Formatos de intercambio

Ricardo Chinchilla Arley

 Definición

Método de organizar información de tal manera que las

áreas de descripción bibliográfica puedan ser
identificadas, así como las particularidades de codificación
que se señalen en cada área componente de un registro
bibliográfico
 Historia

El primer esfuerzo de cobertura internacional = Biblioteca

del Congreso USA, formato MARC 1966
Esfuerzos de los formatos predecesores = UNIMARC,
INTERNAC, MARKOF, el manual de referencia del UNISIST,
CCF, CEPAL, entre otros
 Normalización

Normalización y compatibilidad son inseparables en el

marco del intercambio de registros bibliográficos

Las normas son

especificaciones técnicas que
contienen un conjunto de
condiciones a ser cumplidas
 Normalización

Normalización y compatibilidad se deben observar en

diferentes aspectos

Normativos
Informáticos Bibliotecológicos
De
Intercambio
 Almacenamiento de información

Un sistema de almacenamiento y recuperación de la

información comienza con el estudio de lo que éste tiene que
hacer

La intención es almacenar la información (datos) siguiendo un

método concreto y colocándola en un lugar determinado de
manera que se pueda acceder a ella, utilizarla y volverla a
poner en su sitio
 Registro bibliográfico

Un registro bibliográfico consta de un conjunto de

elementos que colectivamente transmiten información
sobre la materia registrada
 Registro bibliográfico

Incluyen, explícita o implícitamente, dos subconjuntos de

elementos:
Bibliográficos
Transmiten
información sobre un
documento, o sobre
una parte concreta
De procedimiento
Transmiten la
información
relacionada con la
función de
procedimiento que el
registro lleva a cabo

- Autor - Signatura
- Título - Descriptor
- Editorial
 Registro bibliográfico

Los conjuntos de elementos de un registro sirven para los dos

fines principales de un sistema de recuperación de la
información:
Cuando se combinan, describen e
identifican un documento o
material bibliográfico en general.

Cada elemento de manera

individual puede servir
potencialmente como clave de
recuperación por la que se pueden
seleccionar los registros que
participan de una característica
común.
 Estructura de un registro

Cada elemento bibliográfico debe estar en la posición correcta

y se debe indicar su categoría bien por su posición en el registro
o por un “indicador” es decir, un código que el computador
“reconoce”

DC:Title

TITULO

245 12
 Estructura de un registro

●
Los formatos agrupan los elementos de los datos en “campos”.
●
Los campos se pueden dividir posteriormente en “subcampos” en el caso
de que sea necesario distinguir entre los elementos que se han incluído.

260 300

a b c a b c
San José: EUNED, 2015 300 p. il. col. ; 26 cm.

La división es para identificar los datos para el almacenamiento y recuperación y/o

generar la puntuación correcta entre los elementos de los datos, es decir, para los
objetivos de salida y visualización.
 Estructura de un registro

Los campos pueden ser de longitud fija o variable

De longitud fija puede ser el tipo de documento , por ejemplo
monografía, colección, tesis de grado, etc.
De longitud variable puede ser el título de la obra
El registro es el conjunto de todos los campos definidos, es
decir, la representación completa de un documento
bibliográfico concreto.
 Formato CCF

Formato común de comunicación

Pretende proporcionar un formato de intercambio
“universal” conforme a la norma ISO 2709 que sea
adecuado para utilizarlo en la biblioteca y en la comunidad
de la información
Responsable de su actualización: UNESCO
FORMEX: variante para documentos electrónicos
 Formato CEPAL

