Identificación de Los Factores Que Influyen de Manera Negativa en La Eficiencia Del Área de Trámite Documentario de La Ugel - Cajamarca.

Universidad Nacional de
Cajamarca
Facultad de Ciencias Económicas Contables y
Administrativas
ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN
INFORME PRÁCTICAS PRE

PROFESIONALES I
“IDENTIFICACIÓN DE LOS FACTORES QUE INFLUYEN DE MANERA

NEGATIVA EN LA EFICIENCIA DEL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
DE LA UGEL- CAJAMARCA.”
PRACTICANTE: IRIGÓIN VITÓN, Elita Marilú
ASESOR: Dr. VÁSQUEZ RUÍZ, Alejandro
CAJAMARCA – JULIO 2018

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA
DEDICATORIA
A Dios quién supo guiarme por el buen
camino, darme fuerzas para seguir adelante
y no desmayar en los problemas que se
presentan, enseñándome a enfrentar las
adversidades sin perder nunca la dignidad.
A mis padres por su apoyo incondicional,
consejos, comprensión, amor y ayuda en los
momentos difíciles.
A mis hermanos por ser fuente de
inspiración estar siempre presentes, en
momentos positivos y negativos.
La autora.
INFORME DE PRACTICAS I
2
AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios
Por la vida y por las cosas maravillosas que día
a día me regala. A Él le debo todo lo que he
logrado y seguiré logrando en esta vida.
Gracias a mi asesor
Dr. Alejandro Vásquez Ruíz, por sus
enseñanzas, consejos y por haberme
brindado las pautas necesarias y suficientes
para poder realizar esta monografía.
Gracias a mi familia
A mis padres y hermanos por su apoyo
incondicional, además por sus enormes
esfuerzos que hacen para que pueda seguir
adelante en esta carrera.
La autora.
3
PRESENTACIÓN
D
e acuerdo a lo establecido en el plan de estudios de la Escuela Académico
Profesional de Administración de la Facultad de Ciencias Económicas
Contables y Administrativas de la Universidad Nacional de Cajamarca,
presento a ustedes señores miembros del jurado, para su evaluación del Informe Final de mis
Prácticas Pre- Profesionales I, realizado en el área de Trámite Documentario en la Unidad de
Gestión Educativa Local (UGEL) de la cuidad de Cajamarca el cual he titulado:
“FACTORES QUE INFLUYEN DE MANERA NEGATIVA EN LA

EFICIENCIA DEL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO DE LA
UGEL- CAJAMARCA.”
El presente Informe Final se realiza gracias al esfuerzo y responsabilidad asumida, para
contrastar mis conocimientos técnicos con la realidad practica que ayudaran a mi
formación profesional. Espero que este trabajo sirva de guía y/o material de consulta a las
personas interesadas en el tema.
La autora.
4
ÍNDICE DE CONTENIDO
DEDICATORIA .................................................................................................................................. 2
AGRADECIMIENTO .......................................................................................................................... 3
PRESENTACIÓN ............................................................................................................................... 4
ÍNDICE DE CONTENIDO .................................................................................................................... 5
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 7
CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL .............................................................................................. 8
1.1. DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN ...................................................................................... 8
1.2. HISTORIA ..................................................................................................................................... 8
1.3. MISIÓN ........................................................................................................................................ 9
1.4. VISIÓN ......................................................................................................................................... 9
1.5. VALORES ...................................................................................................................................... 9
1.6. ESTRUCTURA ORGÁNICA ........................................................................................................... 10
1.7. PROPUESTA TÉCNICA ORGÁNICA DEL ÁREA ............................................................................. 10
1.8. ÁREA FUNCIONAL ...................................................................................................................... 11
CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................. 12
2.1. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA .................................................................... 12
2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA................................................................................................ 13
2.3. OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................... 13
2.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................ 13
2.5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ............................................................................................... 13
CAPITULO III: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL. ............................................................................... 15
3.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 15
3.2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL PROCESO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO .................................... 15
3.3. DEFINICIONES BÁSICAS DEL ÁREA ............................................................................................. 15
3.3.1. TRÁMITE DOCUMENTADO ............................................................................................ 15
3.3.2. ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO. ........................................................................... 15
3.3.3. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA (MAD) ............................................ 16
3.3.4. DOCUMENTO................................................................................................................. 16
3.3.5. EXPEDIENTE ................................................................................................................... 16
3.3.6. EL MAD CONTEMPLA SEIS TIPOS DE EXPEDIENTES: ...................................................... 16
3.3.7. FUNCIONES EN EL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO............................................... 17
3.4. METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE FACTORES......................................................... 18
CAPÍTULO IV: DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS. ............................................................................. 21
5
4.1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL CENTRO DE PRÁCTICA PRE-PROFESIONAL. ......................... 21

4.2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES QUE INFLUYEN EN EL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO
MEDIANTE LA APLICACIÓN DE ENCUESTAS. ..................................................................................... 21
4.3. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO .................................... 29
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. .................................................................... 31
A. CONCLUSIONES. ........................................................................................................................ 31
B. RECOMENDACIONES ................................................................................................................. 32
B.1. DEL DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS .................................................................................. 32
B.2. DEL MEJORAMIENTO DEL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO. ...................................... 32
REFERENCIAS ................................................................................................................................. 34
ANEXOS ......................................................................................................................................... 35
A. PANEL DE IMÁGENES Y CAPTURA DE PANTALLA ...................................................................... 35
B. TRABAJO DE CAMPO (ENCUESTAS) ........................................................................................... 37
ÍNDICE DE IMÁGENES
FIGURA.- 1 ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL ............................................................ 10

