ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGELOLAAN DAN MONITORING SURAT MENYURAT

BAGIAN SURAT MASUK BERBASIS WEB

(STUDY KASUS : DINAS PEKERJAAN UMUM PROVINSI

RIAU)

oleh :

NASRULIA SYAMSI

11153201820

JURUSAN SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU

PEKANBARU

2014
1. Latar Belakang
Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Riau merupakan sebuah instansi
pemerintah (Government Organitation) yang bernaung dibawah
Kementerian Pekerjaan Umum, Dinas Pekerjaan Umum ini diberi
wewenang untuk menjalankan segala tugas dan fungsi kementerian
pekerjaan umum yang berskala provinsi diwilayah administrasi Pemerintah
Provinsi Riau.
Dinas Pekerjaan Umum Kota Pekanbaru harus mencapai
produktifitas yang maksimal, karna semua aspek yang berhubungan
dengan pembangunan pada provinsi Riau merupakan tanggung jawabnya.
Seandainya pengoptimalan penggunaan komputer dapat terwujud, maka
segala permasalahan yang dialami dapat di atasi. Hal ini akan memberikan
banyak keuntugan baik dari segi pengolahan data, sehingga bentuk laporan
yang di inginkan selesai pada waktu yang di tentukan.
Adapun proses administrasi surat masuk pada Dinas PU yakni
dimulai surat masuk dilantai dasar di agendakan oleh para pegawai
receptionist. Kemudian surat tersebut diantar ke lantai 7 lalu di agendakan
kembali oleh asisten sekretaris. Dan selanjutnya surat masuk di proses dan
diberi 2 lembar disposisi oleh asisten sekretaris. Terdapat dua jenis
disposisi. Pertama disposisi yang akan di sahkan serta di terima oleh
sekretaris Dinas dan yang kedua oleh Kepala Dinas. Jika surat tersebut
ditujukan kepada sekretaris dinas maka lembar disposisi tersebut akan di
isi dan di sahkan berdasarkan keputusan sekdis. Begitu pula dengan surat
yang ditujukan ke Kepala Dinas, maka segala urusan yang berhubungan
dengan surat itu berdasarkan keptusan beliau. Adapun yang membedakan
surat tersebut ditujukan kepada Sekdis ataupun Kadis dilihat dari sifat
surat. Sifat surat di bedakan menjadi tiga sifat, yakni Biasa, Rahasia, dan
Penting. Untuk surat yang bersifat biasa akan di tangani oleh sekdis.
Sedangkan untuk surat rahasia dan penting akan di tangani oleh Kadis.
Setelah keluar keputusan dari sekdis ataupun kadis, surat masuk beserta
lembar disposisi tersebut ditujukan kebagian umum. Jumlah maisng-
masing lembar disposisi surat yakni sebanyak 2 lembar. Lembar pertama
akan di arsipkan oleh bagian umum dan lembar berikutnya disposissikan
sesuai dengan maksud tujuan surat. Sebelum disposisikan ke
bagian/bidang yang bersangkutan Surat masuk tersebut di agendakan
kembali kedalam buku kemudian dibuat 2 lembar pengantar yang nantinya
berfungsi sebagai tanda serah terima surat. Setelah surat disposisikan ke
bagian/bidang yang menerima surat 1 lembar pengantar akan di arsipkan
di bagian umum dan lembar berikutnya diberikan kepada bagian/bidang
yang menerima surat.

Walaupun demikian masih terdapat bermacam-macam masalah

utama yang timbul jika dilihat dari :

