El almacenamiento es una parte elemental del almacén, consiste en la adecuación del espacio y las condiciones necesarias que deben

poseer los
almacenes de los diferentes niveles para mantener la calidad e integridad de los medicamentos; su objetivo principal es recibir, conservar y
despachar existencias.
Flujo de las existencias en el almacén
Las existencias deben fluir a través del almacén de una manera ordenada. En este proceso se pueden diferenciar las siguientes fases:
• Recepción de existencias de medicamentos
• Almacenamiento de las existencias
• Control de calidad de los medicamentos.
 La recepción es un proceso intermedio entre la compra y
el almacenamiento. Con ella se culmina la compra, puesto
que se recibe lo estipulado en la orden de compra y se
inicia el almacenamiento, ya que una vez recibidos los
insumos se procede a ubicarlos y ordenarlos de acuerdo a
las políticas de almacenamiento.

Requisitos para cumplir durante la recepción

• Los medicamentos que se entregan a los usuarios
siempre deben cumplir con las especificaciones indicadas,
si los medicamentos no cumplen con estas especificaciones
probablemente no cumplan con el efecto terapéutico
deseado y ocasionen otros problemas de salud.
• Cuando llegan suministros, los empleados receptores
inspeccionan los recipientes de producto al por mayor para
verificar la conformidad con los requisitos del contrato y
para determinar si vienen embarques incompletos.
• Cuando es necesario registrar las pérdidas se debe
revisar la factura y regresar una copia y enviar la original a
la unidad de control de inventario.
Este documento especifica los tipos, cantidades y
condiciones de los suministros recibidos.
Funciones de la recepción
• Elaborar el programa de recepción con
base en las fechas de entrega, gestionar
los medios adecuados para la recepción e
informar sobre incumplimiento de entrega
• Determinar el personal y equipos a
utilizar
• Elaborar criterios y ejecutar con control
de calidad los criterios y forma de
muestreo
• Realizar y supervisar la descarga y
traslado de los productos
• Verificar la documentación
Procedimiento de la recepción de
medicamentos
Durante la recepción se procede a
verificar el cumplimiento de las
especificaciones administrativas (orden de
compra, insumos recibidos) y las
especificaciones técnicas (características
propias de cada producto).
Después de adquirir los medicamentos se
debe verificar las especificaciones
negociadascon el proveedor de tal modo
que permita confirmar su cumplimiento.
 Funciones del almacenamiento
• Conservación y protección de los insumos
• Mantenimiento, seguridad, cuidado y uso adecuado
• Planificar el uso del espacio y aplicación de método de almacenamiento
• Reposición oportuna de las existencias, manteniendo un nivel mínimo
Almaecenamiento

Criterios a seguir en el almacenamiento de medicamentos

• Los insumos médicos no deben colocarse directamente en el suelo sino en polines al estilo de bancas para que el aire circule y facilite la
limpieza
• No colocar demasiados productos apilados unos sobre otros pues se provocaría aplastamiento
• Ordenar los productos según la clasificación deseada
• Colocar los productos de menor peso en lo más alto y los de mayor peso en la parte más baja

Un buen control de inventario, requiere planificar cuidadosamente lo siguiente:

• Las dimensiones y el diseño del espacio destinado al almacenamiento
• El ordenamiento de las existencias mediante la clasificación de los mismos
• Las condiciones de almacenamiento apropiadas a los diferentes tipos de
suministros, limpieza y medidas de seguridad del almacén
• La rotación de existencias.
 • La cantidad de existencias y el tipo de estas para determinar el tamaño del local donde se almacenan los
productos
• Debe estar protegido de la humedad y cambios climatológicos
• Accesible a servicios básicos de agua, energía, alcantarillado etc.
•Facilidad de transporte y vías de comunicación
• Ventilación o buena circulación del aire
Dimension y diseño • Áreas para estantes y tarimas
• Seguridad física del edificio y de los locales, proteger con doble cerradura rejas en las ventanas
de Almacen. •Aseo.

