.19 --------//----------

Version du 2 avril 2007 - 218 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Procédures : 4 d’Achats Section : 4.8 Traitement des factures

Opération: 4.8.3 Saisir la facture


1/3

1- Objectifs Constater un emploi des ressources du projet

2- Evènement générateur : Réception de la facture approuvée par le service d’Exécution


3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Renseigner et viser la fiche de traitement des factures / décomptes Comptable

3.2 Faire une copie des documents nécessaires :


- non objection de la Banque Mondiale obtenue à la dernière étape ---------//-------
- lettre de notification d’attribution du Marché
- bon de commande ou contrat
- procès verbal de réception des travaux / bon de livraison
- Facture / décompte fournisseur et / ou décompte

3.3 Imputer la facture en précisant :


- Les comptes à débiter (emplois) et à créditer (compte fournisseur) --------//------
- La date de comptabilisation (date de la facture)
Dans le cas du paiement à vue d’une facture ayant fait l’objet de livraison ou de
prestation totale, il est recommandé dans un premier temps de débiter un compte
d’emploi par le crédit du compte fournisseur, dans un deuxième temps, de débiter le
compte fournisseur par le crédit d’un compte de trésorerie

3.4

3.5
------//---------

Version du 2 avril 2007 - 219 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Procédures : 4 d’Achats Section : 4.8 Traitement des factures

Opération: 4.8.2 Contrôler une facture


2/3

1- Objectifs Vérifier l’exactitude et la conformité de la facture reçue

2- Evènement générateur : Réception de la facture


3- Tâches à réaliser : Responsable :

Version du 2 avril 2007 - 220 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

3.6 Saisir : Comptable


- le journal indiqué sur la facture
- la référence de la facture
- le numéro de compte à débiter
- le numéro de compte à créditer
- le code tiers du fournisseur
- les codes analytique et montant affectés (si achat)
- le libellé de l’opération facturée
- les montants respectifs au débit et au crédit

3.7 Inscrire, sur la facture à l’encre rouge, le code après la saisie --------//------
Ce code se présentera de la manière suivante :
Nature du journal ACH
« séparation par une barre » /
numéro de la pièce 12 (donné du logiciel)
« séparation par une barre » /
rang du mois de la facture 4

3.8 --------//------
Apposer le cachet « SAISIE », à l’encre rouge sur :
d’une part, la facture ayant fait l’objet d’imputation et comprise dans la liasse servant de
pièces comptable relative aux achats

3.9 Classer la copie de la liasse saisie dans le chrono achat du mois considéré -------//------

Procédures : 4 d’Achats Section : 4.8 Traitement des factures

Version du 2 avril 2007 - 221 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Opération: 4.8.2 Contrôler une facture


3/3

1- Objectifs Vérifier l’exactitude et la conformité de la facture reçue

2- Evènement générateur : Réception de la facture


3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.10 Retourner le sous dossier fournisseur contenant les originaux des pièces après saisie de Comptable
la facture au RAF

3.11 Classer le sous dossier fournisseur, après saisie de la facture / décompte dans le Comptable
nouveau dossier « INSTANCE FACTURES NON REGLEES »

Version du 2 avril 2007 - 222 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Version du 2 avril 2007 - 223 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Procédures : 4 d’Achats Section : 4.9 Gestion des contrats / marchés

Opération: 4.9.1 Suivre l’exécution des contrats / marchés


½

1- Objectif : S’assurer que l’exécution de chaque contrat / marché est conforme à ses termes

2- Evènement générateur : Signature du contrat


3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.1 Etablir un état récapitulatif (sur tableau Excel) : Spécialiste suivi


- des termes clés de tous les contrats conclu évaluation
- du suivi de la réalisation de chaque marché
état à renseigner au fur et à mesure de leur réalisation

3.2 Mettre à jour, l’état de suivi des contrats au fur et à mesure de la signature de nouveaux ---------//--------
contrats. Cet état devra indiquer la date et l’heure de la dernière mise à jour

Renseigner l’état de suivi de chaque marché au fur et à mesure de son exécution


3.3 -------//-------
Viser et transmettre à chaque service d’exécution et à la Coordination du Projet ces
deux états, au plus tard quinze jours après la fin de chaque mois -------//---------
3.4

Faire classer une copie de l’état de suivi des contrats et de marchés


3.5 --------//-------
Vérifier et valider le contenu des états transmis par les services et départements
techniques d’exécution sur la base des dossiers tenus à l’UAF
3.6 --------//-------

Consolider l’ensemble des informations contenues dans ces deux types de fiches

3.7 -------//-------
Présenter les deux états consolidés à l’approbation du Coordonnateur ainsi que les
fiches reçues des services et départements techniques
3.8 ----------//-------

Préparer et un rapport mensuel d’évolution de l’exécution technique du projet et le


soumettre au visa du RAF
3.9 --------//-------
Apprécier le rapport mensuel de suivi évaluation, le viser et le soumettre au
coordonnateur pour signature et diffusion : services et départements techniques
d’exécution, Tutelle et Banque Mondiale
3.10
RAF
Signature et diffusion du rapport de suivi – évaluation du projet

3.11 Coordonnateur
Version du 2 avril 2007 - 224 -
Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Procédures : 4 d’Achats Section : 4.9 Gestion des contrats / marchés

Opération: 4.9.1 Suivre l’exécution des contrats / marchés


2/2

1- Objectif : S’assurer que l’exécution de chaque contrat / marché est conforme à ses termes

2- Evènement générateur : Signature du contrat


3- Tâches à réaliser : Responsable :

3.11 Préparer et soumettre à la signature du coordonnateur, à la fin de chaque exercice, une RAF
lettre de demande de documents relatifs aux travaux et services réceptionnés par chaque
service ou département technique d’Exécution et non encore transmis à l’UAF

Préparer et transmettre à l’UAF les travaux et services réceptionnés non transmis au


Responsable
cours de l’exercice ainsi que les décomptes et états d’avancement des travaux en cours
3.12 service et
département
Chiffrer les travaux ou services réceptionnés et non encore facturés et, établir des d’Exécution
décomptes provisoires à adresser au Comptable du projet pour comptabilisation de tous
les engagements du projet
3.13
RAF
Transmettre au spécialiste du suivi évaluation la liste des travaux et services
réceptionnés non transmis au cours de l’exercice ainsi que les décomptes et états
d’avancement des travaux en cours
3.14
Etablir le rapport annuel de suivi évaluation et d’évolution de la réalisation technique RAF
du projet

Spécialiste suivi
3.15 évaluation

Version du 2 avril 2007 - 225 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

V. Gestion financière
La gestion financière est abordée à travers les volets ci-après :
• Organisation financière
• Mobilisation des fonds
• Décaissements et justifications des fonds
• Financement des conventions de financement et/ou des contrats de prestations
• Présentation détaillée des principaux travaux de gestion financière

V.1. Organisation financière

Il s’agit de décrire le cadre des opérations financières au travers de l’organisation :


o Organisation des comptes bancaires
o Organisation des Caisses
V.1.1. Organisation des comptes bancaires
V.1.1.1. Panorama des comptes bancaires
Ces comptes peuvent être énumérés en fonction de l’origine des fonds qui les alimentent. Il s’agit
notamment des comptes bancaires :
• des fonds de contrepartie de l’Etat ;
• des ressources PPTE multilatérales ;
• des fonds de la Coopération Française ;
• des fonds IDA dans le cadre du crédit 3876-CM ;
• des fonds du don FEM ;
• des fonds du don JSDF ;
• des fonds de la Coopération Allemande dans le cadre de l’extension du PNDP à l’Extrême
Nord;
• des fonds du FEICOM ;
• des Bénéficiaires.

a. Comptes bancaires des fonds de contrepartie de l’Etat


Au niveau national
Un compte de Projet ouvert dans une Banque Commerciale par la CAA.
Au niveau provincial
Un compte par province dit compte de projet provincial ouvert par le Programme ;
Les comptes bancaires des fonds de contrepartie ne financent pas les microprojets et correspondent au
compte de type B dont il est question ci-après

Version du 2 avril 2007 - 226 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

b. Comptes bancaires des ressources PPTE multilatérales


Au niveau national
Un compte primaire A ouvert dans une Banque commerciale par la CAA
Au niveau provincial
Un compte secondaire A par province ouvert dans une banque commerciale par le Programme et
correspondant au compte primaire A.
Le compte de type « A » finance les dépenses éligibles relatives aux microprojets, ce compte est
également appelé à recevoir les fonds C2D

c. Comptes bancaires des fonds de la Coopération Française (AFD)


Les ressources du C2D sont versées sur un compte à double signature (Cameroun / AFD) ouvert à la
Banque des Etats d’Afrique Centrale (BEAC) et à partir duquel seront financés les différents
programmes retenus.
Pour le financement du PNDP, un compte dénommé C2D/PNDP dont le MINPLAPDAT est
l’ordonnateur est ouvert par la Caisse Autonome d’Amortissement (CAA) dans une banque
commerciale agréée par l’autorité monétaire et acceptable par le bailleur.
A partir du compte C2D/PNDP les fonds de la Coopération Française emprunteront les circuits
existants, c'est-à-dire le compte « A » utilisé par les fonds PPTE multilatéraux en ce qui concerne les
dépenses relatives aux microprojets et le compte « B » utilisé par les fonds de contrepartie en ce qui
concerne les dépenses éligibles hors microprojets.
Au niveau national
Le compte primaire B correspond aux fonds de projets ou de contrepartie national dénommé
PNDP/CNC/Fonds de contrepartie-C2D et le compte primaire A correspond au compte des fonds
PPTE ouvert par la CAA au niveau national et qui va s’entendre désormais compte « Fonds PPTE
multilatéraux et C2D » ou PNDP/CNC/PPTE-C2D.
Au niveau provincial
Deux comptes secondaires A et B par province
Les fonds C2D utiliseront en ce qui concerne les dépenses relatives aux microprojets les mêmes
comptes que ceux prévus pour les ressources PPTE multilatérales qui sont des comptes de type A
destinés au financement des dépenses relatives aux microprojets (PNDP/CPP X/PPTE-C2D)
Les fonds C2D utiliseront en ce qui concerne les dépenses hors microprojets les mêmes comptes que
ceux prévus pour les fonds de contrepartie qui sont des comptes de type B destinés au financement des
dépenses hors microprojets (PNDP/CPP X/Fonds de contrepartie-C2D).
d. Comptes bancaires des fonds IDA dans le cadre du crédit n 3876-CM
Deux types de comptes A et B :
Le compte « A » finance les dépenses éligibles relatives aux microprojets tandis que le compte « B »
finance les autres dépenses éligibles
Au niveau national
Dans deux comptes spéciaux (A et B) ouverts par la CAA dans une Banque Commerciale.
Au niveau provincial
Dans chaque province sont ouverts :
Un compte spécial de seconde génération (Alimenté par le compte spécial A)
Un compte d’avance à 90 jours (Alimenté par le compte spécial B)
e. Comptes bancaires des fonds du don FEM dans le cadre du PGDT

