MODELADO DE PROCESOS

INTRODUCCION
En los orígenes de las TICs, todo el énfasis estuvo puesto en desarrollar sistemas que
automatizarán las tareas que se hacían manualmente. Dada la potencia de cómputo de
aquellos días, este ya era suficiente justificativo.
En la actualidad, el desafío sigue siendo cómo mejorar la capacidad de los sistemas para
alcanzar nuevos requerimientos: agregar nuevas interfaces y funcionalidades , combinar
múltiples fuentes de datos, interactuar con multiplicidad de dispositivos, reemplazar
viejas aplicaciones con nuevas, proveer soluciones y capacidad de reacción frente a
nuevos requerimientos, y mucho más, todo esto en un proceso que se retroalimenta
continuamente.
La tendencia hoy es ir hacia un paradigma orientado a procesos, donde los sistemas
(aplicaciones) cubren la actividad global de la empresa y las herramientas son los BPMS
(Business Process Management Systems o Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio).
Adoptar BPM fuerza al negocio a pensar cómo funciona y a formalizarlo comprendiendo
los procesos actuales, esto permite ver mejoras potenciales, por ejemplo, eliminar pasos
o automatizar tareas manuales. Por lo tanto, uno de los propósitos de la modelización de
procesos de negocio, es cuestionar la forma en que se hacen las cosas, y cómo se podrían
mejorar en el futuro. BPM es entonces una estrategia para gestionar y mejorar el
rendimiento de un negocio optimizando sus procesos a través de la modelización,
ejecución y control de rendimiento dentro de un ciclo de mejora continua.
Para crear un modelo de proceso de negocio, primero necesitamos comenzar por definir
qué procesos nos permite lograr el objetivo, y cómo encajan con el resto de los procesos
de la organización. La mejor visualización de un proceso es a través de diagramas que
muestran el flujo de trabajo, indicando la secuencia de actividades necesarias para
completar un determinado proceso
El modelado de procesos, como su nombre lo indica, tiene 2 aspectos que lo definen: el
modelado y los procesos. Frecuentemente, los sistemas -conjuntos de procesos y
subprocesos integrados en una organización- son difíciles de comprender, complejos y
confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas
funcionales, departamentos y puestos de trabajo implicados. Un modelo puede dar la
oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema.
Modelo
Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una
descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en
él. Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama
de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas
actividades, analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así
como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas
existentes pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad para iniciar
acciones de mejora.
Diagrama
Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que
permite obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus
interrelaciones, sus tiempos y sus actividades. La representación gráfica facilita el
análisis, uno de cuyos objetivos es la descomposición de los procesos de trabajo en
actividades discretas. También hace posible la distinción entre aquellas actividades que
aportan valor añadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada
al cliente del proceso o al resultado deseado. En este último sentido cabe hacer una
precisión, ya que no todas las actividades que no proveen valor añadido han de ser
innecesarias; éstas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer más
eficaces las funciones de dirección y control, por razones de seguridad o por motivos
normativos y de legislación. Diagramar es una tarea íntimamente ligada al hecho de
modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de
procesos de negocios.
BPMN: Bussines Process Modeling Notation (ver www.bpmn.org)
El Business Process Management Initiative (BPMI) desarrolló a BPMN como una
notación estándar para la representación gráfica de procesos de negocio. La primera
especificación del BPMN fue liberada al público en 2004 1 . El principal objetivo de
BPMN es proveer una notación que pueda ser entendida por todos los usuarios del
negocio, desde los analistas que crean los primeros borradores de los procesos, hasta los
desarrolladores técnicos responsables de la implementación y por supuesto, la gente de
negocios que manejará y monitoreará estos procesos.
En resumen podemos decir que Business Process Modeling Notation (BPMN) es una
notación gráfica que describe la lógica de los pasos de un proceso de negocio. Esta
notación ha sido especialmente diseñada para coordinar la secuencia de los procesos y los
mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades.

http://e-conomicas.eco.unc.edu.ar/archivos/_2/U3-ModProc-11.pdf
FUNDAMENTOS DE BPM
Los elementos gráficos en BPMN se encuentran clasificados dentro de 4 categorías:

1. Objetos de Flujo
Son los principales elementos gráficos que definen el comportamiento de los procesos.
Dentro de los Objetos de Flujos encontramos:

Eventos:
Representan algo que ocurre o puede ocurrir durante el curso de un proceso.

