Los 7 principales

retos de una
reducción de
costos eficiente
03 Introducción Automatice y optimice procesos 15

05 ¿Es posible reducir los costos sin perder calidad? Invertir en administración 18

08 Registre a profundidad todos los gastos de la empresa Apueste en innovación 21

11 Involucre a su equipo en los cambios Conclusión 24

13 Renegocie contratos Sobre MyABCM 26

Introducción
 INTRODUCCIÓN

En un entorno cada vez más competitivo, la reducción de costos es uno de los factores más buscados
por las empresas. Con menores costos, la institución cuenta ahora con más seguridad financiera y más
posibilidad de inversión, además de ganar en competitividad.

A pesar de que es tan importante (e incluso necesaria), la realización de esta reducción no es una tarea que
viene sin problemas. Aunque es posible llegar a costos más bajos, surgen una serie de obstáculos que deben
ser superados estratégicamente — y estructurados, si la intención es promover el negocio.

Pensando en ello, hemos creado este e-book con los 7 principales retos
“Muchos proyectos de
de la reducción de costos, y cómo su empresa puede hacer frente a cada
reducción de costos son
uno de ellos. Siga este material y entenderá lo que se necesita para que ilusorios, de corta duración
su empresa sea cada vez más eficiente y rentable. y no agregan valor a la
organización a mediano y largo
plazo. Solamente el 10% de
estos proyectos alcanzaron
el éxito luego de 3 años de su
implementación”
Mckinsey

4
¿Sera posible reducir los
costos sin perder calidad?
¿SERA POSIBLE REDUCIR LOS COSTOS SIN PERDER CALIDAD?

Uno de los mayores retos para las empresas es lograr

una reducción de costos en forma consistente, sin
que se afecte la calidad de los productos, servicios o
la atención al cliente.

Es importante entender que los gastos relacionados

con la fabricación de un producto no necesariamente
tienen que ser enormes para tener calidad en
los artículos. En su lugar, una empresa será más
eficiente si puede realizar los procesos y dar buen
uso a su materia prima gastando menos, pero
teniendo como efecto la conservación cualitativa
de sus productos y servicios. Es por eso que
todo debe ser bien investigado y planificado.

De hecho, hacer una reducción de costos sin tener

una estructuración y evaluación previa puede
conducir a la pérdida de calidad.

6
 ¿SERA POSIBLE REDUCIR LOS COSTOS SIN PERDER CALIDAD?

Imagínese, por ejemplo, una industria que utiliza una materia prima determinada. El valor de esta
entrada puede conducir a un alto costo de adquisición, lo cual influye en el precio del producto final y
de manera general en el margen de ganancias. Debido a que es un artículo de calidad, la sustitución
de la materia prima por una opción más económica y sin un análisis adecuado de los efectos no sería
una buena estrategia de reducción de costos. En su lugar, usted puede planear la logística de modo que
el costo por concepto de flete de esta materia prima sea menor y por lo tanto también su adquisición.
Estudiar el proceso de manipulación, transporte y almacenamiento interno de la materia prima, sin
duda, puede dar lugar a una reducción de costos sin que se pierda la calidad del producto final.

Lo mismo vale para las organizaciones de servicios. A menudo, la eliminación

o la optimización de un paso burocrático o que no añade valor, hace que
todo el proceso sea menos costoso y más rentable, sin ninguna pérdida de “75% de las empresas que
despidieron empleados para
calidad.
reducir sus costos, tuvieron que
contratar a otras personas para
Por lo tanto, la reducción de costos manteniendo la calidad no sólo es los mismas cargos a menos de 1
posible, si no que es conveniente para las empresas que desean obtener año del despido”
Deloitte
mayores ganancias.

7
Registre a profundidad todos
los gastos de la empresa
 REGISTRE A PROFUNDIDAD TODOS LOS GASTOS DE LA EMPRESA

Para mantener la calidad de un producto o servicio, debe identificar todos los gastos de la empresa, así como
la distribución del uso de los recursos, y analizar cómo esto afecta los resultados de la institución.

En una empresa de producción o fabricación, por ejemplo, los costos de adquisición de insumos y materia
prima suelen ser altos, pero estos costos también son cruciales para ofrecer productos de calidad.

9
 REGISTRE A PROFUNDIDAD TODOS LOS GASTOS DE LA EMPRESA

Por otra parte, en una organización dedicada a prestar un servicio, la estructura tecnológica, pueden tener un
gasto elevado, pero también puede estar fuertemente asociada con la obtención de medios de crecimiento
para el negocio.

La evaluación de los costos es importante ya que permite a la gerencia conocer cuáles son los pilares de la
empresa que merecen prioridad y qué gastos pueden ser recortados o reducidos sin pérdida de calidad.

