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Ministère de ‫وزارة اﻟﺘﻌﻠﯿﻢ اﻟﻌﺎﻟﻲ واﻟﺒﺤﺚ اﻟﻌﻠﻤﻲ‬

l’Enseignement Supérieur ‫ﺟﺎﻣﻌﺔ ﺻﻔﺎ ﻗﺲ‬


et de recherche scientifique ‫اﻟﻤﻌﮭﺪ اﻟﻌﺎﻟﻲ ﻟﻠﺘﺼﺮف اﻟﺼﻨﺎﻋﻲ‬
Université de Sfax Institut ‫ﺑﺼﻔﺎ ﻗﺲ‬
Supérieur de Gestion
Industrielle de Sfax

Maîtrise des documents et enregistrements selon la


norme ISO/CEI 17025

Mastère Mangement Intégré Qualité Sécurité Environnement


(MIQSE)

Préparé par : ELGHOUL YEMNA

DLALA SANA

Année universitaire 2018-2019


Liste des abréviations
GCT : group chimique tunisienne.

GCT : group chimique tunisienne.

ISO/CEI 17025 (2005): Exigences générale concernant la compétence des laboratoires d’étalonnage
et d’essais.

ISO : International standard organisation.

CEI : Commission électrotechnique internationale.

COFRAC : comité français d’accréditation.

ILAC : coopération internationale d’accréditation des laboratoires.

TUNAC : Tunisien Accréditation Council.

SMQ : Système Mangement de la Qualité.

SME : Système Mangement Environnemental.

UTICA : Union Tunisienne de l’Industrie, du commerce et de l’Artisanat.

UTAP : union tunisienne de l’agriculture er de pêche.

UDC : Union démocratique du centre.

LCQ : laboratoire contrôle qualité.

GED : Gestion électronique des documents.

DG : Directeur générale

RMQL : Responsable Mangement qualité des Laboratoires.

MQL : Manuel Qualité Laboratoire.

RL : Responsable du Laboratoire.

RTL : Responsable Technique du Laboratoire.

CQL : Correspondance de la Qualité du Laboratoire.

CML : Contremaître du Laboratoire.

REL : Réceptionnaire du laboratoire.

R.MAGL : Responsable du Magasin du laboratoire.

ACL : Acide Chimistes du Laboratoire.


TSP : Triple Super Phosphate.

S.I.A.P.E : société industrielle d’acide phosphorique et d’engrais.

SAEPA : Société Arabe des Engrais Phosphorique et d’Engrais.

ICM : Industrie Chimique Magrébine.

DAP : Di-ammonium Phosphate.

EG : Engrais de Gabes.

ICG : Industrie Chimique de GAFSA.

PDG : Président directeur Général.

DCP : Di-Calcium Phosphate.

CDCQ : Chef de Division de Contrôle de la Qualité.

CPG : Compagnie Phosphate Gafsa.

ANA : Ammo Nitrate Agricole.


Table des matières
INTRODUCTION GENERALE ............................................................................................................. 1
Chapitre 1 : Accréditation des laboratoires d’essais et d’étalonnage et l’importance du SMQ dans les
laboratoires ................................................................................................ Error! Bookmark not defined.
Introduction : ............................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Section I : Accréditation des laboratoires d’essais et d’étalonnages ......... Error! Bookmark not defined.
1.1. Définition, principe et origine de l’accréditation: ..................... Error! Bookmark not defined.
1.1.1. Définition d’accréditation :................................................ Error! Bookmark not defined.
1.1.2. Principe d’accréditation :................................................... Error! Bookmark not defined.
1.1.3. Origine d’accréditation : .................................................... Error! Bookmark not defined.
1.2. Avantage et Garanties d’accréditation :..................................... Error! Bookmark not defined.
1.2.1. Les avantages d’accréditation : ......................................... Error! Bookmark not defined.
1.2.2. Les garanties d’accréditation :........................................... Error! Bookmark not defined.
1.3. Objectifs et Intérêts d’accréditation :......................................... Error! Bookmark not defined.
1.3.1. Les objectifs d’accréditation : ............................................ Error! Bookmark not defined.
1.3.2. Les Intérêts d’accréditation : ............................................. Error! Bookmark not defined.
1.4. Critère d’accréditation : ............................................................. Error! Bookmark not defined.
1.4.1. L’évaluation : ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
1.4.2. La validation : .................................................................... Error! Bookmark not defined.
1.4.3. L’harmonisation : ............................................................... Error! Bookmark not defined.
1.4.4. Le domaine d’accréditation : ............................................. Error! Bookmark not defined.
1.5. La procédure d’accréditation : ................................................... Error! Bookmark not defined.
1.5.1. Les étapes de la procédure :.............................................. Error! Bookmark not defined.
1.5.2. La procédure et rapport d’accréditation : ......................... Error! Bookmark not defined.
1.6. Le processus d’accréditation : .................................................. Error! Bookmark not defined.
1.6.1. La Demande d’accréditation : ........................................... Error! Bookmark not defined.
1.6.2. L’Examen de recevabilité : ................................................. Error! Bookmark not defined.
1.6.3. Audit d’accréditation : ....................................................... Error! Bookmark not defined.
1.6.4. Décision d’accréditation : .................................................. Error! Bookmark not defined.
1.6.5. Suivi de l’accréditation : .................................................... Error! Bookmark not defined.
SECTION II : Le système management d’un laboratoire ....................... Error! Bookmark not defined.
2.1. Définition relative au mangement : ...........................................Error! Bookmark not defined.
2.2. La mise en place d’un SMQ dans laboratoire : ......................... Error! Bookmark not defined.
2.2.1. Organisations qualité d’un laboratoire : ........................... Error! Bookmark not defined.
2.2.2. Amélioration de la qualité : ............................................... Error! Bookmark not defined.
2.2.3. Surveillance et amélioration du SMQ : .............................. Error! Bookmark not defined.
Chapitre 2 : les exigences de la norme ISO/CEI 17025 :2005 et le besoin d’archivage Error! Bookmark
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Section I : Les exigences de la norme ISO/CEI 17025 :2005 ................... Error! Bookmark not defined.
1.1. Définition de l’ISO/CEI : .......................................................... Error! Bookmark not defined.
1.2. Domaine d’application : ............................................................ Error! Bookmark not defined.
1.3. Présentation de la norme ISO /CEI 17025(2005) : .................... Error! Bookmark not defined.
1.4. Objectifs de la norme ISO/CEI 17025(2005) : .......................... Error! Bookmark not defined.
1.5. Avantages de la norme ISO/CEI 17025(2005) :........................ Error! Bookmark not defined.
1.6. Exigences de la norme ISO/CEI 17025(2005) : ........................ Error! Bookmark not defined.
1.6.1. Chapitre 4 : Exigences relatives au mangement : ............. Error! Bookmark not defined.
1.6.2. Chapitre 5 : exigences techniques : ................................... Error! Bookmark not defined.
Section II : Le besoin d’archivage ............................................................. Error! Bookmark not defined.
2.1. Historiques des archives : .......................................................... Error! Bookmark not defined.
2.2. Définition de l’archivage : ......................................................... Error! Bookmark not defined.
2.3. Types d’archivages : .................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.3.1. L’archivage papier : ........................................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.2. L’archivage électronique : ................................................. Error! Bookmark not defined.
2.4. Types d’archives : ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.5. Les objectifs d’archivage :......................................................... Error! Bookmark not defined.
2.6. La politique d’archivage :.......................................................... Error! Bookmark not defined.
2.7. La gestion de l’archivage : ........................................................ Error! Bookmark not defined.
2.7.1. Le classement : .................................................................. Error! Bookmark not defined.
2.7.2. La conservation :................................................................ Error! Bookmark not defined.
2.7.3. Élimination :....................................................................... Error! Bookmark not defined.
Chapitre 3 : la mise en place d’une gestion efficace des archives cas du laboratoire de GCT .............. 44
Introduction : ......................................................................................................................................... 44
Section I : Présentation des laboratoires de contrôle qualité de groupe chimique tunisienne (GCT) ... 45
1.1. Historique des laboratoires de contrôle qualité des essais du groupe chimique
tunisien(GCT) :.................................................................................................................................. 45
1.2. Activités des chaque laboratoire du Group Chimique Tunisien (GCT) : .............................. 47
1.3. Situations organisationnelles : ............................................................................................... 47
1.3.1. Structures organisationnelles ....................................................................................... 47
1.3.2. Responsabilités et autorités : ........................................................................................ 48
1.4. La maîtrise d’un système management de la qualité : .......................................................... 48
Section II : la Mise en place d’une gestion efficace des archives ........................................................ 51
2.1. L’objectif du projet :.............................................................................................................. 51
2.2. Elaboration des options d’intervention :................................................................................ 51
2.2.1. Approche par chapitre :................................................................................................. 51
2.2.2. Approche par processus : .............................................................................................. 51
2.3. Etapes de réalisation du projet :............................................................................................. 52
2.3.1. Identification des processus : ........................................................................................ 52
2.3.2. Choix de la structure de l’outil : .................................................................................... 53
2.4. Réalisation de l’outil : ........................................................................................................... 53
2.5. L’outil d’autodiagnostic ........................................................................................................ 54
2.5.1. Facilité d’utilisation ....................................................................................................... 54
2.5.2. Visualisation des résultats ............................................................................................. 55
2.6. Maîtrise de la documentation de GCT :...................................................................................... 56
2.6.1. Maîtrise des documents : ............................................................................................... 56
2.6.2. Maîtrise des enregistrements : ..................................................................................... 56
2.7. La procédure maîtrise des documentations : ......................................................................... 58
2.8. Solution d’archivage : NOVAXEL : ..................................................................................... 58
CONCLUSION GENERALE ............................................................................................................... 65
INTRODUCTION GENERALE

L es laboratoires sont des entreprises comme les autres. A ce titre, ils sont soumis aux
lois du marché, et doivent faire face à la concurrence car, comme partout ailleurs,
le client choisira le produit ou le service le plus adapté à son besoin. La prospérité
des laboratoires passe donc aussi par l'incontournable "management de la qualité",
et l'ensemble des notions et des outils de la qualité leur sont parfaitement applicables,
et méritent être appliqués.

Pour rassurer leur client, de nombreux laboratoires se sont engagés dans une
démarche qualité et ont obtenus la certification ISO 9000 (International Standard
Organisation), dans le but d'accroître la satisfaction de leurs clients, ce qui constitue un gage
de confiance sérieux. Toutefois, si cette certification prouve la conformité du système de
management de la qualité du laboratoire à l'ensemble des exigences de l'ISO 9001, cela ne
constitue pas en soi la preuve de sa compétence à produire des données et des résultats
techniquement valides, et cela peut ne pas être suffisant en termes de garantie pour de
nombreux clients.

En effet, pour n'importe quel produit ou service, le client peut généralement se rendre
compte d'un défaut ou d'un non-respect de ses exigences. Dans le cas d'un étalonnage ou d'un
essai, c'est quasiment impossible. D'où le besoin, pour les laboratoires, d'obtenir une
reconnaissance à la fois de la mise en œuvre d'un système de management de la qualité
efficace, mais aussi de leurs aptitudes techniques. Cette reconnaissance s'obtient avec une
accréditation ISO 17025 : 2005.

L'ISO 17025 version 2005 est la norme internationale qui établit les exigences
générales de compétence pour effectuer des essais et/ou des étalonnages, y compris
l'échantillonnage. Elle couvre les opérations effectuées au moyen de méthodes normalisées,
de méthodes non normalisées et de méthodes élaborées par les laboratoires. Cette norme est
applicable à toutes les organisations, quels que soient leurs effectifs ou l'étendue du domaine
de leurs activités d'essai et/ou d'étalonnage.

L’ISO 17025 version 2005 se base sur deux chapitres fondamentaux, le premier est
l’exigence relative au management qui est relative au fonctionnement et à l’efficacité de
système management de qualité intérieure du l’laboratoire et les exigences de cette clause sont
similaires à celles de la norme ISO 9001 et deuxième qui est les exigences techniques
couvrent les compétences de l’équipe, la méthodologie des essais, les équipements et les
qualités les rapports sur les résultats des essais et des étalonnages.

Il est vrai que l’ISO/CEI 17025 a des plusieurs chapitres très importants mais le plus
fondamentale pour l’organisme système management qualité est le quatrième chapitre les
exigences relatives management qui sont deux points, maîtrise de la documentation (4.3) et
maîtrise des enregistrements (4.13).

Parmi les organismes ou les laboratoires, qui se fixent comme objectif l'obtention
d'une accréditation conformément aux exigences de la norme ISO/CEI 17025 (2005), on a les
laboratoires de contrôle de la qualité du Groupe Chimique Tunisien (GCT), en particulier, le
laboratoire du contrôle de la qualité de l'usine de Sfax, dans lequel, nous sommes passé notre
stage

Dans ce cadre, nous avons insisté sur les responsables de ce laboratoire sont donnes
des rôles fondamentale de maîtrisé des documentations et maîtrisé des enregistrements

De ce fait, la problématique de notre projet de fin d'études se prononce comme suit :

Comment assurer l’entretien de la maîtrise des documents et des enregistrements internes et


externes pour le système de management laboratoire conformément aux exigences ISO/CEI
17025 ?

Pour répondre à cette problématique, notre projet de fin d'études est composé de trois
chapitres, qui sont :

Le premier chapitre concerne, l’accréditation des laboratoires d’essais et d’étalonnage et d’un


système mangement laboratoire.

Le deuxième chapitre définit les exigences de la norme ISO/CEI 17025(2005) et le


besoin d’archivage.

Le troisième chapitre s’intéresse la mise en place d’une gestion efficace des archive au cas du
laboratoire du GCT.
Chapitre 1 : Accréditation des laboratoires d’essais et
d’étalonnage et l’importance du SMQ dans les laboratoires

Introduction :
Actuellement, les organismes d’accréditation sont conscients des difficultés rencontrées par
les laboratoires accrédités pour convaincre leurs clients qu’ils ont intérêt à travailler avec des
laboratoires accrédités ISO/CEI 17025 plutôt que seulement certifiés ISO 9000.La situation
est devenue encore plus critique avec les publications de l’ISO 9000 version 2000 et de
l’ISO/CEI 17025 version 2005. Trop souvent maintenant, des entreprises exigent des
laboratoires qu’ils soient certifiés alors que, de toute évidence, leurs attentes auraient été bien
mieux satisfaites via l’accréditation. La confusion s’explique en partie par la perception
généralisée que les laboratoires accrédités gèrent des systèmes de management de la qualité
qui ne jouissent d’aucune reconnaissance.

