CAP.

Sistema de Abastecimientos y la Gestión

de Almacenes

1. ¿Qué es el Sistema de Abastecimiento? CAP. II

a) Concepto
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, obje-
tivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos, orientados la
gestión eficiente de almacenes y al proceso oportuno de abastecimientos que
requieren las entidades del Estado, orientado al racional flujo, de distribución o CAP. III
suministro, empleo y conservación de los recursos materiales; así como acciones
especializadas para atender las necesidades y requerimiento de las entidades
para el normal desenvolvimiento de sus actividades,y asegurar la continuidad
de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la
administración pública.
Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056, en el marco de CAP. IV

actividad de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional

de Administración Pública. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene
diversas instancias.
Concepto
i) Políticas Son decisiones de alto nivel que buscan unificar conductas y orientar procesos
CAP. V
hacia el logro de metas y objetivos , a través de lineamientos que guían las accio-
nes del sistema de abastecimientos y delimitan el grado de discrecionalidad en la
toma de decisiones, se puede definir también como el conjunto de orientaciones
y guías de acción que las autoridades y la alta dirección de cada organismos
emite para regular la actuación directiva de sus funcionarios y las actividades
de los servidores en cumplimiento de los fines y objetivos institucionales, por lo
tanto las autoridades de las diferentes entidades del sector público adoptarán
sus decisiones en base a políticas públicas.
ii) Objetivos Los objetivos, son los aspectos cualitativos que se desea alcanzar e involucran
una descripción de los resultados que se pretenden obtener en un horizonte
temporal, cuyo propósito conduce a alcanzar con eficiencia la misión y visión
del sistema, Los objetivos estratégicos son los propósitos o fines esenciales que
una entidad pretende alcanzar para lograr la misión que se ha propuesto en el
marco de su estrategia.
iii) Normas Es el conjunto de reglas o lineamientos legales de cumplimiento obligatorio,
CAP. VII
dictado por autoridad competente que tiene por finalidad establecer el mar-
co normativo del sistema de abastecimientos, con un criterio de valor y cuyo
incumplimiento trae aparejado una sanción. Generalmente, impone deberes y
confiere derechos.
iv) Atribuciones Las atribuciones son el conjunto regulado por normas de actividades procesos y
procedimientos asociados al desempeño de funciones de logística o almacene
del estado
CAP. VIII

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 v) Procesos técnicos Planeamiento y programación ( Plan anual de contrataciones )
Compra y contratación ( D.Leg.1017,D.S.2008-MEF )
CAP. I Proceso de almacenamiento o internamiento:
Proceso de distribución:
Inventario físico y control de almacén:
Alta y Baja de bienes de consumo de almacén:
Registro y control de existencias
Control patrimonial (Ley N° 29151 y D.S.007-2008-Vivienda )
vi) Procedimientos Recepción:
CAP. II Verificación y control de calidad:
Internamiento:
Registro y control:
Custodia:
Formulación del pedido:
Autorización de despacho:
Acondicionamiento de materiales:
Control de materiales:
CAP. III Entrega de materiales, etc, etc,

b) Principales Procesos Técnicos de Abastecimiento

Los principales procesos técnicos de abastecimiento son los siguientes:

CAP. IV i) Programación
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- determinación de necesidades.
- consolidación de necesidades.
- formulación del plan anual de contrataciones.
CAP. V
- ejecución de la programación.
- evaluación de la programación.
ii) Catalogación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- identificación de bienes no codificados.
- actualización de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes
iii) Registro y control
Este proceso comprende las siguientes actividades:
CAP. VII
- desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento.
- elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores.
iv) Contrataciones del estado
Este procedimiento está regulado por la Ley de Contrataciones y Adquisiciones
CAP. VIII del Estado, aprobado D.Leg.1017 y su reglamento aprobado mediante el Decreto
Supremo 184-2008-MEF.

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Consideraos que este proceso merece mayor atención por lo que en el presente
documento se profundiza su desarrollo.
CAP. I

v) Recuperación de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
- recolección o selección.
- reparación o reconstrucción.
CAP. II
- utilización.
vi) Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la
entidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado
los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee la organización.
CAP. III
vii) Seguridad
Es el proceso mediante el cual se provee de seguridad, previenen, detectan
y/o eliminan las situaciones de riesgo que pueden causar daño o pérdida a la
entidad ,a la información o a los medios materiales, bienes muebles e inmuebles,
a fin de evitar la paralización de los procesos desarrollados por la entidad.
CAP. IV
viii) Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa referidas a
la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado almacén, con
fines de custodia. El control de los bienes, tanto muebles como de consumo,
que entren y salgan del almacén, deberán ser administrados mediante sistema
informático que permita registrar su movimiento a través de : CAP. V