Actividades:
Representan el trabajo dentro de una organización.
Consumen recursos.
Pueden ser simples o compuestos

Compuertas:
Son los elementos utilizados para controlar la divergencia y convergencia del flujo.
2. Objetos de Conexión
Son los elementos gráficos usados para conectar dos objetos del flujo dentro de un
proceso. Dentro de los Objetos de Conexión encontramos:

Líneas de Secuencia Asociaciones Líneas de Mensaje

3. Canales
Son los elementos gráficos utilizados para organizar las actividades del flujo en diferentes
categorías visuales que representan áreas funcionales, roles o responsabilidades. Dentro
de los Canales encontramos:

Pools Lane

Un Pool (Piscina) representa un participante en una colaboración. Gráficamente, un pool

es un contenedor que identifica la partición de un proceso de otros pools y participantes.
De forma, el Pool puede ser utilizado Horizontal y/o Vertical.
Lane: una lane es una sub-partición dentro de un pool y extiende la longitud del pool,
verticalmente u horizontalmente. Las lanes se usan para organizar y categorizar
actividades.

4. Artefactos
Son elementos gráficos utilizados para proveer información adicional sobre el proceso.
Dentro de los Artefactos encontramos:
Objetos de Datos Grupos Anotaciones

 Objetos de Datos
Los artefactos “objeto de datos” son un mecanismo para mostrar cómo las
actividades requieren o producen objetos. Se conectan a las actividades a través
de asociaciones.
 Grupos
Un artefacto “grupo” es representado por un rectángulo redondeado dibujado con
línea segmentada. El agrupamiento puede ser usado para propósitos de
documentación o análisis, y no afecta la secuencia del flujo.
 Anotación
Los artefactos “anotación” son mecanismos para que un modelador pueda agregar
información textual adicional para el lector del diagrama BPMN.
http://e-conomicas.eco.unc.edu.ar/archivos/_2/U3-ModProc-11.pdf
¿QUÉ ES EL BPD?

Es un diagrama diseñado para representar gráficamente la secuencia de todas las

actividades que ocurren durante un proceso, basado en la técnica de “Flow Chart”, incluye
además toda la información que se considera necesaria para el análisis.

BPD, está diseñado para ser usado por los analistas de procesos, quienes diseñan,
controlan y gestionan los procesos. Dentro de un Diagrama de Procesos de negocio BPD
se utilizan un conjunto de elementos gráficos, que se encuentran agrupados en categorías.
Igualmente sus componentes mapean las dimensiones Qué, Cómo, Cuándo, Dónde y Por
Qué
PATRONES DE MODELADO DE PROCESOS.
 PATRONES DE CONTROL BÁSICO DE FLUJO.
WCP 1- Secuencia:
Descripción
Este patrón es utilizado para modelar dependencia entre tareas, es decir, una tarea
no puede empezar hasta que otra no haya terminado

Ejemplo: proceso para la selección de personal, para ello primero se tiene que dar
un examen de conocimiento y luego la entrevista.
WCP 4 – Decisión Exclusiva:
Descripción
La decisión exclusiva representa un punto en el proceso donde se debe escoger un
solo camino de varios disponibles dependiendo de una decisión o de datos del
proceso.
Ejemplo: proceso de contrato de personal, a la hora de firmar un contrato de
trabajo, te dan a elegir en que seguro de pensiones quieres estar, en AFP u ONP.
 PATRONES AVANZADOS PARA RAMIFICACIÓN Y
SINCRONIZACIÓN.

WCP 6 – Elección Múltiple:

Descripción
El patrón de elección múltiple es utilizado para modelar puntos en el flujo de
proceso donde varios caminos son escogidos dependiendo de datos del proceso
y/o puntos de decisión.
Ejemplo: proceso de sanciones, a la hora de aplicar una sanción, se puede dar una
sanción o varias sanciones.
WCP 41 – Unión de Caminos:
Descripción
El patrón describe un punto en el proceso donde un número de ejecuciones, de
un mismo camino en una misma instancia del proceso, convergen en un solo
camino de ejecución.
Ejemplo: proceso de selección de personal, para que el proceso llegue a la etapa
de evaluación de exámenes, primero todos los participantes tienen que haber
terminado de dar su examen.
 PATRONES DE MÚLTIPLES INSTANCIAS.
WCP 34 – Unión Parcial Estática de múltiples Instancias:
Descripción:
Este patrón permite instanciar una actividad varias veces. El número de
instancias es conocido durante la fase de diseño o en el tiempo de ejecución.
Ejemplo: proceso de apertura de un curso, para que se pueda abrir un nuevo
curso se tienes que matricular como mínimo 15 alumnos.
WCP 35 – Cancelación parcial de unión de múltiples instancias:
Descripción:
Este patrón permite instanciar una actividad múltiples veces. El número de
instancias es conocido durante la fase de diseño o en el tiempo de ejecución. Las
actividades son ejecutadas de forma paralela y solo es necesario que terminen N
de las M (N<M) instancias creadas para continuar con el resto del proceso. Una
vez las N instancias han sido completadas, las instancias faltantes (M-N) son
canceladas.

