BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Analisa Sistem

Untuk mencapai tujuan penelitian yang berjudul Sistem informasi
Pengendalian Barang Pada Toko Cahaya Lasusua Kolaka Utara Dengan
Menggunakan Metode Min-Max, dilakukan pengumpulan data. Data yan
diperoleh merupakan data persedian barang.
Sesuai dengan rancangan penelitian dan studi kepustakaan yang telah
dikemukakan terdahulu, maka dalam bab ini akan dilakukan analisis sistem dan
pembahasan data yang diperolah dalam penelitian ini. Hasi penelitian akan
digambarkan sesuai dengan tujuan penelitian yang diajukan sebelumnya.
4.1.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan
Sistem persediaan barang pada Toko Cahaya Lasusua Kolaka Utara ini
ditekankan untuk bagian gudang. Bagian gudang adalah bagian yang mengolah
barang, mengatur persediaan barang, memberikan laporan kondisi produk dan
pasokannya secara berkala kepada Owner. Bagian gudang menerima form
permintaan yang dilakukan oleh Owner untuk memproduksi barang sehingga
sudah siap untuk dikirim. Bagian gudang tidak melakukan pembelian barang
apabila tidak adanya form work order yang diajukan oleh Owner. Pada sistem
yang berjalan saat ini, semua user melakukan perintah kerja dan segala kegiatan
pelaporan dilakukan dengan manual.
Sebagai contoh, dapat peneliti berikan gambaran alur yang biasa terjadi dalam
keseharian proses bisnis yang terjadi pada Toko Suliwa Abadi Computer, sebagai
berikut :
a. Bagian gudang menerima barang masuk dari supplier dan kemudian
mencatatnya.
b. Bagian gudang menerima work order dari bagian outlet untuk melakukan
pembelian barang.
c. Bagian gudang membuat laporan pembelian.
d. Owner menerima laporan secara berkala dari semua transaksi barang.
23
 24

e. Bagian Outlet melihat ketersediaan barang sebelum membuat work order

untuk di kerjakan oleh bagian gudang.

Gambaran di atas adalah gambaran keseharian yang terlihat pada Toko Suliwa
Abadi Computer dalam melakukan perintah pembelian. Sangat terlihat bahwa
kompleksitas komunikasi tiap user cukup mempengaruhi didasarkan pada jarak
yang harus ditempuh karena perbedaan tempat yang jauh dan dapat mengurangi
efisiensi waktu dan efektifitas kerja. Selain itu, pencatatan transaksi masih
menggunakan lembaran kertas yang kemudian dipindahkan ke dalam komputer
melalui program MS. Excel dan masih stand alone sehingga tidak bisa diakses
secara langsung.
4.1.2 Analisa Sistem Yang Diusulkan
Pada Penelitian ini penulis mengusulkan sebuah sistem pengendalian
bahan baku menggunakan metode min-max studi kasus Toko Cahaya Plastik
sesuai dengan flowmap berikut ini :
 25

Karyawan Pimpinan

Mulai

Input
Jenis,Pemb
elian,
Penjualan

Sisten

Laporan
Laporan Laporan
Persediaan
Pembelian Penjualan
MinMax

Laporan
Persediaan
MinMax

Laporan
Penjualan

Laporan
Pembelian

Laporan
Laporan Laporan
Persediaan
Pembelian Penjualan
MinMax

Selesai

Gambar 4.1 Flowmap Sistem Diusulkan

Pada Flowmap sistem yang diusulkan karyawan menginput data jenis,
pembelian dan persediaan ke dalam sebuah sistem pengendalian bahan baku
menggunakan metode min-max dan mengasilkan tiga macam laporan yaitu
laporan pembelian, laporan penjualan dan laporan persediaan. Sistem juga
 26

pengendalian dan persediaan barang bahan baku berupa stok awal dan akhir
tingkat pemesanan kembali sesuai perhitungan dari sistem yang di gunakan.

4.2 flowchart Perhitungan Metode Max-Min

Metode min-max stock menentukan jumlah persediaan maksimum dan
minimum agar tidak kurang dan tidak berlebihan. Jumlah persediaan paling besar
berada pada jumlah persediaan maksimum. Saat persediaan telah dipakai dan
mencapai jumlah persediaan minimum maka diadakan pemesanan bahan baku.
Jika jumlah persediaan berada di bawah tingkat persediaan minimum artinya
terjadi kekurangan persediaan.
Untuk menjalankan program aplikasi ini dapat dilihat pada gambar dibawah
ini.

