Qu’est-ce que SharePoint ?

SharePoint = plateforme conçue pour mettre en place des applications permettant améliorer le travail
collaboratif, la communication, le partage et la gestion des documents.

Il comprend divers outils tels que

- Des sites avec des modèles déjà enregistré et customisable.

(Site d’équipe, site de projet, site de publication …)
- Des applications pour gérer les informations
(Calendrier, bibliothèque de documents, todo lists, listes personnalisées, etc…)
- Intégration de la suite Office
(Excel, Word, PowerPoint, Access)
- Des Flux de travails
(Workflow d’approbation, envoi de mail suite à une action divers, etc…)

SharePoint permet de gérer facilement le contenu, centraliser les informations et de les retrouver
efficacement via un puissant moteur de recherche. De plus permet un travail collaboratif plus poussé.

Il repose sur 5 éléments essentiels :

- Navigateur (Principe du site web, il faut impérativement un navigateur pour accéder au site,
mais toute la gestion de SharePoint passe également par un navigateur)
- Sécurité (Vous ne voyez que ce que vous devez voir)
- Recherche (Puissant moteur de recherche permettant de retrouver le contenu rapidement)
- Application (Liste, Bibliothèque de documents, etc…)
- Flux de travail (Automatisation de tâches pour améliorer la productivité des collaborateurs)

Les sites SharePoint peuvent être gérés par plusieurs acteurs à des degrés différents

- End Users / Chefs de projets : Utilisations, consultations des documents

- Propriétaires de sites/ collections de site : Administration des sites, customisation des pages
et gestion de l’organisation du contenu via quota ou template
- Développeur : Mettent en place des applications plus poussées
- Administrateurs : Administration et maintenance de la ferme (des serveurs) SharePoint.
SharePoint peut être installé

- OnPrem (Sur serveur physique ou machine virtuelle)

- OnLine (Dans le Cloud Microsoft)
- Hybride mode (Mi Cloud / Mi OnPrem)

SharePoint possède 3 éditions :

- Foundation (Version gratuite avec fonctionnalité très restreinte)

Gestion des documents, Créations de blogs, de wiki ou de site d’équipes.
- Standard (Version payante)
Fonctionnalités de Foundation + Gestion avancé des Workflow + de services
- Enterprise (Version payante complète)

SharePoint s’installe uniquement sur des serveurs

- Windows Server 2008 R2 / 2012 / 2012 R2

Il fonctionne avec une version SQLServer

- SQL Server 2008 R2 ou 2012

Les prérequis matériels de SharePoint

SharePoint est basé sur une architecture 3 tiers.

- Server front (Server Web)

- Server back (Server d’application)
- Server de base de données.

Bien évidemment, il est possible de la gérer de différentes façons

La typologie de votre ferme Sharepoint va dépendre de plusieurs éléments :

- Sécurité
o Est-ce que mes données sont sensibles ?
o Qui va accéder à mes données ?
- Volumétrie des données
o A combien s’élève la volumétrie totale de mes données ?
- Les Applications
o A quoi va servir mon SharePoint ?

Architecture Logique de SharePoint

SharePoint peut être installé selon 3 modes :

- Via le Wizard (Click/Click mode)

- Via STASDM (Peu utilisé – cmd mode)
- Via PowerShell (Script PowerShell – tout aussi efficace que le Wizard)

Etapes d’installation :

1. Installation de l’OS
2. Configuration de base de l’OS (IP Fixe / Renommer le serveur)
3. Installation des prérequis
4. Installation de SQL Server
5. Installation de SharePoint
6. Création de la ferme
7. Configuration de la ferme
Les web applications :
La web application est un « super « contener » qui regroupe l’ensemble des éléments d’un
SharePoint (Content Database, Site collection, site, applications, etc…).
Pour une web application : un site IIS sera créé.

Une webapplication contient une ou plusieurs Collection de site, qui elle-même contiendra
plusieurs sites.

La création d’une web application se fait au niveau de l’interface d’administration centrale de

SharePoint (accessible directement depuis le serveur)

Plusieurs éléments sont à renseigner pour créer une collection de site.

- Un nom pour cette collection de site

- Le port
- La méthode d’authentification (Anonyme ou NKLM)
- L’application pool
- Le nom de la DB

Les sites collections :

Une collection de site est un groupe de site partageant les mêmes fonctionnalités. Ils permettent une
meilleure gestion des sites, un branding unifié et facilite la recherche des documents.

La création d’une collection de site se fait via la console d’administration centrale de SharePoint.

Il faut renseigner divers éléments tels que :

- L’application web dans laquelle on va héberger notre site

- Un nom
- L’url et la méthode d’affichage de l’url (Managed Path ou non)
- Le template
- Un administrateur
- Le modèle de quota à appliquer
Les bases de contenu :
Les bases de contenus sont des bases de données SQL dans lesquels seront stockées les documents et
autres éléments de votre site. Une base de données sera créée pour chaque web application. Il est
possible d’en rajouté d’autre en utilisant PowerShell ou l’administration centrale de SharePoint.

Le remote blob storage est une fonctionnalité permettant d’enregistrer de gros volume de données
sans impacté la taille de votre base de données. Seul un schéma du fichier sera enregistré dans la base
de données et non le fichier lui-même.

Les services d’application

Ce sont des services qui serviront à contrôler les différentes applications de votre SharePoint.
Il est conseillé de les gérer avec des comptes de services pour plus de sécurité.

Le Secure Store Service est un service permettant de stocker les informations d’authentifications à des
applications ne fonctionnant pas avec les credentials fournies par un AD.

Ces informations d’authentifications vont être stocké sur une base de données chiffrée pour garantir
les données.

