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El presente trabajo se realizó con mucho esmero y dedicación esperando colmar las
expectativas del docente.
INTRODUCCION
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http://perfildelasecretaria-delia.blogspot.pe/2012/04/introduccion.html
Índice
CAPÍTULO I
MARCO TEÓRICO
2.1. CONCEPTO DE SECRETARIA EJECUTIVA.............................................................................. 4
2.2. LA HISTORIA DE LA SECRETARIA ........................................................................................... 4
2.2.1. Remington y el Día de la Secretaria ......................................................................................... 5
2.2.2. La Secretaria en el Mundo....................................................................................................... 6
2.2.3. La Historia del Día de la Secretaria ......................................................................................... 7
2.3. DESCRIPCION DE CARGO............................................................................................................ 8
2.3.1. Misión o Propósito del Cargo ................................................................................................... 8
2.3.2. Funciones Específicas ................................................................................................................ 8
2.4. CAMPO LABORAL DE UNA SECRETARIA ............................................................................. 10
2.5. VOCACIÓN DE SECRETARIA .................................................................................................... 10
2.6. COMPETENCIAS ACTITUDINALES DE LA SECRETARIA ................................................. 11
2.6.1. La Importancia Significativa del Conocimiento ................................................................... 11
2.6.2. Rol de las Comunicaciones...................................................................................................... 11
2.6.3. Funciones Especificas .............................................................................................................. 11
2.6.4. Funciones Administrativas ..................................................................................................... 12
2.6.5. La Secretaria en la Empresa Moderna ................................................................................. 13
CAPITULO III
RELACIONES HUMANAS EN EL ASPECTO SOCIAL
3.1. RELACIONES HUMANAS EN LA OFICINA............................................................................. 14
3.2. CUALIDADES DE LA SECRETARIA ......................................................................................... 14
3.3. IMAGEN Y ATENCIÓN AL CLIENTE ....................................................................................... 16
3.4. TIPOS DE CLIENTES .................................................................................................................... 16
3.5. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.................................................................................................. 18
3.6. PRINCIPIOS GENERALES QUE PUEDEN AYUDAR AL LOGRO DE BUENAS
RELACIONES DEL TRABAJO ................................................................................................................. 18
3.7. COMO VENDER EN LA IMAGEN SECRETARIAL................................................................. 19
3.8. COMO SE CONSTRUYE UNA BUENA IMAGEN DE UNA SECRETARIA.......................... 20
3.9. ¿CÓMO SE CONSTRUYE LA BUENA IMAGEN DE UNA EMPRESA?................................ 21
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de
documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo
que sería la agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su
jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su departamento u
oficina.
El origen del ingenioso invento se ajusta al año 1714, cuando un inglés de nombre
Henry Mill patentó una rudimentaria “maquina artificial, capaz de volcar cualquier
escrito en papel. Pero, la historia indica a Cristopher Latham Sholes como inventor
de la máquina de escribir, patentó en EUA en 1868.
El 23 de junio de este mismo año, es decir de 1873, Liliam Sholes fue la primera
SECRETARIA que registra la historia, luego de dar al fin el uso comercial a la
máquina inventada años antes.
Sin embargo en la década de los 60 fueron tiempos de ensueños, los 70 fueron años
de la lucha, las mujeres latinoamericanas comenzaron a reclamar posiciones de
trabajo, salarios más justos e igualdad de oportunidades.
Fue en esa época que la situación económica exigía participación activa por parte de
los miembros de la familia, mientras que los hijos varones hacían lo imposible para
adquirir educación superior, las hijas que aún no fueron casadas tuvieron de aliada a
uno de los más grandes inventos la máquina de escribir.
Dentro de ese personal por supuesto estaban las secretarias. Algunos dicen por ahí
que las mecanógrafos eras suplantadas por las mecanógrafas, porque ellas poseían
más rapidez en los dedos, sin embargo otros opinan que preferirían a las mujeres
porque eran más serias, honradas y guapas.
