FUNCIONES

ADMINISTRATIVAS

PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL

HMConsultores.
FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS

PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL

HMConsultores.
PLANIFICACIÓN

 Función de la administración en la que

se definen los objetivos, se fijan las
estrategias para alcanzarlas, y se trazan
planes para integrar y coordinar las
actividades.

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PRINCIPIOS de la
PLANIFICACIÓN

 CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS

(coherencia entre planes)

 PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN
(precede a las demás funciones)

 EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a
todos en la organización le compete)

 EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos

a menores costos)
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN

 OBJETIVOS
 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
ESTRATEGIAS
POLÍTICAS
 PLANIFICACIÓN OPERATIVA
PROCEDIMIENTOS
PRESUPUESTOS
PROGRAMAS

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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 OBJETIVOS

 FINES HACIA LOS CUALES SE

DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA
ORGANIZACIÓN.
 RED DE OBJETIVOS

 CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS:
VERIFICABLES
RAZONABLES

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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
 ESTRATEGIAS

 POLÍTICAS

 ESTRATEGIAS:Colocar a la
organización en una relación ventajosa
ante el medio ambiente.
 La planeación estratégica es el
proceso de desarrollar estrategias.
 Estas implican establecer
objetivos, utilizando recursos para
el logro de los mismos y definir
políticas para el uso de esos
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recursos.
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 CARACTERÍSTICA DE LA
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

 Estudio del medio ambiente

 Estudio del interior de la
organización
 Análisis a largo plazo

 Responsabilidad de la alta
dirección
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

 POLÍTICAS

Son líneas de acción para la toma de

decisiones.
Busca unificar decisiones de distintas
personas frente a situaciones
similares.

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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:

 POLÍTICAS

EXPRESAS: Enunciados orales o

escritos que especifican intenciones y
preferencias a tener en cuenta a la
hora de la toma de decisiones.
IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado
formal sino que se originan en la
práctica usual dentro de la
organización.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PLANEACIÓN OPERATIVA:
 PROCEDIMIENTOS

 PRESUPUESTOS

 PROGRAMAS

 PROCEDIMIENTOS: Son guías

para la acción. Son métodos para
llevar a cabo actividades.

 El procedimiento brinda una solución

predeterminada.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PRESUPUESTOS: Son planes
que anticipan la cantidad de
ingresos y egresos para un
período determinado.

 MANERAS DE PREPARARLOS:
A partir presupuesto año anterior.
Presupuesto Base cero (partir de
cero evaluando a un mismo nivel
todos los programas de acuerdo a los
objetivos de la organización)
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 PROGRAMAS: Es un plan que
determina períodos de tiempo
para la realización de actividades
específicas.

 TÉCNICAS PROGRAMACIÓN:

Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)

Redes PERT(diagramas que

muestran HMConsultores.
la interrelación entre
actividades y sucesos)
ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES
ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO
DE ACCIÓN ENTRE VARIAS
ALTERNATIVAS.

 ETAPAS:
DEFINIR EL PROBLEMA
OBTENER TODA LA INFORMACIÓN
FORMULAR OPCIONES
EVALUAR y DECIDIR
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES

ETAPA: DEFINIR EL PROBLEMA

 VISUALIZAR CLARAMENTE EL
PROBLEMA y ANALIZARLO CON
CRITERIO INDEPENDIENTE

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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES

ETAPA:OBTENER TODA LA
INFORMACIÓN

 NO PODEMOS CONTAR CON

TODA LA INFORMACIÓN PARA
TOMAR UNA DECISIÓN
RACIONAL.
 APRENDER A TOLERAR LA
AMBIGÜEDAD, INFORMACIÓN
INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.
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 ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES

ETAPA: FORMULAR OPCIONES

 SEFORMULAN POCAS OPCIONES

FRENTE A UN PROBLEMA POR
DOS CAUSAS:

 FALTADE INFORMACIÓN
 ACEPTAR LA PRIMERA
IMPRESIÓN DEL PROBLEMA
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 TOMA DE DECISIONES

ETAPA:EVALUAR y DECIDIR

 SE EVALÚA y SE DECIDE.
 EN LA TOMA RACIONAL DE
DECISIONES LOS OBJETIVOS
DE LA ORGANIZACIÓN SERÁN
LOS QUE APORTARÁN LOS
CRITERIOS PARA DECIDIR POR
LAS ALTERNATIVAS QUE MÁS
LO SATISFAGA.
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 ERRORES MÁS COMUNES DE
LA PLANEACIÓN

