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Lista de Chequeo para Auditorias Referencia PR-GC-05

Código FO05-GC-03

AUDITORIA
(IDENTIFICACIÓN /CODIGO)

AUDITOR
AUDITADO
(AREA/PERSONA) FECHA
Nº REQUISITO SI/NO HALLAZGOS /OBSERAVACIÓN

4 4.SISTEMA DE CALIDAD
4.1 Debe tener un sistema de gestión de la calidad
Ha establecido, documentado, implementado y mantenido un SGC
ACCIONES DE IMPLEMENTACION

Ha identificado los procesos (Estan definidos o documentados (Existen)), determinado la secuencia e

interacción de estos procesos, determina criterio para asegurarse que tanto la opearción como el control
son eficaces, se asegura la disponibilidad de recursos he información para apoyar la operación y el
seguimiento, realiza seguimiento (criterios de aceptación entre etapas, actividades de monitoreo),
medición y el analisis de estos procesos, implementa acciones para alcanzar resultados planificados y la
mejora continua. Posee un mapa de procesos que refleja el accionar de la organización

La organización controla los procesos que externaliza (Debe)

4.2.1 La documentación del SGC debe incluir:
Politica y Objetivos de calidad Declarados
Manual de Calidad
Procedimientos exigidos por norma

Documentos que se necesitan para asegurarse de la eficaz planeación, operación y control.

Los registros requeridos por la norma

4.2.2 Manual de Calidad
Se ha elaborado el manual de calidad?
Esta aprobado y distribuido formalmente?
Se ha dado a conocer a la organización? (preguntar al personal) ?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION

Verificar que incluya la estructura, alcance, los detalles y justificación de las exclusiones, la referencia a los
procedimientos, instructivos y responsabilidades de los principales cargos en relación al sistema de
gestión de calidad. Debe indicar además claramente la relaciones con otros areas no ivolucradas en el
sistema si las hay y en caso de que existan procesos realizados por personal externo, como facturación,
compras, mano de obra de operación, deben ser indicados en el manual señalando como se controlan
estos procesos.

Identificar los procesos, su secuencia e interacción entre ellos.( listarlos y describir con que otro proceso
interactúan dentro de la Organización o confeccionar un mapa de procesos)

4.2.3 Control de Documentos

¿Existe procedimiento escrito para el control de los documentos?
 Existe lista maestra con las versiones vigentes de los documentos y es posible saber quién tiene copia
de ellos?
 Se ha definido el control de los documentos de origen externos?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Distribuir documentos a los usuarios definidos
Mantener los listados maestros de todos los documentos internos y externos vigentes y
aplicables al sistema de gestión de la calidad, dentro de la Organización.
Mantener archivo con todos los registros de distribución de los documentos impresos ojalá
firmados por el receptor
Mantener evidencia de la inducción sobre el contenido y uso de los procedimientos, o cualqier
documento que sea utilizado como guía en el sistema de gestión de la calidad.
4.2.4 Control de registros
¿Existe procedimiento escrito para el control de registros en papel y computacionales?
 Se definen en él, ubicación y acceso oportuno, tiempos de retención y disposición final?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION

Llenar las planillas de control de registros indicada en el procedimiento, por cada una de las áreas

Supervisar que los registros sean firmados por los responsables del área en la cual se utilizan.
Verificar en terreno que todos los registros indicados se mantienen de la forma y por el tiempo indicado en
los procedimientos.
Controlar que los formatos de los registros utilizados, sean revisados y aprobados por los Jefes de Area

Colocar las planillas en lugar visible o de fácil acceso en cada Area

5 5. RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN
5.3 Política de calidad
¿Existe política de calidad definida?
 Ha sido firmada por el GG?

