Bloque Ii Contabilididad Computacional PDF

Carrera: Contabilidad general.
Asignatura: Contabilidad computacional.
Contabilidad computacional (Bloque II).
Contenido
Contabilidad computacional (Bloque II)................................................................................... 1
1 Aspectos básicos del sistema contable. ............................................................................ 2
2 Conciliación de información............................................................................................ 2
3 Las funciones de búsqueda. ............................................................................................ 4
4 Las referencias relativas y absolutas. ............................................................................... 6
5 Más detalles. ................................................................................................................ 7
6 Filtros. ......................................................................................................................... 8
7 Tablas y tablas dinámicas ............................................................................................... 8
7.1 Las tablas. ............................................................................................................. 8
7.2 Las tablas dinámicas. .............................................................................................. 9
8 Las validaciones de datos. ............................................................................................ 10
Referencias........................................................................................................................ 12
Material complementario.................................................................................................... 12
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1 Aspectos básicos del sistema contable.

La potencialidad de Microsoft Excel 2007 para ayudarnos en la realización de tareas relacionadas
con la contabilidad y la administración es muy amplia. Podremos hasta construir un verdadero
sistema contable basado en Excel al utilizar una hoja de cálculo donde se introduzcan los asientos
contables y una gran cantidad de validaciones de datos, para mantener la integridad de la
información y realizar resúmenes. Tendremos la posibilidad, en otra hoja de nuestro proyecto, de
resumir todos esos asientos con algunas fórmulas condicionales (SI, SUMAR.SI, etcétera) para
luego, con tablas dinámicas, obtener el resumen de la información por cada cuenta contable.
Si nos embarcamos en el desarrollo de la creación de un sistema contable y nos valemos de Excel

para hacerlo, debemos tener en cuenta algunas cuestiones específicas que nos salvarán de varios
inconvenientes al momento de ponerlo en práctica. Entre ellas, podemos mencionar:
• La inclusión de controles que nos permitan asegurar el balanceo de los asientos para que no
tengamos problemas cuando queramos obtener un balance de sumas y saldos.
• La mejor manera es utilizar hojas diferentes para cada una de las tareas: la carga de asientos, el
resumen de la información, la obtención de mayores, el cálculo de los estados contables, etcétera.
• Utilizar celdas y hojas con cálculos auxiliares.
• Utilizar validaciones para eliminar la posibilidad de errores.
• Realizar los resúmenes de la información a través de tablas dinámicas. De esta forma,
podremos, rápidamente, modificar la información que estamos visualizando y manipular los datos
según lo que necesitemos.
• Ser consistentes con la información y con los datos utilizados, es decir, siempre utilizar los
mismos nombres y la misma simbología. Esto nos permitirá realizar resúmenes, estadísticas,
etcétera.
2 Conciliación de información.
Una de las tareas más repetidas en cualquier departamento de contabilidad o administración de
una empresa es la realización de conciliaciones de datos e información. Podrían ser, por ejemplo,
datos bajados de algún sistema informático de información o, simplemente, listas de datos
ingresados en una planilla de Excel que debamos comparar o mayores de cuentas contables que
queramos contrastar, entre otras opciones.
Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distintas herramientas de

Excel, por ejemplo: tenemos la posibilidad de usar funciones que nos permitan comparar valores y
aplicar algunas opciones de las herramientas de ordenamiento y filtro.
Comencemos con una ejemplificación bien simple. Supongamos que tenemos una extracción de
datos de algún sistema de la compañía que debemos comparar con un archivo de Excel donde se
hacen seguimientos manuales de las ventas y queremos contrastar si hemos registrado en la
contabilidad todas las facturas de venta. En primer lugar, contamos con el detalle de la extracción
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del sistema, donde figura el número de factura que será la clave que utilizaremos para la
comparación de los datos.
Habitualmente, los sistemas de

información, ya sean contables o
administrativos, tienen la posibilidad de
generar extracciones, en algunos casos
directamente a Excel y, en otros, como
archivo de texto.
En el caso que presentamos, la extracción tiene los datos de la facturación, los números de los
comprobantes, las fechas y los importes. Además, contamos con un detalle que lleva el
departamento de ventas, donde se registra cada una de las operaciones que realizaron los
vendedores. Esa información la remiten al departamento contable todos los meses para que se
efectúe la comprobación del registro contable de las facturas y luego se proceda a liquidar las
comisiones correspondientes a los vendedores.
El seguimiento del departamento de

ventas incluye otros datos, como el
canal de ventas y el cliente.
Para realizar esta primera conciliación utilizaremos, como nexo, el número de la factura y
aplicaremos funciones de búsqueda.
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3 Las funciones de búsqueda.

