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DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL BASADO EN LA

NORMA ISO 14001:2004 PARA LA EMPRESA JQ ELECTRÓNICO


COLOMBIA S.A.S

JENNY PATRICIA QUEVEDO VILLAMIL COD:


81132203

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
BOGOTÁ D.C.
2017
DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL BASADO EN LA
NORMA ISO 14001:2004 PARA LA EMPRESA JQ ELECTRÓNICO
COLOMBIA S.A.S

JENNY PATRICIA QUEVEDO VILLAMIL


COD: 81132203

Trabajo de Grado presentado para optar al Título de


Magister en Administración

Director JOSE GREGORIO MEDINA CEPEDA


Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
BOGOTÁ D.C.
2017
Nota de aceptación

______________________________
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______________________________
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__
Director: José Gregorio Medina
Ing. Industrial

______________________________
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Jurado

______________________________
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Jurado
Dedicado…

A mi Hijo, a mi Mamá, a mi Papá, y a mis hermanos,


las
Personas que ayudaron a llevar a cabo este Sueño con
su apoyo y aliento constante.

Gracias a mi Tutor José Medina por su apoyo,


comprensión y paciencia, quién me ayudo a culminar este
proceso a través de su asesoría.

A mi novio Gabriel Navarro, la persona que me motivo


a cerrar este proceso con su amor y aliento.
AGRADECIMIENTOS

Agradezco a Daniel Becerra, Coordinador de Gestión ambiental de JQ Electrónico


Colombia S.A.S, Edwin Murillo, Jefe de Cosmética, mi Jefe Mario García, quienes me
apoyaron en todo momento durante la realización del presente trabajo y con su
conocimiento pude realizar un diagnóstico del Sistema de Gestión Ambiental en la
Organización en la que actualmente estoy laborando.

De igual manera, agradezco al Ingeniero José Gregorio Medina por toda la ayuda
ofrecida durante la tutoría por brindarme su tiempo, dedicación y conocimiento para el
correcto desarrollo de este trabajo.
TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN......................................................................................................................... 6
INTRODUCCION ............................................................................................................. 10
1. OBJETIVOS ................................................................................................................. 12
1.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................ 12
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................................... 12
2. MARCO DE REFERENCIA ........................................................................................... 13
2.1 MARCO TEORICO.................................................................................................. 13
2.1.1 ¿Qué es Gestión Ambiental? ................................................................................ 13
2.1.2 Que es un sistema de gestión ambiental (SGA)....................................................... 14
2.1.3 Qué es ISO 14001 .............................................................................................. 16
2.1.4 Que es la norma ISO 19011 ................................................................................. 18
2.2 MARCO CONCEPTUAL ......................................................................................... 19
2.3 MARCO LEGAL. .................................................................................................... 23
3. METODOLOGIA .......................................................................................................... 27
3.1 Fase 1: Planear ......................................................................................................... 27
3.2 Fase 2: Hacer ........................................................................................................... 27
3.3 Fase 3: Verificar ....................................................................................................... 28
3.3 Fase 4: Actuar .......................................................................................................... 28
4. GENERALIDADES....................................................................................................... 29
4.1 HISTORIA, CONSTITUCIÓN Y UBICACIÓN .......................................................... 29
4.1.1 Historia ............................................................................................................. 29
4.1.2 Constitución de la Empresa.................................................................................. 31
4.1.3 Ubicación .......................................................................................................... 32
4.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO .................................................................. 33
4.3 ENFOQUE AL CLIENTE ......................................................................................... 34
4.3.1 Líneas de Productos y Servicios ........................................................................... 34
4.3.2 Portafolio de Servicios ........................................................................................ 35
4.3.3 Distribución de Operaciones ................................................................................ 35
4.4 MAPA DE PROCESOS ............................................................................................ 37
4.4.1 Proceso Ejecutado por Cliente: ............................................................................. 38
4.4.2 Proceso ejecutado JQe:........................................................................................ 39
4.5 DESCRIPCIÓN DE AREAS ..................................................................................... 42
4.5.1 Áreas de apoyo:.................................................................................................. 42
4.5.2 Áreas operativas: ................................................................................................ 43
4.6 ORGANIGRAMA .................................................................................................... 44
4.7 DESCRIPCIÓN DE CARGOS ................................................................................... 45
4.8 DESCRIPCIÓN DE LAS INSTALACIONES .............................................................. 49
5. DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO DEL SISTEMA DE GESTION ACTUAL ................ 50
5.1 INVENTARIO DE DOCUMENTACION EXISTENTE ............................................... 51
5.2 ANALISIS FODA .................................................................................................... 53
5.2.1 Conclusiones análisis FODA:............................................................................... 55
6. REVISION AMBIENTAL INICIAL ................................................................................ 57
6.1 PLANIFICACIÓN .................................................................................................... 58
6.2 TOMA DE DATOS .................................................................................................. 60
6.3 PROCESAMIENTO DE DATOS ............................................................................... 61
6.3.1 Numeral 4.1 Requisitos Generales ........................................................................ 62
6.3.2 Numeral 4.2 Política Ambiental ........................................................................... 62
6.3.3 Numeral 4.3 Planificación ................................................................................... 63
6.3.4 Numeral 4.4 Implementación y Operación ............................................................. 65
6.3.5 Numeral 4.5 Verificación .................................................................................... 67
6.3.6 Numeral 4.6 Revisión por la Dirección.................................................................. 68
6.4 ANÁLISIS E INFORME DE LOS RESULTADOS ...................................................... 69
6.4.1 Alcance de la Revisión ........................................................................................ 70
6.4.2 Descripción del Sistema de Gestión Ambiental Existente ........................................ 70
6.4.3 Identificación de aspectos ambientales asociados a las actividades, ........................... 71
Productos o servicios dentro del alcance establecido ....................................................... 71
6.4.4 Acciones requeridas para la mejora del SGA.......................................................... 74
6.4.5 Concepto de la Política Ambiental frente a los objetivos ambientales ........................ 74
6.4.6 Percepción del SGA de las partes interesadas ......................................................... 75
6.5 OPORTUNIDADES DE MEJORA RESULTADO DE LA REVISIÓN AMBIENTAL .... 77
7. ACCIONES DE MEJORA PARA LOS REQUISITOS DEL SISTEMA ............................... 79
DE GESTIÓN AMBIENTAL ............................................................................................. 79
7.1 DESARROLLO DE LA ACCION DE MEJORA PARA EL NUMERAL 4.4:
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ......... 80
7.1.1 Matriz de Responsabilidades ................................................................................ 80
7.1.2 Programa de Divulgación de Documentos del SGA ................................................ 82
7.1.3 Programa de Capacitación y Toma de Conciencia................................................... 83
7.1.4 Programa de Comunicaciones de temas Ambientales .............................................. 85
7.1.5 Proceso de Control Documental ........................................................................... 86
7.2 DESARROLLO DE LA ACCION DE MEJORA PARA EL NUMERAL 4.5:
VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ........................................ 88
7.2.1 Indicadores de Control y Seguimiento ................................................................... 88
7.2.2 Procedimiento de evaluación, seguimiento y análisis de indicadores ......................... 90
7.2.3 Procedimiento Auditorías internas ........................................................................ 91
7.3 DESARROLLO DE LA ACCION DE MEJORA PARA EL NUMERAL 4.6: REVISIÓN
POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ................................ 92
7.3.1 Manual Estratégico ............................................................................................. 92
8. ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL EN JQe....................................................................................................... 94
8.1 ESTRATEGIA DE CAPACITACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL DE JQe
.................................................................................................................................... 95
8.1.1 Objetivo de la Estrategia ..................................................................................... 95
8.1.2 Partes Interesadas (Audiencia) ............................................................................. 97
8.1.3 Mensaje de la Estrategia ...................................................................................... 99
8.1.4 Canales para la Divulgación del SGA ................................................................. 101
8.1.5 Etapas del plan de Divulgación .......................................................................... 101
8.1.6 Cronograma ..................................................................................................... 103
8.2 ESTRATEGIA DE IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL DE JQe..................................................................................................... 105
8.2.1 Toma de Conciencia frente a la NTC 14001:2004................................................. 106
8.2.2 Metodología de ejecución del programa de Capacitación y Toma de conciencia ....... 109
8.3 ESTRATEGIA DE MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL DE
LA EMPRESA JQe. ........................................................................................................ 110
8.3.1 Canal Divulgación Temas Ambientales ............................................................... 110
8.3.2 Recursos asociados al plan de divulgación ........................................................... 112
8.3.3 Creación de Campaña “Soy Guardián Ambiental” ................................................ 113
9. BENEFICIOS DE IMPLEMENTACÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL . 114
9.1 PRESUPUESTO REQUERIDO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN AMBIENTAL EN JQe..................................................................................... 117
9.2 SINERGIAS EN PROCESOS Y ESTRUCTURA CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ........................................................................... 118

2
9.2.1 Sinergia integración Sistemas de Gestión Calidad y Ambiental .............................. 119
9.2.2 Estructura requerida para la integración de los sistemas ......................................... 120
9.2.3 Riesgos Asociados a la no Implementación del Sistema ........................................ 121
10. CONCLUSIONES ..................................................................................................... 123
11. RECOMENDACIONES ............................................................................................. 125
12. REFERENCIAS ........................................................................................................ 127
13. APENDICES ............................................................................................................. 130
APENDICE A: ENTREVISTAS DIAGNOSTICO SGA................................................... 130
APENDICE B: LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA REVISIÓN AMBIENTAL INICIAL .. 136
APENDICE C: ENCUESTA DIAGNOSTICO SGA CLIENTE ........................................ 148
APENDICE D: PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS .............................. 149
APENDICE E: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS ......................................... 154
APENDICE F: PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DE
INDICADORES ......................................................................................................... 155
APENDICE G: PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS ............................. 158
APENDICE H: MANUAL DE GESTIÓN ESTRATÉGICA ........................................... 165
APENDICE I: INDICADORES DE EVALUACIÓN DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO DE
LAS CAPACITACIONES ........................................................................................... 173
APENDICE J: INDICADORES DE APRENDIZAJE DE CAPACITACIONES.............. 175
LISTA DE TABLAS

Tabla 1: Mecanismos legales aplicables a JQ Electrónico Colombia SAS..................... 20


Tabla 2: Descripción de JQ Electrónico Colombia SAS….......................................... 28
Tabla 3. Descripción de Servicios JQ Electrónico Colombia S.A.................................. 32
Tabla 4. Cierre Head Count febrero 07 JQ Electrónico Colombia S.A.S..................... 42
Tabla 5. Descripción de Cargos JQ Electrónico Colombia S.A.S................................... 43
Tabla 6. Documentación Física SGA de JQ Electrónico Colombia S.A.S..................... 48
Tabla 7. Construcción Matriz FODA…………………………………………………... 50
Tabla 8. Construcción Matriz FODA (Estrategias)........................................................ 51
Tabla 9. Alcance de la RAI de JQ Electrónico Colombia S.A.S...................................... 56
Tabla 10. Criterios de Calificación de la RAI................................................................... 58
Tabla 11. Resultados de Pre diagnostico Norma ISO 14001........................................... 59
Tabla 12. Resultados RAI por numeral frente a la NT ISO 14001................................ 67
Tabla 13. Criterios para Evaluación de Impactos Ambientales...................................... 69
Tabla 14. Impacto de Aspectos Ambientales JQe............................................................. 71
Tabla 15. Resumen de Conclusiones de RAI.................................................................... 75
Tabla 16 Resumen de Acciones de mejora a Implementar…………………………......77
Tabla 17. Criterios de la técnica RACI............................................................................. 79
Tabla 18. Matriz de Funciones, Responsabilidades y Autoridad.................................. 80
Tabla 19. Temas y Frecuencias de Capacitaciones...................................................... 81
Tabla 20. Actualización de Comunicaciones Internas……………………………........ 83
Tabla 21. Actualización de Comunicaciones Externas................................................... 84
Tabla 22. Tipificación de Documentación........................................................................ 84
Tabla 23. Indicadores y Metas Control Operacional ……….…………………………..86
Tabla 24 Consumo de energía relativo (kWh/Unidad producida)…………………......98
Tabla 25 Generación relativa de residuos peligrosos (g/Unidad producida)………….98
Tabla 26 Consumo de agua relativo (L/colaborador*día)………………………………98
Tabla 27 Producción de equipos de Banda Ancha y Televisión Mensual……………..100
Tabla 28 Proveedores JQe mayor pago mensual ……………………………………..100
Tabla 29 Temáticas Estrategia Comunicación SGA JQe……………………………...102
Tabla 30 Canales de Comunicación SGA JQe………………………………………….103
Tabla 31 Etapas de Plan de Divulgación………………………………………………..104
Tabla 32 Cronograma de Divulgación comunicaciones……………………………….105
Tabla 33 Numerales Toma de conciencia ISO 14001:2004……………………………108
Tabla 34 Aspectos a Evaluar en la toma de conciencia………………………………..110
Tabla 35 Metodología Ejecución programa Capacitación y Toma Conciencia………111
Tabla 36 Temas Ambientales a Divulgar ………………………………………………112
Tabla 37 Presupuesto requerido para divulgación comunicaciones………………….114
Tabla 38 Presupuesto requerido para la implementación del SGA ………………….119
Tabla 39 Riesgos de impacto ambiental por Generación de Residuos Peligrosos……123

4
LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Localización Geográfica.................................................................................... 29


Figura 2. Distribución Operaciones JQ Electrónico........................................................ 33
Figura 3. Mapa de Procesos JQ Electrónico Colombia SAS...........................................34
Figura 4. Organigrama JQ Electrónico Colombia S.A.S (Nivel I y Nivel II)................ 41
Figura 5. Organigrama JQ Electrónico Colombia S.A.S (Áreas de Apoyo)….......…....41
Figura 6. Organigrama JQ Electrónico Colombia S.A.S (Áreas Operativas)…............42
Figura 7. Distribución de Planta JQ Electrónico S.A.S................................................... 46
Figura 8. Resultado de la RAI por numeral de norma.................................................... 59
Figura 9. Mapa de Calor Calificación Impacto JQe........................................................ 70
Figura 10. Disposición de Residuos peligrosos de JQe por Kg........................................ 73
Figura 11 Imagen “Soy Guardián Ambiental”………………………………………...115
Figura 12 Comparativo entre el Sistema Gestión Ambiental y Sistema Gestión
Calidad…………………………………………………………………………………...120
Figura 13 Comparativo entre el Sistema Gestión Ambiental y Sistema Gestión
Calidad…………………………………………………………………………………...121
Figura 14 Estructura Integración Sistemas de Gestión………………………………..122

LISTA DE APENDICES

APENDICE A Entrevistas diagnostico SGA


APENDICE B. Lista de verificación de la Revisión Ambiental Inicial
APENDICE C Encuesta diagnostico SGA Cliente
APENDICE D Procedimiento Control de Documentos
APENDICE E Listado Maestro de Documentos
APENDICE F Procedimiento de Evaluación, Seguimiento y Análisis de Indicadores
APENDICE G Procedimiento de Auditorías Internas
APENDICE H Manual de Gestión Estratégica
APENDICE I Indicadores De Evaluación De Impacto Y Seguimiento de las
capacitaciones
APENDICE J Indicadores de Aprendizaje de capacitaciones
RESUMEN

El objetivo principal del proyecto es el Diseño y Estrategia de implementación del sistema


de gestión ambiental basado en la norma ISO 14001:2004 para la empresa JQ electrónico
Colombia S.A.S.

La metodología de investigación fue de tipo descriptivo y correlacional usando encuestas


aplicadas la alta Dirección, colaboradores de planta y clientes. Adicional se realizó
levantamiento de la información que se encontró en los recorridos a la planta y validación
de la documentación existente entregada por el Coordinador Ambiental.

En la primera fase del trabajo se describe las generalidades de la empresa objeto de


evaluación. En la segunda fase del trabajo se realizó un diagnostico administrativo del
sistema de Gestión actual de acuerdo a la metodología FODA, permitiendo identificar el
inventario de documentación existente y el análisis FODA de la planeación estratégica y
visión de la organización referente al tema ambiental. En la tercera fase del trabajo se realizó
una Revisión Ambiental Inicial (RAI) de acuerdo a la GTC 93(2007) apoyados en encuestas
a las partes interesadas del sistema de gestión ambiental y revisión documental existente en
las visitas a campo, permitiendo identificar el desempeño ambiental de la empresa mediante
un diagnóstico integral de la gestión ambiental. En la cuarta fase se elaboraron herramientas
que permitirán mejorar el sistema de gestión ambiental que pueden ser implementadas en la
operación estableciendo mecanismos de seguimiento y control desde la parte operativa hasta
la alta dirección, con el fin de mejorar el desempeño del SGA1 . En la quinta fase se proponen
las estrategias de implementación a la alta dirección para que en la sexta fase se pueda
identificar los beneficios de la implementación del sistema en el menor tiempo posible.

Los resultados evidencian en el RAI los puntos críticos en el desempeño ambiental de la


organización enfocados a la necesidad de realizar la implementación y operación,

1 SGA: Sistema de Gestión Ambiental

6
verificación del sistema y la revisión por la Dirección, lo que permitió desarrollar los
procedimientos, programas, indicadores, responsabilidades, metodología de seguimiento y
control requeridos, además de las estrategias para su implementación identificando los
beneficios a la Alta dirección con el que se realizó énfasis en el desarrollo de presente
proyecto para la empresa JQ Electronics Colombia S.A.S.
ABSTRACT

The main objective of the project is the Design and Strategy of implementation of the
environmental management system based on the ISO 14001: 2004 standard for the
electronic company JQ Colombia S.A.S.

The research methodology was descriptive and correlational, using surveys applied by
senior management, plant collaborators and clients. Additional information was collected
that was found in the tours to the plant and validation of the existing documentation
delivered by the Environmental Coordinator.

In the first phase of the work the generalities of the company under evaluation are described.
In the second phase of the work an administrative diagnosis of the current Management
system was carried out according to the SWOT methodology, allowing to identify the
existing documentation inventory and the SWOT analysis of the strategic planning and
vision of the organization regarding the environmental theme. In the third phase of the work,
an Initial Environmental Review (RAI) was carried out according to GTC 93 (2007),
supported by surveys of stakeholders of the environmental management system and
documental review in field visits, allowing the identification of performance Environmental
management of the company through a comprehensive diagnosis of environmental
management. In the fourth phase, tools were developed to improve the environmental
management system that can be implemented in the operation, establishing monitoring and
control mechanisms from the operative part to the top management, in order to improve the
performance of the EMS 2 . The fifth phase proposes implementation strategies to senior
management so that in the sixth phase the benefits of implementing the system can be
identified in the shortest time possible.

2 EMS: Environmental management system

8
The results show the RAI critical points in the organization's environmental performance
focused on the need to carry out the implementation and operation, verification of the system
and review by the Management, which allowed the development of procedures, programs,
indicators, responsibilities, Methodology of monitoring and control required, in addition to
the strategies for its implementation, identifying the benefits to the Senior Management with
which emphasis was placed on the development of this project for the company JQ
Electronics Colombia SAS
INTRODUCCION

En un mundo donde los recursos naturales son limitados y además escasos, se hace necesario
identificar desde el ámbito empresarial cómo contribuir a la sostenibilidad ambiental
generando el menor impacto posible, logrando ser eficiente y rentable para el negocio.

Hoy día las empresas deben actuar sobre los impactos que ocasionan al medio ambiente en
el desarrollo de su actividad y de esta forma minimizar los efectos negativos sobre el medio
ambiente. Sin embargo, la recuperación económica de los productos fuera de uso requiere el
diseño, desarrollo, y control eficiente de un sistema logístico que no todos están dispuestos
a implementar.

Meadows y Randers (1972), pronosticaban que, al ritmo actual de consumo de recursos


naturales y de acuerdo con las tasas de crecimiento económico y demográfico, se producirá
una situación de insuficiencia de recursos alimenticios, agotamiento de los minerales más
importantes, superpoblación, contaminación y en general un profundo deterioro de la calidad
de vida, para mediados de este siglo.

Según Sanchez y Granero (2007) mencionaban que algo que pierde utilidad para un primer
usuario no tiene necesariamente que convertirse en residuo, sino que puede convertirse en
material prima para un segundo, pasando a ser un subproducto.

Bajo estas teorías se ha venido proyectando la necesidad de cuidar los recursos naturales y
reusar aquellos elementos que pueden tener un uso realizando algún proceso de recuperación
a través de métodos o medios tecnológicos. De esta forma es razonable pensar que la empresa
debe tener un papel protagonista en las actividades de gestión de los residuos y subproductos
generados en sus procesos industriales y empresariales, para lo cual es fundamental que la
gestión de éstos no menoscabe la posición competitiva de aquella.

10
En el desarrollo de la presente investigación focalizaremos el estudio a una empresa dedicada
al negocio verde del sector de Telecomunicaciones que tiene alto impacto en la sociedad
Colombiana, por el proceso de re manufactura que realiza a través de sus procesos con el fin
de gestionar correctamente sus procesos minimizando el impacto ambiental que puede
generar su objeto social. La problemática actual al interior de la organización se presenta al
no estar implementado un sistema de gestión ambiental que mitigue los riesgos asociados a
la generación de residuos ocasionados por las actividades que desarrollan.

Con el fin de cumplir la normatividad vigente, mejorar el desempeño ambiental y apoyar las
necesidades del mercado, se hace necesario tomar conciencia y adoptar mecanismos que
controlen el impacto ambiental que la organización genera a través de sus actividades.
Por esta razón es necesario implementar un sistema de gestión estructurado que permita
controlar los impactos generados en el ambiente.

Bajo esta necesidad del entorno JQ Electrónico Colombia S.A.S brinda soluciones
integrales a través del proceso de re manufactura de equipos de telecomunicaciones y de
acuerdo a su compromiso con el medio ambiente el proyecto de investigación tiene como
finalidad adoptar la normatividad establecida en el ISO 14001(2004), con el cual la empresa
pueda demostrar y garantizar el cumplimiento de la política del sistema de gestión ambiental
a través de la ejecución de sus procesos y la correcta destinación de materiales generados en
el desarrollo de sus actividades.

Los profesionales maestrantes deben tener una óptica de cambio en la sociedad, pensando en
garantizar el desarrollo humano sustentable, y este cambio se puede generar iniciando en las
grandes compañías que sean conscientes de la importancia del derecho de la naturaleza cómo
lo indica Vandana Shiva V. (2011) en su conferencia magistral “Democracia de la Tierra y
los derechos de la Naturaleza”, no perdiendo conciencia de la vida y haciendo de sus
negocios una entidad responsable socialmente. En esta oportunidad mi contribución será en
la compañía que laboro actualmente.
1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar el sistema de gestión ambiental de la empresa JQ Electrónico Colombia SAS, basado


en los lineamientos de la norma NTC ISO 14001:2004

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Realizar un análisis administrativo del Sistema de Gestión actual en la empresa JQ


Electrónico con el fin de identificar el estado actual del SGA.

• Diagnosticar el desempeño ambiental actual de la empresa JQ Electrónico S.A.S,


mediante el desarrollo de una Revisión Ambiental Inicial.

• Diseñar procedimientos operacionales y formular indicadores que permitan facilitar


el desarrollo del sistema de gestión ambiental, apoyando la supervisión y control del
desempeño ambiental que prevea su mejora continua.

• Proponer una estrategia de implementación, operación y verificación que permita


medir el cumplimiento de la política Ambiental.

12
2. MARCO DE REFERENCIA

2.1 MARCO TEORICO

2.1.1 ¿Qué es Gestión Ambiental?

Iwanoski y Rushmore(1994) afirman que una pobre administración de los insumos y recursos
está ligada al desperdicio, no obstante la administración ambiental puede reducir costos
operativos en la propiedad.

Mientras que Alexander y Kennedy (2002) indican que el objetivo principal de la operación
verde o gestión medioambiental de una empresa, es reducir tanto como sea posible el impacto
negativo mediante el uso responsable de recursos, para ellos es necesario modificar las
operaciones a fin de mejorar el aprovechamiento de la energía, agua y desechos.

Kirk (1995) menciona que las operaciones por más pequeñas que sean consumen cantidades
importantes de energía, agua, papel, y también contaminan al medio ambiente en forma de
olores, humo, ruidos y químicos. Por tanto, es importante identificar en todas las áreas las
herramientas y practicas utilizadas para el desarrollo de la actividad.

Según Roberts & Robinson (2003) La gestión medioambiental no es un método poco


científico de hacer que la compañía sea más eco logística y tampoco se trata de sustituir toda
la maquinaria, productos o procesos que tienen un impacto al medio ambiente, está más en
la línea de la filosofía japonesa “kaizen” que consiste en una mejora gradual e interminable
que en este caso se trata de un proceso documentado y planificado parara mejorar la
actuación ambiental.
De acuerdo a las teorías sobre la gestión ambiental está alineado con el objetivo de un sistema
de gestión ambiental que busca minimizar el impacto ambiental en el desarrollo de alguna
actividad y un adecuado uso de los recursos naturales.

2.1.2 Que es un sistema de gestión ambiental (SGA)

Un Sistema de Gestión Ambiental según ISO 14001(2004), es una herramienta que permite
a una organización desarrollar e implementar su Política Ambiental y gestionar sus aspectos
ambientales, el cual incluye la estructura organizacional, planificación de actividades,
responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos.

Un SGA logra que la compañía tenga una mayor capacidad competitiva y dota a la empresa
de herramientas de trabajo que permite sistematizar sus operaciones que conllevan a buenas
prácticas ambientales y a minimizar el impacto ocasionado por sus actividades.

Adicionalmente es un instrumento que permite controlar la legislación vigente aplicable a


sus aspectos ambientales y vela por el cumplimiento de sus objetivos ambientales el cual está
dirigido a empresas u organizaciones que quieren alcanzar un alto nivel de protección del
medio ambiente en el marco del desarrollo sostenible.

• Cuáles son los objetivos de un SGA

El objetivo de un sistema de gestión ambiental es establecer, implementar y mantener el


comportamiento ambiental de la empresa, asegurando el mejoramiento continuo en especial,
en todo lo relacionado con de acuerdo a lo establecido en la ISO 14001(2004):

- Definición de la política ambiental de acuerdo a sus actividades.


- Asegurar el cumplimiento de la legislación ambiental.
- Identificar los aspectos ambientas que ocasiona la empresa con el fin de prevenir
los efectos negativos sobre el ambiente y analizar los riesgos que pueden llegar

14
a la empresa como consecuencia de impactos ambientales accidentales que
pueda producir.
- Fijar objetivos y metas ambientales adecuadas a la naturaleza de la empresa.
- Establecer una estructura y uno o más programas para implantar la política y
lograr los objetivos y metas ambientales.
- Mantener una metodología de planificación, control, monitoreo, auditoria,
generación de acciones correctivas, y revisión por la Dirección para asegurar que
se cumpla la política, y que el sistema de gestión ambiental continua siendo
apropiado.
- Búsqueda de una certificación del sistema avalada por una entidad externa a la
organización.

• Que es una Revisión Ambiental Inicial

Según la guía para la ejecución de la revisión ambiental inicial GTC 93 (RAI) Es un


instrumento básico que evalúa la posición real de una organización respecto al medio
ambiente y la eficacia de sus actividades. Adicionalmente permite conocer:

- El estado actual de una actividad o instalación, conforme a las normas de


aplicación en el ámbito ambiental.
- Informa de las responsabilidades que asumen las personas en los nuevos marcos
legislativos.
- Identifica la legislación aplicable a cada empresa en concreto.
- Evalúa el cumplimiento legal.
- Permite adoptar medidas ahorro de recursos.
- Permite mejorar las actividades, productos y procesos que causan impactos
significativos.
- Permite elaborar un Plan de Acciones asignando los recursos de forma eficaz.
- Evalúa las prácticas Ambientales existentes.
- Ayuda a analizar el comportamiento ambiental de la empresa y los trabajadores.
2.1.3 Qué es ISO 14001

La norma ISO 14001 es una herramienta que ubica a una empresa sobre la gestión ambiental
que desarrolla y sobre los lineamientos que deberá regirse para implementar un sistema de
gestión al interior de la organización que adapte responsabilidades ambientales y trate
sistemáticamente asuntos ambientales, con el fin de mejorar el comportamiento ambiental y
las oportunidades de beneficio económico que debe desarrollar la empresa en busca de
minimizar los impactos generados por el desarrollo de sus actividades.

La ISO 14001 se centra en la organización determinando un conjunto de estándares basados


en procedimientos, herramientas y unas pautas desde las que una empresa puede construir y
mantener un sistema de gestión ambiental. “Su grado de aplicación depende de factores tales
como la política ambiental de la Organización, la naturaleza de sus actividades, productos y
servicios, localización y condiciones en las cuales opera” ISO 14001(2004).

• Que es un indicador de Gestión Ambiental

Según (Gonzalez, 2012) Un indicador de gestión refleja las acciones organizativas que desde
la Dirección se emprende para minimizar el impacto ambiental generado por el desarrollo de
sus actividades. La RDS3 (2017) entiende la gestión ambiental como “un proceso que está
orientado a resolver, mitigar y/o prevenir los problemas de carácter ambiental, con el
propósito de lograr un desarrollo sostenible, entendido éste como aquel que le permite al
hombre el desenvolvimiento de sus potencialidades y su patrimonio biofísico y cultural y,
garantizando su permanencia en el tiempo y en el espacio””

De esta forma los indicadores permiten tener un control y seguimiento adecuado sobre una
situación dada; Su importancia radica en que es posible reaccionar oportunamente frente a
las tendencias positivas o negativas observadas en su desempeño global. Los indicadores

3
RDS: Red de Desarrollo Sostenible de Colombia

16
son clave en una organización que permite retroalimentar a todas las partes interesadas
sobre la gestión de un proceso, proyecto y objetivo orientado a la estrategia.

• Ventajas de los Indicadores de Gestión Ambiental

Los sistemas de indicadores de gestión ambiental apoyan la planificación, control y


supervisión por parte de la empresa de los impactos ambientales generados en los procesos,
y proporcionan información para la dirección y grupos externos.

Los indicadores, por consiguiente, respaldan cuatro responsabilidades esenciales de la


gestión ambiental en una empresa según lo que indica el Ministerio de medio ambiente de
Alemania (1999):

- La identificación de puntos débiles y potenciales de optimización.


- La determinación de objetivos y metas ambientales cuantificables.
- La documentación de la mejora continua.
- La comunicación del comportamiento ambiental.

La utilidad de implementar indicadores de gestión puede proporcionar a una organización


los siguientes beneficios (Gonzalez, 2012):

- Detectar potenciales oportunidades de mejora


- Obtener y perseguir metas medioambientales
- Identificar oportunidades de mercado y potenciales de reducción de
costos
- Evaluar el impacto medioambiental de la empresa
- Proporcionar datos esenciales para informes y declaraciones
medioambientales exigibles
- Favorecer la implementación de ISO 14001
De acuerdo a lo anterior es importante que una organización mida su gestión a través de
indicadores claves que permitan actuar y corregir oportunamente en sus procesos acciones
que dificulten el cumplimiento de los objetivos que se hayan establecido referentes a sus
actividades ambientales.

2.1.4 Que es la norma ISO 19011

De acuerdo a las directrices para la auditoria de los sistemas de Gestión de Calidad y/


ambiental la norma técnica ISO 19011 (2002) es una norma internacional que proporciona
una orientación sobre los principios de auditora, la gestión de los programas de auditora, la
realización de auditoras de los sistemas de gestión de la calidad y auditoras de sistemas de
gestión ambiental, así como sobre la competencia de los auditores de sistemas de gestión de
la calidad y ambiental.

Esta norma es aplicable a todas las organizaciones que tienen que realizar auditorías internas
o externas de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental o que gestionar un programa
de auditora. La aplicación de esta Norma Internacional a otros tipos de auditoras es posible
en principio, siempre que se preste especial atención a la identificación de la competencia
necesaria de los miembros del equipo auditor.

18
2.2 MARCO CONCEPTUAL

Residuo: Cualquier material generado en los procesos de extracción, beneficio,


Transformación, producción, consumo, utilización, control o tratamiento cuya calidad no
permita usarlo nuevamente en el proceso que lo generó. (LGEEPA4, 2012)

Desecho: Aquello que queda después de haber escogido lo mejor y más útil de algo. (RAE
,2017).

JQe: JQ Electrónico Colombia S.A.S.

Logistica Inversa: Es el proceso de planificación, implantación y control eficiente del flujo


efectivo de costes y almacenaje de materiales, inventarios en curso y productos terminados,
así como de la información relacionada, desde el punto de consumo al punto de origen, con
el fin de recuperar valor o asegurar su correcta eliminación. (Rogers y Tibben-Lembke,
1998)

Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada (ISO
14001, 2004)

Acción preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial. (ISO
14001,2004).

Aspecto Ambiental: Son los elementos de las actividades, productos o servicios de una
organización que pueden interactuar con el medio ambiente. (ISO 14001, 2004).

4
LEGEEPA: Ley General del equilibrio ecológico y la protección al ambiente.
Recuperación: Es la alternativa para reducir el uso indiscriminado de los recursos naturales,
representa una opción necesaria para el tratamiento de los productos que han sido desechados
por los consumidores por haber llegado al final de su vida útil. (Sanchez J, 2012).

Generador: Cualquier persona cuya actividad produzca residuos o desechos peligrosos. Si


la persona es desconocida será la persona que está en posesión de estos residuos. El
fabricante o importador de un producto o sustancia química con propiedad peligrosa, para
los efectos del presente decreto se equipara a un generador, en cuanto a la responsabilidad
por el manejo de los embalajes y residuos del producto o sustancia (Decreto 4741, 2005).

Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoría. (ISO 14001, 2004).

Auditoría Ambiental: Proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y


evaluar objetivamente la evidencia para determinar si el SGA de una organización está
conforme con los criterios establecidos. (ISO 14001, 2004)

Programa de Auditoria: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un tiempo


determinado y dirigidas hacia un propósito específico. (ISO 19011, 2002).

Desempeño Ambiental: Resultados medibles del sistema de gestión ambiental, relativos al


control de los aspectos ambientales de la organización, basados en la política, los objetivos
y las metas ambientales. (ISO 14001, 2004).

Documento: Es una herramienta de comunicación utilizada para transmitir datos,


información, ideas, mensajes. Si el documento supone un proceso de elaboración avanzado,
la NTC ISO 14001 considera documentos a los datos, registros, reportes e informes.

Impacto Ambiental: Se define como el cambio que sufre el medio ambiente, ya sea adverso
o benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de una
organización. (ISO 14001, 2004).

20
Medio Ambiente: Entorno en el que opera una organización, que incluye aire, agua, suelo,
recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y su interrelación. (ISO 14004, 2004).

Mejoramiento continuo: Proceso recurrente de optimización del SGA, con el propósito de


lograr un mejoramiento en el desempeño ambiental global, en concordancia con la política
ambiental de la organización. (ISO 14001, 2004).

Meta ambiental: Requisito detallado de desempeño, cuantificable siempre que sea posible,
aplicable a la organización o a parte de ella, que surge de los objetivos ambientales y que se
necesita que sea establecida y cumplida con el fin de lograr estos objetivos. (ISO 14001,
2004).

Manual: Es un conjunto de procedimientos estructurados de manera sistemática para el


desarrollo de un proceso o conjunto de estos. (Álvarez M, 1996).

No Conformidad: Se entiende por no conformidad aquella desviación o incumplimiento


respecto a los requisitos de una norma o procedimiento. (ISO 14001, 2004).

Disposición Final: Es el depósito temporal de residuos o desechos peligrosos en un espacio


físico definido y por un tiempo determinado con carácter previo a su aprovechamiento y/o
valorización, tratamiento y/o disposición final. (Decreto 4741, 2005)

Objetivo Ambiental: Propósito ambiental global, surgida de la política ambiental, que una
organización se propone lograr, y que se cuantifica cuando sea aplicable. (ISO 14001, 2004).

Parte Interesada: Individuo o grupo involucrado con, o afectado por el desempeño


ambiental de una organización. (ISO 14001, 2004).
Política Ambiental: Propósito por parte de la organización en relación con su desempeño
ambiental global, que le sirve de marco para la acción y para fijar sus objetivos y metas
ambientales. (ISO 14001, 2004).

Prevención de la Contaminación: Uso de procesos, prácticas, materiales o productos que


evitan, reducen o controlan la contaminación, las cuales pueden incluir reciclaje, tratamiento,
cambios de proceso, mecanismos de control, uso eficiente de los recursos y sustitución de
materiales. (ISO 14001, 2004).

Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso con el fin de da
a conocer a todas las partes que intervienen. (ISO 14004, 2004)

Proceso: un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que


interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (ISO 9000, 2005).

Registro: Muestra resultados obtenidos de una actividad y de esta forma proporciona


evidencia de las actividades o procesos desempeñados. (ISO 14001, 2004).

22
2.3 MARCO LEGAL.

Con referencia al cumplimiento legal aplicable para JQ Electrónico Colombia SAS, en la


Tabla 1 se observa los mecanismos legales. A continuación se detalla:

Tabla 1 Mecanismos legales aplicables a JQ Electrónico Colombia SAS


Norma Descripción LUGAR DE APLICACIÓN
"Por el cual se expide el código de
Acuerdo 079 de 2003 Policía de Bogotá" Bogotá

"Por medio del cual se reglamenta el


comparendo ambiental en el Distrito
Acuerdo 417 de 2009 Capital y se dictan otras disposiciones" Bogotá
"Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del
Sector Ambiente y Desarrollo
Decreto 1076 de 2015 Sostenible" Todo el país
"Por el cual se reglamenta el
departamento de gestión ambiental de
las empresas a nivel industrial y se
Decreto 1299 de 2008 dictan otras disposiciones" Todo el país

"Por el cual se establece el Sistema para


la Protección y Control de la Calidad
Decreto 1575 de 2007 del Agua para Consumo Humano" Todo el país
"Por el cual se reglamenta el manejo y
transporte terrestre automotor de
Decreto 1609 de 2002 mercancías peligrosas por carretera" Todo el país
"Por medio del cual se compilan las
disposiciones contenidas en los
Decretos Distritales 619 de 2000 y 469
Decreto 190 de 2004 de 2003." Todo el país
"Por el cual se reglamenta la prestación
Decreto 2981 de 2013 del servicio público de aseo" Todo el país
"Por el cual se reglamenta el artículo 15
de la Ley 373 de 1997 en relación con
la instalación de equipos, sistemas e
Decreto 3102 de 1997 implementos de bajo consumo de agua" Todo el país
"Por el cual se reglamenta la
imposición y aplicación del
Comparendo Ambiental en el Distrito
Decreto 349 de 2014 Capital" Bogotá
"Por el cual se regula el manejo,
transporte y disposición final de
escombros y materiales de
Decreto 357 de 1997 construcción." Bogotá
"Por medio del cual se reglamenta la
Ley 1259 de 2008 y se dictan otras
Decreto 3695 de 2009 disposiciones" Todo el país
"Por el cual se reglamenta parcialmente
la prevención y el manejo de los
residuos o desechos peligrosos
generados en el marco de la gestión
Decreto 4741 de 2005 integral" Todo el país

"Por el cual se dicta el Código Nacional


de Recursos Naturales Renovables y de
Decreto Ley 2811 de 1974 Protección al Medio Ambiente" Todo el país
"Por la cual se dictan normas
prohibitivas en materia ambiental,
referentes a los residuos y desechos
peligrosos y se dictan otras
Ley 1252 de 2008 disposiciones" Todo el país

"Por medio de la cual se instaura en el


territorio nacional la aplicación del
comparendo ambiental a los infractores
de las normas de aseo, limpieza y
recolección de escombros; y se dictan
Ley 1259 de 2008 otras disposiciones" Todo el país

"Por la cual se establece el


procedimiento sancionatorio ambiental
Ley 1333 de 2009 y se dictan otras disposiciones" Todo el país

"Por la cual se reforma la Ley 769 de


2002 - Código Nacional de Tránsito, y
Ley 1383 de 2010 se dictan otras disposiciones" Todo el país
"Por la cual se establecen los
lineamientos para la adopción de una
política pública de gestión integral de
Residuos de Aparatos Eléctricos y
Electrónicos (RAEE), y se dictan otras
Ley 1672 de 2013 disposiciones" Todo el país
"Por la cual se establece el programa
Ley 373 de 1997 para el uso eficiente y ahorro del agua" Todo el país
"Por la cual se dictan normas
prohibitivas en materia ambiental,
referentes a los desechos peligrosos y
Ley 430 De 1998 se dictan otras disposiciones" Todo el país
"Por medio de la cual se aprueba el
“Convenio número 170 y la
Recomendación número 177 sobre la
Seguridad en la Utilización de los
Productos Químicos en el Trabajo”,
adoptados por la 77a. Reunión de la
Conferencia General de la OIT,
Ley 55 de 1993 Ginebra, 1990" Todo el país

24
"Mediante la cual se fomenta el uso
racional y eficiente de la energía, se
promueve la utilización de energías
alternativas y se dictan otras
Ley 697 de 2001 disposiciones" Todo el país
Ley 769 de 2002, Código Nacional Código Nacional de Tránsito Todo el país
"Por el cual se dictan medidas
Ley 9 de 1979 sanitarias" Código Sanitario Nacional Todo el país
"Por la cual se crea el MINISTERIO
DEL MEDIO AMBIENTE, se reordena
el Sector Público encargado de la
gestión y conservación del medio
ambiente y los recursos naturales
renovables, se organiza el Sistema
Nacional Ambiental - SINA y se dictan
Ley 99 de 1993 otras disposiciones" Todo el país
"Por medio de la cual se reglamenta la
conformación, capacitación y
entrenamiento para las brigadas
contraincendios de los sectores
energético, industrial, petrolero,
minero, portuario, comercial y similar
Resolución 0256 de 2014 en Colombia" Todo el país
"Por la cual se define un esquema de
tarifas diferenciales para establecer los
costos de prestación del servicio de
energía eléctrica a usuarios regulados
en el SIN para promover el ahorro
Resolución 029 de 2016 voluntario de energía." Todo el país

"Por la cual se establecen los Sistemas


de Recolección Selectiva y Gestión
Ambiental de Residuos de Pilas y/o
Acumuladores y se adoptan otras
Resolución 1297 de 2010 disposiciones" Todo el país

Por la cual se establece los requisitos y


el procedimiento para el Registro de
Generadores de Residuos o Desechos
Peligrosos, a que hacen referencia los
artículos 27º y 28º del Decreto 4741 del
Resolución 1362 de 2007 30 de diciembre de 2005. Todo el país
"Por la cual se establecen los Sistemas
de Recolección Selectiva y Gestión
Ambiental de Llantas Usadas y se
Resolución 1457 de 2010 adoptan otras disposiciones" Todo el país

"Por la cual se establecen los Sistemas


de Recolección Selectiva y Gestión
Ambiental de Residuos de Bombillas y
Resolución 1511 de 2010 se adoptan otras disposiciones" Todo el país
"Por la cual se establecen los Sistemas
de Recolección Selectiva y Gestión
Ambiental de Residuos de
Computadores y/o Periféricos y se
Resolución 1512 de 2010 adoptan otras disposiciones" Todo el país
"Por el cual se establecen los elementos
que deben contener los Planes de
Gestión de Devolución de Productos
Resolución 1675 de 2013 Pos consumo de Plaguicidas" Todo el país
"Por la cual se dictan normas para el
cumplimiento del contenido del Título
III de la parte 4a. del Libro 1o. Del
Decreto Ley No. 2811 de 1974 y de los
Títulos I, II y XI de la Ley 09 de 1979,
Resolución 2309 de 1986 en cuanto a Residuos Especiales Todo el país
"Por la cual se establecen algunas
disposiciones sobre vivienda, higiene y
seguridad en los establecimientos de
Resolución 2400 de 1979 trabajo" Todo el país
“Por la cual se establecen los elementos
que deben ser considerados en los
Planes de Gestión de Devolución de
Productos Pos consumo de Fármacos o
Resolución 371 de 2009 Medicamentos Vencidos” Todo el país
“Por la cual se establecen los elementos
que deben contener los Planes de
Gestión de Devolución de Productos
Pos consumo de Baterías Usadas Plomo
Resolución 372 de 2009 Acido” Todo el país
"Por medio de la cual se regula el
cargue, descargue, transporte,
almacenamiento y disposición final de
escombros, materiales, elementos,
concretos y agregados sueltos, de
construcción, de demolición y capa
orgánica, suelo y subsuelo de
Resolución 541 de 1994 excavación" Todo el país
"Por la cual se establece el listado
detallado los materiales reciclables y no
reciclables para la separación en la
fuente de residuos sólidos domésticos
Resolución 799 de 2012 en el Distrito Capital" Bogotá
Fuente: Autor (2017)

El 14% de la normatividad encontrada es aplicable para Bogotá y el 86% a nivel nacional.


La composición de los aspectos legales para JQ Electrónico debe dar cumplimiento a decreto,
leyes, resoluciones y acuerdos para su sector identificados en: 2 acuerdos, 14 resoluciones,
12 decretos, y 12 leyes. Esta matriz legal considera los aspectos que desarrolla la empresa a
través de su objeto social y referente a los aspectos de cuidado de recursos naturales.

26
3. METODOLOGIA

Para el desarrollo de la investigación, se planteó la metodología PHVA (Planear, Hacer,


Verificar y Actuar) propuesta por la NTC ISO 14001, con el fin de identificar factores que
permitieran una mejora integral del sistema de gestión ambiental y adecuar los procesos para
ser más competitivos en los productos y servicios ofrecidos siendo responsables con el
impacto ambiental generado por el desempeño de sus actividades.

3.1 Fase 1: Planear

Esta fase permitió evaluar el proceso de planificación que permite identificar, evaluar y
priorizar las actividades generadas en la operación y que tienen mayor relevancia en los
indicadores de desempeño ambiental de la empresa.

Se desarrolló una revisión de la documentación existente del Sistema de Gestión ambiental


y un levantamiento de fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades dentro del SGA.
Esta información permitió realizar una validación frente a la Revisión ambiental inicial de
los aspectos que identifica la organización se debe trabajar frente a las actividades generadas
en los procesos que tienen algún tipo de impacto ambiental por el desarrollo del negocio.

3.2 Fase 2: Hacer

En esta fase se desarrolló una Revisión Ambiental Inicial (RAI) de acuerdo a la GTC 93, la
cual permitió diagnosticar el desempeño ambiental actual de la empresa JQ Electrónico
Colombia S.A.S identificando los procedimientos aplicados, manejo de residuos generados
por el desarrollo de su actividad, el cual serán objeto para el desarrollo de la presente
investigación.

Posteriormente se elaboraron herramientas para la implementación y operación del SGA,


basado en la revisión ambiental inicial, considerando aquellos puntos que presentaron una
menor calificación durante su evaluación y que contribuirá al mantenimiento y mejora
constante de los aspectos ambientales de la empresa. Los puntos a destacar en el hacer se
concentraron en la fijación de indicadores ambientales, matriz de responsabilidades, plan de
comunicaciones, metodología de auditorías y el seguimiento y control de indicadores.

3.3 Fase 3: Verificar

En esta fase se elaboraron los procedimientos y mecanismos para el seguimiento y control


del cumplimiento de la normatividad ISO 14001 y lo que ella define en el contexto de la
política ambiental de la organización.

3.3 Fase 4: Actuar

En esta fase se elaboraron los procedimientos y mecanismos para el seguimiento y la


medición de los procesos desde la alta dirección que permitirá controlar el impacto ambiental
generado y el cumplimiento de los requisitos legales de acuerdo a la industria del sector.

Esta fase es muy importante para el correcto desarrollo del SGA ya que se involucran
procesos de medición, seguimiento y evaluación del desempeño ambiental de la empresa.

28
4. GENERALIDADES

4.1 HISTORIA, CONSTITUCIÓN Y UBICACIÓN

Para poder obtener la historia, antecedentes y constitución de la empresa se realizó una


entrevista al Ingeniero Fredy González, Gerente de Negocio, quien inicio su labor en JQ
Electrónico como Líder del proyecto DIRECTV hace 14 años.
Actualmente ocupa el cargo de Gerente de Negocio y tiene a su cargo el proyecto de TIGO-
UNE con una planta exclusiva para este proyecto de 200 colaboradores

4.1.1 Historia

Según F. Gonzalez, en comunicación personal, 18 de febrero de 2017, “JQ Electrónico es


una Multinacional de origen Mexicano que fue fundada en el año 2000 por jóvenes
mexicanos emprendedores (Julio Fernández y Edgar Quevedo) como resultado de la
integración de las compañías de distribución de equipos, partes y componentes indexware
y Pc Parts para prestar servicios de re manufactura a compañías de Telecomunicaciones,
cómputo y electrónica.

En una licitación que lanzo un cliente para hacer re manufactura de equipos de


Telecomunicaciones decidieron unirse para poder afrontar los retos que requería esa
licitación (DIRECTV en México). Desde el año 2000 se fusionaron y empezaron a trabajar
juntos.

Después de eso iniciaron a licitar en países de Latinoamérica (Venezuela 2002) y en


Colombia llegaron en el 2003 con el proyecto de DIRECTV y con el cliente Hewlett
Packard (equipos de cómputo y electrónica). Cuando llegaron a Colombia no tenían una
sede propia y no conocían a nadie en el país. Había personal de una empresa llamada K&N
(limpieza de equipos, almacenamiento y distribución) que trabajaba para DIRECTV, por
solicitud del cliente cerraron los procesos de re manufactura y cedió una parte de las
bodegas a JQ Electrónico (bodegas cerca al Puente Aéreo).
Con un grupo de personas (Carlos Pérez, Fredy Gonzales y otras dos personas) se empezó
a trabajar para el proyecto DIRECTV, desde que inició la operación. Para la
implementación se trasladaron 2 personas de México (Horario García) y (Reinaldo García)
ingeniero de reparación de fallas de equipos quien replico su conocimiento al personal
contratado en Colombia.

La cantidad de personal en ese momento no superaba los 30 trabajadores. Quién


contribuyo en la constitución de la compañía fue el Revisor Fiscal Luis Alberto Sutachan
Arias y Contrataron un Gerente General llamado Mauricio Beltrán.

Cómo la operación fue creciendo rápidamente en Colombia fue necesario conseguir una
bodega propia para crecer a medida de las necesidades de los clientes, en ese momento se
trasladó la operación a la bodega San Ignacio en la Bodega 2.
En el 2004 despidieron al Gerente General y contrataron a Mario García actual Director
General que era en su momento el Gerente de Logística de DIRECTV. Cuando se trasladó
a la nueva bodega no se superaba las 50 personas y la facturación estaba en 150Millones
de pesos.

Con la llegada de Mario García se empezó a implementar la estructura de trabajo y


procesos de la compañía. Se inició con la contratación de personal financiero y de capital
humano.

La actividad principal de JQ Electrónico es transformar los equipos usados del sector de


Telecomunicaciones cómo los decodificadores y los módems en equipos con apariencia de
nuevo a través del proceso de re manufactura el cual contribuye a la responsabilidad social
y ambiental evitando que los equipos que se re manufacturan se destruyan y afecte el medio
ambiente.

30
En la actualidad se visualiza una oportunidad en Ingeniería, donde el conocimiento y la
experiencia va hacer muy necesaria para poder ofrecer productos diferenciales a los
clientes. La compañía ha crecido en su facturación 240 veces desde su creación (14 años)
lo cual ha sido una alternativa de reducción de CAPEX a los clientes que se ofrece el
servicio”.

4.1.2 Constitución de la Empresa

En la siguiente tabla se presenta la descripción general de la compañía:

Tabla 2 Descripción de JQ Electrónico Colombia S.A.S


Nombre de la Empresa JQ Electrónico Colombia S.A.S
NIT 830.129.426-0 Código CIU 9512 (CCB, 2017)
Accionista 1 Julio Fernández Accionista 2 Edgar Quevedo
Ps No 07330057414 Ps No G04322788
Dirección Diagonal 47 # 77B-09 Parque Industrial San Cayetano
Municipio Cundinamarca
Representante Legal Mario García Suplente Marcela López
Teléfono 4107273 Ext 100 PBX 4107273
Pág. WEB www.jqelectrónico.com.co
Operativos 710 Plantas Productivas
Número de trabajadores Administrativos 59 Bogotá Medellín
% Participación 85% 14%
Fuente: Autor (2017)

JQ Electrónico es una compañía que es atractiva para el sector de Telecomunicaciones por


su trayectoria y evolución a lo largo de los últimos años, basado en su crecimiento y
ampliación de planta para el año 2016 en Medellín. El valor de personal operativo puede
fluctuar constantemente debido a los picos de producción ocasionados por la demanda de los
clientes.
Se identifica que el CIU de acuerdo a la Cámara y Comercio, Código Industrial Internacional
Uniforme al código 9512, el objeto de la compañía es el Mantenimiento y reparación de
equipos de comunicación, pero su alcance está siendo mayor incorporando los conceptos
logísticos desde la recolección hasta el almacenamiento de equipos.

4.1.3 Ubicación

JQ Electrónico Colombia S.A.S se encuentra ubicada actualmente en la Diagonal 47 # 77B-


09 Parque Industrial San Cayetano, Barrio San Ignacio en la ciudad de Bogotá donde
funciona la sede Administrativa y productiva.
Al interior del parque se tiene las bodegas 2, 3 para el proceso de diagnóstico, ensamble,
desensamble, pintura y verificación del producto. En la bodega 5 se encuentra el
almacenamiento de los insumos y en la Bodega 15, 16 y 18 el almacenamiento de los equipos
para producción y producto terminado.

En la siguiente figura se presenta una imagen de la localización geográfica de la empresa.

Figura 1 Localización Geográfica

Fuente: Google Earth 2017. Adoptado: Autor (2017)

Actualmente se encuentra un proyecto llamado “Renova” el cual es liderado por el Gerente


de Operaciones Carlos Perez, con la finalidad de hacer la búsqueda de una nueva planta y
trasladar la operación debido al crecimiento que ha presentado la organización. Una posible
planta para adecuar la operación estaría ubicada en la Cra 13 con Boyacá.

32
4.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Julio Fernández uno de los socios de JQ Electrónico Colombia S.A.S estuvo presente durante
el desarrollo de la planeación estratégica desarrollada en diciembre del 2016 junto con el
comité Directivo, quienes realizaron una revisión de la misión, visión y valores para
estructurar los objetivos estratégicos del 2017. A continuación se menciona la misión, visión
y valores:

• Misión:

Respaldar la grandeza de la marca de nuestros clientes, cuidando sus inversiones y


ofreciendo soluciones integrales que benefician el Medio Ambiente

• Visión:

Ser el centro de innovación tecnológica preferido por nuestros aliados en América Latina
que sorprende, anticipa, acompaña y protege el planeta

• Valores:

Me apasiona el éxito y el servicio


Soy Innovador
Brindo Confiabilidad
Soy Guardián Ambiental
Lidero con el ejemplo
Soy parte de un equipo Incluyente
4.3 ENFOQUE AL CLIENTE

JQ Electrónico Colombia S.A.S está enfocado a bridar soluciones a la medida a sus clientes
aportando positivamente a sus estados financieros (reducción de Capex) a través de los
procesos de re manufactura y evitando que los equipos eléctricos y electrónicos se envíen a
disposición final sin previamente realizar un proceso de reparación y mejora cosmética.

JQe tiene una trayectoria en el mercado de más de 15 años proporcionando soluciones de


logística inversa, enfocando al cliente a mantener sus esfuerzos a su core de negocio y
permitiendo a JQe ayudarlos a manejar los procesos de logística inversa donde se tiene una
amplia experiencia. Algunos hitos que menciona la organización en su brochure son:

 Generar fidelización con los clientes de la marca mediante un servicio completo y


oportuno.
 Potencializar el conocimiento del cliente mediante clientes satisfechos.
 Reducir toneladas de desechos electrónicos.
 Combatir la obsolescencia acelerada.
 Apoyar a la marca a cumplir con su compromiso ambiental.
 Reducción, reutilización, y reciclaje mediante servicios de boomerang y
hasrvesting.

4.3.1 Líneas de Productos y Servicios

 Call center y servicios de campo


 Re manufactura de equipos electrónicos y eléctricos
 Transporte
 Almacenamiento
 Abastecimiento de partes y accesorios

34
4.3.2 Portafolio de Servicios

Existen 5 enfoques de servicio el cual se resume a continuación:

Tabla 3 Descripción de Servicios JQ Electrónico Colombia S.A.S


Call Center Logística Re manufactura Reciclaje Innovación
Servicios de Inversa Testing & Screening Reciclaje Abastecimiento
campo electrónico de partes &
accesorios
Agendamiento Centros De acopio Reparación modular & Investigación &
componente desarrollo
Soporte Recolección y Reparación de pantallas Soluciones para
Técnico Entrega equipos móviles
Empaque Reacondicionamiento
Fulfillment & cosmético
Kitting
Almacenamiento Ensamble Electrónico
e inventarios
Transporte & Reparación en Cleam
Distribución room
Centros
autorizados de
Servicio en
garantía & fuera
de garantía
Fuente: Autor (2017)

La participación de estos procesos en los ingresos de la compañía tiene un comportamiento


del 18% en Call Center y el 69% en Re manufactura donde se concentra el volumen de
servicios que actualmente se ofrecen

4.3.3 Distribución de Operaciones

JQ Electrónico cuenta con cuatro (4) operaciones en América Latina:

México (Casa Matriz), Ecuador, Perú y Colombia. En Colombia cuenta con 7 sedes a
nivel Nacional: Bogotá, Cali, Medellín, Barranquilla, Pereira, Ibagué y Bucaramanga
Figura 2 Distribución Operaciones JQ Electrónico

Fuente: Presentación Comercial JQe Genérica. Adoptado: Autor (2017)

Aunque México es la casa matriz donde se inició operaciones de JQ Electrónico, Colombia


tiene un comportamiento a nivel financiero y de procesos que prevalece sobre las demás
operaciones destacándose frente a los resultados de los últimos 5 años. Esto se ve reflejado
en los estados financieros de Colombia frente a las demás operaciones.

36
4.4 MAPA DE PROCESOS

Los procesos de la empresa se dividen en dos líneas principales: Logística directa/inversa y


re manufactura de equipos. Actualmente se encuentra certificado bajo la NT ISO 9001: 2008
los procesos de re manufactura. Con la nueva versión del 2015 se espera incluir todos los
procesos que actualmente maneja la compañía como son: Call Center y Servicios de Campo
y Logística.

Para el manejo de residuos generados en la operación, la empresa posee 9 contratos donde


se entrega con una frecuencia mensual con el fin hacer su respectiva destinación. A
continuación se muestra el flujo del proceso desde la entrega de equipos por parte del cliente
hasta la entrega del producto o servicio terminado:

Figura 3 Mapa de Procesos JQ Electrónico Colombia SAS

Fuente: Autor (2017)


Como se evidencia en la figura anterior el concepto de logistica inversa en JQ Electrónico,
integra procesos del cliente, transporte, logistica y re manufactura de los activos de los
clientes.

A continuación se detalla de forma general las actividades realizadas en cada uno de los
procesos en JQ Electrónico Colombia S.A.S:

4.4.1 Proceso Ejecutado por Cliente:

Son los procedimientos que realiza el cliente con recursos propios y tercerizados donde sus
actividades son ingreso para el proceso productivo realizado por JQe:

• Contratistas:

Corresponde a los equipos provenientes de la desinstalación de equipos de


Telecomunicaciones (Decodificadores y Módems) en cliente final por mantenimientos o
retiros, estos equipos son usados como ingreso al proceso de re manufactura.

• Centros de Atención:

Corresponde a los equipos provenientes por las bajas de clientes finales voluntariamente o
por cartera, el cual hacen entrega en los centros de atención al público a nivel Nacional de
cada uno de los Operadores de Telecomunicaciones.

• Almacén:

Una vez finalizado el proceso de re manufactura de equipos el cliente envía su transporte


para recolectar los equipos o material disponible para posteriormente realizar
almacenamiento en sus centros de Acopio.

38
4.4.2 Proceso ejecutado JQe:

Son los procedimientos que JQ Electrónico Colombia S.A.S realiza en cada una de las
bodegas de almacenamiento, en la planta de producción y en terreno:

• Transporte:

Son los vehículos destinados para la recolección de equipos en contratistas y centros de


atención de los clientes. Antes de hacer el cargue de los equipos en los vehículos se realiza
serialización y conciliación frente a la prealerta que envía previamente los clientes para
identificar diferencias en la información y corregirse en el evento que ocurra. En el caso que
no exista ninguna novedad se procede con el cargue de los equipos a los vehículos para
entrega a los almacenes de JQe.

• Recuperadores:

A través de este proceso se hace recolección de equipos (Decodificadores y Módems) en


usuarios finales, previamente un agendamiento que se realiza desde el Call center. El recurso
dedicado para este proceso son técnicos motorizados que acopian los equipos en unas maletas
destinadas para este fin. Una vez finalizan su jornada laboral hacen entrega de estos equipos
en el almacén destinado por JQe.

• Almacén:

En este proceso se hace el ingreso de todos los equipos a los sistemas de información del
cliente y de JQe con el fin de realizar un alistamiento y entrega al área de producción armando
estibas de equipos del mismo modelo y cliente.

De igual manera una vez el producto es re manufacturado por producción, todas las estibas
son almacenadas en este espacio para entrega al cliente cuando envía su correspondiente
transporte.
En este espacio se almacena también los insumos que son usados para el proceso de re
manufactura como es pintura, cepillos, cajas, separadores y bolsas burbuja.

• Diagnostico:

Cuando son enviados los equipos desde el área de almacén al área productiva se realiza una
selección de los equipos a procesar de acuerdo al plan de producción donde se clasifican para
realizar las respectivas pruebas funcionales de audio y video de acuerdo al modelo y la marca.
En caso que los equipos no tengan falla pasan al proceso cosmético y si presentan falla pasan
al proceso de reparación técnica de los equipos.
Estas pruebas se realizan de acuerdo a un protocolo de pruebas que entrega cada uno de los
clientes que se debe realizar con la red de Claro, ETB, TIGO UNE o DIRECTV.

• Reparación:
Si el equipo presenta una falla de audio o video los técnicos de reparación realizan todas las
pruebas técnicas y deciden si es una falla reparable o irreparable. Se debe reportar al cliente
la parte que se reparara o que no pudo repararse para autorización de compra de componente.
El técnico de reparación realiza el reemplazo en la tarjeta electrónica y ensambla el equipo
para envío al área de cosmética.
En caso que el equipo no sea reparable se destina el equipo al proceso de SCRAP (destrucción
del equipo por parte del cliente).

• Cosmética:

Este proceso tiene como finalidad reacondicionar las partes que ingresan de los diferentes
laboratorios de la empresa, las cuales estén en un estado de deterioro visible y no apto para
su presentación frente a los clientes finales.

40
El proceso inicia con la clasificación de las partes metálicas y plásticas para distribuir al
interior de cosmética a su debida actividad lijado a máquina, pulido, latonería, pintura,
tampografía, serigrafía. Cada una de las partes debe pasar por estos procesos de acuerdo al
criterio cosmético con el que venga la parte. Al finalizar todas las partes deberán pasar por
inspección final para validar que cumple con los requisitos y entrega a los laboratorios para
su correspondiente ensamble y verificación.

• Verificación :

En este proceso se reciben los equipos ensamblados y se realiza una inspección visual a la
apariencia cosmética, si cumple con los requisitos se realiza una prueba funcional de audio
y video para garantizar que el equipo cumpla con las condiciones exigidas por el cliente. Se
realiza empaque del equipo en cajas master incorporando las fuentes y accesorios
correspondiente a los equipos para entrega al área de Control de Calidad.
En este proceso la verificación se realiza al 100% de los equipos y es filtro de los anteriores
procesos productivos, en caso de encontrar errores devuelve el equipo al proceso que debe
corregir.

• Control de Calidad

Una vez el área de producción ha finalizado un lote hace entrega al área de Calidad para
realizar una selección de equipos de acuerdo a las norma de militar estándar para
evaluación física y funcional del equipo y dar aceptación al lote para envío al área de
almacén.
En caso que los criterios no se cumplan de acuerdo a la norma militar se rechaza el lote y
el área productiva debe volver a procesar los equipos.
4.5 DESCRIPCIÓN DE AREAS

A continuación se especifica las actividades que realiza las áreas que participan en los
procesos de logística y re manufactura:

4.5.1 Áreas de apoyo:

• Servicio al Cliente y Postventa

Son los responsables de comunicar las necesidades del cliente al interior de la organización
y dar respuesta oportuna a sus requerimientos.

• Compras:

Es el responsable de coordinar, comprar y realizar seguimiento a las compras de la


compañía para el cumplimiento de los planes de producción (insumos, herramientas,
accesorios, etc.).

• Investigación y Desarrollo:

Es el área que se encarga de brindar desarrollos a problemas presentados en la línea de


producción y que no son fáciles de detectar en cuanto fallas técnicas.
Adicional se encarga de hacer las homologaciones a los equipos nuevos para realizar todo el
proceso de logística inversa desarrollando el producto nuevo que ingresa a la organización,
adaptando los procesos para su re manufactura.

42
4.5.2 Áreas operativas:

• Almacén:

Administra los inventarios propios de la compañía y entrega oportuna al área de producción


para el cumplimiento de los planes acordados con el cliente

• Logística :

Es el área encargada de la administración de los inventarios del cliente, entrega y despacho


de equipos al área operativa para el proceso de re manufactura. Posterior de la entrega del
producto terminado por parte del área de producción se realiza los despachos de equipos al
cliente

• Producción :

Línea producción: Se encarga de realizar el diagnostico, ensamble /desensamble de


equipos, limpieza física, verificación del equipo y empaque.

Reparación: Cuando los equipos presentan algún tipo de falla es el área encargada de hacer
la reparación técnica al equipo evitando que se vaya a disposición final.