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AUDITADO
(AREA/PERSONA) FECHA
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Es manejada como un documento controlado (n° de revisión y fecha)

 Ha sido difundida? (publicada o en charlas)
 Es entendida por el personal? (preguntar a tres personas)
ACCIONES DE IMPLEMENTACION

Publicada en lugares estratégicos para que sea conocida los integrantes de la Organización y los clientes

Efectuar charlas o reuniones de difusión, donde el Gerente explique el contenido de la política

Mantener registros de la difusión de la política de calidad, como capacitación interna

Verificar su comprensión en todos los distintos niveles de la Organización preguntando a algunas personas.

5.4.1 Objetivos de calidad

¿Se han definido objetivos de calidad consistentes con la política?
Se definen objetivos para todos los procesos o áreas involucrados en el SGC?
 Son medibles?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
El gerente debe saber explicar como se concreta la política a través de objetivos de calidad y como se
mide cada uno de ellos.
Emitir informes que indiquen el grado de cumplimiento de los objetivos o el estado de avance en relación a
su logro.
Considerar la revisión de los objetivos de calidad, en la reunión de revisión del sistema de gestión de la
calidad, por parte de la Dirección.
5.5 Responsabilidad y autoridad
5.5.1 ¿Existe organigrama de la empresa?
Están definidas las responsabilidades y autoridades para el personal relevante? ¿son
conocidas por los afectados?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Difundir el organigrama de la Organización ( Ejemplo:publicar en diario mural, paneles o red
internal)
Verificar la consistencia de los cargos referidos en el Manual y procedmientos con los
nomrabdos en el organigrama.
5.5.2 Representante de la gerencia
Se ha nombrado a un representante de la gerencia, con la responsabilidad y autoridad para
implementar el sistema?.
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Mantener registro del nombramiento del representante de la Dirección y difundirlo a todos los
niveles de la Organización.
5.5.3 Comunicación interna
¿Están definidos los canales y medios de comunicación interna?.
¿El personal usuario los conoce?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION

Publicar la matriz de comunicaciones y explicar al personal en reuniones como se interpreta y usa.

5.6 Revision por la Dirección

¿Se encuentra definido el mecanismo para efectuar las revisiones gerenciales del SGC?
 Contempla dicho mecanismo, revisiones periódicas?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Levantar acta de cada reunión de revisión del sitema de gestión de la calidad, donde se indique numero de
acta, fecha, participantes , todos los temas tratados y los acuerdos tomados (acciones correctivas y
preventivas en relación a cada tema tratado).
Distribuir copia del acta a todos los participantes.
A partir de la segunda revisión gerencial, se debe registrar la revisión de las a acciones
definidas en la reunión anterior.
6 6. GESTION DE RECURSOS
6.2 Recursos Humanos
En relación al personal, ¿se han definido los niveles de competencia para el personal relevante
6.2.1 de la organización?
¿Se ha establecido alguna forma de proporcionar la capacitación y entrenamiento necesarios?

¿Se ha establecido un mecanismo para evaluar la efectividad de la capacitación entregada?

¿Hay evidencia de acciones de concientización del personal respecto de su participación en el

SGC (ej: charlas de capacitación en el uso de los procedimientos y documentos generados).

¿Se mantienen registros del personal que demuestren su experiencia y nivel de competencia?

ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Mantener actualizada, si aplica, la descripción de cargo y comunicarla al personal, individualmente,
6.2.2 registrando la toma de conocimiento, si procede.
Determinar el nivel de competencia del personal, en base a la educación, formación, habilidades y
experiencia. Matener registro.

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Nº REQUISITO SI/NO HALLAZGOS /OBSERAVACIÓN

Recoger los antecedentes con la detección de necesidades de capacitación (enviar formularios,

memorandos o cualquier documento que la Organización considere adecuado).