Desarrollado por la Comisión Económica para América

Latina y el Caribe (CEPAL) en 1981
Dirigido específicamente a MicroIsis
SIB/CEPAL tiene definidos tres formatos para visualizar en
pantalla e imprimir la información bibliográfica, y dos
formatos exclusivamente para la impresión de índices.
Los formatos se usan para desplegar los resultados de las
búsquedas o el contenido de grupos de registros.
 Formato CEPAL: tabla de definición de
campos
Número Nombre Observaciones
01 Nombre del archivo - Ocurrencias múltiples
03 Ubicación - Ocurrencias múltiples
04 Tipo de literatura
06 Nivel de registro
10 Autor personal – nivel analítico - Ocurrencias múltiples
11 Autor institucional – nivel analítico Ocurrencias múltiples
12 Título – nivel analítico - Ocurrencias múltiples
14 Páginas – nivel analítico
16 Autor personal – nivel monográfico - Ocurrencias múltiples
17 Autor institucional – nivel monográfico - Ocurrencias múltiples
18 Título – nivel monográfico - Ocurrencias múltiples
20 Páginas – nivel monográfico
 Formato CEPAL: tabla de definición de
campos
Número Nombre Observaciones
23 Autor personal – nivel colección - Ocurrencias múltiples
24 Autor institucional – nivel colección - Ocurrencias múltiples
25 Título – nivel colección - Ocurrencias múltiples
27 Número de volúmenes
29 Editor institucional de publicación seriada - Ocurrencias múltiples
30 Título de publicación seriada - Ocurrencias múltiples
31 Volumen de publicación seriada
32 Número de publicación seriada
33 Periodicidad de publicación seriada
34 Existencias de publicación seriada
35 ISSN
 Formato CEPAL: tabla de definición de
campos
Número Nombre Observaciones
38 Editorial
39 Ciudad de la editorial
41 Edición
42 Información descriptiva
43 Fecha de publicación
44 Fecha normalizada (ISO)
45 Símbolo (Naciones Unidas) - Ocurrencias múltiples
47 ISBN Ocurrencias múltiples
48 Número de venta (Naciones Unidas) - Ocurrencias múltiples
52 Conferencia: institución - Ocurrencias múltiples
53 Conferencia: nombre - Ocurrencias múltiples
58 Proyecto: institución - Ocurrencias múltiples
 Formato CEPAL: tabla de definición de
campos
Número Nombre Observaciones
59 Proyecto: nombre - Ocurrencias múltiples
63 Formato - Ocurrencias múltiples
64 Idioma del texto - Ocurrencias múltiples
68 Notas
72 Resumen
73 Referencias bibliográficas
76 Descriptores: contenido temático - Ocurrencias múltiples
77 Descriptores: contenido estadístico - Ocurrencias múltiples
80 Categoría temática primaria - Ocurrencias múltiples
 Formato CEPAL: tabla de definición de
campos
Número Nombre Observaciones
81 Categoría temática secundaria - Ocurrencias múltiples
83 Países primarios - Ocurrencias múltiples
84 Países secundarios - Ocurrencias múltiples
95 Indicador de publicación - Ocurrencias múltiples
98 Indicador de procedencia
100 Enlace a recursos electrónicos - Ocurrencias múltiples
 Dublin Core

Creado en 1995 por iniciativas de las asociaciones de

bibliotecarios americanos, y patrocinado por la OCLC (On
Line Computer Library Center)

Objetivo: definir un conjunto básico de 15 atributos que

sirvan para describir todos los recursos existentes en la red

Ayudar a los motores de búsqueda en la recuperación

global de información en la red
 Dublin Core

DC-Title El nombre dado al material, generalmente por el Creador o Editor.

DC-Creator La persona u organización principal que es responsable de la creación del

contenido intelectual del material. Por ejemplo, los autores en el caso de los
documentos escritos, los artistas, fotógrafos, o ilustradores en el caso de los
materiales visuales.
DC-Subject El tema del material. Generalmente, las materias son expresadas a través de las
palabras clave o frases que describen el tema o contenido del material. Se
recomienda el empleo de vocabularios controlados y de esquemas
(schemes) de clasificación formales.

DC-Description Una descripción textual del contenido del material, incluyendo resúmenes en el
caso de documentos como objetos, o descripciones de contenido en el caso
de materiales visuales.
DC-Publischer La entidad responsable de que el material esté disponible en su formato actual,
tales como una casa editorial, un departamento universitario, o una entidad
corporativa.
DC-Contributor Persona u organización que haya tenido una contribución intelectual
significativa en la creación del documento, (ejemplo, editor, traductor,
ilustrador, etc.)
 Dublin Core
DC-Date Una fecha asociada con la creación o disponibilidad del material. Tal fecha no
debe confundirse con la correspondiente al elemento Cobertura, el cual debe de
estar asociado con el material solo en los casos que el contenido intelectual se
refiera a esa fecha. Para determinar la fecha de publicación o de disposición al
público se utiliza el formato del Consorcio Web, Data and Time Format
(W3CDTF) <http://www.w3.org/TR/NOTE-datetime>
basado en la norma ISO 8601