Reacondicionamiento: Es el área que procesa las partes de los equipos cosméticamente para
volver su apariencia como nuevo a través de la limpieza, lijado, pulido y pintura de las
partes/equipos. Posteriormente se envían a la línea de producción para que puedan ser
ensamblados nuevamente los equipos

• Control Calidad:

Es el área encargada de realizar una revisión aleatoria a los equipos re manufacturados


(disponibles) para entrega al cliente dando cumplimiento a los estándares de calidad
funcionalmente y cosméticamente

• Call Center y Servicios de Campo:

Es el área que asegura la recuperación de equipos de telecomunicaciones en clientes finales


con el personal motorizado en campo.
4.6 ORGANIGRAMA

JQ Electrónico Colombia S.A.S, está estructurado de acuerdo a los siguientes esquemas,


el cual se encuentra fragmentado en 4 niveles jerárquicos principalmente así:

Figura 4 Organigrama JQ Electrónico Colombia S.A.S (Nivel I y Nivel II)


DIRECCIÓN PAIS

Director País

Director de Director de Director de


Director de Director de
Administración Control y Infraestructura
Capital Humano Operaciones
y Finanzas Calidad y Tecnología

Gerente de
Cuenta
2

Fuente: Capital Humano JQ Electrónico Adoptado: Autor (2017)

Figura 5 Organigrama JQ Electrónico Colombia S.A.S (Áreas de apoyo)

Fuente: Capital Humano JQ Electrónico Adoptado: Autor (2017)

44
Figura 6 Organigrama JQ Electrónico Colombia S.A.S (Áreas Operativas)

Fuente: Capital Humano JQ Electrónico Adoptado: Autor (2017)

De acuerdo a la estructura de la organización en cada uno de sus áreas se tiene una


composición de cargos como se muestra a continuación:

Tabla 4 Cierre Head Count Febrero07 JQ Electrónico Colombia S.A.S


Cargos Colaboradores % participación
AUXILIAR 487 60%
TECNICO 223 28%
COORDINADOR 38 5%
ANALISTA 28 3%
JEFE 20 2%
DIRECTOR 6 1%
GERENTE 5 1%
Total General 807
Fuente: Informe Head Capital Humano. Adoptado: Autor (2017)

El personal Auxiliar, técnico y Coordinador hacen el 93% del total de la planta dado que el
proceso que realiza la empresa es manual. Para el 2020 se busca reducir este porcentaje al
70% con la tecnificación de algunos procesos de acuerdo a los datos obtenidos en la
planeación estratégica desarrollada en diciembre del 2016.

4.7 DESCRIPCIÓN DE CARGOS


A continuación se detallan los principales cargos de la empresa y su razón de ser al interior
de los procesos que se ejecutan en JQ Electrónico Colombia S.A.S:

Tabla 5 Descripción de Cargos JQ Electrónico Colombia S.A.S


Nivel 1: Dirección General (1)

Dirección País Dirigir la operación de JQE en Colombia, estableciendo


directrices que garanticen el crecimiento y permanencia de la
empresa a corto, mediano y largo plazo, asegurando la
rentabilidad, satisfacción del cliente, control y buen uso de los
recursos.
Nivel 2: Dirección (5)

Director Operaciones Coordinar y controlar oportuna y eficazmente todos los


procesos y requerimientos de la operación de re manufactura,
con el fin de incrementar productividad en cada área de la
compañía haciendo más efectivos los procesos operativos
internos
Director Control y Calidad Liderar, administrar y controlar todos los procesos y recursos
que hacen parte del área de calidad y de procesos, por medio
de la documentación, implementación, mantenimiento y
mejoramiento continuo de la eficacia del Sistema de Gestión
de la Calidad, aseguramiento de calidad y procesos de la
Compañía
Director Financiera y Planear, dirigir, controlar y ajustar políticas y estrategias
Administrativa referentes a la administración de los recursos financieros,
procesos contables, procesos de control interno y procesos de
compras que garanticen el cumplimiento de las normas y el
servicio oportuno de las dependencias a su cargo.
Director Capital Humano Generar un impacto positivo y significativo en la
productividad de la Compañía, a través de una cultura
organizacional orientada al servicio, la calidad, el bienestar y
desarrollo de sus colaboradores, a través de planes de acción
basados en la necesidad del negocio y la normatividad legal
colombiana
Nivel 3: Gerencia (5)

Gerencia de Unidad de Administrar oportuna y eficazmente todos los recursos y


Negocio requerimientos de la operación de cada uno de los proyectos
con el fin de generar eficiencias y cumplir con los ANS
determinados por la organización y el cliente. Administrar
eficiente los recursos de la operación de re manufactura y
logística, garantizando la rentabilidad del proyecto y
garantizando el cumplimiento del acuerdo de servicio hacia

46
nuestros clientes, con un direccionamiento claro del Plan
Estratégico de la Compañía
Gerencia de Investigación Crear soluciones eficientes innovadoras que permitan mejorar
la productividad en los procesos de la Organización y captar
nuevos ingresos mediante la creación constante de
tecnificación de los procesos internos y de los clientes
Gerencia de Call Center y Administrar oportuna y eficazmente los recursos para el
Servicios de Campo cumplimiento de los ANS con los clientes que permitan traer
el input al proceso de re manufactura, a través de la
recuperación de equipos de Telecomunicaciones en clientes
finales.
Gerente de Cuenta Ser la cara al cliente ante todos los requerimientos técnicos, y
operativos brindando soluciones permanentes con el apoyo de
las áreas de Operaciones
Nivel 4: Jefatura Operaciones (4)

Jefatura de Almacén y Liderar el almacenamiento de insumos y herramientas


Transportes garantizando la operación de entrada y salida de la mercancía
y posterior supervisión de los procedimientos de entrega de la
misma a los laboratorios en su recepción y expedición,
validando el abastecimiento y generando las alertas necesarias
al cliente o al área de compras en caso de posibles quiebres de
inventario; liderar la ejecución y garantizar el cumplimiento
de los requerimientos de transporte de la compañía
Jefatura Re manufactura Garantizar el cumplimiento de los ANS del cliente, velando
DIRECTV por la correcta administración de la producción y rentabilidad
de la organización. Generar estrategias que permitan
optimizar los recursos y dar cumplimiento con el presupuesto
asignado en la unidad de negocio
Jefatura Logística Velar por la correcta administración del inventario del cliente
DIRECTV garantizando la oportunidad de entrega de insumo al área de
re manufactura para el proceso de refurbished del proyecto
DIRECTV, y posterior entrega al cliente del producto
terminado cumpliendo los indicadores y acuerdos de servicios
establecidos para el proceso
Jefatura de Asegurar la disponibilidad de partes para todos los
Reacondicionamiento laboratorios productivos en condiciones cosméticas óptimas
que permitan dar cumplimiento con los estándares de calidad
solicitados por el cliente. Dar cumplimiento al plan
productivo de reacondicionamiento de partes que permita
cumplir con las necesidades requeridas por el cliente en cada
unidad de negocio
Fuente: Descripción de cargo Capital Humano. Adoptado: Autor (2017)
Las descripciones de cargo corresponden a la agrupación de actividades que debe desarrollar
un colaborador de acuerdo a la estructura y posición que desemplea en el organigrama.
Existen diversos modelos para realizar su levantamiento a través de la entrevista,
observación, cuestionario, o mixto. En el caso de JQ Electrónico se realizaron bajo el método
de la entrevista de actividades que desarrollan los colaboradores y de esta forma
responsabilizar su alcance y naturaleza de deberes para el cumplimiento de la estrategia de
la empresa.

48
4.8 DESCRIPCIÓN DE LAS INSTALACIONES

Para el desarrollo de sus actividades, JQ Electrónico Colombia S.A.S cuenta con una Bodega
de 1.636 m2 ubicada en el Bogotá donde realiza todas las operaciones de re manufactura de
equipos de telecomunicaciones A continuación se detallará su distribución actual:

Figura 7 Distribución de Planta JQ Electrónico SAS

Fuente: JQ Electrónico Colombia SAS, (2015)

Durante el recorrido a la planta se evidencia falta de espacios para el almacenamiento de


equipos ocasionando cuellos botellas y dificultad de acceso a algunos puntos. En este
recorrido se manifiesta el proyecto de traslado de operación por el crecimiento que se ha
presentado en el último año con la entrada de clientes como TIGO UNE y ETB.
5. DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO DEL SISTEMA DE
GESTION ACTUAL

Luego de realizar la presentación general de la empresa, se realiza un proceso de


diagnóstico empresarial enfocado al Sistema de Gestión Ambiental actual, realizando un
análisis FODA con base a las entrevistas realizadas a la Dirección País, Dirección
Operaciones y Dirección TI. Con el fin de visibilizar desde la alta dirección el
conocimiento y direccionamiento que se tiene para el sistema existente. (APENDICE A)

La entrevista realizada a los Directores fue de gran utilidad para identificar los puntos a
mejorar dentro del sistema y sobre todo la visión que se tiene a corto, mediano y largo
plazo frente a la gestión ambiental

Adicional se recopilo información que es gestionada por el Coordinador ambiental el cual


permitió conocer el avance del sistema al interior de la Organización a través de la
evidencia física de documentación.

50
5.1 INVENTARIO DE DOCUMENTACION EXISTENTE

En JQ Electrónico Colombia S.A.S existen algunos documentos que registran las actividades y
desempeño de las mismas encaminadas al Sistema de Gestión, estos documentos se encuentran
consignados en el equipo de cómputo del Coordinador Ambiental y algunos formatos en la
operación que son usados diariamente para el manejo de residuos peligrosos en los diferentes
laboratorios de la empresa. Se detalla la documentación existente del sistema actual donde se
hizo levantamiento con la información entregada por el Coordinador Ambiental y serán listados
a continuación:

Tabla 6 Documentación Física SGA de JQ Electrónico Colombia S.A.S


TIPO CODIGO DOC DOCUMENTO ESTADO
IQCO-SGA-ADM M
Manual 01 Manual de Gestión Ambiental En proceso
Política IQCO-SGA-ADM O 01 Política Ambiental JQE En proceso
Procedimiento de identificación y
evaluación de Aspectos e Impactos
Procedimiento IQCO-SGA-ADM P 01 ambientales Mejora
Procedimiento de identificación y
gestión de requisitos legales
Procedimiento IQCO-SGA-ADM P 02 ambientales Mejora
Procedimiento para la definición de
Procedimiento IQCO-SGA-ADM P 03 objetivos y metas ambientales Idea
Procedimiento de manejo de
Procedimiento IQCO-SGA-ADM P 04 residuos no peligrosos En proceso
Procedimiento de manejo de
Procedimiento IQCO-SGA-ADM P 05 residuos peligrosos En proceso
Procedimiento de manejo seguro de
Procedimiento IQCO-SGA-ADM P 06 sustancias químicas En proceso
Procedimiento de comunicaciones
Procedimiento IQCO-SGA-ADM P 07 ambientales Mejora
Instructivo IQCO-SGA-ADM I 01 Atención de incidentes ambientales En proceso
Matriz de aspectos e impactos
Formato IQCO-SGA-ADM F 01 ambientales Mejora
Matriz de requisitos legales y de
Formato IQCO-SGA-ADM F 02 otra índole Mejora
Formato IQCO-SGA-ADM F 03 Programas de gestión ambiental Mejora
Formato IQCO-SGA-ADM F 04 Cuantificación de residuos Mejora
Control de ingreso residuos
Formato IQCO-SGA-ADM F 06 peligrosos y/o de manejo especial Mejora
Inspección ambiental de orden y
Formato IQCO-SGA-ADM F 07 aseo En proceso
Checklist para vehículos de
transporte de mercancías y residuos
Formato IQCO-SGA-ADM F 08 peligrosos Mejora
Listado maestro de documentos de
Formato IQCO-SGA-ADM F 09 gestión ambiental Mejora
Rótulos para residuos peligrosos
Formato IQCO-SGA-ADM F 10 JQE Mejora
Control facturación por disposición
Formato IQCO-SGA-ADM F 11 de residuos peligrosos Mejora
Cronograma de comunicaciones de
Formato IQCO-SGA-ADM F 12 gestión ambiental Mejora
Control de salida de residuos
Formato IQCO-SGA-ADM F 13 ordinarios - no reciclables Mejora
Verificación de revisión tecno
Formato IQCO-SGA-ADM F 14 mecánica para vehículos Mejora
Eficacia de las comunicaciones de
Formato IQCO-SGA-ADM F 15 gestión ambiental Mejora
Formato IQCO-SGA-ADM F 16 Registro de simulacro ambiental Mejora
Formato de Inspección - Kit de
Formato IQCO-SGA-ADM F 17 derrames V 001 En proceso
Fuente: Gestión Ambiental JQe. Adoptado: Autor (2017)

La denominación de los estados expresados en la tabla anterior se realiza considerando los


siguientes puntos:

 Idea: No existe un documento físico, pero se identifica la necesidad de construirlo por


parte de los responsables del SGA.
 En proceso: Se tiene un avance del documento físico pero hace falta actualizarlo y
publicarlo. Se identifica en los procesos la aplicación de estos procedimientos por parte
de los auxiliares y responsables de la operación.
 Mejora: Existe un documentos físico ya divulgado y aplicado en la operación.

De acuerdo a la documentación encontrada el 65% se encuentra implementado y presenta una


posibilidad de mejora constante en sus procesos, el 31% se encuentra en proceso de
construcción y el 4% está identificado pero aún no se ha plasmado en ningún documento donde
se tiene una idea general de cómo desarrollarse.

52
5.2 ANALISIS FODA

Una de las herramientas para revelar la falla de la organización corporativa es la técnica


FODA el cual fue propuesto por Albert S. Humphrey, en los años 70.

Basado en esta técnica y con el fin de realizar una evaluación sobre el conocimiento de la
Norma ISO 14001 y su aplicación al interior de la Organización se realizaron unas
entrevistas al Director País, Director Operaciones y Director de Infraestructura y
Tecnología que permitió identificar la visión del sistema de gestión ambiental frente a la
alta dirección y su compromiso frente a ella (APENDICE A). A continuación se muestra
la matriz de correlación con sus respectivas estrategias para implementar acciones que con
lleven a contrarrestar las amenazas y trabajar en las debilidades:

Tabla 7 Construcción Matriz FODA


FORTALEZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS DEBILIDADES

Conciencia ambiental Ser líderes en llevar la Imposición para realizar Falta Implementar a nivel
de la organización está conciencia del cuidado del Certificación de un corporativo planes
consignada tanto en la medio ambienta a los Sistema de Gestión ambientales que disminuyan
misión y visión de la proveedores, clientes, Ambiental ( el impacto de las actividades
O1

A1

D1
F1

compañía. colaboradores etc. Obligatoriedad) que realiza directamente IQ


de manera positiva.

Existe un valor en la Conciencia como persona de Creación de una Falta mayor divulgación
organización que se la importancia que tiene, normativa ambiental que para que el involucramiento
denomina ser cuidar el planeta. afecte la actividad sea mayor de todos los
O2

A2

D2
F2

guardianes económica de la empresa. colaboradores de la


ambientales organización

Existencia de Experiencia en el proceso de El cliente decida no re Falta de conocimiento de


documentos físicos que re manufactura y lograr atraer manufacturar más manejo cotidiano de
ayudan a dar inicios de más clientes corporativos de equipos por los costos de actividades que tengan una
un sistema de Gestión telecomunicaciones. equipos nuevos. afectación al medio
O3

A3

D3
F3

ambiental ambiente.

Negocio con impacto Obtener beneficios Devaluación del peso que Conciencia para
ambiental positivo económicos con entidades incrementa el costo de los cumplimiento de las
gubernamentales para insumos, el regulaciones ambientales a
O4

A4

D4
F4

automatizar los procesos financiamiento en nivel, distrital,


productivos en pro del moneda extranjera. departamental, nacional y
beneficio ambiental. mundial
Decisiones estratégicas Integración de los sistemas de En la Planeación Falta personal dedicado a
locales Gestión de Calidad, estratégica no se percibe implementar el Sistema de
Seguridad en el trabajo y que se esté actuando Gestión Ambiental en la
Gestión Ambiental frente a lo que la Organización y empoderar a
organización impacta ( los colaboradores de cada
uso de elementos proceso.
químicos, disposición
final de materiales

O5

A5

D5
F5

propios, consumo de
energía, etc.) por parte de
las Directivas y
conlleven a
incumplimientos
Distritales

Fuente: Autor (2017)

Luego de identificar las fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades frente a la


gestión ambiental de JQ Electrónico desde una visión de la Alta dirección se presentan las
siguientes estrategias:

Tabla 8 Construcción Matriz FODA (Estrategias)


VS Estrategias Fortalezas VS Estrategias VS Estrategias VS Estrategias
vs Oportunidades Fortalezas vs Debilidades vs debilidades vs
Amenazas Oportunidades Amenazas

Formalizar en los Realizar un plan de Replicar la Realizar plan de


contratos de los trabajo enfocado a documentación y trabajo de
proveedores, perfiles de dar cumplimiento de planes de trabajo de actualización de
cargo de los cada uno de los Colombia de los documentos a la
colaboradores y puntos que solicita temas ambientales nueva versión de
contratos con los la Norma ISO a las otras ISO 14001 versión
clientes conceptos que 14001, y mantenerlo Operaciones de 2015 y nuevos
O1

O1
A1

D1

D1
A1
F1

F1

contribuyan a generar en caso que se JQE con el fin de requerimientos.


una conciencia vuelva de carácter realizar una
ambiental en todos sus obligatorio. estrategia
procesos y uso de Corporativa
productos. orientada al
cuidado del medio
ambiente
Fortalecer las campañas Incluir en las Realizar un video Realizar una
ambientales a través de campañas corporativo evaluación de
talleres teóricos y ambientales la orientado a la penalidades y/o
prácticos orientados a la divulgación de la importancia de multas asignadas a
vida cotidiana que normativa, distrital, cuidar los recursos compañías
contribuyan a dar departamental y naturales y cómo similares a JQE por
O2

O2
A2

D2

D2
A2

cumplimiento con el Nacional a los contribuye cada el no cumplimiento


F2

F2

concepto " ser guardián colaboradores, persona en lograrlo, de la normatividad


ambiental" dentro y proveedores y integrando a ambiental según el
fuera de la organización. clientes con el fin clientes , sector de la
que contribuyan a su colaboradores, industria
respectivo Directivos y
cumplimiento. proveedores

54
Realizar informe de Levantamiento de Realizar manuales Consignar en los
gestión mensual hacia los indicadores que didácticos en cada tableros de gestión
los clientes se deben controlar uno de los procesos de producción los
comunicando en cada uno de los que ayuden a indicadores
indicadores claves que procesos que visibilizar a los asignados a cada
muestren cómo el estipule la norma colaboradores proceso referente a
proceso de re frente al objeto cómo contribuye la gestión
O3

O3
A3

D3

D3
A3
F3

F3
manufactura contribuyo social de JQ desde su rol al ambiental.
a una reducción Electrónico y medio ambiente si
ambiental con los realizar su hace correctamente
equipos que fueron respectivo un proceso
entregados a seguimiento
producción. incluyendo sus
proveedores.
Aprovechar las Crear una lista de Realizar Evaluar los costos
financiaciones que materiales químicos Capacitación de de los materiales
brinda el Gobierno ante que impacten personal en cuanto químicos que se
soluciones innovadoras negativamente el a normativa vigente usan actualmente
que contribuyen a una medio ambiente que a través de los en cada proceso
reducción ambiental sean usados en los portales gratuitos frente a la
para mejorar los procesos de JQE y que el gobierno propuesta de
O4

O4
A4

D4

D4
A4
F4

F4

procesos al interior de realizar la búsqueda tenga activo. materiales


JQE. de materiales sustitutos que
sustitutos que tengan un menor
podrían impacto.
reemplazarlos y
generen el menor
impacto ambiental
Diseñar un Sistema Incluir en la agenda Identificar y Realizar el
Integrado de Gestión de los comités de Formalizar en cada levantamiento de
que incorpore el sistema Dirección temáticas área un responsable un presupuesto
de Gestión de Calidad, ambientales que de la gestión para la correcta
Seguridad en el trabajo y contribuyan a crear ambiental, con el administración de
Gestión Ambiental. estrategias al icono “ soy gestión ambiental
interior de JQE, guardián en la
orientadas a la ambiental". Organización, en
O5

O5
A5

D5

D5
A5
F5

F5

mejora de los recurso humano y


procesos y físico
disponibilidad de
recursos
económicos que
permita reducir el
impacto de los
procesos internos de
la Organización.
Fuente: Autor (2017)

5.2.1 Conclusiones análisis FODA:

• JQ Electrónico Colombia S.A.S es un negocio verde que tiene un impacto positivo


en el medio ambiente a través del proceso de re manufactura de equipos usados. Incorporó
en la misión, visión y valores la conciencia del cuidado del medio ambiente, sin embargo
sus procesos deben fortalecerse para que este objetivo se cumpla a cabalidad en las
acciones de sus colaboradores y procesos.

• Existe documentación asociada al sistema de Gestión ambiental pero no ha sido


divulgada ni actualizada y hay desconocimiento por parte de las Directivas, colaboradores
y clientes de su existencia y su respectivo contenido.

• La Dirección País no tiene interés en la búsqueda de una certificación ambiental


hasta que no exista una conciencia real en la organización, por tanto, la proyección para la
implementación y certificación es en un periodo de 2 a 3 años.

• Se realiza una medición de indicadores por parte del Coordinador Ambiental, sin
embargo no existe una correcta divulgación que tenga recordación por parte de los
directivos y colaboradores.

• La Organización percibe un sistema de gestión ambiental basado en la re


manufactura de equipos y no sobre los procesos que ejecuta JQ Electrónico.

• JQE cuenta con un head count mayor a 800 personas y actualmente existe un sólo
recurso que está participando con el levantamiento de documentación y procesos
orientados a la gestión ambiental lo que ha dificultado el seguimiento y auditorias. Se hace
necesario reforzar el equipo de trabajo que ayude a levantar, implementar y mantener un
sistema.

• No se ha involucrado a proveedores y clientes en el desarrollo del sistema de


gestión ambiental y que este alineado con uno de los valores de la organización. “ser
guardián ambiental”. Es importante alinear los procesos internos y externos de la
Organización para dar cumplimiento con este valor.

56
REVISION AMBIENTAL INICIAL

La Revisión Ambiental Inicial (RAI) es una actividad que permite caracterizar la operación
de una organización respecto a su relación con el medio ambiente (GTC 93, 2007). Se realizó
la revisión de acuerdo a las siguientes fases:

6. 1 Planificación

6.2 Toma de Datos

6. 3 Procesamiento de Datos

6. 4 Análisis de la información
6.1 PLANIFICACIÓN

Con el objetivo de identificar el estado actual del sistema de gestión ambiental de JQ


Electrónico Colombia SAS, se hace necesario realizar un análisis de los puntos críticos del
desempeño ambiental de la empresa, con el fin de construir una base que permita trabajar
en los planes de acción que corrijan y mantengan el sistema de gestión ambiental actual.
Adicionalmente, la revisión tiene como finalidad vincular los temas ambientales frente a la
misión, visión y planeación estratégica

Con base a la guía técnica para el control ambiental se tomó los documentos físicos usados
en la operación, se realizó la definición del alcance de la revisión del sistema actual, el cual
está encaminado a todos los procesos, productos y servicios que realiza la organización sobre
los cuales tenga afectación o influencia directa o indirectamente al impacto del medio
ambiente. Se calificó como ALTO, el proceso que tiene mayor interacción con el medio
ambiente, MEDIO el proceso que tiene medianamente impacto con el medio ambiente y
BAJO el proceso de menor interacción.

A continuación se detalla el alcance de la revisión y la importancia de cada proceso en el


desarrollo de la misma:

Tabla 9 Alcance de la RAI de JQ Electrónico Colombia SAS

Calificación en
Área Procesos
el SGA
Área Productiva Transporte MEDIO
Producción Almacenamiento MEDIO
Diagnostico BAJO
Reparación BAJO
Cosmética ALTO
Verificación MEDIO
Control de Calidad BAJO

58
Control Insumos ALTO

Área Productiva Call center y servicios de campo BAJO


Recuperación

Recuperación MEDIO

Servicio al cliente y Postventa BAJO


Compras MEDIO
Áreas de Apoyo
Capital Humano BAJO
Investigación y Desarrollo BAJO
Control y Calidad BAJO

Fuente: Autor (2017)

El tiempo asignado para la realización de la revisión de documentos y evaluación de impactos


ambientales generados en cada proceso como son: agotamiento de recursos naturales,
contaminación del suelo y el agua, contaminación visual y contaminación del aire, fue de 21
días frente a la documentación y validación de procesos en campo con el apoyo del
Coordinador de Gestión ambiental y el Jefe de Producción de Cosmética, en los procesos
donde existe una interacción ALTA. En los procesos donde existe una interacción MEDIA
y BAJA se realizó directamente con los responsables del proceso.

El resultado de esta revisión documental y de procesos dio como resultado que el 57% se
categorizo en un nivel bajo, el 29% nivel medio y el 14% en nivel alto por la afectación de
sus procesos al medio ambiental.
6.2 TOMA DE DATOS

Con el fin de evaluar el grado de cumplimiento de la norma NTC ISO 14001:2004 por parte
de la empresa JQ Electrónico Colombia S.A.S, Se realizó una revisión de los documentos
físicos y digitales que actualmente se manejan en la organización.
Adicional se realizó un cuestionario (APENDICE B), a cada uno de los responsables de los
procesos de la organización para validar el uso de la documentación y procesos
implementados.

La calificación que se estableció para el cuestionario realizado se presenta a continuación:

Tabla 10 Criterios de Calificación de la RAI


Calificación Criterio de la Calificación del SGA Calificación
0%
1 La organización no cumple dicho criterio
La organización cumple dicho criterio entre casi 30%
2 nunca y nunca
La organización cumple dicho criterio 60%
3 normalmente
La organización cumple dicho criterio casi 80%
4 siempre
100%
5 La organización cumple dicho criterio siempre
Fuente: Autor (2017)

60
6.3 PROCESAMIENTO DE DATOS

Los datos obtenidos en la revisión ambiental inicial (APENDICE B) presentan un grado de


cumplimiento del 69%. En la siguiente tabla, se evidencia la calificación del porcentaje de
cumplimiento por cada uno de los numerales de la norma:

Tabla 11 Resultados de Pre diagnostico Norma ISO 14001

%
N° CAPITULO
CUMPLIMIENTO
1 Numeral 4.1 - Requisitos Generales 80%
2 Numeral 4.2 - Política Ambiental 74%
3 Numeral 4.3 - Planificación 79%
4 Numeral 4.4 – Implementación y Operación 69%
5 Numeral 4.5 – Verificación 63%
6 Numeral 4.6 - Revisión por la Dirección 46%
CUMPLIMIENTO 69%
Fuente: Autor (2017)

Los numerales que presentan las más bajas calificaciones corresponden a los capítulos de
Implementación y Operación, verificación y revisión por la dirección estando por debajo del
70% su cumplimiento.

En la siguiente figura se muestra gráficamente el resultado por cada numeral conforme a la


Norma:

Figura 8 Resultado de la RAI por numeral de Norma

Diagnostico del SGA


100%
80% 79%
74% 69%
80%
63%
60% 46%
40%
20%
0%
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Fuente: Autor (2017)


A continuación se explica por cada numeral los hallazgos encontrados en la revisión
ambiental y su grado de cumplimiento frente a la NT ISO 14001 (2004)

6.3.1 Numeral 4.1 Requisitos Generales

Dentro de los porcentajes de cumplimiento los requisitos generales se encuentran en un


avance del 80% valorado de esta manera por la documentación existente y las
comunicaciones que se han realizado en carteleras y televisores a los colaboradores que
tienen mayor participación en el área de reacondicionamiento, producción Claro y
Producción UNE.

Ha contribuido al conocimiento del SGA la inclusión en las inducciones al cargo un capitulo


asociado al SGA donde se muestra los diagramas de flujo de la mayoría de procesos donde
se maneja residuos peligros y no peligrosos, adicionalmente se muestra la matriz de
comunicaciones que se establecieron para las campañas de “soy guardián ambiental” que
busca incluir el valor de conservación de recursos renovables y correcto manejo de residuos
generados en la operación.

La empresa no se encuentra certificada y no cuenta con un plano de ubicación que identifique


claramente los procesos y espacios requeridos para el desarrollo de las actividades que
requieren de un manejo adecuado de residuos peligrosos y no peligrosos de acuerdo al patrón
de los procesos definidos en cada uno de los laboratorios, los auxiliares que fueron
entrevistados manifestaron reforzar las capacitaciones otorgadas y manejar nuevos espacios
para reforzar los puntos.

6.3.2 Numeral 4.2 Política Ambiental

La política ambiental que hace parte del Numeral 4.2 de la norma fue valorada en un 74%
considerando que no se ha divulgado a la organización, está ya se encuentra firmada por la
Dirección país, sin embargo los Directivos y los colaboradores desconocen sobre que
marco se construyó y no conocen su alance y objetivos

62
A continuación se detalla la política que se tiene definida pero que no se ha realizado
divulgación o publicación:

“JQ Electrónico S.A.S empresa dedicada a la re manufactura (diagnostico, reparación,


reacondicionamiento) y logística de equipos electrónicos relacionados con los sectores
de la industria de telecomunicaciones, televisión por suscripción y computo., está
comprometida con la minimización, prevención y control de los impactos ambientales
negativos que se generan durante el desarrollo de nuestras actividades a través de la
mejora continua con base en los siguientes compromisos:
Legislación: Cumplir los requisitos legales, reglamentaciones y otros suscritos por la
organización relacionado con medio ambiente.
Prevención de la contaminación: Prevenir, controlar y mitigar los impactos ambientales
generados en el desarrollo de nuestras actividades, promoviendo la gestión integral de
residuos, controlando las emisiones atmosféricas, haciendo uso racional y eficiente de
los recursos y aplicando buenas prácticas ambientales.
Mejora continua: Seguir los parámetros y documentación establecida y revisar
periódicamente el desempeño de la Gestión Ambiental en búsqueda de la mejora
continua.” (Política Ambiental JQe, 2016)

6.3.3 Numeral 4.3 Planificación

En cuanto al requisito de la planificación el cumplimiento es del 79%, donde el requisito


4.3.3.2 y el 4.3.3.10 obtuvieron un resultado de un 60% de cumplimiento correspondiente a
los objetivos, metas y tiempos definidos para lograrlos el cual no son divulgados a la
Organización efectivamente y los colaboradores mencionan no tener suficiente
conocimiento.

Referente a los aspectos ambientales establecidos en el numeral 4.3.1 su calificación se


presenta a un 80%, dado que la empresa ha establecido un procedimiento para identificar los
aspectos ambientales codificados como IQCO-SGA-ADMF01 (Matriz Aspectos e Impactos
Ambientales) y un procedimiento de evaluación codificado como IQCO-SGA - ADM P
01(Procedimiento de identificación y evaluación de aspectos ambientales). A través de estos
procesos tiene documentada la información y actualizada con la metodología de
identificación y evaluación lo cual es realizada por el coordinador ambiental.

Estos documentos no han sido divulgados y quien los controla y administra es el coordinador
Ambiental.

La empresa presenta un cumplimiento para el numeral 4.3.2 del 80% dado que La empresa
ha establecido los siguientes procedimientos que se encuentran codificados como: IQCO-
SGA-ADM F 02(Matriz de requisitos legales y de otra índole) y IQCO - SGA - ADM P 02
(Procedimiento de Requisitos legales) en la cual se puede identificar gran parte de la
legislación ambiental aplicable a la actividad y sobre estos se realiza revisión y actualización
por parte del Coordinador Ambiental. Estos documentos no han sido divulgados y quien los
controla y administra es el coordinador Ambiental.

El numeral 4.3.3 se encuentra en un 78%, dado que la empresa cuenta con objetivos y metas
para dar seguimiento al consumo de agua, energía y generación de residuos. Sin embargo
estos objetivos y metas no han sido establecidos por la alta dirección, se ha tomado como
base la gestión histórica y sobre esta se ha realizado una mejora.
Se encuentran implementados dos programas enfocados al ahorro y uso eficiente de los
recursos y gestión integral de residuos.
No se cuentan con procedimientos de control, seguimiento y actualización. Falta visibilizar
a la planta los indicadores de gestión y cómo afecta la gestión de cada laboratorio frente al
sistema de gestión ambiental.

Conclusión: el cumplimiento de la empresa en cuanto al cumplimiento del Numeral 4.3 es


del 38%, puesto que no se cumple a totalidad todos los requisitos.

64
6.3.4 Numeral 4.4 Implementación y Operación

En el requisito de Implementación y Operación del sistema de Gestión, se obtuvo una


calificación general del 69%, donde se vio impactada negativamente por el desconocimiento
de documentación existente, falta de claridad de las funciones y responsabilidades en los
cargos de la organización frente a la gestión ambiental y falta de representantes al interior
dela organización que promuevan lo requerido por la norma.

En el numeral 4.4.1 se tiene un 67% dado que no han sido definidas las responsabilidades
y autoridad en temas ambientales para cargos críticos como Gerentes, jefes de laboratorio,
auxiliares operativos y auditores.

En el numeral 4.4.2 se tiene un 75% La empresa asegura la competencia laboral del personal
que pueda causar Impacto Ambiental a través de la capacitación de los procedimientos y
recursos para llevar a cabo procesos de:
IQCO - SGA - ADM P 04 Procedimiento de manejo de residuos no peligrosos V 002
IQCO - SGA - ADM P 05 Procedimiento de manejo de residuos peligrosos
IQCO - SGA - ADM P 06 Procedimiento de manejo seguro de sustancias químicas
IQCO - SGA - ADM P 07 Procedimiento de comunicaciones ambientales. Adicional se tiene
un plan de capacitaciones enfocado al laboratorio de cosmética quienes usan sustancias
químicas y hacen correcto almacenamiento y clasificación de los mismos. Está pendiente la
divulgación de estos procesos a los clientes y contratistas.

En el numeral 4.4.3 se tiene un 70% correspondiente a la comunicación dado que en los


comités extendidos se hace presentación de resultados de los ahorros presentados en energía,
agua y residuos peligrosos /no peligrosos. Adicional a través del correo electrónico se envían
comunicados asociados a los aspectos ambientales de la organización y su respectivo
cumplimiento.
La empresa no cuenta con un procedimiento documentado para registrar las solicitudes de
los clientes, contratistas y los requerimientos de las autoridades con el fin de darles
seguimiento.