Un laboratoire accrédité suivant l’ISO/CEI 17025 est passé par une évaluation rigoureuse de
ses compétences techniques à pratiquer des essais, des analyses ou des étalonnages. Une
équipe d’évaluateurs (auditeurs qualiticiens et experts techniques) est venue sur place se
rendre compte de sa façon de travailler : matériels et conditions d’environnement, étalonnage
des équipements, raccordement aux étalons nationaux, méthodes, procédures, connaissance
des règles de l’art applicables dans le secteur etc. Et ce n’est pas tout, puisque l’évaluateur
qualiticien, responsable de l’équipe d’audit, de son côté, examiné avec soin le manuel
d’assurance qualité et l’ensemble du système de management mis en place au sein du
laboratoire.

L’accréditation est donc une garantie de confiance pour des essais et des étalonnages de
qualité. Lorsqu’un laboratoire satisfait aux exigences de l’ISO/CEI 17025, cela signifie que le
laboratoire satisfait à la fois aux exigences relatives à sa compétence technique et aux
exigences relatives à son système de management qui sont nécessaires à la délivrance de
résultats d’essais et d’étalonnage valides, d’une façon cohérente et continue dans le temps.
SECTION I : Accréditation des laboratoires d’essais et
d’étalonnages
1.1. Définition, principe et origine de l’accréditation:
1.1.1. Définition d’accréditation :

L'accréditation est une procédure externe à un établissement (un laboratoire d’essai et


d’étalonnage), effectuée par des professionnels, évaluant l'ensemble de son fonctionnement et
de ses pratiques. Cette évaluation vise à assurer la sécurité et la qualité des essais donnés au
client et à promouvoir une politique de développement continu de la qualité au sein de
l'établissement.

L'accréditation s'inscrit dans une logique de progrès d'un établissement. Elle accorde une
place centrale au client, à son parcours, à la coordination des essais qui lui sont apportés, et à
sa satisfaction.

L’accréditation est un «Procédure par laquelle un organisme ayant une autorité reconnait
formellement qu’un organisme, entreprise ou individu est compétent pour effectuer et mener
des taches particulières ou spécifiques » (Guide ISO/CEI N°2).

« L’accréditation est, dans le domaine volontaire, une reconnaissance de la compétence


attestée par des pairs, c’est-à-dire par des professionnels du métier. Cette compétence
technique » (www. Qualité online.com).

1.1.2. Principe d’accréditation :

L’accréditation des laboratoires d’essais et/ou d’étalonnages repose sur le principe du


volontariat, elle est ouverte à tous les organismes qui en font la demande et qui respectent les
critères techniques.

L’accréditation s’appuie sur l’évaluation :

 De la compétence du personnel ;
 De l’adéquation des équipements de l’organisme et des conditions
d’environnement ;
 Des méthodes d’essais et d’inspection utilisées.

1.1.3. Origine d’accréditation :

a) Le comité français d’accréditation (COFRAC) :

COFRAC est un organisme créé en 1994 sous l’égide des pouvoirs publics. Seul organisme
d’accréditation en France, qui couvre l’ensemble des activités d’accréditation (laboratoire,
organismes d’inspection et certificateurs), est une association loi 1901 a but non lucratif dont
les membres représentent l’ensemble des partenaires concernés : pouvoirs publics,
professionnels, laboratoires et organismes accrédités, groupements de consommateurs et
utilisateurs, acheteurs publics

COFRAC

Inspection

Laboratoire Certification

Analyses et Métrologie
essais Etalonnage Certification Certification
produits/ SMQ/SME
services

Figure 1:Types des organismes


kjkjk
L’accréditation COFRAC atteste de la compétence et de l’impartialité du laboratoire et valide
sa reconnaissance au niveau international. Elle englobe non seulement l’activité laboratoires
d’essais et d’étalonnage mais également l’activité certification et inspection .l’accréditation
est devenue un élément essentiel au bon fonctionnement d’un laboratoire.

b) La coopération internationale d’accréditation des laboratoires (L’ILAC) :

I.L.A.C est une coopération internationale sur les critères d’accréditation des laboratoires
d’essais et d’étalonnage fonctionnant dans le monde entier. Elle participe à l’élaboration de
méthode et de procédure d’accréditation des laboratoires, incite au recours à l’accréditation
comme moyen pour faciliter le commerce, aide au développement de système d’accréditation,
et assure la reconnaissance d’établissements d’essais et d’étalonnage compétents.

Pour favoriser la réalisation de ses objectifs, l’ILAC travaille en collaboration avec d’autres
organes internationaux qui œuvrent dans ce domaine.
c) Le Conseil National d’accréditation(TUNAC) :

Le Conseil National d’Accréditation TUNAC est un établissement public à caractère non


administratif doté d'une autonomie morale et financière. Le TUNAC est placé sous la tutelle
du Ministère chargé de l’Industrie, il est régi par les textes règlementaires suivants :

 La loi n°97-40 du 20 juin 1994, modifiée et complétée par la loi n°2005-92 du 03


octobre 2005, portant institution d’un système national d’accréditation des organismes
d’évaluation de la conformité.
 Le décret n°2006-1210 du 24 Avril 2006 portant organisation administrative et
financière du conseil national d’accréditation et les modalités de son fonctionnement.
 Le décret n°2006-1340 du 08 Mai 2006, des organismes d’évaluation de la conformité
et la composition du comité d’arbitrage et son fonctionnement.

Le TUNAC est géré par un Conseil d’Entreprise représentant les différents ministères
concernés, l’UTICA, l’UTAP, l’UDC, ainsi qu’un membre représentant les organismes
d’évaluation de la conformité. La direction générale assure la direction administrative,
financière et technique de l’établissement.

Le personnel permanent du TUNAC compte une vingtaine de cadres administratifs et


techniques dont 8 ingénieurs prenant en charge la gestion des 4 sections d’accréditation :
certification, essais et étalonnages, analyses et inspection.

Le TUNAC est consolidé par un personnel non permanent comptant des évaluateurs
qualiticiens et responsables d’évaluation et des évaluateurs et experts techniques nationaux et
internationaux.

1.2. Avantage et Garanties d’accréditation :


1.2.1. Les avantages d’accréditation :

a) la reconnaissance de la compétence en matière d’essais :

L’accréditation représente une reconnaissance officielle pour les laboratoires compétents et


permet aux clients de trouver des services fiable d’essais, de mesures et d’étalonnages, qui
puissent répondre à leurs besoins .Afin de conserver cette reconnaissance, les laboratoires
doivent se soumettre régulièrement à des réévaluations périodique réalisées par l’organisme
d’accréditation, qui vérifie ainsi s’ils demeurent conforme aux exigences et s’assure qu’ils
respectent leurs normes de travail. Ils doivent également participer entre deux réévaluations à
des programmes d’essais d’aptitude pour prouver de nouveau leur compétence technique.

b) Un repère en matière de performance :

L’accréditation profite aux laboratoires en leur permettant de déterminer s’ils effectuent leurs
travaux de façon correcte et selon des normes appropriées, en plus de leur fournir une norme
pour maintenir le niveau de compétence qu’ils ont atteint et surtout de l’améliorer en
continue.
D’où l’accréditation est un atout pour les laboratoires en ce sens qu’elle leur permet de
vérifier s’ils ont réalisé leurs travaux de la bonne façon en respectant les normes qui
s’imposent et constitue pour eux un point de repère pour le maintien et l’évaluation de la
compétence technique par un tiers pour avoir une bonne idée de leur performance.

1.2.2. Les garanties d’accréditation :

 Les résultats d’essais, d’analyses sont obtenus selon des méthodes validées et des
procédures conformes à des référentiels définis,
 Les personnes sont compétence pour réaliser les essais, analyses, effectuer les calculs
d’incertitudes, émettre des avis de conformités…,
 Les moyens (équipement raccordés, locaux …) sont adaptés aux essais, analyses
réalisés,
 L’organisation du laboratoire est conforme à un modèle d’assurance qualité décrit
dans la norme ISO/CEI 17025 (maitrise de la documentation, maitrise des travaux non
conformes, revue de contrat, gestion des réclamations, processus d’amélioration
continue…).

1.3. Objectifs et Intérêts d’accréditation :


L’accréditation est une procédure qui nous permet de réaliser certains objectifs, elle a ses
propres intérêts.

1.3.1. Les objectifs d’accréditation :

L’accréditation d’un laboratoire suivant la définition du comité français d’accréditation


(COFRAC), vise à démontrer à compétence de ce laboratoire à effectuer une tache bien
précise. Elle a pour objectifs d’aider les laboratoires à la mise en place d’une démarche
qualité selon la norme ISO 17025 (exigences générales concernant la compétence des
laboratoires d’étalonnage et d’essais).

L’accréditation a des objectifs principaux, qui sont :

 L’appréciation de la qualité et de sécurité des essais réalisés.


 L’appréciation de la capacité des établissements a amélioré de façon continue
la qualité des essais et la prise en charge globale du client.
 L’implication des professionnels a tous les stades de la démarche qualité.
 La reconnaissance externe de la qualité des essais dans les autres
établissements.
 L’amélioration continue de la confiance de client.

1.3.2. Les Intérêts d’accréditation :

L’accréditation a pour but, après l’évaluation, d’attester que des laboratoires et des
organismes sont techniquement capables, respectivement, de réaliser des essais ,des analyses
ou des étalonnages et de procéder à des actions d’inspection ou de certification dans les
secteurs dans lesquels ils se déclarent compétents.

Les intérêts d’accréditation peuvent être synthétises comme suit :

 Participer à des projets internationaux d’innovation ou de recherche.


 Pouvoir s’implanter sur un nouveau marché grâce à une reconnaissance officielle de
dimension internationale.
 Pouvoir répondre aux exigences du public en matière de santé et de sécurité.
 Offrir aux clients une garantie de pérennité conférée par la reconnaissance officielle
de la compétence technique.
 Maintenir les compétences techniques de l’organisation.

1.4. Critère d’accréditation :


Dans l’accréditation des laboratoires, quatre points forts se dégagent :

1.4.1. L’évaluation :

L’évaluation du laboratoire porte sur son savoir-faire, qui inclut l’organisation de son système
de management de la qualité.

1.4.2. La validation :

Un laboratoire ne peut être accrédité que pour des méthodes dument valides. Ces méthodes
peuvent être des méthodes de référence, des méthodes internes ou des méthodes dérivées de
méthodes de référence.

1.4.3. L’harmonisation :

L’accréditation permet d’harmoniser les pratiques des laboratoires en proposant des règles
communes à tous les critères d’accréditation .Que le processus de décision d’accréditation soit
identique pour tous va également dans le sens de l’harmonisation.

1.4.4. Le domaine d’accréditation :

Un laboratoire n’est jamais accrédité dans sa globalité, mais pour des méthodes bien précises
et bien validées. C’est également ce qui différencie certification et accréditation. Le domaine
d’accréditation représente le champ pour lequel le laboratoire est déclaré compétent.

1.5. Le processus d’accréditation :


Le processus d’accréditation est un enchainement d’actions planifiées, aboutissant à un
résultat.
Figure 2:Processus d’accréditation

1.5.1. La Demande d’accréditation :

L’organisme désirant être accrédité adresse une demande définissant clairement la portée
d’accréditation et accompagnée de son manuel qualité à un organisme accréditeur .Cette
demande est établie sur papier a en tête de l’organisme concerné selon le monde de demande
d’accréditation présentée en Annexe 1.

Cette demande est accompagnée des documents suivants :

 Le Manuel qualité du laboratoire ;


 Les procédures demandés au chapitre 4 de la norme NF ISO/CEI 17025 ;
 Le projet de portée d’accréditation ;
 Les documents de prescriptions applicable aux méthodes d’essais, lorsque c’est
applicable ;
 Les documents décrivant les possibilités d’étalonnage, lorsque c’est applicable.

1.5.2. L’Examen de recevabilité :

L’organisme adresse le dossier de candidature dument remplir a l’organisme accréditeur.

Celui-ci procède à l’étude de recevabilité pour juger de l’opportunité de poursuivre le


processus d’accréditation. Si le besoin se fait sentir on peut procéder aune visite d’évaluation
préalable ou demander des informations complémentaires.

A l’issu de cet examen, l’organisme reçoit un accusé de réception déclarant la suite réservée a
sa demande.

Une demande d’accréditation est jugée recevable si le système qualité du demandeur est
adéquat au référentiel choisi, si l’ensemble de ses éléments ont fait l’objet au moins une fois
d’un audit interne et d’une revue de direction et si son projet d’accréditation est rédigé
conformément au document « ligne directrices pour l’élaboration, la présentation et la gestion
des portée d’accréditation relatives aux laboratoires d’essais ou d’étalonnage ».

1.5.3. Audit d’accréditation :

L’équipe d’audit comprend un responsable d’audit, un ou plusieurs auditeurs qualité et un ou


plusieurs experts technique selon les domaines couverts par la portée d’accréditation.

L’équipe d’audit procède à :

 L’examen des dispositions prises par l’organisme demandeur pour assurer la qualité de
ses prestations conformément à l’un des référentiels d’accréditation choisi :
 L’examen de la compétence de l’organisme pour réaliser les prestations objet de sa
demande d’accréditation en conformité avec les exigences techniques spécifiques.

Cette équipe, établit un rapport d’audit .Ce rapport comprend les fiches d’écarts constatés par
l’équipe d’audit, complétées par les propositions d’actions correctives que compte
entreprendre l’organisme ainsi que leurs délais de réalisation et l’avis de l’équipe d’audit.

1.5.4. Décision d’accréditation :

A l’issu d‘un examen d’audit, le rapport d’évaluation formule un avis quant a l’octroi ou le
refus de l’accréditation.

A la lumière de cet avis, le directeur de la normalisation et de la promotion de la qualité prend


la décision finale d’accréditation.

1.5.5. Suivi de l’accréditation :

Au bout de chaque année, l’organisme subit un audit de suivi. Le renouvellement a lieu tous
les trois ans, trois moins avant l’expiration de la durée de validité.
SECTION II : Le système management d’un laboratoire
2.1. Définition relative au mangement :
Qualité : C’est l’ensemble des caractéristiques d’une entité qui lui confère l’aptitude à
satisfaire les besoins exprimés et implicites.

Politique qualité : Orientations et objectifs généraux d'un organisme concernant la qualité,


tels qu'ils sont exprimés formellement par la direction au plus haut niveau. La politique
qualité est généralement cohérente avec la politique générale de l'organisme et fournit un
cadre pour fixer des objectives qualités.

Manuel qualité : document spécifiant le système de management de la qualité d’un


organisme.

