Lecciones Aprendidas, Evaluación de

Resultados y Excelencia Operacional.

Ing. MSc. Oliverio García Palencia CMRP.

Consultor en Gestión de Activos y Excelencia Operacional
6 de Septiembre de 2013. Bogotá, Colombia.
 Agenda
Introducción

Lecciones Aprendidas

Criterios de evaluación objetivos

Establecimiento de benchmarking efectivo

Procedimientos para mejorar los programas

Comparaciones del “antes” y el “después”

Mejoras, Costos y Productividad.

Excelencia Operacional.

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 Lecciones Aprendidas

• Las lecciones aprendidas son

aportes importantes derivados
de los éxitos y errores que un
equipo ha logrado manejar y
sortear durante una actividad.
• Para contribuir a explicitar y
difundir el conocimiento de las
personas que participan en la
actividad o el proyecto.
 Lecciones y Buenas Prácticas

• Acciones que se deben evitar,

debido a que la experiencia ha
demostrado en forma práctica
que no funcionan al desarrollar
una actividad o proyecto.
• Buenas Prácticas: Acciones
cuyos resultados son benéficos
para el desarrollo de una
actividad o proyecto.
 Lecciones Aprendidas
IDENTIFICAN:
• Problemas.
• Deficiencias.
• Factores de éxito.
• Soluciones a través de
nuevos cursos de acción.
• Elementos para toma de
decisiones.
Lecciones Aprendidas
PERMITEN
 Identificar aquellos factores de
efectividad comprobada.
 Identificar otras formas
efectivas de hacer las cosas.
 Explicitar los factores que han
permitido sobrepasar las
expectativas.
 Encontrar aquellos factores que
son sostenibles en el tiempo.
 Lecciones Aprendidas
• Donde se capturan:
– Los flujos de los procesos críticos.
– Puntos de decisión.
– Etapas finales de ciclos de vida.
– Revisiones técnicas posteriores.
• Donde se utilizan:
– Al inicio de proyectos.
– Al iniciar un proceso de toma de
decisiones.
– Al iniciar un proceso de planificación
estratégica.
 Definir Lecciones Aprendidas
• Cuál es el conocimiento o lección aprendida que se quiere
documentar.
• A quién se quiere transmitir y con qué propósito.
• Qué evidencias sustentan el nuevo conocimiento o lección
aprendida.
• De qué forma este nuevo conocimiento o lección aprendida
contribuye al conocimiento existente sobre el tema y hasta
qué punto lo valida, complementa o refuta.
• Bajo qué contexto específico este nuevo conocimiento o
lección aprendida es pertinente.
 Lecciones Aprendidas
Las Lecciones Aprendidas y las buenas prácticas se
pueden desarrollar bajo cualquier tecnología, y van
desde papeles hasta sistemas que las capturan, procesan
y distribuyen.
Lección Aprendida Individual: Es el resultado de un proceso
analítico de una persona que se vio enfrentada a un problema o se
vio beneficiada por una buena forma de hacer las cosas.
Lección Aprendida Grupal: Son el resultado de un trabajo arduo
de un equipo para analizar los proyectos o acciones importantes.
 Metodología de la Evaluación

OBJETIVOS:
 Ofrecer una herramienta común para evaluar la calidad y
la eficacia de los sistemas.
 Analizar los puntos fuertes y las debilidades del sistema y
una base sobre la que se pueda formular un plan de
desarrollo de capacidades para mejorar el sistema.
 Utilizar la evaluación común para desarrollar estrategias
que contribuyan al plan de desarrollo de capacidades
para atenuar los riesgos en las operaciones individuales.
 Planificación de la Evaluación
1. Aspectos estratégicos
 Apropiación local y participación de los interesados
 Información de referencia
2. Planificación del trabajo
 Alcance de la evaluación
 Identificación de un equipo cualificado de evaluadores
 Entrevistas
 Disponibilidad de datos relativos a los KPIs
 Proceso de validación
 Informe de la evaluación
 Calendario de tiempo, costos y financiación
 Obstáculos que pueden encontrarse durante el proceso.
 Planificación de la Evaluación

Posibles formas de organizarse:

 Gestionar equipo de evaluación.
 Preparar cuestionarios para recopilar pruebas
 Dejar tiempo suficiente para explicar el objetivo del ejercicio y liberar la
tensión que pudiera ser una fuente de “participación defensiva”.
 Reservar tiempo para compartir las conclusiones preliminares y debatirlas en
el equipo de evaluación.
 Introducir la puntuación, la justificación, cualquier referencia y tendencia en
la Hoja de cumplimiento y desempeño de comparación relativa de inmediato.
 En la medida de lo posible, liberar a los miembros del equipo de sus
obligaciones habituales.
 Es necesario recopilar los datos sobre desempeño de forma estructurada.
 Implementar la Evaluación
 Aplicación de los indicadores
 Sistema de puntuación para indicadores de línea base
 Agregación de las puntuaciones
 Hoja de comparación relativa, cumplimiento y desempeño
 Muestras de evaluación del desempeño y recopilación de datos
 Planificación y preparación de la evaluación
 La fase de toma de muestras
 Recopilación de datos
 Interpretación de los datos
 Validación e Impacto de la evaluación
 Informe de evaluación.
 Benchmarking
Es un proceso metodológico de evaluación competitiva que facilita a
partir de identificar las mejores prácticas, determinar el qué, los cómo, los
porqués, se obtienen desempeños superiores. Convirtiéndose de ese modo
en una herramienta de aprendizaje y cambio, más rápido y mejor que los
competidores.
Los aprendizajes que se generan son de tres vías.
 Primero, aprender a sacar la foto del cómo hacerlo