DC-Type La clase del material, tales como: homepage, novela, poema, documento de
trabajo, reporte técnico, ensayo, diccionario.
Elementos del DC Descripción y uso
DC-Identifier Una cadena de signos o números empleados para identificar el material de
manera unívoca. Los ejemplos para los materiales existentes en red incluyen los
URLs y los URNs (cuando han sido incorporados).
Otros identificadores universalmente unívocos como los números ISBN u otros
nombres formales que también son opciones para este elemento.

DC- Sourse Información acerca de algún material secundario del cual se deriva el material
principal. Puesto que generalmente sólo son recomendados aquellos elementos
que contienen información acerca del material principal, este elemento podrá
contener la fecha, creador, formato, identificador u otros metadatos del material
secundario considerados importantes para la identificación del material principal.
 Dublin Core

DC-Languaje El idioma del contenido intelectual del material. El contenido de este

campo debería coincidir con la norma ISO 639 (RFC 1766)

DC-Relation Un identificador de un material secundario y su relación con el

material principal. Este elemento permite vínculos entre materiales
relacionados y las descripciones del material deben de ser indicadas.
Los ejemplos incluyen la edición de un trabajo (IsVersionOf), la
traducción de un trabajo (IsBasedOn), el capítulo de un libro
(IsPartOf) y una transformación mecánica de una serie de datos en
imagen (IsFormatOf).

Dc-Format Formato de datos de un documento, usado para identificar el software

y, posiblemente también el hardware que se necesita para mostrarlo

Elementos del DC Descripción y uso

 Dublin Core

DC-Coverage Las características espaciales o temporales del contenido intelectual

del material. La cobertura espacial se refiere a una región física (por
ejemplo, sector celeste); uso de coordenadas (por ejemplo, longitud y
latitud), o nombres de lugares que provienen de una lista controlada o
escritos en su forma completa. La cobertura temporal se refiere a lo
que trata el material, a diferencia de cuando fue creado o puesto a
disponibilidad (esto último pertenece al elemento Fecha). Aunque usa
el mismo formato ISO 8601/W3CDTF.

DC-Right Referencia sobre derecho de autor (por ej. URL), bien a un servicio de
gestión de derecho o a un servicio que dará información sobre los
términos y condiciones de acceso a un recurso electrónico.
 Dublin Core

 Los elementos pueden dividirse en tres categorías

 Elementos relacionados con el contenido del recurso:
titulo, tema, descripción, fuente, lenguaje, relación y
cobertura.
 Elementos relacionados con el recurso cuando es visto
como una propiedad intelectual : autor, editor, otras
colaboraciones y derechos.
 Elementos relacionados con la temporalidad y
formato del documento así como su identificación: fecha,
tipo de recurso, formato, identificador del recurso.
 MARC

●
Machine Readable Cataloging o Catalogación legible por
máquina
●
Norma para el intercambio de información que permite
estructurar e identificar los datos de tal forma que
puedan ser reconocidos y manipulados por
computadora
●
Fue desarrollado en los 60’s por la Biblioteca del
Congreso de los Estados Unidos
●
Propósito inicial: distribuir la catalogación con copia en
cintas magnéticas a las 16 Bibliotecas que inicialmente
participaron en el proyecto
MARC21: clases

Formato para Datos Bibliográficos:

Bibliográficos codifica los datos
para describir, recuperar y controlar los diferentes
tipos de materiales bibliográficos; por ejemplo: libros,
publicaciones seriadas, recursos electrónicos, mapas,
música, materiales visuales y materiales mixtos.

Formato para Datos de Autoridad:

Autoridad codifica la
información contenida en registros de autoridad de
nombres, materias y series.

