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Comment réaliser un colloque scientifique?

Travail réalisé par :


1)Lrhcha Ahmed
2) Bouraissi Anouar
3) El Osrouti Ayoub
4) Ennassiri Elmahdi
5) Bouchichi Hassan
6) Mohammed essedik touzani
7) Bouziani Lamyae
8) Aberdane Mahdi
9) Smairy Mehdi
10) Harrouch Moncif

Année universitaire : 2017 – 2018 11) Oukrid Oussama


Semestre 8
12) Grine Salma
13) El Majoudi Sanae
14) Zinat Nizar
Sommaire

Remerciement…………………………………………………………..2

Résumé………………………………………………………………….3

1.Introduction .......................................................................................... 5

2. Définition et objectifs du colloque scientifique ................................. 6

3. Colloque, séminaire, symposium et congrès ..................................... 6

4. Étapes de réalisation du colloque ...................................................... 7

5. Conclusion…………………………………………………………..13

6. Exemple……………………………………………………………..14

Bibliographie\Webographie………………………………………….18

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Remerciement

Avant de laisser couler l’encre sur papier, Nous tenons à


présenter nos sincères remerciements à tous les intervenants qui
ont eu l’obligeance de participer à ce travail, de près ou de loin
qu’ils soient.

On tient à exprimer notre profonde gratitude et remerciements les


plus intenses à tous le corps professoral de l’ENCG Kenitra et
spécialement à Mr AIT LEMQEDEM Hamid, qui est une vraie
source de savoir.

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Résumé
« Organisation d’un colloque ou d’un événement» est un
véritable document de travail conçu comme une liste de
vérification pratique accompagnée des conseils en contexte
appliqués à chaque étape.

L’objectif de cette recherche est de clarifier la notion du colloque


ainsi que la différence entre colloque scientifique, séminaire et
symposium. La problématique est par conséquent la suivante :
Comment réaliser un colloque scientifique ?

Pour enlever l’ambiguïté sur la problématique nous avons


présenté les étapes de réalisation d’un colloque scientifique qui
sont les suivantes : Accueil, Animation, Bénévoles, Budget,
Comité organisateur, Inscription, Organisation matérielle,
Programme, Publicité et communication.

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1. Introduction
La méthodologie de la recherche est une partie importante du progrès dans la
connaissance de l’objet étudié. La réflexion dans une activité de recherche part de
problèmes réels engendrés par des recherches antérieures ou bien soulevés par les
chercheurs eux-mêmes sous forme de conjectures ou problèmes ouverts. L'activité
de recherche peut aussi être alimentée par les problèmes que rencontrent des
professionnels extérieurs au monde scientifique.

Valoriser ses recherches, c’est d’abord informer un certain public de l’existence d’un
sujet intéressant, porteur et faire savoir que l’on s’y consacre. C’est aussi être
capable de présenter, de façon synthétique, le contenu et les objectifs de son travail.
Formuler son sujet, en indiquer l’axe ou les axes principaux contribue à
conceptualiser le travail, or toute participation à un colloque suppose que nous
soyons capables de produire une brève présentation de nous et de nos recherches en
cours, afin que les présidents de séance puissent établir rapidement notre fiche
d’identité à l’attention de l’auditoire
Quant aux colloques scientifiques : Ils sont le cadre idéal pour diffuser des résultats
de recherche et débattre entre chercheurs, experts, décideurs, utilisateurs de la
recherche, etc …
Ils permettent de :

1) Mettre en valeur des résultats de recherche sur un thème de votre choix

2) Augmenter la visibilité de vos travaux de recherche et de votre institution

3) Consolider vos liens de collaboration et en établir de nouveaux.

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2. Définition et objectifs du colloque scientifique
Le colloque scientifique est à l'origine une assemblée de spécialistes qui se
réunissent pour discuter et donner leur opinion sur des questions précises,
déterminées à l'avance. Par extension, et dans un sens généralement péjoratif, ce
terme qualifie l'action de parler avec quelqu'un.

