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RD 003-2006-DG-CNSP/INS
Centro Nacional de Salud Pública
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PROCEDIMIENTO

VERIFICACIÓN Y EMISIÓN DE RESULTADOS

VERIFICACIÓN Y EMISIÓN DE RESULTADOS

FECHA: 2006-03-30
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INDICE
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Pág.

CARÁTULA 1

INDICE 2

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. POLITICA 3

4. REFERENCIA 3

5. DEFINICIONES Y SIGLAS 3

6. RESPONSABILIDADES 3

7. ASPECTOS GENERALES 3

8. DESARROLLO DEL PROCESO 4

8.1. REGISTRO Y EMISIÓN DE RESULTADOS 4

8.2. INFORME DE RESULTADOS 4

8.3. ENVÍO Y ENTREGA DE RESULTADOS 5

8.4. MODIFICACIÓN DE INFORMES DE RESULTADOS 5

9. REGISTROS 5

10. ANEXOS 5
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1. OBJETIVO
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Establecer el procedimiento para la verificación, emisión y entrega de

resultados de los análisis ejecutados en los laboratorios del CNSP.

2. ALCANCE

Se aplica a las unidades orgánicas y funcionales del CNSP/INS

encargadas de la verificación y emisión de resultados de análisis.

3. POLITICA

Para la emisión de los resultados de análisis se realiza la verificación

previa por las instancias correspondientes de los informes de resultados,
asegurando de esta manera la confiabilidad y oportunidad de los mismos.

4. REFERENCIAS

4.1 PRA-CNSP-015 Protección de Sistemas de Información.

4.2 PRA-CNSP-003 Identificación y control de no conformidades.

4.3 PRA-CNSP-006 Control de Registros del SGC

4.4 PRA-CNSP-008 Acciones correctivas y preventivas

4.5 PRT-CNSP-001 Recepción y conservación de muestras biológicas en la

etapa de Pre - análisis.

5. DEFINICIONES Y SIGLAS

5.1 informe de resultados: Documento identificable que contiene el resultado

de un análisis y la información necesaria para su interpretación.

5.2 cliente: persona que recibe un producto o servicio brindados por el CNSP.

5.3 solicitante: Persona u organización que solicita el análisis, frecuentemente

se refiere al médico que hace la solicitud.

SIGLAS

CNSP: Centro Nacional de Salud Pública.

EGC: Equipo de Gestión de la Calidad.

DEET: Dirección Ejecutiva de Enfermedades Transmisibles.

DEENoT: Dirección Ejecutiva de Enfermedades No Transmisibles.

INS: Instituto Nacional de Salud.

IR: Informe de resultados.

ROM: Recepción y obtención de muestras.

CEM: Coordinador del Equipo Multifuncional.

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CL: Coordinador de Laboratorio

CA: Coordinador de Área

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6. RESPONSABILIDADES

6.1. El Director General aprueba el formato a ser utilizado para el Informe de

resultados.

6.2. Las Direcciones Ejecutivas implementan el presente procedimiento.

6.3. El CEM (DEET) y CA (DEENoT) son los responsables de evaluar la

conformidad de resultados y asimismo autorizar la emisión de los IR.

6.4. El CL y CA verifican la conformidad de los resultados y son los

responsables del registro en el sistema informático.

7. ASPECTOS GENERALES

En cada uno de los laboratorios están definidos los cargos y personal

autorizado para el ingreso a los diferentes niveles del sistema de emisión
de resultados (ingreso de resultados, modificación de resultados,
modificaciones en el programa, cambios en la estructura de los informes
de resultados y otros).

