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Definición de Proceso.

Conjunto de actividades mutuamente

relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de
entrada en resultados. Para cada
proceso hay que realizar los siguientes
pasos

1. Qué actividades hay que realizar y en qué secuencia para suministrar o prestar los
productos y servicios acordados.

2. Quién debe realizar cada una de las actividades.

3. Cómo hay que realizar cada actividad.

4. Cómo medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.

La finalidad de nuestros procesos es Suministrar o prestar los productos y servicios

que nos han encomendado de manera eficaz y eficiente y con la “calidad”
comprometida.

¿Cómo identificar los procesos?

Algunos de los parámetros serían los siguientes:

- Influencia en la satisfacción del “cliente”.

- Los efectos en la calidad del servicio.

- Influencia en los factores clave del éxito.

- Influencia en la misión y estrategia.

- Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.

- Los riesgos económicos y de insatisfacción.

- Utilización intensiva de recursos.

Una vez identificados debemos representar gráficamente los procesos y la secuencia

e interacción entre los mismos, en el mapa de procesos

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En el mapa de procesos debemos incluir:

- Procesos de planificación como aquellos procesos que están vinculados al ámbito de

las responsabilidades de la dirección.

- Procesos de gestión de recursos como aquellos procesos que permiten determinar,

proporcionar y mantener los recursos necesarios (recursos humanos, infraestructura y
ambiente de trabajo).

- Procesos de realización del producto/servicio como aquellos procesos que permiten

llevar a cabo la producción y/o la prestación del servicio.

- Procesos de medición, análisis y mejora como aquellos procesos que permiten hacer
el seguimiento de los procesos, medirlos, analizarlos y establecer acciones de mejora

Los procesos son de tres tipos

1. Procesos estratégicos como aquellos procesos que están vinculados al ámbito de

las responsabilidades de la dirección y, principalmente, al largo plazo. Se refieren
fundamentalmente a procesos de planificación y otros que se consideren ligados a
factores clave o estratégicos.

2. Procesos operativos como aquellos procesos ligados directamente con la

realización del producto y/o la prestación del servicio. Son los procesos de “línea”.

3. Procesos de apoyo como aquellos procesos que dan soporte a los procesos
operativos. Se suelen referir a procesos relacionados con recursos y mediciones.

La ficha de procesos se puede considerar como un soporte de información que recoge

todas aquellas características relevantes para el control de las actividades definidas en
el diagrama, así como para la gestión del proceso.

Propietario del proceso: Es la función a la que se le asigna la responsabilidad del

proceso y, en concreto, de que éste obtenga los resultados esperados (objetivos). Es
necesario que tenga capacidad de actuación y debe liderar el proceso para implicar y
movilizar a los actores que intervienen.

Límites del proceso: Los límites del proceso están marcados por las entradas y las
salidas, así como por los proveedores (quienes dan las entradas) y los clientes
(quienes reciben las salidas). Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de
procesos, y es necesario asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama
de proceso y en el propio mapa de procesos. La exhaustividad en la definición de las
entradas y salidas dependerá de la importancia de conocer los requisitos para su
cumplimiento.

Alcance del proceso: Aunque debería estar definido por el propio diagrama de
proceso, el alcance pretende establecer la primera actividad (inicio) y la última
actividad (fin) del proceso, para tener noción de la extensión de las actividades en la
propia ficha.
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Indicadores del proceso: Son los indicadores que permiten hacer una medición y
seguimiento de cómo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión u
objeto. Estos indicadores van a permitir conocer la evolución y las tendencias del
proceso, así como planificar los valores deseados para los mismos.

Variables de control: Se refieren a aquellos parámetros sobre los que se tiene

capacidad de actuación dentro del ámbito del proceso (es decir, que el propietario o
los actores del proceso pueden modificar) y que pueden alterar el funcionamiento o
comportamiento del proceso, y por tanto de los indicadores establecidos. Permiten
conocer a priori dónde se puede “tocar” en el proceso para controlarlo.

Inspecciones: Se refieren a las inspecciones sistemáticas que se hacen en el ámbito

del proceso con fines de control del mismo. Pueden ser inspecciones finales o
inspecciones en el propio proceso.

Documentos y/o registros: Se pueden referenciar en la ficha de proceso aquellos

documentos o registros vinculados al proceso. En concreto, los registros permiten
evidenciar la conformidad del proceso y de los productos con los requisitos. 1

El proceso realizado, por ejemplo, para determinar la

firma del acta inicial, nos debe permitir visualizar
varios aspectos a saber.

1. Es necesario la recopilación documental ordenada de toda una serie de

documentos y estudios que intervienen en el proceso precontractual y
contractual, se determina para realizar este archivo documental elaborar una
lista de chequeo, con el objeto que ningún documento se nos olvide.

2. El estudio y análisis de la documentación, planos, diseños, presupuestos, es

una labor PREVIA al inicio de los trabajos que debe realizar de forma
responsable la interventoria, este análisis supone una toma de decisiones,
dado que si la interventoria considera que los documentos y estudios aportados
son lo suficiente mente claros, completos y pertinentes, técnica y
presupuestalmente se debe continuar con el proceso para el inicio de las
obras. Pero si por el contrario se considera que son insuficientes o no están
completos técnicamente, debe solicitar su aclaración a la entidad contratante o
a quien corresponda según el caso.

