Documentarea proceselor de afaceri Un model de proces de afaceri poate fi util pentru o anumita organizatie aca ext acceptul din partea tuturor partior vizate si dacd ele Ineleg cum trebuie mesa $3 se execute, Documentarea unui proces ajuté la formarea unel imagin dare cu prvie la modul de derulare a activitaior din cadrul procesului de afacer Srcuiarea interventilor strategice. Un document explicativ pentru un proces de sfocer se comporta ca un ghid procedural cu multiple utilizar in cadrul organizatilor vind intelegerea modului de derulare a procesului de afacen. Pe de alté parte cesta poate constitul o dovada a intelegerii convenite cu privire la semnificatia fecarei carcini definite in cadrul procesului, a resurselor implicate in realizarea azestora gi a responsabilitatilor aferente. Cu 0 documentare clara, un proces se poate desfasura conform scopului pentru care a fost proiectat, se poate superviza de catre persoanele abiltate si poate fi imbunatatit prin schimbarile care se impun in uma monitorizarii, Documentarea modelelor proceselor de afaceri are, deci, rolul de a elimina confuzia in privinta executani activitatilor acestora si a sarcinilor asignate perscanelor desemnate cu executarea lor. Documentarea proceselor poate serv sica un ghid pentru instruirea noilor angajati implicat! In acel proces Documentarea si intelegerea unui proces de afaceri pot fi obtinute prin descrierea narativa a fluxului informational definit prin modelarea acestuia Descrierea narativa poate cuprinde explicarea detaliatd pentru flecare actvitate definta In proces, controalele asociate procesulu, rolurile distrbuite in cadrul procesulul si responsabiltatilefiecdrei part! implicate in derularea acestuia. Aceasta tehnicd de documentare asista activitatea de audit intern si ajutd responsabili cu implementarea procesului de afaceri sa stabileascd 0 inlelegere comund a procesului executat. Un proces documentat 51 confirma poate furniza fundamental pentru analiza riscurilor, pentru controalele interne de testare sau enuntarea de propuneri de imbunatatire a procesulu Docurentarea proceselor de afacer se poate realiza parcurgand umastori past + descrierea procesului; ‘+ alocarea rolurilor gi responsabilitatior, # evaluarea riscurilor si activtatjle de control asociate46 _Modeloreaproceslr de afacer i management proietler in administrate pcg Seo Pasul 1: Descrierea procesului Descrierea unui proces de afaceri se poate realiza prin prezentareg urmatoarelor aspecte: ¥ Titi! procesului ~ este recomandabil sa fie ct mai scurt gi clar; spre exemplu: Intocmire contracte de munca angajati ¥ Scopul procesului ~ se vor preciza punctele de inceput si de final care delimiteaza procesul si care este scopul desfasurarii acestuia ¥_ Resursele ~ se vor preciza resursele necesare desfgurarii procesuly! persoane si aplicatii software, daca este cazul De asemenea, este foarte utilé realizarea unei descrieri narative a Procesului de afaceri cu scopul de a asigura intelegerea acestuia de catre toti Patticipantii implicati in respectivul proces. Aceasta reprezint& o tehnica pentru a face ca un reprezentare grafic a unui proces de afaceri s4 poatd fi inteleasa de Care orice persoana care nu este familiarizata cu tehnicile de modelare. Idea de la care se pomeste este aceea ca un model s& poatd fi exprimat in limbaj natural Descrierea narativé nu trebuie inteleasa ca o alternativ a modelari procesului, ci ca 0 completare a acesteia care vine sa fumnizeze explicatii suplimentare pentru a forma o imagine clara asupra succesiunii activitatior si sarcinilor implicate in Gerularea procesului. Pentru fiecare activitate este utld precizarea documentelor de intrare si de iesire, atunci cand acestea sunt necesare pentru desfagurarea activitati Descrierea narativa a unui proces de afaceri se poate realiza sub forma unui tabel cu urmatoarea structura: Exemplu: Descrierea narativa a procesului desfasurat in cadrul unui centru de testare cu privire la organizarea testarilor (reprezentat prin diagrama BPMN in figura 3.16) este prezentata in tabelul 4.1 [ Aeteiae |__Descriere Document intrare | Docume Tabelul 4.1 Descrierea narativa a procesulul de organizare a testarilor Activitate Descriere Ree oie | Fiecare testare este programata de | ctre organizatorul de testari, cu acordul managerului de curs. Pentru | fiecare testare se stabilesc data si ora la care aceasta va avea loc, durata : acestela si se alocd un examinator (dupa ce in prealabil s-a verificat disponibilitatea acestuia la data si ora L testarii). Programare testarea7 [Document [Document | intrare | _lesire Descriere papi primiea une! solani ae “inseriere din partea unui candidat | operatorul centrului de testare verifica in sistemul informatic daca mai exist | | ocuri disponibile Ia testarea la care Mipitate | candidatul doreste $4 se inscrie. In : : asponbtme | cazul im cafe nu exist locuri | locun teSI27° | Gisponibile, se informeazé candidatul cu privire la aceasté situatie. Daca | | exist locuri disponibile, se realizeaza | | | inscrierea candidatului la testare —TTnscrierea candidatului la testare se Seca] | realizeazé de catre un operator al | centrului de testare. Se introduc in | | Inscriere | sistemul informatic datele personale | candidat ale candidatului (CNP, nume, iene prenume, serie si numar carte de identitate) si se realizeaza inscrierea acestuia la testarea solictata | "| Testarea candidatilor se realizeaza de | Ty catre un examinator, care furnizeaza | | | veriicare Candiatirtestte pe care acest | Testare | av de rezolvat Dupa scurgerea!| 14.4 Teste | candidati | timpului alocat testari, examinatorul| "°° | rezowvate | colecteaza testele rezolvate de catre | candidat, In vederea corectari L acestora | Corectare | Examinatorul corecteazd testele | oe) Teste rezolvate de catre candidati si | bed | rezolvate | corectate | SE _| acorda punctajele corespunziitoare. | | Examinatorul intro sistemul] too | Innegistrare introduce in sistemul) Teste | Rezultate | | tezutate | informatic rezultatele obtinute de | LSS | catre candidati ta testare. ore: eee tailor Pasul 2: Alocarea rolurilor gi responsal ahh [el unui proces de afaceri existé persoane responsabile pentru ated gag eestua Ih conditi normale si int-un mod eficient. Reprezentarea CU a panes 2taceriublizind imbajul de notaie BPMN ofer informa | 1 axe Participant Care executa fiecare activitate, dar nu reflecta participant | uta efectiv activtati, dar au rol de avizare a acestora, rol consultativ sau