Le système qualité : Ensemble de l’organisation, des responsabilités, des procédures, des


processus et des moyens nécessaires pour mettre en œuvre le management de la qualité.

Mangement de la qualité : C’est l'ensemble des activités qui permettent l'orientation et le


contrôle d'une structure dans le domaine de la qualité. Par définition le management de la
qualité inclut les activités d'assurance qualité, d'amélioration de la qualité, de contrôle de la
qualité, de maîtrise de la qualité, de planification de la qualité, etc.
Procédure : manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus.

Processus : Ensemble d'activités corrélées ou interactives qui transforme des éléments


d'entrée en éléments de sortie.
Efficacité : Niveau de réalisation des activités planifiées et d'obtention des résultats
escomptés.
Efficience : Rapport entre le résultat obtenu et les ressources utilisées.
Conformité : Satisfaction d'une exigence.
Non-conformité :Non-satisfaction d'une exigence.
Exigence : Besoin ou attente formulés, habituellement implicites, ou imposés.
Action préventive : Action visant à éliminer la cause d'une non-conformité potentielle ou
d'une autre situation potentielle indésirable.
Action corrective : Action visant à éliminer la cause d'une non-conformité ou d'une autre
situation indésirable détectée.
Plan qualité : Document spécifiant quelles procédures et ressources associées doivent être
appliquées par qui et quand, pour un projet, un produit, un processus ou un contrat particulier.
Audit : Processus méthodique, indépendant et documenté permettant d'obtenir des preuves
d'audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères
d'audit sont satisfaits.
Traçabilité : Aptitude à retrouver l'historique, la mise en œuvre ou l'emplacement de ce qui
est examiné. (iso9000)
Document : support d’information et l’information qu’il contient.
Enregistrement : document présentant des résultats obtenus ou la preuve de la réalisation
d’une activité.

2.2. La mise en place d’un SMQ dans laboratoire :


La mise en place d’un système mangement laboratoire joue un rôle très important pour
répondre aux exigences du référentiel.
Permit les enjeux d’un SMQ est la capacité décider de l’intérêt de la mise en œuvre d’une
démarche qualité au niveau de son service ou laboratoire, ainsi la capacité choisir le
référentiel adapté à ses objectifs et aux processus concernés.

Le SMQ permit aussi l’organisme en termes de politique et de objectives qualités et leurs


planifications de maîtrise et assurance de la qualité et l’amélioration efficacité et efficience.
Mettre en place un SMQ, repose sur la compréhension du fonctionnement des organisations et
sur ce qui fonde leurs réussites .Les processus sont au cœur des systèmes de management, la
politique et les objectifs donnent le sens et la direction, le pilotage des activités se fait par des
indicateurs et le progrès est obtenu par des plans d’amélioration continue .La gestion
documentaire est enfin l’art et la manière de transcrire ce système et de pérenniser.

2.2.1. Organisations qualité d’un laboratoire :

a) Manuel qualité :
Le laboratoire doit disposer d’un manuel décrivant succinctement le système de management
de la qualité, indiquant l’organisation et le format des documents ainsi que le rôle et
responsabilités des membres du personnel chargés d’administrer le système et les procédures
techniques. Le manuel qualité doit également documenter les aspects administratifs,
organisationnels et scientifiques du travail du laboratoire qui sont nécessaires à sa bonne
administration.
La documentation doit être à se procurer dans le laboratoire et accessible à l’ensemble du
personnel concerné. Elle doit être constamment révisée et mise à jour pour que tous
changements des circonstances soient pris en compte.
b) structure du système documentaire :
Les documents sont généralement classés selon une pyramide à quatre niveaux. Cette
représentation a deux avantages :

 schématiser la cohérence des niveaux de la documentation ;


 et donner un ordre d’idée du volume documentaire que représente chaque niveau.
Figure 3: Système Documentaire
Pour chaque document, il faut préciser :

 le type de support utilisé (papier, informatique,…),


 son émetteur,
 son ou ses destinataires,
 son niveau dans la pyramide documentaire,
 son objet,
 son numéro de version et sa date de mise en application.
Manuel qualité :
 La politique et les objectifs qualités.
 L’organisation générale.
 Les éléments du système de management.
 La description des interactions entre les processus et leur mangement.
Procédure : ce sont des documents organisationnels qui décrivent la manière
spécifique de réaliser une activité « Qui fait Quoi, où et quand ? ».
Une procédure :
 S’appuie sur des documents référence.
 Décrit les étapes nécessaires à la réalisation d’une tâche.
 Définit les responsabilités de chacun.
 Contient les documents opérationnels(les modes opératoires).

Mode opératoire : Ce sont des documents opérationnels décrivant la manière de


réaliser une tâche et avec quoi
 Un mode opératoire est nécessairement rattaché à une procédure.
 Un mode opératoire décrit en détailla manière dont une tâche élémentaire doit
être réalisée.
 Un mode opératoire spécifie les moyens nécessaires à la réalisation de la tâche.
Les Enregistrement : Documents qui permettent d’apporter la preuve qu’une
procédure ou un mode opératoire a été respecté
 Il s’agit d’une trace.
 Document permettent de conserver, de valider et/ou de protéger les données
relatives à une action.
 Ces documents sont nécessairement rattachés soit à une procédure soit à un mode
opératoire.
c) Maîtrise des enregistrements :
L’objectif des enregistrements et disposé, pendant une période connue, de tous les
enregistrements apportant les preuves de la conformité du produit, de l’efficacité des
processus et du SMQ.
d) Engagement de la direction :
 Faire respecter les exigences réglementaires et légales;
 Garantir les bonnes pratiques professionnelles et la qualité des prestations des
essais des LCQ;
 Assurer la qualité des essais grâce à un personnel technique compétent informé des
dernières versions des normes en vigueur;
 Assurer la permanence, la mise à jour et la revue du système de management
qualité des LCQ conforme à la norme ISO/CEI 17025 : 2005.
e) Politique qualité :
 Adaptée à la finalité de l’organisme
 Comprend l’engagement à :
 Satisfaire les exigences.
 Améliorer l’efficacité du SMQ
 Fournit un cadre pour établir et revoir les objectifs qualités ;
 Communiquée et compris.
f) Revue de direction :
 Elément d’entrée de la revue : les résultats et des auto-évaluations, les retours
d’informations des clients le fonctionnement des processus, la conformité du
produit et d’état des actions correctives et préventives.
 Elément de sortie de la revue : action d’amélioration du SMQ et du produit,
évolution de la politique et objectifs qualité et déclenchement d’audit processus.
g) Mangement des ressources :

Mise à disposition des ressources humaines (affectation de personnel, formation,


sensibilisation et compétence) et environnement de travail favorable.

2.2.2. Amélioration de la qualité :

L’amélioration de la qualité s’obtient par l’amélioration des processus. L’amélioration de la


qualité est une activité continue, qui s’efforce d’atteindre des niveaux toujours plus élevés
d’efficacité et d’efficience des processus.

Le cycle PDCA et l’amélioration de la qualité :

La méthode PDCA est une démarche cyclique d’amélioration qui consiste, à la fin de
chaque cycle, à remettre en question toutes les actions précédemment menées afin de
les améliorer. PDCA titre son origine des premières lettres des mots qui la composent :
Plan-Do-Check-Act.
Ces derniers peuvent être interprétés tel qu’il suit :
 Plan : préparé, Planifier ;
 Do : développer, réaliser, mettre en œuvre ;
 Check : contrôler, vérifier ;
 Act : Agir, ajuster, réagir.

Figure 4: La roue de Deming

2.2.3. Surveillance et amélioration du SMQ :

La surveillance et l’amélioration de l’efficacité d’un système de management de la qualité


peut être réalisée par satisfaction clients, les audits internes et le traitement des non-
conformités.

 Satisfaction clients :
L’organisme doit surveillance les informations relatives à la perception du client sur
les niveau de satisfactions de ses exigences par l’organisme comme une des mesures
de la performance du système de management de la qualité les méthodes permettant
d’obtenir et d’utiliser les informations doivent être déterminées.
 Audit interne :
L’organisme doit mener des audits internes à intervalles planifiés pour déterminer si
le système de management de la qualité.
 Surveillance et mesure :
La mesure de la performance doit porter sur :
 La satisfaction du client
 Le système par l’audit interne
 Les processus
 Le produit
 Maîtrise de produit non conforme :
L’objectif de la maîtrise de produit non conforme Selon la norme ISO 9000 ce sont :
Eviter qu’un produit non conforme poursuive le cycle de réalisation, ou soit utilisé, en
présentant des risques d’insatisfaction.
Une procédure est exigée pour définir les dispositions de traitement des produits non-
conforme :
 Identifier le produit non-conforme ;
 Eliminer la non-conforme détectée, autoriser l’utilisation du produit,
acceptation par dérogation, ou
 Empêcher son utilisation ;
 Attribuer les responsabilités pour l’évaluation et le traitement du produit non
conforme.
 Maîtrise des données :
Afin d’évaluer les possibilités d’amélioration et d’efficacité du SMQ l’organisme doit
déterminer, recueillie et analyser des données. Ces données doivent permettre de
démontrer la pertinence des dispositions mises en œuvre il est donc nécessaire de
déterminer quelles seront les données appropriée, puis de comparer les résultats aux
objectifs fixés.

Conclusion :
Généralement chaque organisme quelle que soit domaine d’activités, sert à appliquer la norme
ISO/17025 le plus pratique le plus efficaces pour obtenir les meilleur résultats des laboratoires
d’essais et d’étalonnages sont, donc, obligés d’être accrédités selon la norme ISO/CEI 17025
version 2005 : « Exigences générales concernant la Compétence des laboratoires d’essai et
d’étalonnage »,pour garantir leurs efficacités techniques et produire des données et des
résultats pertinents, répondants plus efficacement aux attentes et aux exigences des clients.

Donc, quelles sont les exigences de la norme ISO/CEI 17025 (2005), et le besoins
d’archivage.
Chapitre 2 : les exigences de la norme ISO/CEI 17025 :2005 et le
besoin d’archivage
Introduction :
La norme ISO 17025 reprend l'ensemble des exigences des normes de la qualité ISO 9000 qui
ont été jugées applicables aux laboratoires d’essais, ces exigences relatives au système de
management sont rédigées dans un langage adapté aux activités des laboratoires et satisfont
aux principes de l’ISO 9001 : 2000 « Systèmes de management de la qualité – Exigences »,
elles sont en conformité avec les exigences pertinentes de cette norme a de présence
principale dans le mécanisme de l’entreprise, avec se rôle il contient le besoins d’archivage
qui traduire documents doivent être archivés dans un lieu de stockage et classés par nature de
marchés pour chaque année afin de pouvoir garantir leurs disponibilités ou restauration
effectives à tout moment. L’archivage s’effectue aussi bien sur les supports papiers que sur
ceux qui sont en versions électroniques ; afin de constituer un fond d’archives complet. En
d’autres termes, c’est la collection et classification de toutes les pièces constitutives des
dépenses ou de celles contenant la traçabilité du processus dicté par une loi ou texte
réglementaire qui serviront de supports aux contrôles a posteriori.
SECTION I : Les exigences de la norme ISO/CEI 17025 :2005
1.1. Définition de l’ISO/CEI :
L’ISO et la CEI se collaborent et forment le système spécialisé de la norme.

1.2. Domaine d’application :


L’ISO /CEI 17025 :2005 établit les exigences générales de compétence pour effectuer des
essais et/ou des étalonnages, y compris l’échantillonnage .Elle couvre les essais et les
étalonnages effectués au moyen de méthode normalisées, de méthode non normalisées et de
méthodes élaborées par les laboratoires.

Elle est applicable à toutes les organisations qui procèdent à des essais et/ou des étalonnages
.Par exemple, des laboratoires de première, deuxième et tierce parties, ainsi que des
laboratoires ou les essais et/ou les étalonnages font partie du contrôle et de la certification de
produits.

L’ISO/CEI 17025 :2005 est applicable à tous les laboratoires, quels que soient leurs effectifs,
l’étendue du domaine de leurs activités d’essais et/ou d’étalonnage. Lorsqu’un laboratoire ne
procède pas à une ou plusieurs des activités traitées dans la présente norme internationale,
telles que l’échantillonnage et la conception/développement de méthodes nouvelles, les
prescriptions des chapitres concernés ne s’appliquent pas.

L’ISO/CEI 17025 :2005 est destinée à être utilisée par les laboratoires qui élaborent leur
système de mangement pour la qualité et les activités administratives et technique. Elle peut
également être utilisée par les clients des laboratoires, les autorités réglementaires et les
organismes d’accréditation engagés dans des activités de confirmation ou de reconnaissance
de la compétence des laboratoires. L’ISO/CEI 17025 :2005 n’est pas destinée à être utilisée
comme référentiel pour la certification des laboratoires.

1.3. Présentation de la norme ISO /CEI 17025(2005) :


Le 12 mai 2005, l’organisation internationale de normalisation (ISO) a publié une version
actualisée de la norme ISO/CEI 17025, intitulée : « Exigences générales concernant la
compétence des laboratoires d’étalonnages et d’essais »

La nouvelle édition de 2005 amende L’ISO/CEI 17025 :1999 dans le but d’assurer sa
comptabilité avec les exigences de la norme ISO 9001 :2000, Systèmes de management de la
qualité- exigences. Cette démarche était devenue nécessaire en raison de l’adoption
généralisée de mangement de la qualité conformes à l’ISO 9001 :2000, y compris par les
entreprises et organisations qui s’adressent aux laboratoires d’essais et d’étalonnages.

Le référentiel ISO 17025 est un outil pour la mise en place et l’amélioration d’activités des
laboratoires.

Elle contient l’ensemble des exigences que les laboratoires doivent respecter pour démontrer à
leurs clients et aux autorités réglementaires qu’ils appliquent un système de mangement leurs
permettant de maîtriser entièrement leurs processus, qu’ils ont la compétence technique et
sont aptes à produire des résultats techniquement valides. Les organismes d’accréditation
chargé de reconnaitre la compétence des laboratoires utiliseront la norme comme base de leur
accréditation.

1.4. Objectifs de la norme ISO/CEI 17025(2005) :


Selon Alan Bryden, Secrétaire général de L’ISO/CEI 17025 bénéfice aux entreprises, aux
gouvernements et à la société dans son ensemble. La confiance dans la compétence des
laboratoires est souvent nécessaire pour les entreprises qui essaient de nouveaux produits ou
veulent s’assurer que les produits finis sont prêts pour la commercialisation pour les autorités
réglementaires et les responsables du commerce qui exigent une assurance pour les produits
nationaux ou importés destinés au marché, ou pour garantir la qualité et la fiabilité des essais
et analyses se rapportant aux risques pour l’environnement, la santé ou la sécurité".

