INFORME AA1

LUZ MARINA DEVIA

SENA VIRTUAL

DOCUMENTACION SGC

2018
 INFORME AA1

INFORME ACTIVIDADES DEL PROCESO DE COMPRAS Y DOCUMENTOS REQUERIDOS

PROCESO DE GESTION DE COMPRAS

Descripción Documentos requeridos Documentos
ACTIVIDADES Internos requeridos
Externos
Las necesidades son *Requerimientos directos
definidas de forma de los puntos de venta.
puntual por:
Comités de
producto.
Definir las necesidades Planeación y
de compra: abastecimientos de
producto mediante
históricos de compra
y presupuestos
establecidos para las
compras.
*Requerimientos
directos de los puntos
de venta.

Se inicia la búsqueda Documentos nutridos de los

Seleccionar los posibles de los posibles datos y resultados de la
proveedores proveedores del selección y evaluación de
producto o insumo en proveedores que hacen parte
de la empresa y los que están
mención, verificando
en el proceso evaluativo.
la base de datos o en
su defecto por
internet.
Para el efecto de la
búsqueda selectiva,
*
se hace un filtro de solicitar cotización
Solicitar cotizaciones los de los posibles
proveedores (mínimo
tres) y se les solicita la
cotización que
posteriormente será
evaluada, teniendo en
cuenta menor calidad
,precio, plazos de
pago y consumos
proyectados
Ya como último paso
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para la selección del

Solicitar muestras proveedor, es
solicitado a cada uno,
muestras para el
análisis del Insumo o
producto de tal forma
que cumpla con las
expectativas y
comportamiento
calidad y costo.
Después de haber *Formato de codificación Rut,registro
Codificar el Proveedor y hecho la selección del de nuevos proveedores. mercantil,2
Cliente (Nuevo). proveedor que * Documentos adjuntos a referencias
cumpla con las este formato como: comerciales,
políticas establecidas . 2referencias
para el inicio del bancarias.
aprovisionamiento, se fotocopia de la
realiza cedula del
la creación y representante
codificación del legal, cotización
mismo en el sistema, de productos
para esto se debe solicitados.
diligenciar y recopilar *carta de
los siguientes certificación
documentos: bancaria para
*Formato de pagos.
codificación de * Carta de
nuevos proveedores. autorización de
* Documentos la gerencia
adjuntos a este general
formato como:
Rut,registro
mercantil,2
referencias
comerciales,
2referencias
bancarias. fotocopia
de la cedula del
representante legal,
cotización de
productos solicitados.
*carta de certificación
bancaria para pagos.
* Carta de
autorización de la
gerencia general.
Los documentos
autorizados por la
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gerencia se llevan al
departamento
de contabilidad para
su creación en SAP,
de igual forma cada
proveedor tiene su
política, por lo que
también la compañía
envía al
proveedor los
documentos que
requiera para la
creación como Nuevo
Cliente.
Crear la carpeta de En esta carpeta esta
contacto, registros y compilado una serie
certificaciones de registros y
certificaciones
obligatorias para la
comercialización
entre proveedor-
cliente, tales como:
 Hoja de contacto
proveedor.  Fichas
técnicas.
 Lista de precios.
 Certificados de
importación (si es el
caso).

Elaborar pedidos. La elaboración de los Los datos del pedido, los

pedidos se realiza requisitos que describen
mediante el claramente el insumo o
diligenciamiento de producto, para la
un formato hecho por
aprobación del insumo o
el área de despachos,
producto, del sistema de
que a su vez es
entregado al calidad, para la
departamento de cualificación del
compras para el personal,
respectivo procedimientos,
requerimiento a los procesos y equipo, el
proveedores. La plazo solicitado, otros
frecuencia con que se datos como el
deben de abastecer, presupuesto,
son determinados por condiciones de entrega,
diversos factores :
requisitos para la
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aprobación del producto

*Pedidos de
producción: los
pedidos de
producción se hacen
con una frecuencia
intermedia a lo largo
de la semana, los
insumos que allí se
relacionan van de
acuerdo a la
programación de la
producción que
previamente se
determinó.
Antes de crear orden
Recibir pedidos de compra se realiza Factura de
el recibo y verificación compra.
de los Insumos y /o
productos vs factura
entregada por el
proveedor.
Crear orden de compra. Una vez recibido el
pedido en físico, la Documentos de las
factura es remitida al órdenes de
departamento de compra/subcontratación
compras para la con la finalidad de
creación de la orden,
asegurar que los
de tal forma que el
productos y servicios
pedido sea
digitalizado para cumplen con los
posteriormente requisitos especificados
actualizar el stock de
inventario en el
sistema SAP. De
presentarse alguna
inconsistencia se hace
el respectivo reporte
al proveedor vía
telefónica y vía
internet, con el fin de
hacer las correcciones
respectivas según la
novedad que se halla
presentado.
La estrategia de
liberación hace
referencia a la
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aprobación del monto

de la factura escalado
jerárquicamente, con
Liberar factura el fin de llevar una
(Estrategia de supervisión
liberación). controlada de las
compras, este filtro
está conformado de la
siguiente manera:
 Inferior a 1.000.000
no exige liberación
para estos montos. 
De 1.000.000 a
2.000.000
responsable Jefe De
Compras.  De
2.000.000 a 5.000.000
responsable Gerente
De La Cadena De
Abastecimiento.
 De 5.000.000 a
10.000.000
responsable Gerente
De Asuntos
Financieros.
 De 10.000.000 en
adelante responsable
Gerente General
Hecha la de la orden y * Y Recibo De Mercancía
liberada (si es el
caso), se pasa la
factura al
departamento de
Ingresar factura. Despachos Y Recibo
De Mercancía con el
número de la orden
de compra, quienes le
dan ingreso al
sistema,
confrontando que la
descripción y las
cantidades coincidan
tanto en la orden
como en la factura.
Una vez verificadas
las cantidades
entregadas en físico, notas crédito o débito.
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el área de Despachos
Y Recibo De
Mercancía, reporta en
Reportar e ingresar las la factura las
Novedades. novedades que se
hayan presentado en
el recibo ya sean
faltantes o sobrantes
de producto. Al final
del día, es entregado
por el área Despachos
Y Recibo De
Mercancía, una
relación de las
facturas recibidas e
ingresadas, para la
verificación de las
novedades. Las cuales
deben ser ingresadas
al sistema SAP como
devoluciones, por la
transacción MIGO
“devoluciones” y
solicitar las
respectivas notas
crédito o débito,
actividad hecha por el
jefe de compras.
Absolutamente todas
las facturas antes de
ser enviadas al área
de contabilidad deben
llevar una firma de
aprobación en un
principio por el Jefe
De Despachos Y
Recibo De Mercancía
seguido del Jefe De
Compras y por ultimo
del Gerente De La
Cadena De
Abastecimiento.
Luego de verificadas
las novedades y
hecha la transacción
Contabilizar las Facturas. correspondiente de
facturas, estas se
envían a contabilidad,
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con sus respectivas

novedades; notas
crédito o débito
según sea el caso,
para la contabilización
y programación de
pagos.
Una vez
contabilizadas las
facturas, las cuentas
por pagar van a
tesorería a medida
Pagar a Proveedores que se va dando su
vencimiento. El pago
se realiza por
transferencia
electrónica y se le
reporta al
departamento de
cartera del
proveedor, con el fin
de cruzar cuentas por
pagar. Las
negociaciones
actuales con los
proveedores varían,
según los productos
que abastece, así:
Productos de Gasto,
entre 60 y 90 días de
plazo para pago.
Productos de costo,
entre 30 y 60 días de
plazo para pago.