Dentro de la pestaña Fórmulas, Microsoft Excel 2007-2010 presenta un grupo denominado
Biblioteca de funciones que incluye, divididas en distintos grupos, las fórmulas que podemos
aplicar. Entre estos diferentes grupos encontramos las funciones de Búsqueda y referencia.
Son varias las funciones que nos

permitirán realizar comparaciones.
Las funciones se encuentran agrupadas de acuerdo con su funcionalidad. Hagamos un rápido

repaso por el contenido de cada uno de los grupos.
• Autosuma: además de la función Suma (que nos permite realizar sumatorias de valores incluidos
en celdas y rangos), este grupo contiene otras funciones sencillas que nos permitirán calcular
promedios (Promedio), obtener los valores mínimos (Mín.) y máximos (Máx.), y realizar diferentes
formas de conteos.
• Usadas recientemente: este grupo irá mostrando las últimas funciones utilizadas y nos permitirá
un fácil acceso a las que utilizamos con más frecuencia.
• Financieras: dentro de este grupo hallaremos las funciones que nos posibilitarán realizar cálculos
financieros (profundizaremos sobre esto en los próximos capítulos). El cálculo de intereses y tasas,
de pagos, y la amortización de créditos son algunas de las cuestiones que podremos resolver con
estas funciones.
• Lógicas: aquí encontraremos algunas funciones que nos resultarán de gran utilidad al elaborar
construcciones condicionales complejas. Por ejemplo, con la función SI podremos analizar una
determinada condición que, de cumplirse, nos permitirá realizar un cálculo o una acción. Si arroja
como resultado un valor falso, podremos realizar algo diferente.
• Texto: muchas veces tendremos que trabajar con valores no numéricos. Para poder hacerlo, en
este grupo hallaremos funciones que nos permitirán trabajar más fácilmente con este tipo de
datos.
• Fecha y hora: dentro de este grupo encontraremos las funciones referidas al manejo de fechas y
su composición. Es posible determinar días, meses y años, como así también horas, minutos y
segundos.
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Además de estos grupos que mencionamos, existe el referido a las funciones de Búsqueda y
referencia, donde hallaremos funciones que nos habilitarán para realizar búsquedas y
comparaciones. También encontraremos un grupo específico que contiene funciones
Matemáticas y trigonométricas, y otro grupo que concentrará el resto de las funciones
disponibles.
Son varias las funciones que nos

permitirán realizar comparaciones.
Dentro de este último grupo tendremos funciones específicas relacionadas con cálculos
estadísticos y de ingeniería. Asimismo hallaremos las funciones ES y otras que nos permitirán
identificar y trabajar con los diferentes tipos de errores que puedan arrojar algunas funciones.
Para volver a nuestro proyecto, recordemos que contamos con dos planillas diferentes: una, con
datos extraídos de un sistema contable y otra, con un detalle de seguimiento del departamento de
ventas.
Una de las formas de realizar comparaciones es a través de funciones. En este caso utilizaremos
BUSCARV, que forma parte del grupo Búsqueda y referencia. Esta función nos permite, partiendo
de un dato que funciona como llave (valor_buscado), encontrarlo en otra tabla o matriz
(matriz_buscar_en) y obtener un determinado dato de esta última. Su sintaxis es
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;[ordenado]). Debemos tener
en cuenta que esta función buscará la información de manera vertical, es decir, el valor buscado
debe encontrarse a la izquierda de la tabla o matriz donde deseamos encontrar el dato
correspondiente. En nuestro ejemplo, el valor buscado que utilizaremos como llave será el número
de la factura, ya que es el dato que figura en las dos tablas, y utilizaremos una celda auxiliar para
volcar los resultados. Comenzaremos chequeando desde la planilla extraída del sistema, los datos
incluidos en el seguimiento del departamento de ventas.
El primer argumento de la función BUSCARV será la celda que contenga el número de la factura
que utilizaremos como nexo. En este ejemplo, esos valores se encuentran dentro de la fila A. Para
el segundo argumento tenemos que seleccionar la tabla o matriz donde se debe realizar la
búsqueda, que en este caso será la siguiente matriz de datos.
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Es importante que tengamos bien en claro que la primera columna del segundo argumento de
esta función (la matriz donde se buscarán los valores) debe ser aquélla que contenga los valores
de la referencia, es decir, el valor seleccionado como llave en el primer argumento. Por lo tanto,
en nuestro ejemplo, este rango comenzará en la columna donde se incluyen los números de
facturas de la planilla de seguimiento.
En este caso, nuestra matriz comenzará

