TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

SEMINARIO

CASOS PRACTICOS

PROBLEMA 5

El departamento de compras mantiene registros perpetuos de inventarios de toda materia

prima por número de lotes asignados cuando el material se recibe.
Las notas de emisión se preparan en duplicado. Una copia es registrada en los libros
perpetuos como un procedimiento. La otra copia se envía a la bodega para archivarse. El
bodeguero firma y fecha la nota de emisión cuando se despacha el inventario y la regresa al
empleado encargado de registrarla, éste la compra con la otra copia y anota en los registros
perpetuos la salida de los inventarios

La compañía no toma un inventario físico anual de materia prima (que son una parte
importante de los inventarios). Se le ha dado instrucciones a la bodega de entregar los
lotes más viejos de cualquier material solicitado. El empleado encargado de registrar las
notas de emisión requiere que se haga un conteo de los lotes cuando el saldo en las tarjetas
es bajo y un lote subsecuente se empieza a usar para los despachos. Los registros se
ajustan por estos conteos. Siguiendo este procedimiento, es posible de que no se cuente
ningún lote de algunos materiales, especialmente los movimiento lento, durante el año.

PREGUNTAS

a. Son adecuados los controles internos para eliminar la necesidad de tomar un inventario
físico completo anualmente?

b. Si no, qué pasos adicionales deben tomar la compañía para eliminar el inventario físico
anual?

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PROBLEMA 7

Después de revisar los procedimientos de la compañía en cuanto a los cortes a la fecha del
inventario físico, se notó lo siguiente:

1. Todos los pedidos recibidos el viernes serán facturados en esa fecha

2. Todos los pedidos despachados el viernes serán despachados el domingo por la noche
para entregar el lunes por la mañana

3. Todas las partidas no despachadas pero facturadas serán debidamente clasificadas y

excluidas del inventario físico. El sábado por la mañana, durante el control físico, se
visitó la bodega de despachos y se notó que todas las partidas que habían sido
separadas para despacharlas habían sido excluidas del inventario físico. Cuatro
partidas fueron anotadas de las que estaban en la bodega de despachos para después
cotejarlas

Al revisar el trabajo del asistente en conexión con el cotejo de ventas y cuentas por cobrar
de la información de cortes arriba indicadas, usted nota un comentario sobre una de las
partidas como sigue:” examinada factura, preparada el lunes e incluida en ventas después
de la fecha del inventario físico, total del valor de la factura era 5.312. Incluida en cédula
de posibles ajustes inventarios--- pasar trabajo adicional”

Se hizo suficiente trabajo?, explique

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PROBLEMA 8

En la toma del inventario físico de la compañía en una de sus sucursales. La compañía no

utiliza formas prenumeradas, las cuales han sido llenadas en varios grados cada una. Al
subir del trabajo, observamos al personal de la compañía resumiendo porciones del
inventario en hojas de agrupación para someterlos a la casa matriz.

1. Qué pasos tomaría usted para satisfacerse de que el cliente no ha añadido partidas
adicionales al inventario final?

2. Qué otros pasos haría usted como Gerente de inventarios

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PROBLEMAS 9

El cliente usa buenos procedimientos para tomar el inventario físico y registrarlos, pero no
ha emitido instrucciones sobre tal efecto.

1. Por qué se requiere instrucciones? indiquelas

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CASOS QUE REQUIEREN ANALISIS

CASO
4-21 Nolan Manufactuuring Company lo ha contratado a usted el 1º de octubre como
Gerente de Inventarios para el año fiscal que termina el 31 de diciembre. Durante el
mes de noviembre, usted hace estudios extensos de control interno sobre los
inventarios.
Todos los bienes comprados pasan a través de un departamento de recepción bajo la
dirección del agente jefe de compras. Las labores del departamento de recepción
consisten en desempacar, contar e inspeccionar los bienes. La cantidad recibida es
comparada con la cantidad mostrada en la copia del departamento de recepción con la
orden de compra. Si no hay discrepancia, se coloca un sello de “OK, Departamento
de recepción” en la orden de compra y se envía a la sección de cuentas por pagar del
departamento de contabilidad . Cualquier discrepancia en la cantidad o variaciones
de las especificaciones se anuncia al comprador, devolviendo a éste la orden de
compra con una explicación de las circunstancias. No se llevan registros en el
departamento de recepción y ningún informe se origina allí.
Tan pronto como los bienes han sido inspeccionados y contados en el departamento
de recepción, son enviados al área de producción de fabrica y almacenamos junto a as
máquinas en las que ellos deben ser procesados. Los bienes terminados se mueven
desde la línea de ensamble al cuarto de almacenamiento, bajo la custodia del
oficinista de almacén, quien lleva un registro de inventario permanente en término de
unidades físicas, pero no en cifras monetarias

