LA GESTION

DE LA
INFORMACION
EMPRESARIAL

Podemos definir los sistemas de gestión

empresarial como aquellas aplicaciones utilizadas
para la administración de nuestro negocio de forma
integral: producción, logística, entrega y venta
del producto.
Estas aplicaciones tienen como objetivo conseguir
que la cadena de producción sea más eficiente,
automatizando procesos y centralizando la
información.
Poder obtener información en tiempo real es un factor decisivo para el buen desarrollo
de cualquier tipo de empresas, ya sean grandes compañías o PYMES. Los sistemas de
gestión empresarial nacen a partir de la necesidad de obtener esa información.
La gestión de la información empresarial es mucho más que procesar solo información.
Es acerca de ideas, conversaciones y especialmente de entender las relaciones entre
todo el ecosistema de tu industria. Con las crecientes demandas de datos, las
empresas tienen que lograr que la información que poseen les genere mayor valor. En
todas las compañías hay individuos que tienen información clave para resolver
cuestiones empresariales críticas. Sin ninguna conexión que los relacione, es posible
que estos datos aporten muy poco valor, pero, combinados, pueden contribuir una
perspectiva importante y una ventaja competitiva.
Estos programas tienen que poder ofrecer información ajustada a los cuatro aspectos
que definiremos a continuación.
 Para empezar, la información utilizada tiene que ser completamente verídica y
ofrecer un claro reflejo de la realidad.
 el segundo aspecto a tener en cuenta. Nuestros empleados necesitarán
obtener el mayor volumen de información posible para poder llegar a tomar
decisiones certeras.
 La tercera característica principal de los sistemas de gestión empresarial es la
relevancia de la información. Solo utilizaremos aquella información que
consideremos relevante, los datos irrelevantes tienen que ser clasificados y
eliminados para evitar la toma de decisiones erróneas.
 El cuarto aspecto que tiene que poseer cualquier tipo de software empresarial,
responde a la premisa de la oportunidad. La oportunidad significa poder dar
respuestas a las necesidades en el momento justo, de esta manera, podemos
tomar mejores decisiones.
Sin duda que los líderes de las organizaciones tienen muchas responsabilidades. Para
tomar decisiones de mayor calidad y menos riesgo deberán situar a sus empresas en el
universo de la gestión de la información de inmediato y calificar su situación actual.
Es por ello por lo que los dueños o directivos de empresas que comprenden que están
formando parte de un todo mucho más amplio, son capaces de impulsar su
organización mucho más allá de lo esperado.
Esta forma de entender tu empresa, organización y negocio, como una pieza más
dentro de un engranaje superior supone asimilar que nuestro negocio debe aportar
algo para seguir perteneciendo a una industria como parte esencial de esta y sino
desaparecer.
Al fin y al cabo, todas las industrias son orgánicas, están en continuo cambio, y lo único
que nos permite adivinar estos cambios es la manera en la que gestionamos las
señales que nos llegan de nuestro entorno.
Por eso, en estas organizaciones cuentan con sistemas y mecanismos para capturar y
analizar la información. Porque entienden que ante una realidad donde los cambios se
aceleran, las innovaciones se multiplican y las fronteras entre industrias se disipan, la
única forma de sobrevivir sin sobresaltos es con la información que pueden obtener de
su propia industria.
GESTIONAR LA INFORMACIÓN EMPRESARIAL ES CLAVE PARA LA COMPETITIVIDAD
En tiempos de incertidumbre, la información confiable se vuelve más valiosa que
nunca. La gestión de la información empresarial es un enfoque que ve a la información
como un activo estratégico.
Si se la gestiona de manera apropiada, la información empresarial puede generar una
ventaja competitiva. Gestionar la información de forma más eficiente ayuda a la
empresa a tener los costos bajo control y a los líderes a tomar las decisiones
estratégicas correctas.
La motivación para que la organización gestione la información empresarial surge de
varios síntomas comunes: falta de información en el momento adecuado, demasiadas
horas extra dedicadas a la generación de informes, definiciones de sistema deficientes
que causan discrepancias disfuncionales, interfaces manuales entre varios sistemas
dispares y múltiples sets de datos sin coordinación alguna.
ANÁLISIS DEL CONTEXTO ECONÓMICO ACTUAL
La presencia de condiciones económicas difíciles requiere que las empresas vayan más
allá de reducir sus costos. Contrario a lo que supone la sabiduría popular, una recesión
no alivia la necesidad de tecnología de información (TI).
Algunos de los motivos que la hacen necesaria incluyen que la empresa tiene ciclos
más cortos, los clientes hacen pedidos más pequeños, pero más frecuentes, los
gerentes están con más frecuencia dedicados a optimizar el rendimiento y hay un
mayor uso de las herramientas de inteligencia competitiva (Business Intelligence) - “La
Inteligencia de Negocio (BI) es un término genérico que incluye las aplicaciones, la
infraestructura y las herramientas, y las mejores prácticas que permiten el acceso y el
análisis de la información para mejorar y optimizar las decisiones y rendimiento.”-

