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Las Siete Herramientas de Calidad

La hoja de verificación en calidad:


Qué es y cómo se hace
La hoja de verificación, también llamada hoja de chequeo, planilla de inspección
y hoja de control, es un formato generalmente impreso utilizado para recolectar
datos por medio de la observación de una situación o proceso específico. Es una
de las siete herramientas de calidad y hoy vamos a ver qué es y cómo se
elabora para la gestión del negocio.

1 Qué es una hoja de verificación


 2 Para qué sirve una hoja de verificación
 3 Tipos de hoja de verificación
 4 Cómo hacer una hoja de verificación
 5 Ejemplo de hoja de verificación

1. Qué es una hoja de verificación


Una hoja de verificación o de chequeo es una herramienta impresa a modo de
formato, utilizada para recoger y compilar de forma estructurada datos asociados a
un proceso o situación particular definida. Los datos reunidos representan una
entrada para el uso de otras herramientas de control de calidad como el diagrama
de Pareto o dispersión. En este sentido, la hoja de verificación es una
herramienta genérica utilizada para multitud de propósitos que van más allá de la
calidad.
2. Para qué sirve una hoja de verificación
¿Cuál es la función de una hoja de verificación? Un personaje icono en el campo
de la calidad se hizo antes la misma pregunta. La función de una hoja de
verificación varía de acuerdo al tipo de hoja. Esto es lo que dice Kaoru Ishikawa:
 Para cuantificar los defectos por producto
 Para cuantificar defectos por localización
 Para cuantificar defectos por causa (maquina o trabajador)
 Para realizar un seguimiento a las actividades de un proceso (lista de
verificación)
Así pues, la hoja de chequeo es una puerta de entrada para otras herramientas de
control de calidad. Sin datos, no habrá solución, de ahí su importancia.

3. Tipos de hoja de verificación


No hay tipos establecidos de hojas de verificación de manera formal, sin embargo
si podemos definir ciertos usos comunes, los cuales se resumen en tres:
 Hoja para registro de datos
 Hoja de lista de chequeo
 Hoja de localización
Algunos ejemplos son:

Hoja de chequeo con escala de medición: Con ella evaluamos la forma de


distribución de probabilidad para construir después una distribución de frecuencia.
En este tipo de hoja clasificamos la medición según una serie de categorías o
parámetros, además nos permite trazar límites de especificación.

Hoja de chequeo con escala de medición. Fuente: Wikipedia. Autor: Daniel


Penfield.

Hoja de chequeo de frecuencia: Con esta hoja definimos las categorías y


recogemos los datos anotando el número de veces que se presentan.
Hoja de chequeo con clasificación: También llamada hoja de verificación por
tipo de defecto. En esta hoja, definimos una serie de categorías a ser ubicadas en
la primera columna y en la primera fila, de tal manera que los datos reunidos
sean clasificados de acuerdo al cruce de columna y fila.

Hoja de chequeo de localización: En ella se presenta uno o más esquemas del


objeto de medición, en el cual señalamos la ubicación del defecto.
Lista de chequeo: Los aspectos a comprobar se enumeran y en-listan de tal
forma que al detectarse un evento asociado a uno de los aspectos, se pueda
marcar según corresponda.

Ejemplo de lista de verificación

4. Cómo hacer una hoja de verificación


No hay una forma definida para hacer una hoja de verificación. Esta va a depender
de la situación a analizar, por lo cual cada quien es responsable de diseñar su
propia hoja. Sin embargo, sí que hay unos lineamientos a tener en cuenta para
lograr nuestra hoja de verificación, veamos cuáles son.

Paso 1: Establecemos el contexto sobre el cual vamos a medir los datos.


Básicamente lo que hacemos aquí es planear, y una de las mejores herramientas
para apoyarnos es el 5w+2h.

 Qué
 Por qué
 Cuándo
 Dónde
 Quién
 Cómo
 Cuánto.
Paso 2: Creamos el formato de la hoja, el cual estará diseñado de acuerdo al
5w+2h del paso anterior.

Paso 3: Recolectar los datos. Es importante que los datos se recolecten como se
definió en el cómo, cuándo y dónde del paso 1. Así aseguramos la pertinencia de
los datos recolectados.

5. Ejemplo de hoja de verificación


“Su compu aquí” es un negocio que presta servicio técnico a computadores. El
dueño ha decidido caracterizar el tipo de errores que se presentan, su frecuencia y
el número de errores que puede solucionar un técnico por periodo de tiempo.
Veamos cómo lo hizo.

Paso 1:

 Qué: Clasificar los defectos de tienen los clientes en su computador y la


eficacia en la solución por parte del personal.
 Por qué: Prestar un mejor servicio de acuerdo al tipo de defecto y capacitar
al personal nuevo en los defectos más frecuentes.
 Cuándo: Los datos se tomarán por tres semanas.
 Dónde: Los datos se tomarán en el salón de reparaciones.
 Quién: Los datos serán tomados por el ingeniero de producto y se
evaluarán tres técnicos.
 Cómo: Los datos serán tomados a través de hojas de chequeo, según la
siguiente clasificación:
 Una cruz: Defectos en la board
 Un circulo: Defectos en el monitor
 Un triángulo: Defectos de ventilación
 Una equis: Defectos por software o de virus
 Cuánto: Se tomarán los datos de 50 clientes o hasta que se cumpla el
tiempo estipulado.

Paso 2:

Fíjate en lo definido en el paso 1. Requerimos clasificar datos según la semana,


la parte del computador y el número de servicios prestados por cada
técnico. Podemos adaptar varios tipos de hojas de verificación. ¿Qué te parece
esta?
Ejemplo de formato de hoja de verificación

Paso 3: Y así luce el formato diligenciado. Con esto podemos determinar el


número de servicios según la clasificación definida, cuántos servicios realizó cada
técnico y la semana en que lo hicieron.
Ejemplo resuelto hoja de chequeo

Con estos datos ya podemos tomar decisiones respectivas o adelantar otros


estudios con otras herramientas de análisis y priorización de problemas. Por
ejemplo,…

 ¿Por qué el técnico 2 no tiene el mismo rendimiento que el técnico 1 y el 3?


 ¿Cuánto tiempo toma realizar las reparaciones de cada tipo?
 ¿Qué puedo hacer para hacer más rápido las reparaciones de monitor?