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Constancia de pago o de haber recibido dinero y cuando se firma es una prueba de la extinción de
una deuda o del recibo del dinero por un pago. Es un documento importante porque:

QUIEN ENTREGA QUIEN RECIBE

Se constituye en una prueba legal Constancia de los ingresos de fondos
Documento de control de salida de valores

Este documento se expide por duplicado y se registra en los libros de contabilidad. Por lo general
se procura generar 3 copias; 1 original que se entrega 2: para área de contabilidad 3: área de
archivo para consecutivos.

¿COMO SE DILIGENCIA?

1. Identifique el numero consecutivo del comprobante

2. Agregue ciudad y fecha de su diligenciamiento
3. Nombre de la persona natural o jurídica de quien recibe el dinero
4. Valor en números que recibe
5. Valor en letras del monto del ingreso
6. Porque valor se genera el pago
7. Si se recibe en efectivo se marca la casilla efectivo y
8. Si se recibe en cheque se hace la descripción del cheque: número banco sucursal
9. Se identifican las cuentas contables afectadas (ver anexo 1)
10. Se firma por parte del funcionario que recibe el dinero
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2. RECIBO DE CAJA MENOR

Existen dos posibles formatos:

Este recibo de caja menor se constituye en el comprobante de salida de dinero de una mínima
cuantía para gastos diversos. Algunas empresas no consideran necesario su generación bastándoles
simplemente con la factura del pago, sin embargo, otras lo consideran fundamental para registrar
el proceso.
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Para diligenciar se deben seguir los siguientes pasos:

1. División/área/nombre: en el formato 1, en este espacio se escribe el área o el nombre de la

persona de la empresa que ocasiona el gasto ejemplo el consumo de combustible de un
vehículo asignado a un vendedor
2. Pagado a: el nombre de la empresa a la cual se le pago de acuerdo a la factura
3. Fecha en que se pago
4. Concepto: se describe por qué razón se pago
5. Valor: en letras o números según el formato
6. Código: se debe buscar en el PUC cual es el numero de cuenta a la que pertenece el
concepto, específicamente en el grupo de los gastos (numero 5)
7. Aprobado: quien ordeno el gasto
8. Firma de recibido: normalmente este debe ser firmado por la empresa a la cual se le pago,
pero como se toma como un reembolso para el empleado se escribe allí los datos del
empleado.
9. Archivo: se debe conservar junto a la factura generada

3. PAGARE

Es un documento comercial negociable que contiene la promesa incondicional de una persona que
se llama suscriptora a una determinada persona que se denomina tenedor o beneficiario, al cual se
le pagara una cantidad determinada de dinero en un determinado tiempo.

Es unó de los elementos mas utilizados en el ámbito comercial para respaldar una deuda y una de
las herramientas mas eficaces para garantizar su seguro cobro. De acuerdo al articulo 621 del código
de comercio los títulos valores deberán llenar los siguientes requisitos:

1. Mención del derecho que en el titulo se incorpora

2. Firma de quien lo crea
3. Nombre de la persona a quien debe hacerse el pago
4. Fecha de vencimiento

Requisitos del pagare

1. Mención de ser pagaré

2. Promesa incondicional de pagar una determinada suma de dinero (nos comprometemos ..)
3. Nombre de la persona a quien debe hacerse el pago
4. Lugar y la fecha en que será pagado
5. La fecha y lugar en que se suscribe
6. Firma por parte del suscriptor del pagare

Nota: un pagare prescribe después de 3 años de la fecha establecida de pago. Para mayor
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4. LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un documento negociable que contiene una orden incondicional de pago dada
por una persona denominada girado para con una tercera persona denominada beneficiario en la
fecha y lugar establecida en el documento. De acuerdo al código de comercio en su descripción de
los artículos 691 a 708, una letra de cambio debe tener como mínimo los siguientes datos:

1. Nombre del girado: firma la orden incondicional de pago

2. Nombre del beneficiario: cobra la orden
3. Orden incondicional de pago
4. Forma de vencimiento

Nota: se debe diferenciar los conceptos de aval, fiador, y codeudor

Aval: responsabilidad directa de la deuda si el deudor no cumple

Fiador: responsabilidad parcial, porque puede exigir al cobrador que verifique ls cspacidad
económica del deudor

Codeudor: responsable conjunto de la deuda

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TALLER PRACTICO

1. En Medellín la empresa comercializadora roja S.A.S el día 02 de noviembre de 2018 recibe

pago de su cliente Consorcio el real S.A por valor de 6500.000, para cancelar las facturas de
compra 3580 y 3594, se efectúa el pago en efectivo por valor de 3.000.000 y el restante se
efectúa con el cheque numero 123453246-34 del banco de Bogotá sucursal Guaviare.

2. El primero de noviembre de 2018 la señora JUANA RODRIGUEZ AREVALO solicita al señor

JUAN CAMILO RIOS un préstamo por valor de 10.000.000 los cuales serán devueltos en 12
cuotas iguales en un tiempo exacto de un año. Intereses corrientes del 2% e intereses de
mora del 3%. Para el respaldo de la deuda se genera la aceptación de JUAN CARLOS
RODRIGUEZ como codeudor.

3. Octubre 17 de 2018. Yolanda García con CC 76.145.890 de Bogotá con domicilio en la ciudad
de Bogotá en la calle 17 numero 28ª -43 compra dos hornos industriales para su negocio de
restautante por valor de $7.500.000, a la empresa electrohogar SAS NIT 800.321.154-5 con
domicilio en Bogotá en la calle 13 n° 12-16. Ellos decidieron documentar este negocio con
una letra de cambio con un plazo de seis meses. Esta letra fue aceptada el día de hoy. Y la
señora Yolanda García presenta dos avales para su deuda, quienes son; Juan Gómez con cc
19.332.456 de puerto López Meta y Maria Angel Lombana con CC 1.120.356.458 de San José
del Guaviare
4. Luisa Fernanda Aldana es vendedora de la empresa VEHICOLDA S.A de la ciudad de
Villavicencio. Luisa ha sido enviada a Bogotá en su proceso de venta, para ello se le ha
asignado un vehículo y unos gastos de representación. Al finalizar su venta Luisa presenta
los siguientes soportes para generar el reembolso de sus gastos.
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