Ejemplo: proceso de selección de personal, cuando se da un examen virtual, hay

un tiempo límite, cuando se termina ese tiempo, las personas que no han
terminado su examen, ya no entran en la siguiente etapa.
 PATRONES BASADOS EN EVENTOS.
WCP 16 – Decisión Implícita:
Descripción
El patrón describe un punto en el proceso donde una rama es escogida de
varias disponibles. La decisión es tomada de acuerdo a los datos del proceso.
Cuando una rama es escogida, las demás se deben deshabilitar.
Ejemplo: Cuando un cliente realiza una solicitud de crédito es necesario
solicitarle diferentes documentos; Si el cliente no trae los documentos antes de
5 días se le debe contactar y preguntar si continúa o no en el proceso. Si el cliente
no continúa en el proceso no es necesario esperar por los documentos y el
proceso debe terminar. Si el cliente trae los documentos, no es necesario
contactarlo.
Implementación: Para implementar el patrón es necesario utilizar una compuerta
exclusiva basada en eventos. Esta compuerta representa un punto en el proceso
donde solo una de las ramas disponibles de debe ejecutar. Las ramas restantes
deben ser deshabilitadas.
WCP 17 – Ejecución Paralela Intercalada:
Descripción
Un conjunto de actividades tienen un orden de ejecución definido. Cada
actividad puede ser ejecutada una vez y se puede completar en cualquier
momento de acuerdo al orden definido. Sin embargo, como requisito adicional,
dos actividades no pueden ser ejecutadas al mismo tiempo.
Ejemplo
El Jefe de Recursos Humanos estable que durante los procesos de selección los
aspirantes deben presentar tres pruebas de aptitud: una prueba psicológica, un
test de inteligencia y un test de conocimientos específicos. El orden en que se
realizan las pruebas es importante. El test de inteligencia debe ser realizado antes
de la prueba psicológica. La prueba de conocimientos debe ser realizada en
cualquier momento. No es posible realizar dos pruebas al mismo tiempo.

Implementación: Para modelar el patrón se utiliza un sub proceso múltiple, el

sub proceso solo incluye una actividad. Para definir el orden en el cual se realizan
las pruebas es necesario establecer como propiedades del sub proceso los
siguientes datos.

La secuencia en que las pruebas se realizan es definida en la primera actividad

del proceso.
 PATRONES DE CANCELACIÓN Y DE TERMINACIONES FORZADAS.
WCP 19 – Cancelación de tareas:
Descripción
El patrón de Cancelación de Tareas da la posibilidad de cancelar o suprimir una
tarea que está siendo ejecutada

Esto puede causar un problema en un proceso si la actividad causa el cuello de

botella no puede ser accedida por los participantes de los procesos. En el ejemplo
de la imagen, “Recibir Notificación de estado” no tiene interacción humana y
está esperando a una notificación externa que quizás nunca llegue.
Añadir el Discriminador y el Patrón de Unión N – fuera de - M, ayuda a resolver
este problema para las actividades individuales. La etapa superior dentro de la
unión/división en este ejemplo, tiene la transición con una larga ejecución de la
actividad sin interacción humana. La transición más baja fue añadida para:
1. Darle al empleado la chance de mirar las órdenes que están pendientes en
la etapa superior.
2.Permitirle al empleado la chance de cancelar cualquier orden que este
pendiente en la etapa superior.
Una vez que el empleado cancela una instancia, esta alcanza la actividad
“Unión compleja de entrada”. La instancia es removida de la actividad
“Recibir Notificación de Estado” y continua con el resto del proceso.
Ejemplo
Durante una solicitud de viajes es necesario reservar varias cosas, por ejemplo,
hotel, carro, vuelo y entregar un adelanto al empleado. El empleado debe poder
cancelar en viaje en cualquier momento de ser necesario.
Implementación
El patrón es modelado con una compuerta basada en eventos y un evento
intermedio. La compuerta habilita la actividad Realizar las Reservas y el evento
que cancela el proceso. Solo una de estas dos cosas puede ser pasar.
Si se cancela el viaje no se debe realizar reservas, y solo es posible cancelar el
viaje antes de entregar el adelanto al empleado.
WCP 20 – Cancelación del caso:
Descripción
El patrón describe la eliminación de una instancia completa del proceso. Esto
incluye tareas que están siendo ejecutadas y las tareas que todavía no lo han sido.
Los clientes pueden llamar a cualquier hora y cancelar la orden entera no importa
donde la instancia este ubicada en el proceso. Una manera incomoda de manejar
esto es tener transiciones de cancelación en cada actividad del proceso hasta el
final.