¿Cuáles debilidades, de existir, ve usted en el control interno sobre los inventarios?

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CASO
4-22 Un diverso número de compañías emplean compañías de servicio externas que
especializan en conteo, fijación de precios, cálculo y verificación de totales de
inventarios. Estas compañías de servicios generalmente elaboran un certificado
atestiguando el valor del inventario físico
Suponiendo que la compañía de servicios tomó inventario de la compañía del cliente
en la fecha del balance general:

¿Qué confianza, de existir, puede tener como gerente de inventarios de todas las compañía
del grupo en el certificado de inventario de especialistas externos? Analice

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CASO
4-23 La firma Ace Corporation no realiza en su bodega principalmente un conteo físico
anual completo de partes y suministros comprados, pero utiliza un muestreo
estadístico para estimar el inventario de final de año. Ace lleva un registro de
inventario permanente de partes y suministros y considera que un muestreo
estadístico es bastante efectivo en la determinación de los valores del inventario y es
lo suficientemente confiable como para hacer innecesario el conteo físico de cada
artículo de inventario.

a. Identifique los procedimientos regulares que serían utilizados por usted,

que cambian o son adicionales a los procedimientos normales requeridos cuando un
cliente utiliza un muestreo estadístico para determinar el valor del inventario y no
realiza un conteo físico anual de 100% de los artículos del inventario.
b. Enumere por lo menos 10 procedimientos normales que deberían ser
realizados para verificar cantidades físicas siempre que una compañía realice un
conteo físico periódico de todo o parte de su inventario

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CASO
4-24 La toma de inventario físico de una compañía es un procedimiento obligatorio
cuando los inventarios son materiales
a. ¿Por qué la toma del inventario físico es un procedimiento obligatorio?
Explique
b. ¿Bajo qué circunstancia es imposible la toma del inventario físico
c. ¿Por qué es importante la revisión del control del cliente de las etiquetas de
inventario durante la tome del inventario físico? Explique

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CASO
4-25 Durante el inventario fisico su observación del 30 de noviembre de 20xx, del
inventario físico de Jay Company, usted observa los siguientes artículos poco
usuales:

a. Los motores eléctricos en el almacén de bienes terminados no están con

etiquetas. Al indagar, se le informa que los motores están en consignación con
Jay Company
b. Una máquina de cortar (uno de los productos principales de Jay) en el
departamento de recepción, con una etiqueta grande adherida de RAHACER
c. Una máquina de cortar empacada en un cajón en el departamento de despacho,
dirigida a una base naval cercana de Estados Unidos, con un “Informe de
inspección y recibo de material” del departamento de defensa adherido, con fecha
del 30 de noviembre de 20xx y firmado por el inspector de la fuente naviera.
d. Una pequeña bodega aislada con cinco tipos de materias primas empolvadas allí
almacenadas. Las etiquetas de inventario están adheridas a todos los materiales y
sus conteos de prueba coinciden con las etiquetas.
¿Qué procedimientos adicionales de existir, realizaría usted para cada uno de los
casos anteriores? Explique

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CASO
4-26 Uno de los problemas a los que se enfrentan los auditores o contabilidad en la
verificación del inventario es la posibilidad de que pueda haber artículos de lento
movimiento y obsoletos incluidos entre los bienes disponibles a la fecha del balance
general. En la eventualidad de que esos artículos sean identificados en e l inventario
físico, su valor en libros deben reducirse a un valor de desechos u otra cantidad
recuperable.
Prepare una lista de los procedimientos que se deben emplear para determinar si se
incluyen artículos de lento movimiento u obsoletos en el inventario físico.