8. DESARROLLO DEL PROCESO

8.1. Registro
8.1.1 El responsable de ingreso de resultados, terminado el procedimiento de
análisis registra los resultados en el sistema informático, así mismo, ésta
actividad puede ser delegada a un personal del laboratorio.
8.1.2 El ingreso de los resultados debe ser cotejado con un rango pre definido
de valores para un análisis particular, determinado por el laboratorio para
evitar posibles incongruencias.
8.2. Impresión de resultados
8.2.1 Los resultados son impresos por el CL o CA, según corresponda, en 2
formatos identificados como IR1, e IR2 (se genera un duplicado de IR2 y
se identifica como IR2c), deben ser legibles y no presentar tachas,
enmiendas o borrones.
8.2.2 En el formato IR2 figura el nombre del analista que ejecuta la prueba, el del
CL y el del CEM.
8.2.3 En el formato IR1 se considera un espacio para la firma del Director
Ejecutivo.
8.2.4 Se adjunta al resultado impreso los antecedentes tales como oficio, boleta
de venta, ficha clínica, solicitud médica, etc., que dan origen a los
resultados y se entrega al CL o CA, según corresponda.
8.3. Validación de resultados
8.3.1 El CL verifica técnica y administrativamente y da conformidad de los
resultados de análisis; a través de su firma en los formatos IR2 e IR2c. Una
vez verificado, los resultados son entregados al CEM (DEET) o CA
(DEENoT).
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8.3.2 El CEM (DEET) o CA (DEENoT) evalúa la conformidad de los resultados

en contraste con los antecedentes que dan origen al análisis y autoriza con
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su firma en el formato IR2 proseguir los trámites a la Dirección Ejecutiva

correspondiente.
8.3.3 El Director Ejecutivo verifica que el informe IR2 e IR2c consigne la firma
del CL y del CEM o CA y procede a firmar el formato IR1.
8.4. Formato del Informe de Resultados
8.4.1 El IR1 debe ser legible, sin tachas ni enmendaduras y sin errores de
trascripción.
8.4.2 El IR1 del CNSP contiene información aplicable a cada tipo de análisis el
cual ha sido establecido en el Sistema Informático el que se incluye en tres
partes:
8.4.3 Primera parte – Encabezado:
a. Identificación del laboratorio que emite el informe.

b. Destino del informe.

c. Nombre del solicitante y su dirección.

d. Fecha de recolección de la muestra y fecha de recepción en el INS y

en el laboratorio.

e. Fecha de emisión del informe.

8.4.4 Segunda Parte –Cuerpo:
f. Código de identificación del CNSP.

g. Tipo de muestra primaria.

h. Identificación única del paciente.

i. Identificación clara e inequívoca del análisis incluyendo, cuando sea

apropiado el método de medición.

j. Resultados del análisis, cuando sea aplicable informados en unidades

SI o unidades trazables a unidades SI.

k. Interpretación de los resultados.

l. Cuando sea aplicable intervalo de referencia, límites de detección e

incertidumbre de la medición.
8.4.5 Tercera parte – Autorización:
m. Nombre del analista que realiza el análisis.

n. Firma de la persona que autoriza la emisión del resultado CEM.

o. La firma de autorización de la persona que verifica el IR2 e IR2c

(Coordinador de Laboratorio).

Ver modelo Anexo A.

8.5. Envío y/o entrega de resultados.

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8.5.1 Los resultados de análisis son confidenciales, a menos que, el paciente