1
www.arpcalidad.com

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3. Una vez revisada toda la documentación del contrato y estando a conformidad

con la misma, el proceso establece una primera reunión con el contratista, para
la cual la interventoria citara a este con el objeto de realizar coordinar de
aspectos previos y propios del arranque de una obra civil, para esta reunión se
recomienda llevar los temas a tratar previamente seleccionados, se debe
elaborar un acta de lo tratado en la misma.

4. La visita al sitio de las obras, es fundamental, ya que una vez se ha conocido y

coordinado con el contratista aspectos referentes al contrato y al desarrollo de
las obras, en la visita al sitio se debe planear la organización y logística de
esta, el sitio de inicio de los trabajos, la situación del lote en relación con
edificaciones vecinas, para lo cual la interventoria solicitara al contratista la
elaboración de las actas de vecindad correspondientes, entre otros aspectos se
requieran aclaran con respecto al sitio de las obras.

5. Finalmente se elabora y firma el acta inicial de obra, actividad en la cual se

debe corroborar la relación de personal y equipos ofertados en la propuesta por
el contratista,

EL CONTROL

Si el control se estudia como última etapa del proceso administrativo, esto no significa
que en la práctica suceda de la misma manera; el control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una
estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá
verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido al control como una serie de procedimientos

complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de
los planes, una vez que han sucedido. La anterior concepción es por demás
equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades
de los individuos y, más histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la
temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa,
siendo su principal pronóstico, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos .

DEFINICION

Es el establecimiento de sistemas que permitan detectar errores, desviaciones, causas

y soluciones de una manera rápida y económica, es la forma para asegurar que lo
ejecutado encaje en lo planeado. Los elementos a controlar son: Los recursos, el
tiempo, la calidad y la cantidad.

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LA MODERNA FUNCION DEL CONTROL

 Su autoridad legal emana del contrato, pero depende de su conocimiento.

 Sobre la autoridad debe primar las demostraciones razonadas.

 Más importante que la jerarquía es la participación.

 Contribuye a solucionar problemas.

 Trabajo en equipo.

 En la solución de problemas el dialogo debe sustituir a la orden.

 Cumplimiento de los términos del contrato y la construcción con la calidad

requerida, en el menor tiempo y con los menores costos.

 Controlar: Este objetivo es el más importante y se logra por medio de una

labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación, pues es
una labor planeada y ejecutada de manera permanente sobre todas las etapas
del desarrollo del contrato, con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo
pactado y así lograr un producto de la calidad esperada.

AREAS DE CONTROL

A. TECNICO. Materiales, mano de obra, equipos, herramientas, planos y

especificaciones, tolerancias, ensayos y pruebas de laboratorio.

B. ADMINISTRATIVO Y CONTABLE: Actas, presupuesto, cuentas, egresos,

reajustes, pagos, liquidaciones, almacén, organización administrativa,
seguros y garantías,

C. PROGRAMACION: Plan de trabajo, rendimientos, términos de ejecución,

flujo de fondos.

D. SEGURIDAD: Condiciones de trabajo, seguridad, prevención de accidentes

laborales.

FORMAS DE CONTROL.

 Asesorar: Este objetivo se obtiene entre otras mediante una labor de absolver
dudas, orientar, prevenir, sugerir, tanto al contratista, entidad y comunidad e
igualmente a través de una adecuada interpretación de situaciones ajustada a
los intereses generales. Este objetivo fundamental en primer lugar debe estar
dirigido a la entidad contratante. De tal manera que de acuerdo a la experiencia
del interventor pueda recomendar y aconsejar la entidad en decisiones de
carácter técnico, administrativo o Jurídico.

 Informar: Este objetivo cumple una función preventiva, de alertar, dar a

conocer, registrar etc. La interventoría debe evitar la configuración del silencio
administrativo cuando la competencia de la respuesta recae sobre el

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interventor y debe alertar a la entidad cuando le corresponda a esta última la

respuesta a alguna solicitud del contratista.

 Prevenir: El mayor aporte de este ejercicio consiste en establecer que el

control no está destinado exclusivamente a sancionar las faltas cometidas, sino
a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del
contrato o el incumplimiento de las obligaciones adquiridas.

MEDIOS DE CONTROL

Visita al sitio de las obras.

De frecuencia y duración variables según las características de la obra, la fase de

desarrollo en que se encuentre, de los trabajos que se estén adelantando y de lo
convenido al respecto en el contrato.

En consecuencia habrá días en que las visitas podrán ser breves, cuando se trata de
inspeccionar ítems corrientes, otros en que la intensidad y frecuencia de la supervisión
debe aumentar, como cuando se funden partes de la estructura o aun requerir su
presencia constante, en ciertos casos, coma la ejecución de un aprueba de carga.

Las características de magnitud y complejidad de la obra específicamente, permiten

definir el plan de control y con ello el sistema de organización de la interventoria que
puede requerir en primer término la presencia de un profesional residente.