2.2.3. La Historia del Día de la Secretaria
Existen dos historias sobre el origen del Día de la Secretaria. Una de ellas, sin
comprobar, cuenta que durante la segunda etapa de la Revolución Industrial, en el
siglo XIX, Christopher Sholes inventó la máquina de escribir. Su hija Lilian Sholes
fue una de las primeras personas en comprobar la eficacia del invento. De esta
manera, se convirtió en la primera mujer que se presentó en público escribiendo a
máquina.
Otra historia, con mayor credibilidad, afirma que el evento anual fue organizado por
la Asociación Nacional de Secretarias (ahora conocida como la Asociación
Internacional de Profesionales Administrativos) en 1952 en Estados Unidos. El
festejo se llamó la "Semana Nacional de las Secretarias", y fue creado en conjunto
con el ejecutivo de relaciones públicas Harry Klemfuss y un consorcio de fabricantes
de productos de oficina.
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http://es.slideshare.net/zacks/la-historia-de-la-secretaria
12. Tener disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso
de emergencia.
13. Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o anomalías
relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su
responsabilidad.
14. Recibir, modificar inicial y periódicamente la clave de acceso, la cual es personal
e intransferible. Responder por todas y cada una de las transacciones realizadas
a través de ella.
15. Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que
le signifiquen sus funciones tanto en las instalaciones de la Tránsito como en la
vía pública.
16. Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las
consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones.
17. Apoyar al Secretario en los análisis, estudios y reportes requeridos, igualmente
servir de enlace al jefe inmediato en todas las actividades que comprometan al
despacho.
18. Mantener contacto directo con el personal de la Secretaría en aras de apoyar al
Secretario en las diferentes decisiones administrativas.
19. Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos,
Ordenanzas, Acuerdos, Manual de Funciones, Reglamentos Internos de la
corporación Municipal.
20. Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes,
programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.
21. Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la dependencia a la que
se encuentra adscrito y la ejecución de los procesos en que interviene en razón
del cargo.
22. Proponer, preparar e implementar los procedimientos e instrumentos requeridos
para mejorar la prestación de los servicios a cargo de la entidad.
23. Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de
control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.
24. Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre
Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y
Conflicto de Intereses.
25. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo y que le sean asignadas por
su jefe inmediato3
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http://www.envigado.gov.co/Secretarias/SecretariaAdministrativa/Comisin%20Servicio%20civil/nivelAsist
encial/FUNCIONES%20DE%20SECRETARIA%20EJECUTIVA.pdf
profesionalmente. Somos secretarias por vocación y porque nos gusta esta senda
profesional. No somos profesionales de segunda.4
4
Araceli Bundó. 16.11.2005
2.6.4. Funciones Administrativas
La redacción y la gestión de correspondencia.
Los trabajos de toma de nota.
Elaboración las actas de reuniones
Archivo de los documentos de la oficina
Organización con rapidez y exactitud la clasificación, de los registros y de los
archivos.
Ayudar a la preparación y organización de asambleas, reuniones, seminarios y
convenciones.
SECRETARIA TRADICIONAL:
Sus tareas no son administrativas o ejecutivas sino que solo son orientadas a
tareas concretas.
conocimientos más de mecanografía u ortografía que de conocimientos
modernos.
software común, tales como hojas de cálculo, de procesamiento de textos o
gráficos.
publica artículos o eventos en una página web.
salario fijo básico a sus conocimientos.
SECRETARIA EJECUTIVA
Sus tareas son de negociación o administrativas y pueden tomar decisiones de
forma independiente.
Conocimientos superiores de gramática aplicaciones modernas, dos o más
idiomas.
conocimiento total del mundo virtual programas de software avanzados,
equipada con equipos de oficina modernos.
diseña páginas web y las administra para su mayor organización.
su salario aumenta cada vez más conforme vaya avanzando.
Representa personalmente a su jefe o empresa.
Es muy importante saber o tener en cuenta los siguientes puntos claves para
tener buenas relaciones humanas en la oficina:
Ayudar a que los demás se conozcan e integren.
