PRÁCTICA DE POWER BI

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Objetivo
Crear un Dashboard de ventas, paso a paso, utilizando Power BI. Este es un resumen de los
pasos que vas a seguir:

1. Conocer los orígenes de datos que vamos a utilizar

2. Instalar Power BI Desktop (si aún no lo tienes instalado)
3. Obtener datos y cargarlos en el Modelo de Datos de Power BI
4. Mejorar el Modelo de Datos y crear algunos cálculos DAX
5. Crear informes

Orígenes de datos
Descomprime el archivo “TallerPowerBI.zip” en la carpeta
“C:\TallerPowerBI”, si no existe debes crearla. Una vez descomprimido aparecerán en ella los
ficheros:

- Ventas.mdb: Base de datos Access que contiene 4 tablas: Productos, Tiendas,

VentasCAB (Encabezados de ventas) y VentasDET (Líneas de ventas)
- Fecha.xlsx: Archivo Excel que contiene información para el análisis por Fechas

Power BI Desktop
Para seguir este laboratorio guiado paso a paso, necesitas instalar en tu equipo la aplicación
Power BI Desktop, que puedes descargar desde el siguiente enlace:

https://www.microsoft.com/es-ES/download/details.aspx?id=45331

Una vez has descargado el archivo de instalación, haz doble clic sobre él y ve siguiendo las
diversas pantallas y pulsando en “Siguiente” hasta llegar al final. Es una instalación muy
sencilla.

Nota: Power BI Desktop actualmente sólo está disponible para Windows.

Obtener datos y cargarlos en el Modelo de Datos de Power BI
Abre Power BI Desktop y cierra la ventana emergente con fondo amarillo que aparece.

Pulsa “Arhivo -> Guardar”, asigna el nombre “DashboardPowerBI30minutos.pbix”. Es

importante guardar correctamente desde el inicio y luego ir haciendo guardados adicionales
para evitar pérdidas del trabajo realizado.

En el Ribbon (menú superior), haz clic sobre la opción “Obtener Datos” y en el menú
que se despliega, haz clic sobre “Mas..” y elege la opción “Access Database”. Finalmente haz
clic sobre el botón “Connect”.
Elege el fichero Access llamado “Ventas.mdb” y pulsa el botón “Abrir”.

Selecciona las 4 tablas que hay disponibles, tal y como muestra la imagen:

Finalmente, pulsa el botón “Cargar”.

De nuevo en el Ribbon (menú superior), haz clic sobre la opción “Obtener Datos” y en
el menú que se despliega, haz clic en “Excel”.

Elege el fichero Excel llamado “Fecha.xlsx” y pulsa el botón “Abrir”.

Selecciona la tabla llamada “Fecha” solamente, tal y como muestra la imagen:

Finalmente, pulsa el botón “Cargar”.

Mejorar el Modelo de Datos
Ya tienes cargados todos los datos que necesitas. Para ver el modelo puedes utilizar las
diversas opciones que aparecen en la parte izquierda:

Navega por ellas y comprueba revisa el Modelo de Datos. Permanece en la última opción
“Relaciones”.

Puedes comprobar que aparecen una serie de líneas que unen las diferentes tablas. Pero la
tabla Fecha no dispone de ninguna línea que la relacione con el resto de tablas. Esto es debido
a que procede de un origen de datos diferente y debes establecer dicha relación de forma
manual.

Haz clic en la columna “Fecha” de la tabla “VentasCAB” y sin soltar arrastra el cursor hasta la
columna “Fecha” de la tabla “Fecha”. Obtendrás el resultado que se ve en la imagen:
Para verificar que la relación se ha establecido por las columnas adecuadas, haz doble-clic
sobre la línea que acabas de crear, entre las tablas “VentasCAB” y “Fecha”, verás el siguiente
formulario:

Verás las dos tablas que intervienen en la relación, las columnas por las que se establece la
relación (son las que aparecen con fondo gris, no tienen por qué llamarse igual, ha sido
coincidencia). Los elementos que hay debajo (Cardinalidad, etc.) quedan fueran del ámbito de
este Laboratorio guiado paso a paso, pero es importante que más adelante las estudies y
entiendas muy bien.

Ahora, vas a crear una jerarquía que te permita navegar a través de Años, Meses y Días con

una mayor facilidad. Haz clic en la parte izquierda, en la opción “Informe”

En la parte derecha de la pantalla, haz clic sobre la tabla “Fecha” y te aparecen los diversos
campos que la componen.