Confeccionar listado de temas solicitados como capacitación, indicando a quien están dirigidos y los
costos estimados
Confeccionar el programa de capacitación con los periodos en que serán ejecutadas, si son externas o
internas y tramitar la aprobación por parte de la dirección.
Informar ( puede ser a través de copia) a los Jefes respectivos el programa de capacitación indicando lista
de asistentes de su área.
Actualizar el programa, si fuera necesario, y revisar su grado de cumplimiento, en reuniones de revisión
del sistema de gestión de la calidad, por parte de la dirección, o por otro medio que la Organización estime
conveniente..
Ordenar carpetas y actualizar los antecedentes del personal.

Mantener registro de los datos relacionados con cursos realizados, copias de certificados o diplomas y
capacitaciones internas, que respalden la competencia del personal.

Mantener registro de la evaluación de efectividad de las capacitaciones proporcionadas al apersonal.

Mantener registro de las evaluaciones efectuadas a los organismos de capacitación, según el
procedimiento respectivo.
6.3 Infraestructura y entorno de trabajo.
Se han definido mecanismos para la mantención adecuada de las instalaciones en que se
realizan actividades que pueden afectar la conformidad del producto?
Se proveen los recursos relacionados con servicios de apoyo necesarios (informática,
transporte, aseo, mantención de equipos, etc).
La gerencia maneja algún tipo de presupuesto para estos fines? ¿Existe evidencia de ello?

ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Mantener un programa de mantenimiento de la infraestructura, que puede considerar entre
otras actividades, la reparación de techos, conexiones eléctricas, iluminación y la forma de
tratar contingencias, tales como cortes de energía y agua, si fuera necesario.
Mantener bajo control las actividades contratadas a empresas externas de aseo, sanitización o
6.4 el tratamiento de residuos, si fuera el caso.
Mantener control sobre los lugares de transito y trabajo que permitan evitar la existencia
obstáculos o elementos sin identificación.
Revisar como se controlan las actividades relacionadas con los respaldos informaticos y transporte.

7 7. REALIZACION DEL PRODUCTO

7.1 Planificación
¿Se identifican claramente cuales son los procesos y subprocesos que realiza la empresa?

¿Se han planificado de alguna forma estos proceso identificando subprocesos o actividades,
determinando, responsabilidades, recursos, criterios de conttol y documentación asociada a los
procesos, por ejemplo en flujogramas, planillas u otros?
Se considera en las planificaciones la referencia a otros documentos y formas de control de las
etapas del proceso?
El personal relacionado con los procesos, las conoce y entiende?

Se ha elaborado la documentación necesaria de acuerdo con la planificación de este proceso?

ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Mantener una estructura definida para la planificaión de las actividades relacionadas con la
realización del producto o servicio. Esta planificación puede estar definida a través de un
procedimiento documentado, planillas, hojas de ruta, cartas gantt, flujogramas de proceso,
otros.
Definir los responsables de la asignación de los recursos necesarios para la realización del
producto o servicio. Entre los recursos se puede contar a los espacios físicos, equipos,
documentos de guía (procedimientos, instructivos), protocolos de inspección ( especificaciones
técnicas), instrumentos de medición y la entrega de formularios para registrar el resultado de
las actividades ( registros)
7.2 Procesos relacionados con los clientes
Se han identificado y planificado de alguna forma las actividades relacionadas con el proceso
comercial o de ventas?
¿Esta establecida la forma que en que son recepcionados, identificados y canalizados los
requisitos del cliente?
 Se define cómo son revisados los requisitos del cliente, para asegurarse que se es capaz de
cumplir?
 Se define además quiénes son los responsables de esta acción?
Se mantienen registros relacionados con las solicitudes de clientes y su revisión (ordenes de
compra, cotizaciones, etc.)
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Definir la metodología para la revisión de los contratos o los requerimientos del cliente.( se
puede demostrar a través de un procedimiento documentado que mencione la forma utilizada
por la Organización para recepcionar las solicitudes de cotización de los productos o servicios.
Otra forma es sin la presencia de un procedimiento documentado y solo manteniendo personal
debidamente adisetrado y los resgistros que demuestren que el proceso se maneja bajo control
7.2.2 y que no existe riesgo de equivocaciones.