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CASO
4-27 Usted ha sido contratado por la agencia de Alden, Inc. Para analizar los controles de
la compañia sobre la compra, recibo, almacenamiento y entrega de materias primas.
Usted ha preparado los siguientes comentarios, que describen los procedimiento de
Alden.

1) Las materias primas, que consisten principalmente en componentes electrónicos

de alto costo, son guardadas en un depósito cerrado. El personal del depósito
incluye un supervisor y cuatro oficinistas. Todos están bien entrenados, son
competentes y están asegurados adecuadamente. Las materias primas se retiran
del depósito solamente bajo autorización bajo autorización escrita u oral de uno
de los supervisores de producción
2) No hay registros de inventario permanente; por tanto, los oficinistas del depósito
no mantienen registros de los bienes recibidos o entregados. Para compensar la
falta de los registros permanentes, los oficinistas del deposito quienes están bien
supervisados, realizan mensualmente inventario, físico. Al efectuar el conteo del
inventario, se sigue los procedimientos adecuados.
3) Después del conteo físico, el supervisor del depósito compara las cantidades
contadas contra el nivel predeterminado de nuevos pedidos. Si el conteo para un
producto determinado está por debajo del nivel de reordenamiento, el supervisor
ingresa el número del producto a una lista de solicitud de materiales y envía esta
lista al oficinista de cuentas por pagar. El oficinista de cuentas por pagar prepara
una orden de compra por una cantidad predeterminada de nuevos pedidos para
cada producto y envía por correo la orden de compra al proveedor a quien le fue
comprado el producto la última vez.
4) Cuando los materiales pedidos llegan a Alden, éstos son recibidos por los
oficinistas del depósito. El oficinista cuenta la mercancía y concilia el conteo
con el conocimiento de embarque del transportador. Todos los conocimientos de
embarque llevan firmas, están fechados y son archivados en el depósito para
servir como informes de entrada.

Describa las debilidades en el control interno y recomiende mejoras a los procedimientos

de Alden para la compra, recibo, almacenamiento y entrega de las materias primas.
Organice su hoja de respuesta de la forma siguiente:

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Debilidades Mejoras recomendadas

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CASO
4-28 Royal Meat Processing Company compra y procesa ganado para la venta a los
supermercados. En conexión con la auditoría de los estados financieros de la
compañía, usted ha preparado las notas siguientes con base en su revisión de los
procedimientos de inventario:
1. Cada comprador de ganado presenta un informe diario de sus compras al
superintendente de planta. Este informe muestra las fechas de la compra y la
entrega esperada, el proveedor y el número, el peso y el tipo de ganado comprado.
A medida que los despachos son recibidos, cualquier empleado de planta disponible
cuenta el número de cada tipo recibido y coloca una marca de chequeo al lado de
esta cantidad en el informe del comprador. Cuando todos los despachos
enumerados en el informe han sido recibidos, el informe es devuelto al comprador.
2. Las facturas de los proveedores, después de una revisión numérica, se envía al
comprador apropiado para aprobación, y son devueltos al departamento de
contabilidad. En este departamento se prepara un comprobante de desembolso y
un cheque por la cantidad aprobada. Los cheques son enviados al tesorero para la
firma la oficina del tesorero envía los cheque firmados al comprador para la
entrega al proveedor.
3. El ganado en canal es procesado por lotes. A cada lote se le asigna un número.
Al final de cada día es enviada al departamento de contabilidad una hoja de conteo
que reporta los lotes procesados, el número y tipo de animales en cada lote y el
peso del ganado en canal, donde se lleva un registro de inventario permanente del
ganado en canal procesado y su peso.
4. El ganado en canal procesado es almacenado en un enfriador ubicado en un
pequeño edificio adyacente al lote de estacionamiento. El enfriador está cerrado
cuando la planta esta abierta y hay un guardia de la compañía en turno de trabajo
cuando los empleados se presentan a trabajar y cuando se van, al final de sus
turnos. Los conductores de camiones de los supermercados que desean recoger sus
pedidos han sido instruidos para contactar a alguien en la planta cuando no hay
nadie en el enfriador
5. Cantidades sustanciales de productos derivados son producidas y almacenadas,
bien sea en el enfriador o en otra parte en la planta. Inicialmente, se da cuenta los
productos derivados, a medida que son vendidos. En este momento el gerente de
ventas prepara una forma en dos copias: una copia sirve como autorización para
trasferencia de bienes al cliente, y la segunda se convierte en la base para la factura
del cliente.