L’ISO /CEI 17025 s’applique à tous les laboratoires, quels que soient leurs effectifs et
l’étendue du domaine de leurs activités d’essais et d’étalonnage. Cette norme est destinée à
être utilisée par les laboratoires désireux de mettre au point les systèmes de management de la
qualité, administratif et technique régissant leurs opérations.

Elle est utilisée par les clients des laboratoires, les autorités réglementaires et les organismes
d’accréditation en gagés dans des activités de confirmation ou de reconnaissance de la
compétence des laboratoires.

1.5. Avantages de la norme ISO/CEI 17025(2005) :


La conformité à la norme L’ISO /CEI 17025 :2005 apporte au laboratoire par le biais d’une
accréditation :

 La preuve de la compétence :
L’accréditation, obtenue après un processus d’évaluation mené par un organisme
reconnu comme le TUNAC, valide le savoir-faire et la pertinence de l’organisation
qualité du laboratoire.
 Une forme d’assurance :
L’accréditation consiste une forme d’assurance qualité et un facteur de progrès
majeur. Elle permet au laboratoire d’être sélectionné par ses clients et d’accéder à de
nouveaux marchés.
 La facilitation des échanges :
L’harmonisation des critères et des pratiques dans un cadre de référentiel commun
simplifie et facilite les échanges commerciaux et techniques entre laboratoires.

1.6. Exigences de la norme ISO/CEI 17025(2005) :


Un laboratoire voulant s’engagera dans la démarche d’accréditation, et bénéficier ainsi d’une
confiance accrue de la part de ses clients, doit répondre à certaines exigences. Celles-ci sont
détaillées dans la norme ISO 17025, reprise par le document de l’organisme accréditeur (le
COFRAC).les exigences de cette norme sont présentées comme suit :

1.6.1. Chapitre 4 : Exigences relatives au mangement :


1. L’organisme (paragraphe 4.1) :

Le système de management du laboratoire souhaitant effectuer des essais ou d’étalonnage sur


site ou dans des installations mobiles ou temporaires doit, entre autres, comprendre :

 Une liste à jour des laboratoires mobiles ou temporaires ;


 Une liste à jour des équipements utilisés pour les interventions sur site et de la
documentation associée à leur emploi ;
 Une liste à jour des documents applicables par les opérateurs sur site ;
 Une liste à jour du personnel spécialement qualité pour effectuer des essais ou
d’étalonnages sur site ;
 Des procédures pour assurer la maîtrise des enregistrements et des rapports sur les
résultats associés aux résultats obtenus sur site ou dans un laboratoire mobile ou
temporaire ;

Le laboratoire doit avoir prévu et formalisé les précautions prises pour assurer la constance
des équipements utilisés sur le site ou dans ses laboratoires mobiles (transport, stockage,
utilisation,…). (§4.1.3)

Lors de sa demande d’accréditation, le laboratoire doit avoir fixé les conditions limites
d’utilisation des équipements utilisés sur le site. On entend par « conditions limites
d’utilisation », les bornes fixées pour les différents paramètres expérimentaux : influence du
montage, de la température, pression atmosphérique, humidité de l’air,…

Pour les laboratoires d’étalonnage, l’accréditation est accordée pour les meilleurs possibilités
d’étalonnage sur site .Le laboratoire doit avoir quantifié et pris en compte, dans l’évaluation
de l’incertitude et dans l’expression du résultat de l’étalonnage y compris son incertitude
associée, l’influence des conditions expérimentales.

Note : Les « droits et propriété » des clients concernent non seulement les

Rapports sur les résultats, mais aussi les objets soumis à essais ou étalonnage, dont

Les conditions d’utilisation et le devenir après essai ou étalonnage doivent être Définis.
(§4.1.5.c)

2. Système de management (paragraphe 4.2) :

Le laboratoire doit en particulier : (§4.2.2.b)

 indiquer les prestations qu’il est en mesure de réaliser sous accréditation ; à cet effet,
il peut renvoyer à une liste détaillée des opérations et méthodes disponible ;
 spécifier si des prestations figurant dans sa portée d’accréditation peuvent être
réalisées
 Hors accréditation, qu’elle ait donné lieu ou pas à un rapport avec référence à
l’accréditation, exceptée s’il a été formellement convenu avec le client, dès la revue
de contrat ou de demande, que la prestation serait réalisée en dehors du cadre de
l’accréditation.
Dans le cas particulier ou il n’existe pas ou peu d’enregistrements en rapport avec des
prestations « accréditées »,et dans la mesure ou les dispositions du système sont déclarées
s’appliquer à l’ensemble des activités du laboratoire, l’équipe d’évaluation apprécie
l’application et l’efficacité des dispositions du système de mangement à partir des
enregistrement disponible, qu'ils soient ou nom en lien avec la portée d’accréditation

3. Maîtrise de la documentation (paragraphe 4.3) :

Le laboratoire doit disposer d’un système documentaire et de modalités de gestion


documentaire explicites. Pour simplifier et clarifier la formalisation des documents, on
rédigera une procédure pour la « maîtrise de la documentation interne », la procédure traitant
des documents externes est en général suffisamment simple pour en faire un court paragraphe
dans le manuel qualité.

Ces trois paragraphes abordent la gestion documentaire du système qualité, elle comprend :

 Revoir et approuver des documents ;


 Définir la liste des personnels autorisés à revoir et approuver les documents ;
 Tenir à jour la liste des documents en vigueur ;
 gérer la liste de diffusion de documents ;
 définir les modalités de diffusion ;
 mettre en place une revue périodique de la documentation ;
 retirer des documents périmés ;
 marquer des documents à conservés à des fin légales ou de traçabilité ;
 identifier tous les documents ;

Cette exigence aborde la modification de documentation, elle :

 Définie la revue de l’approbation des modifications des documents ;


 permet d’accéder aux informations pour la validation de ces modifications ;
 identifie les modifications ;
 définit les modalités afin de modifier manuellement de documentation ;
 aborde les modalités pour réaliser les modifications manuelle ;
 explicite la rémission d’un document après modification manuelle ;
 décrit les modifications de la documentation électronique.

Si une modification est apportée à un document, l’utilisateur doit pouvoir identifier le plus
rapidement possible quels éléments ont été modifiés par rapport aux pratiques précédentes.
4. Revue des demandes, et contrats (paragraphe 4.4)

L’exigence « revue de contrat » est une formalisation des accords entre les laboratoires qui a
été conçue pour éviter qu’ils effectuent des essais sans en connaître l’étendue exacte. Son
objectif principal est d’apporter la réponse adéquate aux demandes des clients tout en
s’assurant que le laboratoire dispose bien des ressources nécessaires pour le satisfaire, que ce
soit au niveau de la disponibilité des équipements, des consommables, des locaux, qu’à celui
de la compétence de son personnel et cela dès que le client intègre les exigences de délai.

Pour toutes relations entre un client et un fournisseur, la décision commune sur le contenu de
la prestation à réaliser doit faire l’objet d’un accord, en particulier lors remaniement de la
demande initiale et des discussions entre les deux parties.

La revue permettant d’aster que le laboratoire a bien évolué sa capacité à répondre aux
exigences, aux besoin et attentes du client doit être enregistrée et conservée, ainsi que
l’ensemble des relations orales ou écrites avec le client concernant sa prestation.

Le laboratoire ne doit accepter aucun contrat avec une société sous-traitante s’il n’est pas sur
qu’elle puisse répondre correctement aux demandes, que ce soit en terme de délai, de
compétence, etc.

Le laboratoire ne doit tenir informé le client des écarts qui conduisent à des modifications de
contrat.il faudra donc expliciter d’une manière ou d’une autre les moyens choisis par le
laboratoire pour informer le client d’écart par rapport au contrat.les responsabilité
correspondantes devront être décrites.

Un processus de revue permettra aux deux parties de se mettre formellement d’accord sur la
réalisation du contrat. On pourra éventuellement y associer un avenant.

5. sous-traitance des essais et des étalonnages (paragraphe 4.5) :


 Un sous-traitant compétent
 Le laboratoire doit aviser le client par écrit
 Le laboratoire est responsable envers le client des travaux effectués par le sous-
traitant
 Le laboratoire doit conserver un registre de tous les sous-traitants auxquels il a
recours :
 Liste à jour de tous les sous-traitants utilisés ;
 Utiliser seulement de sous-traitants compétents (ex. conformes aux
exigences de l’ISO/CEI 17025)
6. Achats de services et de fournitures (paragraphe 4.6) :

Le laboratoire qui mène des activités d’essais ou d’étalonnage sur site doit sélectionner et
acheter les fournitures, les réactifs et produits consommable destinés aux essais et étalonnage
sur site et qui ont un effet sur la qualité de ceux-ci.

Si les fournitures qui influent sur la qualité des essais sont livrées à un laboratoire permanent
puis transportées sur le terrain, des mesures doivent être en place pour empêcher que ces
fournitures ne soient altérées durant leur transport vers le lieu des essais ou leur entreposage
dans diverses conditions ambiantes. (§4.6.1).

7. Services au client :(paragraphe4.7)

Lorsque le client doit avoir accès au site ou se déroulent les essais ou les étalonnages, le
personnel du laboratoire veillera au respect de toutes les exigences réglementaires applicables
de même qu’à celui des exigences particulières relatives à la sécurité du client sur le site.
(§4.7.1)

Les commentaires des clients, tant positifs que négatifs, qui sont recueillis sur site doivent
faire partie des retours d’information de la clientèle. (§4.7.2)

8. Réclamations :(paragraphe 4.8)

Les réclamations peuvent provenir de clients mais également d’autre parties. Le processus
mise en place doit intégrer ces contraintes. Ensuite, une procédure de réclamation devrait
débuter par deux tests. Le premier consiste à vérifier que la réclamation est justifiée, la
seconde permet d’évaluer s’il ne s’agit pas d’une forme de pression tentant de mettre en péril
l’impartialité du laboratoire.

Lorsque ces deux tests ont été effectués, le laboratoire se retrouve devant un cas de traitement
de non-conformité. Il est important de relier ensuite en retour le traitement de la non-
conformité au processus de traitement de la réclamation qui doit prévoir une information au
client des dispositions prises.

9. Maîtrise des travaux d’essais et/ou d’étalonnage non conformes (paragraphe


4.9)

Le laboratoire est tenu de consigner une politique et des procédures qu’il met en œuvre
lorsqu’un aspect quelconque de ses travaux d’essai ou d’étalonnage sur site, ou le résultat de
ces travaux, ne sont pas conformes à ses propres procédures ou aux exigences convenues du
client. (§4.9.1)

Les responsabilités et les pouvoirs du personnel chargé d’effectuer les essais ou les
étalonnages sur site doivent être consignés explicitement dans les procédures du laboratoire
prévues lorsque des travaux non conformes sont constatés.la procédure doit également
indiquer clairement à qui il revient d’autoriser la poursuite des travaux. (§4.9.1.1)

10. Amélioration :(paragraphe 4.10)

Le laboratoire doit améliorer en continu l’efficacité de son système de mangement en


s’appuyant sur les commentaires des clients recueillis sur site.

11. Actions correctives :(paragraphe 4.11) :

Procédure pour identifier, implémenter, documenter les actions correctes ; désigner les
autorités appropriées et surveiller l’efficacité des actions correctives.
Les problèmes identifiés peuvent être des écarts par rapport au système qualité ou des écarts
techniques. Il s’ensuivra une prise de décision sur la validité de l’action choisie par la
personne la plus compétence, par exemple, le responsable qualité dans un cas, le responsable
technique dans l’autre. Comme pour traiter les non-conformités, une procédure s’avère
indispensable en tant que document.

L’action corrective est une étape importante du processus. Pour la réaliser, il existe des outils
comme, le digramme causes-effets. Selon cette méthode, tout effet est dû à une cause ou à une
combinaison de causes que l’on peut classer dans sept catégories. Elle permet d’avoir une
approche très structuré d’analyse des causes.

Figure 5:Digramme des 7M ou « causes-effets »


La méthodologie à suivre est totalement imposée par la norme :décision de lancer une action
corrective et analyse des causes conduit à identifier toutes les actions correctives
correspondantes puis à choisir la plus pertinente .Il convient alors de formaliser les
modification de procédures induite par ces actions correctives. La gestion des non-
conformités rentre de nouveau dans le cadre d’un plan d’amélioration continue de la qualité.

Figure 6: Gestion des actions correctives


Des audits supplémentaires doivent être réalisés par les laboratoires pour s’assurer de
l’application des exigences de la nouvelle norme.
12. Actions préventives :(paragraphe 4.12)

Les actions préventives mises en place permettant l’amélioration permanente du système de


management du laboratoire sont les suivantes :

 Vérifications des chaines de mesure avant essais,


 Gestion de la documentation sur le réseau interne,
 Utilisation de documents validés,
 Retrait des documents périmés,
 Réunions régulières sur le système management de la qualité
 Validation des moyens,
 Relecture périodique des documents du système qualité
 Audits internes,
13. Maîtrise des enregistrements :(paragraphe 4.13)

Ce paragraphe définit les modalités liées à la gestion de la documentation :

 La gestion des enregistrements ;


 La lisibilité, le stockage et la conservation des enregistrements ;
 La durée de conservation de la conservation ;
 La protection et sauvegarde des enregistrements informatiques.

Un formulaire d’enregistrement est un support de données, des enregistrements et des


résultats. Ces dispositions s’appliquent également aux formulaires correspondant à chacun des
documents : manuel, procédure, instruction ou mode opératoire. Leur nombre et leur nature
sont peu soumis à variation, si ce n’est pour prendre en compte telle ou telle évolution du
document. En revanche, les enregistrements sont en quantité évolutive car à chaque travail du
laboratoire correspond une retranscription.

Par conséquent tout processus « enregistrements » devra contenir les informations suivantes :

Figure 7: Diagramme "cause effet" des enregistrements


L’objectif principal des enregistrements « en assure qualité » est de permettre la traçabilité et
de retrouver l’historique des informations.

14. Audits internes :(paragraphe 4.14)

L’objectif de ce processus est de réaliser non pas un audit sur l’ensemble des activités du
laboratoire comme le fait déjà l’organisme accréditeur mais de faire de nombreux audits
beaucoup plus courts, dont l’ensemble couvre la totalité du système et des activités
techniques. Pour cela le laboratoire devra définir un programme d’audits. Un système d’audit
se compose :

 D’une procédure d’audit, de la qualification des audits internes


 De l’élaboration structurée et documentée d’un programme d’audit.

