CATO 17-34
LOCAL SUPPORT ALLOCATION –
CADET UNIT
BACKGROUND
1. A DND review of Public Grants revealed
that the procedures for the Cadet Contingency
and Band Grants, established under articles 7.20
and 7.21 of QR (Cadets) and under section 2 of
CFAO 210-32, needed to be updated to be in line
with modern public funds expenditures
requirements. These funds, utilized to defray
O&M (Vote 1) type of expenditures, for which
payment can only be made upon presentation of
receipts, were distributed as grants without
support of receipts.
RATIONALE
2. The rationale for the Local Support
Allocation to a Cadet Unit is as follows:
a. the National Defence Act (NDA) grants
authority for the formation of cadet
organizations which shall be
administered in such manner as the
Minister may direct;
b. IAW QR (Cadets) article 1.07, the
Chief of the Defence Staff (CDS) has
the authority to issue orders and
instructions not inconsistent with the
NDA, or with any regulations made by
the Governor in Council (GIC), the
Treasury Board (TB) or the Minister;
c. IAW the Memorandum of
Understanding (MOU) between the
Department of National Defense
(DND) and the Navy, Army and Air
Cadet Leagues of Canada, local
corps/sqn sponsoring committees are
responsible for funding optional
training and for providing
administrative support not provided by
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OAIC 17-34
ALLOCATION DE SOUTIEN LOCAL –
UNITÉ DE CADETS
CONTEXTE
1. Un examen des subventions publiques
effectué par le MDN a révélé que les procédures
relatives aux subventions pour imprévus et aux
subventions accordées aux musiques des cadets,
établies en vertu des articles 7.20 et 7.21 des OR
(Cadets) et de la section 2 de l’OAFC 210-32,
devaient être mises à jour pour être en accord
avec les exigences modernes en matière de
dépenses de fonds publics. Ces fonds servant au
remboursement des dépenses de type F & E
(crédit 1) pour lesquelles les paiements peuvent
seulement être faits sur présentation d’un reçu,
ont été distribués comme subventions sans reçus.
JUSTIFICATION
2. La justification de l’allocation de soutien
local à une unité de cadets est la suivante :
a. la Loi sur la défense nationale (LDN)
autorise la formation d’organisations de
cadets qui doivent être administrées
selon les directives du Ministre;
b. conformément à l’article 1.07 des OR
(Cadets), le Chef d'état-major de la
Défense (CEMD) a le pouvoir d’émettre
des ordres, des directives conformes à la
(LDN) ou à tout règlement émanant du
Gouverneur en conseil (GC), du Conseil
du Trésor (CT) ou du Ministre;
c. conformément au protocole d’entente
(PE) entre le ministère de la Défense
nationale, et les Ligues des cadets de la
Marine, de l'Armée et de l'Air du
Canada, les comités répondants des
unités de cadets sont responsables du
financement, de l’instruction facultative
et du soutien administratif non offert par
les Forces canadiennes (FC); et
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the Canadian Forces (CF); and
d. the CF accepts to reimburse some
expenses made by local corps/sqn
sponsoring committees in support of
the cadet program, as determined by
the Director - Cadets & Junior
Canadian Rangers (D Cdts & JCR).
FINANCIAL SUPPORT
3. For each fiscal year a Cadet
Corps/Squadron will be entitled to the
reimbursement of eligible expenditures, as per
paragraph 5 below, for the sum of $600.00 plus
$15.00 per cadet based on the official number of
cadets for that unit published in the latest annual
Cadet Program End year report (EYR). Upon the
formation of a new unit not accounted in the
EYR, the maximum entitlement will amount to
$1,000.00 regardless of the actual number of
cadets.
4. The actual funding devolution to Regional
Cadet Support Units (RCSU) will be allocated
via the Business Plan process in accordance with
instructions in the Cadet Program Planning
Guidance (CPPG).
ELIGIBLE EXPENDITURES
5. There are two categories of reimbursable
O&M expenditures for the Local Support
Allocation to a Cadet unit:
a. eligible expenditures in support of
approved optional training activities for
cadets including but not limited to:
(1) transportation,
(2) training Aids,
(3) rations,
(4) temporary accommodations,
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d. les FC conviennent de rembourser
certaines dépenses des comités
répondants des unités de cadets
en soutien au Programme des cadets,
tel que désigné par le Directeur - Cadets
et Rangers juniors canadiens
(D Cad & RJC).
AIDE FINANCIÈRE
3. Pour chaque exercice financier, un
corps/escadron de cadets aura droit à se faire
rembourser des dépenses admissibles, énumérées
au paragraphe 5 ci-dessous, une somme de
600.00$ et 15.00$ par cadet calculé à partir du
nombre officiel de cadets pour cette unité tel qu’il
est publié dans le plus récent rapport annuel de
fin d’année du programme de cadets. Lors de la
formation d’une nouvelle unité non désignée dans
le rapport annuel, le montant maximum
admissible sera de mille dollars (1,000.00$) sans
égard au nombre de cadets.
4. Le montant accordé aux Unités régionales
de soutien aux cadets (URSC) sera alloué via le
processus du plan d’Affaires défini dans le Guide
de Planification du Programme de Cadets
(GPPC).
DÉPENSES ADMISSIBLES
5. Il existe deux catégories de dépenses des
F &E remboursables pour l’allocation de soutien
local à une unité de cadets :
a. les dépenses admissibles d’activités
d’instruction facultative approuvées
pour les cadets y compris :
(1) le transport,
(2) le matériel didactique,
(3) les vivres,
(4) l’hébergement temporaire,
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(5) temporary facilities, (5) les installations temporaires,