Version du 2 avril 2007 - 227 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Un seul compte Spécial auquel seront adjoints des Comptes Spéciaux de Seconde Génération servira à
financer toutes les dépenses éligibles, aussi bien les microprojets que les dépenses de fonctionnement.
Les comptes de secondes générations seront ouverts dans les provinces du Nord, de l’Ouest du Centre
et de l’Adamaoua.
Au niveau national
Un compte spécial ouvert par la CAA dans une Banque Commerciale.
Au niveau provincial
Un compte de seconde génération est ouvert dans chaque quatre (04) province, il servira à financer à la
fois les micro-projets et les autres dépenses éligibles encourues par les CPP au titre du PGDT et est
Alimenté par le compte spécial du niveau national.
f. Comptes bancaires des fonds du don JSDF dans le cadre du PGDPM
Un compte de type mixte au niveau national ouvert par la CAA dans une Banque Commerciale et qui
financent toutes les dépenses éligibles.
g. Comptes bancaires des fonds de la Coopération Allemande (KfW) dans le cadre de l’extension du
PNDP à l’Extrême Nord
Ø Les ressources de la Coopération allemande sont versées dans un compte bancaire administré par
la CAA pour le PNDP dénommé « CAA/KfW-ASN°2002 65 447/PNDP-compte des fonds de
disposition en euros » libellé en euros et générateur d’intérêts créditeurs ouvert par la CAA et destiné à
recevoir l’ensemble des fonds de la KfW alloués au Programme dans le cadre de la « procédure de
fonds de disposition » c'est-à-dire du financement des dépenses relatives aux composantes 1 à 4 et aux
positions 5.1 et 5.2 de la composante 5 de l’annexe 3 de la convention séparée ; ce compte
approvisionne en monnaies locales les comptes de type « A » et « B » du Programme dans le cadre de
la convention séparée ;

Au niveau national
Ø Un compte bancaire administré par la CAA pour la Cellule Nationale de Coordination dénommé
« CAA/KfW-ASN°2002 65 447/PNDP-CNC » et destiné à recevoir les fonds de la KfW alloués à la
CNC pour le financement des positions suivantes de l’annexe 3 de la convention séparée :
- « équipement de la CPP (Cellule Provinciale du Programme) »
- « suivi et service de la CNC »
- « audit compte KfW »
- « évaluation intermédiaire »
Au niveau provincial
Dans la province de l’Extrême Nord sont ouverts par la CNC et approvisionné à partir du compte
spécial de type « C » deux types de comptes :
Un compte bancaire de type A (financement Microprojets) dénommé « CAA/KfW-ASN°2002 65
447/PNDP-CPP_MP » libellé en monnaie locale ouvert par la CNC et destiné à recevoir les fonds
alloués à la CPP de l’Extrême-Nord pour ce qui concerne le financement de la composante 1 de
l’annexe 3 de la convention séparée;
Un compte bancaire de type B (Fonctionnement ou Hors microprojets) dénommé « CAA/KfW-
ASN°2002 65 447/PNDP-CPP_ HMP » libellé en monnaie locale ouvert par la CNC et destiné à
recevoir les fonds alloués à la CPP de l’Extrême-Nord pour ce qui concerne le financement des
composantes 2 à 4 de l’annexe 3 de la convention séparée, en dehors des positions « équipement de la
CPP » et « suivi et service de la CNC ».
h. Comptes bancaires du Financement FEICOM

Version du 2 avril 2007 - 228 -


Manuel de Procédures Administratives, Comptables et
Réf :
Financières
PNDP
Rédigé le :
Révisé le :

Les fonds FEICOM (ou toute autre institution le remplaçant) seront mobilisés à travers un compte
PNDP ouvert au niveau central du FEICOM (ou tout autres institution le remplaçant) au nom du
PNDP-CNC à partir duquel les fonds sont virés via des comptes provinciaux PNDP/CP-Province X
dans les comptes communaux pour le financement des micro-projets des communes ;
i. Comptes bancaires des bénéficiaires
Au niveau des bénéficiaires deux types de comptes sont ouverts pour recueillir les fonds, à savoir :
Les comptes communaux pour le financement de chaque micro-projet communal.
Les comptes communaux conjoints Commune/communauté pour le financement de micro-projets
communautaires.

V.1.2. Dispositifs organisationnels

V.1.1.2.1. Généralités
Les activités et le fonctionnement du PNDP seront financés au stade actuel des informations par neuf
types de ressources : Fonds de contrepartie Etat, Fonds PPTE multilatéraux, IDA-PAPNDP crédit
3876-CM, FEM-PGDT Don FEM, IDA Don JSDF, Coopération Allemande/KfW, C2D, FEICOM,
Bénéficiaires.
Pour cette première phase quatre sources de financement (contrepartie Etat-C2D, Fonds PPTE
multilatéraux-C2D, IDA, KFW) sont identifiées et gérés à travers des comptes ouverts par la CAA au
niveau national et des comptes qui leurs sont adossés au niveau des provinces. Ces financements sont
complétés par les fonds de contrepartie de l’Etat pour les composantes autres que la première dédiée
aux microprojets.
Les fonds FEICOM seront mobilisés à travers un compte spécial PNDP et transférés au niveau des
communes à travers le réseau FEICOM ou toute autre institution le remplaçant.
A cet égard, il convient de noter qu’un compte est ouvert dans les conditions suivantes : Un micro
projet correspond à un compte alimenté par une seule source de financement.
Les fonds des bénéficiaires sont placés dans des comptes ouverts par eux pour recevoir leur
contribution ainsi que les subventions destinés au financement de leurs microprojets
L’organisation des comptes bancaires a pour objectif de permettre une gestion des comptes bancaires
du Programme conforme aux directives des partenaires techniques et financiers et de garantir une
gestion fiable de la trésorerie. A cet égard une recherche d’harmonisation et de cohérence de directives
est indispensable pour accroître l’efficacité du Programme.

V.1.1.2.2. Dispositifs spécifiques de gestion des comptes bancaires


Les fonds versés dans les comptes du Programme ne doivent pas être utilisés à d’autres fins que
celles pour lesquelles elles sont prévues et ne doivent pas non plus servir de garantie.
a. Comptes du PNDP au niveau national
L’ouverture des comptes au niveau national est assurée par la CAA à la demande du MINPLAPDAT
La gestion des comptes au niveau national est assurée par la CAA à la demande du Coordonnateur
National du PNDP.
Le Directeur général de la CAA et son adjoint sont signataires uniques de ces comptes.
Le CN est l’ordonnateur des dépenses et seul habilité à autoriser la mise en jeu des comptes du
Programme. Il est assisté dans cette tâche par le Responsable administratif et financier.

Version du 2 avril 2007 - 229 -


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Le comptable national avec l’aide d’un assistant enregistre chronologiquement toutes les émissions de
chèques et tous les approvisionnements des comptes dans les journaux de banque correspondants.
Le journal de banque est arrêté mensuellement par le comptable et contrôlé par le Responsable
administratif et financier.
Les chéquiers sont conservés par la CAA qui établit les chèques à la demande du Coordonnateur
National ; une copie de chaque chèque ou tout autre document émis (Mise à disposition, ordre de
virement) doit être conservé par le Programme au niveau de la comptabilité.
b. Comptes du PNDP au niveau provincial
L’ouverture des comptes au niveau provincial est assurée par le Coordonnateur National du
Programme.
La gestion des comptes au niveau provincial est assurée par la CPP.
Le Coordonnateur Provincial et le Délégué Provincial du MINPLAPDAT signent conjointement sur le
compte avec une possibilité de délégation formelle au profit du Comptable Provincial d’une part en
cas d’indisponibilité du Coordonnateur Provincial dans ce cas le visa du Responsable Provincial du
Suivi Evaluation est nécessaire et du remplaçant désigné par la Cellule Nationale d’autre part en cas
d’indisponibilité du Délégué provincial du MINPLAPDAT.
Le CP est l’ordonnateur délégué des dépenses et seul habilité à mouvementer conjointement avec le
délégué provincial du MINPLAPDAT, les comptes du Programme à ce niveau ; il est assisté dans
cette tâche par le comptable provincial.
L’assistant comptable enregistre chronologiquement toutes les émissions de chèques dans les journaux
de banque correspondants.
Le journal de banque est arrêté mensuellement par l’assistant comptable et contrôlé par le comptable.
Les chéquiers sont conservés par l’assistant comptable qui établit les chèques à la demande du
comptable qui doit les viser avant transmission pour signature conjointe du Coordonnateur Provincial
et du Délégué provincial du MINPLAPDAT.
La CAF et notamment par le biais de l’équipe comptable Nationale assure la supervision des comptes
bancaires provinciaux.
c. Compte Communal pour le financement d’un micro projet communal
L’ouverture et la gestion de ce compte se feront conjointement par la commune et la “ Cellule
Provinciale du Programme ” (CPP). Le principe de la triple signature est retenu pour toute opération
liée à ce compte. Les trois signataires seront le Maire, le Chef de poste comptable de la Commune et
le Coordonnateur Provincial (CP), avec faculté de délégation formelle de signature à un adjoint pour le
Maire et au comptable pour le CP. Ce compte financera exclusivement les micro-projets élus au
financement par le CPAP.
En aucun cas, ce compte ne pourrait être utilisé pour des opérations autres que celles relatives à la
réalisation des micro-projets approuvés dans le cadre du PNDP.
d. Compte conjoint Commune/Communauté pour le financement d’un micro projet
communautaire
L’ouverture et la gestion de ce compte se feront conjointement par la commune (Le Chef de poste
comptable de la Commune), la CPP (le CP ou le comptable en cas d’indisponibilité du CP) et la
communauté (le président ou le trésorier du Comité de Concertation à la base (CC) en cas
d’indisponibilité du Président). Le principe de la triple signature est retenu pour toute opération liée à
ce compte. Ce compte financera exclusivement les Micro-projets élus au financement par le CPAC.
En aucun cas, ce compte ne pourrait être utilisé pour des opérations autres que celles relatives à la
réalisation des Micro-projets approuvés dans le cadre du PNDP.

