NORMAS Y TRÁMITES BÁSICOS PARA INICIAR UN PROYECTO VENDING

Para comenzar un proyecto vending, además de las acciones emprendedoras como empresario que se lanza a
una nueva aventura; los consejos y datos que se puedan recopilar en términos de rentabilidad y viabilidad, es
imprescindible estar al día en trámites burocráticos y normativas legales para iniciar el proyecto con todas las
garantías.

1-ALTA EN EL IAE

El primer paso sería darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Este tributo no se paga desde
hace algún tiempo, pero es necesario integrarse en uno de los epígrafes de actividades que este impuesto
contempla. En primer lugar para definir bien la actividad que se va a desarrollar (puede haber distintas variantes
en una misma actividad) y, sobre todo, conocer cuáles son los aspectos económicos desgravables y deducibles.
Además, es el primer paso para lograr un CIF que otorgue personalidad jurídica a la empresa o al autónomo.

2-PROTECCIÓN DE DATOS

En segundo lugar, lo ideal, al tratarse de una actividad en la que se relaciona con otras muchas empresas, es
estar al tanto de la Ley Orgánica de Protección de Datos. Si se va a ejercer una actividad de operador de
vending, muchos serán los proveedores de productos, de muchas marcas y procedencias distintas con las que se
va a tener una relación directa, y es importante no cometer errores en esta materia. El decreto que se ha
aprobado en esta línea legislativa es el 1720/2007, que desarrolla la propia Ley Orgánica 15/99. También
presentes en diferentes comunidades autónomas, son varios los organismos que asesoran en cuestiones de
protección de datos y una entidad central, la Agencia Española de Protección de Datos, es la encargada de velar
por el cumplimiento de todas las normativas. Además de las mencionadas, no habrá que perder de vista el Real
Decreto 994/1999 de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter
personal de 11 de junio de 1999 (RMS), la Ley Orgánica 5/92 de Regulación del Tratamiento Automatizado de
los Datos de Carácter Personal de 29 de octubre (LORTAD) y La Directiva Europea 95/46 CE de 24 de octubre del
Parlamento Europeo y Consejo relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento
de datos personales y a la libre circulación de estos datos. Estos textos legales, así como el asesoramiento de las
entidades de control servirán, sobre todo, a empresas que usen dispositivos telemétricos en el control de sus
equipos y que tengan un fichero con el seguimiento de funcionamiento de las diferentes máquinas.

3-LEY PREVENCIÓN RIESGOS LABORALES

Otra ley muy a tener en cuenta, sobre todo en el manejo, traslado y puesta en funcionamiento de las máquinas
expendedoras, es la de Prevención de Riesgos Laborales. Una normativa que se ha extendido a todo tipo de
empresas y que tiene un seguimiento muy exhaustivo por parte de las autoridades.De ahí el surgimiento de
servicios de prevención ajenos y la bajada, al menos en materia estadística, de la siniestralidad laboral. Los
profesionales del vending tendrán que prestar especial atención al artículo 41, que hace referencia a los
fabricantes, importadores y suministradores de maquinaria, equipos, productos y útiles de trabajo. Estos
estarán obligados a asegurar que éstos no constituyan una fuente de peligro para el trabajador, siempre que
sean instalados y utilizados en las condiciones, forma y para los fines recomendados por ellos. Los fabricantes,
importadores y suministradores deberán proporcionar a los empresarios, y éstos recabar de aquéllos, la
información necesaria para que la utilización y manipulación de la maquinaria, equipos, productos, materias
primas y útiles de trabajo se produzca sin riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores, así como para
que los empresarios puedan cumplir con sus obligaciones de información respecto de los trabajadores. El
empresario deberá garantizar que las informaciones sean facilitadas a los trabajadores en términos que resulten
comprensibles para los mismos.

