Vous êtes sur la page 1sur 11

 

    

MANUAL DEL
SUBPROCESO DE
MATRICULACIÓN
FLOTA INSTITUCIONAL
CA‐CGAF‐01‐P06‐01 
 
 
 
Versión 1.0 
03/08/2015 
 
 
 
 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 2 de 11 
 
Contenido
1.  INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 3 
2.  LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 4 
3.  ROLES .......................................................................................................................................... 4 
4.  GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5 
5.  DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 5 
6.  PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL .................... 6 
6.1.  PROPÓSITO .............................................................................................................................. 6 
6.2.  ALCANCE .................................................................................................................................. 7 
6.3.  DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7 
7.  INDICADORES ............................................................................................................................ 10 
8.  ANEXOS ..................................................................................................................................... 10 
 

   


 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 3 de 11 
 
 

1. INFORMACIÓN BÁSICA

Subproceso  MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL 

Código del Subproceso  CA‐CGAF‐01‐P06‐01 

PROPÓSITO 
Cumplir  con  la  normativa  legal  vigente,  para  la 
adecuada  y  segura  movilización  de  los  servidores  de  la 
Institución. 
 
DISPARADOR 
 Necesidad de cumplimiento de la Normativa legal 
vigente para la movilización de vehículos 
 Necesidad  de  revisión  y  matriculación  de  la  flota 
de vehículos institucional. 
 
Descripción  ENTRADAS 
 Valores  generados  por  revisión  y  matriculación 
de la flota de vehículos. 
 
ACTIVIDADES PRINCIPALES 
 Requerimiento de pago 
 Realizar la revisión y matriculación 
 
PROCESO RELACIONADO 
 Gestión Financiera 
 Emisión de Certificación Presupuestaria 
 Gestión de Mantenimiento de Vehículos 
Productos/Servicios del  Matrícula del vehículo 
Subproceso  Revisión e Identificación Vehicular 
Tipo de Subproceso  Adjetivo 
Responsables del 
Jefe de Transporte 
Subproceso 
Tipo del cliente  Cliente interno 
 Constitución de la República 
 Código de Procedimiento Civil  
Marco Legal   Código orgánico de organización territorial 
 Ley  Orgánica  de  la  Contraloría  General  del 
Estado 


 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 4 de 11 
 
 Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de 
Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial 
 Reglamento General para la Aplicación de la Ley 
Orgánica  de  Transporte  Terrestre,  Tránsito  y 
Seguridad Vial 
 Estatuto  Orgánico  de  Gestión  Organizacional 
por Procesos 
 

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO


 

1. La matriculación de la flota de vehículos institucionales, la programa el Jefe de Transportes 
en función del último dígito de la placa de cada vehículo sin embargo el pago se genera en 
febrero apenas se abra el sistema de la Agencia Nacional de Tránsito. 
 
2. La documentación habilitante para realizar la matriculación del vehículo, que debe llevar 
el Conductor es la siguiente:  
 Comprobante de Pago de la Matrícula  
 Autorización para la matriculación emitida por el Jefe de Transporte 
 Matrícula original del vehículo 
 RUC de la Institución 
 Copia de cédula y nombramiento del Representante Legal de la Institución 
 Autorización del Jefe de Transporte Para matricular el vehículo 
 
 

3.  ROLES
 

Conductor.‐  Es  la  persona  responsable  de  conducir  el/los  vehículos  de  la  institución  y  de 
mantenerlos en buen estado para prestar el servicio de movilización en la institución. 

Analista de Presupuestos.‐ Es el responsable de la emisión de las Certificaciones Presupuestarias a 
fin de garantizar la disponibilidad de recursos para las unidades requirentes. 

Director  Administrativo.‐  Es  el  servidor  responsable  de  la  gestión,  planificación,  organización, 
coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de 
las  diferentes  unidades  y  cumplimiento  de  los  objetivos  institucionales.  Dirige  el  proceso  de 
Compras Públicas. 