(6) entry fees, and (6) les frais d’inscription, et

(7) any reasonable O&M expenditures (7) toute dépense raisonnable de F & E
in support of cadet activities; and en soutien d’activités des cadets; et

b. eligible expenditures in support of the b. les dépenses admissibles au soutien de

administration of the corps/sqn, not l’administration du corps/de l’escadron
provided by the CF, but limited to the non offert par les FC, limité à ce qui
following: suit :

(1) rentals of facilities for cadet units, (1) location d’installations pour les
unités de cadets,

(2) electricity, (2) électricité,

(3) telephone, (3) téléphone,

(4) pens, paper and supplies, (4) fournitures de bureau,

(5) musical instruments, music (5) instruments de musique,

accessories and maintenance; and accessoires de musique et
entretien; et

(6) equipment and maintenance (over (6) équipement et entretien (outre le

and above the scale of issue), barème de dotation), excluant les
excluding air powered weapons armes à air comprimé et les armes à
and firearms. feu.

NON ELIGIBLE EXPENDITURES DÉPENSES NON ADMISSIBLES

6. The following unit expenditures are non 6. Les dépenses suivantes des unités ne sont
reimbursable: pas remboursables :

a. contribution to Provincial or National a. contributions aux ligues provinciales ou

Leagues, or any other fees based on the nationales, ou tout autre frais fondé sur
number of cadets in a corps/sqn; le nombre de cadets dans un
corps/escadron;

b. expenditures incurred for gifts and b. dépenses encourues pour des cadeaux et
testimonials; and des témoignages de reconnaissance; et

c. capital expenditures (vehicles, c. dépenses en capital (véhicules, édifices,

buildings, land, etc.). terrain, etc.).

