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Propuesta de Creacion de una Biblioteca Virtual y


Digital para la Asociacion Medica del Centro
Medico ABC

Conference Paper · March 2004

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2 authors:

Micaela Ayala-Picazo Moises Zielanowski-Mansbach


Medical Association and ABC Medical Center Centro Médico ABC
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Propuesta de creación de una Biblioteca Virtual y Digital para la


Asociación Médica del Centro Médico ABC

Lic. Micaela Ayala Picazo


Dr. Moisés Zielanowski Mansbach

Centro Médico ABC. Asociación Médica.

Resúmen
Esta propuesta tiene como objetivo orientar el proceso de iniciar la Biblioteca Virtual/Digital (BVyD) de la
Asociación Médica del Centro Médico ABC. Las diferentes orientaciones tienen como objetivo fortalecer y
ampliar la capacidad de operación de la actual Biblioteca. Seguramente una gran cantidad de usuarios
potenciales de la BVyD, en particular el personal de los diferentes departamentos, están excluidos del acceso
a Internet y sus contenidos. Es decir, su capacidad de decisión basada en información actualizada es
reducida cuando se compara a la parcela de la población que utiliza Internet. La superación de este
fenómeno conocido como exclusión digital o abismo digital es crucial para su desarrollo. Los elementos a
considerar son: I. Planeación; II. Administración y Presupuesto; III. Integración Tecnológica; IV. Desarrollo
de Contenidos y Servicios; V. Servicios de Consulta; VI. Consorcio y Cooperación; VII. Bibliografía.

Palabras clave: Biblioteca Virtual, Biblioteca Digital, Biblioteca Médica

Abstract
This proposal has the objective to guide the process of how to initiate the Virtual Library/Digital (VLyD) of
the Medical Association of the Medical Center ABC. The guide has the objective of strengthen and extend the
abilities of operation of the current Library. Probably a great quantity of potential users of the VLyD,
specially the staff of the different departments, are excluded from the access to Internet and its contents. That
is to say, their capacity of decision based on updated information is reduced when it is compared to the group
of the population who uses Internet. The overcoming of this phenomenon known as digital exclusion or digital
abyss is crucial for the development of the Center.. Elements to consider for the development of the VLyD
are: I. Design; II. Administration and Budget; III. Technological Integration; IV. Development of Contents
and Services; V. Services of Consultation; VI. Consortium and Cooperation; VII. Bibliography.

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Key words: Virtual Library, Digital Library, Medical Library

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I. Introducción

Esta propuesta tiene como objetivo orientar el proceso de puesta en marcha de la Biblioteca
Virtual/Digital (BVyD) de la Asociación Médica del Centro Médico ABC, en sus dos
localizaciones: venida Observatorio y del nuevo Centro Santa Fe en la Ciudad de México.
Las orientaciones tienen como objetivo fortalecer y ampliar la capacidad de operación de la
actual Biblioteca y se sugiere que por lo tanto sean evaluadas, adoptadas y aplicadas a la
luz de las condiciones locales.

Actualmente cualquier BVyD opera en el paradigma de información y comunicación de la


Internet.

En Internet los usuarios tienen y demandan el contacto directo en línea con redes de fuentes
de información y con otros usuarios, en un contexto dinámico que supera las restricciones
relativas a espacio geográfico, tiempo, tamaño y extensión que han caracterizado el acceso
a los productos y servicios de información operados en los límites físicos de las bibliotecas
y centros de documentación tradicionales.

Internet dota a sus usuarios con un poder inédito al aumentar radicalmente su capacidad
individual y colectiva de tomar decisiones con base en información actualizada. Al mismo
tiempo, los productores e intermediarios de información (ej. distribuidores, editoriales,
bibliotecarios, etc.) están bajo presión para ofrecer opciones más eficientes, novedosas y
atractivas de diseminación, interacción, integración, mediación y navegación con las más
diversas fuentes de información con vistas a responder las demandas crecientes de
información de las más diversas comunidades de usuarios y de los más diversos contextos.