 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 5 de 11 
 
Director  Financiero.‐  Administra,  gestiona,  suministra  y  controla  los  recursos  financieros  
requeridos  para  la  ejecución  de  los  planes,  programas  y  proyectos  en  el  cumplimiento  de  los 
objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. 

Jefe de Transporte.‐ Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación 
del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización terrestre de 
las diferentes unidades administrativas. 

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
 

AMT.‐  Agencia  Metropolitana  de  Tránsito,  institución  responsable  de  la  gestión  y  el  control  del 
transporte terrestre, tránsito y seguridad vial del Distrito Metropolitano de Quito, y de la mejora 
de la eficiencia y seguridad de la red vial. 

ANT.‐ Agencia Nacional de Tránsito, institución encargada de la planificación, regulación y control 
de la gestión del Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial en el territorio nacional, a fin de 
garantizar la libre y segura movilidad terrestre. 

Certificación  presupuestaria.‐  Es  un  certificado  o  documento  mediante  el  cual  se  garantiza  la 
disponibilidad  de  recursos,  para  comprometer  un  gasto  con  cargo  al  presupuesto  institucional 
autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes 
que  regulen  el  objeto  materia  del  compromiso.  Dicha  certificación  implica  la  reserva  del  crédito 
presupuestario,  hasta  el  perfeccionamiento  del  compromiso  y  la  realización  del  correspondiente 
registro presupuestario. 

CUR de Pago.‐ Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos. 

Comprobante de Exoneración.‐ Es un documento que emite la Agencia Nacional de Tránsito que 
se  entrega  a  los  propietarios  de  vehículos  nuevos,  con  el  cual  no  es  necesario  que  le  realicen  la 
revisión técnica al vehículo para la matriculación del mismo. 

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO


 


 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 6 de 11 
 
 

6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE MATRICULACIÓN FLOTA


INSTITUCIONAL
6.1. PROPÓSITO
Detallar  las  actividades  del  subproceso  de  revisión  y  matriculación,  con  la  finalidad  de 
establecer los pasos necesarios para la realización de la revisión vehicular y matrícula de la 
flota de vehículos de la institución a nivel nacional, gestionados por la  Unidad de Bienes y 
Servicios Generales – Sección de Transporte. 


 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 7 de 11 
 
6.2. ALCANCE
El  alcance  del  subproceso  de  matriculación  de  la  flota  institucional  a  abarca  el  conjunto  de 
actividades  comprendidas  desde  la  obtención  de  los  valores  para  el  pago  hasta  la 
realización de la revisión y matriculación de los vehículos.  

 
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
 
 
DOCUMENTO 
ACTIVIDAD  ROL  DESCRIPCIÓN 
Y/O REGISTRO 
El  Jefe  de  Transporte  revisa  e  imprime  la 
información  de  la  página  de  la  Agencia 
1. Revisar los valores  Nacional  de  Tránsito  (ANT)  y  de  la 
Impresión de la 
por revisión y  Jefe de  Agencia Metropolitana de Tránsito (AMT) 
página de la ANT 
matriculación de la  Transporte  para  conocer  los  valores  que 
y AMT 
flota de vehículos  correspondan  a  la  matriculación  y 
revisión  vehicular  de  toda  la  flota  a  nivel 
nacional. 
Con  la  información  levantada  en  las 
páginas  de  la  ANT  y  AMT,  el  Jefe  de 
Transporte elabora una tabla con la placa 
y valores a pagar por cada vehículo tanto 
para  la  revisión  como  para  la  Tabla de pagos 
2. Elaborar una tabla 
matriculación.    Una  vez  que  ha  por revisión 
con el detalle de los  Jefe de 
identificado  la  necesidad  de  recursos  Tabla de pagos 
pagos por revisión y  Transporte 
tanto  para  la  revisión  como  la  por 
matriculación 
matriculación le envía con memorando al  matriculación 
Director  Administrativo  para  que  solicite 
la  certificación  presupuestaria, 
adjuntando  la  impresión  de  las  páginas 
consultadas.   
El  Director  Administrativo  mediante 
3. Solicitar la  memorando solicita al Director Financiero 
Certificación  la  certificación  presupuestaria  por  lo  Solicitud de 
Jefe de 
Presupuestaria por  valores  de  revisión  y  de  matriculación,  certificación 
Transporte 
revisión y por  adjuntando el detalle de los pagos, con lo  presupuestaria 
matriculación  cual se inicia el Subproceso de Emisión de 
Certificación Presupuestaria. 