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Definir la forma de identificar los productos al ingreso, durante el proceso de realización del
producto o servicio y durante el despacho, si corresponde.
7.2.3 Comunicación con el cliente
Se ha establecido un mecanismo para el tratamiento de los reclamos? Se incluye a lo menos:
 Cómo se recepcionan?
 Responsables de su análisis?
 Responsables de tomar acciones pertinentes
 Su registro y seguimiento?
Se ha distribuido formalmente la documentación relacionada con este proceso?
7.3 Diseño y desarrollo
7.3.1 ¿Existe proceso de diseño? ¿Se ha planificado?
Se distinguen claramente:
 Etapas de proceso? (¿Cómo se efectúa?)
 Quién lo hace?
7.3.2  Documentación de los datos de entrada para efectuar el diseño?
7.3.3  Documentación de los datos de salida? (de qué forma son los resultados del diseño)
7.3.4  Revisiones del diseño para ver si se ha alcanzado lo que el cliente quería?
 Cómo se efectúan las modificaciones al diseño, para incluir los cambios, que puedan ocurrir
7.3.5 en cualquier etapa?
 La existencia de registros que demuestren las revisiones, verificaciones y validaciones con
7.3.6 respecto al uso?
7.4 Compras
¿Se encuentra establecido el proceso de compras de la organización?
 Se considera dentro de este proceso desde la necesidad de adquirir hasta la recepción de lo
7.4.1 adquirido?
 Se definen los puntos de control y responsables de cada etapa (autorizaciones de compra,
7.4.2 los documentos de compra)
 Están definidos los criterios para la evaluación de proveedores de productos/servicios críticos?

 Se mantienen los registros que evidencien el control sobre los proveedores

 Se encuentran identificadas (definidas) las actividades necesarias para la verificación del
7.4.3 producto comprado?
Hay evidencia de la verificación del producto/servicio adquirido?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Definir el proceso de compras mediante un procedimiento documentado u otro medio.
Definir el contenido de los documentos de compra y revisar que los documentos existentes
cumplan con él.
Definir los responsables de la revisión de los documentos de compra
Definir los criterios y características para la aceptación de cada producto y servicio.
Identificar los productos y servicios críticos para el funcionamiento de la Organización, si fuera
el caso.
Elaborar una lista general de proveedores calificados donde se indique el producto y servicio
que suministran.
Efectuar una primera evaluación de los proveedores a partir de antecedentes históricos de
comportamiento y la percepción de los usuarios (ver procedimiento)
Para cada proveedor deben registrarse los incumplimientos según procedimiento.
A partir de los antecedentes registrados y según procedimiento efectuar la calificación según
procedimiento.
Mantener registro con los productos y servios críticos, los criterios e aceptación, los
proveedores que lo suministran, sus fichas de antecedentes y calificaciones

Actualizar la lista de proveedores calificados cada vez que se realice una evaluación de éstos,
o se incorpore uno nuevo y distribuir copias a los usuarios de productos y servicios críticos.

7.5 Producción y servicios de entrega

7.5.1 ¿Están establecidas especificaciones del producto ?
Existe evidencia de programas o planes de mantención y uso de equipos de proceso apropiado?

Se dispone de los equipos de medición necesarios y adecuados al proceso productivo?

ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Están definidos las actividades procesos para la entrega del producto (despacho)?
¿Se identifican los productos (con métodos apropiados) en las operaciones de producción?
¿Se indica de alguna forma la condición de los productos con respecto al cumplimiento de los
7.5.2 requisitos de medición?
¿En caso que la trazabilidad sea un requisito, se ha definido la identificación la identificación
7.5.3 única del producto y su registro?
7.5.4 ¿Existen bienes proporcionados por el cliente que se incorporen al producto obtenido?
¿Se ha definido un método para el control de dichos productos? (verificación, manipulación,
protección)
ACCIONES DE IMPLEMENTACION

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Definir la aplicabilidad de la trazabilidad de los productos y/o servicios prestados.