Tout écart constaté doit induire à la recherche des causes qui en sont à l’origine, des
conséquences qu’il engendre et à informer le client si les résultats qui lui ont été
communiqués sont entachés d’un doute. Il est recommandé d’effectuer un audit par la
« traçabilité »qui consiste, en partant soit d’une demande client (traçabilité aval), soit d’un
rapport d’essais (traçabilité amont), à analyser l’ensemble des processus, la documentation qui
leur est associée et leur mise en œuvre.

Si le processus d’action est bien construit, il n’est pas nécessaire de répéter cette exigence. Il
suffit de connecter la procédure d’audit interne à la procédure d’action correctives dès que

L’on constate un écart de mangement du laboratoire ou dans les prescriptions technique. Le


seul élément complémentaire est l’information au client que le manuel qualité peut traiter.

15. Revue de direction (paragraphe 4.15) :

Le but de revue de direction est d’afficher une politique, de la traduire en objectifs précis et de
dresser ensuite un bilan des résultats. À la cour de cette revue, il s’agit de présenter les
résultats de la période précédente en y intégrant l’ensemble des éléments exigés par la norme
pour en faire une analyse en réunion de direction afin d’évaluer l’efficacité des dispositions
prises par le système qualité. L’objectif de ce processus est de prendre des décisions en
fonctions des résultats cette analyse et de dresser un plan d’actions pour la période suivante et
une éventuelle révision de la politique et des objectifs correspondants. (Voir figure ci-
dessous).
Figure 8:Principe d’une revue de direction

1.6.2. Chapitre 5 : exigences techniques :

Il s’agit d’exigences relatives aux aspects les plus strictement liés à la profession technico-
scientifique (processus primaires) du laboratoire. Elles sont destinées à assure la
correspondance entre le contenu technique des services et les exigences techniques
particulières qui y sont associées.

1. Analyse et mesure de l’incertitude

Ce paragraphe définit les nombreux facteurs déterminent l’exactitude et la fiabilité des essais
et/ou des étalonnages effectués par un laboratoire. Ces facteurs peuvent comprendre des
éléments provenant :

 de facteurs humains (5.2) ;


 des installations et conditions ambiantes (5.3) ;
 des méthodes d’essais et d’étalonnage et de la validation des méthodes (5.4) ;
 de l’équipement (5.5) ;
 de la traçabilité du mesurage (5.6) ;
 de l’échantillonnage (5.7) ;
 de la manutention des objets d’essais et d’étalonnage (5.8) ;

Ce paragraphe introduit les prescriptions et indique les paragraphes 5.2 à 5.8 dans lesquels
sont traités les facteurs techniques pouvant influer sur la qualité des essais. Il est complété par
des prescriptions sur la maîtrise et la surveillance de la qualité, d’une part, et sur le contenu du
rapport d’essais, d’autre part.

Pour répondre à cette exigence dans le manuel qualité, il est possible de dresser une liste de
tous les éléments susceptibles d’influencer la qualité des essais.
2. personnel (paragraphe 5.2) :

L’exigence de la qualification du personnel est placée à juste titre parmi les exigences de
compétence technique, vue la prédominance de la composante technico-scientifique dans les
ressources humaines du laboratoire. Par qualification(ou compétence) du personnel du
laboratoire, on entend la détention des connaissances, des capacité, des qualités et des
comportement nécessaires pour l’accomplissement complet et efficace des taches dont il a été
chargé.

La compétence des personnes représente la richesse fondamentale et principale du laboratoire.


À ce titre, elle doit être développée et maintenue de manière propice.la direction doit assurer
la compétence du personnel qui gère et utilise les équipements, qui effectue les essais et les
étalonnages, qui effectue les essais et les étalonnages, qui évalue les résultats, qui rédige,
vérifie et signe pour approbation les rapports d’essais.

3. Installations et conditions ambiantes (paragraphe 5.3) :

Ce paragraphe se base sur des conditions techniques telles que des accès contrôle aux
installations qui sont adéquates pour la réalisation des essais et/ou étalonnage et la
surveillance et l’enregistrement des conditions ambiantes lorsqu’elles influencent la qualité
des résultats.

Les environnements d’essais et de travail en général, ainsi que les conditions


environnementales et de travaux correspondants doivent faciliter le bon déroulement des
activités et ne pas avoir d’influence négative sur la qualité des essais effectués (y compris la
préparation des échantillons).

4. Méthodes d’essais et validation (paragraphe 5.4) :

Ce paragraphe se base sur des méthodes adéquates et validées, des déviations, justifiées et
documentées, des procédures pour estimer l’incertitude de mesure, des calculs et transferts de
données sont systématiquement vérifiés.

a) Application des méthodes d’essais (paragraphe 5.4.1) :

Le laboratoire doit appliquer des méthodes et procédures appropriées pour tous étalonnages
relevant de son domaine d’activité. Celle-ci comprend la manutention, le transport, le
stockage et la préparation d’objets à soumettre à étalonner de l’incertitude de mesure. Quatre
types de documents sont donc exigés.
Tableau 1: Type de documents

Types d’actions Type de documents


Les méthodes d’essais document opérationnel et de réalisation des
essais
Les procédures d’essais Documents organisationnels explicitant le
partage des responsabilités entre les différents
secteurs du laboratoire
Les instructions d’utilisation du matériel documents organisationnels type notice
interne
Les instructions de manutention et de documents opérationnels de manipulation des
préparation des échantillons objets soumis à essais

L’ensemble de ces documents opérationnels doit être géré et mis à disposition du personnel.

b) Sélection des méthodes d’essais (paragraphe 5.4.2) :


Cette exigence implique que les méthodes d’essais permettent :
 de répondre aux besoins du client ;
 d’intégrer les normes et textes réglementaires ;
 de sélectionner des méthodes non imposées par les clients ;
 d’utiliser des méthodes développés ou adoptées par le laboratoire ;
 d’informer le client sur la méthode utilisée ;
 de confirmer de l’aptitude du laboratoire
c) méthodes développées par le laboratoire (paragraphe 5.4.3) :
Cette exigence définit :
 la planification du développement de méthodes ;
 la qualification du personnel chargé du développement de méthodes ;
 la mise à jour des plans ;
 la communication des plans de développement mise à jour.

Cette exigence s‘applique aux laboratoires qui réalisent par exemple des essais de
performance de produits. Elle oblige les laboratoires qui font de la recherche et
développement à élaborer un plan afin de revalidée des méthodes constamment remises à
jour.

d) méthodes non normalisées :


Ces méthodes doivent toujours être documentées sous forme de procédure technique
du laboratoire et doivent être scrupuleusement validées.

e) Validations des méthodes (paragraphe 5.4.5) :

La validation doit être plus ou moins étendue et approfondie en fonction desdites exigences
.Elle doit tenir compte d’éventuelles criticités liées à la gestion des échantillons, et aussi elle
doit être effectuée pour toutes les méthodes non normalisées développées en interne ou
externe au laboratoire et pour les méthodes normalisées utilisées en-dehors de leur champ
normal d’application, ainsi que dans le cas de modifications substantielles apportées aux
méthodes normalisées.

f) Estimations de l’incertitude de mesure (paragraphe 5.4.6) :

Le laboratoire d’étalonnage ou le laboratoire d’essais qui effectue des étalonnages dans ses
locaux doivent disposer de procédures pour la détermination des incertitudes d’étalonnage. Le
laboratoire d’essais doit en outre disposer de procédures pour l’estimation des incertitudes
associées aux résultats

Dans ce but, le laboratoire doit identifier les facteurs qui influencent des résultats :

 en termes d’écart par rapport à la « valeur juste »


 et essayer d’en estimer l’effet quantitatif sur ces mêmes résultats.

Il doit donc garantir que les résultats des essais effectués ne sortent pas de la marge
d’incertitudes spécifiée.

g) Maîtrise des données (paragraphe 5.4.7) :

La vérification des calculs et transfert de données peut être effectuée à différents niveaux
d’organisation. Elle peut être réalisée en autocontrôle par le technicien ou par un responsable
technique qui analyserait données initiales et données finales.

5. Equipement (paragraphe 5.5) :


 Equipement approprié pour l’exécution des essais/étalonnages.
 Procédures et programme d’étalonnage en place.
 Equipement identifié de façon unique et enregistrement liés.
 Instructions accessibles pour l’utilisation et entretien de l’équipement.
6. Traçabilité du mesurage (paragraphe 5.6) :
Tout équipement de mesure devra être raccordable aux étalons nationaux ou
internationaux pertinents. Cependant, il faut intégrer l’étalonnage des équipements qui
servent à surveiller les conditions ambiantes.
Pour les laboratoires d’essais, l’exigence est réduite aux seuls équipements dont les
fonctions de mesurage ont une incertitude qui a une influence significative sur le résultat
final.
7. Echantillonnage (paragraphe 5.7) :
L’ensemble de ces exigences peut être exclu si le laboratoire ne réalise pas
d’échantillonnage.
Dans le cas où ces exigences seraient exclues, les rapports d’essais émis doivent préciser
que les résultats ne concernent que l’objet à un lot ou une population.

Il y a lieu de considérer deux aspects au titre de ce paragraphe :

 Le prélèvement d’une partie de la manière ou du produit aux fins d’essais


 Le plan d’échantillonnage définissant Où, Quand, Combien, Comment sont
réalisés les prélèvements matière ou produits.
Lorsque le plan d’échantillonnage est normalisé ou indiqué dans la norme d’essais, les
modifications doivent être mentionnées dans le rapport d’essais

Ce point relève totalement de la compétence des experts techniques et non des auditeurs
qualiticiens.de fait, la composition des équipes d’audit sera adaptée au champ d’investigation
des audits.

8. Manutention des objets d’essais et d’étalonnage (paragraphe 5.8) :


 Le laboratoire doit avoir des procédures pour la manutention des objets soumis aux
essais.
 Identification adéquate pour éviter des confusions.
 Anomalies ou écarts à la réception doivent être enregistrées.
 Intégrité assuré pendant le stockage, manutention et préparation.
9. Assurer la qualité des résultats d’essais et d’étalonnage (paragraphe 5.9) :
 Procédure pour une surveillance planifiée de la validité des essais et étalonnages
entrepris
 Résultats analysés pour détecter les tendances
 Si résultats out of spécification(OOS), les actions correctives sont prises.
10. Rapport sur les résultats (paragraphe 5.10) :
 Résultats rapportés de manière exacte, claire, non ambiguë et objective
 Contenu du rapport en accord avec ISO 17025 (5.10.2/5.10.3/5.10.4)
 Les avis et interprétations sont clairement signalés comme tels.
 Résultats obtenus auprès de sous-traitants sont clairement indiqués
 Amendements de fond à un rapport : supplément ou nouveau rapport.
SECTION II : Le besoin d’archivage
2.1. Historiques des archives :
C’est un Documents qui constitue les sources originales de la connaissance du passé d’une
institution, d’une entreprise, d’une famille ou d’une personne.

La définition de ce qui est historique et de ce qui ne l’est pas relève de critères objectifs (par
exemple, les décisions des instances dirigeantes ou les brevets) et d’autres plus subjectifs (les
documents répondant aux tendances de l’historiographie qui évolue avec les générations).

Le statut d’archives historiques présente une certaine ambiguïté dans la mesure où certains
documents ont une valeur historique dès leur production (procès-verbaux du conseil
d’administration) tandis que d’autres ne l’acquièrent qu’avec le recul du temps.

On constate que, bien souvent, un fonds d’archives historiques est constitué aux trois quarts
de documents retenus à titre définitif après échéance de leur durée de conservation
réglementaire ou métier, tandis qu’un quart provient de sources diverses repérées par
l’archiviste (phénomène nommé « théorie des 75-25 »par Marie-Anne Chabin).

2.2. Définition de l’archivage :


De point de vue général, les archives sont l’ensemble de documents concernant les activités
antérieures et pouvant être nécessaires pour la continuité des activités, quel que soient leur
date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus dans l’exercice d’une activité, d’où
l’utilité d’une organisation efficace de sa conservation afin de faciliter et d’optimiser leur
utilisation futures.

L’archivage est défini par l’ensemble des actions qui ont pour objectif de gérer les archives, à
savoir :

 Ranger ;
 Trier, organiser, classer ;
 Conserver, sécuriser.

La gestion des archives inclut donc :

 Le traitement des documents, de leur émission à leur destruction ;


 Le choix du support d’archivage ;
 La traçabilité et la mise en sécurité des archives.

L’archivage des documents est une activité qui concerne toutes les entreprises et qui doit être
strictement encadrée.

Gérer l’archivage des documents est activité stricte qui répond à un processus propre à chaque
entreprise.

La gestion de l’archivage des documents se fait en 4 étapes :

 L’identification et l’authentification de chacun des documents d’archives ;


 Le stockage des archives ;
 La conservation et la consultation des archives ;
 La destruction ou le classement final des documents archivés.

2.3. Types d’archivages :


L’archivage consiste à conserver des documents sur support papier ou électronique dans but
de pouvoir les interroger, en permettre l’accès aux personnes autorisées à le faire et les
restituer sur le temps long afin de garantir des droits ou à des fins de recherche. L’archivage
vise donc à évaluer et sélectionner les documents utiles à ces fins et à lutter contre tout facteur
de dégradation de l’information et notamment, dans le contexte numérique, l’obsolescence
rapide des formats de représentation des données.

Il existe plusieurs types d’archivage :

 L’archivage physique de documents papiers ;


 L’archivage électronique.

2.3.1. L’archivage papier :

Il s’agit de stocker les données c'est-à-dire les empiler dans les armoires ou des baies de
stockage plus au moins sécurisés pour permettre à une organisation de faire face à ses
obligations légales et de se protéger juridiquement

2.3.2. L’archivage électronique :

La gestion électronique des documents est un procédé informatisé visant à organiser et gérer
des informations et des documents électroniques au sien d’une organisation. Elle désigne
également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires. L’archivage
électronique est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à
moyen et à long terme des informations numériques dans le but de les rendre accessibles et
exploitable. L’archivage électronique implique d’identifier précisément les responsabilités des
différents acteurs (autorité juridique, autorité d’archivage…)

Objectifs gestion électronique des documents :


 Conserver le document
 Le rendre accessible
 En préserver l’intelligibilité
 Sur le très long terme (+de 30 ans)
Les différents types de gestion électronique des documents (GED):
 GED internes : la solution GED est une « brique » au sein de l’outil métier existant
 GED externes : la solution GED est indépendante
 GED intégrées : la solution GED est indépendante de l’outil métier mais les deux sont
interfacés. Le connecteur (gestion de métadonnées concernées, synchronisation,
souplesse) doit alors être bien conçu.
2.4. Types d’archives :
Les documents d'archives est un cycle de vie qui se décompose en 3 phases :
 Les archives courantes
 Les archives intermédiaires
 Les archives historiques :
a) Les archives courantes :

Les archives courantes sont les dossiers que l'on conserve habituellement dans les bureaux, les
dossiers que l'on utilise dans l'exercice de ses fonctions. Ce sont les dossiers ouverts, que l'on
alimente au quotidien.