Las visitas además no se limitan a las obras exclusivamente, pudiendo alcanzar otros
lugares como plantas de premezclado, laboratorios de ensayos o talleres donde se
procesen componentes para la construcción.

En cualquier caso sin embargo, es necesaria la regularidad de la inspección para

evitar que se adelanten trabajos en cantidades significativas los cuales si llegan a ser
rechazados por el interventor, plantearían situaciones difíciles por los efectos de
costos y tiempos adicionales que conllevaría el rectificarlos.

Así mismo la continuidad de la supervisión de las obras facilita su desarrollo, en

particular cuando se trata de ítems, que por quedar cubiertos, deben previamente ser
aprobados.

Bitácora o libro de obra.

Cuaderno foliado que a modo de diario de la obra se lleva en esta con el fin de tener
un record cronológico detallado del proceso de ejecución.

La bitácora constituye un documento básico de consulta para evaluar su desarrollo ya

que recoge en forma cotidiana las observaciones sobre las novedades presentadas
así como las constancias y recomendaciones del interventor y de los consultores en
cuanto a.

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- Eventos relativos a la marcha de los trabajos, ejecutados en proceso o

suspendidos.

- Determinaciones tomadas que tengan efecto sobre el desarrollo de la

construcción, como cambios en los planos, el programa o las especificaciones.

- Acuerdos verbales con los contratistas en referencia con puntos que no

aparezcan en los documentos, originales del contrato o que hayan debido
modificarse, como obras extras, detalles constructivos o cambio de
especificaciones.

- Hechos que constituyan elementos de juicio para evaluar situaciones en el

futuro, como incumplimiento de los plazos, modificaciones al contrato,
imprevistos o eventos de fuerza mayor.

- Pese a su utilidad para dirimir controversias y establecer responsabilidades

con base en los hechos registrados, el libro de obra no debe llevarse solo con
este propósito, ya que en los aspectos técnicos es un documento de primera
mano cuando se trata de investigar problemas o estudiar las alternativas de
solución mas adecuadas de acuerdo con las condiciones del proceso
constructivo llevado a cabo.

- Con tal objetivo, a veces puede ser conveniente ilustrar las notas con
esquemas o aun con fotografías, para precisar las observaciones y en ciertos
casos complementarlas con documentos de carácter técnico.

Guías o fichas de control.

Formatos para implementar las labores del control técnico, constituyen herramientas
de trabajo muy utilizadas en medios donde estas tareas se cumplen con un mayor
grado de sistematización y rigor, a un que existen diversas formas, las guías son en
suma, simples listados con los diferentes puntos que conlleva el proceso de ejecución
de los ítem, para ordenar el trabajo de quienes tienen a cargo su control técnico,
evitando los olvidos en que se puede incurrir, cuando se improvisan las inspecciones
sin seguir pauta alguna.

Las guías serán naturalmente mas o menos necesarias como medio de trabajo de la
interventoria, según la complejidad de los ítems y la experiencia de los responsables
del control, pero es recomendable tenerlas en cuenta.

Las fichas de control técnico son guías elaboradas en formatos especiales para
diligenciar en la obra, cuando se trata de trabajos particularmente importantes, estos
formatos diligenciados, configuran e conjunto un testimonio del plan de control
cumplido y permiten racionalizar la labor del interventor.2

2
Control Integral de la edificación, Germán Puyana García.

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Se debe entender que para iniciar el control por parte de la interventoria y por
consiguiente la elaboración de los procesos que se requieren llevar a cabo y
documentación de registro correspondiente, es necesario comprender que para
generar un contrato de obra publica se realiza todo un proceso por parte de la entidad
contratante que inicia con la apertura de la convocatoria publica o licitación
correspondiente y aun antes de ello con los estudios de oportunidad y de conveniencia
previos a la apertura de la licitación, estudios, diseños y presupuestos preliminares
elaborados por la entidad, certificados de registros presupuestales, estudios de
riesgos, etc.

En consecuencia todo contrato de obra pública tiene varia fases o etapas.

1. ETAPA PRECONTRACTUAL

1.1 FASE DE ESTUDIOS Y DISEÑOS.

Comprende la elaboración por parte de la entidad de la documentación que por Ley

requiere para abrir un proceso licitatorio, como estudios de factibilidad, conveniencia y
oportunidad, planos de diseño y estudios preliminares, especificaciones técnicas,
presupuesto oficial, certificado de disponibilidad presupuestal, análisis de riesgos,
entre otros.

1.1 FASE LICITATORIA

Comprende desde la elaboración de los pre-pliegos de condiciones, publicación,

respuesta a observaciones, elaboración de pliegos definitivos, adendas, informes de
comité de evaluación, hasta la resolución de adjudicación.

2 ETAPA CONTRACTUAL.

Comprende también dos etapas la primera tiene que ver con la firma, legalización y
perfeccionamiento del contrato hasta que este se encuentre en capacidad de ser
ejecutado, y la segunda fase es el desarrollo del contrato desde la firma y
perfeccionamiento hasta su liquidación.

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