FIGURA.- 2 PROPUESTA TÉCNICA ORGÁNICA PARA EL ÁREA ................................................. 10
FIGURA.- 3 Pantalla de ingreso al MAD ................................................................................... 35
FIGURA.- 4 Ingreso de información básica. ............................................................................. 35
FIGURA.- 5 Ingreso de información básica. ............................................................................. 36
FIGURA.- 6 Con el número de MAD que ya está registrado podemos obtener la información
de su expediente a donde esta derivado en que área se encuentra. ...................................... 36
FIGURA.- 7 Modulo físico de hoja de trámite. ........................................................................ 36
6
INTRODUCCIÓN
E
l presente informe es una evidencia de la realización de prácticas pre-
profesionales I, con lo que se da cumplimiento a un requisito indispensable exigidas
dentro del programa Curricular de la Escuela Académico Profesional de
Administración.
Las Prácticas Pre - Profesional I se han ejecutado con el fin de demostrar habilidades en la
solución de problemas que se puedan suscitar en el área de trabajo, así como también la
aplicación de conocimientos adquiridos a lo largo de la formación profesional.
El informe contiene el desarrollo descriptivo de los “Factores que influyen de manera negativa
en la eficiencia del área de trámite documentario de la en la unidad de gestión educativa local
Cajamarca.”
La estructura del informe es:
CAPÍTULO I : INFORMACIÓN GENERAL.
CAPÍTULO II : PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
CAPÍTULO III : MARCO TEÓRICO REFERENCIAL.
CAPÍTULO IV : DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS.
CAPÍTULO V : CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
7
CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL
1.1. DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

RUC : 20491617943
RAZÓN SOCIAL : Unidad De Gestión Educativa Local UGEL

Cajamarca
TIPO EMPRESA : Institución Pública
DIRECCIÓN : jr. Los pinos N°1110 - Cruce Santa Bárbara
TELÉFONO : 076 362812
EMAIL : ugelcaj@gmail.com
JEFE DEL ÁREA DE PRÁCTICAS: Liliana Haydee Herrera Manosalva
FECHA DE INICIO DE PRÁCTICA: La fecha de inicio fue el día 14 de febrero del 2018
En el horario de lunes a viernes de 8:00 am a 1:00
pm y de 3:00 pm a 7:00 pm.
FECHA DE FIN DE PRÁCTICAS: La fecha de finalización fue el día 23 de marzo de

2018, según consta en el certificado.
HORAS ACUMULADAS : El total de horas acumuladas fue de 240 horas

efectivas, según reporte de asistencia.
1.2. HISTORIA
La Unidad de Gestión Educativa Local Cajamarca fue fundada el 12 de julio del año
2009 con Resolución Ejecutiva Regional N°466.2009-GR-CAJ/P. A partir de julio del
2016 por concurso público se designa como director de la UGEL Cajamarca al Dr. Luis
Alfredo Llaqué Silva quien ocupa el cargo en la actualidad impulsando un trabajo
inclusivo bajo el lema1:
¡Gestión con rostro humano, para servir!
1
http://www.regioncajamarca.gob.pe/sites/default/files/documentos/documentos/RER-127-2013-
GR.CAJ_.P.PDF
8
1.3. MISIÓN
La Unidad de Gestión Educativa Local - Cajamarca será la Instancia descentralizada
líder del Gobierno Regional que lidera una sociedad educadora con la participación
y vigilancia de la sociedad civil, para garantizar una educación integral, pertinente
y de calidad que constituya el desarrollo pleno de las personas a lo largo de su vida.
Ejecutan políticas que aseguren a los niños y jóvenes de toda la provincia con
iguales oportunidades de acceso, permanencia y trato sin ninguna forma de
discriminación, en un sistema educativo flexible, adecuado a las necesidades y
exigencias de la diversidad y el logro de competencias básicas para que todas las
personas se desenvuelvan social y laboralmente, tiendan a la creatividad e
innovación, orienten su comportamiento por los valores democráticos, promueven
el desarrollo humano integral y sostenible, la justicia social y la cultura de paz; así
como para que ejerzan el derecho a aprender en forma continua y con autonomía.
1.4. VISIÓN
La Unidad de Gestión Educativa Local - Cajamarca tiene como misión, asegurar
ofertas educativas pertinentes de calidad, sustentadas en el trabajo concertado con
la sociedad civil y centradas en la formación integral de todos los cajamarquinos,
guiados con una perspectiva de interculturalidad, equidad, cohesión social y
desarrollo humano sostenible, que permita formar personas capaces de desarrollar
su identidad, autoestima y capacidades para integrarse adecuada y críticamente a
la sociedad, en armonía con su entorno.
1.5. VALORES
Los valores que practicamos en la UGEL Cajamarca son: la Honestidad, Lealtad,
Respeto, Solidaridad, Justicia, Pertenencia, Tolerancia, Responsabilidad
Institucional, Responsabilidad Social y Responsabilidad Ambiental2.
2
http://ugelcajamarca.gob.pe/mision-vision-valores-2/
9
1.6. ESTRUCTURA ORGÁNICA

FIGURA.- 1 ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL
Fuente: http://ugelcajamarca.gob.pe/organigrama/
1.7. PROPUESTA TÉCNICA ORGÁNICA DEL ÁREA

FIGURA.- 2 PROPUESTA TÉCNICA ORGÁNICA PARA EL ÁREA
GERENCIA DE GESTIÓN
INSTITUCIONAL
Asistente De
Gestion
Recepcionista Recepcionista Recepcionista Recepcionista

De Tramites 1 De Tramites 2 De Tramites 3 De Tramites 4
Fuente: Elaboración propia
10
1.8. ÁREA FUNCIONAL

