La revolución de la productividad

Controla tu tiempo y cumple tus objetivos

Marc Reklau
CreateSpace © 2017
156 páginas
[@] getab.li/33255
Libro:

Rating Ideas fundamentales

9
9 Aplicabilidad • Para establecer metas alcanzables y plazos realistas es indispensable la honestidad.
9 Innovación • Tener total claridad sobre las metas a conseguir con la gestión del tiempo es prioritario.
8 Estilo
• Todas las metas y objetivos deben tenerse a la mano para ponerlas en orden de
importancia, mantener el foco y recordarlas.
  • Hacer un mal cálculo de las horas que se llevará una actividad es un problema común
Enfoque cuando se realiza una planeación.

• Evaluar resultados y objetivos de forma rutinaria contribuirá a que no se pierda el

Liderazgo y Gestión enfoque y la concentración.
Estrategia
Ventas y Marketing
• Lo importante no es necesariamente urgente; aprenda a distinguir estos conceptos.
Finanzas • Pasar del tedio a la acción inmediata es un método infalible para sacar adelante las
Recursos Humanos cosas que menos ganas se tienen de hacer.
TI, Producción y Logística
• Existen diversos métodos para administrar el tiempo. Algunos proponen 25 minutos de
Desarrollo Profesional
trabajo por cinco de descanso.
PYME
Economía y Política • Estimar tiempos de descanso y recreación es fundamental para mantener una buena
Industrias
salud y la eficiencia.
Negocio Global • Apagar el teléfono es uno de los métodos más útiles para no perder la concentración.
Conceptos y Tendencias

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Relevancia
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¿Qué aprenderá?
En este resumen usted aprenderá:r1) Qué hábitos fomentar para estructurar su tiempo; 2) Cuáles son los problemas
más comunes en la planeación y 3) Cómo distinguir entre lo urgente y lo importante.
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Reseña
La felicidad está asociada con la productividad; la productividad está asociada con el tiempo que se le invierte
para conseguirla. La gestión del tiempo no es una mera calendarización o programación de horas: es una cuestión
de actitud, de voluntad y de cambio de hábitos. Se requiere disciplina, honestidad y autoconocimiento. El coach
internacional Mark Reklau propone romper con las inercias negativas, el aburrimiento, la desidia y la resignación
en lo laboral y en lo personal. getAbstract recomienda esta guía a quienes dicen tener poco tiempo para alcanzar
sus metas, a quienes tienen muchas responsabilidades dentro de una organización y a quienes estén interesados en
encontrar el camino para cumplir las metas.
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Resumen
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El autoconocimiento
Hacer un examen sobre el estado del tiempo en el que se vive y trabaja es indispensable
para dar los primeros pasos hacia la productividad. Preguntarse en qué se invierte el tiempo,
cuáles son las tareas menos productivas pero que más tiempo requieren, cuáles son las tareas
getabstract más aburridas, en qué tareas se tiene mayor destreza y disfrute es fundamental para sentar
“La manera de las bases de administración y planeación. Asumir el compromiso de planear el tiempo y
comunicarte contigo
mismo cambia lo que conseguir logros solo será posible si se cambian hábitos y se ponen en práctica diversos
piensas sobre ti mismo, métodos de uso del tiempo.
lo que a su vez cambia
cómo te sientes consigo
mismo, lo que cambia Saber qué, por qué, para qué y cómo
la forma de actuar”.
getabstract No importa qué tan inalcanzables parezcan las metas. Tener claro que todo puede lograrse
a corto, mediano o largo plazo ayuda para ser paciente. Sin embargo, lo más importante es
saber qué quiere lograrse, si no se sabe con toda precisión qué es lo que se busca en el plano
personal, económico, laboral o empresarial, no hay forma de alcanzarlo.

Es por ello que escribir las metas es un ejercicio muy necesario. El proceso de escritura
propone un orden mental, asienta qué tan real o irreal es un objetivo y permite trazar un
plan de acción o programa. Hay tres razones de peso para escribir las metas:
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“Actúa donde tengas el 1. Jerarquizar – Escribir las metas permite tener orden sobre lo que realmente es
control y acepta donde
no lo tengas. Sobre todo
importante en medio de un sin fin de tareas y actividades que se realizan a diario.
no pierdas tu tiempo en 2. Enfocar – Tener una meta escrita ayuda a concentrarse y enfocarse en las labores que
temas que están fuera ayudarán a conseguirla.
de tu control”.
getabstract 3. Recordar – Plasmar una meta en el papel mantiene presente cuál es el reto a vencer. Leer
las metas a diario hará más fácil la depuración de actividades que no conducen al logro.