•Son las formas en donde se acomodarán las existencias dentro del almacén las que pueden ser:
•Estanterías
•Paletas en el suelo (polines)
•Paletas apiladas
•Estantería para paletas
•Para elegir el sistema se debe considerar los factores:
• La cantidad de producto a almacenar
Sistema basico de • El volumen medio de cada producto
• Altura interna del almacén
almacen. •Disponibilidad de equipos para manejo y movimiento de los productos.
Asignación de zonas para las existencias

Los medicamentos deben situarse en lugares apropiados que garanticen la temperatura y seguridad, esto constituye una forma básica de ordenar los
suministros. Una zona puede ser un edificio, una sala independiente, un armario cerrado con llave, un refrigerador. El objetivo es cumplir dentro de lo posible las
instrucciones de conservación del fabricante del producto.

Ubicación de existencias dentro de una zona

• Ubicación fija: cada producto se le asigna un lugar específico en la estantería o en las paletas; sí el producto falta este lugar queda vacío, este tipo de ubicación
requiere un almacén con suficiente espacio, es un sistema inflexible, si necesita el espacio para un nuevo producto no se le puede asignar, se desperdicia espacio
del almacén y puede facilitar el robo.

• Ubicación flexible: se asigna un código a cada ubicación y los productos se ubican a su llegada, esta forma exige una administración eficiente de las existencias,
pero el espacio es más aprovechado.

• Ubicación semiflexible: es una forma de combinación de ambas formas de ubicación. Las existencias habituales se les asigna una ubicación fija y las existencias
esporádicas se les ubica según los espacios.

Ordenamiento de los medicamentos esenciales en el almacén

Los almacenes médicos deben tener un sistema de clasificación u organización de los medicamentos y es preciso asegurar que todos los empleados conozcan el
sistema utilizado. Entre los sistemas más comunes de clasificación de los medicamentos están los siguientes:

- Ordenamiento alfabético, según el nombre genérico: es utilizado a menudo, en establecimientos grandes como en los pequeños. Cuando se utiliza este
sistema, las etiquetas o rótulos deben cambiarse al revisar o actualizar la lista de medicamentos esenciales.
- Por categoría terapéutica o farmacológica: muy útil en pequeños depósitos o almacenes de establecimientos pequeños, este sistema requiere que el
personal posea muy buenos conocimientos de farmacología.
- Clasificación por forma farmacéutica: los medicamentos se presentan en distintas formas farmacéuticas, entre ellos: comprimidos, jarabes e inyectables;
y los productos de uso externo se presentan como ungüentos y cremas. En este sistema, los medicamentos se clasifican según su forma farmacéutica. En
la zona correspondiente
- Según el nivel del sistema: los productos destinados a cada nivel del sistema de atención de salud se mantienen juntos. Este método es una manera
adecuada para organizar botiquines de medicamentos y equipo en los niveles altos.
- Según la frecuencia de uso: los productos de gran demanda, que salen rápidamente o con frecuencia del almacén, deben colocarse en la parte delantera
del local o lo más cerca posible de la zona de tránsito. Este sistema debe usarse en combinación con otro.
- Celda de estantería aleatoria: en este sistema se identifican lugares o espacios para el almacenamiento, colocando un código correspondiente al pasillo,
al anaquel y a la posición en ese anaquel. Este sistema requiere un método de automatización computarizado.
- Codificación de productos: cada artículo tiene su propio código y su ubicación. Este sistema tiene mayor flexibilidad, pero también es el más abstracto. El
personal de los almacenes no necesita conocimientos técnicos sobre los productos porque los códigos contienen la información necesaria para
almacenarles adecuadamente, como los requisitos de temperatura, el nivel de seguridad y si el producto es inflamable o no. Este sistema funciona bien
cuando se emplean sistemas computarizados de control de inventarios.
 Conservación de las existencias: preservación de la calidad de los productos

La mayoría de los medicamentos se conservan a temperatura ambiente sin controlar, si no se especifica lo contrario. Esto quiere decir a temperatura normal
de almacenamiento entre 15 – 25 y hasta 30 grados centígrados, locales secos, limpios y bien ventilados.