Mulai

Input
Pembelian,
Penjualan,
Stok Awal

Min Inventory = (T x C) + R
Max Inventory = (2(T x C)) + R

Hasil

Selesai

Gambar 4.2 Flowchart Sistem

Hal ini desebabkan karena adanya penjualan bahan baku pada waktu
tertentu yang terlalu besar. Maka untuk menutupi kekurangan persediaan tersebut
dibutuhkan persediaan pengaman (safety stock). Apabila jumlah persediaan berada
 27

di antara jumlah persediaan minimum dan maksimum maka persediaan bersifat

sedang. Jika jumlah persediaan berada di atas jumlah persediaan maksimum maka
persediaan bersifat aman tetapi dapat menimbulkan pemborosan karena
persediaan yang berlebihan.
Contoh langkah-langkah yang harus dilakukan dalam perhitungan metode
max-min dengan stock awal 50 adalah sebagai berikut:
1. Pembelian dan penjualan
Tabel 4.1 Pembelian dan Penjualan Untuk Produk Sapu
No Bulan Pembelian Penjualan
1 Januari 50 35
2 Februari 45 59
3 Maret 30 34
4 April 50 34
5 Mei 30 44
6 Juni 23 45
7 Juli 54 34
8 Agustus 23 23
9 September 54 12
10 Oktober 32 32
11 Nopember 65 12
12 Desember 36 12
Rata-rata 41 31,33
Jumlah 492 376

2. Menghitung persediaan
a. Stock Akhir
Stock Akhir = (Total Pembelian – Total Penjualan) + Stock Awal
= (492 – 376) + 50
= 116
b. Safety Stock
Safety Stock = (Penjualan Maksimum – T) x C
 28

= (59 - 41) x 1
= 18
c. Inventory Minimum
Persediaan Minimum = (T x C) + Safety Stock
= (41 x 1) + 18
= 59
d. Inventory Maksimum
Persediaan Maksimum = 2 (T x C) + Safety Stock
= 2 (41 x 1) + 18
= 100
e. Tingkat Pemesanan
Tingkat Pemesanan = Pers. Maksimum – Pers. Minimum
= 100 – 59
= 41

4.3 Perancangan Database

a. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan merupakan diagram yang menggambarkan
suatu sistem secara global. Diagram konteks dibawah ini akan menggambarkan
secara umum aliran dari mana data yang masuk kesistem dan data apa yang
dihasilkan dari sistem dan kemana sistem mengirimkan suatu data.

Data Jenis
Data Pembelian
Data Penjualan

Karyawan Sistem Pengendalian Laporan Pembelian

Persediaan Bahan Bahu Laporan Penjualan
Dengan Metode Min Max Laporan Persediaan

Laporan Pembelian
Laporan Penjualan Pimpinan
Laporan Persediaan

Gambar 4.3 Diagram Konteks

 29

b. DFD Level 1 Proses 1

1.1
Karyawan Data Jenis Data Jenis Tabel_jenis
Jenis Barang

1.2
Data Barang Data Barang Tabel_bahan
Data Barang

1.3
Data Pembelian Data Pembelian Tabel_pembelian
Pembelian

Data Penjulan

1.4
Data Penjualan Tabel_penjualan
Penjualan

Laporan Pembelian
Laporan Penjualan 1.5
Laporan Persediaan Persediaan

1.6
Cetak

Laporan Pembelian
Laporan Penjualan
Laporan Persediaan

Pimpinan

Gambar 4.4 Diagram Level 1

4.4 Perancangan Basis Data

4.4.1 Struktur Tabel
Adapun tabel basis data yang terdapat pada rancangan sistem pengendalian
dengan metode max-min tersebut adalah sebagai berikut:
 30

1. Tabel Jenis
Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data jenis. Struktur tabel sebagai
berikut.
Field Type Width Keterangan
Kd_jenis Character 5 Kode Jenis
Nm_jenis Character 15 Nama Jenis

2. Tabel Data Bahan

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data jenis bahan baku.