Si el gasto en materia prima no se puede reducir radicalmente, el desperdicio de electricidad puede ser un
punto de acción para la reducción de los gastos.

Lo siguiente es muy importante: en este análisis es probable que usted llegue a la conclusión de que
el capital humano tiene un gran impacto en los costos y que la reducción del número de empleados
en cada equipo puede parecer una vía fácil y natural, ¡Esto podría ser una trampa!

Además de que el capital humano es el principal punto de diferenciación del negocio, las actividades
realizadas por el empleado continuarán existiendo, y será necesario hacer cambios y ajustes a esta reducción
de personal. Igualmente no se centre sólo en la cantidad gastada, si no en todo lo que implica el gasto y cómo
afecta los resultados de la empresa.

10
Involucre a su equipo
en los cambios
 INVOLUCRE A SU EQUIPO EN LOS CAMBIOS

Hablando de capital humano, el equipo debe estar ampliamente involucrado en todo el proceso de reducción
de costos — para evitar la pérdida de calidad y productividad, y generar la consistencia necesaria para la
escalabilidad de esta reducción.

Para que el compromiso sea completo, el primer punto necesario es la comunicación. Es preciso que todos los
miembros del equipo sean conscientes de la importancia de la reducción de costos, de los objetivos deseados
y también de las acciones que deben tomarse para que esta reducción se concrete.

Incorporar las ideas y sugerencias dadas por el personal también ayuda a que el proceso de reducción
de costos sea más relevante y eficiente, lo cual es el objetivo final. Instituir la transparencia también es
importante — inclusive para la motivación de los colaboradores. Si todos pueden monitorear los resultados de
las acciones tomadas por la empresa, estarán más animados a seguir con el plan de reducción de costos.

No menos importante, es la necesidad de que haya un liderazgo a través del ejemplo. Gerentes,
directores y miembros de la alta dirección también necesitan estar involucrados en esta política,
para que exista equidad en la aplicación de la misma.

12
Renegocie contratos
 RENEGOCIE CONTRATOS

Los contratos no deben ser documentos estáticos y definitivos. Con los cambios en las condiciones y en la
perspectiva en general, los contratos también deben acompañar estos cambios, con el fin de favorecer a los
proveedores y sobre todo a la empresa.

De vez en cuando, es recomendable que la gerencia promueva la evaluación de contratos para identificar si
los valores siguen dándole sentido al negocio y también para identificar lo que está bien o mal.

A veces, un nuevo proveedor cambia el escenario al ofrecer precios aún más competitivos luego de usted
haber firmado un contrato específico. Con esto, es posible obtener un menor precio de la competencia para
negociar con el proveedor actual y alcanzar condiciones más fáciles.

Especialmente para empresas altamente dependientes del suministro de insumos y servicios, esa puede
ser una estrategia vencedora para la reducción de costos sin impactar en la calidad. Como ya se conoce al
proveedor y, probablemente, hay resultados positivos de esa asociación, la reducción de los precios de los
contratos hace que se mantenga el mismo nivel de calidad, por lo que la empresa todavía puede beneficiarse
al tener costos menores.

14
Automatice y
optimice procesos
 AUTOMATICE Y OPTIMICE PROCESOS

Otra forma eficiente de reducir los costos es la automatización y optimización de los procesos. Tenga en
cuenta que esto no significa eliminar procesos o hacerlos perder calidad, si no hacerlos aún más funcionales,
eficientes y productivos.

La automatización incluye el uso de herramientas tecnológicas que reducen la intervención humana

y aumentan la productividad. Además de reducir el tiempo necesario para realizar ciertas tareas, las
herramientas automatizadas ofrecen una mayor fiabilidad en los datos, y disminuyen la necesidad del
reproceso y de los recursos humanos en general.

16
 AUTOMATICE Y OPTIMICE PROCESOS

Para generar estos beneficios la automatización se debe hacer de manera planificada, estructurada e
integrada. La contabilidad, por ejemplo, puede beneficiarse de un software administrativo.

La optimización de procesos, a su vez, consiste en estudiar los parámetros ofrecidos en cada etapa del flujo
de trabajo e identificar dónde pueden ocurrir las mejorías. Muchas veces, una pequeña modificación reduce
el tiempo de producción o aumenta la disponibilidad para la prestación de servicios, reduciendo pérdidas y
costos en general.

Por lo tanto, es necesario hacer un estudio completo y relevante sobre el proceso como un todo (y este
estudio debe cubrir no sólo los procesos del negocio, sino también apoyar los procesos). Por lo tanto, es
posible identificar qué cambios se pueden hacer de una manera relevante - y que generarán la deseada
reducción de costos.

17
Invertir en administración
INVERTIR EN ADMINISTRACIÓN

Uno de los puntos centrales de

cualquier negocio consiste en la
administración, la cual debe recibir
los aportes necesarios para ser
capaz de generar la reducción de
costos esperada. Si se realizan
correctamente, estas inversiones
generan no sólo reducciones en
corto plazo, sino que se establecen
con el fin de proporcionar una
reducción continua de costos.

