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PDCA:

MANUAL DE APLICAÇÃO DO
MÉTODO EM SEUS PROJETOS
INTRODUÇÃO................................................................3 QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS
NA APLICAÇÃO DO PDCA?.........................................14
COMO SURGIU O CICLO PDCA?................................. 4

MÃO NA MASSA: COMO IMPLEMENTAR


PDCA: CONCEITO OU MÉTODO?................................6
O CICLO PDCA NA MINHA EMPRESA?.................... 18

QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA


PARA O SISTEMA DE GESTÃO?..................................7 CONCLUSÃO................................................................21

PASSO A PASSO DO PDCA: QUAIS SÃO ELES?....... 11 SOBRE A PROJECT BUILDER................................... 22


Introdução
Como a sua empresa otimiza rotinas e serviços?
Ao longo das últimas décadas, uma série de
estratégias foram criadas por especialistas para
garantir que negócios tivessem mecanismos
inteligentes para solucionar problemas e gerar
uma rotina de trabalho de alta performance.

Uma das mais famosas é o PDCA. Esse ciclo de


análise, mitigação e correção de problemas é
utilizado em todo o planeta como uma forma Neste e-book, vamos apresentar o PDCA e a sua
de manter organizações livres de fatores que importância para a otimização dos processos
possam prejudicar a sua performance. corporativos. Além disso, demonstraremos
Portanto, conhecê-lo é um fundamental para como ele pode ser aplicado no seu negócio e
gerar mais performance para o negócio a médio algumas boas práticas para que isso seja feito da
e longo prazo. melhor forma possível. Boa leitura!

3 INTRODUÇÃO
Como surgiu o
ciclo PDCA?
O PDCA (sigla para Plan, Do, Check and Act ou,
em português, Planejar, Executar, Verificar e Agir)
é um método de ação que data do século XVII.
Descrito pelo filósofo francês René Descartes, o
PDCA era visto como uma forma de otimizar a
resolução de problemas por meio de uma rotina
racional de processos.
Aplicando os conceitos básicos do PDCA,
No ambiente corporativo, o PDCA ganhou força e Deming conseguiu criar uma forma de
popularidade a partir da década de 1950 por meio do identificar a origem de falhas e traçar um
trabalho do estatístico americano Edward Deming, plano de ações que garanta a sua resolução
que auxiliou o Japão no período pós-guerra. da melhor forma possível.

4 COMO SURGIU O CICLO PDCA?


Assim, empresas e organizações
conseguem manter um fluxo
de melhorias contínuas no
seu ambiente de trabalho
para gerar processos de alta
performance e qualidade.

projectbuilder.com.br 5 COMO SURGIU O CICLO PDCA?


PDCA: conceito
ou método?
O PDCA pode ser compreendido como um conceito e como
um método. Assim, a ideia do PDCA como um mecanismo
de resolução de problemas de forma racional pode ser
compreendida como um conceito. Em outras palavras, ele
seria uma orientação sobre como a empresa pode atacar
os seus problemas e solucioná-los da melhor forma.

Os processos que envolvem o PDCA também podem ser


vistos como métodos. Nesse caso, a ideia está relacionada
diretamente às quatro etapas de verificação, ação,
planejamento e correção de problemas. Ou seja, o PDCA
passa a ser o ciclo de ações específicas utilizadas para
atingir maior qualidade no ambiente corporativo.

6 PDCA: CONCEITO OU MÉTODO?


Qual é a
importância
do PDCA para
o sistema
de gestão?
No ambiente corporativo, o PDCA pode
ter um papel fundamental. Ele fornece a
gestores as bases para criarem rotinas e
procedimentos que facilitam a otimização
contínua do ambiente de trabalho e dos
serviços do empreendimento.

QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA


7
PARA O SISTEMA DE GESTÃO?
Entre as principais razões para investir ORIENTAÇÃO CLARA
nessa ferramenta, destacamos: AOS COLABORADORES
DAS ATIVIDADES
ELIMINAÇÃO DE ERROS NOS
PROCESSOS DE TRABALHO O PDCA busca a criação de um plano
de ações prático e inteligente. O
O principal objetivo do PDCA é negócio, portanto, poderá dar aos seus
criar mecanismos para que a empresa colaboradores uma orientação clara sobre
possa otimizar os seus processos e tudo o que será feito para eliminar e evitar
eliminar erros. a repetição de problemas no seu dia a dia.

Quando a companhia aplica esse método Nesse sentido, a comunicação será


em uma área com baixa performance, o um ponto-chave. É importante que
gestor conseguirá identificar os fatores gestores saibam traçar planos e
que contribuem negativamente para demonstrar para cada profissional os
que os resultados esperados sejam melhores caminhos para atingir os
alcançados. Assim, a empresa pode resultados esperados. Assim, conflitos
manter-se com alto nível de performance são evitados e a empresa terá mais
e competitividade. facilidade para eliminar problemas.

QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA


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PARA O SISTEMA DE GESTÃO?
ALINHAMENTO DE A aplicação contínua do PDCA no ambiente
MONITORAMENTO DOS PROCESSOS corporativo amplia o alinhamento dos setores
COM RESULTADOS ESPERADOS durante a execução das rotinas internas.

A partir do momento em que a empresa tem um Além disso, ele dá as bases para que o gestor
plano de ações bem estruturado, os processos faça o monitoramento contínuo dos resultados e
tornam-se mais padronizados e eficazes. da performance de cada área.

QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA


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PARA O SISTEMA DE GESTÃO?
OTIMIZAÇÃO CONTÍNUA DOS
PROCESSOS DA EQUIPE

Os processos de gestão corporativa


sempre devem passar por um
melhoramento contínuo. Com o PDCA,
efetuar isso torna-se muito mais simples.

Ao aplicar esse método, o gestor efetuará,


de maneira inovadora e contínua, a
avaliação da performance do negócio.

Isso será crucial para que o


empreendimento possa manter
um nível de qualidade interno
elevado, mesmo em momentos de
alta demanda.

QUAL É A IMPORTÂNCIA DO PDCA


10
PARA O SISTEMA DE GESTÃO?
Passo a passo
O primeiro passo dessa etapa é rastrear
exatamente o que impede o negócio de atingir

do PDCA: quais
os seus objetivos e a sua origem. Levante
dados sobre como e quando a situação

são eles?
começou a ocorrer.

Verifique se mudanças foram feitas


na rotina de trabalho ou na estrutura
O PDCA tem como base quatro etapas. Cada uma corporativa para identificar as origens
delas auxilia a empresa a identificar um problema e do problema com mais precisão.
a traçar uma meta para a sua resolução. São elas:
Assim que a falha for identificada, o negócio
PLANEJAR poderá planejar um plano de ação para atacá-
la. Ele deve envolver uma descrição precisa
A etapa de planejamento é aquela em que o negócio de todas as etapas que serão necessárias
identifica e prepara quais serão as ações necessárias para atacar o erro, os profissionais
para solucionar o seu problema. Diante disso, ela envolvidos, as metas e os prazos. Dessa
é crucial para que o negócio possa atingir os seus forma, a companhia conseguirá planejar-
objetivos sem grandes custos ou dificuldades. se com mais inteligência e eficácia.

11 PASSO A PASSO DO PDCA: QUAIS SÃO ELES?


EXECUTAR

Na etapa de execução, o plano de


ação é colocado em prática. Se
houver a necessidade, a companhia
poderá efetuar mudanças durante
a execução das atividades de
mitigação, garantindo que os times
tenham uma maior capacidade de
eliminar o problema rapidamente.

Portanto, nesse momento é


importante ser flexível e capaz
de enfrentar imprevistos.