Version du 2 avril 2007 - 230 -


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e. Dispositifs spécifiques de suivi et de contrôle des comptes bancaires.


Chaque bailleur de fonds et le programme lui-même se donnent les moyens d’un suivi des comptes
bancaires à l’aide d’intervenants internes ou externes ; dans la pratique, il est recherché une
rationalisation des interventions au niveau des comptes et opérations financés par les bailleurs des
fonds. Ceci est obtenu par le biais d’avenant au contrat d’audit existant

Intervenants externes
Le suivi et le contrôle des comptes bancaires peuvent se faire à l’aide d’intervenants externes dans le
cadre des missions d’audit, de supervision ou d’exploitation des rapports de suivi.
Autant que faire se peut l’audit de l’ensemble des comptes du Programme sera confié à un même
auditeur externe indépendant acceptable par tous les bailleurs et qui travaillera conformément aux
principes d’audit généralement admis sur le plan international et aux directives pour l’établissement
des rapports financiers et la révision des comptes généralement retenus par les bailleurs de fonds
internationaux tel que la Banque mondiale.

Intervenants internes
Chaque compte bancaire est suivi et contrôlé à l’aide d’un ensemble de méthodes comprenant, la tenue
d’un brouillard et d’un journal basés sur les pièces de banque et le rapprochement périodique et/ou non
entre le suivi par le Programme et les relevés bancaires du compte concerné.
De manière plus spécifique les comptes bancaires du Programme sont suivis et contrôlés tel que
décrit ci-après :

Au niveau national
(Comptes spéciaux A et B)
Le Comptable national (CPTN)
•A la réception de l'avis de paiement du Bailleur de fonds, rapproche de l'avis de crédit reçu
avec de paiement de la Banque Mondiale,
•Classe les documents,
•A la fin du mois, édite le journal de banque,
•Dès réception du relevé mensuel des décaissements du Bailleur de fonds, rapproche le relevé
mensuel des décaissements (hors opérations de paiement direct) avec le journal de banque,
•Dès réception des relevés bancaires du compte spécial rapproche le relevé mensuel des
décaissements (hors opérations de paiement direct) avec les relevés bancaires du mois,
•Classe provisoirement le relevé mensuel des décaissements,
•Contrôle l'exhaustivité de la saisie des chèques et ordres de virement,
•Edite l'extrait du grand-livre "compte spécial",
•Etablit l'état de rapprochement bancaire et le vise,
•Transmet les documents (état de rapprochement bancaire, relevés bancaires, journal de banque
et extrait du grand-livre) à la Coordonnatrice.
Le Responsable Administratif et Financier (RAF)
•Contrôle et vise l'état de rapprochement bancaire,
•Transmet les documents au Coordonnateur National Pour information et au Comptable
National (CPTN) Pour classement.
Le Coordonnateur National (CN)

Version du 2 avril 2007 - 231 -


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•Accuse réception de l’état de rapprochement et le signe


Le Comptable national (CPTN)
•Classe Les documents
A la fin du mois,
•Edite l'extrait du grand-livre des comptes de financement,
•Contrôle l'exhaustivité de la comptabilisation des décaissements du mois, par rapprochement
avec le relevé mensuel des décaissements du Bailleur,
•Classe le relevé mensuel des décaissements.
A la fin de l'année, en sus des contrôles mensuels,
•Prépare les documents nécessaires à l'audit des comptes.

Au niveau provincial
Compte Spécial A (microprojets ou composante 1)
•La CPP établit sur une base mensuelle ou plus courte et adresse à la CNC au plus tard dans
les huit jours suivant la fin d’un mois, la liste des micro-projets financés au cours du mois
écoulé ainsi que le relevé du compte et l’état de rapprochement bancaire de la même période ;
•Dès réception de la demande de retrait de fonds de la CPP, la CNC adresse à la CAA un ordre
de transfert des fonds au profit des comptes spéciaux de seconde génération A par
prélèvement sur le compte spécial A ;
•L’ordre de transfert adressé à la CAA par la CNC est accompagné des pièces justificatives
des dépenses et des relevés bancaires du compte spécial de seconde génération de la CPP
concernée ;
•Documentation nécessaire au réapprovisionnement des comptes de deuxième génération
Compte Spécial B (fonctionnement ou composantes 2, 3 et 4)
•La CPP établit sur une base mensuelle ou plus courte et adresse à la CNC au plus tard dans les
huit jours suivant la fin de la période concernée la liste des paiements de la dite période
accompagnée des pièces justificatives relatives ainsi que le relevé du compte et l’état de
rapprochement bancaire de la même période ;
•Dès réception de la demande de retrait de fonds de la CPP, la CNC adresse à la CAA un ordre
de transfert des fonds au profit des comptes d’avance à 90 jours par prélèvement sur le
compte spécial B ;
•L’ordre de transfert adressé à la CAA par la CNC est accompagné des pièces justificatives des
dépenses et des relevés bancaires du Compte d’avance à 90 jours de la CPP concernée.

V.1.2. Organisation des caisses

V.1.2.1- Panorama des CAISSES


Il n’existe qu’une seule caisse par cellule, qui va gérer de manière séparée et même spécifique les
fonds par type de financement (PAPNDP/Crédit 3876-cm, Fonds de contrepartie, KfW, PGDT/FEM.
A cet égard, les fonds en caisse provenant d’un type de financement donné ne pourront servir à
financer que les dépenses relevant de ce type de financement.
Ceci est vrai pour la cellule nationale de coordination (CNC) comme pour les cellules provinciales
(CPP). Cependant la tendance est d’éviter la mise en place des caisses et d’éviter le maniement des
espèces.

Version du 2 avril 2007 - 232 -


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Le montant plafond de ces caisses ainsi que le type et le montant maximum par catégorie des dépenses
qui peuvent y être éligibles sont différents selon que nous sommes au niveau de la CNC ou d’une CPP

V.1.2.2- Dispositifs organisationnels

V.1.2.2.1- Généralités
Dans chaque structure d’exécution (CNC/CPP) existent des caisses pour financer les menues dépenses
éligibles au titre des activités finançables au moyen des ressources du Programme.
L’organisation des caisses du Programme a pour objectif de permettre une gestion des espèces du
Programme fiable et conforme aux directives des partenaires techniques et financiers.
La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à 100 000 (cent mille francs Fcfa). Les
dépenses supérieures ou égales à 100 000 Fcfa sont réglées par chèque ; sauf cas exceptionnels dûment
autorisés.
Caisse de la cellule nationale
Le montant plafond de l’encaisse est de 3 000 000 (trois millions) de francs Cfa Toutefois la caisse
peut être exceptionnellement approvisionnée au-delà du plafond indiqué pour faire face à un besoin
immédiat et ponctuel de trésorerie comme le paiement des salaires en fin de mois ou des Frais de
mission (perdiems).
Les caisses sont tenues par un caissier qui a par ailleurs la garde des autres valeurs en dehors des
espèces que sont les chèques en transit, les bons de carburant, etc.
Le montant individuel mensuel de ces dépenses ne saurait dépasser 300 000 (trois cent mille F CFA).
Chaque caissier tient un brouillard pour enregistrer les mouvements et suivre les situations de
l’encaisse et des autres valeurs.
Il dresse chaque jour en fin de journée un état d’inventaire de la caisse.
Le comptable arrête la caisse à la fin de chaque semaine.
Caisse d’une cellule provinciale
Le montant plafond de l’encaisse est de 1 000 000 (un million) de francs CFA ; Toutefois la caisse
peut être exceptionnellement approvisionnée au-delà du plafond indiqué pour faire face à un besoin
immédiat et ponctuel de trésorerie comme le paiement des salaires en fin de mois ou des Frais de
mission (perdiems).
Le montant individuel mensuel de ces dépenses ne saurait dépasser 200 000 (deux cent mille F CFA).
Les caisses sont tenues par un caissier qui a par ailleurs la garde des autres valeurs en dehors des
espèces que sont les chèques en transit, les bons de carburant, etc.
Chaque caissier tient un brouillard pour enregistrer les mouvements et suivre les situations de
l’encaisse et des autres valeurs.
Il dresse chaque jour en fin de journée un état d’inventaire de la caisse.
Le comptable arrête la caisse à la fin de chaque semaine.

V.1.2.2.2- Dispositifs spécifiques d’arrêté et de contrôle de la caisse Programme


Les arrêtés de caisse sont préparés par le caissier à partir du brouillard et contrôlés par le comptable ;
mais au delà du contrôle permanent effectué par le comptable, le contrôle de la caisse peut être
effectué par d’autres intervenants internes ou externes.
Intervenants externes
Ces travaux sont exécutés par des auditeurs ou inspecteurs dans le cadre des missions d’audit ou
d’inspection.

Version du 2 avril 2007 - 233 -


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Intervenants internes
Les contrôles de caisse peuvent être périodiques (en cas de réapprovisionnement de la caisse) ou
inopinés. Les contrôles sont exercés par le CN, le RAF ou tout autre responsable désigné par le CN.