Todos reciben la presión: sus clientes piden márgenes mayores y sus proveedores
piden mejores condiciones. Su empresa y sus clientes tienen ciclos más cortos debido
al constante cambio en el panorama empresarial. En ámbitos como la fabricación, eso
significa planificar un cambio de horizontes de meses a semanas; en otros, como el de
las finanzas, los tiempos de respuesta se llegan a medir incluso en minutos o segundos.
Comprimir esos ciclos rinde frutos reales, ya sea un sistema de pedido a cobro más
veloz o un lanzamiento de producto más rápido. En la industria farmacéutica, por
ejemplo, cada día que una empresa no tiene su producto en el mercado le cuesta
cientos de miles de dólares. Todas estas presiones generan una demanda mayor de
información: mayor demanda de datos de la cadena de suministro, programación,
información sintética y simulación.
La realidad es que usted puede generar valor agregado a partir de la información que
tiene. Una vez que puede mantener discusiones sensatas sobre la información con la
que cuenta, puede aprovecharla para tomar mejores decisiones y lograr
sustentabilidad y mayores ganancias.
No existe una solución única que ayude a todas las empresas en materia de gestión de
información empresarial. El enfoque adecuado está generalmente determinado por las
prácticas de manejo de la información que ya están implementadas. La disparidad es
muy grande en cuanto a la manera en que las compañías manejan la información
empresarial.
La gestión de información empresarial es un enfoque que alcanza a todos los silos de
datos y aplicaciones en una infraestructura operativa. Reúne a esos sistemas en un
ambiente efectivo en donde la información se entrega cuando y donde hace falta.
Alcanza a cada departamento, cada partner y cada empleado.
La consolidación de la industria y la competencia por unos pocos pesos (o dólares) han
transformado el panorama competitivo, y las demandas en cuestiones regulatorias y
de informes han creado una mayor necesidad de tener datos confiables. La gestión de
información empresarial se ha convertido en un factor de éxito crítico en este
contexto.
LA INFORMACIÓN GENERA NUEVAS EFICIENCIAS
Ya que relativamente pocas empresas han alcanzado la capacidad estratégica para
poder gestionar la información, la implementación adecuada de la información
empresarial puede proporcionar una ventaja competitiva.
Una buena gestión de la información empresarial también significa usar la que ya
tenemos disponible. Dispersos en toda la compañía hay individuos que tienen
información clave para resolver cuestiones empresariales críticas. Sin ninguna
conexión que los relacione, es posible que estos datos aporten muy poco valor, pero,
combinados, pueden contribuir una visión importante y una ventaja competitiva. La
gestión de información es crucial para maximizar el conocimiento colectivo de los
empleados.
LA INFORMACIÓN ES UNA PARTE FUNDAMENTAL DEL ALTO RENDIMIENTO
En el pasado, la competencia comercial se centraba en el acceso a recursos escasos:
capital, mano de obra, recursos o equipo. Esos días han quedado atrás. Hoy, las
empresas trabajan de manera más inteligente, no es suficiente trabajar más; y, para
ello, deben utilizar la información para competir. Sin la información correcta, los
ejecutivos pierden tiempo debatiendo la validez de la información en lugar de actuar
sobre ella. Gestionar la información efectivamente les da a los ejecutivos los
elementos que necesitan, cerrando el bache entre la estrategia y su ejecución. Una
mejor gestión de la información ayuda a:
* Dar una base firme a la ejecución de las estrategias.
* Mejorar los procesos comerciales.
* Asignar recursos con mayor efectividad.
Logre coherencia con la ayuda de la tecnología de la información: Las organizaciones
que tratan a la información como si fuera un activo tienen muchas más oportunidades
de romper con los silos que impiden tener una visión coherente de la información.
USE LA INFORMACIÓN PARA ALCANZAR UN ALTO RENDIMIENTO
Los avances en la computación gráfica, tecnología de visualización, modelación,
portabilidad de datos y software colaborativo están abriendo el camino a una nueva
