MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AP-FINAN-003

VERSION: 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: FECHA: DIC 19 DE 2016
GOVAL DE COLOMBIA S.A.S. CAJA MENOR APROBÓ: Harold Gomez B

GOVAL DE COLOMBIA S.A.S.

AIRE PLUS

DEPARTAMENTO DE GESTION DEL TALENTO HUMANO

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
TIPO: ADMINISTRATIVO
SECCION: CONTABILIDAD

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA CAJA MENOR

1. INTRODUCCION: Basados en la norma ISO 9001 de Gestión de la Calidad,

La Misión, La Visión y las políticas administrativas de la empresa Goval de
Colombia s.a.s. (AIRE PLUS), presentamos EL MANUAL DE
PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA CAJA MENOR, el cual es de
obligatorio cumplimiento para la persona encargada del manejo de la CAJA
MENOR ya que tiene como finalidad estandarizar los procesos teniendo en
cuenta la mejora continua y la ejecución de funciones con efectividad.

2. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO: Este procedimiento documenta y

reglamenta la forma como debe ser manejados los recursos de la CAJA
MENOR, su política, su manejo, su organización y el desarrollo de la
actividad con efectividad.

3. CAMPO DE APLICACIÓN: Gerencia General, Departamento Técnico,

Coordinación Administrativa, Contabilidad.

Elaboró: Leonardo Trejos Romero. Asesor en Gestion Administrativa, Organización, Desarrollo Empresarial y Alistamiento Financiero.
Cel 300 630 7209 - leonardotre@hotmail.com Este documento es propiedad de Goval de Colombia s.a.s. Barranquilla
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4. DEFINICIONES:

CAJA MENOR: Dinero disponible para los gastos menores del día a día, de las
operaciones de la empresa.

RECIBO DE CAJA MENOR: Documento donde se registra la entrega de dinero

proveniente del fondo disponible de la CAJA MENOR.

PROVISIONAL: Dinero que de manera “PROVISIONAL” el(la) encargado(a) de

la caja menor entrega para realizar un gasto que no se tiene la certeza del costo
por lo tanto, debe legalizarse con la factura correspondiente y la devolución del
excedente en caso dado.

LEGALIZACION: Entrega de la(s) factura(s) o recibo(s) al(la) encargado(a) de la

caja menor, quien le había entregado un dinero de manera “PROVISIONAL”

MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimización para lograr mejoras

en el desempeño de una actividad.

EFECTIVIDAD: Logro de los objetivos propuestos con la máxima eficacia y la

máxima eficiencia.

EFICACIA: Es la capacidad de alcanzar el efecto que se espera o se desea tras

la realización de una acción.

EFCIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado los recursos utilizados.

Elaboró: Leonardo Trejos Romero. Asesor en Gestion Administrativa, Organización, Desarrollo Empresarial y Alistamiento Financiero.
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4. GENERALIDADES

5. POLITICA DE CAJA MENOR

Barranquilla D.E.I.P. diciembre 19 de 2016

Política de Caja Menor

GOVAL DE COLOMBIA S.A.S. (AIRE PLUS), empresa dedicada a la Distribución y

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de equipos y sistemas de refrigeración, con
base en la naturaleza de sus actividades, establece la siguiente política para el manejo de
la CAJA MENOR:

 Establecer un fondo fijo de CAJA MENOR $300.000,oo (Trescientos mil pesos ML).
 Reembolsar los gastos de la CAJA MENOR cuando tenga un saldo de $50.000,oo
(Cincuenta mil pesos ML).
 Nombrar un funcionario para que se encargue del manejo de la CAJA MENOR
 Establecer que la CAJA MENOR es para cubrir los gastos menores necesarios para
el desarrollo de las actividades inherentes al ámbito de la empresa, esto es: gasolina
para la camioneta de La Empresa, compra de insumos o materiales de poco valor
que se requieran con urgencia para el desarrollo de un trabajo contemplado en la
MISION de La Empresa, compra de elementos de papelería necesarios para el
desarrollo de actividades administrativas de La Empresa, compra de elementos de
cafetería y aseo necesarios para la comodidad y bienestar del persona dela oficina.
Pago de transporte urbano debidamente autorizado por el jefe del área para realizar
alguna actividad o diligencia operativa o administrativa de La Empresa, pago de
correos, gastos notariales, de cámara de comercio y otras actividades necesarias
para el desarrollo de las actividades de la Empresa.
 Prohibir el uso de los recursos de la CAJA MENOR para avances de nómina,
préstamos a empleados o a particulares y pagos que no tengan que ver con las
actividades de La Empresa anteriormente mencionados.
 Todo vale de caja menor debe estar autorizado por el Coordinador Administrativo y
debidamente legalizado, los gastos generados por la Coordinación Operativa deben
venir con autorización previa del Coordinador Operativo.
 Un vale de CAJA MENOR se considera debidamente legalizado, cuando está
completamente diligenciado, se entiende perfectamente el motivo del gasto, está
autorizado y firmado por quien recibe el dinero y soportado con el recibo o factura
legal que exige la DIAN. El soporte, cuando es para comprar materiales o insumos,
debe estar registrado el destino de lo que se compró: Numero de la Orden de
Trabajo, ingreso y salida de almacén actualizada en el Kardex.