Para cada una de las notas numeradas anteriormente de 1 a 5, determine las

debilidades, se existen, en los procedimientos de inventario actuales y sus
sugerencias, si existen para mejorar.

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CASO
4-29 Nash Jewelers, Inc., es una corporación que negocia ampliamente con diamantes. La
corporación tiene tiendas de joyería al detalle en diversas ciudades del oriente y una
tienda de mayorista de diamantes en la ciudad de Nueva York. La tienda mayorista
también engasta los diamantes en anillos y otra joyería de calidad.

La tienda de detallista elabora pedidos para la joyería de diamantes con la tienda de

mayoristas de la ciudad de Nueva York. Un comprador empleado por la tienda de
mayorista compra diamantes en el mercado de diamantes de Nueva York; la tienda
mayorista diligencia luego los pedidos de las tiendas detallistas y de los clientes
independiente y lleva un inventario sustancial de los diamantes. La corporación
valora su inventario mediante el método especifico de identificación de costos.
Suponga que en la fecha del inventario usted está satisfecho de que a Nash Jewelers,
Inc., no le quedan artículos para reparación o venta en consignación de los clientes y
que no hay inventario de propiedad de la corporación en posesión de personas
externas.
a. Analice los problemas que deben anticipar al planificar la toma del inventario
físico en este contrato debido a:
1) Ubicaciones diferentes de los inventarios
2) Naturaleza del inventario

b. Suponga que un despacho de anillos de diamantes lo llevaba el mensajero de la

corporación de la tienda mayorista a una tienda detallista en la fecha del
inventario. ¿Qué pasos adicionales tomaría usted para quedar satisfecho sobre
las gemas que estuvieron en tránsito desde la tienda mayorista en la fecha del
inventario?

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CASO
4-30 Usted ha sido encargado del inventario de tres compañía del que tienen las siguientes
características:

1. Canyon Cattle Co., que maneja 15,000 cabezas de ganado en un rancho de 1,000
millas cuadradas, en su mayoría sin cerca, a la orilla sur del Gran Cañón en
Arizona
2. Rhoads Mfg., Co., que tiene inventarios de materias primas consistentes
principalmente en lingotes de hierro cargados en carros de carga tipo góndola en
una vía de acceso a la planta de la compañía
3. Strawser Company, que está en producción las 24 horas, en tres turnos, y que no
puede parar la producción durante el inventario físico.

¿Qué problemas anticipa usted en la observación del inventario físico de los

tres clientes nuevos y cómo manejaría usted los problemas?

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CASO PRÁCTICO
DE CONTROL FÍSICO DE EXISTENCIAS

La Sociedad ARCE, S.A., empaquetadora y comercializadora de frutos secos, necesita realizar un

inventario físico de todos sus productos con motivo del cierre de sus cuentas el 31/12/xx.

Hasta el momento, aunque la Sociedad mantiene un registro-inventario permanente de sus

productos, se dedica a realizar recuentos físicos una vez al año para el cálculo del valor de sus
existencias a efectos de los estados financieros.

SE PIDE:

Determinar las instrucciones a considerar para un inventario físico apropiado y los puntos de
control a tener en cuenta para futuras verificaciones

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CASO PRACTICO

INSTRUCTOR: FECHA:
TIEMPO DE DURACION: PRODUCTOR:

TEST

Indique, enumerándolos, los pasos a seguir para la prueba del inventario físico de fin de
año, (indicando los documentos que se utiliza).

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