Los medicamentos menos estables se deben almacenar en condiciones específicas según las siguientes categorías:

• Productos a conservar congelados: vacunas, sueros

• Productos sensibles al calor que requieren refrigeración: anticonceptivos inyectables, ergometrina, insulina, adrenalina, vacunas DPT, DT, TT, hepatitis B

• Productos con una vida útil de almacenamiento breve si están a temperatura ambiente necesitan aire acondicionado o ventilación mecánica: ampollas,
supositorios, cremas, preservativos

• Productos inflamables exigen locales especiales

• Productos atractivos al robo: medicamentos controlados, narcóticos

Vigilancia de la calidad del producto: indicadores de los problemas de calidad

Los daños que se presentan en los productos pueden ser de diferente índole. Algunos indicadores que pueden usarse para detectar los daños son los
siguientes

Todos los productos • El producto o el lubricante están decolorados

• El recipiente está roto o rasgado (ampollas, frascos, cajas, etc.)
• Falta la etiqueta o está incompleta o ilegible.
Líquidos
• Se observa decoloración, turbiedad, sedimento
• El precinto del frasco está roto
• Se observan rajaduras en las ampollas, frascos o ampollas
• Se observa humedad o condensación en el paquete.
Productos fotosensibles (como las placas radiográficas)
• El embalaje está desgarrado o rasgado.
Productos de látex
• El producto está seco, quebradizo, agrietado
Productos de látex lubricados
• El envase está pegajoso
• El embalaje está manchado
• Hay pérdidas de lubricante (se observa humedad o condensación en
el envase).
Tabletas o comprimidos
• Se observa decoloración, los comprimidos están deshechos, faltan
comprimidos
(en el blíster), se observa pegajosidad (especialmente en los
comprimidos
recubiertos), se percibe un olor poco habitual.
g) Inyectables
• No se obtiene una suspensión después de agitar.
h) Productos estériles (incluyendo los dispositivos intrauterinos)
• Los envases están desgarrados o rasgados, faltan partes, se observan
partes rotas o dobladas, humedad en el interior del envase, el envase
está manchado.
 Recomendaciones específicas para el almacenamiento de productos
Farmacéuticos
- Productos inflamables
• Dentro de los líquidos inflamables que generalmente se encuentran en los almacenes están: acetona, éter, sustancia para anestesia y alcoholes.
• Los productos inflamables deben estar en zonas alejadas del almacenamiento, pero ubicada en el mismo predio y a no más de 20m de distancia de los demás
edificios.
Se debe acceder con facilidad al equipo de extinción de incendios. Si se tiene un gran volumen de productos inflamables, nunca deben almacenarse en las mismas
zonas que los medicamentos.
• Si la cantidad de los productos inflamables es pequeña, pueden almacenarse en un armario de acero, en una zona bien ventilada y alejada de los fuegos no
controlados y de los aparatos eléctricos.
- Sustancias corrosivas
• Las sustancias corrosivas u oxidantes que generalmente se encuentran en los almacenes u otros establecimientos de atención de salud de alto nivel, incluyen el
ácido tricloroacético, el ácido acético glacial, las soluciones concentradas de amoníaco, el nitrato de plata, el nitrato de sodio y el hidróxido de sodio en gránulos.
• Siempre almacene las sustancias corrosivas lejos de los productos inflamables, en lo posible en otro armario de acero para evitar las pérdidas. Cuando manipule
estas sustancias utilice guantes y gafas protectoras adecuadas de tipo industrial.
- Prevención de daños y contaminación
Daños físicos
Evite aplastar los productos almacenados a granel. Por regla general, los productos no deben apilarse a más de 2,5 m (8pies) de altura.
Suciedad
- Protección contra incendios
Para evitar que los productos se dañen por un incendio: Coloque en cada uno de los locales de almacenamiento los extinguidores de incendio
establecidos en las reglamentaciones nacionales
• Realice una inspección visual de los extinguidores de inendio cada 2 a 3meses para asegurarse de que conserven la presión adecuada y estén listos para su uso
• Realice el mantenimiento de los extinguidores de incendio por lo menos una vez al año • Coloque detectores de humo en todo el depósito y contrólelos cada 2
a 3meses para
asegurarse de que estén funcionando adecuadamente