Entre más precisa, realista y concreta sea una meta, más alcanzable se volverá y más fácil
será trabajarla. Las metas escritas deben tenerse siempre a la mano, en un lugar visible para
tenerlas presentes y no perder el enfoque.

La revolución de la productividad                                                                                                                                                     getAbstract © 2018 2 de 5

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 Planear: El arte de apropiarse del tiempo
Aprender a planificar con anticipación cada día, semana, mes o año es una tarea a la que
debe dedicarse tiempo. Sin una planeación consciente y sensata será muy difícil no perder
el hilo de lo que es importante para alcanzar los objetivos. Este ejercicio implica mucha
honestidad personal pues es necesario establecer plazos realistas. Es imprescindible tener
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“El sentido común no claro que toda programación debe incluir tiempos de descanso, vacaciones y recreación.
lo mismo que la acción
común”.
getabstract Es común que a la hora de planear surjan problemas; es necesario tenerlos presentes para
lograr una programación realista y, por lo tanto, eficiente. Existen algunos aspectos que
deben tomarse en cuenta para una buena planeación, por ejemplo:

• Pensar que no hay tiempo para la planificación – Es común creer que planear solo
quita tiempo pues hay muchas cosas que no son previsibles; sin embargo, no es cierto.
Si bien las emergencias o distracciones se pueden presentar (y deben preverse en la
calendarización), la mayoría de los procesos se pueden planear. Con claridad en los
getabstract pendientes y las metas, la planeación semanal puede hacerse en solo media hora.
“Visualízate a ti mismo
como si ya hubieses • Mal cálculo – Decidir que se le va a dedicar una hora a algo que en realidad requiere tres
logrado tu objetivo puede ocurrir con frecuencia. Esto origina estrés porque suelen acumularse el trabajo y
de productividad.
Obsérvalo a través las horas. Además, genera baja autoestima pues hace parecer que se tiene poca capacidad.
de tus propios ojos y Es mejor planear dedicarle tres horas a algo que realmente tomará dos, así se ahorrará
pon todos los sentidos
en ello: huélelo, tiempo y estrés.
escúchalo, siéntelo, • Olvidarse de los imprevistos – Toda planeación semanal, mensual o anual debe incluir
saboréalo”.
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un tiempo específico de margen para todo aquello que surja repentinamente y que debe
atenderse con urgencia.

Enfrentar estos problemas tan comunes serán más fácil si el programa diario cuenta con
tiempos de reserva, las planificaciones anuales se dividen en trimestres y se evalúan
resultados de manera constante y rigurosa.

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Saber distinguir: El origen de una buena planeación
“¡Cada vez que dices Toda planeación está sujeta a imprevistos. Es imposible pretender que un día se lleve a cabo
‘no’ cuando quieres
decir ‘no’ en realidad
tal y como se planea, pues siempre surge alguna petición del jefe, alguna llamada telefónica,
estás diciéndote ‘sí’ a ti algún compañero que necesita ayuda o un familiar en problemas. Jerarquizar también es
mismo!” un arte que toda buena calendarización debe considerar, así que saber distinguir entre lo
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urgente, lo no urgente, lo importante y lo no importante, es prioritario.

Existen cuatro combinaciones básicas para realizar una buena planeación:

1. “Urgente e importante” – Asuntos que requieren ser atendidos de inmediato. Cualquier