Saludar y despedirse ayuda a establecer relaciones armónicas.
Pensar en los demás y olvidarse un poco de uno mismo.
Ser leal quiere decir apoyar a los demás y reservar las críticas y comentarios
negativos para hacérselos a la persona en forma privada.
Ser discreta en los asuntos de la empresa.
La persistencia es una de las cualidades esenciales de las relaciones humanas esto
se explica, por ejemplo a la cortesía, que se deben utilizar en la oficina hasta en
los momentos de conflicto y presión.
Cuidar los modales o lo que dice en las reuniones empresariales, es decir,
sociales.
Ayudar a los empleados nuevos a integrarse a conocer las pautas y la mecánica
del trabajo.
AMBICIOSA: Pierde una vez, gana dos veces enseguida. Día a día acumula
poder, ampliando su influencia al punto de representar una fuente de persuasión.
Crea un imperio, donde ella es la reina y el resto súbditos.
SOCIABLE: Se lleva bien con todo el mundo, entusiasmándose con todo. Es
siempre la que se preocupa de los cumpleaños, recolección de fondos para los
funcionarios problemas, visita enfermos, maneja los matrimonios, nacimientos
etc.
El invasor de fronteras
Este tipo de clientes no son capaces de percibir ninguna barrera, ni contigo ni con
tu trabajo
Como actuar con un cliente invasor de fronteras?
Lo mejor es dejar bien claros tus límites desde el comienzo de la relación,
especialmente si sospechas que esto puede llegar a ser un problema
El sabelotodo
Este es el tipo de cliente que cree saber más de tu trabajo que tú mismo y que te
está indicando constantemente cómo hacer las cosas.
La solución:
Restablecer las funciones respectivas entonces es el momento de dar un golpe
sobre la mesa ante un cliente sabelotodo
El Cliente Insaciable
Este cliente considera que el trabajo nunca es lo suficientemente bueno, y también
te controla de manera excesiva- aunque por diferentes razones que el cliente
inseguro. Su comportamiento te puede llegar a vencer completamente por
razones de cansancio.
La solución:
calibrar cuidadosamente las expectativas al comienzo de cada compromiso o
transacción. Las empresas de TLC cuentan con “acuerdos de nivel de servicio”–
tal vez tengas que profundizar en detalles específicos sobre el tipo, la calidad y
el formato de tu producto para este cliente.
El callado.
Este tipo de cliente parece difícil de tratar porque es complicado saber en qué
piensan. Su silencio obedece a su temperamento y sólo compra una vez que esté
convencido del beneficio que le ofrece el producto o servicio.
¿Cómo actuar con un cliente callado?
o Mantener la calma.
o Ser breves y precisos.
o No meterles prisa porque se le podremos perder.
o Nunca tratarlos con familiaridad.
o Pedirle su opinión en determinados temas.
o
El crítico.
A este tipo de cliente le reconoceremos porque se suele mostrar impaciente y
agitado. Mira con frecuencia el reloj.
¿Cómo actuar con un cliente crítico?
o Escuchar lo que nos pide.
o Ser rápidos y breves.
o No hablar demasiado.
o No se dejar que nos dominen los nervios.
El violento.
Es una persona que le gusta discutir de forma permanente. Utiliza el insulto o la
agresión como medio de expresión para conseguir lo que pretende. Pondrán a
prueba tu paciencia. Suelen tener una personalidad fuerte y dominante.
¿Cómo actuar con un cliente violento?
o Prestarle atención inicial sin arrogancia ni hostilidad.
o Mantener la calma en todo momento.
o No discutir o adoptar la misma actitud del cliente.
o No interrumpirle.
o No pedirle o insinuarle que se calme.
o Soporte impasibles su agresividad.
Presentación personal:
Vestuario adecuado.
Profesionalismo.
Expresión verbal o gestual.
Utilizar diversas técnicas laborales.
Los gestos.
Forma de conducirse.