a. Segi waktu
Proses yang dilakukan oleh receptionist, asisten sekretaris dan bagian
umum dalam mengelola surat masuk ini memerlukan waktu yang
lama. Hal demikian dikarenakan pertama receptionist meng-agendakan
surat masuk di lantai dasar, kemudian surat masuk tersebut diantar
kelantai 7 untuk diagendakan kembali, kinerja pegawai pun menjadi
tidak efektif dan efisien dalam menunjang tenaga kerja. Yang mana
dari data - data tersebut banyak entitas – entitas yang diperlukan untuk
mendisposisikan dan memonitoring surat-surat masuk. Adapun jumlah
surat masuk di Dinas Pu ini berkisar puluhan surat masuk perharinya,
maka akan menggunakan waktu yang lama untuk proses pencatatan
data-data yang dibutuhkan. Selain dari pada itu apabila data yang
dibutuhkan hilang maka akan sulit dalam pencariannya karna masih
manual dan menggunakan berkas. Serta untuk mencari data-data yang
telah disimpan, Pegawai Dinas PU memerlukan waktu lama.
b. Segi dokumen atau backup data
Banyaknya dokumen egenda surat masuk yang menumpuk. Sehingga
pencarian data menjadi lebih sulit serta memperbesar kemungkinan
kehilangan data ketika sewaktu-waktu data tersebut diperlukan oleh
 bagian internal instansi/pemerintah. Selain dari pada itu dalam
penyimpanan memerlukan banyak tempat untuk menyimpan dokumen
tersebut.
c. Segi keamanan data
Kurang telitinya Pegawai Dinas PU dalam melakukan pengolahan data
dan dalam pembuatan laporan, sehingga belum dapat menghasilkan
informasi yang akurat. Sementara itu tingkat keamanan data beresiko
tinggi akibat rusak dan hilangnya data. Seperti Kebakaran, hujan,
dimakan tikus. Dan lain sebagainya.
Berdasarkan kebutuhan dari Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Riau
tersebut, tujuan dan fokus dari kerja praktek ini adalah menganalisa dan
merancang system informasi pengelolaan dan monitoring surat menyurat
lebih khususnya pada bagian pengelolaan surat masuk dengan
memanfaatkan jaringan internet yakni berbasis web.

2. Rumusan Masalah
Dari penjelasan latar belakang permasalahan diatas, maka rumusan
masalah yang akan dikaji dalam laporan kerja praktek ini adalah
bagaimana menganalisa dan merancang suatu sistem informasi
pengelolaan dan monitoring surat menyurat bagian surat masuk berbasis
web di Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Riau.

3. Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dari laporan kerja praktek ini adalah :
1. System yang akan dibuat meliputi pencatatan data surat,
pendisposisian surat, memonitoring surat masuk (statusnya sudah
disposisikan atau belum), memonitoring pendisposisian (statusnya
sudah dibaca/sampai atau belum), serta pembuatan Laporan, Laporan
di sini berfungsi untuk melaporkan laporan surat masuk, disposisi, dan
Guestbook user.
 2. Hak akses yang akan dibatasi meliputi level admin receptionist, asisten
sekteraris, pimpinan (sekdis/kadis), penerima surat (Kasubag/kasubid).
3. Sistem informasi ini mengelola dan memonitoring surat menyurat
lebih khususnya pada bagian pengelolaan surat masuk secara online
yakni berbasis web.
4. Teknik analisa yang akan digunakan pada penelitian ini adalah
menggunakan studi kelayakan yaitu PIECES.
5. Metode yang digunakan dalam perancangan sistem menggunakan
metode Structured System Analysis And Design (SSAD).

4. Tujuan
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Tujuan umum
1. Untuk mengatasi permasalahan yang ada pada sistem lama,
sehingga pengelolaan surat menyurat khususnya bagian surat
masuk menjadi lebih maksimal.
2. Untuk meningkatkan kinerja pegawai yang lebih cepat, akurat dan
tepat.
3. Untuk membangun sistem yang lama menjadi sistem baru,
sehingga sistem baru ini nantinya dapat menanggulangi
kelemahan-kelemahan yang terdapat pada system lama.

b. Tujuan khusus
1. Menerapkan ilmu yang telah diperoleh pada masa perkuliahan ke
dalam dunia kerja yang sebenarnya.
2. Mempraktekan ilmu yang telah diperoleh pada masa perkuliahan
ke perusahaan secara langsung.
3. Memenuhi kebutuhan tugas matakuliah kerja praktek.
5. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Kerja Praktek akan dilaksanakan pada Dinas Pekerjaan Umum
Provinsi Riau yang bertempat di Jl. SM. Amin No.92 Pekanbaru.
Sedangkan waktu pelaksanaan kerja praktek akan dilaksanakan mulai pada
tanggal 28 Januari 2014 sampai dengan 28 Februari 2014

6. Studi Kepustakaan

Surat menurut Barthos adalah alat komunikasi tertulis yang berasal

dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan
warta. Sedangkan menurut Wirladiharjo, surat adalah setiap tulisan
berisikan pernyataan dari penulisnya, yang dibuat dengan tujuan
menyampaikan informasi kepada pihak lain. Sedangkan pengertian surat
menurut Silmi surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk
mengadakan komunikasi secara tertulis. Dari beberapa pendapat diatas
maka dapat disimpulkan mengenai pengertian surat yaitu sarana atau
wahana komunikasi tertulis yang ditujukan kepada orang lain atau suatu
instansi dengan tujuan untuk menyampaikan suatu hal, baik itu berupa
informasi, perintah atau sebuah pemberitahuan.
Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi /
perusahaan atau bagian dalam suatu instansi / perusahaan, baik yang
berasal dari instansi / perusahaan lain atau dari bagian lain pada
instansi/perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat
berasal dari pihak eksternal maupun pihak internal instansi/perusahaan
tersebut.