A l'issue de ce premier âge, les dossiers sont déplacés vers un espace d'archivage. Afin de
réduire la taille du dossier, on peut effectuer soi-même un premier tri simple : retirer les
trombones, les élastiques, les doublons, les notes personnelles n'ayant plus d'utilité ni d'intérêt
dans la compréhension générale du dossier, la documentation.

b) Les archives intermédiaires :

Les archives intermédiaires sont les dossiers clos, que l'on a déplacés vers un espace
d'archivage. Ces dossiers sont conservés dans le cadre de la conduite des activités du service.
Ils sont dotés d'une valeur juridique, administrative et d'exemplarité. Ils sont couverts par un
délai d'utilité administrative.

A l'issue de ce second âge, on effectue un tri des dossiers à l'aide des tableaux de gestion ou
calendriers de conservation ou à l'aide de l'Instruction. Les dossiers qui ne sont plus couverts
par un délai d'utilité administrative et dont le sort final est la destruction peuvent être
éliminés, uniquement après visa des Archives départementales.

c) Les archives historiques:

Les archives historiques et définitives sont les archives que l'on conserve indéfiniment en
vertu de leur valeur patrimoniale. Elles contribuent à l'histoire de l'institution et à l'histoire
locale.

Dans le cadre de l'université, ces archives sont amenées à être versées à terme aux Archives
départementales.

2.5. Les objectifs d’archivage :


Selon la valeur des documents à archiver, l’archivage peut répondre à un triple objectif :

 Juridique : il s’agit de tous les documents qui portent sur la justification de droits à
longue ou courte échéance. Exemple : conservation de contrats à des fins de preuve en
cas de litige avec le client et/ou le fournisseur, conservation de documents comptables
en cas contrôle fiscal :
 Administratif : ce sont les documents dont l’organisme a besoin pour son
fonctionnement :
 Historique : pour la reconstitution d’événement survenu dans l’organisme.
2.6. La politique d’archivage :

La Politique d’Archivage contribue à la gouvernance de l’établissement. Elle sécurise la


gestion de l’information de l’établissement en réduisant les risques de perte de données ou les
failles de sécurité. Elle permet des économies par la rationalisation des espaces immobiliers et
informatiques alloués à la conservation de l’information. Elle permet de garantir la
justification des droits des personnes et de l’établissement. Enfin, elle permet la constitution
d’une mémoire de l’établissement. La Politique d’Archivage constitue l’expression des
besoins de l’établissement pour son archivage, traduits en niveaux de sécurité et de service
attendus par l’établissement.

Rôle dans la politique d'archivage :


 Préparer les dossiers qu'il souhaite verser au Service des archives.
 Autoriser ou refuser l'élimination des dossiers dont la durée d'utilité
administrative est échue avant de solliciter officiellement le visa d'autorisation
des archives départementales.
 Effectuer les demandes de communication des dossiers qu'il souhaite consulter
dans le respect des procédures établies.
 Son interlocuteur direct sur les questions d'archivage est le Service des archives.
 Élaborer, coordonner et assurer la mise en œuvre de la politique d'archivage à
l'échelle de laboratoire.
 Centraliser les informations générales concernant l'archivage.
 Être le service ressource en matière d'archivage.
 Assurer l'organisation des tâches quotidiennes relatives à l'archivage

2.7. La gestion de l’archivage :


Toutes les entreprises qui font appel à l’archivage possèdent :
 Un plan de classement des archives papiers et des archives numériques.
 Une politique de conservation de ces archive.
 Élimination
Une priorité est accordée selon l’importance des données à archiver. Elle prend en compte :
 La sensibilité de l’information (confidentialité).
 La fréquence de consultation selon le type de données.

Ces méthodes de gestion de l’archivage doivent permettre l’accessibilité et faciliter la


consultation des documents archivés.

2.7.1. Le classement :

Le plan de classement est un système qui fixe l'organisation des archives courantes et
intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les
retrouver.
Le classement est la mise en ordre intellectuelle et physique des documents. Il consiste à
ordonner selon des critères prédéfinis les documents à l’intérieur des dossiers et les dossiers
entre eux :

 Les documents sont regroupés en dossiers homogènes traitant du même sujet


 A l’intérieur de chaque dossier, les pièces se classent par ordre
chronologique décroissant.

Après le choix du classement à suivre, il s’avère utile de ranger les boîtes contenant les
dossiers classés dans des armoires pour une conservation optimale des dossiers.

2.7.2. La conservation :

La conservation des documents est d’abord une exigence avant de se concrétiser dans des
actions de stockage sécurisé, de migrations de support ou de description des contenus. La
notion apparaît surtout dans l’expression « durée de conservation » qui s’applique d’aboraux
documents engageants et sous-entend la responsabilité du propriétaire des documents, même
si certains outils collaboratifs utilisent l’expression « durée de conservation » pour la gestion
individuelle des documents de travail.

1. Calendrier de conservation :

Le calendrier de conservation, connu aussi sous l’appellation de tableau de gestion ou encore


d’échéancier de conservation, est un outil important du programme de gestion des documents.
Il permet de déterminer le cheminement et le traitement des documents, de leur création
jusqu’à leur destruction ou jusqu’à leur versement aux archives

2. Les conditions de conservation des archives :


La conservation désigne l’ensemble des procédures visant à préserver l’intégrité des
documents. Elle couvre tous les aspects de stockage, les techniques et les méthodes de
préservation des fonds d’archives. En d’autres termes, elle vise à retarder le phénomène de
vieillissement des documents et à empêcher leur détérioration.
Ainsi les mesures qu’il faut prendre en considération concernent :

a) Température et humidité relative


 Ouvrir les portes des lieux d'entreposage le moins souvent possible afin
d’éviter les fluctuations de la température et du degré d'humidité
relative.
b) Éclairage
 Éteindre les lumières en quittant les lieux d'entreposage, la salle de
consultation et les lieux de travail ;

c) Qualité de l'air
 Effectuer le nettoyage des trappes de ventilation périodiquement ;
 Prévenir la présence de particules polluantes ;
 Veiller à ce qu'il n'y ait pas de matériel de bureau dans les lieux
d’entreposage (photocopieuse, imprimante laser).
d) Protection contre les dégâts causés par l'eau, les incendies et les agents
biologiques
 Interdire la consommation d’aliments au sein du centre d’archives ;
 Eviter la présence de plantes dans les locaux de conservation des
archives ;
 Prendre les mesures nécessaires en cas de détection d'insectes, de
rongeurs et de moisissures dans les locaux d'archives.
e) Nettoyage des archives
Le dépoussiérage et le nettoyage des documents et de leurs conditionnements au
moment de leur réception dans les dépôts d'archives, ainsi qu'un nettoyage régulier,
déréférence semestriel, contribueront à éliminer les causes de détérioration des
archives.
Le nettoyage des documents à l'aide de produits chimiques doit être exclusivement du
ressort du personnel technique spécialisé. Les produits seront toujours testés avec
Précaution avant toute application afin de s'assurer que ces derniers ne seront pas
nocifs pour les documents.

3. Conditionnement

L'utilisation de boîtes d’archives et de chemises cartonnées contribue au prolongement de la


vie des documents. Ces conditionnements offrent une plus grande protection contre le feu, les
dégâts par l'eau, la lumière, les moisissures et animaux nuisibles, La pollution et les variations
atmosphériques dans le lieu entreposage.

2.7.3. Élimination :

L’opération d’élimination des documents est effectué par le service gestion des documents et
des archiver conformément à la procédure suivant :

 tri les documents destinés à l’élimination conformément aux délais des conservations
stiples par le calendrier de conservation ;
 remplissage les tableaux des conservations et signature par la direction concernée et
par les responsable du service gestion des documents et des archives
 envoi des tableaux d’élimination aux archives nationales élimination des documents
après visa des archives nationales en présence d’un représentant du service gestion des
documents et des archives et un représentant de la responsable et signature du procès-
verbal conjointement avec l’usine après destruction réelle des documents en présence
des responsables.

Conclusion :
finalement, pour chaque organisation réalisant des essais et des étalonnages (en particulier, les
laboratoires), la démarche d’accréditation devient de plus en plus nécessaire pour garantir son
efficacité et sa compétence technique dans la réalisation des essais et des analyses demandées
par les clients.

Cette démarche peut être obtenue par la mise en place d’une gestion efficace des archives

cas du laboratoire conforme aux exigences de la norme ISO/CEI 17025 (2005).

Donc, comment peut-on améliorer l’efficacité la gestion d’archivage et quels types

d’amélioration qu’on peut utiliser ?


Chapitre 3 : la mise en place d’une gestion efficace des archives
cas du laboratoire de GCT

Introduction :
Comme il est connu L’ISO/CEI 17025 cette norme à être utilise par les laboratoires qui élaborent leur
système de mangement pour la qualité et les activités distractive et techniques ; cette norme et
applicables dans les laboratoires de group chimique tunisien (GCT) mais après notre diagnostic
documentaire est au niveau de système d’archivage après notre connaissances et notre rechercher
de cette domaines on donne une nouvelle désignation à la procédure retrouve dans les laboratoires
et nous proposons une autre procédure applicable et efficace.

D’autre coté on recherche une solution être efficace et satisfait a beaucoup des problèmes
représentant sous forme de logiciel applicable et sur tout traite les problèmes d’archivage de
documents.

Quelle est la propriété de cette procédure ?

Quelles variétés de logiciel proposes et quelles sont son étape ?


Section I : Présentation des laboratoires de contrôle qualité de
groupe chimique tunisienne (GCT)
1.1. Historique des laboratoires de contrôle qualité des essais du groupe
chimique tunisien(GCT) :
Après une longue période d’exportation du phosphate brut, la Tunisie s’est orientée vers
l’exploitation et la valorisation de ce minerai grâce à une industrie locale de production
d’acide phosphorique et d’engrais. La Tunis est le deuxième pays au monde qui met en
valeur un grand pourcentage de sa production de phosphate naturel (85%).

Ce groupement, résultant d’une série de fusions et d’absorptions des plusieurs sociétés, a


permis au secteur du phosphate d’occuper un place importante dans l’économie tunisienne en
assurant l’emploi de 4300 personnes et a réanimé plusieurs secteurs comme le transport
ferroviaire et maritime, la sous-traitance ainsi qu’un grand nombre d’activités annexes.

L’objectif principal de ce groupe est la production et la commercialisation de son produit


fini : le TSP (triple super phosphate) et tous ces dérives (les engrais simple et composés et les
produits chimiques)

L’usine de Sfax connu sous le nom de S.I.A.P.E (société industrielle d’acide phosphorique et
d’engrais) est une société anonyme tunisienne qui a édifié son usine en 1953 à 5 km au sud
de Sfax au capital de 1.500.000 dinars augmenté de 700.000 dinars en 1968, elle emploie
environ 500 personnes. Son secteur de production et son exportation a connu dans les années

70 une grande expansion. En effet, en 1979 en vue d’augmenter sa capacité de production en


TSP, une deuxième usine a été installée a M’dhill après des mines qui a entre en activité en
1985.

L’usine de Sfax utilise comme matière première :

 Le soufre importés d’autres pays exportateurs de soufre comme la Russie, l’Arabie


Saoudite et le Canada qui sera ensuite transformé en acide sulfurique indispensable
0dans le procédé de fabrication de l’acide phosphorique et par suite de TSP.
 Le phosphate apporté des mines de Gafsa (90%du phosphate provenant de Gafsa est
utilisé par le group chimique tunisien) qui est l’origine de la production de l’acide
phosphorique.

L’acide phosphorique et l’acide sulfurique sont des sous-produits du groupe et sont


les ingrédients fondamentaux pour produire du TSP.

Le produit fini de group chimique (le TSP) est orienté vers l’exportation, les clients
les plus importants sont l’Angleterre, la chine, la France, l’Italie de bangladaise.
Tableau 2: Historique du group chimique tunisien(GCT):

Dates Désignations

1952 Création de l’usine Triple super phosphate(TSP) à Sfax sous le nom de la société
Industrielle d’Acide phosphorique et d’Engrais (SIAPE).
1972 Création d’une usine d’Acide phosphorique à Gabés sous le nom d’Industrie
chimique Maghrébine(ICM).
1979 Création de l’usine DAP à Gabés sous le nom de la Société Arabe des Engrais
phosphatés et Azotés(SAEPA).
1983 Démarrage d’une usine d’Ammonitrate par la Société Arabe des Engrais
Phosphatés et Azotés(SAEPA).
1985 Création d’une nouvelle usine le nom d’Engrais de Gabés (EG) pour la production
de Di-ammonium Phosphate (DAP).Création des Industries chimiques de GAFSA
(ICG).
1988 Création de l’usine de SKHIRA pour la production d’Acide Phosphorique et super
phosphorique.
1989 Absorption de sociétés ICM, EG et ICG par la SIAP.
1992 Fusion de la SIAPE et de la SAEPA, et création du Group chimique Tunisien
(GCT).
1994 Unification de la direction générale de la Compagnie Phosphate Gafsa (CPG) et du
group Chimique tunisien (GCT), par la nomination d’un seul Président Directeur
Général (PDG).
1996 Fusion des structures commerciales de la CPG et du GCT.

Le group chimique tunisien est une entreprise publique tunisienne dont l’objet est de produire
et de transformer le phosphate extrait en Tunisie en produits chimique tels que l’acide
phosphorique ou les engrais.

Le GCT comprend actuellement les usines suivantes :

Région Usines
Sfax  Usine de Sfax (produits finis le triple super Phosphate "TSP").
 Usine de Skhira (produits finis l’Acide phosphorique Noir et Traité).

Gabés  Usine Di-ammonium Phosphate "DAP" (produit finis le "DAP").


 Usine d’Acide Phosphorique "AP"(produits finis : Acide Phosphorique
Noir et Traité et la DAP).
 Usine d’Ammonitrate (produits finis : l’Ammonitrate Agricole
"l’ANA").

M’dhilla  Usine de M’dhilla (produits finis le Triple Super Phosphate "TSP").


