Repaso Aprovisionamiento

Repaso Capítulo 4
Proceso de Aprovisionamiento
Elizabeth Grandón Toledo, Ph.D.
Magal and Word | Integrated Business Processes with ERP Systems | © 2011
1 Traducido por Grandón, Pinto y Soto, 2017
Fig. 4.1: Proceso de Aprovisionamiento Básico
Magal and Word | Integrated Business

2 Processes with ERP Systems | © 2011
1) Niveles Organizativos Aprovisionamiento
 Mandante
 Sociedad
 Centro
 Almacén
 Organización de compras
 Nivel empresa global  modelo entre sociedades
 Nivel empresa  modelo entre centros
 Nivel centro  modelo específico de centro
 Grupo de Compras

3 Processes with ERP Systems | [C] 2011
FIG. 1-11: Centros de GBI
Magal and Word | Integrated Business Processes with ERP Systems | © 2011
Traducido por Grandón, Pinto y Soto (2017)
4
Fig. 4.2: Almacenes de GBI
RM: raw materials; SF: semifinished goods; FG: finished goods; MI: miscellaneous materials
(materiales varios); TG: traiding goods (mercaderías)
Dallas y Heidelberg: centros de producción; San Diego, Miami y Hamburgo: centros de distribución
5
Fig. 4.3: Organización de Compras
nivel – empresa global

Fig. 4.4: Organización de Compras
nivel-empresa

Fig. 4-5: Organización de Compras
nivel - centro

Grupo de compras
 Llevan a cabo las actividades de compra del día a día
 Una persona o grupo de personas responsables de actividades de
compra de materiales o grupo de materiales
 Las actividades de compra incluyen planificar, crear solicitudes de
pedido, solicitar ofertas o cotizaciones a proveedores y crear
pedidos de compra
 Un pedido de compra (PC) es una comunicación formal a un
proveedor que representa un compromiso de compra
 Puede ser interno o externo a la compañía
 Decide compras de terrenos, pero usa un corredor de bienes raíces
(grupo de compras externo) para ejecutar las compras
 GBI tiene un grupo de compras para Norte America (N00) y uno
para Europa (E00)

2) Datos Maestros Aprovisionamiento
 Maestro de Materiales
 Vistas: datos base, compra, contabilidad, centro/almacén
 Maestro de Proveedores
 Segmentos: Datos a nivel de mandante, a nivel de sociedad (contabilidad),
a nivel de organización de compras (compras)
 Registro Info Compras: relación entre M. Materiales y M.
Proveedores
 Condiciones: precios, descuentos, impuestos, transporte, etc.
 según acuerdos con proveedores

Fig. 4-7: Datos en el Maestro de
Proveedores

Fig. 4-8: Registro info de compras
12 Magal and Word | Integrated Business Processes with ERP Systems | © 2011
Fig. 4-9: Registro info de compras
3. Conceptos Claves Aprovisionamiento
 Tipos de posición (cómo se adquiere un producto)
 Determinación de cuenta (cómo se registra el impacto
financiero)
 Tipo de stock/estado (el uso del material )
 Movimiento de mercancías
 Entrada
 Traslado
 Salida
 Traspaso (cambio de estado)

Tipos de Posición
 Define qué pasos del proceso y datos se necesitan para
adquirir el producto
 Categorías (formas de adquirir el producto)
i. Estándar (pasos básicos de compra)
ii. Consignación
iii. Subcontratación
iv. Pedido para Terceros (Third-party order)
v. Traslado (stock transfer)
vi. Servicio

Categorías:
 Estándar: Pasos básicos de compra
• Crear la solicitud de compra
• Crear y enviar el pedido de compra
• Recibir mercancías (materiales)
• Recibir factura
• Pagar
16
Categorías (cont.):
 CONSIGNACION
 Paga al proveedor solo cuando utiliza o vende materiales
 No hay una etapa de recepción de factura
 PEDIDO PARA TERCEROS
 Posiciones que el proveedor envía directamente a un cliente
 Se usa en mercancías (cascos, rodilleras, etc.)
 Como el cliente recibe los materiales directamente, no hay una etapa
de entrada de mercancías en la propia empresa
 SUBCONTRATACIÓN
 Una empresa envía materiales a un proveedor, quien los utiliza para
crear productos semielaborados
 El proceso de aprovisionamiento incluye una etapa adicional que es el
envío de materiales a ese proveedor
17
Categorías (cont.)
 TRASLADO (STOCK TRANSFER)
 Traslado entre centros dentro de la misma organización
 NO incluye facturación ni pago si el traslado es entre centros de la
misma sociedad
 SERVICIOS
 Servicios prestados a la compañía
 Jardines
 Mantención de maquinaria, edificios, etc.
 Generalmente no involucran recepción de materiales
 Requiere de una hoja de servicio para registrar
18
Determinación de cuenta
 Cuál cuenta del GL asignar a una orden de pedido?
 Para materiales de almacén: se define en el maestro de
material (Determinación de la cuenta - cuenta del LM
asociada al material)
 Para materiales de consumo:
 Camisetas para ser regaladas en una feria o un picnic de la
empresa
 Se debe proporcionar el objeto de imputación (a quién se le
imputará): e.j, centro de costo

