IMPLEMENTACIÓN TÉCNICA DEL SISTEMA SAP ERP PARA

Pinturas Cundinamarca

Account Manager
28 de noviembre de 2018
 1. PRESENNTACION DE LA EMPRESA

1.1 QUIENES SOMOS

Somos una empresa de consultoría TI, enfocada en la integración de soluciones para el cliente,
somos partner directos de SAP nombrados por diez años consecutivo como el mejor canal de
Latinoamérica y uno de los 5 mejores del mundo.

Contamos con una amplia experiencia de más de 15 años en implementaciones en Colombia y en

Latinoamérica, hemos trabajando con más de 100 clientes a los cuáles hemos ayudado a mejorar su
control en procesos empresariales mediante las diferentes implementaciones y servicios de
consultoría. Trabajamos para construir una sociedad próspera que beneficie a los socios, clientes,
proveedores y a nuestra gente, con un propósito continuo de fortalecimiento empresarial.

1.2 MISION

SAP consulting es una empresa de consultoría TI con presencia nacional e internacional. Somos
expertos en la realización de estudios, diseños, desarrollo y consultoría integral de proyectos.
Estamos actualizados con las mejores prácticas de negocio y soluciones tecnológicas, logrando
beneficios para el sector privado, tales como: aumento de los ingresos, reducción de costos y
mejores decisiones gerenciales.

Mediante un proceso permanente de innovación tecnológica, preservación del medio ambiente y

responsabilidad social, generamos valor agregado en las soluciones que entregamos a nuestros
clientes del sector público y privado, con nuestro equipo humano multidisciplinario y altamente
calificado.

1.3 NUESTRA HISTORIA

SAP consulting nace en Colombia en el año 2003 con el nombre de “Soluciones Empresariales en
Consultoria”. Tres años después, inicia su expansión en el país, con la apertura de las sucursales de
Cali en 2006, Medellín en 2008 y Cartagena en 2010. Para 2012 la compañía cambia de nombre
a SAP consulting. Desde entonces, SAP consulting ha estado comprometida con el crecimiento de
Colombia aportando a la competitividad de las empresas y poniendo a disposición del país la
experiencia, el conocimiento y la tecnología para contribuir a la solución de los desafíos presentes
y futuros.
 1.4 NUESTROS CLIENTES

2. PRESENTACION SITUACIÓN ACTUAL

PINTURAS CUNDINAMARCA, como empresa reconocida en Colombia, Perú y Ecuador en la

producción y comercialización de distintas clases de pinturas destinados a los sectores
arquitectónico, industrial y artístico, está realizando un análisis para determinar la mejor opción de
implementación del sistema SAP, con el fin de obtener una herramienta ERP confiable y practica
para la gestión de sus procesos.

Dentro de las iniciativas de optimización de recursos tecnológicos, la empresa Pinturas

Cundinamarca está evaluando las alternativas de implementación de un sistema que permita el
control de todos sus reportes financieros; mayor practicidad en la aprobación de compras;
integración de su inventario en todos sus procesos que brinde de manera correcta la disponibilidad,
capacidad, continuidad y seguridad de la información y adicionalmente que posterior a una primera
implementación de los principales módulos se pueda también añadir módulos para las areas de
ventas, producción y calidad.

2.1 Arquitectura actual

Productos de
Países Acreedores Deudores Productos Moneda
Ventas

357
5 extranjeros
248
2 extranjeros
195
5 extranjeros
 3. OBJETIVO

Presentar la propuesta de implementación del sistema SAP ERP para la compañía PINTURAS
CUNDINAMARCA en sus principales módulos, entregando procesos empresariales listos para usar
optimizados para SAP S/4 HANA, así como best practices, configuración guiada y metodología para
la migración y la integración de sus procesos, de acuerdo con el framework de SAP Activate.

4. ALCANCE

Dentro de la oferta comercial están incluidos los siguientes aspectos:

• Implementación del módulo FI

• Implementación del módulo MM
• Documentación de los procesos

5. PROPUESTA DE SOLUCIÓN

Para cumplir con los requerimientos del cliente, teniendo en cuenta la metodologia SAP Activate,
proponemos los siguientes escenarios de implementación:

5.1 Implementación del Módulo FI (Finanzas)

Se va a estructurar la parte contable con el submodulo GL donde vamos a definir:

 Sociedad CO

Cundinamarca

Sociedad GL
Cundinamarca

Sociedad FI Sociedad FI Sociedad FI

1000 2000 3000

Colombia Ecuador Perú

Plan de Cuentas Plan de Cuentas

Plan de Cuentas

Cundinamarcar Cundinamarcar
Cundinamarcar

Tendremos una Sociedad CO denominada Cundinamarca donde se configuraran los Centros de

Costo y Centros de beneficio que nos permitirán absorver de la Sociedad GL los datos que nos
permitirán calculas el estado de Pérdidas y ganancias.

