Planificación Estratégica, C

Antes del eve

✔ 4 Meses Antes del Evento

Acciones

✔
✔ 3 Meses Antes del Evento
Acciones

Con oradores:

Financieras:

De logística:

De Publicidad y Promoción:

✔
✔

✔ 2 Meses Antes del Evento

Acciones

✔ 1 Semana Antes del Evento

Acciones

✔ 1 Día Antes del Evento

 Acciones

✔
 Planificación Estratégica, Cronogra

Antes del evento

✔ 4 Meses Antes del Evento

Acciones

Formular el tema

Identificar la audiencia

Definir los objetivos

Definir el equipo de trabajo

Establecer fechas

Obtener costos estimativos (alquiler, catering, etc)

Realizar el presupuesto

Investigar las posibles fuentes de financiación (Sponsors)

Contratar el lugar

Crear el plan de publicidad y promoción

Identificar las figuras destacadas, oradores, presentadores, etc

✔ 3 Meses Antes del Evento
Acciones

Con oradores:

Definir los temas de su charla

Información de su biografía (LinkedIn)

Alojamiento, comida, traslados, etc

Pactar acuerdo

Financieras:

Definir el precio de las incripciones o entradas

Gestionar la venta de entradas en una plataforma online (Eventioz)

Determinar la ayuda que recibirás de cada sponsor

De logística:

Investigar si se necesita algún permiso, seguro, o documento especial

Resolver todos los detalles del evento: seguridad, estacionamiento, inscripciones,
traslados, etc
De Publicidad y Promoción:

Crear programa del evento

Desarrollar piezas de promoción y difundir en blog, redes sociales, medios online y
gráficos, etc
Crear listado de medios de prensa y bloggers para enviar la gacetilla

Crear el sitio online del evento ( en Eventioz se genera automáticamente al registrarte)

Enviar invitaciones online

 Pedir ayuda a personas influyentes del sector para que compartan el contenido

Determinar si realizaremos algo especial para invitados VIP

✔ 2 Meses Antes del Evento

Acciones
Enviar recordatorios a la lista de contactos para que se inscriban (desde la
plataforma online)
Confirmar información de los oradores: alojamiento, viajes, discursos, etc

Confirmar la colaboración de los sponsors

Reforzar las relaciones con la prensa e incrementar la difusión del evento

Agregar noticias del evento en el sitio online (Eventioz) y comenzar a comunicar las
novedades de oradores, personajes destacados, agenda, etc
Contrata la tecnología necesaria para tu evento: wi-fi, pantalla, sonido, luz,
micrófonos, etc

✔ 1 Semana Antes del Evento

Acciones
Verificar que todo esté en orden y desarrollar un plan de respaldo por cualquier
imprevisto
Recordar a todas las personas que trabajarán el día del evento sus funciones y
calendario de actividades
Realizar copia del material que se mostrará en el evento: videos, presentaciones, etc
Chequear cuántos inscripctos hay al evento, cuántos cancelados, cuántos
pendientes de pago, etc
Coordinar las entrevistas con la prensa y los oradores
Descargar Gratis la app Eventioz Entry Manager para agilizar las acreditaciones el
día del evento.

✔ 1 Día Antes del Evento

 Acciones

Confirmar la prensa
Confirmar que todo esté en orden con respecto a los oradores que vienen desde
otros lugares.
Verificar toda la ambientación del lugar y cartelería

Comprobar que esté resuelto todo lo necesario para una perfecta acreditación

Verificar que haya Internet para desarrollar acciones online

atégica, Cronograma y Checklist

Evento:

Fecha:

Descripción:

ntes del evento

Responsable Observaciones Finalizada

 Responsable Observaciones Finalizada

registrarte)
Responsable Observaciones Finalizada

Responsable Finalizada
Responsable Finalizada
 Planificación Estratégica, Cr

Día del even

Acciones

El objetivo de esta etapa es lograr que se hable del evento, interactuar con los
participantes y compartir el contenido al instante.
 Planificación Estratégica, Cronogra

Día del evento

Acciones

Asegúrate de tener todo el material del evento y que funcione todo correctamente.
Teléfonos y sistema para la acreditación

Wi-fi

Sonido

Lista de los inscripctos impresa (siempre es bueno tenerla para caso de emergencia)

Agenda con los contactos de todos los proveedores

Controlar el traslado de los oradores para que esten a tiempo en el sitio del evento

Supervisar el Coffe Break para que salga todo como lo planeaste

Contar los sucesos del evento, a medida que van trascurriendo, en las redes
sociales en las que se encuentra tu audiencia

El objetivo de esta etapa es lograr que se hable del evento, interactuar con los
participantes y compartir el contenido al instante.
 atégica, Cronograma y Checklist

Día del evento

Responsable Observaciones Finalizada

actuar con los

 Planificación Estratégic

Post evento

Acciones

En tus mails de agradecimiento cuéntales en particular a cada

Acciones

Acciones

¡Obtener el feedback de los participantes es importantísimo para conocer los aciertos y

 Planificación Estratégica, Cron

Post evento

Acciones

Revisar la situación financiera

Enviar agradecimientos personalizados a sponsors, voluntarios, oradores, prensa,
etc

En tus mails de agradecimiento cuéntales en particular a cada sponsor co

Acciones
Mostrar en el sitio del evento y las redes sociales toda la información que se publicó
del evento (clipping o resumen de prensa) ¡Y no te olvides de chequear cómo
funcionó el #hashtag del evento!
Realizar una encuesta para obtener el feedback de los participantes

Acciones
Agradecer a los asistentes por su participación y aprovechar el espacio para
promocionar cursos o futuros eventos

¡Obtener el feedback de los participantes es importantísimo para conocer los aciertos y desaciertos
 Estratégica, Cronograma y Checklist

Post evento

Responsable Observaciones Finalizada

particular a cada sponsor como contribuyó al el éxito del evento.

Responsable Observaciones Finalizada

Responsable Observaciones Finalizada

cer los aciertos y desaciertos del evento para tenerlos en cuenta en tus futuras ediciones!