SSOMAC

Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y

Revisión: 2 REGISTROS
Página: 1 de 11

“PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS”

Revisión Fecha Cambio con respecto a la revisión anterior

2 20/03/2015 La revisión “2” reemplaza por completo a la revisión “1”.
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 2 de 11

1. OBJETIVO
Establecer las directrices para asegurar un apropiado manejo de los
documentos requeridos por el Sistema Integrado de Gestión de Seguridad,
Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Calidad (SSOMAC) mediante una guía
metodológica para la elaboración, actualización, revisión, aprobación,
distribución y control de documentos, y registros de PEVOEX CONTRATISTAS
S.A.C.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todos los documentos y registros del Sistema
Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y
Calidad de PEVOEX CONTRATISTAS SAC.

3. DEFINICIONES

· Documento:
Información y su medio de soporte.
Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, plano,
informe, norma.
Nota 1 El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos.
Nota 2 Con frecuencia, un con junto de documentos, por ejemplo
especificaciones y registros, se denomina “documentación”.
· Documento Controlado:
Es aquel que se encuentra bajo constante actualización y se distribuye
bajo control para asegurar su correcta utilización.
· Documento Externo:
Son documentos que emiten entidades externas que sirven de consulta
para la implementación o mantenimiento del sistema integrado de gestión,
dentro de los cuales se consideran los que son remitidos por el cliente o
cualquier otra entidad externa a la organización.
· Documento Interno:
Documento generado por la organización, que no necesariamente es
generado como parte del sistema integrado de gestión.
· Documento No Controlado:
Son documentos que se emiten con carácter informativo a clientes o partes
interesadas con la autorización del Representante de la Dirección y no
requieren ser actualizadas.
· Documento Obsoleto:
Son documentos que perdieron vigencia al cambiar de revisión o darse de
baja.
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 3 de 11

· Estándar de Trabajo:
Es definido como los modelos, pautas y patrones que contienen los
parámetros y los requisitos mini os aceptables de medida cantidad calidad
valor peso y extensión establecidos por estudios experimentales,
investigación, legislación vigente y/o resultados del avance tecnológico,
con las cuales es posible comparar las actividades de trabajo desempeño
y comportamiento industrial. Es un parámetro que indica la forma correcta
de hacer las cosas.
· Formato:
Hoja impresa o electrónica estandarizada en la cual se registran datos o
información.
· Instructivo:
Documento referido a una tarea de carácter específico.
· Lista maestra:
Documento que describe el total de manuales, procedimientos,
instructivos, estándares, planes, programas y formatos que contiene el
Sistema Integrado de Gestión. Así mismo indica el nivel de revisión de
cada uno de ellos, con el objetivo de utilizar siempre la versión actualizada.
· Manual del Sistema Integrado de Gestión:
Documento que especifica el Sistema Integrado de Gestión de una
organización.
· Procedimiento:
Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.
· Proceso:
Conjunto de actividades coordinadas y controladas, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme con requisitos, incluyendo las limitaciones de
tiempo, costos y recursos.
· Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
· Tarea:
Es una parte específica de la labor asignada.

4. REFERENCIAS

· Norma ISO 9000, Sistema de Gestión de Calidad – Fundamentos y

Vocabulario.
· Norma ISO 9001, Sistema de Gestión de Calidad – Requisitos
· Norma ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental – Requisitos con
orientación a su uso.
· Norma OHSAS 18001, Sistema de gestión en Seguridad y salud
Ocupacional – Requisitos.
· Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 4 de 11

· D.S. N° 055-2010-EM. Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional en

Minería.

5. RESPONSABILIDADES:

· Gerente General: Responsable de la aprobación de los documentos del

Sistema Integrado de Gestión y de brindar soporte para su adecuada
implementación.
· Representante de la Alta Dirección (RAD): Responsable de revisar los
documentos del Sistema Integrado Gestión y liderar la aplicación del
presente procedimiento.
· Supervisor del SIG: Responsable de la elaboración y Control de los
documentos del Sistema Integrado de Gestión.
· Jefes de Área: Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar un
documento, de acuerdo a los diversos requerimientos operativos y del
Cliente.
· Supervisores: Cumplir y hacer cumplir el presente procedimiento.
· Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo: Participar en la elaboración,
aprobación y puesta en práctica de los documentos indicados en la
legislación vigente.
· Trabajadores: Participar en los diferentes elementos del Sistema
Integrado de Gestión y cumplir con los documentos aprobados.