Submódulo GL – Contabilidad
EL siguiente nivel será la sociedad GL que permitirá hacer un análisis financieron en manera
conjunta de las 3 empresas como un todo, para obtener una estandarización del plan de cuentas
entre países se creará el plan de cuentas operativo llamado Cundinamarca el mismo que hará los
registros por cada sociedad.

Se crearán 3 sociedades FI: 1000 Colombia, 2000 Ecuador y 3000 Perú configurando los
requerimientos como empresas por país agregando su RUC o RUT además del nombre legal de
cada empresa.

Se controlarán la apertura o cierres de periodo con las Variantes por sociedad, para esto se
crearán por cada sociedad una configuración diferenciada que no afecten entre si.

Configuración Impuestos

Se crearán la regla de cálculo para impuestos por cada país, ya que las empresas no poseen
localización propia para sus países de origen en SAP.

Para esto denominaremos por parís: Colombia – TAXCO, Ecuador – TAXEC, Perú – TAXPE

En esta regla se configurarán el cálculo de IVA generado y repercutido.

Retenciones y Detracciones
Se crearán los indicadores de retención para los distintos países Colombia, Perú y Ecuador además
de las detracciones manejadas en Perú.

Adiciona a esta creación se agregará:

• La localización por país para la emisión de reportes de declaración de impuestos.

• Reportes de Libros.
• Reportes propios solicitados por los entes de control requerido por país.

Todos los indicadores tendrán configuradas la cuenta contable donde se registrarán de manera
interna para ser tomada en los asientos contables.

Submódulo AP - Cuentas Por Pagar

Se crearán las cuentas de Proveedores:

• Proveedores Nacionales
• Proveedores Exterior
• Proveedores Materia Prima
• Proveedores Servicios

Cada grupo tendrá asignado una cuenta contable, con la diferencia que al ser cuentas de partidas
abiertas podremos ver el detalle por proveedor:

• Dirección y teléfonos
• Tipo y documento de Identidad
• Retenciones y Retracciones
• Bancos del proveedor
• Datos para la compra
• Condiciones de Pago
• Vías de Pago

Submódulo AR - Cuentas Por Cobrar

Se crearán las cuentas de Deudores:

• Deudores Nacionales
• Deudor Esporádico
• Deudor Masivo
• Deudor Premium
Cada grupo tendrá asignado una cuenta contable, con la diferencia que al ser cuentas de partidas
abiertas podremos ver el detalle por proveedor:

• Dirección y teléfonos
• Tipo y documento de Identidad
• Retenciones y Retracciones
• Bancos del proveedor
• Datos para la compra
• Condiciones de Pago
• Vías de pago

Programación de pagos en base a condición de pagos configurada en el maestro de proveedores.

Submódulo AA – Activos fijos

Se manejaran los activos bajo los siguientes grupos con sus cálculos de Alta, Baja, Depreciación y
hasta desguace con su determinación de cuentas pre configurado para cada movimiento:

• Edificios
• Vehiculos
• Terrenos
• Maquinaria
• Computadoras

Se relacionará el alta con las órdenes de compra relacionados en el proceso Logístico.

COntrolling
Bajo la Sociedad CO se manejara una estructura de Centros de Costo (gastos) y Centros de
beneficio (ingresos) para esto se habilitarán las cuentas de gasto e ingresos como clases de coste
primarias para que los movimientos que se hagan en FI sean reflejados en Con trolling (Costos).

Las estructuras de Centros de costo serán relacionados a las distintas áreas con las que cuentan los
países, las estructuras serán por país por lo que se deberá definir la codificación de cada centro de
coste.

Reportería:

• Estado Financiero por empresa y por país

• Estado de pérdidas y ganancias
• Reportes de Impuestos IVA y Retenciones
• Reportes por partidas abiertas y proveedores.
• Reportes por partidas abiertas y deudores.
• Emisión de cheques impresos.