 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 8 de 11 
 

4. Subproceso de  El subproceso de Emisión de Certificación 
Emisión de  Analista de  Presupuestaria culmina con la entrega de  Certificación 
Certificación  Presupuestos  la  respectiva  Certificación  Presupuestaria  Presupuestaria 
Presupuestaria  al Director Administrativo. 

El  Director  Administrativo  recibe  las 


Certificaciones  Presupuestarias  para 
5. Obtener 
Director  Revisión  Vehicular  y  para  Matriculación, 
Certificaciones   
Administrativo  mismas  que  envía  al  Jefe  de  Transporte 
Presupuestarias 
para  que  se  realice  el  trámite 
correspondiente. 
Cuando  recibe  la  Certificación 
6. Realizar la solicitud  Jefe de  Presupuestaria,  el  Jefe  de  Transporte  Solicitud de 
de pago  Transporte  realiza  mediante  memorando  al  Director  pago 
Administrativo la Solicitud de Pago. 

A  su  vez  el  Director  Administrativo  envía 


7. Solicitar el pago a  Director  la solicitud de pago al Director Financiero, 
Mail 
Tesorería  Administrativo  con  lo  cual  inicia  el  Subproceso  de 
Gestión de Financiera. 
CUR de Pago de 
El  Subproceso  de  Gestión  Financiera 
Revisión 
8. Subproceso de  Director  finaliza con la generación del CUR de Pago 
Comprobante 
Gestión Financiera  Financiero  de  Revisión  y  los  Comprobantes  de  Pago 
de Pago de 
de la Matrícula para cada vehículo 
Matrícula 
 El  Jefe  de  Transportes  al  recibir  los 
documentos  va  validando  el  número  de 
Comprobantes  por  cada  vehículo  del 
listado  enviado.  Una  vez  que  tiene  los 
9. Recibir documentos 
comprobantes  de  pago  de  la  revisión  y 
y programar las  Jefe de 
matriculación,  programa  las  salidas  a  la   
revisiones y  Transporte 
AMT  para  proceder  con  la  revisión 
matriculaciones 
vehicular de toda la flota institucional, así 
como  a  la  ANT  para  realizar  la 
matriculación en función del último dígito 
de la placa de los vehículos 
10.Dar de baja del  Con  el  CUR  de  Pagos  de  Revisión,  el  Jefe 
sistema de la AMT los  de Transporte se acerca a la AMT para dar 
valores de Revisión y  Jefe de  de baja del sistema los valores de revisión  Comprobante 
solicitar comprobante  Transporte  vehicular  de  la  flota  institucional  y  de Exoneración 
de exoneración de  solicitar  el  comprobante  de  exoneración 
vehículos nuevos  para los vehículos nuevos.  


 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 9 de 11 
 
El  Jefe  de  Transporte,  de  acuerdo  a  lo 
programado  emite  la  autorización  a  cada 
conductor  para  que  realice  la  revisión  y 
matriculación  de  los  vehículos,  para  lo 
cual  genera  el  turno  para  matriculación 
11.Entregar 
del vehículo y le solicita al Conductor que 
autorización y  Autorización 
Jefe de  la realice. 
documentos y  para 
Transporte  Si se trata de un vehículo nuevo, es decir 
solicitar realizar la  matriculación 
tiene  el  Comprobante  de  Exoneración,  el 
matriculación  
conductor  lo  lleva  directamente  a 
matricular. 
Pero  si  no  tiene  la  exoneración,  debe 
llevar  el  vehículo  primero  para  que  le 
realicen la revisión. 

El  Conductor  lleva  los  vehículos  que  no 


son  nuevos  para  que  le  realicen  la 
12. Llevar el vehículo  revisión vehicular.  
para realizar la  Conductor  Si el vehículo pasa la revisión, se continúa   
revisión vehicular  inmediatamente  con  la  matriculación. 
Pero  si  no  pasa  la  revisión,  se  deben 
realizar primero los arreglos requeridos. 