6. DESCRIPCION

6.1. ESTRUCTURA DOCUMENTARIA

6.1.1. ESCALA DOCUMENTARIA

La escala documentaria del Sistema Integrado de Gestión de
PEVOEX CONTRATISTAS SAC consta de lo siguiente:
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 5 de 11

6.1.2. FORMATO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTOS CORPORATIVOS
El formato de los documentos corporativos del Sistema Integrado
de Gestión se define según los siguientes detalles:

Tipo de Documento Código Ejemplo

Manual del SIG MA MA-SIG-xxx
Procedimiento General PG PG-SIG- xxx
Estándar ES ES-SIG-xxx
Procedimiento Operativo PO PO-SIG-xxx
Instructivo IT IT- SIG-xxx
Plan PL PL-SIG-xxx
Formato F …F-x
Anexo A …A-x

En el caso de los formatos y anexos, podrán estar asociados a

otros documentos de mayor escala como el Manual,
procedimientos, etc.
Por ejemplo: PG-SIG-001-A1 (Anexo 1 del Procedimiento General
1), PO-SIG-001-F1 (Formato 1 del Procedimiento Operativo 1).
También se podrán generar formatos operacionales, en cuyo
caso, no será necesaria la codificación, pero se colocará
mínimamente la revisión y título del formato.
Los formatos serán flexibles en cuanto al tipo de letra y
encabezado.

DOCUMENTOS ALINEADOS A LOS ESQUEMAS DE LOS

CLIENTES.
Cuando los Clientes requieran la alineación de nuestros
documentos del Sistema Integrado de Gestión a los esquemas
documentarios de su sistema de gestión, PEVOEX
CONTRATISTAS S.A.C. adoptará las indicaciones de los
Clientes, generando documentos sujetos a sus modelos y
especificaciones.
De no ser necesaria la alineación al esquema documentario de
los Clientes, PEVOEX CONTRATISTAS S.A.C. mantendrá su
documentación bajo las especificaciones del presente
procedimiento.
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 6 de 11

Si se requiere generar Planes, Programas, entre otros

documentos particulares para cada Proyecto u obra y el Cliente
permita que PEVOEX CONTRATISTAS S.A.C. codifique dichos
documentos; al formato de codificación establecido en el SIG se
le añadirá al final las dos primeras letras de la(s) palabra(s) del
Proyecto o el Cliente. En caso contrario se mantendrá la
codificación y formatos del Cliente.

Por ejemplo:
- PO-SIG-002-EL (Procedimiento Operativo N° 002 del proyecto
“El Lote”).
- PO-SIG-003-ES (Procedimiento Operativo N° 003 de la Unidad
“Escombro”)

Los formatos a emplearse en los proyectos u obras también

estarán sujetos a las indicaciones de los Clientes.

6.2. ELABORACIÓN, ACTUALIZACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE

DOCUMENTOS INTERNOS.

6.2.1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos propios del Sistema Integrado de Gestión son
elaborados y modificados por personal del área de SIG en
conjunto con el responsable del área que tenga relación directa
con el documento, de acuerdo a requisitos normativos o una
necesidad identificada.
La documentación de los procesos operativos será elaborada por
los responsables de área y/o supervisores, con la participación del
trabajador.
El área de SIG es responsable de elaborar y actualizar las listas
maestras de documentos internos y externos, cada vez que se
genere un nuevo documento o sufra alguna modificación.

6.2.2. MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La modificación y/o actualización de los documentos del Sistema
Integrado de Gestión se efectuará cuando se requiera,
considerando las siguientes situaciones:
· Resultados de Auditorías internas o externas
· Cambios en los procesos
· Planificación de acciones correctivas o preventivas
· Resultados de revisiones por la Dirección
· Cambios en la legislación aplicable a la organización
· Recomendaciones de mejora
· Cambios en los requisitos del Cliente, si se requiere.
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 7 de 11

· Entre otros.