Definir la forma de identificar los productos respecto de su condición de inspección y ensayo.

(aprobado, pendiente, rechazado, sellos de color o firmas de aprobación en palnillas)

Definr la metodologìa para el cuidado de los bienes del cliente, mientras se encuentren bajo la
responsabilidad de la Organización.
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Equipos
Efectuar un catastro de equipos y asignarles una identificación
Identificar físicamente mendiante tarjetas o sobre su cubierta todos los equipos que serán
sometidos a mantenciones preventivas
Elaborar un calendario de mantención para los equipos

Confeccionar fichas para cada equipo, donde serán registradas las mantenciones realizadas

Efectuar una primera mantencion de los equipos que sea posible para dar inicio al calendario

Mantener un archivador con los antecedentes, o carpetas por equipo con el calendario o
programa de mantención, las fichas de antecedentes, catálogos de fabricante, informes del
servicio de mantencion y/o reparación datos de chequeo o de la mantención efectuada,
ordenes de compra y todo lo relacionado con el equipo.
7.5.5 Preservación del producto.
 Manipulación?
 Embalaje?
 Almacenamiento?
 Protección?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Mantener un inventario de las materias primas y productos actualizado y consistente con la
existencia física y ubicación
Mantener lista de productos críticos, si corresponde.
Mantener orden y limpieza, identificar estanterías con productos almacenados
Mantener registros de la revisión en recepción de productos para efectos de evaluación del proveedor y
destinar zonas para el almacenamiento temporal de productos no conformes, debidamanente
identificadas.
Definir un sistema de revisión de los productos, que permita evaluar el estado de preservación
de los productos almacenados.
Mantener un sistema ingreso y salida de productos.( solicitud de materiales y/o guias de
despacho).
¿Se han determinados los requerimientos para la preservación del producto durante el proceso interno:

Procesos Especiales
¿Existen procesos en los cuales no es posible determinar el resultado por medio de
mediciones? (si no hasta el uso)
 Se encuentran validados dichos procesos, considerando calificaciones de personal, equipos,
metodologías?
7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición
¿Los instrumentos/equipos de medición son calibrados o ajustados a intervalos definidos,
contra patrones trazables?
 Las frecuencias de calibración y ajustes están definidas?
Se tiene los registros que respalden las condiciones de calibración de todos los instrumentos o
equipos de medición definidos?
Se mantiene en condiciones de almacenamiento que prevengan su deterioro o daño que
invalide su calibración?
Están claros los criterios a aplicar para equipos o instrumentos fuera de calibración?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Efectuar un inventario de los equipos e instrumentos de medición y asignar una identificación

Identificar los instrumentos de medición según identificación asignada

Elaborar una ficha técnica por cada instrumento de medición.
Confeccionar un calendario para la calibración de los instrumentos.

Mantener un archivo con los antecedentes de los instrumentos de medición donde sean mantenidos todos
los registros de las calibraciones, verificaciones y certificados de los equipos de medición.

8 8. MEDIDA, ANALISIS Y MEJORA

8.2 Seguimiento y medición
ACCIONES DE IMPLEMENTACION

El Gerente debe manejar los procedimientos de control de producto no conforme, acciones correctivas y
preventivas, reclamos, revisión gerencia, satisfacción de clientes y auditorias internas

El Gerente debe poder explicar como se manejan estas fuentes de información para obtener la
mejora continua

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Deben estar disponibles los informes estadísticos de acciones correctivas, satisfacción de clientes,
controles de proceso y producción, reclamos de garantía y otros, que se utilizan en las revisiones
gerenciales
8.2.1 Satisfacción de clientes
¿Se mide de alguna forma la satisfacción del cliente?
¿Existe evidencia de esta acción?
 Se define cómo se utiliza la información recibida? (análisis y mejora)
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Elaborar las encuestas o informes de satisfacción de clientes
Definir los clientes a que será enviada y por que medio, entregar a gerencia para su aprobación
si corresponde
Elaborar carta de presentación de la encuesta indicando plazo de retorno de la información
Vencido el plazo, solicitar información telefónicamente si es necesario para tener un mínimo de
encuestas para procesamiento estadístico
Procesar estadísticamente las encuestas para obtener índice
Entregar informe a la gerencia sobre resultados y tratar en revisión genercial
8.2.2 Auditorías internas
¿Se ha establecido un procedimiento documentado para la realización de auditorías internas’

¿Existe un plan de auditorías formalizado?