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El paradigma de información y comunicación de Internet es universal en el sentido que es


aplicable a todas las áreas del conocimiento y a todos los países en sus diferentes etapas de
desarrollo social y económico. Con Internet emerge por primera vez la posibilidad real de
la diseminación y del acceso universal y equitativo al conocimiento científico actualizado.
Sin embargo, el avance en la cobertura de Internet requiere políticas públicas, incluyendo
especialmente inversiones significativas en infraestructura de tecnologías de información y
comunicación y en el establecimiento y operación de redes de provisión y de acceso a
contenidos locales, regionales e internacionales. Seguramente y gran cantidad de usuarios
potenciales de la próxima BVyD, en particular el personal de los diferentes departamentos
(radiología, ginecología, administrativo, etc.), están excluidos del acceso a Internet y sus
contenidos. Es decir, su capacidad de decisión basada en información actualizada es
reducida cuando se compara a la parcela de la población que utiliza Internet. La superación
de este fenómeno conocido como exclusión digital o abismo digital es crucial para el
desarrollo del Centro Médico, en sus dos localizaciones “Observatorio y Santa Fe”.

Por lo tanto, la Biblioteca de la Asociación Médica del Centro Médico ABC, sugiere la
propuesta siguiente, para poner en marcha la BVyD, es decir, que la biblioteca cuente con
un portal en Internet, y que el usuario la convierta en su página predeterminada o página de
inicio en el navegador de Internet.

Hoy en día muchos bibliotecarios o documentalistas todavía no se ponen de acuerdo en la


definición de Biblioteca Digital, Biblioteca Electrónica y Biblioteca Virtual, como son
alternativamente conocidas.

Independientemente de la(s) definición(es), no debemos olvidar que existe y existirá la


coexistencia entre la Biblioteca Tradicional y Digital.

La propuesta se realizó en base al análisis de 34 artículos, diseñando un modelo ad-doc,


“entre adopciones y adaptaciones”, según necesidades del Centro Médico ABC.

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Elementos a considerar para el desarrollo de una Biblioteca Virtual:

II. Planeación:
a. Propósito, misión y visión

El propósito de esta biblioteca es brindarle a todo usuario la comodidad de recuperar


información para su enseñanza-aprendizaje e investigación, cuando así lo requiera, ya que
el médico necesita estar a la vanguardia de su especialidad e interrelacionarse con los
demás. Así es como se crea la Biblioteca de la Asociación Médica del Centro Médico ABC
para dar servicio a médicos internos y residentes así como también para apoyar al cuerpo
médico, estudiantes de fisioterapia, enfermería, inhaloterapia y todo aquel usuario que éste
relacionado con la biomedicina y su entorno como comunidad y sociedad.

La misión es fortalecer los servicios de información en medicina, proporcionar servicios


interactivos, apoyar la intercomunicación para los usuarios del Centro Médico ABC.

La visión del centro es que tenga acceso a la información y a diversos servicios de


medicina, de manera ágil y transparente, a través de un portal sectorial denominado
E.biblioteca.

b. Apoyos

Puede contar con varios apoyos, -tanto organizativo como presupuestal-, entre los más
importantes está el propio Centro Médico ABC y la Asociación Médica, y como

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secundarios “apoyo presupuestal”, estaría el patrocinio de laboratorios, de editoriales, y el


apoyo del cuerpo médico.

c. Cronograma

El cronograma de actividades está supeditado al momento en que autoricen dicha


propuesta.
• Estableciendo fechas tope: Puede variar según el apoyo que se le brinde, por lo
pronto este proyecto esta pensado para dos etapas, cada una de seis meses, con
un tiempo extra de dos meses.
• Determinando sub-proyectos.
• Definiendo funciones y responsabilidades.
• Planes de contingencia: en cada función o actividad se piensa contemplar dos
meses de tiempo extra, tomando en cuenta cualquier contingencia.
• Identificando riesgos y desarrollando métodos para resolverlos.

d. Comunicación y Promoción

Es de vital importancia la comunicación y promoción que se le dé a la nueva BVyD. Puede


hacerse en carteles, folletos y/o trípticos, artículo en las 2 revistas oficiales del Centro
Médico ABC (Excelencia y Anales Médicos), en la hoja Web del Centro Médico ABC y
comunicado al cuerpo médico.

e. Evaluación y Valoración

Para evaluar y valorar la puesta en marcha de la BVyD, la encuesta y el conteo electrónico


pueden ser herramientas importantes para dar a conocer la cantidad y uso de la biblioteca.
El propósito es evaluar tendencias de uso total, como parte de un proceso de mejorar la
calidad continua y así resolver mejor las necesidades de sus usuarios o como mejor

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conocemos los bibliotecarios, realizar un estudio bibliométrico del servicio. Se puede hacer
en dos fases:

FASE 1. Determinando cuándo y cómo será evaluado el proyecto: Cada tres meses
se evaluará la BVyD y tomándose los siguientes parámetros:
• Accesos = Hits
• Calidad de Accesos = Qualified hits
• Accesos a la página = Page hits
• Visits = Visitas
• Porcentaje total de accesos a la página = Percentage of overall page hits
• Porcentaje total de uso desde México = Percentage of overall usage from
Mexico
• Porcentaje total de uso fuera de México = Percentage of overall usage from
outside Mexico
• Porcentaje total de uso cuyo país de origen es desconocido = Percentage of
overall usage whose countries of origin could not be identified

FASE 2. Estableciendo criterios y medidas de evaluación: en el proyecto descrito, la


evaluación se hará a partir de indicadores que demuestren el uso de la biblioteca electrónica
y de las colecciones en papel por cada título de la revista, tema de investigación, institución
usuaria, número de accesos por día, satisfacción del usuario en relación con el servicio
prestado (interface, tiempo de respuesta, copias de texto), entre otros que son analizados.
Tomando como medida de evaluación el indicador bibliométrico.

III. Administración y Presupuestación

a. Presupuesto

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Igual que en el cronograma, está supeditado a quién o quienes y cómo colaborarán en la


puesta en marcha de la BVyD.

• Identificando fuentes de recursos en orden jerárquico:


a. Asociación Médica (AM)
b. Centro Médico ABC (ABC)
c. Cuerpo Médico del Centro Médico ABC
d. Laboratorios
e. Editoriales, por ejemplo McGraw-Hill Interamericana

• Preparar propuesta para solicitar fondos adicionales: Puede haber algún acuerdo
entre la AM, con el Centro Médico ABC y el Cuerpo Médico para lograr un
consorcio en la segunda fase del proyecto, es decir, cada médico tendría acceso
al portal con todos los beneficios de acceso a la información, así como la
posiblidad de agregar la biblioteca de las escuelas (enfermería y fisioterapia), y
pequeñas colecciones, que se cuentan en los diferentes departamentos del Centro
Médico ABC, conllevando un mayor acceso a la información y ahorro de dinero.

• Implementando esquemas de costo entre la AM, Centro Médico ABC y Cuerpo


Médico. Si hay un acuerdo de cooperación entre las tres partes, sólo entonces se
identificarán los costos a absorber, por ejemplo; la AM paga la suscripción a
revistas; el Centro Médico ABC, el mantenimiento y actualización del portal; y
el Cuerpo Médico, compra o suscripción de las bases de datos, etc.

b. Estructura Organizacional

A través de un cronograma, podemos identificar la administración de la estructura,


determinando líneas de mando y niveles de autoridad.

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c. Recursos Humanos

El equipo tiene que estar conformado por personal multidisciplinario, conformando un


Comité para la creación del portal de la BVyD, supeditado al Consejo Directivo de la
Asociación Médica.

i. Médico (2)
ii. Bibliotecario (3)
iii. Técnico en Sistemas (2)
iv. Diseñador (1)

Para lo cual necesitamos enlistar y definir los siguientes puntos:

1. Determinando niveles de implementación: Dos médicos y un bibliotecario


iniciando el proyecto.
2. Describiendo funciones, tareas y responsabilidades.
3. Contratación y entrenamiento: Los médicos serían: 1. Coordinador del Comité
de la Biblioteca, y 2. Un médico integrante del Consejo Directivo de la
Asociación Médica y como bibliotecario, la responsable de la Biblioteca. Sólo
faltaría la contratación del Diseñador y llegar a un acuerdo con el Centro
Médico ABC para asignar un Técnico en Sistemas de tiempo completo.
4. Desarrollar programas de entrenamiento continuo: Continuamente se dan cursos
o actualización para quien desee implementar o desarrollar una BVyD.
5. Capacitación al usuario: La necesidad de que los usuarios dominen las
estrategias de búsqueda para la recuperación de información, de modo que se le
facilite la investigación, obtenga resultados óptimos y se reduzca el tiempo
invertido y sus costos. A partir de aquí la biblioteca elaborará programas de

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capacitación y actualización para los diferentes usuarios (cuerpo médico,


residentes, internos, enfermeras, fisioterapeutas y personal administrativo).

d. Aspectos Legales

Llegar a un acuerdo con la distribuidora de revistas y los agentes de ventas de bases de


datos para ver lo referente al uso de páginas Web, revistas electrónicas, texto completo o
full text de artículos, etc., los cuales tienen que seguir las políticas de derechos de autor o
copyright.

