Blog PB

Tudo sobre Gestão de Projetos.

Deixe o seu e-mail * Eu quero

Passo a passo: como construir do zero um

modelo de projeto eficiente
ESCRITO POR CARLOS JUNIOR EM 19/05/2015. POSTADO EM DICAS.

Construir modelo de projeto é uma prática que ajuda — e muito! — a economizar tempo nos
processos de planejamento e padronização dos projetos dentro de qualquer companhia,
garantindo que a qualidade no gerenciamento seja devidamente cumprida.

Mas a adoção de modelos de projetos é mais comum em negócios que têm propostas com
características semelhantes. Como uma empresa de consultoria, que, a cada novo projeto,
precisa realizar um diagnóstico, ou empresas que desenvolvem softwares e precisam, antes de
tudo, definir requisitos.

Assim, para quem já implantou ou pensa em implantar uma metodologia de gestão de projetos,
esse método de elaboração de modelos é um excelente ativo, pois permite que a empresa ganhe
tempo e qualidade em sua gestão.

Já explicamos anteriormente como criar e implantar uma metodologia — passos fundamentais

para quem pensa em profissionalizar, de uma vez por todas, a sua gestão de projetos. Agora,
para ajudá-lo a dar o próximo passo, veremos neste post como construir modelo de projeto
eficiente!

Então, interessado? Acompanhe as nossas dicas e replique-as na sua empresa!

Passo a passo para construir um modelo de projeto do

zero
Sabemos que toda implantação de um novo processo é trabalhosa — mas funciona, e se paga
em muito pouco tempo. Por isso, vejamos quais são os passos a seguir para construir modelo de
projeto com eficiência:

1. Identificando as informações mais relevantes

O primeiro passo para criar um modelo de projetos é definir quais são as informações
importantes que precisam ser cadastradas a cada novo trabalho. E boa parte dessas informações
é utilizada no termo de abertura ou no caso de negócio.

Agora, vale ressaltar que o detalhamento e a quantidade de informações variam de organização

para organização. Na Project Builder, sempre utilizamos:

nome do projeto;
tipo de projeto;
justificativa;
objetivo;
organização/cliente;
programa;
área executora;
descrição;
escopo;
premissas;
restrições.

Essas informações vão permitir localizar mais facilmente o projeto dentro da empresa,
entendendo quem é o demandante e o que, exatamente, precisa ser feito para sua conclusão.
Além disso, com esses dados é possível gerar um PM Canvas ou um termo de abertura do
projeto.

E ainda se pode evitar que projetos semelhantes sejam confundidos, como os que têm objetivos
semelhantes, mas que são voltados para áreas distintas da empresa. Assim, dá para definir as
entregas com maior confiabilidade.

2. Definindo a estrutura analítica de projetos (EAP)

Nessa etapa, são definidas as fases macro do projeto e as atividades que precisam ser
executadas. Já até demos importantes dicas aqui no blog sobre como criar uma estrutura
analítica de projeto, mas, nessa metodologia de modelos, o foco é pensar de uma maneira mais
genérica.

Em todo projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, há etapas de levantamento de

requisitos, desenvolvimento do software, homologação, teste e implantação. E, como estamos
criando um modelo, precisamos elaborá-lo de forma que sirva para pelo menos 80% dos casos,
a fim de que o trabalho de edição seja menor que de criar uma EAP completamente do zero.
realizado o levantamento dos riscos, a análise de partes interessadas e o plano de comunicação,
por exemplo.

Essa relação vai variar de empresa para empresa, mas deixar os processos de gerenciamento
que todo gerente deve seguir em um novo projeto já em sua estrutura analítica é uma excelente
prática para a otimização dos trabalhos, de modo geral.

Trata-se de uma forma de economizar tempo e garantir que, independentemente da rotatividade

da equipe, as etapas certas sempre serão utilizadas. Desse jeito, impede-se a perda de
informações com possíveis trocas de profissionais.