6.2.3. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

La identificación de los cambios debe ser efectuada por el
personal que realiza las modificaciones al documento, empleando
para ello la herramienta de “control de cambios” de office, cuya
aceptación solo se hará efectiva cuando el proceso de revisión
haya culminado y el documento esté listo para su aprobación
respectiva.
El texto agregado, modificado y/o eliminado se registra en la tabla
de “Control de Cambios”. En caso de que los cambios en un
documento sean numerosos, solo se colocará la siguiente frase
en la tabla de control de cambios:
La revisión “xx” reemplaza por completo a la revisión “yy”.
Ello con el fin de evitar generar una tabla con excesiva
información y facilitar la lectura del documento
Es responsabilidad del personal del área del SIG verificar la
correcta identificación de los cambios en los documentos, antes
de su aprobación.
Los cambios para los documentos que requieran alineación a los
Clientes; se identificarán, de acuerdo a lo que ellos especifiquen
en sus procedimientos internos.

6.2.4. REVISIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos propios del Sistema Integrado de Gestión son
revisados por el RAD, mientras que los documentos
operacionales son revisados por los Jefes de Área, residente de
Obra, Supervisores y/o especialistas.
Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión son
revisados como mínimo una vez al año. Los responsables de
cada área verifican periódicamente los documentos con los cuales
trabajan, asegurándose de su vigencia y de vigilar la adecuada
conservación de los mismos.

6.2.5. APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos propios del SGI son aprobados por el Gerente
General, mientras que los documentos operacionales son
aprobados por el Gerente de Operaciones.
El plazo para la aprobación de los documentos no debe exceder
los 20 días hábiles.
Los documentos son revisados y ajustados en formato digital,
luego son impresos para las firmas de aprobación y su posterior
escaneo en formato PDF. Los documentos originales serán
archivados y resguardados en el área de SIG.
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 8 de 11

Los documentos que requieran alineación al Sistema de Gestión

de los Clientes, estarán sujetos a sus protocolos de aprobación.

6.2.6. DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS

Los documentos aprobados y vigentes del Sistema Integrado de
Gestión son difundidos a la Alta Dirección, los Jefes, supervisores
y los que tengan relación con los documentos, por personal del
área de SIG mediante correos electrónicos, colocación de
archivos en carpetas compartidas, copias físicas, entre otros.
La difusión involucra documentos nuevos y actualizaciones.
El área de SIG manejará en su PC todos los documentos del
Sistema Integrado de Gestión.
Únicamente cuando el área SIG evalúe la necesidad de distribuir
copias físicas-impresas de los documentos propios del Sistema
integrado de gestión, estas serán entregadas al Residente de
Obra y/o Jefe de SSOMA en proyectos/obras, para lo cual el área
de SIG coloca en la primera página del documento un sello de
COPIA CONTROLADA acompañado de un número correlativo el
cual se registra en la Lista de Distribución de Documentos (PG-
SIG-001-F3) y es firmado en acuse de recibo por la persona a
quien se asigna el “Documento Controlado. Cuando dicho
documento sea modificado, se retira y reemplaza con la nueva
versión, destruyendo la copia obsoleta y registrando la firma del
usuario en señal de cambio.
Los documentos operativos impresos (Procedimientos operativos,
estándares, instructivos, entre otros.) se encuentran disponibles,
visibles y accesibles en el lugar de uso al alcance de todos los
trabajadores. Se distribuirán tantas copias como las operaciones
lo requieran.
Cuando se requiera entregar algún documento del Sistema
Integrado de Gestión a partes interesadas externas, el Gerente
General autoriza su distribución, dicho documento se considerará
una copia no controlada.
Todos los documentos que no lleven el sello de “copia controlada”
se consideran “copias no controladas”.
Los archivos electrónicos están protegidos contra virus y se
respaldan en Back ups, así mismo el derecho a modificar o
eliminar los documentos digitales solo está permitido al personal
del área de SIG.
Los documentos originales impresos se mantienen protegidos
dentro de micas y en archivadores rotulados.
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 9 de 11

6.2.7. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Se conserva en medio electrónico solo en la PC del personal del
área de SIG.

Los documentos obsoletos (originales) impresos se conservarán

en un archivero rotulado y tendrán un sello de color rojo en la
primera página de cada documento indicando “documento
obsoleto”. Todo ello manejado por el área de SIG.
Las copias impresas son destruidas al momento de efectuar la
distribución de la nueva revisión.