interfaz asistida por computadora: una interfaz que es intuitivamente visual,
interactiva, refleja el conocimiento colectivo de sus participantes y se adapta al
cambio.
FUNCIÓN DE LOS DATOS NO ESTRUCTURADOS DENTRO DE LA EMPRESA
Uno de los desafíos más grandes en el ámbito de la gestión de la información
empresarial es toda la información que nunca llega a los sistemas empresariales. Es
relativamente sencillo gestionar y almacenar datos estructurados, pero los datos no
estructurados (conversaciones con clientes, email, contratos, multimedia) presentan
un desafío mayor. Es importante poder acceder a esta información cuando se necesita.
Para convertir a los datos no estructurados en datos de utilidad, se los debe relacionar
con los procesos empresariales. Estos datos no pueden mantenerse o analizarse en un
silo de información separado porque ello solo aletarga las operaciones y la toma de
decisiones. Para poder aprovechar la información no estructurada es preciso poder
acceder a ella en los procesos y contextos en que es relevante. Si tratamos con un
proveedor, ¿por qué no tener acceso a un contrato que especifique los términos y
condiciones? Si está haciendo el seguimiento de artículos devueltos o defectuosos,
¿por qué no incluir una foto que ilustre la dimensión del daño?
DESARROLLAR UNA ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EMPRESARIAL
Una estrategia de gestión de información empresarial debe:
* Simplificar radicalmente el entorno de los sistemas de gestión de información, y
reducir el número de herramientas TI y sistemas de información en uso,
* Destruir las capas intermedias del entorno de los sistemas de gestión de información
y consolidar los datos,
* Crear definiciones estándar y armonizar los datos de manera que se proporcione una
versión única de verdad,
* Hacer que la información relevante esté más accesible en los contextos y sistemas en
los que se necesitan, y
* Crear una estrategia organizacional y asignar recursos para propagar e implementar
el cambio.
Instaure una cultura y establezca los incentivos de gestión de la información
empresarial
No se puede gestionar la información empresarial con un decreto de arriba hacia
abajo: también debe implicar la adopción continua de herramientas y prácticas que
acompañen a la organización en la dirección correcta. Existen tres elementos clave
para superar la resistencia:
CLAVES PARA TENER ÉXITO
Concebir la información como un activo estratégico es simple; tratar a la información
como un activo estratégico es algo completamente diferente, más difícil. Las empresas
no sólo necesitan un conjunto formal de procesos para obtener el mayor valor posible
de sus activos de información, sino que también una forma de control efectiva para
establecer las prioridades de la empresa, implementar los estándares y asegurar la
coherencia entre las iniciativas de gestión de la información y los objetivos
comerciales. No es suficiente tener un plan tecnológico para organizar y gestionar los
activos de información; también es preciso contar con elementos y procesos de control
que puedan ayudar a resolver algunos de los conflictos fundamentales que surgen de
intentar gestionar la información de manera integrada y en toda la empresa.
Por: Liderazgo de ideas SAP, para Evaluando ERP
DOS ALTERNATIVAS PARA ACTIVAR UNA ESTRATEGIA DE GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN EMPRESARIAL
Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente. Es eficaz si facilita la información
necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos posibles.
Un SIE debe adaptarse a las necesidades concretas de cada organización y a su
estructura organizativa. Cuando se piensa en una implantación nunca se parte de cero
pues todas las empresas disponen de algún tipo de información, más o menos
rudimentario, con distintos grados de calidad/fiabilidad y con niveles de accesibilidad
mayores o menores, etc. Esa información debe contemplarse como parte del SIE.
Básicamente las empresas tienen dos opciones para crear una estrategia basada en la
gestión de la información empresarial, optar por:

 UN SERVICIO DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EMPRESARIAL

 LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
EMPRESARIAL
Ambas alternativas tienen sus ventajas y desventajas.
Servicio de gestión de la información empresarial:
Optar por un servicio en vez de la implantación de un sistema tiene fundamentalmente
dos ventajas
RAPIDEZ: empezarás a obtener resultados de forma inmediata de acuerdo a los
intereses relevantes para tu empresa
SIMPLICIDAD: tu estructura de IT y de personal será exactamente la misma por lo que
evitarás problemas derivados de la implantación.
Como ves esta alternativa es la más rápida y limpia de todas. Evitas grandes
inversiones, las posibles reticencias de las personas que conforman tu equipo y
consigues obtener rápidamente los beneficios que aporta un planteamiento de este
tipo.
La contrapartida más evidente es la falta de control. Dependerás de tu proveedor y eso
tiene los inconvenientes de falta flexibilidad y de aprendizaje. El conocimiento sobre
como extraer y donde está la información de valor de tu industria, quedará fuera de tu
ámbito de control, lo tendrá tu proveedor.
Implantación de un sistema de gestión de la información empresarial:
Si por el contrario tu decisión es implantar un sistema las principales ventajas que
obtendrás serán:
CONTROL: tendrás acceso a toda la información, las fuentes y el análisis de la
información sin intermediarios
APRENDIZAJE: el Know How quedará dentro de tu organización dándote
independencia y seguridad
El control es algo que siempre se valora mucho, sobre todo en determinados negocios.
Por eso una implantación te otorgará todo el poder en tus manos. Y esto siempre es
algo positivo.
Las contrapartidas están claras, la más importante gestionar el cambio y la formación
de tu equipo para que no choque con el sistema. Si no sabemos cómo utilizar el
sistema o no se incorpora su uso en el día a día de la organización entonces será una
inversión totalmente invalida.
TIPOS

 E.R.P. (Enterprise Resource Planning ) es un sistema de información integral

que incorpora los procesos operativos y de negocio de una empresa, por
ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos),
gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas,
etc. Este sistema actúa de forma que hace optimizar el desarrollo empresarial,
participa en la reducción de tiempo y de los costes de los procesos así como
hace incrementar el rendimiento de la empresa. Así mismo, su objetivo
primordial es incrementar de forma radical la productividad de la organización
y proporcionar a los clientes del negocio tiempo rápido de respuestas a sus
problemas, junto con un alto nivel de manipulación de información y
disminución de los costes totales de operación.
Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales,
modulares y adaptables:
 Integrales Porque permiten controlar los diferentes procesos de la
compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa
se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto
de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente
haga un pedido representa que se cree una orden de venta que
desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de
planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus
respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP,
necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos
mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la
información se duplica, crece el margen de contaminación en la
información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario
favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente
captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que
la información no se manipula y se encuentra protegida.

 Modulares Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de

departamentos que se encuentran interrelacionados por la información
que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de
los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se
encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales,
Finanzas, Control de Almacén, etc.

 Adaptables Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de

cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o
parametrización de los procesos de acuerdo

 C.R.M. (Customer Relationship Management), significa de manera literal, la

administración de la relación comercial con los clientes de una empresa. EL
CRM es parte de una estrategia de negocio centrada en el Cliente, la parte más
importante de una Empresa. Una parte fundamental de su idea es,
precisamente, la de recopilar la mayor cantidad de información posible sobre
los clientes, para poder dar valor a la oferta y distanciarse de sus competidores.
La empresa debe trabajar para conocer las necesidades de los mismos y así
poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la atención.