 Les objectifs du colloque scientifique :


1- Faire un point des débats théoriques sur le sujet traité, en croisant des regards de
spécialistes, de différents courants, mais aussi ceux de chercheurs d’autres horizons
disciplinaires des sciences sociales.
2- Débattre et faire des propositions sur le sujet traité.
3- Présenter les convergences et les différences dans les différents axes du sujet.
4- Faire une étude autour d’un thème spécifique et de diffuser les résultats des
travaux de leur recherche.
5- Il permet de renforcer l’interactivité et le travail collectif entre les collègues de
différentes unités et de différentes disciplines au sein du réseau établi.
6- Il permet également d’envisager les relations avec les décideurs, gestionnaires et
autres acteurs non académiques.

3. Colloque, séminaire, symposium et congrès


 Les colloques s'étendent généralement sur plus d'une journée, ont vocation à être
internationaux, brassent beaucoup d'argent (éventuellement hébergement, café
du matin, repas d'adieu, publication des actes) - tout cela les distingue des
journées d'étude, ponctuelles et peu financées.
 Les séminaires se déroulent avec une périodicité déterminée (ils peuvent être
hebdomadaires), peuvent ne durer que deux heures ; les séminaires d'études

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doctorales sont des cours à thématique étroite pour étudiants confirmés ou
thésards.
 Les symposiums : évoquent plutôt un grand rassemblement annuel de membres
d'une même entreprise ou branche d'activité professionnelle.
 Le congrès : est un événement qui vise à rassembler
des chercheurs et ingénieurs d'un domaine pour faire état de leurs avancées. Cela
permet également à des collègues géographiquement éloignés de nouer et
d'entretenir des contacts. Les congrès se répètent généralement avec une
périodicité fixée, le plus souvent annuelle

4. Étapes de réalisation du colloque


1. En préambule
Dès que la décision d’organisation du colloque est prise, il est recommandé de
passer par deux étapes préalables à l’organisation concrète, afin de pouvoir
mettre en place un planning et un échéancier qui corresponde à l’importance et
aux besoins de l’événement.

1.1. Imaginer le déroulement du colloque


Il est souvent intéressant d’imaginer un programme « idéal » pour l’événement
que l’on prépare, afin d’avoir une idée des tâches qu’il y aura à accomplir. Sur la
base des éléments connus (nombre de jours, nombre de personnes prévues,
collaborations, etc.), vous pouvez imaginer le déroulement des journées selon la
structure habituelle des colloques. Il ne faut pas hésiter à aller dans les détails ; il
sera plus facile de construire un rétroplanning sur cette base un peu concrète,
même si le programme risque de beaucoup changer d’ici l’événement final en
fonction du budget réel, et autres contraintes.

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1.2. Elaborer un rétro-planning
Il est très utile d’établir un planning détaillé des tâches à faire pour votre congrès,
en partant du premier jour du Congrès et en allant à rebours. Cela permet de
suivre l’avancée des différents projets et de se rendre compte des délais à
respecter pour chaque tâche. Il faut que ce planning comprenne aussi les délais
pour les étapes intermédiaires de chaque tâche. Ce planning doit prendre en
compte le ralentissement inévitable de juillet-août et également les vacances des
membres du comité. Éventuellement il faut organiser un roulement. Pour établir
le planning, il faut faire un bilan de tout ce qui devra être terminé au
commencement du congrès et identifier chaque sous-tâche, le temps qu’elles
prendront à être accomplies, et les autres tâches nécessaires à leur
accomplissement. Par exemple, la réalisation du livre du programme requiert un
grand nombre de tâches en amont avant qu’il soit possible de l’envoyer à
l’imprimeur : avoir établi le programme du congrès, le nom des salles, titre
sessions, des contributions, ce qui implique que les inscriptions soient terminées,
les keynotes confirmés, etc. Ce n’est donc qu’une fois ces tâches terminées que le
programme définitif peut être réalisé, avant de passer au travail d’édition, de mise
en page, travail du graphiste, corrections, délai d’impression... De manière
générale il vaut mieux prévoir large dans les délais, car la coordination entre les
organisateurs et les divers intervenants internes et externes prend souvent
beaucoup plus de temps que prévu. Cela permet également d’avoir une petite
marge pour parer aux imprévus (absences diverses, maladies, surcharge de
travail ou relâche chez le graphiste ou l’imprimeur).

Il est également utile de désigner précisément la personne en charge de gérer ce


planning, afin qu’elle puisse surveiller précisément que le travail délégué à
chacun avance (et envoyer de nombreux rappels !).