4-RESPONSABILIDAD CIVIL

A pesar de todas las precauciones que se tomen, y por muy meticuloso que sea el cumplimiento de la norma,
siempre pueden surgir incidentes imprevistos a los que habrá que responder en caso de causar algún perjuicio a
personas, empresas o materiales. Para ello, lo ideal es disponer de una póliza de responsabilidad civil de las
máquinas. Los problemas pueden surgir incluso cuando ya esté instalada y funcionando la máquina, causando
algún desperfecto en el emplazamiento elegido. Las pólizas, en muchos casos, son obligatorias y exigidas por los
clientes y responsables de las ubicaciones. Como en otro tipo de seguros, las pólizas son de múltiples
posibilidades y se pueden adaptar a las necesidades que se expongan.
5-SISTEMAS DE CONTROL EN ALMACÉN

En las propias instalaciones, en caso de tener almacén para el material y las máquinas, es de obligado
cumplimiento la norma de separación física entre almacén y oficina. En el espacio de almacenaje, coordinación
o movimiento de materiales también es requerido un sistema de control de plagas. El control de plagas es la
regulación y el manejo de algunas especies referidas como plagas, normalmente por tratarse de especies que
afectan a la salud de los habitantes, la ecología o la economía. En función de los organismos que se traten, se
pueden aplicar diversos tratamientos como el biológico, el orgánico o con pesticidas o elementos químicos. Lo
mejor es pedir consejo a empresas especialistas en cuanto se noten los primeros síntomas, y pasar revisiones
periódicas que pueden ser obligatoria en función de los productos almacenados y el tipo de manipulación que
se realice.

6-GESTIÓN DE RESIDUOS

Más detalles para el día a día del profesional del vending. En función de las mercancías con las que se trabaje,
será idóneo y, a veces, requerido, pertenecer a un Sistema Integrado de Gestión de Residuos. Ecoembes es el
más socorrido para envases de plástico y Ecovidrio, para los de vidrio. Con esta adhesión se logran varios
objetivos. En primer lugar, externalizar un servicio que conllevaría unos costes y unos quebraderos de cabeza si
fueran gestionados directamente por el empresarios. Además, ahorrar en materias primas y elaboración de
envases. Y por último, colaborar con la dinámica conjunta del sector de abordar un crecimiento sostenible,
mejorando de paso la imagen corporativa de la propia compañía y del sector en general. Estos servicios además
mantienen a todos los agentes de la industria informados en materia de legislación, certificaciones
medioambientales y otros aspectos relacionados.

7-NORMAS HIGIENICO-SANITARIAS

Es obligatorio estar inscrito en un registro sanitario, sea del ámbito local o autonómico, que respalde
oficialmente el cumplimiento de las normativas higienico-sanitarias referentes del sector. También dependerá
del segmento de negocio que se trate, pero habrá que estar al tanto de todo lo relativo a manipulación de
alimentos, recepción de materias primas, normas de tratamiento y envasado, así como los requisitos para un
transporte y puesta en circulación adecuada. En helados, por ejemplo, existe un decreto concreto (618/98).
Normalmente, todo irá encaminado a lograr un emplazamiento para garantizar la conservación de los productos
en óptimas condiciones de higiene y limpieza y su no contaminación por la proximidad o contacto con cualquier
clase de residuos o aguas residuales, humos suciedad y materias extrañas, así corno por la presencia de
insectos, roedores, aves y otros animales. Deberán poderse mantener las temperaturas adecuadas, humedad
relativa y conveniente circulación de aire, de manera que los productos no sufran alteración o cambio de sus
características iníciales. Igualmente deberán permitir la protección de los productos contra la acción directa de
la luz solar, cuando ésta les sea perjudicial.

8-PELIGROS Y PUNTOS DE CONTROL

Para cumplir todo lo anterior con rigor y a prueba de cualquier tipo de inspección o revisión, lo ideal es
establecer un plan de autocontrol de calidad, basado en la aplicación de análisis de riesgos y control de puntos
críticos. Cualquier empresa homologada puede emitir un informe que determine los riesgos y, una vez
establecidos, será más fácil su control y seguimiento.