Field Type Width Keterangan

Kd_bahan Numeric 5 Kode Bahan
Nm_bahan Character 25 Nama Bahan
Kd_jenis Character 5 Kode Jenis

3. Tabel Data Pembelian

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data pembeliaan.
Field Type Width Keterangan
Kd_beli Character 5 Kode Pembelian
Kd_bahan Character 5 Kode Bahan
Tg_beli Date 8 Tanggal Pembelian
Jm_beli Numeric 3 Jumlah Pembelian
Bl_beli Character 10 Bulan Pembelian

4. Tabel Data Penjualan

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data penjualan.
Field Type Width Keterangan
Kd_jual Character 5 Kode Penjualan
Kd_bahan Character 5 Kode Bahan
Tg_jual Date 8 Tanggal Penjualan
Jm_jual Numeric 3 Jumlah Penjualan
Bl_jual Character 10 Bulan Penjualan
 31

5. Tabel Data Rekap

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data rekap pembelian dan penjualan.
Field Type Width Keterangan
Kd_bahan Character 5 Kode Bahan
Bln_rekap Character 10 Bulan Rekap
Thn_rekap Character 4 Tahun Rekap
Jml_rekap Numeric 3 Jumlah Pembelian
Jul_rekap Numeric 3 Jumlah Penjualan

6. Tabel Data Persediaan

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data hasil analisa perhitungan
persediaan.
Field Type Width Keterangan
Kd_bahan Character 5 Kode Bahan
Th_hitung Character 4 Tahun Perhitungan
St_hitung Numeric 3 Stok Awal
Jm_beli Numeric 5 Jumlah Pembelian
Jm_jual Numeric 5 Jumlah Penjualan
Rt_beli Numeric 6 Rata-Rata Pembelian
Rt_jual Numeric 6 Rata-Rata Penjualan
St_akhir Numeric 5 Stok Akhir
St_stock Numeric 5 Safety Stok
Mn_hitung Numeric 5 Persediaan Minimum
Mx_hitung Numeric 5 Persedian Maximum
Q_hitung Numeric 5 Tingkat Pemesanan
 32

4.4.3 Relasi Antar Tabel

Relasi adalah kumpulan dari file – file yang saling terkait antara satu
dengan yang lainnya sehingga mudah untuk mendapatkan informasi dengan cepat.
Dengan relasi yang telah dijabarkan di bawah ini dapat menghasilkan suatu
informasi yang dibutuhkan.

Gambar 4.5 Relasi Antar Tabel

4.5 Flowchart
Flowchart adalah suatu skema yang menggambarkan urutan kegiatan suatu
program dari awal sampai akhir. Beberapa flowchart yang digunakan adalah
sebagai berikut:
 33

4.5.1 Flowchart Menu Utama

Mulai

1. File
A
2. Proses
3. Keluar

1. Data Jenis
Form B
1 Y 2. Data Bahan Baku 1.1 Y
Data Jenis
3. Cetak Data

Form C
1.2 Y
Data Barang

T
T

Form D
Cetak Data

1. Pembelian
Form E
2 Y 2. Penjualan 2.1 Y
Pembelian
3. Perhitungan

Form F
2.2 Y
Penjualan

Form G
Perhitungan

Selesai

Gambar 4.6 Flowchart menu utama

Pada proses ini karyawan melakukan proses input jenis barang jika YA
proses input barang masuk di form data jenis barang, jika tidak maka keluar
lalu melakukan input pembelian penjualan dan persediaan barang jika ya kita
akan menginput ke formpembelian dan penjualan setelah itu melakukan
proses perhitungan.
 34

4.5.2. Flowchart Pembelian

Input Data A

1. Simpan
2. Batal
3. Keluar

1 Y Simpan A

2 Y Batal A

Gambar 4.7 Flowchart pembelian

Pada proses ini karyawan menginput data jika ya data akan di simpan jika
tidak maka keluar.
 35

4.5.3. Flowchart Penjualan

Input Data A

1. Simpan
2. Batal
3. Keluar

1 Y Simpan A

2 Y Batal A

Gambar 4.8 Flowchart penjualan

Pada proses ini input data penjualan barang jika ya simpan data penjualan
barang jika tidak maka keluar.