5.2 Implementación del módulo MM

De acuerdo a la información compartida por la empresa y a su análisis interno se identifica lo
siguiente desde el punto de vista logístico

Problemas:
 Compras

- No hay seguimiento de los pedidos que se han realizado al proveedor

- No hay control de los proveedores de nuestros insumos
- No existe seguimiento de las necesidades que salen del área

Inventario

- No hay control de inventario

- La producción suele detenerse por falta de insumos que no se planificaron en compras
- Compras de emergencia que significan mayor gasto

Con base en lo anterior, se requiere que la solución contemple los siguientes aspectos:

- Una solución escalable para luego implementar las áreas de ventas, producción y
calidad
- Que permita un control automático de las distintas aprobaciones para compras de un
modo sencillo
- Que integre el inventario con el resto de procesos
- Que provea mayor control de los procesos
- Que gestione los recursos de la empresa (en especial los materiales)

La propuesta desde el punto de vista logístico sería la implementación del módulo MM de SAP, el
mismo que comprende los submódulos de IM - Inventory Management y PU - Purchase desde los
cuales se podrá gestionar los siguientes procesos:

IM - Inventory Management

- Permite generar tipos de materiales que sirven para la clasificación de los mismos de
acuerdo a sus características, en el caso de Pinturas Cundinamarca se deberían crear al
menos 5 tipos:

MATERIA PRIMA
PRODUCTO TERMINADO
PAPELERIA
EMBALAJE
PUBLICIDAD
MERCANCIA (En el caso de la implementación del módulo SD - Ventas)
SEMIELABORADOS (SI se realizara la implementación del módulo PP – Producción)

- Los códigos de materiales que se generen son utilizados por los distintos módulos de
SAP de tal forma que el sistema permite el control de los movimientos de inventario, la
integración y la escalabilidad que se necesita
- El sistema permite la creación de una estructura logística basada en el actual diseño
físico de la empresa y de acuerdo a sus necesidades. Al verificar el diagrama enviado se
debería crear una sociedad por cada país integrante de la empresa la cual tenga un
 centro por cada uno de los países y en los que se definan almacenes de acuerdo al tipo
de material o al proceso que se va a llevar a cabo. Esta estructura permite el control del
inventario de acuerdo a su ubicación y además la integración entre los distintos módulos
de Ventas, Producción y Calidad posteriormente.

- El sistema permite la generación del proceso de toma física de inventario de tal forma
que se pueda llevar un control correcto de inventario en sus ubicaciones logísticas y que
se integra con el proceso FI para la contabilización de los distintos tipos de movimientos
que se generen con el inventario y la valorización de los ajustes por diferencias positivas
o negativas, y su posterior reflejo en los estados financieros.

PU - Purchase

- El submódulo de purchase o compras, se basa al igual que IM en una estructura

organizacional que se configura en el sistema con base en el esquema funcional del área de
compras de la empresa, la misma, que se encuentra directamente relacionada con la
estructura de gestión de inventarios pues como se muestra en la imagen se relaciona con la
Sociedad que es la unidad financiera y los Centros que son los receptores de los
bienes/servicios provenientes de las órdenes de compras.

La Organización de Compras es una unidad en la estructura que hace referencia a la

Gerencia de Compras y permite segregar los procesos de compra de acuerdo a cada país y
sus particularidades.

Los Grupos de Compras son unidades de la estructura que se refieren a cada uno de los
ejecutores de los procesos de abastecimiento.
 - El módulo de PU permite la recepción de las necesidades de abastecimiento de las áreas de
la empresa por medio del documento denominado Solicitud de Pedido en el que se incluye
el código del material que se creó en el módulo de IM y que se complementa con los precios
y cantidades que debe ingresarlas el solicitante. Este documento se puede integrar con el
módulo de WorkFlow que permite implementar una estrategia de aprobaciones de acuerdo
a los criterios que necesite la empresa.

- En este módulo la funcionalidad del sistema permite la creación de esquemas de cálculo

que permiten la configuración en la orden de compra que indicadores de impuestos que
sean necesarios por la legislación de cada país y cargos o descuentos a incluirse por gastos
de importación

- Incluye además la funcionalidad de mantener un maestro de proveedores que permite

controlar el detalle de los pedidos que se le han requerido y el estado de cuenta del mismo

Reportes:

- El sistema incluye una batería de reportes estándar como:

o Inventario Actual
o Inventario a una fecha determinada
o Resumen de movimientos de inventario (kardex)
o Listado de pedidos por proveedor
o Listado de pedidos por material
o Listado de solicitudes de pedido
o Listado de proveedores
 o Listado de materiales

Además permite el desarrollo y personalización de reportes a la medida del cliente

de acuerdo a las distintas variantes e información que se necesite.

6. CONDICIONES ECONÓMICAS

A continuación, presentamos la oferta comercial de nuestros servicios de implementación SAP:

ACTIVIDAD TIEMPO VALOR SIN IVA

Implementacion modulo FI 6 meses USD 25000
Implementacion modulo MM 6 meses USD 25000

Condiciones Comerciales

Estos valores no contienen IVA.

Esquema de facturación Mensual.

Forma de pago treinta (30) días radicación de factura.

Validez de la Oferta: Las condiciones de la presente oferta de servicios se mantendrán por

treinta (30) días, a contar desde su fecha de presentación.