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Des calendriers partagés en ligne (type Google calendar) ou en réseau (par
Exchange), ou encore un document Excel (mais attention à bien le maintenir à
jour !) peuvent vous servir à mettre ce planning en place avec votre équipe. Il
peut être utile de l’organiser par couleur selon les différents postes d’organisation
et les différentes équipes mises en place. Vous pourrez ainsi séparer par exemple
ce qui concerne : - L’organisation scientifique (call for papers, reviewing,
keynote speakers, publications, etc.) - L’organisation RH (comité d’organisation,
étudiants, aides ponctuelle, faire le point sur les pourcentages disponibles) -
L’organisation logistique du colloque (nourriture, technique, matériel à prévoir) -
Budget et comptabilité - L’organisation des activités annexes (gala, activités
récréatives, animations)

1.3. Les principales échéances d’un gros colloque (>100 personnes)


Veuillez noter que les dates indiquées sont des repères, il y aura bien entendu des
tâches de suivi à effectuer tout au long du processus d’organisation, sans compter
la gestion des imprévus, en particulier dans les quelques mois précédant la
manifestation.

Période Tâches à entreprendre


Dès le départ du projet/colloque  Prendre contact avec le service accueil
 Prendre contact avec le/la conseiller-ère en
communication de la Faculté
 Former un comité scientifique et un comité
d’organisation.
 Décider d’un mode d’organisation
(interne/externe), puis prendre contact avec
les intervenants majeurs et établir un

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contrat
 Etablir un budget
Entre 18 et 12 mois avant  Rechercher des financements additionnels
 Subventions / Fondations
 Sponsors privés
 Evaluer la nécessité de création d’un site
Internet dédié à la manifestation
 Prévoir un outil de gestion en ligne des
abstracts et des inscriptions
 Prévoir la création de l’identité visuelle du
colloque
 Communication sur le congrès par affiche,
mailing-list, Internet ; diffusion de l’appel à
contribution
Entre 12 et 9 mois avant  Evaluation des contributions par le comité
scientifique
 Préparation du programme
 Concrétiser l’organisation du catering, des
soirées de gala et d’éventuelles autres
activités
 Prendre contact avec les hôtels pour les
reservations

Entre 9 et 6 mois avant  Finaliser le programme et le mettre en ligne


; le communiquer par e-mail aux
participants
 Préparer le livre du programme
 Recruter une équipe d’étudiants
Entre 6 et 3 mois avant  Prévoir le matériel qui sera distribué aux
participants : sacs, flyers, bloc-notes, etc.

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 Contacter l’intendance pour l’organisation
des salles et des moyens techniques, etc.
 Démarrer la communication aux médias +
interne
 Éventuellement, contracter une assurance
 Envoi du programme à l’impression
 Communication aux participants
 Confirmation des réservations d’hôtel
Les 3 dernières semaines  Prévoir une réunion d’équipe
 Vérifier la logistique
 Préparer le dossier des participants
Pendant  Prévoir l’important travail de comptabilité
 Prévoir le suivi de la restauration et des
exposants éventuels
Après  Clore le budget
 Débriefing d’équipe et suites à prévoir

2. Les coûts

Sur la base établie, vous pourrez projeter un budget que vous actualiserez au fur et à
mesure que le programme du colloque s’affine. Les postes principaux en seront :

I. Invités : Conférenciers, membres du comité scientifique, etc

a. Rémunération

b. Logement

c. Transport

II. Infrastructure

a. Location de salles (à indiquer même si pris en charge par l’université)

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b. Location de matériel

c. Divers intendance

i. Nettoyages

ii. Mise en place et rangement du matériel loué

III. Accueil

a. Restauration
i. Pauses café
ii. Repas de midi
iii. Apéritifs
iv. Soirée de Gala v. Etc.
b. Animation
c. Goodies (sac de conférence, stylo, bloc, etc.)
d. Aménagements (Fleurs, etc.)