IV. Integración Tecnológica


a. Integración de Sistemas
- Primero analizar infraestructura y sistema existentes en las partes
participantes, para después, contar con un portal de Internet que permita
un buen volumen de tráfico, para esto habrá que estimar el posible
número de visitas al día y la complejidad desde el punto de vista de
tráfico de datos de las visitas efectuadas. El sitio deberá contar con varios
servidores y el software de sistemas necesario para instalar aplicaciones
diversas e interactivas.

- Asociarse con otras instancias (AM con el Centro Médico ABC y el


Cuerpo Médico), para compartir hardware, software y personal.

b. Contratación de Servicios Comerciales


- Analizar posibilidades de subcontratación u outsourcing
- Negociar acuerdos de licencias o compras con proveedores.

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c. Autenticación
- Determinar los métodos viables de autenticación de usuarios (clave de
usuario / contraseña, dominio IP)

Adaptarse a los recursos de dominio público, como el formato PDF y demás software
libres. Si se tienen imágenes en blanco y negro lo más recomendable es guardarlos en
GIFF, ya que el JPG incrementa la capacidad de almacenamiento y esto incurre en costos,
en velocidad de transmisión en la red y en la calidad misma. El JPG no es apto para
imágenes de blanco y negro.

Por otra parte, el JPG está hecho para trabajar en colores arriba de 256 tonos y si quieren
guardarla en GIFF van a incrementar el tamaño y van a perder calidad; por ello es muy
importante definir en las políticas de digitalización los formatos más óptimos.

Algo sumamente importante es la nomenclatura, pieza clave para la recuperación de


documentos digitalizados, así es que no tienen que omitirla en el momento de elaborar las
políticas de digitalización (2ª parte del proyecto).

El reto final es la necesidad de unas herramientas de navegación altamente efectivas para


crear rutas transparentes, lógicas y comprensibles a través de la BVyD.

d. Diseño de Interfases de Uso

Referente a los incisos a, b, c, y d, de Integración Tecnológica, estaría bajo la organización


y supervisión del Departamento de Sistemas.

V. Desarrollo de Contenidos y Servicios


a. Recursos Electrónicos: PORTAL

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Nivel I. Servicio Base:


i. Bibliotecas Digitales
ii. Bases de datos bibliográficas (Referenciales y Texto Completo)
www.nlm.nih.gov
www.mdconsult.com
trial.epnet.com
iii. Revistas Médicas Electrónicas
www.freemedicaljournals.com
www.mdconsult.com
trial.epnet.com
www.ovid.com
iv. Libros Médicos Electrónicos
v. Colecciones Especiales (Revista Anales Médicos, Tesis y
Películas)
vi. Peticiones de Información
vii. Consulta de Préstamo
viii. Acceso a Buscadores en Internet
www.google.com
www.yahoo.com
www.excite.com
www.lycos.com
ix. E.mail
www.hotmail.com
www.yahoo.com

Nivel II. Productos:


i. Catálogo Automatizado del acervo de la Biblioteca (Libros,
Obras de Consulta, Revistas, Películas, Tesis)
ii. Acervo digitalizado de la BVyD
iii. Periódicos
iv. Directorio de Instituciones

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v. Librerías

Nivel III. Servicios Comunitarios:


i. Dependencias Gubernamentales
www.bireme.br
bvs.insp.mx
www.ssa.gob.mx
www.paho.org
www.who.int
www.cochrane.org
i. Servicio de Noticias
ii. Información comercial (complementaria)
iii. Foros de Discusión

En este momento las publicaciones electrónicas aparecen como un extra, como un valor
agregado a las publicaciones impresas, por un pequeño costo adicional.

b. Criterios Generales de Selección

Selección: Actividad que tiene como objetivo escoger de un conjunto determinado de


recursos, aquellos que se han considerado importantes para ser adicionados a la colección
de una biblioteca.

El Comité de la Biblioteca y el Comité de la BVyD junto con el Consejo Directivo de la


AM, serán los responsables de seleccionar y descartar información electrónica e impresa
que sugieran los integrantes encargados de la misma, con base a criterios ya definidos.