 Están definidos los requisitos para los auditores internos?
¿Se tiene un listado de auditores internos calificados por la empresa?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION
Confeccionar programa anual de auditorias internas

Elaborara listado de auditores internos , indicando los auditores lideres, auditores y los en entrenamiento
Informar mediante memo la realización de la auditoria interna, publicar itinerario de la auditoria
a realzar y ejecutarla en la fecha definida
Mantener archivador con programa de auditorias y los informes correspondientes que
respaldan su cumplimiento.
Actualizar el programa de auditorias si es necesario, de acuerdo fechas reales y distribuir
copias a los involucrados previo retiro de las versión obsoleta.
Revisar el cumplimiento del programa en reuniones de revisión gerencia
8.2.3 Seguimiento del proceso
¿Se ha definido algún método para la medición y seguimiento de los procesos y su capacidad
( indicadores, técnicas estadísticas, cartas gantt, cumplimiento de presupuestos por etapas, etc?)

Existe evidencia de esto (gráficos, planillas de control de proceso, informes, etc.)?

8.2.4 Seguimiento del producto
¿Se han definido cuales son las características del producto a medir y los criterios de
aceptación cada etapa del proceso?
Se tienen registros que evidencian el control de dichas características?
¿Se indica en los registros la responsabilidad por la liberación de los productos y si el producto
fue aceptado o rechazado?
8.3 Control de productos no conformes
¿Se ha establecido procedimiento documentado para el tratamiento de los productos no conformes?
 Se considera su identificación?
 Disposición?
 Responsable de decisión?

 Medidas a seguir en caso de detectar productos no conformes después de la entrega? (post venta)

8.4 Análisis de datos

¿Se han definido las fuentes de datos e información que sean usadas para identificar puntos de
mejora continua?
¿ Se ha definido algún tipo de herramienta estadística para su análisis, y con que frecuencia se
aplica y por quién?
¿Existe evidencia de uso?(informes, datos, gráficos, etc.?
8.5 Mejoramiento
¿Se ha documentado el procedimiento para las iniciación de acciones correctivas?
Existen registros de acciones correctivas tomadas?
 Se considera la causa de origen para la toma de acciones correctivas?
8.5.1  Las responsabilidades para implementar las acciones?
 Seguimiento y cierre de las acciones correctivas?
8.5.2 ¿Se ha documentado el procedimiento para las iniciación de acciones Preventivas?
 Se considera la fuente de origen para la toma de acciones Preventivas?
 Las responsabilidades para implementar las acciones?
 Seguimiento y cierre de las acciones Preventivas?

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¿Existe claridad en el personal involucrado respecto de la diferencia de origen de una acción

correctivas y preventiva?
¿Se lleva algún control de status de las acciones correctivas/preventivas, pendientes, cerradas,
redefinidas, n°, etc?
ACCIONES DE IMPLEMENTACION

El Representante de Gerencia debe elaborar planilla de control de implementaron de acciones correctivas

y preventivas que señale su estado (abierta, cerrada, pendiente con observaciones)

El Representante de Gerencia debe mantener copia de todas las acciones correctivas y preventivas
definidas
Se debe elaborar informe estadístico de las acciones correctivas y preventivas, y su fuente de origen
(auditorias, reclamos, revisiones generales, revisiones de proceso) previo a cada reunión de revisión
gerencia

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