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V.2. Mobilisation des fonds


En ce qui concerne la première phase, le PNDP bénéficie de sources de financement suivantes : La
contribution du gouvernement camerounais par les fonds de contrepartie financés par le budget de
l’Etat (Budget d’investissement public et de fonctionnement) et à travers les Fonds de l’initiative
PPTE résultant de la réduction multilatérale de la dette et du C2D de la coopération française résultant
de la réduction de la dette ; les ressources IDA et de la coopération allemande (financement extrême
nord).
Chaque ressource est mobilisée et gérée suivant des procédures spécifiques à chaque bailleur mais une
volonté d’harmonisation est partagée.
V.2.1. Mobilisation des ressources internes du budget de l’Etat
Le Gouvernement inscrira chaque année dans son budget durant toute la période d’exécution du
Programme, le montant de sa contribution nécessaire pour le fonctionnement des structures du
Programme et la couverture des taxes récurrentes aux opérations liées à la mise en œuvre du
Programme.
Ces taxes ainsi que les taxes récurrentes aux opérations d’importation liées à la mise en œuvre du
programme seront payées au Trésor Public par engagement direct et imputation sur la ligne de budget
d’investissement public prévu à cet effet suivant la procédure initiée par le programme pour le
MINPLADAT par la circulaire MINEFI n°05/1761 du 04 avril 2005 fixant les modalités d’apurement
des impôts.
Parallèlement aux ressources ci-dessus, le gouvernement va contribuer, à travers les ressources PPTE
multilatérales et les fonds du C2D de la Coopération Française.
V.2.1.1. Approvisionnement en fonds de contrepartie de l’Etat
V.2.1.1.1 Au niveau national
Il est fait recours au compte de projet ou compte de contrepartie national dénommé PNDP/CNC/fonds
de contrepartie-C2D qui est approvisionné par le MINFIB en fonds de contrepartie Etat à la demande
du MINPLAPDAT d’un montant convenu. Ce compte est par la suite réapprovisionné en cas de
besoin à la demande du MINPLADAT.
A l’initiative de la CNC, sur la base de l’accord de crédit ou de don concerné et d’autres pièces
justificatives (Programme de travail et budget annuel (PTBA), le MINPLAPDAT après visa du
contrôleur financier auprès du MINPLAPDAT, prend une décision de déblocage de fonds appuyée par
l’émission du bon d’engagement (BE) qui est transmis, accompagné de pièces justificatives (PTBA,
Décision de déblocage) au MINFIB pour traitement par la direction du budget et paiement par le
Trésor Public dans le compte PNDP/CNC/fonds de contrepartie-C2D.
Sur la base d’une demande établie pour le MINPLADAT par la CNC et adressée au MINFIB appuyé
- d’un état d’utilisation des fonds reçus
- d’un état de besoins de fonds supplémentaires ;

V.2.1.1.2 Au niveau provincial


Il est fait recours aux comptes de contrepartie provinciaux dénommés PNDP/CPP X/fonds de
contrepartie-C2D qui sont ouverts au niveau de chaque province et destinés au paiement de tout ou
partie des dépenses relatives aux composantes 2, 3, et 4 du Programme, c’est-à-dire des dépenses
éligibles au PNDP.
En principe une avance initiale représentant trois mois de besoin en fonds est effectuée au profit de
chaque province par prélèvement sur le Compte de projet national ou compte de contrepartie

Version du 2 avril 2007 - 235 -


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(PNDP/CNC/fonds de contrepartie-C2D) sur la base des pièces justificatives constituées du PTBA de


la CPP et des normes de budgétisation approuvés par la CNC.
Les comptes provinciaux PNDP/CPP X/fonds de contrepartie-C2D sont directement réapprovisionnés
par la CAA par prélèvement sur le Compte PNDP/CNC/fonds de contrepartie-C2D à partir d’une
demande de réapprovisionnement
• établie par la CNC sur la base d’un état récapitulatif des dépenses de la CPP accompagné des
pièces justificatives de dépenses ainsi que du relevé des mouvements du compte bancaire concerné
• produite en deux exemplaires dont l’original est transmis à la CAA et la copie conservée à la
CNC.

Version du 2 avril 2007 - 236 -


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Schéma des flux financiers : Procédures du BIP pour les fonds de contrepartie Etat

TRESOR PUBLIC

Niveau National
PNDP/CNC/Fonds de Contrepartie-C2D

Niveau Provincial PNDP/CPP X /Fonds de contrepartie-C2D

PRESTATAIRES DE SERVICE

Flux financiers
Justificatifs et rapports

Version du 2 avril 2007 - 237 -


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V.2.1.2. Approvisionnement en Ressources PPTE multilatérales


Dans le cadre du PNDP, il sera accordé des subventions aux collectivités territoriales décentralisées
(CTD) et aux communautés de base de leur ressort.
Le Gouvernement Camerounais s’engage à mobiliser les ressources PPTE multilatérales nécessaires
au financement des microprojets retenus dans le cadre du PNDP (microprojets communaux et
communautaires) par le CCS-PPTE (Comité Consultatif de Suivi de la gestion des ressources PPTE).
A cet effet, le MINPLAPDAT inscrira chaque année dans le Budget d’Investissement Public (BIP),
après avis du Comité Consultatif de suivi de la gestion des Ressources PPTE multilatérales, les
dotations prévues dans le cadre du Programme. Cet avis est donné par rapport à un dossier d’avant
projet d’exécution des microprojets.
V.2.1.2.1 Au niveau national
Les ressources PPTE multilatérales seront virées au compte national PPTE dénommé
PNDP/CNC/PPTE-C2D ouvert dans les conditions suivantes par la CAA auprès d’une banque agrée
par l’autorité monétaire et acceptable par les bailleurs :
Son approvisionnement en ressources PPTE multilatérales s’appuie sur une décision de déblocage des
fonds du MINPLAPDAT qui prévoit :
L’engagement du montant inscrit au budget du MINPLAPDAT au titre des fonds PPTE
multilatéraux ;
Le déblocage dès que possible de ce montant par le Trésor par virement à la CAA.
Le réapprovisionnement éventuel de ce compte par la CAA s’effectue à la demande du MINPLADAT
à partir du Compte PPTE à la BEAC à l’appui d’une demande de réapprovisionnement établie par la
CNC au vu d’un état récapitulatif des dépenses mettant en évidence la consommation des premiers
fonds débloqués, justifiée par des pièces d’allocation des fonds (convention de financement ou de
cofinancement) ainsi que par le relevé des mouvements bancaires du compte PNDP/CNC/PPTE-C2D.
Cette demande produite en deux exemplaires dont l’original est transmis à la CAA et la copie
conservée à la CNC.
Parallèlement, le compte dénommé PNDP/CNC/PPTE-C2D sera approvisionné par les fonds C2D
selon les procédures décrites dans la partie 2.1.3.

V.2.1.2.2 Au niveau provincial


Les ressources PPTE multilatérales (et C2D) seront virées du compte national dénommé
PNDP/CNC/PPTE-C2D vers les comptes provinciaux dénommés PNDP/CPP X/PPTE-C2D ouverts
par le Programme auprès d’une banque agrée par l’autorité monétaire et acceptable par les bailleurs :
Une avance initiale représentant par province la quote-part des besoins en fonds par rapport à
l’enveloppe globale débloquée au niveau national est effectuée au profit de chaque province par
prélèvement sur le Compte de PNDP/CNC/PPTE-C2D sur la base des pièces justificatives constituées
du PTBA de la CPP, des conventions de financement et des relevés des mouvements du compte
bancaire concerné approuvés par la CNC.
Les comptes provinciaux PNDP/CPP X/PPTE-C2D sont directement réapprovisionnés par la CAA par
prélèvement sur le Compte PNDP/CNC/PPTE-C2D à partir d’une demande de réapprovisionnement
établie par la CNC sur la base d’un état récapitulatif des dépenses de la CPP accompagné des pièces
justificatives de la décision d’allocation ou d’affectation (convention de financement ou de
cofinancement), produites en deux exemplaires dont l’original est transmis à la CAA et la copie
conservée à la CNC.

Version du 2 avril 2007 - 238 -


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Schéma des flux financiers : Procédures des fonds PPTE multilatéraux

COMPTE BEAC PPTE

Niveau National PNDP/CNC/ Microprojets PPTE-C2D

Niveau Provincial PNDP/CPP/ Microprojets PPTE-C2D

Niveau communal
et communautaire Compte conjoint Compte Communal
Commune / Communauté

Flux financiers
Justificatifs et rapports

Version du 2 avril 2007 - 239 -


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V.2.1.3. Les mécanismes d’Approvisionnement des fonds du C2D

V.2.1.3.1 Mobilisation des ressources C2D à partir du compte BEAC/C2D à double signature
Au niveau national, les ressources du C2D seront versées sur un compte à double signature (Cameroun /
AFD) ouvert chez la Banque des Etats d’Afrique Centrale (BEAC), à partir duquel seront financés les
différents programmes retenus. Les modalités de versement à partir du compte à double signature sont
définies dans la convention de compte BEAC-Cameroun-AFD.
Les dotations annuelles des fonds C2D pour le financement et la mise en œuvre du PNDP font l’objet
d’inscriptions dans la loi de finances qui reflètent les décisions du Comité technique bilatéral instauré au
titre du C2D. Les modifications qui seraient convenues concernant les dotations seront retranscrites dans la
loi de finances en conformité avec les procédures nationales.
Un compte C2D/PNDP dont le MINPLAPDAT est l’ordonnateur est ouvert par la Caisse Autonome
d’Amortissement (CAA) dans une banque commerciale agréée par l’autorité monétaire et acceptable par le
bailleur. Ce compte est abondé périodiquement par des versements de la BEAC sur demande du
MINPLAPDAT, qui en tant que maître d’ouvrage du programme PNDP prépare et introduit les demandes
de déblocage auprès du MINFIB.
Le MINFIB adresse au bailleur cette demande de versement accompagnée d’un ordre de transfert signé du
compte BEAC C2D vers le compte C2D/PNDP.
Cet ordre de transfert est également signé par le bailleur qui le transmet ensuite à la BEAC, avec copie au
MINFIB.
Les fonds sont versés par la BEAC sur le compte C2D/PNDP. Dès que les transferts sont effectués, la
BEAC adresse au bailleur une copie du bordereau de transfert, sur lequel est précisé le nom du PNDP, ainsi
qu’un extrait de compte mensuel.

V.2.1.3.1-a Approvisionnement initial du compte C2D/PNDP


L’avance initiale correspond à une estimation des besoins en fonds C2D pour environ quatre mois
d’activités, en distinguant les besoins pour les investissements (composante 1) des besoins pour les autres
dépenses (composantes 2, 3 et 4). Cette estimation est basée sur le Programme de Travail et Budget
Annuel, dont la partie concernant la contribution C2D est validée chaque année par le Comité Technique
Bilatéral du C2D.

V.2.1.3.1-b La demande de reconstitution de fonds concernant les dépenses sur la composante 1

Elle sera formulée dès réception par la CNC des conventions de financement approuvées selon le cas par
les CPAP et CPAC transmises par les Cellules Provinciales du Programme accompagnées des pièces
justificatives suivantes :
1/ L’état de reconstitution du compte C2D/PNDP, accompagné des relevés de compte de la période
concernée.
2/ La liste des conventions de financement des micro-projets sélectionnés par les comités paritaires
communaux et provinciaux,
3/ L’état de reconstitution du compte PNDP/CNC/PPTE-C2D, accompagné des relevés de compte de
la période concernée.