12 PASSO A PASSO DO PDCA: QUAIS SÃO ELES?


VERIFICAR

Para garantir que tudo deu certo, a empresa Existem pontos que ainda
deve mensurar os resultados do plano necessitam de melhorias?
de ação. Com o apoio de indicadores Algum dos processos pode ser
e ferramentas de monitoramento, o replicado em outras áreas?
empreendimento pode avaliar se os
objetivos foram alcançados e quais ações Saber tais fatores é fundamental
não foram capazes de atingir as suas metas. para que a companhia possa
Assim, as chances de que problema persista otimizar com mais eficácia as suas
cairão bastante. rotinas a médio e a longo prazo.

AGIR Comunique a todos os profissionais


que estiveram envolvidos os
Uma vez que todas as etapas anteriores acertos e erros que surgiram. Se
tenham sido executadas, a empresa deverá possível, indique a melhor forma de
fazer uma análise completa dos erros, executar mudanças em situações
resultados e aprendizados do plano de ações. semelhantes.

13 PASSO A PASSO DO PDCA: QUAIS SÃO ELES?


Quais são
os cuidados
necessários
na aplicação
do PDCA?
Independentemente do perfil do negócio, é
importante que o gestor tome alguns cuidados
ao aplicar o PDCA no ambiente corporativo.
Mantendo a atenção voltada para alguns fatores,
as chances de que essa estratégia chegue os
resultados esperados são maximizadas.

QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS


14
NA APLICAÇÃO DO PDCA?
Portanto, sempre que for executar o ciclo CRIAR MECANISMOS DE
PDCA, procure: SUPERVISÃO DOS PROCEDIMENTOS

DOCUMENTAR TODO O PROCESSO Para garantir que o PDCA tenha atingido os


resultados esperados e o negócio possa ter
A documentação de rotinas é uma estratégia melhores resultados, também é importante
que pode ser aplicada em vários momentos investir em mecanismos de supervisão.
do dia a dia empresarial. Manter registros
sobre como um projeto é executado, os erros, Eles proporcionarão ao gestor uma visão
procedimentos padrões e resultados esperados mais abrangente sobre todos os resultados
será fundamental para o planejamento de cada atingidos e, com isso, ele poderá fazer uma
ação futura do negócio. avaliação precisa sobre como o PDCA afetou
os resultados do negócio.
A companhia terá uma base de partida
para os seus processos de tomada de Se os procedimentos envolvem uma
decisão e conseguirá avaliar o resultado dos infraestrutura de TI, por exemplo, a
procedimentos com mais transparência. Além companhia pode aplicar o PDCA com o
disso, erros serão menos frequentes, uma vez que apoio de soluções de monitoramento
o alinhamento de atividades será muito maior. de performance.

QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS


15
NA APLICAÇÃO DO PDCA?
Já nos casos em que a empresa está
otimizando processos internos,
indicadores de performance podem
ser criados para que o gestor possa
verificar o desempenho de times de
forma contínua com alta precisão e
efetuar as mudanças necessárias.

QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS


projectbuilder.com.br 16
NA APLICAÇÃO DO PDCA?
FAZER SEM O PLANEJAMENTO ADEQUADO

O planejamento dos processos é outro ponto


importante para que o negócio possa aplicar o ciclo
PDCA corretamente. Sem uma rotina de ações bem
traçada, os profissionais terão dificuldades para
identificar o que pode ser feito para otimizar os
processos e eliminar os erros. Crie estratégias de ação
objetivas e deixe todos a par.

NÃO DOMINAR OS MÉTODOS

O domínio das estratégias utilizadas para solucionar


os problemas também é importante. Antes de
executar uma nova rotina ou efetuar uma grande
mudança nos métodos de trabalho da empresa,
treine os profissionais para que eles possam integrar
os processos ao seu fluxo de trabalho com mais
facilidade. Assim, a empresa reduz prazos e evita erros.