1.2. Activités des chaque laboratoire du Group Chimique Tunisien
(GCT) :

Les laboratoires du GCT concernés par l’accréditation sont situés dans trois régions de la
République tunisienne à savoir : Sfax, Gabés et M’dhilla.

Régions Sfax :

 Laboratoire de contrôle qualité des Embarquement de Sfax : Ce laboratoire a


pour activité l’analyse de l’engrais Triple super Phosphate (TSP) destiné pour
le marché local et pour l’exportation et aussi l’analyse du souffre réceptionné.
 Laboratoire de contrôle qualité de l’usine de Sfax : Ce laboratoire a pour
activité l’analyse de l’engrais Triple Super Phosphate (TSP) produit, qui sera
acheminé par voie ferrée ou par camions à la division des Embarquements de
Sfax.
 Laboratoire de contrôle qualité de l’usine Skhira : Ce laboratoire a pour
activité l’analyse des acides phosphorique " Noir et Traité "destiné pour le
marché local et pour l’exportation.

Région Gabés :

 Contrôle de qualité des phosphate et Acide phosphorique en procédant à


l’analyse des acides phosphoriques "Noir et Traité" destinés pour le marché
local et pour l’exportation et à l’analyse du souffre réceptionné.
 Contrôle de qualité des engrais en procèdent à l’analyse de l’engrais
phosphaté : Di-ammonium Phosphate (DAP) et Di-calcium Phosphate (DCP),
destinés pour le marché local et pour l’exportation.

Région M’dhilla :

 Laboratoire de contrôle qualité de l’usine de M’dhilla : Ce laboratoire a pour


activité l’analyse de l’engrais Triple Super Phosphate (TSP), destiné pour le
marché local et pour l’exportation et qui sera acheminer par voie ferrée ou par
camions à la division des Embarquements de Sfax.

1.3. Situations organisationnelles :


1.3.1. Structures organisationnelles :
 Structure juridique :

Les laboratoires appartiennent au Groupe Chimique Tunisien (GCT), qui est une société
anonyme tenue juridiquement responsable.

 Impartialité et indépendance :

L’impartialité, l’indépendance, l’intégrité et la confidentialité des laboratoires sont assurées


par le fait que :

Les aides chimiste effectuent les essais sur des échantillons dont ils ignorent la
provenance ;
L’anonyme des échantillons est assuré par les systèmes de codification ;
Le mode de rémunération pratiqué au GCT permet d’assurer que l’ensemble du
personnel n’est sujet à aucune pression financière ou commerciale ;
Le laboratoire dépendant, hiérarchiquement, des chefs de Division contrôle
qualité (CDCQ), qui sont indépendants de la production, financier et
commercial ;
L’accès aux laboratoires est règlementé les documents et les enregistrements sont
biens protégés et gardés conformément aux procédures de maitrise des
documentations.

1.3.2. Responsabilités et autorités :

Les responsabilités, les autorités et les liaisons hiérarchiques entre tous les collaborateurs du
laboratoire et des activités qui lui sont liées sont décrites dans :

L’organigramme du Groupe Chimique tunisien (Annexe 2) ;


L’organigramme détaille de chaque laboratoire de contrôle qualité ;
Les fiches de fonction qui définissent les taches spécifiques à chaque
collaborateur et identifient les suppléants.

Les missions du directeur qualité (DG) et du responsable de mangement qualité du laboratoire


(RMQL), sont décrites dans les formulaires qui sont rattaché au manuel qualité des
laboratoires (MQL).

Les missions du Responsable du Laboratoire (RL), du Responsable Technique (RTL), du


Correspondant Qualité (CQL), du contremaitre (CML), du réceptionner (REL), d’Aide
Chimiste (ACL) et du Responsable Magasin (R.MagL), sont décrites dans les formulaires
rattachés au Plan Qualité du Laboratoire (PQL) spécifique à chaque Laboratoire de Contrôle
Qualité (LCQ).

1.4. La maîtrise d’un système management de la qualité :


Le SMQ décrit l’organisation de la société en termes de politique et objectifs qualité et leurs
planifications, de maîtrise et assurance de la qualité, et d’amélioration de son efficacité et
efficience .Mettre en place un SMQ, repose sur la compréhension du fonctionnement des
organisations et sur ce qui fonde leurs réussites.les processus sont au cœur des systèmes de
management, la politique et les objectifs donnent le sens et la direction, le pilotage des
activités se fait par des indicateurs et le progrès est obtenu par des plans d’amélioration
continue .la gestion documentaire est enfin l’art et la manière de transcrire ce système et de le
pérenniser .

 Le plan qualité laboratoire : décrit les dispositions spécifiques mises en place dans le
laboratoire LCQ05 de l’usine de Sfax et les activités qui lui sont liées, pour assurer que
ses prestations d’essais fournies aux clients internes ou externes, soient réalisées d’une
manière impartiale, indépendante et conformément aux dispositions générales décrites
dans le Manuel Qualité Laboratoire (MQL).
 Le manuel qualité laboratoire : le présent document vise à :
 Présenter les différents laboratoires de contrôle de la qualité du GCT ;
 Décrire le système qualité mise en œuvre, afin d’assurer et de garantir la qualité
des prestations fournies aux clients internes et externes ;
 Définir la structure de fonctionnement de direction générale dans la mise en
œuvre de la démarche qualité au sein des laboratoires (des usines de Gabés,
Skhira, Sfax et M’dhilla et embarquement de Sfax) ;
 Fixer la politique qualité et les choix organisationnels et techniques adoptés vis-
à-vis de l’ensemble des éléments du SMQ afin d’assurer :
 La quantité requise des essais ;
 L’indépendance des responsables et des personnels des LCQ vis-à-vis des directions
commerciales, technique, ou autre, susceptible de mettre en cause la qualité de leurs
travaux.

 La politique qualité :

La politique qualité, objet de la déclaration présentée en début de la manuel qualité, est


comprise, mise en œuvre et entretenue à tous les niveaux dans les laboratoires de contrôle
qualité (LCQ) et dans les activités qui leurs sont liées comme suit :


L’affichage de la politique qualité dans les laboratoires ;

La diffusion de la politique qualité avec la manuel qualité à tous les
responsables concernés par l’accréditation des laboratoires ;
 La mise en place des mesures de sauvegarde de la confidentialité, impartialité
et de l’intégrité ;
 La vérification périodique de l’application et de l’efficacité du système qualité
par le biais de l’audit qualité interne ;
 La revue de direction effectuée par la direction général en vue d’amélioration
l’efficacité du système de mangement qualité, mise en place ;
 La formation et la sensibilisation du personnel.
 Engagement de la direction :
 Faire respecter les exigences réglementaire et légales ;
 Garantir les bonnes pratiques professionnelles et la qualité des prestations des
essais de LCQ05 ;
 Assurer la qualité des essais grâce à un personnel technique compétent ;
 Assurer en permanence la mise à jour et la revue du système mangement
qualité des LCQ05 et ce conforme à la norme ISO/CEI 17025 ;
 Renforcer la formation du personnel de LCQ05.
 Assurer que tout le personnel concerné par les activités d’essais ou sein des
laboratoires se familiarise avec la documentation qualité et applique les
procédures ;
 Assurer la bonne collaboration des directions liée avec les laboratoires de
contrôle qualité(LCQ05).
 Domaine d’application :

Le système de management de la qualité développé est applique à l’ensemble des LCQ du


GCT pour ses prestations d’essais dans tous les domaines et répondu à toutes les exigences de
la norme ISO/CEI 17025 version 2005 (à l’exception des chapitre relatifs à l’échantillonnage,
à l’avis et à l’interprétation).
Section II : la Mise en place d’une gestion efficace des archives
2.1. L’objectif du projet :
L’objectif du projet est de développer un outil d’autodiagnostic à partir de la norme ISO
17025. Ainsi, il favorise aux organismes visés son auto évaluation dans le but d’améliorer
leurs pratiques.

Pour démontrer leurs compétences en matière d’essais, d’étalonnage et de mesures, les


laboratoires de GCT peuvent envisager une accréditation et avoir alors besoin de connaître
leur niveau de maturité par rapport à la seule norme ISO/IEC 17025 « exigences générales
concernant la compétence des laboratoires d’étalonnages et d’essais ».

Sa dernière version de 2005, contient toutes les exigences qui a pour objectif la satisfaction
des laboratoires d’essais et d’étalonnages, s’ils souhaitent apporter la preuve qu’ils gèrent un
système qualité, sont techniquement compétentes et capables de garantir des résultats et des
incertitudes associées.

Cette norme est composée de deux grandes parties :

 Le chapitre 4 qui s’aligne sur les exigences de L’ISO 9001 « Exigences applicables
aux systèmes de management de la qualité »
 Le chapitre 5 qui explique l’organisation technique des laboratoires et sa maîtrise
métrologique.

L’outil d’autodiagnostic sur la norme ISO 17025 facilite aux utilisateurs de mesurer la
situation de leur activité, d’identifier les axes d’amélioration afin de s’approcher de ce
référentiel.

2.2. Elaboration des options d’intervention :


2.2.1. Approche par chapitre :

Un benchmarking a permis de retrouver un outil d’autodiagnostic complet mis.

L’approche développée consiste à établir une série de question en suivant les chapitres de la
norme ISO 17025.

C’est une méthode rigoureuse et complété car elle couvre tous les champs de la norme.

2.2.2. Approche par processus :

L’approche proposée est très originale car c’est une approche processus. La méthode utilisée
consiste à représenter les exigences de la norme sous forme de processus ; puis de construire
un questionnaire d’autodiagnostic à partir des processus identifiés.
Figure 9: Identification des processus

2.3. Etapes de réalisation du projet :


2.3.1. Identification des processus :

La norme ISO 17025 a été analysée selon la méthodologie suivante :

 Classement des exigences du texte normatif par affinité sur un diagramme d’Ishikawa
 Identification des processus de la norme

Cette analyse a permis d’identifier 4 processus majeurs qui sont représentés sur la figure
suivante :

Figure 10: Diagramme d'Ishikawa


Le diagramme d’Ishikawa comporte axes correspondants chacun à un processus :

Processus de pilotage : définit la politique et les objectifs du laboratoire


Processus d’organisation/gestion : décrit comment le laboratoire met œuvre les
moyens et des ressources pour atteindre ces objectifs
Processus de réalisation décrit la mise œuvre des essais, mesure et étalonnage
Processus de qualité : décrit comment le laboratoire s’organise pour analyser, mesurer
les écarts de sa politique qualité et mener à bien ses actions d’amélioration
Ces axe comportent des branches qui correspondent aux sous chapitres de la norme.

La cartographie ci-dessous élaborée sous le modèle de l’ISO 9001 montre :

 Les interfaces entre les différents processus


 Les relations entre les clients et les laboratoires.

Figure 11: Cartographie des processus de la norme ISO 17025

2.3.2. Choix de la structure de l’outil :

L’analyse du texte normatif a donner au groupe la permission de s’approprier complètement


le sujet pour fixer le cadre de l’outil, avant d’entrer dans sa réalisation.

Après cette analyse rigoureuse du texte normatif, il convient de définir le cadre de l’outil
d’autodiagnostic et notamment de statuer sur :

 Le support sur lequel il sera développé


 La grille de cotation
 Type de synthèse des résultats

Une des fonctions de l’outil va transformer les données qualitatives, qui sont les exigences
de la norme, en données quantitatives à fin de fournir des données chiffrées sur les pratiques
des laboratoires. Pour pouvoir réaliser cela, nous avons choisi de développer l’outil sur Excel,
de déterminer 6 niveaux de modalités pour la grille de cotation et d’inclure des résultats
graphiques car beaucoup plus parlants.

2.4. Réalisation de l’outil :


Les étapes majeures du processus de réalisation de l’outil sont illustrées sur la figure .Les
étapes suivantes ont été décrites précédemment :

 Analyser la norme ISO 17025


 Identifier les différents processus
 Grouper les chapitres par processus

Ensuite un questionnaire par processus a été réalisé, suivi par un regroupement des questions
par affinité afin de respecter l’objectif de questions.

2.5. L’outil d’autodiagnostic


2.5.1. Facilité d’utilisation

L’outil d’autodiagnostic est introduit via une première page « mode d’emploi » expliquant
brièvement comment utiliser l’outil.

Il présente également l’échelle d’évaluation à partir de laquelle les scores pour chaque
processus sont calculés.

Il s’agit d’une échelle à 6 modalités : (faux unanime, faux, plutôt faux, plutôt vrai, vrai,
vrai prouvé). Chaque modalité est associée à un % de véracité.

Figure 12: Echelle d’évaluation


L’échelle d’évaluation ci-dessus est fixe, l’utilisateur n’est pas autorisé à la modifier. De
cette manière, les résultats obtenus par différents laboratoires peuvent être comparables car ils
sont livrés en utilisant le même référentiel de notation.

Après avoir pris connaissance de ces informations essentielles pour l’exploitation de l’outil,
l’utilisateur peut choisir sa « méthode » d’autoévaluation et commencer le questionnaire.

Il est important de notre qu’une fois qu’une approche a été choisie, l’évaluateur doit s’y tenir
jusqu’au bout.

Le questionnaire d’auto-évaluation contient un champ mode de preuve et une observation à


l’intention de l’évaluateur, il peut de cette manière justifier ses réponses et apporter plus
d’informations si nécessaire.
Figure 13: Extrait de la grille d'autodiagnostic – Processus
Le questionnaire « chapitre » suit la même architecture que celui de l’approche processus
pour l’évaluation, le mode de preuve et le commentaire. La seule différence entre les deux
questionnaires réside dans la correspondance entre les sous chapitres et les processus.

2.5.2. Visualisation des résultats

Quelque soit l’approche choisie, l’évaluateur peut voir les résultats de l’évaluation sous forme
de taux de conformité et sous forme graphique.

L’outil génère donc au total 2 types de données pour chaque approche (voir figure 14 et 15) :

 Des données chiffrées :


 Par chapitres
 Par processus

Figure 14 : Résultats chiffrées par chapitre


Figure 15: Résultats chiffrées par processus

Figure 16: Graphe radar chapitre 4


Les graphes obtenus permettent de visualiser facilement les points à améliorer et de telles
mesures réalisées périodiquement peuvent montrer les progrès accomplis.

Dans le cas de plusieurs autodiagnostics, l’outil peut calculer automatiquement la moyenne et


les écarts-types et présente à l’organisme les capacités de progrès.

Pour cela il suffit de coller les résultats de l’autoévaluation dans le tableau prévu à cet effet.
Le tableau est dimensionné pour recevoir les résultats de 8 évaluations. L’outil
d’autodiagnostic réalisé sert également à suivre les performances de l’organisme.