Version du 2 avril 2007 - 240 -


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4/ Une réconciliation de tous les relevés bancaires du compte PNDP/CNC/PPTE-C2D et des Comptes
spéciaux de seconde génération PNDP/CPP X/PPTE-C2D préparée par la CNC,
5/ Les besoins de trésorerie pour les quatre mois suivants établis à partir du PTBA,

V.2.1.3.1-c Demande de reconstitution des fonds pour les autres dépenses (composantes 2, 3 et
4)

Par mois au moins une demande sera formulée et en tout cas chaque fois que le montant d’une ou plusieurs
dépense(s) à reconstituer dépassera les 10% du dépôt initial du compte primaire et comprendra :
1/ L’état de reconstitution du compte C2D/PNDP, accompagné des relevés de compte de la période
concernée.
2/ L’état de reconstitution du compte PNDP/CNC/Fonds de contrepartie-C2D, accompagné des
relevés de compte de la période concernée.
3/ Un relevé de dépenses par catégorie pour les marchés d’un montant inférieur à 500 000 USD pour les
marchés de biens, 200 000 USD pour les services de consultants auprès d’une entreprise et 100 000 USD
pour les contrats individuels de consultants et toutes les dépenses relatives aux frais de travaux de génie
civil, au fonctionnement et à la formation,
4/ Un relevé de dépenses par catégorie accompagné des photocopies des pièces justificatives pour les
marchés d’un montant supérieur aux seuils fixés en 3/,
5/ Une réconciliation de tous les relevés bancaires des comptes PNDP/CNC/Fonds de contrepartie-
C2D et PNDP/CPP X/Fonds de contrepartie-C2D,
6/ Les besoins de trésorerie pour les quatre mois suivants,

V.2.1.3.2 Mobilisation des ressources C2D à partir du compte C2D/PNDP

Les mécanismes d’approvisionnement des fonds du C2D de la Coopération Française résultant de la


réduction de la dette ont été adoptés dans un double souci de respecter les règles applicables aux fonds
publics et d’éviter un alourdissement excessif des dispositifs du PNDP.

A cet effet, il a été prévu l’utilisation pour les fonds du C2D des canaux existants dans le cadre du
PNDP à savoir ceux :
- pour les fonds PPTE multilatéraux qui sont des fonds destinés à financer des microprojets ;
- pour les fonds de contrepartie qui sont des fonds finançant des dépenses hors microprojets, et
en particulier des dépenses de fonctionnement.

Autrement dit, il a été convenu de faire emprunter aux fonds du C2D, le circuit des fonds PPTE
multilatéraux, dans le cadre du financement des microprojets d’une part, et le circuit des fonds de
contrepartie dans le cadre de financement des dépenses hors microprojets d’autre part.

Les requêtes d’approvisionnement des comptes nationaux PNDP/CNC/Fonds de contrepartie-C2D et


PNDP/CNC/PPTE-C2D en fonds C2D seront préparées séparément.

V.2.1.3.2-a Approvisionnement du compte PNDP/CNC/Fonds de contrepartie-C2D en fonds


C2D pour le financement des dépenses hors microprojets
A l’initiative de la CNC, sur la base de la convention signée avec l’AFD et des pièces
justificatives(liasse facture de paiement et relevé de banque du compte concerné (national ou

Version du 2 avril 2007 - 241 -


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provincial), le MINPLAPDAT prend une décision de déblocage des fonds. Cette décision s’appuie sur
une requête préparée par la CNC comportant :
- le Programme de Travail et Budget Annuel (PTBA)
- un état d’utilisation des fonds reçus
- un état des besoins de fonds supplémentaires

Le compte PNDP/CNC/Fonds de contrepartie-C2D est directement approvisionné par la CAA par


prélèvement sur le compte C2D/PNDP.

V.2.1.3.2-b- Approvisionnement du compte PNDP/CNC/PPTE-C2D en fonds du C2D pour le


financement des microprojets
A l’initiative de la CNC, sur la base de la convention signée avec l’AFD et des pièces justificatives
(conventions de financement signées, relevés du compte provincial inclus), le MINPLAPDAT prend
une décision de déblocage des fonds. Cette décision s’appuie sur une requête préparée par la CNC
comportant :
- le Programme de Travail et Budget Annuel (PTBA)
- un état d’utilisation des fonds reçus
- un état des besoins de fonds supplémentaires

Le compte PNDP/CNC/PPTE-C2D est directement approvisionné par la CAA par prélèvement sur le
compte C2D/PNDP.

V.2.1.3.3 Approvisionnement des comptes provinciaux en fonds C2D

Les fonds C2D, mixés soit avec les fonds de contrepartie Etat compte de type B : fonctionnement soit
avec les fonds PPTE compte de type A : microprojets, alimentent les comptes provinciaux PNDP/CPP
X/Fond de contrepartie-C2D et PNDP/CPP X/PPTE-C2D selon les procédures décrites respectivement
aux paragraphes 2.1.1.2 et 2.1.2.2.

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Schéma des flux financiers : Procédures du C2D

COMPTE BEAC C2D

COMPTE C2D/PNDP

Niveau National
PNDP/CNC/ Microprojets PNDP/CNC / Fonds de
PPTE-C2D Contrepartie-C2D

Niveau Provincial PNDP/CPP X/ Microprojets PNDP/CPP X/ Fonds de


PPTE -C2D contrepartie –C2D

Niveau communal et
communautaire Compte conjoint Compte Communal
Commune / Communauté

PRESTATAIRES DE SERVICE

Flux financiers
Justificatifs et rapports

Version du 2 avril 2007 - 243 -


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V.2.2. Mobilisation des ressources IDA


Il existe quatre procédures types de mobilisation des fonds :
o Approvisionnement initial des comptes spéciaux ;
o Réapprovisionnement ou Reconstitution des comptes ;
o Paiements directs ;
o Engagement spécial.
Les ressources mobilisées donnent lieu à un traitement interne de suivi et de contrôle.
V.2.2.1. Approvisionnement initial des comptes IDA
Au niveau national
Compte Spécial A (Microprojets ou composante 1)
L’avance initiale du Compte Spécial A correspond à une estimation des besoins en fonds pour quatre
mois d’activité soit 600 millions de F CFA.
La première demande de retrait de fonds pour le dépôt initial de l’IDA sur le compte spécial A est faite
par la CAA qui ouvre le compte spécial, adresse les spécimens de signatures et le numéro de compte
en plus du formulaire 1903 à l’IDA.
Compte Spécial B (fonctionnement ou composantes 2, 3 et 4)
L’avance initiale du Compte Spécial B correspond à une estimation des besoins en fonds environ
quatre mois d’activité soit 480 millions de f CFA.
La première demande de retrait de fonds pour le dépôt initial de l’IDA sur le compte spécial B est faite
par la CAA qui ouvre le compte spécial, adresse les spécimens de signatures et le numéro de compte
en plus du formulaire 1903 à l’IDA.
Au niveau provincial
Compte spécial de seconde Génération (Microprojets ou composante 1)
Dès que le Compte Spécial A est crédité du dépôt initial, la CNC adresse aussitôt à la CAA l’ordre de
transfert de fonds au profit des Comptes spéciaux de seconde Génération ouverts au niveau des CPP, à
partir du compte spécial A.
L’approvisionnement initial du compte spécial de seconde génération représentera environ quatre mois
d’activité.
Comptes d’Avance à 90 jours (fonctionnement ou composantes 2, 3 et 4)
Dès que le Compte Spécial B est crédité du dépôt initial, la CNC adresse aussitôt à la CAA l’ordre de
transfert de fonds au profit des Comptes d’Avance à 90 jours ouverts au niveau des CPP de la quote-
part relative à leur budget de fonctionnement. Les fonds reçus doivent être justifiés dans les 90 jours
de leur envoi.
L’approvisionnement initial est initié par le responsable administratif et financier (RAF) sur la base
des montants autorisés pour chaque Province.
A cet effet le RAF s’assure de l’ouverture effective du compte et obtient une copie des spécimens de
signature des signataires autorisés
Dès exécution du transfert il communique une copie de l’ordre de virement au comptable provincial
pour suivi.
Ce dernier dès réception de l’avis de crédit de la banque doit accuser réception du virement en
informant le RAF.
V.2.2.2. Réapprovisionnement ou reconstitution des comptes
Le réapprovisionnement de comptes spéciaux A et B, des comptes de 2de Génération et des comptes
d’avance à 90 jours est effectué de la manière suivante :

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Réapprovisionnement ou reconstitution des comptes au niveau national


a.1-Généralités
Compte Spécial A (Microprojets ou composante 1)
Au fur et à mesure que les fonds sont utilisés, la CAA se charge de leur reconstitution auprès de l’IDA
sur la base des demandes formulées par la CNC sous forme de Demande de Retrait de Fonds (DRF)
accompagnées d’une liste de conventions de financement des micros projets sélectionnés par les
CPAP et les CPAC ainsi que les conventions signées y relatives. Mais aussi l’Etat de reconstitution du
compte, accompagnée de relevé de compte de la période concernée.
D’une manière générale, une réconciliation du compte spécial A et des Comptes spéciaux de seconde
génération A est préparée par la CNC sur une base mensuelle ou chaque fois que la Demande de
Retrait de Fonds (DRF) est émise et transmise à la CAA.
Compte d’avance à 90 jours (fonctionnement ou composantes 2, 3 et 4)
Au fur et à mesure que les fonds sont utilisés, la CAA se charge de leur reconstitution auprès de
l’IDA. La CNC adresse à la CAA au moins une fois par mois des Demandes de Retraits de Fonds
(DRF) accompagnées des pièces justificatives en vue du réapprovisionnement du compte spécial B.
Mais aussi l’Etat de réconciliation du compte, accompagnée de relevé de compte de la période
concernée.
D’une manière générale, une réconciliation du compte spécial B et des comptes d’avance à 90 jours
est préparée par la CNC sur une base mensuelle ou chaque fois que la une Demande de Retrait de
Fonds (DRF) est émise et transmise à la CAA.
a.2-Conditions d’approvisionnement des comptes spéciaux IDA
Si la dépense est faite dans le cadre des dépenses autorisées par la Banque Mondiale, le PNDP peut
demander le retrait de fonds des dépenses effectuées sur la base :
Relevés ou état certifiés de dépenses par catégorie
D'états d’opérations justifiées individuellement par catégorie
La procédure de relevés de dépenses par catégorie concerne :
Les fournitures de biens obtenues au tire de marchés d’un montant inférieur à la contre valeur de US $
500 000 chacun
Les services de consultants obtenus au titre de contrats d’un montant inférieur à la contre valeur de
US $ 200 000 chacun pour les entreprises, et inférieur à la contre valeur de US $ 100 000 chacun
pour les contrat de consultant et toutes les dépenses relatives:
• Aux frais de travaux de génie civil
• Au fonctionnement
• A la formation
La procédure D'états d’opérations justifiées individuellement par catégorie concerne les
photocopies des pièces justificatives d’opérations ci-dessus dont les montants sont supérieurs aux
seuils fixés.
Les demandes de fonds sont préparées et envoyées une fois par mois. Elles doivent être accompagnés:
• De l’état de rapprochement du Compte spécial
• Du relevé bancaire
1-Approvisionnement par relevés de dépenses par catégorie
Chaque mois,
Le Comptable National (CPTN)
• Procède au tri par sélection des critères de tri (période et financement).
• Edite le brouillard des mouvements (facturables, et non facturables).