En el numeral 4.4.4 se tiene un 60% dado a que los documentos no están consignados en
una carpeta compartida sino en el computador del Coordinador Ambiental. Estos cuentan
con los requisitos exigidos en la NTC- ISO 14001, pero no han sido divulgados a la
organización, generando en el personal el desconocimiento de dichos registros que ya están
construidos.

En el numeral 4.4.5 se tiene un 64% donde se tiene un control de creación de documentos


de acuerdo a la nomenclatura que usa el sistema de gestión de calidad, sin embargo estos
documentos no han sido aprobados en su totalidad por el Director de Control y Calidad y no
existe una tabla de control de codificación y actualización de documentos. No se cuenta con
un procedimiento para el control y publicación de estos documentos.

En el numeral 4.4.6 se tiene un 70%, dado que Existen los siguientes documentos:
IQCO - SGA - ADM P 04 Procedimiento de manejo de residuos no peligrosos V 002
IQCO - SGA - ADM P 05 Procedimiento de manejo de residuos peligrosos
IQCO - SGA - ADM P 06 Procedimiento de manejo seguro de sustancias químicas
IQCO - SGA - ADM P 07 Procedimiento de comunicaciones ambientales, adicional se tiene
documentación relacionada con las entregas de residuos y su correcta destinación a los
proveedores designados por la organización. No existen documentos asociados a los bienes
y servicios que prestan los contratistas.

En el numeral 4.4.7 se tiene un 80% basado en que se tiene el proceso de Atención de


incidentes ambientales y se capacita al personal sobre el mismo, se realiza simulacros
periódicos programados por seguridad en el trabajo, se lleva un control en un formato
definido " registro y análisis de incidentes y/o emergencias ambientales” y se realiza un

66
registro de control de ingresos de residuos peligrosos en la bodega asignada. Estos
documentos y procesos no se han involucrado los clientes y contratistas.

6.3.5 Numeral 4.5 Verificación

La verificación del sistema presenta un cumplimiento del 63%, teniendo en cuenta que no
se ha realizado auditorias

En el numeral 4.5.1 se tiene un 60% de cumplimiento, existe un documento llamado


Seguimiento de residuos donde se lleva el control de los manifiestos, elementos y cantidades
generadas. La empresa no cuenta con procedimientos que midan el desempeño ambiental,
los objetivos y metas.

En el numeral 4.5.2 se tiene 75% considerando que los procesos levantados cuentan con
responsables, frecuencias, y registros el cual es evaluado con la matriz de aspectos legales
por parte del Coordinador Ambiental. Este proceso no se divulgo a la Dirección.

En el numeral 4.5.3. Se tiene un 63%, donde la empresa tiene en sus procesos posibles fallas
que se podrían generar y como mitigarlas. A través de los registros y análisis de incidentes
y/o emergencias ambientales se identifica insumo para la corrección de procedimientos y
capacitación a personal. Sin embargo no se tiene un proceso de definido para las no
conformidades reales y potenciales y al no estar divulgados los procesos el personal
desconoce los requisitos para su identificación y corrección.

En el numeral 4.5.4 se tiene un 73%, se tiene un archivo físico donde se lleva el control
documental de manifiestos, capacitaciones, facturas. Falta levantamiento de documentos
para el control del sistema de gestión ambiental.

En el numeral 4.5.5 se tiene un 43%, las auditorías realizadas corresponden a las revisiones
periódicas por el coordinador Ambiental, pero no están documentadas. No se tiene una figura
de auditor que evalué la gestión ambiental en la organización y no existe un proceso
adecuado que indique la metodología para realizar auditorías sobre el cumplimiento de la
NT ISO 14001.

6.3.6 Numeral 4.6 Revisión por la Dirección

La revisión de la dirección se encuentra en un 46% ocasionado por la falta de seguimiento a


nivel operativo y directivo. No se tiene un tablero de control y procedimiento que permita
hacer análisis del desempeño ambiental de la organización.

68
6.4 ANÁLISIS E INFORME DE LOS RESULTADOS

A continuación se muestran los resultados por cada numeral resultado del RAI realizado de
acuerdo al Sistema de Gestión Ambiental Existente:

Tabla 12 Resultados RAI por numeral frente a la NT ISO 14001


NUMERAL REQUISITO PUNTAJE
4.1 REQUISITOS GENERALES 80%
4.2 POLÍTICA AMBIENTAL 74%
4.3 PLANIFICACIÓN 79%
4.3.1 Aspectos Ambientales 80%

4.3.2 Requisitos Legales y Otros Requisitos 80%

4.3.3 Objetivos, Metas y Programas 78%


4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 69%
Recursos, Funciones, Responsabilidad y
4.4.1 67%
Autoridad

Competencia, Formación y Toma de


4.42 75%
Conciencia
4.4.3 Comunicación 70%
4.4.4 Documentación 60%
4.4.5 Control de Documentos 64%
4.4.6 Control Operacional 70%
Preparación y Respuesta Ante
4.4.7 80%
Emergencias
4.5 VERIFICACIÓN 63%
4.5.1 Seguimiento y Medición 60%
4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal 75%
4.5.4 Control de los Registros 73%
4.5.5 Auditoría Interna 43%
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 46%
Fuente: Autor, 2017

Adicionalmente al RAI se realizó diagnóstico a documentos y procesos ejecutados por JQ


Electrónico frente a su gestión ambiental. A continuación se detalla el análisis a los
documentos y procesos intervenidos en la revisión realizada durante el levantamiento del
RAI el cual complementarían los resultados obtenidos a las encuestas realizadas a la
población de mayor impacto al interior de JQ Electrónico.

6.4.1 Alcance de la Revisión

Se realizó revisión de todos los procesos productivos y administrativos donde existe


influencia directa o indirectamente al medio ambiente. Se identificó que los procesos donde
se manipula elementos químicos están debidamente separados, almacenados y manipulados
de acuerdo a la norma. En el área administrativa existe un mayor desconocimiento del
manejo de los elementos que pueden impactar al medio ambiente y cómo proceder frente a
un evento de accidentalidad.

6.4.2 Descripción del Sistema de Gestión Ambiental Existente

El Sistema de Gestión Ambiental de JQ ELECTRÓNICO COLOMBIA SAS involucra


todos los procesos llevados a cabo por la compañía, tanto administrativos como operativos,
que intervienen en la prestación del servicio de re manufactura (reparación y
reacondicionamiento) de equipos electrónicos de telecomunicaciones, televisión por
suscripción y tecnología informática, de acuerdo con los requisitos de la Norma
Internacional ISO 14001:2004

Dentro de su alcance se identifica que está vigente actualmente solo para la operación de
Bogotá y se está trasladando las condiciones requeridas para la Operación de Medellín.

Se encontraron procedimientos ya documentados que deben actualizarse de acuerdo a la


nueva estructura de la organización y apertura de nuevas operaciones, estos documentos
no se encuentran publicados para que las partes interesadas puedan consultaras. Falta
documentar procedimientos asociados al control y seguimiento del SGA.

No se han realizado actividades de auditoría y control lo que no ha generado acciones


correctivas y preventivas dentro del SGA. Adicionalmente no se realiza evaluación y

70
seguimiento de acuerdo a los mecanismos establecidos en la norma por parte de la Alta
Dirección.

6.4.3 Identificación de aspectos ambientales asociados a las actividades,


Productos o servicios dentro del alcance establecido

Existe una metodología para identificar los aspectos ambientales y evaluar los impactos
asociados a las actividades realizadas por JQ Electrónico Colombia S.A.S, con el fin de
controlar la afectación ocasionada al medio ambiente. A continuación se muestra la tabla
de calificación con el cual se evalúa los impactos ambientales actualmente:

Tabla 13 Criterios para Evaluación de Impactos Ambientales


CRITERIO CALIFICACIÓN VALOR

Normal 5
Condición de operación (CO): Se refiere a la situación
Anormal 3
en que se podría presentar el impacto ambiental
Emergencia 1

Alta 5
Probabilidad (PR): Cuál es la probabilidad de que el
impacto se materialice según las actividades con que se Media 3
relaciona
Baja 1

Muy frecuente 5
Frecuencia (F): Estimación de cuántas veces podría Medianamente frecuente 3
presentarse el impacto ambiental en un periodo de
tiempo, con un año como referencia Poco frecuente 2

No ha ocurrido 1

Muy alta 5
Severidad (S): De presentarse, cuál sería el nivel de
Media 3
afectación de los componentes o factores ambientales
con que se asocia el impacto Moderada 2
Baja 1

Permanente 5
Duración (D): Qué tanto durarían, o cuánto tardarían
en desaparecer los efectos negativos causados sobre el Intermitente 3
componente ambiental afectado
Esporádico 2
CRITERIO CALIFICACIÓN VALOR
Fugaz 1
Global 5
Alcance (A): Hasta dónde llegarían los efectos
causados por la ocurrencia del impacto; cuál es su Zonal 3
alcance geográfico
Local 1
Reversibilidad (RV): Se refiere a la capacidad de los
Irreversible 5
componentes afectados de volver a sus condición(es
originales Reversible 1
Sensibilidad pública (SP): Si el tema es sensible para Si 5
la comunidad o las partes interesadas No 1

Requisito aplicable (RA): Corresponde a la existencia Norma vigente 5


y la naturaleza de un requisito relacionado con el Política interna 3
aspecto/impacto ambiental
No existe 1
Fuente: Proceso Identificación y evaluación JQe. Adoptado: Autor (2017)

Se aplica una metodología de valoración de impactos ambientales de tipo semi-cuantitativo


que se encuentra en línea con la evaluación de riesgos, utilizando diferentes criterios de
evaluación ambiental tradicionales y agrupándolos en dos variables clásicas de riesgo que
son probabilidad e impacto.

A continuación se muestra el mapa de calor utilizado luego de la evaluación de cada


impacto.

Figura 9 Mapa de Calor Calificación Impacto JQe


Alto 5 10 15 20 25
Medio alto 4 8 12 16 20
Probabilidad

Medio 3 6 9 12 15

Medio bajo 2 4 6 8 10

Bajo 1 2 3 4 5
Medio
Bajo Medio bajo Medio alto Alto
Impacto
Fuente: Proceso Identificación y evaluación JQe. Adoptado: Autor (2017)

72
De acuerdo a la evaluación Los elementos que se encuentran identificados en la operación
de JQ Electrónico, se encuentran los siguientes impactos ambientales y su respectiva
calificación de riesgo dentro de los procesos de re manufactura (54%), logística(22%),
servicios de campo (10%) y administrativos(11%):

Tabla 14 Impacto de Aspectos Ambientales JQe


Aspecto Ambiental Alto Medio Alto Medio Medio Bajo Bajo Total general TOP
Generación de residuos peligrosos 9% 28% 0% 31% 31% 39% 1
Generación de residuos no peligrosos 10% 70% 0% 0% 20% 14% 2
Consumo de energía 0% 81% 0% 0% 19% 12% 3
Condiciones de orden y aseo 0% 0% 11% 0% 89% 6% 4
Consumo de Vinipel, cartón y papel 0% 100% 0% 0% 0% 6% 5
Consumo de papel 0% 0% 50% 0% 50% 4% 6
Consumo de aceite 0% 0% 0% 0% 100% 3% 7
Consumo de insumos químicos 25% 75% 0% 0% 0% 3% 8
Consumo de madera 0% 33% 0% 0% 67% 2% 9
Fuga o derrame de sustancias peligrosas 0% 100% 0% 0% 0% 2% 10
Generación de emisiones atmosféricas 0% 100% 0% 0% 0% 2% 11
Consumo de aceite, lubricante 0% 50% 0% 0% 50% 1% 12
Consumo de agua 0% 100% 0% 0% 0% 1% 13
Consumo de combustibles fósiles 0% 100% 0% 0% 0% 1% 14
Consumo de gas natural 0% 100% 0% 0% 0% 1% 15
Consumo de gas refrigerante 0% 0% 0% 0% 100% 1% 16
Fuga o derrame de aceite 0% 0% 0% 0% 100% 1% 17
Uso de sustancias químicas 0% 100% 0% 0% 0% 1% 18
Vertimientos 0% 0% 0% 0% 100% 1% 19
Fuente: Matriz Aspectos Ambientales JQe: Adaptado Autor (2017)

Considerando esta información, se encuentra que existen criterios claros de valoración de


los impactos ambientales que permiten determinar cuáles son significativos de acuerdo a
la naturaleza del negocio que realiza JQe.

La generación de residuos peligrosos y el agotamiento de recursos naturales son los dos


impactos con mayor relevancia dentro del SGA de JQ Electrónico. Durante la inspección
realizada se encuentra que se controla los Certificados de RESPEL 5en cada una de las
entregas de residuos con sus respectivos manifiestos.

Durante el almacenamiento y traslado de materiales se usan los elementos requeridos para


su manipulación y categorización.
6.4.4 Acciones requeridas para la mejora del SGA

De acuerdo al RAI realizado, las entrevistas, los hallazgos visuales y físicos se encuentra
las siguientes acciones que podrían determinar un mejoramiento al SGA, a continuación
se describen:

• Terminar de documentar la operación y realizar divulgación de la documentación a


toda la Organización.

• Asegurar que todas las partes interesadas (colaboradores, clientes, proveedores,


socios), cumplan la política ambiental de la Organización.

• Realizar seguimiento y medición de los indicadores que permitan realizar auditorías


a los procesos, detectando oportunidades de mejora que permita tomar acciones preventivas
y/o correctivas.

• Implementar un mecanismo efectivo de comunicación frente a las campañas


ambientales y conciencia individual frente al medio ambiente.

• Diseñar una red de colaboradores llamados “guardianes ambientales” que briden


capacitación constante al interior de los procesos y sean los que se capaciten constantemente
para replicar al interior de la Organización.

• Levantamiento de procesos no documentados que permitan el control y seguimiento


del cumplimiento del SGA.

6.4.5 Concepto de la Política Ambiental frente a los objetivos ambientales

La política ambiental de JQe establece un compromiso a nivel de legislativo, prevención


de contaminación y mejora continua de las actividades que desarrolla orientado al

5
RESPEL: Registro de Generadores de Residuos o Desechos Peligrosos

74
Negocio verde que desarrolla a través de la recuperación, re manufactura de equipos y
destinación final. Sin embargo se identifica que este concepto no se está aplicando al 100%
en la organización teniendo en cuenta que la Alta Dirección no ha fijado las metas y
objetivos, partiendo del criterio del Coordinador ambiental con los datos históricos y
enfocados a consumo de agua, energía y generación de residuos. A continuación se muestra
los datos recopilados del ejercicio 2016 que muestra la generación de residuos peligrosos
en la operación de JQe:

Figura 10 Disposición de Residuos peligrosos de JQe por Kg

Fuente: Manifiestos JQe 2016: Adoptado Autor (2017)

Es necesario realizar un tablero de control que permita monitorear los residuos peligrosos
generados y asignar una meta desde la Alta dirección que comprometan recursos y
estrategias para buscar una reducción o sustituto de material que tenga el menor impacto
en el medio ambiente.

6.4.6 Percepción del SGA de las partes interesadas

En las Entrevistas desarrolladas con el Director País, Director de Operaciones y Director de


Infraestructura (APENDICE B), se pudo evidenciar el conocimiento que tiene la alta
Dirección sobre el sistema de gestión ambiental, siendo conscientes de la falta de
involucramiento e interés en conocer el estado actual del sistema y cómo pueden contribuir
desde su roll a fortalecerlo. Fue de gran utilidad las entrevistas para identificar los puntos a
mejorar dentro del sistema y sobre todo la visión que se tiene a corto, mediano y largo plazo
frente a la gestión ambiental

Se realizó encuesta al cliente inhouse de ETB (APENDICE C), para conocer su percepción
frente a la gestión ambiental de JQ Electrónico donde sus consideraciones fueron muy
importante en el análisis del diagnóstico. Su calificación frente al SGA fue del 3 (La
organización cumple este criterio normalmente).

En el desarrollo de la encuesta realizado a cada uno de los puntos de la NT ISO 14001 se


identificó por parte de los colaboradores la necesidad de reforzar las comunicaciones y las
capacitaciones que se les han brindado, informando que aunque identifican y conocen
algunos procesos, es pertinente reforzarlos constantemente por la rotación de personal.

De igual manera la información que es consolidada por el coordinador ambiental permitió


conocer el avance del sistema al interior de la Organización, donde su discurso es que
aunque no ha divulgado los procesos, ya se vienen aplicando al interior de la organización
a través del acompañamiento que ha brindado en cada proceso.

76
6.5 OPORTUNIDADES DE MEJORA RESULTADO DE LA
REVISIÓN AMBIENTAL

De acuerdo a los datos obtenidos del RAI y a la revisión minuciosa del sistema de gestión
ambiental se concluye que aunque la Dirección país considera que la importancia de un
Sistema de Gestión Ambiental no es representada en su certificación, sino en las vivencias
cotidianas dentro y fuera de la organización por parte de los que hacen parte de JQ
Electrónico Colombia S.A.S, se hace necesario implementar algunas acciones que ayuden al
cumplimiento de este objetivo y lograr el concepto que la organización cuenta como uno de
sus valores “ser guardián ambiental”.

De acuerdo al análisis de resultados obtenidos mediante la realización de la RAI, a


continuación se concluyen los puntos críticos que se van a tratar en el desarrollo del proyecto
teniendo en cuenta los numerales de la norma que presentaron una calificación por debajo
de 70%:

Tabla 15 Resumen de Conclusiones de RAI


Acción a Realizar
Numeral Descripción Documento
Actualizar Modificar Crear

Matriz de Responsabilidades x x

Programa de Divulgación de Documentos


x
del SGA
Implementación y
4.4
Operación
Programa de capacitación y toma de
x x
conciencia

Comunicación de temas ambientales x x

Control Documental x

4.5 Verificación Indicadores de control y seguimiento X x


Procedimiento de evaluación, seguimiento
x
y análisis de indicadores

Procedimientos de auditorías internas x

Procedimientos de evaluación y análisis del


x
Revisión por la desempeño ambiental
4.6
dirección

Indicadores de control y seguimiento x

Fuente: Autor (2017)

78
7. ACCIONES DE MEJORA PARA LOS REQUISITOS DEL SISTEMA
DE GESTIÓN AMBIENTAL

Dando continuidad a la metodología propuesta, en este capítulo se procederá a formular las


mejoras para cada requisito de la norma que presentaron una calificación por debajo del 70%,
de acuerdo a las conclusiones obtenidas en la Revisión Ambiental Inicial.

Tabla 16 Resumen de Acciones de mejora a Implementar


ACCIONES DE MEJORA
NUMERAL REQUISITO PUNTAJE
4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 69%
7.1.1 Matriz de Responsabilidades
4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad 67%
7.1.2 Programa de Divulgación de
Documentos del SGA
7.1.3 Programa de Capacitación y
4.4.4 Documentación 60%
Toma de Conciencia
7.1.4 Programa de Comunicaciones de
temas Ambientales
4.4.5 Control de Documentos 64% 7.1.5 Proceso de Control Documental

4.5 VERIFICACIÓN 63%


7.2.1 Indicadores de Control y
Seguimiento
4.5.1 Seguimiento y Medición 60%
7.2.2 Procedimiento de evaluación,
seguimiento y análisis de indicadores
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 46% 7.3.1 Manual Estratégico

Fuente: Autor (2017)


7.1 DESARROLLO DE LA ACCION DE MEJORA PARA
EL NUMERAL 4.4: IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de JQe en cuanto a este requisito es del 69%. Para
mejorar el resultado de este numeral se procederá a modificar y/o crear los siguientes
soportes.

7.1.1 Matriz de Responsabilidades

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de la empresa en cuanto al requisito de Recursos,


Funciones, Responsabilidad y Autoridad es del 67%. Para brindar un cumplimiento del
100%, se procedió elaborar una matriz de funciones, responsabilidades y autoridad.

Se tiene como base para el diseño de la matriz de funciones, responsabilidades y autoridad,


la técnica RACI el cual se utiliza para relacionar el rol y responsabilidad dentro de una
organización o proyecto. Se utilizó esta herramienta para determinar al interior de JQe el
alcance de cada individuo en la ejecución de actividades que hay que desarrollar para el
cumplimiento del SGA.

Según Boncorsi S, (2008), el método RACI es una manera de examinar un paso del
proceso, actividad, esfuerzo, o inspección para determinar quién es el responsable,
menciona algunos beneficios de esta técnica:

• Alienta el trabajo en equipo mediante la aclaración de las funciones y


responsabilidades.

• Elimina la duplicación de esfuerzos.


• Reduce los mal entendidos.
• Mejorar la comunicación – cerciorarse de que la gente no sea “ dejada por fuera"
• Determina la propiedad y ayuda a aclarar las actividades y tareas en un proceso.

80
• Reduce las malas decisiones, garantizando las funciones de las personas que están
involucradas

• Mejora la visión multifuncional de todos los empleados

En el desarrollo de este método, se tiene en cuenta que el diagrama de RACI divide


actividades en cuatro tipos de participantes en la responsabilidad, el cual pueden participar
en diferentes papeles dentro del proceso. La tipificación de las responsabilidades la
componen las siglas RACI. 6A continuación se describen los roles de cada participante y su
descripción sobre el papel que juega en este método.

Tabla 17 Criterios de la técnica RACI


Rol Descripción

Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realización. Lo


más habitual es que exista sólo un R, si existe más de uno,
R Responsable
entonces el trabajo debería ser subdividido a un nivel más bajo.
Es quien debe ejecutar las tareas.

Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de


ese momento, se vuelve responsable por él. Sólo puede existir un
A Aprobador
A por cada tarea. Es quien debe asegurar que se ejecutan las
tareas.

Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para


C Consultado terminar el trabajo. Se le informa y se le consulta información
(comunicación bidireccional).

Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del
I Informado trabajo. A diferencia del Consultado, la comunicación es
unidireccional

Fuente: SMITH & JAIMES (2005)

Se realiza una distribución de responsabilidades de cada uno de los numerales que hacen
parte de la NT ISO 14001 de acuerdo al cargo que realizan en la organización y los procesos

6
RACI: Responsable, Aprobación, Consultado, Informado.
ya documentados asociados al SGA. A continuación se describe el rol asignado en cada una
de las direcciones:

Tabla 18 Matriz de Funciones, Responsabilidades y Autoridad

Director Control y
Coordinador SGC

Dirección Capital
Infraestructura y
Administrativa y

Dirección País
Coordinador

Operaciones

Tecnología
Financiera
Ambiental

Dirección

Dirección

Humano
Director
Calidad
Actividad/
Recurso

4.1 I R A C C I I I
4.2 I R C I I I I A
4.3.1 C A I
4.3.2 R C I A
4.3.3 I C R R I I I A
4.4.1 I I C I A I R I
4.4.2 I C A R
4.4.3 I R A I C C I I
4.4.4 I R A I
4.4.5 I R A C C C C I
4.4.6 R C A I
4.4.7 R A I I I I C
4.5.1 R A C C I
4.5.2 R A C I
4.5.3 R C I A
4.5.4 I R A I C
4.5.5 C R A I C
4.6 R C I I A

Fuente: Autor (2017)

7.1.2 Programa de Divulgación de Documentos del SGA

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de la empresa en cuanto a la documentación es del


60%. Para brindar un cumplimiento del 100%, se procedió a elaborar el programa de
divulgación de la documentación con el fin de dar a conocer a toda la organización los
procesos, documentos, formatos y anexos que pueden consultar para asegurar la eficacia de
la planificación, operación y control de procesos relacionados con los aspectos ambientales

82
significativos que genera la empresa. Esta divulgación será apoyada con la capacitación y
toma de conciencia que se enunciará adelante.

7.1.3 Programa de Capacitación y Toma de Conciencia

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de la empresa en el numeral de competencia,


formación y toma de conciencia es del 75%. Aunque su calificación no se presenta por debajo
del 60% como se plantea en las acciones de mejora, se consideró este punto por la
importancia que destacaron los auxiliares operativos en el refuerzo de las capacitaciones de
formación. Se procedió a plantear los principales temas que deben incluirse dentro del
programa de capacitación y toma de conciencia dirigido a todos los empleados y partes
interesadas, el cual está enfocado a dar cumplimiento a los objetivos y metas propuestas de
los temas ambientales más relevantes y como aporta cada uno desde su rol.

Con el fin de dar cumplimiento a la política ambiental y a sus objetivos es necesario


retroalimentar constantemente a todas las partes interesadas (Directivos, empleados,
contratistas, clientes) referente a los procesos, impactos ambientales y responsabilidad que
ejerce cada uno en la cadena en el cumplimiento del valor “soy guardián ambiental”. El
Coordinador Ambiental será responsable de documentar todas las capacitaciones y
establecer mecanismos de control que permitan evaluar si las capacitaciones han sido
fructíferas en el cumplimiento de la NT ISO 14001.

A continuación se propone las temáticas a tratar en las capacitaciones, frecuencia y a quien


va dirigido:

Tabla 19 Temas y Frecuencias de Capacitaciones


Frecuencia de
Tema Subtema Dirigido a
Capacitación
Semestral/ Plan de
Operarios
Inducción
Entendimiento de la Política
Semestral/ Plan de
Ambiental Personal administrativo
Inducción
" Ser Guardián Ambiental"
Semestral/ Plan de
No aplica Gerentes y Directores
Inducción
Contratistas Semestral
Partes Interesadas Semestral
Operarios Mensual
- Como aporto desde el rol
Personal administrativo Mensual
que realizo en la empresa
Metas y Objetivos Ambientales - Como aporto como Gerentes y Directores Mensual
persona al cuidado del
Contratistas Bimestral
medio ambiente
Partes Interesadas Bimestral
- Atención de Incidentes
Operarios Mensual
Ambientales
-Gestión de Residuos Personal administrativo Semestral
-Productos Químicos y
Programas Ambientales de JQE Peligrosos Gerentes y Directores Anual
-Ahorro y uso eficiente del Contratistas Bimestral
agua
-Ahorro y uso eficiente de Partes Interesadas Bimestral
energía
Operarios Semestral
Personal administrativo Semestral
Entendimiento de los requisitos -Generalidades
legales que debe cumplir la -Régimen penal y Gerentes y Directores Semestral
compañía sancionatorio
Contratistas Trimestral
Partes Interesadas Trimestral
Operarios Mensual
-Alcance del Sistema
-Beneficios de su Personal administrativo Mensual
Estrategia del Sistema de implementación
Gerentes y Directores Semestral
Gestión Ambiental - Innovación de procesos
con impacto ambiental Contratistas Mensual
positivo
Partes Interesadas Semestral
Operarios Bimestral
-Informe de resultados por Personal administrativo Semestral
Informes de Gestión sobre el
Cliente
impacto ambiental del Negocio Gerentes y Directores Bimestral
- Informe de Resultados
en la re manufactura
por Operación Contratistas Mensual
Partes Interesadas Mensual
Semestral/Plan de
Operarios
Inducción
Semestral/Plan de
Responsabilidades en el Personal administrativo
-RACI del SGA en JQ Inducción
desarrollo del Sistema de
Electrónico Gerentes y Directores Anual
Gestión Ambiental
Contratistas Semestral
Partes Interesadas Semestral
Fuente: Autor (2017)

84
7.1.4 Programa de Comunicaciones de temas Ambientales

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de la empresa en cuanto a este requisito es del 78%.


Para brindar un cumplimiento del 100%, se actualizo el procedimiento de comunicaciones
internas y externas en cuanto a frecuencias de divulgación y tipos de registros asociados. Las
actualizaciones se resumen a continuación:

Tabla 20 Actualización de Comunicaciones Internas


Responsable de
Tema de
Dirigido a Medio de Divulgación Frecuencia Emitir
Comunicación
comunicado

Disposiciones de la Cada vez que la


Dirección Toda la Organización Comité de Dirección Dirección lo disponga Dirección País
Líderes de
Proceso y
Indicadores de Directores/ Gerentes / Televisores / Coordinador
Gestión por Proceso Lideres de Proceso carteleras/comité Extendido Mensual Ambiental

Cumplimiento de Directores/ Gerentes / Comité Extendido/ Correo Director Control


Metas y Objetivos Lideres de Proceso Electrónico Mensual y Calidad
Cada semestre o
cuando sea modificada Coordinador
Política Ambiental Toda la Organización Capacitaciones la política Ambiental
Líderes de
Directores/ Gerentes / Proceso y
Accidentes Lideres de Proceso/ Comunicados Internos y Máximo 1 día después Coordinador
Ambientales Colaboradores externos de ocurrido el suceso Ambiental
Identificación de
Nuevos Aspectos Colaboradores y partes Coordinador
Ambientales interesadas Capacitaciones/Carteleras Cuando se genere Ambiental
Desarrollo de
estrategias y Director Control
Programas Toda la Organización Televisores / carteleras Bimensual y Calidad

Resultados Auditorías Directores/ Gerentes / Jefe de Control y


Internas Lideres de Proceso Acta de Auditoria Luego de cada revisión Calidad
Jefe de Control y
Calidad y
Colaboradores y partes Máximo 3 días Lideres de
Acciones de Mejora interesadas Formato Acción de Mejora después de abierta Proceso
Coordinador
Plan de Correo electrónico / Ambiental y
Capacitaciones Toda la Organización Carteleras Mensual Capital Humano

Televisores/ carteleras / Coordinador


Calendario Ambiental Toda la Organización correo Mensual Ambiental
Líderes de
Proceso y
Impacto ambiental Coordinador
del Negocio Verde Toda la Organización Comité de Dirección/ Correo Mensual Ambiental
Fuente: Autor (2017)
Tabla 21 Actualización de Comunicaciones Externas

Tipo de comunicación Externa Tiempo de Respuesta Quien responde

Max 2 días después de ser


Petición, Quejas y Reclamos Líder de Proceso
recibida

Requerimientos y solicitudes de las Max 8 días después de ser


Líder de Proceso
partes interesadas recibida

Solicitudes orientadas al Max 5 días después de ser


Dirección de Control y Calidad
desempeños ambiental recibida

Comunicaciones y requerimientos
Dentro del plazo estipulado Dirección de Control y Calidad
de las autoridades Ambientales

Fuente: Autor (2017)

7.1.5 Proceso de Control Documental

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de la empresa en cuanto a este requisito es del 64%.


A continuación se detalla los documentos que se utilizan actualmente en JQ Electrónico para
cada proceso, sin embargo falta divulgar a todas las partes interesadas estos documentos para
su correcta utilización, dado que el desconocimiento y consecución en la red compartida de
estos documentos género que su calificación sea baja:

Tabla 22 Tipificación de Documentación


Tipo de Documento Función
Está en construcción pero la intención es describir todas
Manual las actividades en el que se enmarca el sistema de Gestión
Ambiental
Describe la finalidad y razón de ser de la compañía
Política
orientada al cuidado del medio ambienta
Procedimiento Forma específica de llevar a cabo una actividad.

86
Instructivo Se describen las tareas específicas de una actividad.
Su objetivo es recolectar información de cada uno de los
Formatos
procesos
Indica a través del mapa de calor el riesgo que tiene
Fichas de Seguridad
asociado un elemento

Los documentos de origen externo corresponden a las


Documentos de Origen
normas y registros externos que permiten mantener
Externo
actualizado el SGA.

Proporciona evidencia de actividades desarrolladas en


Registro
cada actividad.
Fuente: Autor (2017)

Para que la compañía pueda asegurar el cumplimiento del uso de los documentos elaborados
y sus procesos se estableció un “procedimiento de Control de documentos”, con el fin de dar
a conocer los pasos a seguir para la creación, revisión, modificación, aprobación, anulación,
codificación y estructura del contenido de los documentos, así como el adecuado manejo de
la documentación obsoleta (APENDICE D).

Adicional para facilitar el control de los documentos, se ha creado el “Listado Maestro de


Documentos” (APENDICE E), donde se podrá controlar la nomenclatura usada, las
versiones vigentes, su ubicación en las carpetas, tipo de documentos y documentación
obsoleta. También puede facilitar a los usuarios del sistema la ubicación documental y
ejecución correcta de los procesos manteniendo la información al alcance de todos las partes
interesadas.
7.2 DESARROLLO DE LA ACCION DE MEJORA PARA
EL NUMERAL 4.5: VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN AMBIENTAL

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de JQe en cuanto a este requisito es del 63%. Para
mejorar el resultado de este numeral se procederá a modificar y/o crear los siguientes soportes
que contribuyan al control y seguimiento del SGA que ya está implementado.

7.2.1 Indicadores de Control y Seguimiento

De acuerdo a la Norma Técnica ISO 14004:2004, En el proceso de planificación puede


ayudar a la organización enfocar sus esfuerzos en aquellas áreas que son de máxima
importancia para el logro de las metas. Para esto debe establecer objetivos y metas para
cumplir los compromisos establecidos en su política ambiental. Además en el proceso de
establecimiento y revisión de objetivos y la implementación de programas para lograrlos,
proporcionan una base sistemática para que la empresa mejore su desempeño ambiental.

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de la empresa en cuanto a este requisito es del 60%.