Las entradas, Se controla a través del Cardex físico, indicando el código asignado
correspondiente conforme al catálogo de bienes ,nombre del proveedor, número
de factura, fecha de ingreso, fecha, unidad de medida, cantidad, descripción
puntual del bien, referenciado inicialmente el documento fuente de ingreso.
Las salidas, mediante el registro de las solicitudes o pedidos comprobantes
de salida de bienes denominado “P/C/S” y los formatos de salidas provisional
de almacén, a través de guías de remisión, incluyendo los datos de la unidad
orgánica solicitante, fecha de solicitud, unidad de medida, cantidad, descrip-
ción puntual de los bienes solicitados, identificándolo inicialmente mediante el
código del catálogo de bienes.
t

"EJDJPOBMNFOUF
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CAP. VII
se deberá incluir el número de serie del activo y el responsable de su uso
Asimismo, deberá registrar los movimientos, descargando del sistema de
control los bienes entregados y permitiendo la consulta de existencias en
forma oportuna e inmediata,

CAP. VIII

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 ix) Distribución
CAP. I Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico - administrativa en que se
cierra el círculo de almacenes, y permite la satisfacción de las necesidades del
usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados.
x) Disposición final
Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico-administrativa orientadas a
CAP. II detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes proporcionados
a las diferentes dependencias de la entidad.

c) Políticas para el sistema de abastecimientos:

Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no
CAP. III personales en la Administración Pública a través de los procesos técnicos de
catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacena-
miento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación
de bienes y disposición final
i) El Almacén debe ser un área física seleccionada bajo criterios y técnicas
adecuadas, destinada a la custodia y conservación de los bienes que. van
CAP. IV a emplearse para la producción de servicios públicos o de bienes econó-
micos. Las actividades que en él se realizan esencialmente son las que
corresponden a los procesos técnicos de Abastecimiento denominados
Almacenamiento y Distribución.
ii) En cada organismo público, a nivel central, descentralizado o desconcen-
trado, el órgano de Abastecimiento tendrá a su cargo la organización e
CAP. V implementación de uno o más Almacenes para la custodia temporal de
los bienes que adquiere y suministra.
iii) Loyaut de Almacén.-, a efecto de planear el croquis o distribución de
los espacios físicos del almacén. de acuerdo a las posibilidades de cada
entidad,o de acuerdo a las características técnicas y magnitud de las
compras, se establecerá áreas físicas de uso específico para:
a. Oficina
b. Recepción y despacho.
c. Corredores y pasadizos.
d. Zona de almacenaje.
e. Vestuarios de personal.
CAP. VII
f. Servicios higiénicos.
g. Zonas para ampliaciones.
h. Áreas de estacionamiento exterior.
iv) Es responsabilidad del Jefe de Almacén, entre otros;
a. Presenciar, verificar y suscribir la conformidad sobre el ingreso de
CAP. VIII
bienes a la entidad.

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 b. Proteger y controlar las existencias en custodia.
c. Velar por la seguridad y mantenimiento del local y equipos de alma- CAP. I
cén.
d. Efectuar la distribución de bienes conforme al programa estableci-
do.
e. Coordinar la oportuna reposición del stock.
f. Emitir los reportes del movimiento de bienes en Almacén.
CAP. II
v) Son factores a considerar en la selección y organización del local de al-
macén los siguientes:
Área requerida, debe permitir que las operaciones que en ella se realicen, se
efectúen en una área física adecuada, sin que tropiece con inconvenientes por
falta de espacio. Se determina en base a la cantidad y volumen de los bienes
previstos para adquirir, incluyendo proyecciones de futuras ampliaciones. CAP. III

Seguridad, el lugar geográfico y el local deben reunir condiciones que eviten el

deterioro o merma ocasionado por agentes atmosféricos, así como preservar
la integridad humana y física ante acciones de terceros o de desastres natura-
les.
Facilidad de recepción, contemplar la no interferencia con otras actividades
que ejecuta la Institución; debe existir vías de acceso para personas y vehículos CAP. IV

para que los proveedores entreguen sin dificultad sus artículos.

Características de materiales, según la naturaleza de los bienes, se debe tener en
consideración el peligro que pue4an o no ocasionar al personal que labora en
el almacén así como a la comunidad, ejemplo, explosivos, productos químicos,
tóxicos, radioactivos, etc.
CAP. V
Facilidad de utilización por los usuarios, considerar la cercanía y fluidez de
tránsito para que el abastecimiento a las unidades usuarias sea en forma eco-
nómica, rápida y segura.
Tiempo de suministro, considerar la distancia en que se encuentran las unida-
des usuarias y sus necesidades de reposición, ejemplo, cuando la atención de
pedidos se tuviera que efectuar el mismo día, el almacén estaría ubicado en la
misma localidad; si éstos tuvieran que atenderse al día siguiente o al tercer día,
la localización puede hacerse fuera del perímetro del lugar en que se encuentran
las dependencias usuarias.
Centros de abastecimiento, tiene que ver con la fuente de suministro y el tamaño
del local del almacén; cuando más alejado esté el almacén de las fuentes de
suministro, mayor será su tamaño. CAP. VII

Vías de comunicación, se localizará el almacén en lugares en que haya fluido

servicio de transporte para el acarreo de bienes y materiales.
Infraestructura disponible, considerar áreas o edificaciones que por sus ca-
racterísticas resulten apropiadas y que además el costo de acondicionamiento
resulte económico.
CAP. VIII
Requerimientos de seguridad, analizar y valorar el equipo de seguridad con el
mismo cuidado que se da a cualquier otro equipo, sobre todo en los aspectos

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 siguientes:
CAP. I 1) Diseño de protectores y cascos de seguridad.
2) Elección de extintores apropiados para combatir el tipo de incendios e
instalación adecuada.
Ubicación de sistemas de rociadores en zonas donde el agua no cause más
daño que el fuego, etc.