a partir de la columna C.
Esta función incluye un tercer argumento que será el número de la columna que queramos
obtener como resultado. En este caso, incluiremos un 3 para traer el importe de cada factura. Por
último, debemos incluir un cuarto argumento, que le indicará a la función si los valores de la
matriz donde debe realizar la búsqueda se encuentran ordenados o no. Si se incluye la palabra
FALSO o se lo pone vacío, Excel asume que los valores se encuentran desordenados, mientras que
si el valor es VERDADERO o se omite, asume que se encuentran ordenados. Al terminar, la función
quedaría de la siguiente forma: =BUSCARV(A3;Seguimiento!C3:F24;3;).
4 Las referencias relativas y absolutas.

Antes de copiar la función que creamos, debemos asegurarnos de que las referencias incluidas
dentro de ella respondan a nuestras necesidades. Para corroborar eso, es necesario saber que
existen dos tipos de referencias. Por defecto, todas las celdas o rangos que incluyamos dentro de
fórmulas o funciones serán relativas. Al copiar a otra celda una fórmula que incluya una referencia
de este tipo, la función quedará referenciada a la posición relativa que corresponda. Por su parte,
las referencias absolutas son aquéllas que mantienen fijas las celdas o alguna parte de su
dirección (columna o fila) para que al momento de copiar las fórmulas que contengan esas celdas,
sus referencias se encuentren relacionadas con las mismas celdas de destino en forma invariable.
Podemos decir, entonces, que las referencias que posean nuestras fórmulas podrán ser relativas o
absolutas según la tarea que estemos realizando, y serán fundamentales ya que nos facilitarán
nuestro trabajo al momento de copiar fórmulas y funciones.
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Para fijar filas o columnas tenemos que anteponer el signo $ a las coordenadas de la celda que
queramos fijar. De esta forma, si deseamos fijar la columna de una referencia para la celda A1
introduciremos $A1, mientras que si lo que necesitamos es congelar la fila utilizaremos A$1. Esto
nos permitirá que, al arrastrar fórmulas, las partes de la referencia que se encuentren fijas no sean
alteradas.
Si deseamos fijar filas y columnas a la vez, es decir, obtener una referencia totalmente absoluta, la
dirección de la celda deberá ser $A$1. También podemos utilizar la tecla de funciones F4 para
poder alternar entre las diferentes variantes de fijación. En nuestro ejemplo debemos fijar las
celdas de la matriz donde buscamos los valores, para que al copiar la función al resto de las celdas
la referencia del rango se mantenga. Por lo tanto, nuestra función quedaría de la siguiente forma:
=BUSCARV(A3;Seguimiento!$C$3:$F$24;3;).
5 Más detalles.
Podemos mejorar de muchas formas lo que realizamos hasta ahora: tenemos la posibilidad de
incluir algunas funciones adicionales en nuestra comparación para que al encontrar un valor en
ambas planillas aparezca, por ejemplo, la palabra OK o ERROR si los valores no son encontrados.
Gracias a esto, luego podremos aplicar algún ordenamiento o filtro sobre esta columna para
analizar sólo las partidas con diferencias.
Para lograr esto, incluiremos una combinación de funciones SI (función condicional que nos
permitirá evaluar un argumento y, de acuerdo con su resultado, realizar una acción diferente) y
ESERROR (función que identifica los errores #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!,
#¿NOMBRE? y #NULO!). Como resultado de esto, la función completa quedaría: =SI(ESERROR
(BUSCARV(A4;Seguimiento!$C$3:$F$24;3;));”ERROR”;”OK”).
En este caso, nuestra matriz comenzará