En lugar de considerar el patrón que se muestre en la imagen. Aquí la actividad

“Cancelación al cliente” no aparece como parte del flujo del proceso. El ícono
del rayo dentro de la actividad indica que la instancia de cualquier actividad del
proceso puede ser interrumpida y dirigir inmediatamente esta actividad. Las
notificaciones causan instancias en cualquier parte del proceso (Revisión del
pedido, Consultar el Inventario o Enviar Orden) para moverse inmediatamente
y automáticamente a la actividad de “Cancelación al cliente”. Las transiciones
no necesitan ser dibujadas en este tipo de actividad.
Ejemplo
Cuando un incidente ocurre, este debe ser reportado a la Mesa de Ayuda de la
compañía. Luego de reportar el incidente, la Mesa de Ayuda debe resolverlo y
tener la posibilidad de cancelar el caso en cualquier momento.
Implementación
Para implementar el patrón se utiliza una compuerta paralela y un evento de fin
terminal. Una vez que el proceso alcance el fin terminal, las actividades
pendientes son canceladas y el caso termina.
 PATRONES DE ITERACIONES.
WCP 26 – Ciclos Arbitrarios:
Descripción: El patrón modela un punto en el flujo del proceso donde una o más
actividades son realizadas varias veces.
Ejemplo: El procedimiento legislativo determina la cantidad de aprobaciones
que debe tener una ley para ser oficialmente aprobada, la cantidad de
aprobaciones es determinada por el procedimiento legislativo.
WCP 10 – Bucle estructurado:
Descripción: El patrón describe la posibilidad de ejecutar una actividad o un sub
proceso varias veces. El ciclo o bucle tiene una validación de condición asociado
a él. La condición es verificada al inicio o al final del ciclo para determinar si se
continúa. La estructura del ciclo tiene una sola entrada y un solo punto de salida.
Ejemplo: En el proceso de matrícula de una universidad, si el alumno realizó el
pago correspondiente de matrícula, se efectuará el proceso con normalidad, sino
no se le permitirá matricularse hasta que haya realizado el pago.
 PATRONES DE TERMINACIÓN.
WCP 11- Terminación Implícita:
Descripción
El patrón es utilizado para determinar cuándo la instancia de un proceso se
considera completa. Un determinado proceso (o sub proceso) debe terminar
cuando no hay tareas pendientes o cuando no hay posibilidad de crear nuevos
trabajos en el futuro.
La cadena de farmacias Mifarma ofrece para sus clientes el servicio especial
monedero del ahorro. Cuando un cliente realiza una compra se deben realizar
dos actividades para que el proceso pueda terminar. La primera actividad es
actualizar el stock de los medicamentos y la segunda es actualizar el monedero
del ahorro del cliente.
WCP 43 - Terminación Explicita:
Descripción
La instancia de un proceso o de un sub proceso debe terminar si alcanza cierto
estado. Generalmente se especifica utilizando un nodo de final específico.
Cuando se alcanza el nodo, las tareas o trabajo faltante son cancelados y la
instancia del proceso es completada de forma exitosa.
Para reservar un vuelo en latam.com el cliente ingresa a la plataforma
proporciona las especificaciones del viaje, luego, ingresa sus datos, después debe
pagar el costo de su boleto. Si luego de 24 horas el cliente no ha pagado, la
compra se cancela.
 PATRONES DE ACTIVACIÓN O DE DISPARO.
WCP 23 – Activación Transitoria.
Descripción
El patrón permite que una actividad sea activada por otra parte del proceso o por
un proceso externo. Esta activación es transitoria ya que si la señal o mensaje
para activar no es recibida por una actividad de inmediato, esta se pierde.
Ejemplo: Al solicitar un préstamo bancario, el departamento respectivo recibe
solicitud del cliente. Se debe seleccionar el mejor cliente y otorgar un préstamo.
El proceso no puede continuar con la actividad de aprobar crédito hasta que se
compruebe la capacidad de la empresa.
WCP 24 – Activación Persistente.
Descripción
El patrón permite que una actividad sea activada por otra parte del proceso o por
un proceso externo. La activación es persistente ya que es guardada hasta que el
flujo que debe recibirla llegue al punto de recepción de la señal.

Ejemplo: Una empresa produce tarjetas de video para ordenadores. Cuando la

producción de tarjetas de video es elaborada con sus respectivas características
se envía una señal a la línea de montaje para continuar con el proceso de
producción de los ordenadores.