Con el fin de mejorar el cumplimiento actual y llevarlo a un 100% se consideró los aspectos
e impactos ambientales, que permitió diseñar y mejorar los objetivos, metas y programas
asociados a estos para el cumplimiento de la Política Ambiental, se consideraron indicadores
para los TOP 10 de impactos ambientales identificados anteriormente, la frecuencia de
medición de estos indicadores tendrá una periodicidad mensual:

88
Tabla 23 Indicadores y Metas Control Operacional
Aspecto Objetivos de Control Seguimiento y Responsable
Indicadores Metas
ambiental programa operacional medición Indicadores

Actualización de la
Garantizar el Grado de 100% de los
matriz de requisitos
cumplimiento conocimiento de requisitos
legales
de los la normatividad aplicables Coordinador
General Procedimiento de
requisitos aplicable identificados Ambiental/
Cumplimient identificación de Evaluación de
legales Jefes de área
o legal requisitos legales cumplimiento legal
ambientales Estado de 100% de
aplicables a la cumplimiento cumplimiento de
Solicitud y cierre de
organización legal requisitos legales
acciones correctivas

Reducir el Seguimiento al
Nivel de Gastos del 80% del
consumo de consumo de
Consumo de reducción de presupuesto Seguimiento mensual Jefes de área
papel en las papel (resmas)
papel costos en aprobado por la al consumo de papel
labores por área y por
papelería Dirección
administrativas proceso
Contribuir
desde el rol de
Condiciones cada Nivel de Inspección Jefes de
Visitas en campo y
de orden y colaborador a ocupación de 100% libre pasillos ambiental de Laboratorio
medición
aseo mantener los espacios Orden y Aseo Unidad de
espacios Negocio
limpios
Registro de
Optimizar el mantenimiento
Reducción del
uso de de máquinas y Jefe de
Nivel de consumo de Seguimiento al
Consumo de lubricantes en equipos Mantenimiento
reducción de lubricantes, con consumo de aceites
aceite equipos y
costos en aceites
base en el consumo según periodos de
lubricante maquinaria Procedimiento de
lubricantes del semestre mantenimiento
propios de la Gestión de
anterior, en un 5%
organización residuos
peligrosos
Reducción del Seguimiento al
Nivel de
consumo de agua, consumo de agua Evaluación de Coordinador
reducción de
con base en el de acuerdo con tendencias del Administrativo/
consumo de agua
consumo del 1er los recibos del consumo según Jefes de
Reducir el (m3) por
semestre de 2017, servicio público periodos de Procesos
consumo de instalación
en un % 5 facturación
Consumo de agua en las
Implementación
agua instalaciones Realización de
100% de campañas de medidas de Seguimiento
de JQ campañas de
realizadas reducción continuo a las Coordinador
Electrónico sensibilización
actividades de Ambiental
>85% de la planta Sustitución de mantenimiento de
Cobertura de las
sensibilizada/camp equipos redes y equipos
campañas
aña hidrosanitarios
Seguimiento al
consumo de agua
Reducción del Coordinador
de acuerdo con Evaluación de
Racionalizar el consumo de Administrativo/
Optimización del los recibos del tendencias del
Consumo de consumo de energía, con base Jefes de
consumo de servicio público consumo según
energía recursos en el consumo del Procesos
energía periodos de
energía 1er semestre de
Implementación facturación
2017, en un %5
de medidas de
reducción
Formulación de
alternativas para Seguimiento a las
reducción de Instructivos de propuestas de Jefes de
Racionalizar el materiales de >2 empaque de reducción de Laboratorio
Consumo de consumo de empaque propuestas/semestr producto empaque Unidad de
Vinipel, recursos e terminado Negocio
cartón y naturales Reducción del Seguimiento al
papel renovables y material de -2% en el primer Instructivo de consumo de
no renovables empaque y año pallet izado de materiales de
embalaje de cajas empaque por
producto proyecto
terminado
Variación en los Seguimiento a los Jefes de
Garantizar el ingresos por Procedimiento de ingresos por venta de laboratorio
manejo, comercialización >2% aumento en Gestión de reciclaje
Generación almacenamient de reciclaje ingreso por ventas residuos sólidos
de residuos o y disposición de reciclaje no peligrosos Verificación de las
no peligrosos final de # de eventos de condiciones de Jefe de
residuos contaminación de <10 eventos/mes Adecuación de almacenamiento Almacén
sólidos materiales centros de acopio temporal en centro
aprovechables de acopio
Procedimiento de Jefes de
Gestionar los Gestión de Control de las laboratorio
residuos residuos entregas de residuos
Disposición final >80% de los respel
Generación peligrosos de peligrosos peligrosos
adecuada de generados en el
de residuos acuerdo con los
residuos año dispuestos
peligrosos requisitos Controles de Seguimiento a Jefe de
peligrosos antes de fin de año
legales diseño en certificaciones de Almacén
vigentes almacenamiento disposición final
temporal
NC de auditorías Jefes de
a condiciones de laboratorio
almacenamiento
de sustancias
<5 Auditoría sobre las
Promover el químicas
NC/auditoría*labor condiciones de uso y
manejo y Procedimiento de Jefe de
atorio almacenamiento de
Uso de almacenamient NC de auditorías almacenamiento Almacén
productos químicos
sustancias o seguro de a condiciones de y manejo seguro
>80% de
químicas sustancias etiquetado/uso de de sustancias
incidentes Verificación del
químicas en el sustancias químicas Jefe de
atendidos según reporte de incidentes
trabajo químicas Cosmetica
procedimiento ambientales
Grado de
atención de
incidentes
Fuente: Matriz Aspectos Ambientales JQe. Adaptado Autor (2017)

7.2.2 Procedimiento de evaluación, seguimiento y análisis de indicadores

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de la empresa en cuanto a este requisito es del 60%


teniendo en cuenta que no se tiene una metodología de evaluación, seguimiento y análisis de
indicadores ambientales que permitan conocer el mejoramiento del SGA o el impacto que se
ha generado al medio ambienta a través de sus procesos productivos y administrativos. Por
tanto, se ha diseñado un procedimiento que permitirá evaluar los indicadores y los canales

90
de divulgación de resultados que permitan concientizar la totalidad de la población de JQ
Electrónico Colombia S.A.S. ver (APENDICE F). El objetivo de este proceso es precisar
la metodología para hacer el seguimiento periódico de las características de las operaciones
que puedan tener un impacto significativo en el medio ambiente a través del seguimiento de
indicadores, revisión con las áreas encargadas de la ejecución de estos indicadores y por
ultimo presentarse los resultados y acciones a realizar a la Alta dirección. En el evento de
requerir recursos que sean necesarios para el cumplimiento de los objetivos fijados, se deberá
realizar en la sustentación al comité de Dirección.

7.2.3 Procedimiento Auditorías internas

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de la empresa en cuanto a este requisito es del 43%


teniendo en cuenta que la compañía no percibe las auditorias de seguimiento en las diferentes
operaciones. Para dar cumplimiento a este numeral se ha diseñado un proceso para el
desarrollo de las auditorias del SGA (APENDICE G). El objetivo de este procedimiento es
indicar la forma como se realizan las Auditorías Internas en JQ Electrónico Colombia , en
donde se determina si el Sistema de Gestión Ambiental es conforme con las disposiciones
planificadas, con los requisitos de la norma ISO 14001:2004 y con los requisitos establecidos
por la organización. Estas auditorías serán insumo para demostrar el uso adecuado del
sistema y de esta forma retroalimentar a la alta Dirección, sobre el SGA.
7.3 DESARROLLO DE LA ACCION DE MEJORA PARA EL NUMERAL 4.6:
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

De acuerdo a la RAI, el cumplimiento de la empresa en cuanto a este requisito es del 46%.


Teniendo en cuenta que una de las debilidades encontradas en el diagnóstico es la poca
participación de la alta dirección en las estrategias y seguimiento del SGA, se realizó el
siguiente Manual que contribuye al control y seguimiento del sistema implementado y
garantizar el cumplimiento de la misión, visión y Política ambiental de la organización.

7.3.1 Manual Estratégico

Se diseñó una herramienta de seguimiento y mejoramiento continuo del sistema


correspondiente a un Manual de gestión Estratégica asociado al SGA donde se incluye los
indicadores ambientales orientados al cumplimiento de la política Ambiental de JQ
Electrónico Colombia SAS como se presenta en el APENDICE H.

Este procedimiento tiene como objetivo establecer y describir las actividades que se deben
ejecutar en el proceso de Gestión Estratégica, para liderar la compañía entorno a su
Estrategia, propendiendo por una organización orientada al valor “ser guardián ambiental” y
esto quede considerado en la Planeación estratégica de la Organización.

Previamente al uso de esta herramienta el Coordinador Ambiental deberá socializar los


indicadores de los objetivos del SGA a los líderes de cada proceso indicando las
oportunidades de mejora que existen y cómo desde su rol podrían aportar esta información
deberá socializar en una reunión del comité extendido. De igual manera enviar una
comunicación vía email de compañías verdes que han logrado mejorar sus procesos a través
de la implementación del sistema para que en el desarrollo de la planeación estratégica se
propongan procesos asociados al mejoramiento de los indicadores ambientales de la
organización por parte de cada uno de los líderes de cada unidad de negocio.

92
Por otro lado, el coordinador ambiental deberá elaborar un benchmarking de los indicadores
de JQe frente a los indicadores de las operaciones de JQe de México, Ecuador y Perú, que
sirva de insumo para el desarrollo de la planeación estratégica.
8. ESTRATEGIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE
GESTIÓN AMBIENTAL EN JQe

Teniendo en cuenta que el avance del diseño del sistema de gestión ambiental se impulsaría
con las acciones y documentos elaborados en el desarrollo del trabajo es importante que la
Dirección este convencida de realizar la implementación en el menor tiempo posible para
lograr certificarse y de esta forma materializar el beneficio que esto trae a la organización.
Es por esta razón que a continuación se propondrá algunas estrategias enfocadas al
cumplimiento de la política ambiental que ha fijado la organización y la normativa ISO
14001: 2004 con el fin lograr sensibilizar a la Dirección en la importancia de la
certificación en el 2018.

94
8.1 ESTRATEGIA DE CAPACITACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL DE JQe

Con el fin de brindar un mecanismo que permita divulgar a la organización y las partes
interesadas el Sistema de Gestión Ambiental de JQe, esta estrategia se traducirá en un plan
de difusión a ser ejecutado durante un periodo de 6 meses con el fin de tener el cubrimiento
al 100% de la población de JQe y sus partes interesadas con mayor impacto en la operación.
El plan contendrá detalles de cómo se ejecutaría, los recursos necesarios, la audiencia que
interviene y el cronograma de trabajo.

8.1.1 Objetivo de la Estrategia

El Objetivo principal de esta estrategia es lograr involucrar a las partes interesadas con
mayor relevancia en el cumplimiento del desempeño ambiental de JQe y promover la
participación activa de todas las partes. A continuación se mencionan algunos objetivos
específicos de esta estrategia:

 Mejorar los resultados de los indicadores de desempeño ambiental de la


organización.
 Involucrar más a todas las partes interesadas que hacen parte del Sistema de
Gestión ambiental: Junta Directiva, Colaboradores, Clientes y Proveedores.
 Implementar actividades específicas de comunicación.
 Incrementar la visibilidad general del Sistema de Gestión Ambiental de JQe.

El desarrollo de la actividad de JQe requiere el uso de algunos elementos químicos en su


operación con el fin de garantizar un producto conforme a sus clientes. Lo que hace
necesario que todas las partes estén involucradas en el conocimiento del Sistema y de esta
forma contribuyan positivamente desde todos los aspectos al cumplimiento de los
indicadores de desempeño de la organización.
Teniendo en cuenta que la generación de residuos peligrosos y el agotamiento de recursos
naturales son los dos impactos con mayor relevancia dentro del SGA de JQ Electrónico se
enfocará la estrategia en mostrar el impacto en estos indicadores. A continuación se
muestra los indicadores de enero a mayo de (2017) correspondientes a RESPEL, agua y
energía que ha consumido la operación de JQe:

Tabla 24 Consumo de energía relativo (kWh/Unidad producida)


Producción(
Valor
Consumo E Cantidad de kWh/Equipo
Facturación
Periodo Equipos)
ENE 52.831 $ 28.446.670 172.315 0,31
FEB 53.154 $ 27.800.100 180.189 0,29
MAR 57.073 $ 30.576.730 184.609 0,31
ABR 50.510 $ 26.594.530 151.000 0,33
MAY 55.394 $ 29.877.440 139.848 0,40
Fuente: Factura Energía y tablero Producción. Adaptado Autor (2017)

Tabla 25 Generación relativa de residuos peligrosos (g/Unidad producida)


Valor
Periodo Respel (Kg) Factura Producción g/und
ENE 845,4 $ 1.212.316 172.315 4,91
FEB 750,0 $ 963.222 180.189 4,16
MAR 705,8 $ 998.678 184.609 3,82
ABR 734,5 $ 1.094.763 151.000 4,86
MAY 897,0 139.848 6,41
Fuente: Factura manifiestos y tablero Producción. Adaptado Autor (2017)

Tabla 26 Consumo de agua relativo (L/colaborador*día)


Valor Head Cout
Consumo L/hab*día
Periodo Facturación prom
DIC-FEB 667 $ 8.130.490 822 16,2
FEB-ABR 699 $ 8.724.710 783 17,9
Fuente: Factura agua y head count Capital Humano. Adaptado Autor (2017)

96
En consecuencia los objetivos de comunicación y difusión del Sistema de Gestión
Ambiental se centraran a mostrar cómo se impacta desde cada una de las partes los
indicadores de desempeño ambiental y enfocar a la búsqueda de las metas establecidas por
la organización que se vea traducida en ahorros para la compañía y cumplimiento de la
política ambiental. De igual manera se buscará publicar los resultados, la experiencia
adquirida a todos los grupos de interés y promover la implantación de estas acciones a cada
una de las partes interesadas en sus industrias y hogares.

8.1.2 Partes Interesadas (Audiencia)

Teniendo en cuenta que los objetivos de comunicación, significa dirigirse a una audiencia
de impacto en los resultados (Directivos, Colaboradores, clientes, proveedores), son todos
grupos de interés, a continuación se mencionará quienes participarían en la estrategia de
divulgación en cada una de las partes:

Grupo 1: Directivos: Son los miembros que lideran la organización en cada una de las
áreas de trabajo dentro de JQe. Participación de la totalidad de las Directivas.

Grupo 2: Colaboradores: Hace referencia a todos los colaboradores que hacen parte del
head count de la organización y deben sustentar el valor de “soy guardián ambiental”. La
divulgación se realizaría por cargos de acuerdo a la Tabla 4 Cierre Head Count Febrero07.

Grupo 3: Clientes: De acuerdo a la participación de los ingresos en la organización se


tomaran los 4 principales clientes que hacen el 80% de los ingresos actualmente: DIRECTV,
ETB, Telmex y TIGO UNE. Adicional son los que tienen mayor volumen de producción y
generación de RESPEL en los productos que se procesan para prestar los servicios de
Televisión y Banda Ancha. A continuación se muestra el volumen procesado actualmente.
Tabla 27 Producción de equipos de Banda Ancha y Televisión Mensual
Volumen
Participación
Cliente Producción
Telmex 65.000 41%
TIGO UNE 55.000 34%
DIRECTV 22.000 14%
ETB 18.000 11%
TOTAL 160.000 100%
Fuente: Tablero Producción. Adaptado Autor (2017)

Grupo 4: Proveedores: Actualmente se tienen 75 proveedores en la contabilidad


correspondiente a los diversos servicios que prestan a JQe. Sin embargo se propone enfocar
inicialmente la estrategia en los aliados que proveen el mayor volumen de insumos para la
operación y/o tienen un impacto financiero importante dentro de la organización. A
continuación se detalla el servicio que presta y el impacto en los estados financieros de JQe:

Tabla 28 Proveedores JQe mayor pago mensual


Servicio/producto que provee Facturación
Participación
Cliente a JQe Mensual
JLR (cables) Cables de poder $ 311.571.095 37%
Acción Selección y Contratación $ 210.895.727 25%

Propac (Cajas) Cajas de cartón para embalaje $ 148.175.947 18%


PPG Pinturas $ 119.258.514 14%
Mat Química Líquidos limpieza equipos $ 31.474.170 4%
Herpaty Bolsas) Bolsas plásticas $ 21.045.575 2%
$
Cartones América Cajas de cartón para embalaje 55.000 0%
Total $ 842.476.028
Fuente: SIIGO JQe. Adaptado Autor (2017)

98
8.1.3 Mensaje de la Estrategia

Los mensajes a transmitir se adecuaran a los distintos grupos que forman las partes
interesadas. Las acciones de comunicación más apropiadas se conseguirán cruzando los
objetivos con los grupos de audiencia A continuación se presenta el principal mensaje a
trasmitir para cada uno de los grupos que hacen parte de las partes interesadas:

Mensaje a los Directivos:

“JQ Electrónico Colombia S.A.S en el desarrollo de sus actividades debe ofrecer un


ejemplo de buenas prácticas ambientales dando cumplimiento a la misión y visión de la
organización. La unificación de toda la cadena de abastecimiento en el ahorro de recursos
naturales y búsqueda de insumos que tengan el menor impacto ambiental ayudará a que se
presente un menor impacto en el ambiente y fortalecer el concepto de logistica inversa”

Mensaje a los Colaboradores

“JQ Electrónico Colombia S.A.S promueve junto con sus colaboradores el uso racional de
los recursos naturales dentro y fuera de la organización. Además buscan hacer que sus
procesos tengan el menor impacto al medio ambiente proponiendo soluciones innovadoras
encaminadas al cuidado del medio ambiente logrando dar cumplimiento al concepto ser
guardián ambiental ”

Mensaje a los Clientes

“JQ Electrónico Colombia S.A.S invita a sus clientes a incluir dentro de sus valores el
concepto de ser guardián ambiental para promover el uso racional de los recursos naturales
y la búsqueda de proveedores que propicien el cuidado del medio ambiente”
Mensaje a los Proveedores

“JQ Electrónico Colombia S.A.S dando cumplimiento con la Misión y la Visión de la


organización requiere que sus proveedores apliquen las mismas políticas de gestión
ambiental en sus procesos así como los productos que se proveen para el desarrollo del objeto
social de JQe”

En resumen, el mensaje clave para todos los grupos es comunicar de forma efectiva que se
haga un buen uso de los recursos naturales (agua y luz) desde el ámbito laboral y el ámbito
social. De igual manera se haga una correcta destinación de los productos que se usan para
el desarrollo de la actividad de re manufactura de equipos durante toda la cadena logistica
donde intervienen todas las partes interesadas, con el fin de minimizar el impacto ambiental
ocasionado por esta labor. A continuación se detalla las temáticas que se divulgaran a cada
una de las audiencias que participaría en la estrategia de comunicación para lograr cumplir
el mensaje esperado:

Tabla 29 Temáticas Estrategia Comunicación SGA JQe.


TEMATICAS COMUNICACIÓN SISTEMA
GESTIÓN AMBIENTAL JQe.
Entendimiento de la Política Ambiental.
" Ser Guardián Ambiental"
Metas y Objetivos Ambientales JQe
Programas Ambientales de JQe
Entendimiento de los requisitos legales que debe
cumplir la compañía
Estrategia del Sistema de Gestión Ambiental
Informes de Gestión sobre el impacto ambiental
del Negocio en la re manufactura
Responsabilidades en el desarrollo del Sistema de
Gestión Ambiental
Fuente: Autor (2017)

100
8.1.4 Canales para la Divulgación del SGA

Los principales canales de difusión utilizados al interior de la organización comúnmente


son los informes de gestión, los medios audiovisuales y carteleras de publicación al interior
de la planta. Sin embargo es necesario incluir otras canales que permitan divulgar de
manera eficaz el mensaje de la estrategia de comunicación. La tabla 30 contiene dos listas
de canales de comunicación de acuerdo al tamaño de la audiencia.

Tabla 30 Canales de Comunicación SGA JQe.


Canales de comunicación Canales de comunicación a
Interpersonal través de medios.
Encuestas y entrevistas Información vía email
grupos de discusión Boletines informativos
conferencias Manuales
Visitas guiadas a la planta Folletos
Mesas redondas Proyección Televisión Planta
Exposiciones Videos
Talleres Carteleras
Informes de Gestión Stickers
Fuente: Autor (2017)

En la comunicación interpersonal va dirigido a una audiencia pequeña entre 1 y 20


personas, costos bajos, más esfuerzo y más efecto, dado que es interactivo y bueno para
obtener contribuciones por parte de los participantes. Adicional es un canal flexible para
cambiar la estrategia y el contenido.

Los canales de comunicación través de medios tienen una posibilidad de alcanzar mayor
audiencia (mayor de 20 personas) y utiliza la credibilidad de los medios de divulgación al
ser un medio formal.

8.1.5 Etapas del plan de Divulgación

Las etapas de la divulgación del plan de comunicaciones se propusieron bajo la


metodología PHVA con el fin de asegurar el objetivo primordial de la divulgación y es el
aseguramiento del cumplimiento del Sistema de Gestión ambiental de la empresa JQe. A
continuación se menciona:

Tabla 31 Etapas de Plan de Divulgación


Planear Hacer Verificar Actuar
Definición de Determinar con la Dirección Al finalizar el En caso de
Objetivo de las País los indicadores de programa de encontrar que
estrategias a energía, agua y respel de capacitación los
desarrollar. acuerdo al comportamiento se realizará conocimientos
Identificación del primer semestre del una adquiridos en
de las Partes 2017. evaluación de el programa
Interesadas Fecha: 1ra semana de lo visto en la no son
Agosto 2017. capacitación suficientes se
Establecer el Divulgación de la temática con el fin de deberá
mensaje de la de comunicaciones a los medir la reforzar el
estrategia para Directivos. eficacia del plan de
cada una de las Fecha: 3ra semana de plan. capacitación.
partes Agosto 2017.
interesadas
Definición de Divulgación de la temática
las temáticas de de comunicaciones a los Adicional se En los
comunicación colaboradores realizaran procesos
Fecha: 1ra semana de auditorias de internos se
septiembre 2017 hasta enero los procesos evaluara al
2018. con el fin de interior de la
Determinar los Divulgación de la temática evaluar la plana y en el
canales de de comunicaciones a los aplicación de caso de los
comunicación clientes y proveedores. lo visto en los proveedores
para cada una de Fecha: Octubre a Diciembre procesos. se evaluara en
2017.

102
las partes Durante este periodo se sus
interesadas usaran los canales de instalaciones.
divulgación establecidos
para reforzar las
capacitaciones brindadas a
cada audiencia.
Fuente: Autor (2017)
8.1.6 Cronograma

A continuación se muestra la propuesta de divulgación a cada una de las partes interesadas


y las actividades previas a realizar antes de dar inicio con el plan de comunicación.

Tabla 32 Cronograma de Divulgación comunicaciones

Capacitación Evaluación
AÑO 1 AÑO 2
Tema Fecha
Fecha fin
Objetivo Inicial de
actividad
actividad 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6
Determinar Meta
consumo energía,
agua y
generación Aprobación por la
RESPEL Dirección 1/08/2017 4/08/2017 x
Divulgación plan
capacitación Capacitación y
Directivos JQe sensibilización 14/08/2017 18/08/2017 x
Divulgación plan
capacitación Capacitación y
Empleados sensibilización x x x
Capacitación y
Auxiliares sensibilización 1/09/2017 31/01/2018 x x x x x x
Capacitación y
Técnicos sensibilización 1/09/2017 31/01/2018 x x x
Capacitación y
Coordinadores sensibilización 1/09/2017 31/01/2018 x x
Capacitación y
Analistas sensibilización 1/09/2017 31/01/2018 x x
Capacitación y
Jefes sensibilización 1/09/2017 31/01/2018 x x
Capacitación y
Gerentes sensibilización 1/09/2017 31/01/2018 x x
Divulgación plan
capacitación Capacitación y
Proveedores sensibilización x x x
Capacitación y
JLR (cables) sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Capacitación y
Acción sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Capacitación y
Propac (Cajas) sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Capacitación y
PPG sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Capacitación y
Mat Química sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Capacitación y
Herpaty Bolsas) sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Cartones Capacitación y
América sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Divulgación plan
capacitación Capacitación y
Clientes sensibilización x x
Capacitación y
Telmex sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Capacitación y
Tigo une sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Capacitación y
Directv sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Capacitación y
ETB sensibilización 1/10/2017 31/12/2017 x
Fuente: Autor (2017)

De acuerdo a este plan se daría cumplimiento a la divulgación del SGA del 100% de los
colaboradores de JQe y las partes interesadas con mayor impacto en la operación actual.

104
8.2 ESTRATEGIA DE IMPACTO DE LA CAPACITACIÓN DEL SISTEMA
DE GESTIÓN AMBIENTAL DE JQe

Con los resultados obtenidos en el diagnostico RAI la organización quedo en una


calificación del 75% en este aspecto. Donde se ve la necesidad de realizar un programa
de sensibilización y capacitación al personal de la organización y las partes interesadas
con el fin de crear conciencia de la importancia de la implementación de un sistema de
gestión ambiental.

Para esto se ha creado un programa de capacitación y toma de conciencia que involucra


las partes interesadas y la frecuencia de su socialización. Ver Tabla 19.

Los objetivos del programa de capacitación y toma de conciencia buscan:

 Sensibilizar al personal de la organización en la importancia de adoptar una cultura


de compromiso y calidad con las actividades que desarrollan en cada uno de los
procesos.
 Obtener el compromiso requerido por los integrantes de la empresa para la
implementación del SGA.
 Dar a conocer conceptos básicos de la NTC ISO 14001:2004
 Presentar a la Organización su situación actual frente al cumplimiento de la NTC
ISO 14001:2004.
 Prevenir y corregir riesgos que se presentan en la empresa que puedan afectar
directamente al personal que allí labora.
 Orientar al personal en que es lo que se espera de cada uno y como contribuye
desde su rol.
 Certificar a un mínimo de funcionarios por Dirección y/o área en la NTC 14001:2004
con el fin de realizar auditorías internas y evaluar la correcta ejecución del SGA.
 Mitigar accidentes que se generen en cada puesto de trabajo, con el fin de mejorar
la protección de los colaboradores y afectación al medio ambiente.
 Informar a todas las partes interesadas el mapa de procesos y su relación con el
SGA.
La NTC ISO 14001:2004 contempla en sus numerales la toma de conciencia como un
elemento relevante que toda empresa sin depender de su actividad debe tener en cuenta
para cumplir con los objetivos y la política ambiental planteados por la alta dirección.
Aunque a través del numeral 4.4.2 competencia, formación y toma de conciencia expresa
“La organización debe establecer uno o varios procedimientos para que sus empleados o
las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de…”.

Según Piaget (1981) explica que la toma de conciencia es un mecanismo central para el
devenir del conocimiento, pues al representar acciones pasadas del propio sujeto, surge la
posibilidad de hacer nuevas conexiones lógicas entre sus acciones concretas. Esto quiere
decir que la toma de conciencia permite no solo pensar en sus acciones concretas sino
también en las acciones posibles que realiza cada individuo consiente.

8.2.1 Toma de Conciencia frente a la NTC 14001:2004

En el siguiente cuadro se detalla la aplicación o no (N/A) de la toma de conciencia en cada


uno de los numerales de la norma ISO 14001:2004, donde se analizará la relación entre los
requisitos que aplican y la toma de conciencia. Considerando los siguientes elementos
como punto importante de la toma de conciencia: proceso gradual, cambio, paradigma,
actuar, experiencia, conocimiento adquirido y reflexión:

Tabla 33 Numerales Toma de conciencia ISO 14001:2004


TOMA DE
NUMERAL REQUISITO CONCIENCIA
4.1 REQUISITOS GENERALES N/A
4.2 POLÍTICA AMBIENTAL N/A
4.3 PLANIFICACIÓN Solo Titulo
4.3.1 Aspectos Ambientales N/A

4.3.2 Requisitos Legales y Otros Requisitos N/A

4.3.3 Objetivos, Metas y Programas SI


4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN Solo Titulo

106
Recursos, Funciones,
4.4.1 SI
Responsabilidad y Autoridad
Competencia, Formación y Toma de
4.42 SI
Conciencia
4.4.3 Comunicación SI
4.4.4 Documentación N/A
4.4.5 Control de Documentos N/A
4.4.6 Control Operacional N/A
Preparación y Respuesta Ante
4.4.7 SI
Emergencias
4.5 VERIFICACIÓN Solo Titulo
4.5.1 Seguimiento y Medición N/A
4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal N/A
No conformidad, acción correctiva y
4.5.3 SI
acción preventiva
4.5.4 Control de los Registros N/A
4.5.5 Auditoría Interna SI
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN N/A
Fuente: Autor (2017)

De acuerdo a lo anterior se debe trabajar en los siguientes aspectos en cada uno de los
numerales para contribuir a la toma de conciencia de todas las partes que intervienen en la
ejecución del SGA de JQ Electrónico:

Tabla 34 Aspectos a Evaluar en la toma de conciencia.


NUMERAL REQUISITO Aspectos a evaluar en la toma de conciencia

Los miembros de la organización deben conocer los


objetivos, metas y programas y como su desempeño influye
en el logro de los mismos, se requiere tener conciencia de la
Objetivos, Metas y
4.3.3 importancia de su participación para alcanzarlos, la cual se
Programas
obtiene mediante la reflexión, el conocimiento adquirido y su
forma de actuar, aplicando en ello la mejora continua la cual
se logra a través de la experiencia
Las personas que trabajan en la organización o en su nombre
deben tener experiencia, conocer sus responsabilidades y
funciones con el fin de actuar y reflexionar en los procesos de
Recursos, Funciones,
la organización que puedan afectar el sistema de gestión
4.4.1 Responsabilidad y
ambiental y las consecuencias ocasionadas por sus decisiones,
Autoridad
generando así un proceso gradual de cambio, estas
responsabilidades y funciones deben ser comunicadas a cada
uno de los niveles de la organización.

Competencia, La organización si desea que haya cambios en la forma de


4.42 Formación y Toma actuar de sus trabajadores debe asegurarse que a través de sus
de Conciencia comunicaciones internas se transmita el conocimiento y las
experiencias lo que le permitirá a los funcionarios reflexionar
4.4.3 Comunicación y actuar de forma diferente, logrando así la mejora continua.

Se requiere, adquirir conocimiento sobre los procedimientos


Preparación y para la atención y preparación ante emergencias, modificar o
4.4.7 Respuesta Ante transformar las conductas y realizar pruebas periódicas que
Emergencias son generadoras de experiencia; lo que permite reflexionar
sobre la forma de actuar y el resultado que se obtiene.

Las no conformidades permiten la toma de conciencia para la


corrección o modificación de procedimientos, esta se logra
mediante un proceso gradual en el que se analizan las causas
No conformidad,
que generaron las no conformidades, permitiendo reflexionar
4.5.3 acción correctiva y
sobre lo que produjo el evento y así adquirir experiencia,
acción preventiva
modificando su forma de actuar, lo cual conllevan a la mejora
continua y a un cambio de paradigma sobre como verse a sí
mismo y su participación e influencia en el proceso
El resultado de las auditorías genera reflexión sobre aquellos
procedimientos del sistema de gestión ambiental susceptibles
de mejorar teniendo en cuenta los aspectos e impactos
ambientales de la organización, produciendo en el individuo
4.5.5 Auditoría Interna un cambio de pensamiento, modificando su forma de actuar,
sus paradigmas personales y profesionales, este es un proceso
gradual que tiene como base la experiencia y el conocimiento
adquirido y su propósito es minimizar errores
futuros
Fuente: Autor (2017)

De acuerdo a lo anterior es necesario no solo diseñar la temática y frecuencia del plan de


capacitación sino la metodología para la planeación, sensibilización, evaluación de
impacto y seguimiento de las capacitaciones que permita medir la toma de conciencia de
los que hacen parte del SGA.

108
8.2.2 Metodología de ejecución del programa de Capacitación y Toma de conciencia

Para llevar a cabo el programa de capacitación y toma de conciencia se determinó la


siguiente metodología:

Tabla 35 Metodología Ejecución programa Capacitación y Toma Conciencia.


Planeación Sensibilización y Evaluación de Control y
Capacitación impacto y Evaluación
Seguimiento
 Presentación a la  Realizar las  Una vez  Teniendo
Dirección de las capacitaciones desarrolladas las en cuenta que el
Temáticas y en los horarios y capacitaciones se objetivo de la
frecuencia de fechas deberá realizar sensibilización y
sensibilización establecidas, evaluación del capacitación es
elaborada en la  Control de impacto que dar
Tabla No 19 asistencia en las generaron estas cumplimiento a
 Realizar un capacitaciones. capacitaciones por cada uno de los
comunicado que medio de requisitos de la
debe ser entregado a  En este espacio indicadores. (VER norma ISO
las partes se realizará APENDICE I) 14001, estos
interesadas que es reflexión de la  Se realizará un serán evaluados
de carácter importancia de la seguimiento al a través de las
obligatorio la implementación aprendizaje de las auditorias del
asistencia a las del SGA, por lo capacitaciones sistema (VER
capacitaciones que se aclararan realizadas de acuerdo APENDICE G)
establecidas en el dudas. a unos objetivos para
cronograma.  Actividades evaluarse ( VER
 Publicación en lúdicas de fácil APENDICE J)
carteleras de la aprendizaje del
empresa. SGA
Fuente: Autor (2017)
8.3 ESTRATEGIA DE MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION
AMBIENTAL DE LA EMPRESA JQe.

El desarrollo de la gestión ambiental al interior de la organización JQe y en su entorno con


las partes interesadas busca generar una cultura de “guardián ambiental” a cada uno de los
miembros que participan en el desarrollo del objeto social de la compañía.

Es por esta razón que se hace importante usar canales de comunicación apropiados para las
diferentes temáticas de comunicación referentes con los temas ambientales de la
organización. Adicional que la Dirección debe proveer los recursos físicos y económicos
para su correcta ejecución.

8.3.1 Canal Divulgación Temas Ambientales

Con el fin de dar a conocer a las partes interesadas las comunicaciones referentes al
comportamiento ambiental de la organización se disponen los siguientes canales de
comunicación referente a los temas de comunicación propuestos.