 Segundo, aprender de las mejores empresas

 Tercero, rediseñar con creatividad y esfuerzo, en función de objetivos,

estrategias y recursos.
 Benchmarking Efectivo

Los principios esenciales que toda empresa, independientemente

del tamaño, la actividad y los recursos que posea, debe realizar
en la práctica diaria, si el objetivo es tener vida, crecer, ser
competitivo y rentable son:
1. Medir
2. Aprender
3. Innovar
4. Poner en marcha lo aprendido y rediseñado
5. Mejorarlo continuamente.
 Resultado Obtenido

• Si se realizó una buena práctica o se aprendió una lección, es

importante integrar este conocimiento al Capital Intelectual de la
organización.
 Competitividad Empresarial

“En un contexto de alta competitividad, hay que luchar por crecer y

desarrollarse para apenas mantenerse en el mismo lugar. Esto obliga a
las organizaciones a aumentar la exigencia a sus trabajadores. Ya no
basta con el cumplimiento de las tareas, funciones y responsabilidades
propias del cargo. Es necesario aportar mucho más para poder generar
valor y permitir a la organización sobrevivir en un entorno altamente
competitivo”.
(Kaplan y Norton, 2000).

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 Sistema Integral de Gestión
1. Desarrollar la
Estrategia
•Análisis y Formulación.

Definir la nueva 2. Planificar la

Estrategia Estrategia
•Misión, Visión y Valores. •Mapas, Indicadores,
Financiación.

6. Probar y Adaptar 3. Alinear la

•Análisis y correlación. Organización
•Negocios, Soporte y
Empleados.

5. Controlar y 4. Planificar las

Aprender Operaciones
•Revisión, Indicadores, •Mejoras, recursos y
Iniciativas. presupuestos.
Ejecutar
•Planeación Estratégica y
Operativa.

Fuente: Adaptado de KAPLAN & NORTON, 2008.

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 Modelo EFQM de Excelencia

CICLO DE LA EXCELENCIA OPERACIONAL

Fuente: EFQM (Fundación Europea para la Gestión de Calidad).

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 Ciclo TPS

Desarrollo Formulación
• Coaching • PBSC
• Aprendizaje • OBSC
• Innovación • Estrategia
• Desarrollo. • Objetivos.

Mejoramiento Comunicación
• Planear • Divulgación
• Hacer • Comunicación
• Verificar • Promoción
• Actuar. • Alineamiento.

Fuente: Adaptado de Rampersad, 2005.

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 En busca de la Excelencia
La Gestión Moderna de Activos y la
Confiabilidad Operacional se
fundamentan en la búsqueda de la
Excelencia Operacional.
La Confiabilidad Humana como el
frente medular de la Confiabilidad
Operacional, es quien garantiza la
aplicación óptima de los procesos y
las estrategias para alcanzar el
éxito, y se erige como el elemento
esencial de la Gestión de Activos.

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 Excelencia Operacional

• El objetivo de implementar estrategias

de Gestión Moderna de Activos (AM) y
Confiabilidad Operacional (OR) en los
procesos productivos se traduce en la
aplicación sistémica de prácticas
relativas a la Seguridad, la Salud, el
Riesgo, la Protección Ambiental y el
desarrollo del Talento Humano; que le
permitan con total sostenibilidad
mejorar los resultados de todos los
procesos, para alcanzar la Excelencia
Operacional.

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 Excelencia Operacional

• La Excelencia Operacional es “la

gestión sistémica y sistemática de la
seguridad, salud ocupacional, medio
ambiente, productividad, calidad,
confiabilidad, y la excelencia para
lograr un desempeño de Categoría
Mundial”, implica usar la capacidad
total de la organización (Procesos,
Tecnología y Talento Humano) para
aplicar estrategias de optimización que
garanticen la efectividad de las
operaciones, y el éxito del negocio.

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 Excelencia Operacional

La Excelencia Operacional, consiste

en hacer correctamente las cosas
correctas, según criterios de los
trabajadores, proveedores, clientes y
accionistas; busca ejecutar de la
mejor manera posible lo definido en
el plan de estrategias corporativas;
en últimas desarrolla las actividades
de la organización de forma tal que
se traduzcan en los mejores
resultados financieros.