Si  el  vehículo  no  pasa  la  revisión 


vehicular, el Jefe de Transporte, solicita al 
13.Solicitar arreglos en  Jefe de  proveedor  de  mantenimiento  que  realice 
 
el vehículo  Transporte  los arreglos en el vehículo, con lo cual da 
inicio  al  subproceso  de  Gestión  de 
Mantenimiento de Vehículos.  

El  Subproceso  de  Gestión  de 


Mantenimiento  de  Vehículos  culmina 
cuando  se  han  realizado  los  trabajos  de 
14.Subproceso de  mantenimiento,  se  recibe  el  vehículo  a 
Gestión de  Jefe de  conformidad  y  se  realiza  la  gestión  para 
 
Mantenimiento de  Transporte  pago  por  el  mantenimiento  realizado. 
Vehículos  Una vez que se han realizado los arreglos 
en el vehículo el conductor vuelve a llevar 
el  vehículo  para  que  realicen  la  revisión, 
es decir que regresa a la actividad 12.  


 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 10 de 11 
 
El  conductor  responsable  del  vehículo  lo 
lleva en la fecha que corresponda para la 
revisión  y  además  cuando  se  hayan 
realizado  los  arreglos  detectados  en  una 
revisión  anterior  de  ser  el  caso.  Para  lo 
cual  se  acerca  con  el  Comprobante  de  la 
Matrícula, con la autorización, así como la 
Matrícula original, RUC, copia de cedula y 
nombramiento  del  representante  legal.  Matrícula 
15.Realizar la 
Para  los  vehículos  que  nuevos  no  es  Revisión e 
matriculación del  Conductor 
necesario  llevar  el  vehículo,  sino  que  Identificación 
vehículo 
además  de  los  demás  documentos  Vehicular 
mencionados  debe  presentar  el 
Comprobante de Exoneración. 
En  la  ANT  le  entregan  al  conductor  el 
certificado  de  Revisión  e  Identificación 
Vehicular  y  además  cuando  corresponda 
le  entregan  la  Matrícula,  cuyo  original  lo 
deja  en  el  vehículo,  documentos  que  los 
entregan al Jefe de Transporte. 

El Jefe de Transporte recibe la copia de la 
16.Recibir la matrícula,  Matrícula  y  el  original  del  certificado  de 
Jefe de 
entregar una copia y  Revisión  e  Identificación  Vehicular,  y  le   
Transporte 
archivar original  entrega  al  conductor  una  copia  de  este 
último documento. 


7. INDICADORES
Unidad de  Responsable de  Frecuencia 
N°  Indicador  Fórmula de Cálculo 
Medida  Medición  de Medición 
Porcentaje de 
Número de requerimientos 
requerimientos de 
de servicios generales  Director 
1  servicios generales  Porcentaje  Mensual 
atendidos / Total de  Administrativo 
internos atendidos 
solicitudes recibidas 
oportunamente 
 

8. ANEXOS
 Solicitud de certificación presupuestaria 
 Autorización para matriculación 

10 
 
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE  Versión: 1.0 
MATRICULACIÓN FLOTA INSTITUCIONAL  Página: Página 11 de 11 
 
 Tabla de pagos por revisión vehicular 
 Tabla de pagos por matriculación 

FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN 

Acciones  Nombre   Cargo  Firma 


 
Elaborado Por:  Ing. Priscila Villarreal  Analista de Procesos   
 
 
Revisado Por:  Econ. Patricio Borja  Jefe de Transporte   
 
 
Directora   
Aprobado Por:  Dra. Valeria Yánez 
Administrativa   
 
 
Coordinador General 
 
Validado por:  Ing. Fabián Larrea  Administrativo 
 
Financiero 
 
 
 
 

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS  

Versión  Descripción del Cambio  Fecha de Actualización 


1.0  Emisión Inicial  03/08/2015 
     
 

11 
 

Centres d'intérêt liés