6.6 Implementasi Sistem

1. Halaman Utama
Tampilan berikut adalah tampilan pengendalian persediaan bahan baku di
gunakan untuk menghitung persediaan barang menggunakan metode min-
max berdasarkan data yang sudah ada berikut tampilan tersebut:
 36

2. Halaman data Jenis Barang.

Berikut adalah tampilan input jenis barang di gunakan untuk menginput
barang yang baru masuk berikut tampilan tersebut:

3. Halaman data bahan baku

Tampilan berikut adalah tampilan untuk menginput jenis barang terperinci di
ambil dari penginputan jenis barang yang umum :
 37

4. Halaman Proses Pembelian

Tampilan berikut adalah tampilan proses pembelian barang untuk menginput
jumlah barang yang masuk berikut tampilannya :

5. Halaman proses penjualan

Tampilan berikut adalah proses penjualan barang di gunakan untuk
menginput jumlah barang yang keluar :
 38

6. Halaman proses perhitungan

Tampilan berikut proses perhitungan untuk menghitung stok aakhir dari
pengendalian barang :

7. Halaman cetak
Tampilan berikut proses cetak pembelian penjualan daan persediaan bahan
baku :
 39

6.7 Pengujian Sistem

Sebelum program diterapkan harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan –

kesalahan. Oleh karena itu program harus diuji untuk menemukan kesalahan –
kesalahan yang mungkin terjadi. Kesalahan yang mungkin terjadi dapat
diklasifikasikan ke dalam tiga bentuk kesalahan yaitu :
a. Kesalahan bahasa (Language Error) biasa disebut dengan kesalahan penulisan,
yaitu kesalahan di dalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan
yang diisyaratkan.
b. Kesalahan waktu proses, yaitu kesalahan yang terjadi sewaktu program
dieksekusi. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program terhenti pada saat
proses belum selesai.
c. Kesalahan logika, yaitu kesalahan dari logika program yang dibuat. Kesalahan
ini merupakan kesalahan yang berbahaya, karena bila tidak disadari dan tidak
ditemukan jenis kesalahannya, hasil yang didapatkan akan menyesatkan
penggunanya.

a. Rencana Pengujian
Adapun rancangan pengujian sistem yang akan diuji dengan teknik
pengujian Black Box, berikut rincian rencana pengujian dalam tabel dibawah ini:
 40

No Komponen Sistem Yang di Uji Butir Uji

Tombol Simpan
1 Form Data Pembelian Tombol Hapus
Tombol Batal
Tombol Simpan
2 Form Data Penjualan Tombol Hapus
Tombol Batal
Tombol Simpan
3 Form Data Persediaan Tombol Hapus
Tombol Batal
Tombol Cetak
4 Form Cetak Data Tombol Batal
Tombol Keluar

b. Hasil Pengujian
Berikut ini adalah kasus untuk menguji perangkat lunak yang dibangun
menggunakan metode Black Box berdasarkan pada Tabel Rencana Pengujian.
No Sistem Yang di Uji Skenario Harapan Hasilnya
Masukan data pada textbox
yang telah disediakan dan
Simpan Diterima
tekan tombol simpan untuk
menyimpan dalam database
Tandai nama barang pada
Form Data
1 Grid yang telah disediakan
Pembelian Hapus Diterima
dan tekan tombol Hapus
untuk menghapus data
Tekan tombol Batal untuk
Batal membersihkan layar/ Diterima
lembar kerja
 41

Masukan data pada textbox

yang telah disediakan dan
Simpan Diterima
tekan tombol simpan untuk
menyimpan dalam database
Tandai nama barang pada
Form Data
2 Grid yang telah disediakan
Penjualan Hapus Diterima
dan tekan tombol Hapus
untuk menghapus data
Tekan tombol Batal untuk
Batal membersihkan layar/ Diterima
lembar kerja
Masukan data pada textbox
yang telah disediakan dan
Simpan Diterima
tekan tombol simpan untuk
menyimpan dalam database
Tentukan data yang telah
Form Data
3 disediakan dan tekan
Persediaan Hapus Diterima
tombol Hapus untuk
menghapus data
Tekan tombol Batal untuk
Batal membersihkan layar/ Diterima
lembar kerja
Pilih data yang akan dicetak
Cetak dan tekan tombol cetak Diterima
untuk mulai mencetak
4 Form Cetak Data
Tekan tombol Batal untuk
Batal membersihkan layar/ Diterima
lembar kerja