 FALTA DE COMPROMISO PARA

PLANEAR (resolver problemas del
momento y postergan la planeación)
 CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con
PLANES
 FALLAS EN DESARROLLO e
IMPLANTACIÓN DE ESTRATEGIAS
(definición clara e implantación
mediante planes de acción)
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 ERRORES MÁS COMUNES DE
LA PLANEACIÓN

 FALTA de OBJETIVOS o METAS

SIGNIFICATIVAS (objetivos bien
definidos y alcanzables)
 FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR
LA PLANEACIÓN COMO UN
PROCESO RACIONAL (objetivos
claros, alternativas, sistema información
suficiente,etc)
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ELEMENTOS de la
PLANIFICACIÓN
 ERRORES MÁS COMUNES DE
LA PLANEACIÓN

 DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA
EXPERIENCIA (tomar la experiencia
como dato básico)
 RESISTENCIA AL CAMBIO (el
administrador deberá tomar las medidas
necesarias para minimizar los efectos
de esta resistencia)

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ORGANIZACIÓN

 Función de la administración que

consiste en determinar qué tareas hay
que hacer, quién las hace, cómo se
agrupan, quién rinde cuenta a quién y
dónde se toman las decisiones.

 ¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro

de un departamento?
 ¿Cómo deben coordinarse los
esfuerzos para lograr un esfuerzo
general unificado?
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ORGANIZACIÓN
NATURALEZA y PROPÓSITO

 ORGANIZACIÓN FORMAL
Cuando las actividades de dos o
mas personas están explicitamente
coordinadas para el logro de ciertos
objetivos.
 PRINCIPIOS ORG.FORMAL:
Principio unidad de objetivo (una
estructura es efectiva si permite
contribución de cada individuo al
objetivo de la organización)
Principio de eficiencia (si facilita la
obtención HMConsultores.
de objetivos a un costo
mínimo)
ORGANIZACIÓN
NATURALEZA y PROPÓSITO

 ORGANIZACIÓN INFORMAL
El propósito de las organizaciones
informales es cubrir necesidades
humanas.
Necesidad de información
Es importante integrar la
organización informal.

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ORGANIZACIÓN

 RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

CADENA DE MANDO:Conjunto de
relaciones de dependencia desde
cúpula a base.

UNIDAD DE MANDO:Sólo supervisor.

TRAMO DE CONTROL:Número de
personas que supervisa un superior.
Cuanto más ascendemos menos
personas se supervisa.
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ORGANIZACIÓN

 RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR

TRAMO DE CONTROL: Elementos

que influyen en el número de personas
supervisadas por un mismo jefe:
 Número de actividades es un mismo sector
 Grado de incertidumbre en el trabajo

 Mayor responsabilidad y complejidad en los

puestos de los subordinados
 Mayor capacitación de los subordinados.

 Procedimientos estandarizados

 Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o

no)
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ORGANIZACIÓN

 COORDINACIÓN INTERSECTORIAL

INTERRELACIÓN QUE EXISTE

ENTRE DEPARTAMENTOS.

INDICADOR DEL GRADO DE

COORDINACIÓN:NIVEL DE
INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A
LA TAREA QUE COMPARTEN LOS
SECTORES.

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ORGANIZACIÓN

 DESCENTRALIZACIÓN DE LA
AUTORIDAD

CENTRALIZACIÓN: Concentración de
la autoridad y decisiones en la parte
más alta de la organización.

DESCENTRALIZACIÓN: Cantidad de
autoridad y toma de decisiones a
DELEGAR.

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ORGANIZACIÓN

 DELEGAR: Proceso mediante el cual los

administradores asignan tareas, autoridad
y responsabilidad.

DELEGACIÓN EFECTIVA:
 COMPLETA (se asigna TODA tarea
necesaria para objetivo/responsab.)