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• Vérifie le brouillard des mouvements facturables, à l'aide des pièces justificatives de la Demande
de Retrait de Fonds (DRF) (si nécessaire).
En cas de modifications,
• Procède à la correction et édite le brouillard des mouvements facturables.
S’il n’y a pas de modifications,
• Edite la Demande de Retrait de Fonds (DRF), le récapitulatif des dépenses par catégorie et le
relevé des dépenses (formulaire 1903-4F).
• Etablit une demande de retrait de fonds (formulaire 1903-1F) en quatre (4) exemplaires (original
et quatre exemplaires) et un état de reconstitution du compte spécial IDA.
• Photocopie la demande de retrait de fonds (formulaire 1903-1F), le relevé des dépenses
(formulaire 1903-4F) et l'état de reconstitution du compte spécial IDA.
• Classe le brouillard des mouvements facturables, la Demande de Retrait de Fonds (DRF) et le
récapitulatif des dépenses par catégorie.
• Signe les originaux du relevé des dépenses (formulaire 1903-4F) et de l'état de reconstitution du
compte spécial IDA et appose son visa sur les photocopies (demande de retrait de fonds, relevé des
dépenses et état de reconstitution du compte spécial IDA).
• Transmet les documents au RAF
Le RAF
Vérifie le dossier et le vise avant de le transmettre au Coordonnateur National (CN).
Le CN
• Signe les originaux du relevé des dépenses (formulaire 1903-4F) et de l'état de reconstitution du
compte spécial IDA et appose son visa sur les photocopies (demande de retrait de fonds, relevé des
dépenses et état de reconstitution du compte spécial IDA)
• Expédie les documents à la CAA pour signature
• Transmet au RAF un double des documents
Le RAF
• Transmet au CPTN un double des documents
Le CPTN
• Met à jour son registre de suivi des Demandes de Retrait de Fonds (DRF)
La CAA
• Signe les documents
• Transmet les documents au RAF via le CN
Le RAF
• Expédie les documents à la Banque mondiale et transmet une copie du dossier à la Comptabilité
après y avoir apposé la feuille d’imputation
Le CPTN
• Enregistre les imputations sur la feuille d’imputation
• Saisie la feuille d'écriture au journal des Demandes de Retrait de Fonds (DRF).
• Appose le cachet de saisie sur la feuille d'écriture,
• Contrôle la saisie
• Classe la feuille d'écriture
Suit le traitement des demandes de retrait de fonds à la BANQUE MONDIALE.

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Et dès Réception de l’avis de paiement


L’avis est acheminé à la CAF via le CN
Le RAF.
• Appose la feuille d’imputation et transmet l’avis à la comptabilité
Le CPTN
• Enregistre les imputations sur la feuille d’imputation
• Contrôle la saisie
• Classe les documents saisis dans les chronos appropriés.

2-Approvisionnement au moyen d’états récapitulatifs


Le CPTN
• Procède au tri par sélection des critères de tri (période et financement),
• Edite le brouillard des mouvements (facturables et non facturables),
• Vérifie le brouillard des mouvements facturables, par rapprochement avec les pièces
justificatives de la Demande de Retrait de Fonds (DRF).
En cas de modifications,
• Procède aux éventuelles corrections et
• Edite le brouillard des mouvements facturables,
S’il n’y a pas de modifications,
• Etablit la liste des justificatifs des dépenses
• Classe les originaux.
• Edite la Demande de Retrait de Fonds (DRF), l'état récapitulatif des dépenses par catégorie et
l'état récapitulatif des dépenses (formulaire 1903-2F),
• Etablit une demande de retrait de fonds (Formulaire 1903-1F) et l’état de reconstitution du
compte spécial
• Photocopie les documents
• Classe le brouillard des mouvements facturables et non facturables, la Demande de Retrait de
Fonds (DRF) et le récapitulatif des dépenses par catégorie.
• Vise les originaux du récapitulatif des dépenses (formulaire 1903-2F), et l'état de reconstitution
du compte spécial IDA,
• Transmet les documents au RAF
Le RAF
• Vérifie le dossier et le vise avant de le transmettre au Coordonnateur national (CN).
Le CN
• Signe les originaux du relevé des dépenses (formulaire 1903-4F) et de l'état de reconstitution du
compte spécial IDA et appose son visa sur les photocopies (demande de retrait de fonds, relevé des
dépenses et état de reconstitution du compte spécial IDA)
• Expédie les documents à la CAA pour signature
• Transmet au RAF un double des documents
Le RAF
• Transmet au CPTN un double des documents
Le Comptable National (CPTN)

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• Met à jour son registre de suivi des Demandes de Retrait de Fonds (DRF)
La CAA
• Signe les documents
• Transmet les documents au RAF via le CN
Le RAF
• Expédie les documents à la Banque mondiale et transmet une copie du dossier à la Comptabilité
après y avoir apposé la feuille d’imputation
Le CPTN
• Enregistre les imputations sur la feuille d’imputation
• Saisie la feuille d'écriture au journal des Demandes de Retrait de Fonds (DRF).
• Appose le cachet de saisie sur la feuille d'écriture,
• Contrôle la saisie
• Classe la feuille d'écriture
• Suit le traitement des demandes de retrait de fonds à la BANQUE MONDIALE.
Et dès Réception de l’avis de paiement
Le CN
• Oriente l’avis vers le RAF
Le RAF.
Appose la feuille d’imputation et transmet l’avis à la comptabilité
Le CPTN
• Enregistre les imputations sur la feuille d’imputation
• Contrôle la saisie
• Classe les documents saisis dans les chronos appropriés.
b. Réapprovisionnement ou reconstitution des comptes au niveau provincial (comptes spéciaux
de seconde génération et des comptes à 90 jours)
b.1. -Généralités
Comptes spéciaux de seconde génération et des comptes à 90 jours
Le comptable Provincial (CPTP)
• Arrête ses comptes mensuels conformément à la procédure comptable.
• Analyse et justifie les soldes des comptes et établit la balance mensuelle.
• Procède aux contrôles de vraisemblance et de cohérence et matérialise ses contrôles sur les
documents (journaux balances et états de rapprochement). En cas d’anomalies,
• Redresse les anomalies, le cas échéant ;
• Vise les livres et documents comptables et les classes conformément à la procédure comptable, si
les contrôles sont satisfaisants ;
• Envoie une version électronique des journaux et/ou un exemplaire physique est envoyé(e) à la
CNC pour consolidation.
• Etablit le rapport de suivi financier du trimestre écoulé, le budget de trésorerie du trimestre à
venir et la demande d’approvisionnement des comptes, tous les trimestres sur la base du Programme
trimestriel d’activités et des documents comptables.
• Expédie les originaux à la CNC et classe un exemplaire dans son dossier
Le RAF

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• Reçoit les documents et les transmet au Comptable national pour traitement


Le Comptable National
• Reçoit les documents et les analyses.
• Contrôle le RSF et l’état de rapprochement bancaire,
• Evalue la demande par rapport aux besoins et au solde de trésorerie
• Apprécie la validité des pièces justificatives
• Détermine la valeur des pièces à rembourser
• Procède au lancement de la procédure d’alimentation des comptes et
• Retourne au Comptable provincial concerné les pièces comptables non admises à remboursement
(Pièces comptables non valides)
• Envoie une copie de l’ordre de virement au comptable provincial pour suivi.
En cas de rejet de pièces une fiche de rejet est établie et transmis au CPTP.
• Consolide les RSF et élabore le RSF consolidé à envoyer à la Banque Mondiale après contrôle du
RAF.
Le CP
• Reçoit la fiche de rejet, l’analyse et la transmet au Comptable provincial
Le CPTP
A la réception de la fiche de rejet,
• Justifie les dépenses non admises en remboursement par la production de pièces justificatives
valides et probantes. Elles seront présentées en remboursement lors du prochain appel de fonds.
A la réception de l’avis de crédit de la banque,
• Met à jour ses livres comptables et accuse réception de l’alimentation au RAF.
b.2- Conditions de réapprovisionnement
Les cellules provinciales font essentiellement recours à des états certifiés de dépenses internes
adressés à la CNC
V.2.2.3. Demande de paiement direct (DPD)
Cette procédure consiste à faire payer les factures des fournisseurs entrepreneurs et consultants
directement par l’IDA en contrepartie des fournitures livrées, travaux et prestations effectués.
La procédure ne peut être appliquée que par la CNC pour les dépenses supérieures aux montants
prévus dans l’accord de crédit et la lettre de décaissement.
Note : Le montant minimum des demandes de paiement direct devra être supérieur ou égal 20% du
niveau du Compte Spécial.
Le CPTN
• Procède au tri par sélection des critères de tri (période et financement).
• Edite le brouillard des mouvements (facturables et non facturables).
• Vérifie le brouillard des mouvements facturables, par rapprochement aux pièces justificatives de
la Demande de Paiement Direct (DPD).
En cas de modifications, corrige et édite le brouillard des mouvements facturables.
• Etablit la liste des justificatifs des dépenses.
• Photocopie les pièces justificatives et classe les originaux.
• Edite la DPD, l'état récapitulatif des dépenses par catégorie et l'état récapitulatif des dépenses
(formulaire 1903-2F)