IV. Organisation

a. Frais de personnel administratif et technique


b. Autres frais administratifs
c. Frais de reunions
d. Frais d’intendance
e. Accueil et encadrement (étudiants, hôtesses)
f. Sécurité
g. Assurance
h. Réserve

V. Communication

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a. Site web

b. Graphiste

i. Identité visuelle

ii. Maquette pour impression

1. Flyer

2. Affiches

3. Programme

d. Signalétique

e. Annonce-Publicité

f. Publication des abstracts

3. Les recettes

Pour établir un premier budget, il est nécessaire de fixer auparavant le montant des
différentes catégories de frais d’inscription et de fixer quels services sont inclus avec
chaque catégorie. A partir de là, il est possible d’estimer les recettes venant des frais
d’inscriptions sur la base du nombre de participants attendus. Il faudra également
inclure aux recettes les éventuelles sommes mises à disposition par l’association qui
vous délègue l’organisation du congrès, par votre institut ou par tout autre organisme
qui vous soutient. Cette partie s’étoffera également au fur et à mesure de vos
demandes de subventions / sponsoring.

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7. Conclusion

En résumé, un colloque constitue une rencontre ponctuelle de moyenne durée,


fortement encadrée sur le plan scientifique. C’est un événement qui rassemble des
intervenants sélectionnés sur la base de propositions répondant à un appel à
communication, sous l’égide d’un comité scientifique composé de spécialistes.
Le colloque peut rassembler un nombre important d’intervenants regroupés en
symposiums, ou sessions se déroulant simultanément, autour de points particuliers
d’un thème commun. Il s’agit donc d’un événement de grande ampleur, qui peut
tendre à l’approfondissement et à l’exhaustivité, parfois à l’issue d’un ou de
plusieurs cycles de séminaires et journées d’études.

L’objectif principal est de faire une étude sur un thème donné dans l’optique de
diffuser les résultats de ces recherches. Les colloques scientifiques sont alors un
cadre idéal pour diffuser des résultats de recherche et débattre entre chercheurs,
experts, décideurs, utilisateurs de la recherche, etc. Ils permettent la mise en valeur
des résultats de recherche sur un thème précis ; l’augmentation de la visibilité des
travaux de recherche ainsi la consolidation des liens de collaboration.

En bref, l’organisation d’un colloque scientifique constitue un acte de management


de projet complexe qui passent par des étapes bien déterminés et demande des
moyens financiers, humains, logistiques… d’importance variable à déployer en
fonction du type de prestation attendue. Organiser un colloque scientifique est donc
comme rédiger un « business plan ». Cela signifie : déterminer les objectifs, analyser
des cibles, explorer les moyens et les outils pour y parvenir,

En somme, nous dirions que pour préparer une communication dans le cadre d’un
colloque scientifique, l’essentiel est d’agir dans la logique du métier de chercheur.

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Exemple

Samedi 7 octobre 2017 - 10h-13h


10h00 :Présentation du travail effectué dans le cadre de la
Bourse SILMO Academy 2016

Par François Daniel et Arnaud Foisy de l’Equipe du laboratoire IRIS –


CNRS FR3636 – Université Paris – Descartes.

10h45 :Début du colloque

Session 1 : L’éblouissement : définition, processus, évaluation.

1. Introduction du colloque par le Professeur Christian CORBE,


Ophtalmologiste , France.
2. « Mon Eblouissement » par le Général Patrick BAUDRY,
Astronaute Européen .
3. Bases neuronales de l’éblouissement, de l’œil au cerveau, par
Chantal MILLERET (PhD), Chercheur en Neuroscience, Collège
de France, Paris.
4. Luminosité, éblouissement et temps de réaction par Lorella DADO
et Xavier GERBER, Optométristes, étude réalisée à l’Institut
d’Optométrie de la Haute Technique du Nord -Ouest de la Suisse.
5. Mesure et compensation des aberrations d’ordre élevé pour
améliorer la qualité de vision par Marco BENEDETTI,
Optométriste, Bergame - Italie.

Dimanche 8 octobre 2017 - 10h-13h


Session 2 :Eblouissement, les facteurs environnementaux.