El vocabulario.
El aseo e higiene personal.
El tono y volumen de voz.
4. La secretaria como gestora. Una de las secretarias de alta dirección que tuve la
suerte de conocer cada vez que cogía el teléfono transmitía la importancia de la
empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convertía en un
factor de imagen, invaluable para la empresa.
9. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa. Hoy todas las personas
tienen una "marca" personal que cuidar más allá de la marca comercial o
corporativa de la empresa. En parte esto se hace a través de Linkedin, Google+,
Twitter u otras redes sociales profesionales. Y hay que saber hacerlo.
4. Buenas relaciones empresariales: Tanto con sus clientes como con sus
proveedores, empresas asociadas y hasta su competencia, son factores que
inciden en una buena imagen empresarial.
5. Preocuparse del diseño: Tanto del local como de sus productos, pueden generar
una imagen única en la mente del cliente. Un diseño atractivo del envase de su
producto o bien del servicio entregado puede marcar la diferencia. Piense en qué
aspectos pueden llamar la atención de su cliente: la presentación, el tamaño, etc.
En cuanto al diseño interno del local, preocúpese de aspectos como la visibilidad,
la iluminación, la amplitud y el correcto uso de colores y del ambiente.
7. Ser una empresa transparente: Una empresa logra una buena imagen cuando
actúa bajo la verdad. Esto quiere decir, por ejemplo, que si sus productos no son
del todo seguros o bien carecen de ciertas características, es mejor siempre ir con
la verdad a ocultarla. Por ello, existen empresas que se especializan en manejo
de crisis. Ser siempre transparente y reconocer los errores en el momento y
lugar adecuados hablarán de una empresa lo suficientemente profesional como
para seguir creyendo en ella.5
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DESARROLLO PROFESIONAL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA Investigado en la Universidad Nacional de San
Antonio Abad de Cusco, de la Carrera Profesional de Administración.
CONCLUSIONES
Podemos definir que el acto de administrar como: planear, organizar, dirigir, coordinar y
controlar, aclara lo que son las funciones administrativas.
Por lo general las empresas actualmente basan su funcionamiento en todos los conceptos
dados por los clásicos de la administración, pero al día de hoy, las empresas comprueban
que la calidad y el servicio son uno de los factores más importantes para lograr la alta
productividad en la misma; de ahí que se necesite una combinación de las teorías clásicas y
de la teoría moderna administrativa, para lograr eficiencia en la empresa.
RECOMENDACIONES
Dicen que detrás de todo gran jefe, hay una excelente secretaria. Y no es para menos, porque
aparte de ser la mano derecha de éste, ella ejerce funciones fundamentales en el día a día
de la empresa, de las que depende su correcto funcionamiento.
A continuación algunas de las características que distinguen a una buena secretaria.
1. Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza.
Su formación, solidez, discreción, carácter, personalidad son clave para que exista
una relación de confianza absoluta.
2. Para poder atender la mayor cantidad de temas posibles y hacerlo sin estrés y en
“buena forma” es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
3. Ser una buena secretaria es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo
con la seguridad de no equivocarse. Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el
jefe no quede mal.
4. Debe convertirse en la garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se
tomen decisiones. De esta manera, la mente del jefe puede descansar y ocuparse de
cosas nuevas, con lo que su productividad será mayor.
Ponerse al día
Una buena secretaria necesita aprender tanto como el jefe. Debe ponerse al día de todo lo
que es importante en la empresa. Familiarizarse con cosas nuevas, aunque sean complejas.
Debe formarse continuamente, hacer cursos especializados, sin que afecte el normal
desarrollo de su labor diaria.
ANEXOS
Equipos de la secretaria ejecutiva.
MICROSOFT EXCEL
PERFIL CORRECTO
1.USA MÁXIMO 3 2. USAR UN
COLORES A LA VEZ. MAQUILLAJE
3.CUIDA MUCHO TU
DISCRETO
HIGIENE EN CABELLO
Y MANOS.