tipo de manejo de crisis o resolución de conflictos. Asuntos personales de familia, salud
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o dinero.
“Uno de los momentos 2. “No es urgente, pero es importante” – Son asuntos que tienen prioridad pero que no
más importantes de tu
día son los 30 minutos
requieren de inmediatez. Es necesario insertarlos en el programa diario y atenderlos para
después de despertarte. evitar que se conviertan en una urgencia.
En ese momento tu 3. “Es urgente pero no es importante” – Este tipo de asuntos suelen ser los que generan
subconsciente está muy
receptivo, por lo que más estrés, pues hay que atenderlos rápido sin que aporten un resultado concreto a
es de gran importancia las metas. Usualmente tienen que ver con terceras personas: conflictos con clientes,
lo que se hace en este
tiempo”. conflictos entre personal de la empresa, etc.
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 4. “Ni urgente ni importante” – Este rubro cubre todas las actividades que son una
pérdida de tiempo. Se trata de distracciones como la interacción en las redes sociales,
getabstract los chats o la televisión.
“No sé quién lo dijo
primero, pero el dicho
esperar al momento Nuevos hábitos contra la pérdida de tiempo
adecuado para empezar Revolucionar la productividad y organizar el tiempo requieren, indiscutiblemente, de
algo es como esperar
en tu garaje hasta que algunos cambios radicales en las costumbres y los hábitos de trabajo diarios. La nueva
todos los semáforos se conciencia frente al manejo del tiempo puede desarrollarse de la siguiente forma:
pongan en verde antes
de salir de casa. Lo
describe muy bien”. • Hacer lo más tedioso a primera hora – Entre más se posponga una actividad incómoda
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o no agradable, más tiempo y energía obstaculizará. Sobreponerse al tedio y pasar a la
acción inmediata ahorrará mucho tiempo y energía.
• Fijar fechas específicas a contra reloj – Establecer tiempos y límites de entrega con
compromiso y voluntad. Resulta muy positivo establecer recompensas por cumplir con
la planeación en tiempo y forma. Existen técnicas para ganar tiempo y no perder la
getabstract concentración, como el método Pomodoro que establece 25 minutos de trabajo por cinco
“Si estás trabajando de descanso. Si se trabaja dos horas sin interrupciones se podrá tomar un descanso de
todo el día pero al final
del día tu trabajo no hasta 30 minutos. Este método puede implementarse de manera personal, en un equipo
está hecho, o no ves o como método de trabajo corporativo.
los resultados de tu
trabajo, hay una alta • Establecer rutinas agradables – Lograr una rutina para la vida eficiente es lo que
probabilidad de que más hace rendir el tiempo. Los primeros y últimos 30 minutos del día son la base más
estés postergando las
cosas importantes”.
importante del día a día, por lo que al establecer que estos 60 minutos se aprovechen para
getabstract la relajación, la meditación, la proyección de metas, la gratitud con todo lo bueno y la
aceptación de lo complejo, ganará una disciplina mental muy útil. Pensar positivo no es
algo menor. Escribir un diario, repasar la agenda, mirar el amanecer o hacer un ejercicio
de relajación son buenas opciones para ocupar estos minutos.
• Saber decir que no – Decir que sí a todo acaba con el tiempo disponible. Es realmente
necesario aprender a decir que no. Saber distinguir lo importante de lo urgente ayudará
getabstract a practicar el no. La amabilidad siempre será necesaria, pero decidir que algo puede
“Prémiate cuando esperar, es fundamental.
haces las cosas. Esto
puede aumentar tu • Llegar 10 minutos antes – Hacerse el hábito de llegar 10 minutos antes a cualquier
concentración y tu cita redundará en una señal de respeto para quienes esperan, disminuirá el estrés de la
productividad. Ponerte
una recompensa puede
puntualidad y también ofrecerá la oportunidad de ocupar esos 10 minutos para resolver
motivarte para hacer tu pendientes, contestar correos, chatear o entrar a redes sociales.
trabajo más rápido”. • Apagar el teléfono – Dejar de atender llamadas de más de 5 minutos, fijarse horas
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específicas en el día para no atender el teléfono, apagarlo o ponerlo en modo avión. Tener
un buen mensaje de correo de voz en el que se advierta que la llamada será atendida más
tarde causará buena impresión en sus clientes. Es muy importante que si el trato ha sido
devolver a alguien la llamada realmente se cumpla en algún momento del día.
• Pasar tiempo libre y con la familia – Muchas personas antes de morir suelen
arrepentirse de no haber pasado más tiempo con su familia. Planear el tiempo libre y
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“Si dices ‘sí’ a todo en familia es trascendental, tanto como ocupar ese tiempo para estar verdaderamente
serás la persona más desconectado de todo y disfrutar de la buena compañía y del afecto de los seres queridos.
ocupada de la oficina,
harás horas extra
• Tomar descansos o siesta – Este hábito es de los mejores pues aunque se piense que
cuando tus compañeros se pierde el tiempo en el sueño, en realidad descansar ayuda a reparar la energía. Un
se van a casa y te cerebro descansado podrá concentrarse más fácil en una actividad específica. Es ideal
llamarán los viernes
por la noche o los fines buscar entre 45 y 90 minutos al día para dormir la siesta. El lugar no importa, lo mismo
de semana”. da una banca en un parque que un par de sillas en la oficina a puerta cerrada.
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• Optimizar los tiempos muertos – Hacer uso de los tiempos en que usualmente no se
puede trabajar optimizará los resultados. Escuchar una buena conferencia en el transporte
o en el auto de camino a casa, escuchar audiolibros mientras se hace el súper o la fila en