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1. Comment les éblouissements s’opposent -ils à « Bien Voir » ? par
Bernard SANSELME, Ergonome, Clermont -Ferrand - France.
2. Eblouissement et photophobie : les moyens optiques et
optométriques au service du confort visuel par Stéfano PANZERI,
Optométriste, Milan – Italie.
3. Le choix des filtres teintés pour les sportifs par Professeur
Stéphane INNI, Institut d’Optométrie de la Haute Ecole Technique
du Nord-Ouest Suisse.
4. Eblouissement et conduite automobile Par Gilles DEMETZ,
Spécialiste de l’Optique de Sport, Paris – France.
5. Désordre binoculaire et photophobie par Marcela Camacho
Montoya, optométriste, Bogota, Colombie.
6. Malvoyance et Eblouissement ; avancées cliniques sur le rôle et
l’adaptation des filtres sélectifs par Anne Catherine SCHERLEN
(PhD), Susana MONTECELO et Adèle LONGO, Centre d’expertise
en basse vision, Essilor International, Paris – France.
7. Eclairage public et malvoyance par Olga FAURE OLLORY,
Conseil en Basse Vision, étude réalisée avec la Ville de Paris et
l’Association Française de l’Eclairage - France.
14h00 :Présentation des posters au jury

Lundi 9 octobre 2017 - 10h-13h


Session 3 : Eblouissement et pathologie

1. Aspects cliniques et bases physiologiques de la photophobie par


Docteur Christophe ORSSAUD, Hôpital Georges Pompidou, Paris
– France.
2. Lumière et vieillissement oculaire par Professeur
John MARSHALL, UCL Institute of Ophthalmology, Londres –
Angleterre.

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3. Eblouissement chez les personnes atteintes de démence et
Alzheimer par Bruno DELHOSTE, Opticien/Optométriste,
Bayonne – France.
4. Impact de lunettes photochromiques filtrant le bleu violet sur la
photosensibilité et le confort de patients pseudophakes par
Coralie BARRAU, Ingénieur R & D, Institut de la Vision, Paris –
France.
5. Mesure de l’éblouissement et de la sensibilité des contrastes chez
le diabétique par Professeur Prema K. CHANDE, Lotus College of
Optometry, Mumbay – Inde.
6. Kératocône : liaison croisée et lentille cornéenne ri gide perméable
au gaz, plus qu’une lueur d’espoir ! par Sandrine MALAISON
TREMBLAY, Optométriste, Université de Monréal – Canada.
7. Facteurs qui affectent la diffusion de la lumière et l'éblouissement
chez les porteurs de lentilles par Giancarlo MONTANI,
Optométriste, Lecce, Italie
8. La photophobie dans les troubles neuro -ophtalmologiques par
Sandra Maleysson, optométriste et Orthoptiste, doctorante à
l’université de Valence, Espagne.

13h00 :Remise des prix de posters et conclusion du colloque

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Table de matière

Remerciement…………………………………………………………..2

Résumé………………………………………………………………….3

1.Introduction ...........................................................................................................5

2. Définition et objectifs du colloque scientifique .................................................6

3. Colloque, séminaire, symposium et congrès ......................................................6

4. Étapes de réalisation du colloque .......................................................................7

1. En préambule…………………………………………………………………..7

1.1 Imaginer le déroulement du colloque……………………………………7


1.2 Elaborer un rétro-planning………………………………………………7
1.3 Les principales échéances d’un gros colloque (>100 personnes)……….9
2. Les coùts………………………………………………………………………11
I. Invités : Conférenciers, membres du comité scientifique, etc………………11

II. Infrastructure…………………………………………………………………11

III. Accueil……………………………………………………………………….11

IV. Organisation………………………………………………………………….11

V. Communication………………………………………………………………..12

3. Les recettes…………………………………………………………………….12

5. Conclusion…………………………………………………………..13

6. Exemple……………………………………………………………..14

Bibliographie\Webographie………………………………………….18

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Bibliographie\ Webographie :

https://cursus.edu/articles/3909#.Wrw729p77IV
http://www.optigede.ademe.fr/sites/default/files/CL-A1_0.pd
f
https://blog.kayo.fr/conseil-kayo-evenementiel/colloque-conv
ention-assises-congres-symposium-les-mots-de-levenementiel
/
https://cursus.edu/articles/3909#.Wrw8otp77IU
https://www.les-fontaines.com/organiser-un-seminaire/
https://lgcdoc.hypotheses.org/methodologie-de-la-these/les-a-
cotes/organiser/organiser-un-evenement-scientifique-journee
-detudes-ou-colloque

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