Recepción de expediente con el sistema módulo de administración documentario
(MAD).
11
CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Hoy en día, el éxito de toda organización ya sea pública o privada dependerá del
desempeño de sus trabajadores. La educación entendida como un hecho y una
práctica social, no puede ser comprendida sino es en un marco complejo que la
contextualiza y que al ser histórico, político y económico, la ubica en un lugar que
no es precisamente una forma cristalizada de un espacio físico -el aula-, sino que
abarca un conjunto de relaciones de poder, de concepciones ideológicas
confrontados y enfrentados y de procesos ininterrumpidos de cambios profundos
que se dan como producto de la dinámica sociocultural histórica.
La educación es uno de los pilares fundamentales para el desarrollo de los países y

sus poblaciones, ya que una sociedad culta es una sociedad progresista. El Perú no
es ajeno a esta realidad y es el Ministerio de Educación el encargado de velar por
los intereses de sus educandos a través de las Unidad de Gestión Educativa Local.
Sin embargo, tal y como sucede en la mayoría de las instituciones públicas del
estado Peruano, son la no actualización de base de datos eso es lo que ocasiona
retrasos en la gestión de tramites documentarios la (burocracia) lo que impacienta
a aquellos ciudadanos que hacen uso ello. En el caso de la Unidad De Gestión
Educativa Local Cajamarca (UGEL-CAJAMARCA) es el alto porcentaje de resistencia
al cambio de los trabajadores, la ineficiencia de todos los procesos y la NO
implementación de tecnologías lo que ocasiona retrasos en la atención docente,
además de faltas de coordinación entre empleados y funcionarios para contar con
capacitaciones constantes que con llevan a tener un personal acorde a las alta
exigencias de las diferentes áreas de la UGEL- CAJAMARCA.
El identificar los factores que influyen de manera negativa en la eficiencia del área
de Trámite Documentario de la UGEL-CAJAMARCA permitirá solucionar los
principales impases relacionados con retrasos y pérdidas de documentos. Además
facilitará mejores resultados de la institución que anhela ser líder del Gobierno
Regional Cajamarca con una sociedad educadora que garantice una educación
integral, pertinente y de calidad, constituyendo el desarrollo pleno de las personas
12
a lo largo de sus vidas.
De esta forma, hay un reconocimiento tácito de qué es lo que hacen los

trabajadores: mejorar, la cual está determinada socialmente y con ello,
históricamente, tanto en el sentido del proceso de internalización de las estructuras
sociales, como en el sentido de cómo esas estructuras han sido recreadas por las
generaciones anteriores.
2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cuáles son los factores que influyen en la ineficiencia del Área De Trámite
Documentario de la UGEL – Cajamarca?
2.3. OBJETIVO GENERAL

Identificación de los factores que influyen de manera negativa del área de
trámite documentario de la UGEL_ Cajamarca.
2.4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Analizar los procedimientos en el área de Trámite Documentario para determinar
los factores que ocasionan deficiencia en las diferentes áreas de la UGEL –
Cajamarca.
Analizar los softwares y sistemas informáticos utilizados en el área de Trámite

Documentario de la UGEL.
Realizar encuestas para la identificación de factores negativos que influyen en el

deficiente servicio del área de Tramite Documentario de la UGEL-Cajamarca,
dirigido a personal que labora en el área así como a personas que acuden a ésta a
realizar sus trámites pertintentes.
Proponer estrategias para mejorar el diseño del área de Trámite Documentario.
2.5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

El presente trabajo de investigación se justifica debido a que la identificación de
los factores del área de Trámite Documentario de UGEL-CAJAMARCA permitirá
brindar soluciones prácticas a lo que ocurre en el área de trámite documentario
que podrían ser aplicadas para el logro de un servicio de calidad y eficiencia.
Justificándose de esta manera la presente investigación.
13
Siendo el tiempo un valioso recurso para cada uno de nosotros, el tener

instituciones públicas eficientes y eficaces en lo que a la gestión de trámites
documentarios corresponde, permitirá optimizar éste a tal grado que aquellos
docentes que acudan a estas instalaciones sentirán la comodidad de estar en
una institución organizada y buen servicio al ciudadano.
14
CAPITULO III: MARCO TEÓRICO REFERENCIAL.
3.1. INTRODUCCIÓN
A continuación se detalla cómo han ido evolucionando el proceso de Trámite
Documentario y los sistemas de información que lo apoyan. Donde el hombre desde
sus inicios ha ido plasmando sus actividades necesarias para la realizar su trabajo
donde estas generalmente se llevaban a cabo en manuales o en cuadernos. En el
transcurso del tiempo surgen los sistemas de información aportando las
herramientas necesarias para el procesamiento de la información, permitiendo así
un mayor desempeño para quienes lo utilicen de manera adecuada.
3.2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL PROCESO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

El hombre durante toda su historia ha tenido la necesidad de plasmar todas sus
actividades como expresión testimonial, sin importar el formato, lenguaje o
soporte. Para lo cual ha utilizado toda clase de materiales como la piedra, el papel.
En esta época surgieron varios problemas: Que los documentos pasen de un lugar
a otro por su frecuencia de uso o por su edad y valor de su contenido. Que no se
mande documentos de un sitio a otro o por otro motivo de que en el que están ya
no caben, ni se dejan de recibir en el que les corresponde por la misma razón de
falta de espacio. La necesidad de que el manejo de los documentos este siempre
en manos de expertos en la materia de trámite de documentos.
3.3. DEFINICIONES BÁSICAS DEL ÁREA

3.3.1. TRÁMITE DOCUMENTADO
Proceso Administrativo que comprende: recepción, verificación, clasificación,
registro, distribución, derivación, archivamiento, información al interesado,
control, seguimiento y entrega de respuesta de los documentos que son
presentados, transferidos o generados por la entidad, las mismas que
constituyen parte del proceso automatizado en el módulo.
3.3.2. ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO.