Version du 2 avril 2007 - 249 -


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• Etablit une demande de retrait de fonds (formulaire 1903-1F) en cinq exemplaires (original et
quatre exemplaires).
• Photocopie la demande de retrait de fonds (formulaire 1903-1F), et l'état récapitulatif des
dépenses (formulaire 1903-2F).
• Classe le brouillard des mouvements facturables et non facturables, la DPD et le récapitulatif des
dépenses par catégorie Signe les originaux du récapitulatif des dépenses (formulaire 1903-2F), et
appose son visa sur les photocopies (demande de retrait de fonds et récapitulatif des dépenses)
• Transmet les documents au RAF.
Le RAF
• Vérifie et vise les documents qu’il transmet au CN
Le CN
• Signe les originaux du récapitulatif des dépenses (formulaire 1903-2F), et appose son visa sur les
photocopies (demande de retrait de fonds, et récapitulatif des dépenses)
• Expédie les documents à la CAA pour signature
• Transmet au RAF un double des documents
Le RAF
• Transmet au CPTN un double des documents
Le CPTN
• Met à jour son registre de suivi des DPD
La CAA
• Signe les documents
• Transmet les documents au RAF via le CN
Le RAF
• Expédie les documents à la mission résidente Banque mondiale.
La mission résidente Banque mondiale
• Conserve le deuxième exemplaire de la demande de retrait de fonds, expédie l'original et le
premier exemplaire à l'IDA puis transmet le quatrième exemplaire de la demande de retrait de fonds
au PNDP
Le RAF
• Reçoit via le CN le quatrième exemplaire de la demande de retrait de fonds et le transmet à la
comptabilité après y avoir apposé la feuille d’imputation.
Le CPTN
• Classe définitivement l’exemplaire N°4 reçu de la demande de retrait de fonds
• impute la feuille d’imputation.
• Contrôle la saisie
• Classe la liasse accompagnant la feuille d’imputation
• Suit le traitement des demandes de retrait de fonds à la BANQUE MONDIALE.
Dès réception de l’information sur le paiement direct par la banque mondiale
Le RAF
• Répercute au CPTN les supports de l’information sur le paiement après y avoir apposé la feuille
d’imputation.
Le CPTN

Version du 2 avril 2007 - 250 -


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• Régularise la DPD et lance la mise à jour du module financier du système comptable au cas ou la
DPD est rejeté par la Banque Mondiale et
• Lance uniquement la mise à jour du module financier du système comptable dans le cas contraire.
• Met à jour, dès réception de l’avis de paiement de la Banque Mondiale, le registre de suivi des
demandes de retrait de fonds
• Enregistre les imputations sur la feuille d’imputation
• Contrôle de la saisie
• Classe les documents saisis.
V.2.2.4. -ENGAGEMENT SPECIAL
Ce procédé permet de faire payer les fournisseurs pour les biens et services importés au moyen d’une
“lettre de crédit ” exigeant des garanties de retrait de fonds.
La procédure s’applique pour demander un engagement spécial de l’IDA auprès de la banque située
dans le pays du fournisseur (banque négociatrice).
Cette procédure ne peut être appliquée que par le CNC.

Version du 2 avril 2007 - 251 -


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Schéma des flux financiers : Procédure Banque mondiale/PAPNDP

BANQUE MONDIALE/PAPNDP

Niveau National
CAA/IDA PAPNDP
CS B - Hors micro projets CAA/-IDA PAPNDP CS
A – Micro projets

Niveau Provincial PNDP/CP X Compte 2nde


PNDP/CP-X Compte d’Avance
Génération – Micro projet
A 90 jours

Niveau Communal et Compte conjoint commune/ Compte Communal pour le


Communautaire communauté X pour le financement du micro projet
financement du micro projet communal
communautaire X

PRESTATAIRES DE SERVICE

Flux financiers
Justificatifs et rapports

Version du 2 avril 2007 - 252 -


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V.3. Décaissements et justifications des fonds


Toutes les dépenses du PNDP seront réglées à partir des comptes bancaires et accessoirement en
espèces. La CNC et les CPP devront s’assurer que tous les décaissements sont exécutés conformément
aux procédures des différents bailleurs pour leur part de financement et auront l’entière responsabilité
de la présentation des états financiers annuels.
Dans cet ordre d’idée, le PNDP devra veiller à ce que pour chaque microprojet, soit ouvert un compte
bancaire abondé par les fonds d’un seul bailleur de fonds en dehors de la contribution du bénéficiaire.
Les pièces justificatives, concernant les marchés passés dans le cadre du Programme, doivent être
regroupées et classées de manière appropriée par la CNC, les CPP, les communes et les communautés.
Les pièces seront classées par types de marché (véhicules, Matériel et mobilier, fournitures, travaux et
consultants) et par méthodes de sélection (AOI, AON, CF) et incluront toutes les pièces nécessaires à
la justification des choix effectués.
Les pièces justificatives devront être accessibles pour toute la durée du Programme, aux missions
périodiques de supervision des bailleurs et aux vérificateurs des comptes externes pour révision.
D’une manière générale les décaissements effectués par les structures du programme le sont dans le
cadre des dépenses autorisées par le bailleur concerné par essentiellement deux modes de règlement:
Le paiement par chèque ou virement bancaire à travers des comptes ouvert localement
Le paiement direct au fournisseur par le bailleur à travers des comptes gérés par lui, mais cette
procédure n’est pas possible dans le cadre du C2D.
Dans certains cas, il peut être fait recours aux espèces pour effectuer de menues dépenses ^par la
caisse
En cas d’utilisation des fonds d’un compte bancaire ouvert localement ou géré par un bailleur de
fonds extérieur, la procédure est la suivante :
Le RAF
Etablit une demande de paiement.
Appose son visa sur la demande
Vise l’original la facture et neutralise les copies.
Transmet la demande de paiement et la facture à la coordonnatrice pour signature
Le CN
Signe la demande de paiement
Transmet à la secrétaire
La Secrétaire
Photocopie la demande de paiement.
Expédie la demande et la facture originale à la CAA
Transmet la copie de la facture, la photocopie de la demande de paiement au RAF
Le RAF
Transmet la copie de la facture, la photocopie de la demande de paiement au CPTN pour classement
dans un chrono de DP en attente
Par la suite
Reçoit de la CAA soit un ordre de virement ou un titre de paiement pour les paiements à partir d’un
compte bancaire ouvert localement ou un avis de crédit pour les paiements directs à partir d’un compte
bancaire de bailleur de fonds

Version du 2 avril 2007 - 253 -


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Les fait enregistrer


Et les transmet à la Comptabilité après avoir apposé une fiche d’imputation
Le CPTN
Fait faire la photocopie du titre de paiement (chèque ou de l'ordre de virement)
Procède à l’imputation des opérations.
Contrôle la saisie.
Classe la photocopie des documents dans les chronos prévus à cet effet
Par la suite
Remets contre décharge les titres de paiement et/ou avis de virement aux intéressés
En cas d’utilisation de la caisse la procédure est la suivante :
Le demandeur initie une demande d’avance de Fonds (DAF) en trois exemplaires (DAF3) adressées
par voie hiérarchique au CN via le RAF.
Cette demande d’avance de Fonds (DAF) signée permet à l’intéressé de passer à la caisse, muni d’une
pro forma ou d’un devis, récupérer des fonds pour aller effectuer la dépense.
La DAF est alors ventilé comme suit :
o La DAF3 reste à la Caisse,
o La DAF2 va à la comptabilité
o La DAF1 est remis à l’intéressé
Après avoir réalisé la dépense, l’intéressé revient avec les pièces justificatives pour solder l’avance de
fonds.
On distingue deux grands types de dépenses qui sont :
Les dépenses relatives aux micros projets
Les dépenses hors micros projets
V.3.1. Décaissement et compte rendu d’utilisation des fonds pour financement
des micro projets
S’agissant des subventions, la justification du décaissement est faite sur la base de la décision
d’allocation des fonds (Convention de financement). Mais un compte rendu d’utilisation de ces fonds
est souhaitable par un souci d’évaluation et d’analyse d’impact du Programme.
V.3.1.1. Décaissement des fonds pour le financement des micros projets
Ce décaissement doit être justifié au niveau des bénéficiaires que sont les Communes et le
Communautés à la base.
AU NIVEAU DES COMMUNES
La commune effectue le paiement des dépenses éligibles sur le compte spécifique ouvert à cet effet et
mouvementé par une triple signature conjointe (Maire/Receveur Municipal/Coordonnateur provincial).
Le paiement de ces dépenses est ordonné par le Maire.
La commune peut maintenir une caisse de menues dépenses dont le plafond est compris entre 100 000
Fcfa et 500 000 Fcfa en fonction du budget de la commune et de l’éloignement par rapport à
l’établissement financier le plus proche. Ce fonds de caisse est sécurisé dans un établissement de
micro-finance agréé par l’autorité monétaire, les bailleurs de fonds et mouvementé par la double
signature du maire et du receveur municipal.
La spécificité de ce type de compte est qu’il ne peut recevoir que du financement d’une seule source
de financement pour la réalisation d’un micro-projet.
Le Receveur municipal (ou plus généralement le Chef de poste Comptable) tient chronologiquement
un livre de banque et un livre de caisse pour le compte de la commune.