- Autoridad: Arbitraje, Indices Especializados


- Actualidad: Cobertura, Embargos “período referencial sin texto
completo”

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Criterios generales para la selección:


a. Relevancia de uso
b. Redundancia
c. Demanda
d. Facilidad de uso
e. Disponibilidad de uso
f. Estabilidad de cobertura
g. Longevidad
h. Costo
i. Predictibilidad de precio
j. Equipo
k. Soporte técnico
l. Espacio

Criterios por Categorías:


a. Consideraciones sobre el producto como su contenido y facilidad de uso
b. Consideraciones sobre el proveedor
c. Consideraciones de carácter técnico
d. Pertinencia

En este apartado se sugiere que la pertinencia sea con base a criterios ya definidos, tomando
en cuenta las necesidades de las dos bibliotecas.

a. Páginas Informativas y Guías

Para que todo interesado en información biomédica o área relacionada este al tanto de lo
que acontece en la BVyD, se elaborará semestralmente un folleto o tríptico, enviándolo al

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cuerpo médico, estudiantes (residentes, internos, enfermeras y fisioterapeutas) del Centro


Médico ABC, así como a todo el personal administrativo.

VI. Servicios de Consulta


a. Modalidades

Para realizar búsquedas electrónicas y/o manuales, se cuentan con: catálogo por temas,
autor y título, el kardex, pubmed, y diferentes hojas web de búsqueda (Google, Yahoo,
etc.).

Servicios:
a. Acceso a colecciones digitales
b. Digitalización: Ventajas (facilidad de acceso, velocidad en la
recuperación de la información, transmisión en línea de forma remota,
gran capacidad de almacenamiento, etc.)
c. Traducción
d. Obtención de documentos
e. Consulta electrónica
f. Promoción de los servicios
g. Formación de usuarios: Capacitación continua para los médicos
h. Desarrollo de Recursos Humanos

Productos de la BVyD:
- Bases de Datos Referenciales
- Texto Completo
- Integración: Diseminación Selectiva de Información y localización de
información.

VII. Consorcio / Cooperación

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Compartir Recursos: la normatividad es establecer normas y acuerdos entre la AM y el


Centro Médico ABC, para compartir recursos documentales, informáticos y humanos
existentes en las organizaciones.

La adopción de la práctica de unión de intereses por medio del consorcio de bibliotecas


para la selección, adquisición y mantenimiento y preservación de la información
electrónica, se presenta como una de las maneras que han encontrado las instituciones y los
profesionales a ellas vinculados para disminuir o dividir los costos presupuestarios,
ampliar el universo de información disponible a los usuarios y garantizar el éxito de estas
actividades. Mientras que el Centro Médico ABC tiene y actualiza su Intranet, con la
inclusión de la BVyD, esta operaría ampliamente como un ExtraInternet, conllevando un
mayor beneficio para todo integrante del Centro Médico ABC.

El consorcio también presupone el impulso de actividades de colaboración entre las


bibliotecas partícipes y la promoción de la administración central de bases de datos de las
publicaciones electrónicas, como parte de un sistema de bibliotecas compartidas y visibles
por todos que brinda facilidades para acceder a ellas. Además de posibilitar la adopción de
programas simplificados y recíprocos de préstamos, el desarrollo cooperativo de las
colecciones y de su almacenamiento.

El proyecto no interferirá inicialmente en el actual proceso de adquisición de las revistas en


papel y en la distribución de las colecciones en las instituciones componentes del consorcio.

Las compras hechas por el consorcio tienen como resultado un incremento notable de la
información ofrecida a los usuarios. El caso más espectacular es cuando el acuerdo es de
compra masiva (suscripción de todos los títulos de un editor), pero incluso cuando el
acuerdo sólo incluye la interconexión (una biblioteca puede acceder a sus títulos y también
a los que no suscribía pero que sí eran suscritos por otras bibliotecas del consorcio). Las

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ganancias son muy importantes incluso para las bibliotecas con las colecciones
bibliográficas más grandes.

Compras realizadas por el consorcio.

Principales ventajas:
a. Económicas (descuentos)
b. Condiciones de acceso
c. Licencias de uso de información
d. Archivo perpetuo, etc.
e. Condiciones de renovación, con lo cual se tiene un cierto control sobre los
costos de inflación
f. Capacidad que han tenido los acuerdos realizadas por consorcios de atraer
presupuestos especiales de la administración que complementen los
presupuestos de las propias bibliotecas
g. Las compras efectuadas por consorcios tienen como resultado un incremento
notable de la información ofrecida a los usuarios.

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Datos De Contacto:
Lic. Micaela Ayala Picazo
Dr. Moisés Zielanowski Mansbach
Centro Médico ABC. Asociación Médica
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