Área Funcional que depende de la Secretaria General o del titular de la
dependencia responsable del proceso de trámite documentario.
15
3.3.3. MÓDULO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTARIA (MAD)

Este sistema, se ha implementado con el propósito de mejorar la gestión pública,
a través de un adecuado control y seguimiento de expedientes en línea (vía
web), durante todas sus etapas, desde el registro hasta su posterior
archivamiento, tanto para los usuarios externos (personas naturales y jurídicas)
como usuarios internos (operadores). Permite la administración automatizada,
en términos de ingreso, registro, clasificación, derivación, atención, seguimiento
y archivamiento, de los documentos generados o ingresados.
3.3.4. DOCUMENTO
Escrito en que constan datos seguros y aptos. Todo trámite en formato escrito o
impreso. Pueden ser: oficio, carta, memorial, solicitud, informe, acta, acuerdo
regional, memorando, etc.; el mismo que tiene fecha de elaboración, remitente
y destinatario correspondientes, además que puede ser generado, recibido o
derivado de acuerdo a las áreas que les corresponde.
3.3.5. EXPEDIENTE
Cuando un documento es registrado en el Módulo de Administración
Documentaria se genera un expediente al que se le asigna un Número de
Registro MAD (único y correlativo para el ámbito regional).
3.3.6. EL MAD CONTEMPLA SEIS TIPOS DE EXPEDIENTES:

a. Expedientes en proceso: Son los expedientes registrados que se tienen
físicamente a cargo.
b. Expedientes derivados: Son expedientes registrados que se tienen físicamente

a cargo y que han sido derivados a otras unidades orgánicas o usuarios, que
están pendientes de recepción.
c. Expedientes por recibir: Son los expedientes que han sido derivados por un
usuario o unidad orgánica y que han sido o no tramitados físicamente pero no han
sido inscritos en el aplicativo informático (MAD).
d. Expedientes archivados: Son los expedientes que se guardan en un archivador

por algún motivo, ya sea para su atención, en espera de algún documento
adicional, porque se tiene algún motivo personal o ya fue atendido.
16
e. Cargos: Son los expedientes que han sido emitidos (generados) por una
unidad orgánica y que se pueden volver a derivar.
f. Expedientes adjuntos: Son los expedientes que se encuentran anexados a otro

expediente MAD.3
3.3.7. FUNCIONES EN EL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

 Proponer alternativas para la organización y control de los equipos o servicios
de Trámite Documentario y de Actas y Certificados.
 Orientar al usuario referente a la gestión de sus peticiones.
 Coordinar con Asesoría Jurídica la revisión de proyectos de resoluciones y

otros.
 Coordinar con Secretaría el procesamiento de expedientes que llegan a

Dirección.
 Brindar asesoramiento y absolver consultas en asuntos de su competencia.
 Expedir, visar, autenticar, documentos preparados por los Equipos a su cargo

o que obran en el archivo general como: - Informes técnicos sobre casos
específicos. - Copias de documentos del archivo como: Resoluciones,
Informes, etc. - Certificados de estudios, originales o duplicados; copia de
títulos profesionales. - Copias de Actas de Evaluación Final, de Recuperación
o exámenes de cargo, que soliciten por desaparición, pérdida o deterioro de
los mismos.
 Dirigir el servicio de Mesa de Partes y Archivo, teniendo en cuenta los

procesos: - Recepción, registro, clasificación y distribución, de los
documentos que ingresan o son derivados. - Registro, codificación y
distribución de las Resoluciones y otros documentos.
 Organizar, conservar, depurar y custodiar el archivo que corresponde a

Trámite Documentario (Resoluciones, Informes, proyectos) y de Actas y
Certificados.
3
http://ugelcajamarca.gob.pe/tramite-documentario/
17
 Preparar documentos por encargo y emite opinión sobre asuntos que le

derivan.
 Orientar y asesorar según las normas casos como: Rectificaciones de Apellidos

y Nombres, Aprobación de Matrícula Ordinaria y Extraordinaria, Autorización
de exámenes aplazados, subsanación, convalidación o revalidación de
estudios.
 Participar en reuniones de trabajo y otras en representación del Director o

por su cargo.
 Adecuar y difundir las normas de Trámite Documentario, Actas, Títulos, etc.
3.4. METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE FACTORES

Para la identificación de factores utilizaremos encuestas dirigidas a co-trabajadores
y personal del área de trámite documentario así como a docentes y personal en
general que asiste a la UGEL – Cajamarca a realizar sus trámites en estas áreas; as
encuestas utilizadas son las que se detallan a continuación:
a. ENCUESTA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE FACTORES EN EL ÁREA DE TRÁMITE

DOCUMENTARIO DIRIGIDA A TRABAJADORES.
ENCUESTA UGEL 01 – CAJAMARCA

INSTRUCCIONES: Marca con una aspa (X) en los espacios que crea conveniente.
1) ¿CÓMO CREE USTED QUE ESTÁN LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
2) ¿CREE USTED QUE EL SOFTWARE QUE SE USA EN EL ÁREA DE TRABAJO ESTÁ A LA
VANGUARDIA?
SI
NO
3) ¿COMO CONSIDERA EL AMBIENTE DE TRABAJO?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
18
4) ¿COMO SE ENCUENTRA LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA MAD?

Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
5) ¿COMO CALIFICA USTED EL DESEMPEÑO QUE REALIZA EL JEFE DE ÁREA DE
TRAMITE DOCUMENTARIO?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
6) ¿COMO CONSIDERA LA ATENCIÓN DE LOS TRABAJADORES EN EL ÁREA?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
7) ¿COMO CALIFICA LA RESPUESTA A SUS QUEJAS?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
8) ¿CREE USTED QUE CON LA MOTIVACIÓN E INCENTIVACIÓN SE MEJORARA EL ÁREA
DE TRAMITE DOCUMENTARIO?
SI
NO
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
b. ENCUESTA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE FACTORES EN EL ÁREA DE TRÁMITE

DOCUMENTARIO DIRIGIDA A DOCENTES Y PERSONAS QUE ACUDEN AL ÁREA.
ENCUESTA UGEL 02 – CAJAMARCA

INSTRUCCIONES: Marca con una aspa (X) en los espacios que crea conveniente.
1) ¿COMO CREE USTED QUE LOS TRABAJADORES TIENEN CONSIDERACIÓN E
INTERÉS EN LA ATENCIÓN CON SU DOCUMENTACIÓN?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
19
2) ¿CÓMO CALIFICA EL TIEMPO DE ESPERA PARA SU ATENCIÓN?

Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
3) ¿CÓMO CONSIDERA LA IMAGEN DEL ÁREA DE TRAMITE DOCUMENTARIO DE LA
“UGEL” ANTE EL PÚBLICO?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
4) ¿CÓMO EVALÚA LA INFORMACIÓN QUE COMPARTE EL ÁREA DE TRÁMITE
DOCUMENTARIO EN BASE A LA ORIENTACIÓN QUE OFRECE SU PERSONAL?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
5) ¿CÓMO CALIFICA LA RESPUESTA A SUS QUEJAS, SUGERENCIAS O RECLAMOS?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
6) ¿CÓMO CONSIDERA QUE EN EL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO OBTIENE
COORDINACIÓN Y ORGANIZACIÓN?
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Deficiente
7) ¿CONSIDERA QUE EL PERSONAL QUE TRABAJA EN EL ÁREA DE TRAMITE
DOCUMENTARIO OBTIENEN CAPACITACIÓN SOBRE ATENCIÓN AL DOCENTE?
SI
NO
GRACIAS POR SU COLABORACIÓN
20
CAPÍTULO IV: DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS.
4.1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL CENTRO DE PRÁCTICA PRE-PROFESIONAL.

La Unidad de Gestión Educativa Local (UGEL), es una entidad pública que al igual
que las demás entidades del Estado ayudan en el desarrollo y el progreso del país,
en este caso la UGEL, tiene la responsabilidad de velar por la educación básica en
la provincia y distritos de Cajamarca.
El área de Trámite Documentario es un área de la UGEL-CAJAMARCA la que está

encargada de la recepción, entrega y distribución de documentos en las distintas
áreas internas a esta institución. Las herramientas utilizadas para el registro de
documentos están conformadas por: hoja de Trámite, sistema de módulo de
administración documentario (MAD) cuyo registro es electrónico y genera códigos
de registro los cuales son inscritos en los cargos de cada uno de los documentos.
Esta área está conformada por seis personas encargadas de atención al docente
además de un jefe de área el cual a menudo no brinda instrucciones precisas acerca
de los procedimiento a seguir con los distintos tipos de Trámite que
constantemente alcanzan a la dependencia antes descrita.
En esta institución las metas obtenidas está estrechamente vinculado a los

procedimientos administrativos, sin embargo existen factores que limitan lograrlos.
4.2. IDENTIFICACIÓN DE FACTORES QUE INFLUYEN EN EL ÁREA DE TRÁMITE

DOCUMENTARIO MEDIANTE LA APLICACIÓN DE ENCUESTAS.
Una vez aplicadas las encuestas a los trabajadores del área y docentes que acuden
a realizar trámites en esta, se procedió a la tabulación e interpretación de cada una
de ellas, con el fin de identificar los resultados y dar algunas recomendaciones que
ayuden con el logro de objetivos propuestos.
a. DE LA ENCUESTA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE FACTORES EN EL ÁREA DE TRÁMITE

DOCUMENTARIO DIRIGIDA A TRABAJADORES.
Detallaremos un inventario de las preguntas y la cantidad de personas que
respondieron a tal pregunta con tal respuesta, para el caso de co-trabajadores se
aplicó 6 encuetas ya que solo son 6 las personas que trabajan en esta área.
21
PREGUNTA N°1: ¿CÓMO CREE USTED QUE ESTA LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS?
Muestra 6 Equipos de informacion

Excelente 1 17%
Bueno 1 17% 17%
33%
Regular 0 0%
Malo 2 33% 17%
Deficiente 2 33%
100%
33%
Excelente Bueno Regular Mao Deficiente
INTERPRETACIÓN:
Podemos apreciar que la mayor cantidad de entrevistados respondieron que los
equipos se encuentra con un deficiente estado, por lo tanto podemos deducir que no
se encuentran en buen estado los equipos de trabajo.
PREGUNTA N°2: ¿CREE USTED QUE EL SOFTWARE QUE SE USA EN EL ÁREA DE TRABAJO
ESTÁ A LA VANGUARDIA?
Actualizacion de software
Muestra 6
SI 4 67% 33%
NO 2 33%
67%
SI NO
INTERPRETACIÓN:
En esta grafica se puede apreciar que la mayoría de entrevistados respondieron que si
está a la vanguardia software que se usa en el área.
22
PREGUNTA N°3: ¿COMO CONSIDERA EL AMBIENTE DE TRABAJO?
Muestra 6 Ambiente de trabajo