Tipos de stock/ estados
 Determina el uso del material
 Disponible
 En inspección de calidad
 Bloqueado (dañado, inutilizable; entrega errónea)
 Stock en tránsito

Tipos de movimientos de mercancías
 Una transacción que provoca un cambio en el stock (valor o
estado)
 4 movimientos comunes de mercancías
 Salida de mercancía (goods issue)
 Entrada de mercancías (goods receipt) Mov. físicos
 Traslado (stock transfer)
 Traspaso (transfer posting) Estado del material
 Tipos de movimientos específicos
 Qué movimiento
 Qué datos se necesitan
 Cuál cuenta G/L será actualizada
 Documento de Material

Tipos de movimientos
 Entrada de mercancías (Goods receipt)
 Desde un proveedor o proceso de producción
 Incrementa el stock y el valor del stock
 Salida de mercancías (Goods issue)
 Por pedidos de cliente o consumo interno
 Disminuye el stock en bodega
 Traslado (Stock transfer)
 Movimientos físicos de material entre almacenes
 Almacén a Almacén
 Centro a Centro
 Sociedad a Sociedad

Tipos de movimientos (cont.)
 Traspaso (transfer posting)
 Resulta en un cambio en el estado del material
 En inspección de calidad/ bloqueado/ disponible
 Pueden o no incluir un cambio de ubicación (almacén, centro)

Lab 04-01: Datos Maestros Aprovisionamiento
Lab 04-02: Proceso de Aprovisionamiento

Pasos de los Procesos
(Aprovisionamiento, Gestión de Pedidos, etc.)
 Desencadenante
 Datos
 Detalle de tareas
 Salidas
Proceso Básico de Aprovisionamiento
Fig. 4-12: Proceso Detallado de Aprovisionamiento
1 2 3
4
6
27
Revisar Stock
MB52
Revisar saldos
de proveedor
FK10N

1
Determinación de necesidades
 Desencadenante:
 Automático desde otro proceso (Planificación de materiales, producción,
etc.)
 Manual: persona que administra inventario, comprar materiales de consumo,
contratar un servicio
 Datos:
 Entrada de usuario: tipo posición, cantidad, fecha de entrega deseada y
almacén de entrega(centro receptor) deseado
 Maestro materiales
 Maestro proveedores
 Datos organizativos
 Registro info de compras
 Tareas: Crear solicitud de pedido con los datos especificados
 Salida: Solicitud de Pedido
29 Magal and Word | Integrated Business Processes with ERP Systems | [C] 2011
Elementos de los pasos de una 1
solicitud de pedido
1
Datos en una Solicitud de pedido
ME51N

Determinación de Fuente de 2
Aprovisionamiento
 Existen diferentes formas de crear una Pedido de Compra según si la
fuente de aprovisionamiento es conocida o no
 Fuente conocida: se selecciona el proveedor de un listado y se genera el
pedido de compra usando la solicitud de pedido. Se puede usar también
contrato marco.
 Fuente no conocida:
 Generar solicitud de oferta o cotización
 Enviar a varios proveedores
 Recibir cotización u oferta (vinculo entre empresa y proveedor por un cierto
periodo de tiempo)
 Evaluar cotización y elegir
 Generar pedido de compra
Convirtiendo una Solicitud de 2
Pedido a un Pedido de Compra
Oferta verbal, sin registro
Fuente de aprovisionamiento
conocida
Tratamiento de órdenes 3
(Pedido de Compra)
 Pedido de Compra: es una comunicación enviada a un