Business Data Connectivity service : Service permettant d’accéder et exploiter des données situées sur
des bases de données externes.
Gérer les données et les informations

Généralement, un SharePoint est conçu en fonction de l’organigramme de l’entreprise. En effet, il n’est

pas rare de voir une collection de site par département (RH, Juridique, etc…)

Par défaut, quand SharePoint est installé, vous avez 2 collections de sites (Intranet et l’administration
centrale de SharePoint)

Le nombre de collection de site dépends de votre besoin, de votre nombre de service et du nombre
de documents que vous souhaitez y placé.

La création de site se fait directement via le panneau « Contenu du site ».

Pour créer un site, vous devez fournir

- Un nom
- Un url
- Un template

Un template étant un modèle de site sur lequel sera calqué votre site. Par défaut, il existe 9 template.

- Site d’équipe
- Blog
- Site de projet
- Site communautaire
- Site de recherche
- Site de publication
- Site de BI

Chaque template va procurer des applications a votre site.

Un site comporte une « corbeille ». Cette corbeille repose sur le même principe que celle de Windows.
Vous supprimer un document, ce dernier se retrouvera pendant 30 jours dans la corbeille de site.

A noter qu’il existe une seconde corbeille : la corbeille de collection de site. Cette corbeille agit comme
un fail safe. A savoir que si vous supprimer un document de la corbeille de site, l’élément ira dans la
corbeille de collection de site avant d’être supprimer définitivement. Cette dernière n’est accessible
que par l’administrateur de la collection de site.
La sécurité sous SharePoint
Il est possible a un individu de partager le site et attribuer des droits à un utilisateur en cliquant sur le
bouton « Share » situé en haut à droite de l’écran.

Cette fonctionnalité est a utilisé avec parcimonie. En effet, donner la possibilité à n’importe qui de
donner les droits à son site peut constituer une faille de sécurité.

La sécurité dans SharePoint repose aussi sur les Groupes de sécurité. Vous pouvez utiliser

- Les groupes SharePoint « locaux »

- Les groupes de Sécurité « Active Directory »

De base 3 groupes SharePoints sont créés lors de la mise en place d’un site SharePoint

- Owners (Administrateur)
- Visitor (Lecture seule)
- Collaborator (Lecture + Ecriture)

Quand vous créez un groupe, vous devez lui assigner :

- un nom
- un niveau de permission.

Le niveau de permission : détermine ce que l’utilisateur à le droit de faire. Il existe 7 niveaux de

permissions dans SharePoint. Il est recommandé de ne pas les modifier

De base un principe d’héritage des autorisations est appliqué dans SharePoint. Cela permet aux sites
enfant de bénéficier des mêmes droits que le site parent et ça facilite grandement l’administration de
votre site. Il est conseillé au maximum de garder l’héritage et d’éviter au maximum d’attribuer des
droits spécifiques directement sur les ressources.
Les bibliothèques de documents
Les bibliothèques de documents sont des « applications » permettant de stocker divers
documents (PDF, Word, Excel …) et les organisés grâces aux vues, et aux colonnes.

Il existe plusieurs type de bibliothèques

- Documents
- Images
- Formulaire
- Pages

Pour ajouter du contenu dans ces bibliothèques, vous pouvez vous servir du « Drag & Drop », du
bouton « Parcourir », de l’explorer Windows.

Les metadata sont des données sur votre document qui vont vous permettre de classer vos documents
plus facilement, sans passer par des dossiers.
(ex : Itunes)

Pour gérer ces métadonnées, on va recourir a la création de colonne additionnelles

Les vues
Les vues sont un moyen de filtrer les données en affichant que certaines colonnes ou certains
documents selon des critères bien précis. Il est possible de créer plusieurs types de vues.

Vous pouvez personnaliser plusieurs éléments comme :

L’extraction/archivage de documents
L’extraction/archivage est un système permettant d’empêcher les conflits d’enregistrement. Extraire
un document consiste à s’approprier le document et empêche les autres de le modifier au même
moment. Les autres collaborateurs ne verront le document qu’en lecture seule. L’archivage permet de
remettre le document sur SharePoint et permet aux autres collaborateurs de le modifier à nouveau.

Le versionning est un système permettant de garder en mémoire les anciennes versions du document
et ainsi revenir à une version antérieure si les modifications apportées ne sont plus bonnes.

Alertes
Les alertes sont un moyen permettant à un utilisateur d’être averti lors de la modification d’un élément
(page, document, bibliothèque de document).

L’utilisateur va choisir à quel moment il va être alerté (instantanément, toutes heures, toute les
semaine). Il recevra alors un email.

Workflow
Les workflows sont des taches automatisées. (Ex : envoi de mail à plusieurs utilisateurs suite à ajout
d’un élément dans une bibliothèque de document spécifique, puis modification d’une colonne)

Ils peuvent se lancer soit :

- Manuellement
- Automatiquement dès la création d’un élément
- Automatiquement dès la modification d’un élément.

Il existe 3 types de Workflow :

- Out of the box : ce sont des workflow déjà conçus dans SharePoint (Approbation, Alerte, etc
….)
- Modifié via SharePoint designer (Workflow assez poussé ne nécessitant pas de développement
- Workflow codé (conçu via du code – pour des besoins métiers spécifiques)

Les applications dans SharePoint

Les applications dans SharePoint peuvent être :

- Hébergé dans le cloud

- Hébergé chez le fournisseur de l’application
- Hébergé en local, sur son SharePoint.

Parmi les applications natives de SharePoint, nous retrouvons :

- Calendrier
- Liste de tache
- Suivi des problèmes
- Annonces
- Liste personnalisée
- Bibliothèques (Images, documents, formulaire, etc…)