Excelente 1 0% 0% 0%
Bueno 1 17%
17% 17%
Regular 0 67%
Malo 2 17%
Deficiente 2 0%
100%
67%
Excelente Bueno Regular Malo Deficiente
INTERPRETACIÓN:
Como se puede apreciar en el grafico la mayoría de los entrevistados respondieron que
el ambiente de trabajo se encuentra en regular condición.
PREGUNTA N°4: ¿COMO SE ENCUENTRA LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA MAD ?
Muestra 6 Base de datos MAD

Excelente 0 0%
Bueno 0 0% 0% 0%
Regular 2 33% 33%
50%
Malo 1 17%
Deficiente 3 50%
100%
17%
INTERPRETACIÓN:
En este grafico podemos apreciar que la mayoría de entrevistados respondió que la base
de datos del sistema MAD Modulo de Administración Documentara se encuentra
deficiente.
23
PREGUNTA N°5: ¿COMO CALIFICA USTED EL DESEMPEÑO QUE REALIZA EL JEFE DE ÁREA
DE TRAMITE DOCUMENTARIO?
Muestra 6 Desempesño de jefe de

Excelente 2 33% area
Bueno 2 33% 0% 0%
Regular 2 33%
Malo 0 0% 33% 33%
Deficiente 0 0%
100%
33%
INTERPRETACIÓN:
En este grafico podemos apreciar que la mitad de entrevistados respondieron que el
desempeño que realiza el jefe del are es excelente y la ora mitad es bueno y regular.
PREGUNTA N°6: ¿COMO CONSIDERA LA ATENCIÓN DE LOS TRABAJADORES EN EL ÁREA?
Atencion de los
trabajadores
Muestra 6
Excelente 1 17%
0% 0%
Bueno 2 33%
Regular 3 50% 17%
Malo 0 0%
50%
Deficiente 0 0%
100% 33%
INTERPRETACIÓN:
En este grafico podemos apreciar que la mayoría de entrevistados respondió que la
atención de los trabajadores es con una atención regular.
24
PREGUNTA N°7: ¿COMO CALIFICA LA RESPUESTA A SUS QUEJAS?
Respuesta ha sus quejas

Muestra 6
Bueno 1 17%
Regular 2 33% 33%
Malo 0 0% 50%
Deficiente 0 0%
100% 17%
INTERPRETACIÓN:
En este grafico podemos apreciar que la mayoría de entrevistados respondió que las
respuestas a sus quejas es excelente.
PREGUNTA N°8: ¿CREE USTED QUE CON LA MOTIVACIÓN E INCENTIVACIÓN SE MEJORARA

EL ÁREA DE TRAMITE DOCUMENTARIO?
Incentivo motivacional
Muestra 6
SI 4 67% 33%
NO 2 33%
67%
SI NO
INTERPRETACIÓN:
En este grafico podemos apreciar que la mayoría de entrevistados respondió que si se
mejoraría con los incentivos a los trabajadores del are de tramite documentario.
25
b. DE LA ENCUESTA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE FACTORES EN EL ÁREA DE TRÁMITE

DOCUMENTARIO DIRIGIDA A DOCENTES Y PERSONAS QUE ACUDEN AL ÁREA.
Detallaremos un inventario de las preguntas y la cantidad de personas que
respondieron a tal pregunta con tal respuesta, para el caso de co-trabajadores se
aplicó 6 encuetas ya que solo son 6 las personas que trabajan en esta área.
PREGUNTA N°1: ¿COMO CREE USTED QUE LOS TRABAJADORES TIENEN CONSIDERACIÓN
E INTERÉS EN LA ATENCIÓN CON SU DOCUMENTACIÓN?
Muestra 20 Interes en la atencion

Bueno 0 0% 50%
40%
Regular 8 40%
Malo 1 5%
Deficiente 10 50%
100% 5%
INTERPRETACIÓN:
En este grafico podemos apreciar que la mayoría de entrevistados respondió que el
interés que toman los trabajador es deficiente no toman tanto interés a los documentos
que llega.
PREGUNTA N°2: ¿CÓMO CALIFICA EL TIEMPO DE ESPERA PARA SU ATENCIÓN?
Tiempo de espera para su

Muestra 20 atencion
15%
Bueno 5 25% 25%
Regular 10 50%
Malo 3 15%
50%
Deficiente 1 5%
100%
INTERPRETACIÓN:
tiempo de espera para la atención es regular yaqué eso depende a la cantidad de
documentación este por decepcionar.
26
PREGUNTA N°3: ¿CÓMO CONSIDERA LA IMAGEN DEL ÁREA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

DE LA “UGEL” ANTE EL PÚBLICO?
La imagen del area de

Muestra 20 tramite ante el publico
Excelente 4 20%
Bueno 3 15% 10%
Regular 9 45% 10%
20%
Malo 2 10%
Deficiente 2 10% 15%
100%
45%
INTERPRETACIÓN:
imagen en dicha are está en reculares consecuencias.
PREGUNTA N° 4: ¿CÓMO EVALÚA LA INFORMACIÓN QUE COMPARTE EL ÁREA DE TRÁMITE

DOCUMENTARIO EN BASE A LA ORIENTACIÓN QUE OFRECE SU PERSONAL?
informacion que comparten
5% 5% 15%
Muestra 20
Excelente 3 15%
25%
Bueno 5 25%
Regular 10 50%
Malo 1 5%
Deficiente 1 5%
100% 50%
INTERPRETACIÓN:
información que les brindan es regular.
27
PREGUNTA N°5: ¿CÓMO CALIFICA LA RESPUESTA A SUS QUEJAS, SUGERENCIAS O

RECLAMOS?
Muestra 20 Respuesta ha sus quejas

Excelente 2 10%
5% 0% 10%
Bueno 6 30%
Regular 11 55% 30%
Malo 1 5%
Deficiente 0 0%
100%
55%
INTERPRETACIÓN:
respuesta a sus quejas es regular.
PREGUNTA N° 6: ¿CÓMO CONSIDERA QUE EN EL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