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 la tienda, hará que el tiempo sea más jugoso. En la oficina estos tiempos pueden ser muy
útiles para archivar u ordenar los papeles.
• Dejar de ver televisión – La mayoría de las personas pasa hasta cuatro horas viendo
la televisión. Eliminar este hábito brindará nuevas oportunidades de aprender y mirar lo
getabstract que realmente interesa para alcanzar los objetivos establecidos. Dejar de ver televisión
“Haz el trabajo bien ubica mejor a las personas en la realidad y las ayuda a tomar decisiones más acertadas.
a la primera para que
no vuelva a perseguirte • Hacer un ejercicio de autoconciencia – Hacer un ejercicio en el que se definan con
y costarte más tiempo toda honestidad las fortalezas, las debilidades, los deseos, las cualidades, los defectos,
más adelante”.
getabstract el concepto de éxito o fracaso. Además, es necesario definir los objetivos primordiales
y qué tan alcanzables son a corto o largo plazo.
• Tener confianza – Aprender a confiar en la vida y en las circunstancias es tan valioso
como la confianza en uno mismo. Creer que se lograrán los objetivos y visualizarlos
constantemente son hábitos muy positivos para gestionar el tiempo. Al dejar de repetir
una y mil veces que no se tiene tiempo para nada, se hace realidad. Planear y actuar todos
los días como si se tuviera tiempo para todo, sobretodo para lo importante, también se
getabstract hace realidad.
“Si creo que lo voy a • Cuidar a las personas positivas – Cortar las relaciones nocivas es una base fundamental
hacer en una hora, me
doy dos horas para para la autoestima y para la productividad. Incluso si se trata de familiares, hay que dejar
terminar la tarea. de vincularse con personas negativas o que contagian inseguridad. Rodearse y cuidar las
En comparación con
mi amigo frustrado, relaciones positivas resultará de mucho provecho.
siempre tengo suficiente • Sonreír constantemente y procurar una buena salud – Sonreír ayuda a que el cerebro
tiempo y experimento
el éxito de terminar
segregue endorfinas y serotonina. No es necesario sonreír con ganas, el simple gesto
las tareas antes, junto activa cosas positivas dentro del cuerpo que siempre ayudan. Una buena alimentación,
con las recompensas de hacer ejercicio y dormir suficiente revitalizarán la energía y la transformarán en una
hacerlo y el bienestar
que supone”. mayor productividad.
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El riesgo de quemarse
Existe un síndrome que en inglés se conoce como burnout, que puede traducirse como
‘quemarse’, en el cual las personas que lo padecen experimentan un fuerte agotamiento,
depresión y desesperación por exceso de trabajo y por mal manejo de tiempo. Es el síndrome
de nunca acabar algo –aunque se pueda pasar todo el día dedicándose a ello–, de nunca
olvidarse del trabajo aunque se esté fuera o lejos del mismo, someterse a alto niveles de
getabstract estrés cotidianamente o estar horas frente a un ordenador sin lograr ser productivo y sin
“Pregúntate ¿cuáles
son las cinco cosas ninguna satisfacción por el trabajo realizado.
que quieres hacer y
terminar mañana?”
getabstract Algunas de las opciones que ayudan a contrarrestar o evitar este síndrome son tomarse
suficiente tiempo libre, salir de vacaciones y desconectarse de internet y del teléfono
diariamente; concentrarse en las tareas de sobrevivencia, como comer sanamente y cocinar
para lograrlo, dormir suficientes horas de sueño, tomar siesta y saber decir no a tiempo.

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Sobre el autor
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Formado en el Instituto Europeo de Coaching, Mark Reklau ofrece conferencias, talleres y asesorías a empresas y
empresarios que buscan desarrollar su potencial. Es autor del éxito de ventas 30 días.

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