Tabla 36 Temas Ambientales a Divulgar

Canal de Comunicación
Responsa
Medio
ble de
Tema de de A través de
Dirigido a Frecuencia Emitir Interpersonal
Comunicación Divulg medios
comunica
ación
do
Comité
Cada vez que la
Disposiciones Toda la de Dirección Boletines
Dirección lo Exposiciones
de la Dirección Organización Direcci País informativos
disponga
ón

110
Televis
ores / Líderes de
Directores/
Indicadores de carteler Proceso y
Gerentes / Grupos de
Gestión por as/comi Mensual Coordinad Carteleras
Lideres de discusión
Proceso té or
Proceso
Extendi Ambiental
do
Comité
Directores/ Extendi
Cumplimiento Director Proyección
Gerentes / do/
de Metas y Mensual Control y conferencias Televisión
Lideres de Correo
Objetivos Calidad Planta
Proceso Electró
nico

Cada semestre o
Coordinad
Política Toda la Capacit cuando sea
or Exposiciones Manuales
Ambiental Organización aciones modificada la
Ambiental
política

Directores/ Comuni
Líderes de
Gerentes / cados Máximo 1 día
Proceso y
Accidentes Lideres de Interno después de
Coordinad Talleres Folletos
Ambientales Proceso/ sy ocurrido el
or
Colaboradore externo suceso
Ambiental
s s

Identificación Capacit
Colaboradore Coordinad
de Nuevos aciones Cuando se Visitas guiadas
s y partes or Videos
Aspectos /Cartele genere a la planta
interesadas Ambiental
Ambientales ras
Televis
Desarrollo de Director
Toda la ores / Encuestas y Boletines
estrategias y Bimensual Control y
Organización carteler entrevistas informativos
Programas Calidad
as
Directores/
Resultados Acta de Jefe de
Gerentes / Luego de cada Informes de Información
Auditorías Auditor Control y
Lideres de revisión Gestión vía email
Internas ia Calidad
Proceso

Format Jefe de
Colaboradore o Máximo 3 días Control y
Acciones de grupos de
s y partes Acción después de Calidad y Folletos
Mejora discusión
interesadas de abierta Lideres de
Mejora Proceso
Correo Coordinad
electrón or
Plan de Toda la
ico / Mensual Ambiental Talleres Stickers
Capacitaciones Organización
Carteler y Capital
as Humano
Televis
ores/ Coordinad
Calendario Toda la Informes de
carteler Mensual or Stickers
Ambiental Organización Gestión
as / Ambiental
correo
Comité Líderes de
Impacto de Proceso y
Toda la Informes de Boletines
ambiental del Direcci Mensual Coordinad
Organización Gestión informativos
Negocio Verde ón/ or
Correo Ambiental
Fuente: Autor (2017)

Estas comunicaciones permitirán reforzar el conocimiento de las partes interesadas en el


correcto desempeño ambiental de la organización.

8.3.2 Recursos asociados al plan de divulgación

En el desarrollo de las capacitaciones y socialización de resultados ambientales se hace


necesario recursos físicos como las salas de capacitación, televisores, carteleras y adicional
algunos recursos físicos como medios de apoyo en las capacitaciones a cada una de las
partes interesadas. A continuación se detalla el presupuesto requerido para un periodo de 6
meses:

Tabla 37 Presupuesto requerido para divulgación comunicaciones


Cantidad
Unidad de Colaborado
Recurso Clientes Proveedores Total Valor
medida res

Papelería unidadx100 48 48 581.040

Folletos Unidad 1.614 8 14 1.636 1.963.200

Sticker unidad 2.421 16 28 2.465 493.000


Carpetas Legajad
oras Unidad 807 8 14 829 248.700

112
Fotocopias Unidad 1.614 24 42 1.680 84.000

Edición Videos Unidad 3 1 1 5 1.500.000


Bolsas
Ecológicas Unidad 807 8 14 829 829.000
Total 5.698.940
Fuente: Autor (2017)

8.3.3 Creación de Campaña “Soy Guardián Ambiental”

Teniendo en cuenta que uno de los valores de la organización se centra en “ser guardián
ambiental” toda la campaña de divulgación, sensibilización y capacitación se puede
enfocar a mostrar el siguiente logo en los manuales, folletos, videos, etc, con el fin de crear
un icono logo que asocie el Sistema de Gestión Ambiental al interior y fuera dela
organización con las partes interesadas. A continuación se muestra el logo actual que usa
la compañía para indicar el valor de “Soy guardián ambiental”

Figura 11 Imagen “Soy Guardián Ambiental”

Fuente: Valores JQe (2016)


9. BENEFICIOS DE IMPLEMENTACÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN
AMBIENTAL

Según (García E, 2008) las herramientas de gestión basadas en la norma ISO 14001 ayudan
a una compañía a mejorar sus costos de explotación y su posición en un mercado
globalizado. De igual manera menciona que la implementación de un Sistema de Gestión
Ambiental resulta rentable e interesante desde el punto de vista estratégico dando las
siguientes razones:

 Conformidad con la legislación ambiental: En todo momento se está al día en el


cumplimiento dela legislación, pudiendo ser sometida la empresa a una inspección
sin miedo a la generación de alguna sanción.

 Conformidad con las exigencias de los consumidores: El consumidor actual esta


sensibilizado medioambientalmente con el producto o servicio que se ofrece.
Además el poder satisfacer los requisitos del cliente significaría un beneficio como
ahorro en los costos y aumento en la venta de productos/ servicios.

 Mejora de la imagen de márquetin de la compañía: Existen mercados potenciales que


valoran positivamente la actitud de aporte en sus procesos ambientalmente, lo que
permitirá ser proveedor de grandes empresas.

 Mejora la Utilización de los Recursos: En materias primas, recursos naturales,


personas, financieros, dado que se puede hacer un mejor dimensionamiento de la
cantidad óptima requerida para desarrollar el proceso de la empresa.

 Reducción del Costo de explotación: El cumplir con la filosofía de la ISO


14001(2004) “obliga” a la empresa a ser creativas y a implementar mejoras en sus
procesos que permitan generar ahorros.

114
 Mejora la comunicación entre los Departamentos/áreas: Al tratarse de un sistema de
gestión documentado permite identificar las responsabilidades de cada una de las
partes y que se desarrollen adecuadamente los procesos.

 Mejora Indirecta de la calidad del producto/servicio: El ecodiseño de un


producto/servicio ayuda a reducir el impacto ambiental y de esta manera sustitución
de componentes que se deterioren con mayor facilidad, generando una afectación
positiva al producto.

 Facilita el trabajo de los Directores de Departamento: Teniendo en cuenta que la


estructura del SGA es muy similar al SGC le permite controlar adecuadamente los
procesos de la compañía permitiendo organizar el área y alineando los objetivos
ambientales con los intereses globales de la compañía.

 Incrementa los niveles de seguridad : Es primordial la seguridad de los trabajadores


como del entorno de la empresa, la implementación del SGA obliga a cumplir una
seria de procedimientos para almacenamiento de productos químicos o peligrosos,
así como mantener el programa de prevención y atención de emergencias.

 Mejora la imagen de la empresa ante la comunidad: La comunidad considerará que


la empresa se preocupa por proteger su entorno.

 Consistencia entre las políticas de la empresa: El disponer de una política ambiental


que está alineada con las demás políticas de la organización y esté debidamente
aprobada por la alta dirección, hace que todos los empleados tengan el compromiso
de cumplirlas.

 Aumenta la confianza de los gestores de la empresa: La construcción del sistema


permite que cada una de las partes interactúen, este hecho hace que la confianza de
los directores a sus trabajadores incremente y viceversa.
 Consistencia en las relaciones con los proveedores: En el cumplimiento de los
requisitos del SGA hace que se trasladen los objetivos medioambientales a los
proveedores, dado que son los responsables de realizar algunas actividades críticas y
hacen parte de la cadena de gestión de la empresa.

 Acceso creciente a Capital: Si la compañía cumple con los requisitos del SGA, se
brindará confianza a posibles inversionistas, a bancos, o entidades del estado que
puedan invertir en iniciativas tecnológicas que ayuden a la organización a mejorar su
desempeño ambiental.

 Limitación del Riesgo: En la actualidad los escándalos ambientales son muy


pronunciados, es por esta razón que al tener implementado el SGA evitará exponer a
la empresa a sanciones y mala imagen en el entorno.

 Precisiones de Mercado: Las empresas que están certificadas no sufrirán de barreras


comerciales, dado que algunas compañías empiezan a establecer como obligatorio la
implantación de este sistema.

 Transferencia de Tecnología: Al desarrollar el SGA la compañía podrá adoptar


nuevas tecnologías que permitan realizar un proceso productivo más limpio y
eficiente desde el punto de vista tecnológico.

En el tiempo actual para dar respuesta a los grupos de interés y que la empresa permanezca
siendo atractiva comercialmente es necesario implementar el sistema de gestión ambiental
para ser más competitiva y demostrar que está a la vanguardia en sus procesos. Luego de
detallar las ventajas de la implementación del sistema de Gestión ambiental que conseguirá
la empresa JQe se detallará la inversión inicial que deberá realizar y así como sinergias a
nivel de procesos y estructura que podrá desarrollar si se realizará la implementación en un
tiempo no mayor a 6 meses.

116
9.1 PRESUPUESTO REQUERIDO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL EN JQe

Teniendo en cuenta los beneficios que obtendrá la empresa JQe con la implementación del
sistema de gestión Ambiental se realizó el levantamiento del presupuesto que se requeriría
para la puesta en marcha del sistema en un periodo de 6 meses. Estos recursos deben ser
aprobados por la alta Dirección para su compromiso y ejecución al interior de la
organización. A continuación se detalla los costos requeridos de acuerdo a la actividad de
la organización:

Tabla 38 Presupuesto requerido para la implementación del SGA


Costo Periodicidad TOTAL PPTO AÑO
ESTUDIO DE EMISIÓN DE RUIDO
Monitoreo y elaboración de informe $ 2.000.000 1/ año $ 2.000.000
ESTUDIO DE EMISIONES ATMOSFÉRICAS
Modificación de ductos (Sin ajuste de altura) $ 700.000 $ 700.000
Monitoreo y elaboración de informe $ 7.000.000 1/ año*ducto $ 7.000.000
REPOSICIÓN DE MATERIALES - KIT DE
DERRAMES
$ 120.000 1/ año $ 120.000
LAVADO Y DESINFECCIÓN DE TANQUES
Agua Potable
$ 180.000 2/ año*tanque $ 360.000
TRANSPORTE Y DISPOSICIÓN FINAL DE
RESPEL
Eco soluciones SAS u otro $ 1.200.000 1 c/ mes $ 14.400.000
CANECAS PARA RECICLAJE
75 L Tapa orificio (Sólidos contaminados) (4) $ 360.000 $ 360.000
53 L Punto ecológico de 3 cuerpos (4) $ 1.047.200 $ 1.047.200
CONSULTORÍA - AUDITORÍA INTERNA SGA
$ 450.000 1/ año $ 450.000
CAPACITACIONES
$ 5.698.940 1/ año $ 5.698.940
TOTAL PPTO $ 20.458.940
Fuente: Cotizaciones proveedores. Adaptado Autor (2017)
9.2 SINERGIAS EN PROCESOS Y ESTRUCTURA CON LA
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Con el fin de lograr la implementación del sistema de gestión ambiental a un 100% a parte
de la ejecución de las estrategias diseñadas en el capítulo 7 y 8 es necesario revisar
oportunidades de integración en los sistemas de gestión de la JQe y de esta forma reforzar
el equipo de trabajo que contribuirá positivamente a la correcta ejecución y alineación en
cada uno de los procesos de la empresa.

Haciendo un comparativo entre el Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Gestión de


Calidad se observa similitud en la estructura con la que se gestiona. A continuación se
muestra los procedimientos específicos y procedimientos comunes que permitirán hacer una
integración entre estos dos sistemas.

Figura 12 Comparativo entre el Sistema Gestión Ambiental y Sistema Gestión Calidad

Fuente: Calidad &Gestión (2017)

118
Los sistemas de Gestión Ambiental y Calidad son totalmente compatibles lo que permite que
puedan establecerse un solo eje de funcionamiento al interior de la organización a nivel de
recursos financieros y recursos humanos.

9.2.1 Sinergia integración Sistemas de Gestión Calidad y Ambiental

A continuación se detalla los pasos requeridos para lograr esta integración a nivel de
sistemas:

 Definición de estructura que administrara los Sistemas de Gestión


 Definición de una sola política y objetivos por la alta Dirección.
 Estandarización de los procesos documentales, simplificando y evitando duplicar
documentos.
 Inclusión de los nuevos aspectos de la norma ISO 9001:2014 e ISO 14001:2015.
 Para la Norma ISO 9001, aplica los siguientes cambios de estructura, que tiene un
enfoque basado en los riesgos de la organización, en la gestión de conocimiento y
liderazgo de toda la organización del sistema. A continuación comparativo ISO 9001:

Figura 13 Comparativo entre el Sistema Gestión Ambiental y Sistema Gestión Calidad

Fuente: ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015(2017)


 Para la Norma ISO 14001:2015., aplica los siguientes cambios de estructura que tiene
un enfoque en la gestión de riesgos, consideración de la perspectiva del ciclo de vida,
y la mejora en el desempeño ambiental. A continuación se detalla los principales
cambios con la nueva versión 2015:
o Cambio estructural
o Mayor responsabilidad de la Dirección
o Enfoque del ciclo de vida
o Análisis de Impacto
o Riesgo y Oportunidades
o Informes proactivos
o Cumplimiento Fortalecido
o Mejora continua.

 Mejora continua y seguimiento sobre los sistemas de gestión.

9.2.2 Estructura requerida para la integración de los sistemas

Con el fin de hacer un mayor seguimiento, divulgación del sistema y enfoque al


cumplimiento de los objetivos de calidad y ambiental, se requiere establecer la siguiente
estructura que permita a la organización dar cumplimiento a cabalidad a cada uno de los
requisitos de las normas. De esta forma se podrá enfocar esfuerzos para a certificación en
los próximos 6 meses en el ISO 14001 y recertificación de la ISO 9001 con la versión 2015.

Figura 14 Estructura Integración Sistemas de Gestión

Jefe Sistemas de Gestión

Analista Ambiental Analista Calidad

Practicante Practicante

Fuente: Autor (2017)

120
9.2.3 Riesgos Asociados a la no Implementación del Sistema

De acuerdo a la evaluación de impacto ambiental de los procesos productivos se realiza un


análisis de Pareto de acuerdo a la actividad productiva de la empresa JQe donde tiene
mayor impacto ambiental y se muestra los 3 procesos que tienen mayor criticidad al no
tener implementado y asegurado el sistema de gestión ambiental y la legislación aplicable
a su incumplimiento. Estos son generados por la generación de residuos peligrosos
ocasionados en la cabina de pintura al realizar el proceso de re manufactura de equipos.

Tabla 39 Riesgos de impacto ambiental por Generación de Residuos Peligrosos.

CRITERIOS DE
Condición de operación

EVALUACIÓN RIESGO
Sensibilidad pública
Requisito aplicable

Riesgo inherente

Es significativo?
Reversibilidad
Probabilidad

Probabilidad
CONTROL
Naturaleza

Frecuencia
Severidad

LEGISLACIÓN
Duración

Impacto
Alcance

Descr OPERACIONA
APLICABLE
ipció L
IMPAC n
ASPECTO DESC TO
AMBIEN RIPCI AMBIE
TAL ÓN NTAL
Manten
imiento
de
Generación calefac Contami Programa de
S Decreto 4741 /
de residuos ción y 5 nacion - 5 3 3 3 3 5 5 5 4 4 16 Alto gestión integral
i 2005
peligros ventilac del suelo de residuos
ión,
filtros
de aire
Aceite Programa de
Generación usado Contami mantenimiento
S Resolución 1188
de residuos por los 5 nación - 5 2 2 2 3 5 5 5 4 3 12 Alto Programa de
i de 2003
peligros compre del suelo gestión integral
sores de residuos
Aceite
usado
por los Programa de
Generación compre Contami mantenimiento
S Resolución 1188
de residuos sores 5 nación - 5 2 2 2 3 5 5 5 4 3 12 Alto Programa de
i de 2003
peligros de la del suelo gestión integral
cabina de residuos
de
pintura
Aunque los decretos y leyes no plantean sanciones específicas estas podrán ser impuestas
por cada autoridad departamental teniendo en cuenta las fechas que establezcan.

122
10. CONCLUSIONES

Durante el análisis administrativo del Sistema de Gestión Ambiental de JQ Electrónico


Colombia S.A.S se identificó que es un negocio verde que tiene un impacto positivo en el
medio ambiente a través del proceso de re manufactura de equipos usados. Tiene Incorporado
en la misión, visión y valores la conciencia del cuidado del medio ambiente, sin embargo sus
procesos deben fortalecerse para que este objetivo se cumpla a cabalidad en las acciones de
sus colaboradores y procesos.

En el Diagnostico de desempeño a través de la metodología RAI, se identificó los puntos


críticos en el cual la empresa debe trabajar para mitigar el riesgo asociado al impacto
ambiental por el desarrollo de sus actividades. Es necesario mejorar el desempeño del SGA
a través de la implementación de acciones que permitan hacer un mayor seguimiento y
control asociado a la política ambiental de JQ Electrónico, el cual no ha sido divulgado de
forma correcta y consiente de lo que implica en cada una de las partes interesadas.

En el desarrollo del proyecto se establecieron procedimientos, indicadores, mecanismos y


controles que permitirán dar cumplimiento a los aspectos legales de la organización y ejecutar
un correcto proceso frente a la gestión de cada uno de los indicadores que miden el
desempeño ambiental de la empresa, con el fin de asegurar una mejora continua del sistema
de gestión ambiental.

Se formularon indicadores ambientales, metodología de seguimiento y la matriz de


comunicación que permite controlar los objetivos planteados por la organización y de esta
forma evitar posibles desviaciones futuras que expongan la organización y sus colaboradores
por el incumplimiento de los requisitos legales y generación de impacto en el medio
ambiente.

Como último punto se diseñaron las estrategias que la organización puede aplicar en un
periodo de 6 meses para realizar la implementación del sistema de gestión Ambiental con
una oportunidad de integración con el Sistema de Gestión de Calidad con la finalidad de
buscar la certificación y hacer más competitivos sus procesos. Así como los costos que
requieren dicha implementación.

Se plantea un Manual de Gestión estratégica que será una herramienta de gran importancia
para el seguimiento y mejoramiento continuo del sistema, que conllevará al cumplimiento u
apropiación del valor “soy guardián ambiental” que ya está incorporado al interior de JQ
Electrónico.

124
11. RECOMENDACIONES

Para formalizar al interior de la organización la existencia documental asociada a los


procesos que actualmente se ejecutan frente al Sistema de Gestión Ambiental, es necesario
realizar una divulgación donde tengan acceso a los documentos y esta puede ser acompañada
de una comunicación abierta y dinámica, que invite a todas las partes interesadas a
interactuar con estos procesos.

Realizar presentación de indicadores del desempeño ambiental de la empresa a cierre de


todos los meses donde sean partícipes todos los niveles de la organización y las partes
interesadas con el fin de incorporar en el actuar de cada individuo uno de los valores
establecidos por la organización. “soy guardián ambiental”.

Indicar la diferencia entre un negocio verde y una empresa verde a los colaboradores para
que no exista confusión frente a la razón de ser de la compañía y la política ambiental que
tiene establecida frente a las actividades que desarrolla.

JQE cuenta con un head coun mayor a 800 personas y actualmente existe un sólo recurso
que está participando con el levantamiento de documentación y procesos orientados a la
gestión ambiental lo que ha dificultado el seguimiento y auditorias. Se hace necesario
reforzar el equipo de trabajo que ayude a levantar, implementar y mantener un sistema.

Se recomienda a la empresa, darle seguimiento a la identificación de aspectos e impactos


ambientales, con el fin de identificar los aspectos de significativos y proponer planes de
acción para prevenir, mitigar y controlar los impactos ambientales.

Se recomienda cumplir con las frecuencias y aplicación de los procesos establecidos en la


presente investigación con el fin de evaluar el cumplimiento de los indicadores y procesos
establecidos para garantizar el correcto mantenimiento del Sistema Gestión Ambiental.
Se recomienda fortalecer el departamento de gestión ambiental de la empresa, son el fin de
identificar los puntos críticos en la gestión de residuos peligros y así garantizar un total
cumplimiento a los requisitos legales. Para este punto se propone una estructura de
unificación del sistema de gestión ambiental y calidad dando un mejor aprovechamiento al
recurso humano y estandarización de procesos al interior de la organización.

Se recomienda integrar y dar seguimiento estricto a los programas y sus indicadores


ambientales, en la revisión por la dirección, ya que estos son parte fundamental en el
desempeño ambiental y gestión estratégica de la organización

Es importante realizar las auditorías internas por lo menos 3 veces al año con el fin de evaluar
el estado del sistema. Para esto se puede proponer un representante por área con el fin de
capacitar y pueda desarrollar este rol al interior de la organización.

126
12. REFERENCIAS

Álvarez, M. (1996). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos. 1°


ed. México. Panorama editorial.
Blog para estudiantes de publicidad (2017). ALBERT HUMPHREY, el padre del
análisis DAFO. Recuperado en febrero 30, 2017, disponible en:
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Bonacorsi, S: "Diagrama RACI" en The Project. Management. Hut., octubre 22 de
2008, en: https://pmhut.com/raci-diagram-raci-matrix-a-complete-definition
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de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión
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Colombia
García, E. J. (2008). Ventajas de la implantación de un sistema de gestión ambiental.
Técnica Industrial, (273).
GTC 93 (Primera actualización) Guía para la ejecución de la revisión ambiental inicial
(RAI) y del análisis de diferencias (GAP ANALYSIS), como parte de la
implementación y mejora de un sistema de gestión ambiental
ISO 9001:2008 vs ISO 9001:2015(2017). Recuperado en Julio 09, 2017, disponible en
http://www.nueva-iso-9001-2015.com/2015/10/iso-9001-2008-vs-iso-9001-
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JQ Electrónico Colombia S.A.S. (2016) Política Ambiental. Departamento de Control
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LEGEEPA. Congreso de los Estados Unidos Mexicanos, Ciudad, México, 04 de junio
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Meadows, D.H, & Randers J. (1972) The limits to growth. 1° ed. New York: Universe
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indicadores medio ambientales para la empresa. Recuperado en febrero 16,
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https://alojamientos.uva.es/guia_docente/uploads/2013/430/52300/1/Documen
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NTC 9000 (2005) Sistemas de gestión de la calidad, fundamentos y vocabulario.
NTC 14001 (2004) Sistemas de Gestión Ambiental, requisitos con orientación para su
uso
NTC 14004 (2004) Sistemas de gestión ambiental, directrices generales sobre
principios, sistemas y técnicas de apoyo.
NTC 19011 (2002) Directrices para la auditoria de los sistemas de Gestión de la calidad
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Piaget, J. (1981). La toma de conciencia. Madrid: Morata
Real academia Española (2017). Diccionario de la lengua española. Recuperado en
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128
Sánchez Abreu, José E: "Logística de la recuperación y el reciclaje" en Revista
Caribeña de Ciencias Sociales, noviembre 2012, en
http://caribeña.eumed.net/logistica-de-la-recuperacion-y-el-reciclaje/
Sánchez, M.F, & Granero J. (2007) Gestión y Minimización de Residuos. ed.
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Shiva, V. (noviembre de 2011). Democracia de la tierra y los derechos de la naturaleza.
En A. Varea (Presidencia), PNUD/PPD. Conferencia llevado a cabo en Quito,
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Smith, M. L., Erwin, J., & Diaferio, S. (2005). Role & responsibility charting (RACI).
In Project Management Forum (PMForum).
Tibben-Lembke, R. S. (1998). El impacto de la logistica inversa en el costo total de la
propiedad. Journal of Marketing teoría and Practica, 6(4), 51-60.
13. APENDICES

APENDICE A: ENTREVISTAS DIAGNOSTICO SGA

Entrevista al Director país de JQ Electrónico Colombia S.A.S

FORMATO DE ENTREVISTA

FECHA: 22/02/2017
NOMBRE DEL Jenny Patricia Quevedo
ENTREVISTADOR: Villamil

I. DATOS PERSONALES
NOMBRE DEL
ENTREVISTADO: MARIO ANDRES GARCIA
NÚMERO DE CEDULA 94.413.447 DE CALI
EDAD 43 AÑOS
PROFESIÓN INGENIERO INDUSTRIAL
TEMA Visión de la Gestión Ambiental en JQe Hora 6:23 p. m.

II. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA EN LA QUE LABORA


TIEMPO
EMPRESA DONDE ESTA RESPONSABILIDAD A SU
LABORAND CARGO
LABORANDO ACTUALMENTE CARGO
O
Asegurar la rentabilidad a los
socios accionistas sobre las
inversiones realizadas, velando
por la continuidad del negocio a
JQ Electrónico Colombia S.A.S 13 Años DIRECTOR PAIS través del tiempo

III. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA REFERENTE A LA GESTION AMBIENTAL


Hace 15 años conozco JQ Electrónico, y el negocio que
la Organización realiza tiene un impacto positivo para el
1. ¿Hace cuánto conoce la empresa? ¿Qué podría
medio ambiente, opino que más allá del impacto que
decir sobre la gestión ambiental en la organización
tiene el negocio por sí mismo, la organización tiene una
durante este tiempo?
oportunidad de implementar a nivel corporativo planes
ambientales que disminuyan el impacto de las

130
actividades que realiza directamente IQ de manera
positiva.

Primero es ser consiente como persona de la


importancia que tiene cuidar nuestro planeta, segundo a
2. ¿Para usted que significa tener una visión través del ejemplo personal inspirar a la organización
ambiental? para que los planes ambientales que se desarrollen se
implementen con compromiso y conciencia para
obtener los resultados deseados/requeridos.
Tiene que haber primero una conciencia a nivel
individual de cada persona , no solo dentro de la
3. ¿Conoce que se requiere para demostrar organización sino en su entorno para que dentro de la
responsabilidad en la gestión ambiental? organización se lleve a cabo una labor que cumpla con
las regulaciones existentes a nivel distrital,
departamento, nacional y mundial.
Sí, porque hay un marco de acciones que se encuentran
incluidas en la regulación de un sistema de gestión
ambiental en la cual la organización está dando
4. ¿Considera que tenemos implementado un
cumplimiento sin encontrarse certificada de estos
sistema de gestión ambiental en la organización?
aspectos tales como: la disposición de residuos
peligrosos, planes de acción que mitiguen el uso de
recursos no renovables.
La conciencia ambiental de la organización esta
5. ¿Cuál es la visión de la organización sobre la consignada tanto en la misión y visión de la compañía y
responsabilidad ambiental? uno de nuestros valores fundamentales que tenemos que
compartir todos los colaboradores de la organización es
ser guardián ambiental.
Que tenga una divulgación mayor para que el
involucramiento sea mayor de todos los colaboradores
6. ¿Qué oportunidades encuentra frente al sistema de la organización. Eso internamente y externamente
de gestión ambiental? podamos ser nosotros líderes en llevar esta conciencia o
estos planes a nuestros proveedores, clientes,
colaboradores etc.
Si bien nuestro objetivo es tener un sistema
implementado, una vez tengamos la madurez del
sistema en términos de seguimiento de indicadores y de
7. ¿Cuál es el enfoque hacia el futuro sobre la
la alineación de nuestros planes de nuestros proveedores
gestión ambiental dentro de la organización?
y clientes se buscaría obtener la certificación ambiental
a través de las entidades aproadas en la organización.
Esto a un mediano plazo de 2 a 3 años.

8. ¿Conoce porque no se ha certificado el sistema


Hasta que el sistema este maduro en integrado con el
de gestión ambiental?
calidad, salud en el trabajo, considero que sería el
momento.
Fuente: Autor, 2017.
Entrevista al Director de Operaciones de JQ Electrónico Colombia S.A.S

FORMATO DE ENTREVISTA

FECHA: 21/02/2017
NOMBRE DEL Jenny Patricia Quevedo
ENTREVISTADOR: Villamil

I. DATOS PERSONALES
NOMBRE DEL
ENTREVISTADO: JAIR RENE OLIVEROS CHINCHILLA
NÚMERO DE CEDULA 91439906 DE BARRANCABERMEJA
EDAD 44 AÑOS
PROFESIÓN INGENIERO INDUSTRIAL
TEMA Visión de la Gestión Ambiental en JQe Hora 6:00 p. m.

II. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA EN LA QUE LABORA


EMPRESA DONDE ESTA TIEMPO RESPONSABILIDAD A SU
CARGO
LABORANDO ACTUALMENTE LABORANDO CARGO
Operaciones de re manufactura,
1 Año y 4 DIRECTOR logistica, y electrónica de
JQ Electrónico Colombia S.A.S meses OPERACIONES consumo de la compañía

III. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA REFERENTE A LA GESTION AMBIENTAL


Hace un año y 5 meses conozco la compañía, a pesar
que existe un proceso me parece que debe
1. ¿Hace cuánto conoce la empresa? ¿Qué podría estructurarse con un mayor impacto, debe socializarse
decir sobre la gestión ambiental en la organización los niveles de cumplimiento del impacto ambiental
durante este tiempo? hacia la Dirección y hacia los colaboradores, se deben
socializarlas métricas de cada uno de los items que
componen este sistema de Gestión Ambiental

2. ¿Para usted que significa tener una visión Una visión ambiental es básicamente conocer el
ambiental? impacto que como empresa se pueda causar al entorno.

132
3. ¿Conoce que se requiere para demostrar
responsabilidad en la gestión ambiental? No tengo idea.

4. ¿Considera que tenemos implementado un sistema


de gestión ambiental en la organización? Sí, hay un proceso de divulgación de lo que se está
haciendo, pero no veo lo nuestro contra que lo estamos
comparando y si cumplimos y no cumplimos.

5. ¿Cuál es la visión de la organización sobre la


responsabilidad ambiental? Lo veo como uno de nuestros valores, pero se enfoca
es a contribuir a la reducción de la basura electrónica
de nuestros clientes.
Me gustaría ver como se integra el sistema de gestión
ambienta y el sistema de gestión de calidad frente a la
responsabilidad que tenemos como compañía y que
6. ¿Qué oportunidades encuentra frente al sistema de
me permita definir el objetivo ambiental que debe
gestión ambiental?
tener la compañía. No identifico el objetivo ambiental
real de la compañía, como impactamos nosotros
realmente al ambiente.
7. ¿Cuál es el enfoque hacia el futuro sobre la
gestión ambiental dentro de la organización?
No lo identifico

8. ¿Conoce porque no se ha certificado el sistema de


No, pero asumo que no le hemos dado el nivel de
gestión ambiental?
importancia y considero que estamos esperando que
nos llegue una imposición para cumplirlo.
Fuente: Autor, 2017.
Entrevista al Director IT de JQ Electrónico Colombia S.A.S

FORMATO DE ENTREVISTA

FECHA: 21/02/2017
NOMBRE DEL Jenny Patricia Quevedo
ENTREVISTADOR: Villamil

I. DATOS PERSONALES
NOMBRE DEL
ENTREVISTADO: HUBER YOHAANSON NOREÑA CESPEDES
NÚMERO DE CEDULA 17347913 DE BOGOTÁ
EDAD 45 AÑOS
PROFESIÓN INGENIERO DE SISTEMAS
TEMA Visión de la Gestión Ambiental en JQe Hora 8:30 a.m

II. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA EN LA QUE LABORA


EMPRESA DONDE ESTA TIEMPO RESPONSABILIDAD A SU
CARGO
LABORANDO ACTUALMENTE LABORANDO CARGO
Responsable de la información de
la infraestructura física de
comunicaciones, redes y de
soporte de los equipos de
JQ Electrónico Colombia S.A.S 3 años DIRECTOR TI computo

III. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA REFERENTE A LA GESTION AMBIENTAL


Conozco la empresa hace tres años, la gestión
1. ¿Hace cuánto conoce la empresa? ¿Qué podría ambiental ha venido evolucionando hace año y medio
decir sobre la gestión ambiental en la organización ya que se cuenta con un personal dedicado a este tema,
durante este tiempo? sin embargo hace falta trabajar en cultura y en
divulgación.

2. ¿Para usted que significa tener una visión Es que todos mis procesos y todas mis actividades
ambiental? tengan como componente el cuidado ambiental.

134
No conozco o no tengo claro. Desde el punto de vista
de mi área técnica la disposición de material
3. ¿Conoce que se requiere para demostrar
electrónico y material químico (cartuchos). Me falta
responsabilidad en la gestión ambiental?
profundizar en conocimiento del manejo cotidiano de
lo que podría llegar a ser responsabilidad ambiental.
Si tenemos un sistema de Gestión ambiental, pero hace
4. ¿Considera que tenemos implementado un sistema falta divulgación y seguimiento a las áreas para su
de gestión ambiental en la organización? cumplimiento. Falta más personal dedicado a este
tema. Una sola persona para la totalidad de la planta es
muy poca.

