CONCEPTO DE ORGANIGRAMA

Es la representación gráfica formal de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas
y las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran

FINALIDAD

 Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.

 Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran
una dependencia o entidad.

 Facilitar al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización.

 Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples

relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y
control.

Propósito

 La estructura de la organización.

 Los aspectos más importantes de la organización.

 Las funciones.

 Las relaciones entre las unidades estructurales.

 Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.

 Las comunicaciones y sus vías.

 Las vías de supervisión.

 Los niveles y los estratos jerárquicos.

 Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.

Importancia
REQUISITOS FUNDAMENTALES

PRECISION: Los órganos de la dependencia y sus interrelaciones deben aparecer perfectamente

definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre
ellos.

VIGENCIA: Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente
actualizados.

UNIFORMIDAD: Para facilitar la interpretación de un organigrama resulta conveniente

homogeneizar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.

LIMITACIONES

 El intentar la representación gráfica de dichas relaciones, dinámicas y subjetivas, forzaría a

que los organigramas se tornaran complejos.

 Tampoco puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho
menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos que
componen la dependencia

 Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los organigramas

presentar información incompleta en cuanto a la realidad virtual.

PROCESO PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS.

1. Autorización y apoyo de los niveles superiores.

2. Acopio de la información.

3. Clasificación y registro de la información.

4. Análisis de la información.

5. Diseño del organigrama.

AUTORIZACION Y APOYO DE LOS NIVELES SUPERIORES

La unidad encargada de elaborar los organigramas, podrá intervenir por propia iniciativa, a petición
de parte o por órdenes superiores; sin embargo, la autorización que debe obtenerse de los niveles
superiores representa el punto de partida de este procedimiento.

RECOPILACION DE LA INFORMACION

Deberá especificarse la información básica que se requiere y seguidamente establecerse los

medios para su acopio, identificando sus fuentes.

INFORMACION BASICA

 Los órganos que integran dicha(s) área(s).

 El nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica.

 Las relaciones que guardan entre ellos.

 La naturaleza de estas relaciones

 Las funciones que realizan y, en su caso,

 Los puestos y el número de plazas que los integran.

FUENTES DE INFORMACION

 Los archivos y centros de documentación, que concentren la información requerida (leyes,

reglamentos, manuales administrativos, etc.)

 Los funcionarios y empleados responsables de la instancia de estudio.

METODO DE RECOLECCION

 INVESTIGACION DOCUMENTAL.

La información proveniente de este método, es producto de la consulta bibliográfica , las principales

fuentes de consulta pueden ser las leyes y reglamentos que citan las atribuciones y obligaciones de
la dependencia o entidad

 INVESTIGACION DE CAMPO.

Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la unidad sujeta a
investigación, aplicando cuestionarios, o bien, celebrando con ellos entrevistas que permitan
obtener la información requerida.

CLASIFICACION Y REGISTRO DE LA INFORMACION

Este paso es de vital importancia ya que es la instancia en la que organiza, clasifica y selecciona la
información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha información
adecuadamente presentada y concentrada para lo cual deberán elaborarse formatos que permitan
su manejo ágil y claro.

ANALISIS DE LA INFORMACION

La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para
detectar, posibles lagunas y contradicciones en la misma.

DISEÑO DEL ORGANIGRAMA

Los elementos gráficos que se utilizan para representar a las unidades que componen la estructura
orgánica, así como las relaciones existentes entre ellos, son:

 Figuras para representar los órganos.

 Líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre estos.

CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRMAS

1.- Contenido 2.-Ámbito de aplicación 3.-Presentación

Por su Contenido

1.- Estructurales 2.-Funcionales 3.- De integración de puestos, plazas y unidades

ESTRUCTURALES

Tienen por objeto la representación gráfica de los órganos (unidades administrativas) que integran
una dependencia o entidad, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia

FUNCIONALES

Indican las funciones principales que realizan los órganos representados, pueden citarse con arreglo
a su orden de importancia o al lugar que ocupan dentro de un proceso.

DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES

Señalan, dentro del marco de cada unidad administrativa, los diferentes puestos establecidos para
la ejecución de las funciones asignadas, así como el número de plazas existentes y/o requeridas y
en su caso, los nombres de las personas que los ocupan.
POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN

Éste segundo grupo, se subdivide en:

 Generales

Representan únicamente los órganos principales de la dependencia o entidad y sus

interrelaciones básicas

 Específicos

Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organización de una unidad o

área de la dependencia

POR SU REPRESENTACIÓN

Se subdividen en:

 Verticales

 Horizontales

 Mixtos

 De bloque

 Circulares
Verticales

En éste tipo de organigrama, la ramificación de los órganos se presenta de arriba hacia abajo,
colocando el titular en el nivel superior, las líneas que representan las relaciones entre las unidades,
se disponen verticalmente.

Horizontales

Representan las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando el órgano superior al

extremo izquierdo, los niveles jerárquicos se ubican en columnas. Éste tipo de organigrama resulta
de utilidad en el caso de estructuras con un gran número de órganos de igual jerarquía en la base

Mixtos

Se representa la estructura de una organización utilizando combinaciones verticales y horizontales.

En el caso de organizaciones que cuentan con un gran número de unidades en la base. Es
recomendable el uso de este tipo de representación.
De bloque

Son una variante de los organigramas verticales y tienen la particularidad de representar un mayor
número de unidades en espacios más reducidos, permitiendo así la aparición en el gráfico de las
unidades ubicadas en los últimos niveles.

Circulares

Son los organigramas que encierran la más alta autoridad en el centro de la globalidad de la gráfica,
y sus relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma sus unidades, es decir, los diferentes
niveles forman círculos concéntricos a la más alta jerarquía
RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO

FIGURAS

FORMA

Debido a la facilidad de lecturas que ofrecen los títulos escritos horizontalmente así como por ser
una figura de trazo más sencillo, es recomendable utilizar rectángulos para representar los
diferentes tipos de órgano.

DIMENSION

No deben reducirse progresivamente sus dimensiones para establecer diferencias de nivel

jerárquico, ya que estas se establecen por la posición de las unidades en el gráfico.

Líneas

Las relaciones entre unidades se representan por líneas, y el tipo de ellas dependerá del tipo de
relaciones que tiene cada uno de los órganos en cada uno de los niveles de la estructura
administrativa.

Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe
con el principio de autoridad-responsabilidad, además de crear la impresión de una estructura
con un flujo del trabajo estrictamente vertical

Relación principal de autoridad (relación lineal)

Establece una relación de subordinación entre el superior y sus colaboradores de forma unívoca y
directa. Ejemplo: un Director hacia un Jefe de Departamento y así sucesivamente.
Relación de autoridad funcional

Este tipo de autoridad se limita al método específico de ejecución de una actividad y puede existir
en forma paralela a la autoridad lineal. La autoridad funcional deberá presentarse por medio de
líneas cortas de trazo discontinuo.

Relación de asesoría (Línea staff)

Es aquella que existe entre unidades que brindan información técnica o conocimientos
especializados. Representadas con líneas discontinuas, de la siguiente manera:

Relación de coordinación

Este tipo de relación tiene por objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas áreas de
la organización. La relación de colaboración se representa por medio de líneas largas de trazo
discontinuo.
Relación con órganos desconcentrados

Se dan las siguientes situaciones:

1. Desconcentración administrativa a nivel regional, Para graficarlo se ha utilizado la siguiente

figura:

2. Para los órganos con desconcentración mínima, máxima o adscritos, se establece una
separación entre éstos y las demás unidades de la estructura, con una línea discontinua de
mayor grosor que las utilizadas en todo el organigrama y estableciendo la relación con la
jerarquía institucional.

REVISION Y ACTUALIZACION

La revisión y la actualización de los organigramas habrá de realizarse de manera continua y en

función de los cambios que sufra la dependencia o entidad en su estructura orgánica.

DIVULGACIÓN

Los organigramas constituyen un instrumento de orientación e información para el personal de la

dependencia o entidad, y para aquellas personas o instituciones con los que se guarda alguna
relación.