 S.C.M. (Supply Chain Management) son los procesos empresariales en torno a

la logística y servicio al cliente: compras, aprovisionamiento, producción,
almacenamiento, preparación, distribución y postventa.La Gestión de la
Cadena de Suministro (SCM) contribuye a la coordinación y optimización de
 procesos empresariales y transacciones comerciales tanto en el seno de una
misma compañía como entre distintas empresas. Al tener una visión más
amplia del funcionamiento de su negocio, podrá mejorar la asignación de
recursos y mejorar el servicio al cliente.
Utilizar la solución de Cadena de Suministros le traerá beneficios tales como:
Mejora en la precisión de sus pronósticos
Mejora en la utilización de sus activos
Incremento en ventas
Mejora su nivel de servicio a clientes
Reducción en costos de materia prima e inventarios
Reducción en costos logísticos y de transporte
Mejora en sus capacidades de planeación colaborativa
Mejora en la visibilidad de las operaciones logísticas

Gestión de la información
La finalidad de la Gestión de la información es ofrecer mecanismos que permitieran a
la organización adquirir, producir y transmitir, al menor coste posible, datos e
informaciones con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los
objetivos de la organización13. En términos perfectamente entendibles sería conseguir
la información adecuada, para la persona que lo necesita, en el momento que lo
necesita, al mejor precio posible para toma la mejor de las decisiones. En el momento
actual parece indiscutible que el éxito de la empresa no dependerá únicamente de
cómo maneje sus activos materiales, si no también de la gestión de los recursos de
información. La importancia de este recurso es tal que algunos autores estiman que las
organizaciones deben ser consideradas como sistemas de información. Es frecuente
confundir un sistema de información con la tecnología que lo soporta. Las Tecnologías
de la información han supuesto una auténtica revolución en la capacidad de manejo de
los recursos de información, permitiendo un rápido y eficiente
proceso de adquisición, enriquecimiento y acceso a la misma, aunque nunca hay que
olvidar que un Sistema de Gestión de Información va más allá de las propias
herramientas utilizadas.
El Sistema de Gestión de Información es el encargado de seleccionar, procesar y
distribuir la información procedente de los ámbitos interno, externo y corporativo.
• Información interna. La producida en la actividad cotidiana de la institución
• Información externa. La adquirida por la institución para disponer de
información sobre los temas de su interés
• Información corporativa o pública. La que la institución emite al exterior
Las funciones de la Gestión Información abarcarían desde14:
1. - Determinar las necesidades de información en correspondencia a sus
funciones y actividades
2. – Mejora de los canales de comunicación y acceso a la información
3. – Mejora de los procesos informativos
4. – Empleo eficiente de los recursos
En este contexto, la información es considerada un recurso, un producto y un
activo
- La información como activo tiene un coste y debe tener un rendimiento
- La información como producto deberá tener unas exigencias de calidad
- La información como activo implica que la organización se preocupe por poseerla,
gestionarla y utilizarla

El sistema de información empresarial

El sistema de información empresarial constituye el conjunto de recursos de la

empresa que sirven como soporte para el proceso básico de captación, transformación
y comunicación de la información.
Un sistema de información debe ser eficaz y eficiente. Es eficaz si facilita la
información necesaria, y es eficiente si lo realiza con los menores recursos posibles.
Un SIE debe adaptarse a las necesidades concretas de cada organización y a su
estructura organizativa. Cuando se piensa en una implantación nunca se parte de cero
pues todas las empresas disponen de algún tipo de información, más o menos
rudimentario, con distintos grados de calidad/fiabilidad y con niveles de accesibilidad
mayores o menores, etc. Esa información debe contemplarse como parte del SIE.
FUNCIONES DE SIE.
Un sistema de información empresarial realiza tres actividades:
 Recibe datos de fuentes internas o externas.
 Actúa sobre los datos para procesarlos.
 Distribuye información procesada para el usuario.
Es muy importante la elección de un código eficaz de representación de la
información. Uno de los problemas más importantes es la separación de la información
útil de la que no lo es.
CONDICIONES PREVIAS
Para implantar con éxito un SIE se tiene que cumplir una serie de condiciones previas:
• Un SIE debe adaptarse a las necesidades concretas de cada organización y a su
estructura organizativa.
• Considerar que es una actividad integrada en el resto de actividades de la empresa.
• Implicación total de la Dirección de la empresa.
• Como toda actividad, necesita unos recursos mínimos.
• Nombramiento de un responsable o animador-coordinador.
• Clima favorable a la comunicación y al trabajo en equipo que permita compartir
información y conocimiento entre los diferentes departamentos.