METHOD OF REIMBURSEMENT MÉTHODE DE REMBOURSEMENT

7. RCSUs are responsible for determining the 7. Les URSC sont chargées de déterminer la

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most appropriate method of reimbursement
depending on circumstances applicable to each
cadet corps/sqn.
8. The issuance of articles or goods, that meet
the definition of eligible expenditures above, of
value comparable to that otherwise reimbursed to
the unit is authorized under extraordinary
circumstances, namely when:
a. a unit has no official receipt to
substantiate eligible expenses at
para 5; or
b. the reimbursement or payment of
invoices creates an excessive and/or
unjustifiable administrative burden,
upon prior notification to the local
sponsoring committee.
9. Requests for reimbursement must be
processed through the commanding officer of the
cadet unit and include the certification that the
local sponsoring committee is in agreement with
that request.
10. Reimbursement shall never be made to the
name of the local corps/sqn sponsoring
committee or the commanding officer. The
RCSU is to set up unique vendor codes to the
name of the unit (i.e. RCACC 2920 Gatineau /
RCSCC Falkland / RCACS 762) and
reimbursement will be made to the corps/sqn
itself.
ADDITIONAL PROCEDURES
11. The RCSU will put in place a mechanism
for allocating funds and for capturing
expenditures of each corps/sqn, normally
through the use of internal orders.
12. The funding allocation granted to a RCSU
at the start of the year will in fact be used to
reimburse expenditures that belong to two
distinct training years i.e. for the period April to
June of the closing training year and from
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méthode la plus appropriée de remboursement
suivant les circonstances applicables à chaque
corps/escadron de cadets.
8. L’émission d’articles ou de biens
correspondant à la définition des dépenses
admissibles, ci-dessus, de valeur comparable à ce
qui est remboursé à l’unité, est permise dans des
circonstances extraordinaires, principalement
lorsque :
a. une unité n’a pas de reçu officiel pour
justifier les dépenses admissibles au
paragraphe 5; ou
b. le remboursement ou le paiement des
factures crée un fardeau administratif
excessif et/ou injustifiable sur avis
préalable au comité répondant de l’unité
de cadets.
9. Les demandes de remboursement doivent
être traitées via l’officier commandant de l’unité
de cadets et inclure la confirmation que le comité
répondant de l’unité de cadets est en faveur de la
demande.
10. Le remboursement ne doit jamais être fait
au nom du comité répondant de l’unité de cadets
ou du commandant de l’unité. L’URSC doit créer
des codes fournisseurs au nom de l’unité (c. a. d.
CCadRAC 2920 Gatineau / CCMRC Falkland /
ECARC 762), ainsi le remboursement sera fait au
corps/à l’escadron même.
PROCÉDURES SUPPLÉMENTAIRES
11. L’URSC mettra en place un mécanisme
d’allocation et de compte rendu des dépenses
pour chaque corps/escadron, normalement au
moyen d’ordres internes.
12. L’allocation des fonds accordée à l’URSC
au début de l’année sera utilisée pour rembourser
les dépenses touchant deux années d’instruction
distinctes c. a. d. d’avril à juin de l’année
d’instruction qui se termine, et de septembre à
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September to March of the upcoming training
year. Hence, the commanding officer of the
cadet unit shall ensure that no more than 30% of
the allocation is spent in the first three months of
the Fiscal year (Apr-Jun), leaving at least 70% to
be spent for the new training year (Sep-Mar),
unless expenditures are for activities / items that
cover both training year.
13. This CATO shall not be used as a means to
circumvent the normal CF procurement
procedures, for expenditures that are the sole
responsibility of the CF. For example, a RCSU
cannot use the local sponsoring committee as an
agent for purchasing goods or services that are
clearly the responsibility of the CF.
OPI: D Cdts 2
Date: Nov 10
Amendment: Ch 22/10
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mars de l’année d’instruction suivante. De ce fait,
le commandant de l’unité de cadets doit s’assurer
qu’au plus 30 % de l’allocation soit utilisé au
cours des trois premiers mois de l’année
financière (avril-juin), laissant 70 % pour la
nouvelle année d’instruction (septembre-mars), à
moins que ces dépenses concernent des activités /
articles reliés aux deux années d’instruction.
13. La présente OAIC ne doit pas servir à
circonvenir les procédures d’approvisionnement
normales des FC. Ainsi, une URSC ne peut
utiliser le comité répondant de l’unité de cadets
comme agent pour acheter les biens ou services
qui sont clairement la responsabilité des FC.
BPR : D Cad 2
Date : nov 10
Modificatif : mod 22/10
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