autorice que estos sean revelados, y puedan ser informados a otras partes
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con su consentimiento.
8.5.2 El ROM se encargada de enviar y entregar los resultados a los solicitantes.
8.5.3 Los resultados debidamente firmados, son entregados a las personas
autorizadas para recibir la información.
8.5.4 Para la entrega de los resultados es obligatorio que el solicitante muestre
el documento con el sello de recepción, que hace constar que la muestra
fue aceptada en el CNSP (boleta de venta, factura, oficio o resolución de
exoneración).
8.5.5 En caso de los pacientes particulares en la boleta de venta se coloca un
sello con la siguiente información para el paciente “conserve su boleta es
el único documento con el cual puede reclamar su resultado”.
8.5.6 En el caso de pacientes particulares que hayan extraviado su boleta de
venta o factura, para que puedan recoger su resultado llenan una
Declaración Jurada (Anexo B) la que dejan junto con copia de su DNI.
8.5.7 En caso de que los solicitantes pertenezcan al Sistema de la Red Nacional
de Laboratorios de Referencia en Salud Pública, los resultados se envían
por correo regular.
8.6. Resultados urgentes
8.6.1 De ser necesario por la premura del diagnóstico, se utilizan adicionalmente
otros medios de comunicación tales como fax, correo electrónico, etc.
8.6.2 La comunicación de resultados vía telefónica está restringida, sólo para
aquellos resultados que por su importancia epidemiológica y de riesgo,
requieran ser comunicados inmediatamente.
8.6.3 Los Directores Ejecutivos y el Director General están autorizados para
hacer la comunicación del resultado vía telefónica, en el ámbito de su
competencia.
8.6.4 La comunicación del resultado vía telefónica se registra en el cuaderno de
ocurrencias (PRA-CNSP-003 Acciones correctivas y preventivas) indicando
lo siguiente: fecha, hora, nombre del establecimiento y número telefónico,
nombre de la persona a quien se le comunica el resultado, motivo por el
cual se hizo la comunicación vía telefónica, nombre de la persona que
hace la comunicación.
8.6.5 En caso de retraso de la emisión del resultado el laboratorio informa al
ROM para que se le informe al solicitante siempre y cuando este pueda
afectar la atención del paciente.
8.7. Modificación de Informes de Resultados.
8.7.1 La modificación de IR1 se hace en caso se detecte no conformidades
antes de entregar el resultado al cliente o en caso de reclamo del mismo
después de la entrega.
8.7.2 El CEM toma acción inmediata sobre la modificación de análisis y, si lo
amerita ordena el reproceso de la muestra. Él es el encargado de asegurar
que se tome las medidas correctivas según los procedimientos PRA-
CNSP-003: Identificación y control de no conformidades y PRA-CNSP-008:
Acciones correctivas y preventivas.
8.7.3 Una vez tomada la acción de modificación de resultados se procede a
volver a imprimir y se sigue la verificación y validación como se consigna
en los ítems 8.1, 8.2, 8.3.
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8.7.4 Los IR1 modificados son archivados por el CEM quien elabora una SAC
FOR-CNSP-001 PRA-CNSP-008 de acuerdo a la frecuencia con que se
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presenten errores.
9. REGISTROS Y ARCHIVO
9.1. El IR2c junto con los antecedentes que dieron origen a los análisis son
archivados en el laboratorio que proceso la muestra y son conservados de
acuerdo a la declaración hecha en el FOR-001 PRA-CNSP-006 Lista
Maestra de los Registros de Calidad.
9.2. El IR2 se conserva en el Área de Entrega de Resultados el mismo sirve de
cargo para evidenciar la entrega del resultado al usuario final y son
conservados de acuerdo a la declaración hecha en el FOR-001 PRA-
CNSP-006 Lista Maestra de los Registros de Calidad.
9.3. El IR1 es entregado al usuario final.
10. ANEXOS

ANEXO A: Modelo de Formato de Resultados

ANEXO B: Declaración jurada para entrega de resultados

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ANEXO A
MODELO DE INFORME DE RESULTADOS
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b,c

d,e

g h

f j
i

m,n,o

Encabezado:
a. Identificación del laboratorio que emite el informe de resultados.
b. Destino del informe de resultados.
c. Nombre del solicitante y su dirección.
d. Fecha de recolección de la muestra y fecha de recepción en el INS y en el laboratorio.
e. Fecha de emisión del informe de resultados.
Cuerpo:
f. Código de identificación CNSP.
g. Tipo de muestra primaria.
h. Identificación única del paciente.
i. Identificación clara e inequívoca del análisis incluyendo, cuando sea apropiado el método de
medición.
j. Resultados del análisis, cuando sea aplicable informados en unidades SI o unidades trazables a
unidades SI.
k. Interpretación de los resultados.
l. Cuando sea aplicable, intervalos de referencia, límites de detección e incertidumbre de la
medición.
Autorización:
m. Nombre del analista que realiza el análisis.
n. Firma de la persona que autoriza la emisión del resultado (CEM).
o. La firma o autorización de la persona que verifica o emite el informe de resultados (CL).
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ANEXO B
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FOR-002 PRT-
FORMULARIO CNSP-010

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DECLARACION JURADA PARA ENTREGA DE
RESULTADOS Registro Nº

..................................................... declaro haber extraviado .........................................

(Nombre y Apellidos del paciente) (Identificación del documento)

y teniendo conocimiento que este es un documento indispensable para recabar mis

resultados de análisis, y al no contar con ello solicito me hagan entrega de los
mismos dejando como constancia copia de mi DNI .

Declaro no haber entregado .............................................................. a otra persona

(Identificación del documento)
por lo que no autorizo la entrega de copias de mis resultados de análisis luego de la
presentación de este documento.

Nombre del Firma

paciente

Para ser llenado por INS

Código de muestra

Fecha de entrega

Responsable de la entrega