En fonction des résultats obtenus, les graphiques permettent de visualiser les progrès réalisés
et les axes d’amélioration en représentant les moyennes et écart- types.

2.6. Maîtrise de la documentation de GCT :


2.6.1. Maîtrise des documents :

Les différents documents du système documentaire du LCQ05 sont gérés par le contrôle
laboratoire (CQL) suivant la liste des documents internes et externes établies.

2.6.2. Maîtrise des enregistrements :

L’enregistrement est un document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de


la réalisation d’une activité ou un processus.les enregistrement peuvent être effectués sous
forme de formulaires .Exemple d’enregistrement qu’on peut citer :(description de fonctions ;
responsabilités ; formulaire ; plaintes de clients ; réactions de clients ; planification des
audits ; rapports d’audit…).

Les enregistrements propres au LCQ05 sont constitués de ceux qui sont prévus par les
procédures du système. Ces enregistrement établis doivent être entretenus afin de démontrer
la conformité aux exigences spécifiées et de vérifier l’efficacité du système mangement
qualité (SMQ).

L’enregistrement des résultats des contrôles et des essais, pour LCQ05, démontre que le
produit est approuvé.

Le système documentaire des laboratoires de contrôle qualité du Group Chimique Tunisien


est représenté par les structure présentée comme suit :

Manuel
Qualité

Procédures
d'Organisation
Générales Q00/T00

Plan Qualité

PQL

Méthodes, données, procédures


spécifiques et formulaires des LCQ

Enregistrements

Figure 17: système documentaire du GCT


L’objectif principale de l’accréditation des laboratoires des usines de Sfax se traduit par :

 Prendre en compte les attentes des clients de laboratoire.


 Connaître la compétence et l’impartialité de laboratoire.
 Assurer une amélioration continue du système mangement qualité.
 Gérer et installer un bonne logiciel d’archive.

Au sein de GCT, nous avons étudié la procédure existante et nous avons constaté qu’elle
manque plusieurs démarches. Dans ce contexte, nous avons évalué la situation en essayant
de créer des nouvelles démarches pour que nous puisons minimiser le maximum de manque.

2.7. La procédure maîtrise des documentations :


code : PR-Mx-xx
Maîtrise documentaire page : 1/4
révision: 00

1. Object :

Cette procédure définit les dispositions relatives à la maîtrise documentaire (documents et


enregistrements) du système de Mangement de la Qualité.
Cette procédure permet d’assurer la mise à disposition des documents au bon endroit, au bon
moment, et dans la bonne version.

2. Domaine d’application :

Cette procédure est applicable à tous les documents et les enregistrements organisationnels et
opérationnels du système de mangement de la qualité (les procédures, instructions de travail,
et leurs documents d’appui (formulaire, listes, fiches…)).

3. Responsabilité :
Les RMQL, RTL et CQL sont responsables de l’application de cette procédure pour les
enregistrements du SMQ.
4. Gestion des documents :
Documents internes

 MQL des LCQ


 Procédures d’Organisation Générale associées au MQL Etc.
Documents externes :

 Norme ISO/CEI 17025 (2005) : Exigences générales concernant la compétence


des laboratoires d’étalonnages et d’essais.
 Exigences générales d’accréditation des laboratoires -TUNAC DO.L.01.
 Norme ISO/CEI 17000 (2004): Évaluation de la conformité -Vocabulaire et
principes généraux.

Structure des documents :


Les documents du SMQ sont identifiés par leur titre. Les procédures sont rédigées avec les
éléments suivants :
 En tête qualité dans lequel sont précisés :

Le code est constitué en 3 parties permettant l’identification du document :

PR MX XX
1ére 2éme 3éme

1ére partie : initiales du type de document :


PO : processus
PR : procédure
IN : instruction
MO : mode opératoire
FO :formulaire

2éme partie : type+n° du processus


M : mangement
R : réalisation
S : support

3éme partie : le numéro d’ordre du document est généré automatiquement.

Création d’un document :

Tout nouveau document est rédigé par la personne qui le propose ou qui a la responsabilité.

La création d’un document suit les étapes suivantes :

-Rédaction du document

-transmission du document pour validation (vérification et approbation).

-mise en vigueur par le responsable de mangement de la qualité en indiquant sur chaque document
la mention « document contrôlé » en vert.

Rédaction des documents :

Tout le personnel a la possibilité de rédiger un document qualité afin de proposer sa mise en œuvre.
Le nom du rédacteur apparait sur les procédures.

Revue des documents :

L’utilisation quotidienne et les audits sont les moyens privilégiés pour réaliser la revue des
documents. Cette revue peut déboucher sur les besoin de modification

Modification des documents :


La modification d’un document suit le même cheminement que sa création.

Un document modifié voit son numéro de version augmenter d’une lors de sa diffusion et la date
d’application est mise à jour.

La prise en compte des modifications est assurée dans le paragraphe « Nature des modifications « et
par la diffusion de la nouvelle version dans le laboratoire d’essais et étalonnage.

Diffusion /Retrait d’un document :

La diffusion des documents est assurée comme suit :

-Diffusion papier pour le personnel de l’entreprise

-Garder une copie de document diffusé en mentionnant en bleu original

Le retrait des versions papiers périmées est assuré par le RMQ (cette opération est enregistrée sur la
feuille de diffusion de documents).

-le document périmé est mentionné par « document périmé » en rouge.

Les versions papier s périmées sont détruites, seules les versions électroniques périmées sont
sauvegardées par RMQ

5. Gestion des enregistrements

Les enregistrements constituent les preuves tangibles des activités effectuées ou des résultats
obtenus.

Ils peuvent être sous la forme d’un formulaire complété soit de données consignées sur divers
supports.

Les éléments de maitrise des enregistrements sont enregistrés automatiquement dans le


laboratoire, ils sont spécifiés dans le tableau suivant :

Classement Archivage

Référence Libellé Gestionnaires Mode de Mode Lien


Lieu Durée Lieu Durée
classement d'archivage

 Référence

Chaque enregistrement est identifié dans le tableau de gestion des enregistrements par son
code s’il en a un.

 Libellé

Chaque enregistrement est également identifié par son nom.


 Gestionnaire

C’est la personne qui garde et qui a la responsabilité de l’enregistrement.

 Classement/archivage
 Pour le classement et ensuite l’archivage sont spécifiés le lieu, la durée et le mode de
Classement/archivage pour pouvoir les retrouver facilement si besoin.

Le lieu de stockage de chaque enregistrement est indiqué dans le tableau de gestion de


l’enregistrement. Il peut varier en fonction de la durée de conservation : un
enregistrement peut se trouver à un emplacement pendant une certaine période, puis
en charge. Chacun des lieux de stockage utilisés tout au long de la conservation de
l’enregistrement devra figurer dans le tableau..

 Lien
Si l’enregistrement est un document informatique, insérer le lien pour y accéder
directement.

2.8. Solution d’archivage : NOVAXEL :


Novaxel est un logiciel de classement. Tous les éléments qui constituent le dossier papier
peuvent être fédérés dans une seule et même base de données. Qu’ils soient d’origine
bureautique, papier, qu’ils viennent d’internet ou qu’ils soient générés à partir d’une base de
données de production.

La GED Novaxel est la meilleure solution d’archivage électronique pour la société GCT. Il
permet la gestion complète des dossiers de la société sous forme numérique.

Le logiciel Novaxel permet non seulement de répondre à des besoins de dématérialisation


mais à des besoins d’organisation et de maîtrise de l’information. Ainsi de suit c’est le guide
graphique de fonctionnement de « NOVAXEL ».

Novaxel c’est également un système de partage documentaire, répondant à des règles de


gestion de partage et de sécurité strictes.

 Partage à tous les collaborateurs ayant accès au dossier de classement


 Envoi par e-mail (documents ou raccourcis).
 Transmission de documents aux clients.
 Ouverture de NOVAXEL :

1. Double cliquer sur l’icône


2. Sélectionnez la bibliothèque Novaxel que vous souhaitez ouvrir grâce au
menu déroulant.
3. Saisissez le nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe s’il y a lieu
(l’utilisateur et le met de passe sont sensibles aux majuscules et eux
minuscules).
4. Cliquer sur le bouton .
2.8.1. Les barres d’outils :
L’écran principal :

L’écran principal se définit sur 1, 2,3ou 4 colonnes. Chaque sous niveau est rattaché à un seul
niveau supérieur. Pour crée ou modifier une armoire, un rayon, un classeur ou un dossier, il
suffit de faire un clic droit dans la colonne concernée, puis Ajouter ou modifier.

La barra principale
Cette icône permet de fermer la bibliothèque Novaxel.
Cette icône permet de rechercher des armoires, des rayons, des classeurs, des dossiers
ou des documents selon leurs titres, leur notes, leur dates de création et taille.
Cette icône ouvre le dossier sélectionné.
Cette icône ouvre la panière (raccourci clavier F11).
il s’agit d’informations techniques relatives au nombre d’utilisateurs connectés, à la
version du programme client, à celle du serveur, ainsi que celle de la base de données.

L’écran dossier :

L’écran dossier est l’endroit ou vous retrouverez les documents classés dans Novaxel.

Il se décompose en plusieurs parties dont notamment :

Cette icône permet de retourner sur l’écran principal.


Cette icône active la liste des documents dans les dossiers.
Cette icône permet d’afficher le bureau Novaxel en bas de la liste des documents pour
effectuer des modifications de documents (Word, Excel, PDF).
Cette icône donne les propriétés du dossier : classement, date, taille, note apposée.
Cette icône permet d’imprimer le ou les documents du dossier.
Cette icône permet d’apposer une note à un document. La note est indépendante du
document, elle ne s’imprime donc pas avec celui-ci.
Cette icône permet d’enregistrer les modifications. En changeant de documents ou en
fermant le dossier, les modifications sur les images sont enregistrées après confirmation.
Cette icône permet d’annuler les modifications non enregistrées sur le document.

On peut composer directement un message e-mail à partir de Novaxel et y joindre des


documents contenus dans la bibliothèque.

Cette icône permet d’accéder à votre boîte de réception, de classer les messages et les
pièces jointes.

Cette icône permet de se déplacer dans le dossier en utilisant les boutons.

Un document image :

Cette icône actine le zoom progressif. Il faut se positionner sur le centre de l’écran au
moment du zoom et cliquer.

Cette icône active le zoom dégressif.

Pour les documents numérisés en TIF noir et blanc, cette permet d’améliorer la qualité
de l’image.

Cette icône permet d’accéder aux options d’affichage : recadrage du document, passage
en inverse vidéo (cf. traitement d’image).
2.8.2. Les menus contextuels :
L’écran principal (Armoire, rayon, classeur et intercalaire).

Cette action permet d’ajouter des armoires, des rayons, des classeurs, des
intercalaires.

Cette action permet de supprimer l’élément sélectionné.

Cette action permet de modifier l’intitulé des armoires, des rayons, des
classeurs.

Cette action permet de couper un élément de l’arborescence (et tous ce qui


suit : dossiers, documents…).

Cette action permet de coller, au même niveau mais dans un parent


différent, l’ensemble de l’arborescence qui a été coupé.

Novaxel permet l’utilisation de liens entre les différents éléments de l’arborescence


pour éviter de stoker à plusieurs endroits un même document.

Cette action permet d’accéder aux informations de l’élément.

Cette action permet d’initialiser la recherche avec des filtres.


Cette action permet d’ouvrir le dossier sélectionné.

Cette action permet d’ouvrir le dossier dans le visualisation Novaxel.

Cette action permet d’envoyer par mail le dossier sélectionné.

Cette action permet d’enregistrer le dossier sélectionné (au format.nov).

Cet élément permet de sélectionner l’intégralité des documents.

Cet élément permet d’insérer u document ou on le souhaite.

Cet élément permet de modifier le titre des documents.

Cet élément permet de renuméroter les pages dans l’ordre chronologique du dossier.

Cet élément permet d’actualiser la liste des documents.

Cet élément permet d’ajouter de façon chronologique un document dans le


dossier Novaxel en cours.

Les raccourcis Novaxel ont été créés pour permettre un accès direct à un dossier
donné.

Cette action permet de créer et d’appliquer des listes type.

Conclusion :
Les laboratoires de contrôle qualité et en particulier, le laboratoire de l’usine de Sfax, se trouve
obliger d’assurer son efficacité et son efficience pour garantir l’obtention d’une accréditation, qui
consiste en lui-même le titre de son compétence technique pour réaliser des essais et des
étalonnages.

L’efficacité d’un SMQ du LCQ05, se réalise par la conception d’un projet d’amélioration continue.
la GCT produit chaque jour de large volume de document, les informations qu’il continue sont la clé
de votre sucée.la GCT met en œuvre une politique et un système d’archivage pour redire le risque
de perte d’information.
CONCLUSION GENERALE
De nombreux pays à travers le monde ont recours à un processus connu sous le nom de
« processus d’accréditation des laboratoires »pour évaluer la compétence technique de leur
laboratoire.

Le laboratoire contrôle de la qualité de l’usine de Sfax LCQ05 c’est laboratoire effectue


l’analyse des phosphates, du soufre, des acides phosphorique et des l’engrais(TSP) produit,
qui sera a cheminé par voie ferrée ou par camions à la division des embarquements de Sfax.

Les laboratoires contrôle de la qualité de GCT sont accrédité depuis le 11 février 2008 par
l’organisme d’accréditation TUNAC, EA, ILAC, les laboratoires concerné par l’accréditation
ISO/CEI 17025 (2005).

De ce fait, les laboratoires de contrôle de la qualité du group chimique tunisien se fixent


comme objectif majeur l’obtention d’une accréditation capable de les rendre plus compétent
techniquement, et par conséquent, de donner plus de confiances pour leurs clients. Pour cela
ils ont mise en place un système mangement de la qualité conformément aux exigences de la
norme ISO/CEI 17025(2005).

Pour assurée l’efficacité su système mangement de la qualité, le laboratoire de contrôle


qualité l’usine de Sfax doit nécessairement, évaluer et améliorer continu de système
documentaire pour garantir l’obtention d’une accréditation.

Cette amélioration, peut être effectuée à partir d’un système documentaire qui peut être
installé un logiciel efficace pour l’archivage, puis redire le risque de gaspillage de papier.

D’un point de vie tous les efforts et les succès réalises par le GCT suite d’un dynamisme
accru .les bonnes résultats gagner par l’organisme au niveau national ne se limite pas sa vision
extérieure et quelque fois critique qui se remarque à partir d’un document et enregistrement,
et par la suite l’obligation de mettre en place un système d’archive de la GCT.