Haz clic en el botón “…” que hay a la derecha del campo “Año” y
selecciona la opción “Nueva Jerarquía”. Arrastra hacia ella los campos: Año, nbMes3L y Fecha.
Finalmente cambia el nombre de esta nueva jerarquía por “Año-Mes-Dia”, para ello haz clic
con el botón derecho sobre ella y elige la opción “Renombrar”. Obtendrás el siguiente
resultado:

Si lo consideras oportuno, puedes crear jerarquías adicionales, tanto en la Tabla Fecha

como en cualquier otra, por ejemplo, Año-Semana-Dia, Año-Trimestre-Mes-Dia,
SubFamilia-Producto. Este es un ejercicio opcional, si ves conveniente practicar un
poquito más con las jerarquías.
Toca seguir mejorando el modelo. Vas a crear una columna calculada y dos medidas utilizando
expresiones DAX (Data Analysis eXpressions). Hacemos clic en la parte izquierda, en la opción

“Datos”

Creamos la columna calculada “Beneficio” utilizando la siguiente fórmula: ImporteVenta –

ImporteCoste. Para ello, selecciona la tabla “VentasDET”, haz clic con el botón derecho sobre
la columna “ImporteCoste” y selecciona la opción “Nueva Columna”. En la parte superior
(similar a la introducción de fórmulas en Excel) escribe la siguiente expresión DAX:
Beneficio = [ImporteVenta] – [ImporteCoste]

Crea una medida. Pulsa la opción “Nueva Medida” en el menú superior y escribe la siguiente
expresión DAX:
TotalVentas = SUM([ImporteVenta])

Repite el proceso creando las siguientes medidas adicionales:

TotalCostes = SUM([ImporteCoste])
TotalBeneficio = SUM([Beneficio])

Con esto damos por finalizado el diseño de nuestro Modelo de Datos.

Resumiendo: has creado y revisado las relaciones entre tablas, que es fundamental para
obtener los resultados esperados, has creado también jerarquías, columnas calculadas y
medidas.
Crear informes

Haz clic en la parte izquierda, en la opción “Informe” y verás el lienzo en blanco de tu

primer informe, renombra “Pagina 1” como “Informe Ventas”, haciendo clic con el botón
derecho del ratón sobre cada una de ellas y seleccionando la opción “Renombrar Página”.

Este es el proceso a seguir para la creación de informes:

- Arrastra campos de las tablas sobre el lienzo en blanco, si lo haces sobre un elemento
visual existente agregará ese campo a él, si lo haces sobre la parte que está en blanco
creará un nuevo elemento visual
- Puedes hacer clic en cualquiera de los elementos visuales (gráficos, tablas,
segmentadores, mapas) y el elemento visual sobre el que estés posicionado, cambiará
al nuevo seleccionado

En primer lugar, te muestro el resultado que vas a obtener para que puedas seguir con mayor
facilidad los pasos para crearlo:
Tabla “Subfamilia, TotalVentas, TotalCostes, TotalBeneficio”

Arrastra el campo “SubFamilia” de la tabla “Producto” al centro del lienzo en blanco. A

continuación, arrastra los siguientes campos de la tabla “VentasDET”: “TotalVentas”,
“TotalCostes”, “TotalBeneficio”.

Puedes ajustar el tamaño y posición de la tabla libremente. Al igual que el resto de elementos
visuales que construirás a continuación, para conseguir un informe similar al de la imagen.

Tipo de gráfico:

Campos: Subfamilia, TotalVentas, TotalCostes, TotalBeneficio

Segmentador “Nombre Tienda”

Tipo de gráfico:
Campos: NombreTienda

Segmentador “Año”

Tipo de gráfico:
Campos: Año

Tarjeta “TotalVentas”

Tipo de gráfico:

Campos: NombreTienda, TotalVentas

Gráfico de líneas “ImporteVenta y TotalBeneficio por AñoMes”

Tipo de gráfico:

Campos: AñoMes, TotalVentas, TotalBeneficio

Gráfico de barras “ImporteVenta y TotalBeneficio por Subfamilia”

Tipo de gráfico:

Campos: AñoMes, TotalVentas, TotalBeneficio

Mapa de calor “TotalVentas por NombreTienda”

Tipo de gráfico:
Campos: NombreTienda, TotalVentas
Conclusiones
Ya has creado tu primer Dashboard y está totalmente operativo para que puedas interactuar
con él y analizar la información mostrada.

Espero que te haya resultado útil la realización de esta práctica y te haya motivado a iniciar tu
aprendizaje sobre esta excelente herramienta llamada Power BI.

Por cierto, si es la primera vez que utilizas Power BI Desktop, es normal que el tiempo que
hayas necesitado sea superior, debido a que has tenido que familiarizarte con la herramienta y
te habrá costado un poquito más seguir las instrucciones. Una vez que tengas soltura con la
herramienta, hacer esta práctica, no te llevará más de 15 minutos, éxitos en tu aprendizaje.