OBTIENE COORDINACIÓN Y ORGANIZACIÓN?
El area optiene
coordinacion y organizacion
Muestra 20 40%
10%
Excelente 2 10% 20%
Bueno 4 20%
Regular 3 15%
Malo 3 15%
100% 15%
INTERPRETACIÓN:
En este grafico podemos apreciar que la mayoría de entrevistados respondió que en el
are se encuentra con una deficiente coordinación entre ellos donde ahí conlleva mala
atención.
28
PREGUNTA N°7: ¿CONSIDERA QUE EL PERSONAL QUE TRABAJA EN EL ÁREA DE TRAMITE

DOCUMENTARIO OBTIENEN CAPACITACIÓN SOBRE ATENCIÓN AL DOCENTE?
Muestra 20 El personal obtiene

Excelente 0 0% capacitaciones
Bueno 2 10%
0%
Regular 3 15%
Malo 5 25% 10%
15%
100%
25%
INTERPRETACIÓN:
personal no obtienen capacitación porque no tiene ese conocimiento de cómo es la
atención.
4.3. FACTORES QUE INFLUYEN EN EL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

En el Ítem 2.1. Del capítulo II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA, se menciona las
principales dificultades que presenta el área de Trámite Documentario de la UGEL-
CAJAMARCA, durante este periodo he tenido contacto con algunas de ellas, entre
las que he podido identificar mediante observaciones, interrelaciones e
involucramiento en el área antes mencionada y sobre todo mediante la aplicación
de encuestas de opinión al personal que labora en el área y a los docentes y
personas particulares que asisten a realizar sus trámites en ésta, entre los
diferentes factores, puedo listar lo siguiente:
 Falta de actualización de la base de datos del sistema MAD, lo que conlleva

a una lenta atención docente.
 La falta de coordinación y organización en el área con llevaba tiempo para

la atención al docente.
 Falta de motivación e incentivos al personal del área.
 Deficiencia en capacitaciones al personal a cargo, principalmente en
29
atención al docente y dominio del sistema.
 Falta de estrategias en el área de trabajo.
 Deficiencia en la tecnología para realizar los registros documentarios.
 Falta de orden en la clasificación y distribución de la documentación.
 Deficiencia en la orientación a los docentes.
 El personal no obtiene consideración e interés a los docentes, en la hora de

trabajo alguno de los trabajadores realizan otras actividades personales.
30
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
A. CONCLUSIONES.
Tal y como se menciona en el apartado 4.3. los factores que influyen
negativamente en el área de tramite documentario de la UGEL – Cajamarca están:
Falta de actualización de la base de datos del sistema MAD, falta de coordinación
y organización en el área, falta de motivación e incentivos al personal del área,
deficiencia en capacitaciones al personal a cargo, principalmente en atención al
docente y dominio del sistema, falta de estrategias en el área de trabajo,
deficiente tecnología para realizar los registros documentarios, falta de orden en
la clasificación y distribución de la documentación, deficiencia en la orientación a
los docentes con respecto a sus trámites, falta de interés y consideración a los
docentes, es decir, en la hora de trabajo alguno de los trabajadores realizan otras
actividades personales.
Del análisis de los procedimientos en el área de Trámite Documentario para la

identificación de los factores que ocasionan deficiencia en las diferentes áreas se
determinó que es la falta de orientación y coordinación con los docentes lo que
mayormente afecta a ésta, trayendo como consecuencia una mala reputación del
área.
Del análisis de los softwares y sistemas informáticos utilizados en el área de

Trámite Documentario se determinó que si la base de datos no se actualiza estos
se convierten en incomodos y molestosos, y a pesar de contar con un software de
ayuda existe contantes quejas a nivel de registro y resolución de trámites
documentarios.
Con la ayuda de las encuestas realizadas se pudo identificar los factores negativos
que influyen en el deficiente servicio del área de Tramite Documentario hacia los
docentes y personal que acude a realizar trámites en estas áreas.
De las encuestas aplicadas a los trabajadores se pudo obtener distintos factores

que aquejan al personal del área, todos identificados en el punto 4.3.
Con la propuesta de estrategias adecuadas se mejorará el funcionamiento del área

de Trámite Documentario lográndose así mejor calidad en atención al usuario.
31
B. RECOMENDACIONES
B.1. DEL DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS
 Se recomienda desarrollar más investigaciones en las diferentes áreas ya

que también cuentan con diferentes dificultades.
 Se recomienda continuar con la implementación de soluciones

tecnológicas que facilitan el trabajo de los usuarios.
 Es recomendable que todas las áreas apliquen un software de Gestión

Documentaría que les permita controlar y organizar todos los documentos
que ingresan y salen de dicha institución.
 Se recomienda brindar capacitación más contantemente relacionada con

cada una de las áreas.
B.2. DEL MEJORAMIENTO DEL ÁREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO.
 Implementar la base de datos MAD, módulo de administración

documentaria mejorando de esta manera los sistemas usados en la
recepción de documentación a los usuarios.
 Capacitar continuamente al personal del área respecto a las convocatorias

que se da día a día y otras asignaciones.
 Se sugiere de coordinación más frecuente entre las áreas que proyectan

los cronogramas de trabajo para el personal docente.
 Charlas previas antes del inicio de las labores en cada área eliminará
impases y malos entendidos entre trabajadores de las diferentes áreas.
 Promover incentivos para los mejores trabajadores mensualmente

podría resultar y podría ser una estrategia clave al momento de contar
con trabajadores más despiertos y capacitados.
 Las charlas participativas, incrementará mejores conocimientos al personal