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 Excelencia Operacional
• La Excelencia Operacional en la búsqueda
constante del mayor rendimiento operativo
utiliza un sistema de gestión basado en el
mejoramiento de los procesos, que se
realiza a través de la correcta aplicación
de técnicas y herramientas de mejora
continua, y de la transferencia de las
mejores prácticas. Pero, más importante
que el resultado es determinar si existe
una estructura realmente orientada a la
mejora continua, que es la única manera
de estar seguros de conseguir un estado
temporal de excelencia.

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 Enfoques de la Excelencia
• La Excelencia Operacional se dirige
a diez áreas de desempeño: Personal,
Talento
Humano Seguridad, Integridad, Medio
Confiabilidad
Ambiente, Confiabilidad, Calidad,,
Productividad, Salud Ocupacional,
Responsabilidad
Responsabilidad Social y Costos.
Social
Seguridad
• Para evaluar el desarrollo hacia la
Excelencia Operacional se emplean
Medio
Integridad
Ambiente indicadores claves de desempeño
(KPIs), de frecuente utilización,
Calidad preestablecidos para cada una de las
10 áreas dadas.

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 Estrategias de la Excelencia

Seguridad Humana

Calidad Total
Excelencia Confiabilidad
Operacional Operacional

Responsabilidad Social
Corporativa

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 Clave de la Excelencia
• La clave para alcanzar la
Excelencia Operacional se centra
en las personas y su gestión. Las
compañías se están dando cuenta
de que más allá de las tecnologías
y los nuevos procesos, son los
conocimientos y el saber de sus
colaboradores, cada vez más
preparados, los que aportan el
mayor Capital Intelectual a la
organización.

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 Clave del Proceso

Radica en el compromiso del

personal, que supone mayor
identificación con la misión y
sentido de pertenencia
empresarial. Para lograrlo y
convertir el conocimiento tácito
en explícito, y en productos y
resultados constatables se
necesitan directivos que creen
visión.

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 Visión de la Empresa

Se apoya en la idea de que la empresa es

un organismo vivo, con identidad, que
evoluciona y que tiene una meta, y por
tanto está abierta a la innovación y al
cambio. Como organismo vivo, la
generación de conocimientos es una tarea
que compete al Talento Humano con ideas
e ideales.

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 Pirámide de Implementación

Categoría Mundial EXCELENCIA OPERACIONAL

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Mejores
Prácticas

CONFIABILIDAD HUMANA
Talento, Información
CONFIABILIDAD
OPERACIONAL

Procesos, Equipos
GESTIÓN DE
ACTIVOS

Estrategias, Recursos, Tecnología

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 Excelencia Operacional
• La Gestión de Activos, como proceso global a través del cual se agrega valor
a la compañía, es un nuevo modelo gerencial que implica grandes cambios
en las estrategias, tecnologías y recursos, y un cambio de actitud de las
personas involucradas.
• La Confiabilidad Operacional, como la herramienta más importante dentro
de la gestión de activos, se establece sobre una aproximación de sentido
común, en busca de la Excelencia Industrial.
• La Confiabilidad Humana implica grandes cambios en la organización, exige
una cultura del desafío y el cuestionamiento de muchos procesos, junto con el
gerenciamiento efectivo de las comunicaciones y el registro sistemático de la
información.

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 Clave del Éxito
• La Gestión del Conocimiento es la gran oportunidad de hoy para optimizar las empresas,
e implementar prácticas de categoría mundial; pero no se pueden olvidar las emociones,
los sentimientos y actitudes personales. Se deben convertir las compañías en entornos
apacibles de descanso y recreación, con áreas sociales, culturales y deportivas que
generen bienestar personal y mejores relaciones interpersonales. En últimas se deben
humanizar las organizaciones como el requisito número uno para lograr el éxito.

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 Conclusión
• En el actual milenio la Excelencia
Operacional solo será alcanzada por
organizaciones líderes, guiadas por
políticas que impulsen la Gestión del
Conocimiento desde la praxis y su
aplicación sistémica para la obtención
de los objetivos proyectados. El reto
es crear corporaciones que aprenden,
apoyadas en las tecnologías de punta,
con alto nivel de auto-gestión y auto-
aprendizaje, de liderazgo, creatividad
e innovación, proactivas y futuristas, y
enfocadas en el empleo decente y el
bienestar comunitario.

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 Reflexión Final

“Gerenciar la Confiabilidad del Talento Humano

no es solo la clave para el desarrollo efectivo de la
Prodúctica y la Terotecnología, sino el componente
medular de los procesos de Gestión de Activos que
soportan la Excelencia Operacional en la actual
Sociedad del Conocimiento”.
Oliverio García Palencia.

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 Cambiando Paradigmas

“En Tiempos de cambio, los que

aprenden heredarán la tierra, mientras
que los que todo lo saben se encuentran
perfectamente equipados para lidiar con
un mundo que ya no existe”.

Eric Hoffer.

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 “Si no cambias, te extingues...”

Spencer Jhonson
¿Quién se ha llevado mi queso?

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 Muchas Gracias…

Oliverio García Palencia

oligar52@yahoo.com

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