3. Verificando a duração e a predecessão

Com sua estrutura analítica devidamente construída, seu próximo passo é criar o caminho
lógico em que o projeto deverá ser executado. Afinal, não podemos pintar a parede antes de tê-
la construída, assim como não vamos programar um software sem o cliente ter validado os
requisitos, certo?

Nesse ponto, um software especialista ajuda muito. Seja o MS Project ou o Project Builder, é
fundamental poder criar dependência entre as atividades e definir seu tipo — fim-início, início-
início, fim-fim e início-fim.

Por mais que se invista tempo na construção do modelo, somente na prática será possível saber
se ele funcionará, de fato. Por isso, pense em construir o caminho lógico do projeto do início ao
fim, assim como a duração e os lags — ou as esperas — existentes entre as dependências.

Tenha em mente que certo refinamento do modelo criado deve ser necessário. E, nesse sentido,
uma forma de saber se tudo está correto é definir a data de início do projeto, para verificar se
todas as demais datas estão coerentes com o que normalmente ocorre.

4. Delimitando papéis e responsabilidades

Para seu projeto ser concluído como o planejado, é preciso dispor de habilidades e
conhecimentos diferentes trabalhando em cada uma das etapas, correto? Pois, nesse momento, é
exatamente isso o que você fará!

Essa etapa é fundamental para ajudar na delegação de tarefas e na oferta de autonomia com
segurança. Até porque, sem agentes e suas respectivas responsabilidades, é provável que as
etapas não sejam concluídas adequadamente.

Agora, quem utiliza o Project Builder ou outro software especialista de mercado sabe que, antes
de iniciar essa atividade, é importante construir os recursos genéricos do seu projeto — como
analista de sistema, programador, testador, analista de negócio, e assim por diante.

Então, em cada atividade, envolva os recursos definidos e delimite as horas necessárias para
trabalhar em cada tarefa, a fim de concluir sua entrega adequadamente.

A quantidade total de horas e a duração de cada atividade deixarão bem claro se serão precisos
mais recursos com o mesmo conhecimento. E, se esse for o seu caso, crie recursos genéricos
diferentes — como programador 1, programador 2, e por aí vai.

Por fim, antes de concluir essa etapa, outra atenção que vale um destaque para clientes Project
5. Criando, efetivamente, o modelo
Concluída a criação da estrutura analítica e delimitadas a duração e a dependência envolvidas
no processo, nosso próximo passo é salvar essa estrutura como modelo.

Vale lembrar que esse padrão será utilizado a cada novo projeto, só alterando as características
específicas do trabalho, mas mantendo fiel a lógica utilizada em sua concepção. Por isso, é
importante garantir que ele seja o mais amplo e completo possível, de modo que se encaixe em
uma grande gama de possibilidades e necessidades do empreendimento.

Quem é cliente Project Builder irá, a partir da página de detalhe de projetos, acessar Serviço >
Gerar Modelo. Já nessa seção, basta utilizar um nome que seja condizente com o modelo de
projeto criado e salvar. Super simples, não é mesmo?

Assim, a cada novo projeto, você poderá acessar a Biblioteca > Modelo de Projetos >
Selecionar o modelo e clicar em gerar projeto. Na próxima tela, é só cadastrar as informações
relativas ao trabalho específico, definir a Data Base inicial e, em envolvidos, selecionar a opção
Substituir e confirme.

Então, na próxima tela, substitua cada um dos recursos genéricos por pessoas que serão,
efetivamente, as responsáveis pelas etapas do seu projeto.

6. Simulando e validando
Nessa etapa, o objetivo é testar se a lógica utilizada na construção do projeto faz sentido, de
fato. Como “na prática, a teoria acaba sendo outra”, nada melhor do que simular com um
projeto real se todas as atividades e os envolvidos estão funcionando corretamente, não
concorda?