QUAIS SÃO OS CUIDADOS NECESSÁRIOS


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NA APLICAÇÃO DO PDCA?
Mão na
Na etapa de planejamento, por exemplo, o
gestor deve focar na análise de dados.

massa: como Informações sobre o histórico de

implementar o
funcionamento de um dispositivo ou
dos resultados de um setor precisam ser

ciclo PDCA na
cruzados com registros de alterações, dando
uma visão mais ampla sobre como cada

minha empresa?
estratégia afeta os resultados da empresa.

Assim, a companhia conseguirá criar


ações realmente efetivas para atacar
Além dos pontos levantados acima, os seus problemas. Estratégias como
existem vários detalhes que envolvem a o brainstorming também podem ser
implementação do ciclo PDCA no ambiente utilizadas. Cruzando conhecimentos
corporativo. A correta execução de cada e trabalhando as falhas de maneira
rotina garantirá que o negócio obtenha os colaborativa, o empreendimento pode
resultados esperados e possa mitigar todos atacar os seus problemas de uma maneira
os seus problemas com mais precisão. mais inovadora e impactante.

MÃO NA MASSA: COMO IMPLEMENTAR O


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CICLO PDCA NA MINHA EMPRESA?
Na execução das ações, é importante ter Além disso, a coleta de dados sobre os resultados
disciplina. Um bom planejamento dará a todos os de cada etapa deve ser contínua e prosseguir
envolvidos no ciclo PDCA a capacidade de atacar após o fim do ciclo PDCA. Dessa forma, a
o problema com mais agilidade. Os processos companhia poderá verificar se todos os objetivos
serão mais eficazes e com menos erros, foram atingidos e se erros ocorreram. Sempre
aumentando as chances de que tudo dê certo. que erros ocorrerem, o ciclo deve ser retomado.

MÃO NA MASSA: COMO IMPLEMENTAR O


19
CICLO PDCA NA MINHA EMPRESA?
Porém, é importante que, após a última etapa,
a retomada seja feita com uma análise do
que ocorreu de errado e quais as alterações
devem ser feitas para atingir os resultados
esperados no futuro. Assim, o negócio
conseguirá eliminar abordagens ineficazes
e focar naquilo que é capaz de atingir
diretamente o problema da empresa.

O engajamento será crucial. É importante


que todos estejam motivados para trabalhar
lado a lado na resolução de problemas e na
busca pela melhoria contínua dos processos.

Portanto, mantenha uma comunicação


aberta e trabalhe para manter os times
integrados. Assim, a empresa terá menos
dificuldades para executar o ciclo PDCA e
atingir as suas metas de médio e longo prazo.

MÃO NA MASSA: COMO IMPLEMENTAR O


20
CICLO PDCA NA MINHA EMPRESA?
Conclusão
A otimização de rotinas é algo que faz
parte do dia a dia de qualquer empresa.
Com mecanismos de gestão e processos de
alta qualidade, o negócio pode atacar falhas
com mais eficiência, evitar erros e gerar
mais competitividade.

Além disso, profissionais passam a ter mais O gestor poderá criar um fluxo de melhorias
flexibilidade para trabalhar e evitar atrasos ou contínuas, sem que erros sejam ignorados e,
quedas de performance. a longo prazo, causem um grande impacto na
lucratividade do empreendimento. Além disso, a
Nesse sentido, o investimento no ciclo PDCA companhia terá serviços de maior qualidade —
dá ao negócio a capacidade de atacar as suas algo crucial para manter-se competitivo em um
principais falhas com alta precisão. mercado como o brasileiro.

21 CONCLUSÃO
Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar
empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da
Gestão de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance em seus
negócios. Para isto, trabalhamos de três formas principais:

1. Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por


milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma
plataforma indispensável para o ganho de eficiência e para a alta
performance em projetos.

2. Temos uma metodologia passo a passo de implementação da


Gestão de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria baseadas
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