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 Los dineros que se entreguen de manera PROVISIONAL deben registrados en el
libro Diario con la respectiva firma de quien lo recibe y ser LEGALIZADOS al día
siguiente de haber sido entregados, el no cumplimiento de este punto será causal
de acción disciplinaria según lo contemplado en el Reglamento Interno de Trabajo
o Reglamento de Trabajo.
 No es permitido realizar reembolsos de CAJA MENOR, con valores entregados
PROVISONALES, el reembolso de CAJA MENOR, se debe hacer siempre con vales
debidamente legalizados.

HAROLD GREGORIO GOMEZ BARROS

Representante Legal

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6. PROCEDIMIENTO

La Gerencia de La Empresa ha constituido un fondo de CAJA MENOR por la

cantidad de $300.000,oo (Trescientos mil pesos) con el fin de mantener disponible
dinero en efectivo para los gastos diarios menores de las actividades de La
Empresa.

A encargado del manejo de la CAJA MENOR al joven Everts Acuña Mesino.

El(la) encargado(a) de la CAJA MENOR, debe entregar los valores solicitados de

manera provisional o definitiva a la persona autorizada por el Coordinador Operativo
o Administrativo, teniendo en cuenta LA POLITICA DE CAJA MENOR.

Si entrega un valor “PROVISIONAL” para la compra de algún artículo o pago de un

servicio, el(la)encargado(a) de la CAJA MENOR entrega el dinero solicitado y lo
registra en el libro auxiliar haciéndolo firmar por la persona que recibe el dinero
quien al día siguiente, debe LEGALIZARLO presentando los recibos o facturas
correspondientes al gasto que hizo devolviendo el excedente o reembolsándole el
faltante, en ese momento, el(la) encargado(a) de la CAJA MENOR elabora el
RECIBO DE CAJA MENOR detallando el gasto, haciéndolo firmar por la persona
que recibe del dinero, adjuntándole el recibo o factura, haciéndolo autorizar por el
Coordinador correspondiente o el gerente y registrándolo en el cuadro de reembolso
de caja menor.

El(la) encargado(a) de la CAJA MENOR debe exigir su legalización en el término

estipulado el La Política de Caja Menor, de lo contrario debe informar por escrito a
la Coordinación Administrativa de la No Conformidad, para tomar las medidas
disciplinarias pertinentes.

El Coordinador Administrativo está haciendo un arqueo semanal los días viernes a

las 4:00PM para verificar el buen manejo de la CAJA MENOR.

Cuando el fondo de CAJA MENOR llegue al saldo mínimo de $50.000, el encargado

del manejo de la CAJA MENOR, debe solicitar el reembolso a LA GERENCIA,
mediante un cuadro de reembolso de Caja Menor, revisado y con el visto bueno del
Coordinador Administrativo.

Este procedimiento hace parte de los manuales de procedimientos oficiales de la

empresa Goval de Colombia s.a.s. (AIRE PLUS) y es de obligatorio cumplimiento
por parte del personal, como complemento al Manual de Funciones.

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7. ELABORACION Y APROBACION

ELABORÓ: LEONARDO TREJOS ROMERO

REVISÓ: CINDY SILVA

APROBÓ: HAROLD GOMEZ BARROS

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

00 DIC 19 CREACION
2016

Recibido para su aplicación por:

Fecha:___________________________

Elaboró: Leonardo Trejos Romero. Asesor en Gestion Administrativa, Organización, Desarrollo Empresarial y Alistamiento Financiero.
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