Formato para Datos de Existencias:

Existencias codifica
información específica, como la signatura
topográfica, cantidad de ejemplares y/o volúmenes,
instituciones que posee un ítem, etc.
MARC21: clases

Formato para Datos de Clasificación:

Clasificación codifica
información contenida en un sistema de
clasificación, por ejemplo: CDD, CDU o cualquier
otro sistema que se desee automatizar.

Formato para Datos de la Comunidad:

Comunidad codifica la
descripción de recursos no bibliográficos que
responden a las necesidades de información de una
comunidad, como individuos, organizaciones,
programas o servicios, eventos y otros recursos que
pueden ayudar a los usuarios a conseguir la
información que necesitan
 MARC21: componentes

Estructura del registro

Campos variables: hay dos tipos de campos variables:

Campos variables de control:

control campos etiquetados 00X y no
contienen indicadores ni códigos de subcampos.

Campos variables de datos:

datos los demás campos varían en extensión y
número. Cada campo variable puede tener de 1 a 9.999 caracteres. Los
campos variables MARC poseen tres partes:

●
Una etiqueta de tres dígitos
●
Hasta dos indicadores de un solo dígito
●
Uno o más subcampos
 MARC21: componentes

Designación del contenido

Etiquetas: números de tres dígitos usados para identificar los campos

que componen un registro y al tipo de dato que le sigue, por ejemplo el
campo título se identifica con la etiqueta 245.
etiqueta

245 14 $a The emperor's new clothes /

$c adapted from Hans Christian Andersen
and illustrated by Janet Stevens.
 MARC21: componentes

Etiquetas: Identifican los campos variables y se agrupan

numéricamente según su función

Grupo de etiquetas Función

0xx Números de control bibliográfico e información codificada
1xx Entradas principales
2xx Información sobre títulos, edición y sello editorial, etc.
3xx Descripción física, etc.
4xx Menciones de series
5xx Notas
6xx Entradas de acceso por tema
7xx Entradas agregadas que no son de tema ni series y campos de
enlace
8xx Entradas agregadas de series y existencias
9xx Campos para uso local
 MARC21: componentes

Designación del contenido

Indicadores: suministran información acerca del campo para su

indexación, producción de tarjetas y otras funciones del sistema. Los
números en las posiciones de indicador tienen significados asignados
y, en algunos campos, un espacio en blanco posee un significado. Los
indicadores de campos variables pueden tener:

●
Un número en ambas posiciones
●
Un número en una posición y un espacio en blanco en el otro
●
Dos espacios en blanco
245 14 $a The emperor's new clothes /
$c adapted from Hans Christian
Andersen
and illustrated by Janet Stevens.

El valor 1 en el primer
indicador indica que habrá
un asiento secundario bajo
título en el catálogo.

El segundo indicador muestra el número

de caracteres al inicio del campo que no
deberán ser tomados en cuenta en el
proceso de ordenamiento alfabético. En el
títuloThe emperor's new clothes los
primeros cuatro caracteres (la "T," la "h," la
"e," y el espacio) serán ignorados y el
título será alfabetizado bajo "emperor's".
 MARC21: componentes

Designación del contenido

Códigos de subcampos: entendemos como subcampos a cada

elemento que compone un campo. Los códigos de subcampo son de
dos caracteres que preceden a cada elemento para identificarlo y
señalar su localización dentro de un registro. Un código de subcampo
está compuesto por: un delimitador, representado por el símbolo $ y
de un identificador o carácter alfanumérico o numérico.

delimitador identificador

245 14 $a The emperor's new clothes /

$c adapted from Hans Christian
Andersen
and illustrated by Janet Stevens.
 subcampo para las
Subcampo de extensión
dimensiones
(número de páginas)
(en centímetros)
Campo
300 ## $a 675 p. : $b il. ; $c 24 cm.

subcampo para otros

detalles físicos
(material ilustrativo)
 MARC21: componentes

Contenido del registro

Datos, es la información bibliográfica contenida en el registro,

definida por normas ajenas al formato, como reglas de
catalogación, sistema de clasificación, tesauro de materias, listas
de códigos y otras convenciones usadas por la organización que
crea un registro.

DATOS
245 14 $a The emperor's new clothes /
$c adapted from Hans Christian
Andersen
and illustrated by Janet Stevens.