Adapun pengertian monitoring menurut para ahli :

 Calyton dan Petry 1983

 Monitoring sebagai suatu proses mengukur, mencatat, mengumpulkan,
memproses dan mengkomunikasikan informasi untuk membantu
pengambilan keputusan manajemen program/proyek.
 SCF 1995
Monitoring adalah penilaian yang skematis dan terus menerus terhadap
kemauan suatu pekerjaan.

Tujuan Monitoring meliputi :

 Adalah pengukuran dan penilaian kinerja pembinaan, sehingga dapat
mencapai hasil yang diharapkan baik secara kualitas dan kuantitas
dengan efektif. Pada dasarnya fokus dari monitoring adalah masukan
dan proses pelaksanaan sekaligus kontribusi faktor-faktor terkait
terhadap hasil pembinaan secara kualitas dan kuantitas, kerjasama,
proses pengambilan keputusan dan kebijakan, advokasi dan
koordinasi.
 Mengkaji apakah kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai
dengan rencana Mengidentifikasi masalah yang timbul agar langsung
dapat diatasi melakukan penilaian apakah pola kerja dan manajemen
yang digunakan sudah tepat untuk mencapai tujuan kegiatan.
mengetahui kaitan antara kegiatan dengan tujuan untuk memperoleh
ukuran kemajuan, menyesuaikan kegiatan dengan lingkungan yang
berubah, tanpa menyimpang dari tujuan.

Dalam menganalisa suatu system informasi terdapat banyak

teknik salah satu nya yakni dengan Teknik analisa menggunakan studi
kelayakan yaitu PIECES Untuk mengindentifikasi masalah, maka
harus dilakukan analisis terhadap PIECES (Performance, Information,
Economy, Control, Efeciency, dan Service) (Hanif. Al fatta, 2007).
PIECES itu meliputi performance (Analisis Kinerja), information
(Analisis Informasi), economy (Analisis ekonomi), control (Analisis
Pengendalian), efficiency (Analisis efisiensi), dan service (Analisis
Pelayanan).
 Sedangkan untuk metode yang digunakan dalam merancang
sistem informasi yakni menggunakan SSAD. Structured System
Analysis and Design adalah pengembangan system terstruktur dan
digunakan secara luas untuk analisa dan desain suatu sistem. Dengan
metodologi ini, sistem dapat digambarkan secara logika dari arus data
dan hubungan antara fungsinyadidalam modul-modul sistem.

7. Rencana Kerja
Jadwal kegiatan rencana kerja dari pelaksanaan kerja praktek Dinas
Pekerjaan Umum Provinsi Riau ini memiliki jadwal pengerjaan seperti yang
diuraikan pada table dibawah ini :

No Kegiatan Februari Maret April Mei

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2
1 Pencarian
Tempat KP
2 Studi Pustaka
3 Penulisan
Proposal
4 Observasi
5 Wawancara
6 Pengumpulan
Data
7 Menganalisa
dan
merangcang
Data
8 Penyusunan
Laporan
9 Seminar

Tabel Jadwal Pengerjaan Kerja Praktek

 Daftar Pustaka

Al Fatta, Hanif. 2007. “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern”, Edisi I.
Penerbit ANDI, Yogyakarta.

B. Barthos, Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, (1989).

Bima Persada, Surmayanti, M.Kom, Syafrika Deni Rizki, M.Kom. “Perancangan

Sistem Pengarsipan Surat Pada Dinas Pasar Kota Padang Secara Online
Dengan Menggunakan Bahasa Pemograman PHP dana Database
Mysql”, Jurusan Sistem Informasi Universitas Putra Indonesia,
Padang.pdf

H. M. Wirladiharjo, Pedoman Administrasi Umum. Jakarta: Balai Pustaka, (1991).

Permana Faddyahsari Hakim. “Sistem Pengelolaan Distribusi dan Monitoring

Surat Menyurat Di BRI Syariah Surabaya”.pdf

S. M. Silmi, Panduan Menulis Surat Lengkap. Yogyakarta: Absolut, (2002).

Yoga Kurniawan, Sholiq dan Feby Artwodini Muqtadiroh. JURNAL TEKNIK

ITS Vol. 1, (Sept, 2012) ISSN: 2301-9271. “Rancang Bangun
Perangkat Lunak untuk Workflow Pengelolaan Surat Menyurat Dinas
Bagian Surat Masuk Di Kabupaten Buton Utara”. Jurusan Sistem
Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh
Nopember (ITS).