Durante nossas implantações, gostamos de simular com diferentes usuários e perfis de acesso se
toda a estrutura funciona, seguindo a sequência lógica do projeto e concluindo cada uma das
atividades. Assim, se funcionar perfeitamente, seu modelo está praticamente pronto.

Agora, caso algo não faça sentido, é hora de editar e salvar sua nova estrutura como modelo,
repetindo o processo de simulação até alinhar propostas conceituais com respectivos resultados
concretos.

De toda forma, essa etapa é indispensável para evitar erros que, durante a execução real, podem
custar caro. Sem dúvida, vale mais a pena usar um pouco mais de tempo para afinar o modelo
do que ter que lidar com as consequências da aplicação da lógica incorreta.

7. Criando pacotes opcionais

Essa última etapa pode até não ser necessária, dependendo do tipo de projeto que você
gerencia. O objetivo da construção de pacotes extras é poder incluir uma fase que não está
presente em todos os projetos, mas que aparece com certa frequência na organização.

Pode ser, por exemplo, uma etapa de treinamento dos usuários ou um desenvolvimento extra,
que precisará seguir todo um processo. Para quem utiliza o Project Builder, é possível até
construir modelo de projeto de um pacote de trabalho e, se necessário, adicioná-lo ao seu
modelo.
Seja como for, utilizar pacotes opcionais pode ser um importante ganho de tempo,
principalmente se você precisa adicionar mais de um pacote — como várias turmas de
treinamento, por exemplo. Para isso, basta utilizar o modelo quantas vezes forem necessárias.

Então, se for o caso de criar um pacote extra, utilize os mesmos passos utilizados na criação de
um projeto inteiro. E não deixe de testar para ver se o pacote realmente funciona, ok?

Agora, conforme sua empresa evolui na gestão de projetos, pode ser preciso criar outros
modelos, que atendam a necessidades cada vez mais específicas. Para isso, repetir esses passos
já deve ser o suficiente.

Como ter sucesso ao construir um modelo de projeto?

Os passos que vimos até aqui são uma condição totalmente necessária para chegar ao sucesso
de determinação de um modelo funcional para o empreendimento. Porém, é preciso também
executar algumas outras dicas que trarão mais segurança e efetividade para essa atuação.

Em outras palavras, ao colocar em prática essas recomendações, a construção ficará muito mais
fácil, e com maiores chances de sucesso. Vejamos, então, quais são elas:

Adote uma visão estratégica

Além de precisar construir a parede antes de pintá-la, é preciso reconhecê-la para saber qual é a
necessidade de tinta e como proceder. Essa analogia serve para demonstrar que é exigido ter um
conhecimento completo do projeto antes de pensar em criar um modelo para ele.

Tudo deve começar com uma definição robusta dos objetivos principais com a realização dessa
etapa. Sendo assim, adote uma visão altamente estratégica, reconhecendo quais são as reais
exigências a respeito do projeto.

Também é exigido elaborar um escopo muito bem definido. Todas as informações relevantes
devem ser estabelecidas previamente, de modo que haja o máximo de conhecimento sobre o
que é, de fato, necessário para um cumprimento de projeto que seja altamente satisfatório.

Ainda, outra questão que vale a pena considerar diz respeito à definição de canais de
comunicação e à alocação de recursos humanos. Isso forma a estrutura principal do projeto a
ser executado, criando uma espécie de esqueleto de sustentação.

Em geral, essa parte é a que exige os maiores esforços e a dedicação mais intensa — mas é
também uma das mais importantes.

Ela servirá de base para que as demais decisões sejam tomadas, então é fundamental dar
atenção a ela. Para isso, deve ser executada para todos os projetos, antes de colocar em prática o
modelo definido. Isso ajuda a fazer as adaptações necessárias para que ele se encaixe nas
necessidades específicas.