9-SISTEMA DE TRAZABILIDAD

Con las exigencias actuales del mercado, también se está imponiendo la necesidad, sobre todo si se dispone de
almacén y sistema logístico y de transporte, de implantar un plan de trazabilidad. Que consiste en conjunto de
procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la
trayectoria de un producto, o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros, en un momento dado y a
través de unas herramientas determinadas. Habrá que tener en cuenta, en la identificación, el producto
unitario, el embalaje o caja y los bultos o paleta. En la captura de datos, las materias primas, los datos de
conservación en planta y en almacén, mientras que para el software de gestión de datos, el sistema debe
imprimir etiquetas, grabar chips RFID, almacenar datos capturados e intercambiar elementos con otros sistemas
de gestión.

10-MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS
Otro aspecto muy importante a tener en cuenta es el personal con un certificado de manipulación de alimentos.
La seguridad de los alimentos es una preocupación constante de todas las organizaciones sanitarias. Los cuadros
de enfermedades asociadas a una incorrecta selección, conservación, manipulación y preparación de los
alimentos son frecuentes y, en muchas ocasiones, graves. Destacan por su frecuencia las intoxicaciones e
infecciones transmitidas por alimentos. La salmonella es la bacteria que con mayor frecuencia las provoca. En
España, se producen alrededor de 1.000 brotes de infecciones por salmonella, que afectan de 12.000 a
14.000 pacientes y que exigen unos 1.000 ingresos hospitalarios por año. La seguridad de los alimentos
depende de las correctas prácticas en toda la cadena alimentaria, desde la producción hasta cuando es servido
en una mesa. Sin embargo, el eslabón más débil de esta cadena en lo que a la transmisión de infecciones se
refiere, es la manipulación, preparación y conservación de los alimentos. De ahí la importancia que el personal
esté formado en esta materia y tenga los certificados correspondientes, que a día de hoy se pueden obtener
incluso con cursos on-line.

11-TRANSPORTE ALIMENTOS

Para concluir esta serie de consejos y trámites para iniciar un negocio vending, incidir en dos aspectos
importantes que están tomando especial relevancia en los últimos años. Para llevar a cabo la distribución de
bocadillos, productos lacteos y otros productos que necesiten una temperatura determinada para su
conservación hay que disponer de cámaras frigoríficas y de vehículos especialmente acondicionados para no
romper la cadena de frío. Tanto la trazabilidad en todo el proceso de esta cadena de frío, como las instalaciones
y medios de transportes utilizados tienen que cumplir, a su vez, las condiciones higiénico-sanitarias específicas
para estos dispositivos, y para todo el proceso. Destacar que la normativa más adecuada para cumplir con estas
cuestiones está dispuesta en el Real Decreto 2483/1986, de 14 de noviembre, por el que se aprueba la
Reglamentación Técnico-Sanitaria sobre condiciones generales de transporte terrestre de alimentos y productos
alimentarios a temperatura regulada.

12-IDENTIFICACIÓN DE LAS MÁQUINAS

Por último, en cumplimiento de la Ley de Comercio, especialmente en el apartado que hace referencia a la
información que debe aparecer en el frontal de las máquina. Todas las expendedoras automáticas han de tener
unas placas identificativas de la empresa, su dirección y el CIF. También debe figurar un número de atención al
cliente para poder atender posibles reclamaciones o incidencias. También se está gestando ahora, a nivel
europeo, una directiva que va a obligar, en determinados productos, a indicar los ingredientes de los productos
que se ofertan, su composición nutricial e ingredientes, así como su posible afectación a personas alérgicas o
que produzcan rechazo. Cada país se encargará de redactar un reglamento en esta materia y se recomienda
estar atento a estas próximas normativas.