a partir de la columna C.
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6 Filtros.
Ahora podemos insertar filtros para lograr que sólo se vean aquellas partidas que contienen
errores. Dentro de la ficha de opciones Inicio, en el grupo Modificar, encontraremos el botón
Ordenar y filtrar, que nos dará acceso a las herramientas que nos permitirán realizar filtros y
ordenamientos.
La utilidad de filtros es muy poderosa y son muchas las opciones que nos posibilita realizar. En este
caso, haremos un filtro sencillo para poder mostrar, solamente, aquellas partidas que tienen
errores.
Luego de incorporar el filtro, desde los indicadores que se visualizan en los encabezados de cada
columna, podremos acceder a las diferentes opciones de esta herramienta. Después de
seleccionar el filtro que deseamos usar, sólo veremos las filas filtradas, es decir, aquéllas que
cumplen con el criterio elegido.
Las herramientas de filtro y

ordenamiento se encuentran en el
mismo grupo.
Seleccionaremos el valor que queramos

filtrar.
También podríamos ordenar los valores

para agrupar aquellas partidas con
diferencias.
7 Tablas y tablas dinámicas

Comenzaremos a trabajar con tablas y tablas dinámicas. Estas eficaces herramientas nos
permitirán realizar muchísimas tareas relacionadas con el análisis de cuestiones contables y
financieras. Veamos algunas de sus opciones.
7.1 Las tablas.

Nos servirán para simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados. Con
la opción Tabla, incluida dentro del grupo Tablas de la ficha de opciones Insertar, tenemos la
posibilidad de convertir un rango de datos en una tabla. En nuestro ejemplo podríamos
seleccionar cualquiera de las planillas (tanto la extracción del sistema contable como el
seguimiento del departamento de ventas) y convertirla en una tabla.
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La tabla nos permitirá ajustar el diseño de los datos, incorporar filtros en las diferentes columnas,
e incluir, por ejemplo, una fila con totales donde podremos seleccionar, desde una lista
desplegable, la operación que deseemos realizar. Existe otro tipo de tablas más interesante, que
veremos a continuación.
Es posible ampliar el rango de la tabla

a voluntad, según lo que necesitemos
en cada momento.
7.2 Las tablas dinámicas.

Este tipo de tablas nos permite resumir datos y manipular grandes grupos de información. Por
ejemplo, podríamos resumir una extracción de los movimientos de una cuenta contable
agrupando su información por fechas o por cuentas de contrapartida. Los diferentes comandos
relacionados con esta herramienta los utilizaremos para resolver una gran cantidad de problemas.
Tomemos una de las planillas con la que estemos trabajando y resumámosla a través de una tabla
dinámica. En este caso, resumiremos la lista de datos contables para agrupar aquellos
movimientos de acuerdo con la moneda de la transacción. Al presionar el icono de Tabla
dinámica, incluido dentro del grupo Tablas de la ficha de opciones Insertar, se activará el asistente
que nos guiará en la construcción básica de una tabla dinámica. Luego podremos realizar muchas
modificaciones respecto de nuestras necesidades.
Por defecto, automáticamente se

mostrará el rango de datos en el que
nos encontramos situados
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En el primer paso del asistente debemos seleccionar el rango sobre el cual se aplicará la tabla
dinámica. Es necesario que cada una de las columnas tenga un encabezado, que después se
utilizará para denominarlas. Tras seleccionar el rango veremos un área de nuestra planilla donde
se ubicará la tabla dinámica y una ventana para seleccionar la ubicación que tomará cada uno de
los datos.
Son varias las operaciones que

podemos incluir como resultado de una
tabla dinámica.
8 Las validaciones de datos.