5. ¿Cuál es la visión de la organización sobre la Es uno de los pilares dentro de los valores de la
responsabilidad ambiental? compañía, la razón de ser de nuestra empresa, es ser
guardianes ambientales y colaborar con la limpieza del
planeta para la no contaminación.
Divulgación al interior de la organización (Todos los
niveles), Monitoreo seguimiento y planes de acción
para las áreas que no cumplen con lo que se les asigna.
Existen unas carpetas o documentos pero esta hay. Se
hacen comunicados en carteleras pero no es suficiente.
6. ¿Qué oportunidades encuentra frente al sistema de
Hay que hacer un plan de inversión que tenga que ver
gestión ambiental?
con esta divulgación al interior de la compañía, valerse
con entidades ambientalistas o cajas de compensación
para el empoderamiento del sistema de gestión
ambiental dentro de la empresa. Falta empoderar a más
cantidad de personal frente al tema ambiental.
Visibilizar lo que hacemos para nuestros clientes en
cuanto a la disminución del impacto ambiental que
ellos puedan producir. Sin embargo en nuestra
7. ¿Cuál es el enfoque hacia el futuro sobre la planeación estratégica no percibo que estemos
gestión ambiental dentro de la organización? actuando frente a lo que la organización impacta frente
a nuestra gestión (uso de elementos químicos,
disposición final de nuestros materiales, consumo de
energía, etc.)
No se le ha dado el enfoque a la cultura interna para
merecer la certificación. Percibo que tenemos un
8. ¿Conoce porque no se ha certificado el sistema de sistema, pero si nos hacen una visita podríamos no
gestión ambiental? pasar porque no estamos preparados. No estamos
cumpliendo porque no hay seguimiento y monitoreo
de lo que dicta la norma.
Fuente: Autor, 2017.
APENDICE B: LISTA DE VERIFICACIÓN DE LA REVISIÓN AMBIENTAL
INICIAL

CALIFICACIÓ
PROMEDIO

N
OBSERVACIONES

4.1 REQUISITOS GENERALES 80%


N° REQUISITO Se Evidencia No se evidencia

¿Se le ha informado si la organización En las inducciones al cargo se -No se cuenta con un plano de
establece, documenta, implementa, incluye un capítulo del SGA y se ubicación del perímetro de estudio
1 mantiene y mejora continuamente un 80% tiene documentado los procesos (Eco mapa) que ilustre el alcance
4
SGA de acuerdo a los requisitos de la con el alcance definido en la del SGA.
norma NTC-ISO 14001? política Ambiental. -No hay certificación como SGA

¿Conoce si la organización define y Se tiene una matriz de


El %50 del personal ( Aux
documenta el alcance del SGA comunicaciones donde se hace
2 80% Operativos) solicito más
(Carteleras, Televisores, Documentos 4 campañas de socialización a la
capacitaciones
físicos)? Planta de Producción.

4.2 POLÍTICA AMBIENTAL 74%


N° REQUISITO
¿Se le ha comunicado la Política
Ambiental, donde la alta dirección
Existe una política Ambiental
define y promueve la política
definida por la alta dirección No se encuentra divulgada la
ambiental de la organización y asegura
1 80% acorde con la naturaleza y política ambiental
que, dentro del alcance en su SGA, ésta 4
magnitud de impactos
es apropiada a la naturaleza, magnitud
ambientales de la empresa
e impactos ambientales de sus
actividades, productos y servicios?

Se encuentra definida en la
política la prevención de la
¿Identifica si la política ambiental de la
contaminación y la mejora
organización incluye un compromiso
2 80% continua de los procesos
de mejora continua y prevención de 4
(diagnostico, reparación,
contaminación?
reacondicionamiento, y logistica
de equipos.

¿Se le ha divulgado si la organización


cumple con la política ambiental de la
organización donde incluye un
compromiso de cumplir con los
Se comunica de forma general en No se ha realizado divulgación de
3 requisitos legales aplicables y con 80%
4 la inducción del cargo la política formalmente
otros requisitos que la organización
suscriba relacionados con sus aspectos
ambientales en la re manufactura de
equipos?
¿Conoce si La política ambiental de la
organización proporciona el marco de No se ha realizado divulgación de
4 60%
referencia para establecer y revisar los 3 la política formalmente
objetivos y las metas ambientales?

136
¿La política ambiental de la
La política Ambiental reposa
organización está documentada, No se tiene una metodología para
5 80% impresa en la carpeta del
implementada y se mantiene una 4 su revisión y actualización.
Coordinador Ambiental
metodología para su revisión?
¿La política ambiental de la No se ha divulgado la política a
organización se comunica a todas las Se comunica de forma general en contratistas o personal que trabaje
6 80%
personas que trabajan para la 4 la inducción del cargo al interior de las instalaciones de
organización o en nombre de ella? JQE
¿La política ambiental de la la política no es publica para la
Existe un documento físico
7 organización está a disposición del 60% Organización ni las partes
3 firmado por la Alta dirección.
público, sabe dónde consultarla? interesadas
4.3 PLANIFICACIÓN 79%

N° 4.3,1 Aspectos Ambientales 80%

¿La organización establece, La empresa ha establecido un


implementa y mantiene uno o varios procedimiento para identificar
procedimientos para: a) identificar los los aspectos ambientales IQCO -
aspectos ambientales de sus SGA - ADM F 01 (Matriz
actividades, productos y servicios que Aspectos e Impactos
1 pueda controlar y aquellos sobre los 80% Ambientales y IQCO) - y un
4 El personal desconoce este
que pueda influir dentro del alcance procedimiento de evaluación
definido del SGA? b) determinar SGA - ADM P 01( procedimiento, sin embargo el
aquellos aspectos que tienen o pueden Procedimiento de identificación Coordinador Ambiental hace
tener impactos significativos sobre el y evaluación de aspectos revisión constante de esta matriz y
medio ambiente ambientales) procedimiento.

Tiene documentada la
¿Conoce si La organización
información y actualizada, con la
2 documenta la información y la 80%
4 metodología de identificación,
mantiene actualizada?
evaluación y actualización.

¿La organización asegura que los


Se considera los aspectos
aspectos ambientales significativos se Los aspectos ambientales no son
ambientales en la revisión que
3 tienen en cuenta en el establecimiento, 80% comunicados a los clientes y
4 realiza el coordinador Ambiental
implementación y mantenimiento del contratistas
( varias versiones de revisión)
SGA?
4.3.2 Requisitos Legales y Otros
N° 80%
Requisitos
¿Conoce si La organización establece,
implementa y mantiene uno o varios La empresa ha establecido los
procedimientos para: a) identificar y siguientes procedimientos:
tener acceso a los requisitos legales IQCO - SGA - ADM F
1 aplicables y otros requisitos que la 80% 02(Matriz de requisitos legales y
4
organización suscriba relacionados de otra índole) - y IQCO - SGA -
con sus aspectos ambientales? b) ADM P 02 (Procedimiento de
determinar cómo se aplican estos Requisitos legales) El personal desconoce este
requisitos a sus aspectos ambientales procedimiento porque no es
público
¿La organización se asegura que los
El Coordinador Ambiental, tiene
requisitos legales aplicables y otros
documentada la información y
requisitos que la organización suscriba
2 80% actualizada, con la metodología
se tengan en cuenta en el 4
de identificación, evaluación y
establecimiento, implementación y
actualización.
mantenimiento del SGA?
N° 4.3.3 Objetivos, Metas y Programas 78%
La organización establece, implementa
y mantiene objetivos y metas
ambientales documentados, en los Las metas que se tienen fijadas
niveles y funciones pertinentes dentro actualmente corresponden al No se tiene definidas las metas con
1 80%
de la organización. ¿Conoce los 4 ahorro en energía, agua y ahorros la alta dirección
objetivos y metas corporativas de la por disposición final
compañía asociadas a la gestión
ambiental?
Se depende de los registros que
¿Los objetivos y metas son medibles
2 60% realizan manualmente al entregar a
cuando sea factible? 3
la bodega destinada
¿Los objetivos y metas son coherentes
con la política ambiental, incluidos los
3 80%
compromisos de prevención de la 4
contaminación?
¿Los objetivos y metas son coherentes Los objetivos y metas son
con el cumplimiento con los requisitos coherentes con la política
4 80% ambiental de JQE
legales aplicables y otros requisitos 4
que la organización suscriba?
¿Los objetivos y metas son coherentes
5 80%
con la mejora continua? 4
¿Cuándo la organización establece y
revisa sus objetivos y metas, tiene en
6 cuenta los requisitos legales y otros 80% La revisión la realiza el
4 Coordinador ambiental y tiene en
requisitos que la organización
suscriba? cuenta los requisitos legales, con
la actualización de la matriz de
¿Cuándo la organización establece y
requisitos legales y revisión de
revisa sus objetivos y metas, tiene en
7 80% nuevos procesos
cuenta sus aspectos ambientales 4
significativos?
La organización establece, implementa Actualmente existen dos Falta ubicar tableros de medición
y mantiene uno o varios programas programas a)Ahorro y uso de estos programas por cada uno
para alcanzar sus objetivos y metas. eficiente de recursos y b) gestión de los laboratorios de la planta
¿Ha participado en los diferentes integral de residuos
8 programas ambientales de la empresa 80%
4
tales como: separación y recolección
de residuos sólidos en los diferentes
puntos de disposición, cuidado de
papel, entre otros?
Los programas incluyen la asignación
de responsabilidades para lograr los
JQE al ser un negocio verde sus
objetivos y metas en las funciones y
colaboradores perciben la
niveles pertinentes de la organización. 100
9 responsabilidad frente a las
¿Considera usted que con el desarrollo 5 %
actividades que realizan
de su labor aporta para el
asociadas al impacto ambiental.
cumplimiento de los objetivos y metas
corporativas?
Falta incluir en los programas
¿Los programas incluyen los medios y medios y recursos y realizar
10 60%
plazos para lograrlos? 3 divulgación de metodología de
actualización.
IMPLEMENTACIÓN Y
4.4 69%
OPERACIÓN
}

138
4.4.1 Recursos, Funciones,
N° 67%
Responsabilidad y Autoridad
¿La Dirección se asegura de la
disponibilidad de recursos esenciales
para establecer, implementar,
la Alta dirección otorga dentro
mantener y mejorar el SGA? ¿Estos,
de su presupuesto los recursos
1 incluyen los recursos humanos y 80%
4 requeridos para mantener y
habilidades especializadas,
mejorar el SGA
infraestructura de la organización, y
los recursos financieros y
tecnológicos?

Las funciones, las responsabilidades y - Existe un Diseño y puesta en


la autoridad se definen, documentan y marcha del plan de capacitación -Falta documentar en los perfiles
comunican para facilitar una gestión en la inducción del cargo de cargo las responsabilidades
2 ambiental eficaz. ¿Usted conoce 60% - Con el organigrama y asociadas al tema ambiental
3
cuáles son sus responsabilidades con el descripción de funciones se tiene -Falta divulgación de la matriz de
medio ambiente en su trabajo la matriz de funciones y funciones
(Reducir, reutilizar, reciclar)? responsabilidades

La alta dirección de la organización


designa uno o varios representantes de
la dirección quien,
independientemente de otras
responsabilidades, tiene definidas sus
Por la cantidad de personal en la
funciones, responsabilidades y La empresa ha designado un
organización se requiere fortalecer
3 autoridad para: a) asegurar que el SGA 60% representante que asegure la
3 la Coordinación de Gestión
se establece, implementa y mantiene. eficacia y desempeño del SGA.
Ambiental.
b) informar a la alta dirección sobre el
desempeño del SGA para su revisión y
mejora. ¿Identifica quién/es el
representante del SGA en la
Organización?
4.4.2 Competencia, Formación y
N° 75%
Toma de Conciencia
La empresa asegura la
competencia laboral del personal
que pueda causar Impacto
Ambiental a través de la
La organización asegura que cualquier
capacitación de los
persona que realice tareas para ella o
procedimientos y recursos para
en su nombre, que potencialmente
llevar a cabo procesos de:
pueda causar uno o varios impactos
IQCO - SGA - ADM P 04
ambientales significativos
Procedimiento de manejo de Estos procedimientos no se
identificados por la organización, sea
1 80% residuos no peligrosos V 002 encuentran publicados a la
competente tomando como base una 4
IQCO - SGA - ADM P 05 organización.
educación, formación o experiencia
Procedimiento de manejo de
adecuadas, y debe mantener los
residuos peligrosos
registros asociados. ¿La organización
IQCO - SGA - ADM P 06
ha realizado programas de
Procedimiento de manejo seguro
capacitación ambiental?
de sustancias químicas
IQCO - SGA - ADM P 07
Procedimiento de
comunicaciones ambientales
La organización identifica las
necesidades de formación relacionadas
Se tiene un plan de
con sus aspectos ambientales y el
capacitaciones enfocado al
SGA. ¿Los programas desarrollados
laboratorio de cosmética quienes
2 por la empresa han generado cambios 80%
4 usan sustancias químicas y hacen
de su forma de actuar con respecto al
correcto almacenamiento y
cuidado del medio ambiente (Ahorro
clasificación de los mismos.
de papel, ahorro de agua, separación de En estos programas no se han
residuos, entre otros)? incluido a clientes y contratistas
La organización proporciona
Las capacitaciones se han
formación o emprende otras acciones
enfocado a los Aux de
para satisfacer estas necesidades y
Cosmética, laboratorio Claro y
3 mantiene los registros asociados. ¿Ha 80%
4 UNE, quienes tienen mayor
participado en capacitaciones
participación en la población de
ambientales y ha documentado su
la compañía.
participación?
La organización establece y mantiene
uno o varios procedimientos para que
sus empleados o las personas que
trabajan en su nombre y tomen
conciencia de la importancia de: a) la
conformidad con la política ambiental,
los procedimientos y requisitos del
Se tienen documentados los
SGA. b) de los aspectos ambientales
procedimientos de residuos no
significativos, los impactos Aunque existe documentación no
4 60% peligrosos, residuos peligros,
relacionados reales o potenciales 3 se tiene divulgada a la compañía
manejo de sustancias químicas,
asociados con su trabajo. c) de las
comunicaciones ambientales.
consecuencias potenciales de
desviarse de los procedimientos
especificados. ¿Considera usted que la
empresa ha identificado correctamente
sus necesidades de formación con
respecto al cuidado del medio
ambiente?
N° 4.4.3 Comunicación 70%
En relación con sus aspectos
ambientales y su SGA, la
organización establece, implementa y
mantiene uno o varios procedimientos
para: a) la comunicación interna entre
A través del comité extendido (
los diversos niveles y funciones de la
Dirección, Gerentes, Jefes y No se comunica a Clientes y
1 organización. b) recibir, documentar y 80%
4 Coordinadores) se comunica Contratistas
responder a las comunicaciones
avances sobre el SGA
pertinentes de las partes interesadas
externas. ¿Se le ha informado sobre
temas de interés a nivel ambiental
producto de lo que se realiza al
interior de la organización?

La organización decide si comunica o


no externamente información acerca
A través del correo electrónico se
de sus aspectos ambientales El personal desconoce cómo debe
envían comunicados asociados a
significativos y documenta su actuar ante información asociada a
2 60% los aspectos ambientales de la
decisión. ¿Si usted recibe información 3 impactos ambientales que genere
organización y su respectivo
enfocada a novedades frente a la la empresa y cómo comunicarla.
cumplimiento.
gestión ambiental, sabe cómo
comunicarla o gestionarla?

N° 4.4.4 Documentación 60%

140
¿Conoce se La documentación del
1 SGA incluye la política, objetivos y 60%
3
metas ambientales?
¿Conoce si La documentación del
2 SGA incluye la descripción de su 60%
3
alcance?
¿La documentación del SGA incluye
la descripción de los elementos
3 principales del SGA y su interacción, 60% Los documentos no están
3 consignados en una carpeta
así como la referencia a los
documentos relacionados? compartida sino en el
Aunque existe documentación no
¿La documentación del SGA incluye computador del Coordinador
se tiene divulgada a la compañía
los documentos, incluyendo los Ambiental. Estos cuentan con los
4 60% requisitos exigidos en la NTC-
registros requeridos en la norma NTC- 3
ISO 14001? ISO 14001.

¿La documentación del SGA incluye


los documentos, incluyendo los
registros determinados por la
organización como necesarios para
5 60%
asegurar la eficacia de la planificación, 3
operación y control de procesos
relacionados con sus aspectos
ambientales significativos?
N° 4.4.5 Control de Documentos 64%

Existe una carpeta denominada


Obsoletos que se usa cuando un
¿Los documentos requeridos por el
documento ya no está en uso.
1 SGA y por la norma NTC-ISO 14001 80%
4 Actualmente son controlados con
son controlados?
una nomenclatura similar a la
usada en el SGA.

¿La organización establece,


implementa y mantiene uno o varios
2 procedimientos para aprobar los 60%
3
documentos con relación a su
adecuación antes de su emisión?
¿La organización establece,
implementa y mantiene uno o varios Actualmente los documentos no
3 procedimientos para revisar y 60% están siendo aprobados por el
3
actualizar los documentos cuando sea Director de Control y Calidad
necesario, y aprobarlos nuevamente?
No se tiene un procedimiento para
¿La organización establece, el control de documentos.
implementa y mantiene uno o varios Al interior de los documentos
4 procedimientos para asegurar que se 60% existentes se tiene un control de
3
identifican los cambios y el estado de versiones
revisión actual de los documentos?
¿La organización establece,
implementa y mantiene uno o varios
procedimientos para asegurar que las
5 60%
versiones pertinentes de los 3
documentos aplicables están
disponibles en los puntos de uso?
¿La organización establece,
implementa y mantiene uno o varios
6 procedimientos para asegurar que los 60%
3
documentos permanecen legibles y
fácilmente identificables?
¿La organización establece,
implementa y mantiene uno o varios
procedimientos para asegurar que se
identifican los documentos de origen
7 60%
externo que la organización ha 3
determinado que son necesarios para la
planificación y operación del SGA y se
controla?
¿La organización establece,
implementa y mantiene uno o varios
procedimientos para prevenir el uso no
8 intencionado de documentos 60%
3
obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de
que se mantengan por cualquier razón?
N° 4.4.6 Control Operacional 70%

Existen los siguientes


documentos:
IQCO - SGA - ADM P 04
La organización establece, implementa
Procedimiento de manejo de
y mantiene uno o varios
residuos no peligrosos V 002
procedimientos documentados para
IQCO - SGA - ADM P 05
controlar situaciones en las que su
Procedimiento de manejo de
1 ausencia podría llevar a desviaciones 80%
4 residuos peligrosos
de la política, los objetivos y metas
IQCO - SGA - ADM P 06
ambientales. ¿Sabe cómo se debe
Procedimiento de manejo seguro
manipular, almacenar y destinar los
de sustancias químicas
residuos generados en sus actividades?
IQCO - SGA - ADM P 07
Procedimiento de
comunicaciones ambientales

¿La organización establece,


implementa y mantiene
procedimientos relacionados con Se tiene documentación
aspectos ambientales significativos relacionada con las entregas de No existen documentos asociados
2 identificados de los bienes y servicios 60% residuos y su correcta a los bienes y servicios que prestan
3
utilizados por la organización, y la destinación a los proveedores los contratistas.
comunicación de los procedimientos y designados por la organización.
requisitos aplicables a los proveedores,
incluyendo contratistas?
4.4.7 Preparación y Respuesta Ante
N° 80%
Emergencias

142
La organización establece, implementa
y mantiene uno o varios
procedimientos para identificar
situaciones potenciales de emergencia
y accidentes potenciales que pueden Se tiene el proceso de Atención
tener impactos en el medio ambiente y de incidentes ambientales y se No se ha informado a contratistas y
1 80%
cómo responder ante ellos. ¿Si en la 4 capacita al personal sobre el visitantes
organización usted observa situaciones mismo.
que puedan afectar el medio ambiente
(derrames, fugas, inadecuada
disposición de residuos, entre otros) se
las comunica a su superior?
La organización responde ante
situaciones de emergencia y accidentes
reales y prevenir o mitigar los
impactos ambientales adversos
Se realiza simulacros periódicos
asociados.- ¿Las pruebas de
2 80% programados por seguridad en el
preparación y respuestas ante 4
trabajo.
emergencias ambientales involucran
simulacros según las situaciones que
se puedan presentar en su área de
trabajo?
La organización revisa periódicamente
y modificar cuando sean necesario sus
procedimientos de preparación y
respuesta ante emergencias, en
particular después de que ocurran
Se lleva un control en un formato
accidentes o situaciones de
definido " registro y análisis de
3 emergencia. ¿Cuándo ocurre algún 80%
4 incidentes y/o emergencias
incidente con el medio ambiente
ambientales
(derrames, fugas, entre otros),
posteriormente se realiza algún tipo de
retroalimentación, generando en usted
cambios en su forma de actuar y de
percibir su entorno?
¿La organización realiza pruebas Se realiza un registro de control
4 periódicas de tales procedimientos, 80% de ingresos de residuos
4
cuando sea factible? peligrosos en la bodega asignada

4.5 VERIFICACIÓN 63%

N° 4.5.1 Seguimiento y Medición 60%


¿La organización establece e
implementa uno o varios
procedimientos para hacer el
seguimiento y medir de forma regular
1 60% Existe un documento llamado
las características fundamentales de 3
Seguimiento de residuos donde
sus operaciones que pueden tener un
se lleva el control de los La empresa no cuenta con
impacto significativo en el medio
manifiestos, elementos y procedimientos que midan el
ambiente?
cantidades generadas. desempeño ambiental, los
¿Los procedimientos incluyen la Se lleva un control de objetivos y metas.
documentación de la información para seguimiento de consumo de
hacer el seguimiento del desempeño, energía y agua.
2 de los controles operacionales 60%
3
aplicables y de la conformidad con los
objetivos y metas ambientales de la
organización?
¿La organización asegura que los
equipos de seguimiento y medición se El área de mantenimiento lleva
3 utilicen y mantengan calibrados o 60% un control de las calibraciones de
3
verificados, y se conservan los los equipos de cosmética
registros asociados?
4.5.2 Evaluación del Cumplimiento
N° 75%
Legal
4.5.2.1 80%
¿En coherencia con su compromiso de
Los procesos tienen incluidos los
cumplimiento, la organización
responsables, frecuencias y
establece, implementa y mantiene uno
1 80% registros el cual son evaluados
o varios procedimientos para evaluar 4
con la matriz de aspectos legales
periódicamente el cumplimiento de los
( semestralmente)
requisitos aplicables?
Se realiza análisis legal
¿La organización mantiene los ambiental por parte del
2 registros de los resultados de las 80% Coordinador Ambiental, el No se divulgo a la alta dirección
4
evaluaciones periódicas? ultimo realizado fue el 18
febrero del 2017
4.5.2.2 70%
Se realiza análisis legal
¿La organización evalúa el ambiental por parte del Falta realizar validación de
3 cumplimiento con otros requisitos que 60% Coordinador Ambiental, el cumplimiento legal diferente al
3
suscriba? ultimo realizado fue el 18 Coordinador Ambiental.
febrero del 2017

Se cuenta con los registros de


¿La organización mantiene los
manifiestos y traslados de
4 registros de los resultados de las 80%
4 material que dan cumplimiento a
evaluaciones periódicas?
los procesos establecidos.

4.5.3 No Conformidad, Acción


N° 63%
Correctiva y Acción Preventiva
¿La organización establece,
implementa y mantiene uno o varios
procedimientos para tratar las no
No se cuenta con un proceso
conformidades reales y potenciales y
1 60% definido para las NC reales y
tomar acciones correctivas y acciones 3
potenciales.
preventivas? ¿Ha participado en la
generación de acciones preventivas y/o
acciones correctivas?
¿Los procedimientos definen
Dentro de los procesos se Al no estar divulgados los
requisitos para la identificación y
definen las posibles fallas que se procesos el personal desconoce los
2 corrección de las no conformidades y 60%
3 podrían causar y como requisitos para su identificación y
tomar las acciones para mitigar sus
corregirlas corrección.
impactos ambientales?
Los procedimientos definen requisitos
para la investigación de las no
A través de los registros y
conformidades determinando sus
análisis de incidentes y/o
causas y tomando las acciones con el
emergencias ambientales se
3 fin de prevenir que vuelvan a ocurrir. 80%
4 identifica insumo para la
¿Las acciones preventivas
corrección de procedimientos y
implementadas han sido efectivas,
capacitación a personal.
generando cambios en la forma de
actuar de los trabajadores?

144
¿Los procedimientos definen
requisitos para la evaluación de la
necesidad de acciones para prevenir
4 las no conformidades y la 60%
3
implementación de las acciones
apropiadas definidas para prevenir su
ocurrencia?
Dentro de los procesos se
¿Los procedimientos definen No se cuenta con un proceso
definen las posibles fallas que se
requisitos para el registro de los definido para las NC reales y
5 60% podrían causar y como potenciales.
resultados de las acciones preventivas 3 corregirlas
y acciones correctivas tomadas?

¿Los procedimientos definen


requisitos para la revisión de la
6 60%
eficacia de las acciones preventivas y 3
acciones correctivas tomadas?

N° 4.5.4 Control de los Registros 73%

¿Identifica si la organización establece Se tiene un archivo físicos donde


y mantiene los registros que sean se lleva el control documental de
necesarios, para demostrar la manifiestos, capacitaciones,
1 80%
conformidad con los requisitos de su 4 facturas.
SGA y de la NTC-ISO 14001 y para Digital se tiene la documentación
demostrar los resultados logrados? correspondiente al SGA

¿La organización establece,


Se maneja una nomenclatura
implementa y mantiene uno o varios
similar al SGA. La información
procedimientos para la identificación,
2 80% se encuentra en una carpeta
el almacenamiento, la protección, la 4
compartida para la seguridad de
recuperación, el tiempo de retención y
la información y conservación.
la disposición de los registros?

No existe registros visibles al


¿Los registros permanecen legibles,
3 60% personal, todo lo administra el
identificables y trazables? 3
Coordinador Ambiental

N° 4.5.5 Auditoría Interna 43%


¿La organización se asegura que las
auditorías internas del SGA se realizan
a intervalos planificados para
La empresa no cuenta con un plan
1 determinar si el SGA es conforme con 60%
3 de auditoria interna y externa
las disposiciones planificadas para la
gestión ambiental, incluidos los
requisitos de la NTC-ISO 14001?
¿La organización se asegura que las
auditorías internas del SGA se realizan
a intervalos planificados para Se controla la operación con los No existe un proceso de auditorías
2 30%
determinar si el SGA se ha 2 formatos fijados en cada proceso para el SGA
implementado adecuadamente y se
mantiene?
¿La organización se asegura que las
auditorías internas del SGA se realizan Se ha informado a la dirección
No se ha realizado una
a intervalos planificados para sobre la evolución de los
3 30% planificación ni ejecución de
determinar si el SGA proporciona 2 indicadores de recursos y
auditorías.
información a la dirección sobre los residuos
resultados de las auditorías?
¿La organización planifica, establece,
implementa y mantiene programas de
auditoría teniendo en cuenta la No se tiene auditor diferente al
4 30%
importancia ambiental de las 2 Coordinador Ambiental
operaciones implicadas y los
resultados de las auditorías previas?
¿Se establecen, implementan y
mantienen uno o varios
procedimientos de auditoría que tratan
sobre las responsabilidades y los
5 60%
requisitos para planificar y realizar las 3
las auditorías realizadas
auditorías, informar sobre los
corresponden a las revisiones
resultados y mantener los registros No existe un proceso de auditorías
periódicas por el coordinador
asociados? para el SGA
Ambiental, pero no están
¿Se establecen, implementan y
documentadas
mantienen uno o varios
procedimientos de auditoría que tratan
6 60%
sobre la determinación de los criterios 3
de auditoría, su alcance, frecuencia y
métodos?
¿La selección de los auditores y la
realización de las auditorías aseguran No se tiene auditor diferente al
7 30%
la objetividad e imparcialidad del 2 Coordinador Ambiental
proceso de auditoría?
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 46%

4.6 REVISIÓN POR LA


N° 46%
DIRECCIÓN
¿La alta dirección revisa el SGA de la
organización, a intervalos
1 planificados, para asegurarse de su 30% Se utiliza espacios como el
2 comité extendido para presentar
conveniencia, adecuación y eficacia
continuas? resultados generales sobre el No se tiene un espacio definido
SGA ( consumo de agua, con la Alta dirección para
¿Estas revisiones incluyen la
energía, ahorros en presupuesto presentación resultados del SGA
evaluación de oportunidades de mejora
de residuos, campañas
2 y la necesidad de efectuar cambios en 30%
2 ambientales)
el SGA, incluyendo política ambiental,
los objetivos y las metas ambientales?
Se lleva control de los comité
No se ha realizado ningún registro
¿Se conservan los registros de las extendidos donde se evalúan
3 30% correspondiente a revisión por
revisiones por la dirección? 2 todos los resultados de la
dirección sobre el SGA
compañía

¿Los elementos de entrada para las


4 revisiones por la dirección incluyen los 30% No se ha realizado auditorias
2
resultados de las auditorías internas?

¿Los elementos de entrada para las No se ha realizado revisión por la


revisiones por la dirección incluyen las dirección de acuerdo a lo
5 evaluaciones de cumplimiento con los 60% establecido en la NT ISO 14001
3
requisitos legales y otros requisitos Alcance, frecuencia, Eficacia,
que la organización suscriba? Evaluación de desempeño
¿Los elementos de entrada para las ambiental, Evaluación de grado de
revisiones por la dirección incluyen las cumplimiento de Objetivos y
6 comunicaciones de las partes metas, evaluación de estado de AC
30%
2 y AP, Evaluación de requisitos
interesadas externas, incluidas las
quejas? legales.

146
¿Los elementos de entrada para las
revisiones por la dirección incluyen el No se cuenta con un tablero de
7 60% control donde se lleve el monitoreo
desempeño ambiental de la 3
organización? de las metas y objetivos del SGA
para presentar ante la Alta
¿Los elementos de entrada para las Dirección.
revisiones por la dirección incluyen el
8 30%
grado de cumplimiento de los 2
objetivos y metas?
¿Los elementos de entrada para las
revisiones por la dirección incluyen el
9 60%
estado de acciones correctivas y 3
preventivas?
¿Los elementos de entrada para las
revisiones por la dirección incluyen el
10 seguimiento de las acciones resultantes 60%
3
de las revisiones previas llevadas a
cabo por la dirección?
¿Los elementos de entrada para las
revisiones por la dirección incluyen los
cambios en las circunstancias,
11 incluyendo la evolución de los 60%
3
requisitos legales y otros requisitos
relacionados con sus aspectos
ambientales?
¿Los elementos de entrada para las
12 revisiones por la dirección incluyen las 60%
3
recomendaciones para la mejora?
¿Los resultados de las revisiones por la
dirección incluyen todas las decisiones
La empresa no cuenta con un
y acciones tomadas relacionadas con se tiene un valor soy guardián
procedimiento para análisis de la
13 posibles cambios en la política 60% ambiental el cual el personal
3 información en pro del
ambiental, objetivos, metas y otros asocia al SGA
mejoramiento continuo.
elementos del SGA, coherentes con el
compromiso de mejora continua?
PROMEDIO TOTAL 69%
Fuente: Autor, 2017.
APENDICE C: ENCUESTA DIAGNOSTICO SGA CLIENTE

Se realizó una encuesta al Inhouse del cliente ETB (Javier Macías Herrera) el día 21 de
febrero de 2016 con la misma estructura de evaluación de RAI para conocer su percepción
y validación frente al sistema.

A continuación se muestra los resultados de su calificación por cada uno de los numerales
de la norma.

NUMERAL REQUISITO CALIFICACIÓN PUNTAJE


4.1 REQUISITOS GENERALES 3,5 60%
4.2 POLÍTICA AMBIENTAL 2,3 30%
4.3 PLANIFICACIÓN 3,7 60%
4.3.1 Aspectos Ambientales 3,7 60%
4.3.2 Requisitos Legales y Otros Requisitos 3,5 60%
4.3.3 Objetivos, Metas y Programas 4,0 80%
4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN 3,2 60%
4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad 4,0 80%
4.42 Competencia, Formación y Toma de Conciencia 3,3 60%
4.4.3 Comunicación 3,5 60%
4.4.4 Documentación 2,2 30%
4.4.5 Control de Documentos 3,0 60%
4.4.6 Control Operacional 4,0 80%
4.4.7 Preparación y Respuesta Ante Emergencias 2,5 30%
4.5 VERIFICACIÓN 2,2 30%
4.5.1 Seguimiento y Medición 3,0 60%
4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal 3,0 60%
4.5.4 Control de los Registros 2,0 30%
4.5.5 Auditoría Interna 2,1 30%
4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 3,0 60%

148
APENDICE D: PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Logo
VERSIÓN: 1 CLAVE:
FECHA DE VERSIÓN

IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
PÀGINA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

1. Objetivo: Precisar la metodología a seguir para controlar los documentos del Sistema de
Gestión Ambiental que se generan y usan en JQ Electrónico Colombia, para apoyar el
buen funcionamiento de sus procesos.

2. Alcance: Este procedimiento aplica a todo el personal de la empresa involucrado con la


documentación relativa al Sistema de Gestión Ambiental. Inicia en la determinación de
los documentos que serán normalizados y controlados por el Sistema y finaliza con la
distribución de copias controladas del documento actualizado.

3. Responsabilidad:

3.1. Director Control y Calidad: Asegurar el cumplimiento del presente documento.


3.2. Coordinador Ambiental Responsable de llevar el control de los documentos
relacionados en el Sistema de Gestión Ambiental.
3.3. Responsables de área: Cumplir y hacer cumplir el procedimiento en la empresa.

4. Involucrados: Directores y responsables de áreas.

5. Periodicidad de revisión:
5.1. Este documento se revisará anualmente o antes en caso de ser necesario.
Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:
FECHA DE VERSIÓN
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
PÀGINA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

6. Diagrama de Flujo:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

INICIO

Determinar el
Documento a
Controlar por el
SGA

Documento
Externo?