de trabajo, eliminará todas aquellas inconvenientes en el área y ayudará a
promover un entorno de paz y armonía con lo que se lograra más
efectivamente.
32
 Con los resultados que se ha tenido según las encuestas realizadas se

recomienda mejorar el área de trámite Documentario.
 Se recomienda mejorar la atención a los docentes según los resultados que

se ha dado según las encuestas que se ha realizado a los docentes.
 También mejorar el are de trámite Documentario según las encuestas que

se ha realizado a los trabajadores de dicha área donde laboran día a día.
33
REFERENCIAS
 http://www.regioncajamarca.gob.pe/sites/default/files/documentos/docu
mentos/DIRECTIVA%20N%C2%B0%2009-%202015-GR.CAJ-GRPPAT-
%20CIS%20%20LINEAMIENTOS%20PARA%20EL%20USO%20DEL%20M%C3%93DUL
O%20DE%20ADMINISTRACI%C3%93N%20DOCUMENTARIA%20-
%20MAD%20EN%20EL%20GOBIERNO%20REGIONAL%20%20CAJAMARCA.. PDF
 http://repositorio.uncp.edu.pe/bitstream/handle/UNCP/3889/Bastidas%20
Parraga.pdf?sequence=1&isAllowed=y
 http://ugelcajamarca.gob.pe/tramite-documentario/
 http://www.regioncajamarca.gob.pe/sites/default/files/documentos/docu
mentos/RER-127-2013-GR.CAJ_.P.PDF
34
ANEXOS
A. PANEL DE IMÁGENES Y CAPTURA DE PANTALLA
FIGURA.- 3 Pantalla de ingreso al MAD
FIGURA.- 4 Ingreso de información básica.
35
FIGURA.- 5 Ingreso de información básica.
FIGURA.- 6 Con el número de MAD que ya está registrado podemos obtener la información
de su expediente a donde esta derivado en que área se encuentra.
FIGURA.- 7 Modulo físico de hoja de trámite.
36
B. TRABAJO DE CAMPO (ENCUESTAS)
ENCUESTAS
37

Identificación de Los Factores Que Influyen de Manera Negativa en La Eficiencia Del Área de Trámite Documentario de La Ugel - Cajamarca.

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Universidad Nacional de

INFORME PRÁCTICAS PRE

“IDENTIFICACIÓN DE LOS FACTORES QUE INFLUYEN DE MANERA

PRACTICANTE: IRIGÓIN VITÓN, Elita Marilú

ASESOR: Dr. VÁSQUEZ RUÍZ, Alejandro

CAJAMARCA – JULIO 2018

A Dios quién supo guiarme por el buen

camino, darme fuerzas para seguir adelante

y no desmayar en los problemas que se

presentan, enseñándome a enfrentar las

adversidades sin perder nunca la dignidad.

A mis padres por su apoyo incondicional,

consejos, comprensión, amor y ayuda en los

A mis hermanos por ser fuente de

inspiración estar siempre presentes, en

momentos positivos y negativos.

Por la vida y por las cosas maravillosas que día

a día me regala. A Él le debo todo lo que he

logrado y seguiré logrando en esta vida.

Dr. Alejandro Vásquez Ruíz, por sus

enseñanzas, consejos y por haberme

brindado las pautas necesarias y suficientes

para poder realizar esta monografía.

A mis padres y hermanos por su apoyo

incondicional, además por sus enormes

esfuerzos que hacen para que pueda seguir

adelante en esta carrera.

Profesional de Administración de la Facultad de Ciencias Económicas

Contables y Administrativas de la Universidad Nacional de Cajamarca,

Prácticas Pre- Profesionales I, realizado en el área de Trámite Documentario en la Unidad de

Gestión Educativa Local (UGEL) de la cuidad de Cajamarca el cual he titulado:

“FACTORES QUE INFLUYEN DE MANERA NEGATIVA EN LA

contrastar mis conocimientos técnicos con la realidad practica que ayudaran a mi

personas interesadas en el tema.

4.1. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DEL CENTRO DE PRÁCTICA PRE-PROFESIONAL. ......................... 21

FIGURA.- 1 ESTRUCTURA ORGÁNICA INSTITUCIONAL ............................................................ 10

profesionales I, con lo que se da cumplimiento a un requisito indispensable exigidas

dentro del programa Curricular de la Escuela Académico Profesional de

aplicación de conocimientos adquiridos a lo largo de la formación profesional.

en la eficiencia del área de trámite documentario de la en la unidad de gestión educativa local

La estructura del informe es:

CAPÍTULO I : INFORMACIÓN GENERAL.

CAPÍTULO II : PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

CAPÍTULO III : MARCO TEÓRICO REFERENCIAL.

CAPÍTULO IV : DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS.

CAPÍTULO V : CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL

1.1. DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

RAZÓN SOCIAL : Unidad De Gestión Educativa Local UGEL

TIPO EMPRESA : Institución Pública

DIRECCIÓN : jr. Los pinos N°1110 - Cruce Santa Bárbara

TELÉFONO : 076 362812

JEFE DEL ÁREA DE PRÁCTICAS: Liliana Haydee Herrera Manosalva

FECHA DE FIN DE PRÁCTICAS: La fecha de finalización fue el día 23 de marzo de

HORAS ACUMULADAS : El total de horas acumuladas fue de 240 horas

1.6. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.7. PROPUESTA TÉCNICA ORGÁNICA DEL ÁREA

Recepcionista Recepcionista Recepcionista Recepcionista

Fuente: Elaboración propia

1.8. ÁREA FUNCIONAL

CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La educación es uno de los pilares fundamentales para el desarrollo de los países y