6.3. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos externos aplicables a los procesos de la organización
son identificados por cada área, mientras que la legislación aplicable es
identificada continuamente de acuerdo al Procedimiento de Identificación
y Evaluación de Requisitos Legales y No Legales (PG-SIG-004).
Los documentos externos que se encuentren en formato físico – impreso
son almacenados en archivadores.
Los documentos externos de carácter operativo (manuales, protocolos,
guías, etc.) se mantienen al alcance del personal que requiere
consultarlo.
Los documentos externos están relacionados en la Lista Maestra de
Documentos Externos (PG-SIG-001-F2), la cual es actualizada
continuamente por personal del área de SIG con información
proporcionada por cada una de las áreas de la Organización.
Los documentos externos impresos obsoletos se archivan e identifican
por personal del área de SIG en un lugar especial con el sello de
“Documento Obsoleto”, mientras que los documentos digitales son
encarpetados en la PC del personal del área de SIG.
Los documentos de los Clientes, se manejarán de acuerdo a los
procedimientos documentarios alcanzados por ellos.
En caso se requiera distribuir una copia del Documento externo, este se
entregará con un sello de “COPIA CONTROLADA” y se controlará la
distribución a través de la Lista de Distribución de Documentos. Las
copias sin el sello de copia controlada, serán consideradas “copias no
controladas”.

6.4. CONTROL DE REGISTROS

6.4.1. GENERALIDADES
Los registros son controlados a través de la Lista Maestra de
Control de Registros (PG-SIG-001-F3) cuya actualización es
efectuada por el área de SIG.
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 10 de 11

La actualización de la lista maestra de registros es informada a

los Jefes de Área, vía correo electrónico.
Es responsabilidad del Jefe de área efectuar el seguimiento
mensual del correcto llenado de los registros.
Los registros que requieran los Clientes bajo los formatos
establecidos por ellos, estarán sujetos a sus procedimientos de
control de registros.

6.4.2. IDENTIFICACIÓN, LEGIBILIDAD Y CONSERVACIÓN DE

REGISTROS
El llenado de los registros se realizará a mano o computadora,
con información clara y sin enmendaduras.
Los registros son identificados y cuentan como mínimo con la
siguiente información:
· Título.
· Revisión del formato.
Adicionalmente se debe incluir la fecha en que se colocó la
información, datos y firma de la persona que realizó el registro
La legibilidad y conservación de cada registro es responsabilidad
del área que lo genera.
Los registros en medio físico son protegidos en micas, fólders,
archivadores o cualquier otro material que evite su deterioro.

6.4.3. ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE REGISTROS

El medio de almacenamiento de registros puede ser: físico (libros,
cuadernos, formatos, etc.) o electrónico. Los registros en medio
físico deben estar identificados y archivados en carpetas,
archiveros o cajones con o sin llave en lugares apropiados y
diseñados para ese fin; que eviten el deterioro, daño o pérdida de
los mismos.
Los registros en medio electrónico deben estar identificados y
ordenados de manera clara en carpetas protegidas ante cambios
o eliminaciones.
Los registros electrónicos son resguardados por los Jefes de área
y se respaldan en un Back Up.
Los registros especiales como los exámenes médicos
ocupacionales, serán almacenados de acuerdo a lo estipulado en
la legislación vigente.
 SSOMAC
Código: PG – SIG – 001 CONTROL DE DOCUMENTOS Y
Revisión: 2 REGISTROS
Página: 11 de 11

6.4.4. TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE

REGISTROS
Los registros tendrán un tiempo de retención y disposición final,
de acuerdo a las necesidades o requisitos legales aplicables a la
organización. El detalle de los tiempos de retención y disposición
final se definen en la lista maestra de control de registros (PG-
SIG-001-F-3).

7. REGISTROS ASOCIADOS
· Lista Maestra de Documentos Internos (PG-SIG-001-F1)
· Lista Maestra de Documentos Externos (PG-SIG-001-F2)
· Lista Maestra de Control de Registros (PG-SIG-001-F3)
· Lista de Distribución de Documentos (PG-SIG-001-F4)

8. ANEXOS
· Modelo de Procedimientos Generales (PG-SIG-001-A1)
· Modelo de Procedimientos Operativos (PG-SIG-001-A2)
· Modelo de Procedimientos Estándares (PG-SIG-001-A3)
· Modelo de Procedimientos Instructivos (PG-SIG-001-A4)