 CLARA (comprendan con claridad

tareas,responsab.y autoridad )

 SUFICIENTE (autoridad suficiente)

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ORGANIZACIÓN
GRADO DE DELEGACIÓN:

Se delega responsabilidad y autoridad,

pero los superiores nunca se
desprenden de la responsabilidad.
 EJEMPLOS:

 “Analiza este problema dame los

hechos y decidiré que hacer”
 “Analiza este problema y
recomienda acciones alternativas y
recomienda solución”
 “Analiza este problema y hazme
saber lo que harás”
 “Emprende acciones, y no necesito
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ningún contacto posterior”

ORGANIZACIÓN
ERRORES de ORGANIZACIÓN

PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio

de planificación manteniendo estructura
NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD
LAS RELACIONES (autorid.y respons.)
NO DELEGAR AUTORIDAD
NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN
CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE
AUTORIDAD e INFORMACIÓN
OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin
RESPONSABILIDAD

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ORGANIZACIÓN
ERRORES de ORGANIZACIÓN

RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD

MALA COMPRENSIÓN DE LOS
DEPARTAMENTOS DE SERVICIO
(departamentos que son apoyo y se
consideran un fin en sí mismo)
EXCESO DE ORGANIZACIÓN
(procedimientos excesivamente
complejos)

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DIRECCIÓN

 Función de la administración que

consiste en motivar a los
subordinados, influir en los individuos
y los equipos mientras hacen su
trabajo, elegir el mejor canal de
comunicación y ocuparse de
cualquier otra manera del
comportamiento de los empleados
resolviendo los conflictos.

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DIRECCIÓN DE EMPRESAS

 GESTIONAR RECURSOS

 DIRIGIR PERSONAS

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DIRECCIÓN
 Elementos del proceso de dirección:
Personas tienen diferentes roles
No existen personas promedio
Dignidad personal (p/logro objetivo)
Totalidad de las personas

 LIDERAZGO
Proceso interpersonal mediante el
cual los administradores tratan de
influir sobre sus empleados

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DIRECCIÓN
ESTILOS DE LIDERAZGO
 LÍDER CENTRADO EN
PERSONAS (sensibilidad,
satisfacción personal)
 LÍDER CENTRADO EN TAREAS

COMUNICACIÓN
Es la transferencia de información del
emisor al receptor
Es importante en lo interno y en la
relación con el medio.

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DIRECCIÓN
DIRECCIONES de la COMUNICACIÓN
DESCENDENTE (O.autocráticas)
ASCENDENTE (O.participativas)
CRUZADA (horizontal y diagonal)

COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA

ESCRITA: Antelación, más personas.

ORAL: Retroalimentación inmediata

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DIRECCIÓN
PROCESO DE COMUNICACIÓN

EMISOR
CANAL DE TRASMISIÓN
(ej:teléfono)
RECEPTOR
RETROALIMENTACIÓN

HMConsultores.
DIRECCIÓN
BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN

BARRERAS EN EL EMISOR
(claridad)
BARRERAS EN LA TRASMISIÓN
(intermediarios)
BARRERAS EN EL RECEPTOR
(actitud)

Aún superando estas barreras se

podrá dar la mala interpretación por
parte del receptor.
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DIRECCIÓN
MEJORA DE LA COMUNICACIÓN

Aclarar ideas antes de comunicar

Comprender condiciones del
ambiente físico y humano
Disponer de toda la información
necesaria al momento de comunicar
Ser cuidadoso en el tono
Seguimiento de la comunicación
Comunicar mensajes con importancia
Acciones coherentes con comunic.
Ser buen oyente
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CONTROL

 Función de la administración que

consiste en vigilar el desempeño
actual, compararlo con una norma y
emprender las acciones que hicieran
falta.
 Reunir y retroalimentar información
acerca del desempeño de forma de
poder comparar resultados.
 Relación con planificación.
 Función de todos los niveles que
ejecuten planes.
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PROCESO DE CONTROL

 ESTABLECER ESTÁNDARES

 MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN

COMPARACIÓN CON ESOS
ESTÁNDARES

 CORRECCIÓN DE DESVIACIONES
CON RESPECTO A ESTÁNDARES y
PLANES (relación con las otras
funciones)
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SISTEMAS de ADMINISTRACIÓN

 CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE
PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN,
DIRECCIÓN y CONTROL.

 SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
BUROCRACIA (Administr.a través
de dptos.dirigidos por funcionario
con una rutina inflexible)
ADHOCRACIA (menos formal,
centrado en personas, equipos)
ENFOQUE CONTINGENCIA
“Todo depende” (tareas y
personas) HMConsultores.
CAMBIO ORGANIZACIONAL

 CONDICIONES INTERNAS y
EXTERNAS VARÍAN
RÁPIDAMENTE .

 RESISTENCIA al CAMBIO (Causas)

Interés en la posición actual
Malentendidos y falta confianza
Diferentes apreciaciones
Poca tolerancia al cambio

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GRACIAS POR SU ATENCION

ING. HERMES J. MORA REYES.

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