Version du 2 avril 2007 - 254 -


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Les contrats originaux signés entre la commune et ses fournisseurs, les factures, les bons de livraison
et autres pièces justificatives des dépenses sont conservés au niveau de la Commune et classées
chronologiquement où ils peuvent être consultés à tout moment par les missions de contrôle.
Les communes adressent au CPAP et à la CPP sur une base mensuelle un rapport d’activité
accompagné :
D’un état récapitulatif des dépenses effectuées ainsi que les copies des pièces justificatives y relatives ;
D’un relevé bancaire de la période en vue du réapprovisionnement de leur compte
D’une copie du livre de caisse.
AU NIVEAU DES COMMUNAUTÉS A LA BASE :
Comptes Conjoints Commune/communauté pour le financement des micro-projets communautaires
La communauté effectue le paiement des dépenses éligibles sur le compte spécifique ouvert à cet effet
et mouvementé par une triple signature conjointe. Le paiement de ces dépenses est ordonné par le
Président du Comité de Concertation à la Base.
La spécificité de ce type de compte est qu’il ne peut recevoir que du financement d’un seul bailleur
pour la réalisation d’un micro-projet.
Les fournisseurs et autres prestataires sont payés par chèque, par mise à disposition sur le compte de la
communauté ou en espèces conformément aux termes de paiement convenus dans le contrat.
La communauté peut maintenir une caisse de menues dépenses dont le plafond est compris entre 50
000 Fcfa et 200 000 Fcfa en fonction du budget de la communauté et de l’éloignement par rapport à
l’établissement financier le plus proche.
Le receveur municipal du ressort communal de la communauté tient un livre de banque.
Le trésorier de la communauté peut être autorisé à conserver les fonds pour le compte de la
communauté et tient à cet égard un livre de caisse de manière chronologique.
Le fonds de caisse visé ci-dessus est sécurisé dans un établissement de micro-finance agréé par
l’autorité monétaire et mouvementé par la double signature du Président et du trésorier du CC
Les contrats originaux signés entre la commune, la communauté et les fournisseurs de la communauté,
les factures, les bons de livraison et autres pièces justificatives des dépenses sont classées
chronologiquement à la Commune où ils peuvent être consultés à tout moment par les missions de
contrôle.
Les communautés adressent au CPAC et à la CPP sur une base mensuelle un rapport d’activités
accompagné :
D’un état récapitulatif des dépenses effectuées et des copies des pièces justificatives des dépenses y
relatives ;
D’un relevé bancaire de la période en vue du réapprovisionnement de leur compte
D’une copie du livre de caisse.
V.3.1.2. Justification des fonds pour le financement des micros projets
Aussi bien pour les communautés que pour les communes, l’utilisation des fonds sera justifiée par les
pièces suivantes :
o Relevé bancaire du compte communal ou du compte conjoint commune /communauté ;
o Photocopie du titre de paiement ;
Et selon le cas :
o bon de commande, lettre commande ou marché ;
o facture proforma ;
o facture définitive, décompte ou mémoire de dépenses ;
o bordereau de livraison, certification de service fait ou procès verbaux de réception ;

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ainsi que toutes les autres garanties relatives à la procédure des marchés publics et à la réglementation
en vigueur.
Les CPP servent de courroie de transmission entre les communes et communautés d’une part et la
Cellule Nationale de Programme d’autre part pour les pièces et les documents demandés par la Caisse
Autonome d’Amortissement. A cet effet, la remontée des pièces justificatives ci-dessus des CPP vers
la CNC doit impérativement intervenir dans un délai de trois semaines à compter de la signature du
PV de réception. La transmission à la CAA par la CNC est faite sous huitaine.
Pour les besoins de suivi des financements d’un micro projet, les copies de ses pièces justificatives
sont conservées au niveau des Communautés à la base, de la CPP, de la CNC et de la CAA.
V.3.2 Décaissement et justification des fonds des autres dépenses du programme
V.3.2.1 Décaissement des fonds des autres dépenses du Programme
Les conditions de décaissement de ces fonds ont été abordées au niveau de la mobilisation des fonds.
V.3.2.2- Justification des fonds des autres dépenses du Programme
S’agissant des fonds destinés à l’investissement et au fonctionnement du Programme, la justification
du décaissement est de la responsabilité du Programme qui doit mettre à la disposition de la CAA les
pièces justificatives originales y relatives (remontée des pièces des CPP pour la CNC et de la CNC
pour la CAA). Autrement dit, les pièces justificatives desdites dépenses doivent être transmises par le
Programme à la CAA pour archivage. Cependant les copies et/ou double desdites pièces seront
conservés respectivement à la CNC et dans les CPP concernées.
Au niveau national
Appelée à justifier les dépenses du Programme, la CNC doit collecter toutes les pièces justificatives
des dépenses des composantes 2, 3 et 4 du Programme y compris celles des cellules provinciales et les
acheminer à la CAA.
Au niveau provincial
Appelée à justifier les dépenses du Programme au niveau de la province, la CPP doit collecter toutes
les pièces justificatives des dépenses des composantes 2, 3 et 4 du Programme au niveau provincial et
les acheminer à la CNC.

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V.4. Financement des conventions de financement et/ou des contrats de


prestations
Les opérations financées dans le cadre du PNDP se rapporteront aux quatre types suivants
d’opérations :
I. Les opérations d’appui relevant de la CNC ;
II. Les opérations d’appui relevant des CPP ;
III. Les micro-projets communaux ;
IV. Les micro-projets communautaires.
Ce financement s’effectue
Soit dans le cadre d’un contrat de prestations pour les deux premiers types d’opérations
Soit dans le cadre d’une convention de financement pour les deux derniers types d’opérations ( Micro-
projets)
V.4.1. Contrats de prestations se rapportant aux opérations d’appui relevant de
la CNC
Il s’agit d’opérations concernant les études d’une manière générale et l’organisation de :
- séminaire
- formations ;
- ateliers
- ou toute activité d‘appui effectuée au niveau national.
Dans les contrats à passer avec les sous-traitants, il sera prévu un échéancier qui s’articulera sur les
séquences suivantes de paiement :
En cas de travaux
20% au titre d’avance de démarrage
50% si le sous-traitant a accompli 60% des travaux à la satisfaction du maître d’œuvre
20% si les travaux achevés sont achevés de manière satisfaisante et réceptionnés par les bénéficiaires.
10% au titre de la retenue de garantie lors de réception définitive.
En cas de Prestations de services
40% au titre d’avance de démarrage
60%si la prestation est accomplie de manière satisfaisante et le service dûment constaté par les
bénéficiaires
Il s’agira dans notre hypothèse davantage de deuxième cas
Les paiements effectués au profit des sous-traitants sont réalisés suivant les modalités ci-après :
V.4.1.1-Avance de démarrage
Elle correspond selon les cas à un montant de 20% ou de 40% du montant du contrat - versés à la
signature du contrat sur présentation d’une caution bancaire d’un même montant, ou au dépôt d’un
chèque de même montant
Les dépenses éligibles remboursables sur présentation des pièces justificatives de dépenses sont
payées par la CNC par prélèvement sur le Compte spécial B dans les cinq jours qui suivent la
présentation par le sous-traitant des pièces justificatives.
Les originaux des contrats sont conservés à la CNC et les copies par les sous-traitants.

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V.4.1.2 Paiement des factures des sous-traitants


Les factures des sous-traitants sont établies et adressées à la CNC suivant l’échéancier de la
convention sous forme d’états récapitulatifs ventilés suivant les catégories budgétaires prévues dans le
contrat.
Une main levée de caution est donnée au sous-traitant au moment du paiement de la dernière
échéance.
Les factures sont vérifiées par la CNC avant leur mise en paiement.
Les factures adressées par les sous-traitants doivent être traitées par la CNC dans un délai maximum
de 8 jours ouvrables à compter de la date de réception de la facture au secrétariat de. La CNC.
V.4.1.3. Vérification des dépenses
Le comptable National chargé d’assurer la tenue de la comptabilité du Programme:
Vérifie la conformité et l’éligibilité des dépenses réalisées par les sous-traitants à travers l’examen des
pièces justificatives accompagnant la facture ;
Demande un complément d’information, ou Programme une visite auprès du sous-traitant dans le cas
où il identifierait des anomalies significatives et que les pièces fournies ne permettent pas de se faire
une opinion définitive ;
Transmet, après vérification, la facture, revêtue de la mention “ bon à payer et de son visa, au CN de la
CNC via le RAF national et de son visa.
Le CN autorise le paiement sur la base du double visa du RAF et du Comptable
V.4.1.4. Les rapports d’activité
Les Sous-traitants produisent un rapport d’activités sur l’exécution des travaux prévus dans le cadre
de sa prestation.
Suivant la durée ou l’ampleur de la prestation ce rapport peut être unique ou périodique
V.4.2. Contrats de prestations se rapportant aux opérations d’appui relevant
des CPPs
Il s’agit d’opérations concernant notamment
L’appui
o à l’élaboration des PDL, des PDC,
o au montage des conventions et des requêtes de financement d’une part.
L’organisation.
o De séminaire
o De formations ;
o d’ateliers d’autre part
Ou de toute activité d ‘appui effectuée au niveau national.
Dans les contrats à passer avec les sous-traitants, il sera prévu un échéancier qui s’articulera sur les
séquences suivantes de paiement :
En cas de travaux
20% au titre d’avance de démarrage
50% si le sous-traitant a accompli 60% des travaux à la satisfaction du maître d’œuvre
20% si les travaux achevés sont achevés de manière satisfaisante et réceptionnés par les bénéficiaires.
10% au titre de la retenue de garantie lors de réception définitive.
En cas de Prestations de services
40% au titre d’avance de démarrage

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60%si la prestation est accomplie de manière satisfaisante et le service dûment constaté par les
bénéficiaires
Il s’agira dans notre hypothèse davantage de deuxième cas
Les paiements effectués au profit des sous-traitants sont réalisés suivant les modalités ci-après :
V.4.2.1-Avance de démarrage
Elle correspond selon les cas à un montant de 20% ou de 40% du montant du contrat - versés à la
signature du contrat sur présentation d’une caution bancaire d’un même montant, ou au dépôt d’un
chèque de même montant
Les dépenses éligibles remboursables sur présentation des pièces justificatives de dépenses sont
payées par la CPP par prélèvement sur le Compte à 90 jours dans les cinq jours qui suivent la
présentation par le sous-traitant des pièces justificatives.
Les originaux des contrats sont conservés à la CPP et les copies par les sous-traitants.
V.4.2.2 Paiement des factures des sous-traitants
Les factures des sous-traitants sont établies et adressées à la CPP suivant l’échéancier de la
convention sous forme d’états récapitulatifs ventilés suivant les catégories budgétaires prévues dans le
contrat.
Une main levée de caution est donnée au sous-traitant au moment du paiement de la dernière
échéance.
Les factures sont vérifiées par la CPP avant leur mise en paiement.
Les factures adressées par les sous-traitants doivent être traitées par la CPP dans un délai maximum de
8 jours ouvrables à compter de la date de réception de la facture au secrétariat de. La CPP.
V.4.2.3. Vérification des dépenses
Le comptable Provincial chargé d’assurer la tenue de la comptabilité du Programme:
Vérifie la conformité et l’éligibilité des dépenses réalisées par les sous-traitants à travers l’examen des
pièces justificatives accompagnant la facture ;
Demande un complément d’information, ou Programme une visite auprès du sous-traitant dans le cas
où il identifierait des anomalies significatives et que les pièces fournies ne permettent pas de se faire
une opinion définitive ;
Transmet, après