Realize um acompanhamento do projeto

Construir um modelo de projeto que seja eficiente tem um objetivo principal: gerar os melhores
estabelecido. Porém, esse efeito só poderá ser alcançado se for feito um bom acompanhamento
do projeto.

É preciso observá-lo bem de perto, e, para ele é exigido que os indicadores sejam corretamente
definidos.

Nesse sentido, questões ligadas ao cumprimento de prazos, horas trabalhadas, uso de recursos
financeiros e andamento do projeto normalmente são os mais importantes e que impactam nos
resultados obtidos.

Uma vez, então, que eles sejam definidos e que estejam estabelecidos os métodos de
acompanhamento, mantenha-se por perto para entender qual é a aderência e a efetividade do
modelo executado.

Se os resultados não forem completamente adequados às necessidades e expectativas do

projeto, é provável que haja alguma dificuldade quanto ao modelo criado. Por isso, inclusive, é
tão acompanhar os indicadores, já que permite que mudanças sejam feitas no modelo conforme
as exigências demonstradas pela prática.

Além disso, também é fundamental ficar de olho na periodicidade de acompanhamento.

Não é necessário, ou mesmo estratégico, ter uma visão micro sobre os resultados. Na verdade,
um intervalo muito pequeno entre execução e medição, ou entre as próprias medições, distorce
a realidade e pode fazer com que o modelo se pareça menos eficiente do que é.

Ao mesmo tempo, intervalos muito grandes evitam que tendências e pontos de mudança sejam
reconhecidos. Com isso, é preciso manter-se por perto dentro de certos parâmetros, de modo a
otimizar a execução desse modelo.

Faça o registro de todos os passos

Uma vez que o modelo é criado, ele deve poder ser aplicado em outros projetos, até onde fizer
sentido. Do contrário, o negócio desperdiça tempo e dinheiro, diminuindo a própria
rentabilidade.

Assim, para que esse modelo possa ser transmitido e executado corretamente, é fundamental
que seja registrado adequadamente. Todos os seus passos de elaboração precisam ser
devidamente registrados, de modo que, no futuro, se saiba exatamente quais são os pontos de
construção do modelo.

Tal registro é relevante também porque ajudará na adaptação para cada escopo. Afinal,
reconhecendo os passos, dá para fazer adaptações, como incluir certas etapas ou eliminar
outras, em busca da melhor eficiência.

E é necessário esse registro ainda por uma questão de documentação para a transmissão de
conhecimento. Assim, o modelo e a sua execução não ficam restritos a apenas uma equipe,
permitindo que possam ser repetidos mesmo com a troca de profissionais dentro da empresa.

Tenha planos alternativos

Bom, de fato, nem sempre o modelo de projeto funcionará para todas as possibilidades. Muitas
vezes, ele pode parecer eficiente para uma determinada opção e, a partir daí, não ser adequado
Grosso modo, a gestão precisa estar preparada para lidar com as diversas dificuldades que
surgem, inclusive na execução do projeto. Isso evita o gasto de uma grande quantidade de
dinheiro ou de tempo, o que poderia atrasar e comprometer as entregas.

Quando a gestão se prepara para essas possibilidades, reduz os riscos existentes na criação do
modelo do zero. Além disso, trata-se de algo que traz maior segurança para toda a equipe,
favorecendo a consolidação de efeitos.

Enfim, como vimos até aqui, é possível construir modelo de projeto eficiente e do zero, desde
que você siga as etapas de elaboração e de implantação.

Para quem precisa se aprofundar um pouco mais na implantação de uma metodologia de gestão
de projetos, um bom material complementar é nosso e-book sobre os 7 segredos para uma
gestão de projetos de alta performance.

Ele traz nossa metodologia aplicada em mais de mil clientes, focada justamente em quem está
começando a profissionalizar esse setor em sua empresa. E, caso precise de ajuda, não hesite
em solicitar uma conversa com um de nossos consultores para orientá-lo nessa empreitada!