proveedor en la cual la empresa se compromete a comprar
los materiales especificados bajo los términos establecidos
3
Elementos de un Pedido de Compra
RFQ (Request for Quotation): solicitud de oferta o cotización
3
Pedido de Compra
 Creación
 Manualmente o Automáticamente
 Con o sin referencia a otros documentos (solicitud, cotización u
oferta, PC anterior)
 Dato
 Documentos de transacción: Solicitud de pedido, Pedido de
Compra, RFQ, Cotización
 Datos Maestros:
 Material (propiedades)
 Proveedor (términos)
 Registro Info(precio)
 Condiciones (precio)
 Contratos y acuerdos
3
Datos en un Pedido de Compra
Pedido de Compra 3
 Tareas
 Los datos son incluidos automáticamente desde las fuentes de
entrada
 Determinación de fuente usando registro info, contratos y
acuerdos y listas de pedidos
 En resumen: crear y enviar el pedido de compra, considera
seleccionar y contactar al proveedor, para acordar detalles
 Salidas
 Pedido de Compra
 Historia de la Solicitud de Pedidos– Se añade el pedido
 Comunicación
 Con el proveedor(aprovisionamiento externo) usando mensajes:
fax, EDI, impresión
 Centro (aprovisionamiento interno) usando una órden de traslado.
3
Estructura de un Pedido de Compra
ME21N

Variante
de
Selección
Tomar

Solicitud de Pedido a Pedido de Compra
Elementos de los pasos de una Entrada
de Mercancías 4
4
Entrada de Mercancías
 Datos
 Documentos: PC, Documentos de entrega (lista de embalaje)
 Datos maestros
 Tareas
 Verificar recepción de mercancías
 Crear documento EM (entrada de mercancías)
 Salidas
 Documento de entrada de mercancías
 Documentos del material
 Encabezado: Número de documento, fecha, referencia
 Detalle (ítem): Material, cantidad, ubicación, tipo de movimiento
 Documentos de Contabilidad Financiera
 Encabezado: Número de Documento, fecha, referencia, moneda
 Detalle(Item): Cuenta LM, descripción, monto
 Documento contable
4
Entrada de Mercancías
 Salidas
 Actualización: Maestro de Material : stock, valor y precio
 Actualización: Cuenta LM (Existencias/Gastos por suministros, EM/RF)
 Pedido de Compra: incluir detalles de la recepción
 Adicionales
 Creación de lotes de inspección
 Necesidades de transporte
 Notificaciones(solicitante original se le informa que llego su pedido) y salida(vale
de entrada para personal de centro, para almacenar en la ubicación correcta)
 Funcionalidades SAP
 Gestión de Calidad
 Inspección de calidad de lote
 Gestión de almacenes
 Necesidad de transporte
4
Datos en la Entrada de Mercancías
MIGO

Impacto Financiero de la Entrada de
Mercancías 4
Documento de Material y Documento
Contable de una Entrada de Mercancías
5
Verificación de Factura
 Método Triple verificación
 Pedido de compra
 Documento de entrada de mercancías
 Factura
 Verificar consistencia de cantidades y precios
5
Elementos de la Verificación de Factura
5
 Datos
 Factura Proveedor
 Pedido de compra
 Documento de Material (doc. de recepción)
 Tareas
 Triple Verificación
 Salidas
 Documento de Factura
 Actualización de :pedido de compra y maestro de materiales
Datos necesarios para la
5
5
Verificacion de Factura
 Salidas
 LM: cuenta de proveedor, Acreedores, EM/RF
 PC histórico – Documento Factura agregado
 Maestro de Material :
 Stock valorizado
 Precio Promedio(si usa el precio en movimiento vs. precio estándar )
MIRO

Impacto Financiero de la 5
6
Gestión de Pagos
 Paso final
 Pagar al proveedor, luego de la recepción y verificación de la
factura
6
Elementos del paso de Pago
6
Tratamiento de Pago
 Creación: manualmente o vía programación de pago automático
 Dato
 Triple Verificación (u otros procesos)
 Método de pago, cuenta, ítem para pago,
 Proveedor
 Tarea
 Seleccionar método de pago
 Seleccionar facturas a pagar
 Calcular el monto de pago (descuentos)
 Contabilizar documento de pago (documento contable)
 Imprimir el medio de pago
Tratamiento del pago 6
 Salidas
 Pagos (cheques, TE, notificación)
 Actualización
 Cuenta LM
 Maestro de Material :Precio promedio (si usa precio en movimiento vs. precio
estándar )
Datos necesarios para Pago a 6
Proveedor
6
Impacto Financiero del Pago a Proveedor
F-53

Contabilizar

Ciclo de Aprovisionamiento
Integración con otros procesos
Algunos Reportes -
Listado de Facturas
Flexible Analysis

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Lab 04-02: Proceso de Aprovisionamiento

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Datos en una Solicitud de pedido

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Pedido a un Pedido de Compra

Oferta verbal, sin registro

 Pedido de Compra: es una comunicación enviada a un

Elementos de un Pedido de Compra

RFQ (Request for Quotation): solicitud de oferta o cotización

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Datos en la Entrada de Mercancías

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Elementos de la Verificación de Factura

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