CAP. II d) Objetivos
- Los objetivos del sistema de abastecimientos son:
- Promover la gestión de almacenes con eficiencia, eficacia y economía.
- Asegurar el flujo.
- Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de
CAP. III abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública.
- Propender la recepción rápida y oportuna de los pedidos y requerimientos
de los bienes y suministros diverso para el desarrollo de las actividades
de la entidad y aumento de la precisión
- Optimizar los recursos y actividades a través de una buena adquisición y
distribución bienes
CAP. IV
- Control del inventario y reducción de los bienes no productivos (bienes
obsoletos, deteriorados, etc.)
- Procesamiento más rápido y con mayor exactitud los grandes volúmenes
de bienes y suministros
- Entrega a tiempo y garantía de mejor nivel de servicio
CAP. V
- Monitorización del almacén y de las actividades, así como el flujo de
recursos

e) Marco normativo Sistema de Abastecimiento

e.1) Ley de creación: Decreto Ley Nº 22056 del 30-12-1977
Instituye a partir del 1 de Enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento
que conforman como Oficina Central Técnico Normativa la Dirección
Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administración Pú-
blica, y como órganos de ejecución, las Oficinas de Abastecimiento de los
Ministerios, Organismos cuyo Jefe tiene rango de Ministro, Organismos
Públicos Descentralizados y Concejos Municipales.
CAP. VII Resolución jefatural Nº 335-90-INAP/DNA Aprueba el Manual de admi-
nistración de Almacenes para el sector público (Vigente a la fecha).

e.2) La Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP, aprobó las Normas Generales del

Sistema de Abastecimiento que fueron las siguientes:
CAP. VIII
SA.01 Aplicación de los Criterios de Eficiencia. (Derogada)
SA. 02 Integridad de Administración del Abastecimiento. (Derogada)

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SA. 03 Actualización y Utilización de Información para el Abastecimiento
(Derogada)
CAP. I
SA.04 Unidad de Adquisiciones de Bienes y Servicios. (Derogada)
SA.05 Unidad en el Ingreso Físico y Custodia temporal de Bienes (Vigente)
SA.06 Austeridad del Abastecimiento (Vigente)
SA. 07 Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios. (Vigente)
Ley Nº 26507 del 19/07/19 CAP. II

Declara en disolución al Instituto Nacional de Administración Pública

(INAP), como organismo público descentralizado del Poder Ejecutivo
dependiente directamente del Presidente de la República.
Al entrar en vigencia la Ley Nº 26850- Ley de Contrataciones y Adqui-
siciones del Estado y el Decreto Supremo Nº 039-98, derogan diversos
dispositivos entre ellos el Decreto Supremo Nº 034-80-VC, el Decreto CAP. III

Supremo. Nº 065-85-PCM y las Normas Generales de Abastecimiento en

lo referente a: SA.01, SA.02, SA.03 y SA.04 contenidas en la Resolución
Jefatural Nº 118-80-INAP.
SA 05. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes (vigente)
Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente CAP. IV
por el Almacén Central, salvo que por su naturaleza y características
propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el ingreso y salida
se hará sólo con documentos fuentes (orden de compra: O/C, Or-
den de Servicio: O/S, Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido
Comprobante de Salida: PECOSA). Se denomina así por ser éstos
de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad CAP. V
y Presupuesto.
Y se codifican según los Catálogos Nacionales vigentes, se registran
tanto el ingreso como la salida en las tarjetas de control de salidas
físicas o Bind Card y se informa documentadamente en el Cardex
Físico, para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad en el
kardex valorado, a través del Resumen del Movimiento de Almacén
(RJ. Nº 335-90-INAP/DNA).
Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén
con el documento de salida pedido comprobante de salida de al-
macén “PECOSA “. Los que van a ser utilizados en fecha posterior
(como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante
Pedido Interno de Almacén (PIA), que es un documento interno de CAP. VII
naturaleza extra-contable, previa su aprobación y autorización por
resolución de Oficina General de Abastecimiento, o la que haga sus
veces como es el caso de la Gerencia de Administración.
SA.06 Austeridad del Abastecimiento (vigente)
“En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o
CAP. VIII
administración de bienes y servicios, se aplicarán los criterios e
instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a