Abc in managementul timpului

În articolul de azi, împreuna vom examina un model de ierarhizare a prioritatilor. Specialistii l-au
numit „ Sistemul ABC” . Obiectivul? Gasirea unei modalitati de a-ti face viata mai usoara.

„Cine l-a vazut pe “mâine”? Ce osteneala este aceea de a sapa o fântâna când arde casa?” Aplicarea
acestei maxime sau proverb la managementul timpului este cât se poate de evidenta. Daca iei
lucrurile într-o ordine logica, cu siguranta îti vei asigura succesul si rezultate.

Acest sistem este parintele strategiilor de stabilire a prioritatilor. Sistemul ABC , spune ca, în mare,
toate sarcinile pot, si trebuie, sa primeasca o valoare A , B, C sau D . Tradus, acest enunt:

 prioritatea de valoare A este cea care trebuie realizata, si acest lucru cât mai urgent .
Atunci când aceasta este finalizata, poate conduce catre rezultate remarcabile. Lasata
deoparte, poate genera consecinte neplacute sau chiar dezastruoase. Cuvântul cheie al unei
prioritate de tip A este urgenta .
 prioritatile de valoare B sunt cele care ar trebui facute curând . Nu la fel de presante ca
prioritatile A , dar importante si ele. Pot fi puse pe asteptare dar nu pentru prea mult timp,
deoarece într-un timp scurt pot ajunge la valoare A .

 categoria C cuprinde acele prioritati care pot fi lasate deoparte fara a se crea consecinte
periculoase. Unele prioritati pot sa ramâna în aceasta categorie aproape nelimitat. Cele care
sunt legate de o anumita data calendaristica undeva în viitor –se vor ridica în cele din urma
la nivel B sau A , în functie de data limita care se apropie.

 mai este o categorie, categoria D , de care poti sau nu sa ti cont. Aceasta se refera la acele
lucruri care teoretic, nu sunt neaparat necesar a fi realizate . Acestea foarte rar sunt
ancorate undeva în timp, ca si data limita de realizare. Ar fi dragut sa fie îndeplinite dar, într-
un mod realist, pot fi ignorate total, fara efecte severe sau observabile. Totusi într-un mod
ciudat atunci cand sunt realizate (atunci când nu ai nimic mai bun de facut) îti pot aduce
beneficii neasteptate. Exemplu: citesti aceasta articol pe care l-ai amânat pe mai târziu din
cauza agendei tale superîncarcate si îti dai seama ca tocmai ai descoperit o metoda prin care
poti sa fi mai eficient... ;)

Personal, consider ca avantajul acestui sistem este ca te ajuta sa elimini o oarecare încarcatura
afectiva pe care o atribui sarcinilor de realizat. Exemplu: poate ultimul lucru pe care vrei sa-l faci în
seara asta este un raport de evaluare sau plan de vânzari dar atribuindu-i o prioritate nivel A (în
conditiile în care tu trebuie sa-l predai mâine), realizezi poate pasul necesar care sa te ajute sa te
îndeparteze de senzatia de disconfort atribuita raportului sau planului care trebuie facut.

Ca sa recapitulam, literele atribuite sarcinilor înseamna:

 prioritate A – urgente, critice.

 prioritate B – importante, dar putin mai lejere din punctul de vedere al presiunii exercitate
de timp, cum e în cazul A

 prioritate C – fara presiunea timpului, înca...

 prioritate D – optionale, dragute, dar fara presiunea timpului

EXERCITIU: Aplicând pe propria persoana acest model, chiar acum în timp ce citesti, poti sa îti
clarifici mai bine principiul de functionare al metodei. Fa o lista, sa zicem… cu 10 lucruri pe care în
mod ideal ti-ar place ca mâine sa le realizezi (presupunând ca mâine este o zi normala de munca).
Acum selecteaza din aceasta lista patru lucruri care chiar intentionezi sa le faci, aranjându-le în
ordinea importantei. Primele doua vor avea prioritate A , urmatoarele –prioritate B . Acum din lista
de 10 facuta mai alege doua lucruri, care probabil te vor preocupa mâine dar le vei putea lasa
deoparte daca va fi necesar. Acestea sunt sarcini de tip C . Cele patru lucruri ramase pe lista sunt cel
mai probabil actiuni D : ar fi frumos de facut dar nu sunt presante. Ai putea sa le faci mâine daca nu
vei avea nimic mai bun de facut sau te vei simti motivat/a sau ambitionat/a.

Câteva sugestii care îti pot usura activitatea de stabilire a prioritatilor:

 atribuie fiecarei activitati din organizerul sau agenda ta o valoare ( A , B , C , D ). Procedând

astfel, îti va fi mult mai usor sa-ti organizezi ordinea sarcinilor, întâlnirilor sau a altor lucruri
“notate”.
 realizeaza o lista “de facut asta si asta” în ordine aleatorie, cum îti vine în minte. Apoi când
termini, acorda un nivel de prioritate fiecarei activitati. Aceasta lista ar trebui sa te ajute în
organizarea timpului tau.

 poti sa pui pe biroul tau trei (sau patru) boluri sau pahare (cum sunt cele pentru pixuri). Pe
ele notezi: A , B , C , D . Apoi fiecare proiect, dupa ce-l scrii pe un biletel, îl pui în bolul A , B
, C , sau D în functie de prioritate. Apoi în fiecare dimineata uita-te in bolul A si B , muta din
B în A daca este necesar; în fiecare Luni dimineata verifica si bolurile C si D sa vezi daca
sunt sarcini care trebuie mutate. Ideal ar fi sa nu te limitezi numai la mutat. ;)