Por ello es incluso muy importante

no pensar de manera limitada a corto
plazo. Invertir en administración
puede parecer un costo más, pero
al analizarlo a largo plazo, es una
solución que ofrece beneficios
- lo que incluso generar ventajas
competitivas.geram vantagens
competitivas.

19
 INVERTIR EN ADMINISTRACIÓN

Una de las posibilidades de inversión en administración consiste, por ejemplo, en la adopción de un

software para gestión estratégica de costos. Esta inversión está directamente relacionada a la identificación
de mejorías en la gestión de los procesos y la identificación de oportunidades que pasan a ser aplicadas
directamente en la gestión de la empresa.

Una inversión de este tipo disminuye el tiempo necesario para realizar un análisis y apoya la toma de
decisiones, favorece la generación de buenas oportunidades de negocio y también significa que hay menos
desperdicio de recursos. Combinados, estos factores conducen a una reducción de costos no sólo para
pagar el valor de la inversión inicial, sino también para ofrecer la posibilidad de que el negocio tenga cada
vez más formas de hacer nuevas y mejores inversiones en otros sectores.

Garantizar que la administración tiene las herramientas adecuadas para cumplir con sus funciones, por lo
que es algo esencial, y que se realiza a través de inversiones asertivas y relevantes.

20
Apueste en innovación
 APUESTE EN INNOVACIÓN

Algunas innovaciones hacen más que estimular el desarrollo de las empresas: también pueden colaborar
con la reducción y la gestión de costos. En este sentido, tenemos que empezar a pensar fuera de la caja y
encontrar la manera de actuar de una forma sin precedentes e igualmente beneficiosa para el negocio, incluso
para sus costos asociados.

Uno de los primeros consejos para innovar en la empresa es estar atento a las demandas del mercado y de
los consumidores. El comportamiento de los clientes, ya sean consumidores de servicios o productos, da una
buena idea de cuáles son las tendencias del mercado y en qué área de la empresa deben actuar.

22
 APUESTE EN INNOVACIÓN

Con los cambios tecnológicos, el mercado tiende a moverse más rápido, por lo tanto, mantener el control
sobre estas condiciones ayuda a la empresa a mantener su relevancia. Si la gestión identifica una tendencia en
el horizonte empresarial, innovar para satisfacer esta nueva necesidad puede ser una manera de reducir los
costos actuales con los modelos ya establecidos.También es importante no tener miedo de cometer errores.
Es obvio que tenemos que correr riesgos de una manera controlada, pero difícilmente la innovación para
reducir costos vendrá de manera completamente libre de la necesidad de asumir riesgos.

Otro factor importante es la actitud de ajustar la capacidad instalada. La empresa necesita estar lista para
adaptarse a los cambios e impactos que la innovación generará. De lo contrario, la innovación no ofrecerá
todo su potencial.

Medir resultados es importante para evaluar la acertividad de la innovación, y hay que contar con
la colaboración de todo el equipo, retornando nuevamente, al punto de involucrar al equipo en la
búsqueda de los resultados.

Esto crea ventajas para la empresa, que pasa a innovar constantemente generando una reducción de costos.
Con más recursos disponibles, la innovación se convierte en un hábito en la institución.

23
Conclusión
 CONCLUSIÓN

Los retos asociados con una reducción eficiente de costos comienzan poco tiempo después de que surge esta
pregunta: ¿es posible reducir los costos sin perder la calidad? Si se realiza correctamente, esta reducción no
afectará la calidad, por el contrario será capaz de favorecerla.

Otros desafíos incluyen la necesidad de conocer bien los costos de la empresa, de integrar todo el equipo, de
automatizar y optimizar procesos y el uso de la innovación como herramienta de reducción de costos.

Con una planificación y el conocimiento de la empresa y el mercado, se pueden superar estos desafíos con el
fin de asegurar que el negocio será más rentable y más competitivo.

25
MyABCM es una solución sofisticada para el manejo estratégico de los
gastos, la rentabilidad y el rendimiento de una empresa. Esta herramienta
fue desarrollada gracias a la experiencia de mercado obtenida después de
numerosos proyectos de financiación estratégica en más de 40 países, por
eso, ayudará a su negocio a vencer las principales barreras encontradas en
la elaboración e implantación de políticas exitosas de reducción de costos.

Es adaptable a diferentes metodologías, esta solución ofrece desde las

posibilidades más básicas hasta las más avanzadas, de modo que su
gestión tenga control total sobre qué hacer y cómo hacerlo.

Contáctenos para saber cómo nuestros servicios pueden ayudar a su

negocio y descubra como alcanzar resultados más sofisticados.