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DESARROLLO
Para los efectos de este trabajo, los hallazgos de auditoría se refieren a presuntas
deficiencias o irregularidades, identificadas como resultado de la aplicación de los
procedimientos de auditoría.
¿QUÉ ES UN HALLAZGO?
Las pruebas de auditoría deben ser suficientes como para mostrar si la condición
está muy difundida. Sin embargo, debe recomendarse que la entidad tome las
acciones necesarias para determinar la extensión total de la deficiencia. Aunque
un tipo específico de deficiencias o irregularidades no sea frecuente o no esté muy
difundido, los casos individuales pueden ser en ocasiones lo suficientemente
importantes, por su naturaleza, magnitud, o peligro potencial como para requerir
su desarrollo total. Así, una condición adversa percibida en un programa
relativamente nuevo, puede no estar muy difundida aún, pero podría tener
implicaciones o posibilidades importantes si no se le elimina oportunamente.
CONDICIÓN:
Situaciones actuales encontradas. Lo que es. Este término se refiere al hecho
irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de desviación
debe ser demostrada y sustentada con evidencias.
CRITERIO:
CAUSA:
EFECTO:
CRITERIOS TÍPICOS
Leyes y reglamentos.
Instrucciones en forma de planes estratégicos, manuales, directivas,
procedimientos, acuerdos, circulares y otros similares.
Objetivos, políticas y metas.
b) Sentido común
c) Experiencia auditor sobre la materia de estudio
d) Opiniones independientes de expertos
e) Prácticas comerciales prudentes
f) Instrucciones escritas
g) Experiencias administrativas
h) Prácticas generalmente observadas (documentadas).
i) Indicadores de índices de desempeño de años anteriores o de entidades
comparables bajo circunstancias iguales.
CAUSAS TÍPICAS
a) Falta de capacitación.
b) Falta de comunicación (sistema de información deficiente).
c) Falta de conocimiento los requisitos.
d) Negligencia o descuido.
e) Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.
f) Consciente decisión o instrucción de desviarse de las normas.
g) Falta de recursos humanos, materiales o financieros.
h) Falta de juicio o sentido común.
i) Falta de honestidad.
j) Inadvertencia de beneficios potenciales.
k) Falta de esfuerzo suficiente.
l) Falta de supervisión adecuada.
m) Falta de voluntad para cambiar.
n) Institución defectuosa o desactualizada. Falta de delegación de autoridad.
p) Auditoría interna deficiente.
q) Acentuada concentración de autoridad. Aquí, es conveniente aclarar que no es
que las causas deben ser escritas, tal como se están exponiendo en causas
típicas, lo cual sería agregar juicios de valores por parte de los auditores, y
realmente esto es trabajo de los abogados en materia de procedimientos
administrativos. No obstante, tales causas le permitirán al auditor situarse en las
posibles respuestas a ser dadas por la administración activa.
EFECTOS TÍPICOS
Cuando se han tabulado los hallazgos, es decir, integrado por temas similares, se
procede a identificar los que tienen mayor importancia para la parte auditada.
Atributo N° 1
CONDICIÓN
¿QUÉ?
Departamento
Proceso
Programa
Proyecto·
Actividad/Obra/Renglón
¿CÓMO?
Violación de leyes,
Inobservancia de procesos
Intencional/colusión
¿DÓNDE?
Departamental
Nacional
Internacional
¿CUÁNDO?
¿CUÁNTO?·
Montos involucrados
Cantidades
Porcentajes
Atributo N° 2
El atributo No.2 se refiere al Criterio de la misma manera tiene sus preguntas que
hacen posible que se ubique con claridad el documento, ley, sistema, proceso,
entre otros, donde consta la regulación que tiene que ver con el hecho detectado.
CRITERIO
¿DÓNDE ESTÁ?
Leyes
Manuales
Políticas
Principios
Sistemas
¿QUÉ CUBRE?
Un Departamento
Un proceso
Un sistema
La Organización
El país
El exterior Actual· Permanente· Pasado
Las respuestas a estas preguntas darán las pautas de dónde ubicar el criterio
mencionado, la extensión que cubre el criterio mencionado, así como la vigencia
del mismo.
Atributo N° 3
CAUSA:
1- PERSONAL
No adecuado
Mal ubicado
Sin capacitación
Sin motivación
Sin tecnología
2- POLÍTICAS
3- PROCEDIMIENTOS
4- LEYES
5- SISTEMAS
6- ORGANIZACIÓN
7- REGISTROS
8- INFORMES ·
Obsoletos
Mal interpretados
Desactualizados
Inexistentes
No observados
Mal elaborados o concebidos
No utilizados
Las respuestas, de la misma manera, permiten ubicar con mayor facilidad la causa
del problema y el punto donde se debe atacar con nuestras recomendaciones, ya
que las recomendaciones que da el auditor interno, deben ser para eliminar las
causas de los problemas, o en otras palabras, los riesgos existentes.
Atributo N° 4
EFECTO
¿CUÁNTO?
Valor monetario
Calidad del producto, del servicio
Unidades producidas
Horas invertidas
¿QUIÉNES?
Autorizaron
Registraron
Custodiaron
Informaron
PERÍODOS
(EFECTO) IMPACTO
En las operaciones
En los resultados
En la imagen del ente
El Gerente del Departamento de Compras manifestó que tal compra se hizo por la
urgencia que tenía la Gerencia General de disponer de los equipos y por el hecho
de aprovechar un costo oportunidad, ya que los equipos adquiridos costaban en el
mercado B/.4,000.00 por Unidad, lo cual le hubiera costado en términos totales
B/.48.000.00; obteniendo de esta manera un ahorro de B/.24,000.00, con lo cual
consideró apartarse de la normativa interna vigente (Causa).
CONSIDERACIONES FINALES
Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido
consecuencias graves.