Una validación nos permite asegurar un ingreso de datos válidos por parte de un usuario. Muchas
veces, dentro de las tareas de administración o de contabilidad necesitamos que se realice un
ingreso de datos de forma manual. Este tipo de tareas pueden ir desde la generación, a través de
Excel, de una interfaz de datos que luego introduciremos en nuestro sistema contable o un
seguimiento de las operaciones por vendedor que realiza algún departamento, hasta la
registración de gastos de un fondo fijo.
Por ejemplo, imaginemos que debemos registrar todos los movimientos en la administración de
un fondo fijo (también conocido muchas veces como caja chica). Para facilitar tareas posteriores
es necesario que, con cada movimiento, se identifique claramente el concepto de la operación y,
por ende, la cuenta contable sobre la cual debe realizarse la imputación. Para esto podemos
utilizar la herramienta de validaciones de Excel, que nos permitirá ingresar siempre datos válidos
y, así, eliminar la posibilidad de errores.
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Es importante que todos los movimientos cuenten con un único criterio (por ejemplo, no es lo
mismo indicar Dto. de ventas que Dto. Ventas) con el fin de que luego se puedan aplicar
funciones, tablas dinámicas, etcétera, para resumir la información o establecer estadísticos. Como
veremos, las validaciones se encargarán de ayudarnos a resolver esto.
Podremos apoyarnos en una tabla

auxiliar para incluir los valores que
serán restringidos a través de la
validación.
En nuestro ejemplo incluiremos validaciones en los campos del tipo de movimiento y el concepto
del gasto. Este último disparará la cuenta contable sobre la que se aplicará este importe. Para
hacerlo, utilizaremos la función BUSCARV, tal como la explicamos anteriormente. En primer lugar,
definiremos un rango de datos auxiliar donde incluiremos los valores válidos que formarán parte
de la validación en cuestión.
Podríamos incluir los valores dentro

de la misma validación, pero eso nos
restaría flexibilidad al momento de
realizar cambios.
En la columna Tipo de Movimiento seleccionamos todas las celdas y luego nos dirigimos a la ficha
de opciones Datos. Allí elegimos el comando Validación de datos del grupo Herramientas de
datos. Al accionarlo, se abrirá el cuadro de diálogo principal de la herramienta. Aquí debemos
marcar qué tipo de datos son los permitidos para las celdas seleccionadas. Adicionalmente,
podremos incluir un mensaje que aparezca al situarnos en alguna de las celdas con restricciones
(pestaña Mensaje de entrada), y un cuadro de diálogo que aparezca cuando se ingresen datos no
válidos (pestaña Mensaje de error).
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En la sección Permitir elegiremos la opción Lista para luego poder definir, con el botón de la
derecha del campo Origen, la sección de nuestra planilla donde se encuentran esos valores
válidos. En este caso, utilizaremos la sección auxiliar que construimos anteriormente.
Se visualiza una lista desplegable con

los valores incluidos en la validación.
De esta forma se visualizaría la

planilla de fondo fijo.
Referencias.
Finanzas con Microsoft Excel “Excel y la contabilidad”. Clic acá.
Material complementario.
Curso de Excel Díaz Salcedo, Juan Manuel Editorial: Instituto Politécnico Nacional. Clic acá.
Aplicaciones informáticas de contabilidad: actividades de gestión administrativa (UF0516)
Cruz Jiménez, Francisco Javier Editorial: IC Editorial. Clic acá.
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1 Aspectos básicos del sistema contable.

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Para realizar comparaciones de datos podemos utilizar y combinar distintas herramientas de

Habitualmente, los sistemas de

El seguimiento del departamento de

3 Las funciones de búsqueda.

Son varias las funciones que nos

Las funciones se encuentran agrupadas de acuerdo con su funcionalidad. Hagamos un rápido

Son varias las funciones que nos

En este caso, nuestra matriz comenzará

4 Las referencias relativas y absolutas.

En este caso, nuestra matriz comenzará

Las herramientas de filtro y

Seleccionaremos el valor que queramos

También podríamos ordenar los valores

7 Tablas y tablas dinámicas

7.1 Las tablas.

Es posible ampliar el rango de la tabla

7.2 Las tablas dinámicas.

Por defecto, automáticamente se

Son varias las operaciones que

8 Las validaciones de datos.

Podremos apoyarnos en una tabla

Podríamos incluir los valores dentro

Se visualiza una lista desplegable con

De esta forma se visualizaría la

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