EMPRESA HONDUREÑA DE TELECOMUNICACIONES

PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE BIENES PÀTRIMONIALES PARA ALZAS

Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS

Conforme a la revisión efectuada a los procedimientos que se utilizan en la

Unidad de Bienes Patrimoniales para realizar las alzas y bajas de activos en la
Empresa Hondureña de Telecomunicaciones, se constató que los procesos
son adecuados, únicamente deben ponerse en práctica algunas
recomendaciones que se emiten al respecto.

Los procedimientos tanto para alzas como bajas actuales deben continuar
utilizándose, tomando en consideración las recomendaciones que aparecen
en el presente documento

1. ALZAS DE ACTIVOS

a) La unidad administrativa interesada en la adquisición del activo,

solicita a la Unidad de Bienes Patrimoniales la creación del bien,
operación que se efectúa hasta que se obtiene previamente la
autorización de la Gerencia General para la compra respectiva, y
liberación de fondos por parte del Departamento de
Presupuesto.

b) Una vez cumplidos los requisitos establecidos en el párrafo

anterior, la Unidad de Bienes Patrimoniales procede a crear los
activos e informa a la unidad pertinente para que proceda a
presentar la solicitud de compra ante el Departamento de
Proveeduría.

c) Cuando el Departamento de Proveeduría concluye el proceso de

compra y los activos ingresan al Almacén, la Unidad de Bienes
Patrimoniales crea la nota de cargo y responsabilidad, la cual es
 firmada por el Jefe del Departamento solicitante del bien, y se
procede al retiro el mismo del almacén, siendo el Departamento
de Proveeduría el responsable de establecer
el precio que se le asignara al bien acorde a la factura de compra
y de efectuar el alta en el Sistema de Inventarios, iniciándose en
este momento la depreciación del activo.

RECOMENDACIONES

1. En lo que corresponde a las alzas, aparte de lo correspondiente a las

compras debe considerarse también las donaciones de bienes y
daciones en pago en los casos que ocurriesen.

2. En relación a las alzas por compras es procedente que el

Departamento de Proveeduría cumpla con el Catalogo de Compras
de ONCAE y HONDUCOMPRAS, a efecto de garantizar que se esta
comprando a los proveedores que están incluidos en dicho
documento a precios adecuados y que los bienes a adquirirse sean
de calidad.

3. Trimestralmente o semestralmente se deberá hacer una

conciliación entre las alzas que están registradas en la base de datos
con lo que tiene el Departamento de Contabilidad.

BAJAS DE ACTIVOS

Las bajas se dan en la institución principalmente por los procesos

siguientes:

1. Por venta de bienes vía subasta pública.

2. Pagos de los empleados por extravío de bienes.

3. Dictámenes legales sobre extravío de bienes donde no hay

responsabilidad de los empleados.
 4. Pérdidas de activos cuyo valor es deducido de las prestaciones de
los empleados al momento de su retiro de la institución..

5. Destrucción de equipo o mobiliario en mal estado.

6. Donaciones

El procedimiento que se utiliza para efectuar las bajas es el siguiente:

1. Cuando las unidades administrativas detectan que entre lo

inventariaos a su cargo existen bienes en mal estado sin posibilidades
de recuperación o no tienen ningún uso operativo, los responsables de
dicha dependencia, envían nota a la Unidad de Bienes Patrimoniales,
central o regionales, solicitando la baja respetiva, se revisan los bienes
junto con los dictámenes técnicos correspondientes y si procede la
solicitud, se depositan en los almacenes pertinentes. por mientras se
obtiene el visto bueno de la Junta Directiva para someterlos a subasta.

2. Previo la realización de cualquier subasta, la Unidad de Bienes

Patrimoniales a través de la Dirección Administrativa envía nota a la
Dirección Nacional de Bienes del Estado para el avalúo
correspondiente y aprobación de las bases de subasta.

3. En el caso que un empleado extravíe un bien a su cargo y desea hacer

el pago del mismo, una vez cancelado su valor, se procede a hacer la
baja respetiva y se le descarga el activo al empleado.

4. Cuando existen bienes en mal estado y desea efectuarse su

destrucción o incineración, el acto se efectúa con la presencia de
representantes de la unidad de Bienes Patrimoniales y de la Dirección
Nacional de Bienes del Estado, levantándose y firmándose el acta
respectiva.
5. Es procedente señalar que las bajas se efectúan en base a lo soportes
respectivos (solicitudes de baja presentadas, dictámenes técnicos y
fotografías que reflejan las condiciones físicas de los bienes, etc).

6. Las bajas generan una partida la cual es impresa y firmada por la

Jefatura de Bienes Patrimoniales o su asistente.

RECOMENDACIONES

En las bajas es procedente implementar las recomendaciones siguientes:

a) La Unidad de Bienes patrimoniales deberá enviar mensualmente al

Director Administrativo un listado de las bajas efectuadas,
elaborándose un cuadro en el cual aparezca la información del
caso, como unidad solicitante, causas de la solicitud, descripción
del activo, y en el caso de faltantes, responsable del bien, causa
de la baja y valor del bien.

b) Debido a que cuando se levanta el inventario los faltantes se

registran en una hoja normal, se elaboró un formato en el cual
aparece el nombre de la unidad administrativa, el responsable del
bien, Interventor de bienes que levantó el inventario, fecha,
descripción del activo y valor del bien. (formato adjunto)

c) En cada caso de descargo de bienes, debe hacerse la notificación

del caso al Departamento de Contabilidad para que hagan los
ajustes correspondientes.

d) Trimestralmente o semestralmente deberá hacerse una

conciliación de los bienes vía muestreo que están en almacén
contra lo que esta en el sistema, a efecto de corroborar que no
haya faltantes.
e) En el caso de donaciones, las mismas deberán ser aprobadas por la
Gerencia General, y su baja ejecutada por la Unidad de Bienes
Patrimoniales siguiendo los procedimientos establecidos. .

f) En el caso que bienes dados de baja están cubiertos por una póliza
de seguro, no mas tardar veinticuatro (24) horas después de su
afectación por robo, extravió y daño por siniestros o uso
operático, deberá procederse a informar inmediatamente a las
compañías aseguradoras, para que se tomen las acciones
pertinentes, ya sea la restitución o reparación de los bienes
cuando proceda o su eliminación de la cobertura de los seguros
vigentes.