NO

Autorizar a la
Persona que
Elabora el
SI
Documento

Elaborar
Borrador del
Documento

Está bien
NO
Documentado?

SI

Corregir
Documento Revisar
Documento

NO Ingresar el Documento
Documento SI al listado Maestro de
SI Aprobado? Documentos

Divulgación del
Documento a las
Personas
Involucradas

Entrega de
Copias
Controladas

Revisión
Periódica del
Documento

Necesita
Actualización?

NO

FIN

150
Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:
FECHA DE VERSIÓN
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
PÀGINA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

7. Desarrollo:

Actividad Descripción Responsable


1. Determinar el Se determina qué procedimientos, instructivos, Responsable del
documento a controlar formatos u otros documentos que soportan los proceso
por el SGA procesos, deben ser documentados y controlados por
el Sistema de Gestión Ambiental.
2.Determinar tipo de Si el documento es externo: Se ingresa al Listado Coordinador
documento Maestro de Documentos, identificando como mínimo, Ambiental
el nombre, responsable y ubicación. Las columnas de
Tipo de documento, versión y estado no son
obligatorias.

Es deber del Responsable del proceso asegurarse que


el documento soporte esté actualizado con la última
edición del mercado y de cambiar las versiones en los
puntos de uso.
Si el documento es interno, se debe autorizar la
persona que va a elaborar el documento.
3. Elaborar borrador del Se elabora un borrador del documento teniendo en Responsable del
documento cuenta la información requerida. proceso

Cualquier inquietud con la creación de documentos se


debe apoyar con el Instructivo para la Creación de
Documentos.
4. Revisión el Documento Se revisa que el documento cumpla con los objetivos Coordinador
del mismo, y que las actividades, responsables y Ambiental
registros hayan sido asignadas correctamente.

La revisión debe llevarse a cabo por el Gerente de


responsable del proceso en conjunto con el Jefe
inmediato del responsable del documento dejando
como registro de dicha reunión la relación de fechas
en el documento, relacionando los cambios y
compromisos, en caso que los haya en un e-mail.

5. Corrección de Los documentos que presenten errores de fondo o de Gerente


Documentos forma deben ser corregidos hasta que el documento Responsable
haya quedado bien normalizado.
Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:
FECHA DE VERSIÓN
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
PÀGINA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

6. Aplicar modificaciones En caso de no ser aprobado, se corrige inmediatamente el Gerente Responsable y/o
documento, se revisa y se aprueba en caso que las causas de re líder responsable
aprobación del documento por parte del Gerente responsable del
proyecto sean de estructura.
En caso que las razones sean por contenido del documento, se
revisan con el Jefe inmediato y se aplican los cambios en caso que
éste lo apruebe.

7. Ingresar el documento al Se registra el nombre del documento, su codificación, versión, Coordinador Ambiental
listado maestro de vida útil, responsable etc., en el Listado Maestro de Documentos,
documentos con el cual se ejerce el control al documento.

8. Divulgación Cada Jefe o gerente es responsable de realizar la socialización del Responsable del proceso y
documento a los colaboradores que afecte directamente dicho Coordinador Ambiental
documento.

9. Distribución de copias En el sistema de gestión reposa la versión original del documento, Coordinador Ambiental
controladas para la consulta de quienes requieran la información.

Para que cualquier copia entregada vaya a ser extraída de la


empresa, este debe tener marca de agua en cada página que dice
COPIA NO CONTROLADA.

8. Documentos Involucrados

Codificación del Descripción Ubicación Vida Útil del Responsable


Documento documento

IQCO-SGA-ADM F 09 Formato listado Proceso xxx Coordinador Ambiental


Hasta nueva
maestro de
modificación
documentos
IQCO-SGA-xxx Instructivo para la Proceso xxx Hasta nueva Coordinador Ambiental
Creación de modificación
Documentos
IQCO-SGA-xxx Formato Proceso xxx Coordinador Ambiental
Hasta nueva
Aprobación de
modificación
Documentos

9. Glosario

Termino Significado
Copia controlada: Copia de un documento perteneciente al Sistema de Gestión
Ambiental que se controla en cuanto a su versión y distribución, y
se caracterizan por tener en la parte central en diagonal de cada
página las palabras “COPIA CONTROLADA” producida
mediante marca de agua.

152
Copia no controlada: Copia de un documento perteneciente al Sistema de Gestión
Ambiental que no se controla en cuanto a su versión y distribución
cuando ésta no se encuentra dentro de las instalaciones de la
organización, no llevan ninguna marcación que los identifique.

Documento: Es la información (datos que poseen significado) y su medio de


soporte.
Documento externo: Documento de origen externo necesario para la ejecución de los
procesos y especialmente para la toma de decisiones.
Documento obsoleto: Documento que se ha reemplazado por una versión más reciente, o
un cambio establecido por la organización.
Formato: Documento utilizado para organizar, registrar y
Conservar la información que se genera al ejecutar algún
procedimiento o instructivo. Cuando están diligenciados se
denominan registros.

Listado Maestro de documentos: Formato donde se almacena la información de los documentos y


registros (incluyendo los externos) del Sistema de Gestión
Ambiental, facilitando las actividades de control y administración
de los mismos

10. Lista de Asignaciones:

Todos los documentos estarán disponibles en la red, sin embargo no es posible imprimir
ni copiar solo que la operación sea autorizada previamente por el controlador de
documentos, con la finalidad de no distribuir copias que posteriormente no serán
actualizadas por falta de conocimiento
APENDICE E: LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:


FECHA DE VERSIÓN
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
PÀGINA
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
1 de 1

Objetivo: Listar todos los documentos del Sistema de Gestión Ambiental con el fin de
controlar su nomenclatura

CÓDIGO ORIGEN DE ACCESO TIEMPO DE


DEL DOCUMENTO RETENCIÓN
NOMBRE DEL FECHA DE RESPONSABLE DE UBICACIÓN DE LAS COPIAS
PROCESO DOCUMENTO OBSERVACIONES
DOCUMENTO Interno Externo APROBACIÓN REVISIÓN DISTRIBUIDAS Libre Restringido A. Activo A. Inactivo

Versión Fecha Cambio Realizado Responsable

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Cargo: Coordinador Ambiental Cargo: Director Control


y Calidad

154
APENDICE F: PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y ANÁLISIS DE
INDICADORES

Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:


FECHA DE VERSIÓN
VERIFICACIÓN

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO PÀGINA


Y ANÁLISIS DE INDICADORES

1. Objetivo: Precisar la metodología para hacer el seguimiento periódico de las


características de las operaciones que puedan tener un impacto significativo en el
medio ambiente.

2. Alcance: Este procedimiento aplica a todo los procesos productivos y administrativos


de JQ Electrónico que tengan algún tipo de impacto ambiental en el desarrollo de las
actividades generadas en la empresa.

3. Responsabilidad:

a. Director Control y Calidad: Asegurar el cumplimiento del presente


documento.
b. Coordinador Ambiental Responsable de llevar el control y seguimiento del
cumplimiento de los indicadores del SGA.
c. Responsables de área: Cumplir y hacer cumplir el procedimiento en la
empresa.

4. Involucrados: Directores y responsables de áreas.

5. Periodicidad de revisión:
a. Este documento se revisará anualmente o antes en caso de ser necesario.
Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:
FECHA DE VERSIÓN
VERIFICACIÓN

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO PÀGINA


Y ANÁLISIS DE INDICADORES

PROCEDIMIENTO DE EVALUACION, SEGUIMIENTO Y ANALISIS INDICADORES


PROCESO DE EVALUACIÓN, SEGUIMIENTO Y
ANALISIS INDICADORES

INICIO

Analizar la información
Que se debe contener
En el instrumento de
medición

Elaborar el
instrumento de
medición

Recopilar, consolidar
y analizar indicadores
y riesgos.

Elaborar
Informe consolidado

Está bien
NO Soportado?

SI

Corregir
Documento Revisar
Documento

NO Documento Sustentar informe de


SI
resultados al Comité
Aprobado por de Dirección
Director?

Tomar decisiones
Y acciones que se
Requieran

Crear plan
de trabajo

Comunicación
indicadores.

FIN

156
Actividad Descripción Responsable
1. Analizar la información Aplicar la respectiva revisión a los indicadores de acuerdo a la Responsable del proceso
que debe contener el frecuencia definida de medición.
instrumento de medición

2.Elaborar el instrumento de Realizar ajustes si es necesario al documento que contiene todos Coordinador Ambiental
medición los indicadores de medición del SGA

3. Recopilar, consolidar y Presentar los resultados de los Indicadores y riesgos de los Responsable del proceso
analizar indicadores y riesgos. Procesos asociados al Sistema de Gestión Ambiental. Se publican
las matrices y los Avances de los indicadores en las carpetas
compartidas de la red. El Líder del Proceso designará un
encargado para actualizar esta información en los aplicativos
dispuestos para tal fin, los primeros 5 días del mes siguiente a la
terminación del mes correspondiente, en los aspectos cualitativos
y Cuantitativos pertinentes.
4. Elaborar informe Consolidar la información generada por cada uno líder de proceso Coordinador Ambiental
consolidado y elaborar informe cualitativo y cuantitativo que explique la
gestión de cada proceso.

5.sustentar informe de En el comité de Dirección se deberá presentar el informe de Director de Control y


resultados al Comité de Gestión de los indicadores que midan los objetivos de la compañía Calidad
Dirección asociados al sistema de Gestión Ambiental.

6. Toma de Decisiones y En el desarrollo del Comité se evaluará los resultados y se Comité de Dirección
acciones que se determinaran estrategias que refuercen o se generen para el
requieran mejoramiento de los indicadores

7. Crear un plan de Con el fin de trabajar los aspectos que estén dificultando el Director Control y Calidad
trabajo cumplimiento de indicadores se determinará un plan de acción a
nivel cualitativo y cuantitativo a nivel de recursos para
seguimiento en el próximo comité de seguimiento.

8. Comunicación de Una vez revisado y aprobado los indicadores por parte del comité Coordinador Ambiental
indicadores directivo se procederán a publicar los indicadores en carteleras,
televisores y emisión de correo electrónico a las partes interesadas.

7. Lista de Asignaciones:

Todos los documentos estarán disponibles en la red, sin embargo no es posible imprimir
ni copiar solo que la operación sea autorizada previamente por el controlador de
documentos, con la finalidad de no distribuir copias que posteriormente no serán
actualizadas por falta de conocimiento
APENDICE G: PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS

Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:


FECHA DE VERSIÓN
VERIFICACIÓN
PÀGINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

1. Objetivo: Este procedimiento tiene como objetivo indicar la forma como se realizan las
Auditorías Internas en JQ Electrónico Colombia , en donde se determina si el Sistema de
Gestión Ambiental es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de
la norma ISO 14001:2004 y con los requisitos establecidos por la organización.

2. Alcance: Este procedimiento aplica para todos los procesos del SGA. Este procedimiento
se debe aplicar cada vez que la organización haga una auditoría interna, según los
intervalos planificados previamente por la gerencia.

3. Responsabilidad:

3.1. Director de Control y Calidad: Asegurar el cumplimiento del cronograma de


auditorías y cumplimiento de los procesos.

3.2. Coordinador Ambiental: Responsable de la ejecución de este procedimiento.


Responsable de la ejecución oportuna del cronograma de auditorías.

3.3. Responsable del proceso: Responsable hacer el acompañamiento y seguimiento a las


auditorías internas realizadas en su proceso.

3.4. Auditores Internos: Responsables de ejecutar las auditorías internas a los diferentes
procesos de la compañía.

3.5. Jefe Calidad y Procesos: Deben estar informado de los resultados de las auditorías
realizadas.

158
4. Involucrados: Director Control y Calidad, Coordinador Ambiental, Responsables de
procesos, Auditores Internos, Jefe Calidad y Procesos.

5. Periodicidad de revisión:
Este documento se revisará cada vez que se requiera
Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:
FECHA DE VERSIÓN
VERIFICACIÓN
PÀGINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

6. Diagrama de Flujo:
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS

PROCESO DE VERIFICACIÓN

Inicio

Identificación de
Auditores internos
( Perfil
Sensibilización)
y

Programación de
La auditoria

Revisión de los
Requisitos previos
A la auditoria

Ajuste del plan de SI Se debe ajustar el


Auditorias Plan de auditoria?

NO

Aprobación de Preparación de
Nuevo plan de Listas de
Auditorias Verificación.

Aprobación de
Listas de
Verificación

Hacen
SI Se debe ajustar la
Observaciones y
Lista de verificación?
Modificaciones

NO

Preparación de las
Auditorias

Se realiza
Auditoria Interna

Se presenta
Informe de
Auditoria

Se solicitan NO El informe es
Aclaraciones Claro

SI

Evaluación de
Auditoria y
Retroalimentación.

Seguimiento e
Informe de cierre

Fin

160
Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:
FECHA DE VERSIÓN
VERIFICACIÓN
PÀGINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS
1
7. Desarrollo:

Actividad Descripción Responsable


1. Identificación de auditores Revisión de auditores internos en la compañía, Director Control y
internos teniendo en cuenta el perfil de auditor interno, Calidad
identificar los posibles auditores líderes, citar al total
de los auditores y brindar una sensibilización para
realizar auditorías internas adecuadamente. Evaluar la
sensibilización y determinar a auditores líderes y
acompañantes.
2. Programación de Teniendo en cuenta la planeación de auditorías para el Director Control y
la auditoria año, programar fechas y horas de las auditorías Calidad
internas.

3. Revisión de los requisitos Junto con los auditores líderes y acompañantes, el Director Control y
previos a la auditoria Director de Control y Calidad debe revisar los Calidad
requisitos específicos en la norma que se deben auditar – Auditores Internos
en los diferentes procesos, de existir requerimientos -Coordinador Ambiental
puntuales de auditoria (verificación de capacitación u
otros que la alta dirección estime), deben ser
comunicados e informados para su ejecución.

4. Ajuste del plan de auditorias Si en la revisión por la dirección se evidencia alguna Director Control y
necesidad de cambio en el plan de auditorías, esta se Calidad
debe informar para que sea de total conocimiento por
parte de los auditores.

5. Preparación de listas de El auditor (es) tiene un tiempo máximo de 1 semana Auditor Interno
verificación. para preparar la lista de verificación del proceso que
auditara.

6. Aprobación de Las listas de verificación deben ser aprobadas por el Director Control y
listas de verificación Coordinador Ambiental y El Director de Control y Calidad
Calidad y de existir alguna sugerencia o aclaración,
esta debe ser informada al auditor para que ajuste la
lista.
7. Preparación de la auditoria Se realiza una reunión donde se aprueba la lista de Director Control y
verificación y los tiempos establecidos. Calidad
– Auditores Internos
-Coordinador Ambiental
8. Auditoría Interna Se hace una reunión de Apertura de la Director Control y
Calidad
Auditoria en la que asisten los Auditores y los - auditores
Auditados.
Dentro del proceso de auditoría se evalúan los datos de
desempeño del servicio, y de los procesos mediante el
uso de listas de chequeo y la observación de los
procesos, documentos y registros.
De los resultados de estas evaluaciones se genera un
informe.
Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:
FECHA DE VERSIÓN
VERIFICACIÓN
PÀGINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

9. Informe de Los auditores deben entregar el informe final de la Auditores internos


auditoria auditoria, que contendrá el objetivo, el resumen de las
actividades, fortalezas evidenciadas en la auditoria,
aspectos por mejorar y para que se considera apuntan
estos. Descripción clara y detallada de la no
conformidad, especificando al procedimiento,
instructivo o actividad puntual en donde se presentó.
Tener en cuenta todos los espacios que contiene el
formato y diligenciarlos TODOS, los casos en los que
no aplique, se debe relacionar la información.

Aprobación Informe de El informe será entregado al Director de Control y Director Control


Auditoria Calidad, quien solicitara aclaraciones en la Calidad
información o mayor detalle en la redacción de las
mismas.
Una vez sean puntualizados estos aspectos se aprobará
el informe de la auditoria y se distribuirá a los procesos
auditados para que cada uno, si es el caso, aplique la
acción correctiva o preventiva pertinente (aplicando el
procedimiento a que tenga lugar).
Para esto hay que remitirse al procedimiento
respectivo y verificar si las acciones fueron
eficaces, en caso negativo, hay que revaluar el plan
de acción correspondiente hasta que su aplicación
genere el resultado esperado.
10. Seguimiento El plan de acciones correctivas y/o preventivas, debe Auditor interno
ser verificado por el Auditor.

8. Glosario

TERMINO SIGNIFICADO

Auditado Organización que es auditada


Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de la auditoria.
Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo la auditoria
Criterios de la Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia
Auditoria
Evidencia de la Registro o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los
auditoría criterios de la auditoria y que son verificables
Conclusiones de la Resultado de la Auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de
auditoría la auditoria

162
Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:
FECHA DE VERSIÓN
VERIFICACIÓN
PÀGINA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

9. Documentos Involucrados

Codificación del Descripción Ubicación Vida Útil del Responsable


Documento documento
IQCO-SGA-xxx Procedimiento No Verificación Hasta Nueva Coordinador
conformidades , Acciones Modificación Ambiental
correctivas y Preventivas
IQCO-SGA-xxx Formato lista de Verificación Hasta Nueva Coordinador
verificación Modificación Ambiental
IQCO-SGA-xxx Formato de Acta de Verificación Hasta Nueva Coordinador
Comité Modificación Ambiental
IQCO-SGA-xxx Formato Informe de Verificación Hasta Nueva Coordinador
auditoria Modificación Ambiental
IQCO-SGA-xxx Formato Verificación Coordinador
Programación Hasta Nueva Ambiental
Auditorías Internas Modificación

IQCO-SGA-xxx Formato evaluación de Verificación Hasta Nueva Coordinador


auditor Modificación Ambiental

10. Lista de Asignaciones:

Todos los documentos estarán disponibles en la red, sin embargo no es posible imprimir
ni copiar solo que la operación sea autorizada previamente por el controlador de
documentos, con la finalidad de no distribuir copias que posteriormente no serán
actualizadas por falta de conocimiento

11. Indicadores de Medición

Indicador: Formula:
Evaluación del cierre de no conformidades No de NC cerradas x 100
No Total de NC
Meta: Frecuencia de Medición:
90% de las no conformidades deben estar
cerradas en el mes Mensual
Responsable:
Coordinador Ambiental
Indicador: Formula:
Evaluación del cumplimiento del Sistema de No de requisitos cumplidos x 100
gestión ambiental No Total de requisitos de la norma

Meta: Frecuencia de Medición:


90% del cumplimiento de los requisitos de la
norma en un periodo de 6 meses Trimestral

Responsable:
Coordinador Ambiental
Indicador: Formula:
Evaluación del cumplimiento del No de indicadores cumplidos al 100% x 100
desempeño ambiental No Total de indicadores propuestos
Meta: Frecuencia de Medición:
90% del cumplimiento de los indicadores Semestral
cumplidos
Responsable:
Coordinador Ambiental

164
APENDICE H: MANUAL DE GESTIÓN ESTRATÉGICA

Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:


FECHA DE VERSIÓN
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
PÀGINA
MANUAL DE GESTIÓN ESTRATEGICA
1

1. Objetivo: Este procedimiento tiene como objetivo establecer y describir las


actividades que se deben ejecutar en el proceso de Gestión Estratégica, para liderar la
compañía entorno a su Estrategia, propendiendo por una organización orientada al
valor “ser guardián ambiental”.

2. Alcance: Este procedimiento aplica para todos los procesos estratégicos de la


compañía enfocados al SGA.

3. Responsabilidad:

a. Director País: Realizar seguimiento del desempeño ambiental de la


Organización.

b. Director Control y Calidad: Asegurar el cumplimiento del presente proceso.

c. Coordinador Ambiental: Responsable de informar los indicadores asociados


al cumplimiento de la política ambiental, aspectos legales y mejoramiento
continuo del sistema.

4. Involucrados: Directores y responsables de áreas.

5. Periodicidad de revisión:
a. Este documento se revisará anualmente o antes en caso de ser necesario.
6. Desarrollo

El proceso de Gestión Estratégica puede describirse mediante el siguiente diagrama:

Revisiones
operacional
es

planeación
Estrategica y Ejecución
Presupuesto

Acciones
de Mejora

El proceso contempla las siguientes actividades que permita realizar una correcta
ejecución, revisión y mejora continua:

Actividad Descripción Responsable


6.1. Planeación Estratégica Obedece al desarrollo de las diferentes Socios Accionistas
herramientas como el FODA, Benchmarking, Junta Asesora
PORTER el cual evalúa la organización en el Dirección Pais
estado que se encuentra interna y Directores
externamente. Coordinador SGC
Coordinador SGA
Con base a estos mecanismos permite a la
Dirección realizar el levantamiento de los
temas ambientales y cómo se en impactados
frente al negocio proponiendo metas a corto,
mediano y largo plazo que ayudaran a
direccionar la organización.

Una vez divulgada las estrategias de la


compañía se deberá llevar el registro de los
indicadores en un balance score card que
sirva alienar lo estratégico y lo táctico,
considerando un KPI por cada objetivo fijado
donde estará soportado por un plan proyecto
y su respectivo presupuesto.

6.2. Planeación de De acuerdo a las metas fijadas en el desarrollo Director Financiero


Presupuesto de la planeación estratégica se deberán Director Control y Calidad
presupuestar los recursos necesarios para Coordinador Sistema de Gestión
garantizar el cumplimiento de las metas Ambiental
ambientales fijadas por la compañía.

166
La correcta destinación de residuos
peligrosos y no peligrosos generados por la
operación.
Los elementos para hacer un adecuado
almacenamiento de estos residuos.
El plan de capacitaciones para el personal de
la organización tanto para la sede de Medellín
como Bogotá.

Adicional a todos los mecanismos que


permitan el mejoramiento continuo del
sistema y una correcta clasificación de
materiales generados por la operación.

Fuente: Autor (2017)

6.1 Planeación estratégica

Se inicia con el análisis anual que se realiza de los factores internos y los factores externos
de la organización, liderado por el Director País. A continuación se muestran las
herramientas que deberán ser usadas para su construcción y posterior divulgación.

6.1.1 Matriz FODA


En este formato se realizará el levantamiento de los aspectos internos y externos de la
organización frente a los aspectos ambientales de la Organización.

Favorables No Favorables
- Para el cumplimiento de la Misión, Visión y la
- Para el cumplimiento de la Misión, Visión y la Estrategia -
Estrategia -
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Origen Externo

1
2
3
4
5
FORTALEZAS DEBILIDADES
Origen Interno

1
2
3
4
5
Fuente: Autor (2017)
6.1.2 Benchmarking

En el siguiente formato se realizará un análisis comparativo frente a los 3 mayores


competidores a nivel nacional y a nivel internacional con el fin de realizar un análisis frente
al comportamiento de cada una de las perspectivas. La visión será enfocada a corto, mediano
y largo plazo. Este se deberá desarrollar por la Dirección País y las diferentes Direcciones de
la Organización orientados a los aspectos ambientales a trabajar.

2017 2022
Estrategia Estrategia
Perspectiva A lo que responde la perspectiva
Diferenciadora Diferenciadora

¿Qué debemos lograr en términos


FINANCIERA
de Crecimiento y Rentabilidad?

CLIENTES / ¿Cómo queremos ser percibidos


MERCADO por los clientes?

¿Qué debemos hacer muy bien


EFICIENCIA
para lograr lo anterior?

¿En qué debemos innovar? ¿Cómo


INNOVACIÓN vamos a crecer a través de la
innovación?
¿Qué debemos hacer en términos
CAPITAL de nuestra gente, el liderazgo, la
ESTRATÉGICO cultura, la información y el
conocimiento?
¿Cómo vamos a ser una empresa
SOSTENIBILIDAD sostenible? ¿Qué estamos
dispuestos a hacer?

Fuente: Autor (2017)

168
6.1.3 Porter

Esta herramienta permitirá realizar un comparativo frente a los diferentes partes interesadas
de la organización permitiendo tener una visión transversal del mercado y de las situaciones
ambientales al que se puede ver afectada la empresa.

Poder de negociación COMPRADORES Amenaza Nuevos ENTRANTES


Determinante de la Estrategia para Determinante de la Estrategia para
fuerza enfrentarlo fuerza enfrentarlo
1 1
2 2
4 3
5 4

Rivalidad COMPETIDORES Amenaza Productos SUSTITUTOS


Determinante de la Estrategia para Determinante de la Estrategia para
fuerza enfrentarlo fuerza enfrentarlo
1 1
2 2
3 3
4 4
5

Poder de negociación de los


PROVEEDORES
Determinante de la Estrategia para
fuerza enfrentarlo
1
2
3
4

Fuente: Autor (2017)


6.1.4 Balance Score Card

Una vez definida la estrategia de la empresa basado en las herramientas anteriores se deberá
realizar un seguimiento de los indicadores fijados en cada perspectiva de los indicadores
asociados a temas ambientales.

Perspectiva Financiera Perspectiva Cliente Mercado



Actual Meta % Actual Meta ∆%
F1 CM1
F2 CM2
F3 CM3
F4

Perspectiva Innovación Perspectiva Eficiencia



Actual Meta % Actual Meta ∆%
I1 E1
I2 E2
I3 E3
I4 E4

Perspectiva Capital Perspectiva Sostenibilidad


Estratégico ∆
Actual Meta % Actual Meta ∆%
CE1 S1
CE2 S2
CE3 S3

Fuente: Autor (2017)

170
Una vez desarrolladas las herramientas mencionadas se deberá realizar una divulgación a
toda la organización para el cumplimiento de los objetivos fijados referente al desempeño
ambiental de la empresa. El Director País junto con el Director de Control y Calidad
socializara esta información.

6.2 Presupuesto

El desarrollo del presupuesto se ejecutará anualmente con el fin de obtener los recursos
físicos, económicos y de talento humano con el fin de dar cumplimiento al desarrollo de los
objetivos de la planeación estratégica orientados a la medición de la gestión ambiental de la
empresa.
Este ejercicio es responsabilidad del Director Financiero y Administrativo junto con los
líderes de cada proceso.

7. Ejecución de la estrategia

El Departamento de Control y Calidad deberá desarrollar el mecanismo de control y


seguimiento de los objetivos fijados que evalúen el desempeño ambiental de la empresa, a
través de los siguientes mecanismos de control y seguimiento:

7.1.Comités funcionales: Estos se desarrollaran quincenalmente para evaluar la operación


frente a los objetivos operativos fijados en cada uno de los laboratorios.
7.2.Comité de Dirección: En este se evaluará el cumplimiento del desempeño ambiental
a nivel administrativo, financiero y operacional.
7.3.Plan de comunicaciones: Se divulgará a toda la organización el estado en que se
encuentra la empresa frente a los indicadores donde incluye el valor de “ser guardián
ambiental”.
7.4.Informes de desempeño ambiental: El coordinador Ambiental deberá emitir los
informes del comportamiento del SGA a nivel directivo y con las diferentes partes
interesadas.
7.5.Informes de Auditoria: Se deberá programar el plan de auditorías en cada uno de los
procesos para evaluar el cumplimiento de la normativa ISO 14001 frente a los
procesos ejecutados por la empresa.

8. Acciones de mejora

Según el desempeño que se evidencie en las diferentes revisiones, la Dirección de Control y


Calidad debe emprender acciones (correctivas o preventivas) y proyectos para garantizar
que la compañía se oriente en línea con los objetivos estratégicos. Estos deberán tener los
debidos responsables y tiempos para la medición posterior de la acción establecida en pro de
la gestión ambiental de la empresa.

9. Documentos de referencia

NTC-ISOE 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su


uso

10. Glosario

TERMINO SIGNIFICADO

PORTER Cinco fuerzas competitivas de la estrategia diseñas por Michael porter.


Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los
criterios de la auditoria.
Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo la auditoria
Balance Score Card Herramienta que permite enlazar estrategias y objetivos clave con desempeño

KPIS Indicador clave o medición de desempeño

FODA Herramienta de la situación de la empresa

172
APENDICE I: INDICADORES DE EVALUACIÓN DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO DE
LAS CAPACITACIONES

Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:


FECHA DE VERSIÓN
CAPACITACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA
PÀGINA
INDICADORES DE EVALUACIÓN
1

Los indicadores a evaluar frente el impacto de las capacitaciones son:


Aspectos a evaluar en la toma de
meral Requisito Meta Indicador
conciencia
Los miembros de la organización
deben conocer los objetivos, metas
y programas y como su desempeño Número de trabajadores
influye en el logro de los mismos, que distinguen los
se requiere tener conciencia de la Distinguir los objetivos y metas de
Objetivos,
importancia de su participación objetivos y metas gestión del sistema /
4.3.3 Metas y
para alcanzarlos, la cual se obtiene de Gestión del Total de
Programas
mediante la reflexión, el Sistema trabajadores de la
conocimiento adquirido y su forma empresa
de actuar, aplicando en ello la
mejora continua la cual se logra a
través de la experiencia
Las personas que trabajan en la
organización o en su nombre Número de trabajadores
deben tener experiencia, conocer Aplicar los valores
que aplican los valores
sus responsabilidades y funciones corporativos de la
corporativos
con el fin de actuar y reflexionar empresa
Recursos, establecidos / Total de
en los procesos de la organización trabajadores de la
Funciones,
que puedan afectar el sistema de compañía
4.4.1 Responsabilid
gestión ambiental y las
ad y
consecuencias ocasionadas por sus
Autoridad
decisiones, generando así un Número de trabajadores
proceso gradual de cambio, estas Conocer los
que conocen los riesgos
responsabilidades y funciones riesgos en cada
que presenta su puesto
deben ser comunicadas a cada uno puesto de trabajo
de trabajo / Total de
de los niveles de la organización. respectivo
trabajadores

La organización si desea que haya


cambios en la forma de actuar de Número de trabajadores
Competencia,
sus trabajadores debe asegurarse Saber la Misión y que conocen la misión
Formación y
4.42 que a través de sus comunicaciones Visión de la y visión de la empresa /
Toma de
internas se transmita el empresa Total de trabajadores
Conciencia
conocimiento y las experiencias lo de la empresa
que le permitirá a los funcionarios
reflexionar y actuar de forma
Conocer la política Número de trabajadores
Comunicació diferente, logrando así la mejora
4.4.3 continua. Integral de la que conocen la política
n
empresa integral de la empresa /
Total de trabajadores
de la empresa
, modificando su forma de actuar,
que hacen uso de los
sus paradigmas personales y
instructivos y formatos
profesionales, este es un proceso formatos e
establecidos / Total de
gradual que tiene como base la instructivos
empleados que requieren
experiencia y el conocimiento establecidos
hacer uso de los
adquirido y su propósito es
formatos e instructivos
minimizar errores futuros
Se requiere, adquirir conocimiento
sobre los procedimientos para la
atención y preparación ante Número de trabajadores
Preparación y emergencias, modificar o que aplican los
Aplicar los
Respuesta transformar las conductas y realizar procedimientos
4.4.7 procedimientos
Ante pruebas periódicas que son establecidos / Total de
establecidos
Emergencias generadoras de experiencia; lo que trabajadores de la
permite reflexionar sobre la forma compañía
de actuar y el resultado que se
obtiene.
Las no conformidades permiten la
toma de conciencia para la
corrección o modificación de
procedimientos, esta se logra
mediante un proceso gradual en el
No
que se analizan las causas que Tomar las Número de acciones
conformidad,
generaron las no conformidades, acciones preventivas establecidas
acción
4.5.3 permitiendo reflexionar sobre lo preventivas /
correctiva y
que produjo el evento y así adquirir requeridas para Total de acciones
acción
experiencia, modificando su forma mitigar riesgos preventivas requeridas
preventiva
de actuar, lo cual conllevan a la
mejora continua y a un cambio de
paradigma sobre como verse a sí
mismo y su participación e
influencia en el proceso

El resultado de las auditorías genera


reflexión sobre aquellos Número de trabajadores
procedimientos del sistema de que aplican los
Aplicar los
gestión ambiental susceptibles de procedimientos
procedimientos
mejorar teniendo en cuenta los establecidos / Total de
establecidos
Auditoría aspectos e impactos ambientales de trabajadores de la
4.5.5
Interna la organización, produciendo en el compañía
individuo

un cambio de pensamiento Hacer uso de los Número de empleados

Fuente: Autor (2017)

Estos indicadores aplican de igual forma para las partes interesadas.

174
APENDICE J: INDICADORES DE APRENDIZAJE DE CAPACITACIONES

Logo VERSIÓN: 1 CLAVE:


FECHA DE VERSIÓN
CAPACITACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA
PÀGINA
INDICADORES DE APRENDIZAJE
1

De acuerdo a las capacitaciones realizadas al interior de la organización se deberá medir el


impacto sobre el total de la población a capacitar y los resultados de sensibilización y
capacitación del entrenamiento recibido. Los indicadores son:
Estos indicadores aplican de igual forma para las partes interesadas.

Valor
Proceso Indicador Meta Actividades Periodicidad Tendencia Formula
Alarma
Número de
trabajadores
realizar
capacitados
Cobertura de Formación del
y
Capital la personal por
100% Mensual Incremento 95% entrenados
Humano capacitación y medio de
/ Total de
Cubrimiento capacitaciones
trabajadores
e instructivos
de la
empresa
suma de
promedios
Nivel de Evaluar los
por
Aprendizaje conocimientos
Capital capacitación
de 80% adquiridos por Mensual Incremento 75%
Humano / Total de
capacitación y el personal de
trabajadores
Entrenamiento los procesos
de la
empresa
Fuente: Autor (2017)

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